A TRAJETÓRIA DA DIBD NA CONQUISTA DO PRÊMIO

PAULISTA DE QUALIDADE DE GESTO

XIII Seminário de Bibliotecas Universitárias

19 a 21 de outubro de 2004, em Natal

MÁRCIA REGINA MIGLIORATO SAAD

CONSUMIDORES DA BIBLIOTECA

CLIENTE: deseja qualidade, atendimento, segurança.

ACIONISTAS: desejam , custos baixos e produtividade.

FUNCIONÁRIOS: desejam crescimento pessoal e profissional, educação, treinamento, empregabilidade.

SOCIEDADE: Responsabilidade social.

1

2

3

4

02

03

0405

06 07 08

04

08 09 10 11 12

Valores essenciais da Natureza Humana-Ética

O SISTEMA DIBD

1) Gestão Sistêmica2) Política Básica3) Informação4) Planejamento5) Gerenciamento6) Atuação junto ao mercado7) Definição do Produto8) Produção9) Envolvimento das Pessoas10) Gerenciamento do

Crescimento do Ser Humano

11) Liderança12) Auditoria.

SISTEMA DE GESTÃO - SUB-SISTEMAS

1- Processo Gestão Sistêmica

2- Processo de Política de Longo Prazo

3- Processo de Informação4- Processo de Planejamento5- Processo de Gerenciamento

6- Processo de atuação no mercado

7- Processo de definição do produto8- Processo produtivo

9- Processo de envolvimento

10- Processo de Gerenciamento

do Crescimento do Ser Humano11- Processo de

Liderança

12- Processo de Auditoria e

“Shake Down”

INTEGRAÇÃO

PLANEJAMENTO

PRODUTO

PESSOAS

AVALIAÇÃO

SUB-SISTEMA

INTEGRAÇÃO

Capacidade de Integração com os demais elementos

do Sistema

Somente Técnicas que geram

impactos nos resultados

Linguagem do sistema Fornece consistência às

ferramentas

SUB-SISTEMA

PLANEJAMENTO

Valores

Missão

Visão

2-PROCESSO DE POLÍTICA BÁSICA

Trata-se da área de

significado , dando

sentido a tudo o que

é feito, respondendo

à pergunta: por que

é feito isso?

Satisfazer as expectativas de nossos usuários, obtendo o maior

número de recursos disponíveis, gerando um ambiente de harmonia e

liberdade, fazendo emergir o potencial dos funcionários e

contribuindo para o desenvolvimento da informação, da

pesquisa e da educação agrícola

no Brasil.

MISSÃORespeitar o direito de

todos de acesso à informação e

disponibilizá-la à professores, alunos e

pesquisadores nos seus mais diferentes

formatos, preservando o patrimônio, a qualidade do ambiente de trabalho

e a relação amistosa entre usuários e colaboradores.

VALORES Ser um centro de excelência dentre as

bibliotecas universitárias

brasileiras pela qualidade de serviço

que presta à comunidade obtendo

reconhecimento nacional até 2007.

VISÃO

3-PROCESSO DE INFORMAÇÃO

Indicadores de desempenho críticos para a Biblioteca Estratégico; tático; operacional Devem atender a Missão da Biblioteca Assegura a informação crítica

no momento e lugar correto. Cria ambiente ao desenvolvimento do indivíduo:

auto-gerenciamento

Serve de suporte para tomadas de decisões da Diretoria.

SISTEMA DE INFORMAÇÃO

Estratificação da Meta Anual - Meta: 2 Dias

1439

243

43 16 10 0 3 3 10

200

400

600

800

1000

1200

1400

1600

1 Dia 2 Dias 3 Dias 4 Dias 5 Dias 6 Dias 7 Dias 8 Dias 9 Dias

Nº

de

Ped

ido

s

Prazo de Entrega do Documento - Meta: 2 Dias

81,9%

13,8%

2,4%

0,9%

0,6%

0,0%

0,2%

0,1%

0,2%

1 Dia

2 Dias

3 Dias

4 Dias

5 Dias

6 Dias

7 Dias

8 Dias

9 Dias

Meta do Prazo de Entregas do Documento - Meta 90%

95,7%

4,3%

Meta

Fora

Estrat. - Meta do Prazo de Entr. - Meta: 2

Dias

1682

76

0

200

400

600

800

1000

1200

1400

1600

1800

Meta Fora

Nº

de P

edid

os

Estratificação da Meta Anual - Meta: 2 Dias

138 147

302

219248

0

84

294

250

0 0 01 8 17 9 130 6 14 8 0 0 0

0

50

100

150

200

250

300

350

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de

Ped

ido

s

SISTEMA DE INFORMAÇÃO

UGB- Comutação

4- PROCESSO DE PLANEJAMENTO

Políticas: diretrizes gerais

para o ano ou seis meses;

O que é fundamental no

momento deve permear na

biblioteca;

Desdobramento: Diretoria,

Planejamento da gerência,

Planejamento da Chefia.

ADMINISTRAÇÃO POR POLÍTICAS

Desdobramento das política do ano, que são a base para o

planejamento anual da DIBD

5- PROCESSO DE GERENCIAMENTO

Conceito fundamental: só existe gerenciamento a partir de um plano;

Dividido Dividido em três áreas:

- Estratégica: define as políticas; é a area de inovação

* PDCA; WORKSHOP

- Rotina dia a dia da organização: Funcionários;

* SDCA; Administração visível

- Melhoria (Kaizen): melhoria das rotinas através dos funcionários.

PDCA

GRÁFICO DE CONTROLE

SUB-SISTEMA

PRODUTO

• Pesquisa junto ao cliente;

• Ajustar o produto às reais necessidades

dos clientes.

6- PROCESSO DE ATUAÇÃO NO MERCADO

O “DREAM TEAM” NO MERCADO

GRÁFICO

Processo de Definição do Produto

PRODUTO:

1- QUALIDADE TÉCNICA;

2- ATENDIMENTO;

3- PRAZOS;

4- TECNOLOGIA;

5- PREÇOS BAIXOS.

PROCESSO PRODUTIVO

Produto Definido;

Estruturação do Processo

Produtivo;

Padronização da Rotina;

Área de Eficiência da Biblioteca.

SUB-SISTEMA

PESSOAS

PROCESSO DE ENVOLVIMENTO DAS PESSOAS

UNIDADE GERENCIAL BASICA

BIBLIOTECA 24 HORAS ?

http://dibd.esalq.usp.br

e.mail: biblio@esalq.usp.br

REUNIÃO RELÂMPAGO

OBJETIVO: Fortalecer a

comunicação interna e o

espírito de grupo, com

todos sabendo de tudo

através de um canal

oficial de comunicação.

REUNIÃO RELÂMPAGO

Discussão dos problemas do dia anterior, fazendo cada funcionário se posicionar sobre os problemas e dificuldades.Em seguida vem a discussão da programação das atividades prioritárias do dia.

PROCESSO GERENCIAMENTO DO

CRESCIMENTO DO SER HUMANO

• Programa Educação;

• Natureza Humana;

• Motorista do Destino;

• 5 S.

O que o mercado quer é pessoas com habilidades

- é a habilidade que gera empregabilidade.

PROCESSO DE LIDERANÇA(O chefe como técnico de

futebol )

Eu oriento a equipe antes da partida. Na hora do jogo eu deixo

jogar.

INVERSÃO DO ORGANOGRAMA

• Quem produz

qualidade está na linha

de frente;

• Quanto mais se tem

poder mais se espera

retaguarda para

aqueles da linha de

frente;

• Organograma inverso.

SUB-SISTEMA

AVALIAÇÃO

PROCESSO DE AUDITORIA E SHAKE DOWN

• Diagnóstico da situação;

• Base para o

planejamento;

• Gera Evidências

Objetivas.

PRÊMIO PAULISTA DEQUALIDADE DA GESTÃO

O QUE É O PRÊMIO PAULISTA DE

QUALIDADE DA GESTÃO – PPQG?É um Reconhecimento anual, simbolizado por

meio de troféus e medalhas, às melhores

Organizações, públicas e privadas, do Estado

de São Paulo, no que se refere aos métodos

de gestão, aos resultados obtidos e às

perspectivas futuras.

PNQPNQ

PONTOS

Critérios de Excelência

Critérios de Excelência

INSTRUMENTO PARA AVALIAÇÃO

FPNQFPNQ0 100 200 300 400 700 1.000500 600 800 900

Falta de Estímulo e de Reconhecimento para Buscar a Excelência

Critérios Simplificados

IPEGIPEG

Já não existe o PNQ?

QUAIS SÃO AS CATEGORIAS DE PREMIAÇÃO ?

NÍVEL II (500 PONTOS)1. Micro e Pequenas Empresas(até 50 pessoas na Força de Trabalho);2. Médias Empresas(de 51 a 500 pessoas na Força de Trabalho);

3. Grandes Empresas(mais de 500 pessoas na Força de Trabalho);

6. Organizações Sem Fins Lucrativos;

5. Órgãos da Administração Pública;

7. Organizações de Saúde;

8. Organizações Educacionais e de Ensino.

4. Empresas de Economia Mista;

QUAIS SÃO OS RECONHECIMENTOS ?

NÍVEL II

Medalha de Bronze às candidatas ao PPQG, independente da categoria de premiação, que atingirem 150 pontos.Medalha de Prata às candidatas ao PPQG, independente da categoria de premiação, que atingirem 250 pontos.Medalha de Ouro às candidatas ao PPQG, independente da categoria de premiação, que atingirem 350 pontos.

Troféu Governador do Estado – Excelência da Gestão, à candidata, premiada com medalha de ouro, que obtiver o melhor desempenho da Categoria e às Organizações Paulistas que conquistarem a posição de Finalista do PNQ no ciclo.

QUAL É O REFERENCIAL PARA AVALIAÇÃO ?

Fonte: Fundação para o Prêmio Nacional da Qualidade – Critérios de Excelência 2003.

FUNDAMENTOS:• Liderança e constância d

propósitos;

• Visão de futuro;

• Foco no cliente e no mercado;

• Responsabilidade social e

ética;

• Decisões baseadas em fatos;

• Valorização das pessoas;

• Abordagem por processos;

• Foco nos resultados;

• Inovação;

• Agilidade;

• Aprendizado organizacional;

• Visão sistêmica.

QUAIS SÃO OS CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO?

1) Liderança (40 pontos):

O Critério Liderança aborda o sistema de liderança da organização e o envolvimento pessoal dos dirigentes no estabelecimento, na disseminação e na prática de valores e diretrizes que promovam a cultura da excelência, levando em consideração as necessidades das partes interessadas. O Critério também aborda como é analisado criticamente o desempenho global da organização.1.1 Sistema de Liderança;

1.2 Cultura da Excelência;

1.3 Análise Crítica do Desempenho Global.

QUAIS SÃO OS CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO?

2) Estratégias e planos (40 pontos):

O Critério Estratégias e Planos aborda o processo de formulação das estratégias da organização de forma a direcionar seu desempenho e determinar sua posição competitiva, incluindo como as estratégias são desdobradas em planos de ação para toda a organização. O Critério também aborda como a organização define seu sistema de medição do desempenho global e estabelece metas.2.1 Formulação das Estratégias;2.2 Desdobramento das Estratégias;2.3 Planejamento da Medição do Desempenho.

QUAIS SÃO OS CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO?

3) Clientes (40 pontos):

O Critério Clientes aborda como a organização monitora e se antecipa às necessidades dos clientes e dos mercados e divulga seus produtos, suas marcas e suas ações de melhoria e estreita seu relacionamento com clientes. O Critério também aborda como a organização mede e intensifica a satisfação e a fidelidade dos clientes em relação aos seus produtos e marcas.3.1 Imagem e Conhecimento do Mercado;

3.2 Relacionamento com Clientes.

QUAIS SÃO OS CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO?

4) Sociedade (40 pontos):

O Critério Sociedade aborda como a organização contribui para o desenvolvimento econômico, social e ambiental com o intuito de minimizar os impactos negativos potenciais de seus produtos e operações na sociedade além de verificar como se envolve com a sociedade de forma ética e transparente.

4.1 Responsabilidade Sócio – ambiental;

4.2 Ética e Desenvolvimento Social.

QUAIS SÃO OS CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO ?

5) Informações e Conhecimento (40 pontos):

O Critério Informações e Conhecimento aborda a gestão e a utilização das informações da organização e de informações comparativas pertinentes, bem como as formas de identificação, criação e proteção do capital intelectual da organização.

5.1 Gestão das Informações da Organização;

5.2 Gestão das Informações Comparativas;

5.3 Gestão do Capital Intelectual.

QUAIS SÃO OS CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO ?

6) Pessoas (40 pontos):

O Critério Pessoas aborda como a organização do trabalho, a capacitação e o desenvolvimento da força de trabalho proporcionam condições para a utilização plena do potencial das pessoas que compõem a força de trabalho, em consonância com as estratégias organizacionais. O Critério também aborda os esforços para criar e manter um ambiente de trabalho e um clima organizacional que promova a excelência do desempenho, a plena participação e o crescimento pessoal e da organização.

6.1 Sistemas de Trabalho;

6.2 Capacitação e Desenvolvimento;

6.3 Qualidade de Vida.

QUAIS SÃO OS CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO ?

7) Processos (40 pontos):

O Critério Processos aborda os principais aspectos da gestão dos processos da organização, incluindo o projeto do produto, sua produção, os processos de apoio e aqueles relacionados aos fornecedores, em todos os setores e unidades. O Critério também aborda como a organização administra seus recursos financeiros para sustentar sua estratégia, seus planos de ação e as suas operações.7.1 Gestão dos Processos Relativos ao Produto;

7.2 Gestão dos Processos de Apoio;

7.3 Gestão dos Processos Relativos ao Fornecedor;

7.4 Gestão Financeira.

QUAIS SÃO OS CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO ?

8) Resultados (220 pontos):

O Critério Resultados da Organização aborda a evolução do desempenho da organização em relação aos clientes e aos mercados, à situação financeira, às pessoas, aos fornecedores, aos processos relativos ao produto, à sociedade, aos processos de apoio e aos processos organizacionais. São também abordados os níveis de desempenho em relação às informações comparativas pertinentes.

8.1 Relevância;

8.2 Tendência;

8.3 Nível de Desempenho.