Provedba ugovora o bespovratnim...
Transcript of Provedba ugovora o bespovratnim...
Ugovor o bespovratnim sredstvima
Dijelovi ugovora
Izvještavanje – narativno i financijsko
Budžet – proračunska poglavlja
Terenske posjete
Izmjene ugovora
Sekundarna nabava
Pravila vidljivosti
Sadržaj
Bespovratna sredstva = grantovi, darovnice
Direktno financiranje neprofitne aktivnosti krajnjeg korisnika (npr.
tijela lokalne samouprave, mali i srednji poduzetnici, turističke
zajednice, znanstvene institucije, udruge.....)
Neprofitni karakter – nije dozvoljeno stjecanje profita
Ne-kumulativnost – za određeni projekt krajnji korisnik može
dobiti samo jednu potporu iz EU fondova, duplo financiranje zabranjeno
Darovni ugovor
Ne-retroaktivnost – pokrivaju se samo oni troškovi nastali
tijekom provedbe projetka
Krajnji korisnik gotovo uvijek sufinancira projekt
Određena sredstva korisnik dobiva na početku projekta u obliku
predujma
Ovisno o trajanju projekta vrše se međuplaćanja
Krajnji iznos potpore temelji se na ukupnim stvarno nastalim
troškovima tijekom provedbe
Darovni ugovor
Provedba darovnog ugovora
Korisnik bespovratnih
sredstava
Središnja agencija za
financiranje i ugovaranje
(SAFU)
Jedinica za provedbu
projekata
Delegacija Europske unije
(DEU)
Provedbena agencija
nadležna za
administrativno
praćenje
provedbe i
plaćanje
Nadležna za
administrativno
praćenje
provedbe i
plaćanje Ex-ante kontrola
cjelokupne grant sheme
Provedba darovnog ugovora
Posebni uvjeti
Službeni nazivi i adrese (SAFU i korisnik)
Službeni naziv projekta (“the Action”)
Odgovornost
Datum početka provedbe projekta
Trajanje projekta
Ukupni troškovi projekta
Maksimalno sufinanciranje Ugovornog tijela
Obveze izvještavanja
Rate financiranja
Adrese za kontakt
Lista aneksa
Korisnik je isključivo odgovoran za provedbu
Početak provedbe definiran je člankom 2., stavak 2.2. Posebnih uvjeta – najčešće dan nakon što sve ugovorne strane potpišu ugovor
Vlasništvo nad rezultatima i dokumentima projekta, opremom
Dužan provoditi projekt koji je prijavio u skladu s ostalim odredbama
ugovora Obveza promocije EU financijske potpore Tehničko i financijsko izvještavanje o provedbi Obveza objave javnog natječaja za nabave iznad 10.000 eura
Provedba darovnog ugovora
Dodaci Posebnim uvjetima:
Aneks I: Opis aktivnosti
Aneks II: Opći uvjeti ugovora
Aneks III: Proračun
Aneks IV: Procedure za dodjelu ugovora
Aneks V: Obrazac Zahtjeva za plaćanjem i FIF (Financial
Identification Form)
Aneks VI: Obrazac narativnog i financijskog izvješća
Aneks VII: Obrazac revizorskog izvješća
Dijelovi darovnog ugovora
Annex III i V
ANNEX III
Osnovna tablica budžeta (Per item table)
Pojašnjenje budžetnih linija
Očekivani izvori financiranja (udijeli u financiranju)
Financijski identifikacijski obrazac (FIF)
ANNEX V
Obrazac Zahtjeva za plaćanjem – treba sadržati sve
navedene dijelove
FIF (Financial Identification Form) – ovjeren od korisnika
(potpis, pečat, datum) i banke korisnika
Annex VII: Obrazac revizorskog izviješća
• Potreban je samo ako je iznos granta veći od 100.000 eura
• Izrađuje ga ovlašteni revizor koji zadovoljava uvjete
Opisa posla (prema obrascu revizorskog izvješća iz
Ugovora)
• Revizorsko izvješće korisnik dostavlja sa završnim
izvještajem
Izvještavanje – narativno i financijsko
1. Izvještaji korisnika:
Mjesečna izvješća
Tromjesečna izvješća
Međuizvješće (polugodišnje, godišnje)
Završno izvješće
Narativni dio – opis provedenih aktivnosti, rezultata,
Problema
Financijski – prikaz svih troškova
Izvještavanje – narativno i financijsko
Korisnik dostavlja izvještaj poštom i elektronski u SAFU, u
JPP i DEU
Rok za komentiranje izvještaja je 45 dana od primitka istog
Ugovorno tijelo ima pravo tražiti sve dodatne informacije u
bilo kojem trenutku, sukladno članku 2.2. Općih uvjeta
Korisnik je dužan u roku od 30 dana od zaprimanja komentara
poslati ispravljenu verziju izvještaja i traženu dodatnu
dokumentaciju
Dostavljeni izvještaj mora biti ovjeren žigom i potpisom od
strane potpisnika ugovora i poslan u pismenom obliku
Budžet – kategorije izvještaja
• troškovi budžeta prikazani su u 6 glavnih kategorija (budget
headings) i podkategorijama (budget lines)
PRORAČUNSKA POGLAVLJA:
1. Ljudski resursi (Human Resources)
2. Putovanja (Travel)
3. Oprema i roba (Equipment and supplies)
4. Lokalni ured (Local office)
5. Ostali troškovi, usluge (Other costs, services)
6. Ostalo (Other)
• Lump sum iznosi nisu dozvoljeni - razbiti skupni trošak
• sve proračunske stavke moraju biti numerirane
Budžet
Budžetne linije od 7 do 11 služe za izračun ukupnog iznosa
troškova:
7. Podtotal direktni prihvatljivi troškovi
8. Pričuva za pokriće mogućih rizika (max. 5% od 7.)
9. Ukupni direktni prihvatljivi troškovi (7+8)
10. Administrativni troškovi (indirektni) (max. 7% od 9.)
11. Ukupni prihvatljivi troškovi projekta (9 + 10)
•Troškovi se u svakom slučaju upisuju u tablicu All Years (zbirno
za sve godine), te u tablicu Year 1 ili Year 2 (odvojeno za svaku
kalendarsku godinu) ovisno o tome u kojoj godini će trošak nastati
ako ugovor traje više od 12 mjeseci
Plaće:
• Potrebno je posebno izdvojiti svako radno mjesto.
• Sufinanciranje mora biti jasno istaknuto.
• Vrijeme rada na projektu izražava se u postocima u odnosu na ukupan broj radnih sati u navedenom mjesecu.
Per diemi:
• Obračunavaju se samo u slučaju putovanja s noćenjem. Potrebno je priložiti dokaz o noćenju (npr. račun hotela)
• Pokrivaju smještaj, lokalni prijevoz i hranu.
1. Ljudski resursi
Sva putovanja u inozemstvu i tuzemstvu.
Jedinice obračuna: prijevozne karte (avion, autobus, vlak, brod) ili kilometraža (automobil).
Cijena za aute: 0.25 €/km.
Za avionske karte prihvaća se ekonomska klasa, dok za vlakove može prva klasa.
2. Putovanja
3. Oprema i roba
• Oprema samo ako je nužna i jasno povezana s
aktivnostima.
• Navesti kome pripada po završetku projekta (da li ostaje
ili se prenosi vlasništvo).
• Izdvojiti svaki dio opreme.
4. Lokalni ured
• Odnosi se na najam odvojenog ureda specifično za
projekt.
• Ukoliko se ne koristi, uredski troškovi i troškovi režija
se financiraju iz glave 10. Administrativni troškovi
(max 7%).
5. Ostali troškovi, usluge
• 5.1. – dizajn i print brošura, studija (po ugovoru ili po komadu)
• 5.2. – stručnjaci za razne studije, cost-benefit, market studies, poslovne planove.. (po ugovoru ili po danu)
• 5.3. & 5.4. – vanjska revizija & interna evaluacija (po ugovoru)
• 5.5. – prijevodi (po stranici, po satu)
• 5.6. – financijske usluge (trošak na mjesečnoj osnovi)
• 5.7. – najam prostora, opreme, catering
• 5.8. – TV/radio reklame, posteri, press konferencije, web stranice, promo majice...
6. Ostalo
• Ovo mogu biti radovi (npr. izgradnja, obnova, supervizija radova)
• Ova kategorija se rijetko koristi.
Važno!
Jesu li ljudski resursi već prijavljeni na nekom drugom projektu? Nije dozvoljeno dvostruko financiranje!!
Profit nije dozvoljen u korištenju darovnih ugovora.
U slučaju kada je korisnik javno tijelo i sudjeluje u financiranju kroz isplatu plaća svojih djelatnika, ugovoreni iznos sufinanciranja tog korisnika ne smije biti manji od sume plaća djelatnika zaposlenih na projektu.
Uvijek na kraju opet provjeriti udio (%) administrativnih troškova / pričuva za pokriće mogućih rizika!
Među-izvještaj
Vezan uz među-plaćanje
Prikazuje troškove za prvih 12 mjeseci provedbe
projekta
Samo u onim ugovorima u kojima je grant veći od
100.000,00 EUR i/ili je trajanje ugovora duže od 12
mjeseci
Uvjet za ostvarivanje prava na među-plaćanje je
potrošenih 70 % od prethodne rate plaćanja
Uz među-izvještaj dostavlja se i zahtjev za plaćanjem,
članak 15. Općih uvjeta ugovora
Među-izvještaj
Obveza dostavljanja dokumentacije kojom se dokazuje
opravdanost troškova
Dostavljaju se tablice radnih sati (za rad na projektu manji od
100%), platne liste, putni nalozi, računi, dokazi o isplatama,
ugovori, dokumentacija o provedbi sekundarne nabave, izjava
banke o ostvarenim kamatama i sl.
Krajnji rok za plaćanje je 45 dana od odobrenja među-izvještaja i
dostave ispravnog zahtjeva za plaćanje
Iznos koji se uplaćuje je iznos naveden u članku 4.2. Posebnih
uvjeta ugovora
Završni izvještaj
Preduvjet za izvršenje završnog plaćanja
Pokriva ukupne troškove provedbe projekta (cijelo
implementacijsko razdoblje)
Obveza dostave Ugovornom tijelu najkasnije 3 mjeseca
nakon završetka provedbe projekta
Završni izvještaj - dijelovi
Završni izvještaj - narativni i financijski dio
Revizorsko izvješće
Izjava o suglasnosti (Letter of endorsement)
Izjava o prijenosu/statusu vlasništva (Statement of transfer of
ownership / non-transfer of ownership)
Izjava o ostvarenim kamatama (Statement of interest occured)
Izjava o profitu (Statement of income occured)
Tablice radnih sati, platne liste, putni nalozi, računi, dokazi o
isplatama, ugovori
Kopije dokumentacije sekundarne nabave
Potvrde o porijeklu robe (Certificates of origin)
Materijali koji potvrđuju vidljivost projekta (Visibility proofs)
Revizorski izvještaj
Revizorski izvještaj se dostavlja u sljedećim slučajevima:
-kod međuplaćanja kada je iznos grant ugovora 750 000
EUR
ili veći
-kod konačnog plaćanja kada je iznos grant ugovora veći od
100 000 EUR
-kod svakog plaćanja čiji je iznos veći od 100 000 EUR u
slučaju operativnog granta
Revizorski izvještaj dostavlja se u skladu s Annexom VII
(Expenditure Verification) ugovora
Ne/prihvatljivi troškovi
Opći uvjeti ugovora, članak 14.
Tečajne razlike
Kamate
Profit
Dugovi
Krediti
Troškovi nastali nakon razdoblja implementacije
Troškovi stavaka koje nisu dio proračuna
Porezi uključujući PDV (osim ako se ne može dobiti
oslobođenje)
Dokumenti potrebni za izvršenje plaćanja
Predujam:
• Dostavljen potpisani ugovor
• FIF - podaci o bankovnom računu
• Financijska garancija (ako je definirano ugovorom)
• Zahtjev za plaćanjem (aritmetički i u skladu s uvjetima ugovora)
Međuplaćanje:
• Odobreni među-izvještaj
• Račun dostavljen i ispravan, ovjeren od SPO-a
Završno plaćanje:
• Odobren završni izvještaj
• Zahtjev za plaćanjem na preostali iznos, ovjeren od SPO-a
• Revizorsko izviješće, za ugovore čiji je ukupan iznos veći od 100.000 EUR
1.6.2011.
Raspored plaćanja
Za ugovore do 12 mjeseci:
1. Predujam – 80%
2. Završno plaćanje – 20%
Za ugovore iznad 12 mjeseci:
1. Predujam – 80% troškova predviđenih za prvih 12
mjeseci provedbe
2. Među-plaćanje – razlika 90% iznosa ugovora i
uplaćenog predujma
3. Završno plaćanje – 10%
Završno plaćanje
• Izračun završnog plaćanja:
Ukupni prikazani troškovi iz završnog financijskog izvještaja
-utvrđeni neprihvatljivi troškovi x postotak EU komponente iz
članka 3.2 Posebnih uvjeta
- iznos kamata
-iznos već isplaćenih plaćanja
• Krajnji rok za isplatu završnog plaćanja je 45 dana od
odobrenja završnog izvještaja i dostave pravilno popunjenog
zahtjeva za plaćanjem, članak 15.1. Općih uvjeta
Povrat sredstava
Ukoliko se utvrdi da je korisnik obvezan izvršiti povrat
sredstava, SAFU šalje korisniku obavijest o istom. Pritom
se zahtjev za plaćanjem ne dostavlja.
Rok za uplatu određenog iznosa povrata je 45 dana od
datuma kada korisnik zaprimi odobrenje završnog
izvještaja, u kojem je iznos povrata naznačen, prema
članku 18.1. Općih uvjeta.
32
Postupak provedbe plaćanja
1. Korisnik SAFU dostavi originalan zahtjev za plaćanjem i potrebnu popratnu dokumentaciju.
2. SAFU zahtjev za plaćanjem evidentira i kontrolira ispravnost i potpunost dostavljene popratne dokumentacije
3. Kopija zahtjeva za plaćanjem šalje se u JPP radi ovjere - odobrenja plaćanja za svako među-plaćanje i završno plaćanje.
4. JPP ovjerava zahtjev za plaćanjem, popunjava kontrolnu listu i šalje ih SAFU.
5. SAFU priprema zahtjeve za plaćanjem prema NF-u i linijskom ministarstvu koje osigurava novčana sredstva nacionalnog sufinanciranja, te daje nalog banci za provedbu plaćanja.
6. Nakon provedenog plaćanja, banka SAFU dostavlja bankovni izvod/potvrdu o provedenom plaćanju.
7. SAFU dostavlja JPP-u podatke o provedenom plaćanju i plaćanje evidentira u knjigovodstvenim i programskim evidencijama SAFU.
1.6.2011.
33
Plaćanje prema dobavljačima
• Svi računi dobavljača/korisnika bespovratnih
sredstava iskazani su u EUR.
• Plaćanje domaćim dobavljačima/grant korisnicima vrši
se u kunama i to prema povoljnom tečaju PBZ-a.
• Plaćanje inozemnim dobavljačima vrši se u EUR.
1.6.2011.
Terenske posjete
Cilj posjete: utvrditi da li projekt teče sukladno ugovoru
odnosno izvješćima koja nam korisnik dostavlja
Provode se tijekom provedbe i prije odobrenja finalnog
izvješća (najčešće vezana uz plaćanja)
Posjet obavezno najaviti korisniku barem 5 dana prije
Sudjeluju minimalno dvije osobe - voditelj projekta +
inženjer (u slučaju radova) / stručnjak za financije
Terenske posjete
Što se pregledava? Napredak projekta Financijsko upravljanje Sustav čuvanja dokumentacije Vidljivost projekta Upravljanje projektom Provođenje sekundarne nabave O uočenim nedostatcima potrebno je korisnika obavijestiti pismeno i tražiti dokaz o njihovu uklanjanju u realnom roku.
Izmjene ugovora
Realokacije - manje izmjene aktivnosti koje ne mijenjaju
bitno projekt ili izmjena proračuna manja od 15% ukupne
vrijednosti pojedinog budžetskog poglavlja, unos nove
stavke u budžet.
Realokacije se mogu raditi između budžetnih linija, osim 8.
rezerviranih sredstava (contingency reserve) i 10.
administrativnih troškova (administrative costs). Korisnik
mora dostaviti informaciju o izmjeni i razlozima izmjene u
SAFU tijekom provedbe projekta.
Izmjene ugovora
Addendum (dodatak ugovoru) – predstavlja značajnije
izmjene aktivnosti ugovora, izmjena trajanja ugovora,
izmjena ukupne vrijednosti proračuna ili pojedinog
budžetskog poglavlja za više od 15%. Zahtjev za
addendumom korisnik šalje u SAFU najkasnije 30 dana
prije nego promjena treba stupiti na snagu. Addendum
mora biti odobren od stane DEU.
Izmjene ugovora Korisnik je dužan provoditi aktivnosti sukladno Aneksu I, odstupanja od plana dozvoljena samo iznimno te uz prihvatljivo objašnjenje Izmjene: financijske prirode ili vezane uz same aktivnosti
Nisu dozvoljene… Dozvoljene su…
… one koje mijenjaju svrhu
projekta (korisnik je na temelju
prijavljenog projekta dobio
sredstva za njegovu provedbu)
- svaka naknadna izmjena
projekta mogla bi dovesti u
pitanje prethodnu odluku
Evaluacijskog odbora
… neminovne zbog velikog
vremenskog raspona između
prijave projekta i početka
implementacije te drugih
okolnosti koje su izvan kontrole
korisnika
… u slučaju kada mogu polučiti
bolje rezultate i time osigurati
ostvarenje ciljeva projekta
Sekundarna nabava
SAFU i/ili JPP odobravaju svaki korak u nabavi. Natječajna dokumentacija može biti na engleskom, hrvatskom
jeziku ili dvojezična
Važno je da je transparentno objavljena u javnom glasilu te da je informacija o natječaju bila dostupna javnosti
Informacija o prihvatljivom porijeklu mora obavezno biti uključena u dokumentaciju za nabavu roba
Zabranjeno specificiranje određene marke/branda
Evaluacijski odbor (3 člana s pravom glasa, presjedavajući i tajnik)
SAFU može sudjelovati samo kao promatrač u evaluaciji
Kod evaluacija ponuda za usluge, presudnu ulogu ima kvaliteta,
dok je kod roba presudna cijena, za ponude koje zadovoljavaju
sve zadane kriterije.
Sekundarna nabava
Aneks IV ugovora:
definira pravila za nabavu roba, radova i usluga:
obveza
javnog natječaja za nabave iznad 10.000 eura
srodne nabave postaju dio jednog natječaja
poziv za sudjelovanje na natječaju slati na najmanje 3
firme ili objaviti u javnim glasilima (ovisno o veličini
nabave)
tvrtke koje sudjeluju na natječaju i nabavljena roba moraju biti prihvatljivog porijekla (EU, EEA ili IPA
zemlje)
Sekundarna nabava
USLUGE
Presudnu ulogu ima kvaliteta ponude, cijena manje važna
RADOVI i ROBA/OPREMA
Omjer cijene i kvalitete; najčešće je cijena ipak presudna
Sekundarna nabava
Derogacije = odstupanja od Aneksa IV
Navođenje određenog branda u tehničkim
specifikacijama – npr. u slučaju nadogradnje
postojećeg softwarea s novijom verzijom
Porijeklo robe – robu nije moguće nabaviti u nekoj od
prihvatljivih zemalja; zamjena sličnim modelom nije
adekvatna
Poziv na natječaj se šalje na samo jednu kompaniju –
samo jedna firma pruža određene usluge (npr.
certificiranje)
Sekundarna nabava
>=200.000 International restricted tender procedure
200.000>&>10.000 Negotiated procedure without publication
(3 service providers consulted)
<= 10.000 Single tender
>=150.000 International open tender procedure
150.000>&> 60.000 Local open tender
60.000>&>10.000 Negotiated procedure without publication
(3 suppliers consulted)
<= 10.000 Single tender
>= 5.000.000 International open tender procedure
5.000.000>&>= 300.000 Local open tender
300.000>& >10.000 Negotiated procedure without publication
(3 contractors consulted)
<= 10.000 Single tender
Usluge
Oprema
Radovi
Aneks IV ugovora: definira pravila za nabavu roba, radova i usluga:
obveza javnog natječaja za nabave iznad 10.000 eura
Pravila vidljivosti
Korisnici su obavezni istaknuti financiranje projekta od strane EU (članak 6. Općih uvjeta): Medijski nastupi Sajmovi, prezentacije, otvorenja (tijekom govora, zastavice,
logo na plakatima, pozivnicama) Naslovnice studija, istraživanja i sl. Brošure, web, letci Naljepnice s logom na opremi (tijekom projekta i 7 godina
nakon) Tabla na gradilištima (tijekom projekta i 6 mjeseci nakon
završetka)
Comunication and visibility manual: communication_and_visibility_manual_en.pdf
Pravila vidljivosti
Najčešće greške korisnika:
Zanemarivanje pravila vidljivosti
Nedovoljna iskorištenost interesa medija
Preporuke:
Stalno podsjećati i upućivati korisnika na pravilo vidljivosti
Pomoći im na početku projekta da definiraju na koje se sve
materijali i situacije ono može odnositi
Isticati pozitivne strane ovog pravila, povećan interes medija
za EU projekte, novih klijenata i partnera
Hvala na pozornosti!
Emina Bačevina
savjetnica u Uredu za pripremu i provedbu projekata, Odjel III [email protected]
www.safu.hr