Ugovori o bespovratnim sredstvima - SAFU · 2017-05-12 · Smjernice za prijavitelje Financijski...

Ugovori o bespovratnim sredstvima

01. lipnja 2011.

Ciljevi

Edukacija jedinica za provedbu projekata i

provedbenih agencija o pripremi natječajne

dokumentacije za ugovore o bespovratnim

sredstvima

Sadržaj


Priprema i provedba natječaja

Smjernice za prijavitelje

Aplikacijski obrazac

Posebni uvjeti

Aneksi

Pitanja i odgovori

Evaluacija

Potpis ugovora

Zaključak


Što je grant?

Dodjela bespovratnih sredstava za provedbu

projekata koji predstavljaju stalnu djelatnost

korisnika sredstava (grant sredstava)


Projekt 1

Projekt 2

Projekt 3

Projekt 4

Projekt 5

GRANT

SHEMA


Primjer

Grant shema = izgradnja poslovne infrastrukture

Cilj = jačanje regionalne konkurentnosti otvaranjem

novih radnih mjesta te malih i srednjih poduzeća

Aktivnosti:

Izgradnja poslovnog inkubatora

Izgradnja poslovne zone

Edukacije za poduzetnike

Izgradnja turističke infrastrukture


Osnovni koraci u pripremi i provedbi natječaja:

Priprema kompletne natječajne dokumentacije

Objava natječaja

Prikupljanje projektnih prijedloga

Evaluacija i potpis ugovora


Sudionici u pripremi natječajne dokumentacije

PIU/BRPM – definiranje sadržaja

SAFU – poštivanje procedura i pravila PRAG-a

DEU – ex-ante kontrola i odobrenje

Krajnji korisnik – aplikant koji je prijavio projekt na

natječaj i kojemu su dodijeljena bespovratna

sredstva


Objava natječaja

EuropeAid internetske stranice

Internetske stranice provedbene agencije

Lokalne novine


Objava poziva (Local publication)

Uz opće podatke pažnju treba obratiti na:

- Nature of activities – treba sadržavati kratak

opis sličan onome u općem cilju:

“…is seeking proposals for <projects that will

contribute to … by means of …> in Croatia”

- Deadline date and time – moraju biti identični

kao u Smjernicama


Rokovi objave

Ovisno o veličini ugovora

Ovisno o proceduri

Natječaj objavljen najmanje 90 dana; 60 dana za

ugovore u kojima je iznos granta manji od

100.000 eura

Otvoreni natječaj - najmanje 60/90 dana od

objave

Ograničeni natječaj - najmanje 45 dana od objave

za dostavu Sažetaka i za cjelokupnu Aplikaciju


Odabir procedure

Ograničena (Restricted)

Otvorena (Open)

Ograničena procedura – prijavitelji dostavljaju

Sažetak projektne prijave, samo oni koji zadovolje

kriterije biti će pozvani da dostave cjelokupnu

projektnu prijavu

Otvorena procedura – prijavitelji dostavljaju

kompletnu aplikaciju


Sadržaj natječajne dokumentacije mora biti

usklaĎen sa:

Sažetkom projekta (PF; OIS)

Operativnim programom (IPA III i IV komponenta)

Planom nabave

IPA Regulativom/Financijskim sporazumom

(prihvatljivost troškova)


Najvažniji dokument

Definira ciljeve sheme dodjele bespovratnih

sredstava, aktivnosti, rezultate, financijski okvir,

rokove i proceduru prijave prijedloga projekata,

prihvatljivost prijavitelja, partera, projekata i

troškova, evaluacijske kriterije…..

Temelj za pripremu prijedloga projekata


Logička struktura

1.2 Opći cilj

1.2 Specifični cilj(evi)

1.2 Prioriteti

2.1.3. Sektori

2.1.3. Projekti

2.1.3. Aktivnosti


Financijski okvir

Obavezno sufinanciranje od strane krajnjeg

korisnika

Omjer sufinanciranja definiran u FA, PF, OIS

(najčešće 75% IPA sredstva - 25% krajnji korisnik)

Bespovratna sredstva/grant = IPA su-finaciranje

Iznos projekta = grant + sredstva krajnjeg

korisnika (npr. 750.000€ IPA + 250.000€ krajnji

korisnik)


Financijski okvir

Ukupan iznos sredstava grant sheme (ukupan

iznos IPA sufinanciranja)

npr. 4.000.000 eura

Minimalni i maksimalni iznos granta npr.

Minimalni iznos: 325.000 eura

Maksimalni iznos: 1.000.000 eura


Projekt 1

1.000.000

€

GRANT

SHEMA

4.000.000 €

Projekt 2

800.000 €

Projekt 3

325.000 €

Projekt 4

1.000.000

€

Projekt 5

700.000

€


OdreĎivanje minimalnih i maksimalnih vrijednosti

granta u odnosu na vrijednost projekta:

Minimalni postotak granta u odnosu na ukupnu

prihvatljivu vrijednost projekta (eligible costs)

Maksimalan postotak granta u odnosu na ukupnu

prihvatljivu vrijednost projekta (eligible costs)

Postotak granta u odnosu na ukupan iznos

projakta (accepted costs)


Kriteriji prihvatljivosti

Aplikanti

Partneri

suradnici, ugovaratelji

Projekti

Troškovi


Kriteriji prihvatljivosti (2.1.1 Eligibility of Applicants)

Kriteriji prihvatljivosti su transparentni i

nediskriminatorni. Obuhvaćaju:

opće kriterije (nacionalnost, privatne/pravne

osobe, (ne)profitnost, intermedijarnost) i

specifične kriterije važne za pojedini poziv – vrstu

organizacije ili posebne tražene uvjete.

Ključno je definiranje dokumenata koji potvrĎuju

odreĎene kriterije.


Kriteriji prihvatljivosti (2.1.2. Eligibility of partners)

Partneri mogu i ne moraju biti obvezni

Moraju zadovoljavati sve uvjete kao i prijavitelji

(moguće je dodatno definirati)

Svi troškovi partnera su prihvatljivi u projektu

Partneri ne potpisuju ugovor (potpisuju

Partnership statement” direktno s korisnikom)


Kriteriji prihvatljivosti (suradnici, ugovaratelji)

Suradnici (Associates):

Aktivni su sudionici projekta

Nisu direktno financirani (prihvatljivi troškovi

uključuju per diem i putovanja)

Ne moraju zadovoljiti kriterije prihvatljivosti

Ugovaratelji (Contractors):

Nisu ni partneri ni suradnici

Procedure pod-ugovaranja definirane su u

dodatku IV (Annex IV)


Prihvatljivi projekti (točka 2.1.3. Eligible actions)

Trajanje projekata, u mjesecima (min. i max.)

Lokacija

Sektori (teme), akcije i aktivnosti.

Neprihvatljive akcije i aktivnosti: moraju biti u

skladu s PF, OIS, OP, FA!

Broj mogućih prijava na CfP i broj mogućih

odobrenih projekata te uvjete vezane uz

partnerstva


Prihvatljivi troškovi (2.1.4. Eligibility of costs)

u skladu s obrascem budžeta

Contributions in kind – nije prihvatljiv trošak

Popis neprihvatljivih troškova – usklaĎen sa PF,

OIS, OP, FA

Napomena: Troškovi osoblja zaposlenog na projektu, a koji su trenutni

zaposlenici institucije koja se bilo kojim dijelom kontinuirano financira iz

bilo kojeg dijela lokalnog ili državnog proračuna, su prihvatljivi ili kao

sufinanciranje korisnika ili IPA programa.


PADOR

On-line baza podataka EK u koju aplikanti i

partneri mogu unositi svoje podatke

Registracija u PADOR sustavu nije obavezna

Provedbena agencija nema pristup PADOR-u,

podaci o aplikantima dostupni tek na zahtjev

upućen EK – vremenski zahtjevno


Upute za dostavu projektnih prijedloga (2.2.1., 2.2.8.)

Definiranje rokova dostave projektnih prijedloga

(jedan ili više datuma):

Ručna dostava – poštivanje datuma i vremena

Dostava poštom – poštivanje datuma (žig na

omotnici)

Adresa za dostavu projektnih prijedloga

Kontakt za postavljanje pitanja i odgovora

Informacije vezane uz organiziranje radionice


Upute za dostavu projektnih prijedloga (2.2.1. 2.2.8.)

Definiranje dodatnih dokumenata koje je potrebno

dostaviti uz projektnu prijavu kao što su studije

održivosti, analiza troškova i koristi, razvojni

planovi itd. ukoliko je potrebno

Napomena:

Lista dokumenata mora biti usklaĎena pod ovom

točkom, ali i kontrolnom listom u prijavnom obrascu

(Application Form, sekcija V, dio B)


2.3. Evaluacijski kriteriji i koraci

Ograničena procedura Otvorena procedura

1. Administrativna

provjera i ocjena

sažetaka projekta

2. Ocjena aplikacije

3. Ocjena prihvatljivosti

1. Administrativna provjera

2. Ocjena sažetaka

3. Ocjena aplikacije

4. Ocjena prihvatljivosti


Evaluacijski kriteriji i koraci

Definirani već u obrascu

Mogućnost dodavanja dodatnih kriterija (Sub

gridovi):

Dodaje se proširena tablica s potpitanjima

Potrebno prethodno odobrenje EK (derogacija)

Olakšava postupak ocjenjivanja

U skladu s obrascem


Lista potrebnih dokumenata (2.4. Supporting

documents)

Dokazuju prihvatljivost aplikanata i partnera

Uskladiti s točkom 2.1.1. i 2.1.2. (Eligibility of

applicants and partners)

Provjeravaju se u zadnjem koraku evaluacije

Osim dokumenata nabrojanih u obrascu moguće

tražiti i dodatne npr. graĎevinske dozvole


Tablica rokova (2.5.2. Indicative time table)

Pripaziti da datumi ne padaju na neradne dane

Informacijsku radionicu treba uskladiti s

podacima danim pod točkom 2.2.

Tablicu je moguće ažurirati nakon što je natječaj

objavljen

Aplikacijski obrazac

Aplikacijski obrazac (Application form)

Potrebno prilagoditi konkretnom natječaju

(otvorena ili ograničena procedura)

Najčešće greške:

Naslov nije usklaĎen s podacima iz Smjernica

Izvor financiranja nije usklaĎen sa Smjernicama

Različiti rokovi za dostavu projektnih prijava

Kod financijskih podataka potrebno obrisati opciju

plaćanja u nacionalnoj valuti, ostaviti samo eure

Posebni uvjeti

Posebni uvjeti (Special conditions)

Voditi računa o usklaĎenosti podataka s ostalim

dokumentima

Redoslijed plaćanja (ako je dozvoljeno trajanje

duže od 12 mjeseci ostaviti Opciju 1 i 2)

Derogacija Općih uvjeta vezano uz neprihvatljive

troškove (uskladiti s relevantnim FA)

Prilagoditi listu aneksa ovisno o natječaju

Posebni uvjeti

Posebni uvjeti (Redoslijed plaćanja)

Opcija 1 (trajanje projekta < 12 mjeseci; iznos < 100.000 €)

- avansno plaćanje: 80 % ukupnog iznosa

- finalno plaćanje: 20% ukupnog iznosa

Opcija 2 (trajanje projekta > 12 mjeseci, iznos > 100.000 €)

- avans: 80 % iznosa za prvih 12 mjeseci x IPA su-

financiranje

- meĎuplaćanje: ukupan iznos - (avans + finalno plaćanje)

- finalno plaćanje: 10 – 20 % ukupnog iznosa

Opcija 3 - finalno plaćanje

Posebni uvjeti

Posebni uvjeti

UvoĎenje dodatnih izvještaja koji nisu predviĎeni

Općim uvjetima

Najčešće kvartalna izvješća

Rok dostave 15 dana po isteku tromjesečnog

razdoblja

Aneksi

Aneksi

Prilaže se zadnja verzija objavljena na EuropeAid

stranicama; ne unose se nikakve izmjene:

Opći uvjeti

Contract-award procedures

Interim narrative report

Final narrative report

Financial report

Transfer of ownership of Assets

Aneksi

Aneksi

Prilaže se zadnja verzija objavljena na EuropeAid

stranicama; unose se minimalne izmjene:

Proračun (Aneks III) – prilagodbe vezane uz

“contributions in kind”; “total accepted costs”

Request for payment – adresa PA

Expenditure verification – kontakt podaci PA i

DEU

Information on the tax regime applicable to grant

contracts – prilagoditi s obzirom na FA

Aneksi

Aneksi

Korištenje usuglašeno s DEU, nisu objavljeni na

EuropeAid stranicama i nisu dio PRAG-a:

Kvartalno izvješće

Financijsko izvješće – tablica s prikazom

pojedinačnih plaćanja

Aneksi

Aneksi

Zajedno s natječajnom dokumentacijom objavljuje

se i aktualan per diem rate objavljen na

EuropeAid stranicama (pomoć prijaviteljima u

pripremi proračuna)

Moguće objaviti i drugu relevantnu dokumentaciju

npr. popis poslovnih zona registriranih u RH koje

se mogu prijaviti na natječaj

Pitanja i odgovori

Pitanja – najkasnije do 21 dana prije isteka roka

za dostavu projektnih prijedloga

Upiti se šalju e-mailom, poštom ili faksom

Upiti bi morali biti na engleskom, navoĎenje

referentnog broja i naziva projekta

Pitanja i odgovori

Odgovori – najkasnije 11 dana prije isteka roka za

dostavu projektnih prijedloga

Nije dozvoljeno odgovarati na pojedine upite

Sva pitanja i odgovori objavljuju se na EuropeAid

i stranici provedbene agencije – princip jednakog

pristupa

Pitanja i odgovori

Praksa – objava Q&A u nekoliko navrata

Pitanja postavljena na hrvatskom se prevode

Pitanja vezana uz dozvoljene aktivnosti i projekte

– nije moguće predvidjeti odluku Evaluacijskog

odbora

Evaluacija

Provedbena agencija objavljuje natječaj po ex-ante

odobrenju DEU

Po isteku roka za dostavu, pristupa se ocjenjivanju

projektnih prijedloga:

najmanje tri člana odbora s pravom glasa

assessori

3 koraka postupka

za financiranje se predlažu projekti

sukladno redoslijedu na rang listi do

iscrpljivanja raspoloživih sredstava

Potpis ugovora

Čišćenje proračuna (ispravci aritmetičkih

pogrešaka, izbacivanje neprihvatljivih troškova i

nerealnih troškova)

Potpisivanje ugovora

Radionice o provedbi projekata i izvještavanju

Zaključak

Uskladiti dokumentaciju s temeljnim programskim

i drugim dokumentima

Poštovati logičku strukturu dokumentacije

Dosljednost u svakom koraku

Dobra priprema vrlo je važan preduvjet za kvalitetu

projektnih prijedloga, ali i kvalitetu provedbe!

Pitanja

Kontakti

Ured za pripremu i provedbu projekata

Dunja Bonacci Skenderović, savjetnica

[email protected]

Ured za osiguranje kvalitete dokumenata

Iva Kreković, savjetnica

[email protected]

Hvala na pažnji…

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

Ugovori o bespovratnim sredstvima - SAFU · 2017-05-12 · Smjernice za prijavitelje Financijski...

Documents

Transcript of Ugovori o bespovratnim sredstvima - SAFU · 2017-05-12 · Smjernice za prijavitelje Financijski...