Ugovori o bespovratnim sredstvima priprema dokumentacije · Aneksi ugovora i popratna dokumentacija...
Transcript of Ugovori o bespovratnim sredstvima priprema dokumentacije · Aneksi ugovora i popratna dokumentacija...
Ugovori o bespovratnim sredstvima
– priprema dokumentacije
Ciljevi
Edukacija jedinica za provedbu projekata i
provedbenih agencija o pripremi natječajne
dokumentacije za ugovore o bespovratnim
sredstvima
Sadržaj
Ugovori o bespovratnim sredstvima
Smjernice za prijavitelje
Aneksi ugovora i popratna dokumentacija
Evaluacija i potpis ugovora
Vježbe
Pitanja i odgovori
Ugovori o bespovratnim sredstvima
Grant shema
udruge
1 2
3 4 Mentalna mapa
Smjernice za prijavitelje
Smjernice za prijavitelje
Guidelines for Applicants – najvažniji dokument!
detaljne informacije potencijalnim aplikantima
vezano uz sadržaj natječaja, rokove, uvjete
prijave i sudjelovanje, dostavu dokumentacije….
alat za evaluaciju projektnih prijava
Definiranje rokova
naslovna strana Smjernica, 2.3.3., 2.5.2. (Local
publication, Application form)
u skladu s Planom nabave
definiraju se ovisno o proceduri natječaja
(otvorena i ograničena procedura)
Otvorena procedura
jedan rok za dostavu cjelokupne dokumentacije
natječaj otvoren 60/90 dana
stara praksa
koristi se iznimno uz odobrenje EK
vremenski zahtjevnija, veći troškovi korisnika
Ograničena procedura
nova praksa
preporučena procedura
natječaj otvoren min 45 dana – aplikanti
dostavljaju samo Sažetak projekta
uspješni aplikanti imaju dodatnih 45 dana za
dostavu cjelokupne aplikacije
Uvodne informacije (I)
Definiranje
problema
Rješenje
Uloga projekta u rješenju
Ključni akteri
Ključni dokumenti
Uvodne informacije (II)
sažete, najrelevantnije informacije
navesti izvor dokumenata na koje se pozivamo
(fusnota)
informacije moraju biti ažurne (2011., 2010.)
Logička struktura (I)
ciljevi, prioriteti, projekti i aktivnosti moraju
proizlaziti jedni iz drugih
opći cilj je strateški cilj koji neće biti direktno
ostvaren kroz shemu (npr. konkurentnost slabije
razvijenih regija)
projekt (eng. action)
se sastoji od niza aktivnosti
Logička struktura (II)
Problem
Rješenje
Uloga projekta u rješenju
Opći cilj
Specifični cilj
Prioriteti
Financijski okvir (1.3.)
ukupna alokacija – sredstva dostupna za više
projekata
pojedini projekt financira korisnik sam
dodijeljena sredstva (grant)
Financiranje pojedinog projekta
min i max iznos granta
min i max postotak granta od ukupne vrijednosti
projekta
sufinanciranje projekta od strane EU/korisnika
Iznos granta (min i max)
Definira se ovisno o:
temi natječaja (infrastrukturni radovi, radionice)
korisnicima sredstava i njihovim mogućnostima
složenosti projekata (znanstveno-istraživački
projekti)
rizik (pilot projekti)
Grant / vrijednost projekta (I)
VRIJEDNOST PROJEKTA
GRANT SREDSTVA
KORISNIKA
Grant / vrijednost projekta (II)
Minimalni postotak granta u odnosu na projekt: veći dio projekta financijski pokriva grant financijska sigurnost projekta kontrola nad projektom potencijalno ublažen utjecaj financijskih kriza na
projekt
Grant / vrijednost projekta (III)
Maksimalan postotak granta u odnosu na projekt: drugačije se definira za pojedine komponente IPA ključna razlika: prihvatljivost VAT-a kao troška
projekta (IPA Regulativa)
najčešće jednak postotku sufinanciranja
Aplikanti – kriteriji prihvatljivosti
profitni/neprofitni status ≠ neprofitni projekti
specifični tipovi organizacija/institucija/poduzeća
= tema natječaja
porijeklo = IPA zemlje
ostali uvjeti (de-minimis, BON, SOL, neprofitne
agencije registrirane kao d.o.o.)
Aplikanti – dokaz prihvatljivosti (I)
dokumenti temeljem kojih aplikant dokazuje da
zadovoljava tražene uvjete
različiti s obzirom na natječaj, vrstu aplikanta,
uvjete
navodimo ih u fusnotama
Aplikanti – dokaz prihvatljivosti (II)
Aplikanti iz RH – konkretna naziv dokumenta,
tijelo koje ga izdaje, važeći akt ili drugi relevantni
dokument
Strani aplikanti – ne definiramo konkretan
dokument, pozivamo se na relevantne
dokumente/akte važeće u zemlji aplikanta
Aplikanti – dokaz prihvatljivosti (III)
Prihvatljivi dokumenti (datumi):
definiraju se za dokumente kojima se dokazuju
promjenjive kategorije uvjeta (financijski status,
nekažnjavanje i slično)
točno definiranje rokova (2010, 2011…)
izbjegavanje izraza tekuća, prošla godina
ne stariji od N mjeseci od konkretnog roka
Partneri
DA :
Pomoć u provedbi
Utjecaj projekta
Sudjelovanje manje iskusnih
organizacija/institucija
Širenje znanja i iskustava
Širenje kruga potencijalnih aplikanata
NE:
Rizik (nemamo utjecaj na partnere)
Specifični projekti (tajnost podataka)
Negativan utjecaj na rezultat
Partneri – kriteriji prihvatljivosti
kriteriji partnera = kriteriji aplikanta
≠ dodatne kategorije partnera (najčešće
edukativne i znanstvene ustanove, mediji…)
dokazi prihvatljivosti
Neprihvatljivi troškovi
troškovi navedeni u obrascu nepotpuni
prilagoditi s obzirom na neprihvatljive troškove u
IPA Regulativi/dodacima; FA
razlike s obzirom na
komponentu IPA-e
Dodatna dokumentacija
FS, CBA, Poslovni planovi, nacrti, tehničke
specifikacije
pomoć u evaluaciji, šira slika projekta
najčešće u kombinaciji sa sub-gridovima
točka 2.2.5., 2.2.6. (2.2.1., 2.2.2.)
Evaluacijski obrasci
standardni dio obrasca (kriteriji, bodovi)
ocjenjuje se utjecaj projekta na ciljeve, kapaciteti
korisnika, proračun, održivost projekta…
mogućnost definiranja dodatnih
kriterija/pojašnjenje kriterija
– sub-gridovi
Sub-gridovi (I)
derogacija uz odobrenje EK koriste se umjesto glavnih gridova pomoć u pripremi dokumentacije i evaluaciji ukupan zbroj bodova isti kao u glavnom gridu reference na dodatne dokumente (poslovni
planovi, FS, CBA…)
Sub-gridovi (II)
1. Relevance of the action Ref
CN
1.1. Relevance of the problems to needs and
constrains of the country/region to be addresses in
general, and to those of the target groups and final
beneficiaries in particular
5 1
1.1.1. Does the action contribute to the achievement
of goals set within county development strategy
/regional operation programme – is there clear
reference to such documents in the proposal?
3 1/4
1.1.2. Is the action relevant for more then one
county – is there clear reference to such documents
in the proposal?
2 1/4
Popratna dokumentacija (2.4.)
temelj za 3 (4) korak evaluacije
provjerava se prihvatljivost aplikanata/partnera
standardni dokumenti definirani u obrascu (FIF;
LEF; Statut…)
dodatni dokumenti definirani u 2.1.1. i 2.1.2.
ovisno o vrsti projekata traže se građevinske,
lokacije dozvole i sl.
Tablica rokova
prilagoditi proceduri natječaja
„Information session” – preporučeno 5 dana
nakon roka za dostavu aplikacija
rokovi završetka pojedine faze evaluacije i
potpisa ugovora su samo okvirni
ažuriranje datuma nakon objave
Lista aneksa
prilagoditi listu aneksa konkretnom natječaju
navesti dodatne specifične dokumente relevantne
za natječajnu proceduru (npr. lista poslovnih
zona, obrazac za ispunjavanje poslovnog plana,
CBA, FS i slično)
Derogacije
veće izmjene obrazaca (npr. sub-gridovi)
uvođenje dodatnih informacija
objava natječaja prema otvorenoj proceduri
odobrava ih Europska komisija i/ili DEU ovisno o
težini izmjene
Izmjene (Corrigendum) (I)
nužne izmjene u dokumentaciji nakon objave
natječaja
izmjene rokova, pogrešno prezentiranih
aktivnosti, troškova, dokumenata i sl.
izmjene se ne vrše unutar objavljene
dokumentacije već u novom dokumentu
usporedba stare verzije teksta i nove
Izmjene (Corrigendum) (I)
navodi se naziv dokumenta koji se mijenja
datum objave istog dokumenta
dijelovi dokumenta koji se mijenjaju (točka…,
poglavlje…)
citiramo stari tekst (instead of) i ispod njega
navodimo novi (read)
Aneksi ugovora i popratna
dokumentacija
Aplikacijski obrazac
obrazac koji ispunjava prijavitelj!
manje prilagodbe s obzirom na konkretan natječaj
(odabrana procedura, contributions in kind, naziv
projekta)
€ = Valuta iskazivanje troškova projekta
brisanje dijelova koji se odnose na EK kao
Ugovorno tijelo
Aplikacijski obrazac – kontrolne liste
postoje za svaku fazu evaluacije
alat koji služi korisniku u provjeri i potvrdi
ispravnosti podataka/dokumentacije
uskladiti sa Smjernicama za ponuditelje
točka 8. – potrebno navesti svu dodatnu
dokumentaciju koju prijavitelj mora dostaviti
Posebni uvjeti – početak provedbe
Definiranje datuma početka projekta:
nekoliko različitih opcija praksa – dan nakon što sve strane potpišu ugovor ostale opcije (kasniji datum,
nakon isplate avansa)
Posebni uvjeti - plaćanje
3 različite opcije plaćanja
odabir opcije ovisi najčešće o trajanju ugovora
u pripremi ostavljamo sve tri opcije osim ako već
unaprijed nismo sigurni koja će se primjenjivati
napomena da se hrvatskim pravnim subjektima
plaćanje vrši u kn
Posebni uvjeti - derogacije
najčešće = derogacija Općih uvjeta (neprihvatljivi
troškovi)
uskladiti sa Smjernicama
neprihvatljivi troškovi definiraju se ovisno o IPA
komponenti
objavljuje se lista svih neprihvatljivih troškova
Financijski aneksi
Uskladiti s prihvatljivim troškovima:
obrazac financijskog izvještaja (interim i final)
obrazac proračuna projekta
neprihvatljivi troškovi ne smiju biti dio obrasca
obrasci su univerzalni, prilagoditi pojedinoj IPA
komponenti
Aneks J
novi dokument!
pojašnjava situacije kada je VAT prihvatljiv trošak
potrebno ga je prilagoditi različitima IPA
komponentama odnosno različitim tumačenjima VAT-
a u IPA Regulativi
Zaključak: VAT je prihvatljiv trošak ukoliko korisnik
sredstava može dokazati da ga se ne može osloboditi
Aneks IX
Standard template for transfer of ownership of
assets
ne zahtjeva korekcije/nadopune prije objave
obavezan dio dokumentacije
ispunjava ga aplikant ukoliko opremu kupljenu na
projektu prenese na npr. ciljnu skupinu (lokalna
zajednica daruje računalo školi)
(Ne)standardna dokumentacija
nije dio PRAG-a uvedena temeljem dogovora SAFU i DEU funkcionalnost dokazana u praksi mjesečna/kvartalna izvješća, proračun
(“justification sheet”), financijsko izvješće
(“individual payment sheet”)
Evaluacija i potpis ugovora
Proces evaluacije
evaluaciju najčešće provode nezavisni evaluatori uloga evaluacijskog odbora - prihvaća ili odbija
njihove komentare odbor sam vrši evaluaciju spornih prijedloga evaluatori daju preporuke
za korekcije proračuna
i/ili vezanih aktivnosti
Čišćenje proračuna (I)
ispravci aritmetičkih pogrešaka, izbacivanje
neprihvatljivih troškova i nerealnih troškova
vrši se neposredno prije potpisa ugovora,
a nakon završetka evaluacije
temelj za čišćenje proračuna –
Smjernice za prijavitelje (2.1.4.)
Čišćenje proračuna (II)
uvjet za potpis ugovora
svrha je učiniti proračun realnim
višak sredstava koristi se za
financiranje ostalih prihvatljivih projekata
može dovesti do manjih izmjena opisa aktivnosti
Čišćenje proračuna (III)
Najčešće pogreške:
nerealno visoki iznosi plaća za projektni tim (ne
mogu se dokazati platnim listama)
troškovi partnera/suradnika navedeni u točki 5
(stručnjaci)
cijene proizvoda/usluga
premašuju tržišne
paušalni iznosi
Priprema ugovora
ugovor priprema voditelj projekta
čine ga isključivo dokumenti koji su dio objavljene
natječajne dokumentacije
unose se podaci korisnika
Application form (part B., točka 1 – 3 + LFM)
zadnja odobrena verzija proračuna
Pitanja i vježbe
Kontakti
Ured za osiguranje kvalitete dokumenata
Iva Kreković, savjetnica
Hvala na pažnji…