Vantage Point 3 FI

NUMERO 3 OIVALLUKSIA TIETOISEMPIIN HANKINTOIHIN

Tervetuloa, muutoksen tuuletErilaista dynamiikkaa etsimässä · Määrätietoisesti kehityksessä mukana

Maailmat törmäyskurssillaTyöpaikan erilaisten vaatimusten yhteensovittaminen onnistuu innovaatioiden avulla

26

Määrätietoisesti kehityksessä mukana

Erilaista dynamiikkaa etsimässäsivut 2–13

sivut 14–28

Muutos on väistämätöntä. Siitä selviytyminen on menestyksen mitta. Vantage Pointin kolmannessa numerossa käsitellään merkittäviä muutoksia, jotka panevat yritysten toimintatavat uusiksi. sisältö

Sukupolvien sopeuttaminenMitä hyötyä yrityksille on ikäjakaumaltaan laajasta henkilöstöstä

Millenniaalit tulevatTutustu uusiin tulokkaisiin, jotka muovaavat yritysten tulevaisuutta

Paperin mahtiMiksi paperin asema on vahva digitaalisessakin maailmassa

©2016 Staples Advantage. Painettu puuvapaalle paperille. Kierrätä tämä lehti.

4 8

16

Jatkuvuuden ehdotJärjestelmällisyys edistää tehokkuutta

28

18Liikaa viestintääSähköpostikäytäntöjen hiominen voi parantaa tuottavuutta

22

Eroon aikatauluistaVoivatko etätyö ja liukuva työaika parantaa tuottavuutta?

Mukana tekniikan kehityksessä Mitä tapahtuu, kun ihmiset käyttävät työntekoon omia laitteitaan?

12Kestävän kehityksen edutKestävä kehitys voi parantaa myös taloudellista tuottavuutta

10

tervetuloaLiike-elämä muuttuu koko ajan. Kaikenlaisten organisaatioiden on arvioitava asemaansa jatkuvasti, jotta ne pysyisivät mukana tekniikan kehityksessä, työvoiman muuttuvissa vaatimuksissa ja kestävän kehityksen edistämisessä.

Uudet haasteet ja mahdollisuudet käyvät usein käsi kädessä. Menestys riippuu siitä, pystyykö yritys hyödyntämään muutosten positiivisia puolia. Esimerkiksi työntekijöitä miellyttävien uusien työtapojen tarjoaminen sen sijaan, että pidettäisiin jääräpäisesti kiinni vanhoista käytännöistä, voi hyödyttää kaikkia osapuolia. Lisäksi kestävä kehitys, muutosten moottori, houkuttelee aivan uudella tavalla, kun keskitytään sen tarjoamiin pitkän aikavälin etuihin sen sijaan, että se nähtäisiin pelkkänä kustannustekijänä.

Staples Advantage tarjoaa tuotteita ja palveluja, jotka vastaavat sekä millenniaalisukupolven että kaikkien liikkuvampaa työskentelyä kaipaavien muuttuviin vaatimuksiin. Työnantajat, joilla on tarjota tällaisia työkaluja, pystyvät paremmin houkuttelemaan monenlaisia osaajia, ja tästä on hyötyä koko yritykselle.

Tässä Vantage Pointin numerossa tarkastellaan sitä, miten nykyisen – ja tulevan – työvoiman parhaat puolet voidaan hyödyntää harkituilla muutoksilla, joita tukevat tietoon perustuvat hankintapäätökset.

Hyviä lukuhetkiä Hervé Liboureau

Senior Vice President Staples Advantage Europen johtaja

Tervetuloa, muutoksen tuulet

Muutos parempaan2015 Staples Workplace Index -tutkimuksen perusteella tehokkaan työpaikkakulttuurin saavuttamiseen suositellaan neljää päästrategiaa:

Työuupumuksen ehkäiseminen Varmistetaan, ettei ylitöitä tehdä jatkuvasti. Viestintäkuorman pienentämisestä voi olla iso apu.

Luottamuksen luominen Tarjotaan joustavia työtapoja ja varmistetaan, että henkilöstö uskaltaa pitää taukoja tarpeen mukaan.

Lojaaliuden kehittäminen Investoidaan laadukkaisiin ja nykyaikaisiin työkaluihin sekä teknologiaan. Ollaan halukkaita tarjoamaan työntekoon parhaat mahdolliset työkalut.

Hyvä tilankäyttö Tarjotaan erilaisia työtiloja eri tehtäviin. Annetaan työntekijöiden työskennellä tiloissa, joissa työnteko tuntuu mukavalta.

2015 Staples Workplace Index -tutkimusStaples Advantage tilasi tässä Vantage Pointin numerossa

ahkerasti siteeratun tutkimuksen selvittääkseen,

mitkä tekijät motivoivat nykypäivän työntekijöitä

ja mitkä puolestaan heikentävät motivaatiota. Dan

Schawbelin kanssa suunnitellussa ja Redshift Researchin

toukokuussa 2015 toteuttamassa tutkimuksessa kyseltiin

2 603 toimistotyöntekijän näkemyksiä Yhdysvalloissa ja

Kanadassa.VANTAGE POINT • NUMERO KOLME 1

Erilaista dynamiikkaa

etsimässäResurssit, jotka pitävät liiketoiminnan moottorit käynnissä, muuttuvat jatkuvasti.

Henkilöstö haluaa erilaisia työtapoja. Teknologia tarjoaa yritykselle koko ajan uusia mahdollisuuksia. Kestävyys on nykyisin avaintekijä melkein kaikissa liiketoimintapäätöksissä. Yhteiskunnalliset ja lainsäädännölliset voimat mullistavat yritysten toimintaympäristöä. Tuleva menestys riippuu siitä, ymmärrämmekö ympärillämme tapahtuvat muutokset ja uskallammeko tarttua niiden tuomiin mahdollisuuksiin.

VANTAGE POINT • NUMERO KOLME 3

ERILAISTA DYNAMIIKKAA ETSIMÄSSÄ

Asiakkaiden muuttuvat odotukset, kansainvälisen yhteistyön tiivistyminen ja työvoimaan kohdistuvien paineiden lisääntyminen tarkoittavat, että perinteinen toimistoaika menettää nopeasti merkitystään optimaalisesti tuottavassa toiminnassa. Lisäksi henkilöstöresurssien on oltava yhä useammin käytettävissä muinakin kuin perinteisinä toimistoaikoina. Joustavammat työskentelykäytännöt pitävät työntekijät tyytyväisinä ja varmistavat optimaalisen työajan käytön.

Nykyisessä kiivastahtisessa maailmassa monenlaisine haasteineen perinteinen toimistoon sidottu kahdeksan tunnin työpäivä ei pysty enää kilpailemaan asiakkaiden, yhteistyökumppanien ja työntekijöiden elämänrytmien kanssa. Lapsiperheissä työ ja

vapaa-aika on voitava sovittaa yhteen. Asuntojen hintojen nousu pakottaa ihmiset muuttamaan yhä kauemmas työpaikoista, joten työmatkoihin kuluva aika (ja kustannukset) on voitava minimoida. Jokainen tarvitsee myös välillä vapaa-aikaa sosiaalisia ja perhetapahtumia, kotitöitä, asioiden hoitamista tai vaikkapa lääkärikäyntejä varten.

Elämä ei jakaudu tasaisesti kahdeksan tunnin pätkiin, ja työn ja henkilökohtaisen elämän ristiriidat voivat häiritä ja heikentää työsuoritusta. Työaika voidaan hyödyntää parhaimmin silloin, kun se on järjestetty fiksusti.

Avaintekijä on se, että työntekijät voivat valita työajan ja työskentelypaikan joustavasti. Jos he voivat työskennellä oman päivärytminsä mukaan, he todennäköisesti keskittyvät

paremmin ja heidän työnsä on tuloksellisempaa. Sama joustavuus voi myös olla luonnollinen ratkaisu, jolla resurssit saadaan käyttöön muinakin kuin toimistoaikoina.

Liukuva työaika ja etätyö ovat kaksi ratkaisua, joilla voidaan optimoida tuottavuus, edistää työtyytyväisyyttä ja pidentää yrityksen aukioloaikoja. Monissa yrityksissä näihin kuitenkin suhtaudutaan epäröiden. Esteitä on monenlaisia – niin haluttomuus perinteisten käytäntöjen muuttamiseen ja epäluottamus työntekijöiden rehellisyyteen kuin tietoturvahuolet, IT-investointikustannukset sekä teknologian tuntemuksen puute. Jos nämä tai muut syyt estävät yritystä irtautumasta perinteisen työajan kahleista, kannattaa miettiä, mitä pelissä on panoksena.

Eroon aikatauluista

Voisiko joustavampi asenne työskentelypaikkoihin ja työaikoihin parantaa laatua ja tuottavuutta?

4

Laadukasta tuottavuutta

Jos työntekijä istuu työpöytänsä ääressä tavalliset kahdeksan tuntia, se ei välttämättä tarkoita sitä, että hän työskentelee tuottavasti koko tuon ajan. Yksityiselämän huolet ja hoidettavat asiat voivat saada keskittymiskyvyn herpaantumaan. Ja kuten Vantage Pointin toisessa numerossa todettiin, tauot ja fyysinen aktiivisuus ovat ehdottomia edellytyksiä älyllisen suorituskyvyn optimoinnille.

Silti liian usein keskitytään ”näyttämään ahkeralta”, eikä ajatusta siitä, että työajan voisi hyödyntää muuallakin kuin työpaikalla, katsota hyvällä. Tällainen työkulttuuri luo jännitteitä ja murentaa henkilöstön ja johdon välistä luottamusta. Negatiivinen suhtautuminen puolin ja toisin vähentää sitoutumista työhön ja yritykseen, heikentää tuottavuutta ja aiheuttaa henkilöstön vaihtuvuutta, mikä taas tietää kalliita rekrytointiprosesseja ja uusien työntekijöiden perehdyttämiskustannuksia.

Työt on toki edelleen tehtävä, ja jokaisen on kannettava oma kortensa kekoon. Voitaisiinko työntekijöiden työpanos kuitenkin optimoida antamalla heidän määritellä omat aikataulunsa? Jos työntekijät saisivat määritellä viikkotyötuntinsa itselleen sopivimmalla tavalla, voisiko työn laatu itse asiassa parantua ja työntekijät saada enemmän aikaan? Jos työntekijöille annettaisiin enemmän vastuuta omasta työpanoksestaan, saisiko se heidät sitoutumaan työhönsä vahvemmin?

Ajan ja energian säästäminen

Miten paljon aikaa ja energiaa työntekijäsi tuhlaavat työmatkaan, vaikka he voisivat työskennellä senkin ajan kotona tai muualla? Pitkät työmatkat kuormittavat työntekijän suorituskykyä (ja pankkitiliä) ja todennäköisesti myös lisäävät osaltaan merkittävästi hiilidioksidipäästöjä. Työmatkaan voi kulua useita tunteja, jotka voisi käyttää tuottavammin työhön, lepoon ja harrastuksiin. Pitkät työmatkat vaikeuttavat työn ja vapaa-ajan yhteensovittamista, mikä on välttämätöntä terveyden kannalta ja millenniaalisukupolvelle itsestäänselvyys (lue myös tämän numeron artikkeli Millenniaalit tulevat). Vihreitä arvoja vaalivissa yrityksissä työskentelevät saattavat lisäksi pitää työmatkoista aiheutuvaa polttoaineen kulutusta ympäristöperiaatteiden vastaisena, ja he saattavat myös kertoa tästä julkisilla foorumeilla.

Kannettavan teknologian, nopeiden Internet-yhteyksien ja tietoturvaohjelmistojen ansiosta suuri osa työstä voidaan tehdä aivan hyvin muualla kuin toimistossa. Ja koska erilaisia verkkokokouspalveluja on tarjolla, yhteistyötä voidaan tehdä, vaikka kaikki eivät olisikaan samassa paikassa samaan aikaan.

On siis syytä kysyä, täytyykö työntekijöitä todella vahtia jatkuvasti ja varmistaa, että he tekevät työnsä. Tarvitseeko ihmisten oikeasti kokoontua aina fyysisesti samaan tilaan, vaikka kokouksen voisi helposti järjestää verkossa näytönjakamistoimintojen avulla?

Molemminpuolinen luottamus

Jos olet tottunut tarkkailemaan, missä työntekijät ovat ja mitä he tekevät työajallaan, tästä luopuminen voi tuntua epämukavalta.

Liukuva työaika ja etätyö edellyttävät luottamusta. Luottamus on kuitenkin hyvän työpaikkakulttuurin a ja o. Se on sitoutumisen, omistautumisen ja yhteishengen lähtökohta.

Ja se toimii molempiin suuntiin. Työntekijät toimivat vastuullisemmin, jos työnantaja antaa heidän osoittaa, mihin he pystyvät. Työnantajan on kuitenkin otettava ensimmäinen askel ja määritettävä odotukset selkeästi. Työsuoritus on määriteltävä jokaisen kohdalla siten, että kumpikin osapuoli on tyytyväinen järjestelyyn.

Joustava työympäristö voi tarkoittaa sitä, että ihmisiä tulee ja menee koko ajan. Tällöin toimitilojen valvonta on entistä tärkeämpää.

Aika hyötykäyttöön Joustavat työjärjestelyt ja riittävien taukojen salliminen antavat työnantajille monenlaisia mahdollisuuksia sitoutumisen, tuottavuuden ja laadun parantamiseen. Kun jokaisen työntekijän paras työaika voidaan hyödyntää, yritys voi tarjota palveluja myös perinteisten toimistoaikojen ulkopuolella ja eri aikavyöhykkeillä.

70 % työhönsä tyytyväisistä työntekijöistä kertoi voivansa hyödyntää joustavia työjärjestelyjä, esimerkiksi etätyötä tai liukuvaa työaikaa.

Vain puolella niistä, jotka ilmoittivat olevansa tyytymättömiä työhönsä, oli mahdollisuus joustaviin työjärjestelyihin. Lähes 40 % heistä mainitsi, että nimenomaan joustavuus parantaisi heidän työtyytyväisyyttään.

Kun otetaan huomioon, että työtyytyväisyys parantaa tuottavuutta ja asiakastyytyväisyyttä ja auttaa säilyttämään hyvät työntekijät, on selvää, että joustavat työkäytännöt ovat yrityksen kannattavuudelle olennaisen tärkeitä.

Lähde: Staples Workplace Index 2015


Turvallista työskentelyä myös toimiston ulkopuolella Toimisto on yleensä suojattu tila, jossa työterveydestä ja turvallisuudesta on huolehdittu.

Vastuunsa tuntevien työnantajien on otettava nämä seikat huomioon myös etätyössä, jotta työt hoituvat tehokkaasti, miellyttävästi ja turvallisesti. Huomiota on kiinnitettävä niin ergonomisiin varusteisiin, teknologian luotettavuuteen kuin tietoturvaan.


Kanna turvallisesti:

Repun korkeuden pitäisi olla noin 5 cm lapaluiden alapuolelta vyötärölle tai hieman sen alle. Ota tietokonereppu pois selästä, jos joudut seisomaan pitkän aikaa. Pitkään kantaminen kuormittaa selkärankaa. Kannattele reppua aina molemmilla olkapäillä niin, että sen paino jakautuu tasaisesti. Kun pakkaat tietokonereppua, asettele painavimmat esineet lähimmäs kehoa, jotta paino jakautuu tasaisesti.

Henkilöstön suojaaminen

Ergonomisiksi suunnitellut tietokonelaukut vähentävät huonon ryhdin aiheuttamaa kuormitusta. Kensingtonilla on hyvä valikoima reppuja, vetolaukkuja, olkalaukkuja ja salkkuja, jotka on kehitetty erityisesti liikkuvien työntekijöiden tarpeisiin.

5 cm

Take your laptop bag o� if standing for a long period of time. Extended carrying time increases pressure on the spine.

Always wear a backpack on both shoulders so that the weight is evenly distributed.

6

Toimitilojen suojaaminen

Joustava työympäristö voi tarkoittaa sitä, että ihmisiä tulee ja menee koko ajan. Tällöin toimitilojen valvonta on entistä tärkeämpää.

Duracard ID 300 -muovikorttitulostimella laadukkaita tunniste- ja kulkukortteja on helppo tulostaa suoraan vastaanottotiskillä.

Laitteiden suojaaminen

Kannettavat tietokoneet ovat mieluisa saalis varkaille, mutta jos lukitus on kunnossa, asiattomien on hyvin hankala napata tietokone mukaansa. Kensingtonilla on yli 30 vuoden kokemus alalta ja johtava asema kannettavia tietokoneita suojaavien lukkojen markkinoilla.

Tietojen suojaaminen

Tietoturva on olennaisen tärkeää sekä työnantajille että mobiilityöntekijöille. Turvallinen mobiiliympäristö perustuu ennen kaikkea asianmukaisiin tietoturvaohjelmiin ja -käytäntöihin, mutta myös fyysiset lisävarusteet, kuten näytönsuojat ja kannettavien tietokoneiden lukot, tuovat lisäsuojaa.

Leitzin suojakuoret ja 3M:n näytönsuojat rajoittavat näytön katselukulmaa ja suojaavat urkkivilta katseilta.



Millenniaalit ovat aikuistuneet diginatiiveina talouskriisin muokkaamassa maailmassa. He ovat ensimmäinen työelämään astuva sukupolvi, joka hallitsee liiketoiminnan tärkeimmän työkalun – teknologian – vanhempia kollegoitaan paremmin. Ja koska he tietävät, että heille perinnöksi jäävässä maailmassa varmoja työpaikkoja ja niiden muodostamaa turvaverkkoa ei ole olemassakaan, he ovat myös ensimmäinen sukupolvi, joka asettaa omat vaatimuksensa työnantajan vaatimusten edelle.

Omat tarpeet etusijalla

Millenniaalit ovat varttuneet yhteiskunnassa, jossa perhe-elämä on usein uhrattu työlle ja ahkeratkin ihmiset ovat taantuman vuoksi silti menettäneet työpaikkansa. Niinpä sosiaaliset tarpeet ovat heille tärkeämpiä. Heille työn ja vapaa-ajan yhteensovittaminen on erittäin tärkeää ja ansioluettelon jatkuva päivittyminen paljon hyödyllisempää kuin lojaalisuus yksittäiselle yritykselle.

Kehittyneen itsesuojeluvaistonsa ansiosta millenniaalit haluavat kehittää yksilöllisen osaamisensa niin arvokkaaksi, että työnantajat eivät pysty sanelemaan heille ehtoja. He rakentavat omaa brändiään, jonka avulla he voivat vaihtaa työpaikkaa silloin kun siltä tuntuu. Niinpä kyvykkäimmillä ja lahjakkaimmilla heistä on työelämässä varsin vahva valta-asema.

Millenniaalit tulevatJokainen uusi sukupolvi tuo nuoruuden energian ja tuoreuden lisäksi uusia ideoita ja ihanteita. Kun millenniaalit haastavat edeltäjiensä työskentelytavat, erot ovat suurempia kuin koskaan aikaisemmin.

8

Vallan siirtyminen

Jos työelämään astuville koulutetuille millenniaaleille ei ole riittävästi työtilaisuuksia, hyvin monet lahjakkaat yksilöt – lähes kolme neljäsosaa äskettäiseen PwC:n tutkimukseen vastanneista – oli mielestään joutunut tekemään kompromisseja työpaikan saadakseen. Kun taloustilanne kohenee, nämä ihmiset hakeutuvat erittäin todennäköisesti mieluisampiin työpaikkoihin. Osaaville ja lahjakkaille työntekijöille on silloin paljon kysyntää, joten heitä ei houkutella yritykseen eikä pidetä siellä kovin helposti.

Työnantajien on jo nyt mietittävä, miten he voivat tarjota työympäristön, jossa millenniaalit viihtyvät. Tärkeysjärjestyksessä korkealla ovat esimerkiksi joustavat työtavat, osallistavat asenteet, yhteistyötä suosivat käytännöt, rennot johtamisjärjestelmät ja kattava tietojen saanti.

Työpaikan dynamiikka

Millenniaalit ovat varttuneet sosiaalisen median ja pelien aikakaudella, joten he ovat tottuneita tasaveroisiin vaikuttamismahdollisuuksiin. He haluavat toimia missä tahansa ja siihen kellonaikaan kuin heille sopii. Heidät saa kukoistamaan johtamistyylillä, joka vastaa heidän tarpeisiinsa, ei sanelulla. Millenniaalit eivät kaipaa pomoa vaan valmentajan tai mentorin. He pallottelevat ideoita oman vertaisryhmänsä kesken ja ylläpitävät avointa ja estotonta keskustelua, mutta he haluavat myös pitää ylimpään johtoon suoraa yhteyttä, kertoa mielipiteensä ja saada palautetta saman tien.

Kehittymisen nälkä

Millenniaalit ovat tottuneita jatkuvaan tietotulvaan ja siihen, että heidän panoksensa saa aikaan välittömän reaktion. Niinpä heillä on jatkuva oppimisen ja tunnustuksen nälkä. He kyllästyvät helposti, ja usein heille on annettava uusia haasteita koko ajan. Työnantajat, jotka tarjoavat millenniaaleille riittävästi huomiota säännöllisen palautteen muodossa sekä mahdollisuuksia nopeaan etenemiseen sekä monipuoliseen ja kiinnostavaan uraan, hyötyvät optimistisista ja sitoutuneista tiimipelaajista, joilla riittää intoa ja jotka ovat hämmästyttävän monitaitoisia.

Palkitseva investointi

Millenniaalien lojaaliutta on vaikea saavuttaa, mutta työnantajat, jotka pystyvät tarjoamaan tälle sukupolvelle sen, mitä se todella haluaa, saavat millenniaaleihin tekemilleen investoinneille parhaan tuoton. Vaikka positiiviset suhteet ja kokemukset ovatkin ne tekijät, jotka eniten houkuttelevat millenniaaleja pysymään työpaikoissaan, he ovat silti aivan yhtä persoja työn taloudelliselle palkitsevuudelle, turvallisuudelle ja monipuolisuudelle kuin edeltäjänsä.

Stellium Communicationsin sukupolvien välisen dynamiikan asiantuntija ja johtaja Jessie NewBurn Marylandin Columbiasta Yhdysvalloista toteaa: ”Millenniaalit ovat erittäin lojaaleja yrityksille, mutta vain silloin, kun yritykset ovat lojaaleja heille. Millenniaalit haluavat sopimuksen – he antavat yrityksen käyttöön älynsä, aikansa, sitoutumisensa ja kykynsä vain, jos yritys sitoutuu hänen kehittämiseensä ja oppimiseensa.”

Millenniaalit ovat yrityksille hyödyllisiä siksikin, että he kertovat mielipiteensä kärkkäästi. Jos he ovat tyytyväisiä saamaansa kohteluun, he panevat sanan kiertämään. Näin yritys pystyy houkuttelemaan lisää uusia kykyjä. Suusta suuhun -rekrytointimenetelmä on arvossaan tämän sukupolven parissa, jonka nuoruudessa mainoksia on tullut joka tuutista. Niinpä se suhtautuu luonnostaan kriittisesti kaikenlaiseen markkinointiin. Millenniaalit kuuntelevat mieluummin ystäviään kuin uskovat markkinointi- tai asiakassuhdemateriaaleja, olipa kyse tuotteiden ja palveluiden ostamisesta tai työpaikan hakemisesta.



Kestävä kehitys on voitu integroida yrityksen toimintamalleihin monista eri syistä. Se saattaa olla yrityksen koko olemassaolon perusta tai pelkästään lainsäädännöllinen pakko. Se voi olla yritysjohdon vilpitön hanke tai vain osa julkisuuskuvan rakentamista. Olipa alkuperäinen vaikutin mikä tahansa, lainsäädännön kiristymisen ja julkisen mielipiteen nopean muuttumisen myötä kestävyys ei ole enää pelkkä makuasia tai velvoite. Se on tekijä, joka ratkaisee yrityksen kaupallisen elinkelpoisuuden.

Kun panoksena ovat niin kuluttajien näkemykset, henkilöstön motivaatio kuin sijoittajien luottamus, yritysten tuleva menestys riippuu väistämättä siitä, miten fiksusti ne sopeutuvat tähän uuteen maailmanjärjestykseen ja hyödyntävät sen tarjoamia mahdollisuuksia.

Mitä seuraavaksi?

Kestävyysperiaatteiden noudattaminen kaikessa toiminnassa voi olla yritykselle helppoa tai hankalaa sen mukaan, mihin saakka siinä on edetty. Näkyvistä hankkeista, kuten jätteiden määrän vähentämisestä, kierrättämisestä ja energian säästämisestä on tullut normi. Kestävä tulevaisuus tarkoittaa sitä, että kestävyysperiaatteet on integroitu yrityksen liiketoiminnan jokaiseen osatekijään. Kyse voi olla niin päivittäisten toimistotarvikkeiden valinnasta kuin energiatehokkaista laitteista, sisustuksesta, siivouskemikaaleista ja jopa rakennusmateriaaleista.

Hyvä uutinen on se, että näillä alueilla tehdään jatkuvasti uusia innovaatioita, joten kestävyyden integrointi yrityksen toimintatapoihin onnistuu entistä halvemmalla ja helpommin. Uusien ratkaisujen laatu ja suorituskyky vastaavat vaadittavia standardeja ja jopa ylittävät ne.

Oivallisia esimerkkejä päivittäistavaroista, jotka vastaavat kestävyyden haasteisiin, ovat Energizerin EcoAdvanced-paristot, jotka ovat ensimmäiset kierrätysmateriaalia sisältävät AA-paristot koko maailmassa, ja Scotch® Magic™ -teippi, jonka materiaaleista 53 % on biopohjaisia ja joka on siten maailman vihrein teippi. BIC:n ja Prittin ECOlutions- ja ECOmfort Roller -korjausteipit ovat biomuovikoteloissa, ja ikonisen Pritt-liimapuikon pitävyyttä on parannettu vaihtamalla petrolipohjainen PVP perunoista saatavaan luonnolliseen tärkkelykseen ja sokeriin. Myös Edding, joka aloitti täytettävien merkintäkynien valmistuksen jo yli 50 vuotta sitten, käyttää nykyisin vähintään 90 % uusiutuvia raaka-aineita Ecoline-merkintä- ja korostuskyniensä valmistuksessa.

Jos näitä jo vuosikymmenten takaa tuttuja toimistojen apuvälineitä pystytään kehittämään onnistuneesti ja intuitiivisesti entistä kestävämmiksi, myös yritysten pitäisi pystyä samaan.

Siivous- ja puhtaanapitoalallakin on saavutettu myönteistä kehitystä. Saatavilla on yhä enemmän ympäristöystävällisiä siivouskemikaaleja, esimerkiksi Diverseyn

SURE™-tuotesarja, joka on kasvipohjainen ja täysin biohajoava. Nämä tuotteet ovat esimerkkejä kestävyysperiaatteiden yrityksille tarjoamista hyödyistä – ne eivät sisällä haitallisia keinotekoisia kemikaaleja, joten ne eivät myöskään vaaranna käyttäjiensä terveyttä. Tyytyväiset ja terveet siivoojat arvostavat ja kunnioittavat työnantajaansa ja haluavat tehdä työnsä entistä paremmin. Tämä puolestaan tekee vaikutuksen kaikkiin, jotka tulevat käymään yrityksesi toimitiloissa.

Nämä esimerkit jokapäiväisestä elämästä osoittavat, että se, mitä vielä eilen pidettiin mahdottomana, on jo nyt kiinteä osa tulevaisuutta. Riippumatta siitä, miten pitkälle yrityksesi on päässyt kestävyysasioissa ja mitkä ovat sen vaikuttimet, on syytä arvioida, miten ympäristötietoisempi lähestymistapa vaikuttaa sen tulevaisuuteen. Eri tutkimuksissa on havaittu monenlaisia hyödyllisiä seurauksia, jotka viittaavat siihen, että kestävä toiminta ei ole hyväksi pelkästään maapallolle vaan myös liiketoiminnalle monilla tasoilla.

Kestävän kehityksen edutKestävyys on käsite, joka on nykyisin kaikkien huulilla. Mutta mitä se tarkoittaa yrityksen kannalta? Onko kestävyys taakka vai etu?

Pritt ECOmfort Roller

-korjausrolleri ja BIC/Wite-

Out® Ecolutions® -korjausteippi

Entistä ympäristöystävällisempi

ja valmistettu pääosin

kierrätetyistä ja uusiutuvista

raaka-aineista.

Kestävyydestä on tullut tekijä, joka ratkaisee yrityksen kaupallisen elinkelpoisuuden

10

Energizer EcoAdvanced AA- ja AAA-paristotMaailman ensimmäiset

tehoparistot, jotka sisältävät

4 % vanhoista paristoista

kierrätettyjä materiaaleja. Niihin

tarvitaan vähemmän neitseellisiä

raaka-aineita ja ne ovat myös

Energizerin pisimpään kestävät

alkaliparistot, eli ne tukevat

kestävää kehitystä kaksin

verroin.

Scotch® Magic™ -teippiTämä uudistettu vanha tuttu on

saanut biopohjaisille tuotteille

myönnettävän Vinçotte

OK -ympäristömerkinnän.

Kasvipohjainen liima on levitetty

sellusta valmistettavalle

selluloosa-asetaatille. Tuotteen

sisällöstä 53 % on biopohjaista,

mikä on teippimarkkinoilla

ainutlaatuinen saavutus.

SURE™-puhdistuskemikaalitSURE™-puhdistuskemikaalit on

kehitetty elintarviketeollisuuden

sivutuotteista. Ne todistavat,

että ammattilaistason

puhdistustulos voidaan saada

aikaan ihmisille turvallisilla

ja ympäristölle ystävällisillä

tuotteilla. Tuotteiden ainesosat

ovat peräisin sokerijuurikkaasta,

maissista, oljista, vehnänleseistä

ja kookoksesta, eivätkä tuotteet

sisällä keinotekoisia väriaineita,

hajusteita, ammoniakkia, klooria,

fosfaatteja tai oksidiyhdisteitä.

Edding Ecoline -merkintä- ja korostuskynätEcoLine-sarjan kaikissa

tuotteissa on jatkuvan

tuotekehityksen ansiosta korkit

ja säiliöt, joiden materiaalista

vähintään 90 % on kierrätettyä tai

peräisin uusiutuvista lähteistä.

Pritt-liimapuikkoSisältää nykyisin 90 % luontaisia

raaka-aineita (kuten vettä) eikä

lainkaan liuottimia.

Parempi brändi-imago ja kilpailuasema

Natural Marketing Instituten tekemässä kuluttajatutkimuksessa selvisi, että kuluttajat ostavat 58 % todennäköisemmin sellaisen yrityksen tuotteita tai palveluja, joiden tiedetään huolehtivan ympäristövaikutuksistaan ja yritysvastuustaan. Tutkimuksen mukaan kuluttajat ovat myös halukkaita maksamaan 20 % enemmän ympäristöystävällisistä tuotteista ja palveluista.

Natural Marketing Institute on strateginen konsulttikumppani, joka toimii 30 maassa.

Parantunut tuottavuus ja kustannussäästöt

Kestävämpien liiketoimintakäytäntöjen käyttöönotto tehostaa myös yrityksen toimintaa. Luonnonvarojen tehokkaampi suojelu ja käyttö järkevöittävät liiketoimintaa ja säästävät kustannuksia.

Enemmän taloudellista hyötyä ja investointimahdollisuuksia

Talous- ja sijoitusanalyytikot ovat paljastaneet, että energiatehokkuutta ja ympäristövaikutusten pienentämistä painottavat kestävyyssuunnitelmat ovat tärkeä kriteeri yrityksiä arvioitaessa. Kuutta toimialaa tarkastelevassa Goldman Sachsin tutkimuksessa havaittiin, että ympäristöasioiden, yritysvastuun ja hallinnoinnin alalla johtavina toimijoina pidettyjen yritysten osake menestyi keskitasoa paremmin. Toisessa, CFO Researchin tekemässä tutkimuksessa haastateltiin 175:tä merkittävää rahoitusjohtajaa, joista yli puolet oli sitä mieltä, että kestävyyshankkeet kasvattavat heidän yrityksensä liikevaihtoa.

Tulevaan lainsäädäntöön ja kustannuksiin varautuminen

Ernst and Youngin raportissa The Top 10 Business Risks for Business korostetaan, miten tärkeää yritysten on varautua ympäristösäädösten kiristymiseen ja energiakustannusten nousuun. Arvioidaan, että yritykset joutuvat lainsäädännön vuoksi vähentämään hiilipäästöjään 25 % jo vuoteen 2020 mennessä. Luku saattaa vuoteen 2050 mennessä nousta jo 50–80 prosenttiin. Tämä vaikuttaa niin energian saatavuuteen kuin energiakustannuksiinkin, joiden arvioidaan kaksinkertaistuvan seuraavien 10 vuoden kuluessa.

Tehokas rekrytointi ja hyvien työntekijöiden säilyttäminen

Yhä useammat haluavat työskennellä yrityksissä, jotka huolehtivat ympäristö- ja yritysvastuustaan. Kansainvälisen henkilöstöpalveluyritys Adeccon selvityksen mukaan 52 % täysi-ikäisistä työntekijöistä oli sitä mieltä, että yritysten pitäisi huolehtia ympäristöstä paremmin. Yritysten on otettava nykyisin työvoiman vaatimukset entistä tarkemmin huomioon, jos ne mielivät säilyttää hyvät työntekijät. Niinpä kestävyysperiaatteet ja -käytännöt ovat nousseet alleviivaavaksi tekijäksi määriteltäessä, millaisista ihmisistä yritys koostuu, miten lojaaleja he ovat yritykselle ja miten eettisesti he toimivat. American Management Associationin tekemän maailmanlaajuisen liiketoiminnan eettisyyttä käsittelevän tutkimuksen mukaan yksi viidestä tärkeimmästä yrityksen sisäisistä toimenpiteistä eettisen yrityskulttuurin luomiseksi on yritysvastuuohjelman laatiminen.

Miten yritykset hyötyvät kestävästä toiminnasta



Kysyntä riippuu työntekijöistä

Jotkut voivat ihmetellä, miksi työntekijät käyttävät töissä mieluummin omia laitteita kuin työnantajan ilmaiseksi käyttöön tarjoamia. Yleensä sitä haluavatkin vain ne, joiden omat laitteet ovat edistyneempiä kuin yrityksen omistamat. He eivät tietenkään halua tinkiä tasosta, johon he ovat omilla laitteillaan tottuneet. Ilmiö yleistyy koko ajan, ja työnantajien on otettava se huomioon.

”Markkinoille tulee koko ajan uusia ja entistä nopeampia malleja, joissa on enemmän jännittäviä ominaisuuksia. Ne ovat myös entistä edullisempia. Millenniaaleille ja aiempien sukupolvien teknisesti orientoituneille jäsenille tekniikan huippua edustavien laitteiden hankkiminen on kuin toinen luonto. He vaihtavat laitemallia uudempaan samaan tapaan kuin jotkut vaihtavat autoa.

”Yritykset taas investoivat laitteiden päivittämiseen yleensä harvemmin, joten

työntekijät saavat etumatkaa. Jos heidät pakotetaan käyttämään työssään huonompia laitteita, heidän työmoraalinsa voi rapistua ja he saattavat kokonaan menettää kunnioituksensa työnantajaa kohtaan.”

2015 Staples Workplace Index -tutkimus vahvistaa viimeisen kohdan. Sen mukaan riittämättömällä ja vanhanaikaisella teknologialla on yhteys työtyytymättömyyteen, motivaation puutteeseen ja henkilöstön vaihtuvuuteen.

Oman laitteen käyttö voi vaikuttaa merkittävästi myös tuottavuuteen. ”Fiksu työnantaja sallii omien laitteiden käytön, sillä työntekijät saavat enemmän aikaan tutuilla laitteilla ja nauttivat työstään, etenkin jos heillä on vahva näkemys Windows- tai Apple-käyttöjärjestelmän paremmuudesta. Ja tietysti mitä uudenaikaisempi laite, sitä nopeammin ja tehokkaammin työskentely sillä sujuu.”

Mukana tekniikan kehityksessä Omien laitteiden käytön (Bring-Your-Own-Device, BYOD) yleistyminen haastaa yritysten mobiililaitteiden käyttöä koskevat asenteet. Staples Advantage keskusteli riippumattoman IT-konsultin Paul Macdonaldin kanssa siitä, miten yritys voi edistää omien laitteiden käyttöä kaikkien hyödyksi.

Tietoja Paul MacdonaldistaPaul Macdonald on IT-

innovaatioarkkitehti, joka opastaa

yrityksiä IT-infrastruktuuria

koskevissa valinnoissa ja suunnittelee

Beautiful Technology -yrityksessään

räätälöityjä ratkaisuja, jotka tarjoavat

yrityksille konkreettisia hyötyjä.

Nykyisin on pikemminkin normi kuin poikkeus, että kuluttajilla on uusimmat ja teknisesti edistyneimmät laitteet. Niinpä yritysten omistamat IT-laitteet alkavat olla jo jälkijunassa. Bring-Your-own-Device(BYOD)

-hankkeet, joissa työntekijät käyttävät työssä mieluummin omia kannettaviaan, tablettejaan ja älypuhelimiaan, yleistyvät koko ajan.

Tällaisten käytäntöjen salliminen voi osoittautua kaksiteräiseksi miekaksi. Kustannussäästöt ovat yritykselle ilmiselvä etu, mutta tietoturvaa koskevat huolet voivat painaa vaakakupissa enemmän. Tietoturvaongelmat voidaan kuitenkin helposti minimoida asentamalla työntekijöiden laitteisiin asianmukaiset tietoturvaohjelmat.

”Virtuaaliset työpöytäratkaisut, kuten VMware Horizon Air, joka tarjoaa pilvessä isännöityjä sovelluksia ilman oman IT-infrastruktuurin hallintakustannuksia, luovat kannettavaan tietokoneeseen eristetyn ympäristön. Yhteys yritysverkkoon voidaan muodostaa vain kyseisestä ympäristöstä. Näin työntekijän laitteessa olevat mahdolliset virukset tai haittaohjelmat eivät pääse siirtymään yrityksen järjestelmään. Käyttäjän oma kannettava voi siis olla yhtä turvallinen kuin yrityksen omistama, eikä suojausominaisuuksilla ole vaikutusta käyttäjän itse asentamiin muihin ohjelmistoihin.”

12

Tasapuolisesti kaikille

Omien laitteiden käyttö herättää tietysti kysymyksen siitä, mitä tehdä niille työntekijöille, jotka edelleen tarvitsevat tai käyttävät mieluummin yrityksen omistamia laitteita. Toinen kysymys on, mitä yritys voi tehdä, jos omien laitteiden salliminen ei tunnu hyvältä ajatukselta. Yrityksen on tärkeää luoda ympäristö, jossa kumpaakaan koulukuntaa ei syrjitä. Yrityksen vanhempien laitteiden käyttöpakko voi harmittaa niitä, joilla on itsellään paremmat laitteet. Ne, jotka tarvitsevat yrityksen tarjoamia IT-laitteita, eivät puolestaan halua tuntea itseään toisen luokan kansalaisiksi omia huipputason laitteitaan käyttävien kollegojen rinnalla.

”Mitä houkuttelevampia yrityksen omistamat laitteet ovat, sitä halukkaammin niitä käytetään. Tekniikkaan intohimoisesti suhtautuvia työntekijöitä voi käyttää tässä apuna kysymällä heiltä suosituksia.”

Tulostus mobiililaitteilla

Jos toimistossa on käytössä monenlaisia laitteita, moni saattaa ihmetellä, miten tulostustarpeet hoidetaan. Voidaanko kaikki laitteet yhdistää helposti tulostusverkkoon? Vastaus on kyllä, ja ratkaisuja on tarjolla yritysten erilaisiin käyttöskenaarioihin.

Suurissa yhtiöissä, joilla on suuret toimitilat ja jopa useita toimipaikkoja, Follow You -tulostus mahdollistaa tulostamisen kannettavista, tableteista tai puhelimista millä tahansa yritysverkkoon liitetyllä tulostimella.

”Esimerkiksi Nuance Equitrackin tarjoama ratkaisu toimii siten, että jokaisen käyttäjän laitteeseen asennetaan yleinen tulostusohjain. Tämä on tehokkaampaa kuin tehdä erillinen asennus kullekin tulostimelle. Kun käyttäjän tarvitsee tulostaa jotakin, hän voi valita lähimpänä olevan tulostimen. Follow You

-tulostuksessa käyttäjän on käytettävä tunnuskortti tulostimessa tai syötettävä salasana tulostustyön vapauttamiseksi. Näin asiakirjat eivät jää lojumaan tulostimeen unohdettuina tai siksi, että käyttäjä ei löydä tulostinta, johon asiakirja lähetettiin. Tämä tukee sekä tietoturvaa että kestävyyttä.”

Pienille ja keskikokoisille yrityksille esimerkiksi HP:n OfficeJet Pro X-Series -sarjan laitteet ovat oiva valinta, sillä niissä on ePrint-järjestelmä, joka pystyy muodostamaan yhteyden suoraan mihin tahansa kannettavaan, tablettiin tai puhelimeen ilman reititintä. HP OfficeJet Pro X-Series -sarja sopii toimistotulostukseen erinomaisesti senkin vuoksi, että sen uuden sukupolven mustesuihkutekniikka on nopeampi, laadukkaampi ja kustannustehokkaampi kuin perinteiset laserpohjaiset ratkaisut, joilla on ollut hallitseva asema yrityskäytössä jo pitkään. Ja koska ne käyttävät jopa 50 % vähemmän energiaa kuin yritysluokan lasertulostimet, ne ovat kannattava hankinta myös kestävyyden näkökulmasta.

Kompaktia yhdistettävyyttäMonet kannettavat tietokoneet ja yhdistelmälaitteet

ovat ohuita ja kompakteja, joten niissä ei ole paljon tilaa

yhteysliitännöille. Kensingtonin yleiskäyttöinen USB-telakointiasema muuttaa yhden USB-liitännän kuudeksi,

joten useita oheislaitteita voidaan kytkeä samalla kertaa.


Määrä- tietoisesti

kehityksessä mukana

Ajassa mukana pysyminen tarkoittaa oikeanlaista vanhan ja uuden sekoitusta. Uusia käytäntöjä, laitteita ja tuotteita tulisi aina pohtia yrityksen nykytilanteen valossa. Muutoksen ei tarvitse tarkoittaa kaiken muuttamista. Yrityksen on sen sijaan mietittävä, olisiko vanhassa jotakin säilyttämisen arvoista ja miten tehdyt valinnat voitaisiin yhdistää harmonisesti toisiinsa. Tuttuihin tuotteisiin tehdyt innovaatiot osoittavat, ettei kehitys välttämättä merkitse kaiken vanhan tuhoamista, vaan se voidaan saavuttaa määrätietoisen yhteensovittamisen kautta.

14

Työelämässä on tällä hetkellä suurten ikäluokkien (syntyneet 1946–1964) ja X-sukupolven (syntyneet 1960-luvun alusta 1980-luvun alkuun) edustajia sekä millenniaaleja, joita aiemmin kutsuttiin Y-sukupolveksi (syntyneet yleensä 1980-luvun alusta 2000-luvun alkuun ulottuvalla ajalla). Tarkkoja rajapyykkejä ei ole, mutta tätä luokitusta käytetään usein erilaisten vaikuttimien ja asenteiden määrittelyssä.

Kolmikosta nuorimmat eli millenniaalit (katso kohta Millenniaalit tulevat) ovat vielä tulossa työelämään, ja pian he ovat siinä enemmistönä. He ovat iältään noin 12–32-vuotiaita ja toimivat niin työelämään tutustujina kuin nuorina yritysjohtajina. Koska tällä sukupolvella on vaikutusvaltaa huomisen työpaikkojen toimintaan, yrityksen sujuva ja onnistunut evoluutio tarkoittaa sitä, että heidän näkemyksensä on otettava huomioon nykyisessä työympäristössä.

Muiden sukupolvien tarpeita ei kuitenkaan saa jättää samalla huomiotta. Millenniaalit edustavat porttia tulevaisuuteen, mutta tasapainoinen organisaatio on silti riippuvainen myös X-sukupolven ja suurten ikäluokkien edustajien kokemuksista ja mielipiteistä. Institute of Leadership & Management (ILM) julkaisi äskettäin raportin, jonka otsikkona oli Untapped talent: Can over-50s bridge the leadership skills gap?. Raportti paljastaa, että monia yrityksiä uhkaa osaamisvaje, sillä niissä ei ole osattu tunnistaa suurten ikäluokkien arvoa ja vastata niiden tarpeisiin.

Teknologian vauhdikas kehitys lietsoo yltiöpäisiä tulevaisuudennäkymiä, ja samalla yli 50-vuotiaita on alettu syyllistää siitä, etteivät he osaa tai halua pysytellä ajassa mukana. Joillekuille suurten ikäluokkien ja X-sukupolven vanhemmille edustajille uusiin käytäntöihin sopeutuminen voi olla hieman hankalaa, mutta he tuovat yritykseen tietoa, kokemusta ja malttia, jota kertyy vasta iän myötä. He myös haluavat edelleen kehittyä ja edetä urallaan siinä kuin kaikki muutkin. Silti monet yritykset riistävät heiltä tällaiset mahdollisuudet, vaikka heillä on nuorempiin kollegoihinsa verrattuna parempi ammattitietämyksen ja -osaamisen taso (85 %) ja he ymmärtävät asiakkaita paremmin (78 %).

Korvaamattoman kokemuksen säilyttäminen

Jos suuret ikäluokat ja vanhemmat X-sukupolven edustajat työnnetään sivuraiteelle, samalla heitetään tehokkaasti hukkaan vuosien arvosta korvaamatonta kokemusta. Miten yritys voi säilyttää kokeneet työntekijät, joilla on paljon niin sanottua hiljaista tietoa? Kouluttamalla heitä jatkuvasti, ottamalla heidät huomioon sisäisissä ylennyksissä ja tarjoamalla heille joustavia työjärjestelyjä. Työntekijöiden siirtymistä eläkkeelle voidaan pitkittää kehittämällä siirtymävaiheen käytäntöjä, joiden avulla vanhempien työtekijöiden kokemus saadaan jaettua yrityksessä. Apuna voivat toimia joustavat työkäytännöt (joita on kuvattu kohdassa Eroon aikatauluista), yli 50-vuotiaille suunnatut harjoittelupaikat ja muut järjestelyt alihankkijoille ja henkilöille, joilla on takanaan kirjava työura.

MÄÄRÄTIETOISESTI KEHITYKSESSÄ MUKANA

Sukupolvien sopeuttaminen

Työura kestää parhaimmillaan jopa 50 vuotta. Niinpä yrityksissä työskentelee todennäköisesti kolmen eri sukupolven edustajia. Tämä tarkoittaa monenlaisten ominaisuuksien ja näkemysten ymmärtämistä, hyödyntämistä ja tehokasta yhdistämistä.

16

Tasapainoa etsimässäYrityksen onnistunut evoluutio perustuu kolmen sukupolven väliseen tehokkaaseen vuorovaikutukseen ja tietojen jakamiseen. Näin kaikkien taidot ja näkemykset voidaan yhdistää tasapainoisesti. EY:n (aiemmin Ernst & Young) vuonna 2013 tekemän tutkimuksen mukaan millenniaalit hallitsevat uuden tekniikan, mutta he eivät ole kovin hyviä tiimipelaajia. X-sukupolven edustajat ovat yrittäjähenkisiä, mutta heissä ei ole oikein johtaja-ainesta. Suurten ikäluokkien edustajat ovat lojaaleja tiimipelaajia, mutta eivät yhtä sopeutumiskykyisiä. Monissa suurissa yrityksissä tarkastellaan millenniaalien (katso kohta Millenniaalit tulevat) sosiaalista elämää ja käyttäytymismalleja ja pyritään laatimaan ohjelmia, joilla heidät saadaan onnistuneeseen vuorovaikutukseen vanhempien sukupolvien kanssa. Tavoitteena on saavuttaa yhteisymmärrys ja tarjota ympäristö, jossa jokainen tuntee olonsa mukavaksi.

Teknologiakuilun ylittäminenStaples Workplace Index 2015 -tutkimus paljasti joitakin kiinnostavia eroja eri sukupolvien asenteissa teknologiaan.

Millenniaalit olivat vähemmän huolissaan teknologiainfrastruktuurista kuin suuret ikäluokat. Millenniaaleista 71 % piti kiinteää/luotettavaa Internet-yhteyttä tärkeänä tai erittäin tärkeänä (arvosana 8+...10), suurista ikäluokista 85 %. Syynä voi olla se, että millenniaalit pitävät teknologian toimivuutta itsestään selvänä, kun taas suuret ikäluokat muistavat hyvin ajan, jolloin tekniikkaan ei ollut välttämättä luottamista, ja pelkäävät siksi enemmän sen pettämistä.

Vastaavasti vain 50 % millenniaaleista piti tärkeänä tai erittäin tärkeänä (8+...10) sitä, että heille tarjottiin käyttöön uudenaikainen puhelin, suurista ikäluokista 66 %. Tämä voi johtua siitä, että millenniaaleilla on todennäköisemmin itsellään uusimmat älypuhelimet, joten he pitävät sitä normina eivätkä ole yhtä riippuvaisia työnantajan tarjoamista puhelimista.

Työtilaa koskevat odotuksetKenellekään ei liene yllätys, että nuoremmat työntekijät pitävät avokonttoreista enemmän kuin heidän vanhemmat kollegansa, jotka harjoittavat ammattiaan mieluummin virallisemmassa ja suljetummassa ympäristössä. Kyse on kuitenkin ennen kaikkea yksilöllisistä mieltymyksistä, ja Staples Workplace Index 2015 -tutkimuksen mukaan ei voida yleistää, että eri sukupolvet tarvitsisivat erilaista työympäristöä. Kaikki pystyvät työskentelemään tuottavasti, kun tarjolla on sekä suljettuja että avoimia tiloja. Tämä voidaan saavuttaa esimerkiksi muunneltavilla tilaratkaisuilla.

Mielipiteet erottuvat jonkin verran selvemmin luovuuskysymyksessä – sukupolvien välillä on aste-ero siinä, edellyttääkö luova työ heidän mielestään perinteistä vai ei-perinteistä työympäristöä. Tutkimuksen mukaan 48 % millenniaaleista työskenteli mielestään luovimmin julkisilla paikoilla, kuten kahviloissa, aulatiloissa tai ulkona. X-sukupolvella luku oli 38 % ja suurilla ikäluokilla 27 %. Vaikka nuoret pystyvätkin helpommin luovaan työhön julkisilla paikolla ja vanhemmat työntekijät suosivat perinteistä työympäristöä, on selvästi hyödyllistä sallia molemmat vaihtoehdot.

Millenniaalit olivat kiinnostuneimpia lepohuoneista ja harrastusmahdollisuuksista (esim. pingispöydästä). Suuret ikäluokat taas arvostivat eniten mukavuutta, kuten puhtaita ja hyvin varusteltuja WC-tiloja sekä mukavia kalusteita. Missään esimerkissä erot eivät olleet ratkaisevia puoleen tai toiseen. Vaikuttaa siltä, että jotkin sukupolvien väliset erot eivät olekaan kovin merkittäviä.

Makuasioista ei voi kiistelläSiistit WC-tilat eivät ole tärkeitä pelkästään suurille ikäluokille. Niillä on merkitystä kaikille. Puhtaat, siistit ja asianmukaiset WC-tilat osoittavat, miten paljon yritys kiinnittää huomiota hyvinvointiin ja kestävyyteen. Se näkyy kaikille yrityksessä työskenteleville ja myös sen toimitiloissa vieraileville.

Katrinin WC-tuotteita ovat

esimerkiksi WC-paperi, käsisaippua ja käsipyyhkeet sekä innovatiiviset Katrin Inclusive -annosteluratkaisut. Selvästi erottuvien väriensä ja sokeankirjoituksensa ansiosta Katrin Inclusive -annostelijat on helppo löytää, ja suuret painopinnat tekevät niiden käytöstä vaivatonta. Ne ovat toimivia ja luotettavia ja pitävät kulutuksen mahdollisimman pienenä. Erittäin imukykyistä WC-paperia tarvitaan vähemmän, joten se on taloudellinen ja hygieeninen vaihtoehto. Paperinkulutuksen väheneminen pienentää myös ympäristövaikutuksia.

Kleenex® Airflex* -paperipyyhkeet ovat

kestäviä ja imukykyisiä, joten niitä tarvitaan vähemmän kerralla. Niiden salaisuus on erityinen kuiturakenne, joka imee paljon vettä. Käsipyyhkeet ovat erittäin toimivia, ja lisäksi niiden valmistukseen kuluu vähemmän raaka-ainetta. Ne ovat kestävyyden kannalta nappivalinta! Käsipyyhkeitä on saatavana pino- ja rullapakkauksina, ja ne sopivat käytettäviksi Kimberly-Clark Aquarius

-annostelijoissa.

”Kokemus on hyvin usein näkymätöntä, kunnes yritys menettää sen, kun työntekijä jää eläkkeelle, lähtee tai hänen työpanostaan ei enää tarvita. Monista yrityksistä on lähtenyt paljon kokeneita vanhempia työntekijöitä. Samalla on menetetty valtava määrä yrityksen yhteistä muistia ja tietoa.”

— "Attract Grow Engage. Optimising the Talents of an Age-diverse Workforce" An Institute of Leadership & Management (ILM) ja Ashridge Business School Guide


Paperittoman toimiston ajatus nousi esille ensimmäisen kerran vuonna 1975 Vincent E. Giulianon Business Week -lehdessä julkaisemassa artikkelissa The Office of the Future, jossa Giuliano ennusti, että suurin osa tietojenkäsittelystä tapahtuisi sähköisesti vuoteen 1990 mennessä. Ajatus on kantanut hedelmää, vaikka ehkä hieman myöhemmin kuin Giuliano arveli, mutta paperiton toimisto on silti vielä kaukana todellisuudesta.

Leitzin äskettäin tilaama Work Smart, Work Mobile -tutkimus osoitti, että keskivertotyöntekijä Yhdysvalloissa, Euroopassa ja Australiassa tuottaa yhä noin 10 000 arkkia A4-paperia vuodessa. Euroopassa kyselyyn osallistui 800 mobiilityöntekijää, joista 94 % kertoi tekevänsä muistiinpanoja muistilehtiöön. Vain 6 % sanoi, ettei käytä paperia lainkaan. Myös Oxford Notebooksin äskettäin tekemän tutkimuksen mukaan, jossa haastateltiin 14 000:ta kuluttajaa viidessä Euroopan maassa, muistilehtiöt ovat edelleen tärkein väline muistiinpanojen tekemisessä, ideoinnissa ja ajanhallinnassa. 86 % toimistotyöntekijöistä kertoi käyttävänsä vähintään yhtä paperipohjaista tuotetta työssään päivittäin.

Tähän on lukuisia syitä, joista kaikki juontavat juurensa siihen, että olemme ihmisiä emmekä koneita. Tekstiä on helpompi lukea paperilta kuin tietokonenäytöltä, ja paperilla olevat tiedot on helpompi hahmottaa. Kun teksti kirjoitetaan paperille kynällä, se painuu paremmin mieleen. Kynällä on muutenkin helpompi kirjoittaa kiireen keskellä, samoin piirtää kuvia ja kaavioita. Näyttää siis siltä, että muistilehtiöt ovat täällä jäädäkseen eivätkä tulostimet ole muuttumassa tarpeettomiksi ihan lähitulevaisuudessa.

Paperi auttaa ajattelemaan

Monet käyttävät mielellään kynää ja paperia ensisijaisena ajattelun työkaluna, ja syystäkin. Monien kohderyhmien, kuten pienten peruskoululaisten, yliopisto-opiskelijoiden ja suurten ikäluokkien, parissa tehdyt tutkimukset osoittavat, että kynällä kirjoittaminen tuottaa syvällisempää ja yhtenäisempää tekstiä ja helpottaa informaation painumista mieleen näppäimistöllä kirjoittamiseen verrattuna.

Digitaaliset näytöt ovat käteviä nopeassa selailussa ja nopeassa omaksumisessa, mutta paperimuotoinen teksti on parempi, kun tarvitaan syvällistä ymmärtämistä ja keskittymistä. Jos haluat ihmisten hahmottavan pitkien asiakirjojen ydinsisällön, on parempi tulostaa ne.

Digitaalisten välineiden käyttö ajattelutoiminnan apuna tosin lisääntynee tulevaisuudessa, kun niiden käyttöön koulussa tottuneet sukupolvet astuvat työelämään.


Paperin mahtiDigitalisaation ennustettiin merkitsevän paperiaikakauden loppua. Perinteisellä paperilla on kuitenkin edelleen niin monta tärkeää roolia, ettei se ole katoamassa vielä aikoihin.

DMuistiinpanojen tekeminen tietokoneella tai tabletilla voi antaa kuvan siitä, ettei keskity kokoukseen.

Teen mieluummin korjaukset ja lisäykset kynällä paperille kuin

tietokonenäytöllä.

C

Mielestäni näytöltä on nopeampi hakea tietoja kuin paperilta.

B

Tekstin sisältö on helpompi omaksua, kun se luetaan

paperilta tietokonenäytön sijaan.

A

S A M A A M I E L T ÄE R I M I E L T Ä

18

DMuistiinpanojen tekeminen tietokoneella tai tabletilla voi antaa kuvan siitä, ettei keskity kokoukseen.

Teen mieluummin korjaukset ja lisäykset kynällä paperille kuin

tietokonenäytöllä.

C

Mielestäni näytöltä on nopeampi hakea tietoja kuin paperilta.

B

Tekstin sisältö on helpompi omaksua, kun se luetaan

paperilta tietokonenäytön sijaan.

A

S A M A A M I E L T ÄE R I M I E L T Ä

Paperi sopii kiireiselleKynällä on helppo raapustaa paperille muistiinpanoja missä tahansa, kun taas digitaalinen laite täytyy ensin käynnistää, asiakirja avata ja myöhemmin tallentaa jonnekin. Niinpä kynä ja paperi ovat digitaalista teknologiaa kätevämpiä äkillisissä tilanteissa.

Vielä selvemmin tämä käy ilmi kuvien ja kaavioiden piirtämisessä. Sitä varten on toki kehitetty intuitiivista teknologiaa, mutta sen tehokas käyttö vaatii yhä vaivannäköä ja harjoittelua.

Paperi tukee tietoturvaaKukaan ei toki halua syyllistyä tietovuotoon jättämällä arkaluonteisia asiakirjoja lojumaan julkisille paikoille. Paperiasiakirjat kuitenkin rajaavat tietovuodon pelkästään asiakirjan sisältöön. Jos kannettava tietokone katoaa, paljon suurempi määrä tietoja voi päätyä luvattomaan käyttöön.

Sähköiset tietovarkaudet ovat paljon kannattavampi bisnes kuin paperiasiakirjojen anastaminen, joten paperit eivät juuri kiinnosta varkaita. Itse asiassa aletaan olla jo siinä pisteessä, että salasanat on turvallisempaa kirjoittaa paperille kuin tallentaa sähköisesti. Lisäksi digitaalisella laitteella on yleensä jälleenmyyntiarvoa toisin kuin paperinivaskalla, jonka varastaminen ei juuri houkuttele tavallisia rikollisia.

Paperi tukee liikkumista ja terveyttä

Tulostettujen asiakirjojen avulla yritys voi kannustaa työntekijöitä liikkumaan ja terveisiin elämäntapoihin. Tietokonenäyttöä on hankala lukea raikkaassa ulkoilmassa, jossa saa samalla D-vitamiinia, tai esimerkiksi julkisessa liikennevälineessä, jossa auringonvalo voi porottaa ikkunoista. Paperiasiakirjan lukeminen onnistuu sen sijaan mainosti näissäkin olosuhteissa. Eikä paperiasiakirjasta lopu ikinä akku.

Paperi on hellävarainen silmille ja keholle

Taustavalaistut tietokonenäytöt rasittavat helposti silmiä. Tämä johtuu valokontrasteista ja siitä, että ihmisillä on tietokonenäyttöä tuijottaessaan taipumus räpytellä silmiään harvemmin. Tietokonenäytön tuijottaminen tuntikaupalla ei ole hyväksi silmille.

Lisäksi näytön ääressä istutaan yleensä staattisessa asennossa, mikä voi ajan mittaan kuormittaa kehoa, ellei oikeaa ergonomista asentoa tahdo löytyä. Paperiasiakirjaa luettaessa asentoa on helppo vaihdella luonnollisesti.

Paperi on paljon ympäristöystävällisempää kuin ennen

Paperin käyttöä on pitkään pidetty ympäristöystävällisen toimiston vihollisena. Papereissa, kynissä ja jopa mustesäiliöissä on kuitenkin tehty mittavia innovaatioita, joiden ansiosta tulostukseen ja kirjoittamiseen on nykyisin saatavilla laaja valikoima kestävän kehityksen mukaisia tuotteita. Ja koska monet materiaalit voidaan kierrättää, niiden käytön ei enää tarvitse päättyä toimistolle.

”VANHA” TEKNOLOGIA MOBIILIMAAILMASSAWired-aikakauslehdessä todettiin vuonna 2014: ”Olisi

ehkä aika alkaa ajatella paperia ja tietokonenäyttöjä

uudella tavalla – ei vanhana teknologiana ja sen

väistämättömänä korvaajana, vaan erilaisina ja toisiaan

täydentävinä rajapintoina, joista kumpikin stimuloi

tietynlaisia ajattelutilanteita.”

Leitzin yritysihmisistä koostuva tutkimuspaneeli

vahvistaa tämän. Tämänhetkisten havaintojen mukaan

asiassa vallitsee tasapaino – 52 %:n mukaan sisältö

on helpompi omaksua, kun se luetaan näytön sijaan

paperilta. Vastaavasti 54 % korjailee ja lisäilee tekstiä

mieluummin kynällä paperille.

Ainakin toistaiseksi sekä paperilla että näytöillä on oma

roolinsa, ja henkilökohtaiset mieltymykset vaihtelevat. Ei

siis kannata olettaa, että äly- tai mobiililaitteita työssään

käyttävät haluaisivat kokonaan eroon paperista, vaan

on parempi pohtia, miten paperi voidaan välineenä

mukauttaa heidän tarpeisiinsa.


Toimii aina ja kaikkiallaNykyaikainen ulkoasu, parannettu toimivuus ja entistä monipuolisempi kestävien vaihtoehtojen valikoima pitävät muistilehtiöt ja kynät nykypäivän trendien tasalla.

Leitzin WOW-muistikirjat Kirkkaan positiiviset värit sopivat

energisille ja määrätietoisille

kuluttajille. Laminated-,

Polypropylene (PP)-, Get Organised-

ja Be Mobile -tuotteilla on monia

käytännöllisiä ominaisuuksia. Ne

voidaan yhdistää monipuolisen

WOW-sarjan muihin tuotteisiin,

jolloin lopputuloksena on inspiroiva ja

houkutteleva työpiste.

Oxford Office Essentials -muistikirjat EU-ympäristömerkin (FR/046/001)

saaneet muistikirjat ovat oiva valinta

ympäristöstä välittävälle.

Pilot V5/ V7 HiTecpoint -täytekynät Näiden laadukkaiden täytekynien

valmistusmateriaaleista 71 % on

kierrätyspohjaisia, ja ne voidaan

täyttää jopa 10 kertaa.

BIC® ECOlutions -kirjoitusvälineet BIC on ylpeä käytännöllisistä

tuotteistaan, joiden valmistuksessa

käytetään mahdollisimman vähän

raaka-aineita. ECOlutions-valikoima

on entistä ympäristöystävällisempi.

Kierrätysmateriaalien osuus on

kuulakärkikynissä 50 %, Evolution™-

lyijykynissä 57 % ja mekaanisissa BIC®

Matic -kynissä 65 %.

Pilot B2P Gel- BallGrip-kynät Ympäristövastuustaan näkyvästi

huolehtiva Pilot valmistaa laadukkaita

kyniä kierrätetyistä muovipulloista.

B2P Gel -kuulakärkikynän

valmistusmateriaaleista

89 % on kierrätysmuovia. B2P

BallGrip -kynä on puolestaan

valmistettu 86-prosenttisesti

kierrätysmateriaaleista. Näistä

täytettävistä kynistä on saatavana

kolme värivaihtoehtoa, ja molemmat

kuuluvat Begreen-tuotesarjaan,

jotka ovat sekä ISO 14001 -standardin

mukaisia että EMAS-sertifioituja.

Papermate Inkjoy -kynätMatalaviskositeettisten musteiden

ja optimoitujen kärkien ansiosta

kirjoittaminen on sujuvaa ja

miellyttävää. Ohut muotoilu on

tyylikkään nykyaikainen, ja musteita

on saatavana eri väreissä.


20

Paperin sankaritNykyajan ympäristöystävällinen paperi on yhtä laadukasta kuin entinenkin paperi. Muun hyvän lisäksi se tehdään kestävistä lähteistä pienemmillä CO₂-päästöillä.

MultiCopy Original Eco -paperi Yleiskäyttöön tarkoitettu

ympäristöystävällisyyden

mestari, joka kulkee sujuvasti

tulostimessa ja on upean valkoista.

Sen tuotannosta ei aiheudu

CO₂-päästöjä, sen puuraaka-

aine on peräisin kestävistä ja

jäljitettävistä lähteistä ja sen

valkaisumenetelmässä ei käytetä

lainkaan klooria.

HP Office -paperiLaadukas ja luotettava paperi

sopii erinomaisesti suuriin

tulostustarpeisiin ja yrityksissä

päivittäin käsiteltävien asiakirjojen

tulostukseen. HP Office -paperin

puuraaka-aine on peräisin

yksinomaan valvotuista lähteistä,

ja se on FSC- tai PEFC-sertifioitu.

HP Colour Laser -paperi Tämä erityisesti

värilasertulostimiin suunniteltu

paperi tuottaa vahvat ja eloisat

värit sekä syvät mustan sävyt.

Paperi on FSC-sertifioitu, ja

100 % puuraaka-aineesta on

peräisin valvotuista lähteistä ja

kestävästi hoidetuista metsistä,

jotka sijaitsevat 128 km:n säteellä

paperitehtaasta.

Toimiva metsäprosessiStaples Advantage tekee yhteistyötä sellaisten paperinvalmistajien kanssa,

jotka toimivat aktiivisesti vastuullisen metsänhoidon edistämiseksi. Niiden

toiminta luo arvoa maanomistajille, yhteisöille, asiakkaille ja ekosysteemeille

maailmanlaajuisesti.

PRODUCTSRECOVERY

AND REUSE

RECYCLING

HARVESTING

MANAGEMENT

PLANTING



261

”Sähköpostitulva tarkoittaa jokapäiväistä taistelua olennaisen sisällön löytämiseksi loputtomalta vaikuttavasta saapuvien viestien paljoudesta.”

— Christina Cavanagh, Professor of Management Communications, University of Western Ontario (USA)

22

Työntekijöiden mielestä sähköpostitulva ja kokouksissa kuluva aika haittaavat merkittävästi työntekoa. Monet tutkimukset kertovat näiden ongelmien aiheuttamasta on tuottavuuden heikkenemisestä ja sen rahallisesta arvosta, joten niihin kannattaa todellakin puuttua.

Avuksi on saatavilla lukemattomia vihjeitä ja vinkkejä aina oman ajankäytön hallinnan oppaista räätälöityjen ohjelmistojen käyttöön. Mitään yleispäteviä ja täysin varmoja

ratkaisuja ei kuitenkaan tunnu löytyvän. Syynä voi olla se, että ongelmien vakavuus vaihtelee eri yrityksissä monenlaisten tekijöiden vuoksi.

Yrityksen kannattaakin lähteä pohtimaan itselleen sopivimpia ratkaisuja selvittämällä ensin ongelman perussyyt. Ongelmien laajuutta voidaan selvittää sisäisillä tutkimuksilla, ja tulosten perusteella voidaan määrittää tarvittavat toimenpiteet.

Liikaa viestintääTietojen, ideoiden ja ohjeiden jakaminen työpaikalla on jo niin helppoa, ettei enää jää aikaa varsinaiselle työn tekemiselle.

Vähemmän työaikaa kokouksissaVantage Pointin toisessa numerossa olevassa Tapaamisista

tehokkaita -artikkelissa on vinkkejä kokousten aiheuttaman

ajanhukan minimointiin.


3MÄÄRÄTIETOISESTI KEHITYKSESSÄ MUKANA

Vastuuttoman sähköpostikäyttäytymisen syy ja vaikutusSähköpostiviesti on helppo lähettää yhtä painiketta napsauttamalla, eikä vastaanottajan reaktiota tarvitse itse nähdä. Siksi turhaakin tietoa jaetaan aivan liian usein. Sähköpostissa lähetellään sekavia pyyntöjä, muiden lähettämiä viestejä ja linkkejä asiakirjoihin sekä verkkosivuille, joiden hyödyllisyyttä ei ole vaivauduttu harkitsemaan.

Jos hyödyttömiä tietoja kerrotaan kasvotusten, vastaanottaja antaa negatiivista palautetta saman tien ilmein, sanoin tai molemmilla. Niinpä vältämme sitä vaistomaisesti, mutta emme silti pääse tavasta kokonaan eroon. Lisäksi vastaanottajan reaktio lyö tavallaan pisteen asialle, joten molemmat voivat siirtyä eteenpäin. Sähköpostiviestien kanssa tilanne on toinen. Viestintäprosessin koneellistuminen tarkoittaa sitä, että lähettäjät voivat huoletta jakaa turhaa tietoa, kun taas vastuu mahdollisista toimenpiteistä siirtyy vastaanottajalle.

Negatiivissävytteisen vastausviestin lähettämistä ei pidetä sosiaalisesti hyväksyttävänä, ja viestin jättäminen huomiotta tai sen poistaminen noin vain tuntuu vastuuttomalta. Lähettäjä jää usein miettimään, miten hänen viestinsä otettiin vastaan ja milloin hän saa vastauksen, mutta vastaanottajalla on toisenlaiset ongelmat. Jos vastaanottaja ei tiedä, mitä tällaisille viesteille pitäisi tehdä, ne jäävät usein lojumaan saapuneiden viestien kansioon. Joskus vastaanottajat siirtävät ne muihin kansioihin, jolloin sotku vain siirtyy paikasta toiseen. Kummassakin tapauksessa ratkaisemattomat asiat aiheuttavat epämukavuutta ja stressiä.

Lisäksi viestien seuraaminen vie aina aikaa. Kun sähköpostiviesti keskeyttää työnteon, sen lukemisen sekä tarvittavien päätösten ja toimenpiteiden jälkeen kestää vielä yli 60 sekuntia, ennen kuin keskittyminen työhön onnistuu jälleen. Turhille viesteille altistuminen kannattaa siis minimoida.

Sähköpostin käyttösäännötVastaanottajat voivat ottaa käyttöön monenlaisia saapuvien viestien hallintatekniikoita. Lähtevien viestien hallinta on kuitenkin vähintään yhtä suotavaa. Yhden henkilön lähettämä viesti voi vaikuttaa satoihin vastaanottajiin, joten yrityksessä kannattaa ottaa käyttöön turhia sähköpostiviestejä ehkäisevä käytäntö, jotta niiden selvittelemiseen hukattu työaika voidaan minimoida.

Christina Cavanagh, johdon viestinnän professori University of Western Ontariosta Yhdysvalloista, on määritellyt vastaanottajia hämmentävien ja ärsyttävien sähköpostiviestien ominaisuuksia. Viisi ärsyttävintä viestityyppiä ovat hänen tutkimuksensa mukaan seuraavat:

1) Jaarittelevat tai epäselvät viestit 2) Turhat viestit 3) Välitä-, Kopio- ja Vastaa kaikille

-toimintojen väärinkäyttö 4) Epäselvät viestiotsikot 5) Keskusteluiksi paremmin sopivat viestit

ASIAN YTIMESSÄ Yleinen tekniikka, jolla lähettäjä voi hioa viestinsä sisältöä, on varmistaa, että viestin alussa ilmaistaan aina sen tarkoitus (ja se, keitä viesti koskee) ja lopussa selvä toimintaohje. Joissakin yrityksissä sähköpostiviestien tiivistämiseen kannustetaan rajoittamalla sisäisten viestien sanamääriä. Selvästi erottuvien ja merkityksellisten viestiotsikoiden ansiosta vastaanottajat tietävät, mitä odottaa, ja löytävät viestin helposti muun postin joukosta myöhemmin.

TAVOITTEIDEN VALINTA Tiivistettykin sisältö on kohdistettava oikeille henkilöille. Vastaanottajaryhmien avulla viestit voidaan lähettää niille henkilöille, joita ne koskevat. Näin ei myöskään turhaan tuhlata niiden aikaa, jotka eivät viestiä tarvitse.

MUUT KANAVAT Vaikka viestit olisivatkin tärkeitä, kannattaa silti miettiä, lähetetäänkö niitä liikaa. Tärkeät mutta kiireettömät yrityksen uutiset ja hallinnolliset tiedot voidaan koota uutiskirjeiksi, jotta jokaista uutista ei tarvitse lähettää omina viesteinään. Ehkäpä tällaisia viestejä ei edes kannata lähettää sähköpostitse – ne voi kiinnittää tulosteina vaikkapa taukotilojen ilmoitustaululle. Näin saadaan lisäksi aikaan vuorovaikutusta, eivätkä sähköpostilaatikot kuormitu turhaan.

Sinun yrityksesi. Sinun sääntösi.

Sähköpostista ja muista digitaalisen viestinnän muodoista on tullut normi niin nopeasti, ettem-me ole ehtineet saada siihen asianmukaista opastusta. Järjestelmät kehittyvät jatkuvasti, samoin niiden käyttöetiketti. Niinpä jokaisella on oma tapansa toimia, ja jotkut ovat digitaalisessa viestinnässä tehokkaampia kuin toiset.

Yritysten kannattaakin laatia omat ohjeet. Ne tuovat viestintään kurinalaisuutta, yhtenäisyyttä ja neutraaliutta ja edistävät yhteisymmärrystä, erityisesti eri sukupolvia edustavien työntekijöi-den välillä, jotka saattavat pitää toistensa tyyliä epäkunnioittavana tai liian virallisena. Tietyt perussäännöt voivat jopa pönkittää niiden itseluottamusta, jotka kaipaavat ohjeita (mutta eivät ikinä kehtaisi kysyä niitä).

24

Näytönsäästäjät: Häiriötön tapa lähettää yrityksen

uutisia ja tapahtumatietoja

suuremmalle käyttäjäjoukolle.

Pikaviestit: Hyvä kahdenkeskinen ratkaisu

lyhyille ja ytimekkäille kysymyksille

sekä keskustelulle.

Sähköposti: Sähköposti tulisi varata

kahdenkeskiseen viestintään, kun

tiedot on tarpeen säilyttää ja työ

tehdään viestissä olevan pyynnön

tai ohjeiden perusteella.

Yleiset tilat: Kun yrityksen uutisia ja tietoja

jaellaan paperimuodossa

yleisiin tiloihin, kuten

taukohuoneisiin, ne erottuvat

työ- tai tehtäväkohtaisista

ohjeista ja voivat auttaa

parantamaan yhteishenkeä ja

yhteenkuuluvuuden tunnetta.

Tekstiviestit: Tekstiviesteillä voidaan kätevästi

lähettää lyhyitä ja ytimekkäitä

kysymyksiä ja vastauksia, eikä

kummankaan osapuolen tarvitse

istua tietokoneen ääressä.

Kasvotusten ja puhelimitse: Puhelu tai henkilökohtainen

käynti kollegan luona voi joskus

vaatia vähemmän aikaa ja haitata

työntekoa vähemmän kuin

sähköpostikeskustelu. Tämä voi

myös parantaa kollegoiden välisiä

suhteita, kunhan keskeytykset

pysyvät kohtuudessa.

Sosiaalinen media: Monet yritykset käyttävät

yrityksille tarkoitettuja sosiaalisen

median ympäristöjä, joissa voidaan

käydä sisäisiä keskusteluja

suuremman käyttäjäryhmän

kesken. Tämä on tehokkaampaa

kuin Vastaa kaikille -keskustelut

sähköpostissa.

Sähköposti ei ole ainoa ratkaisuNiissäkin yrityksissä, joissa turhat sähköpostiviestit on saatu eliminoitua, sähköpostia saatetaan käyttää haitallisen paljon. Sähköpostissa on helppo lähettää pikakysymyksiä, tietoja, ohjeita, kohteliaisuuksia ja toimenpidekehotuksia, joten sitä käytetään kaikissa mahdollisissa yhteyksissä. Sähköpostia ei tulisi pitää yrityksen oletusarvoisena sisäisenä viestintävälineenä vaan yhtenä vaihtoehtona eri keinojen valikoimassa.

Kun sisäinen viestintä hoidetaan eri kanavissa, kukin vuorovaikutustilanne voidaan käsitellä tehokkaammin. Sopivien kanavien perustaminen ja niiden käyttöohjeiden laatiminen voivat auttaa lievittämään viestitulvaa.



Maailmat törmäyskurssilla

Perinteinen vastaan digitaalinen

Kynä ja paperi ovat monissa tilanteissa ylivoimaisia, mutta digitaaliset laitteet ovat valta-asemassa kaikkialla. Valtataistelu on kuitenkin turhaa, sillä innovatiiviset tuotteet edistävät näiden kahden välistä sopusointua.

Oxfordin International Notebook Connect- ja Smart Chart -työkaluilla käsinkirjoitettujen muistiinpanojen muuntaminen helppokäyttöisiksi digitaalisiksi tiedostoiksi onnistuu yhtä helposti kuin valokuvan ottaminen.

Patentoidun sivunskannaustekniikan ansiosta kuvat voidaan ottaa joko älypuhelimeen tai tablettiin asennettavalla sovelluksella. Kuvat tallentuvat saman tien perspektiivikorjatuiksi PDF-tiedostoiksi, jotka voidaan ladata automaattisesti Dropboxiin tai OneDriveen ja jakaa vaikka heti. Tieto kulkee siis saumattomasti kynästäsi kollegoiden tietokonenäytöille!

Skannaa, tallenna, jaa InConnect- ja Powerchart-sovelluksilla paperiasiakirjan

voi muuntaa pikseleiksi kolmella napsautuksella.

26

Yhteistyö vastaan keskittyminen

Avokonttorit sopivat hyvin yhteistyöhön, mutta taustahäly, kuten keskustelu ja jopa toimistolaitteiden hurina, voi haitata keskittymistä.

Kokoustila pystyyn saman tien

Kokoushuoneet eivät ole aina vapaina silloin, kun niitä tarvitaan. Oikeiden työkalujen avulla yhteisiä esityksiä, aivoriihiä ja ongelmanratkaisukokouksia voidaan kuitenkin järjestää kaikkialla, missä vain on seinä tai ikkuna käytettävissä.

◄ Kierrätysmateriaalista valmistetut Post-it®-kokouslehtiöt toimivat kuin jättikokoiset Post-it®-tarralaput: fläppitaulun kokoiset arkit kiinnittyvät useimmille seinäpinnoille ja irtoavat jälkiä jättämättä. Läpäisemättömät arkit sisältävät vähintään 30 % uusiomateriaaleja, ja ne ovat yhtä toimivia kuin telineelle asetettu kirjoitustaulu, mutta niitä voi käyttää monipuolisesti missä tahansa.

Legamaster Magic-Chart ► on tehty kierrätettävästä sähköstaattisesta kalvosta, joka on helppo kiinnittää melkein mille tahansa pinnalle (puuhun, betoniin, lasiin, tapettiin) luonnoslehtiöksi, kirjoitustauluksi tai esityksen taustaksi. Kalvoon voi piirtää pyyhittävillä Legamaster-merkintäkynillä.

◄ Plantronicsin kuulokkeet vaimentavat ympäristön äänet ja auttavat keskittymään puheluihin sekä muihin tehtäviin.


Kun asiakirjat ja muut tärkeät paperit on järjestetty loogisesti ja merkitty selvästi, jokaisen on helppo löytää etsimänsä. Tämä koskee myös uusia työntekijöitä. Hyvä järjestys säästää aikaa ja vaivaa työpaikalla ja kokouksissa.


Jatkuvuuden ehdotHyvin järjestetty toimisto on stressittömän ja tehokkaan työskentelyn avaintekijä nyt ja tulevaisuudessa.

Kerää Tunnista

Tallenna

Post-it® Recycled -muistilaput Vihreämpi vaihtoehto muistilappujen ikonilta.

Tehty sataprosenttisesta kierrätyspaperista.

Blue Angel -sertifioitu.

Exacomptan Exactive®-arkistointituotteet Exactive-valikoima sisältää tukevia ja

kestäviä tuotteita arkistointiin, esityksiin,

muistiinpanojen tekemiseen ja sisällön

järjestämiseen.

Leitz Re:cycle -arkistomapitTodiste siitä, että houkutteleva muotoilu ja kestävyys

ovat yhdistettävissä. Jokainen osa on valmistettu

ympäristöystävällisistä ja täysin kierrätettävistä

materiaaleista, myös mekanismit!

Dymo Label Manager 280Tällä pienellä ja näppärällä laitteella on helppo

luoda selkeitä ja helppolukuisia tarroja kansioihin

ja mappeihin, hyllyihin, kaappeihin ja laitteisiin.

Laitteella voi tehdä erilevyisiä ja -värisiä D1-tarroja

oman maun mukaan. Tarrojen luonti näytöllä

onnistuu nopeasti, ja tietokoneella voi lisätä

erilaisia tehosteita ja kuvia.

Älykäs ja langaton Leitz Icon -tarratulostin Tällä monipuolisella ja helposti mukana

kulkevalla laitteella voi valmistaa

kaikenmuotoisia ja -kokoisia paperi- ja

muovitarroja. Se sopii myös jopa 2,7 m:n

pituisten nauhojen tulostamiseen. Tarrat

sopivat mappeihin, hyllyihin, kaappeihin

ja laitteisiin, kaapelien merkitsemiseen ja

varoituskylteiksi (muoviteipin taustaliima

tarttuu tukevasti alustaan). Laitteella on

helppo tehdä lähetystarroja, nimikylttejä,

käyntikortteja ja paljon muuta. Tarrat

on helppo suunnitella älypuhelimeen,

tablettiin, kannettavaan ja pöytäkoneeseen

asennettavassa sovelluksessa.

ELBA-arkistointijärjestelmät

Tämä fiksu modulaarinen järjestelmä voidaan koota omien

tarpeiden ja tilankäyttövaatimusten mukaan. Kestävä ja

hapoton kartonki suojaa asiakirjoja valolta, kosteudelta

ja saasteilta, joten järjestelmä sopii pitkäaikaiseenkin

arkistointiin.

Matkalle mukaan

28

Tervetuloa, muutoksen tuulet

Tässä Vantage Pointin numerossa esitellyt työpaikan muutostekijät ovat polttavia keskustelunaiheita monissa yrityksissä. Olemme jo tottuneet ajatukseen siitä, että teknologia muuttaa toimintatapoja, mutta nyt meneillään on uusi, työntekijöistä johtuva muutoksen aalto. Elämme suurten mahdollisuuksien aikaa, jos vain osaamme sovittaa käytäntömme muuttuviin vaatimuksiin.

Jos haluat keskustella kanssamme yrityksesi hankintatarpeista, ota yhteyttä omaan Staples Advantage -edustajaasi jo tänään.

Staples Advantage toimii yrityksesi

yhteistyökumppanina

hankintatavoitteiden

saavuttamisessa. Etsimme

työpaikalla ilmeneviin trendeihin

sopivat tuoteratkaisut ja tarjoamme

luokkansa parasta toimittajien

rationalisointia ja hankintojen

keskittämisratkaisuja, jotta

yrityksesi voi minimoida laite- ja

ohjelmistokustannukset.

Meillä on oma ympäristöohjelma,

joten Staples Advantagen kautta

tehtävät hankinnat täydentävät

erinomaisesti yrityksesi muuta

kestävyystoimintaa.

Olipa kyse puhtausratkaisuista tai

teknisistä tuotteista,

taukohuonevarusteista tai

toimitilojen sisustuksesta,

toimistotarvikkeista tai

tulostuksenhallinnasta, Staples

Advantage on aina luotettava

yhden lähteen ratkaisu yrityksen

kulutustarvikkeiden hankintaan.

Sähköpostitse asiakaspalvelu@ staples.fi

Puhelimitse +358 (0)10 681 681

Verkossa StaplesAdvantage. fi

VANTAGE POINT • NUMERO KOLME

Sustainable Earth by Staples™

Sustainable Earth™ on Staplesin ympäristöystä-vällinen tuotesarja, joka tarjoaa tarvitsemasi suorituskyvyn hyödyntäen ympäristön resurs-seja tehokkaasti. Tuotesarjaan sisältyy laaja valikoima yrityksesi tarpeisiin vastaavia, ympä-ristön kannalta parempia ratkaisuja, jotka edustavat samaa luotettavaa laatua, johon olet jo tottunut Staplesin asiakkaana.

Sustainable Earth™ -tuotteilla varustat ja siivoat toimiston, taukohuoneen ja muut tilat tietäen, että et aiheuta ympäristölle tarpeetonta haittaa. Uusiutuvien luonnonvarojen, kierrätysmateriaali-en ja sertifioitujen ympäristöystävällisten valmistusprosessien käyttö takaavat mahdolli-simman hyvän tuottavuuden mahdollisimman pienillä ympäristövaikutuksilla.

Sustainable Earth™ -tuotteiden osiin ja pakkausmateriaaleihin, alihankkijoihin ja kaikkiin muihinkin osa-alueisiin sovelletaan tiukkoja ekologisia normeja.

Koska me tiedämme, että puhtaampi ympäristö on pitkällä aikavälillä kaikkien etu.

Lue lisää osoitteesta StaplesAdvantage.fi/kestava

Ihmiset ja ympäristö sopusoinnussa.

Vantage Point 3 FI

Documents

Transcript of Vantage Point 3 FI