TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL...

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ESCUELA DE MUSICA

ALMACEN

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA CÓDIGO

ALCALDIA 010

SECRETARIA DE GOBIERNO 100

COMISARIA DE FAMILIA 110

INSPECCION DE POLICIA Y TRANSITO 120

130

SECRETARIA DE HACIENDA 300

SECRETARIA DE PLANEACION 400

EXTENSION CULTURAL 500

ARCHIVO MUNICIPAL 140

DIRECCION LOCAL DE SALUD 200

510BIBLIOTECA

520

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CÓD. SERIE CÓD. SUBSERIE

01 ACCIONES CONSTITUCIONALES 01.01 ACCIÓN DE CUMPLIMIENTO

01.02 ACCIÓN DE TUTELA

01.03 ACCIONES POPULARES

02 ACTOS ADMINISTRATIVOS 02.01 ACTAS

02.02 DECRETOS

02.03 RESOLUCIONES

03 AUTORIZACIONES Y PERMISOS 03.01 AUTORIZACIONES LABORALES PARA MENORES DE EDAD

03.02

AUTORIZACIONES DE EXTENSIONES DE HORARIO EN LOCALES

COMERCIALES

03.03 AUTORIZACIONES PARA TRANSPORTE DE BIENES

03.04 AUTORIZACIONES PARA TRANSPORTE DE SEMOVIENTES

03.05 PERMISOS AMBIENTALES

03.06 PERMISOS PARA OCUPAR EL ESPACIO PÚBLICO

04 CENSOS 04.01 CENSO DE ESTRATIFICACIÓN SOCIOECONÓMICA

04.02 CENSO GEOGRÁFICO DEL MUNICIPIO

04.03 CENSO POBLACIONAL

04.04 CENSO SISBEN

05 COMPROBANTES 05.01 COMPROBANTES DE EGRESOS

05.02 COMPROBANTES DE INGRESOS

05.03 COMPROBANTES DE ENTRADAS Y SALIDAS DE ALMACÉN

05.04 COMPROBANTES DE NÓMINA

400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN

400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN (SISBEN)

010 ALCALDÍA, 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN

300 SECRETARÍA DE HACIENDA


130 ALMACÉN


100 SECRETARÍA DE GOBIERNO

110 COMISARÍA DE FAMILIA

010 ALCALDÍA, 400 SECRETARÍA DE GOBIERNO


DEPENDENCIA

CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES






120 INSPECCIÓN DE POLICÍA Y DE TRANSITO

100 SECRETARÍA DE GOBIERNO (UMATA)



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CÓD. SERIE CÓD. SUBSERIE DEPENDENCIA


06 COMUNICACIONES OFICIALES 06.01 CERTIFCADOS Y CONSTANCIAS

06.02 CIRCULARES

06.03 DERECHOS DE PETICIÓN

06.04 EXHORTOS Y COMISIONES

06.05 PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS

07 CONCEPTOS 07.01 CONCEPTOS JURÍDICOS

07.02 CONCEPTOS TÉCNICOS

08 CONTRATOS 08.01 CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO (ARRENDADOR)

08.02 CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO (ARRENDATARIO)

08.03 CONTRATOS DE COMODATO

08.04 CONTRATOS DE CONSULTORÍA

08.05 CONTRATOS DE EMPRÉSTITO

08.06 CONTRATOS DE MÍNIMA CUANTÍA

08.07 CONTRATOS DE PÓLIZAS Y SEGUROS

08.08 CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS

08.09 CONTRATOS DE SELECCIÓN ABREVIADA

09 CONTRAVENCIONES 09.01 CONTRAVENCIONES DE POLICÍA Y TRANSITO

10 CONVENIOS 10.01 CONVENIOS DE COOPERACIÓN

10.02 CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS


TODAS LAS SECRETARÍAS

010 ALCALDÍA, SECRETARÍAS RESPECTIVAS













TODAS LAS DEPENDENCIAS


100 GOBIERNO,110 COMISARÍA DE FAMILIA,120 INSPECCIÓN DE POLICÍA Y

TRANSITO


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11 DECLARACIONES 11.01 DECLARACIONES DE APORTES AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL

11.02 DECLARACIONES EXTRAPROCESO O EXTRAJUICIO

11.03 DECLARACIONES POR RECAUDO DE IMPUESTOS MUNICIPALES

11,04 DECLARACIONES TRIBUTARIAS

12 DECOMISOS 12.01 DECOMISOS

13 DEMANDAS 13.01 DEMANDAS A FAVOR

13.02 DEMANDAS EN CONTRA

14 DENUNCIAS 14.01 DENUNCIAS

15 ESTADÍSTICAS 15.01 ESTADÍSTICAS SOCIALES Y ECONÓMICAS DEL MUNICIPIO

15.02 ESTADÍSTICAS DE MORBILIDAD

15.03 ESTADÍSTICAS DE MORTALIDAD

15.04 ESTADÍSTICAS DE SERVICIOS DE SALUD PÚBLICA

16 ESTUDIOS16.01

ESTUDIOS DE DISEÑO Y EJECUCIÓN DE OBRAS DE INFRAESTRUCTURA

MUNICIPAL

16.02 ESTUDIOS DE SALUD MUNICIPAL

16.03 ESTUDIOS FINANCIEROS 300 SECRETARÍA DE HACIENDA

200 DIRECCIÓN LOCAL DE SALUD








110 COMISARÍA DE FAMILIA, 120INSPECCIÓN DE POLICÍA Y DE TRANSITO






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17 HISTORIAS17.01 HISTORIAS ACADÉMICAS ESTUDIANTES DE ESCUELAS RURALES Y URBANAS

17.02HISTORIA DEL CONTRIBUYENTE DE ESTABLECIMIENTOS INDUSTRIALES Y

COMERCIALES

17.03 HISTORIA DEL CONTRIBUYENTE DE LAS RENTAS VARIAS

17.04 HISTORIAS DE EQUIPOS

17.05 HISTORIAS DE GRUPOS ORGANIZADOS

17.06 HISTORIAS DE JUNTAS DE ACCIÓN COMUNAL

17.07 HISTORIAS DE PREDIOS

17.08 HISTORIAS DE PROVEEDORES

17.09 HISTORIAS SALUD OCUPACIONAL

17.10 HISTORIAS DE VEHICULOS

17.11HISTORIAS GERONTOLOGICAS

17.12 HISTORIAS LABORALES

18 INFORMES 18.01 INFORME ANUAL DE INVENTARIO

18.02 INFORMES A ENTIDADES DE VIGILANCIA Y CONTROL DEL ESTADO

18.03 INFORMES A LA COMUNIDAD

18.04 INFORMES AL CONCEJO MUNICIPAL

18.05 INFORMES AL CONSEJO DE GOBIERNO

TODAS LAS SECRETARIAS


130 ALMACÉN

100 SECRETARÍA DE GOBIERNO (EDUCACIÓN)




130 ALMACÉN

100 SECRETARÍA DE GOBIERNO (DESARROLLO COMUNITARIO)


400 SECRETARIA DE PLANEACIÓN (CATASTRO)

400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN (CATASTRO)

010 ALCALDÍA, TODAS LAS SECRETARÍAS


100 SECRETARÍA DE GOBIERNO (CENTRO DE BIENESTAR DEL ANCIANO)

010 ALCALDÍA, 100 GOBIERNO (EDUCACIÓN), 140 ARCHIVO

130 ALMACÉN

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18.06 INFORMES COMPARENDOS AMBIENTALES

18.07 INFORMES COMPARENDOS DE TRANSITO

18.08 INFORMES CONTABLES

18.09 INFORMES DE ALTAS DE ELEMENTOS DE CONSUMO

18.10 INFORMES DE ALTAS DE ELEMENTOS DE VIVIENDA

18.11 INFORMES DE ALTAS DE ELEMENTOS DEVOLUTIVOS

18.12 INFORMES DE ASISTENCIA TÉCNICA

18.13 INFORMES DE AUDITORIA DE CONTROL INTERNO

18.14 INFORMES DE BAJAS DE ELEMENTOS DE CONSUMO

18 INFORMES 18.15 INFORMES DE BAJAS DE ELEMENTOS DE VIVIENDA

18.16 INFORMES DE BAJAS DE ELEMENTOS DEVOLUTIVOS

18.17 INFORMES DE CONCILIACIONES BANCARIAS

18.18 INFORMES DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL

18.19 INFORMES DE ESTADOS FINANCIEROS

18.20 INFORMES DE FACTURACIÓN

18.21 INFORMES DE GESTIÓN AMBIENTAL

18.22 INFORMES DE MINERÍA

18.23 INFORMES DE MULTAS DE TRANSITO

18.24 INFORMES DE NÓMINA

18.25 INFORMES DE NOTIFICACIONES CATASTRALES

18.26 INFORMES DE PAGOS A LA SEGURIDAD SOCIAL

18 INFORMES 18.27 INFORMES DE RECAUDOS DE IMPUESTOS MUNICIPALES

18.28 INFORMES DE RENDICIÓN DE CUENTAS

18.29 INFORMES DE SALIDA DEFINITIVAS DE BIENES DEVOLUTIVOS

18.30 INFORMES DE VISITAS TÉCNICAS

18.31 INFORMES ESTADÍSTICOS

18.32 INFORMES MARCO FISCAL DE MEDIANO PLAZO

18.33 INFORMES MOVIMIENTO GENERAL DEL ALMACÉN

18.34 INFORMES NOTIFICACIONES DE INDUSTRIA Y COMERCIO

130 ALMACÉN


130 ALMACÉN




130 ALMACÉN

130 ALMACÉN

130 ALMACÉN


130 ALMACÉN




100 SECRETARÍA DE GOBIERNO (CONTROL INTERNO)130 ALMACÉN




130 ALMACÉN



010 ALCALDÍA, 300 SECRETARÍA DE HACIENDA







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18.35 INFORMES PREFACTURADO INDUSTRIA Y COMERCIO

18.36 INFORMES PRESUPUESTALES

18.37 INFORMES PROYECCIÓN DE CUPOS

19 INSTRUMENTOS DE CONTROL 19.01 BITÁCORAS DE UMATA Y OBRAS PÚBLICAS

19.02 CONSECUTIVOS DE ACTOS ADMINISTRATIVOS

19.03 CONSECUTIVOS DE COMUNICACIONES OFICIALES

19.04 CONSECUTIVOS DE FACTURAS

19.05 CONSECUTIVOS DE ORDENES DE SERVICIO

19.06 CONSOLIDADOS DE MATRICULA OFICIAL

19.07 CONTROL INTERNO CONTABLE

19.08 INVENTARIO DE TRANSFERENCIAS PRIMARIAS

19.09 INVENTARIO DOCUMENTAL

19.10 LIBROS CONTABLES

19.11 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

20 INVENTARIOS 20.01 INVENTARIO DE ALIMENTOS

20.02 INVENTARIO DE ELEMENTOS DE CONSUMO

20.03 INVENTARIO DE ELEMENTOS DEPORTIVOS

20.04INVENTARIO DE ELEMENTOS ORTOPÉDICOS

20.05 INVENTARIO INSTRUMENTOS MUSICALES 130 ALMACÉN, 520 ESCUELA DE MÚSICA

20.06 INVENTARIO DEL PARQUE AUTO MOTOR

20.07 INVENTARIOS BIBLIOGRÁFICOS





010 ALCALDÍA, 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN

100 SECRETARIA DE GOBIERNO(EDUCACIÓN)




130 ALMACÉN

130 ALMACÉN

130 ALMACÉN, 100 SECRETARÍA DE GOBIERNO (CENTRO DE BIENESTAR

DEL ANCIANO


130 ALMACÉN, 510 BIBLIOTECA

100 SECRETARÍA DE GOBIERNO (COMPLEMENTACIÓN ALIMENTARIA)




100 SECRETARÍA DE GOBIERNO (UMATA), 400 SECRETARÍA DE

PLANEACIÓN

100 SECRETARÍA DE GOBIERNO (CONTROL INTERNO)

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20.08 INVENTARIOS DE ALMACÉN / ACTIVOS FIJOS POR DEPENDENCIAS

20.09 INVENTARIOS DE ALMACÉN / ACTIVOS FIJOS POR ESCUELAS

20.10 INVENTARIOS DE BIENES INMUEBLES.

20.11 INVENTARIOS DE BODEGA DE ALIMENTOS

20.12 INVENTARIOS DE MEDICAMENTOS

21 LICENCIAS 21.01 LICENCIAS AMBIENTALES

21.02 LICENCIAS DE CONSTRUCCIÓN

21.03 LICENCIAS DE DESENGLOBE

21.04 LICENCIAS DE EXHUMACIÓN

21.05 LICENCIAS DE FUNCIONAMIENTO DE LOCALES

21.06 LICENCIAS DE INTERVENCIÓN Y OCUPACIÓN DE ESPACIO PÚBLICO

21.07 LICENCIAS DE MOVILIZACIÓN

21.08 LICENCIAS DE RELOTEO

21.09 LICENCIAS DE SOFTWARE

21.10 LICENCIAS DE URBANISMO

22 LICITACIONES Y CONCURSOS 22.01 LICITACIONES Y CONCURSOS

23 MANUALES 23.01 MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

23.02 MANUAL DE DESARROLLO TALENTO HUMANO

23.03 MANUALES DE CONTRATACIÓN 010 ALCALDÍA, SECRETARIA DE GOBIERNO

23.04 MANUALES DE PERFILES , FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

23.05 MANUALES DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

23.06 MANUALES DEL MECÍ



140 ARCHIVO MUNICIPAL








130 ALMACÉN

130 ALMACÉN






100 GOBIERNO (CENTRO DE BIENESTAR DEL ANCIANO)


130 ALMACÉN


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24 MAPAS DE RIESGOS. 24.01 MAPAS DE RIESGOS.

25 MARCO FISCAL A MEDIANO PLAZO 25.01 MARCOS FISCAL A MEDIANO PLAZO

26 NÓMINA 26.01 NÓMINA

27 PLANES 27.01 PLAN ANUAL DE AUDITORIA INTERNA CONTROL INTERNO

27.02 PLAN ANUAL DE CAPACITACIÓN

27.03 PLAN ANUAL DE COMPRAS

27.04 PLAN ANUALIZADO DE CAJA

27.05 PLAN DE DESARROLLO MUNICIPAL

27.06 PLAN DE ACCIÓN 010 ALCALDÍA, SECRETARIA DE GOBIERNO

27.07 PLAN DE CONTINGENCIA

27.08 PLAN DE DESARROLLO CULTURAL

27.09 PLAN DE EMERGENCIA

27.10 PLAN DE MANTENIMIENTO

27.11 PLAN DE MANTENIMIENTO DE VÍAS TERCIARIAS

27.12 PLAN DE MEJORAMIENTO

27.13 PLAN DE ORDENAMIENTO TERRITORIAL

27.14 PLAN DECENAL DE CULTURA

27.15 PLAN EDUCATIVO MUNICIPAL

27.16 PLAN FINANCIERO

27.17 PLAN INDICATIVO

27.18 PLAN OPERATIVO ANUAL DE INVERSIÓN (POAI)

27.19 PLAN TERRITORIAL DE SALUD

27.20 PLANES DE ADQUISICIÓN DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO

27.21 PLANES DE DESARROLLO DE OBRAS PÚBLICAS







100 SECRETARÍA DE GOBIERNO(CONTROL INTERNO)


520 BIBLIOTECA



500 EXTENSIÓN CULTURAL

100 GOBIERNO (EDUCACIÓN)








100 SECRETARÍA DE GOBIERNO(CONTROL INTERNO)


300 SECRETARIA DE HACÍENDA

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27.22 PLANES DE NOMENCLATURA Y ESTRATIFICACIÓN SOCIOECONÓMICA

27.23 PLANES DE SANEAMIENTO BÁSICO

27.24 PLANES DE VIVIENDA DE INTERÉS SOCIAL

27.25 PLANES DE MOVILIDAD

27.26 PLANES INSTITUCIONALES EDUCATIVOS

28 PRESUPUESTOS 28.01 PRESUPUESTOS DE INSTITUCIONES EDUCATIVAS

28.02 PRESUPUESTOS DE INGRESOS, GASTOS E INVERSIONES

29 PROCESOS 29.01 PROCESO ADMINISTRATIVO DE NULIDAD Y RESTABLECIMIENTO DEL

29.02 PROCESO ADMINISTRATIVO DE DISOLUCIÓN Y LIQUIDACIÓN DE LA

SOCIEDAD PATRIMONIAL DE HECHO29.03 PROCESO ADMINISTRATIVO DE REGULACIÓN DE VISITAS

29.04 PROCESO ADMINISTRATIVO DE REPARACIÓN DIRECTA

29.05 PROCESO ADMINISTRATIVO DE RESPONSABILIDAD PENAL MENORES DE 14

AÑOS

29.06 PROCESO ADMINISTRTIVO DE RESTABLECIMIENTO DEL DERECHO

29.07PROCESO ADMINISTRATIVO DE SEPARACIÓN DE BIENES

29.08 PROCESO ADMINISTRATIVO EJECUTIVO CONTRACTUAL

29.09 PROCESO ADMINISTRATIVO ELECTORAL

29.10 PROCESO ADMINISTRATIVO POR VIOLENCIA Y ABUSO SEXUAL EN

MENORES DE EDAD

29.11 PROCESO DE NEGOCIACIÓN DE PREDIOS

29.12 PROCESO DE COBRO COACTIVO


130 ALMACÉN

300 SECRETARÍA DE HACIENDA , 100 SECRETARÍA DE GOBIERNO

(ASESORÍA JURÍDICA)









010 ALCALDÍA, SECRETARÍA DE GOBIERNO ( ASESORÍA JURÍDICA)








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29.13PROCESO DE COBRO PERSUASIVO

29.14 PROCESO DE FILIACIÓN EXTRAMATRIMONIAL

29.15 PROCESO DE INVESTIGACIONES ADMINISTRATIVAS

29.16 PROCESO DE LEGALIZACIÓN Y TITULACIÓN DE TIERRAS Y BALDÍOS

29.17 PROCESO POR VIOLACION A LA NORMA SANITARIA Y AMBIENTAL

29.18 PROCESO DE REGULACIÓN DE CUOTA ALIMENTARIA

29.19 PROCESO DE BAJA DE ACTIVOS

29.20 PROCESO DE TRASLADO DE ACTIVOS

29.21 PROCESO POR VIOLACIÓN A LAS NORMAS DE AMUEBLAMIENTO, ORNATO

PATRIMONIO Y ZONAS VERDES

29.22 PROCESO POR VIOLACIÓN A LAS NORMAS DE TRANSITO

29.23 PROCESOS DISCIPLINARIOS

29.24 PROCESOS JURISDICCIONALES

29.25 PROCESOS POLICIVOS

30 PROGRAMAS 30.01PROGRAMA DE ACTUALIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS PREDIOS QUE

CONFORMAN EL MUNICIPIO DE SAN LUIS

30.02 PROGRAMA DE APOYO ALIMENTARIO A LA POBLACIÓN DESPLAZADA

30.03 PROGRAMA DE ATENCIÓN AL USUARIO 010 ALCALDÍA, SECRETARIA DE GOBIERNO

30.04 PROGRAMA DE ATENCIÓN SICOSOCIAL

30.05 PROGRAMA DE CAPACITACIÓN

30.06 PROGRAMA DE CAPACITACIÓN SOBRE NORMAS DE TRANSITO

30.07 PROGRAMA DE CONTROL INTERNO

300 SECRETARÍA DE HACIENDA , 100 SECRETARÍA DE GOBIERNO

(ASESORÍA JURÍDICA)

130 ALMACÉN


100 SECRETARÍA DE GOBIERNO ( COMPLEMENTACIÓN ALIMENTARIA)










010 ALCALDÍA, SECRETARÍA DE GOBIERNO (ASESORÍA JURÍDICA), 400

SECRETARÍA DE PLANEACIÓN



010 ALCALDÍA, SECRETARÍA DE GOBIERNO ( ASESORÍA JURÍDICA) 120 INSPECCIÓN DE POLICÍA Y DE TRANSITO

130 ALMACÉN

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30.08 PROGRAMA DE FOMENTO A LA EDUCACIÓN ESPECIAL

30.09 PROGRAMA DE FOMENTO A LA RECREACIÓN, DEPORTE Y USO DEL

TIEMPO LIBRE

30.10PROGRAMA DE FOMENTO Y APOYO A LA JUVENTUD

30.11 PROGRAMA DE GOBIERNO

30.12PROGRAMA DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA DE INSTITUCIONES DEL SECTOR

EDUCATIVO EN LA REGIÓN

30.13 PROGRAMA DE MANEJO Y CONTROL DEL ESPACIO PÚBLICO

30.14 PROGRAMA DE MANTENIMIENTO DE LA MALLA VIAL

30.15 PROGRAMA DE MANTENIMIENTO DE OBRAS PÚBLICAS

30.16 PROGRAMA DE RECUPERACIÓN MEMORIA CULTURAL

30.17 PROGRAMA DE RECUPERACIÓN NUTRICIONAL AMBULATORIA

30.18 PROGRAMA DE RESTAURANTES ESCOLARES

30.19 PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL

30.20 PROGRAMA DE TALENTO HUMANO

30.21 PROGRAMA MANA INFANTIL

30.22 PROGRAMAS DE APOYO A LA TERCERA EDAD

30.23 PROGRAMAS DE RECUPERACIÓN AMBIENTAL

30.24 PROGRAMAS ESPECIALES DE DESARROLLO COMUNITARIO

30.25 PROGRAMAS NO FORMALES DE EDUCACIÓN ARTÍSTICA

31.01 PROYECTOS CULTURALES

31.02 PROYECTOS DE ACUERDO 010 ALCALDÍA, SECRETARIA DE GOBIERNO

31.03 PROYECTOS DE COFINANCIACIÓN

31.04 PROYECTOS DE INVERSIÓN MUNICIPAL

31.05 PROYECTOS DE OBRA DE INFRAESTRUCTURA

31.06 PROYECTOS DEPORTIVOS



100 SECRETARÍA DE GOBIERNO (DEPORTES)








100 SECRETARÍA DE GOBIERNO ( DESARROLLO COMUNITARIO)






100 SECRETARÍA DE GOBIERNO (CENTRO DE BIENESTAR DEL ANCIANO)



100 SECRETARÍA DE GOBIERNO, 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÒN




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31.07 PROYECTOS EDUCATIVOS

32 QUERELLAS 32.01 QUERELLAS

33 REGISTROS 33.01 REGISTROS DE BENEFICIARIOS DEL SISBEN

33.02 REGISTROS DE CLASIFICACIÓN, FACETACION Y ANÁLISIS BIBLIOGRÁFICO

33.03 REGISTROS DE CONTRATOS

33.04 REGISTROS DE CONTROL DE ASEO

33.05 REGISTROS DE CONTROL DE PESAS Y MEDIDAS

33.06 REGISTROS DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL

33.07 REGISTROS DE ENTREGA DE CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS TODAS LAS DEPENDENCIAS

33.08 REGISTROS DE ESTABLECIMIENTOS DE COMERCIO

33.09 REGISTROS DE INFORMACIÓN GEOESTADÍSTICA

33.10 REGISTROS DE MARCAS DE GANADO

33.11 REGISTROS DE PRÉSTAMO DE ELEMENTOS DEPORTIVOS

33.13 REGISTROS DE PRÉSTAMO DE INSTRUMENTOS MUSICALES

33.14 REGISTROS DE PRÉSTAMO DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO

33.15 REGISTROS DE RADICACIÓN DE PROYECTOS

33.16 REGISTROS DE RESOLUCIONES

33.17 REGISTROS DE VEHÍCULOS DEL MUNICIPIO

33.18 REGISTROS PLANTA DE PERSONAL DOCENTE Y DIRECTIVOS 100 SECRETARIA DE GOBIERNO (EDUCACIÓN)



510 BIBLIOTECA

010 ALCALDÍA, TODAS LAS SECRETARÍAS

010 ALCALDÍA, SECRETARÍAS




520 ESCUELA DE MÚSICA

510 BIBLIOTECA



400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN (SISBEN)



(DEPORTES)



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34 REPORTES 34.01 REPORTE DE ALUMNOS RETIRADOS 100 SECRETARIA DE GOBIERNO (EDUCACIÓN)

34.03 REPORTE SEMANAL DE VIGILANCIA EPIDEMIOLÓGICA

34.04 REPORTE SEMANAL DE INSCRIPCIÓN DE POBLACIÓN DESPLAZADA

34.05 REPORTES DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS ENTREGADOS EN SALUD

35 TÍTULOS 35.01 ESCRITURAS PÚBLICAS

35.02 TÍTULOS Y VALORES



010 ALCALDÍA, SECRETARÍA DE GOBIERNO

100 SECRETARÍA DE GOBIERNO (FAMILIAS EN ACCIÓN )

010 ALCALDÍA, SECRETARÍA DE GOBIERNO

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GESTIÓN CENTRAL CT S M E

D S SB ACTOS ADMINISTRATIVOS

010 02 02.01 ACTAS 1 4 X XACTAS DEL CONSEJO DE GOBIERNO

ACTAS

CONVOCATORIA A LA REUNIÓN

LISTADO DE ASISTENCIA

ANEXOS

ACTOS ADMINISTRATIVOS

010 02 02.02 DECRETOS 1 19 X XDECRETOS MUNICIPALES EN GENERAL

DECRETOS DE ADICIÓN PRESUPUESTALDECRETO

ANEXOS


010 02 02.03 RESOLUCIONES 1 19 X XRESOLUCIONES DE CAMBIO DE HORARIO

RESOLUCIONES DE COMPRA DE IMPLEMENTOSRESOLUCIONES DE NOMBRAMIENTO DE PERSONAL

OFICINA PRODUCTORA: 010 DESPACHO DEL ALCALDE

CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOSRETENCIÓN EN

ARCHIVODISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTO

DEPENDENCIA: 010 DESPACHO DEL ALCALDE

Regulados porl el articulo 315 de la Constituciòn Polìtica deColombia, los Decretos Municipales se digitalizaran para garantizarla conservaciòn del soporte papel. Los decretos municipales seconservaran en el despacho del Alcade, terminado el tiempo deretenciòn en el archivo de gestiòn se harà transferencia al archivocentral para su conservaciòn permanente.Los decretos de traslado ynombramiento se guardaran en la historia laboral respectiva.

Estas actas luego de pasada la retención en el archivo de gestión sehará la transferencia al archivo central, terminada la retención en elarchivo central, se hará proceso de microfilmación o digitalización yse eliminarà el soporte papel en su totalidad, se hará transferenciadel CD al archivo histórico de la Administraciòn Municipal de SanLuis Antioquia. Nota: todas las transferencias deben estarsoportadas con el acta correspondiente.

Pasado el tiempo de retención en los archivos de gestión y central,digitalizar y transferir al archivo histórico de la AdministraciònMunicipal de San Luis Antioquia.

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ARCHIVODISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTO


RESOLUCIONES MUNICIPALES

RESOLUCIÒN

ANEXOS

D S SB COMUNICACIONES OFICIALES

010 06 06.01 CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS 1 0 X X

CERTIFICADOS LABORALES

CERTIFICADOS DE LIBERACIÓN DE PREDIOS

CONSTANCIAS DE DESPACHO

SOLICITUD

CERTIFICADO O CONSTANCIA


010 06 06.02 CIRCULARES 2 3 X X

CIRCULARES REGLAMENTARIAS

CIRCULARES NORMATIVAS DESPACHO DEL ALCALDE, SECRETARÍAS

ANEXOS


010 06 06.03 DERECHOS DE PETICIÓN 1 4 X

DERECHOS DE PETICIÓN CONCEPTO JURÍDICO

RESPUESTA AL DERECHO DE PETICIÓN

COMUNICACIONES

Constituyen parte de patrimonio documental de la ALCALDÌA porqueregistran aspectos normativos de la Administración Municipal.

Son regulados por el Art. 23 de la Constitución Política de Colombiay los artículos 5 al 26 del Código Contencioso Administrativo. Luegode pasada la retención en el archivo de gestión se hará latransferencia al archivo central, terminada la retención en el archivocentral se hará proceso de digitalización y se eliminara el soportefísico en su totalidad, se hará transferencia del disco óptico alarchivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico de

los certificados laborales se elaboran a petición del interesado, seentrega el original al solicitante y se deja un registro de entrega enun archivo electrónico, no desarrollan valores documentales para laAlcaldía Municipal.

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ARCHIVODISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTO



010 06 06.05 PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS 1 4 X

ESCRITO DE LA QUEJA

RECLAMO

SUGERENCIA

ANEXOS

D S SB CONTRATOS

010 08 08.01 CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO (ARRENDADOR)

2 1 X X

ACTA DE CONTRATACIÓN

CONTRATO

RECLAMACIÓN

RESOLUCIÓN

COMUNICACIONES

D S SB CONTRATOS

010 08 08.02 (ARRENDATARIO) 2 8 X X


DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

REGISTRO PRESUPUESTAL

CONTRATO

Los contratos en todas sus modalidades son firmados por el SeñorAlcalde después de ser revisados por los asesores juridicos, quienesdeben de firmar cada uno de los folios que conforman el expedientedel contrato. los contratos se conservan en la secretaria respectiva.Transferir un año después de la liquidación del contrato, una vezcumpla el tiempo en los archivos de gestión y central, microfilmar odigitalizar y eliminar el soporte papel.

Seleccionar aquellas que contribuyan a la jurisprudencia y que porsu delicadesa presenten mayor significado para la administraciòn enla atención de futuras situaciones jurídicas.

Los contratos en todas sus modalidades son firmados por el SeñorAlcalde después de ser revisados por los asesores juridicos, quienesdeben de firmar cada uno de los folios que conforman el expedientedel contrato. los contratos se conservan en la secretaria respectiva.Transferir un año después de la liquidación del contrato, una vezcumpla el tiempo en los archivos de gestión y central, microfilmar o

archivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico dela institución. En caso de requerir el soporte original de estedocumento se deberá recurrir a la impresión del archivo electrónicoo solicitar copia al juzgado correspondiente. Nota: todas lastransferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente.

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ARCHIVODISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTO


RECLAMACIÓN

RESOLUCIÓN

COMUNICACIONES

D S SB CONTRATOS

010 08 08.03 CONTRATOS DE COMODATO 2 8 X X

CONTRATO

ANEXOS

COMUNICACIONES

D S SB CONTRATOS

010 010 08.04 CONTRATOS DE CONSULTORÍA 2 8 X X

LISTA DE PRECALIFICADOS

CONVOCATORIA PÙBLICA

ESTUDIOS DE EXPERENCIA

ESTUDIOS DE CAPACIDAD INTELECTUAL

PROPUESTA TÈCNICA DETALLADA (PTD)

PROPUESTA TÈCNICA SIMPLIFICADA(PTS)

ACTAS DEL COMITÉ EVALUADOR

INFORME DE EVALUACIÒNSOLICITUD PEDIDO DE ALMACÉN O JUSTIFICACIÓN DEL CONTRATO




CONTRATO


cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central, microfilmar odigitalizar y eliminar el soporte papel.


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ARCHIVODISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTO


ADICIÓN O PRORROGAS

PÓLIZA

APROBACIÓN DE PÓLIZAS

RECLAMACIÓN POR INCUMPLIMIENTO

INFORME DEL INTERVENTOR

RECLAMACIÓN

ACTA DE TERMINACIÓN

ACTA DE LIQUIDACIÓN

RESOLUCIÓN

COMUNICACIONES

CUENTA DE COBRO

ANEXOS

D S SB CONTRATOS

010 08 08.05 CONTRATOS DE EMPRÉSTITOS 12 8 X X

PROYECTO DE ACUERDO

ACUERDO MUNICIPAL

ACTA DE AVAL DEL COMFIS

ESTUDIO ECONÓMICO DE LAS OBRAS O INVERSIONES

AUTORIZACIÓN DE ENDEUDAMIENTO Y CONCEPTO FAVORABLE.

REGISTRO DEL ENDEUDAMIENTO ANTE LA DIRECCIÓN GENERAL DE CRÉDITO PÚBLICO DEL MINISTERIO DE HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO

Los contratos en todas sus modalidades son firmados por el SeñorAlcalde, después de ser revisados por los asesores jurìdicos,quienes deben de firmar cada uno de los folios que conforman elexpediente del contrato. Los contratos se conservan en la secretaríarespectiva. Transferir un año despueés de la liquidación del contrato,una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central,microfilmar o digitalizar y eliminar el soporte papel.

de 323




ARCHIVODISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTO


INFORME DE DESTINACIÓN ESPECÍFICA DE LOS RECURSOS.

INFORME DE CAPACIDAD DE ENDEUDAMIENTO DEL MUNICIPIO

INFORME DE AHORRO OPERACIONAL

INFORME DE INGRESOS CORRIENTES

TRANSFERENCIAS PAGADAS

INFORME DE INTERESES DE LA DEUDA

VIGENCIA ANTERIOR

EVALUACIÓN DE LA CAPACIDAD DE PAGO

INFORME DE FONDOS A PIGNORAR

D S SB CONTRATOS

010 08 08.06 CONTRATOS MÍNIMA CUANTÍA 2 8 X X

ESTUDIO PREVIO


AVISO DE CONVOCATORIA A VEEDURÍA

PROYECTO DE PLIEGOS Y CONDICIONES

PLIEGO DEFINITIVO

RESOLUCIÓN DE APERTURA

ADENDAS (SI LAS HUBIERA)

PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA

RESOLUCIÓN DE ADJUDICACIÓN

PUBLICACIÒN Y PAZ Y SALVO

COMPROMISO PRESUPUESTAL

COMUNICACIÓN DE ACEPTACIÒN DELA OFERTA O DECLARATORIA DE DESIERTA

NOTIFICACIÓN

RECURSO DE REPOSICIÓN SI FUERA EL CASO


de 323




ARCHIVODISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTO


CONTRATOREGISTRO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL

FOTOCOPIA DOCUMENTO DE IDENTIDAD

CERTIFICADOS DE ANTECEDENTES: PENALES(PASADO JUDICIAL), FISCALES Y DISCIPLINARIOSAFILIACIONES A: RÉGIMEN DE SALUD (EPS), PENSIÓN, RIESGOS PROFESIONALES

RECIBOS DE PAGOS A LA SEGURIDAD SOCIAL

DECLARACIÓN DE BIENES Y RENTAS

ADICIÓN O PRÓRROGAS

PÓLIZA



AUTORIZACIONES DE PAGO

RECLAMACIÓN



D S SB CONTRATOS

010 08 08.07 CONTRATOS DE PÓLIZAS Y SEGUROS 2 3 X

PÓLIZAS POR DAÑOS A TERCEROS

PÓLIZAS DE MANEJO

PÓLIZAS A PREVIALCALDÍA

Transferir 1 año después de terminada la vigencia de la póliza o elproceso de reclamación, conservar 5 años màs y eliminar. Nota.Crear expediente para cada reclamación. Todas las transferenciasdeben estar soportadas con el acta correspondiente.

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ARCHIVODISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTO


D S SB CONTRATOS

010 08 08.08 CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS

2 8 X X

SOLICITUD DEL SERVICIO PROFESIONAL




CONTRATO


PÓLIZA




RECLAMACIÓN

RESOLUCIÓN

COMUNICACIONES

CUENTAS DE COBRO

ANEXOS

D S SB CONTRATOS 2 8 X X

010 08 08.09 CONTRATOS DE SELECCIÓN ABREVIADA CONTRATOS DE OBRA


ESTUDIO PREVIO



PLIEGO DEFINITIVO



Los contratos en todas sus modalidades son firmados por el SeñorAlcalde, los asesores jurìdicos los revisan y estos se conservan enla secretarìa respectiva .Transferir un año después de la liquidacióndel contrato, una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión ycentral, microfilmar o digitalizar y eliminar el soporte papel.

de 323




ARCHIVODISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTO


ADENDAS (SI LAS HUBIERA)


EVALUACIÓN DE LA PROPUESTA




CONTRATOREGISTRO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL AFILIACIONES A: RÉGIMEN DE SALUD (EPS), PENSIÓN, RIESGOS PROFESIONALES

FOTOCOPIA DEL DOCUMENTO DE IDENTIDAD

CERTIFICADOS DE ANTECEDENTES: PENALES (PASADO JUDICIAL), FISCALES Y DISCIPLINARIOS

AFILIACIONES A: RÉGIMEN DE SALUD (EPS), PENSIÓN, RIESGOS PROFESIONALES




PÓLIZA



INFORME DEL INTERVENTOR Y AUTORIZACIONES DE PAGO

RECLAMACION



de 323




ARCHIVODISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTO


D S SBCONTRATOS

010 08 08.09 CONTRATOS DE SELECCIÓN ABREVIADA 2 8 X X

CONTRATOS DE SUMINISTROS SOLICITUD DEL SERVICIO PROFESIONAL




CONTRATO


PÓLIZA




RECLAMACIÓN

RESOLUCIÓN

CUENTAS DE COBRO

COMUNICACIONES

ANEXOS

D S SBCONVENIOS

010 10 10.01 CONVENIOS DE COOPERACIÓN 2 8 X

ESTUDIO PREVIO DISPONIBILIDAD PRESUPUESTALPROPUESTA TÉCNICACOMPROMISO PRESUPUESTAL

Los contratos en todas sus modalidades son firmados por el SeñorAlcalde, después de ser revisados por los asesores jurìdicos debenfirmar cada uno de los folios que conforman el expediente delcontrato. Los contratos se conservan en la secretaría respectiva.Transferir un año después de la liquidación del contrato, una vezcumpla el tiempo en los archivos de gestión y central, microfilmar odigitalizar y eliminar el soporte papel.

Los convenios en todas sus modalidades son firmados por el SeñorAlcalde, los asesores jurìdicos los revisan y estos se conservan enla secretarìa respectiva .Transferir un año después de la liquidacióndel convenio, una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión ycentral , microfilmar o digitalizar y eliminar el soporte papel.

de 323




ARCHIVODISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTO


CONVENIO O CONTRATO

PUBLICACIÓN Y PAZ Y SALVO

PÓLIZA

PÓLIZA Y AUTO DESAPROBACIÓN DE LA PÓLIZA SI LO HUBIERE

CONTRATO

REGISTRO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL


CERTIFICADOS DE ANTECEDENTES: PENALES(PASADO JUDICIAL), FISCALES Y DISCIPLINARIOS




ACTA DE INICIO


RECLAMACIÓN



D S SB CONVENIOS 2 8 X

010 10 10.02 CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS

ESTUDIO PREVIO


Los convenios en todas sus modalidades son firmados por el SeñorAlcalde, los asesores jurìdicos los revisan y estos se conservan enla secretarìa respectiva .Transferir un año después de la liquidacióndel contrato, una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y

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ARCHIVODISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTO


PROPUESTA TÉCNICA


CONVENIO O CONTRATO


PÓLIZA


CONTRATO


FOTOCOPIA DOCUMENTO DE IDENTIDADCERTIFICADOS DE ANTECEDENTES: PENALES(PASADO JUDICIAL), FISCALES Y DISCIPLINARIOS




ACTA DE INICIO


RECLAMACIÓN



D S SB HISTORIAS

del contrato, una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión ycentral , microfilmar o digitalizar y eliminar el soporte papel.

de 323




ARCHIVODISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTO


010 17 17.09 HISTORIAS DE SALUD OCUPACIONAL4 16 X

EXAMEN MÉDICO DE INGRESO

PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL

EXAMEN MÉDICO DE EGRESO

EXÁMENES DE CONTROL

D S SB HISTORIAS 20 80 X

010 17 17.09 HISTORIAS LABORALES

HISTORIA LABORAL

DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN

HOJA DE VIDA (FORMATO ÚNICO)

ACTO ADMINISTRATIVO, NOTIFICACIÓN Y ACEPTACIÓN DEL NOMBRAMIENTO O CONTRATO DE TRABAJO

SOPORTES DE ESTUDIOS Y EXPERIENCIA QUE ACREDITEN LOS REQUISITOS DEL CARGOACTA DE POSESIÓN



Transferir un año después de desvinculado o pensionado ( según sea

el caso), conservar 100 años más y seleccionar las de los Alcaldes y

funcionarios que hayan obtenido reconocimiento político, social,

científico o cultural para el archivo histórico de la Alcaldía.

Transferir un año después de desvinculado o pensionado (según seael caso), conservar 20 años Código Contensioso Administrativo "laprescripción civil caduca a los 10 años, la prescripción legal a los 20años.

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ARCHIVODISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTO


CERTIFICADO DE APTITUD LABORAL (EXÁMEN MÉDICO DE INGRESO)

AFILIACIONES A: RÉGIMEN DE SALUD (EPS), PENSIÓN, CESANTÍAS, RIESGOS PROFESIONALES

REGISTRO DE INDUCCIÓN Y ENTRENAMIENTOACTOS ADMINISTRATIVOS DE: VACACIONES, LICENCIAS, COMISIONES, ASCENSOS, TRASLADOS, ENCARGOS, PERMISOS, AUSENCIAS, TEMPORALES, INSCRIPCIÓN EN CARRERA ADMINISTRATIVA, SUSPENSIONES DE CONTRATO ENTRE OTRAS.

EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

KARDEX LABORAL

LIBRANZAS

D S SBINFORMES

010 18 18.03 INFORMES A LA COMUNIDAD 1 9 X X

INFORME

REGISTRO FOTOGRÁFICO (OPCIONAL)

CARTAS DE LA COMUNIDAD

D S SB INFORMES

010 18 18.04 INFORMES AL CONCEJO MUNICIPAL 1 9 X X

Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo degestión se hará la transferencia al archivo central, terminada laretención en el archivo central se hará proceso de digitalización para

Una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central,digitalizar y transferir al archivo histórico de la Alcaldia Municipal deSan Luis Antioquia Nota: Todas las transferencias deben estarsoportadas con el acta correspondiente.

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ARCHIVODISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTO


INFORME DISCRIMINADO DE ACTIVIDADES CON LOS SOPORTES



D S SB INFORMES

010 18 18.05 INFORMES AL CONSEJO DE GOBIERNO 1 4 X XINFORME DISCRIMINADO DE ACTIVIDADES CON LOS SOPORTESREGISTRO FOTOGRÁFICO (OPCIONAL)


D S SB INFORMES

010 18 18.28 INFORMES DE RENDICIÓN DE CUENTAS 4 6 X X

INFORME DE ACTIVIDADES

CUENTA DE COBRO

A. LA RENDICIÓN DE CUENTAS FINANCIERA FRENTE AL PRESUPUESTO ASIGNADO CON UN APARTE ESPECIAL REFERENTE A LA TOTALIDAD DE LA CONTRATACIÓN, INCLUSIVE DE PERSONAL.

B. LA RENDICIÓN DE CUENTAS DE GESTIÓN

Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo degestión se hará la transferencia al archivo central, terminada laretención en el archivo central se hará proceso digitalización paragarantizar la conservación del formato papel, se hará transferencia odisco óptico al archivo histórico pasando a formar parte delpatrimonio histórico de la institución. Nota: todas las transferenciasdeben estar soportadas con el acta correspondiente.

retención en el archivo central se hará proceso de digitalización paragarantizar la conservación del formato papel, se hará transferencia odisco óptico al archivo histórico pasando a formar parte delpatrimonio histórico de la institución. Nota: todas las transferenciasdeben estar soportadas con el acta correspondiente.


de 323




ARCHIVODISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTO


C. INFORMES DE METAS E INDICADORES DEBERAÁN ESTAR DEFINIDOS EN TÉRMINOS DE CAONTIDAD, COSTOS, CALIDAD Y OPORTUNIDAD

D. INFORME DE RENDICIÓN DE CUENTAS POR LA ENTIDAD Y EL PLAN Y EL PLAN Y PRESUPUESTO PARA LA SIGUIENTE VIGENCIA

D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL

010 19 19.02 CONSECUTIVOS DE ACTOS ADMINISTRATIVOS

CONSECUTIVOS DE ACTAS 2 8 X

CONSECUTIVOS DE ACUERDOS 2 8 X

CONSECUTIVOS DE DECRETOS 2 8 X

CONSECUTIVOS DE RESOLUCIONES


010 19 19.03 CONSECUTIVOS COMUNICACIONES OFICIALES

1 9

D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL 1 9

010 19 19.05 CONSECUTIVOS DE ORDENES DE SERVICIOS

Pasado el tiempo de retención en el archivo de gestión y central ,digitalizar y eliminar el soporte papel, luego pasar el disco óptico alArchivo Històrico de la Alcaldia Municipal De San Luis Antioquia.

Pasado el tiempo de retención en el archivo de gestión y central,

digitalizar y eliminar el soporte papel, luego pasar el disco óptico al

Archivo Histórico de la Alcaldía Municipal.


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ARCHIVODISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTO



010 19 19.08 INVENTARIO DE TRANSFERENCIAS PRIMARIAS

1 1 X X

FORMATO ÙNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL


010 19 19.09 INVENTARIO DOCUMENTAL 1 1 X X



010 19 19.11 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 5 1 X


D S SB LICITACIONES Y CONCURSOS

010 22 22.01 LICITACIONES Y CONCURSOS 2 2 X

Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Nacion.Losinventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivosde gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión yfunciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) año,luego se digitalizaran y se eliminarà el soporte papel en su totalidad

Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Nacion.Losinventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivosde gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión yfunciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) año,luego se digitalizaran y se eliminarà el soporte papel en su totalidad.

Regulado por la Ley 594 DEL 2000, en cada dependencia seguardarà la Tabla de Retenciòn Documetal perteneciente a ella, por5 años o hasta que sea actualizada, la nueva versiòn reemplaza laanterior.

Los contratos en todas sus modalidades son firmados por el SeñorAlcalde después de ser revisados por los asesores jurídicos, quienes

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ARCHIVODISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTO



ESTUDIO PREVIO



PLIEGO DEFINITIVO


ADENDAS (SI LAS HUBIERE)


CUENTA DE COBRO





CONTRATO








PÓLIZA

APROBACIÓN DE PÓLIZA


Alcalde después de ser revisados por los asesores jurídicos, quienesdeben de firmar cada uno de los folios que conforman el expedientedel contrato. Los contratos se conservan en la secretaría respectiva.Transferir un año después dela liquidación del contrato, unificadocon la carpeta de informes de interventoría. Una vez cumpla eltiempo en los archivos de gestión y central, seleccionar los deinvestigaciones, estudios, avalúos y obras representativas para suconservación en le archivo histórico de la Alcaldía Municipal de SanLuis Antioquia. Nota: en caso de reclamación por incumplimiento,unificar con el contrato. Todas las transferencias deben de sersoportadas con el acta correspondiente.

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ARCHIVODISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTO


INFORME DEL INTERVENTOR Y AUTORIZACIONES DE PAGOS

RECLAMACIÓN

INVITACIÒN

LISTA DE OFERENTES

OBLIGACIÒN PRESUPUESTAL

PÒLIZAS

PUBLICACIÒN

RECLAMACIÓN



D S SB LICITACIONES Y CONCURSOS 1 9 X

010 22 22.01 LICITACIONES Y CONCURSOS CON SUBASTA INVERSA


ESTUDIO PREVIO



PLIEGO DEFINITIVO


ADENDAS (SI LAS HUBIERE)


CUENTA DE COBRO





Los contratos en todas sus modalidades son firmados por el SeñorAlcalde después de ser revisados por los asesores jurídicos, quienesdeben de firmar cada uno de los folios que conforman el expedientedel contrato. Los contratos se conservan en la secretaría respectiva.Transferir un año después dela liquidación del contrato, unificadocon la carpeta de informes de interventoría. Una vez cumpla eltiempo en los archivos de gestión y central, seleccionar los deinvestigaciones, estudios, avalúos y obras representativas para suconservación en le archivo histórico de la Alcaldía Municipal de SanLuis Antioquia. Nota: en caso de reclamación por incumplimiento,unificar con el contrato. Todas las transferencias deben de sersoportadas con el acta correspondiente.

de 323




ARCHIVODISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTO


CONTRATO








PÓLIZA


INFORME DEL INTERVENTOR Y AUTORIZACIONES DE PAGOS

RECLAMACIÓN

INVITACIÒN

LISTA DE OFERENTES

OBLIGACIÒN PRESUPUESTAL

PÒLIZAS

APROBACIÓN DE PÓLIZA

PUBLICACIÒN

RECLAMACIÓN



D S SB PROCESOS 1 19

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ARCHIVODISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTO


010 29 29.16 PROCESO DE LEGALIZACIÓN Y TITULACIÓN DE TIERRAS Y BALDÍOS

Terminado el tiempo de retención en los archivos de gestión y central, digitalizar para garantizar la conservación del soporte papel. Transferir al archivo histórico de la Alcaldía.

PROCESO ADMINISTRATIVO DE LEGALIZACIÓN Y TITULACIÓN DE TIERRAS Y BALDÍOS

FORMULARIO DE SOLICITUD DE ADJUDICACIÓN

FOTOCOPIA DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN DEL (OS) SOLICITANTE (S)

FOTOCOPIA DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN DE SU CÓNYUGE O COMPAÑERO (A) PERMANENTE

DECLARACIONES DE RENTA Y PATRIMONIO DE LOS TRES ÚLTIMOS AÑOS (SI A ELLO HUBIERE LUGAR)

INFORME DE VISITA DE INSPECCIÓN OCULAR

NOTIFICACIÓN DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE ADJUDICA O NIEGA LA TITULACIÓN DEL BALDÍO

RESOLUCIÓN DE NOTIFICACIÓN DEL TERRENO BALDÍO

PROCESO JUDICIAL DE LEGALIZACIÓN Y TITULACIÓN DE TIERRAS Y BALDÍOS


FOTOCOPIA DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN DE SU CÓNYUGE O COMPAÑERO (A) PERMANENTE



NOTIFICACIÓN DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE ADJUDICA O NIEGA LA TITULACIÓN DEL BALDÍO

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ARCHIVODISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTO


RESOLUCIÓN DE NOTIFICACIÓN DEL TERRENO BALDÍO

PODER

NOTIFICACIÓN

AVISO

RESOLUCIÓN

ACTAS

PRUEBAS

SOLICITUD

RECURSOS

AUTOS

INFORME SECRETARIAL

AUTO DE FIJACIÓN DE FECHAS POR PRÁCTICA DE DILIGENCIA DE INSPECCIÓN OCULAR

D S SB PROGRAMAS 4 6 X

010 30 30.10 PROGRAMA DE GOBIERNO

PROGRAMA DE GOBIERNO PARA EL CUATRIENIO

ESTUDIOS PREVIOS

INFORMES

D S SB PROYECTOS

010 31 31.02 PROYECTOS DE ACUERDO 1 9 X X

ESTUDIO DE CASO

MEMORIAL DE CONSIDERACIONES


Constituye parte del patrimonio documental de la ALCALDÍA, se conserva permanentemente por ser documentos misionales relacionados con el cumplimiento de la función de la Administrativa Municipal.

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ARCHIVODISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTO


D S SB PROYECTOS

010 31 31.03 PROYECTOS DE COFINANCIACIÓN 1 9 X X

PROYECTO

INFORMES DE LAS PARTES

ACTAS

COMUNICACIONES

REGISTROS

010 33 33.09 REGISTROS DE ENTREGA DE CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS

1 0 X

REGISTRO DE ENTREGA DE CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS DE DESPACHOREGISTRO DE ENTREGA DE CERTIFICADOS LABORALESREGISTRO DE ENTREGA DE CERTIFICADOS DE LIBERACIÓN DE PREDIOS

REGISTROS

010 33 33.21 REGISTROS DE RESOLUCIONES 4 6 X X

REGISTRO DE RESOLUCIONES

Cumplida su vigencia administrativa y legal . Una vez cumplido eltiempo en el archivo central se deben digitalizar para garantizar laconservaciòn del soporte papel.

Los registros de entrega de certicados estan conformados porarchivo electrònico en el cual se diligencian los siguientes campos:fecha , nùmero de identificacion y nombre del usuario solicitante delcertificado o constancia; Su valor es solamente informativo y nodesarrolla valores secundarios. Una vez cumplido el tiempo en elarchivo de gestión se deben pasar todos estos archivos en un Cd ocualquier medio de almacenamiento de archivos electrònicos yeliminar estos registros del equipo, el Cd se transfiere al archivocentral de la Alcldia Municipal de San Luis Antioquia.


de 323




ARCHIVODISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTO


conservaciòn del soporte papel.

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100 02 02.01 ACTAS 1 4 XACTAS DE COMITÉ DE CAPACITACIÓN

ACTAS DE INTERVENTORÌA A CONTRATOSACTAS DE REUNIONES INFORMALES SECRETARIA DE GOBIERNOACTAS DEL COMITÉ COMISIÓN DE PERSONALACTAS DEL COMITE DE CABILDO ABIERTO MAYOR X X

ACTAS DEL COMITÉ DE COMPRAS

ACTAS DEL COMITÉ DE COPASO, GESTIÓN AMBIENTAL Y SANITARIAACTAS DEL COMITÉ DE ÉTICA

ACTAS DEL COMITÉ DE GOBIERNO EN LINEA TERRITORIAL (GELT)ACTAS DEL COMITÉ DE SEGUIMIENTO ELECTORALACTAS DEL COMITÈ DE POLITICA SOCIAL (COMPOS)ACTAS DEL CONSEJO DE SEGURIDAD

ACTAS



ANEXOS

D S SB AUTORIZACIONES Y PERMISOS 1 0

100 03 03.02 HORARIO EN LOCALES COMERCIALES

DEPENDENCIA: 100 SECRETARÌA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 100 SECRETARÌA GENERAL Y DE GO BIERNO


ARCHIVODISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTO


Cumplida su vigencia legal y administrativa no desarrolla valoressecundarios. Eliminar una vez cumplido el tiempo en archivo degestión

de 323




ARCHIVODISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTO

SOLICITUD DEL PERMISO

PERMISO O AUTORIZACIÓN

D S SB AUTORIZACIONES Y PERMISOS

100 03 03.06 PERMISOS PARA OCUPAR EL ESPACIO PÚBLICO 1 4 X




100 06 06.02 CIRCULARES REGLAMENTARIAS 2 3 X XCIRCULARES NORMATIVASD DESPACHO ALCALDE, SECRETARÍAS

ANEXOS


100 06 06.03 DERECHOS DE PETICIÓN 1 4 X X

DERECHO DE PETICIÓN

CONCEPTO JURÍDICO


COMUNICACIONES

Son regulados por el Art. 23 de la Constitución Política de Colombiay los artículos 5 al 26 del Código Contencioso Administrativo. Luegode pasada la retención en el archivo de gestión se hará latransferencia al archivo central, terminada la retención en el archivocentral se hará proceso de digitalización y se eliminarà el soportefísico en su totalidad, se hará transferencia del disco óptico alarchivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico dela institución. En caso de requerir el soporte original de estedocumento se deberá recurrir a la impresión del archivo electrónicoo solicitar copia al juzgado correspondiente. Nota: todas lastransferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente.

Cumplida su vigencia administrativa y legal no desarrolla valores secundarios. Eliminar una vez cumplido el tiempo en archivo central mediante acta del comité de archivo de la ALCALDIA.

Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÍA porque registran aspectos normativos de la Administración Municipal.

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ARCHIVODISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTO


100 06 06.04 EXHORTOS Y COMISIONES 1 4 X XOFICIOS COMISORIOS DE FISCALIA, PERSONERÌA, PROCURADURÌA , BATALLONES ENTRE OTROS

ANEXOS



ESCRITO DE LA QUEJA

RECLAMO

SUGERENCIA

ANEXOS

D S SB INFORMES

100 18 18.02 INFORMES A ENTIDADES DE VIGILANCIA Y CONTROL DEL ESTADO

3 7 X X

INFORMES A LOS DIFERENTES ENTES DE CONTROL

D S SB INFORMES

Seleccionar aquellas que contribuyan a la jurisprudencia y que porsu delicadesa presenten mayor significado para la Administraciòn enla atención de futuras situaciones jurídicas.

Digitalizar y eliminar el soporte papel una vez cumpla el tiempo enlos archivos de gestión y central, el original queda en el expedientedel proceso en el ente respectivo.


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ARCHIVODISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTO


INFORME

REGISTROS FOTOGRÁFICOS (OPCIONAL)


D S SB INFORMES





D S SB INFORMES

100 18 18.05 INFORMES AL CONSEJO DE GOBIERNO 3 7 X X




Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo degestión se hará la transferencia al archivo central, terminada laretención en el archivo central se hará proceso de digitalización paragarantizar la conservación del formato papel , se hará transferenciao disco óptico al archivo histórico pasando a formar parte delpatrimonio histórico de la institución. Nota: todas las transferenciasdeben estar soportadas con el acta correspondiente.


Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo degestión se hará la transferencia al archivo central, terminada laretención en el archivo central se hará proceso de digitalización paragarantizar la conservación del formato papel, se hará transferencia odisco óptico al archivo histórico pasando a formar parte delpatrimonio histórico de la institución. Nota: todas las transferenciasdeben estar soportadas con el acta correspondiente.

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ARCHIVODISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTO

D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL 1 9 X

100 19 19.03 CONSECUTIVOS DE COMUNICACIONES OFICIALES

CONSECUTIVOS DE COMUNICACIONES OFICIALES



1 1 X X









Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Nacion.Losinventarios de transferencias primarias se deben guardar enarchivos de gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de lagestión y funciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1)año, luego se digitalizaran y se eliminara el soporte papel en sutotalidad.

Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Nacion.Losinventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivosde gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión yfunciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) año,luego se digitalizaran y se eliminara el soporte papel en su totalidad.

Regulado por la Ley 594 DEL 2000, en cada dependencia se debeguardar la tabla de retenciòn documental perteneciente a ella, por 5años o hasta que sea actualizada, la nueva versiòn reemplaza laanterior.

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ARCHIVODISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTO

D S SB MANUALES

100 23 23.01 MANUAL DE ADMINISTRACIÒN DE RIESGOS 4 1 X

MANUAL DE ADMINISTRACIÒN DE RIESGOS

D S SB MANUALES 4 6 X

100 23 23.02 MANUAL DE DESARROLLO TALENTO HUMANO

CÓDIGO DEL BUEN GOBIERNO

MANUAL DE CONVIVENCIA

MANUAL DE IMAGEN CORPORATIVA

MANUAL DE INDUCCIÓN, RE INDUCCIÓN Y DESEMPEÑO LABORAL

REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO


100 23 23.03 MANUALES DE CONTRATACIÓN

MANUAL DE CONTRATACIÒN

D S SB MANUALES

100 23 23.04MANUALES DE PERFILES FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 4 6 X

MANUALES DE PERFILES FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÌA, seconservan totalmente para evidenciar los distintos requerimientos delos organismos de control.


Ley 87 de 1993. Diseñar, ejecutar, evaluar y controlar el Sistema deControl Interno del municipio. Una vez se desactualice totalmenteconservar el tiempo en el archivo de gestión y central, luegotransferir al archivo histórico de la Alcaldìa Municipal de San LuisAntioquia.

Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, se

conservan totalmente para evidenciar los distintos requerimientos

de los organismos de control.

anterior.

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ARCHIVODISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTO

D S SB MANUALES

100 23 23.05 MANUALES DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 4 6 X

MANUALES DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

D S SB MANUALES

100 23 23.06 MANUALES DEL MECÍ 4 6 XMANUALES DEL MECÍ

D S SB PLANES

100 27 27.02 PLAN ANUAL DE CAPACITACIÓN 1 10 XPLAN ANUAL DE CAPACITACIÓN

CRONOGRAMA

INFORME DE SEGUIMIENTO AL PLAN DE ACCIÓN

D S SB PLANES

100 27 27.03 PLAN ANUAL DE COMPRAS 1 9 XPLAN ANUAL DE COMPRAS

Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÌA, seconservan permanentemente por ser documentos misionalesrelacionados con el cumplimiento de la funciòn de la AdministraciónMunicipal.

Ley 87 de 1993. Diseñar, ejecutar, evaluar y controlar el Sistema deControl Interno del municipio.Una vez se desactualice totalmenteconservar el tiempo en el archivo de gestión y central, luegotransferir al archivo histórico de la Alcaldìa Municipal de San LuisAntioquia.



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ARCHIVODISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTO

D S SB PLANES

100 27 27.06 PLAN DE ACCIÒN 4 6 XPLAN DE ACCIÒN PARA EL PLAN DE DESARROLLO

CRONOGRAMA


D S SB PLANES

100 27 27.10 PLAN DE EMERGENCIA 4 6 XPLAN INSTITUCIONAL DE EMERGENCIAS Y EVACUACIÓN

PLANOS DEL EDIFICIO

LISTADOS DE CADENA DE LLAMADAS

MANUAL DE MANEJO DE EXTINTORES Y ZONAS DE ASPERSIÓN

D S SB PLANES

100 27 27.11 PLAN DE MANTENIMIENTO 1 10 XPLAN DE MANTENIMIENTO DE LA PLANTA FÌSICA

D S SB PROGRAMAS

100 30 30.03 PROGRAMA DE ATENCIÓN AL USUARIO 4 6 X

PROGRAMA DE QUEJAS Y RECLAMOS

QUEJAS Y MANIFESTACIONES DEL PERSONAL INTERNO

FORMATO DE SUGERENCIAS

INQUIETUD DEL USUARIO

RESPUESTA A LA INQUIETUD





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ARCHIVODISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTO

D S SB PROGRAMAS

100 30 30.13 PROGRAMA DE MANEJO Y CONTROL DEL ESPACIO PÚBLICO

4 6 X

PROGRAMA

ESTUDIOS PREVIOS

INFORMES

D S SB PROGRAMAS

100 30 30.19 PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL 4 6 X X

PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONALACTAS DEL PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL

INFORMES DEL PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL

D S SB PROGRAMAS

100 30 30.20 PROGRAMA DE TALENTO HUMANO 4 6 X X

PROGRAMA DE INDUCCIÓN

MANUAL DE INDUCCIÓN

CRONOGRAMA

INVITACIONES A LOS PARTICIPANTES

EVALUACIÓN JORNADA DE INDUCCIÓN

LISTA DE ASISTENCIA

SEGUIMIENTO A ACTIVIDADES REALIZADAS

CARPETA DE EVIDENCIAS

RE INDUCCIÓN

MANUAL DE RE INDUCCIÓN

Una vez se desactualice totalmente digitalizar y transferir el CD alarchivo històrico de la Administraciòn Municipal, eliminar el formatopapel.

Una vez se desactualice totalmente digitalizar y transferir el CD alarchivo històrico de la Administraciòn Municipal.


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ARCHIVODISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTO

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

INVITACIÓN PERSONALIZADA


EVALUACIÓN JORNADA DE RE INDUCCIÓN



MANUAL DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO



INVITACIÓN PERSONALIZADA

EVALUACIÓN JORNADA DE RE INDUCCIÓN


D S SB PROGRAMAS

100 30 30.24 PROGRAMA DE TALENTO HUMANO 4 6 X X

PLAN INTERVENCIÓN DEL CLIMA LABORAL

PLAN INTERVENCIÓN DEL CLIMA LABORAL

EVALUACIÓN DEL CLIMA LABORAL

REGISTRO DE ASISTENCIA


D S SB PROYECTOS

100 31 31.02 PROYECTOS DE ACUERDO 4 6 X X

ESTUDIO DE CASO


D S SB REGISTROS

100 33 33.03 REGISTROS DE CONTRATOS 2 8 X X

Una vez se desactualice totalmente digitalizar y transferir el CD alarchivo historico de la Administraciòn Municipal, eliminar el formatopapel.


Una vez terminada la retenciòn en los archivos de gestiòn y central,digitalizar y transferir el CD al archivo històrico de la Administraciòn

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ARCHIVODISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTO

REGISTROS DE CONTRATOS

D S SB REGISTROS 1 0 X


REGISTROS DE ENTREGA DE CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS

REGISTRO DE ENTREGA DE CONSTANCIAS DE MARCAS DE GANADO

D S SB REGISTROS

100 33 33.10 REGISTROS MARCAS DE GANADO 1 4 X

D S SB REGISTROS

100 33 33.21 REGISTROS DE RESOLUCIONES 4 6 X X


Los registros de entrega de certicados estan conformados por

archivo electronico en el cual se diligencias los siguientes campos:

fecha , numero de identificacion y nombre del usuario solicitante

del certificado o constancia; Su valor es solamente informativo y no

desarrolla valores secundarios. Una vez cumplido el tiempo en el

archivo de gestión se deben pasar todos estos archivos aun Cd o

cualquier medio de almacenamiento de archivos electronicos y

eliminar estos registros del equipo, el cd se trnasfiere al Archivo

central de la Alcaldia Municipal de San Luis Antioquia.

Cumplida su vigencia administrativa y legal . Una vez cumplido eltiempo en el archivo central se deben digitalizar para garantizar laconservaciòn del soporte papel.

digitalizar y transferir el CD al archivo històrico de la AdministraciònMunicipal , eliminar el soporte papel.

Una vez terminada la retención en los archivsos de gestión ycentral, digitalizar y transferir el CD al archivo histórico de laadministración municipal, eliminiar soporte papel.

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ARCHIVODISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTO

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D S SB ACCIONES CONSTITUCIONALES

100 01 01.01 ACCIÒN DE CUMPLIMIENTO 1 9 X X

COPIA DE LA LEY QUE SE ESTA VULNERANDO

COPIA DEL ACTO ADMINISTRATIVO


100 01 01.02 ACCION DE TUTELA 1 9 X X

1. SALUD

A. CUANDO ES EN NOMBRE PROPIO:

COPIA DE DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN DEL USUARIO

ESCRITO DE NARRACIÓN DE LOS HECHOS.

COPIA ORDEN MÈDICA PARA PROCEDIMIENTO, CIRUGÍA O MEDICAMENTO.

CARNET Y FORMATO DE NEGATIVA, SI LO TIENE, EXPEDIDO POR LA ENTIDAD DE SALUD RESPONSABLE.

FALLOS DE TUTELAS ANTERIORES (EN CASO DE HABERSE PRESENTADO

DEPENDENCIA: 100 SECRETARÌA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 100 SECRETARÌA DE GOBIERNO ( ASESORÌA JURÌDICA)

Son regulados por el Art. 87 de la Constitución Política de Colombiay la ley 393 de 1997 1.Luego de pasada la retención en el archivo degestión se hará la transferencia al archivo central, terminada laretención en el archivo central se hará proceso de digitalización y seeliminarà el soporte físico en su totalidad, se hará transferencia deldisco óptico al archivo histórico pasando a formar parte delpatrimonio histórico de la institución. En caso de requerir el soporteoriginal de este documento se deberá recurrir a la impresión delarchivo electrónico o solicitar copia al juzgado correspondiente.Nota: todas las transferencias deben estar soportadas con el actacorrespondiente.

Son regulados por el Art. 86 de la Constitución Política de Colombia,los decretos reglamentarios 2591 de 1991, el decreto 306 de 1992 yel decreto 1382 de 2001.Luego de pasada la retención en el archivo degestión se hará la transferencia al archivo central, terminada la retenciónen el archivo central se hará proceso de digitalización y se eliminarà elsoporte físico en su totalidad, se hará transferencia del disco óptico alarchivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico de lainstitución. En caso de requerir el soporte original de este documento sedeberá recurrir a la impresión del archivo electrónico o solicitar copia aljuzgado correspondiente. Nota : todas las transferencias deben estarsoportadas con el acta correspondiente.


ARCHIVODISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTO

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B. CUANDO ES EN NOMBRE DE UN TERCERO, ANTE LA IMPOSIBILIDAD DE HACERLO EL INTERESADO. TAMBIÉN

PUEDE ACUDIR COMO REPRESENTANTE LEGAL DE UN MENOR:


COPIA DEL DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN DEL AFECTADO(NIÑO, NIÑA O ADOLESCENTE)

COPIA DE REGISTRO CIVIL DE NACIMIENTO O TARJETA DE IDENTIDAD CUANDO SE TRATE DE NIÑOS , NIÑAS O ADOLESCENTES.

COPIA ORDEN MÈDICA PARA PROCEDIMIENTO, CIRUGÍA O MEDICAMENTO.

2. IMPUGNACIÓN FALLO DE TUTELA:


COPIA DEL FALLO DE TUTELA.

3.SOLICITUD DE CUMPLIMIENTO DE FALLO DE TUTELA:



4. SOLICITUD DE INCIDENTE DE DESACATO:



5. VIOLACIÓN AL BUEN NOMBRE:

(CENTRALES DE RIESGO)


CERTIFICACIÓN DE LA FECHA DE PAGO Y/O PAZ Y SALVO.


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6. TUTELA POR VIOLACIÓN A DERECHO DE PETICIÓN:


CONSTANCIA DE RECIBO POR LA ENTIDAD A LA CUAL DIRIGIÓ LA PETICIÓN O GUÍA DEL CORREO CERTIFICADO.

7. TUTELA POR DESPIDO EN EMBARAZO:


IDENTIFICACIÓN Y DIRECCIÓN DEL EMPLEADOR. SI SE TRATA DE UNA PERSONA JURÍDICA DEBE APORTAR COPIA DEL CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL EXPEDIDO POR LA CÁMARA DE COMERCIO, SI ES DEL CASO.

CARTA DE TERMINACIÓN DEL CONTRATO SI ES EL CASO.

CONSTANCIA DE RECIBO POR LA ENTIDAD A LA CUAL DIRIGIÓ LA PETICIÓN O GUÍA DEL CORREO CERTIFICADO.

ACCIONES CONSTITUCIONALES

100 01 01.03 ACCIONES POPULARES 1 9 X X

HECHOS

(NARRACIÓN DE LOS HECHOS ACTOS, ACCIONES U OMISIONES QUE MOTIVAN LA PETICIÓN)

PRUEBAS

INDICAR Y APORTAR LAS QUE SE DESEEN HACER VALER: TESTIMONIALES, DOCUMENTALES Y PERICIALES

FUNDAMENTOS DE DERECHO

FUNDAMENTO LA PRESENTE LEY EN LO CONTEMPLADO EN LA LEY 472 DE 1998.

NOTIFICACIONES

INDICAR DIRECCIÓN Y TELÉFONO DONDE SE RECIBIRÁN COMUNICACIONES

ANEXOS


Son regulados por el Art. 88 de la Constitución Política de Colombia,la ley 472 de 1998 .Luego de pasada la retención en el archivo de gestiónse hará la transferencia al archivo central, terminada la retención en elarchivo central se hará proceso de digitalización y se eliminarà el soportefísico en su totalidad, se hará transferencia del disco óptico al archivohistórico pasando a formar parte del patrimonio histórico de la institución.En caso de requerir el soporte original de este documento se deberá recurrira la impresión del archivo electrónico o solicitar copia al juzgadocorrespondiente. Nota : todas las transferencias deben estar soportadas conel acta correspondiente.

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CONCEPTO JURÍDICO


COMUNICACIONES

CONCEPTOS

100 07 07.01 CONCEPTOS JURÍDICOS 2 3 X XSOLICITUD

CONCEPTO

DEMANDAS

100 13 13.01 DEMANDAS A FAVOR 1 9 X X

DEMANDA

MEMORIAL DE ALEGATOS

ACTA DE REPARTO

SENTENCIAS

RECURSOS

SOLICITUD DE COBRO

LIQUIDACIÓN Y PAGO DE LA SENTENCIA

RECURSOS

AUTO DE ARCHIVO

D S SB DEMANDAS

100 13 13.02 DEMANDAS EN CONTRA 1 9 X X

DEMANDA


ACTA DE REPARTO


Selección de un 10% del volumen anual que involucre los procesosmisionales de la entidad.

Pasado el tiempo de retenciòn en los archivos de gestiòn y central,seleccionar aquellas pertenecientes a casos representativos para laAlcaldìa y transferir al archivo històrico

Pasado el tiempo de retenciòn en los archivos de gestiòn y central,seleccionar aquellas pertenecientes a casos representativos para laAlcaldìa y transferir al archivo històrico

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SENTENCIAS

RECURSOS

SOLICITUD DE COBRO

AUTO DE ARCHIVO

INSTRUMENTOS DE CONTROL


1 9

X

X

X



1 1 X X






100 19 19,11 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 5 1 X


PROCESOS

Regulado por la Ley 594 DEL 2000, en cada dependencia seguardarà la tabla de retenciòn documental perteneciente a ella, por 5años o hasta que sea actualizada, la nueva versiòn reemplaza laanterior.

Pasado en el tiempo de retención en el archivo de gestión y central ,digitalizar y eliminar el soporte papel, luego pasar el disco óptico alArchivo Històrico de la Alcaldìa Municipal de San Luis Antioquia.

Regulados por Codigo Contencioso Administrativo Artìculo128.Cumplida su vigencia administrativa y legal no desarrolla valores

Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Nacion.Losinventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivosde gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión yfunciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) año,luego se digitalizaran y se eliminarà el soporte papel en su totalidad

Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Naciòn.Losinventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivosde gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión yfunciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) año,luego se digitalizaran y se eliminarà el soporte papel en su totalidad

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100 29 29.01 PROCESO ADMINISTRATIVO DE NULIDAD Y RESTABLECIMIENTO DEL DERECHO 1 4 X X

DEMANDA


ACTA DE REPARTO

SENTENCIAS

RECURSOS

SOLICITUD DE COBRO


EXHORTOS

PROCESOS

100 29 29.04 PROCESO ADMINISTRATIVO DE REPARACIÓN DIRECTA 1 4 X X

DEMANDA


ACTA DE REPARTO

SENTENCIAS

RECURSOS

SOLICITUD DE COBRO


EXHORTOS

PROCESOS

100 29 29.08 PROCESO ADMINISTRATIVO EJECUTIVO CONTRACTUAL 1 10 X

DEMANDA


ACTA DE REPARTO

SENTENCIAS

RECURSOS

SOLICITUD DE COBRO


EXHORTOS

PROCESOS

100 29 29.09 PROCESO ADMINISTRATIVO ELECTORAL 1 1 X

128.Cumplida su vigencia administrativa y legal no desarrolla valoressecundarios, el original reposa en los estrados judiciales. Una vezcumplido el tiempo en el archivo central, digitalizar y eliminar elsoporte papel mediante acta del comité de archivo de la ALCALDÌA.

Regulados por Codigo Contencioso Administrativo Articulo 86 , 87 yel artículo 32 de la Ley 446 de 1998 .Cumplida su vigenciaadministrativa y legal no desarrolla valores secundarios, y, el originalreposa en los estrados judiciales. Una vez cumplido el tiempo en elarchivo central , digitalizar y eliminar el soporte papel mediante actadel comité de archivo de la ALCALDÌA.

Regulados por Codigo Contencioso Admnistrativo Artìculo86.Cumplida su vigencia administrativa y legal no desarrolla valoressecundarios, y, el original reposa en los estrados judiciales. Una vezcumplido el tiempo en el archivo central, digitalizar y eliminar elsoporte papel mediante acta del comité de archivo de la ALCALDÌA.

Regulados por Codigo Contencioso Administrativo Articulo 223 a251.Cumplida su vigencia administrativa y legal, se digitalizarà y se

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DEMANDA


ACTA DE REPARTO

SENTENCIAS

RECURSOS

SOLICITUD DE COBRO


EXHORTOS

D S SB PROCESOS

100 29 29.15 PROCESO DE INVESTIGACIONES ADMINISTRATIVAS 1 19 X

QUEJA U OFICIO DE INICIO

INDAGACIÓN

ANEXOS

FALLO

NOTIFICACIÓN DEL FALLO

PROCESOS

100 29 29.11 PROCESO DE NEGOCIACIÓN DE PREDIOS 5 15 X X

ESTUDIOS Y DISEÑOS

TITULO DE PROPIEDAD

CERTIFICACIONES

FICHA FEBIM

SOLICITUD USO DEL SUELO

AVALÙO


OFERTA DE COMPRA

PROMESA DE COMPRA VENTA

ORDEN DE PAGO

ACTA DE RECIBO DEL PREDIO

ESCRITURA PÙBLICA

CERTIFICADO DE TRADICIÒN ACTUALIZADO

COMPROBANTE DE CHEQUE ENTREGADO

251.Cumplida su vigencia administrativa y legal, se digitalizarà y seguardarà una copia en el archivo històrico de la Alcaldìa Municipalpor constituir un hecho excepcional.

Regulados por el Còdigo Sustantivo del Trabajo artìculo118.Cumplida su vigencia administrativa y legal, se digitalizarà y seguardarà una copia en el archivo històrico de la Alcaldìa Municipal deSan Luis Antioquia.

Terminado el tiempo de retenciòn en los archivos de gestion ycentral, digitalizar para garantizar la conservaciòn del soportepapel.Transferir al archivo histórico de la Alcaldìa Municipal de SanLuis Antioquia.

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D S SB PROCESOS 1 19

010 29 29.16 PROCESO DE LEGALIZACIÓN Y TITULACIÓN DE TIERRAS Y BALDÍOSPROCESO ADMINISTRATIVO DE LEGALIZACIÓN Y TITULACIÓN DE TIERRAS Y BALDÍOS

Terminado el tiempo de retención en los archivos de gestión y central, digitalizar para garantizar la conservación del soporte papel.

Transferir al archivo histórico de la Alcaldía.

FORMULARIO DE SOLICITUD DE ADJUDICACIÓN


FOTOCOPIA DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN DE SU CÓNYUGE O COMPAÑERO (A) PERMANENTE DECLARACIONES DE RENTA Y PATRIMONIO DE LOS TRES ÚLTIMOS AÑOS (SI A ELLO HUBIERE LUGAR)


NOTIFICACIÓN DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE ADJUDICA O NIEGA LA TITULACIÓN DEL BALDÍO RESOLUCIÓN DE NOTIFICACIÓN DEL TERRENO BALDÍO

PROCESO JUDICIAL DE LEGALIZACIÓN Y TITULACIÓN DE TIERRAS Y BALDÍOS

FOTOCOPIA DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN DEL (OS) SOLICITANTE (S) FOTOCOPIA DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN DE SU CÓNYUGE O COMPAÑERO (A) PERMANENTE



NOTIFICACIÓN DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE ADJUDICA O NIEGA LA TITULACIÓN DEL BALDÍO RESOLUCIÓN DE NOTIFICACIÓN DEL TERRENO BALDÍO

PODER

NOTIFICACIÓN

AVISO

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RESOLUCIÓN

ACTAS

PRUEBAS

SOLICITUD

RECURSOS

AUTOS

INFORME SECRETARIAL AUTO DE FIJACIÓN DE FECHAS POR PRÁCTICA DE DILIGENCIA DE INSPECCIÓN

AUTO DE FIJACIÓN DE FECHAS POR PRÁCTICA DE DILIGENCIA DE INSPECCIÓN OCULAR

D S SBPROCESOS 5 15 X X

100 29 29.17PROCESO POR VIOLACIÓN A LA NORMA SANITARIA Y AMBIENTAL

ACTA DE DECOMISO

AUTO DE CESACIÓN DE PROCEDIMIENTO

AUTO DE FORMULACIÓN DE CARGOS

CITACIÓN

OFICIO DE IMPUTACIONES Y DESCARGOS

AUTO DE APERTURA DE PRUEBAS

AUTO DE INICIACIÓN DE INVESTIGACIÓN

RESOLUCIÓN DE SANCIÓN POR VIOLACIÓN DE LA NORMA SANITARIA

CONSTANCIA DE DES FIJACIÓN DE EDICTO

D S SB PROCESOS 5 15 X X

100 29 29.21 PROCESO POR VIOLACIÓN A LAS NORMAS DE AMUEBLAMIENTO, ORNATO PATRIMONIO Y ZONAS VERDES(LOTES, FACHADAS Y ANDENES)

QUEJA U OFICIO

INFORME DE VISITA

Terminado el tiempo de retenciòn en los archivos de gestiòn ycentral, digitalizar y eliminar el soporte papel , hacer transferenciade CD al archivo històrico de la Alcaldìa Municipal de San LuisAntioquia.

Terminado el tiempo de retención en los archivos de gestion ycentral, digitalizar para garantizar la conservaciòn del soportepapel.Transferir al archivo histórico de la Alcaldìa Municipal de SanLuis Antioquia.

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REQUERIMIENTO O RESOLUCIÓN

NOTIFICACIÓN

RECURSOS ; REPOSICIÓN Y APELACIÓN

SOLICITUD DE COBRO COACTIVO


100 29 29.23 PROCESOS DISCIPLINARIOS CON MERITO

QUEJA

AUTO DE ARCHIVO DE LA QUEJA O AUTO DE APERTURA DE INDAGACIÓN PRELIMINAR

AUTO DE ARCHIVO DE LA INDAGACIÓN PRELIMINAR O AUTO DE APERTURA DE LA INVESTIGACIÓN DISCIPLINARIA

PRUEBAS DE QUIEN ACUSA

PRUEBAS DEL DISCIPLINADO

EVALUACIÓN

AUTO DE ARCHIVO DE LA INVESTIGACIÓN DISCIPLINARIA O PLIEGO DE CARGOSDESCARGOS

ALEGATOS DE CONCLUSIÓN

FALLO DE PRIMERA INSTANCIA

ARCHIVO Y COMUNICACIÓN DE ABSOLUCIÓN A LA PROCURADURÍA O RESOLUCIÓN DE SANCIÓN, COMUNICACIÓN A PROCURADURÍA Y ARCHIVO


100 29 29.23 PROCESOS DISCIPLINARIOS SIN MERITO

AUTOS DE ARCHIVO

QUEJAS

Son regulados por la Ley 734 de 2002, Código Único Disciplinario,"La acción disciplinaria prescribe en cinco años, contados para lasfaltas instantáneas desde el día de su consumación y para las decarácter permanente o continuado desde la realización del últimoacto".son documentos con reserva legal, luego de pasado el tiempode retención en el archivo de gestión y central , se digitalizaran todoslos expedientes y se eliminarà el soporte papel en su totalidad.

Son regulados por la Ley 734 de 2002, Código Único Disciplinario,"La acción disciplinaria prescribe en cinco años, contados para lasfaltas instantáneas desde el día de su consumación y para las decarácter permanente o continuado desde la realización del últimoacto".son documentos con reserva legal, luego de pasado el tiempode retención en el archivo de gestión y central , se digitalizaran todoslos expedientes y se seleccionaran aquellos procesos que tengaimportancia para la administración pùblica ,por la razón de lademanda o por el detrimento patrimonial si fuese el caso. se haràtransferencia del CD al archivo histórico de la AdministraciònMunicipal de San Luis Antioquia

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100 29 29.24 PROCESOS JURISDICCIONALES

PODER

CONCILIACIÓN

DEMANDAS

PRUEBAS DOCUMENTALES

SENTENCIAS

RECURSO

ACTAS

INFORME

AUTOS

Transferir un año después de archivado el proceso, conservar 9 años más y seleccionar los casos más representativos par su conservación en el archivo de la Administración Municipal de San Luis Antioquia.

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100 02 02.01 ACTAS 1 4 XACTAS DEL COMITÉ COORDINADOR DE CONTROL INTERNO

D S SB INFORMES


3 7 X X

INFORMES ALOS DIFERENTES ENTES DE CONTROL

D S SB INFORMES 3 7 X X

100 18 18.04 INFORMES AL CONCEJO MUNICIPAL

INFORMES DISCRIMINADO DE ACTIVIDADES CON LOS SOPORTES



D S SB INFORMES

100 18 18.13 INFORMES DE AUDITORIA DE CONTROL INTERNO

5 3 X

CONTROL INTERNO CONTABLE

CONTROL INTERNO DE GESTIÓN

ARQUEOS DE CAJA (GENERAL Y AUXILIAR)

ARQUEOS DE CAJAS MENORES O FONDOS FIJOSINVENTARIOS SELECTIVOS A BIENES INSTITUCIONALES

REPORTES DE INVENTARIO DEL ALMACÉN


DEPENDENCIA: 100 SECRETARÌA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 100 SECRETARÌA GENERAL Y DE GO BIERNO (CONTROL INTERNO)



ARCHIVODISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTO



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PAPELES DE TRABAJO

AUDITORIAS DE PROCESOS

INDICADORES DE CALIDAD

CRONOGRAMA

NOTIFICACIÓN

ACTA DE APERTURA

HALLAZGOS

LISTA DE CHEQUEO

ACTA DE CIERRE

D S SB INFORMES

100 18 18.31 INFORMES ESTADÍSTICOS 1 4 X XINFORMES ESTADÌSTICOS DE CADA DEPENDENCIA


100 19 19.07 CONTROL INTERNO CONTABLE 1 1 X X

CONTROL INTERNO CONTABLE



1 1 X X






Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Nacion.Losinventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivosde gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión yfunciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) año,luego se digitalizaran y se eliminarà el soporte papel en su totalidad.

Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÌA, seconservan totalmente debido a que se constituyen en fuente primariapara el desarrollo de investigaciones históricas sobre la respectivatemática.

Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Naciòn.Losinventarios de transferencias primarias se deben guardar enarchivos de gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de lagestión y funciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1)año, luego se digitalizaran y se eliminarà el soporte papel en sutotalidad.

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D S SB MANUALES

100 23 23.06 MANUALES DEL MECÍ 1 10 XMANUALES DEL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO

D S SB MAPAS DE RIESGOS.

100 24 24.01 MAPAS DE RIESGOS. 1 20 X

MAPAS DE RIESGOS.

D S SB PLANES

100 27 27.01 PLAN ANUAL DE AUDITORIA INTERNA CONTROL INTERNO

1 10 XPLAN ANUAL DE AUDITORIA INTERNA CONTROL INTERNO

REGISTRO DE ASISTENCIA

CRONOGRAMAS

ANEXOS

D S SB PLANES

100 27 27.12 PLAN DE MEJORAMIENTO 1 10 XPLANES DE MEJORAMIENTO

ACCIONES CORRECTIVAS

Regulado por la Ley 594 DEL 2000, en cada dependencia seguardarà la tabla de retenciòn documental perteneciente a ella, por 5años o hasta que sea actualizada, la nueva versiòn reemplaza laanterior.



Regulados por la ley 87 de 1993, los mapas de riesgos constituyenparte del patrimonio documental de la ALCALDÌA, se conservantotalmente debido a que se constituyen en fuente primaria para eldesarrollo de investigaciones históricas sobre la respectiva temática.

Ley 87 de 1993. Diseñar, ejecutar, evaluar y controlar el Sistema deControl Interno del municipio.Constituyen parte del patrimoniodocumental de la ALCALDÌA, se conservan permanentemente porser documentos misionales relacionados con el cumplimiento de lafunciòn de la Administración Municipal.

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D S SB PROGRAMAS

100 30 30.07 PROGRAMA DE CONTROL INTERNO 1 10 X

SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN

INFORME DE EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

INFORME DE AUDITORIA

INFORME DE EVALUACIÓN DEL SISTEMA CONTABLE

INFORME DE EVALUACIÓN DE GESTIÓN POR DEPENDENCIA

EL PLAN DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

REGISTRO DE AUDITORIA

CRONOGRAMA COORDINACIÓN SISTEMA CONTROL INTERNO

ACTAS

Ley 87 de 1993. Diseñar, ejecutar, evaluar y controlar el Sistema deControl Interno del municipio.Constituyen parte del patrimoniodocumental de la ALCALDÌA, se conservan permanentemente porser documentos misionales relacionados con el cumplimiento de lafunciòn de la Administración Municipal.

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100 02 02.01 ACTAS 1 4 XACTAS DE ENTREGA DE AYUDA HUMANITARIAACTAS DE PERMISO

ACTAS DE RETORNO VOLUNTARIO

ACTAS DE RETORNO Y REUBICACIÒN DE LA POBLACIÓN DESPLAZADAACTAS DE VERIFICACIÒN Y CUMPLIMIENTOACTAS DEL COMITÉ LOCAL DE ATENCIÒN A LA POBLACIÓN DESPLAZADA CLAPD

ACTAS DEL COMITE DE FAMILIAS EN ACCIÒN



ANEXOS


100 06 06.03DERECHOS DE PETICIÓN

1 4 X X


CONCEPTO JURÍDICO


DEPENDENCIA: 100 SECRETARÌA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 100 SECRETARÌA GENERAL Y DE GO BIERNO (FAMILIAS EN ACCIÓN)


ARCHIVODISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTO

Son regulados por el Art. 23 de la Constitución Política de Colombiay los artículos 5 al 26 del Código Contencioso Administrativo. Luegode pasada la retención en el archivo de gestión se hará latransferencia al archivo central, terminada la retención en el archivocentral se hará proceso de digitalización y se eliminarà el soportefísico en su totalidad, se hará transferencia del disco óptico alarchivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico de

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COMUNICACIONES



ESCRITO DE LA QUEJA

RECLAMO

SUGERENCIA

ANEXOS

D S SB INFORMES

100 18 18.02INFORMES A ENTIDADES DE VIGILANCIA Y CONTROL DEL ESTADO

3 7 X X


D S SB INFORMES


INFORME

REGISTROS FOTOGRÁFICOS


EDICTOS

D S SB INFORMES 3 7


INFORME



EDICTOS



Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÌA, se conservantotalmente para evidenciar los distintos requerimientos de los organismos decontrol.


archivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico dela institución. En caso de requerir el soporte original de estedocumento se deberá recurrir a la impresión del archivo electrónicoo solicitar copia al juzgado correspondiente. Nota: todas las

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D S SB INFORMES







D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL 1 1 X X



X







Su valor es solamente informativo y no desarrolla valoressecundarios. Una vez cumplido el tiempo en el archivo de gestión sedeben eliminar mediante acta del comité de archivo de la ALCALDÌA.




Pasado en el tiempo de retención en el archivo de gestión y central,digitalizar y eliminar el soporte papel, luego pasar el disco óptico alArchivo Històrico de la Alcaldìa Municipal De San Luis Antioquia.

de 323

de 323



100 02 02.01 ACTAS 1 4 XACTAS DE ENTREGA DE ALIMENTOS

ACTAS



ANEXOS




CONCEPTO JURÍDICO


COMUNICACIONES

DEPENDENCIA: 100 SECRETARÌA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 100 SECRETARÌA GENERAL Y DE GO BIERNO (COMPLEMENTACIÒN ALIMENTARIA)


ARCHIVODISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTO

Estas actas luego de pasada la retención en el archivo de gestión sehará la transferencia al archivo central, terminada la retención en elarchivo central, se hará proceso de microfilmación o digitalización yse eliminara el soporte papel en su totalidad, se hará transferenciadel CD al archivo histórico de la Administraciòn Municipal de SanLuis Antioquia. Nota: todas las transferencias deben estarsoportadas con el acta correspondiente.

Son regulados por el Art. 23 de la Constitución Política de Colombiay los artículos 5 al 26 del Código Contencioso Administrativo. Luegode pasada la retención en el archivo de gestión se hará latransferencia al archivo central, terminada la retención en el archivocentral se hará proceso de digitalización y se eliminara el soportefísico en su totalidad, se hará transferencia del disco óptico alarchivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico dela institución. En caso de requerir el soporte original de estedocumento se deberá recurrir a la impresión del archivo electrónicoo solicitar copia al juzgado correspondiente. Nota: todas lastransferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente.

de 323

D S SBCOMUNICACIONES OFICIALES


ESCRITO DE LA QUEJA

RECLAMO

SUGERENCIA

ANEXOS

D S SB CONVENIOS


ESTUDIO PREVIO


PROPUESTA TÉCNICA


CONVENIO O CONTRATO


PÓLIZA


CONTRATO






ACTA DE INICIO


RECLAMACIÓN




de 323


D S SB CONVENIOS

100 10 10.02 CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS 1 9 X

ESTUDIO PREVIO


PROPUESTA TÉCNICA


CONVENIO O CONTRATO


PÓLIZA


CONTRATO


FOTOCOPIA DOCUMENTO DE IDENTIDADCERTIFICADOS DE ANTECEDENTES: PENALES(PASADO JUDICIAL), FISCALES Y AFILIACIONES A: RÉGIMEN DE SALUD (EPS), PENSIÓN, RIESGOS PROFESIONALES



ACTA DE INICIO


RECLAMACIÓN



ESTADISTICAS

100 15 15.01 ESTADÍSTICAS SOCIALES Y ECONÓMICAS DEL MUNICIPIO 10 10 X X SE CONSERVAN EN MEDIO MAGNÉTICO

ESTADÌSTICAS DE ENTREGA DE ALIMENTOS

Los convenios en todas sus modalidades son firmados por el SeñorAlcalde, los asesores jurìdicos los revisan y estos se conservan enla secretarìa respectiva .Transferir un año después de la liquidacióndel convenio, una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión ycentral, microfilmar o digitalizar y eliminar el soporte papel.

de 323

D S SB INFORMES

100 18 18.02INFORMES A ENTIDADES DE VIGILANCIA Y CONTROL DEL ESTADO

3 7 X X


D S SB INFORMES


INFORME



D S SB INFORMES

100 18 18.04 INFORMES AL CONCEJO MUNICIPAL 1 4 X XINFORME DISCRIMINADO DE ACTIVIDADES CON LOS SOPORTES



D S SB INFORMES





D S SB

INSTRUMENTOS DE CONTROL1

9

X



Una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central,digitalizar y transferir al archivo histórico de la Alcaldìa Municipal deSan Luis Antioquia Nota: Todas las transferencias deben estarsoportadas con el acta correspondiente.



Pasado en el tiempo de retención en el archivo de gestión y central,digitalizar y eliminar el soporte papel, luego pasar el disco óptico al ArchivoHistorico de la Alcaldia Municipal de San Luis Antioquia.

de 323



1 1 X X








D S SB INVENTARIOS

100 20 20.01 INVENTARIO DE ALIMENTOS 1 1 X

INVENTARIOS DE ALIMENTOS ENTREGADOS A CADA BENEFICIARIO

D S SB INVENTARIOS

100 20 20.11 INVENTARIOS DE BODEGA DE ALIMENTOS 1 1 X

INVENTARIOS DE ALIMENTOS ALMACENADOS EN LA BODEGA

D S SB PLANES

100 27 27.23 PLAN DE SANEAMIENTO BÁSICO 1 10 X


INFORMES

Pasado el tiempo de retención en el archivo de gestión y central,digitalizar y eliminar el soporte papel.

Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Naciòn.Losinventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivosde gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión yfunciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) año,luego se digitalizaran y se eliminara el soporte papel en su totalidad.

Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Nacion.Losinventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivosde gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión yfunciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) año,luego de digitalizaran y se eliminara el soporte papel en su totalidad.

Regulado por la Ley 594 DEL 2000, en cada dependencia seguardarà la Tabla de Retencion Documetal perteneciente a ella, por5 años o hasta que sea actualizada, la nueva versiòn reemplaza laanterior.


Ley 87 de 1993. Diseñar, ejecutar, evaluar y controlar el sistema de Control Interno del municipio. Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÍA, se conservan permanentemente por ser documentos misionales relacionados con el cumplimiento de la función de la Administración Municipal

de 323

REGISTRO DE CONTROL DE PLAGAS Y ROEDORES

D S SB PROGRAMA

100 30 30.02 PROGRAMA DE APOYO ALIMENTARIO A LA POBLACIÓN DESPLAZADA

1 10 X

ACTAS DE VISITAS

INFORMES

PROYECTOS

D S SB PROGRAMA

100 30 30.18 PROGRAMA DE RESTAURANTES ESCOLARES

1 4 X

ACTAS DE VISITAS

INFORMES

PROYECTOS

D S SB PROGRAMA

100 30 30.21 PROGRAMA MANA INFANTIL 1 4 X

FORMATO DE VERIFICACIÓN DE ENTREGA DE ALIMENTOS DEL PROVEEDOR AL FORMATO DE ENTREGA DE BIENESTARINA A UNIDADES EJECUTORIAS

FORMATO DE CONTROL DE ENTREGA DE PRODUCTOCERTIFICADO DE EJECUCIÓN ALIMENTARIA A LA POBLACIÓN ESCOLAR

CERTIFICADO MATERNO INFANTIL

D S SB REGISTROS

100 33 33.04 REGISTROS DE CONTROL DE ASEO 1 0 X

REGISTROS DE CONTROL DE ASEO

ARCHIVO ELECTRÒNICO


Su valor es solamente informativo y no desarrolla valoressecundarios, este registro queda sustentado en los informes degestiòn. Una vez cumplido el tiempo en el archivo de gestión sedeben eliminar mediante acta del comité de archivo de la ALCALDÌA.



de 323

REGISTROS

100 33 33.06 REGISTROS DE CONTROL DE PLAGAS Y ROEDORES

1 1 X

REGISTROS DE CONTROL DE PLAGAS Y ROEDORES

ARCHIVO ELECTRÒNICO

REGISTROS


1 0 X

REGISTROS DE ENTREGA DE CERTIFICADOS DE CUMPLIMIENTO ALIMENTARIO

REGISTROS DE ENTREGA DE CERTIFICADOS DE ENTREGA DE ALIMENTOS

Los registros de entrega de certicados estan conformados porarchivo electrònico en el cual se diligencian los siguientes campos:fecha, nùmero de identificaciòn y nombre del usuario solicitante delcertificado o constancia; Su valor es solamente informativo y nodesarrolla valores secundarios. Una vez cumplido el tiempo en elarchivo de gestión se deben pasar todos estos archivos aun Cd ocualquier medio de almacenamiento de archivos electrònicos yeliminar estos registros del equipo, el Cd se transfiere al archivocentral de la Alcldia Municipal de San Luis Antioquia.

Su valor es solamente informativo y no desarrolla valoressecundarios, este registro queda sustentado en los informes degestiòn. Una vez cumplido el tiempo en el archivo de gestión sedeben eliminar mediante acta del comité de archivo de la ALCALDÎA.

de 323

GESTIÓN CENTRAL CT S M ED S SB AUTORIZACIONES Y PERMISOS

100 03 03.06 AUTORIZACIONES PARA OCUPAR EL ESPACIO PÚBLICO 1 1 X

SOLICITUD DEL PERMISO PARA OCUPAR EL COLISEO U OTROS ESCENARIOS





CONCEPTO JURÍDICO


COMUNICACIONES



ESCRITO DE LA QUEJA

RECLAMO

SUGERENCIA

ANEXOS

D S SB CONVENIOS

DEPENDENCIA: 100 SECRETARÌA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 100 SECRETARÌA DE RECREACIÒN Y DEPORTES (DEPORTES)


ARCHIVODISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTO

Cumplida su vigencia administrativa y legal no desarrolla valoressecundarios. Eliminar una vez cumplido el tiempo en archivo centralmediante acta del comité de archivo de la ALCALDÌA.



de 323


ESTUDIO PREVIO


PROPUESTA TÉCNICA


CONVENIO O CONTRATO


PÓLIZA


CONTRATO



PENALES(PASADO JUDICIAL), FISCALES Y DISCIPLINARIOS




ACTA DE INICIO

INFORME DEL INTERVENTOR Y AUTORIZACIONES DE PAGORECLAMACIÓN



D S SB CONVENIOS


ESTUDIO PREVIO


PROPUESTA TÉCNICA


CONVENIO O CONTRATO


PÓLIZA


Los contratos en todas sus modalidades son firmados por elSeñor Alcalde, después de ser revisados por los asesoresjurìdicos deben firmar cada uno de los folios que conforman elexpediente del contrato. Los contratos se conservan en lasecretaría respectiva. Transferir un año después de laliquidación del contrato, una vez cumpla el tiempo en losarchivos de gestión y central, microfilmar o digitalizar yeliminar el soporte papel.

de 323

PÓLIZA Y AUTO DESAPROBACIÓN DE LA PÓLIZA SI LO HUBIERECONTRATO


FOTOCOPIA DOCUMENTO DE IDENTIDADCERTIFICADOS DE ANTECEDENTES: PENALES(PASADO JUDICIAL), FISCALES Y AFILIACIONES A: RÉGIMEN DE SALUD (EPS), PENSIÓN, RIESGOS PROFESIONALES



ACTA DE INICIO




D S SB100 18 18.02 INFORMES A ENTIDADES DE VIGILANCIA Y

CONTROL DEL ESTADO3 7 X X


D S SB INFORMES


INFORME

REGISTRO FOTOGRÀFICO SI ES EL CASO

D S SB INFORMES




CUENTA DE COBRO




de 323

D S SB INFORMES


D S SBINSTRUMENTOS DE CONTROL 1 9

X




1 1 X X


ACTA




Pasado el tiempo de retención en el archivo de gestión y central, digitalizary eliminar el soporte papel, luego pasar el disco óptico al Archivo Històricode la Alcaldia Municipal De San Luis Antioquia.


Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Naciòn.Losinventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivosde gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión yfunciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) año,luego se digitalizaran y se eliminarà el soporte papel en su totalidad.

Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Naciòn.Losinventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivosde gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión yfunciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) año,luego de digitalizaran y se eliminarà el soporte papel en su totalidad.

de 323




D S SB INVENTARIOS

100 20 20.03 INVENTARIO DE ELEMENTOS DEPORTIVOS 1 1 X

INVENTARIOS DE ELEMENTOS ENTREGADOS A CADA BENEFICIARIO

D S SB PROGRAMAS

100 30 30.09 PROGRAMA DE FOMENTO A LA RECREACIÓN, DEPORTE Y USO DEL TIEMPO LIBRE

1 4 X

PROGRAMA

ESTUDIOS PREVIOS

INFORMES

D S SB PROGRAMA

100 30 30.10 PROGRAMA DE FOMENTO Y APOYO A LA JUVENTUD

1 4 X

PROGRAMA

ESTUDIOS PREVIOS

INFORMES

D S SB PROYECTOS

100 31 31.06 PROYECTOS DEPORTIVOS 1 9 X X

PROYECTOS DEPORTIVOS

ANEXOS

Regulado por la Ley 594 DEL 2000, en cada dependencia seguardarà la Tabla de Retencion Documetal perteneciente a ella, por5 años o hasta que sea actualizada, la nueva versiòn reemplaza laanterior.





de 323

D S SB REGISTROS

100 33 33.04 REGISTROS DE CONTROL DE ASEO 1 0 XREGISTROS DE CONTROL DE ASEO EN COLISEO Y PLACAS DEPORTIVAS

D S SB REGISTROS

100 33 33.13 REGISTROS DE PRÈSTAMO DE ELEMENTOS DEPORTIVOS

1 0 X

REGISTROS DE PRÉSTAMO DE ELEMENTOS DEPORTIVOS


Su valor es solamente informativo y no desarrolla valoressecundarios, este registro queda sustentado en los informes degestiòn. Una vez cumplido el tiempo en el archivo de gestión sedeben eliminar mediante acta del comité de archivo de la ALCALDÌA.

de 323



100 02 02.01 ACTAS 1 4 XACTAS DEL COMITÉ GERONTOLÒGICO

ACTAS JUNTA DIRECTIVA CENTRO DE BIENESTAR DEL ANCIANO

ACTAS



ANEXOS

D S SB CENSOS

100 04 04.03 CENSO POBLACIONAL 4 6 X X

CENSO POBLACIONAL GERENTOLÒGICO

FICHAS GERONTOLÒGICAS


100 06 06.01 CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS 1 0 X

CONSTANCIAS DE DESPACHOSOLICITUD

CONSTANCIA



ESCRITO DE LA QUEJA

RECLAMO

SUGERENCIA

ANEXOS


DEPENDENCIA: 100 SECRETARÌA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 100 SECRETARÌA GENERAL Y DE GO BIERNO (CBA)


ARCHIVODISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTO




de 323

D S SB CONVENIOS


ESTUDIO PREVIO


PROPUESTA TÉCNICA


CONVENIO O CONTRATO


PÓLIZA


REGISTRO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL FOTOCOPIA DOCUMENTO DE IDENTIDAD





ACTA DE INICIO




D S SBCONVENIOS


ESTUDIO PREVIO


PROPUESTA TÉCNICA


ESTUDIO PREVIO

Los convenios en todas sus modalidades son firmados por el SeñorAlcalde, los asesores jurìdicos los revisan y estos se conservan enla secretarìa respectiva .Transferir un año después de la liquidacióndel convenio, una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión ycentral, microfilmar o digitalizar y eliminar el soporte papel.

Los convenios en todas sus modalidades son firmados por el Señor

Alcalde, los asesores jurìdicos los revisan y estos se conservan en la

secretarìa respectiva .Transferir un año después de la liquidación del

convenio, una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y

central, microfilmar o digitalizar y eliminar el soporte papel.

de 323

PROPUESTA TÉCNICA


CONVENIO O CONTRATO

PUBLICACIÓN Y PAZ Y SALVO X

PÓLIZA







ACTA DE INICIO




D S SB ESTADISTICAS


ESTADÌSTICAS CENTRO DE BIENESTAR AL ANCIANO

D S SB HISTORIAS 1 20 X X

100 17 17.11 HISTORIAS GERONTOLÓGICAS

FICHA GERONTOLÓGICA

INSTRUMENTOS DE VALORACIÓN MÉDICA

REGISTRO DE DEFUNCIÓN

Terminado el tiempo de retención en los archivos de gestión y central, digitalizar y eliminar el soporte papel en su totalidad.

de 323

D S SB INFORMES


3 7 X X


D S SB INFORMES


INFORME



D S SB INFORMES


REGISTROS FOTOGRÁFICO

CARTAS A LA COMUNIDAD

D S SB INFORMES

100 18 18.05 INFORMES AL CONSEJO DE GOBIERNO 3 7 X XINFORME DISCRIMINADO DE LAS ACTIVIDADES CON LOS SOPORTES

REGISTROS FOTOGRÁFICO

CARTAS A LA COMUNIDAD



1 9 X

Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo degestión se transfiere al archivo central, se realizará el proceso dedigitalización para garantizar la conservación del formato papel, sehará transferencia del disco óptico al archivo histórico pasando aformar parte del patrimonio histórico de la institución. Nota: Todas lastransferencias deben de estar soportadas con el actacorrespondiente

Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo degestión se transfiere al archivo central, se realizará el proceso dedigitalización para garantizar la conservación del formato papel, sehará transferencia del disco óptico al archivo histórico pasando aformar parte del patrimonio histórico de la institución. Nota: Todas lastransferencias deben de estar soportadas con el actacorrespondiente

Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, seconservan totalmente para evidenciar los distintos requerimientos delos organismos de control.


de 323



1 1 X X








D S SB INVENTARIOS 1 1 x Una vez cumpla el tiempo de retención en el archivo de gestión,eliminar cumple su función.

100 20 20.02 INVERTARIOS DE MEDICAMENTOS

KARDEX DE MEDICAMENTOS

D S SB PROGRAMAS

Pasado el tiempo de retención en el archivo de gestión y central,digitalizar y eliminar el soporte papel, luego pasar el disco óptico alArchivo Històrico de la Alcaldia Municipal De San Luis Antioquia.

Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Naciòn.Losinventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivosde gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión yfunciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) año,luego se digitalizaran y se eliminara el soporte papel en su totalidad.

Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Naciòn.Losinventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivosde gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión yfunciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) año,luego de digitalizaran y se eliminara el soporte papel en su totalidad.

Regulado por la Ley 594 DEL 2000, en cada dependencias seguardara la Tabla de Retenciòn Documental perteneciente a ella, por5 años o hasta que sea actualizada, la nueva versiòn reemplaza laanterior.

de 323

100 30 30.22 PROGRAMAS DE APOYO A LA TERCERA EDAD

1 4 X

PROGRAMA PUERTAS ABIERTAS

ACTAS DE REUNIÓN



D S SB PROYECTOS

100 31 31.05 PROYECTOS DE COFINANCIACIÓN 1 4 X

DIAGNÓSTICO

PROYECTO

FICHAS PROYECTOS

LISTAS DE CHEQUEO



de 323



100 02 02.01 ACTAS 1 4 XACTAS DE REUNIÒN JUNTAS DE ACCIÒN COMUNAL (JAC)

ACTAS DE REUNIÒN JUNTAS DE VIVIENDA COMUNITARIA (JVC)

ACTAS DEL COMITÉ LOCAL DE ATENCION Y PREVENCIÓN DE DESASTRES CLOPAD

ACTAS



ANEXOS

D S SB COMUNICACIONES OFICIALES 1 0

100 06 06.01 CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS


SOLICITUD

CONSTANCIAS

COMUNICACIONES OFICIALES



CONCEPTO JURÍDICO


COMUNICACIONES

DEPENDENCIA: 100 SECRETARÌA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 100 SECRETARÌA GENERAL Y DE GO BIERNO (DESARROLLO COMUNITARIO)


ARCHIVODISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTO

Estas actas luego de pasada la retención en el archivo de gestión sehará la transferencia al archivo central, terminada la retención en elarchivo central, se hará proceso de microfilmación o digitalización yse eliminarà el soporte papel en su totalidad, se hará transferenciadel Cd al archivo histórico de la Administraciòn Municipal de SanLuis Antioquia. Nota: todas las transferencias deben estarsoportadas con el acta correspondiente.

Son regulados por el Art. 23 de la Constitución Política de Colombiay los artículos 5 al 26 del Código Contencioso Administrativo. Luegode pasada la retención en el archivo de gestión se hará latransferencia al archivo central, terminada la retención en el archivocentral se hará proceso de digitalización y se eliminará el soportefísico en su totalidad, se hará transferencia del disco óptico alarchivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico de


de 323



ESCRITO DE LA QUEJA

RECLAMO

SUGERENCIA

ANEXOS

D S SB ESTADÌSTICAS


ESTADÌSTICAS CENTRO DE DESARROLLO COMINITARIO


100 17 17.05 HISTORIAS DE GRUPOS ORGANIZADOSACTA DE ESTATUTOS DE CREACIÓN

REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO

INFORMES DE ASESORIAS

COMODATOS



100 17 17.06 HISTORIAS DE JUNTAS DE ACCIÓN COMUNAL

ACTA DE ESTATUTOS DE CREACIÓN


la institución. En caso de requerir el soporte original de estedocumento se deberá recurrir a la impresión del archivo electrónicoo solicitar copia al juzgado correspondiente. Nota: todas lastransferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente.

Terminido el tiempo de retención en los archivos de gestión y central,digitalizar y eliminar el soporte papel en su totalidad.

Terminido el tiempo de retención en los archivos de gestión y central,digitalizar y eliminar el soporte papel en su totalidad.

de 323

REGISTRO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL O DOCUMENTO DE IDENTIDAD DEL REPRESENTANTE LEGAL

REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO

INFORMES DE ASESORIAS


D S SB INFORMES


3 7 X X


D S SB INFORMES


INFORME



D S SB INFORMES






Una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central,digitalizar y transferir al archivo histórico de la Alcaldìa Municipal deSan Luis Antioquia Nota: Todas las transferencias deben estarsoportadas con el acta correspondiente.


de 323

D S SB INFORMES

100 18 18.05 INFORMES AL CONSEJO DE GOBIERNO 3 7 X XINFORME DISCRIMINADO DE ACTIVIDADES CON LOS SOPORTES



D S SB INFORMES


D S SBINSTRUMENTOS DE CONTROL 1

9X




1 1 X X

FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL




Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Nación.Losinventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivosde gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión yfunciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) año,luego se digitalizaran y se eliminará el soporte papel en su totalidad.


Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Nación.Losinventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivos

deben estar soportadas con el acta correspondiente.

Pasado en el tiempo de retención en el archivo de gestión y central,digitalizar y eliminar el soporte papel, luego pasar el disco óptico al ArchivoHistórico de la Alcaldia Municipal De San Luis Antioquia.

de 323





D S SB PLANES

100 27 27.08 PLAN DE CONTINGENCIA 1 10 XPLAN DE CONTINGENCIA DISCRIMINADO POR EVENTOS: INUNDACIONES, CATÁSTROFES NATURALES, INCENDIOS FORESTALES ENTRE OTROS

CRONOGRAMA

ANEXOS

D S SB PROGRAMA 1 4 X

100 30 30.24

PROGRAMAS ESPECIALES DE DESARROLLO COMUNITARIO

INFORME DEL PROGRAMA

ACTAS DE REUNIÓN



Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÍA, seconservan permanentemente por ser documentos misionalesrelacionados con el cumplimiento de la función de la AdministraciónMunicipal.

inventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivosde gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión yfunciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) año,luego se digitalizaran y se eliminarà el soporte papel en su totalidad.

Regulado por la Ley 594 DEL 2000, en cada dependencias seguardará la Tabla de Retencón Documetal perteneciente a ella, por 5años o hasta que sea actualizada, la nueva versión reemplaza laanterior.


de 323



100 02 02.01 ACTAS 1 4 XACTAS DE VISITAS TÉCNICAS DE LA UMATA

ACTAS DEL COMITÉ TÉCNICO DE LA UMATA



ANEXOS


100 03 03.04 AUTORIZACIONES PARA TRANSPORTE DE SEMOVIENTES 1 0 X


RECIBO DE PAGO


100 03 03.05 PERMISOS AMBIENTALES 1 4 X X

SOLICITUD

DECLARACIÓN AMBIENTAL

RESOLUCIÓN O RESPUESTA

FACTURA

AUTO DE LIQUIDACIÓN

ACTA DE VISITA

EVALUACIÓN

Estas actas luego de pasada la retención en el archivo de gestión se hará la transferencia al archivo central, terminada la retención en el archivo central, se hará proceso de microfilmación o digitalización y se eliminará el soporte papel en su totalidad, se hará transferencia del CD al archivo histórico de la Administración Municipal de San Luis Antioquia. Nota: todas las transferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente.

Cumplida su vigencia administrativa y legal no desarrolla valoressecundarios. Eliminar una vez cumplido el tiempo en archivo centralmediante acta del comité de archivo de la ALCALDÍA.

DEPENDENCIA: 100 SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 100 SECRETARIA GENERAL Y DE GO BIERNO (UMATA)


ARCHIVODISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTO

Se transfiere al archivo central, exceptuando los estudios, una vezculmine el tiempo de retención se conservará digitalizado

de 323




ARCHIVODISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTO

LINEAMIENTOS AMBIENTALES

PLAN DE CUMPLIMIENTO

PERMISOS PARA EMISIONES ATMOSFÉRICAS PARA FUENTES FIJAS

PERMISOS PARA EMISIÓN DE RUIDOPERMISOS PARA OPERACIÓN DE EQUIPOS DE CONTRUCCIÓN, DEMOLICIÓN, REPARACIÓN DE

PERMISOS PARA VERTIMIENTOS

PERMISOS PARA OCUPACIÓN DE CAUCESPERMISOS PARA FRANJAS DE AISLAMIENTO DE CORRIENTES SUPERFICIALES

PERMISOS PARA APROVECHAMIENTO FORESTAL

PERMISOS PARA TRANSFORMACIÓN Y COMERCIALIZACIÓN DE ESPECÍMENES DE FLORA SILVESTRE(FLORES Y PRODUCTOS FORESTALES)

PERMISO PARA TRANSFORMACIÓN (PROCESAMIENTO , MANUFACTURA) Y COMERCIALIZACIÓN DE PRODUCTOS.

SALVOCONDUCTO PARA MOVILIZACIÓN

CONCESIONES


100 06 06.01 CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS 1 1 X XCERTIFICADOS DE ASISTENCIA TÉCNICA

CERTIFICADOS DE VACUNACIÓN DE GANADO

CERTIFICADO

Estos cerificados se elaboran a petición del interesado, se entregael original al solicitante y se deja un registro de entrega en un archivoelectrónico, no desarrollan valores documentales para la AlcaldiaMunicipal.

de 323




ARCHIVODISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTO


100 06 06.03 DERECHOS DE PETICIÓN 1 4 XDERECHOS DE PETICIÓN

CONCEPTO JURÍDICO


COMUNICACIONES

D S SB CONCEPTOS

100 07 07.02 CONCEPTOS TÉCNICOS 2 3 X XCONCEPTOS SOBRE CONDICIONES POR FENÓMENOS NATURALES

CONVENIOS


ESTUDIO PREVIO


PROPUESTA TÉCNICA


CONVENIO O CONTRATO


PÓLIZA


Los convenios en todas sus modalidades son firmados por el SeñorAlcalde, los asesores jurídicos los revisan y estos se conservan enla secretaría respectiva .Transferir un año después de la liquidacióndel contrato, una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión ycentral, microfilmar o digitalizar y eliminar el soporte papel.



de 323




ARCHIVODISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTO

CONTRATO






ACTA DE INICIO




D S SB CONVENIOS


ESTUDIO PREVIO


PROPUESTA TÉCNICA


CONVENIO O CONTRATO


PÓLIZA


Los convenios en todas sus modalidades son firmados por el SeñorAlcalde, los asesores jurídicos los revisan y estos se conservan enla secretaría respectiva .Transferir un año después de la liquidacióndel convenio, una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión ycentral, microfilmar o digitalizar y eliminar el soporte papel.

de 323




ARCHIVODISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTO






ACTA DE INICIO




D S SB ESTADISTICAS


ESTADÍSTICAS AGROPECUARIAS DEL MUNICIPIO

D S SB INFORMES


3 7 X X

INFORME DE MOVILIZACIÓN DE SMOVIENTES A LA SECRETARÍA DE AGRICULTURA

COMPROBANTE DE PAGO

LA GUÍA

EL OFICIO REMISORIO

Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÍA, seconservan totalmente para evidenciar los distintos requerimientos delos organismos de control.

de 323




ARCHIVODISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTO

D S SB INFORMES


INFORME



D S SB INFORMES 3 7





D S SB INFORMES

100 18 18.05 INFORMES AL CONSEJO DE GOBIERNO 3 7 X XINFORME DISCRIMINADO DE ACTIVIDADES CON LOS SOPORTES



D S SB INFORMES




de 323




ARCHIVODISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTO

100 18 18.12 INFORMES DE ASISTENCIA TÉCNICA 4 6 X X

INFORMES DE ASISTENCIA TÉCNICA EN MEJORAMIENTO DE CULTIVOS Y PROYECTOS AGROPECUARIOS


CUENTA DE COBRO

D S SB INFORMES

100 18 18.21 INFORMES DE GESTIÓN AMBIENTAL 2 6 X X

PROGRAMA DE REFORESTACIÓNPROGRAMAS MANEJO DE FUENTES DE AGUA POTABLE

PROGRAMAS DE PREVENCIÓN DE INCENDIOS FORESTALES

D S SB INFORMES

100 18 18.22 INFORMES DE MINERÍA 2 6 X XINFORMES INDISCRIMINADO DE ACTIVIDADES MINERAS EN EL MUNICIPIO


100 18 18.30 INFORMES DE VISITAS TÉCNICASINFORMES DE VISITAS REALIZADAS POR ENTES EXTERNOS Còmo EL MINISTERIO DEL MEDIO AMBIENTE O CORNARE


Pasado en el tiempo de retención en el archivo de gestión y central,digitalizar y eliminar el soporte papel, luego pasar el disco óptico alArchivo Histórico de la Alcaldia Municipal De San Luis Antioquia.

Pasado en el tiempo de retención en el archivo de gestión y central,digitalizar y eliminar el soporte papel, luego pasar el disco óptico al




de 323




ARCHIVODISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTO

100 18 18.31 INFORMES ESTADÍSTICOS

INFORMES ESTADÍSTICOS DE CADA DEPENDENCIA


100 19 19.01 BITÁCORAS 1 0 X

APUNTES CONDESADOS EN CUÁDERNOS O LIBROS DE NOTAS QUE LUEGO SON PASADOS A UN INFORME



1 9 X




1 1 X X



Su valor es solamente informativo y no desarrolla valoressecundarios. Una vez cumplido el tiempo en el archivo de gestión sedeben eliminar mediante acta del comité de archivo de la ALCALDÍA.


digitalizar y eliminar el soporte papel, luego pasar el disco óptico alArchivo Histórico de la Alcaldia Municipal De San Luis Antioquia.

Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Nación.Losinventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivosde gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión yfunciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) año,luego de digitalizaran y se eliminará el soporte papel en su totalidad.

de 323




ARCHIVODISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTO






D S SB LICENCIAS

100 21 21.01 LICENCIAS AMBIENTALES 1 4 X X

AUTO DE INICIO DE TRÁMITE

ACTAS DE VISITA

TÉRMINOS DE REFERENCIA

PLAN DE MANEJO AMBIENTAL

ESTUDIO DE IMPACTO AMBIENTAL

EVALUACIÓN TÉCNICA Y JURÍDICA

RESOLUCIÓN

INFORMES TÉCNICOS

D S SB LICENCIAS

Regulado por la Ley 594 DEL 2000, en cada dependencia seguardará la Tabla de Retención Documetal perteneciente a ella, por5 años o hasta que sea actualizada, la nueva versión reemplaza laanterior.

Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Nacion.Losinventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivosde gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión yfunciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) años,luego de digitalizaran y se eliminara el soporte papel en su totalidad

Se transfiere al archivo central, exceptuando los estudios, una vezculmine el tiempo de retención se conservará digitalizado.

de 323




ARCHIVODISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTO

100 21 21.07 LICENCIAS DE MOVILIZACIÓN 1 4 X X

CERTIFICADO DE TITULARIDAD DEL GANADO

CONCEPTO DE VIABILIDAD AMBIENTAL

D S SB PLANES

100 27 27.06 PLAN DE ACCIÓN 1 10 X

ESTUDIOS


INFORME DE GESTIÓN

D S SB PROCESOS

100 29 29.16 PROCESO POR VIOLACIÓN A LA NORMA SANITARIA Y AMBIENTAL

5 15 X X

ACTA DE DECOMISO

AUTO DE CESACIÓN DE PROCEDIMIENTO

AUTO DE FORMULACIÓN DE CARGOS

CITACIÓN

OFICIO DE IMPUTACIONES Y DESCARGOS

AUTO DE APERTURA DE PRUEBAS

AUTO DE INICIACIÓN DE INVESTIGACIÓN

RESOLUCIÓN DE SANCIÓN POR VIOLACIÓN DE LA NORMA SANITARIACONSTANCIA DE DES FIJACIÓN DE EDICTO

D S SB PROGRAMA

Su valor es solamente informativo y no desarrolla valoressecundarios. Una vez cumplido el tiempo en el archivo de gestión sedeben eliminar mediante acta del comité de archivo de la ALCALDÍA.


Terminado el tiempo de retención en los archivos de gestión ycentral, digitalizar para garantizar la conservación del soportepapel.Transferir al archivo histórico de la Alcaldia Municipal de SanLuis Antioquia.

de 323




ARCHIVODISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTO

100 30 30.31 PROGRAMAS DE RECUPERACIÓN AMBIENTAL

1 4 X

Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÍA, se conservan permanentemente por ser documentos misionales relacionados con el cumplimiento de la función de la Administración Municipal.

PROYECTOS AMBIENTALES

INFORMES

COMUNICACIONES

D S SB PROYECTOS

100 31 31.03 PROYECTOS DE COFINANCIACIÓN 1 4 X

PROYECTOS AMBIENTALES

PROYECTOS DE ASISTENCIA TÉCNICA

PROYECTOS PRODUCTIVOS

RADICACIÓN EN EL BANCO DE PROYECTOS

DIAGNOSTICO

PROYECTO

FICHAS PROYECTOS

LISTAS DE CHEQUEO

REGISTROS CONTROL DE PLAGAS Y ROEDORES

D S SB REGISTROS


1 0 X

REGISTROS DE ENTREGA DE CERTIFICADOS DE ASISTENCIA TÉCNICAREGISTROS DE ENTREGA DE CERTIFICADOS DE VACUNACIÓN DE GANADO

Los registros de entrega de certicados estan conformados porarchivo electrónico en el cual se diligencian los siguientes campos:fecha , número de identificación y nombre del usuario solicitante delcertificado o constancia; Su valor es solamente informativo y nodesarrolla valores secundarios. Una vez cumplido el tiempo en elarchivo de gestión se deben pasar todos estos archivos aun Cd ocualquier medio de almacenamiento de archivos electronicos yeliminar estos registros del equipo, el cd se trnasfiere al Archivocentral de la Alcldia Municipal de San Luis Antioquia.


de 323




ARCHIVODISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTO

central de la Alcldia Municipal de San Luis Antioquia.

de 323



100 02 02.01 ACTAS 1 4 XACTAS DE LA JUNTA MUNICIPAL DE EDUCACIÓNACTAS DE REUNIONES INFORMALES DE EDUCACIÓNACTAS DEL COMITE DE ASIGNACIÓN DE CUPOS ESCOLARES



ANEXOS

D S SB CENSOS

100 04 04.03 CENSO POBLACIONAL 4 6 X X

CENSO EDUCATIVO DEL MUNICIPIO



CERTIFICADOS DE RETIRO SIMAT

CERTIFICADOS DE ESTUDIO

D S SB CIRCULARES 2 3 X X

100 06 06.02 CIRCULARES REGLAMENTARIAS

CIRCULARES NORMATIVAS DESPACHO DEL ALCALDE, SECRETARÍAS

DEPENDENCIA: 100 SECRETARÍA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 100 SECRETARÍA GENERAL Y DE GO BIERNO ( SECRETARÍA DE EDUCACIÓN )


ARCHIVODISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTO

Estas actas luego de pasada la retención en el archivo de gestión sehará la transferencia al archivo central, terminada la retención en elarchivo central, se hará proceso de microfilmación o digitalización yse eliminará el soporte papel en su totalidad, se hará transferenciadel Cd al archivo histórico de la Administración Municipal de SanLuis Antioquia. Nota: todas las transferencias deben estarsoportadas con el acta correspondiente.

Constituyen parte de patrimonio documental de la ALCALDÍA porqueregistran aspectos normativos de la Administración Municipal.


Los cerificados laborales se elaboran a petición del interesado, seentrega el original al solicitante y se deja un registro de entrega enun archivo electrónico, no desarrollan valores documentales para laAlcaldia Municipal.

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ARCHIVODISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTO

ANEXOS

D S SB DERECHOS DE PETICIÓN 1 4 X X

100 06 06.03 DERECHO DE PETICIÓN

CONCEPTO JURÍDICO


COMUNICACIONES


100 06 06.05PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS

1 4 X

ESCRITO DE LA QUEJA

RECLAMO

SUGERENCIA

ANEXOS


Son regulados por el Art. 23 de la Constitución Política de Colombia y los artículos 5 al 26 del Código Contencioso Administrativo. Luego de pasada la retención en el archivo de gestión se hará la transferencia al archivo central, terminada la retención en el archivo central se hará proceso de digitalización y se eliminará el soporte físico en su totalidad, se hará transferencia del disco óptico al archivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico de la institución. En caso de requerir el soporte original de este documento se deberá recurrir a la impresión del archivo electrónico o solicitar copia al juzgado correspondiente. Nota: todas las transferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente.

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ARCHIVODISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTO

D S SB CONVENIOS

010 10 10.01 CONVENIOS DE COOPERACIÓN

ESTUDIO PREVIO


PROPUESTA TÉCNICA


CONVENIO O CONTRATO


PÓLIZA


CONTRATO






ACTA DE INICIO


RECLAMACIÓN


Los convenios en todas sus modalidades son firmados por el SeñorAlcalde, después de ser revisados por los asesores jurìdicos debenfirmar cada uno de los folios que conforman el expediente delcontrato. Los contratos se conservan en la secretaría respectiva.Transferir un año después de la liquidación del convenio, una vezcumpla el tiempo en los archivos de gestión y central, microfilmar odigitalizar y eliminar el soporte papel.

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ARCHIVODISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTO


D S SB CONVENIOS


ESTUDIO PREVIO


PROPUESTA TÉCNICA


CONVENIO O CONTRATO


PÓLIZA


CONTRATO






ACTA DE INICIO


RECLAMACIÓN


Los convenios en todas sus modalidades son firmados por el SeñorAlcalde, después de ser revisados por los asesores jurìdicos debenfirmar cada uno de los folios que conforman el expediente delcontrato. Los contratos se conservan en la secretaría respectiva.Transferir un año después de la liquidación del convenio, una vezcumpla el tiempo en los archivos de gestión y central, microfilmar odigitalizar y eliminar el soporte papel.

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ARCHIVODISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTO


D S SB ESTADÍSTICAS

100 15 15.01 ESTADÍSTICAS SOCIALES Y ECONÓMICAS DEL MUNICIPIO 1 9 X X

ESTADÍSTICAS DEL SECTOR EDUCATIVO EN LA REGIÓN

ESTADÍSTICAS DANE

ESTADÍSTICAS SIMAT

D S SB HISTORIAS

100 17 17.01 HISTORIAS ACADÉMICAS ESTUDIANTES DE ESCUELAS RURALES Y URBANAS 10 70 X X

COPIA DOCUMENTO DE IDENTIDAD O REGISTRO CIVIL INFORME DE CALIFICACIONES DE CADA AÑO CURSADO EN PAPEL MENBRETE

INFORMES SICOLÓGICOS (SI FUERA EL CASO)


Archivo de Gestión (Plazo de vigencia):Once (10) años. Durante estetiempo se resolverán en la oficina las solicitudes de certificaciones, copias,reclamos y otras presentadas por el titular de la Historia o un tercerodebidamente autorizado. También se atenderá en este periodo un probable

reingreso o reactivación de la calidad de estudiante.

Archivo Central (Plazo precaucional): Será de (70) años. Este lapso seestablece considerando la edad mínima posible de inicio de los estudios 6años , la edad mínima probable de graduación del pregrado (20 años), lavida laboral y académica de los profesionales (entre 30 y 40 años) ya quelos principales valores primarios de la serie son de orden legal-probatorio yadministrativo (certificación del desempeño académico y de realización deestudios). De igual forma este periodo permitirá definir con claridad cualeshistorias académicas adquieren valores históricos para disponer de suconservación permanente en el archivo de la Administración municipal.


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ARCHIVODISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTO

D S AB HISTORIAS

010 17 17.09 HISTORIAS LABORALES 1 99 XHISTORIA LABORAL (DOCENTES)

DOCUMENTOS DE IDENTIFICACIÓN



SOPORTES DE ESTUDIOS Y EXPERIENCIA QUE ACREDITEN LOS REQUISITOS DEL CARGOD S SB HISTORIAS

010 17 17.09 HISTORIAS LABORALES

ACTA DE POSESIÓN



CERTIFICADO DE APTITUD LABORAL (EXAMEN MÉDICO DE INGRESO)


REGISTRO DE INDUCCIÓN Y ENTRENAMIENTO ACTOS ADMINISTRATIVOS DE: VACACIONES, LICENCIAS, COMISIONES, ASCENSOS, TRASLADOS, ENCARGOS, PERMISOS, AUSENCIAS TEMPORALES, INSCRIPCIÓN EN CARRERA ADMINISTRATIVA, SUSPENSIONES DE CONTRATO, ENTRE OTRAS


KARDEX LABORAL

Transferir un año después de desvinculado o pensionado (según seael caso), conservar 100 años más y seleccionar las de los Alcaldes, yfuncionarios que hayan obtenido reconocimiento político, social,científico o cultural para el archivo histórico de la Alcaldia.

Transferir un año después de desvinculado o pensionado (según seael caso), conservar 100 años más y seleccionar las de los Alcaldes, yfuncionarios que hayan obtenido reconocimiento político, social,científico o cultural para el archivo histórico de la Alcaldia.

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ARCHIVODISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTO

LIBRANZAS

CONVOCATORIA PÚBLICA

REGISTROS DE EVALUACIÓN DOCENTE

INFORMES


3 7 X X


INFORMES SECRETARÍA DE EDUCACIÓN

INFORMES PROYECCIÓN DE CUPOS

INFORMES


INFORME



D S SBINFORMES

3 7 X X


Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo de gestión sehará la transferencia al archivo central, terminada la retención en el archivocentral se hará proceso de digitalización y se eliminará el soporte papel en


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ARCHIVODISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTO

100 18 18.04INFORMES AL CONCEJO MUNICIPAL




D S SB INFORMES






100 19 19.02INSTRUMENTOS DE CONTROL

CONSECUTIVOS DE ACTOS ADMINISTRATIVOS

2 8 X X

CONSECUTIVOS DE DECRETOS

DECRETOS DE TRASLADOS (GRATUIDAD)

DECRETOS DE TRASLADOS DOCENTES 2 8 X X



central se hará proceso de digitalización y se eliminará el soporte papel ensu totalidad.

Pasado en el tiempo de retención en el archivo de gestión y central,digitalizar y eliminar el soporte papel, el original se conserva en la serieactos administrativos, luego pasar el disco óptico al Archivo Histórico de laAlcaldia Municipal De San Luis Antioquia.


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ARCHIVODISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTO

100 19 19.03INSTRUMENTOS DE CONTROL



100 19 19.06 CONSOLIDADOS DE MATRICULA OFICIAL

CONSOLIDADOS DE MATRICULA OFICIAL ESCUELAS RURALES Y URBANAS

1 9 X X

NOVEDADES DE INGRESOS

NOVEDADES DE RETIRO

NOVEDADES DE TRASLADOS

PLANILLAS DE MATRICULAS

PLANILLAS DE PROMOCIÓN

REGISTRO DE NOVEDADES

D S SBINSTRUMENTOS DE CONTROL


1 1 X X



Pasado en el tiempo de retención en el archivo de gestión y central ,digitalizar y eliminar el soporte papel, luego pasar el disco óptico alArchivo Historico de la Alcaldia Municipal De San Luis Antioquia.

Pasado en el tiempo de retención en el archivo de gestión y central,digitalizar, luego pasar el disco óptico al Archivo Histórico de laAlcaldia Municipal de San Luis Antioquia.

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ARCHIVODISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTO


100 19 19.09 INVENTARIO DOCUMENTAL





D S SB LICENCIAS

100 21 21.05 LICENCIAS DE FUNCIONAMIENTO DE LOCALES

1 9 X X

LICENCIA DE FUNCIONAMIENTO DE ESCUELAS RURALES Y URBANAS

D S SB PLANES

100 27 27.16 PLAN EDUCATIVO MUNICIPAL 1 9 XPLAN EDUCATIVO MUNICIPAL

D S SB PLANES

100 27 27.26 PLANES INSTITUCIONALES EDUCATIVOS 1 9 X




Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÍA, seconservan permanentemente por ser documentos misionales

Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Nación. Losinventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivosde gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión yfunciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) año,luego se digitalizaran y se eliminará el soporte papel en su totalidad.

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ARCHIVODISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTO

PLANES EDUCATIVOS DE ESCUELAS Y COLEGIOS

D S SBPRESUPUESTOS

100 28 28.01 PRESUPUESTOS DE INSTITUCIONES EDUCATIVAS 1 4 X X

PRESUPUESTOS

COTIZACIONES

ANEXOS

D S SB PROGRAMA

100 30 30.08 PROGRAMA DE FOMENTO A LA EDUCACIÓN ESPECIAL 1 4 X

PROGRAMA DE EDUCACIÓN

ESTUDIOS PREVIOS

INFORMES

PROGRAMA DE BIENESTAR SOCIAL

ESTUDIOS PREVIOS

INFORMES

D S SBPROGRAMA 1 4 X

conservan permanentemente por ser documentos misionalesrelacionados con el cumplimiento de la funcion de la AdministraciónMunicipal.

Los presupuestos de instituciones se digitalizaran, una vezcumplan los tiempos de retención en el archivo de gestión y central,luego se elimina el soporte papel en su totalidad.

Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÍA, seconservan permanentemente por ser documentos misionales


de 323




ARCHIVODISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTO

100 30 30.12 PROGRAMA DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA DE INSTITUCIONES DEL SECTOR EDUCATIVO EN LA REGIÓN

PROGRAMA

ESTUDIOS PREVIOS

INFORMES

D S SB PROYECTOS

100 31 31.07 PROYECTOS EDUCATIVOS 1 9 X X

ESTUDIO DE CASO


D S SB REGISTROS


1 0 X

REGISTROS DE ENTREGA DE CERTIFICADOS DE RETIRO SIMAT

REGISTROS DE ENTRGA DE CERTIFICADOS DE ESTUDIOS

D S SB REGISTROS

conservan permanentemente por ser documentos misionalesrelacionados con el cumplimiento de la función de la AdministraciónMunicipal.

Los registros de entrega de certicados estan conformados porarchivo electrónico en el cual se diligencian los siguientes campos:fecha , número de identificación y nombre del usuario solicitante delcertificado o constancia; Su valor es solamente informativo y nodesarrolla valores secundarios. Una vez cumplido el tiempo en elarchivo de gestión se deben pasar todos estos archivos a un Cd ocualquier medio de almacenamiento de archivos electrónicos yeliminar estos registros del equipo, el cd se transfiere al Archivocentral de la Alcldia Municipal de San Luis Antioquia.

Pasado en el tiempo de retención en el archivo de gestión y central,digitalizar, luego pasar el disco óptico al Archivo Histórico de laAlcaldia Municipal de San Luis Antioquia.

de 323




ARCHIVODISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTO

100 33 33.18 REGISTROS PLANTA DE PERSONAL DOCENTE Y DIRECTIVOS

1 4 X X

REGISTROS PLANTA DE PERSONAL DOCENTE Y DIRECTIVOS

D S SB REPORTES

100 34 34.01 REPORTE DE ALUMNOS RETIRADOS 1 10 X X

LISTADO DE ALUMNOS RETIRADOS

ARCHIVO ELECTRÓNICO

Una vez terminada la retencion en los archivos de gestion y central ,digitalizar y transferir el Cd al archivo histórico de la admnistracionMunicipal , eliminar el soporte papel

Una vez terminada la retención en los archivos de gestión y central,digitalizar y transferir el Cd al archivo histórico de la administraciónMunicipal, eliminar el soporte papel.

de 323



110 02 02.01 ACTAS 1 4 XACTAS DE AMONESTACIONES A MENORES DE EDAD

ACTAS DE LA MESA DE INFANCIA Y ADOLESCENCIA

ACTAS DE INTERVENTORÍA A CONTRATOS

ACTAS DE CAMPAÑAS DE PREVENCIÓN DE LA VIOLENCIA INTRAFAMILIAR Y VIOLENCIA SEXUAL



ANEXOS


110 03 03.01 AUTORIZACIONES LABORALES PARA MENORES DE EDAD 1 4 X

SOLICITUD




CERTIFICADOS CABEZA DE HOGARCERTIFICADOS DE DESENGLOCE GRUPO FAMILIAR INDIVIDUALCERTIFICADOS DE DESENGLOCE GRUPO FAMILIAR MASIVOCERTIFICADOS DE DESENGLOCE GRUPO FAMILIAR MASIVO

Cumplida su vigencia administrativa y legal no desarrolla valoressecundarios. Eliminar una vez cumplido el tiempo en archivo centralmediante acta del comité de archivo de la ALCALDÍA.

DEPENDENCIA: 100 SECRETARÍA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 110 COMISARÍA DE FAMILIA


ARCHIVODISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTO

Estas actas luego de pasada la retención en el archivo de gestión sehará la transferencia al archivo central, terminada la retención en elarchivo central, se hará proceso de microfilmación o digitalización yse eliminará el soporte papel en su totalidad, se hará transferenciadel Cd al archivo histórico de la Administración Municipal de SanLuis Antioquia. Nota: todas las transferencias deben estarsoportadas con el acta correspondiente.

Estos certificados se elaboran a petición del interesado, se entregael original al solicitante y se deja un registro en un archivoelectrónico, no se desarrollan valores documentales para la AlcaldíaMunicipal.

de 323

CERTIFICADOS DE GRUPO FAMILIAR

CERTIFICADOS DE INCLUSIÓN FAMILIAS EN ACCIÓNCERTIFICADOS DE TENENCIA DE MENORES DE EDAD

SOLICITUD

CERTIFICADO




CONCEPTO JURÍDICO


COMUNICACIONES


110 06 06.04 EXHORTOS Y COMISIONES 1 4 X XOFICIOS COMISORIOS DE FISCALÍA, PERSONERÍA, PROCUTADURÍA, ICBF ENTRE OTROS.

ANEXOS



ESCRITO DE LA QUEJA

RECLAMO

SUGERENCIA


Digitalizar y eliminar el soporte papel una vez cumpla el tiempo enlos archivos de gestión y central, el original queda en el expedientedel proceso en el ente respectivo.

Son regulados por el Art. 23 de la Constitución Política de Colombiay los artículos 5 al 26 del Código Contencioso Administrativo. Luegode pasada la retención en el archivo de gestión se hará latransferencia al archivo central, terminada la retención en el archivocentral se hará proceso de digitalización y se eliminará el soportefísico en su totalidad, se hará transferencia del disco óptico alarchivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico dela institución. En caso de requerir el soporte original de estedocumento se deberá recurrir a la impresión del archivo electrónicoo solicitar copia al juzgado correspondiente. Nota: todas lastransferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente.

de 323

ANEXOS

D S SB DENUNCIAS

110 14 14.01 DENUNCIAS 1 4 X

DENUNCIA

OFICIO REMISORIO

CONTESTACIÓN

FALLO

D S SB ESTADISTICAS

110 15 15.01ESTADÍSTICAS SOCIALES Y ECONÓMICAS DEL MUNICIPIO

10 10 X X

ESTADÍSTICAS DE ATENCIÓN COMISARÍA DE FAMILIA

D S SB INFORMES


3 7 X X


D S SB INFORMES


INFORME



D S SB INFORMES





D S SB INFORMES

Cumplida su vigencia administrativa y legal no desarrolla valoressecundarios, y, el original reposa en los estrados judiciales. Una vezcumplido el tiempo en el archivo central se deben eliminar medianteacta del comité de archivo de la ALCALDÍA.

SE CONSERVAN EN MEDIO MAGNÉTICO




de 323









1 1 X X












Pasado el tiempo de retención en el archivo de gestión y central,digitalizar y eliminar el soporte papel, luego pasar el disco óptico alArchivo Histórico de la Alcaldia Municipal De San Luis Antioquia.

de 323

D S SB PROCESOS

110 29 29.02 PROCESO ADMINISTRATIVO DE DISOLUCIÓN Y LIQUIDACIÓN DE LA SOCIEDAD PATRIMONIAL DE HECHO

2 8 X

SOLICITUD VERBAL O ESCRITA ANTEL EL COMISARIO DE FAMILIA CON LA IDENTIFICACIÓN DE LAS PARTES Y LOS DATOS DE LOCALIZACIÓN DE LOS MISMOS, ESTO PARA EFECTOS DE CITACIÓN

CITACIÓN A LA AUDIENCIA

NOTIFICACIÓN A LAS PARTES

ACTA DE LA AUDIENCIA DE CONCILIACIÓN EXTRAJUDICIAL EN DERECHO

AUTO POR CONCILIACIÓN ENTRE LAS PARTES

CONSTANCIA DE INASISTENCIA POR UNA DE LAS PARTES

CITACIÓN

ACTA DE CUMPLIMIENTO DE REQUISITO DE LA PROCEDIBILIDAD DE CONCILIACIÓN EXTRAJUDICIAL EN MATERIA DE FAMILIA

D S SB PROCESOS 2 18 X

110 29 29.03 PROCESO ADMINISTRATIVO DE REGULACIÓN DE VISITAS A HIJOS MENORES







CITACIÓN


Regulado por la Ley 1098 de 2006 artículo 23. Custodia y cuidado personal, los niños, las niñas y los adolescentes tienen derecho a que sus padres en forma permanente y solidaria asuman directa y oportunamente su custodia para su desarrollo integral.La obligación de cuidado personal se extiende además a quienes convivan con ellos en los ámbitos familiar, social o institucional, o a sus representantes legales. Cumplida su vigencia administrativa y legal no desarrolla valores secundarios. Una vez cumplido el tiempo en el archivo central se deben eliminar mediante acta del comité de archivo de la Alcaldía.

de 323


D S SB PROCESOS

110 29 29.05 PROCESO ADMINISTRATIVO DE RESPONSABILIDAD PENAL MENORES DE 14 AÑOS

2 18 X

INFORME DE POLICÍA Y MEDICINA LEGAL

FORMATO DE HISTORIA


RESOLUCIÓN QUE DECLARA VULNERACIÓN DE DERECHOS

FORMATO DE REMISIÓN AL ICBF PARA BRINDAR UNA MEDIDA DE PROTECCIÓN

D S SB PROCESOS

110 29 29.06 PROCESO ADMINISTRATIVO DE RESTABLECIMIENTO DEL DERECHO

2 18 X

AUTO DE APERTURA DE INVESTIGACIÓN

ACTA DE VISITA DOMICILIARIA: VERIFICACIÓN DE LA GARANTÍA DE DERECHOS

CITACIÓN

NOTIFICACIÓN

Regulado por la Ley 1098 de 2006. Cumplida su vigenciaadministrativa y legal no desarrolla valores secundarios, y, el originalreposa en los estrados judiciales. Una vez cumplido el tiempo en elarchivo central se deben eliminar mediante acta del comité dearchivo de la ALCALDÍA.

Regulado por la Ley 1098 de 2006 Artículo 142: Sin perjuicio de la

responsabilidad civil de los padres o representantes legales, así

como la responsabilidad penal consagrada en el numeral 2 del

artículo 25 del Código penal, las personas menores de catorce (14)

años, no serán juzgadas ni declaradas responsables penalmente,

privadas de la libertad, bajo denuncia o sindicación de haber

cometido una conducta punible. La persona menor de catorce (14)

años deberá ser entregada inmediatamente por la policía de

infancia y adolescencia ante la autoridad competente para la

verificación de la garantía de sus derechos de acuerdo con lo

establecido en esta Ley. La policía procederá a su identificación y a

la recolección de los datos de la conducta punible. Cumplida su

vigencia administrativa y legal no desarrolla valores secundarios, y,

el original reposa en los estrados judiciales. Una vez cumplido el

tiempo de retención en el archivo central se deben eliminar

mediante acta del comité de archivo de la ALCALDÍA.

de 323

PRUEBAS

EVALUACIÓN DE PRUEBAS

INFORMES DE SEGUIMIENTO (SOCIAL, PSICOLÓGICO, NUTRICIONAL, LEGAL, ENTRE OTROS).

FALLO

D S SB PROCESOS

110 29 29.07 PROCESO ADMINISTRATIVO DE SEPARACIÓN DE BIENES

2 8 X







CITACIÓN


D S SB PROCESOS

110 29 29.10 PROCESO ADMINISTRATIVO POR VIOLENCIA Y ABUSO SEXUAL EN MENORES DE EDAD

2 18 X X Regulado por la Ley 1098 de 2006 artículo 23. Custodia y cuidadopersonal. Los niños niñas y los adolescentes tienen derecho a que


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DENUNCIA DE LOS HECHOS OCURRIDOS CON INDICACIÓN CLARA DE LSO MISMOS Y LA IDENTIFICACIÓN DE LA VIÍCTIMA Y EL PRESUNTO ABUSADOR O MALTRATADOR.

EXAMEN DE RECONOCIMIENTO DE MÉDICO LEGISTA

DENUNCIA A LA FISCALÍA CORRESPONDIENTE SI SE CONSTITUYE DELITO PENAL DE ACUERDO AL RESULTADO DEL RECONOCIMIENTO DE MÉDICO LEGISTA

OFICIO REMISORIO

INFORMES DE ACOMPAÑAMIENTO SICOLÓGICO

D S SB PROCESOS

110 29 29.14 PROCESO DE FILIACIÓN EXTRAMATRIMONIAL

2 18 X

FOTOCOPIA DEL REGISTRO CIVIL DE NACIMIENTO DEL NIÑO O EL ADOLESCENTE Y TARJETA DE IDENTIDAD SI LA TIENE.

FOTOCOPIA DEL CARNET DE VACUNAS DEL NIÑO SI ES MENOR DE 6 AÑOS

FOTOCOPIA DEL CARNET DE CRECIMIENTO Y DESARROLLO DEL NIÑO O LA NIÑA SI ES MENOR DE 10 AÑOS

CERTIFICADO DE ESTUDIO DEL NIÑO O EL ADOLESCENTE ACTUAL.FOTOCOPIA DEL CARNET DE LA EPS O SISBEN DEL NIÑO O ADOLESCENTE

FOTOCOPIA DE LA CÉDULA DEL SOLICITANTE

PRUEBA DE ADN

DEMANDA

D S SB PROCESOS

110 29 29.18 PROCESO DE REGULACIÓN DE CUOTA ALIMENTARIA

18 18 X



Regulado por la Ley 1098 de 2006 artículo 23. Custodia y cuidadopersonal. Los niños niñas y los adolescentes tienen derecho a quesus padres en forma permanente y solidaria asuman directa yoportunamente su custodia para su desarrollo integral.La obligaciónde cuidado personal se extiende además a quiens convivan con ellosen los ámbitos familiar, social o institucional, o institucional, o a susrepresentantes legales. Cumplida su vigencia administrativa y legalno desarrolla valors secundarios. Una vez cumplido el tiempo en elarchivo central se deben eliminar mediante acta del comité dearchivo de la ALCALDÍA.

Regulado por la Ley 1098 de 2006 artículo 24. Derecho a losalimentos. Los niños, las niñas y los adolescentes tienen derecho alos alimentos y demás medios para su desarrollo físico, psicológico,espiritual, moral, cultural y social, de acuerdo con la capacidadeconómica del alimentante. Se entiende por alimentos todo lo que esindispensable para el sustento, habitación, vestido, asistenciamédica, recreación, educación o instrucción y, en general, todo loque es necesario para el desarrollo integral de los niños, niñas y

sus padres en forma permanente y solidaria asuman directa yoportunamente su custodia para su desarrollo integral.La obligaciónde cuidado personal se extiende además a quiens convivan con ellosen los ámbitos familiar, social o institucional, o institucional, o a susrepresentantes legales. Cumplida su vigencia administrativa y legalno desarrolla valors secundarios. Una vez cumplido el tiempo en elarchivo central se deben eliminar mediante acta del comité dearchivo de la ALCALDÍA.

de 323





CITACIÓN


CERTIFICADOS LABORALES

D S SB PROGRAMAS

110 30 30.04 PROGRAMA DE ATENCIÓN PSICOSOCIAL 4 6 X

PROGRAMA DE ATENCIÓN NUTRICIONAL

PROGRAMA DE ATENCIÓN SICOLÓGICA

PROGRAMA DE ATENCIÓN TRABAJO SOCIAL

INFORMES

ACTAS DE VISITAS

D S SB REGISTROS


1 1 X

REGISTRODE ENTREGA DE CERTIFICADOS CABEZA DE HOGAR

REGISTRODE ENTREGA DE CERTIFICADOS DE TENENCIA DE MENORES DE EDAD

REGISTRODE ENTREGA DE CERTIFICADOS CERTIFICADOS DE DESENGLOCE GRUPO FAMILIAR INDIVIDUAL

que es necesario para el desarrollo integral de los niños, niñas yadolescentes. Los alimentos comprenden la obligación deproporcionar a la madre los gastos de embarazo y parto. Cumplidasu vigencia administrativa y legal no desarrolla valores secundarios.Una vez cumplido el tiempo en el archivo central se deben eliminarmediante acta del comité de archivo de la ALCALDÍA.

Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, seconservan permanentemente por ser documentos misionalesrelacionados con el cumplimiento de la funcion de la AdministraciónMunicipal.

Los registros de entrega de certicados estan conformados porarchivo electronico en el cual se diligencias los siguientes campos:fecha , numero de identificacion y nombre del usuario solicitante delcertificado o constancia; Su valor es solamente informativo y nodesarrolla valores secundarios. Una vez cumplido el tiempo en elarchivo de gestión se deben pasar todos estos archivos aun Cd ocualquier medio de almacenamiento de archivos electronicos yeliminar estos registros del equipo, el cd se trnasfiere al Archivocentral de la Alcldia Municipal de San Luis Antioquia.

de 323

REGISTRODE ENTREGA DE CERTIFICADOS DE DESENGLOCE GRUPO FAMILIAR MASIVO

REGISTRODE ENTREGA DE CERTIFICADOS DE GRUPO FAMILIAR

CERTIFICADOS DE INCLUSION FAMILIAS EN ACCION

central de la Alcldia Municipal de San Luis Antioquia.

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110 02 02.01 ACTAS 1 4 XACTAS DE CONTROL A ESTABLECIMIENTOS DE COMERCIOACTAS DE EXHUMACIÓN DE CADÁVERES 1 19 X x



ANEXOS


120 03 03.03 AUTORIZACIONES PARA TRANSPORTE DE BIENES 1 0 X




120 03 03.06 PERMISOS PARA OCUPAR EL ESPACIO PÚBLICO 1 4 X



D S SB COMUNICACIONES OFICIALES 1 0 X


CERTIFICADOS DE SUPERVIVENCIA


CONSTANCIAS DE VECINDAD

DEPENDENCIA: 110 SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 120 INSPECCIÓN DE POLICIA Y TRA NSITO


ARCHIVODISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTO

Estas actas luego de pasada la retención en el archivo de gestión sehará la transferencia al archivo central, terminada la retención en elarchivo central, se hará proceso de microfilmación o digitalización yse eliminara el soporte papel en su totalidad, a exepcion de lasactas de exhumacion de cadaveres que son de conservaciontotal, se hará transferencia del CD al archivo histórico de laAdministracion Municipal de San Luis Antioquia. Nota: todas lastransferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente.

Cumplida su vigencia administrativa y legal no desarrolla valoressecundarios. Eliminar una vez cumplido el tiempo en archivo centralmediante acta del comité de archivo de la ALCALDIA.

Cumplida su vigencia administrativa y legal no desarrolla valoressecundarios. Eliminar una vez cumplido el tiempo en archivo centralmediante acta del comité de archivo de la ALCALDIA.

Su valor es solamente informativo y no desarrolla valoressecundarios. Una vez cumplido el tiempo en el archivo de gestión sedeben eliminar mediante acta del comité de archivo de la ALCALDIA.

de 323




CONCEPTO JURÍDICO


COMUNICACIONES


120 06 06.04 EXHORTOS Y COMISIONES 1 4 X XOFICIOS COMISORIOS DE FISCALIA, PERSONERIA, PROCUTADURUIA , BATALLONES ENTRE OTROS

ANEXOS


120 06 06.05 PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS

1 4 X

ESCRITO DE LA QUEJA

RECLAMO

SUGERENCIA

ANEXOS

D S SB CONTRAVENCIONES

120 9 09.01 CONTRAVENCIONES 1 4 X

QUEJA POR RATIFICACIÓN DE HUMEDAD

CITACIONES

DECLARACIONES

RESOLUCIONES

Seleccionar aquellas que contribuyan a la jurisprudencia y que porsu delicadesa peresenten mayor significado para la administraciònen la atención de futuras situaciones jurídicas.


Digitalizar y eliminar el soporte papel una vez cumpla el tiempo enlos archivos de gestión y central, el original queda en el expedientedel proceso en el ente respectivo

Cumplida su vigencia administrativa y legal no desarrolla valoressecundarios se deben de conservara las actas de conciliacion .

de 323

NOTIFICACIONES

RECURSOS

ACTAS

CONCEPTO SEGÚN EL PROCESO

REQUERIMIENTOS

AUTO

SOLICITUDES DE COBRO COACTIVO

QUEJA POR TENENCIA RESPONSABLE DE ANIMALES

CITACIONES

D RESOLUCIONES

NOTIFICACIONES

RECURSOS

ACTAS


REQUERIMIENTOS / CONMINACIÓN

AUTO


QUEJA POR ESCOMBROS Y BASURAS

CITACIONES

DECLARACIONES

RESOLUCIONES

NOTIFICACIONES

RECURSOS

ACTAS


REQUERIMIENTOS

AUTO


INFORME POLICIVO

QUEJA POR PROBLEMAS DE CONVIVENCIA

CITACIONES

DECLARACIONES

de 323

RESOLUCIONES

NOTIFICACIONES

RECURSOS

ACTAS


REQUERIMIENTOS Y/O CONMINACIÓN

AUTO


INFORME POLICÍVO

QUEJA POR PROTECCIÓN A LAS VÍAS PÚBLICAS

CITACIONES

DECLARACIONES

RESOLUCIONES

NOTIFICACIONES

RECURSOS

ACTAS

REQUERIMIENTOS

AUTO



QUEJA POR LEVANTAMIENTO DE PENDIENTES DE VEHÍCULOS

SOLICITUD

RESOLUCIONES

OFICIOS

D S SB DECLARACIONES EXTRAPROCESO O EXTRAJUICIO

4 6

120 11 11.02 DECLARACIONES SEGÚN SEA EL CASO

DECLARACIÓN EXTRAJUICIO DE TENENCIA DE TIERRAS

D S SB DECOMISOS

120 12 12.01 DECOMISOS 1 4 X

QUEJA

DECOMISO

Cumplida su vigencia administrativa y legal no desarrolla valoressecundarios, y, el original reposa en los estrados judiciales. Una vezcumplido el tiempo en el archivo de central se deben eliminarmediante acta del comité de archivo de la ALCALDIA.


de 323

DENUNCIAS

120 14 14.01 DENUNCIAS 1 4 X X

DENUNCIAS POR PÉRDIDA DE DOCUMENTOS

2 8

DENUNCIAS DE DESAPARECIDOS 10 10 X

DENUNCIA

OFICIO REMISORIO

CONTESTACIÓN

FALLO

ACTAS DE CONCILIACIÓN

DENUNCIAS POR LESIONES PERSONALES 10 10 X

INFORME DE RECONOCIMIENTO MÉDICO LEGAL COMUNICACIÓN OFICIAL (SOLICITUD DE NECROPSIA, EXAMEN MÉDICO POR PARTE DE LA FAMILIA O AUTORIDAD COMPETENTE)RÓTULOS DE LA CUSTODIA DE LA PRUEBA

ANEXOS

D S SB INFORMES

120 18 18.02 INFORMES A ENTIDADES DEL VIGILANCIA Y CONTROL DEL ESTADO

3 7 X X

D S SB INFORMES


INFORME MENSUAL SOBRE COMPARENDOS DE TRANSITO

INFORME


CARTAS DE LACOMUNIDAD

mediante acta del comité de archivo de la ALCALDIA.


Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÍA, se

conservan totalmente para evidenciar los distintos requerimientos

de los organismos de control.

Una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central,digitalizar y transferir al archivo histórico de la Alcaldia Municipal dede de San Luis AntioquiaNota: Todas las transferencias deben estarsoportadas con el acta correspondiente.

de 323

D S SB INFORMES

120 18 18.04 INFORMES AL CONCEJO MUNICIPALINFORME DISCRIMINADO CON LOS SOPORTES




120 18 18.05 INFORMES AL CONSEJO DE GOBIERNOINFORME DISCRIMINADO CON LOS SOPORTES



D S SB INFORMES 2 4 X

120 18 18.23 INFORMES MULTAS DE TRANSITO

INFORME MENSUAL SOBRE MULTAS DE TRANSITO: PARQUEO EN ZONAS PROHIBIDAS, EMISIÓN DE GASES, VIOLACIÓN A LA NORMA DE TRANSITO ENTRE OTRAS.

D S SB INFORMES

120 18 18.31 INFORMES ESTADÍSTICOS 1 4 X XINFORMES ESTADISTICOS DE CADA DEPENDENCIA


Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, seconservan totalmente debido a que se constituyen en fuente primariapara el desarrollo de investigaciones históricas sobre la respectivatemática.

Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo de

gestión se hará la transferencia al archivo central, terminada la

retención en el archivo central se hará proceso digitalización para

garantizar la conservación del formato papel, se hará transferencia

o disco óptico al archivo histórico pasando a formar parte del

patrimonio histórico de la institución. Nota: todas las transferencias


Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo de


retención en el archivo central se hará proceso digitalización para

garantizar la conservación del formato papel, se hará transferencia

o disco óptico al archivo histórico pasando a formar parte del

patrimonio histórico de la institución. Nota: todas las transferencias


de 323





1 1 X X

FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL










Regulado por la Ley 594 DEL 2000, en cada dependencias seguardara la tabla de retencion documetal perteneciente a ella, por 5años o hasta que sea actualizada, la nueva version reemplaza laanterior.

de 323

D S SB LICENCIAS

120 21 21.04 LICENCIA DE EXHUMACIÓN 5 15 X X

SOLICITUD

LICENCIA

D S SB PROCESOS

120 29 29.22 PROCESO POR VIOLACIÓN A LAS NORMAS DE TRANSITO 2 8 X

DEMANDA


ACTA DE REPARTO

SENTENCIAS

RECURSOS

SOLICITUD DE COBRO


EXHORTOS

D S SB PROCESOS

120 29 29.22 PROCESOS POLICIVOS 5 10 X XPROCESOS ESPECIALES DE POLICIA

DEMANDA POR RESTITUCIÓN DE USO PÚBLICO

PODER

NOTIFICACIÓN

AVISO

RESOLUCIÓN

ACTAS

PRUEBAS

SOLICITUD

RECURSOS

AUTOS

INFORME SECRETARIAL


Regulados por el Código de Transito Articulo 122. Cumplida suvigencia administrativa y legal no desarrolla valores secundarios, y,el original reposa en los estrados judiciales. Una vez cumplido eltiempo en el archivo de central, digitalizar y eliminar el soporte papelmediante acta del comité de archivo de la ALCALDÍA.

Se Custodiaran permanentemente las resoluciones y las pruebas

de 323

AUTO DE FIJACIÓN DE FECHAS POR PRACTICA DE DILIGENCIA DE INSPECCIÓN OCULAR

DEMANDA D E LANZAMIENTO POR OCUPACIÓN DE HECHO

PODER

NOTIFICACIÓN

AVISO

PRUEBAS

RESOLUCIÓN

ACTAS

SOLICITUD

RECURSOS

AUTOS

INFORME SECRETARIAL


DEMANDA POR RESTITUCIÓN A LA POSESIÓN O STATU QUO

PODER

NOTIFICACIÓN

AVISO

RESOLUCIÓN

PRUEBAS

ACTAS

SOLICITU

RECURSOS

AUTOS

INFORME SECRETARIALAUTO DE FIJACIÓN DE FECHAS POR PRACTICA DE DILIGENCIA DE INSPECCIÓN OCULAR

D S SB PROCESOS


DEMANDA DE AMPARO AL DOMICILIO


de 323

PODER

NOTIFICACIÓN

AVISO

RESOLUCIÓN

PRUEBAS

ACTAS

SOLICITUD

RECURSOS

AUTOS


DEMANDA DE BIEN INMUEBLE QUE AMENAZA RUINA

PODER

NOTIFICACIÓN

AVISO

RESOLUCIÓN

PRUEBAS

ACTAS

SOLICITUD

RECURSOS

AUTOS


DEMANDA DE SUSPENSIÓN DE OBRA

PODER

NOTIFICACIÓN

AVISO

de 323

RESOLUCIÓN

PRUEBAS

ACTAS

SOLICITUD

RECURSOS

AUTOS

INFORME SECRETARIAL


DEMANDA DE PROTECCIÓN POLICIVA POR VÍA DE HECHO

PODER

NOTIFICACIÓN

AVISO

RESOLUCIÓN

ACTAS

PRUEBA

SOLICITUD

RECURSOS

AUTOS


D S SB PROCESOS


DEMANDA POR CIERRE DE ZONAS VERDES Y/O DE SEGURIDAD

PODER

NOTIFICACIÓN

AVISO

RESOLUCIÓN

PRUEBAS


de 323

ACTAS

SOLICITUD

RECURSOS

AUTOS


DEMANDA DE CIERRE DE MINAS

PODER

NOTIFICACIÓN

AVISO

RESOLUCIÓN

PRUEBAS

ACTAS

SOLICITUD

RECURSOS

AUTOS


D S SB PROGRAMA

120 30 30.06 PROGRAMA DE CAPACITACIÓN SOBRE NORMAS DE TRANSITO

1 4 X

PROGRAMA

ESTUDIOS PREVIOS

INFORMES

MEMORIAS

D S SB QUERELLAS

120 32 32.01 QUERELLAS 4 6 X

Una vez cumpla el tiempo en el archivo de gestión, eliminar cumplesu función

Cumplida su vigencia administrativa y legal no desarrolla valoressecundarios, y, el original reposa en los estrados judiciales. Una vezcumplido el tiempo en el archivo de central se deben eliminar

de 323

QUEJA U OFICIO DE INICIO

ACTAS DE CONCILIACIÓN

ACTAS DE VISITA

DECLARACIONES JURAMENTADAS

INFORMES DE PERITOS

NOTIFICACIONES

RESOLUCIONES

FALLO

REGISTROS

D S S REGISTROS

120 33 33.05 REGISTROS DE CONTROL DE PESAS Y MEDIDAS

2 0 X

REGISTROS DE CONTROL DE PESAS Y MEDIDAS

D S SB REGISTROS


1 0 X

REGISTRO SE ENTREGA DE CONSTANCIAS DE DESPACHOREGISTRO SE ENTREGA DE CONSTANCIAS DE SUPERVIVENCIA


Una vez terminada la retencion en los archivos de gestion y central ,eliminar el soporte papel

cumplido el tiempo en el archivo de central se deben eliminarmediante acta del comité de archivo de la ALCALDIA.

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130 02 02.01 ACTAS 1 4 X

ACTAS DEL COMITÉ DE INVENTARIOS

CONVOCATORIA


ANEXOS

D S SB COMPROBANTES

130 05 05.03 COMPROBANTES DE ENTRADAS Y SALIDAS DE ALMACÉN 4 6

X

ENTRADAS Y SALIDAS DE ALMACENCON SU RESPECTIVO SOPORTES

CONPROBANTES DE ENTRADA DE ALMACÉN

REPORTES DE ENTRADA DE ELEMENTOS DE CONSUMO

DE VIVIENDA

POR DONACIÓN

DEPENDENCIA: 100 SECRETARÍA DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 130 ALMACENISTA


ARCHIVODISPOSICIÓN

FINAL

de 323




ARCHIVODISPOSICIÓN

FINAL

DEVOLUTIVOS

FACTURA DE COMPRA

CERTIFICADO DE DONACIÓN

INFORME DE PRESUNCIÓN DE VALORES

COMPROBANTES DE SALIDAS DE ALMACÉN

DEVOLUTIVOS

SALIDAS DE ELEMENTOS DE VIVIENDA

SALIDAS DE ELEMENTOS POR DONACIÓN



CERTIFICADOS DE PAZ Y SALVO

SOLICITUD

CERTIFICADO

D S SB HISTORIAS

130 17 17.04 HISTORIAS DE EQUIPOS 1 5 X

FACTURA DE COMPRA

PROTOCOLO DE MANTENIMIENTO

REPORTESSOLICITUD DE ORDENES DE SERVICIO PARA MANTENIMIENTO

de 323




ARCHIVODISPOSICIÓN

FINAL

ORDEN DE TRABAJO (SE PLASMA LA ACTIVIDAD)

INFORME TÉCNICO DE MANTENIMIENTOHOJA DE REGISTRO DE SERVICIO TÉCNICO A INSTRUMENTOS

D S SB HISTORIAS

130 17 17.04 HISTORIAS DE EQUIPOS

HOJA DE VIDA DE EQUIPOS DE COMPUTOHISTORIAS DE EQUIPOS DE COMPUTO COTIZACIÓN, CONTRATO

GARANTÍAHOJA DE SEGUIMIENTO POR REPARACIÓN O MANTENIMIENTO

MANUAL DE FUNCIONAMIENTO

ORDEN DE COMPRA,

PÓLIZA

MANUAL DE FUNCIONAMIENTO

D S SB HISTORIAS

130 17 17.08 HISTORIAS DE PROVEEDORES 4 0 X

CARPETA DE PROVEEDORES

PRESENTACIÓN DEL PROVEEDOR (PORTAFOLIO DE SERVICIOS)

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ARCHIVODISPOSICIÓN

FINAL

RUT, CERTIFICADO EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN, RUT, CERTIFICADO DEL SISE.

COMUNICACIONES

FICHA TÉCNICA DE ALMACENAMIENTO

D S SB INFORMES

130 18 18.01 INFORME ANUAL DE INVENTARIO 1 4 X X

INFORME ANUAL DE INVENTARIO

INFORMES

130 18 18.21 INFORMES DE GESTIÓN 1 9 X X

INFORMES DE ALTAS DE ELEMENTOS DE CONSUMO

INFORMES DE ALTAS DE ELEMENTOS DE VIVIENDA

INFORMES DE ALTAS DE ELEMENTOS DEVOLUTIVOS

INFORMES DE BAJAS DE ELEMENTOS DE CONSUMO

de 323




ARCHIVODISPOSICIÓN

FINAL

INFORMES DE MOVIMIENTO GENERAL DE ALMACÉN

INFORMES DE SALIDAS DEFINITIVAS DE BIENES DEVOLUTIVOS,

INFORMES DE BAJAS DE ELEMENTOS DE VIVIENDA

D S SB INFORMES

100 18 18.33 INFORMES MOVIMIENTO GENERAL DEL ALMACÉN 2 8 X X

INFORME DE ALTAS DE ELEMENTOS DE CONSUMO

INFORMES DE ALTA DE ELEMENTOS DE VIVIENDA

INFORMES DE ALTA DE ELEMENTOS DEVOLUTIVOS

INFORMES DE ALTA DE ELEMENTOS DE CONSUMO

INFORMES DE SALIDAS DEFINITIVAS DE BIENES DEVOLUTIVOS,

INFORMES BAJAS DE ELEMENTOS DE VIVIENDA

de 323




ARCHIVODISPOSICIÓN

FINAL



1 9 X



1 1 X X




de 323




ARCHIVODISPOSICIÓN

FINAL


D D DB INSTRUMENTOS DE CONTROL



D S SB INVENTARIOS

130 20 20.02 INVENTARIO DE ELEMENTOS DE CONSUMO 1 4 X

INVENTARIO DE ELEMENTOS DE CONSUMO

D S SB INVENTARIOS

130 20 20.08 INVENTARIOS DE ALMACÉN / ACTIVOS FIJOS POR DEPENDENCIAS

1 4 X

INVENTARIOS DE ALMACÉN / ACTIVOS FIJOS POR DEPENDENCIAS

de 323




ARCHIVODISPOSICIÓN

FINAL

D S SB INVENTARIOS

130 20 20.09 INVENTARIOS DE ALMACÉN / ACTIVOS FIJOS POR ESCUELAS

1 4 X

INVENTARIOS DE ALMACÉN / ACTIVOS FIJOS POR ESCUELAS

D S SB INVENTARIOS

130 20 20.10 INVENTARIOS DE BIENES INMUEBLES. 1 4 X

INVENTARIOS DE BIENES INMUEBLES.

D S SB PROCESOS

130 29 29.11 PROCESO DE BAJA DE ACTIVOS 1 4 XREGISTRO DE RECEPCIÓN DE ACTIVOS DE BAJA

ACTA DE DISPOSICIÓN FINAL

RESOLUCIÓN

de 323




ARCHIVODISPOSICIÓN

FINAL

D S SB PROCESOS

130 29 29.20 PROCESO DE TRASLADO DE ACTIVOS 1 4 X

ACTA DE TRASLADO DE ACTIVOS

SOLICITUD DEL TRASLADO

LISTADO DE ELEMENTOS A TRASLADAR

D S SB REGISTROS


1 0 X

REGISTRODE ENTREGA DE CERTIFICADOS DE PAZ Y SALVO

de 323




ARCHIVODISPOSICIÓN

FINAL

de 323

Estas actas luego de pasada la retención en el archivo de gestiónse hará la transferencia al archivo central, terminada la retención enel archivo central, se hará proceso de microfilmación o digitalizacióny se eliminara el soporte papel en su totalidad, se hará transferenciadel CD al archivo histórico de la Administracion Municipal de SanLuis Antioquia. Nota: todas las transferencias deben estarsoportadas con el acta correspondiente.

PROCEDIMIENTO

Estos comprobantes luego de pasada la retención en el archivo degestión se hará la transferencia al archivo central, terminada laretención en el archivo central, se eliminaran ya que la informaciónqueda contenida en el libro mayor y balance. Nota: todas las transferencias deben estar soportadas con el actacorrespondiente.

de 323

PROCEDIMIENTO

Transferir 1 año después de dar de baja el equipo, conservar 5 añosmas y eliminar

Estos certificados se elaboran a petición del interesado, se entregael original al solicitante y se deja un registro de entrega en un archivoelectrónico, no desarrollan valores documentales para la AlcaldíaMunicipal.

de 323

PROCEDIMIENTO

Transferir 1 año después de dar de baja el equipo, conservar 5 añosmas y eliminar

Conservar Permanentemente en el archivo de gestion mientras elproveedor este vigente, eiminar cuando este ya no preste susservicios a la Administracion Municipal

de 323

PROCEDIMIENTO

Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo degestión se hará la transferencia al archivo central, terminada laretención en el archivo central se hará proceso digitalización y seeliminara el soporte papel en su totalidad.

Una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central,digitalizar y transferir el CD al archivo histórico de la AlcaldiaMunicipal de de de San Luis AntioquiaNota: Todas lastransferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente.

de 323

PROCEDIMIENTO


de 323

PROCEDIMIENTO



Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Nacion.Losinventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivos

de 323

PROCEDIMIENTO

inventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivosde gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión yfunciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) años,luego de digitalizaran y se eliminara el soporte papel en su totalidad

Regulado por la Ley 594 DEL 2000, en cada dependencias deguardara la tabla de retencion documetal perteneciente a ella, por 5años o hasta que sea actualizada, la nueva version reemplaza laanterior.



de 323

PROCEDIMIENTO



Eliminar una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión ycentral, queda en el sistema

de 323

PROCEDIMIENTO


Eliminar una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión ycentral, queda en el sistema

de 323

PROCEDIMIENTO

de 323



140 02 02.01 ACTAS 1 4 X

ACTAS DE ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS 1 9 X

INVENTARIO DOCUMENTAL DE DOCUMENTOS A ELIMINAR

ACTAS DEL COMITE DE ARCHIVOS

ACTAS CONSEJO MUNICIPAL DE ARCHIVOS

ACTAS DEL COMITÉ DE ARCHIVO


ANEXOS

D S SB HISTORIAS

140 17 17.09 HISTORIAS LABORALES 1 100 XHISTORIA LABORAL (RETIRDOS)

DOCUMENTOS DE IDENTIFICACIÓN



SOPORTES DE ESTUDIOS Y EXPERIENCIA QUE ACREDITEN LOS REQUISITOS DEL CARGOACTA DE POSESIÓN

CERTIFICADOS DE ANTECEDENTES: PENALES (PASADO JUDICIAL), FISCALES Y DISCIPLINARIOSDECLARACIÓN DE BIENES Y RENTAS

CERTIFICADO DE APTITUD LABORAL (EXAMEN MÉDICO DE INGRESO)

Transferir un año después de desvinculado o pensionado (según seael caso), conservar 100 años mas y seleccionar las de los Alcaldes, yfuncionarios que hayan obtenido reconocimiento político, social,científico o cultural para el archivo histórico de la Alcaldia.

Estas actas luego de pasada la retención en el archivo de gestión sehará la transferencia al archivo central, terminada la retención en elarchivo central, se hará proceso de microfilmación o digitalización yse eliminara el soporte papel en su totalidad, a exepcion de lasactas de eliminacion de documentso que son de conservaciontotal ,se hará transferencia del CD al archivo histórico de laAdministracion Municipal de San Luis Antioquia. Nota: todas lastransferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente.

DEPENDENCIA: 100 SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 140 ARCHIVO MUNICIPAL


ARCHIVODISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTO

de 323


REGISTRO DE INDUCCIÓN Y ENTRENAMIENTO ACTOS ADMINISTRATIVOS DE: VACACIONES, LICENCIAS, COMISIONES, ASCENSOS, TRASLADOS, ENCARGOS, PERMISOS, AUSENCIAS TEMPORALES, INSCRIPCIÓN EN CARRERA ADMINISTRATIVA, SUSPENSIONES DE CONTRATO, ENTRE OTRAS


KARDEX LABORAL

LIBRANZAS

CONVOCATORIA PUBLICA

REGISTROS DE EVALUACIÓN DOCENTE

D S SB INFORMES


3 7 X X

INFORMES A LOS DIFERENTES ENTES DE CONTROLINFORMES SECRETARÍA DE EDUCACIÓN

INFORMES PROYECCIÓN DE CUPOS

D S SB INFORMES






1 1 X X

Una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central,digitalizar y transferir al archivo histórico de la Alcaldia Municipal dede de San Luis Antioquia Nota: Todas las transferencias debenestar soportadas con el acta correspondiente.




de 323








D S SB TÍTULOS Y VALORES

140 21 21.09 LICENCIAS DE SOFTWARE Permanente XLICENCIAS DE SOFTWARE



Conservar permanentemente en gestión junto con los archivos deinstalación del software (Cd's, memorias USB y demás). Nota: mantener las condiciones ambientales adecuadas para la conservación de estossoportes.

Regulado por la Ley 594 DEL 2000, en cada dependencias se guardará la Tabla de Retenciön Documetal perteneciente a ella, por 5 años o hasta que sea actualizada, la nueva version reemplaza la anterior.

de 323



200 02 02.01 ACTAS 1 4 XACTAS DE REUNIONES INFORMALES DIRECCION LOCAL DE SALUD

ACTAS DEL COMITE DE DISCAPACIDAD

ACTAS DEL COMITE DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD (SSS)

ACTAS DEL COMITÉ MUNICIPAL DE POLÍTICA SOCIAL (COMPOS)

ACTAS DEL COMITÉ DE VIGIULANCIA EPIDIMIOLOGICA (COVE)


ANEXOS

D S SB COMUNICACIONES OFICIALES 1 0 X X


CERTIFICADOS DE AFILIACIÓN AL RÉGIMEN SUBSIDIADO

CERTIFICADO DE CAMBIO DE NIVEL RÉGIMEN SUBSIDIADOCERTIFICADO DE RETIRO DEL RÉGIMEN SUBSIDIADO

CERTIFICADOS POR TRASLADO A OTRO MUNICIPIO RÉGIMEN SUBSIDIADO

SOLICITUD

CERTIFICADO


200 06 06.02 CIRCULARES 2 3 X X

CIRCULARES REGLAMENTARIASCIRCULARES NORMATIVAS DESPACHO DEL ALCALDE, SECRETARIAS

DISPOSICIÓN FINAL

Estos certificados se elaboran a petición del interesado, se entregael original al solicitante y se deja un registro de entrega en un archivoelectrónico, no desarrollan valores documentales para la AlcaldíaMunicipal.

Constituyen parte de patrimonio documental de la ALCALDIA porqueregistran aspectos normativos de la Administración Municipal.

PROCEDIMIENTO

DEPENDENCIA: 010 ALCALDIAOFICINA PRODUCTORA: 200 DIRECCIÓN LOCAL DE SALUD

Estas actas luego de pasada la retención en el archivo de gestión sehará la transferencia al archivo central, terminada la retención en elarchivo central, se hará proceso de microfilmación o digitalización yse eliminara el soporte papel en su totalidad,se hará transferenciadel CD al archivo histórico de la Administracion Municipal de SanLuis Antioquia. Nota: todas las transferencias deben estarsoportadas con el acta correspondiente.


ARCHIVO

de 323


DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO



ARCHIVO

ANEXOS




CONCEPTO JURÍDICO


COMUNICACIONES



1 4 X

ESCRITO DE LA QUEJA

RECLAMO

SUGERENCIA

ANEXOS

D S SB CONCEPTOS

200 07 07.02 CONCEPTOS TÉCNICOS 2 3 X XSOLICITUD

CONCEPTO




de 323





ARCHIVO

D S SB ESTADISTICAS

200 15 15.02 ESTADÍSTICAS DE MORBILIDAD 10 10 X XENFERMEDADES DE NOTIFICACIÓN OBLIGATORIA-ENO-

D S SB ESTADISTICAS

200 15 15.03 ESTADÍSTICAS DE MORTALIDAD 10 10 X X

CONSOLIDADO POR BARRIOS Y VEREDAS

D S SB ESTADISTICAS

200 15 15.04 ESTADÍSTICAS DE SERVICIOS DE SALUD PÚBLICA 10 10 X X


D S SB ESTUDIOS

200 16 16.02 ESTUDIOS DE SALUD MUNICIPAL 10 10 X X


D S SB INFORMES


3 7 X X


D S SB INFORMES




Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, seconservan totalmente debido a que son soporte de la toma dedecisiones de la administración Municipal.


de 323





ARCHIVO


INFORME



D S SB INFORMES





D S SB INFORMES






2 8 X X

Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo degestión se hará la transferencia al archivo central, terminada laretención en el archivo central se hará proceso digitalización paragarantizar la conservación del formato papel , se hará transferenciao disco óptico al archivo histórico pasando a formar parte delpatrimonio histórico de la institución. Nota: todas las transferenciasdeben estar soportadas con el acta correspondiente.



Pasado en el tiempo de retención en el archivo de gestión y central , digitalizar y eliminar el soporte papel, el original se conserva en la serie actos admnistrativos ,luego pasar el disco óptico al Archivo

de 323





ARCHIVO





1 9 X X



1 1 X X




serie actos admnistrativos ,luego pasar el disco óptico al Archivo Historico de la Alcaldia Municipal De San Luis Antioquia.




de 323





ARCHIVO





D S SB PLANES

200 27 27.06 PLAN DE ACCION 9 1 X X

INFORME DEL POSS

NOTIFICACIONES

D S SB PLANES

200 27 27.18 PLAN OPERATIVO ANUAL DE INVERSIÓN 1 10 X

PROGRAMA DE ASEGURAMIENTO DE LA POBLACIÓN AL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD

PROGRAMA DE IDENTIFICACIÓN Y PRIORIZACIÓN DE LA POBLACIÓN VULNERABLE A AFILIAR, TALES Còmo: NIÑOS, DESPLAZADOS, DISCAPACITADOS, ADULTOR MAYOR





de 323





ARCHIVO

PROGRAMA PROMOCIÓN DE LA AFILIACIÓN AL SGSSA DE LA POBLACIÓN EN SITUACIÓN DE DESPLAZAMIENTO Y/O VICTIMAS

PROGRAMA GESTIÓN Y UTILIZACIÓN EFICIENTE DE CUPOS RÉGIMEN SUBSIDIADO

PROGRAMA DE VIGILANCIA Y CONTROL DEL ASEGURAMIENTO

PLAN DE ATENCION BÁSICA

INFORME DEL POSS

NOTIFICACIONES

PROGRAMA DE SALUD PUBLICA

PROGRAMA DE VIGILANCIA Y CONTROL DE ALIMENTOS

ACTAS DE CLAUSURA TEMPORAL COMO MEDIDA SANITARIA

ACTA DE CONGELAMIENTO

ACTA DE DESTRUCCIÓN

ACTA DE DONACIÓN (PRODUCTOS DECOMISADOS)

CONCEPTO TÉCNICO (VISITA SANITARIA ESTABLECIMIENTOS)

CONCEPTO TÉCNICO SANITARIO (EVENTOS)

CONCEPTO TÉCNICO SANITARIO (VEHÍCULOS TRANSPORTE DE ALIMENTOS)

CONSTANCIA SANITARIA POR CIERRE DE ESTABLECIMIENTOS

ACTA DE DESCONGELAMIENTO

de 323





ARCHIVO

PROGRAMA DE VIGILANCIA Y CONTROL DE VECTORES

CONTROL DE LEPTOSPIROSIS

NOTIFICACIÓN DENGUE CLÁSICO Y HEMORRÁGICOREGISTRO DE CONTROL DE ROEDORES Y CANALESREGISTRO DE VIGILANCIA Y CONTROL DE LEPTOSPIROSIS

PROGRAMA DE MEJORAMIENTO DE LA SALUD INFANTIL

PROGRAMA DE VACUNACIÓN (PROGRAMA AMPLIADO DE INMUNIZACIONES-PAI-)

INFORME DE INMUNIZACIONES

REGISTROS DE ENTREGA DE BIOLÓGICOS A EPS

REGISTROS DE INMUNIZACIONES ANUALES

REPORTE DE BIOLÓGICOS (VACUNAS)

REPORTES DE CADENA DE FRIO

PROGRAMA DE ESCUELA SALUDABLE

ACTAS DE VISITAS

INFORMES ESCUELAS POR BARRIOS Y VEREDAS

PROYECTOS

PROGRAMA DE PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN DE LA ENFERMEDAD

PROYECTO ADULTO MAYOR

PROYECTO CARDIOVASCULAR

PROYECTO DE ATENCIÓN MATERNO INFANTIL

de 323





ARCHIVO

PROYECTO DE SALUD SEXUAL Y REPRODUCTIVA Y PLANIFICACIÓN FAMILIAR

PROGRAMA DE SALUD SEXUAL Y REPRODUCTIVA

INFORMES DE GESTIÓN

PROYECTO ETS/VIH/SIDA

CAPACITACIÓN A GRUPOS EXTRAMURALES

RESULTADOS DE BARRIDOS (DETECCIÓN ETS/VIH/SIDA)

PROGRAMA DE TBC (TUBERCULOSIS)

INFORMES DE GESTIÓN

PROGRAMA DE MEJORAMIENTO DE LA SALUD MENTAL

INFORMES DE CAMPAÑAS DE PREVENCIÓN DEL CONSUMO DE SUSTANCIAS PSICOACTIVAS

INFORMES DE CAMPAÑAS PARA IMPLEMENTAR LA VIGILANCIA MULTISECTORIAL DE MALTRATO INFANTIL, (ICBF, INSTITUTO NACIONAL DE MEDICINA LEGAL, COMISARIA DE FAMILIA, PERSONERÍA Y POLICÍA), PARA REALIZAR INTERVENCIONES CON BASE A LA INFORMACIÓN GENERADA.

PROGRAMA DE MEJORAMIENTO DE LA SALUD NUTRICIONAL

INFORME SITUACIÓN NUTRICIONAL PARA LA POBLACIÓN MENOR DE 12 AÑOS Y GESTANTES

PROGRAMA DE ENFERMEDADES TRANSMISIBLES Y ZOONOSIS

ACTAS DE JORNADAS EDUCATIVAS SOBRE ENFERMEDADES TRANSMISIBLES Y ZOONOSIS

de 323





ARCHIVO

MEJORAMIENTO EN LA ATENCION A POBLACIÓN ESPECIAL

ACTAS DE SUMINISTRO DE AYUDAS TÉCNICAS A POBLACIÓN DISCAPACITADA

PROYECTOS PARA LA ATENCION INTEGRAL DEL ADULTO MAYOR Y EL ANCIANO

PREVENCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL DE RIESGOS PROFESIONALES

PROGRAMA DE PROMOCIÓN DE LA SALUD Y CALIDAD DE VIDA EN ÁMBITOS LABORALES

INFORMES DE CAMPAÑAS DE PROMOCIÓN DE LA SALUD Y PREVENCIÓN DE LOS RIESGOS EN SALUD Y DE ORIGEN LABORAL EN ÁMBITOS LABORALES

INFORMES DE INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL DE LOS RIESGOS LABORALES

PROGRAMA DE EMERGENCIAS Y DESASTRES

MAPA DE RIEGOS

ACTAS DE CAPACITACIÓN EN PREVENCIÓN Y ATENCION DE DESASTRES

D S SB PROGRAMAS

200 30 30.02 PROGRAMA DE ATENCIÓN AL USUARIO 1 10 X

PROGRAMA DE QUEJAS Y RECLAMOS

QUEJAS Y MANIFESTACIONES DEL PERSONAL INTERNO

FORMATO DE SUGERENCIAS

INQUIETUD DEL USUARIO

RESPUESTA A LA INQUIETUD

D S SB


de 323





ARCHIVO

200 34 34.03 REPORTES 1 4 X X

REPORTE SEMANAL DE VIGILANCIA EPIDEMIOLÓGICA

REPORTE DE VISITAS A INSTITUCIONES

D S SB REPORTES 1 4 X X

200 34 34.05 REPORTES DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS ENTREGADOS EN SALUD

REPORTE DE VISITAS A INSTITUCIONES



de 323



300 02 02.01 ACTAS 1 4 XACTAS DE REUNIONES INFORMALES SECRETARIA DE HACIENDA

ACTAS DEL COMITÉ DE HACIENDA

ACTAS DEL COMITÉ MUNICIPAL DE POLÍTICA FISCAL COMFIS

ACTAS DEL COMITÉ TÉCNICO DE SOSTENIBILIDAD DEL SISTEMA CONTABLE


ANEXOS

D S SB COMPROBANTES

300 05 05.01 COMPROBANTES DE EGRESOS 1 19 X X

PLAN ANUALIZADO DE CAJA PAC

ACTA DE CHEQUES DEVUELTOS

ORDENES DE PAGO

CDP - OBLIGACION PRESUPUESTALFORMULARIOS DE IMPUESTOS (RETEFUENTE, RETEICA, IVA, ESTAMPILLAS)

TRASLADO BANCARIO

ARCHIVO PLANO DE DISPERSIONLISTADO DE ORDENES DE PAGOS, TRASLADOS Y CONSIGNACIONES

RESOLUCIONES

SOLICITUD CERTIFICADO PRESUPUESTAL

CERTIFICADO DE CUMPLIMIENTO

D S SB COMPROBANTES

300 05 05.02 COMPROBANTES DE INGRESOS 1 19 X X

DEPENDENCIA: 010 ALCALDÍAOFICINA PRODUCTORA: 300 SECRETARÍA DE HACIENDA


ARCHIVODISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTO


Una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y centralseleccionar el ultimo libro de cada año para su conservación en elarchivo histórico de la Administracion Municipal

Una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y centralseleccionar el ultimo libro de cada año para su conservación en el

de 323

FACTURAS

LISTADO PREFACTURADO INDUSTRIA Y COMERCIO

FACTURACIÓN DE PREDIAL URBANO Y RURAL

CONSIGNACIONES

RESOLUCIONES

PLANILLA DE RECAUDO

PLANILLA DE CHEQUES DEVUELTOS Y RECONSIGNADOS

FACTURAS POR CONCEPTOS DE:

IMPUESTO PREDIAL UNIFICADO1 0

IMPUESTO SOBRETASA A LA GASOLINA

IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO Y SU COMPLEMENTARIO DE AVISOS Y TABLEROS

1 0

LICENCIAS DE CONSTRUCCIÓN Y APROBACIÓN DE PLANOS

ALUMBRADO PÚBLICO

BOMBERIL IMPUESTO

RIFAS DE CIRCULACIÓN MUNICIPAL

ESPECTÁCULOS PÚBLICOS

OCUPACIÓN DE VÍAS

PUBLICACIÓN GACETA

EXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS CONSTANCIAS Y PAZ Y SALVOS

APROVECHAMIENTOS Y REINTEGROS

COMISIÓN DE RECAUDOS Y LICENCIAS, MOVILIZACIÓN ANIMAL

MULTAS TRANSITO

ARRENDAMIENTO DE BIENES INMUEBLESALQUILER DE MAQUINARIA Y EQUIPO PARQUE AUTOMOTOR

SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES

seleccionar el ultimo libro de cada año para su conservación en elarchivo histórico de la Administracion Municipal

de 323

IMPUESTO VEHICULOS AUTOMOTORES

DEGUELLO DE GANADO MAYOR Y MENOR

TRANSFERENCIAS ESTATALES

CUOTAS PARTES JUBILATORIAS

TRANSFERENCIAS SECTOR ELÉCTRICO

FONDO DE VIVIENDA DE INTERES SOCIAL

COFINANCIACIONES

FONPET

TRANSFERENCIAS FOSYGA

TRANSFERENCIAS ETESA

FONDO DE ESTAMPILLAS

ESTAMPILLA PRO ELECTRIFICACIÓN RURAL

PRO-HOSPITAL

ESTAMPILLA PRO-CULTURA


300 06 06.01 CERTIFICADOS

CERTIFICADOS DE INGRESOS LABORALESCERTIFICADO DE RETENCIÓN DE INDUSTRIA Y COMERCIO

CERTIFICADO DE RETENCIÓN DE IVA

CERTIFICADO DE RETENCIÓN EN LA FUENTE

CERTIFICADOS CATASTRALES

CERTIFICADOS CONTABLES

CERTIFICADOS DE INDUSTRIA Y COMERCIO

CERTIFICADOS DE INGRESOS Y RETENCIONES

CERTIFICADOS DE NO POSESIÓN DE TIERRA

CERTIFICADOS DE NOMINACERTIFICADOS DE PAZ Y SALVO SEGURIDAD SOCIALCERTIFICADOS DE PAZ Y SALVO SERVICIOS PUBLICOS

Estos certificados se elaboran a peticion del interesado , se entregael original al solicitante y se deja un registro de entrega en un archivoelectronico, no desarrollan valores documentales para la AlcaldiaMunicipal

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SOLICITUD

CERTIFICADO

D S SB COMUNICACIONES OFICIALES 2 3 X X

300 06 06.02 CIRCULARES


ANEXOS


1 4 X X

300 06 06.03DERECHOS DE PETICIÓN


CONCEPTO JURÍDICO


COMUNICACIONES



ESCRITO DE LA QUEJA

RECLAMO

SUGERENCIA

ANEXOS

D S SB CONCEPTOS 2 3 X X

100 07 07.02 CONCEPTOS TECNICOSCONCEPTOS TÉCNICOS (NORMAS CONTABLES)



Son regulados por el Art. 23 de la Constitución Política de Colombia y los artículos 5 al 26 del Código Contencioso Administrativo. Luego de pasada la retención en el archivo de gestión se hará la transferencia al archivo central, terminada la retención en el archivo central se hará proceso de digitalización y se eliminara el soporte físico en su totalidad, se hará transferencia del disco óptico al archivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico de la institución. En caso de requerir el soporte original de este documento se deberá recurrir a la impresión del archivo electrónico o solicitar copia al juzgado correspondiente. Nota: todas las transferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente.


de 323

D S SB DECLARACIONES 1 19 X X

300 11 11.01 DECLARACIONES DE APORTES AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL

PAGOS A FONDOS DE PENSIONES

PAGOS PARAFISCALES

PAGOS DE CESANTÍAS

RELACIÓN DE PAGOS ARP

RELACIÓN DE PAGOS SALUD

D S SB DECLARACIONES 1 9 x X

300 11 11.03DECLARACIONES TRIBUTARIAS

DECLARACIÓN TRIBUTARIA DE RETENCIÓN EN LA FUENTE

DECLARACIÓN DE PATRIMONIO

DECLARACIÓN IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO

DECLARACIÓN DE IVA

FORMULARIOS OFICIALES DE IMPUESTOS

ANEXOS

COPIAS DE DECLARACIONES ELECTRÓNICAS

D S SB DECLARACIONES

300 11 11.04 DECLARACIONES POR RECAUDO DE IMPUESTOS MUNICIPALES

DECLARACIONES DE PAGO DE IMPUESTO PREDIAL

1 1x

DECLARACIONES DE PAGO DE IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO

1 1x

Regulados por la Ley 44 de 1990 / Ley 223 de 1995.Llevar a cabolos recaudos ordenados por la Ley. La declaración del impuestopredial constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA,se conservan totalmente para evidenciar los distintos requerimientosde los organismos de control, y la declaraciòn de industria ycomercio se realiza cada año se puede eliminar luego de pasada laretención en el archivo de gestión se hará la transferencia al archivocentral, terminada la retención en el archivo central, los deconservación parcial se pueden destruir al terminar el periodo deRetenciónNota: todas las transferencias deben estar soportadas con el acta

Estas Declaraciones Tributarias luego de pasada la retención en elarchivo de gestión se hará la transferencia al archivo central,terminada la retención en el archivo central, se hará transferencia alarchivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico dela institución. Los de conservación parcial se pueden destruir alterminar el periodo de RetenciónNota: todas las transferencias deben estar soportadas con el actacorrespondiente.

ELIMINAR UNA VEZ CUMPLA EL TIEMPO EN LOS ARCHIVOS DEGESTIÓN Y CENTRAL. LEY 80 DE 1993 ARTICULO 55 La accióncivil derivada de las acciones y omisiones a que se refieren losartículos 50, 51, 52 y 53 de esta ley prescribirá en el término deveinte (20) años, contados a partir de la ocurrencia de los mismos.La acción disciplinaria prescribirá en diez (10) años. La acción penalprescribirá en veinte (20) años.

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D S SB ESTADISTICAS 10 10 X X SE CONSERVAN EN MEDIO MAGNÉTICO

300 15 15.01 ESTADÍSTICAS SOCIALES Y ECONÓMICAS DEL MUNICIPIO

ESTADISTICAS SOCIALES Y ECONOMICAS DEL MUNICIPIO

D S SB ESTUDIOS 10 10 X X

300 16 16.03 ESTUDIOS FINANCIEROSESTUDIOS FINANCIEROS

D S SB HISTORIAS5 15 X X

300 17 17.02HISTORIA DEL CONTRIBUYENTE DE ESTABLECIMIENTOS INDUSTRIALES Y COMERCIALES

RECIBO DE LIQUIDACIÓN DEL IMPUESTO

DECLARACIÓN PRIVADA

LIQUIDACIÓNES OFICIALES

EMPLAZAMIENTOS

REQUERIMIENTOS

RESOLUCIONES

AUTOS DE VERIFICACIÓN O CRUCE

RECURSOS

INFORME DE VISITAS

NOTIFICACIONES

D S SB HISTORIAS5 15 X X

300 17 17.03 HISTORIA DEL CONTRIBUYENTE DE LAS RENTAS VARIAS

RECIBO DE LIQUIDACIÓN DEL IMPUESTO

Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, seconservan totalmente debido a que son soporte de la toma dedecisiones de la administración Municipal.

Terminada su retencion en el archivo de gestion , se digitalizaracada una de las historias y se eliminara el soporte papel en sutotalidad; se hara transferencia de CD al Archivo historico de laAlcaldia ya que Constituyen parte del patrimonio documental de laALCALDIA.La copia de la escritura se le entregara al dueño delpredio o en caso de requerirla debe solicitarla en la notariarespectiva

Terminada su retencion en el archivo de gestion , se digitalizaracada una de las historias y se eliminara el soporte papel en sutotalidad; se hara transferencia de CD al Archivo historico de laAlcaldia ya que Constituyen parte del patrimonio documental de laALCALDIA.La copia de la escritura se le entregara al dueño delpredio o en caso de requerirla debe solicitarla en la notaria

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DECLARACIÓN PRIVADA

LIQUIDACIÓNES OFICIALES

EMPLAZAMIENTOS

REQUERIMIENTOS

RESOLUCIONES

AUTOS DE VERIFICACIÓN O CRUCE

RECURSOS

INFORME DE VISITAS

NOTIFICACIONES



INFORME SISTEMA DE CAPTURA DE INFORMACION PARA LA EJECUCION PRESUPUESTAL SICEP

INFORME A LA CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN CGN

INFORME A LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL DE ANTIOQUIA

INFORME A LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

INFORME DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIÓN

INFORME A LA GERENCIA DEPARTAMENTAL

INFORME ANUAL DE PASIVOS PENSIONALES

INFORME CUMPLIMIENTO LEY 617 DE 2000

INFORME DE DEUDA PÚBLICA

INFORME DEL DÉFICIT FISCAL

INFORME FORMULARIO ÚNICO TERRITORIAL (FUT),

predio o en caso de requerirla debe solicitarla en la notariarespectiva


de 323

INFORME DE DESPLAZADOS 1 Y 2

INFORME DE REGALIAS 1 Y 2

INFORME MARCO FISCAL DE MEDIANO PLAZO

INFORME

ARCHIVO ELECTRÓNICO

ANEXO

D S SB INFORMES


INFORME



D S SB INFORMES





D S SB INFORMES









Los informes contables luego de pasada la retención en el archivo de

de 323

300 18 18.17INFORMES DE CONCILIACIONES BANCARIAS

BOLETÍN DIARIO DE CAJA Y BANCO CON SU RESPECTIVA RELACIÓN DE INGRESOS, ESGRESOS Y TRASLADOS DE BANCOS

CONSIGNACIONES DIARIAS DE BANCOS

EXTRACTOS BANCARIOS

CONCILIACIÓN BANCARIAENTRADAS Y SALIDAS DE ALMACÉN CON RESPECTIVO SOPORTE

INFORMES DE FACTURACIÓN

TRASLADOS PRESUPUESTALES

RELACIÓN DE INGRESOS Y GASTOS

RELACIÓN DE DEUDORES Y ACREEDORES

LIBRO MAYOR Y BALANCE

D S SB INFORMES

300 18 18.17 INFORMES DE CONCILIACIONES BANCARIAS

1 4 X X

CONCILIACIÓN BANCARIA

EXTRACTOS BANCARIOS DE LAS CUENTAS DE AHORRO Y CORRIENTE CON SUS SOPORTES O PAPELES DE TRABAJO DONDE EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD REALIZA LOS CRUCES ENTRE LAS PARTIDAS CONCILIATORIAS DEL BANCO Y LA ENTIDAD

INFORME DE BANCOS

LIBROS DE BANCOS

BOLETÍN DIARIO DE CAJA

D S SB INFORMES

300 18 18.18 INFORMES DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL 1 10 X X

PROYECTO PRESUPUESTAL

PRESUPUESTO POR ÁREA

PRESUPUESTO GENERAL CONSOLIDADO SECRETARIA DE HACIENDA

PLANES DE COMPRAS

Después de transcurrido el tiempo de conservación en el archivo degestión y el central, estos informes se digitalizaran para garantizarsu reproducción, se eliminaran el soporte papel en su totalidad.Artículo 60 del Código de Comercio, el Decreto Reglamentario 2649de 1993. Ley 527 de 1999 Artículo 12. Ley 791 de 3002 reforma alCódigo de Procedimiento Civil en su artículo primero y la Ley 962Anti tramite. ARTÍCULO 28. RACIONALIZACIÓN DE LACONSERVACIÓN DE LIBROS Y PAPELES DE COMERCIO.Nota: las transferencias deben estar soportadas con el actacorrespondiente.

Luego de pasada la retencion en el Archivo de Gestion y central,digitalizar para garantizar la conservacion del soporte papel.Losinfomes de Ejecucion Presupuestal son de carácter historico por quepermiten comparar el crecimiento economico de la entidad.Se debepublicar una copia en una cartelera publica de la administra cionmunicipal. para conocimiento de la comunidad,


retención en el archivo central se eliminaran ya que la información

queda contenida en el libro mayor y balance. Nota: Todas las

transferencias deben de estar soportadas con el acta

correspondiente.

de 323

RESOLUCIÓN DE COMFIS (APROBACIÓN, ADICIÓN)

ADOPTAN MEDIANTE ACUERDO

SE INGRESA EL PRESUPUESTO INICIAL

REPORTE PRESUPUESTO INICIAL

RESOLUCIONES DE TRASLADOS PRESUPUESTALES

EJECUCIÓN PRESUPUESTAL

ACTO MODIFICATORIO COMFIS

ANÁLISIS DE COMPROMISOS

RESOLUCIÓN DE MODIFICACIÓN

RESOLUCIÓN AL ORGANISMO DE CONTROL

D S SB INFORMES

300 18 18.19 INFORMES DE ESTADOS FINANCIEROS 1 9 X X

BALANCE GENERAL

ESTADO DE RESULTADOS

ESTADO DE FUENTES Y USOS

ESTADO DE CAMBIO EN EL PATRIMONIO

ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVOSESTADOS FINANCIEROS CON CORTE MENSUAL Y ANUAL QUE REFLEJAN LA EVOLUCIÓN

INDICADORES FINANCIEROS

D S SB INFORMES

300 18 18.20 INFORMES DE FACTURACIÓN 1 4 X X

INFORMES DE FACTURACIÓN DE IMPUESTO PREDIAL E INDUSTRIA Y COMERCIO

D S SB INFORMES

300 18 28.24 INFORMES DE NOMINA 1 9 X X

REPORTE DE NOMINA


los informes de Estados Financieros luego de pasada la retenciónen el archivo de gestión se hará la transferencia al archivo central,terminada la retención en el archivo central, se hará transferencia alarchivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico dela institución. Se debe publicar una copia en una cartelera publicade la administracion municipal.Nota: todas las transferencias deben estar soportadas con el actacorrespondiente.

Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo degestión se hará la transferencia al archivo central, terminada laretención en el archivo central se hará proceso digitalización y se

de 323

CUADROS DE TURNOS

NOVEDADES DE NOMINA

REPORTE DE CONSIGNACIÓN

RELACIÓN DE PAGO VACACIONES

RELACIÓN DEL PAGO DE LA NOMINA

RELACIÓN DE NOVEDADES



ORDEN DE PAGO


300 18 18.25 INFORMES DE NOTIFICACIONES CATASTRALES

INFORME ADMINISTRATIVO

INFORME FINANCIERO

INDICADORES DE CUMPLIMIENTO DE METAS

INFORMES SOBRE RECAUDO POR PAGO DE IMPUESTO PREDIAL

RELACIÓN DE PAGOS




300 18 18.26INFORMES DE PAGOS A LA SEGURIDAD SOCIAL

INFORME

PAGOS A FONDOS DE PENSIONES

PAGOS PARAFISCALES

PAGOS CESANTÍAS

RELACIÓN DE PAGOS




300 18 18.27 INFORMES DE RECAUDOS DE IMPUESTOS MUNICIPALES

retención en el archivo central se hará proceso digitalización y seeliminara el soporte papel en su totalidad.


Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo degestión se hará la transferencia al archivo central, terminada laretención en el archivo central se hará proceso digitalización y seeliminará el soporte papel en su totalidad.


de 323

INFORME DETALLADO DE RECAUDO DE IMPUESTOS MUNICIPALES

LISTADO DE MOROSOS


300 18 18.28INFORMES DE RENDICÓN DE CUENTAS

A. LA RENDICIÓN DE CUENTAS FINANCIERA FRENTE AL PRESUPUESTO ASIGNADO CON UN APORTE ESPECIAL REFERENTE A LA TOTALIDAD DE LA CONTRATACIÓN, INCLUSIVE DE PERSONAL

B. LA RENDICIÓN DE CUENTAS DE GESTIÓN

C. INFORMES METAS E INDICADORES DEBERÁN ESTAR DEFINIDOS EN TÉRMINOS DE CANTIDAD, COSTOS, CALIDAD Y OPORTUNIDAD

D. INFORME DE RENDICIÓN DE CUENTAS POR LA ENTIDAD Y EL PLAN Y PRESUPUESTO PARA LA SIGUIENTE VIGENCIA.

D S SBINFORMES 1 9 X X

300 18 18.31 INFORMES ESTADÍSTICOS

INFORMES ESTADISTICOS DE CADA DEPENDENCIA


300 18 18.32 INFORMES MARCO FISCAL DE MEDIANO PLAZO

PLAN FINANCIERO

PROYECCIÓN DE LA DEUDA PÚBLICA CÁLCULO Y PROYECCIÓN DE LA S METAS DEL SUPERÁVIT PRIMARIO

INDICADORES ESTABLECIDOS POR LEY 617

ANEXOS



El original de este informe permanece en la Alcaldía Municipal, laSecretaría de Hacienda lo proyecta. Una vez cumpla el tiempo en losarchivos de gestión y central, digitalizar y transferir al archivohistórico de lado la administración municipal de San Luis Antioquia,Nota: Todas las transferencias deben de estar soportadas con elacta correspondiente.

eliminará el soporte papel en su totalidad.

de 323


300 18 18.34 INFORMES NOTIFICACIONES DE INDUSTRIA Y COMERCIO

INFORMES NOTIFICACIONES DE INDUSTRIA Y COMERCIO

ANEXOS


300 18 18.36 INFORMES PRESUPUESTALES

PRESUPUESTO POR ÁREA

PRESUPUESTO GENERAL CONSOLIDADO SECRETARÍA DE HACIENDA

REPORTE PRESUPUESTO INICIAL

RESOLUCIONES DE TRASLADOS

PRESUPUESTALES

ANEXOS










de 323


300 19 19.04 CONSECUTIVOS DE FACTURAS

CONSECUTIVOS DE FACTURAS DE IMPUESTO PREDIAL

CONSECUTIVOS DE FACTURAS DE INDUSTRIA Y COMERCIO





300 19 19.09 INVENTARIO DOCUMENTAL



300 19 19.10 LIBROS CONTABLES

LIBROS OFICIALES 1 9 X

CAJA DIARIO 1 9 X

MAYOR Y BALANCE 1 9 X

LIBROS OFICIALES 1 9 X

LIBROS AUXILIARES (GENERADOS DESDE LOS APLICATIVOS FINANCIEROS)




Estas libros de CT luego de pasada la retención en el archivo degestión se hará la transferencia al archivo central, terminada laretención en el archivo central, se hará transferencia al archivohistórico pasando a formar parte del patrimonio histórico de lainstitución. Los de conservación parcial se pueden destruir alterminar el periodo de RetenciónNota: todas las transferencias deben estar soportadas con el actacorrespondiente.

de 323


300 19 19.11 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL



300 23 23.05 MANUALES DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

CARTILLA TRIBUTARIA

CATÁLOGO DE CUENTAS CGN96-001

MANUAL DE CONSOLIDACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS

D S SB MARCO FISCAL A MEDIANO PLAZO 4 1 X X

300 25 25.01 MARCO FISCAL A MEDIANO PLAZO

MARCO FISCAL A MEDIANO PLAZO

D S SB NÓMINA 3 7 X X

300 26 26.01 NÓMINA

NOMINA EMPLEADOS

LISTADO DE INGRESOS

LISTADO DE RETIROS

LISTADO DE COBRO DE EPS

LISTADO DE COBRO FONDO DE PENSIONES

LISTADO DE PROMOCIONES

LISTADO DE LICENCIAS

Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, seconservan permanentemente por ser documentos misionalesrelacionados con el cumplimiento de la funcion de la AdministraciónMunicipal, ademas se requieren para la emision de bonospensionales


Regulados por la ley de 2003. Fijar un marco fiscal. Luego depasada la retención en el archivo de gestión se digitalizara y se harála transferencia al archivo central, terminada la retención en elarchivo central, se hará transferencia al archivo histórico pasando aformar parte del patrimonio histórico de la institución. Nota: todas las transferencias deben estar soportadas con el actacorrespondiente.

Ley 87 de 1993. Diseñar, ejecutar, evaluar y controlar el Sistema deControl Interno del municipio.Una vez se desactualice totalmenteconservar el tiempo en el archivo de gestión y central, luegotransferir al archivo histórico de la Alcaldia

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LISTADO DE ENCARGOS

LISTADO DE EMBARGOS

LISTADO DE SUSPENSIONES

LISTADO DE COMISIONES DE ESTUDIO

LISTADO DE DESCUENTOS POR COOPERATIVA

LISTADO DE ANTICIPOS POR DEPENDENCIA

PLANILLA DE APORTES A LA SEGURIDAD SOCIAL

PLANILLA DE AUTOLIQUIDACIÓN EN SALUD

PLANILLA AUTOLIQUIDACIÓN PENSIÓN, FONDOSPLANILLA NOVEDADES DE INGRESOS, RETIROS,

TRASLADOS, A EPS Y FONDOS

EL REPORTE DE RETENCIONES

D S SB PLANES 1 9 X x

300 27 27.04 PLAN ANUALIZADO DE CAJA

GASTOS DE PERSONAL

GASTOS GENERALES

TRANSFERENCIAS CORRIENTES

TRANSFERENCIAS DE CAPITAL

PAGOS A LA DEUDA EXTERNA

PAGOS A LA DEUDA INTERNA

INVERSION ESPECIFICA

INVERSION ORDINARIA

PAGO DEL REZAGO PRESUPUESTAL DE LA VIGENCIA ANTERIOR

D S SB PLANES 1 10 X X

300 27 27.06 PLAN DE ACCIÓNPLAN DE ACCION PARA EL PLAN DE DESARROOLO

CRONOGRAMA


Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, seconservan permanentemente por ser documentos misionalesrelacionados con el cumplimiento de la funcion de la AdministraciónMunicipal. Se digitalizaran y se eliminara el soporte papel


de 323


300 27 27.16 PLAN FINANCIERO

PLAN FINANCIERO DEL MUNICIPIO

INFORMES

ACUERDOS

ANEXOS


300 27 27.18 PLAN OPERATIVO ANUAL DE INVERSIÓN ESTUDIOS SOBRE NECESIDADES DE INVERSIÓN

ACTAS DE LOS COMITÉS DE PLANEACIÓN DE COMUNAS Y CORREGIMIENTOS

RESOLUCIONES SOLICITUDES DE INVERSIÓN

RESPUESTAS A SOLICITUDES DE INVERSIÓN

PROYECTOS DE INVERSIÓN

PERFILES

CONCEPTOS TÉCNICOS

MODIFICACIONES PRESUPUESTALES

INFORME DE SEGUIMIENTO DEL CUMPLIMIENTO DEL PRESUPUESTO

CERTIFICACIONES DE INVERSIÓN

D S SB PRESUPUESTOS 1 9 X X

300 28 28.02 PRESUPUESTOS DE INGRESOS, GASTOS E INVERSIONES

PRESUPUESTO DE INGRESOS, GASTOS Y DEUDA PÚBLICA

ESTUDIOS ECONÓMICOS

ESTUDIO SOBRE CAPACIDAD DE ENDEUDAMIENTO

ESTUDIO DEL COMPORTAMIENTO HISTÓRICO DE LAS RENTAS

ESTUDIO DEL COMPORTAMIENTO HISTÓRICO DE LOS GASTOS




de 323

ESUDIO SOBRE LIQUIDACIÓN DE AUMENTO DE TARIFAS

ESTUDIO DE DESARROLLO Y ACTUALIZACIÓN ECONÓMICA

ESTUDIO COMPARATIVO DE RENTAS / GASTOS

ESTUDIO DE LA BASE LEGAL DEL CÁLCULO DE LA RENTA

ESTUDIO DE SOSTENIBILIDAD DE LA DEUDA

ESTUDIO DE VENCIMIENTO DE LA DEUDA PÚBLICA

ESTUDIO DE ANÁLISIS E INVESTIGACIÓN RENTAS Y GASTOS

ESTUDIO SOBRE CAPACIDAD DE PAGO

ESTUDIO ECONÓMICO SOBRE LIQUIDACIÓN DE FALLOS JUDICIALES

ESTUDIO ECONÓMICO SOBRE CONVENIOS DE PAGO

CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL

CERTIFICADOS DE RECAUDO DE INGRESO

CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD DE DONACIONES

CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD DE CUENTAS BANCARIAS

CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD DE SALDOS DEL BALANCE

RESOLUCIONES

ACTAS

D S SB PROCESOS 5 15 X

300 29 29.12 PROCESO DE COBRO COACTIVO

NOTIFICACIÓN

MANDAMIENTO DE PAGO

RESOLUCIÓN DE EMBARGO

DILIGENCIA DE SECUESTRO

REVOCATORIA AUTO

ACUERDO DE PAGO

DILIGENCIA DE REMATE

AUTO DE ARCHIVO


de 323

RESOLUCION DE PRESCRIPCION

D D SB PROCESOS 4 6 X

300 29 29.13 PROCESO DE COBRO PERSUASIVO

CITACION

CONVENIO DE PAGO

ACTA DE COMPROMISO

AUTO (ARCHIVO, EXCEPCIÓN, SUSPENSIÓN)

BOLETIN DE MOROSOS


300 33 33.06 REGISTROS DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL

PROGRAMA

ESTUDIOS PREVIOS

INFORMES

D S SB300 33 33.09 REGISTROS 1 0 X

REGISTROS DE ENTREGA DE CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS

REGISTREO DE ENTREGA DE CERTIFICADOS DE RETENCIÓN EN LA FUENTE

REGISTRO DE ENTREGA DE CERTIFICADOS DE NÓMINA

REGISTROS DE ENTREGA DE CERTIFICADO DE RETENCIÓN DE INDUSTRIA Y COMERCIO

REGISTROS DE ENTREGA DE CERTIFICADO DE RETENCIÓN DE IVA

REGISTROS DE ENTREGA DE CERTIFICADOS CATASTRALES

REGISTROS DE ENTREGA DE CERTIFICADOS CONTABLES

Transferir un año después de archivado el proceso, conservar 6años mas y seleccionar los casos mas representativos para suconservación en el archivo de la Administracion Municipal de SanLuis Antioquia


Treminada la retencion en los archivos de gestion y central ,digilitalizar y eliminar el soporte papel en su totalidad, la informacionqueda contenida en el informe de ejecucion presupuestal.

de 323

REGISTROS DE ENTREGA DE CERTIFICADOS DE INDUSTRIA Y COMERCIO

REGISTROS DE ENTREGA DE CERTIFICADOS DE INGRESOS LABORALES

REGISTROS DE ENTREGA DE CERTIFICADOS DE INGRESOS Y RETENCIONES

REGISTROS DE ENTREGA DE CERTIFICADOS DE NO POSESIÓN DE TIERRA

REGISTROS DE ENTREGA DE CERTIFICADOS DE PAZ Y SALVO

REGISTROS DE ENTREGA DE CERTIFICADOS DE PAZ Y SALVO PARAFISCALES

REGISTROS DE ENTREGA DE CERTIFICADOS DE PAZ Y SALVO SEGURIDAD SOCIAL

REGISTROS DE ENTREGA DE CERTIFICADOS DE PAZ Y SALVO SERVICIOS PUBLICOS

SOLICITUD

CERTIFICADO

RECIBO DE PAGO


300 33 33.08 REGISTROS DE ESTABLECIMIENTOS DE COMERCIO

FORMULARIO DE REGISTRO

DOCUMENTOS SOPORTE


de 323

de 323

GESTIÓN CENTRAL CT S MD S SB ACTOS ADMINISTRATIVOS

400 02 02.01 ACTAS 1 4 X

ACTAS DE AVANCE DE PROYECTOSACTAS DE REUNIONES INFORMALES SECRETARIA DE PLANEACIÓN

ACTAS DE VERIFICACION DE PLANOS

ACTAS DEL COMITÉ DE ESTRATIFICACIÓN

ACTAS DEL CONSEJO TERRITORIAL DE PLANEACIÓNLISTADO DE ASISTENCIAANEXOS

D S SB CENSOS400 04 04.01

CENSO DE ESTRATIFICACIÓN SOCIOECONÓMICA 4 16X X

CENSO DE ESTRATIFICACIÓN URBANA TIPO I

CENSO DE ESTRATIFICACIÓN TIPO IIPOBLADOS RURALES TIPO III

CENSO DE ESTRATIFICACIÓN ESPECIAL

DEPENDENCIA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓNOFICINA PRODUCTORA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN ( CATASTRO)

CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOSRETENCIÓN EN ARCHIVO DISPOSICIÓN FINAL

de 323

GESTIÓN CENTRAL CT S M



D S SB COMUNICACIONES OFICIALES400 06 06.01 CERTIFICADOS 1 0 X

CERTIFICADOS DE ALTO RIESGO

CERTIFICADOS DE USO DE SUELOS

CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD DE SERVICIOS PÚBLICOS

CERTIFICADOS DE NOMENCLATURA

CERTIFICADOS DE RADICACIÓN DE PROYECTOS

CERTIFICADOS DE SANA POSESIÓN

CERTIFICADOS DE PROPIEDADES SOLICITUD CERTIFICADORECIO DE CAJA

D S SB COMUNICACIONES OFICIALES400 06 06.02 CIRCULARES 2 3 X X

CIRCULARES REGLAMENTARIASCIRCULARES NORMATIVAS DESPACHO DEL ALCALDE, ANEXOS

de 323




D S SB COMUNICACIONES OFICIALES400 06 06.03 DERECHOS DE PETICIÓN 1 4 X

DERECHO DE PETICIÓNCONCEPTO JURÍDICO RESPUESTA AL DERECHO DE PETICIÓNCOMUNICACIONES


400 06 06.05 PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS 1 4X

ESCRITO DE LA QUEJARECLAMOSUGERENCIAANEXOS

D S SB CONCEPTOS

de 323




400 07 07.02 CONCEPTOS TÉCNICOS 2 3 X X

CONCEPTOS TÉCNICOS SOBRE NORMAS URBANÍSTICAS DENSIFICACIÓN ALTURA Y USO DEL SUELO

CONCEPTO DEL SISTEMA VIAL DE TRANSPORTE

RED VIAL, INTERSECCIONES A NIVEL, DESNIVEL Y PUENTES PEATONALES FENOMENOS NATURALESREORDENAR UN SECTOR

CUMPLIMIENTO SOBRE PLANES SECTORIALES

CONCEPTOS LOCALIZACIÓN, LÍMITE BARRIOS,COMUNAS Y/O CORREGIMIENTOS

D S SB CONCEPTOS400 07 07.02 CONCEPTOS TÉCNICOS 2 3 X X

CONCEPTOS TÉCNICOS SOBRE NORMAS URBANÍSTICAS DENSIFICACIÓN ALTURA Y USO DEL SUELO

CONCEPTO DEL SISTEMA VIAL DE TRANSPORTE

de 323




CONCEPTOS DEL SISTEMA DE SERVICIOS PÚBLICOS

CONCEPTOS DE VIABILIDAD Y/O APROBACIÓN RED VIAL, INTERSECCIONES A NIVEL,DESNIVEL Y PUENTES PEATONALES.

CONCEPTOS SOBRE CONDICIONES POR FENÓMENOS NATURALESCONCEPTOS DE VIABILIDAD PARA REGULAR O REORDENAR UN SECTOR

CONCEPTO DE EVALUACIÓNDEL CUMPLIMIENTO DE PLANES SECTORIALES

CONCEPTOS LOCALIZACIÓN, LÍMITE BARRIOS,COMUNAS Y/O CORREGIMIENTOS

D S SB CONTRATOS400 08 8.04 CONTRATOS DE CONSULTORÍA 1 9 X

LISTA DE PRECALIFICADOSCONVOCATORIA PUBLICAESTUDIOS DE EXPERENCIA

ESTUDIOS DE CAPACIDAD INTELECTUAL

de 323




PROPUESTA TECNICA DETALLADA (PTD)

PROPUESTA TECNICA SIMPLIFICADA(PTS)

ACTAS DEL COMITÉ EVALUADORINFORME DE EVALUACION

JUSTIFICACIÓN DEL CONTRATOACTA DE CONTRATACIÓN

DISPONIBILIDAD PRESUPUESTALREGISTRO PRESUPUESTALCONTRATO


FOTOCOPIA DEL DOCUMENTO DE IDENTIDAD

CERTIFICADO DE ANTECEDENTES:PENALES(PASADO JUDICIAL), FISCALES Y DISCIPLINARIOS

AFILIACIONES A: RÉGIMEN DE SALUD (EPS), PENSIÓN, CESANTÍAS, RIESGOS PROFESIONALES.

de 323





ADICIÓN O PRÓRROGAS PÓLIZAAPROBACIÓN DE PÓLIZAS

RECLAMACIÓN POR INCUMPLIMIENTO INFORME DEL INTERVENTORRECLAMACIÓN ACTA DE TERMINACIÓNACTA DE LIQUIDACIÓN

D S SB CONTRATOS400 08 08.06 CONTRATOS DE MÍNIMA CUANTÍA

ESTUDIO PREVIODISPONIBILIDAD PRESUPUESTALAVISO DE CONVOCATORIA A VEEDURÍAPROYECTO DE PLIEGOS Y CONDICIONESPLIEGO DEFINITIVORESOLUCIÓN DE APERTURAADENDAS (SI LAS HUBIERA)PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTARESOLUCIÓN DE ADJUDICACIÓNPUBLICACIÒN Y PAZ Y SALVO


de 323




COMUNICACIÓN DE ACEPTACIÒN DELA OFERTA O DECLARATORIA DE DESIERTANOTIFICACIÓNRECURSO DE REPOSICIÓN SI FUERA EL CASOCONTRATOREGISTRO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGALFOTOCOPIA DOCUMENTO DE IDENTIDAD CERTIFICADOS DE ANTECEDENTES: PENALES(PASADO JUDICIAL), FISCALES Y DISCIPLINARIOS

AFILIACIONES A: RÉGIMEN DE SALUD (EPS), PENSIÓN, RIESGOS PROFESIONALESRECIBOS DE PAGOS A LA SEGURIDAD SOCIAL DECLARACIÓN DE BIENES Y RENTAS ADICIÓN O PRÓRROGASPÓLIZAAPROBACIÓN DE PÓLIZASRECLAMACIÓN POR INCUMPLIMIENTO

INFORME DEL INTERVENTOR Y AUTORIZACIONES DE PAGORECLAMACIÓN ACTA DE TERMINACIÓNACTA DE LIQUIDACIÓN

D S SB CONTRATOS400 08 08.07 CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS 1 9 X

SOLICITUD DEL SERVICIO PROFESIONALDISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

de 323




ESTUDIO PREVIOADENDAS ( SI LAS HUBIERA)PUBLICACIÓN Y PAZ Y SALVOCOMPROMISO PRESUPUESTALCONTRATO FOTOCOPIA DOCUMENTO DE IDENTIDAD


AFILIACIONES A: RÉGIMEN DE SALUD (EPS), PENSIÓN, RIESGOS PROFESIONALESRECIBOS DE PAGOS A LA SEGURIDAD SOCIALDECLARACIÓN DE RENTAS Y BIENESADICCIÓN O PRÓRROGASPÓLIZAAPROBACIÓN DE PÓLIZASRECLAMACIÓN POR INCUMPLIMIENTOINFORME DEL INTERVENTOR Y AUTORIZACIONES DE PAGORECLAMACIÓN ACTA DE TERMINACIÓN ACTA DE LIQUIDACIÓN

D S SB CONTRATOS 1 9 X400 08 08.08 CONTRATOS DE SELECCIÓN ABREVIADA

CONTRATOS DE OBRAESTUDIO PREVIODISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

de 323






PLIEGO DEFINITIVORESOLUCIÓN DE APERTURAADENDAS (SI LAS HUBIERA)PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTARESOLUCIÓN DE ADJUDICACIÓNPUBLICACIÒN Y PAZ Y SALVOCOMPROMISO PRESUPUESTAL

COMUNICACIÓN DE ACEPTACIÒN DELA OFERTA O DECLARATORIA DE DESIERTANOTIFICACIÓNRECURSO DE REPOSICIÓN SI FUERA EL CASOCONTRATOREGISTRO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGALFOTOCOPIA DOCUMENTO DE IDENTIDAD

CERTIFICADOS DE ANTECEDENTES: PENALES(PASADO JUDICIAL), FISCALES Y DISCIPLINARIOSAFILIACIONES A: RÉGIMEN DE SALUD (EPS), PENSIÓN, RIESGOS PROFESIONALESRECIBOS DE PAGOS A LA SEGURIDAD SOCIAL DECLARACIÓN DE BIENES Y RENTAS ADICIÓN O PRÓRROGASPÓLIZAAPROBACIÓN DE PÓLIZASRECLAMACIÓN POR INCUMPLIMIENTOINFORME DEL INTERVENTOR Y AUTORIZACIONES DE PAGO

de 323




RECLAMACIÓN ACTA DE TERMINACIÓNACTA DE LIQUIDACIÓN

D S SB CONTRATOS400 08 08.08 CONTRATOS DE SELECCIÓN ABREVIADA 1 9 X

CONTRATOS DE SUMINISTROSESTUDIO PREVIODISPONIBILIDAD PRESUPUESTALAVISO DE CONVOCATORIA A VEEDURÍAPROYECTO DE PLIEGOS Y CONDICIONESPLIEGO DEFINITIVORESOLUCIÓN DE APERTURA

ADENDAS (SI LAS HUBIERA)PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTARESOLUCIÓN DE ADJUDICACIÓNPUBLICACIÒN Y PAZ Y SALVOCOMPROMISO PRESUPUESTALDESIERTANOTIFICACIÓNRECURSO DE REPOSICIÓN SI FUERA EL CASOCONTRATOREGISTRO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGALFOTOCOPIA DOCUMENTO DE IDENTIDAD FISCALES Y DISCIPLINARIOSPROFESIONALESRECIBOS DE PAGOS A LA SEGURIDAD SOCIAL

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DECLARACIÓN DE BIENES Y RENTAS ADICIÓN O PRÓRROGASPÓLIZA

APROBACIÓN DE PÓLIZASRECLAMACIÓN POR INCUMPLIMIENTOINFORME DEL INTERVENTOR Y AUTORIZACIONES DE PAGORECLAMACIÓN ACTA DE TERMINACIÓNACTA DE LIQUIDACIÓN

D S SB CONVENIOS400 10 10.01 CONVENIOS DE COOPERACIÓN 1 9


CONVENIO O CONTRATOPUBLICACIÓN Y PAZ Y SALVOPÓLIZAPÓLIZA Y AUTO DESAPROBACIÓN DE LA PÓLIZA SI LO HUBIERECONTRATOREGISTRO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL FOTOCOPIA DOCUMENTO DE IDENTIDAD


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AFILIACIONES A: RÉGIMEN DE SALUD (EPS), PENSIÓN, RIESGOS PROFESIONALESRECIBOS DE PAGOS A LA SEGURIDAD SOCIAL DECLARACIÓN DE BIENES Y RENTAS ACTA DE INICIO


ACTA DE TERMINACIÓNACTA DE LIQUIDACIÓN

D S SB CONVENIOS 1 9400 10 10.02 CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS


CONVENIO O CONTRATOPUBLICACIÓN Y PAZ Y SALVOPÓLIZAPÓLIZA Y AUTO DESAPROBACIÓN DE LA PÓLIZA SI LO HUBIERECONTRATOREGISTRO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL FOTOCOPIA DOCUMENTO DE IDENTIDAD


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AFILIACIONES A: RÉGIMEN DE SALUD (EPS), PENSIÓN, RIESGOS PROFESIONALESRECIBOS DE PAGOS A LA SEGURIDAD SOCIAL DECLARACIÓN DE BIENES Y RENTAS ACTA DE INICIO


ACTA DE TERMINACIÓNACTA DE LIQUIDACIÓN

D S SB ESTADISTICAS400 15 15.01 ESTADÍSTICAS SOCIALES Y ECONÓMICAS DEL MUNICIPIO 10 10 X X

ESTADISTICAS SOCIALES Y ECONOMICAS DEL MUNICIPIO

D S SB INFORMES 400 18 18.02 INFORMES A ENTIDADES DE VIGILANCIA Y CONTROL DEL 3 7 X X


D S SB INFORMES400 18 18.03 INFORMES A LA COMUNIDAD 3 7 X X

INFORME REGISTROS FOTOGRÁFICOS (OPCIONAL)

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D S SB INFORMES





D S SB INFORMES

400 18 18.05 INFORMES AL CONSEJO DE GOBIERNO 3 7X X




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D S SB INFORMES400 18 18.34 INFORMES ESTADÍSTICOS 1 4 X X



400 19 19.02CONSECUTIVOS DE ACTOS ADMINISTRATIVOS

CONSECUTIVOS DE RESOLUCIONES2 8

X


400 19 19.03CONSECUTIVOS DE COMUNICACIONES OFICIALES

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300 19 19.05 CONSECUTIVOS DE ORDENES DE SERVICIO

CONSECUTIVOS DE ORDENES DE SERVICIO


400 19 19.08INVENTARIO DE TRANSFERENCIAS PRIMARIAS

1 1X



400 19 19.09 INVENTARIO DOCUMENTAL 1 1 X


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400 19 19.11TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

5 1


D S SB LICENCIAS

400 21 21.02LICENCIAS DE CONSTRUCCIÓN

4 16X X

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COPIA DEL CERTIFICADO DE LIBERTAD Y TRADICIÓN DEL INMUEBLE O INMUEBLES OBJETO DE LA SOLICITUD, CUYA FECHA DE EXPEDICIÓN NO SEA ANTERIOR EN MÁS DE TRES (3) MESES A LA FECHA DE LA SOLICITUD.

CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACION LEGAL O CÉDULA

COPIA DEL RECIBO DE PAGO DEL ÚLTIMO EJERCICIO FISCAL DEL IMPUESTO PREDIAL DEL INMUEBLE O INMUEBLES OBJETO DE LA SOLICITUD DONDE FIGURE LA NOMENCLATURA ALFANUMÉRICA DEL PREDIO.

PLANO DE LOCALIZACIÓN E IDENTIFICACIÓN DEL PREDIO O PREDIOS OBJETO DE LA SOLICITUD.

LA RELACIÓN DE LA DIRECCIÓN DE LOS VECINOS DEL PREDIO O PREDIOS OBJETO DE LA SOLICITUD Y SI FUERE POSIBLE EL NOMBRE DE ELLOS

LA CONSTANCIA DE PAGO DE LA PLUSVALÍA SI EL INMUEBLE O INMUEBLES OBJETO DE LA SOLICITUD SE ENCONTRARA AFECTADO POR ESE BENEFICIO.

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LA MANIFESTACIÓN DE SI EL PROYECTO SOMETIDO A CONSIDERACIÓN SE DESTINARÁ O NO A VIVIENDA DE INTERÉS SOCIAL, DE LO CUAL SE DEJARÁ CONSTANCIA EN EL ACTO QUE RESUELVA LA LICENCIA.

TRES (3) JUEGOS DE LA MEMORIA DE LOS CÁLCULOS ESTRUCTURALES, DE LOS DISEÑOS ESTRUCTURALES, DE LAS MEMORIAS DE OTROS DISEÑOS NO ESTRUCTURALES Y DE LOS ESTUDIOS GEOTÉCNICOS Y DE SUELOS QUE SIRVAN PARA DETERMINAR LA ESTABILIDAD DE LA OBRA, ELABORADOS DE CONFORMIDAD CON LAS NORMAS DE CONSTRUCCIÓN SISMORRESISTENTES VIGENTES AL MOMENTO DE LA SOLICITUD, DEBIDAMENTE FIRMADOS O ROTULADOS CON UN SELLO SECO POR LOS PROFESIONALES FACULTADOS PARA ESE FIN, QUIENES SE HARÁN RESPONSABLES LEGALMENTE DE LOS DISEÑOS Y DE LA INFORMACIÓN CONTENIDOS EN ELLOS.

TRES (3) COPIAS HELIOGRÁFICAS DEL PROYECTO ARQUITECTÓNICO DEBIDAMENTE FIRMADAS O ROTULADAS POR UN ARQUITECTO, QUIEN SE HARÁ RESPONSABLE LEGALMENTE DE LOS DISEÑOS Y DE LA INFORMACIÓN CONTENIDOS EN ELLOS.

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RECIBO DE PAGO

LICENCIAS400 25 21.03 LICENCIAS DE DESENGLOBE 4 16 X X


CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACION LEGAL O CÉDULA COPIA DEL RECIBO DE PAGO DEL ÚLTIMO EJERCICIO FISCAL DEL IMPUESTO PREDIAL DEL INMUEBLE O INMUEBLES OBJETO DE LA SOLICITUD DONDE FIGURE LA NOMENCLATURA ALFANUMÉRICA DEL PREDIO.



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LA MANIFESTACIÓN DE SI EL PROYECTO SOMETIDO A CONSIDERACIÓN SE DESTINARÁ O NO A VIVIENDA DE INTERÉS SOCIAL, DE LO CUAL SE DEJARÁ CONSTANCIA EN EL ACTO QUE RESUELVA LA LICENCIA.RECIBO DE PAGO

D S SB LICENCIAS

400 21 21.06LICENCIA DE INTERVENCIÓN Y OCUPACIÓN DE ESPACIO PÚB LICO

2 8

X

CERTIFICADO DE TITULARIDAD


PERMISO DE ROMPIMIENTO

ESTUDIO TÉCNICO DE VIABILIDAD DE CIERRE DE VÍA

CERTIFICADO DE LA JAC O JAL

PLANOSESTUDIO ESTRUCTURAL

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DISEÑO ARQUITECTÓNICODISEÑO PAISAJÍSTICO

CERTIFICADO DE TITULARIDAD


PERMISO DE ROMPIMIENTO

ESTUDIO TÉCNICO DE VIABILIDAD DE CIERRE DE VÍA

CERTIFICADO DE LA JAC O JAL

PLANOSESTUDIO ESTRUCTURALDISEÑO ARQUITECTÓNICODISEÑO PAISAJÍSTICO

D S SB LICENCIAS

400 21 21.08 LICENCIAS DE RELOTEO 2 8 X


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CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACION LEGAL






D S SB LICENCIAS

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400 25 21.10LICENCIAS DE URBANISMO

4 16X X


CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACION LEGAL





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3 COPIAS HELIOGRÁFICAS DEL PROYECTO URBANÍSTICO DEBIDAMENTE FIRMADOS POR UN ARQUITECTO, QUIEN SE HARÁ RESPONSABLE LEGALMENTE DE LA VERACIDAD DE LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN ELLOS

CERTIFICACIÓN EXPEDIDA POR LA AUTORIDAD O AUTORIDADES MUNICIPAL O DISTRITAL COMPETENTE, ACERCA DE LA DISPONIBILIDAD DE SERVICIOS PÚBLICOS EN EL PREDIO O PREDIOS OBJETO DE LA LICENCIA, DENTRO DEL TÉRMINO DE VIGENCIA DE LA LICENCIA.

RECIBO DE PAGO

D S SB LICITACIONES Y CONCURSOS400 22 22.01 LICITACIONES Y CONCURSOS 1 9 X

DISPONIBILIDAD PRESUPUESTALESTUDIO PREVIO

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AVISO DE CONVOTARIA A VEEDURÍA

PROYECTO DE PLIEGOS DE CONDICIONES

PLIEGO DEFINITIVORESOLUCIÓN DE APERTURAADENDES ( SI LAS HUBIERA)




PUBLICACIÓN Y PAZ Y SALVOSCOMPROMISO PRESUPUESTAL CONTRATO




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ACTA DE INICIOINFORME DEL INTERVENTOR Y AUTORIZACIONES DE PAGO

RECLAMACIÓNACTA DE TERMINACIÓNACTA DE LIQUIDACIÓN

D S SB PLANES

400 27 27.05PLAN DE DESARROLLO MUNICIPAL

1 10 X

EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO ANUAL DE PLANES EN SECTORES EDUCACIÓN, SALUD Y VIVIENDA

EVALUACIÓN DEL PLAN DE DESARROLLO ANUAL

INFORME DE SEGUIMIENTO AL PLAN DE ACCIÓN SEMESTRAL

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CONCEPTO DEL CONSEJO MUNICIPAL DE PLANEACIÓN SOBRE EL PLAN DE DESARROLLO

D S SB PLANES400 27 27.06 PLAN DE ACCIÓN 1 10 X

ESTUDIOSCRONOGRAMA DE ACTIVIDADESINFORME DE GESTIÓN

D S SBPLANES

400 27 27.13PLAN DE ORDENAMIENTO TERRITORIAL

1 10 X

ESTUDIOS DE ORGANIZACIÓN Y OCUPACIÓN ESPACIO

ESTUDIO DE USO DEL SUELO

EVALUACIÓN DEL PLAN AMBIENTAL

INFORME DE EVALUACIÓN DEL PLAN VIAL DE TRÁNSITO Y TRANSPORTE

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EVALUACIÓN DE SEÑALIZACIÓN DEL MUNICIPIO

ESTUDIO CAMBIOS PUNTUALES DE NOMENCLATURA DOMICILIARIA

ESTUDIOS DE DEFICIENCIA PLACAS DE NOMENCLATURA VIAL ESQUINERA

ESTUDIOS SOBRE INCONSISTENCIAS DE NOMENCLATURA VIAL

ESTUDIOS DE USO Y CONSERVCIÓN DEL ESPACIOPÚBLICO

ESQUEMA BÁSICO DE IMPLANTACIÓN

D S SBPLANES

400 27 27.17 PLAN INDICATIVO 1 10 XPLAN INDICATIVO

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D S SBPLANES

400 27 27.19PLAN OPERATIVO ANUAL DE INVERSIÓN

1 10 X

ESTUDIOS SOBRE NECESIDADES DE INVERSIÓN

ACTAS DE LOS COMITÉS DE PLANEACIÓN DE COMUNAS Y CORREGIMIENTOSRESOLUCIONESSOLICITUDES DE INVERSIÓN

RESPUESTAS A SOLICITUDES DE INVERSIÓNPROYECTOS DE INVERSIÓNPERFILESCONCEPTOS TÉCNICOS

MODIFICACIONES PRESUPUESTALES

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INFORME DE SEGUIMIENTO DEL CUMPLIMIENTO DEL PRESUPUESTO

CERTIFICACIONES DE INVERSIÓN

PLANES

D S SBPLANES

400 27 27.22

PLANES DE NOMENCLATURA Y ESTRATIFICACIÓN SOCIOECONÓMICA

5 15X

CERTIFICADO DE ESTRATOREVISION DE ESTRATOACTO ADMINISTRATIVO

D S SBPLANES

400 27 27.24 PLANES DE VIVIENDA DE INTERÉS SOCIAL 1 10 XPLAN ESTUDIOS INFORMES

D S SB PRESUPUESTOS

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400 28 28.02

PRESUPUESTOS DE INGRESOS, GASTOS E INVERSIONES

1 4X

PRESUPUESTO DE INGRESOS, GASTOS Y DEUDA PÚBLICA

ESTUDIOS ECONÓMICOS

ESTUDIO SOBRE CAPACIDAD DE ENDEUDAMIENTO

D S SBPROCESOS

400 29 29.11PROCESO DE NEGOCIACIÓN DE PREDIOS

5 15X X

ESTUDIOS Y DISEÑOSTITULO DE PROPIEDADCERTIFICACIONESFICHA FEBIMSOLICITUD USO DEL SUELOAVALUODISPONIBILIDAD PRESUPUESTALOFERTA DE COMPRAPROMESA DE COMPRA VENTAORDEN DE PAGOACTA DE RECIBO DEL PREDIOESCRITURA PUBLICACERTIFICADO DE TRADICION ACTUALIZADO

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COMPROBANTE DE CHEQUE ENTREGADO

D S SB

PROCESOS

400 29 29.17

PROCESO POR VIOLACIÓN A LAS NORMAS DE AMUEBLAMIENTO , ORNATO PATRIMONIO Y ZONAS VERDES

5 15X

(LOTES, FACHADAS Y ANDENES)QUEJA U OFICIOINFORME DE VISITAREQUERIMIENTO O RESOLUCIÓNNOTIFICACIÓNRECURSOS ; REPOSICIÓN Y APELACIÓNSOLICITUD DE COBRO COACTIVO

D S SB PROGRAMA

400 30 30.01

PROGRAMA DE ACTUALIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS PREDIOS QUE CONFORMAN EL MUNICIPIO DE SAN LUIS

4 16X

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PLANO DE DELIMITACIÓN Y NUMERACIÓN DE SECTORES

PLANO DE DELIMITACIÓN DE CORREGIMIENTOS Y VEREDAS

PLANO DE ZONAS HOMOGÉNEAS FÍSICA

PLANO DE ZONAS HOMOGÉNEAS GEOECONÓMICA

PLANO CARTA PREDIAL POR MANZANA ESCALA 1:500 Y 1:400

PLANOS DE URBANIZACIONES Y RELOTEO

FOTOGRAFÍAS AÉREAS

FOTOGRAFÍAS AÉREAS CON DELIMITACIÓN PREDIALES

TABLA DE VALORES POR METRO DE TERRENO Y CONSTRUCCIÓN

RESOLUCIÓN DE INICIO

RESOLUCIÓN DE APROBACIÓN

ESTUDIOS DE ZONAS FÍSICAS, HOMOGENEAS Y TABLAS

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RESOLUCIONES DE MUTACIÓN DE TERRENO POR:ENGLOBLE,DESENGOBLE, CONTRUCCIONES Y OMITIDOS

RESOLUCIONES DE CAMBIO DE PROPIETARIO

RESOLUCIONES DE RECTIFICACIÓN EN LA INSCRIPCIÓN CATASTRAL

RESOLUCIÓN DE AVALÚO Y VÍA GUBERNATIVA

CERTIFICADO DE CENSO CASTRASTRAL

LISTADO DE CONEXIONES Y PREDIOS

LISTADO DE CENSO CATASTRAL

CARTA CATASTRALFICHA PREDIAL

RESOLUCIÓN DE APROBACIÓN

ESTUDIOS DE ZONAS FÍSICAS, HOMOGENEAS Y TABLAS

RESOLUCIONES DE MUTACIÓN DE TERRENO POR ENGLOBLE,

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DESENGLOBLE, CONSTRUCCIONES Y OMITIDOS

RESOLUCIONES DE CAMBIO DE PROPIETARIO

RESOLUCIONES DE RECTIFICACIÓN EN LA INSCRIPCIÓN CATASTRAL

RESOLUCIÓN DE AVALÚO Y VÍA GUBERNATIVA

CERTIFICADO DE CENSO CASTRASTRAL

LISTADO DE CONEXIONES Y PREDIOS

LISTADO DE CENSO CATASTRAL

CARTA CATASTRALFICHA PREDIAL

MEMORIAS DE ACTUALIZACION Y FORMACION CATASTRAL

SERVICIOS CATASTRALES

D S SBPROYECTOS

400 31 31.03PROYECTOS DE COFINANCIACIÓN

1 4 X

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PROYECTO ESTUDIOCOMUNICACIONESACTAS

D S SB PROYECTOS

400 31 31.04PROYECTOS DE INVERSIÓN MUNICIPAL

1 4X


D S SBPROYECTOS 1 4

X

400 31 31.05PROYECTOS DE OBRA DE INFRAESTRUCTURA


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D S SB REGISTROS

400 33 33.03 REGISTROS DE CONTRATOS 2 8 XREGISTROS DE CONTRATOS

D S SB REGISTROS400 33 33.07 REGISTROS DE ENTREGA DE CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS

1 0

REGISTRO DE ENTREGA DE CERTIFICADOS DE ALTO RIESGO

REGISTRO DE ENTREGA DE CERTIFICADOS DE USO DE SUELOS

REGISTRO DE ENTREGA DE CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD DE SERVICIOS PÚBLICOS

REGISTRO DE ENTREGA DE CERTIFICADOS DE NOMENCLATURAREGISTRO DE ENTREGA DE CERTIFICADOS DE RADICACIÓN DE PROYECTOS

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REGISTRO DE ENTREGA DE CERTIFICADOS DE PROPIEDADESSOLICITUD CERTIFICADORECIBO DE PAGO

D S SB REGISTROS

400 33 33.10 REGISTROS DE INFORMACIÓN GEOESTADÍSTICA2 8

X

REGISTROS DE INFORMACIÓN GEOESTADÍSTICA

D S SB REGISTROS

400 33 33.16 REGISTROS DE RESOLUCIONES4 6

X


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E

DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO

Estas actas luego de pasada la retención en el archivo de gestión se hará la transferencia al archivo central,terminada la retención en el archivo central, se hará proceso de microfilmación o digitalización y se eliminara elsoporte papel en su totalidad,se hará transferencia del CD al archivo histórico de la Administracion Municipal deSan Luis Antioquia. Nota: todas las transferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente.

Cumplida su vigencia administrativa y legal no desarrolla valores secundarios, eliminar ya que la copia seencuentra en la oficina de instrumentos publicos.

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E


XEstos certificados se elaboran a peticion del interesado , se entrega el original al solicitante y se deja un registro deentrega en un archivo electronico, no desarrollan valores documentales para la Alcaldia Municipal

Constituyen parte de patrimonio documental de la ALCALDIA porque registran aspectos normativos de laAdministración Municipal.

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E


X Son regulados por el Art. 23 de la Constitución Política de Colombia y los artículos 5 al 26 del Código ContenciosoAdministrativo. Luego de pasada la retención en el archivo de gestión se hará la transferencia al archivo central,terminada la retención en el archivo central se hará proceso de digitalización y se eliminara el soporte físico en sutotalidad, se hará transferencia del disco óptico al archivo histórico pasando a formar parte del patrimonio históricode la institución. En caso de requerir el soporte original de este documento se deberá recurrir a la impresión delarchivo electrónico o solicitar copia al juzgado correspondiente. Nota: todas las transferencias deben estarsoportadas con el acta correspondiente.

Seleccionar aquellas que contribuyan a la jurisprudencia y que por su delicadesa peresenten mayor significadopara la administraciòn en la atención de futuras situaciones jurídicas.

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E


Selección de un 10% del volumen anual que involucre los procesos misionales de la entidad.

Selección de un 10% del volumen anual que involucre los procesos misionales de la entidad.

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E


X Los contratos en todas sus modalidades son firmados por el Señor Alcalde después de ser revisados por losasesores juridicos, quienes deben de firmar cada uno de los folios que conforman el expediente del contrato. loscontratos se conservan en la secretaria respectiva .Transferir un año después de la liquidación del contrato, unavez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central, microfilmar o digitalizar y eliminar el soporte papel.

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E


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E


Los contratos en todas sus modalidades son firmados por el Señor Alcalde después de ser revisados por los asesores juridicos, quienes deben de firmar cada uno de los folios que conforman el expediente del contrato. los contratos se conservan en la secretaria respectiva .Transferir un año después de la liquidación del contrato, una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central, microfilmar o digitalizar y eliminar el soporte papel.

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E


X Los contratos en todas sus modalidades son firmados por el Señor Alcalde, los asesores juridicos los revisan yestos se conservan en la secretaria respectiva .Transferir un año después de la liquidación del contrato, una vezcumpla el tiempo en los archivos de gestión y central, microfilmar o digitalizar y eliminar el soporte papel. Nota: El

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X

cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central, microfilmar o digitalizar y eliminar el soporte papel. Nota: Elinforme de actividades que presenta el contratista es una tipología documental del contrato, este de ubica al finaldel mismo, cuando se esté próximo a terminar la reclación contractual se deja el último informe de actividades, elcual debe ser un compendio de todos los informes anteriores y se eliminan los informes mensuales. El acta derecibido a satisfacción se incluye dentro del contrato y se envía una copia para tesoreria donde se ubica en elcomprobante de egreso respectivo.

Los contratos en todas sus modalidades son firmados por el Señor Alcalde después de ser revisados por losasesores juridicos, quienes deben de firmar cada uno de los folios que conforman el expediente del contrato. loscontratos se conservan en la secretaria respectiva .Transferir un año después de la liquidación del contrato, unavez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central, microfilmar o digitalizar y eliminar el soporte papel.

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E


vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central, microfilmar o digitalizar y eliminar el soporte papel.

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E


X Los contratos en todas sus modalidades son firmados por el Señor Alcalde después de ser revisados por losasesores juridicos, quienes deben de firmar cada uno de los folios que conforman el expediente del contrato. loscontratos se conservan en la secretaria respectiva .Transferir un año después de la liquidación del contrato, unavez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central, microfilmar o digitalizar y eliminar el soporte papel.

de 323

E


X Los convenios en todas sus modalidades son firmados por el Señor Alcalde, los asesores jurìdicos los revisan yestos se conservan en la secretarìa respectiva .Transferir un año después de la liquidación del contrato, una vezcumpla el tiempo en los archivos de gestión y central , microfilmar o digitalizar y eliminar el soporte papel.

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E


XLos convenios en todas sus modalidades son firmados por el Señor Alcalde, los asesores jurìdicos los revisan yestos se conservan en la secretarìa respectiva .Transferir un año después de la liquidación del contrato, una vezcumpla el tiempo en los archivos de gestión y central , microfilmar o digitalizar y eliminar el soporte papel.

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E



Una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central, digitalizar y transferir al archivo histórico de laAlcaldia Municipal de de de San Luis Antioquia Nota: Todas las transferencias deben estar soportadas con el actacorrespondiente.

Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo de gestión se transfiere al archivo central, terminada laretención en el archivo central se realizará el proceso de digitalización para garantizar la conservación del formatopapel , se hará transferencia del disco óptico al archivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico de

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E


papel , se hará transferencia del disco óptico al archivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico dela institución. Nota: todas las transferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente.

Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo de gestión se transfiere al archivo central, terminada laretención en el archivo central se realizará el proceso de digitalización para garantizar la conservación del formatopapel , se hará transferencia del disco óptico al archivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico dela institución. Nota: todas las transferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente.

Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo de gestión se transfiere al archivo central, terminada laretención en el archivo central se realizará el proceso de digitalización para garantizar la conservación del formatopapel , se hará transferencia del disco óptico al archivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico dela institución. Nota: todas las transferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente.

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E


X

x

Pasado en el tiempo de retención en el archivo de gestión y central , digitalizar y eliminar el soporte papel, eloriginal se conserva en la serie actos admnistrativos ,luego pasar el disco óptico al Archivo Historico de laAlcaldia Municipal De San Luis Antioquia.

Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, se conservan totalmente debido a que seconstituyen en fuente primaria para el desarrollo de investigaciones históricas sobre la respectiva temática.

Pasado en el tiempo de retención en el archivo de gestión y central , digitalizar y eliminar el soporte papel, luegopasar el disco óptico al Archivo Historico de la Alcaldia Municipal De San Luis Antioquia.

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E


X

X

X Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Nacion.Los inventarios de transferencias primarias sedebe guardar en archivos de gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión y funcionesasignadas a la entidad y en el archivo central (1) años, luego de digitalizaran y se eliminara el soporte papel en su


Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Nacion.Los inventarios de transferencias primarias sedebe guardar en archivos de gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión y funcionesasignadas a la entidad y en el archivo central (1) años, luego de digitalizaran y se eliminara el soporte papel en sutotalidad

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X


totalidad

Regulado por la Ley 594 DEL 2000, en cada dependencias de guardara la tabla de retencion documetalperteneciente a ella, por 5 años o hasta que sea actualizada, la nueva version reemplaza la anterior.

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E


X Pasado en el tiempo de retención en el archivo de gestión y central , digitalizar y eliminar el soporte papel, luegopasar el disco óptico al Archivo Historico de la Alcaldia Municipal De San Luis Antioquia.

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E


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E


Transferir un año después de la liquidación del contrato, unificado con la carpeta de informes de interventora. unavez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central, seleccionar los de investigaciones, estudios, avalúos yobras representativas para su conservación en el archivo histórico de la Alcaldia Municipal de de San LuisAntioquia. Nota: en caso de reclamación por incumplimiento, unificar con el contrato. Todas las transferencias

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E



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E


Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, se conservan permanentemente por ser documentosmisionales relacionados con el cumplimiento de la funcion de la Administración Municipal.

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E




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E



Terminado el tiempo de retencion en los archivos de gestion y central, digitalizar para garantizar la conservacion delsoporte papel.Transferir al archivo historico de la Alcaldia

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E


X


Terminado el tiempo de retencion en los archivos de gestion y central, digitalizar y eliminar el soporte papel , hacertransferencia de cd al archivo historico de la Alcaldia

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E


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E


misionales relacionados con el cumplimiento de la funcion de la Administración Municipal.



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E


X

X Los registros de entrega de certicados estan conformados por archivo electronico en el cual se diligencias lossiguientes campos: fecha , numero de identificacion y nombre del usuario solicitante del certificado o constancia;Su valor es solamente informativo y no desarrolla valores secundarios. Una vez cumplido el tiempo en el archivo degestión se deben pasar todos estos archivos aun Cd o cualquier medio de almacenamiento de archivoselectronicos y eliminar estos registros del equipo, el cd se trnasfiere al Archivo central de la Alcldia Municipal deSan Luis Antioquia.

Una vez terminada la retencion en los archivos de gestion y central , digitalizar y transferir el CD al archivo alarchivo historico de la admnistracion Municipal , eliminar el soporte papel

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E


X

X Cumplida su vigencia administrativa y legal no desarrolla valores secundarios e historicos. Una vez cumplido eltiempo en el archivo de central se deben digitalizar y eliminar mediante acta del comité de archivo de laALCALDIA.

Una vez terminada la retencion en los archivos de gestion y central , digitalizar y transferir el CD al archivo alarchivo historico de la admnistracion Municipal , eliminar el soporte papel

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E


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CONCEPTO JURÍDICO


COMUNICACIONES



ESCRITO DE LA QUEJA

RECLAMO

SUGERENCIA

ANEXOS

D S SB HISTORIAS

100 17 17.05 HISTORIAS DE PREDIOS 5 20 X X

HISTORIAS DE PREDIOS URBANOS

FICHA PREDIAL 1


TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

DEPENDENCIA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓNOFICINA PRODUCTORA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACION ( CATASTRO)


ARCHIVODISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTO


Terminada su retencion en el archivo de gestion , se digitalizaracada una de las historias de predios y se eliminara el soporte papelen su totalidad; se hara transferencia de CD al Archivo historico dela Alcaldia ya que Constituyen parte del patrimonio documental de la

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RESOLUCION DE MUTACION

PLANO DE LA PROPIEDAD

CERTIFICADO DE USO DEL SUELO

LICENCIAS DE CONTRUCCION


NUMERO DE CEDULA CASTASTRAL

HISTORIAS DE PREDIOS RURALES

FICHA PREDIAL 2

RESOLUCION DE MUTACION

PLANO DE LA PROPIEDAD

CERTIFICADO DE USO DEL SUELO

LICENCIAS DE CONTRUCCION


NÚMERO DE CÉDULA CASTASTRALFORMATO DE TITULACION DE PREDISO BALDIOS

D S SB INFORMES


3 7 X X


D S SB INFORMES


INFORME


ANEXOS

D S SB INFORMES

400 18 18.04 INFORMES AL CONCEJO MUNICIPAL 3 7 X XINFORME DE GESTIÓN MENSUAL DE ACTIVIDAES

Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo degestión se transfiere al archivo central, terminada la retención en elarchivo central se realizará el proceso de digitalización para

la Alcaldia ya que Constituyen parte del patrimonio documental de laALCALDIA.La copia de la escritura se le entregara al dueño delpredio o en caso de requerirla debe solicitarla en la notariarespectiva



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CUENTA DE COBRO

D S SB INFORMES




CONSECUTIVOS DE RESOLUCIONES X

INSTRUMENTOS DE CONTROL 1 9 x




1 1 X X



archivo central se realizará el proceso de digitalización paragarantizar al conservación del formato papel, se hará transferenciadel disco óptico al acrhivo histórico de la institución. Nota: todas lastransferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente.

Pasado en el tiempo de retención en el archivo de gestión y central ,digitalizar y eliminar el soporte papel, el original se conserva en la serieactos admnistrativos ,luego pasar el disco óptico al Archivo Historico de laAlcaldia Municipal De San Luis Antioquia.




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TITULOS DE PROPIEDAD 4 16 X X

400 35 35.01 ESCRITURAS PÚBLICAS

ESCRITURAS PÚBLICAS DE PROPIEDADES DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL

TITULOS DE PROPIEDAD 4 16 X X

400 35 35.02 TITULOS VALORES

TITULOS VALORES

Consevar permanentemente en el archivo de gestión, mientras el bien inmueble pertenezca a la Administración Municipal, digitalizar para garantizar la conservación del soporte papel.

Consevar permanentemente en el archivo de gestión, mientras eltitulo valor pertenezca a la Administración Municipal, digitalizar paragarantizar la conservación del soporte papel.



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400 02 02.01 ACTAS 1 4 X

ACTAS DEL COMITÉ DEL SISBEN


ANEXOS

D S SB CENSOS

400 04 04.04 CENSO SISBEN 4 6 X X

CENSO SISBEN

FICHAS SISBEN



CERTIFICADOS DE AFILIACIÓN AL SISBEN

CERTIFICADOS DE RETIDO DEL SISBEN

SOLICITUD

CERTIFICADO




CONCEPTO JURÍDICO



Estos certificados se elaboran a peticion del interesado , se entregael original al solicitante y se deja un registro de entrega en un archivoelectronico, no desarrollan valores documentales para la AlcaldiaMunicipal


DEPENDENCIA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓNOFICINA PRODUCTORA: 400 SECRETARIA DE PLANEACIÓN ( SISBEN)


ARCHIVODISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTO

Son regulados por el Art. 23 de la Constitución Política de Colombiay los artículos 5 al 26 del Código Contencioso Administrativo. Luegode pasada la retención en el archivo de gestión se hará latransferencia al archivo central, terminada la retención en el archivocentral se hará proceso de digitalización y se eliminara el soporte

de 323

COMUNICACIONES



ESCRITO DE LA QUEJA

RECLAMO

SUGERENCIA

ANEXOS

D S SB INFORMES


3 7 X X


D S SB INFORMES


INFORME




Una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central,digitalizar y transferir al archivo histórico de la Alcaldia Municipal dede de San Luis Antioquia Nota: Todas las transferencias debenestar soportadas con el acta correspondiente.


central se hará proceso de digitalización y se eliminara el soportefísico en su totalidad, se hará transferencia del disco óptico alarchivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico dela institución. En caso de requerir el soporte original de estedocumento se deberá recurrir a la impresión del archivo electrónicoo solicitar copia al juzgado correspondiente. Nota: todas lastransferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente.

de 323

D S SB INFORMES




D S SB INFORMES




1 9 X



1 1 X X











de 323




400 33 33.01 REGISTROS DE BENEFICIARIOS DEL SISBEN

BASES DE DATOS DEL SISBEN

D S SB REGISTROS


1 0 X

REGISTROS DE ENTREGA DE CERTIFICADOS DE AFILIACIÓN AL SISBEN

REGISTROS DE ENTREGA DE CERTIFICADOS RETIRO DEL SISBEN

D S SB REGISTROS

400 33 33.13 REGISTROS DE INFORMACIÓN GEOESTADÍSTICA

2 8 X


Una vez terminada la retencion en los archivos de gestion y central ,digitalizar y transferir el CD al archivo al archivo historico de laadmnistracion Municipal , eliminar el soporte papel

Los registros de entrega de certicados estan conformados porarchivo electronico en el cual se diligencian los siguientes campos:fecha , numero de identificacion y nombre del usuario solicitante delcertificado o constancia; Su valor es solamente informativo y nodesarrolla valores secundarios. Una vez cumplido el tiempo en elarchivo de gestión se deben pasar todos estos archivos aun Cd ocualquier medio de almacenamiento de archivos electronicos yeliminar estos registros del equipo, el cd se trnasfiere al Archivocentral de la Alcldia Municipal de San Luis Antioquia.



de 323



400 02 02.01 ACTAS 1 4 X

SECRETARIA DE PLANEACIÓN (OBRAS

ACTAS DE REUNIONES INFORMALES SECRETARIA DE PLANEACIÓN (OBRAS PUBLICAS)

ACTAS DE VERIFICACION DE PLANOS


ANEXOS




CONCEPTO JURÍDICO


COMUNICACIONES

HISTORIAS

400 17 17.10 HISTORIAS DE VEHÍCULOS 1 5 X

FACTURA DE COMPRA

PROTOCOLO DE MANTENIMIENTO

DEPENDENCIA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓNOFICINA PRODUCTORA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN ( INFRAESTRUCTURA PÚBLICA)


ARCHIVODISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTO



Transferir 1 año después de dar de baja el vehiculo, conservar 5años mas y eliminar y eliminar mediante acta del comité de archivosde la ALCALDÍA

de 323

REPORTES

SOLICITUD DE ORDENES DE SERVICIO PARA MANTENIMIENTO

ORDEN DE TRABAJO (SE PLASMA LA ACTIVIDAD)

INFORME TÉCNICO DE MANTENIMIENTOHOJA DE REGISTRO DE SERVICIO TÉCNICO A INSTRUMENTOS


400 19 19.01 BITÁCORAS 1 0 X

APUNTES CONDESADOS EN CUÁDRENOS O LIBRO DE NOTAS QUE LUEGO SON PASADOS A UN INFORME

INSTRUMENTOS DE CONTROL 1 9 X




1 1 X X









de 323




PLANES

400 27 29.11 PLAN DE MANTENIMIENTO DE VÍAS TERCIARIAS

5 15 X

PLAN DE MANTENIMIENTO DE VÍAS TERCIARIAS

ESTUDIOS TECNICOS

INFORMES

PRESUPUESOS

PLANES

400 27 27.21 PLANES DE DESARROLLO DE OBRAS PÚBLICAS

5 15 X

PLANES DE DESARROLLO DE OBRAS PÚBLICAS

ESTUDIOS TECNICOS

INFORMES

PRESUPUESTOS

PROGRAMA

400 30 30.14 PROGRAMA DE MANTENIMIENTO DE LA MALLA VIAL

1 10 X

PROYECTOS

CONTRATOS DE OBRAS

CONTRATOS DE SUMINISTROS PARA OBRAS





de 323

CRONOGRAMA

INFORMES

ESTUDIOS

PLANOS

ACTAS

POLIZAS

ESTUDIO

INFORMES

PROGRAMA

400 30 30.15 PROGRAMA DE MANTENIMIENTO DE OBRAS PÚBLICAS

1 10 X

PROYECTOS

CONTRATOS DE OBRAS

CONTRATOS DE SUMINISTROS PARA OBRAS

CRONOGRAMA

INFORMES

ESTUDIOS

PLANOS

ACTAS

POLIZAS

ESTUDIO

INFORMES

REGISTROS



REGISTROS

400 33 33.17 REGISTROS DE VEHÍCULOS DEL MUNICIPIO 1 9 X X

REGISTROS DE VEHICULOS DEL MUNICIPIO




de 323

de 323



500 02 02.01 ACTAS 1 4 XACTAS DE REUNIONES INFORMALES EXTENSION CULTURAL

ACTAS DEL COMITÉ TECNICO DE COROS


ANEXOS




CONSTANCIA


500 06 06.03 CIRCULARES 2 3 X X


ANEXOS


500 06 06.03 DERECHOS DE PETICIÓN 1 4 X XDERECHO DE PETICIÓN

CONCEPTO JURÍDICO


COMUNICACIONES


DEPENDENCIA: 100 SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 500 DIRECCIÓN DE EXTENSIÓN CUL TURAL


ARCHIVODISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTO

Son regulados por el Art. 23 de la Constitución Política de Colombiay los artículos 5 al 26 del Código Contencioso Administrativo. Luegode pasada la retención en el archivo de gestión se hará latransferencia al archivo central, terminada la retención en el archivocentral se hará proceso de digitalización y se eliminara el soportefísico en su totalidad, se hará transferencia del disco óptico alarchivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico de



de 323


500 06 06.06PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS

1 4 X

ESCRITO DE LA QUEJA

RECLAMO

SUGERENCIA

ANEXOS

D S SBCONVENIOS 1 9

X


ESTUDIO PREVIO


PROPUESTA TÉCNICA


CONVENIO O CONTRATO


PÓLIZA


CONTRATO




archivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico dela institución. En caso de requerir el soporte original de estedocumento se deberá recurrir a la impresión del archivo electrónicoo solicitar copia al juzgado correspondiente. Nota: todas lastransferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente.


Los convenios en todas sus modalidades son firmados por el Señor

Alcalde, los asesores jurìdicos los revisan y estos se conservan en la

secretarìa respectiva .Transferir un año después de la liquidación del

convenio, una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y

central , microfilmar o digitalizar y eliminar el soporte papel.

de 323




ACTA DE INICIO


RECLAMACIÓN



D S SBCONVENIOS


ESTUDIO PREVIO


PROPUESTA TÉCNICA


CONVENIO O CONTRATO


PÓLIZA


CONTRATO






ACTA DE INICIO

Los convenios en todas sus modalidades son firmados por el SeñorAlcalde, los asesores jurìdicos los revisan y estos se conservan enla secretarìa respectiva .Transferir un año después de la liquidacióndel convenio, una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión ycentral , microfilmar o digitalizar y eliminar el soporte papel.

de 323


RECLAMACIÓN



INFORMES

CUENTAS DE COBRO

ACTA DE AVAL



500 18 18.02 INFORMES A ENTIDADES DE VIGILANCIA Y CONTROL

INFORMES A ENTIDADES DE VIGILANCIA Y CONTROL


500 18 18.03 INFORMES A LA COMUNIDAD

INFORME

REGISTROS FOTOGRAFICOS

ANEXOS










de 323


500 18 18.05 INFORMES AL CONSEJO DE GOBIERNO




D S SB500 18 18.34 INFORMES 1 19 X X

INFORMES ESTADÍSTICOS




2 8 X X






Pasado en el tiempo de retención en el archivo de gestión y central ,digitalizar y eliminar el soporte papel, el original se conserva en laserie actos admnistrativos ,luego pasar el disco óptico al ArchivoHistorico de la Alcaldia Municipal De San Luis Antioquia.


Pasado en el tiempo de retención en el archivo de gestión y central ,digitalizar y eliminar el soporte papel, el original se conserva en laserie actos admnistrativos ,luego pasar el disco óptico al ArchivoHistorico de la Alcaldia Municipal De San Luis Antioquia.

de 323







500 19 19.11 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL


D S SB PLANES 1 10 X

500 27 27.08 PLAN DE DESARROLLO CULTURAL

PLAN DE DESARROLLO MUNICIPAL

ESTUDIOS

INFORMES DE SEGUIMIENTO

D S SB PLANES

500 27 27.14 PLAN DECENAL DE CULTURA 1 10 XPLAN DECENAL DE CULTURA

INFORMES

D S SB PROGRAMA 1 4 X

500 30 30.18PROGRAMA DE RECUPERACIÓN DE LA MEMORIA CULTURAL

PROGRAMA

Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Nacion.Losinventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivosde gestión durante (5) año, porque se requiere dentro de la gestión yfunciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) año,luego de digitalizaran y se eliminara el soporte papel en su totalidad






de 323

ESTUDIOS PREVIOS

INFORMES

500 31 31.01 PROYECTOS 1 9 X X

PROYECTOS CULTURALES

PROYECTO DINAMIZACIÓN DE LA DANZA

PROGRAMA DE SEMILLEROS DE DANZAS POR EDADES

PROGRAMA GRUPO JUVENIL

CONVOCATORIAS

COMUNICACIONES OFICIALES DE DIFUSIÓN Y MOTIVACIÓN

PLAN DE ACCIÓN


LISTADOS DE PRESELECCIÓN

LISTADOS DE SELECCIONADOS

LISTADOS DE ASISTENCIA

INFROMES DE MONTAJES

EVALUACIONES DE CLASES

REPORTES DE VISITAS A INSTITUCIONES

BITÁCORAS

D S SB PROYECTOS 1 9 X X

500 31 31.01 PROYECTOS CULTURALES

PROYECTO DINAMIZACIÓN DEL TEATRO

PROGRAMA HUELLAS

PROGRAMA DE GRUPO DE ADOLESCENTES

INFORMES

CONVOCATORIAS

CONVOCATORIAS

Pasado el tiempo de retención en los archivos de gestión y central,digitalizar y transferir al archivo histórico de la AdministracionMunicipal de San Luis Antioquia


de 323

D S SB REGISTROS




de 323



510 06 06.01 CONSTANCIAS Y CERTIFICADOS 1 0 X


CONSTANCIA



ESCRITO DE LA QUEJA

RECLAMO

SUGERENCIA

ANEXOS

D S SB INFORMES


3 7 X X


D S SB INFORMES


INFORME

REGISTROS FOTOGRAFICOS

ANEXOS

D S SB INFORMES

510 18 18.04 INFORMES AL CONCEJO MUNICIPAL 3 7 X XINFORME DE VISITAS TECNICAS A BIBLIOTECAS ESCOLARES





DEPENDENCIA:500 DIRECCIÓN DE EXTENCIÓN CULTURALOFICINA PRODUCTORA: 510 BIBLIOTECA MUNICIPAL


ARCHIVODISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTO

Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo degestión se hará la transferencia al archivo central, terminada laretención en el archivo central se hará proceso de digitalización paragarantizar la conservación del formato papel , se hará transferencia

de 323




ARCHIVODISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTO


CARTA DE LA COMUNIDAD

D S SB INFORMES


REGISTRO DE USUARIOS

REGISTRO DE VISITAS GUIADAS





1 1 X X



garantizar la conservación del formato papel , se hará transferenciao disco óptico al archivo histórico pasando a formar parte delpatrimonio histórico de la institución. Nota: todas las transferenciasdeben estar soportadas con el acta correspondiente.




de 323




ARCHIVODISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTO






D S SB INVENTARIOS

510 20 20.07 INVENTARIOS BIBLIOGRÁFICOS 1 1 X XINVENTARIOS DE MATERAIL BIBLIOGRAFICO

D S SB PLANES

510 27 27.20 PLANES DE ADQUISICIÓN DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO 1 4 X

COTIZACIONES

SOLICITUDES

COMUNICACIONES

LISTADOS DE DONACIONES

D S SB REGISTROS


Los inventarios bibliográficos elaborados en la biblioteca sedigitalizaran, una vez cumpian los tiempos de retencion en elarchivo de gestion y central , luego se elimina el soporte papel en sutotalidad



de 323




ARCHIVODISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTO

510 33 33.02 REGISTROS DE CLASIFICACIÓN, FACETACIÓN Y ANÁLISIS BIBLIOGRÁFICO

2 3 X X

ANÁLISIS BIBLIOGRÁFICO

D S SB REGISTROS

510 33 33.14 REGISTROS DE PRESTAMO DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO

1 0 X

REGISTROS DE PRESTAMO DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO



de 323





CONSTANCIA



ESCRITO DE LA QUEJA

RECLAMO

SUGERENCIA

ANEXOS

D S SB INFORMES

520 18 18.02 INFORMES A ENTIDADES DE VIGILANCIA Y CONTROL 3 7 X X

INFORME DE VISITAS TECNICAS A BIBLIOTECAS ESCOLARES


CUENTA DE COBRO


520 18 18.03 INFORMES A LA COMUNIDAD

INFORME


ANEXOS

D S SB INFORMES



DEPENDENCIA:500 DIRECCIÓN DE EXTENCIÓN CULTURALOFICINA PRODUCTORA: 520 ESCUELA DE MÚSICA


ARCHIVODISPOSICIÓN

FINAL PROCEDIMIENTO


Una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central, digitalizar y transferir al archivo histórico de la Alcaldia Municipal de de de San Luis AntioquiaNota: Todas las transferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente.

Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo de gestión se hará la transferencia al archivo central, terminada la retención en el archivo

de 323





D S SB INFORMES




1 9 X



1 1 X X








Regulado por la Ley 594 DEL 2000, en cada dependencias deguardara la tabla de retencion documetal perteneciente a ella, por 5




hará la transferencia al archivo central, terminada la retención en el archivo central se hará proceso de digitalización para garantizar la conservación del formato papel , se hará transferencia o disco óptico al archivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico de la institución. Nota: todas las transferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente.

de 323


D S SB INVENTARIOS

520 22 20.05 INVENTARIO DE INSTRUMENTOS MUSICALES 1 1 X X

INVENTARIO DE INSTRUMENTOS MUSICALES


520 23 23.05MANUALES DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

MANUALES PARA CADA UNO DE LOS INSTRUMENTOS MUSICALES QUE POSEE LA ESCUELA

D S SB PROYECTOS 1 9 x x

520 31 31.01 PROYECTOS CULTURALES

PROYECTO DINAMIZACIÓN DE LA ESCUELA DE MÚSICA

PROGRAMA DE SEMILLEROS DE MÚSICA

PROGRAMA DE PREBANDAS

PROGRAMA DE SEMILLEROS DE PERCUSIÓN Y CUERDA PULSADA

CONVOCATORIAS

COMUNICACIONES OFICIALES DE DIFUSIÓN Y MOTIVACIÓN PLAN DE ACCIÓN


LISTADOS DE PRESELECCIONADOS

LISTADOS DE SELECCIONADOS

LISTADOS DE ASISTENCIA

INFORMES DE MONTAJES

EVALUACIÓN DE CLASES

REPORTES DE VISITAS A INSTITUCIONES

guardara la tabla de retencion documetal perteneciente a ella, por 5años o hasta que sea actualizada, la nueva version reemplaza laanterior.

Los inventarios bibliograficos elaborados en la biblioteca sedigitalizaran, una vez cumpian los tiempos de retencion en elarchivo de gestion y central , luego se elimina el soporte papel en sutotalidad

Conservar en el archivo de gestión mientras estén vigentes, cuando

aparezca la nueva versión, enivar al archivo central para su

conservación permanente.

Pasado el tiempo de retención en los archivos de gestión y central,

digitalizar y transferir al archivo histórico de la Administración

Municipal de San Luis Antioquia.

de 323

PAPELES DE TRABAJO ( BITÁCORAS, PARTITURAS ENTRE OTROS)

D S SB REGISTROS

520 33 33.13 REGISTROS DE PRÉSTAMO DE INSTRUMENTOS MUSICALES

1 0 X

REGISTROS DE PRÉSTAMO DE INSTRUMENTOS MUSICALES


TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL...

Documents

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