Provedba ugovora o bespovratnim sredstvima

Emina Bačevina

Zagreb, 01. lipnja 2011.

Ugovor o bespovratnim sredstvima

Dijelovi ugovora

Izvještavanje – narativno i financijsko

Budžet – proračunska poglavlja

Terenske posjete

Izmjene ugovora

Sekundarna nabava

Pravila vidljivosti

Sadržaj

Bespovratna sredstva = grantovi, darovnice

Direktno financiranje neprofitne aktivnosti krajnjeg korisnika (npr.

tijela lokalne samouprave, mali i srednji poduzetnici, turističke

zajednice, znanstvene institucije, udruge.....)

Neprofitni karakter – nije dozvoljeno stjecanje profita

Ne-kumulativnost – za određeni projekt krajnji korisnik može

dobiti samo jednu potporu iz EU fondova, duplo financiranje zabranjeno

Darovni ugovor

Ne-retroaktivnost – pokrivaju se samo oni troškovi nastali

tijekom provedbe projetka

Krajnji korisnik gotovo uvijek sufinancira projekt

Određena sredstva korisnik dobiva na početku projekta u obliku

predujma

Ovisno o trajanju projekta vrše se međuplaćanja

Krajnji iznos potpore temelji se na ukupnim stvarno nastalim

troškovima tijekom provedbe

Darovni ugovor

Provedba darovnog ugovora

Korisnik bespovratnih

sredstava

Središnja agencija za

financiranje i ugovaranje

(SAFU)

Jedinica za provedbu

projekata

Delegacija Europske unije

(DEU)

Provedbena agencija

nadležna za

administrativno

praćenje

provedbe i

plaćanje

Nadležna za

administrativno

praćenje

provedbe i

plaćanje Ex-ante kontrola

cjelokupne grant sheme

Provedba darovnog ugovora

Posebni uvjeti

Službeni nazivi i adrese (SAFU i korisnik)

Službeni naziv projekta (“the Action”)

Odgovornost

Datum početka provedbe projekta

Trajanje projekta

Ukupni troškovi projekta

Maksimalno sufinanciranje Ugovornog tijela

Obveze izvještavanja

Rate financiranja

Adrese za kontakt

Lista aneksa

Korisnik je isključivo odgovoran za provedbu

Početak provedbe definiran je člankom 2., stavak 2.2. Posebnih uvjeta – najčešće dan nakon što sve ugovorne strane potpišu ugovor

Vlasništvo nad rezultatima i dokumentima projekta, opremom

Dužan provoditi projekt koji je prijavio u skladu s ostalim odredbama

ugovora Obveza promocije EU financijske potpore Tehničko i financijsko izvještavanje o provedbi Obveza objave javnog natječaja za nabave iznad 10.000 eura

Provedba darovnog ugovora

Dodaci Posebnim uvjetima:

Aneks I: Opis aktivnosti

Aneks II: Opći uvjeti ugovora

Aneks III: Proračun

Aneks IV: Procedure za dodjelu ugovora

Aneks V: Obrazac Zahtjeva za plaćanjem i FIF (Financial

Identification Form)

Aneks VI: Obrazac narativnog i financijskog izvješća

Aneks VII: Obrazac revizorskog izvješća

Dijelovi darovnog ugovora

Annex III i V

ANNEX III

Osnovna tablica budžeta (Per item table)

Pojašnjenje budžetnih linija

Očekivani izvori financiranja (udijeli u financiranju)

Financijski identifikacijski obrazac (FIF)

ANNEX V

Obrazac Zahtjeva za plaćanjem – treba sadržati sve

navedene dijelove

FIF (Financial Identification Form) – ovjeren od korisnika

(potpis, pečat, datum) i banke korisnika

Annex VII: Obrazac revizorskog izviješća

• Potreban je samo ako je iznos granta veći od 100.000 eura

• Izrađuje ga ovlašteni revizor koji zadovoljava uvjete

Opisa posla (prema obrascu revizorskog izvješća iz

Ugovora)

• Revizorsko izvješće korisnik dostavlja sa završnim

izvještajem

Izvještavanje – narativno i financijsko

1. Izvještaji korisnika:

Mjesečna izvješća

Tromjesečna izvješća

Međuizvješće (polugodišnje, godišnje)

Završno izvješće

Narativni dio – opis provedenih aktivnosti, rezultata,

Problema

Financijski – prikaz svih troškova

Izvještavanje – narativno i financijsko

Korisnik dostavlja izvještaj poštom i elektronski u SAFU, u

JPP i DEU

Rok za komentiranje izvještaja je 45 dana od primitka istog

Ugovorno tijelo ima pravo tražiti sve dodatne informacije u

bilo kojem trenutku, sukladno članku 2.2. Općih uvjeta

Korisnik je dužan u roku od 30 dana od zaprimanja komentara

poslati ispravljenu verziju izvještaja i traženu dodatnu

dokumentaciju

Dostavljeni izvještaj mora biti ovjeren žigom i potpisom od

strane potpisnika ugovora i poslan u pismenom obliku

Budžet – kategorije izvještaja

• troškovi budžeta prikazani su u 6 glavnih kategorija (budget

headings) i podkategorijama (budget lines)

PRORAČUNSKA POGLAVLJA:

1. Ljudski resursi (Human Resources)

2. Putovanja (Travel)

3. Oprema i roba (Equipment and supplies)

4. Lokalni ured (Local office)

5. Ostali troškovi, usluge (Other costs, services)

6. Ostalo (Other)

• Lump sum iznosi nisu dozvoljeni - razbiti skupni trošak

• sve proračunske stavke moraju biti numerirane

Budžet

Budžetne linije od 7 do 11 služe za izračun ukupnog iznosa

troškova:

7. Podtotal direktni prihvatljivi troškovi

8. Pričuva za pokriće mogućih rizika (max. 5% od 7.)

9. Ukupni direktni prihvatljivi troškovi (7+8)

10. Administrativni troškovi (indirektni) (max. 7% od 9.)

11. Ukupni prihvatljivi troškovi projekta (9 + 10)

•Troškovi se u svakom slučaju upisuju u tablicu All Years (zbirno

za sve godine), te u tablicu Year 1 ili Year 2 (odvojeno za svaku

kalendarsku godinu) ovisno o tome u kojoj godini će trošak nastati

ako ugovor traje više od 12 mjeseci

Plaće:

• Potrebno je posebno izdvojiti svako radno mjesto.

• Sufinanciranje mora biti jasno istaknuto.

• Vrijeme rada na projektu izražava se u postocima u odnosu na ukupan broj radnih sati u navedenom mjesecu.

Per diemi:

• Obračunavaju se samo u slučaju putovanja s noćenjem. Potrebno je priložiti dokaz o noćenju (npr. račun hotela)

• Pokrivaju smještaj, lokalni prijevoz i hranu.

1. Ljudski resursi

Sva putovanja u inozemstvu i tuzemstvu.

Jedinice obračuna: prijevozne karte (avion, autobus, vlak, brod) ili kilometraža (automobil).

Cijena za aute: 0.25 €/km.

Za avionske karte prihvaća se ekonomska klasa, dok za vlakove može prva klasa.

2. Putovanja

3. Oprema i roba

• Oprema samo ako je nužna i jasno povezana s

aktivnostima.

• Navesti kome pripada po završetku projekta (da li ostaje

ili se prenosi vlasništvo).

• Izdvojiti svaki dio opreme.

4. Lokalni ured

• Odnosi se na najam odvojenog ureda specifično za

projekt.

• Ukoliko se ne koristi, uredski troškovi i troškovi režija

se financiraju iz glave 10. Administrativni troškovi

(max 7%).

5. Ostali troškovi, usluge

• 5.1. – dizajn i print brošura, studija (po ugovoru ili po komadu)

• 5.2. – stručnjaci za razne studije, cost-benefit, market studies, poslovne planove.. (po ugovoru ili po danu)

• 5.3. & 5.4. – vanjska revizija & interna evaluacija (po ugovoru)

• 5.5. – prijevodi (po stranici, po satu)

• 5.6. – financijske usluge (trošak na mjesečnoj osnovi)

• 5.7. – najam prostora, opreme, catering

• 5.8. – TV/radio reklame, posteri, press konferencije, web stranice, promo majice...

6. Ostalo

• Ovo mogu biti radovi (npr. izgradnja, obnova, supervizija radova)

• Ova kategorija se rijetko koristi.

Važno!

Jesu li ljudski resursi već prijavljeni na nekom drugom projektu? Nije dozvoljeno dvostruko financiranje!!

Profit nije dozvoljen u korištenju darovnih ugovora.

U slučaju kada je korisnik javno tijelo i sudjeluje u financiranju kroz isplatu plaća svojih djelatnika, ugovoreni iznos sufinanciranja tog korisnika ne smije biti manji od sume plaća djelatnika zaposlenih na projektu.

Uvijek na kraju opet provjeriti udio (%) administrativnih troškova / pričuva za pokriće mogućih rizika!

Među-izvještaj

Vezan uz među-plaćanje

Prikazuje troškove za prvih 12 mjeseci provedbe

projekta

Samo u onim ugovorima u kojima je grant veći od

100.000,00 EUR i/ili je trajanje ugovora duže od 12

mjeseci

Uvjet za ostvarivanje prava na među-plaćanje je

potrošenih 70 % od prethodne rate plaćanja

Uz među-izvještaj dostavlja se i zahtjev za plaćanjem,

članak 15. Općih uvjeta ugovora

Među-izvještaj

Obveza dostavljanja dokumentacije kojom se dokazuje

opravdanost troškova

Dostavljaju se tablice radnih sati (za rad na projektu manji od

100%), platne liste, putni nalozi, računi, dokazi o isplatama,

ugovori, dokumentacija o provedbi sekundarne nabave, izjava

banke o ostvarenim kamatama i sl.

Krajnji rok za plaćanje je 45 dana od odobrenja među-izvještaja i

dostave ispravnog zahtjeva za plaćanje

Iznos koji se uplaćuje je iznos naveden u članku 4.2. Posebnih

uvjeta ugovora

Završni izvještaj

Preduvjet za izvršenje završnog plaćanja

Pokriva ukupne troškove provedbe projekta (cijelo

implementacijsko razdoblje)

Obveza dostave Ugovornom tijelu najkasnije 3 mjeseca

nakon završetka provedbe projekta

Završni izvještaj - dijelovi

Završni izvještaj - narativni i financijski dio

Revizorsko izvješće

Izjava o suglasnosti (Letter of endorsement)

Izjava o prijenosu/statusu vlasništva (Statement of transfer of

ownership / non-transfer of ownership)

Izjava o ostvarenim kamatama (Statement of interest occured)

Izjava o profitu (Statement of income occured)

Tablice radnih sati, platne liste, putni nalozi, računi, dokazi o

isplatama, ugovori

Kopije dokumentacije sekundarne nabave

Potvrde o porijeklu robe (Certificates of origin)

Materijali koji potvrđuju vidljivost projekta (Visibility proofs)

Revizorski izvještaj

Revizorski izvještaj se dostavlja u sljedećim slučajevima:

-kod međuplaćanja kada je iznos grant ugovora 750 000

EUR

ili veći

-kod konačnog plaćanja kada je iznos grant ugovora veći od

100 000 EUR

-kod svakog plaćanja čiji je iznos veći od 100 000 EUR u

slučaju operativnog granta

Revizorski izvještaj dostavlja se u skladu s Annexom VII

(Expenditure Verification) ugovora

Ne/prihvatljivi troškovi

Opći uvjeti ugovora, članak 14.

Tečajne razlike

Kamate

Profit

Dugovi

Krediti

Troškovi nastali nakon razdoblja implementacije

Troškovi stavaka koje nisu dio proračuna

Porezi uključujući PDV (osim ako se ne može dobiti

oslobođenje)

Dokumenti potrebni za izvršenje plaćanja

Predujam:

• Dostavljen potpisani ugovor

• FIF - podaci o bankovnom računu

• Financijska garancija (ako je definirano ugovorom)

• Zahtjev za plaćanjem (aritmetički i u skladu s uvjetima ugovora)

Međuplaćanje:

• Odobreni među-izvještaj

• Račun dostavljen i ispravan, ovjeren od SPO-a

Završno plaćanje:

• Odobren završni izvještaj

• Zahtjev za plaćanjem na preostali iznos, ovjeren od SPO-a

• Revizorsko izviješće, za ugovore čiji je ukupan iznos veći od 100.000 EUR

1.6.2011.

Raspored plaćanja

Za ugovore do 12 mjeseci:

1. Predujam – 80%

2. Završno plaćanje – 20%

Za ugovore iznad 12 mjeseci:

1. Predujam – 80% troškova predviđenih za prvih 12

mjeseci provedbe

2. Među-plaćanje – razlika 90% iznosa ugovora i

uplaćenog predujma

3. Završno plaćanje – 10%

Završno plaćanje

• Izračun završnog plaćanja:

Ukupni prikazani troškovi iz završnog financijskog izvještaja

-utvrđeni neprihvatljivi troškovi x postotak EU komponente iz

članka 3.2 Posebnih uvjeta

- iznos kamata

-iznos već isplaćenih plaćanja

• Krajnji rok za isplatu završnog plaćanja je 45 dana od

odobrenja završnog izvještaja i dostave pravilno popunjenog

zahtjeva za plaćanjem, članak 15.1. Općih uvjeta

Povrat sredstava

Ukoliko se utvrdi da je korisnik obvezan izvršiti povrat

sredstava, SAFU šalje korisniku obavijest o istom. Pritom

se zahtjev za plaćanjem ne dostavlja.

Rok za uplatu određenog iznosa povrata je 45 dana od

datuma kada korisnik zaprimi odobrenje završnog

izvještaja, u kojem je iznos povrata naznačen, prema

članku 18.1. Općih uvjeta.

32

Postupak provedbe plaćanja

1. Korisnik SAFU dostavi originalan zahtjev za plaćanjem i potrebnu popratnu dokumentaciju.

2. SAFU zahtjev za plaćanjem evidentira i kontrolira ispravnost i potpunost dostavljene popratne dokumentacije

3. Kopija zahtjeva za plaćanjem šalje se u JPP radi ovjere - odobrenja plaćanja za svako među-plaćanje i završno plaćanje.

4. JPP ovjerava zahtjev za plaćanjem, popunjava kontrolnu listu i šalje ih SAFU.

5. SAFU priprema zahtjeve za plaćanjem prema NF-u i linijskom ministarstvu koje osigurava novčana sredstva nacionalnog sufinanciranja, te daje nalog banci za provedbu plaćanja.

6. Nakon provedenog plaćanja, banka SAFU dostavlja bankovni izvod/potvrdu o provedenom plaćanju.

7. SAFU dostavlja JPP-u podatke o provedenom plaćanju i plaćanje evidentira u knjigovodstvenim i programskim evidencijama SAFU.

1.6.2011.

33

Plaćanje prema dobavljačima

• Svi računi dobavljača/korisnika bespovratnih

sredstava iskazani su u EUR.

• Plaćanje domaćim dobavljačima/grant korisnicima vrši

se u kunama i to prema povoljnom tečaju PBZ-a.

• Plaćanje inozemnim dobavljačima vrši se u EUR.

1.6.2011.

Terenske posjete

Cilj posjete: utvrditi da li projekt teče sukladno ugovoru

odnosno izvješćima koja nam korisnik dostavlja

Provode se tijekom provedbe i prije odobrenja finalnog

izvješća (najčešće vezana uz plaćanja)

Posjet obavezno najaviti korisniku barem 5 dana prije

Sudjeluju minimalno dvije osobe - voditelj projekta +

inženjer (u slučaju radova) / stručnjak za financije

Terenske posjete

Što se pregledava? Napredak projekta Financijsko upravljanje Sustav čuvanja dokumentacije Vidljivost projekta Upravljanje projektom Provođenje sekundarne nabave O uočenim nedostatcima potrebno je korisnika obavijestiti pismeno i tražiti dokaz o njihovu uklanjanju u realnom roku.

Pitanja

Izmjene ugovora

Realokacije - manje izmjene aktivnosti koje ne mijenjaju

bitno projekt ili izmjena proračuna manja od 15% ukupne

vrijednosti pojedinog budžetskog poglavlja, unos nove

stavke u budžet.

Realokacije se mogu raditi između budžetnih linija, osim 8.

rezerviranih sredstava (contingency reserve) i 10.

administrativnih troškova (administrative costs). Korisnik

mora dostaviti informaciju o izmjeni i razlozima izmjene u

SAFU tijekom provedbe projekta.

Izmjene ugovora

Addendum (dodatak ugovoru) – predstavlja značajnije

izmjene aktivnosti ugovora, izmjena trajanja ugovora,

izmjena ukupne vrijednosti proračuna ili pojedinog

budžetskog poglavlja za više od 15%. Zahtjev za

addendumom korisnik šalje u SAFU najkasnije 30 dana

prije nego promjena treba stupiti na snagu. Addendum

mora biti odobren od stane DEU.

Izmjene ugovora Korisnik je dužan provoditi aktivnosti sukladno Aneksu I, odstupanja od plana dozvoljena samo iznimno te uz prihvatljivo objašnjenje Izmjene: financijske prirode ili vezane uz same aktivnosti

Nisu dozvoljene… Dozvoljene su…

… one koje mijenjaju svrhu

projekta (korisnik je na temelju

prijavljenog projekta dobio

sredstva za njegovu provedbu)

- svaka naknadna izmjena

projekta mogla bi dovesti u

pitanje prethodnu odluku

Evaluacijskog odbora

… neminovne zbog velikog

vremenskog raspona između

prijave projekta i početka

implementacije te drugih

okolnosti koje su izvan kontrole

korisnika

… u slučaju kada mogu polučiti

bolje rezultate i time osigurati

ostvarenje ciljeva projekta

Sekundarna nabava

SAFU i/ili JPP odobravaju svaki korak u nabavi. Natječajna dokumentacija može biti na engleskom, hrvatskom

jeziku ili dvojezična

Važno je da je transparentno objavljena u javnom glasilu te da je informacija o natječaju bila dostupna javnosti

Informacija o prihvatljivom porijeklu mora obavezno biti uključena u dokumentaciju za nabavu roba

Zabranjeno specificiranje određene marke/branda

Evaluacijski odbor (3 člana s pravom glasa, presjedavajući i tajnik)

SAFU može sudjelovati samo kao promatrač u evaluaciji

Kod evaluacija ponuda za usluge, presudnu ulogu ima kvaliteta,

dok je kod roba presudna cijena, za ponude koje zadovoljavaju

sve zadane kriterije.

Sekundarna nabava

Aneks IV ugovora:

definira pravila za nabavu roba, radova i usluga:

obveza

javnog natječaja za nabave iznad 10.000 eura

srodne nabave postaju dio jednog natječaja

poziv za sudjelovanje na natječaju slati na najmanje 3

firme ili objaviti u javnim glasilima (ovisno o veličini

nabave)

tvrtke koje sudjeluju na natječaju i nabavljena roba moraju biti prihvatljivog porijekla (EU, EEA ili IPA

zemlje)

Sekundarna nabava

USLUGE

Presudnu ulogu ima kvaliteta ponude, cijena manje važna

RADOVI i ROBA/OPREMA

Omjer cijene i kvalitete; najčešće je cijena ipak presudna

Sekundarna nabava

Derogacije = odstupanja od Aneksa IV

Navođenje određenog branda u tehničkim

specifikacijama – npr. u slučaju nadogradnje

postojećeg softwarea s novijom verzijom

Porijeklo robe – robu nije moguće nabaviti u nekoj od

prihvatljivih zemalja; zamjena sličnim modelom nije

adekvatna

Poziv na natječaj se šalje na samo jednu kompaniju –

samo jedna firma pruža određene usluge (npr.

certificiranje)

Sekundarna nabava

>=200.000 International restricted tender procedure

200.000>&>10.000 Negotiated procedure without publication

(3 service providers consulted)

<= 10.000 Single tender

>=150.000 International open tender procedure

150.000>&> 60.000 Local open tender

60.000>&>10.000 Negotiated procedure without publication

(3 suppliers consulted)

<= 10.000 Single tender

>= 5.000.000 International open tender procedure

5.000.000>&>= 300.000 Local open tender

300.000>& >10.000 Negotiated procedure without publication

(3 contractors consulted)

<= 10.000 Single tender

Usluge

Oprema

Radovi

Aneks IV ugovora: definira pravila za nabavu roba, radova i usluga:

obveza javnog natječaja za nabave iznad 10.000 eura

Pravila vidljivosti

Korisnici su obavezni istaknuti financiranje projekta od strane EU (članak 6. Općih uvjeta): Medijski nastupi Sajmovi, prezentacije, otvorenja (tijekom govora, zastavice,

logo na plakatima, pozivnicama) Naslovnice studija, istraživanja i sl. Brošure, web, letci Naljepnice s logom na opremi (tijekom projekta i 7 godina

nakon) Tabla na gradilištima (tijekom projekta i 6 mjeseci nakon

završetka)

Comunication and visibility manual: communication_and_visibility_manual_en.pdf

Pravila vidljivosti

Najčešće greške korisnika:

Zanemarivanje pravila vidljivosti

Nedovoljna iskorištenost interesa medija

Preporuke:

Stalno podsjećati i upućivati korisnika na pravilo vidljivosti

Pomoći im na početku projekta da definiraju na koje se sve

materijali i situacije ono može odnositi

Isticati pozitivne strane ovog pravila, povećan interes medija

za EU projekte, novih klijenata i partnera

Pitanja

Hvala na pozornosti!

Emina Bačevina

savjetnica u Uredu za pripremu i provedbu projekata, Odjel III emina.bacevina@safu.hr

www.safu.hr