Tema 4. Tablas y gráficos

Este material de formación explica la manera en que se insertan tablas y gráficos, así como el procedimiento para su debida personalización, todo con el ánimo de obtener unas mejores presentaciones.

Inserción: las tablas en Microsoft PowerPoint son básicas para administrar información dentro de las celdas. Para este caso se van a usar para mostrar los datos que conforman el gráfico, por lo que es necesario cambiar el diseño de la diapositiva actual.

Haga clic sobre la diapositiva número 8, luego dé clic sobre el borde de la tabla actual y pulse la tecla Supr.

En pantalla aparecen los dos cuadros de texto, haga clic en el ícono Insertar Tabla, inmediatamente aparece un pequeño cuadro, borre el contenido de la casilla Número de columnas y digite 2, luego repita este paso pero en la casilla Número de filas y escriba 5, posteriormente presione Aceptar.

Haga clic sobre Diseño y de las opciones desplegadas elija Dos objetos.

En pantalla aparece la tabla con el número de columnas y filas designadas.

Haga clic sobre el primer renglón de la tabla, como el título de la misma ocupa ambas casillas, selecciónelas con clic sostenido y luego dé clic sobre Presentación, presione Combinar celdas y en el grupo Alineación, escoja Centrar.

Digite Resumen ventas Mensuales, luego haga clic en la segunda fila, primera columna y escriba Enero, presione la tecla Tab y digite el valor correspondiente al mes de Enero, pulse de nuevo la tecla Tab y escriba Febrero, otra vez Tab y digite el valor correspondiente a este mes; luego repita estos pasos hasta el mes de Marzo y después digite Total, pulse tecla Tab y escriba el valor total. 1 6

Dar formato a una tabla Para hacerlo, es necesario empezar por seleccionarla, haga clic sobre el borde externo de la tabla. 6 – 7 - 8 6 11 - 12

Diríjase a Diseño, luego dé clic en el botón Más del grupo Estilos de Tabla y elija la alternativa Estilo medio 2-Énfasis 2.

Insertar un gráfico Los gráficos son representaciones de información expresada en tablas. Microsoft PowerPoint se apoya en la aplicación Microsoft Excel para recoger los datos que grafica.

Es posible resaltar un segmento determinado de la tabla, para hacerlo, dé clic en la casilla Fila de totales.

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En el cuadro de diálogo Insertar gráfico que aparece en pantalla, en el lado izquierdo, aparecen todos los posibles tipos de gráficos que pueden insertarse, en este caso, se eligió la opción Barra. El grupo Barra tiene variadas formas bidimensionales o tridimensionales para expresar la información, opte por la Barra 3D Agrupada y después dé clic en Aceptar.

Clic en el ícono Insertar gráfico.

Inmediatamente la pantalla se divide en dos y la aplicación Microsoft Excel se abre con algunos datos supuestos.

Dé clic en la primera celda A1.

Una vez insertados los datos, es necesario fijar que el programa sólo tome los valores agregados, para lograrlo, se debe hacer lo siguiente: Clic sostenido sobre la esquina inferior derecha del cuadro azul que enmarca los datos, luego reducirlo hasta que sólo muestre los meses y el valor en millones correspondiente a las ventas; posteriormente seleccionar las celdas con los valores numéricos, haciendo clic sostenido, dar clic derecho sobre alguna de éstas y seleccionar la opción Formato de celdas de la lista.

Digite Meses, luego dé clic en la celda B1, escriba Millones y reemplace las categorías por los meses Enero-Febrero y Marzo, después en la columna B, sustituya los valores por las sumas de la tabla.

Aparece un cuadro de diálogo en pantalla, dé clic en la opción Número del panel izquierdo y luego en la casilla Usar separador de miles, pulse Aceptar.

Dar formato al gráfico Puede que la información en el gráfico no esté completa, por lo que se debe en principio dar formato, para hacerlo, dé clic sobre el botón Más, perteneciente a la ficha contextual Diseño y elija la opción Estilo 36.

Cierre Microsoft Excel haciendo clic en el botón Cerrar, ubicado en la esquina superior derecha. El gráfico aparece en pantalla.

Haga clic en la ficha contextual Formato, luego diríjase al botón Más del grupo Estilos de Forma y elija la opción Contorno coloreado-Azul, Énfasis 2.

Se ajustan los textos y el color del borde se vuelve acorde con el diseño general de la diapositiva. En la ficha Presentación se agrupan los conjuntos de etiquetas que puede tener el gráfico. 3

Haga clic en la herramienta Título del Gráfico, luego elija la alternativa Título del Gráfico, y observe cómo se adicionan datos a la gráfica.

Cada una de las opciones modifica las condiciones actuales del gráfico. Para entender, haga clic en el Título de la diapositiva y digite Cuadro de Ventas Generales, luego mueva la tabla hacia el centro del espacio libre y dé clic en el botón Guardar de la barra de acceso rápido.

A continuación se va a seguir profundizando en la manera de insertar diferentes tipos de elementos, tales como imágenes, textos y tablas; además se va a seguir haciendo énfasis en la personalización para la mejora de presentaciones y asimismo se va a culminar el ejercicio del informe.

Insertar tablas Para completar la información numérica, es necesario insertar una nueva diapositiva.

Empezar haciendo clic en la ficha Inicio, luego dé clic en la herramienta Nueva diapositiva y elija Título y objetos.

Dé clic en el cuadro de texto Título y digite Ventas/Vendedores, después dé clic en el ícono Insertar tabla y en el cuadro de diálogo que aparece en pantalla, reemplazar los valores, en Número de columnas 3 y en Número de filas 9, clic en Aceptar.

Llenar los datos de la tabla.

Dar formato a la tabla Es necesario resaltar los datos de interés para el informe, por ende: Diríjase a la ficha contextual Diseño, luego haga clic en el botón Más del grupo Estilos de Tabla y seleccionar la alternativa Estilo Medio 2-Énfasis 2. 7 6

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Insertar datos

Ahora es necesario introducir las estrategias, cada una de éstas debe ir en una diapositiva independiente acompañada de una imagen. Observe el procedimiento para insertar la primera.

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Es posible resaltar un determinado segmento de la tabla, para hacerlo, dé clic en la casilla Fila de totales del grupo Opciones de estilo de tabla en la pestaña Diseño, después presione sobre la ficha contextual Presentación y haga clic en la alternativa Centrar del grupo Alineación.

Clic en la ficha Inicio, luego en Nueva diapositiva y una vez ahí, seleccione Título y objetos.

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Haga clic en el cuadro de texto Título y escriba Estrategias para el segundo trimestre, luego dé clic en el ícono Insertar Imagen desde Archivo.

Elija la imagen (en este caso valla.png) y haga clic en el botón Insertar.

Desplace la imagen hacia la mitad inferior de la diapositiva, luego vaya a Insertar y haga clic en la herramienta Cuadro de Texto; posteriormente dibuje una caja en el área libre y escriba el texto que acompaña esta estrategia, en este ejemplo Aumentar Publicidad con descuentos, después selecciónelo y haga clic en la herramienta Color de Texto y escoja Azul, Énfasis 2, Oscuro 50%.

Dé clic en la herramienta Aumentar tamaño de la fuente, hasta alcanzar los 28 puntos, luego digite el texto Cupones de descuento por compras mayores a $150.000 para la siguiente compra y después selecciónelo y haga clic en la herramienta Aumentar nivel de lista, seguidamente en Viñetas y en Aumentar tamaño de la fuente, hasta llegar a los 18 puntos. 10 - 11 6 12

Duplicar la diapositiva Este diseño de diapositiva no está dentro del patrón predeterminado, así que se va a ahorrar tiempo duplicando este modelo.

Dé clic derecho sobre la diapositiva, seleccione la opción Duplicar diapositiva y haga clic sobre la imagen.

Vaya a la ficha contextual Formato y haga clic sobre la herramienta Cambiar Imagen.

Elija la imagen (en este ejemplo imagen2.jpg) y luego haga clic en Insertar, inmediatamente la figura se reemplaza.

Es posible que al remplazar textos (copiando y pegando), estos no conserven el formato aplicado, por lo que se debe emplear el mismo formato, es decir idéntico tamaño, color, viñeta y nivel.

Cambie los textos pertinentes de la segunda estrategia.

Dé clic en el cuadro de texto Título y digite Muchas Gracias, luego haga clic en Centrar; asimismo dé clic en el cuadro de texto y pegue un contenido para la diapositiva final y luego presione Guardar, ubicado en la barra de acceso rápido.

Haga clic en la herramienta Nueva Diapositiva y luego elija la alternativa Encabezado de sección.

Corrección ortográfica Es posible corregir la ortografía y la gramática de todo el documento.

Un cuadro de diálogo con opciones variadas aparece en pantalla, este ofrece diversas sugerencias para cambiar la palabra que encontró con errores, ya es una decisión personal tomar una elección sobre ella porque es posible modificarse por la sugerencia brindada u omitirse si no se ajusta. También si la palabra se repite muchas veces, es admisible dar clic en el botón Cambiar todas para corregir sólo una vez, ya que este automáticamente modifica las demás; o dado el caso que la palabra se repita y no exista una sugerencia adecuada, puede hacer clic en Omitir todas.

Dirigirse a la ficha Revisar y después hacer clic en la herramienta Ortografía.

Referencias

Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA. (2010). Manejo de herramientas Microsoft Office 2007: PowerPoint. Colombia: Autor.

Control del documento

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Adaptación

Jhoana Andrea Vásquez Gómez

Ingeniera de Sistemas

Centro Agroindustrial.

Regional Quindío

Septiembre de 2013

Rachman Bustillo Martínez

Guionista - Línea de

Producción

Centro Agroindustrial.

Regional Quindío

Septiembre de 2013

Andrés Felipe Velandia Espitia

Guionista -Línea de

Producción

Centro Agroindustrial.

Regional Quindío

Septiembre de 2013