1

ÎMBUNĂTĂŢIREA EFICACITĂŢII ORGANIZAŢIONALE A MEN ŞI A INSTITUŢIILOR SUBORDONATE

PRIN DEZVOLTAREA SISTEMULUI DE CONTROL MANAGERIAL INTERN I. Noua viziune, europeană, asupra controlului în Ministerul Educației și Cercetării Științifice și entitățile subordonate:

I.1. Consideraţiuni privind implementarea legislaţiei europene asupra controlului la MECS și entitățile subordonate:

Termenul „control” privit din perspectiva etimologică, îşi are originile în limba latină, provenind

din alăturarea a două cuvinte: „contra” şi „rolus”; prin acesta se înţelege, în sens larg, „verificarea unui act după original”. Din punct de vedere semantic, prin „control” se înţelege o monitorizare permanentă sau periodică a unei activităţi, a unei situaţii, a unei entităţi, ori a unei structuri dintr-o entitate, pentru a constata evoluţia acesteia şi pentru a lua măsuri de optimizare a proceselor, activităţilor.

În România, până la momentul de debut al demersurilor pentru armonizarea cadrului legislativ naţional, cu aquis-ul comunitar, în vederea aderării la Uniunea Europeană, controlul era organizat obligatoriu în cadrul unor structuri funcţionale specializate (de gestiune, tehnic de calitate, financiar, de stat, etc.). Astfel, organizarea şi exercitarea controlului era aproape exclusiv atributul statului, care impunea şi modul de organizare a ontroalelor din interiorul unităţilor. După 1989, deşi viziunea asupra controlului s-a modificat – concomitent cu baza legală – din păcate mai există situaţii în care controlul este perceput ca un atribut al statului, sau al altor structuri externe.

În fapt, ontrolul trebuie perceput ca una din funcţiile managementului, un atribut al conducerii entităţilor. Acum accentul s-a deplasat asupra controlului intern şi este în sarcina echipelor manageriale şi a fiecărui salariat în parte, să organizeze şi, respectiv, să asigure funcţionarea unor sisteme de control intern / managerial, care să respecte cadrul general stabilit prin prevederile legale, dar astfel încât să se adapteze cât mai bine la specificul entităţii.

În vederea armonizării sistemului legislativ românesc în materia controlului, cu legislaţia comunitară, au fost elaborate mai multe acte normative, dintre care aminitim, în ordine cronologică, următoarele:

O.G. 119 / 1999, privind controlul intern şi controlul financiar preventive, cu modificările ulterioare, modificată prin O.G. nr. 72 / 2001, republicată;

O.M.F.P. nr. 1792 / 2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonantarea si plata cheltuielilor institutiilor publice, precum si organizarea, evidenta si raportarea angajamentelor bugetare si legale;

O.M.F.P. nr. 522 / 2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv, modificate prin O.M.F.P. nr. 1679;

Legea nr. 234/2010 pentru completarea OG nr. 119/1999 privind controlul intern şi controlul financiar preventiv;

OMECS nr. 5607 / 03.11.2015 pentru aprobarea componenţei Comisiei de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică la nivelul Ministerului Educaţiei și Cercetării Științifice.

OSGG nr. 400 / 12.06.2015 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial al entităţilor publice, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, Nr. 444 / 22.06.2015.

În baza tuturor acestor acte normative prezentate anterior şi conform literaturii de specialitate,

conceptul de control intern a fost permanent definit şi redefinit, cel puţin în raport cu două aspecte: - amplificarea numărului de prevederi legislative, norme, normative, reguli şi reglementări,

standarde, care să asigure căile de acţiune pentru utilizarea corespunzătoare a resurselor, în vederea creşterii eficacităţii;

- descentralizarea activităţilor, care a dus la diversificarea acţiunilor şi instrumentelor de control şi la delegarea competenţelor în cadrul aceleiaşi structuri.

2

Astfel, controlul intern este definit conform Codului controlului intern/managerial al entităţilor publice, aprobat prin OSGG nr. 400 / 12.06.2015, ca ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entităţii publice, stabilite de conducere în concordanţă cu obiectivele entităţii, cu reglementările legale şi cu standardele de control intern / managerial, în vederea administrării fondurilor în mod economic, eficient şi eficace; acesta include structurile organizatorice, metodele şi procedurile.

Obiectivele generale ale controlului intern, pot fi sintetizate astfel: - respectarea legii, a reglementărilor şi deciziilor conducerii; - realizarea atribuţiilor entităţii şi atingerea obiectivelor prestabilite, în condiţii de economicitate,

eficienţă, eficacitate şi randament; - protejarea fondurilor publice împotriva pierderilor datorate erorii, risipei, fraudei, sau abuzului; - dezvoltarea, întreţinerea şi funcţionarea unor sisteme de colectare, stocare, prelucrare, actualizare

şi transmitere a datelor şi informaţiilor financiare şi de management, precum şi a unor sisteme de proceduri de utilizare, informare şi raportare a datelor;

I.2. Standardele de control intern/managerial

Un real element de referinţă în evoluţia reglementărilor asupra sistemelor de control intern în unităţile şi instituţiile publice, îl constituie apariţia O.M.F.P. nr. 946 / 2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând standardele de management şi control intern la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial,

Prin acest acet normativ, conducătorii / managerii tuturor entităţilor publice – ordonatori de credite principali, secundari şi terţiari – dobândesc obligaţia de a dispune măsurile necesare pentru elaborarea şi dezvoltarea sistemelor de control intern / managerial pentru fiecare unitate, cu adaptarea la particularităţile cadrului legal, la specificul organizaţional, de finanţare şi de personal. Tot prin acelaşi ordin, sunt aprobate şi un număr de 25 de standarde de control intern / managerial, pe care toate aceste entităţi din sistemul naţional de învăţământ preuniversitar trebuie să le implementeze, pentru ca sistemele proprii de control intern / managerial să fie considerate funcţionale. Odată cu publicarea în Monitorul Oficial al României, Partea I, Nr. 444 / 22.06.2015, a Ordinului Secretarului General al Guvernului Nr. 400 / 12.06.2015, numărul standardelor de control intern-managerial, a fost diminuat la 16, după cum urmează: MEDIUL DE CONTROL

Standardul 1 – Etica şi integritatea Standardul 2 - Atributii, functii, sarcini Standardul 3 - Competenţa, performanţa Standardul 4 - Structura organizatorică

PERFORMANŢE ŞI MANAGEMENTUL RISCULUI Standardul 5 - Obiective Standardul 6 - Planificarea Standardul 7 - Monitorizarea performanţelor Standardul 8 - Managementul riscului

ACTIVITĂŢI DE CONTROL Standardul 9 - Proceduri Standardul 10 - Supravegherea Standardul 11 - Continuitatea activităţii

INFORMAREA ŞI COMUNICAREA Standardul 12 – Informarea şi comunicarea Standardul 13 – Gestionarea documentelor Standardul 14 – Raportarea contabilă şi financiară

EVALUARE ŞI AUDIT Standardul 15 - Evaluarea sistemului de control intern/managerial Standardul 16 - Auditul intern

3

Aceste 16 standarde, care împreună constituie baza Codului controlului intern/managerial,

detaliate şi explicate în cuprinsul OSGG nr. 400 / 12.06.2015 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial al entităţilor publice, sunt aplicabile tuturor entităţilor publice, deci şi unităţilor şi instituţiilor care formează sistemului naţional de învăţământ, precum şi Ministerului Educaţiei şi Cercetării Ştiinţifice.

Sfera controlului intern, aşa cum este acesta detaliat prin standarde, se referă la:

– toate activităţile, programele, procedurile entităţilor publice; – întreg patrimoniul acestora; – întreaga structură organizatorică a fiecărei entităţi; – toţi membrii / salariaţii entităţii.

Controlul intern / managerial trebuie astfel proiectat şi implementat, încât să acţioneze

permanent. În literatura de specialitate identificăm mai multe acţiuni de control intern, aplicabile în

totalitate şi sistemelor de control intern/managerial create la nivelul Ministerului Educației și Cercetării Științifice și a entităților subordonate, pe care le prezentăm schematic în Figura nr. 1. Este evident faptul că, în funcţie de specificul fiecărei entităţi, de situaţiile concrete în care se utilizează acţiunile de control, rezultă un anumit mix, format din toate aceste forme / acţiuni de control intern, ori doar din unele dintre acestea.

Sursa: Prelucrare după: Ghiţă, Marcel „Auditul intern”, Editura Economică, Bucureşti, 2004.

Figura nr. 1: Acţiunile de control intern în cadrul unei entităţi publice

Toate aceste acţiuni de control intern sunt la dispoziţia managementului, însă trebuie aplicate de fiecare salariat. Reprezentantul legal al entităţii este responsabil şi pentru organizarea controlului intern. Acţiunile de control intern pot fi dezvoltate sau reduse, înfiinţate sau anulate, în funcţie de evoluţia riscurilor din entitate şi din afara acesteia. Este esenţial să observăm un paragraf care face parte din consideraţiunile generale inserate în debutul Codului controlului intern-managerial aprobat prin OSGG nr. 400 / 12.06.2015: “Controlul intern/managerial este în responsabilitatea conducătorilor, care au obligaţia de a-l defini, proiecta, implementa şi de a-l perfecţiona continuu. În acest sens, se poate afirma că un conducător care ar încredinţa unor terţi controlul intern-managerial al entităţii, nu îşi va mai îndeplini atribuţiile cu bune rezultate.” Considerăm extrem de importantă această precizare, pentru a veni în întâmpinarea managerilor, cu privire la potenţiale oferte de externalizare a activităţilor de proiectare, implementare a standardelor de control intern/managerial.

INSPECŢIA

CONTROLUL ADMINISTRATIV

CONTROLUL FINANCIAR- CONTABIL

CONTROLUL DE GESTIUNE

(PATRIMONIAL) CONTROL FINANCIAR PREVENTIV

CONTROLUL DE

CALITATE

CONTROLUL

PARTENERIAL

CONTROLUL

IERARHIC

CONTROLUL

MUTUAL

AUTOCONTROL

CONTROLUL INTERN

4

Prevederile legale din ţara noastră, similar aquis-ului comunitar, arată că trebuie realizată o separare netă între demersurile de implementare a controlul intern şi auditul intern. Auditul intern este una dintre formele de control intern, însă pe baza procedurilor de lucru standardizate, acesta evaluează controlul intern şi consiliază managementul, inclusiv în ceea ce priveşte implementarea şi dezvoltarea propriului sistem de control intern / managerial. Important: Auditul intern nu participă la organizarea şi exercitarea controlului intern; auditul intern evaluează sistemele de control intern şi formulează recomandări pentru optimizarea organizării şi funcţionării acestora.

Pentru ca managerii din entităţile publice să înţeleagă bine în ce constă controlul intern/managerial şi instrumentarul cu care operează, este necesar să ştie cum să acţioneze pentru a-l proiecta, reproiecta, implementa, dezvolta, aplica şi evalua. În litera şi spiritul legii, metoda se bazează pe o abordare în funcţie de riscuri ataşate activităţilor entităţii.

În general, există două mari categorii de riscuri: - riscuri generale - riscuri specifice

Astfel, un sistem de control intern-managerial trebuie să cuprindă: instrumente generale de control intern → vizează riscurile generale (referitoare la

funcţionarea entităţii în ansamblul ei); exemplu: chestionare de control intern; instrumente specifice de control intern → vizează riscurile specifice (sunt legate de fiecare

activitate în parte); exemplu: liste de activităţi, liste de riscuri, formulare de alertă la risc. Practic, crearea şi utilizarea unui sistem de control intern / managerial, vizează sintetic

parcurgerea a 5 etape: - evaluarea instrumentelor generale de control intern; - evaluarea instrumentelor specifice de control intern; - analiza raportului între costurile suplimentare şi efectele aşteptate, generate de

implementarea sistemului de control intern; - elaborarea şi aprobarea programului de implementare a sistemului de control intern; - monitorizarea execuţiei programului de implementare a sistemului de control intern.

Important: În practică nu se poate face – şi nu trebuie făcută – o separare între noţiunile / conceptele de „control intern”, „proceduri”, respectiv „managementul riscului”, acestea fiind indisolubil legate, în relaţii de complementaritate şi trebuind să coexiste şi să funcţioneze împreună.

Orice politică de gestionare a riscurilor în interiorul unei entităţi, necesită elaborarea unor

instrumente care să permită concretizarea demersului de control intern. Instrumentele de control intern/managerial se construiesc în baza evaluărilor de risc şi a procedurilor scrise.

Definirea cadrului operaţional reprezintă miza majoră pentru a trece de la teorie la practică. Este vorba despre construirea unui dispozitiv tehnic care sa satisfacă 3 conditii:

– să se subordoneze obiectivelor stabilite de conducere (management); – să se conformeze principiilor generale recunoscute la nivelul UE ; – să se adapteze modului de organizare a entităţii ;

În acest context, un model de proiectare a instrumentarului cu care se operează pentru construirea şi dezvoltarea unui sistem de control intern/managerial se poate prezenta sub forma schemei din figura nr. 2:

5

Figura nr. 2: Instrumentar orientativ de control intern

Din acest instrumentar cu care trebuie să operăm atât la nivelul Ministerului Educației și Cercetării Științifice, cât și al entităților subordonate în virtutea implementării, dezvoltării şi funcţionării sistemelor de control intern / managerial, facem unele succinte referiri la procedurile de lucru – ca instrument de control intern.

Noţiunea de “procedură” este indisolubil legată de aceea de “control intern”. În fapt, procedurile fac parte din instrumentele controlului intern; altfel spus, controlul intern operează cu proceduri. Important: Procedura = totalitatea paşilor ce trebuie urmaţi, a metodelor de lucru stabilite şi a regulilor de aplicat, în vederea executării oricărei activităţi, operaţiuni sau sarcini de lucru. Procedura = înlănţuire de sarcini realizate în cadrul unui proces conform unor reguli predefinite. Este caracterizată de un element generator şi de o finalitate. Pentru sistematizarea noţiunilor folosite, iată câteva modalităţi de a le defini: Ciclu = ansamblu coerent de procese. Proces = ansamblu de activităţi realizate de diferite elemente structurale, care participă la ea şi produc un rezultat comun. Activitatea = executarea de către o entitate operaţională (compartiment, angajat din cadrul compartimentului) a unui ansamblu de operaţiuni / acţiuni, care nu pot fi disociate Operatiunea / acţiunea = componentă indisociabilă a unei sarcini de lucru.

Observaţie: gradul de complexitate al demersurilor de muncă, creşte în ordinea: operaţiune - activitate – proces – ciclu. În activitatea de la nivelul unei entități publice, pot fi identificate cu uşurinţă multe exemple de proceduri, utilizate efectiv în practică, chiar dacă persoanele implicate în aceste demersuri, nu le-au perceput ca atare şi procedurile nu au fost materializate în formă scrisă:

procedura de organizare şi desfăşurare a concursurilor pentru ocuparea posturilor didactice vacante;

procedura de evaluare a performanţelor profesionale ale personalului; procedura de calcul a drepturilor salariale; procedura de inventariere; procedura de organizare şi exercitare a controlului financiar preventiv; proceduri de atribuire a contractelor de achiziţie publică, etc., etc., etc.

Instrumentarul de

Control intern

1.Obiectivele -stabilite -cunoscute în prealabil. - S.M.A.R.T.

5.Procedurile -operaţionale -decizionale -jurisdicţionale Pot fi instrum. reale de control

6.Controlul -compararea rezultatelor cu obiectivele -sesizarea abaterilor

4.Organizarea -necesită o cunoaştere bunăa funcţionării entităţii

3.Sistem ul informaţional

-se referă la toate activităţile -reflectă obiectivele

2.Mijloacele -umane -materiale -financiare

6

Fig. 3. Cele şapte cerinţe importante, pentru ca procedurile să fie instrumente viabile de control intern: Argumente în favoarea elaborării şi utilizării procedurilor operaţionale: - pentru că aşa prevede legislaţia; - pentru a se putea crea un sistem de control intern adaptat şi funcţional; - pentru a se putea institui un sistem de management al riscului, care să permită estimarea şi protecţia contra riscurilor; - pentru ca managementul unităţii să poată evalua corect şi uşor gradul de atingere a obiectivelor propuse, respectarea legilor, precum şi evoluţia personalului. Modelul de procedură operaţională pe care legiuitorul îl are în vedere pentru entităţile publice şi macheta acesteia ca instrument de lucru în domeniul dezvoltării instrumentelor de management financiar şi control, este reglementat în Anexa Nr. 2 la OSGG nr. 400 / 12.06.2015 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial al entităţilor publice, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, Nr. 444 / 22.06.2015: Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după caz, a reviziei în cadrul

ediţiei procedurii operaţionale Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii operaţionale Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din cadrul ediţiei

procedurii operaţionale Scopul procedurii operaţionale -Stabileşte modul de realizare a activităţii, compartimentele şi persoanele implicate; -Dă asigurări cu privire la existenţa documentaţiei adecvate derulării activităţii; -Asigură continuitatea activităţii, inclusiv în condiţii de fluctuaţie a personalului; -Sprijină auditul şi/sau alte organisme abilitate în acţiuni de auditare şi/sau control, iar pe manager, în luarea deciziei; -Alte scopuri specifice procedurii operaţionale Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale -Precizarea (definirea) activităţii la care se referă procedura operaţională; -Delimitarea explicită a activităţii procedurate în cadrul portofoliului de activităţi desfăşurate de entitatea publică; -Listarea principalelor activităţi de care depinde şi/sau care depind de activitatea procedurată; -Listarea compartimentelor furnizoare de date şi/sau beneficiare de rezultate ale activităţii procedurate; listarea compartimentelor implicate în procesul activităţii. Documente de referinţă (reglementări) aplicabile activităţii procedurate Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura operaţională Descrierea procedurii operaţionale Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii Anexe, înregistrări, arhivări

Aplicat

Cunoscute

Actualizate regulat

Simple, complete, precise, adaptate obiectului

Să fie precizate în documente scrise

Să fie integrate în componentele sistemului de organizare a entităţii

Să fie definite pentru fiecare activitate care se desfăşoară în cadrul entităţii publice

7

I.3. Demersuri practice pentru implementarea standardelor de control intern/managerial în entitățile publice

În vederea aplicării cadrului normativ instituit prin actele normative amintite, la nivelul

Ministerului Educației și Cercetării Științifice și al unităților / instituțiilor subordonate trebuie să se întreprindă anumite demersuri, să se creeze anumite structuri funcţionale, să se întocmească unele documente, astfel încât cerinţele standardelor de control intern/managerial să fie respectate şi să dobândească şi un sens practic pentru entitate. Pot fi elaborate o mare varietate de modalităţi practice de abordare a prevederilor legale, în special având în vedere specificul fiecărei entităţi. Chiar şi legiuitorul, în art. 2 alin. (1) al OSGG nr. 400 / 12.06.2015 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial al entităţilor publice, pe lângă obligativitatea pentru fiecare conducător de entitate publică de a crea cadrul necesar şi de a dispune măsurile necesare pentru elaborarea şi dezvoltarea unui sistem propriu de control intern / managerial, inclusiv a procedurilor de lucru formalizate pe activităţi, a accentuat şi aspectul de creativitate, de specificitate a acestora, date tocmai de particularităţile cadrului legal de organizare şi funcţionare a fiecărei entităţi. Însă ceea ce este esenţial, constă în proiectarea, elaborarea şi dezvoltarea acestor sisteme de control intern/managerial, astfel încât să fie funcţionale în structura organizatorică a unităţii şi să asigure respectarea standardelor de control intern/managerial aprobate şi a tuturor obligaţiilor legale ale entităţilor şi ale conducătorilor acestora. Atâ conducătorii de entităţi publice, cât mai ales coordonatorii de direcții generale, direcții, servicii, compartimente şi personalul angajat, trebuie să-şi asume, în ceea ce priveşte proiectarea, implementarea şi funcţionarea sistemelor de control intern / managerial, principiul că fiecare salariat răspunde de propriul control intern. Pentru organizarea / reorganizarea propriului sistem de control intern/managerial, conducătorii de entităţi publice nu trebuie să prefere implicarea externă, ci responsabilitatea aceasta i-a fost transferată în totalitate managerului general. Prezentăm în continuare un model privind etapele, demersurile de instituire a cadrului de implementare a sistemului de control intern/managerial la nivelul unei entităţi publice, cu precizarea standardelor la îndeplinirea cărora contribuie fiecare demers / document: 1. Emiterea unui ordin de ministru / act administrativ de decizie (de către conducătorul entității publice) prin care să se constituie structura cu atribuţii în monitorizarea, coordonarea şi îndrumarea metodologică a implementării şi / sau dezvoltării sistemului de control intern / managerial (denumită în continuare comisia de monitorizare):

o Baza legală: art. 3 alin. 1 şi 2 din OSGG Nr. 400 / 2015; În anexa 1 la prezentul material se găsește un exemplu de decizie de constituire a unei comisii de

monitorizare, la nivelul unei entități subordonate ministerului. Tot în această etapă, prin același fel de demers practice, se constituie echipa de gestionare a riscurilor, denumită în continuare E.G.R., cu rol în coordonarea şi centralizarea datelor referitoare la analiza riscurilor, respectiv a registrelor de risc pe direcții generale, direcții, servicii, compartimente, în vederea elaborării registrului de riscuri pe entitate.

2. Elaborarea şi aprobarea de către conducătorul entității publice, a Programului de dezvoltare a sistemului de control intern / managerial – Program SCM - (care se revizuieşte anual, sau de câte ori este nevoie); acesta trebuie să conţină: obiective, acţiuni, persoanele responsabile, termenele de realizare a acţiunilor.

o conform art. 2 alin. 1 şi 2 din OSGG Nr. 400 / 2015; o conform art. 2 alin. 3 din OSGG Nr. 400 / 2015 – în Program se include şi o secţiune

aparte, care detaliază acţiunile de perfecţionare profesională pentru personalul de conducere şi de execuţie;

Pornind de la programul similar al Ministerului Finanţelor Publice, existent pe site-ul acestei instituţii, în anexa nr. 2 este prezentat şi un model de Program de dezvoltare a sistemului de control intern / managerial, care poat fi cu uşurinţă adaptat pentru a fi utilizat în orice entitate publică.

8

3. Programele SCMI + Deciziile de constituire / modificare a Comisiilor de monitorizare → se

transmit la entitatea publică ierarhic superioară anual, la termenele stabilite - nu mai târziu de 15 martie a fiecărui an.

o conform art. 4 alin. 1 din OSGG Nr. 400 / 2015;

4. Semestrial / anual, se transmit la entitatea publică ierarhic superioară (la termenele stabilite), informări referitoare la:

- stadiul implementării SCM - situaţii deosebite întâmpinate

o conform art. 4 alin. 2 din OSGG Nr. 400 / 2015;

5. În vederea proiectării, implementării şi dezvoltării propriului sistem de control intern / managerial, se impune adoptarea unor măsuri, întocmirea unor documente. Documentele la care se face referire în continuare, trebuie întocmite de către fiecare structură din organigrama M.E.C.S. sau entitate subordonată.

5.1. Stabilirea obiectivelor generale şi specifice:

Obiectivele identificate trebuie să fie conforme cu obiectivele din documentele de proiectare managerială, respectiv cu actele legale de înfiinţare a acestor unităţi; să respecte pachetul de cerinţe S.M.A.R.T., adică să fie Specifice, Măsurabile, posibil de Atins, Realiste şi în Termen); prin definirea corectă a obiectivelor generale și specifice, este vizată implementarea standardelor 4 – Structura organizatorică și 5 – Obiective. 5.2. Stabilirea activităţilor şi acţiunilor pentru realizarea obiectivelor :

Fiecare compartiment structural din organigrama entității, îşi va elabora documentul numit Lista obiectivelor şi activităţilor, în care trebuie cuprinse toate activităţile (detaliate pe acţiuni), pe care salariaţii compartimentului, le exercită, în virtutea îndeplinirii obiectivelor. Este evident faptul că aceasta reprezintă o detaliere a fişei postului. Macheta documentului poate avea forma de mai jos.

Nr. crt.

Obiectiv Activităţi Acţiuni

0. 1. 2. 3.

1.

Acest document reprezintă o probă asupra implementării standardelor 2 – Atribuții, funcții, sarcini; 4 – Structura organizatorică și 11 – Continiitatea activității. 5.3. Identificarea riscurilor şi disfuncţionalităţilor care pot afecta realizarea obiectivelor În continuare, compartimentele elaborează documentul Lista de identificare a riscurilor în cuprinsul căruia, fiecărei activităţi, i se ataşează unul sau mai multe riscuri potenţiale, precum şi cauzele apariției acestora. Documentul poate avea tot formă tabelară, după modelul de mai jos: Nr. crt.

Obiectiv Activităţi Riscuri Cauze

0. 1. 2. 3. 4. 1.

După realizarea Listei de identificare a riscurilor, compartimentele structural – funcţionale întocmesc registrele de riscuri pe compartimente şi le predau membrilor E.G.R. Pe parcursul activităților practice ale cursului, se va realiza un exemplu de completare a unui registru de risc. Echipa centralizează

9

aceste documente şi întocmeşte registrul riscurilor pe entitate. Important este că evaluarea riscurilor trebuie realizată annual, sau de câte ori se impune. Standardele pentru care realizarea acestor documente reprezintă probă a implementării sunt: 2 – Atribuții, funcții, sarcini; 6 – Planificarea și 8 – Managementul riscului. 5.4. Stabilirea modalităţilor de dezvoltare a S.C.I.M.:

În cadrul C.M. se evaluează variante, se discută posibilităţile de aplicare a instrumentelor de control intern / managerial şi se stabilesc modalităţile concrete de dezvoltare a S.C.I.M., adaptate specificului entității publice şi pornind de la documentele manageriale existente. Printre aceste demersuri se numără: actualizarea R.O.I. şi a R.O.F.; actualizarea fişelor posturilor, în funcţie de listele de acţivităţi întocmite; realizarea a unui arbore a activităţilor, prin asocierea fiecărui compartiment din organigramă, a activităţilor pe care le-a cuprins în lista de activităţi; codificarea procedurilor de lucru şi stabilirea persoanelor responsabile cu elaborarea şi revizuirea procedurilor, din cadrul compartimentelor;

Nr. crt.

Obiectiv Activităţi Cod procedură Responsabil Prioritizare

0. 1. 2. 3. 4. 5. 1.

Standardele avute în vedere sunt: 2 – Atribuții, funcții, sarcini; 6 – Planificarea. 5.5. Inventarierea documentelor, a fluxurilor de informaţii, a proceselor şi a modului de comunicare între structurile entităţii şi cu alte entităţi Fiecare compartiment structural identifică, pentru fiecare activitate inventariată, atât documentele de intrare şi de ieşire, cât şi toate procesele care au loc la nivelul compartimentului, asupra acestor documente, sau fără legătură cu acestea, ci doar cu activitatea în sine. În finalul acestei etape, la nivelul fiecărui compartiment trebuie să fie întocmit documentul tabelar, care poate avea forma de mai jos: Nr. crt.

Activitatea Documentele de intrare

Conţinutul procesării Documentele de ieşire

0. 1. 2. 3. 4. 1.

Completarea documentului vizează implementarea standardelor: 8 – Managementul riscului și 13 – Gestionarea documentelor. 5.6. Stabilirea unui sistem de monitorizare a desfăşurării acţiunilor şi activităţilor: Este un proces extrem de important, deoarece în această etapă se creează, se instituie indicatorii de rezultat şi / sau indicatorii de performanţă pentru fiecare dintre activităţile derulate de compartimentele structurale. Aceşti indicatori, vor permite caracterizarea tuturor activităţilor şi acţiunilor care trebuie derulate de către fiecare compartiment, din punct de vedere al structurii, al compoziţiei acestora, al gradului de realizare, al schimbărilor lor în timp, dar şi al conexiunilor cu celelalte activităţi / acţiuni ale aceluiaş compartiment sau ale celorlalte. Practic, indicatorii de rezultat şi de performanţă, trebuie să fie astfel construiţi, încât să fie clar exprimaţi, să definească corect rezultatele / nivelul de performanţă la care trebuie să se situeze o activitate la punctul său final, să poată fi cuantificaţi în expresie numerică (unde este cazul). Un model a documentului care poate fi întocmit la nivelul compartimentelor, este prezentat mai jos. Observaţie: La procesul de construire a sistemului de indicatori pe activităţi, se poate avea în vedere şi procedura de evaluare a performanţelor salariaţilor, astfel încât monitorizarea desfăşurării activităţilor / acţiunilor, conform rezultatelor / performanţelor, să fie unul dintre criteriile care să stea la baza evaluării

10

anuale a personalului. Însă este obligatoriu ca monitorizarea rezultatelor prin intermediul indicatorilor, să se constituie într-un instrument real de control intern, la momentul autocontrolului, la nivelul fiecărui post, respectiv al fiecărui compartiment. Obiective / Activităţi

Rezultate aşteptate

Indicatori de rezultat şi / sau de

performanţă

Resurse Responsabili Termen

0. 1. 2. 3. 4. 5. 1.

Standardele avute în vedere sunt: 3 – Competența, performanța; 15 – Evaluarea sistemului de control intern/managerial. 5.7. Autoevaluarea realizării obiectivelor generale / specifice şi îmbunătăţirea SCIM Această etapă reprezintă pasul consecutiv, în succesiune logică, permiţând efectiv compararea nivelurilor faptice atinse ale indicatorilor, cu nivelurile teoretice stabilite în etapa anterioară. Se constituie, practic, într-un proces de autoevaluare a nivelului de performanţă atins de fiecare salariat şi compartiment, în realizarea sarcinilor de serviciu (sarcini materializate în activităţile din lista de activităţi). Autoevaluarea poate avea la bază un document ca în macheta următoare și are tangență cu standardele: 3 – Competența, performanța; 7 – Monitorizarea performanțelor și 15 – Evaluarea sistemului de control intern/managerial.. Obiective / Activităţi

Rezultate aşteptate

Valori realizate Indicatori de

rezultat şi / sau de performanţă

Resurse Responsabili Termen

0. 1. 2. 3. 4. 5. 1

5.8. Elaborarea manualului de proceduri pentru activităţile entităţii, în baza tuturor etapelor anterioare Odată parcurse toate etapele la care am făcut referire anterior, fiind întocmite documentele descrise, compartimentele structurale ale unităţii de învăţământ pot trece la elaborarea procedurilor scrise pentru activităţile ce se desfăşoară la nivelul entităţii. Observaţie: Unele păreri eronate întâlnite în practică, referitor la elaborarea procedurilor operaţionale:

- Elaborarea procedurilor nu este necesară; - Procedurile operaţionale ar trebui elaborate de instituţia ierarhic superioară şi să fie

transmise tuturor; - C.M. ar trebui să elaboreze procedurile scrise; - Nu ar trebui să fie obligatorii procedurile, din moment ce există legi, ordine, norme,

normative, metodologii, care arată cum să se desfăşoare activităţile la nivelul entităților publice;

- Controlul intern înseamnă să ai proceduri scrise, etc.

Toate aceste opinii, critici, păreri cu privire la implementarea standardelor de control intern / managerial şi, în principal, la necesitatea elaborării procedurilor scrise, denotă necunoaşterea literei legii şi o neînţelegere a spiritului legii în această materie. Elaborarea procedurilor reprezintă doar o mică parte din tot procesul de proiectare, implementare şi dezvoltare a propriului sistem de control intern / managerial la nivelul Ministerului Educației și Cercetării Științifice și al entităților subordonate, descrisă de unul dintre cele 16 standarde de control intern – Standardul 9 – Proceduri. Procedurile operaţionale scrise nu pot fi elaborate de către o altă entitate, chiar superioară, pentru că trebuie să fie adaptate

11

specificului fiecărei instituții, trebuie să facă referire directă şi nemijlocită la structura funcţională a acesteia şi la structura de personal, să particularizeze sarcinile de serviciu şi activităţile pe fiecare salariat / post din cadrul compartimentelor structurale, să asigure separaţia sarcinilor şi să fie şi expresia viziunii manageriale a managerului. Deasemenea, procedurile nu pot fi elaborate de C.M., din două motive: în primul rând, procedurile (şi toate demersurile de control intern) trebuie realizate de salariaţii din cadrul compartimentelor funcţionale, care îşi cunosc cel mai bine activităţile şi specificul acestora, iar în al doilea rând, C.M. are doar rol de monitorizare, îndrumare metodologică şi de coordonare în domeniul controlului intern / managerial. Faptul că legiuitorul emite acte normative, metodologii, regulamente, ş.a., creează doar cadrul general, legal al organizării şi desfăşurării activităţilor reglementate. Practic, rolul tuturor demersurilor de implementare şi aplicare a standardelor de control intern / managerial – inclusiv în ceea ce priveşte elaborarea şi utilizarea procedurilor operaţionale scrise - este de a traduce la nivelul instituţiei, de a particulariza la nivel de compartiment și post din organigrama unei entități, ceea ce normele legale reglementează cu titlu general. II. Posibilități de îmbunătățire a eficienței organizaționale a MECS. și a entităților subordonate, prin implementarea standardelor de control intern/managerial Pentru o mai sintetică familiarizare cu Codul controlului intern pentru entităților publice aprobat prin Ordinul Secretarului General al Guvernului nr. 400 / 12.06.2015, prezentăm o structură a actului normativ, așa cum a fost publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, Nr. 444 / 22.06.2015:

- Ordinul pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial al entităților publice; - Anexa Nr. 1 – Codul controlului intern/managerial al entităților publice – Standardele de

control intern/managerial la entitățile publice o I. Considerații generale

1. Conceptul de control intern/managerial 2. Scopul și definirea standardelor de control intern/managerial

o II. Lista standardelor de control intern/managerial la entitățile publice (16 standarde)

o III. Glosar de termeni - Anexa Nr. 2 – Procedura operațională

o Macheta – model de procedură operațională o Precizări cu privire la modelul de procedură operațională

- Anexa Nr. 3 – Situație centralizatoare semestrială / anuală privind stadiul implementării și dezvoltării sistemului de control intern/managerial la data de ...

o Capitolul I – Informații generale o Capitolul II – Stadiul implementării standardelor de control intern/managerial, conform

rezultatelor autoevaluării la data de 31 decembrie 20... - Anexa Nr. 4 – Instrucțiuni privind întocmirea, aprobarea și prezentarea raportului asupra

sistemului de control intern/managerial o 1. Prevederi generale o 2. Conținutul raportului o 3. Aprobarea și prezentarea raportului

- Anexa Nr. 4.1. la instrucțiuni – Chestionar de autoevaluare a stadiului de implementare a standardelor de control intern/managerial

- Anexa Nr. 4.2. la instrucțiuni – Situația sintetică a rezultatelor autoevaluării - Anexa Nr. 4.3. la instrucțiuni – Raport asupra sistemului de control intern/managerial la

data de 31 decembrie 20...

Prezentăm în cele ce urmează o abordare privitoare la modalități prin care asumarea aplicării standardelor de control intern/managerial poate facilita optimizarea eficacității manageriale la nivelul ministerului și a entităților din subordinea acestuia.

12

STANDARDUL 1 ETICA ŞI INTEGRITATEA

Descrierea standardului În cadrul Ordinului 400/2015, standardul etică este descris astfel: conducerea şi salariaţii entităţii publice cunosc şi susţin valorile etice şi valorile organizaţiei, respectă şi aplică reglementările cu privire la etică, integritate, evitarea conflictelor de interese, prevenirea şi raportarea fraudelor, actelor de corupţie şi semnalarea neregularităţilor. Cerinţe generale Conducerea entităţii publice sprijină şi promovează, prin deciziile sale şi prin puterea exemplului personal,

valorile etice, integritatea personală şi profesională a salariaţilor. Conducerea entităţii publice adoptă un cod de etică și conduită, dezvoltă şi implementează politici şi

proceduri privind integritatea, valorile etice, evitarea conflictelor de interese, prevenirea şi raportarea fraudelor, actelor de corupţie şi semnalarea neregularităţilor.

Conducerea entităţii publice înlesneşte comunicarea deschisă de către salariaţi a preocupărilor acestora în materie de etică şi integritate, prin crearea unui mediu adecvat.

Acţiunea de semnalare de către salariaţi a neregularităţilor trebuie să aibă un caracter transparent pentru eliminarea suspiciunii de delaţiune şi trebuie privită ca exercitarea unei îndatoriri profesionale.

Salariaţii care semnalează neregularităţi de care, direct sau indirect, au cunoştinţă sunt protejaţi împotriva oricăror discriminări, iar managerii au obligaţia de a întreprinde cercetările adecvate, în scopul elucidării celor semnalate, şi de a lua, dacă este cazul, măsurile ce se impun.

Conducerea şi salariaţii entităţii publice au o abordare pozitivă faţă de controlul intern/managerial, a cărui funcţionare o sprijină în mod permanent.

Referinţe principale: Legea nr. 477/2004 privind Codul de conduită a personalului contractual din autorităţile şi instituţiile publice; Codul de conduită al entităţii publice; Legea nr. 7/2004 privind Codul de conduită a funcţionarilor publici, republicată; Legea nr. 1/2011 a educației cu modificările şi completările ulterioare; Legea nr. 78/2000 pentru prevenirea, descoperirea şi sancţionarea faptelor de corupţie, cu modificările şi

completările ulterioare; Legea nr. 115/1996 privind declararea şi controlul averii demnitarilor, magistraţilor, funcţionarilor publici şi a

unor persoane cu funcţii de conducere, cu modificările şi completările ulterioare; Legea nr. 161/2003 privind unele măsuri pentru asigurarea transparenţei în exercitarea demnităţilor publice,

a funcţiilor publice şi în mediul de afaceri, prevenirea şi sancţionarea corupţiei, cu modificările şi completările ulterioare;

Legea nr. 176/2010 privind integritatea în exercitarea funcţiilor şi demnităţilor publice, pentru modificarea şi completarea Legii nr. 144/2007 privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea Agenţiei Naţionale de Integritate, precum şi pentru modificarea şi completarea altor acte normative, cu modificările ulterioare;

Legea nr. 251/2004 privind unele măsuri referitoare la bunurile primite cu titlu gratuit cu prilejul unor acţiuni de protocol în exercitarea mandatului sau a funcţiei;

Legea nr. 571/2004 privind protecţia personalului din autorităţile publice, instituţiile publice şi din alte unităţi care semnalează încălcări ale legii;

Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;

Hotărârea Guvernului nr. 215/2012 privind aprobarea Strategiei naţionale anticorupţie pe perioada 2012 - 2015, a Inventarului măsurilor preventive anticorupţie şi a indicatorilor de evaluare, precum şi a Planului naţional de acţiune pentru implementarea Strategiei naţionale anticorupţie 2012 – 2015;

Strategia anticorupție pe domeniul educație. Criterii generale de evaluare a stadiului implementării standardului

A fost comunicat personalului un cod de conduită, care stabileşte reguli de comportament etic în realizarea atribuţiilor de serviciu, aplicabil atât personalului de conducere, cât şi celui de execuţie din cadrul compartimentului?

Salariaţii beneficiază de consiliere etică şi li se aplică un sistem de monitorizare a respectării normelor de conduită?

13

Dintre condițiile care pot face ca acest standard să fie considerat implementat la un nivel cel puțin conform enumerăm următoarele: 1. Să existe un cod de etică la nivelul instituției. Prin legea nr. 7/2004 privind Codul de conduită a funcţionarilor publici, republicată și Legea nr. 477/2004 prin privind Codul de conduită a personalului contractual din autorităţile şi instituţiile publice sunt stabilite coordonatele generale referitoare la conduita funcționarului public și a personalului contractual în instituțiile publice. Cu toate acestea, orice entitate publică poate și este util să își definească propriul cod de etică pe baza actelor normative menționate și pe baza altor dispoziții prevăzute în diverse acte normative subsecvente, cum este spre exemplu Ordinul MECTS nr. 5530/2011 privind regulamentul cadru de organizare și funcționare a inspectoratelor școlare. Codurile de etică elaborate la nivelul entității publice (minister, inspectorat școlar, unități conexe etc.) nu subrogă prevederile actelor normative referitoare la acest domeniu și nici nu trebuie să copieze sau să dubleze prevederile acestora. Codurile de etică au menirea de a individualiza cultura organizațională a entităților respective și de a comunica valorile etice la care acea entitate adera în mod primordial. Astfel, pentru asigurarea implementării standardului 1 din codul controlului intern managerial trebuie alcătuit un cod de etică propriu care ar trebui să aibă următoarele caracteristici: să fie exprimat într-un limbaj simplu și explicativ, evitându-se riscul crescut, când vine vorba de etică, de a fi

o înșiruire de sloganuri. să aibă o structură clară și sistematică care să conțină un set de valori, principiile prin care sunt enunțate

aceste valori și reguli de comportament care transpun fiecare dintre aceste principii. să fie elaborate de către personalul entității sub îndrumarea, dacă este cazul, al unui specialist în etică.

Format cod de etică: Antet instituție .... titlu: Cod de etica și conduită profesională al ........(numele entității) ....... Preambul: ...... la această secțiune se prezintă necesitatea existenței unui cod de etică și temeiul legal și cutumele pe care codul de etică se bazează. Capitolul 1: ..... la acest capitol se precizează rolul codului de etică și aspectee metodologice ale structurii codului de etică. Capitolul 2: ....... Cu capitolul 2 începe propriu-zis conținutul codului de etică, în cadrul acestui capitol sunt enumerate valorile. Referitor la valori, acestea trebuie exprimate printr-un singur cuvânt sau o expresie de exemplu: responsabilitate, integritate, profesionalism, grija pentru copii. Fiecare valoare este exprimată prin-un principiu, iar în acest capitol sunt enumerate principiile subsecvente valorilor. Principiile se formulează printr-o singură frază, de exemplu: Principiul profesionalismului: Toate atribuţiile de serviciu care revin personalului şi colaboratorilor Ministerului trebuie îndeplinite cu maximum de eficienţă şi eficacitate, conform competenţelor deţinute şi în cunoştinţă de cauză în ceea ce priveşte reglementările legale. Numărul valorilor și al principiilor subsecvente trebuie să fie unul limitat, preferabil nu mai mult de 4-5, pentru a putea fi reținute și urmate. ……. Capitolele următoare din codul de etică sunt reprezentate de fiecare principiu luat separat pentru care se definesc regulile de comportament prin care este aplicat în cadrul entității acel principiu. de exemplu: Capitolul x: "Integritatea"

14

Reguli de comportament prin care se aplica integritatea în cadrul entități publice: În relaţia cu publicul, cu colegii din instituţie sau din cadrul altor organizaţii sau sfere profesionale, precum şi cu superiorii ierarhici, personalul şi colaboratorii entității publice trebuie să adopte o atitudine bazată pe respect - o atitudine imparţială, nediscriminatorie, deschisă şi diligentă. Conflictele de interese Personalul şi colaboratorii entității publice au datoria legală, morală şi profesională de a se asigura că în timpul exercitării activităţii nu se află în conflict de interese sau într-o situaţie de incompatibilitate, aşa cum sunt definite acestea în legislaţia actuală şi în spiritul acestui cod de etică. În cazul în care intervine o situaţie de conflict de interese sau incompatibilitate, personalul şi colaboratorii entității trebuie să sesizeze în scris, în maximum 7 zile lucrătoare de la apariţia situaţiei de conflict de interese sau stării de incompatibilitate, superiorii ierarhici. în astfel de situaţii, managementul entității are obligaţia de a se asigura, prin măsuri instituţionale, că a fost evitat conflictul de interese sau incompatibilitatea declarate, fără a aduce atingere demnităţii persoanei şi drepturilor profesionale şi contractuale ale celui care face obiectul conflictului de interese, respectiv incompatibilităţii sesizate. Cadourile, atenţiile şi materialele cu caracter promoțional Personalului entității publice îi este interzis să solicite şi să primească cadouri, servicii, favoruri, invitaţii sau alte asemenea. .......... Ultima secțiune a codului de etică este reprezentată de “Dispoziții Finale“ in cadrul acestei secțiuni se menționează termenul de la care intră în vigoare, actele normative cu care are intră în corespondență codul de etică, modul de aplicare. 2. Desemnarea consilierului de etică: Conform Legii 7/2004 entitatea trebuie să desemneze un consilier de etică prin decizie a conducătorului entității, însă este preferabil ca acesta să aibă suportul colegilor, să se bucure de reputație în rândul colegilor și să fie o persoană asupra căreia nu există suspiciuni privind integritate. Rolul consilierului de etică Principalele atribuții ale consilierului de etică sunt: acordă consultanță și asistență funcționarilor publici sau personalului contractual cu privire la respectarea

normelor de conduită; monitorizează aplicarea prevederilor codului de conduită în cadrul instituției publice; întocmește și transmite rapoarte trimestriale/semestriale privind respectarea normelor de conduită de către

funcționarii publici. organizează sesiuni de formare în domeniul eticii pentru angajații entității.

Consilierului de etică trebuie să i se acorde un program periodic pentru îndeplinirea atribuției de acordare de consultanță și asistență funcționarilor publici sau personalului contractual cu privire la respectarea normelor de conduită. De asemenea, pentru acest program, consilierul de etică trebuie să dispună de un birou adecvat pentru a îndeplini această atribuție în condiții de confidențialitate. 3. Elaborarea unor proceduri de sistem prin care se implementează prevederile codului de etică Implementarea standardului se completează cu elaborarea unei proceduri privind semnalarea neregularităților și a unei privind conflictul de interese și incompatibilitățile.

15

STANDARDUL 2 ATRIBUȚII, FUNCȚII, SARCINI

Descrierea standardului. Managementul oricărei entitati publice trebuie să asigure întocmirea și actualizarea permanentă a

documentelor privind misiunea entitatii publice, a regulamentelor interne și a fișelor posturilor, pe care le comunică tuturor angajatilor.

Cerinte generale Regulamentul de organizare și funcționare al oricărei entității publice cuprinde în totalitate sarcinile entității,

rezultate din actul normativ care guvernează și legiferează modul de organizare și functionare al entității respective, precum si din alte acte normative. Regulamentul de organizare și funcționare al oricărei entității publice acesta se comunica salariatilor si se publică pe pagina de internet a entitatii publice.

Toții salariați trebuie să cunoască misiunea încredintata entitatii, obiectivele și atribuțiile entitatii publice și ale compartimentului din care salariatul face parte, rolul sau în cadrul compartimentului, stabilit prin fișa postului, dar și obiectivele postului pe care il ocupa.

Managerii fiecărui compartiment al entității publice au obligația de a întocmi și de a actualiza, ori de cate ori este cazul, fisele posturilor pentru personalul din subordine.

Toate sarcinile prevăzute în fișele posturilor trebuie să fie clar formulate și străns relaționate cu obiectivele postului, astfel încat să se realizeze o deplină concordanță între conținutul sarcinilor și conținutul obiectivelor postului. Managementul fiecărui compartiment al entității publice trebuie să identifice sarcinile noi și dificile ce revin salariaților și să le acorde sprijin în realizarea acestora.

Acțiunile principale în ceea ce privește implementarea standardului nr. 2 ,,Atribuții, Funcții, Sarcini,, prevăd: elaborarea respectiv actualizarea documentelor privind misiunea și atribuțiile structurilor organizatorice ale

entității publice; informarea întregului personal al entității publice în legătură cu actualizarea documentelor care au fost

modificate /actualizate periodic in ceea ce privește misiunea și atribuțiile structurilor organizatorice; determinarea funcțiilor entității publice; determinarea atribuțiilor generale ale entității publice; determinarea atribuțiilor la nivelul structurilor de specialitate; concordanța între funcțiile și atribuțiile generale și specifice ale entității publice; determinarea sarcinilor la nivelul posturilor în funcție de nivelul de calificare a postului; sarcinile, atribuțiile asociate posturilor sunt stabilite în deplină concordanță cu competențele decizionale

necesare realizării acestora. Referinte principale:

Legea nr. 53/2003, Codul muncii, republicată, cu modificările și completările ulterioare; Legea nr. 90/2001 privind organizarea și funcționarea Guvernului Romaniei și a ministerelor, cu modificarile

si completarile ulterioare; Legea nr. 188/1999 privind Statutul funcționarilor publici, republicată, cu modificările și completarile

ulterioare; Legea administrației publice locale nr. 215/2001, republicată, cu modificările și completările ulterioare; Legea nr. 365/2004 pentru ratificarea Convenției Natiunilor Unite impotriva coruptiei, adoptata la New York la

31 octombrie 2003; Ordonanța de urgenta a Guvernului nr. 11/2004 privind stabilirea unor măsuri de reorganizare în cadrul

administrației publice centrale, aprobată cu modificările și completările prin Legea nr. 228/2004, cu modificarile și completările ulterioare;

Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 64/2003 pentru stabilirea unor masuri privind înființarea, organizarea, reorganizarea sau funcționarea unor structuri din cadrul aparatului de lucru al Guvernului, a ministerelor, a altor organe de specialitate ale administratiei publice centrale si a unor institutii publice, aprobata cu modificari prin Legea nr. 194/2004, cu modificările ulterioare;

Hotararea Guvernului nr. 611/2008, pentru aprobarea normelor privind organizarea si dezvoltarea carierei funcționarilor publici, cu modificările și completările ulterioare;

16

Hotararea Guvernului nr. 2.288/2004 pentru aprobarea repartizării principalelor funcții de sprijin pe care le asigură ministerele, celelalte organe centrale și organizațiile neguvernamentale privind prevenirea și gestionarea situațiilor de urgență;

actul normativ de organizare și funcționare a entității publice; alte reglementări în domeniul muncii.

Documente specifice elaborate în cadrul Standardului 2 Atribuții, Funcții, Sarcinii .

Regulamentul Intern este considerat cel mai de valoare instrument la îndemăna angajatorilor în raporturile

acestora cu salariatii lor. În comparație cu prevederile din legislatia muncii sau din contractele colective de munca, care sunt de cele

mai multe ori suficient de restrictive si de incomode pentru angajatori, Regulamentul Intern reprezintă un instrument fexibil, aflat la dispozitia angajatorului, prin care acesta poate să impună, în mod unilateral, reguli de comportament pentru salariați, sancțiuni si măsuri de organizare a muncii care să corespundă exigențelor sale și să îi permită reglementarea anumitor aspecte sensibile în relația cu salariații.

Regulament Intern insă pentru a fi considerat un document eficient trebuie să fie redactat lizibil si cât mai cuprinzător și să țină seama de cerințele legislatiei muncii aflate în vigoare.

Din acest considerent, trebuie știut faptul că următoarele aspecte sunt considerate esențiale în ceea ce privește redactarea unui regulament intern: întocmirea Regulamentului Intern este obligatorie pentru toti angajatorii, aceasta motivată de faptul că

întocmirea Regulamentului Intern este stipulată ca obligatorie, în conformitate cu legislația în vigoare, pentru toti angajatorii, indiferent de numarul de salariati. Spre exemplu nu există o sancțiune clar prevazută pentru cazul în care un angajator nu întocmeste Regulamentul Intern, însa inspectorii din cadrul Direcției de Muncă si Protecție Socială au în atribuțiile lor legale dreptul de a controla derularea relațiilor de muncă, între care și dreptul de a dispune măsuri atunci când identifică ceva în neregulă în legătură cu acestea și de a aplica sancțiuni atunci când angajatorii nu acorda atenția cuvenită acestor masuri. Ca atare, și în cazul în care un angajator nu întocmeste Regulamentul Intern, inspectorii din cadrul Direcției de Muncă si Protecție Socială pot dispune măsura întocmirii acestuia, iar în cazul neconformarii cu aceasta, angajatorul va putea fi sancționat cu o amenda intre 3.000 si 10.000 de lei.

Regulamentul Intern reprezintă, un act unilateral al angajatorului pentru a carui implementare nu este nevoie de acordul salariaților. În comparație cu reglementarea anterioara, cand Regulamentul Intern era un act comun al angajatorului si al salariatilor, în prezent, Regulamentul Intern este un act unilateral al angajatorului. Spumen aceasta deoarece nu este necesar acordul salariatilor pentru valabilitatea prevederilor Regulamentului Intern, totusi, este necesara o consultare cu sindicatul sau reprezentantii salariatilor asupra prevederilor acestuia. Ce trebuie reținut este faptul că desi rolul sindicatului/reprezentaților salariaților în redactarea prevederilor Regulamentului Intern, este doar un rol consultativ, este recomandat ca angajatorul să ia totuși în considerare, pe cât posibil, și punctul de vedere al acestora și să analizeze într-un mod obiectiv pertinența părerilor acestora; altfel, obligativitatea consultărilor cu sindicatul/reprezentanții salariaților, reflectata de Codul Muncii, ar fi lipsita de orice rațiune sau efecte juridice:

Regulamentul Intern trebuie să prevadă câteva categorii de prevederi minime obligatorii. In general, Regulamentul Intern poate conține orice fel de măsuri, reguli sau proceduri pe care angajatorul le dorește aplicabile în cadrul unității, bineînteles, cu condiția ca acestea să nu contravină normelor legale imperative stabilite de legislația muncii. Totuși, indiferent de dispozițiile specifice fiecărui angajator, în funcție de profilul său de activitate, de dimensiunea unității sau de alte criterii particulare, orice Regulament Intern trebuie să conțină câteva categorii de dispoziții minime obligatorii

Regulamentul Intern nu poate in structura sa să contină mai multe sanctiuni disciplinare decat cele prevazute de Codul Muncii În cadrul Regulamentul Intern angajatorul poate determina ce fapte reprezintă abateri disciplinare, ce sancțiuni se aplică pentru astfel de fapte sau la câte repetări ale unor abateri de la regulile interne se pot dispune sanctiuni mai grave de exemplu concedierea. Cu toate acestea însă angajatorul nu poate stabili alte tipuri de sancțiuni pentru salariati decat cele prevăzute de lege, în mod limitativ, spre exemplu: avertismentul, retrogradarea, reducerea salariului/indemnizatiei de conducere si concedierea

17

Model FIŞA POSTULUI INSPECTORULUI ŞCOLAR GENERAL

Denumirea postului: INSPECTOR ŞCOLAR GENERAL Numele şi prenumele: Studii: Gradul didactic În baza prevederilor din Legea învăţământului şi ale Regulamentului de organizare şi funcţionare a inspectoratelor şcolare, inspectorul şcolar general are următoarele atribuţii: Reprezentativitate 1. Reprezintă Inspectoratul Şcolar Judeţean în relaţiile cu instituţiile, organele şi organizaţiile centrale, locale, naţionale şi internaţionale, în condiţiile legii. 2. Reprezintă unităţile şcolare în relaţia de colaborare cu administraţia locală, precum şi cu alte persoane juridice sau fizice, pentru asigurarea funcţionalităţii unităţilor de învăţământ Proiectare 1. Elaborează strategia educaţională la nivelul judeţului, în conformitate cu Strategia Ministerului Educaţiei și Cercetării Științifice , cu prevederile legislaţiei din învăţământ. 2. Întocmeşte organigrama Inspectoratului Şcolar Judeţean , pe care o trimite spre aprobare Ministerului Educaţiei și Cercetării Științifice. 3. Realizează programul managerial al Inspectoratului Şcolar 4. Elaborează graficul şi tematica Consiliului de Administraţie al Inspectoratului Şcolar 5. Întocmeşte fişa postului pentru inspectorii generali adjuncţi şi pentru şefii compartimentelor de care răspunde direct. 6. Întocmeşte şi fundamentează proiectul planului de şcolarizare şi reţea şi îl înaintează Ministerului, spre aprobare. 7. Negociază şi încheie contractele colective de muncă cu sindicatele reprezentative din învăţământul preuniversitar din judeţ. 8. Deleagă, când e cazul, îndeplinirea unor atribuţii inspectorilor generali adjuncţi sau altor specialişti din inspectorat, prin delegare de sarcini. 3. Organizare şi desfăşurare a activităţii Organizează şi coordonează activitatea compartimentelor Inspectoratului Şcolar. Emite deciziile de numire a consiliilor şi comisiilor la nivelul Inspectoratului Şcolar.Răspunde de încadrarea cu personal la nivelul inspectoratului şcolar, în limita numărului de posturi aprobat de Minister. Răspunde direct de activitatea compartimentelor: Financiar –contabil, Prognoze, reţea şcolară, salarizare, normare, Tehnic- administrativ, Investiţii, Evidenţă personal şi politici de recrutate, Contencios, Audit financiar, Informatizare. Numeşte/eliberează, cu avizul Ministerului Educaţiei, Cercetării şi Tineretului, în/din funcţie inspectorii şcolari. Numeşte/eliberează în/din funcţie directorii şi personalul didactic al unităţilor subordonate, potrivit legii. Numeşte/eliberează şi celelalte categorii de personal al Inspectoratului Şcolar, potrivit legii. Răspunde de organizarea şi funcţionarea Casei Corpului Didactic, a Centrului regional de formare, a Centrului Judeţean de Resurse și Asistenţă Psihopedagogică, a cabinetelor şcolare de asistenţă psihopedagogică, a Consiliului Consultativ, a Colegiului de disciplină de pe lângă Inspectoratul Şcolar. Asigură încadrarea tuturor unităţilor subordonate cu personalul didactic necesar. Urmăreşte modul de organizare şi funcţionare a reţelei şcolare, în conformitate cu politica educaţională la nivel naţional. Asigură aplicarea legislaţiei în organizarea şi desfăşurarea procesului de învăţământ. Emite decizii privind ocuparea posturilor didactice din unităţile de învăţământ preuniversitar din judeţ. Încheie contracte de muncă cu personalul din subordinea directă. Emite decizii de eliberare din învăţământ a personalului didactic titular, prin transfer în alt sector de activitate sau prin desfacerea contractului de muncă. Aprobă concediile fără plată solicitate de personalul didactic titular, în condiţiile prevazute de legislatia în domeniu. Emite deciziile de suspendare a contractului individual de muncă în situaţiile prevăzute de lege (rezervarea catedrei). Emite decizii de suspendare a contractului

18

individual de muncă pentru personalul didactic care are dreptul la întreruperea activităţii didactice pentru creşterea şi îngrijirea copilului de până la 3 ani (rezervarea catedrei). Asigură respectarea legalităţii în acordarea stimulentelor pentru cadrele didactice: salariu de merit, gradaţie de merit, spor izolare, 2%. Răspunde implicit de realizarea inspecţiei şcolare generale, pe obiective, şi a inspecţiei de specialitate. Asigură aplicarea corectă a curriculum-ului naţional şi a curriculum-ului la decizia şcolii. Răspunde de organizarea şi desfăşurarea concursurilor naţionale: capacitate, admitere şi bacalaureat, precum şi a concursului naţional de competenţă. Aprobă comisiile de examene şi concursuri. Este preşedintele comisiilor de contestaţii organizate la nivel judeţean, constituite cu ocazia examenelor naţionale, concursurilor de titularizare şi concursurilor pentru ocuparea funcţiei de director din unităţile de învăţământ. Asigură fluenţa informaţiei între Ministerului Educaţiei, Cercetării şi Tineretului şi unităţile şcolare. Răspunde de rezolvarea legală şi la timp a corespondenţei, a cererilor, reclamaţiilor şi sesizărilor adresate Inspectoratului Şcolar. Poate delega îndeplinirea unor atribuţii inspectorilor generali adjuncţi şi altor specialişti din Inspectoratul Şcolar, prin delegarea de sarcini. 4.Monitorizare, evaluare şi control. Urmăreşte şi analizează activitatea compartimentelor Inspectoratului Şcolar. Analizează periodic activitatea de îndrumare şi control desfăşurată de personalul Inspectoratului Şcolar. Analizează şi evaluează îndeplinirea contractului managerial de către directorul unităţii de învăţământ. Coordonează programul de reformă în învăţământul preuniversitar din judeţ, în vederea integrării în structurile europene. Monitorizează şi evaluează procesul de învăţământ desfăşurat la nivelul unităţilor şcolare din judeţ, precum şi activitatea extracurriculară Monitorizează şi evaluează activitatea unităţilor conexe. Monitorizează şi evaluează activitatea de perfecţionare a pregătirii de specialitate, metodice şi psihopedagogice. Controlează şi îndrumă nemijlocit unităţile din subordine, efectuând, în acest scop, lunar, deplasări în aceste unităţi. Urmăreşte modul de realizare a încadrării cu personal didactic în unităţile de învăţământ subordonate. Verifică modul în care se asigură şi se diversifică baza didactico-materială din unităţile de învăţământ preuniversitar din judeţ. Primeşte şi soluţionează contestaţiile privind rezultatele concursurilor pentru ocuparea posturilor didactice vacante. Aplică sancţiuni, în caz de abateri, personalului propriu pe baza constatărilor directe. Face propuneri pentru aplicarea sancţiunilor care nu sunt de competenţa sa. Asigură efectuarea de studii privind necesarul de construcţii şcolare şi avizează amplasamentul acestora, participă la recepţionarea lor. Urmăreşte execuţia reparaţiilor curente şi capitale, şi după caz, propune măsuri pentru asigurarea spaţiilor de învăţământ. Urmăreşte întocmirea lucrărilor privind fundamentarea bugetului anual şi execuţia bugetară. Anulează, când este cazul, măsurile administrative nelegale luate de personalul din subordine şi dispune măsurile care se impun, în funcţie de fiecare situaţie în parte. Răspunde de realizarea analizelor semestriale, privind activitatea unităţilor din subordine şi de întocmirea raportului anual privind starea învăţământului preuniversitar în judeţ. Răspunde de întocmirea la timp a materialelor de analiză-sinteză solicitate de Ministerului Educaţiei, Cercetării şi Tineretului şi de exactitatea situaţiilor statistice incluse în acestea. Parteneriat. Colaborează cu Prefectura, Consiliul Judeţean şi serviciile descentralizate. Colaborează cu administraţia locală, precum şi cu alte persoane fizice şi juridice pentru asigurarea funcţionalităţii unităţilor şcolare din subordine. Asigură, prin colaborarea cu autoritatea publică locală, şcolarizarea elevilor pe durata învăţământului obligatoriu. Negociază şi semnează contractele colective de muncă cu federaţiile sindicale reprezentative la nivel judeţean. Încheie protocoale de cooperare cu partenerii educaţionali. Colaborează cu reprezentanţii mass-media pentru popularizarea activităţilor desfăşurate de Inspectoratul Şcolar şi pentru informarea corectă a partenerilor educaţionali.

19

Model FIŞA POSTULUI

INSPECTOR ŞCOLAR

Denumirea postului: INSPECTOR ŞCOLAR Numele şi prenumele: Studii: Gradul didactic DESCRIEREA POSTULUI: Pregătirea profesională impusă ocupantului postului: Studii superioare de lungă durată cu diplomă de licenţă sau diplomă echivalentă. Titular în învăţământ cu gradul didactic II/doctorat şi o vechime în învăţământul preuniversitar de cel puţin 8 ani; Calificativul “Foarte bine” în ultimii 4 ani şi recomandarea Consiliului profesoral al unităţii de învăţământ/Consiliului de administraţie al inspectoratului şcolar/după caz Senatului Universităţii sau a organului de conducere al instituţiei; Parcurgerea tuturor etapelor de dezvoltare profesională în învăţământul preuniversitar şi experienţă managerială (de conducere, de îndrumare şi control). Perfecţionări periodice necesare menţinerii competenţei pe post. Cunoştinţe operare P.C. O limbă de circulaţie internaţională. Dificultatea operaţiunilor specifice postului: Cunoaşterea specificităţii şi identităţii învăţământului preuniversitar. Cunoaşterea actelor normative specifice inspecţiei şcolare Cunoaşterea şi aplicarea legislaţiei învăţământului preuniversitar cu deosebire în domeniul managementului şcolar, evaluării şi dezvoltării instituţionale Acordarea de consultanţă de specialitate Monitorizarea informaţiei /acţiunilor la nivelul compartimentului din inspectoratul şcolar şi la nivelul unităţilor de învăţământ. Competenţe de analiză – diagnoză – prognoză, evaluare a stării învăţământului din judeţ. Responsabilitate implicată de post: Responsabilitate privind organizarea, managementul, controlul-verificarea şi comunicarea în domeniul de competenţă Responsabilitate privind corectitudinea şi aplicabilitatea documentelor elaborate şi corectitudine în aplicarea prevederilor actelor normative. Responsabilitatea soluţionării stărilor conflictuale. Responsabilitatea propunerilor decizionale.

Sfera de relaţii (comunicare/relaţionare) Ierarhice: De subordonare: - Inspectorul şcolar general şi inspectorul şcolar general adjunct pentru management şcolar. - Directorul general/directorul/inspectorii din compartimentul de specialitate din M.E.C.S. De coordonare: - a directorilor de unităţi şcolare, a comisiilor de asigurare şi evaluare a calităţii. Funcţionale: - cu personalul direcţiilor de specialitate din M.E.C.S., - cu inspectorii din compartimentul curriculum şi inspecţie şcolară, C.C.D., conducerile de şcoli. De colaborare: - cu alţi furnizori de educaţie şi de formare, structuri consultative din învăţământ, sindicate, O.N.G-uri.

20

ATRIBUŢII IN FUNCTIE DE DOMENII DE COMPETENŢĂ

Domeniul de competenţă Unitatea de competenţă Atribuţii

Dezvoltare instituţională.

Stabilirea strategiei de dezvoltare instituţională la nivel local şi judeţean.

Identifică nevoile de dezvoltare ale fiecărei unităţi de învăţământ colaborând cu organismele abilitate şi cu factorii de decizie la nivel local şi judeţean. Consiliază conducerile unităţilor de învăţământ în vederea elaborării de proiecte şi programe de dezvoltare instituţională. Coordonează activitatea de prezentare a ofertei educaţionale din unităţile de învăţământ preuniversitar şi verifică oportunitatea acesteia. Îndrumă, sprijină şi monitorizează întocmirea cărţii de identitate a fiecărei unităţi şcolare.

Asigurarea dezvoltării de curriculum în funcţie de nevoile de formare locală, zonală şi judeţeană.

Proiectează curriculumul la nivel local şi consiliază conducerile unităţilor de învăţământ pe probleme de proiectare a curriculum-ului la decizia şcolii.

Asigurarea concordanţei alocării resurselor (umane, materiale, financiare, informaţionale etc.) în funcţie de programele de dezvoltare instituţională.

Susţine şi fundamentează, împreună cu compartimentele de specialitate ale inspectoratului şcolar, programele de dezvoltare instituţională, prin alocarea resurselor necesare pentru realizarea lor. Consiliază şi sprijină dezvoltarea culturii organizaţionale a unităţii de învăţământ în asigurarea transparenţei procesului educaţional, pentru dezvoltarea capacităţii de relaţionare a unităţii de învăţământ cu mediul cultural, social şi economic specific comunităţii.

Evaluare instituţională.

Evaluarea activităţilor din cadrul compartimentului / ale specialităţii.

Elaborează graficul inspecţiilor şcolare şi efectuează cel puţin 9 zile lunar de inspecţii în domeniul curricular, la unităţile de învăţământ de stat şi particulare. Elaborează criterii de monitorizare şi evaluare a calităţii managementului educaţional şi asigură consiliere pentru dezvoltarea capacităţii de autoevaluare a unităţii de învăţământ. Redactează rapoarte, informări, procese verbale, studii şi programe de măsuri de valorificare a activităţii de evaluare instituţională. Coordonează activitatea de evaluare a activităţii directorilor unităţilor de învăţământ preuniversitar şi asigură evaluarea acestora, conform legislaţiei în vigoare. Participă, în calitate de evaluator, în comisiile pentru acordarea salariilor şi gradaţiilor de merit, a recompenselor (ordine, distincţii, decoraţii) şi în cele de anchetă constituite în vederea cercetării abaterilor săvârşite de directorii de şcoli.

Asigurarea calităţii în învăţământul preuniversitar.

Îndrumă şi verifică activitatea comisiilor de asigurare a calităţii din şcoli şi întocmeşte sinteze, analize, recomandări privind evaluarea unităţilor de învăţământ preuniversitar.

Management. Coordonarea activităţilor compartimentului/ale specialităţii.

Realizarea unei baze de date şi valorificarea informaţiilor cuprinse în cadrul acesteia în vederea luării deciziilor în

21

concordanţă cu realităţile specifice mediului educaţional. Îndrumă, asistă, monitorizează şi evaluează procesul instructiv-educativ din unităţile de învăţământ preuniversitar în vederea asigurării calităţii actului educaţional. Monitorizează progresul şi disfuncţiile apărute în desfăşurarea activităţilor proiectate.

Comunicare.

Menţinerea legăturilor inspectoratului şcolar deopotrivă cu M.E.C.T. şi cu unităţile şcolare.

Optimizează fluxul informaţional între M.E.C.T. şi unităţile şcolare. Transmite direcţiilor de specialitate din M.E.C.T. propunerile şi măsurile de îmbunătăţire a activităţii din teritoriu.

Reprezentarea inspectoratului şcolar în relaţii publice.

Dezvoltă şi menţine legăturile cu autorităţile şi partenerii sociali. Dezvoltă şi menţine legăturile cu organizaţii neguvernamentale şi instituţii de specialitate.

Consilierea şi facilitarea schimbului de informaţii.

Consiliază şi consultă personalul din subordine, cadrele didactice din unităţile de învăţământ în vederea îmbunătăţirii performanţelor de comunicare. Soluţionează prompt şi eficient corespondenţa primită (sesizări, reclamaţii, memorii). Mediază conflictele şi stările tensionate din subsistemul învăţământului preuniversitar judeţean.

Pregătire profesională.

Perfecţionarea activităţii proprii. Identifică nevoia de formare, alege şi participă la forma convenabilă de perfecţionare.

Asigurarea dezvoltării/formării profesionale a personalului.

Analizează nevoia de perfecţionare a personalului din teritoriu. Asigură formarea continuă a personalului didactic şi a managerilor de unităţi de învăţământ, propune / facilitează modul de participare la forme de perfecţionare / formare.

22

Model

FIŞA POSTULUI DIRECTOR-MANAGER

Denumirea postului: DIRECTOR/MANAGER Numele şi prenumele: Studii: Gradul didactic

DESCRIEREA POSTULUI: 1. Pregătirea profesională impusă ocupantului postului: Studii superioare de lungă durată cu diplomă de licenţă sau diplomă echivalentă. Titular în învăţământ cu gradul didactic I/doctorat şi o vechime în învăţământul preuniversitar de cel puţin 8 ani; Calificativul "Foarte bine" în ultimii 4 ani şi recomandarea Consiliului profesoral al unităţii de învăţământ/Consiliului de administraţie al inspectoratului şcolar/după caz Senatului Universităţii sau a organului de conducere al instituţiei; Parcurgerea tuturor etapelor de dezvoltare profesională în învăţământul preuniversitar şi experienţă managerială (de conducere, de îndrumare şi control). Perfecţionări periodice necesare menţinerii competenţei pe post. Cunoştinţe operare P.C. O limbă de circulaţie internaţională. 2. Dificultatea operaţiunilor specifice postului: Cunoaşterea specificităţii şi identităţii învăţământului preuniversitar. Cunoaşterea actelor normative specifice inspecţiei şcolare Cunoaşterea şi aplicarea legislaţiei învăţământului preuniversitar cu deosebire în domeniul managementului şcolar, evaluării şi dezvoltării instituţionale Acordarea de consultanţă de specialitate Monitorizarea informaţiei /acţiunilor la nivelul compartimentului din inspectoratul şcolar şi la nivelul unităţilor de învăţământ. Competenţe de analiză - diagnoză - prognoză, evaluare a stării învăţământului din judeţ. 3. Responsabilitate implicată de post: Responsabilitate privind organizarea, managementul, controlul-verificarea şi comunicarea în domeniul de competenţă Responsabilitate privind corectitudinea şi aplicabilitatea documentelor elaborate şi corectitudine în aplicarea prevederilor actelor normative. Responsabilitatea soluţionării stărilor conflictuale. Responsabilitatea propunerilor decizionale. 4. Sfera de relaţii (comunicare/relaţionare) Ierarhice: De subordonare: - Inspectorul şcolar general şi inspectorul şcolar general adjunct pentru management şcolar. - Directorul general/directorul/inspectorii din compartimentul de specialitate din M.E.C.S.

De coordonare: - a directorilor de unităţi şcolare, a comisiilor de asigurare şi evaluare a calităţii.

Funcţionale: - cu personalul direcţiilor de specialitate din M.E.C.S.,.. - cu inspectorii din compartimentul curriculum şi inspecţie şcolară, C.C.D., conducerile de şcoli.

De colaborare: - cu alţi furnizori de educaţie şi de formare, structuri consultative din învăţământ, sindicate,

O.N.G-uri.

23

ATRIBUŢII IN FUNCTIE DE DOMENII DE COMPETENŢĂ

Domeniul de competentă

Unitatea de competenţă Atribuţii

Dezvoltare instituţională.

Stabilirea strategiei de dezvoltare instituţională la nivel local şi judeţean.

Coordonează elaborarea planului strategic de dezvoltare al unităţii de învăţământ preuniversitar, colaborând cu organismele abilitate şi cu factorii de decizie la nivel local şi judeţean.

Consiliază personalul didactic, didactic auxiliar şi administrativ în vederea realizării obiectivelor din planul strategi de dezvoltare al unităţii de învăţământ. Monitorizează realizarea obiectivelor din planul strategic de dezvoltare al unităţii de învăţământ. Îndrumă, sprijină şi monitorizează întocmirea cărţii de identitate a unităţii şcolare.

Asigură oferta de curriculum în dezvoltarea locală şi la dispoziţia şcolii, în funcţie de nevoile de formare locală,

Elaborarea ofertelor în parteneriat educaţional (comunitatea locală, părinţi etc.).

Monitorizarea inserţiei şcolare a absolvenţiilor. Coordonarea consilierii părinţilor, elevilor.

Asigură concordanţa alocării resurselor (umane, materiale, financiare, informaţionale etc.) în funcţie de programele de dezvoltare instituţională.

Colaborarea cu compartimentele de specialitate ale inspectoratului şcolar şi ale instituţiei de învăţământ.

Evaluarea instituţională.

Evaluarea instituţională a activităţii unităţii de învăţământ.

Elaborarează graficul de asistenţe şi modelul fişei de evaluare.

Monitorizează/îndrumă întocmirea de rapoarte, informări, procese-verbale, studii şi programe de măsuri pentru valorificarea activităţii de evaluare instituţională (fluxuri şcolare, rezultate şcolare, situaţii la examenele de finalizare a studiilor, rezultate la olimpiade şi concursuri, progresul eleviilor şi atingerea standardelor naţionale pe discipline, munca educativă şi bursele de merit).

Coordonează activitatea de evaluare a întregului personal al unităţii şcolare.

24

Asigurarea calităţii. Asigură elaborarea de propuneri pentru acordarea obiectivă a diverselor recompense salarii şi gradaţii de merit, ordine, distincţii, decoraţii.

Îndrumă activitatea comisiei de asigurare a calităţii şi evaluare din şcoală şi întocmeşte sinteze, analize, recomandări privind autoevaluarea.

Management.

Monitorizarea funcţionării structurilor instituţionale, administrative şi manageriale din şcoală.

Elaborează programul managerial şi a raportului de analiză (anual, semestrial).

Monitorizează eleborarea programelor manageriale şi a rapoartelor de analiză a C.A., C. P. , a celorlalte comisii din şcoală. Monitorizează participarea şcolară (plan de şcolarizare, programe de recuperare, prevenire abandon). Respectarea legislaţiei privind politica de personal.

Colaborează cu directorii celorlalte unităţi de învăţământ. Asigură o bază materială optimă pentru realizarea standardelor educaţionale. Urmărirea utilizării optime a resurselor financiare. Asigură diseminarea informaţiei.

Formarea managerială şi realizarea culturii manageriale.

Asigură realizarea culturii instituţionale şi manageriale prin schimburi de experienţă, stagii, module de formare pentru responsabilii de comisii şi asigură transferul de bune practici.

Participă la stagii de perfecţionare, propune şi asigură diseminarea informaţiei în sistem. Asigură participare întregului personal al unităţii la activităţi de formare pe baza nevoilor identificate.

Comunicare. Consilierea şi facilitarea schimbului de informaţii.

Realizează banca de date a unităţii şcolare. Asigură fluenta fluxului informaţional printr-o comunicare rapidă şi eficientă cu personalul unităţii , cu unităţile şcolare şi cu I.Ş.J.

Organizează, periodic, reuniuni de lucru, întâlniri cu personalul şcolii. Soluţionează prompt şi eficient corespondenta primită, sesizările şi reclamatiile şi colaborează pentru medierea conflictelor şi a stărilor tensionate din unitatea şcolară. Colaborează cu partenerii educaţionali (comunitatea locală, ageni economici, familie etc).

25

Model FIŞA POSTULUI

CADRU DIDACTIC

Denumirea postului: CADRU DIDACTIC Numele şi prenumele: Studii: Gradul didactic

Domnul (a) …………………. posesor al contractului individual de muncă, înregistrat sub nr……….. din

…………. în registrul general de evidenţă a salariaţilor, negociază în condiţiile art……din contractul colectiv de muncă următoarele atribuţii şi sarcini, structurate pe următoarele capitole:

1. Sarcinile de serviciu obligatorii, reprezentând……..norma de bază corespunzătoare unei părţi de …………. din salariul de bază, stabilite la data de .................................. Obiective generale Instruirea şi educarea copiilor cu vârsta între 10 şi 18 ani (ceea ce ar corespunde următoarelor cicluri: dezvoltare, observare şi orientare, aprofundare, specializare) în conformitate cu cerinţele idealului educaţional. Obiective specifice 1. Profesorul instruieşte şi educă prin tipuri de activităţi specifice, urmărind obiective cognitive, de limbaj, psihomotorii, afective, estetice, ale educaţiei pentru societate, astfel încât, după terminarea studiilor, pe tot parcursul vieţii, să fie toleranţi faţă de opinii diferite. 2. Profesorul permite fiecărui elev să-şi urmeze drumul personal de evoluţie, oferindu-i modelul de comportament civilizat, etic, de limbaj şi echilibru emoţional şi prin exemplul preocupării pentru dezvoltare şi menţinere la curent cu cercetarea psihologică contemporană în general şi în domeniul său, în special.

Sarcini de serviciu obligatorii l. Programarea activităţii de învăţare

Nr. cr t

Elemente de competenţă

Indicatori de performanţă

1. Analizează planul de învăţământ

Identificarea aspectelor interdisciplinare în cadrul ariei curriculare specifice. Corelarea conţinutului disciplinei de învăţământ şi a activităţilor de învăţare cu obiectivele urmărite, prevederile programei şi timpul de învăţare.

2. Alege manualul şi materialele auxiliare

Analiza şi selectarea din oferta de manuale / materiale auxiliare a manualelor / materialelor adecvate posibilităţilor de înţelegere ale elevilor, în condiţiile respectării cerinţelor legislative în vigoare.

3. Întocmeşte planificări calendaristice.

Corelarea timpilor de lecţii cu curba de efort a elevilor şi sarcinile de învăţare, stabilind strategia didactică optimă în vederea asigurării unei instruiri eficiente. Programarea în timp, pe semestre, în funcţie de structura anului şcolar, a activităţilor de învăţare, asigurând parcurgerea completă a conţinuturilor propuse.

26

2. Elaborarea proiectului didactic Nr. crt.

Elemente de competenţă Indicatori de performanţă

1. Stabileşte obiectivele operaţionale ale lecţiei.

Formularea obiectivelor operaţionale în termeni de performanţă şi adecvat scopului urmărit. Obiectivele sunt realizate în proporţie de 75% de către elevi. Stabilirea obiectivelor operaţionale, astfel încât să existe un echilibru între dobândirea de cunoştinţe şi deprinderi, în conformitate cu timpul de instruire afectat. 2. Stabileşte conţinutul

activităţii de învăţare. Identificarea şi corelarea elementelor de conţinut cu programa şcolară şi cu manualele.

3. Alege strategiile didactice. Utilizarea strategiilor didactice de tip activ, participativ, formativ, care transformă elevul într-un actor activ al propriei formări. Construirea situaţiilor de învăţare care solicită participarea creativă a cât mai multor elevi.

4. Realizează proiectul didactic.

Elaborarea proiectului didactic clar şi explicit, ţinând cont de următoarele repere: rigoare ştiinţifică, strategii activ-participative, obiective operaţionale corect formulate.

5. Adaptează informaţia la posibilităţile de învăţare şi nivelul de pregătire al elevilor.

Conducerea lecţiei conform proiectului deja stabilit şi monitorizarea activităţii elevilor, astfel încât să se obţină maximul de eficienţă a lecţiilor. Selectarea informaţiei pe criterii de esenţialitate, corelând detaliile informaţionale cu particularităţile grupului instruit şi gradul de interes manifestat de elevi.

3. Organizarea activităţii de învăţare Nr. crt. Elemente de

competenţă Indicatori de performanţă

1. Organizează procesul de transmitere de informaţii.

Modul de organizare a cunoştinţelor de transmis şi forma de transmitere.

2. Transmite cunoştinţe. Creează condiţii optime în vederea receptării cunoştinţelor (material vizual relevant în cantitate suficientă). Evită excesul de detalii, transmiterea cunoştinţelor făcându-se gradat, într-o succesiune logică.

3. Formează şi dezvoltă deprinderi.

Capacitatea de organizare a procesului de instruire în forme şi prin situaţii de învăţare adecvate tipului de deprinderi care trebuie formate. Selectarea situaţiilor de învăţare care să stimuleze gândirea elevului, să-i formeze deprinderile de muncă şi studiu necesare instruirii pe durata întregii vieţi.

4. Organizarea activităţii de dezvoltare fizică a elevilor (pentru profesorii de educaţie fizică) Nr. crt.

Elemente de competenţă

Indicatori de performanţă

1. Dezvoltă potenţialul fizic al elevilor.

Organizarea spaţiului destinat activităţii de educaţie fizică, astfel încât să se asigure desfăşurarea controlată a acesteia, în condiţii de securitate. Menţinerea aparatului sportiv în stare de funcţionare pentru a putea fi utilizat corespunzător nevoilor de pregătire fizică a elevilor. Corelarea gradului de dificultate şi complexitate a exerciţiilor fizice cu vârsta şi condiţia fizică a elevilor, în vederea dezvoltării armonioase şi recreării elevilor.

2. Educă şi dezvoltă un stil de viaţă igienic şi sănătos.

Consecvenţă în urmărirea respectării regulilor de igienă şi întăririi deprinderilor de igienă ale elevilor. Tact în abordarea eventualelor situaţii de nerespectare a normelor de igienă.

27

5. Organizarea activităţilor practice complementare procesului de transmitere de cunoştinţe Nr. crt.

Elemente de competenţă Indicatori de performanţă

1. Stabileşte obiectivele activităţii de laborator.

Corelarea experimentului conceput cu teoria avută în vedere. Selectarea tipului de experiment adecvat obiectivelor lecţiei.

2. Pregăteşte activitatea experimentală.

Planificarea derulării activităţii în funcţie de tipul experimentului. Asigurarea echipamentelor şi materialelor necesare atingerii obiectivelor instruirii în condiţii de securitate (atât din punct de vedere al utilizatorului, cât şi al echipamentului de instruire).

3. Îndrumă şi supraveghează elevii în activitatea de laborator.

Coordonează secvenţele de instruire, instrucţiunile de lucru fiind date pas cu pas, pentru a asigura desfăşurarea controlată a experimentului.

6. Utilizarea materialelor didactice Nr. crt.

Elemente de competenţă

Indicatori de performanţă

1. Identifică situaţiile care necesită folosirea materialelor didactice.

Analiza situaţiilor de învăţare şi identificarea necesarului de material didactic.

2. Selectează materialele didactice necesare.

Corelarea materialelor didactice complementare cu conţinuturile de învăţare, astfel încât acestea să constituie un suport în procesul instructiv-educativ.

3. Utilizează materiale didactice.

Facilitatea învăţării prin alegerea cu discernământ a materialelor didactice, adaptate cu situaţiile concrete din clasă, în vederea asigurării unei instruiri eficiente. 7. Elaborarea instrumentelor de evaluare

Nr. crt.

Elemente de competenţă

Indicatori de performanţă

1.

Stabileşte obiectivele evaluării.

Selectarea conţinuturilor ce urmează a fi evaluate în funcţie de obiectivele evaluării. Corelarea tipurilor de itemi cu natura obiectivelor şi conţinuturilor.

2. Elaborează instrumentele de evaluare.

Creativitate în privinţa formatului ales, respectând particularităţile de vârstă ale elevilor, obiectivele şi conţinuturile evaluării. Decide asupra baremului şi condiţiilor de evaluare, astfel încât să se obţină o evaluare cât mai obiectivă.

8. Evaluarea cunoştinţelor elevilor Nr. crt.

Elemente de competenţă Indicatori de performanţă

1. Administrează instrumente de evaluare.

Asigurarea condiţiilor materiale necesare aplicării instrumentelor de evaluare, în vederea obţinerii unei evaluări obiective şi unitare a tuturor elevilor. Consecvenţa în administrarea probelor de evaluare.

2. Apreciază cantitativ şi calitativ rezultatele elevilor.

Analiza ierarhică, pe colectivul de elevi şi procentul pe itemi, a rezultatelor evaluării elevilor.

3. Valorifică rezultatele evaluării.

Valorificarea, după caz, a rezultatelor elevilor în scopul diagnozei sau selecţiei elevilor. Stabilirea strategiilor didactice adecvate în scopul remedierii deficienţelor procesului educaţional, în funcţie de rezultatele înregistrate la evaluare.

4. Facilitează comunicarea elev-elev.

Construirea unor situaţii adecvate de lucru şi de comunicare în vederea facilitării schimbului de informaţii elev-elev şi cadru didactic-elev

28

9. Evaluarea parametrilor psiho-pedagogici Nr. crt.

Elemente de competenţă

Indicatori de performanţă

1. Estimează posibilităţile de învăţare ale elevilor.

Capacitatea de analiză în vederea identificării (în urma observării în diverse situaţii) a stilului de învăţare al fiecărui elev.

2. Valorifică evaluarea posibilităţilor de învăţare ale elevilor.

Flexibilitate, adaptabilitate şi creativitate în construirea lecţiilor, astfel încât să fie valorificate toate situaţiile de învăţare existente într-un colectiv de elevi. Selectarea celor mai eficiente tehnici în vederea facilitării învăţării şi reglării procesului instructiv-educativ în funcţie de posibilităţile şi ritmul de asimilare proprii grupului instruit.

10. Dezvoltarea comportamentului social Nr. crt. Elemente de

competenţă Indicatori de performanţă

1. Mediază procesul de interiorizare a sistemului de valori al societăţii.

Selectarea de modele sociale relevante pentru sistemul de valori al societăţii. Analiza situaţiilor în care apar astfel de modele pentru crearea unui sistem propriu de valori al elevului.

2. Asigură cunoaşterea, înţelegerea şi însuşirea.

Capacitatea de a exprima şi analiza încontinuu cu elevii regulile sociale (corelat cu particularităţile de vârstă), de a evalua obiectiv comportamentul social al acestora.

3. Promovează un comportament social dezirabil.

Capacitatea de a motiva şi corecta comportamentul elevului prin aplicarea recompenselor şi sancţiunilor, ca urmare a evaluării comportamentelor prin prisma regulilor existente în familie, şcoală şi societate.

11. Comunicare cadru didactic-elev Nr. crt.

Elemente de competenţă

Indicatori de performanţă

1. Alege modalităţi de comunicare.

Corelarea modalităţilor de comunicare cu conţinutul informaţiei, particularităţile de vârstă şi individuale ale membrilor grupului instruit. Eficienţa modalităţilor de comunicare. Identificarea modalităţilor de comunicare adecvate situaţiilor concrete, în vederea realizării scopului educaţional.

2. Transmite informaţii cu caracter instructiv-educativ.

Limbajul utilizat favorizează atingerea obiectivelor propuse. Modul de transmitere a informaţiilor şi calitatea acestora corespund obiectivelor propuse.

3. Utilizează feed-back-ul în comunicare.

Analiza acurateţei şi integrităţii mesajului receptat de elev, prin comparare cu mesajul transmis, în vederea stabilirii disfuncţionalităţilor canalului de comunicare, înlăturarea perturbaţiilor care afectează calitatea comunicării.

12. Comunicarea dintre cadrele didactice Nr. crt. Elemente de

competenţă Indicatori de performanţă

1. Identifică posibile domenii conexe de colaborare.

Capacitatea ridicată de a utiliza limbajul specific unor domenii conexe.

2. Se informează despre elevi.

Capacitatea cadrului didactic de a culege şi structura informaţiile despre dezvoltarea şi evoluţia elevilor.

3. Discută aspecte metodice şi pedagogice ale activităţii didactice.

Apelarea la tehnici de comunicare adecvate pentru redarea unor aspecte metodice şi pedagogice. Analiza şi aprofundarea aspectelor metodice şi pedagogice ale activităţii didactice.

29

13. Implicarea familiei în activităţile formativ-educative Nr. crt.

Elemente de competenţă Indicatori de performanţă

1. Realizează unitatea de cerinţe şcoală-familie.

Capacitatea de analiză a opiniilor familiei şi de selectare a unora dintre ele, pentru o strategie educativă adecvată elevului.

2. Determină implicarea familiei. Capacitatea de a implica familia într-un demers formativ-educativ coerent care să sprijine dezvoltarea elevului.

14. Menţinerea relaţiei familie — unitate şcolară Nr. crt.

Elemente de competenţă

Indicatori de performanţă

1. Informează familia. Calitatea şi periodicitatea legăturii cu familia, în funcţie de obiectul educativ urmărit şi de problemele apărute.

2. Solicită informaţii. Capacitatea de a obţine informaţii relevante pentru familie, respectiv pentru demersul didactic.

3. Consiliază familia elevului.

Capacitatea de a descoperi cauza unui fenomen (comportament) şi de a propune soluţii pertinente.

15. Dezvoltarea curriculum-ului opţional Nr. crt.

Elemente de competenţă Indicatori de performanţă

1. Stabileşte curriculum opţional.

Capacitatea de analiză a resurselor existente în scoală, în vederea corelării acestor resurse cu curriculum-ul opţional şi necesităţile elevilor.

2. Stabileşte conţinutul pentru curriculum opţional.

Discernământ în selectarea conţinutului curriculum-ului opţional, astfel încât acesta să răspundă obiectivelor propuse, nevoilor şi timpului disponibil al elevului.

3. Dezvoltă curriculum-ul obţional.

Identificarea resurselor informaţionale adecvate conţinutului stabilit. Creativitate în selectarea activităţilor, situaţiilor de lucru, astfel încât acestea capătă un caracter antrenant. 16. Dezvoltarea profesională

Nr. crt.

Elemente de competenţă

Indicatori de performanţă

1. Identifică nevoile proprii de dezvoltare.

Obiectivitatea în autoevaluare şi identificarea necesarului de autoinstruire, în funcţie de dinamica informaţiei în domeniu.

2. Dezvoltă cunoştinţe proprii.

Identificarea surselor de informare, programarea studiului individual, astfel încât să acopere nevoile de dezvoltare, personale şi ale sistemului. Manifestă interes pentru nou şi consecvenţă în procesul de autoinstruire.

3. Dezvoltă deprinderi proprii.

Exersarea deprinderilor în vederea desfăşurării activităţii la nivelul de calitate propus.

Eficienta activităţii manageriale privind personalul didactic se recompensează prin salariile de merit,

gradaţii de merit, diplome şi premii. În funcţie de nevoile specifice ale instituţiei de învăţământ, salariatul se obligă să îndeplinească şi alte

sarcini repartizate de angajator, în condiţiile legii. Criterii de evaluare: sunt precizate în fişa de evaluare.

30

PLANUL MANAGERIAL pentru anul şcolar .......................

I. CADRUL GENERAL DE ACTIVITATE

Conceperea şi proiectarea activităţii generale de învăţământ, la nivelul Inspectoratului şi al unităţilor subordonate şi conexe, pentru anul şcolar 2015-2016 a avut în vedere următoarele aspecte cu caracter de orientare şi fundamentare a managementului de ansamblu al instituţiei, a politicilor şi programelor propri:

1. MISIUNEA INSPECTORATULUI ŞCOLAR AL JUDEŢULUI ..................o constituie asigurarea, în teritoriu, a cadrului organizatoric şi funcţional pentru realizarea reformei sistemice, eficiente şi coerente a procesului educaţional, cu reflectare directă în dezvoltarea personală şi profesională a fiecărui elev, viitor cetăţean, precum şi în dezvoltrea durabilă a comunităţilor prin educaţie.

2. VIZIUNEA Învăţământul preuniversitar - mediu stimulativ de educaţie şi dezvoltare personală, o şansă egală pentru toţi şi pentru fiecare.

3. OBIECTIVELE PRIORITARE Creşterea calităţii actului educaţional la fiecare formaţiune de lucru/ clasă şi formă de şcolarizare/ specializare etc., din învăţământul preuniversitar din judeţ. Dezvoltarea personală a elevilor, din perspectiva învăţării permanente şi a integrării europene. Asigurarea pregătirii resurselor umane, prin formele specifice învăţământului preuniversitar; crearea deschiderilor, oportunităţilor şi cadrului pentru învăţarea permanentă. Accentuarea acelor dimensiuni ale învăţării şi educaţiei favorabile participării cetăţeanului la programele de dezvoltare economică şi socială, la viaţa comunităţii.

4. PRIORITĂŢI STRATEGICE Asigurarea educaţiei de bază pentru toate segmentele/ categoriile de elevi/ persoane: formarea competenţelor -cheie. Corelarea actului educaţional cu nevoile de dezvoltare personală/ profesională ale elevilor, din perspectiva dezvoltării durabile şi a asigurării coeziunii economice şi sociale. Asigurarea complementarităţii educaţiei formale/ nonformale/ informate/ învăţare permanentă. Creşterea calităţii proceselor de predare-învăţare şi a serviciilor educaţionale. Realizarea echităţii în educaţie şi a dreptului fundamental al copilului/ persoanei la educaţie. Deschiderea şcolii/ sistemelor de formare către societate/ mediul social, economic, cultural.

5. PROGRAME Şl PROIECTE EDUCAŢIONALE Strategiile naţionale şi judeţene precum şi angajamentele asumate prin documentele adoptate pe termen scurt, mediu şi de perspectivă presupun integrarea activităţii şcolii hunedorene în aliniamentele generale cuprinse în Strategia Dezvoltării învăţământului Preuniversitar în perioada 2015 - 2018. În consecinţă, în anul şcolar 2015 - Inspectoratul Şcolar ......................... va continua programele de reformă iniţiate în etapele anterioare şi va elabora Strategia proprie de promovare a principalelor programe şi proiecte.

31

STANDARDUL 3 COMPETENȚA PROFESIONALĂ

Descrierea standardului Managementul oricărei entitatii publice asigură ocuparea posturilor de către persoane competente, cărora le

încredințează sarcini potrivit competențelor, și asigură condiții pentru ameliorarea pregătirii profesionale a angajatilor.

Performanțele profesionale individuale ale angajaților sunt evaluate anual cu scopul confirmării cunoștințelor profesionale, aptitudinilor și abilităților necesare îndeplinirii sarcinilor și responsabilităților acordate.

Cerinte generale Managementul entitătii publice dar și salariații dispun de cunoștintele, abilitațile și experiența care fac

posibilă îndeplinirea eficientă și efectivă a sarcinilor, precum și buna întelegere și îndeplinire a responsabilițăților legate de controlul intern/managerial.

Competența angajatilor precum și sarcinile încredințate trebuie să se afle în echilibru permanent, pentru asigurarea caruia managementul entității publice actioneaza prin: definirea cunoștințelor și deprinderilor necesare pentru fiecare loc de muncă; managementul interviurilor de recrutare, pe baza unui document de evaluare dinainte stabilit; realizarea planului de pregătire profesională a noului angajat, încă din timpul procesului de recrutare; inventarierea necesităților de pregătire profesională și determinarea nevoilor de de formare profesionala în contextul evaluarii anuale a salariaților, precum și monitorizarea evolutiei carierei acestora; ceritudinea faptului ca cerințele de pregătire identificate sunt atinse; creșterea capacității interne de pregatire în scopul completării formelor de pregătire externe entitatii publice.

În conformitate cu legislația în vigoare la această dată performantele profesionale individuale ale salariaților se evaluează cel puțin o dată pe an în raport cu obiectivele anuale individuale si sunt puse în discutie cu acestia de catre evaluator.

În ceea ce privește atât competența cât și performanta, acestea trebuie sustinute de instrumente adecvate, care includ tehnica de calcul, programele informatice, brevetele, metodele de lucru etc.

Managerii compartimentelor entitatii publice trebuie să asigure fiecărui angajat participarea în fiecare an la cursuri de pregătire profesională în domeniul său de competență.

Acțiunile principale în ceea ce privește implementarea standardului nr. 3 ,,Competență profesională,, prevăd: Ocuparea posturilor prin concurs, potrivit normelor legale în vigoare, cu personal specializat conform

cerințelor posturilor prevăzute în cadrul structurii organizatorice; Completarea fiselor posturilor cu date privind cunoștințele și aptitudinilor necesare a fi deținute de titulari în

vederea îndeplinirii sarcinilor și a atribuțiilor; Concordanța dintre pregătirea de specialitate a titularului postului și natura activităților desfășurate; Completarea fișelor posturilor cu date privind cunoștințele necesare a fi deținute de titulari ai funcțiilor de

conducere cu privire la atribuțiile de control intern/managerial și a codului controlului intern al entității publice respectiv a Ordinului nr. 400/215;

Elaborarea tabelului centralizator cu nevoile de pregătire pe categorii de personal(cursuri profesionale obligatorii, cursuri necesare pentru promovarea în carieră, cursuri de specialitate pentru îndeplinirea atribuțiilor funcționale) și modul de aplicare a nevoilor de pregătire;

Elaborarea și realizarea de programe de pregătire profesională a personalului, de către structurile și microstructurile de specialitate, conform nevoilor de perfecționare identificate. Referinte principale:

Legea nr. 53/2003, Codul muncii , republicată, cu modificările și completările ulterioare; Legea nr. 188/1999, privind Statutul funcționarilor publici, republicată, cu modificările și completările

ulterioare; Legea adminisțratiei publice locale nr. 215/2001 , republicată, cu modificările și completările ulterioare; Legea-cadru nr. 284/2010 privind salarizarea unitară a personalului plătit din fonduri publice, cu modificările

și completările ulterioare; Legea nr. 490/2004 privind stimularea financiară a personalului care gestionează fonduri comunitare, cu

modificarile și completările ulterioare;

32

Ordonanța Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial și controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările și completările ulterioare;

Ordonanța Guvernului nr. 129/2000 privind formarea profesională a adulților, republicată; Hotararea Guvernului nr. 432/2004 privind dosarul profesional al funcționarilor publici, cu modificările și

completările ulterioare; Hotărârea Guvernului nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor

Ordonanței Guvernului nr. 129/2000 privind formarea profesională a adulților, cu modificările și completările ulterioare;

Hotararea Guvernului nr. 595/2009 pentru aplicarea Legii nr. 490/2004 privind stimularea financiară a personalului care gestionează fonduri comunitare, cu modificările și completările ulterioare;

Hotărârea Guvernului nr. 611/2008 pentru aprobarea normelor privind organizarea și dezvoltarea carierei funcționarilor publici, cu modificările și completările ulterioare;

Hotărârea Guvernului nr. 1.021/2004 pentru aprobarea modelului comun european de curriculum vitae; Hotărârile Guvernului pentru aprobarea planului de ocupare a functiilor publice anuale; Actele normative prin care au fost aprobate statutele specifice ale personalului din entitățile sistemului de

aparare și ordine publică, precum și statutele corpurilor profesionale.

Documente spefifice elaborate în cadrul Standardului 3 ,,Competența Profesională,,

Planul pe anul 2015 de formare profesionala, MODALITĂȚI Forme de perfectionare Trin I Trim II TRIM III TRIM

IV

Modalitati prevazute de catre OG 129/2000 privind formarea profesionala a adultilor, respectiv

a) cursuri organizate de furnizorii de formare profesionala; b) cursuri organizate de angajatori in cadrul unitatilor proprii; c) stagii de practica si specializare in unitati din tara sau din strainatate; d) alte forme de pregatire profesionala prevazute de lege.

Modalitati reglementate de catre Codul muncii

a) participarea la cursuri organizate de catre angajator sau de catre furnizorii de servicii de formare profesionala din tara sau din strainatate; b) stagii de adaptare profesionala la cerintele postului si ale locului de munca; c) stagii de practica si specializare in tara si in strainatate; d) ucenicie organizata la locul de munca; e) alte forme de pregatire convenite intre angajator si salariat

Alte modalitati

33

ANEXA Tabel/tabele cu necesarul de pregătire profesională pe categorii de personal

Numele și

prenumele

Rurnizorii de formare

profesionala;

Angajatori in cadrul unitatilor proprii;

Specializare in unitati

din tara sau din

strainatate

Alte forme de pregatire

Stagii de adaptare profesionala la cerintele postului si ale locului de munca

Stagii de adaptare profesionala la cerintele postului si ale locului de munca;

.

.

.

n

1 ... n

G R I L A

pentru aprecierea activităţii desfăşurate al…………………………. Candidat

Nr.crt. Criteriu de evaluare Indicator de performanţă Punctaj

1 2 3 4

I ACTIVITATEA

ŞTIINŢIFICĂ ŞI DE CERCETARE

1. Articole/studii publicate în reviste indexate ISI sau alte publicaţii recunoscute în bazele de date internaţionale. 25/art.

2. Articole/studii publicate în reviste de specialitate recunoscute CNCS sau la edituri recunoscute CNCS. 20/art.

3. Articole/studii publicate în reviste de specialitate cu ISSN. 10/art.

4. Comunicări/studii prezentate la o conferinţă ştiinţifică internaţională. 25/com.

5. Comunicări/studii prezentate la o conferinţă ştiinţifică cu participare internaţională. 20/com.

6. Comunicări/studii prezentate la o conferinţă ştiinţifică naţională. 15/com.

7. Proiecte de cercetare/grant/contract de cercetare. 25/pr. -

8. Elaborare caiet de seminar, îndrumar laborator, (curs, manuale, lucrări ştiinţifice).

10/50 p.

9. Elaborare alte lucrări ştiinţifice.

PUNCTAJ TOTAL 150

II ACTIVITATEA DIDACTICĂ

1. Calitatea prestaţiei didactice (pregătire ştiinţifică, stil pedagogic participativ, material didactic folosit, îndeplinirea obiectivelor operaţionale, etc.).

5

2. Modul de evaluare a studenţilor (obiectivitate, motivare, 3

34

continuitate, etc.).

3. Realizarea unor materiale didactice (sinteze, produs informatic, film didactic, machete de laborator, etc.). 2/mat.

4. Îndrumare lucrare de licenţă. 5/lucr.

5. Îndrumare practică de specialitate. 5/gr.

6. Alte activităţi.

PUNCTAJ TOTAL 20

III COMPETENŢA PROFESIONALĂ

1. Studii şi burse posdoctorale. 10 -

2. Membru în colectivul de redacţie al unei publicaţii ştiinţifice. 5 -

3. Membru al unor organizaţii ştiinţifice sau profesionale. 3/org.

4. Organizator manifestări ştiinţifice. 5/man.

5. Membru cerc ştiinţific. 2

6. Tutore studenţi la un program de studii. 5

7. Membru în colectivul ştiinţific al unor manifestări ştiinţifice. 5/rev.

8. Absolvent al DPPD. 15

9. Alte atestate.

PUNCTAJ TOTAL 50

IV COMPETENŢA TRANSVERSALĂ

1. Capacitatea de lucru în echipă. 10

2. Elaborarea şi susţinerea planului personal de dezvoltare profesională. 10

3. Modul de soluţionare a problemelor de la locul de muncă, respectând normele deontologiei profesionale. 10

4. Capacitatea de comunicare în limba română. 15

5. Alte abilităţi.

PUNCTAJ TOTAL 45

PUNCTAJ GENERAL 265

PUNCTAJ MINIM NECESAR : 190 PUNCTAJ OBŢINUT DE CANDIDAT: NOTĂ: Este obligatorie obţinerea a cel puţin 100 puncte la criteriul de evaluare nr. I

35

STANDARDUL 4 STRUCTURA ORGANIZATORICĂ

Descrierea standardului Conducătorul entităţii publice defineşte structura organizatorică, competenţele, responsabilităţile, sarcinile, liniile de raportare pentru fiecare componentă structurală şi comunică salariaţilor documentele de formalizare a structurii organizatorice. Conducătorul entităţii publice stabileşte, în scris, limitele competenţelor şi responsabilităţilor pe care le deleagă. Cerinţe generale Structura organizatorică este stabilită astfel încât să corespundă scopului şi misiunii entităţii şi să servească

realizării în condiţii de eficienţă, eficacitate şi economicitate a obiectivelor stabilite. În temeiul actului normativ privind organizarea şi funcţionarea entităţii publice, conducătorul entităţii publice

aprobă structura organizatorică: departamente, direcţii generale, direcţii, servicii, birouri, posturi de lucru. Încadrarea cu personal de conducere şi personal de execuţie a acestor structuri se regăseşte în statul de

funcţii al entităţii şi se realizează cu respectarea concordanţei dintre natura posturilor şi competenţele profesionale şi manageriale necesare îndeplinirii sarcinilor fixate titularilor de posturi.

Competenţa, responsabilitatea, sarcina şi obligaţia de a raporta sunt atribute asociate postului; acestea trebuie să fie bine definite, clare, coerente şi să reflecte elementele avute în vedere pentru realizarea obiectivelor entităţii publice.

Conducerea entităţii publice analizează şi determină periodic gradul de adaptabilitate a structurii organizatorice la modificările intervenite în interiorul şi/sau exteriorul entităţii, pentru a asigura o permanentă relevanţă şi eficienţă a controlului intern.

În fiecare entitate publică delegarea se realizează, în principal, prin regulamentul de organizare şi funcţionare, fişele posturilor şi, în unele cazuri, prin ordine exprese de a executa anumite operaţiuni.

Delegarea este condiţionată în principal de potenţialul şi gradul de încărcare cu sarcini a conducerii entităţii şi a salariaţilor implicaţi.

Actul de delegare este conform atunci când: - respectă raportul dintre complexitatea sarcinilor/atribuţiilor delegate şi cunoştinţele, experienţa şi capacitatea

necesară efectuării actului de autoritate încredinţat; - sunt precizate în cuprinsul acestuia termenele-limită de realizare şi criteriile specifice pentru îndeplinirea cu

succes a sarcinilor/atribuţiilor delegate; - sunt furnizate de către manager toate informaţiile asupra responsabilităţii ce va fi încredinţată; - este confirmat, prin semnătură, de către salariatul căruia i s-au delegat sarcinile/atribuţiile. - Salariatul delegat răspunde integral de realizarea sarcinii, iar managerul care a delegat îşi menţine în faţa

superiorilor responsabilitatea finală pentru realizarea acesteia. Referinţe principale: Legea nr. 53/2003 - Codul muncii, republicată, cu modificările şi completările ulterioare; Legea nr. 188/1999 privind Statutul funcţionarilor publici, republicată, cu modificările şi completările

ulterioare; Legea administraţiei publice locale nr. 215/2001, republicată, cu modificările şi completările ulterioare; Legea nr. 273/2006 privind finanţele publice locale, cu modificările şi completările ulterioare; Legea nr. 500/2002 privind finanţele publice, cu modificările şi completările ulterioare; Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiar preventiv,

republicată, cu modificările şi completările ulterioare; Hotărârea Guvernului nr. 611/2008 pentru aprobarea normelor privind organizarea şi dezvoltarea carierei

funcţionarilor publici, cu modificările şi completările ulterioare; Actul normativ de organizare şi funcţionare a entităţii publice; Regulamentul de organizare şi funcţionare, fişele posturilor şi organigrama entităţii publice.

36

Standardul structura organizatorică are incluse mai multe responsabilități de management relevante și face referire în măsură semnificativă la celelalte standarde. Probleme în implementarea standardului: Structura organizatorică nu reflectă volumul sarcinilor și atribuțiilor pe care le are de îndeplinit instituția. Nu există resursele necesare pentru a crea o structură organizatorică care să asigure îndeplinirea obiectivelor și a atribuțiilor organizației. Structura organizatorică nu reflectă o coordonare corespunzătoare între departamente care să asigure cooperarea în atingerea obiectivelor. Structura organizatorică conduce la o departamentalizare prea strictă care determină o fragmentare nejustificată a atribuțiilor, lipsa de cooperare și abordări unidirecționale în rezolvarea problemelor și atingerea obiectivelor. Delegarea de atribuții nu urmează o procedură clară și nu urmărește regimul de incompatibilități și conflicte de interese. În cadrul actualului standard Structura Organizatorică, cuprins în codul controlului intern managerial aprobat prin Ordin al Secretarului General al Guvernului 400/2015, sunt sintetizate de fapt și cerințele altor standarde cuprinse anterior în codul controlului intern managerial si anume: coordonarea, delegarea, continuarea activității.

Întrebări de verificare a implementării standardului

Entitatea publică este organizată în aşa fel încât să aibă în vedere interesul cetăţeanului, dialogul cu factorii interesați şi pentru a răspunde cu promptitudine solicitărilor mediului extern?

Raportul dintre competenţe, responsabilităţi şi volum de muncă este structurat de o manieră care să permită îndeplinirea obiectivelor entităţii?

Regulamentul de organizare şi funcţionare conţine toate atribuţiile pe care personalul de conducere şi structurile din subordine le exercită şi delimitează clar mandatele acestora de celelalte compartimente din organizaţie? Ierarhia organizaţională şi ponderea ierarhică sunt stabilite în scris şi sunt cunoscute de către toţi angajaţii?

Statul de funcţii al entităţii conţine toate posturile de conducere şi execuţie? Fişele de post ale salariaţilor sunt în concordanţă cu regulamentul de organizare şi funcţionare şi cu

obiectivele structurii din care aceştia fac parte? Canalele de comunicare intra şi interdepartamentale sunt organizate în aşa fel încât să faciliteze cooperarea

şi sunt cunoscute de către toţi angajaţii? Se încurajează schimbul liber de opinii între angajaţi şi manageri? Competenţele, responsabilităţile, sarcinile aferente postului sunt asociate cu obiective clare şi însoţite de

obligaţia de a raporta în relaţie cu acestea? Schimbările în structura organizatorică a entităţii sunt aduse la cunoştinţă tuturor angajaţilor?

Criterii generale de evaluare a stadiului implementării standardului

Sunt efectuate analize, la nivelul principalelor activităţi, în scopul identificării eventualelor disfuncţionalităţi în fixarea sarcinilor de lucru individuale prin fişele posturilor şi în stabilirea atribuţiilor compartimentului?

Structura organizatorică asigură funcţionarea circuitelor şi fluxurilor informaţionale necesare supravegherii şi realizării activităţilor proprii?

37

Principiile pe care trebuie să le respecte organizarea: Structura organizatorică trebuie construită în funcție de : mărimea organizaţiei, natura activităţii, obiective, cadru legal, modul de finanţare. Organizarea trebuie “adaptată” de fiecare dată acestor elemente specifice legate de obiective și atribuții. Trebuie evitate următoarele situaţii care conduc la organizarea echivocă, nu cunoaştem exact ce sarcini are fiecare, nu sunt atribuite competenţe adecvate pentru realizarea sarcinilor, iar responsabilităţile nu sunt clar definite. De asemenea trebuie evitată organizarea excesiva care determina costuri exagerate şi conduce la depăşirea termenelor şi chiar la blocaje. Organizarea imobilă este de asemenea de evitat întrucât poate conduce la neadaptarea permanentă la schimbări, pune conducerea în situaţia de a nu mai deţine un bun control asupra funcţionarii entităţii publice. De asemenea, organizarea trebuie să aibă în vederea obiectivitatea, procesele şi structurile nu pot fi construite în funcţie de anumite interese personale sau private de grup. Organizarea trebuie să fie subordonată exigenţelor obiective, interne şi externe entităţii. Separarea atribuţiilor Nici o persoană sau verigă organizatorică din entitatea publică să nu deţină controlul exclusiv asupra tuturor etapelor importante ale unei tranzacţii, activităţi sau operaţiuni. Scopul consta în diminuarea riscurilor de orice natură (eroare, neregularitate, ilegalitate etc.) în gestionarea activelor şi pasivelor entităţii. Trei funcţii fundamentale sunt incompatibile în cadrul entităţii publice:

- funcţia de autorizare (sau de decizie) care aparţine managerului general / ordonatorului de credite; - funcţia de înregistrare contabilă; - funcţia financiară - actul de plată sau de încasare.

Pe lângă aceste trei funcţii permanente şi incompatibile, există alte două, pe care le întâlnim în mod sistematic, care și acestea ar trebui să fie separate:

- funcţia de control - având înţelesul exclusiv de verificare, ca activitate exercitată de către persoane sau structuri specializate, în funcţie de momentul exercitării controlului, acesta poate fi: preventiv (ex-ante), concomitent sau ulterior (ex-post);

- funcţia de deţinere - specifică persoanelor care deţin în gestiune bunuri fizice sau alte valori: magazionerii, gestionarii de stocuri.

Pentru a proiecta o organizare eficientă, este necesară, mai întâi, o bună cunoaştere a elementelor sale componente, care, în majoritatea lor, constituie, în acelaşi timp, şi instrumente de control intern cu care operează această funcţie managerială. Structura organizațională se referă în principal la două componente: procesele și structurile organizatorice/funcționale din cadrul organizației/instituției. Procesul constă în delimitarea funcţiunilor entităţii publice, precum şi în stabilirea, separarea, ordonarea şi gruparea activităţilor, atribuţiilor şi sarcinilor, potrivit cerinţelor de realizare a fiecărei funcţiuni în parte, în vederea atingerii obiectivelor prestabilite. Organizarea în structuri organizatorice/funcționale stabilește funcţiile şi posturile din cadrul acestora, relaţiile ierarhice, funcţionale, de control şi de reprezentare între/în interiorul structurilor organizatorice şi în raport cu terţii. În cadrul îndrumarului metodologic pentru dezvoltarea controlului intern în entităţile publice, elaborat la nivelul ministerului finanțelor publice se propune o terminologie comună a termenilor care se referă la proces și structură: sarcina, atribuţia, activitatea, funcţiunea, postul, funcţia, compartimentul, relaţiile organizatorice şi nivelele ierarhice.

38

sarcina: cea mai mică unitate de muncă individuală; reprezintă acţiunea ce trebuie efectuată pentru realizarea unui obiectiv. Realizarea ei presupune atribuirea de competenţe şi fixarea de responsabilităţi. atribuţia: ansamblul de sarcini de acelaşi tip, necesare pentru realizarea unei activităţi bine definite, executată periodic sau continuu şi care implică cunoştinţe specializate pentru realizarea unui obiectiv specific; activitatea: totalitatea atribuţiilor de o anumită natură, care determină procese de munca cu un grad de omogenitate şi similaritate ridicat, cunoştinţele necesare realizării activităţii sunt din domenii limitate, personalul utilizat putând avea astfel, o pregătire profesională sensibil unitară; activitatea cuprinde atribuţii omogene ce revin compartimentelor entităţii; funcţiunea: ansamblul activităţilor de acelaşi gen sau complementare, vizând realizarea unor obiective precis stabilite; postul: elementul primar al structurii organizatorice - reprezintă ansamblul sarcinilor, obiectivelor, competenţelor, responsabilităţilor şi procedurilor ce sunt atribuite şi trebuie îndeplinite la nivelul unui loc de muncă; funcţia: formată din totalitatea posturilor care au caracteristici asemănătoare din punctul de vedere al sarcinilor, obiectivelor, competenţelor, responsabilităţilor şi procedurilor; compartimentul: subdiviziune organizatorică formată prin gruparea, pe baza unor criterii obiective, a unui număr raţional de posturi aflate sub o autoritate unică, în cadrul căreia se realizează, în mod permanent, un ansamblu relativ omogen de sarcini, necesitând cunoştinţe specializate de un anumit tip şi utilizarea unor metode şi tehnici adecvate; relaţiile organizatorice: formate din: relaţiile ierarhice, relaţiile funcţionale, relaţiile de cooperare, relaţiile de control, relaţiile de reprezentare; nivelele ierarhice: ansamblul posturilor sau compartimentelor care dispun de aceeaşi autoritate. Etapele şi instrumentele de analiză şi reproiectare a componentelor sistemului de organizare: analiza obiectivelor entităţii publice; definirea activităţilor necesare şi stabilirea conţinutului acestora; crearea compartimentelor; stabilirea propriu-zisă a structurii organizatorice şi evaluarea funcţionalităţii acesteia.

Analiza obiectivelor entităţii publice urmăreşte stabilirea conţinutului detaliat al fiecărei funcţiuni (de achiziţii, resurse umane, financiar-contabilă, informatică, juridică, administrativ, relaţii publice etc.) și al tuturor funcţiilor manageriale (de previziune, organizare, coordonare, antrenare şi evaluare-control). Definirea activităţilor necesare şi stabilirea conţinutului acestora se efectuează printr-o examinare critică a delimitării activităţilor existente şi a conţinutului acestora. Activităţile şi conţinutul lor sunt redefinite şi apoi sunt regrupate în funcţiuni, conform criteriilor de omogenitate, complementaritate şi convergenţă. Se stabilesc atribuţiile şi sarcinile ce urmează a fi realizate în plan decizional, operaţional şi informaţional. Crearea compartimentelor implică: determinarea volumului de muncă necesar, stabilirea necesarului de posturi, ca număr şi structură, repartizarea raţională a sarcinilor pe posturi, urmărindu-se fluxul procesual și gruparea posturilor pe compartimente.

39

Stabilirea propriu-zisă a structurii organizatorice şi evaluarea funcţionalităţii acesteia se evidențiază prin elaborarea principalelor documente care reflectă organizarea formală a entităţii publice sunt. Cele mai importante dintre acestea sunt: organigramele, regulamentul de organizare şi funcţionare şi fişele posturilor. Organigrama structurală (ierarhica): reprezentarea grafică a structurii organizatorice a entităţii publice sau a unor compartimente ale acesteia. Presupune precizarea prealabilă a relaţiilor între compartimente/posturi şi întocmirea diagramelor de relaţii aferente; fluxurilor decizionale şi informaţionale între compartimente/posturi; nivelelor ierarhice, normelor de conducere şi competenţelor decizionale; numărului posturilor de conducere şi de execuţie pentru fiecare compartiment. Regulamentul de organizare şi funcţionare: actul normativ prin care se reglementează structura organizatorică a entităţii publice şi a subdiviziunilor sale, se stabilesc şi se repartizează activităţile, atribuţiile, competenţele şi responsabilităţile ce revin posturilor de conducere şi compartimentelor, precum şi relaţiile dintre ele. Fişa postului: conţine toate caracteristicile esenţiale, formale, ale unui post. Cuprinde denumirea postului, obiectivele individuale, sarcinile, competenţele, responsabilităţile, relaţii cu alte posturi, cerinţele specifice privind pregătirea, calităţile, aptitudinile şi deprinderile necesare realizării obiectivelor individuale stabilite pentru postul respectiv. Fişa postului serveşte atât ca document de organizare a muncii oricărui angajat, cât şi ca bază pentru evaluarea rezultatelor muncii acestuia. E l e m e n t e l e m i n i m a l e c a r e p r o b e a z ă i m p l e m e n t a r e a s t a n d a r d u l u i :

- Organigrama instituției - Statul de personal/ Statul de funcţii - Fisa postului - Circuitul documentelor, flux informaţional la nivelul fiecărei direcţii - Proceduri privind desfășurarea activităților principale. - Existența unei proceduri de delegare de atribuții.

40

STANDARDUL 5 OBIECTIVE

Direcții de acțiune:

stabilirea obiectivelor generale în concordanță cu misiunea M.E.C.S. / fiecărei entități subordonate; formularea obiectivelor specifice se face la nivelul structurilor entității, conform actelor normative in domeniu,

în concordanță cu scopul și activitățile alocate în funcție de resursele avute la dispoziție, având termene de realizare și indicatori de performanță / de rezultat atașați;

obiectivele specifice acoperă în totalitate obiectivele generale; stabilirea obiectivelor individuale la nivelul posturilor; toate obiective specifice sunt definite astfel încât să respecte pachetul de cerințe SMART (Specifice,

Măsurabile, de Atins, Realiste şi în Termen); elaborarea inventarului activităților structurii, pe obiective, astfel încât prin acestea să se poată estima gradul

de realizare a obiectivelor; stabilirea activităților individuale pentru fiecare salariat, care să conducă la atingerea obiectivelor specifice

ale structurii și implicit, la atingerea obiectivelor generale ale entității publice; concordanța între activitățile stabilite structurii funcționale și activitățile stabilite posturilor din cadrul acesteia; obiectivele generale sunt definite în termeni de impact, iar cele specifice sub formă de rezultate asteptate; obiectivelor specifice li se asociază activități, înscrise în liste de activități pe compartimente, pentru a se

putea evalua atingerea obiectivelor; activitățile sunt detaliate în acțiuni / operațiuni, pentru a se putea descrie modalitatea concretă de realizare a activităților.

Exemplu asupra definirii obiectivelor generale:

Obiectiv general Consolidarea capacităţii de control intern/managerial Evaluare Nesatisfăcător Propunere: obiectiv general corect şi complet

Consolidarea capacităţii instituţionale în procesul de implementare a standardelor de control intern/managerial aprobate prin OSGG Nr. 400/2015, la nivelul tuturor compartimentelor din organigrama entității, prin eficientizarea managementului, constituirea comisiei de monitorizare şi informatizarea integrată a proceselor

Exemplu asupra definirii obiectivelor specifice: OBIECTIVE EVALUARE

Specific Măsurabil Posibil de Atins

Realist limitat în Timp

Obiectiv specific 4 – Verificarea aspectelor procedurale aferente procesului de atribuire a contractelor de achiziţie publică

Nu

Nu

Nu

Nu

Nu

Evaluare generală Nesatisfăcător – obiectivul aşa cum este definit nu respectă niciuna din caracteristicile SMART şi nu conduce la rezultatul aşteptat.

Propunere: obiectiv SMART cu caracteristici mai accentuate

Asigurarea respectării procedurilor aferente procesului de atribuire a contractelor de achiziţie publică în vederea încadrării în sumele prevăzute în buget şi realizarea achiziţiilor conform programului.

Documente – probă cu privire la implementarea standardului: - lista obiectivelor; - lista activitățișor și acțiunilor; - inventarierea indicatorilor - procese-verbale ale EGR; - autoevaluarea realizării obiectivelor; - fișe de post actualizate;

41

STANDARDUL 6 PLANIFICAREA

Descrierea standardului Conducerea entităţii publice întocmeşte planuri prin care se pun în concordanţă activităţile necesare pentru atingerea obiectivelor cu resursele maxim posibil de alocat, astfel încât riscurile susceptibile să afecteze realizarea obiectivelor entităţii să fie minime. Cerinţe generale: Conducerea entităţii publice elaborează planuri/programe de activitate pentru toate obiectivele entităţii,

identifică şi repartizează resursele, pornind de la stabilirea nevoilor pentru realizarea obiectivelor, şi organizează procesele de muncă în vederea desfăşurării activităţilor planificate.

Repartizarea resurselor necesită decizii cu privire la cel mai bun mod de alocare, dat fiind caracterul limitat al resurselor.

Schimbarea obiectivelor, resurselor sau a altor elemente ale procesului de fundamentare impune actualizarea planului/programului.

Pentru atingerea obiectivelor, conducătorul entităţii publice asigură coordonarea deciziilor şi acţiunilor compartimentelor entităţii şi organizează consultări prealabile atât în cadrul compartimentelor entităţii, cât şi între compartimentele respective.

Referinţe principale: Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare; Legea nr. 500/2002 privind finanţele publice, cu modificările şi completările ulterioare; Ordonanţa Guvernului nr. 80/2001 privind stabilirea unor normative de cheltuieli pentru autorităţile

administraţiei publice şi instituţiile publice, aprobată cu modificări prin Legea nr. 247/2002, cu modificările şi completările ulterioare;

Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;

Hotărârea Guvernului nr. 866/1996 pentru actualizarea normativelor privind spaţiile cu destinaţia de birou sau pentru activităţi colective ori de deservire ce pot fi utilizate de ministere, alte organe de specialitate ale administraţiei publice centrale, de instituţiile publice din subordinea acestora, precum şi de prefecturi;

Hotărârea Guvernului nr. 925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziţie publică din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, cu modificările şi completările ulterioare;

Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1.159/2004 pentru aprobarea instrucţiunilor privind conţinutul, forma de prezentare şi structura programelor elaborate de ordonatorii principali de credite în scopul finanţării unor acţiuni sau ansamblu de acţiuni.

Probleme în implementarea standardului: Există mai multe documente de planificare în cadrul instituției care nu sunt corelate între ele. Nu există documente de planificare în cadrul instituției. Documentele de planificare nu sunt actualizate sau nu iau în calcul riscurile ce pot apărea pe parcurs. Activitățile planificate nu susțin îndeplinirea obiectivelor și a misiunii instituției. Planificarea nu este în concordanță cu disponibilitatea resurselor.

42

Întrebări de verificare a implementării standardului Entitatea publică şi structurile componente utilizează activitatea de planificare pentru a prioritiza activităţile şi

resursele necesare acestora în vederea îndeplinirii obiectivelor în condiţii de eficienţă, eficacitate şi legalitate?

Procesul de planificare se bazează pe consultări cu factorii interesaţi? Planurile realizate stabilesc obiective clare, activităţile necesare pentru îndeplinirea acestora,

persoanele/direcţiile responsabile şi termene ferme de îndeplinire? Planurile sunt monitorizate şi evaluate, iar informaţia rezultată este utilizată pentru revizuirea şi actualizarea

priorităţilor? Obiectivele generale, obiectivele specifice şi activităţile entităţii sunt formulate respectând ciclul de

planificare şi sunt aduse la zi ori de cât ori este necesar? Managerii şi salariaţii cunosc obiectivele care le-au fost alocate, precum şi indicatorii de performanţă asociaţi

acestora?

Criterii generale de evaluare a stadiului implementării standardului

Resursele alocate sunt astfel repartizate încât să asigure activităţile necesare realizării obiectivelor specifice compartimentului?

În cazul modificării obiectivelor specifice, sunt stabilite măsurile necesare pentru încadrarea în resursele repartizate?

Etapele planificării: o Planificarea este una dintre funcţiile esenţiale ale managementului care se realizează atât la nivel strategic, cât

şi la nivel operaţional;

o Planificarea se referă la repartizarea resurselor, pornind de la stabilirea nevoilor pentru realizarea obiectivelor. Având în vedere caracterul limitat al resurselor, repartizarea acestora necesită decizii cu privire la cel mai bun mod de alocare;

o Planificarea se realizează ciclic şi constă din următoarele etape: analiză (identificarea ipotezelor de lucru, starea

de fapt, probleme, soluţii), elaborare (obiective generale, obiective specifice, acţiuni, responsabili, termene, indicatori de performanţă), implementare, monitorizare rezultate, evaluare rezultate;

o Planificarea şi etapele acesteia au la bază dialogul permanent dintre conducere şi salariaţi pe de-o parte, şi entitatea publică şi factorii interesaţi din mediul extern pe de altă parte, pentru a determina acceptarea şi însuşirea acesteia la toate nivelurile;

o Planificarea este un proces continuu, ceea ce imprimă planului un caracter dinamic. Schimbarea obiectivelor,

resurselor sau altor elemente ale procesului de fundamentare impune actualizarea planului; o După orizontul de timp la care se referă, în general, se elaborează:

Planuri anuale; Planuri multianuale;

o Controlul este un mecanism necesar în raport cu planificarea, în sensul existenţei unui set clar de instrumente de măsurare care să poată indica – pe de o parte – care este progresul în realizarea obiectivelor şi – pe de altă parte – acţiunile corective, atunci când este necesar;

Exemple de documente de planificare utile în asigurarea implementării acestui standard: planul Strategic Instituțional al Instituției, Planificarea Bugetară Anuală, Planul de Management, Planul de Achiziții, Planificarea resurselor umane.

43

Plan de implementare standard Planificare

Nr. crt.

Obiective Acţiuni planificate în vederea realizării obiectivelor Termen Responsabil(i) Observaţii

1. Realizarea planificării la nivelul compartimentului

Actualizarea planurilor interne de activităţi

…. Compartiment ….

Stabilirea de indicatori pentru obiective

…. Compartiment ….

2. Planurile realizate respectă etapele planificării

Realizarea etapei de analiză … Compartiment …. Structura SCI/M

Respectarea criteriilor de elaborare (obiective, activităţi, responsabili, termene, indicatori)

…. Compartiment …. Structura SCI/M

Realizarea etapelor de implementare şi monitorizare

… Compartiment ….

Realizarea etapei de evaluare …. Compartiment ….

3.

Comunicarea şi conştientizarea obiectivelor direcţiei şi ministerului

Comunicarea documentelor de planificare, preferabil disponibil pe un website comun.

….. Compartiment …. Structura SCI/M

Informare şi discutare periodică a stadiului îndeplinirii obiectivelor

4. Actualizarea documentelor de planificare

Schimbarea obiectivelor şi a resurselor în cazul modificărilor din mediul intern şi/sau extern

…. Compartiment …. Structura SCI/M

Comunicarea şi acceptarea schimbării

44

STANDARDUL 7 MONITORIZAREA PERFORMANțELOR

Direcții de acțiune:

stabilirea indicatorilor de performanță asociați obiectivelor; asigurarea caracterului adecvat al indicatorilor de performanță / de rezultat, pentru activitatea pe care o

măsoară (o cuantifică); monitorizarea activităților în vederea îndeplinirii obiectivelor specifice cu ajutorul indicatorilor de performanță

/ de rezultat asociați obiectivelor, definiți în Standardul 3 – Competența, performanța (calitate, cantitate, termene, costuri, eficiența conducerii, colaborare, lucru în echipă, mod de utilizare a resurselor, etc.);

evaluarea performanțelor este realizată de către conducătorul fiecărei structuri (direcție generală, direcție, serviciu, compartiment) prin măsurarea nivelului de realizare a obiectivelor;

reevaluarea indicatorilor asociați atunci când au loc modificări ale ipotezelor și premiselor și, implicit a obiectivelor, în scopul operării de corecții.

Exemplu de monitorizare a realizării unor indicatori definiți: Nr. crt.

Obiective / Activităţi

Rezultate aşteptate

Valoarea indicatorilor de rezultat şi / sau de performanţă

Resurse Responsabili Termen

0. 1. 2. 3. 4. 5. 6. Obiectiv general: Planificarea auditului

Nota: Obiectivele specifice, activităţile şi acţiunile au caracter periodic (odată la 3 ani, respectiv anual) 1. Planificarea activităţii de audit public intern 1.1. Elaborarea

proiectului planului strategic de audit public intern pe 3 ani

1.Elaborarea în termenul legal a planului strategic de audit public intern pe 3 ani

1.Numărul de înregistrare a adresei de înaintare la UCAAPI sau la entitatea publică ierarhic superioară este din data de 09.XII a anului precedent

Umane: coordonatorul serviciului / compartimentului; auditorii Materiale: furnituri birou, consumabile Financiare: --- Informaţionale: acte normative, programe informatice

Pop Ion 10 XII a anului precedent triadei

2.Cuprinderea în planul strategic a tuturor obiectivelor auditabile

2.Indicele de cuprindere în plan a obiectivelor auditabile: ICP = Nr. ob. incluse în plan / Nr. total obiective auditabile x 100 = 100 %

Documente – probă cu privire la implementarea standardului: - lista obiectivelor; - lista activitățișor și acțiunilor; - inventarierea indicatorilor - procese-verbale ale EGR; - autoevaluarea realizării obiectivelor; - fișe de post actualizate;

45

STANDARDUL 8 MANAGEMENTUL RISCULUI

Descrierea standardului Managementul entitatii publice stabilește și pune în aplicare un proces specific de management al riscurilor

care să contribuie la realizarea eficientă și eficace a obiectivelor sale previzionate. Cerinte generale Toate entitățile publice trebuie să își definească propria strategie în ceea ce privește riscurile cu care se

poate confrunta și să asigure documentarea completă și adecvată a strategiei, precum și accesibilitatea documentației existente la nivelul entității publice în ori ce moment când necesitățile o impun.

Managementul entității publice trebuie să își stabilească clar obiectivele, în vederea identificării și definirii riscurilor asociate acestor obiective. De asemenea managementul entității publice are obligația creării și menținerii unui sistem eficient de management al riscurilor, în principal, prin: identificarea riscurilor în stransă legătură cu obiectivele a căror realizare ar putea fi afectată de

materializarea riscurilor; identificarea amenintarilor/vulnerabilitatilor prezente în cadrul activităților curente ale entitatii publice care ar

putea conduce la săvărșirea unor fapte de corupție și fraude; evaluarea riscurilor, prin măsurarea probabilității de apariție și a impactului asupra obiectivelor în cazul în

care acestea se materializeaza; ierarhizarea și prioritizarea riscurilor în funcție de toleranța la risc stabilită de managementul entitatii; stabilirea celor mai potrivite modalități de tratare a riscurilor, astfel încât acestea să se încadreze în limitele

toleranței la risc stabilite, și delegarea responsabilității de gestionare a riscurilor câtre cele mai potrivite niveluri decizionale;

monitorizarea implementării măsurilor de control, precum și a eficacității acestora; revizuirea și raportarea periodică a situației riscurilor. Activitățile în integralitatea lor și acțiunile inițiate și puse în practică în cadrul procesului de gestionare a

riscurilor sunt riguros documentate, iar sinteza informațiilor, datelor și deciziilor luate în acest proces este cuprinsă în ,,Registrul riscurilor,, document care dovedește că în organizație s-a introdus un sistem de management al riscurilor și că acesta funcționează efectiv.

Managementul entității publice analizează mediul extins de risc în care acționează și stabileste modul în care acesta îi afecteaza strategia de gestionare a riscurilor. Acțiunile principale în ceea ce privește implementarea standardului nr. 8 ,,Managementul Riscurilor,, prevăd: identificarea și evaluarea principalelor riscuri asociate obiectivelor și activităților structuri organiztorice care

pot afecta eficacitatea și eficiența operațiunilor, respectarea regulilor șia regulementelor, încrederea în informațiile financiare și de management intern și extern, protejarea bunurilor, prevenirea și descoperirea fraudelor;

tratarea riscurilor; stabilirea măsurilor de gestionare a riscurilor identificate; întocmirea și actualizarea Registrului riscurilor la nivelul structurii; întocmirea planului privind implementarea măsurilor de management al riscurilor. Referințe principale: Legea nr. 500/2002 privind finanțele publice, cu modificările și completările ulterioare; Ordonanța Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial și controlul financiar preventiv,

republicată, cu modificările și completările ulterioare; Hotărârea Guvernului nr. 215/2012 privind aprobarea Strategiei naționale anticorupție pe perioada 2012-

2015, a Inventarului masurilor preventive anticorupție și a indicatorilor de evaluare, precum și a Planului național de acțiune pentru implementarea Strategiei naționale anticorupție 2012-2015;

Strategia anticorupție pe domeniul educației; Hotărărea Guvernului nr. 2.288/2004 pentru aprobarea repartizării principalelor funcții de sprijin pe care le

asigură ministerele, celelalte organe centrale și organizațiile neguvernamentale privind prevenirea și gestionarea situațiilor de urgență;

Metodologie de implementare a standardului de control intern "Managementul riscurilor", elaborată de Ministerul Finantelor Publice.

46

DE CE ESTE NECESAR UN MANAGEMENT AL RISCURILOR IN CADRUL ENTITĂȚILOR PUBLICE

Un răspuns la această întrebare este indus de observaţia conform căreia atât în entitatea publică, cât şi în

mediul în care aceasta acţionează, există incertitudini de natura ameninţărilor în realizarea obiectivelor, sau de natura oportunităţilor. Orice manager trebuie să-şi pună problema de a gestiona ameninţările, deoarece, în caz contrar, neatingându-şi obiectivele, s-ar descalifica, sau de a fructifica oportunităţile în beneficiul entității publice, dovedindu-şi eficienţa. Dacă incertitudinea este o realitate cotidiană, atunci şi reacţia la incertitudine trebuie să devină o preocupare permanentă. Motivaţia generală de mai sus ar putea justifica cu singurănță necesitatea implementării managementului riscurilor, însă există şi unele motivaţii specifice. a) Managementul riscurilor impune modificarea stilului de management. Managerii nu trebuie să se limiteze la a trata, de fiecare dată, consecinţele unor evenimente care s-au produs. Tratarea consecinţelor nu ameliorează cauzele şi, prin urmare, riscurile materializate deja se vor produce şi în viitor, de regulă, cu o frecvenţă mai mare şi cu un impact crescut asupra obiectivelor. Managerii trebuie să adopte un stil de management reactiv, ceea ce înseamnă că este necesar să conceapa şi să implementeze măsuri susceptibile de a atenua manifestarea riscurilor. Reacţia orientată spre viitor permite scolilor să stăpânească, în limite acceptabile, riscurile trecute, ceea ce este acelaşi lucru cu creşterea şanselor de a-şi atinge obiectivele. Nicio o entitate publică nu poate fi condusă numai după principiul “văzând şi făcând”. La fel de importantă este şi identificarea posibilelor ameninţări, înainte ca ele să-şi materializeze şi să producă consecinţe nefavorabile asupra obiectivelor stabilite. Aceasta înseamnă a adopta un stil de management proactiv. Managementul proactiv are la bază principiul „este mai bine să previi, decât să constaţi un fapt împlinit”. În cadrul entităților publice care beneficiază de un management performant, „scurtarea orizontului” nu se limitează la viitorul imediat, ci ia în considerare şi perspective mai îndepărtate. În aceste situaţii, managementul proactiv devine un management prospectiv, în care managerul încearcă să identifice acele riscuri care pot apărea ca urmare a modificărilor de strategie sau de mediu. Entitatea publică trebuie pregătită pentru a accepta schimbarea. b) Managementul riscurilor facilitează realizarea eficienta şi eficace a obiectivelor organizaţiei În mod evident cunoaşterea ameninţărilor permite o ierarhizare a acestora în funcţie de eventualitatea materializării lor, de amploarea impactului asupra obiectivelor şi de costurile pe care le presupun măsurile menite de a reduce sansele de apariţie sau de a limita efectele nedorite. Stabilirea unor ierarhii constituie suportul introducerii unei ordini de priorităţi în alocarea resurselor, în majoritatea cazurilor limitate, în urma unei analize cost-beneficiu sau, mai general, efort-efect. Este esenţial ca entitatea publică să-şi concentreze eforturile spre ceea ce este cu adevarat important, şi nu să-şi disperseze resursele în zone nerelevante pentru scopurile sale. Totodată, revizuirea periodică a riscurilor, aşa cum este prevăzut în standarde, conduce la realocări ale resurselor, în concordanţă cu modificarea ierarhiilor şi, implicit, a priorităţilor. Cu alte cuvinte, managementul riscurilor presupune concentrarea resurselor în zonele de interes actuale. c) Managementul riscurilor asigură condiţiile de bază pentru un control intern sănătos Dacă controlul intern este ansamblul masurilor stabilite de conducere pentru a se obţine asigurări rezonabile că obiectivele vor fi atinse, rezultă ca managementul riscurilor este unul din mijloacele importante prin care se realizează acest lucru, deoarece managementul riscurilor urmăreşte tocmai gestiunea ameninţărilor ce ar putea avea impact negativ asupra obiectivelor. Cu alte cuvinte, dacă se urmareşte consolidarea controlului intern, este indispensabilă implementarea managementului riscurilor. Planul de acţiune (activităţile ce trebuie desfăşurate pentru realizarea obiectivelor) trebuie secondat de planul ce cuprinde măsurile ce atenuează manifestarea riscurilor şi de planul de tratare a situaţiilor dificile (riscuri materializate)

47

Documente specifice elaborate în cadrul Standardului 8

,,Managementul Riscurilor,,

FIȘA ANALIZA RISCURILOR

Riscuri minore 1 - 4 Riscuri moderate 5-10 Riscuri majore 12-25

SCALA DE EVALUARE A EXPUNERII LA RISCURI

Nr.crt.

Obiective/activități

Identificarea riscurilor

Risc inerent Clasare risc (majore, moderate,

minore) Probabilitate

Impact

Expunere 4x5

1 2 3 4 5 6 7

5 10 15 20 25

4 8 12 16 20

3 6 9 12 15

2 4 6 8 10

1 2 3 4 5

Nivel de impact

aproape sigur 5

probabil 4

posibil 3

Nivel de probabilitate

foarte puţin probabil

2

improbabil 1

foarte redus1

redus 2

ridicat 4

critic 5

moderat 3

48

REGISTRUL RISCURILOR

Nr.crt.

Obiective/activități

Identificarea riscurilor

Risc inerent Actiuni/măsuri de minimizare a

riscului/riscurilor inerent/inerente

Probabilitate Impact Expunere

4x5 1 2 3 4 5 6 7

Risc rezidual Responsabil cu gestionarea

riscului Probabilitate Impact Expunere

8x9 8 9 10 11

49

Metodologia privind identificarea, evaluarea și atenuarea riscurilor Managementul riscurilor este un proces efectuat de către conducerea și personalul structurilor entităților publice, și constă în :

1. Identificarea riscurilor ; 2. Evaluarea riscurilor ; 3. Stabilirea toleranței la risc ; 4. Strategia adoptată pentru atenuarea riscurilor – controlarea riscurilor (răspunsul la risc) ; 5. Revizuirea și raportarea riscurilor.

Identificarea riscurilor

Riscurile se identifică și se definesc în raport cu obiectivele a caror realizare este afectată de materializarea lor . Existența unui sistem de obiective clar definite în cadrul structurii constituie premisa esențială pentru identificarea și definirea riscurilor. Dacă situația o impune, anumite activitați/sarcini, ce au un rol determinant în realizarea obiectivului, pot fi detaliate la rândul lor până la limita necesara unei identificari și evaluari mai precise a riscurilor. Identificarea riscurilor se efectuează prin formularea raspunsului la următoarea întrebare: care ar fi consecințele nerealizării sau realizării necorespunzatoare a acestei activități/sarcini ? Un risc identificat va fi exprimat succint cu ajutorul câtorva cuvinte care sa îi redea esența (de exemplu : efectuarea de plati necuvenite, atribuirea nelegală a contractului de achiziție). Pentru identificarea și definirea riscurilor se respectă următoarele reguli :

se ține cont de faptul că riscul este o incertitudine, o posibilitate și nu un fapt împlinit ; se analizează problemele dificile identificate, iar dacă circumstanțele se pot repeta, se tratează

problemele dificile si ca riscuri ; problemele (situatiile, evenimentele) care nu pot sa apara nu se considera riscuri ; se definesc atat cauzele cat si efectele riscului identificat asupra obiectivelor ; se grupeaza si se prioritizeaza riscurile identificate ;

Evaluarea riscurilor

Evaluarea riscurilor presupune evaluarea probabilitatii de materializare a riscurilor si a impactului asupra obiectivelor in cazul in care acestea se materializeaza. Combinatia dintre nivelul estimat al probabilitatii si nivelul estimat al impactului constituie expunerea la risc, in baza careia se realizeaza profilul riscurilor. Etapele evaluarii riscurilor sunt : Evaluarea probalilitatii de materializare a riscului identificat ; Evaluarea probabilitatii de materializare a riscului identificat consta in determinarea sanselor de aparitie a unui rezultat specific si se realizeaza prin :

a) observarea materializarii riscurilor similare in trecut ; b) analiza circumstantelor (cauzelor) care favorizeaza apariatia riscurilor ; c) utilizarea scalelor de evaluare a probabilitatii de materializarea riscului, in trei etape de probabilitate,

potrivit tabelului :

Nivelul probabilitatii Explicatie 1 Foarte Scăzuta (0% -

15%) Este foarte putin probabil sa se intample pe o perioada lunga de timp ; nu s-a intamplat in prezent;

2 Medie (16% - 45%) Este probabil sa se intample pe o perioada medie de timp ; s-a intamplat de cateva ori in ultimul an/ultimii ani;

3 Ridicata (46% - 60%) Este foarte probabil sa se intample pe o perioada scurta de timp ; s-a intamplat de multe ori in ultimul an;

4 Ridicata (61 – 8%%) Este probabil să se întample pe o perioada scurta de timp ; s-a intamplat in ultimul an;

5 Foarte ridicată(86% - 100%)

Este foarte probabil sa se intample pe o perioada scurta de timp ; s-a intamplat de multe ori in ultimul an

50

Evaluarea impactului asupra obiectivelor in cazul materializarii riscurilor ;

Evaluarea impactului asupra obiectivelor in cazul materializarii riscurilor reprezinta consecinta asupra obiectivelor (rezultatelor) asteptate, care poate fi, in functie de natura riscului, nagativa sau pozitiva si se face potrivit tabelului :

Nivelul

impactului/consecintelor

Explicatie

Foarte Scăzut Cu impact foarte scăzut asupra activitatilor structurii si indeplinirii obiectivelor;

Scăzut Cu impact scăzut asupra activitatilor structurii si indeplinirii obiectivelor; Mediu Cu impact mediu asupra activitatilor structurii si indeplinirii obiectivelor; Ridicat Cu impact semnificativ asupra activitatilor structurii si indeplinirii

obiectivelor; Foarte ridicat Cu impact extrem de semnificativ asupra activitatilor structurii si

indeplinirii obiectivelor;

PROBABILITATE (X) NOTA : Liniile matricei descriu variatia probabilitatii, iar coloanele variatia impactului. Expunerea la risc apare la intersectia liniilor cu coloanele. Stabilirea tolerantei la risc

Toleranta la risc reprezinta „cantitatea” de risc pe care o structura este pregatita sa o tolereze sau la care este dispusa sa se expune la un moment dat si presupune urmatoarele :

pentru fiecare risc identificat este necesara efectuarea unei comparari a expunerii la risc cu nivelul tolerantei la risc ;

se analizeaza deviatia exounerii la risc fata de toleranta la risc si se stabileste dara riscul este tolerabil sau nu ;

daca expunerea la riscul inerent este mai mica sau egala cu toleranta la risc atunci nu se impun masuri de control al riscurilor, ceea ce inseamna ca riscurile sunt acceptate ;

toate riscurile care au un nivel al expunerii situat deasupra limitei de toleranta trebuie tratate prin masuri de control prin care expunerea la riscurile reziduale sa fie adusa sub limita de toleranta stabilita.

Stabilirea limitei de toleranta la risc consta in punerea intr-o relatie de echilibru a costului de controlare a riscurilor cu costul expunerii, in cazul in care riscul s-ar materializa si se face potrivit tabelului :

Nivel de tolerare Explicații 1 – 2 Tolerabil Nu necesita nicio masura de control. 3 – 4 Puțin tolerabil Necesită măsuri de control uneori. 5 – 6 Mediu tolerabil Necesită msuri de control pe termen la anumite intervale medi 7 – 8 intolerabil Necesită msuri de control pe termen scurt; 8 – 9 Extrem de intolerabil Necesita masuri de control urgente, fără nici o discuție

Strategia adoptată pentru atenuarea riscurilor – controlarea riscurilor (raspunsul la risc)

După ce riscurile au fost identificate și evaluate, și după ce s-au definit limitele de toleranță în cadrul cărora structura este dispusă, la un moment dat, să își asume riscuri, se stabilește tipul de răspuns la risc pentru fiecare risc în parte, potrivit tabelului de mai jos:

51

Strategia adoptată pentru răspunsul la risc

Măsurile ce urmează a fi luate

Acceptare

Acceptarea (tolerarea) riscurilor, respectiv neluarea unor măsuri de control, intervine atunci când riscurile sunt liber asumate și aplicarea unei strategii de răspuns la risc nu este posibilă (se recomandă în cazul riscurilor cu expunere scăzută);

Evitare

Evitarea riscurilor, adică eliminarea activităților (circumstanțelor) care generează riscurile. Aplicarea acestei strategii este limitată în cazul activităților care țin de scopul structurii);

Monitorizare permanentă

Se acceptă riscurile cu condiția menținerii sale sub o permanentă supraveghere, presupune o amânare a luării măsurilor de control până la momentul creșterii probabilității de apariție a riscului astfel tratat.Acestă măsură se aplică în cazul riscurilor cu impact semnificativ, dar cu probabilitate mică de apariție, monitorizându-se cu precădere probabilitatea de apariție a riscului;

Transferarea

riscurilor

Incredințarea gestionării riscului unui terț specializat, pe bază de contract, are ca efect micșorarea expunerii structurii și gestionarea eficace a riscului de către un tert specializat. Această măsură se pretează în cazul riscurilor financiare si patrimoniale, cum sunt contractele de asigurare spre exemplu;

Tratarea (atenuarea) riscurilor

Reprezintă cea ma frecventă modalitate de abordare pentru majoritatea riscurilor cu care se confruntă structura și presupune acționarea prin măsuri de atenuare a probabilității, a impactului sau a amândurora (spre exemplu implementarea de instrumente de control intern/managerial pentru a menține riscurile în limite acceptabile);

CLASAREA RISCURILOR

Categorii de riscuri Prioritate Termen

riscuri majore Prioritate 1

Necesită concentrarea atenţiei conducerii Structurii pentru adoptarea/implementarea unor măsuri urgente de prevenire/control adecvate.

riscuri moderate Prioritate 2

Pot fi monitorizate sau controlate, prin creşterea eficacităţii măsurilor existente sau, după caz, prin adoptarea unor măsuri suplimentare de prevenire/control.

riscuri minore Prioritate 3

Pot fi tolerate şi vor fi considerate inerente activităţilor structurii unității, faţă de care nu este necesară adoptarea unor măsuri suplimentare, ci doar aplicarea celor existente.

Instrumentele de control intern/managerial constituie ansamblul masurilor luate în vederea atenuării riscurilor și sunt clasificate în șase grupe, astfel :

obiectivele – efectele pozitive pe care conducerea incearca sa le realizeze sau evenimentele/efectele negative pe care conducerea incearca sa le evite tinand cont de specificul domeniului de activitate si a responsabilitatilor stabilite de legislatia in domeniu ;

mijloacele – ansamblul resurselor umane, financiare, materiale si de alta natura puse la dispozitia structurii in vederea realizarii obiectivelor stabilite ;

sistemul informational – totalitatea procedurilor, metodelor si mijloacelor puse la dispozitia stucturii in cadrul procesului informational ce constituie un tot unitar cu privire la culegerea,

52

prelucrarea, sistematizarea, valorificarea si stocarea datelor si informatiilor, in conformitate cu legislatia in domeniu;

organizarea – ansamblul de masuri, metode, tehnici, mijloace si operatiuni, prin care se stabilesc, in conformitate cu anumite principii, reguli, norme si criterii prevazute in legislatia specifica, componentele procesuale (activitati, atributii, sarcini) si organigrama, in vederea indeplinirii atributiilor si responsabilitatilor stabilite ;

procedurile – totalitatea pasilor ce trebuie urmati, a metodelor de lucru stabilite si a regulilor de aplicat, in vederea executarii activitatii, atributiei sau sarcinii ;

supervizarea, controlul – sunt vizate, in principal, masuri de control ierarhic, menite sa tina sub control riscurile ce rezulta din desfasurarea activitatilor de catre personalul din subordine, si presupune indrumarea, coordonarea, monitorizarea si verificarea.

Revizuirea si raportarea riscurilor

Revizuirea si raportarea riscurilor presupune : - monitorizarea modificarii riscurilor ca urmare a implementarii instrumentelor de control intern/managerial

si a modificarii circumstantelor care favorizeaza aparitia riscurilor (a s eanaliza daca : riscurile persista, au aparut riscuri noi, impactul si probabilitatea riscurilor au suferit modificari, masurile implementate sunt eficace, anumite riscuri trebuie raportate sefilor ierarhici etc.) ;

- obtinerea de asigurari privind eficacitatea gestionarii riscurilor si identificarea nevoii de a lua masuri viitoare.

53

STANDARDUL 9 PROCEDURI

Descrierea standardului: Conducerea entităţii publice asigură elaborarea procedurilor scrise pentru activităţile derulate în entitate şi le aduce la cunoştinţa personalului implicat. Cerinţe generale: Conducerea entităţii publice se asigură că pentru toate procesele majore, activităţile, acţiunile şi/sau

evenimentele semnificative există o documentaţie adecvată şi că operaţiunile sunt consemnate în documente. Pentru ca procedurile să devină instrumente eficace de control intern, acestea trebuie:

- să se refere la toate procesele şi activităţile importante; - să asigure o separare corectă a funcţiilor de iniţiere, verificare, avizare şi aprobare a operaţiunilor; - să fie precizate în documente scrise; - să fie simple, complete, precise şi adaptate activităţii procedurate; - să fie actualizate în permanenţă; - să fie aduse la cunoştinţa personalului implicat.

Conducerea entităţii publice se asigură că, pentru toate situaţiile în care datorită unor circumstanţe deosebite apar abateri faţă de politicile sau procedurile stabilite, se întocmesc documente adecvate, aprobate la un nivel corespunzător, înainte de efectuarea operaţiunilor.

Circumstanţele şi modul de gestionare a situaţiilor de abatere de la politicile şi procedurile existente se analizează periodic, în vederea desprinderii unor concluzii de bună practică pentru viitor, ce urmează a fi formalizate.

Procedurile concepute şi aplicate de personalul entităţii publice trebuie să asigure o separare a funcţiilor de iniţiere şi verificare, astfel încât atribuţiile şi responsabilităţile de aprobare, efectuare şi control al operaţiunilor să fie încredinţate unor persoane diferite. În acest mod se reduc considerabil riscul de eroare, fraudă, încălcare a legislaţiei, precum şi riscul de nedetectare a acestor probleme.

Conducătorii entităţilor publice în care, datorită numărului mic de salariaţi, se limitează posibilitatea de aplicare a separării atribuţiilor şi responsabilităţilor trebuie să fie conştienţi de riscul cumulării atribuţiilor şi responsabilităţilor şi să compenseze această limitare prin alte măsuri de control.

În entitatea publică, accesul la resursele materiale, financiare şi informaţionale, precum şi protejarea şi folosirea corectă a acestora se reglementează prin acte administrative, care se aduc la cunoştinţa salariaţilor. Restrângerea accesului la resurse reduce riscul utilizării inadecvate a acestora.

Referinţe principale: Legea nr. 15/1994 privind amortizarea capitalului imobilizat în active corporale şi necorporale, republicată, cu

modificările şi completările ulterioare; Legea nr. 22/1969 privind angajarea gestionarilor, constituirea de garanţii şi răspunderea în legătură cu

gestionarea bunurilor agenţilor economici, autorităţilor sau instituţiilor publice, cu modificările ulterioare; Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare; Legea nr. 182/2002 privind protecţia informaţiilor clasificate, cu modificările şi completările ulterioare; Legea nr. 213/1998 privind bunurile proprietate publică, cu modificările şi completările ulterioare; Legea nr. 273/2006 privind finanţele publice locale, cu modificările şi completările ulterioare; Legea nr. 500/2002 privind finanţele publice, cu modificările şi completările ulterioare; legile bugetare anuale; Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea şi sancţionarea neregulilor

apărute în obţinerea şi utilizarea fondurilor europene şi/sau a fondurilor publice naţionale aferente acestora, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 142/2012, cu modificările şi completările ulterioare;

Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 94/2011 privind organizarea şi funcţionarea inspecţiei economico-financiare, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 107/2012, cu modificările ulterioare;

Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;

54

Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 146/2002 privind formarea şi utilizarea resurselor derulate prin trezoreria statului, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;

Hotărârea Guvernului nr. 781/2002 privind protecţia informaţiilor secrete de serviciu; Hotărârea Guvernului nr. 841/1995 privind procedurile de transmitere fără plată şi de valorificare a bunurilor

aparţinând instituţiilor publice, cu modificările şi completările ulterioare; Hotărârea Guvernului nr. 1.151/2012 pentru aprobarea Normelor metodologice privind modul de organizare

şi exercitare a controlului financiar de gestiune; Decretul nr. 209/1976 pentru aprobarea Regulamentului operaţiilor de casă ale unităţilor socialiste; Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 923/2014 pentru aprobarea Normelor metodologice generale

referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv şi a Codului specific de norme profesionale pentru persoanele care desfăşoară activitatea de control financiar preventiv propriu;

Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1.235/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 146/2002 privind formarea şi utilizarea resurselor derulate prin trezoreria statului, aprobată cu modificări prin Legea nr. 201/2003, cu modificările şi completările ulterioare;

Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1.661 bis/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice privind modul de încasare şi utilizare a fondurilor băneşti primite sub forma donaţiilor şi sponsorizărilor de către instituţiile publice;

Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1.718/2011 pentru aprobarea Precizărilor privind întocmirea şi actualizarea inventarului centralizat al bunurilor din domeniul public al statului;

Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1.792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanţarea şi plata cheltuielilor instituţiilor publice, precum şi organizarea, evidenţa şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale, cu modificările şi completările ulterioare;

Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 2.861/2009 pentru aprobarea Normelor privind organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii.

Întrebări de verificare a implementării standardului

Este cunoscută de către angajaţi diferenţa dintre procedurile de sistem şi cele operaţionale? Cine ar trebui să iniţieze elaborarea procedurilor? Pentru activităţile procedurate deja în compartimentul dumneavoastră sunt respectate etapele standard

prevăzute în OMFP 1389/ 2006? Există o persoană desemnată de managerul unităţii pentru actualizarea permanentă a procedurilor şi

pentru diseminarea acestora în rândul personalului de execuţie? Cunoaşteţi care trebuie să fie structura şi conţinutul standard al procedurilor interne? Managerul unităţii desfăşoară activităţi de monitorizare a gradului de respectare a paşilor esenţiali din

activitatea procedurată?

Criterii generale de evaluare a stadiului implementării standardului Pentru activităţile proprii au fost elaborate /actualizate proceduri de sistem/operaţionale? Procedurile de sistem/operaţionale comunicate salariaţilor sunt respectate şi aplicate?

La nivelul entității este nevoie să se facă o identificare a activităților, atât a celor care decurg din atribuțiile prevăzute de Regulamentul de Organizare și Funcționare, cât și a celor care sunt realizate pentru a susține acele activități. Odată identificate activitățile curente, dar și cele circumstanțiale trebuie analizat care dintre acestea pot sa fie transpuse într-o procedură, adică sunt activități procedurabile. Acele activități care au o succesiune de pași care pot fi descriși într-un document formalizat, care se derulează de fiecare dată după reguli similare, sunt activități procedurabile și se pot elabora proceduri care descriu derularea activității.

55

Principalele etape în elaborarea unei proceduri sunt: Codificarea și înregistrarea procedurilor Difuzarea procedurilor Scopul procedurilor Domeniul de aplicare a procedurii Descrierea procedurii; a modului de lucru Elaborarea formularelor și anexelor

Codificarea și înregistrarea procedurilor

Pentru identificare și arhivarea corectă a procedurilor trebuie să existe o modalitate unică și coerentă de codificare și înregistrare a procedurilor. În acest scop trebuie stabilit la nivelul entității un sistem de codificare care se aplică fiecărei proceduri. La nivelul entității trebuie să existe o codificare a procedurilor și un registru în care sunt înregistrate toate procedurile elaborate. Model registru proceduri:

Difuzarea procedurilor Aspectul referitor la difuzarea procedurilor este punctat în cadrul fiecărei proceduri printr-o listă de distribuire în care se menționează compartimentele destinatare ale procedurii și motivul pentru care aceste proceduri sunt distribuite – utilizare, conformare, informare, arhivare. Se recomanda utilizarea instrumentelor IT&C pentru difuzarea procedurilor în cadrul entității prin crearea unei secțiuni dedicate procedurilor pe site-ul instituției. Poate fi utilizata secțiunea intranet a website-lui pentru a fi mai

REGISTRUL PROCEDURILOR de SISTEM și OPERAȚIONALE

Nr. crt.

Cod proced

ură

Denumire procedură Ediţia Revizia şi data

revizuirii

Structura inițiatoare

Data aplicării

1 P.S. - ….

Procedura de sistem pentru ……..

I nr/data denumire

2 P.O. - …

Procedura operațională pentru …

I Nr/data

56

ușor accesate procedurile de către personalul organizației. De asemenea, publicarea într-un format editabil al procedurilor pe site, oferă personalului posibilitate de a utiliza în mod direct și facil formularele existente în anumite proceduri.

Scopul procedurilor În cadrul formularului propus ca model în cadrul OSGG 400/2015sunt enunțate 4 scopuri comune care pot fi

identificate pentru orice procedură. Cele 4 scopuri aplicabile în comun procedurilor sunt:

Stabileşte modul de realizare a activităţilor, compartimentele implicate şi persoanele responsabile. Oferă asigurări cu privire la existenţa documentaţiei adecvate derulării activităţii procedurabile. Asigură continuitatea activităţii procedurabile, inclusiv în condiţiile în care va exista o fluctuaţie a personalului. Sprijină managerul în luarea deciziilor; sprijină auditul/alte organisme abilitate în acţiuni de auditare/control.

Pe lângă aceste scopuri pe care le îndeplinesc în general procedurile trebuie identificat și formulat scopul specific pe care îl are elaborarea unei anumite proceduri pentru procedurarea unei activități.

Domeniul de aplicare a procedurii Domeniul de aplicare a procedurii se referă în primul rând la identificarea clară și distinctă a activității/activităților care sunt procedurate, urmează a fi formalizate în cadrul procedurii. Pe parcursul procesului de management, odată cu definirea clara a misiunii, atribuțiilor și obiectivelor organizației este nevoie de a identifica acele activități relevante și de a crea acele procese care trebuie parcurse pentru atingerea obiectivelor și îndeplinirea misiunii. Identificarea clară a activităților pe care entitatea trebuie să le desfășoare pentru a-și atinge obiectivele și a-și îndeplini misiunea este un proces care trebuie urmărit periodic și formalizat în planul de management. Aceste aspecte trebuie reflectate și în planul anual de dezvoltare a SCIM, astfel încât structura de implementare să dețină instrumentele prin care identifică activitățile procedurabile și planifică procesul elaborării procedurilor.

Odată identificate activitățile procedurabile se trece la elaborarea procedurilor. În acest scop este nevoie de a defini domeniul de aplicare și a descrie în detaliu modul de lucru, și este necesar să fie identificate toate subactivitățile ce trebuie desfășurate. De asemenea, domeniul de aplicare vizează listarea compartimentelor care intervin în derularea activității procedurate și sarcinile pe care le îndeplinesc acestea. În același timp, este foarte important ca în cadrul procedurii să existe o listă completă a documentelor utilizate în desfășurarea activității procedurate și o listă a documentelor produse ca urmare a desfășurării activității. Pentru documentele produse trebuie introduse în cadrul procedurii formulare care cuprind formatele documentelor. Mai jos este prezentată schema logică a componentelor ce intervin în elaborarea procedurilor.

Compartimente care intervin în

Identificare activitate

Compartimente care furnizeaz Delimitar

e subactivit

ăti

Documente utilizate

Elaborare procedură

Formulare activitate

57

Situație: Personalul care derulează activitățile ce sunt descrise formalizat prin proceduri cunoaște foarte bine procesul prin care aceste activități se derulează, astfel că, acesta este cel mai în măsură să le elaboreze. Numărul persoanelor care intervin în derularea activităților principale din cadrul entității nu este foarte mare, ceea ce face ca derularea activităților să se realizeze prin deprinderi dobândite prin repetarea acțiunilor și mai puțin prin urmărirea procedurilor și aplicarea acestora în derularea proceselor. În acest caz, procedurile, atunci când se elaborează, reprezintă o descriere a activității de către persoanele care desfășoară în mod repetat acea activitate și devin mai de grabă documente arhivate care descriu, formalizează procesele și nu sunt ghiduri de aplicare și verificare a activității. În acest fel, procedurile operaționale în special, îndeplinesc rolul unor documente care descriu activitățile și procesele care se desfășoară în cadrul entității. Astfel că pot există documente formalizate în care se prezintă în detaliu atribuțiile entității și modul în care sunt acestea exercitate. Prin acesta, se poate spune că procesul, specific controlului managerial intern, prin care sunt prezentate formalizat activitățile procedurabile din cadrul entității este realizat, însă scopul este atins doar parțial. Formalizarea activității într-o procedură urmează o succesiune logică de acțiuni care se constituie într-un proces al cărui scop este îmbunătățirea continuă a managementului organizației și controlul eficient al riscurilor ce pot apărea în atingerea obiectivelor propuse. Or, dacă procedurile nu sunt realizate ca parte integrantă a acestui proces ci doar ca o activitate relativ izolată prin care se descriu activitățile într-un document formalizat, coerența logică a procesului, care pornește de la obiectivele generale ale organizației și se încheie cu instrumentele detaliate prin care acestea se realizează, nu este realizată. Procedurile reprezintă un instrument care contribuie la îmbunătățirea derulării activităților și, prin urmare, la atingerea obiectivelor și prin care se asigură un control eficient al riscurilor posibile în derularea proceselor. Utilizarea procedurilor doar ca documente care descriu formalizat cursul acțiunilor rămâne o acțiune izolată care nu se integrează procesului de management și nu contribuie direct în cel mai eficient mod la susținerea acestui proces. În această situație avem de-a face cu cazul frecvent întâlnit în entitățile publice, incare procedurile nu reprezintă un instrument care intervine în derularea continuă a procesului de management al organizației ci sunt evenimente izolate care sunt întreprinse ca sarcini separate cu scopul de a realiza documentele formalizate pentru descrierea activităților procedurabile și de a îndeplini cerințele care decurg din aplicarea legislației.

58

STANDARDUL 10 SUPRAVEGHEREA

Descrierea standardului Managementul entitatii publice initiază, aplică și dezvoltă controale adecvate de supraveghere a activitaților,

operațiunilor și tranzacțiilor, în scopul realizării eficace a acestora. Cerinte generale Managementul entității publice trebuie să monitorizeze efectuarea controalelor de supraveghere pentru a se

asigura că procedurile sunt respectate de către salariați în mod efectiv si continuu. Efectuarea verificărilor de supraveghere implică revizuiri ale activități realizate de salariati, rapoarte despre

excepții, testări prin sondaje sau orice alte modalități care confirmă respectarea procedurilor generale sau operaționale.

Managerii compartimentelor verifică și aprobă activitățile salariaților, dau instructiunile necesare pentru a asigura minimizarea erorilor și pierderilor, eliminarea neregulilor și fraudei, respectarea legislatiei și corecta întelegere și aplicare a instructiunilor.

Supravegherea activitatilor este considerată oportună, în măsura în care: fiecarui salariat i se comunică atribuțiile, responsabilitățile și limitele de competență atribuite; se evaluează sistematic activitatea fiecărui salariat; se aprobă rezultatele activității în diverse etape de realizare a acesteia.

Acțiunile principale în ceea ce privește implementarea standardului nr. 10 ,,Supravegherea,, prevăd: managerii au responsabilității în ceea ce privește controlul curent al activităților în vederea realizării

obiectivelor stabilite ; se realizează pe bază de proceduri operaționale supravegherea activităților cu grad ridicat de risc( așa zisa

supervizare); formele stabilite de supraveghere a activităților sunt sunt determinate în mod corespunzător de către

persoanele desemnate în acest sens; persoanele care efectuează supravegherea și supervizarea sunt responsabilizate în acest sens; supravegherea activităților se efectuează atât prin controlul de prevenire cât și prin controlul expost; formele de verificare determinate în vederea supravegherii sunt flexibile și eficiente. Supervizarea unor activități care implică un grad ridicat de expunere la risc se realizează pe baza unor

proceduri prestabilite.

Referinte principale: Ordonanta Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial si controlul financiar preventiv,

republicata, cu modificarile si completarile ulterioare; actul normativ de organizare si functionare a entitatii publice; regulamentul de organizare si functionare a entitatii publice.

Documente speifice elaborate în cadrul Standardului 10

,,Supravegherea,, FIŞA DE VERIFICARE

a îndeplinirii standardelor postului de …… 1. Studiile universitare

Nr. crt.

Instituţia de învăţământ superior şi facultatea absolvită

Domeniul Perioada Titlul acordat

1. CRITERIU ÎNDEPLINIT : DA NU 2. Studiile de doctorat

Nr. crt.

Instituţia organizatoare de doctorat Domeniul Perioada Titlul ştiinţific acordat

59

1. CRITERIU ÎNDEPLINIT : DA NU 3. Funcţii didactice/profesionale

Nr. crt.

Instituţia Domeniul Perioada Titlul/postul didactic sau gradul/postul profesional

1. 4. Realizările profesional-ştiinţifice Relevanţa şi impactul rezultatelor ştiinţifice ale candidatului.

(Recomandare: se fac referiri la elementele de noutate aduse de lucrările ştiinţifice ale candidatului).

Capacitatea candidatului de a îndruma studenţi sau tineri cercetători şi competenţele didactice ale candidatului.

(Se pot face referiri la: evaluările studenţilor, ale membrilor catedrei, la rezultatele obţinute la cursuri de formare didactică, la îndrumarea şi colaborarea cu tinerii cercetători, la aprecierile unor prestigioşi profesorisau cercetători, etc.).

Capacitatea candidatului de a conduce proiecte de cercetare-dezvoltare.

(Se precizează participare la proiecte de cercetare-dezvoltare).

5. Activitatea ştiinţifică şi de cercetare sau didactică, respectiv competenţa profesională şi transversală se calculează pe baza punctajului obţinut conform grilei stabilite în acest sens.

Criterii de evaluare

Activitate de cercetare ştiinţifică

Activitate didactică

Competenţă profesională

Competenţă transversală

TOTAL PUNCTAJ

Punctaj obţinut CRITERIU ÎNDEPLINIT : DA NU Plan de supravegere a modului de desfășurare a activităților; Evaluarea anuală a fiecărui angajat din subordine; Verificarea modului de îndeplinire a responsabilităților; Existența comisilor de supravegere elaborate pe baza unor dezizii justificate juridic, economic, social și psihologic.

60

STANDARDUL 11 CONTINUITATEA ACTIVITĂȚII

Descrierea standardului Managementul entității publice identifică principalele amenințări cu privire la continuitatea derulării

proceselor, activităților si asigură măsurile corespunzătoare pentru ca activitatea acesteia să poată continua în orice moment, în toate imprejurările și în toate planurile, indiferent care ar fi natura unei perturbări majore.

Cerinte generale Entitatea publica reprezintă o organizație a cărei activitate trebuie să se deruleze continuu, prin structurile

sale componente. O eventuală întrerupere a activității acesteia afectează atingerea obiectivelor stabilite. Managementul entitatii publice inventariază situațiile care pot conduce la discontinuități în activitate și întocmește un plan de continuitate a activității, care are la bază identificarea și evaluarea riscurilor care pot afecta continuitatea operațională. Eventuale situatii generatoare de discontinuitati pot face referire la: fluctuația personalului; lipsa de coordonare, rezultat al unui management defectuos; fraude; dificultăți și/sau disfuncționalități în funcționarea echipamentelor din dotare; disfuncționalități produse de unii prestatori de servicii; schimbari de proceduri etc. Planul de continuitate a activitatii existent trebuie să fie cunoscut, accesibil și aplicat în practică de salariații care

au stabilite sarcini și responsabilități în implementarea acestuia. Managementul entității publice acționează în vederea asigurării continuității activității prin masuri care să prevină apariția situatților de discontinuitate, de exemplu: angajarea de personal în locul celor pensionați sau plecați din entitatea publica din alte considerente decât cele reale; delegarea, în cazul absenței temporare (concedii, plecări în misiune etc.); proceduri formalizate pentru administrarea situațiilor care pot afecta continuitatea operațională și a tranzacțiilor financiare relevante; achizitii pentru înlocuirea unor echipamente necorespunzatoare din dotare; service pentru intreținerea echipamentelor din dotare. Deasemenea managementul entitatii publice asigură revizuirea și ameliorarea planului de continuitate a activității, astfel încât acesta să reflecte întotdeauna toate schimbările ce intervin în organizație.

Acțiunile principale în ceea ce privește implementarea standardului nr. 11 ,,Continuitatea Activității,, prevăd: elaborarea unui inventar al situațiilor activităților care pot genera întreruperea activităților; întocmirea planurilor de asigurare a continuității activității cu măsuri care să prevină apariția

disfuncționalităților, care să se refere cu deosebire la: realizarea demersurilor de încadrare pe funcțiile disponibile la plecarea personalului; asigurarea existenței de contracte de service pentru întreținerea echipamentelor din dotare; existența de contracte de achiziții pentru înlocuirea unor echipamente din dotare;

depistarea cauzelor care generează întreruperi ale activității; instruirea salariaților în vederea aplicării măsurilor care au fost dispuse prin planurile de continuitate ale

activităților; punerea ăn aplicare a măsurilor pentru asigurarea continuității activității. Referinte principale: Legea nr. 53/2003, Codul muncii , republicata, cu modificările ulterioare; Legea nr. 188/1999 privind Statutul funcționarilor publici, republicată, cu modificările și completările

ulterioare; Legea nr. 263/2010 privind sistemul unitar de pensii publice, cu modificările și completările ulterioare; Ordonanța Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial și controlul financiar preventiv,

republicată, cu modificările și completările ulterioare; Hotărârea Guvernului nr. 432/2004 privind dosarul profesional al funcționarilor publici, cu modificările și

completările ulterioare; Hotararea Guvernului nr. 611/2008 pentru aprobarea normelor privind organizarea și dezvoltarea carierei

funcționarilor publici, cu modificările și completările ulterioare. Documente spefifice elaborate în cadrul Standardului 11 ,,Continuitatea Activității,,

Tabel/inventar al situațiilor care pot conduce la discontinuități în activitatea entității publice; Plan de asigurare a continuității activității; Referat/notă justificativă privind numirea înlocuitorului persoanelor cu funcții de conducere la plecarea în concediu; Decizii de delegare la absența temporară din entitatea publică a personalului; Decicii de suplinire la lipsa din entitatea publică.

61

STANDARDUL 12 INFORMAREA SI COMUNICAREA

Direcții de acțiune: colectarea, prelucrarea și centralizarea informațiilor în sistem informatizat în cadrul fiecărei structuri din

organigrama entității, pe nivele ierarhice, astfel încât, prin primirea și transmiterea informațiilor, sarcinile să poată fi îndeplinite; stabilirea tipurilor de informații, conținutul, calitatea, frecvența, sursele și destinatarii acestora;

stabilirea unor fluxuri informaționale fiabile (diagrame de relații conforme cu organigrama aprobată a entității), în toate sensurile, inclusuv în relațiile cu exteriorul structurii și al entității;

dezvoltarea de sisteme de colectare, actualizare și difuzare a datelor și informațiilor; modalități de îmbunătățire a mijloacelor de informare; stabilirea unui sistem eficient de comunicare internă și externă, care să asigure o difuzare rapidă, fluentă,

practică, precisă și oportună a informațiilor; stabilirea unor canale adecvate de comunicare a informațiilor și a deciziilor fundamentate pe aceste

informații (ascendent și descendent); adaptarea procesului de comunicare la capacitatea utilizatorilor, în ceea ce privește prelucrarea informațiilor

și îndeplinirea responsabilităților în materie de comunicare; definirea modalităților de evaluare și valorificare a rezultatelor controalelor.

Documente – probă cu privire la implementarea standardului: - H.G. pentru aprobarea structurii funcționale a M.E.C.S; - ordin de ministru pentru aprobarea structurii entităților din subordinea M.E.C.S;- Regulamentul de organizare și funcționare; - organigrama; - diagrama de relații; - proceduri de sistem / operaționale privind sistemele informaționale, comunicarea, circuitul documentelor; În contextul informării și comunicării, activitatea de decizie şi de execuţie la nivelul entităților din domeniul educațional trebuie să se bazeze pe culegerea, stocarea, prelucrarea, analiza şi sinteza informaţiilor provenite atât din interiorul entităţilor, cât şi din mediul în care acestea funcţionează. În paralel, entităţile oferă date care vor fi utilizate, atât în mediul intern, cât şi de către beneficiarii din mediul extern.

Figura: Reprezentarea schematică a circuitului informaţional într-un sistem cibernetico -economic

Subsistemul decizional

Subsistemul informaţional:

Prelucrarea Prelucrarea informaţiilor deciziilor

Subsistemul operaţional (aplicarea deciziilor)

Feed

-bac

k Fe

ed-b

ack

Intrări Intrări Ieşiri

62

STANDARDUL 13

GESTIONAREA DOCUMENTELOR Direcții de acțiune:

la nivelul ministerului / entităților subordonate, se constituie un compartiment distinct pentru primirea, înregistrarea și expedierea documentelor;

la nivelul fiecărei direcții generale / direcții / serviciu / compartiment, ori al altei structuri organizatorice, se ține în mod obligatoriu o evidență a documentelor primite și expediate;

sunt implementate măsuri de securitate pentru protejarea documentelor împotriva distrugerii, furtului, al accesărilor neautorizate, etc.;

elaborarea de proceduri de sistem și operaționale, care să descrie crearea și funcționarea unui sistem de păstrare / arhivare a documentelor, exhaustiv și actualizat;

În cuprinsul documentelor de procedurarea a activității de gestionare a documentelor,

trebuie să se regăsească precizări clare cu privire la: - redactarea documentelor; - primirea și evidența documentelor; - reguli de lucru cu registrul de intrări – ieșiri; - multiplicarea şi circuitul documentelor; - transportul şi expedierea documentelor; - păstrarea, predarea şi arhivarea documentelor (în finalul standardului sunt prezentate machete ale

documentelor care trebuie completate, în conformitate cu prevederile Legii arhivelor naționale nr. 16 / 1996; pe parcursul procesului de arhivare);

- eventuale excepții. Exemplu de completare a listei de inventariere a documentelor la nivelul unui compartiment funcțional din structura unei entități subordonate ministerului: Nr. crt.

Activitatea Documente de intrare

Conţinutul procesării Documente de ieşire

0. 1. 2. 3. 4. Obiectiv general: Planificarea auditului

Nota: Obiectivele specifice, activităţile şi acţiunile au caracter periodic (odată la 3 ani, respectiv anual) 1. Planificarea activităţii de audit public intern 1.1. Elaborarea

proiectului planului strategic de audit intern pe 3 ani

- Acte normative - Standarde de Audit Intern - Standardele internationale de audit intern - Inventarul obiectelor auditabile - Organigrama entității

- Inventarierea tuturor obiectelor auditabile odată la 3 ani; - Întocmirea situaţiei fondului de timp total disponibil pe 3 ani; - Analiza riscurilor pentru toate obiectivele auditabile; - Ierarhizarea obiectivelor auditabile în funcţie de coeficientul total de risc - Introducerea în planul strategic de audit intern pe 3 ani, a obiectivelor auditabile, în funcţie de coeficientul total de risc; - Realizarea referatului justificativ privind întocmirea planului strategic de audit public intern şi introducerea obiectivelor auditabile în plan

Proiectul planului de audit intern pe 3 ani şi anexele sale

63

Documente – probă cu privire la implementarea standardului:

- procedurile de sistem / operaționale cu privire la înregistrarea, expedierea, redactarea, clasificarea, îndosarierea, protejarea și păstrarea documentelor;

- lista de inventariere a documentelor / proceselor la nivelul compartimentelor structurale; - registrele de intrări – ieșiri; - documentele de arhivare:

Anexa 1 Legea 16/1996 Aprob Se confirmă Conducătorul entității publuice, Directorul general al arhivelor naţionale

NOMENCLATORUL ARHIVISTIC

Aprobat prin Ordinul (Decizia) nr. …… din ………… Direcţia Serviciile Denumirea dosarului Termenul Obs (conţinutul pe scurt al de păstrare al problemelor la care se referă _______________________________________________________________________________________________ NOMENCLATOR AL DOSARELOR (arhivistic) este un Instrument de lucru în arhiva unei instituţii, constând dintr-o listă sistematică a tuturor categoriilor de documente, create în decursul unui an, grupate pe structura organizatorica, potrivit schemei de organizare a entității publicde (organigrama), iar în cadrul acestora pe probleme şi pe termene de păstrare. Nomenclatorul serveşte pentru clasarea documentelor potrivit problemei pe care o conţine şi are scopul de a pune ordine în constituirea arhivei curente la nivelul entității şi a fiecărei structuri organizatorice. Anexa nr. 2 din Legea nr. 16/1996 (art. 9) Denumirea creatorului Inventarul pe anul……… pentru documentele care se păstrează…………ani /Permanent Denumirea compartimentului Nr. crt.

Indicativul dosarului după nomenclator

Conţinutul pe scurt al dosarului, registrului Datele extreme

Numărul filelor

Obs.

1 2 3 4 5 6 1. I/A/10

Acte normative privind reglementarea problemelor de personal

1980 106

Prezentul inventar format din ………file conţine dosare, registre, condici, cartoteci etc. Dosarele de la numerele………………au fost lăsate la ……….nefiind încheiate. La preluare au lipsit dosarele de la numerele…………………… Astăzi………. s-au preluat………….dosare. Am predat, Am primit,

64

Anexa nr. 3 din Legea nr. 16/1996 (art. 9) Instituţia ………………………………….

PROCES- VERBAL de predare-primire a documentelor

Astăzi………………………subsemnaţii…………………………..................

delegaţi ai compartimentului……………..şi …………………………………arhivarul instituţiei………………… am procedat primul la predarea şi al doilea la preluarea documentelor create în perioada…………………de către serviciul menţionat, în cantitate de …….dosare. Predarea-primirea s-a făcut pe baza inventarelor anexate, cuprinzând……..pagini dactilografiate, conform dispoziţiilor legale. Am predat, Am primit,

REGISTRU DE EVIDENŢĂ a intrărilor-ieşirilor unităţilor arhivistice

INTRĂRI IEŞIRI Nr crt.

Data

int

rării

Denu

mire

a

comp

. Da

tele

extre

me a

le do

cum.

Nr. d

e dos

are

după

inve

ntar

Nr. d

e dos

are

prim

ite ef

ectiv

Nr. d

osar

e ră

mase

la

com

p.

Unde

s-a

u pre

dat

Denu

m.

actu

lui de

pr

edar

e, nr

., da

ta

Total dosare ieşite

Registru de depozit

Nr. crt.

Denumirea fondului/ compart.

Cota dosar

Scopul scoaterii din depozit

Numele solicitantului, funcţia, serviciul

Data scoaterii u.a., semnătura arhivarului

Data restituirii u.a., semnătura arhivarului

Obs.

1 2 3 4 5 6 7 8

65

(denumirea creatorului) (sediul)

PROCES-VERBAL Nr...........

Comisia de selecţionare, numită prin decizia nr........... din.........., selecţionând în şedinţele din.......... documentele din anii *) .......... avizează ca dosarele din inventarele anexate să fie înlăturate ca nefolositoare, expirându-le termenele de păstrare prevăzute în nomenclatorul unităţii. Preşedinte, Membri, Secretar, .......... .......... .......... (numele şi prenumele) (numele şi prenumele) (numele şi prenumele) Semnătura Semnătura Semnătura .......... .......... .......... .......... .......... .......... Monitorizare parametrii(temperatura si umiditate) pentru luna ...................... Temperatura impusa ............................ Umiditatea impusa ................................ Data Temperatura

inregistrata Umiditatea inregistrata Semnatura

(denumirea creatorului) (sediul)

PROCES-VERBAL Nr........... Comisia de selecţionare, numită prin decizia nr........... din.........., selecţionând în şedinţele din.......... documentele din anii *) .......... avizează ca dosarele din inventarele anexate să fie înlăturate ca nefolositoare, expirându-le termenele de păstrare prevăzute în nomenclatorul unităţii. Preşedinte, Membri, Secretar, .......... .......... .......... (numele şi prenumele) (numele şi prenumele) (numele şi prenumele) Semnătura Semnătura Semnătura

66

STANDARDUL 14 RAPORTAREA CONTABILĂ ȘI FINANCIARĂ

Descrierea standardului Managerul entitatii publice asigură buna desfășurare a proceselor și exercitarea formelor de control intern

adecvate, care garantează că datele și informațiile aferente utilizate pentru întocmirea situațiilor contabile anuale și a rapoartelor financiare sunt corecte, complete și furnizate la timp.

Cerinte generale Managementul entității publice este responsabil de organizarea și ținerea la zi a contabilității și de

prezentarea la termen a situațiilor financiare asupra situației patrimoniului aflat în administrarea sa, precum și a execuției bugetare, în vederea asigurării exactitații tuturor informațiilor contabile aflate sub controlul sau.

Managementul compartimentului financiar-contabil asigură calitatea informațiilor și datelor contabile utilizate la realizarea situațiilor contabile, care reflectă în mod real activele și pasivele entitatii publice.

Toate situatiile financiare anuale sunt însotite de rapoarte anuale de performanță, in care se prezință pentru fiecare program obiectivele, rezultatele preconizate și cele realizate, indicatorii și costurile asociate.

În toate entitățile publice sunt elaborate proceduri și controale contabile documentate în mod corespunzator, vizând corecta aplicare a actelor normative din domeniul financiar- contabil și al controlului intern.

Acțiunile principale în ceea ce privește implementarea standardului nr. 14 ,,Raportarea Contabilă și Financiară,, prevăd: Tinerea la zi a contabilității și de prezentare la termen a situațiilor financiare asupra situației patrimoniului; Efectuarea execuției bugetare în vederea asigurării exercitării tuturor informațiilor contabile; Asigurarea de către managementul compartimentului financiar contabil a calității informațiilor și a datelor

contabile la realizarea situațiilor contabile de sinteză si nu numai; Situațiile financiare anuale sunt însoțite de rapoarte anuale de performanță cu referire la rezultatele

preconizate și la cele obținute, indicatori și costuri asociate Referinte principale:

Legea contabilității nr. 82/1991 , republicată, cu modificările și completările ulterioare; Legea nr. 273/2006 privind finanțele publice locale, cu modificările și completările ulterioare; Legea nr. 500/2002 privind finanțele publice, cu modificările și completările ulterioare; Ordonanța Guvernului nr. 81/2003 privind reevaluarea și amortizarea activelor fixe aflate în patrimoniul

instituțiilor publice, aprobată prin Legea nr. 493/2003 , cu modificările și completările ulterioare; Ordonanța Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial și controlul financiar preventiv,

republicată, cu modificările și completările ulterioare; Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 1.792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind

angajarea, lichidarea, Ordonanțarea și plata cheltuielilor instituților publice, precum și organizarea, evidența și raportarea angajamentelor bugetare și legale, cu modificările și completările ulterioare;

Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 1.802/2014 pentru aprobarea Reglementărilor contabile privind situațiile financiare anuale individuale și situațiile financiare anuale consolidate;

Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 1.917/2005 pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea și conducerea contabilității instituțiilor publice, Planul de conturi pentru instituțiile publice și instrucțiunile de aplicare a acestuia, cu modificările și completările ulterioare;

Norme metodologice privind întocmirea și depunerea situațiilor financiare trimestriale, precum și a unor raportări financiare lunare, elaborate de Ministerul Finanțelor Publice;

Norme metodologice privind principalele aspecte legate de întocmirea și depunerea situațiilor financiare anuale și a raportărilor contabile anuale ale operatorilor economici la unitațile teritoriale ale Ministerului Finanțelor Publice

67

Documente specifice elaborate în cadrul Standardului 14 ,,Raportare Contabilă și Financiară,,

Pentru instituţiile publice, documentele oficiale de prezentare a situaţiei patrimoniului aflat în administrarea statului şi a unităţilor administrativ-teritoriale şi a execuţiei bugetului de venituri şi cheltuieli, sunt situaţiile financiare trimestriale şi anuale. Acestea se întocmesc conform normelor elaborate de Ministerul Finanţelor Publice. Pentru necesităţile proprii de informare, instituţiile publice pot opta pentru întocmirea situaţiilor financiare şi într-o alta moneda, după caz. Întocmirea situaţiilor financiare anuale trebuie sa fie precedată obligatoriu de inventarierea generală a elementelor de activ şi de pasiv şi a celorlalte bunuri şi valori aflate în gestiune şi administrare, potrivit normelor legale în vigoare. Situaţiile financiare trimestriale şi anuale ce se întocmesc de către instituţiile publice se semnează de conducătorul instituţiei şi de către conducătorul compartimentului financiar-contabil sau de altă persoană desemnată prin act administrativ să îndeplinească aceasta funcţie. Instituţiile publice au obligaţia sa prezinte la unităţile de trezorerie şi contabilitate publica la care au deschise conturile, bilanţul contabil şi contul de execuţie bugetara pentru obţinerea vizei privind exactitatea plaţilor de casa, a soldurilor conturilor de disponibilităţi, după caz, care trebuie sa coincidă cu cele din conturile corespunzătoare deschise la unităţile de trezorerie şi contabilitate publică. Instituţiile publice şi celelalte persoane juridice, ai căror conducători au calitatea de ordonatori de credite, depun un exemplar din situaţiile financiare trimestriale şi anuale la organul ierarhic superior, la termenele stabilite de acesta. Situaţiile financiare trimestriale şi anuale cuprind: a) bilanţ; b) contul de rezultat patrimonial (situaţia veniturilor şi cheltuielilor); c) situaţia fluxurilor de numerar; d) situaţia modificărilor în structura activelor (capitalurilor); e) anexe la situaţiile financiare, care includ: politici contabile şi note explicative; f) contul de execuţie bugetară. Bilanţul este documentul contabil de sinteză prin care se prezintă elementele de activ şi de pasiv la încheierea exerciţiului financiar precum şi în celelalte situaţii prevăzute de lege. Bilanţul cuprinde elementele de activ şi de pasiv grupate după natura şi lichiditate, respectiv natura şi exigibilitate. Pentru fiecare post, respectiv element, prezentat în bilanţ valoarea corespunzătoare pentru exerciţiul financiar precedent se prezintă într-o coloană separată. Structura Bilanţului A. Active Active fixe necorporale / Active fixe corporale /Active fixe financiare Creanţe peste un an Stocuri Creanţe sub un an Investiţii financiare pe termen scurt, casa şi conturi la bănci Cheltuieli în avans B. Capitaluri şi datorii Capitaluri - rezultatul patrimonial (al exerciţiului) / rezultatul reportat/ rezerve - fonduri / alte capitaluri ale statului Provizioane Datorii peste 1 an Datorii sub 1 an Venituri în avans

68

Contul de rezultat patrimonial (Situaţia veniturilor şi cheltuielilor) Situaţia veniturilor şi cheltuielilor prezintă cheltuielile instituţiei publice pe feluri de cheltuieli, după natura sau

destinaţia lor iar veniturile şi finanţările, după natura sau sursa lor, indiferent dacă veniturile au fost încasate sau cheltuielile plătite.

Cu ajutorul acestei situaţii se determină rezultatul patrimonial (economic) al exerciţiului, rezultat care exprimă performanţa financiară a instituţiei publice.

Acest rezultat se determină pe fiecare sursă de finanţare în parte, precum şi pe total Structura situaţiei veniturilor şi cheltuielilor: Venituri operaţionale - impozite şi taxe, contribuţii şi alte venituri / venituri din activităţi economice / finanţări, subvenţii, transferuri,

alocaţii bugetare cu destinaţie speciala / alte venituri operaţionale Total venituri operaţionale Cheltuieli operaţionale - cheltuieli cu personalul - subvenţii, transferuri / cheltuieli privind stocurile / cheltuieli de capital, amortizări şi

provizioane / alte cheltuieli operaţionale Total cheltuieli operaţionale Excedent (deficit) din activitatea operaţională Venituri financiare / Cheltuieli financiare Excedent (deficit) din activitatea financiară Excedent (deficit) din activitatea curentă Venituri extraordinare / Cheltuieli extraordinare Excedent/deficit din activitatea extraordinara Rezultatul patrimonial (economic) al exerciţiului

Situaţia fluxurilor de numerar

Structura Fluxurilor de numerar prezintă mişcările din trezorerie divizate în: Fluxuri de numerar din activitatea operaţionala, care prezintă mişcările din trezorerie rezultate din activităţile

curente (cont 770, 5311, 560, 561, 562, 552, 550): - Încasări - Plăţi - Sold Fluxuri de numerar din activitatea de investiţii, care prezintă mişcările din trezorerie rezultate din achiziţiile ori

vânzările de active fixe (cont 770): - Încasări - Plăţi - Sold

Situaţia modificărilor în structura activelor/capitalurilor Situaţia modificărilor în structura activelor/ capitalurilor trebuie să ofere informaţii referitoare la structura

capitalurilor proprii, influentele rezultate din schimbarea politicilor contabile, influentele rezultate în urma reevaluării activelor, calculului şi înregistrării amortizării sau din corectarea erorilor contabile.

Situaţia prezintă în detaliu creşterile şi diminuările din timpul anului al fiecărui element al conturilor de capital. Anexele la situaţiile financiare Anexele sunt parte integranta a situaţiilor financiare. Ele conţin: politici contabile şi note explicative. Notele

explicative furnizează informaţii suplimentare care nu sunt incorporate în situaţiile financiare.

Contul de execuţie / cuprinde toate operaţiunile din timpul anului bugetar cu privire la veniturile încasate şi plăţile efectuate, în structura în care a fost aprobat bugetul, şi trebuie sa conţină: a) informaţii privind veniturile: - prevederi bugetare iniţiale, prevederi bugetare definitive / drepturi constatate / încasări realizate / drepturi

constatate de încasat b) informaţii privind cheltuielile:

69

- credite bugetare iniţiale, credite bugetare definitive / angajamente legale / plăţi efectuate / angajamente legale de plătit.

c) informaţii privind rezultatul execuţiei bugetare (încasări realizate minus plăţi efectuate). d) informaţii privind rezultatul financiar (drepturi constatate - angajamente legale)

INVENTARIEREA ELEMENTELOR DE ACTIV ŞI PASIV Prin patrimoniul unei instituţii de publice, se

înţelege totalitatea drepturilor şi obligaţiilor cu valoare economică, precum şi a bunurilor materiale la care se referă aceste drepturi care aparţin unei persoane juridice. Inventarierea patrimoniului constă într-o procedură prin care se constată existenţa şi starea fizică a tuturor elementelor care compun patrimoniul unităţii: clădiri, mijloace de învăţământ din dotarea laboratoarelor şi obiectivelor şcolare, cantine, fondul de carte din biblioteci, materiale consumabile existente în depozite, laboratoare, ateliere etc. precum şi valorile deţinute cu orice titlu, (împrumut, custodie, depozitare, materiale, primite spre prelucrare, etc.), existente în unitate în momentul inventarierii. Baza legală prin care este reglementată procedura de efectuare a operaţiunilor legate de inventariere o constituie: Art. 7 din Legea contabilităţii nr.82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare; Republicată în temeiul art. II din Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 102/2007 pentru modificarea şi

completarea Legii contabilităţii nr. 82/1991, publicată în Monitorul Oficial al României,nr. 689 din 10 octombrie 2007, aprobată cu modificări prin Legea nr. 86/2008, publicată în Monitorul Oficial al României, nr. 292 din 15 aprilie 2008.

Legea contabilităţii nr. 82/1991 a fost republicată în Monitorul Oficial al României, nr. 48 din 14 ianuarie 2005 şi ulterior a mai fost modificată prin Legea nr. 259/2007 pentru modificarea şi completarea Legii contabilităţii nr. 82/1991, publicată în Monitorul Oficial al României, nr. 506 din 27 iulie 2007.

Ordin nr. 2861 din 09/10/2009, Publicat in Monitorul Oficial, Partea I nr. 704 din 20/10/2009 pentru aprobarea Normelor privind organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii

În temeiul art. 7 (1) din Legea contabilităţii, inventarierea patrimoniului trebuie făcută: - cel puţin odată pe an calendaristic, de regulă la sfârşitul anului; - în cazul fuzionării, divizării, sau încetării activităţii; - la cererea organelor de control cu prilejul efectuării controlului; - ori de câte ori există indiciile unor plusuri sau minusuri în gestiuni; - ori de câte ori se face predarea-primirea unei gestiuni; - cu prilejul reorganizării gestiunilor; - ca urmare a calamităţilor naturale sau a unor cazuri de forţă majoră. Dacă în una din situaţiile de mai sus au fost inventariate toate elementele patrimoniale dintr-o gestiune, administratorul, sau ordonatorul de credite poate aproba ca această inventariere să ţină locul celei anuale. Ordonatorul de credite răspunde conform prevederilor art.11(3) din Legea Contabilităţii, pentru buna organizare a lucrărilor de inventariere. Acţiunea de inventariere a patrimoniului debutează cu constituirea comisiei de inventariere. În scopul derulării operaţiunii de inventariere a patrimoniului, ordonatorul de credite sau managerul general, emite o dispoziţie scrisă, pentru constituirea unei comisii de inventariere, în care se menţionează în mod obligatoriu: - componenţa nominală a comisiei de inventariere. În comisie vor fi numite persoane cu pregătire corespunzătoare, economică sau tehnică, care să asigure efectuarea corectă şi la timp a inventarierii; - numele responsabilului comisiei; - modul de efectuare a inventarierii (totală sau prin sondaj); - care sunt gestiunile care se inventariază; - data începerii şi data terminării inventarierii; Înainte de începerea inventarului propriu zis comisia de inventariere trebuie să efectueze următoarele etape: a. să solicite de la gestionarul răspunzător de gestiunea inventariată o declaraţie scrisă, din care să rezulte dacă: - gestionează valori materiale şi în alte locuri de depozitare; - în afara valorilor materiale ale unităţii mai are în gestiune şi alte bunuri sau valori aparţinând terţilor, primite cu sau fără documente;

70

- are plusuri sau minusuri în gestiune, despre a căror cantitate sau valoare are cunoştinţă; - are valori materiale nerecepţionate; - a primit sau a eliberat bunuri fără documente legale; - deţine documente de predare-primire care nu au fost operate în evidenţa gestiunii sau care nu au fost predate la contabilitate; b. să identifice toate locurile în care există valori materiale ce urmează a fi inventariate. c. să asigure închiderea şi sigilarea, în prezenţa gestionarului ori de câte ori se întrerup operaţiile de inventariere, iar la reluarea lucrărilor să se verifice dacă sigiliul este intact. d. să bareze şi să semneze la ultima operaţiune fişele de magazie consemnând data inventarierii. e. să verifice numerarul din casă. f. să controleze dacă toate instrumentele şi aparatele de măsură sau cântărire au fost verificate şi dacă se află în stare de funcţionare. După primirea deciziei scrise şi după rezolvarea problemelor preliminare mai sus menţionate, responsabilul comisiei de inventariere va ridica sub semnătura contabilului şef sau a directorului economic, listele de inventariere semnate şi parafate de acesta, după care comisia se prezintă la gestiunea ce urmează a fi inventariată, unde începe inventarierea care cuprinde în principal următoarele operaţiuni: Stabilirea stocurilor faptice care se face prin măsurare, cântărire, cubare, calcule tehnice pentru determinarea cantităţilor materialelor de masă a căror cântărire ar necesita cheltuieli mari.( pe liste separate se vor înscrie bunurile aflate în folosinţa angajaţilor).

AMORTIZAREA ŞI REEVALUAREA ACTIVELOR FIXE Valoarea amortizabila reprezintă valoarea contabilă a activului fix corporal sau necorporal ce trebuie

înregistrată în mod sistematic pe parcursul duratei de viaţă utile. Instituţiile publice amortizează activele fixe corporale sau necorporale utilizând metoda amortizării liniare. Amortizarea se înregistrează lunar, începând cu luna următoare dării în folosinţă sau punerii în funcţiune a activului fix, după caz. Amortizarea anuală se calculează prin aplicarea cotei de amortizare la valoarea de intrare a activelor fixe corporale sau necorporale. Cota de amortizare se determină ca raport între 100 şi durata normală de utilizare prevăzută de lege. Activele fixe corporale aflate în patrimoniul instituţiilor publice se amortizează pe o durata normala de funcţionare cuprinsă în cadrul unei plaje de ani (durata minimă şi maximă), existând posibilitatea alegerii numărului de ani de amortizare în cadrul acestor durate. Astfel stabilită, durata normală de funcţionare a activului fix rămâne neschimbată până la recuperarea integrală a valorii de intrare a acestuia. Amortizarea activelor fixe corporale date cu chirie, în concesiune sau în folosinţă gratuită, se calculează de către instituţiile publice care le au în patrimoniu. În cazul nerecuperării integrale, pe calea amortizării, a valorii contabile a activelor fixe corporale scoase din funcţiune, valoarea rămasă neamortizată se include în cheltuielile instituţiilor publice, integral, la momentul scoaterii din funcţiune. Cheltuielile de dezvoltare se amortizează într-o perioadă de cel mult 5 ani, cu aprobarea ordonatorului de credite (contul 280); Concesiunile, brevetele, licenţele, mărcile comerciale, drepturile şi activele similare, achiziţionate sau dobândite pe alte căi se amortizează pe durata prevăzută pentru utilizarea lor de către instituţiile publice care le deţin (contul 280); Programele informatice create de instituţiile publice, achiziţionate sau dobândite pe alte căi se amortizează în funcţie de durata probabilă de utilizare, care nu poate depăşi o perioadă de 5 ani, cu aprobarea ordonatorului de credite (contul 280). În cazul nerecuperării integrale, pe calea amortizării, a valorii contabile a activelor fixe necorporale scoase din funcţiune, valoarea rămasă neamortizată se include în cheltuielile instituţiilor publice, integral, la momentul scoaterii din funcţiune.

REEVALUAREA Reevaluarea activelor fixe corporale se face la valoarea justă. Valoarea justă se determină pe baza unor

evaluări efectuate, de regulă, de profesionişti calificaţi, membrii ai unui organism profesional în domeniu. Reevaluarea se efectuează pe baza normelor metodologice elaborate de Ministerul Finanţelor Publice sau de către evaluatori autorizaţi.

71

Diferenţa dintre valoarea rezultată în urma reevaluării şi valoarea la cost istoric trebuie prezentata la rezerva din reevaluare (contul 105). Temeiul legal privind reevaluarea este: Ordinul nr. 3.471/2008 al ministrului economiei şi finanţelor pentru aprobarea Normelor metodologice privind reevaluarea şi amortizarea activelor fixe corporale aflate în patrimoniul instituţiilor publice.

SCOATEREA DIN FUNCŢIUNE A ACTIVELOR FIXE ŞI MATERIALELOR DE NATURA OBIECTELOR DE INVENTAR

Prin casarea unui activ fix sau a unui material de natura obiectelor de inventar se înţelege operaţia de

scoatere din funcţiune a valorilor materiale respective, urmată de dezmembrarea acestuia şi valorificarea părţilor componente rezultate, prin vânzare sau prin folosirea în activitatea curentă a instituţiei publice. Casarea activelor fixe se face cu aprobarea ordonatorului principal de credite iar casarea materialelor de natura obiectelor de inventar se face cu aprobarea consiliului de administraţie din instituţie. Casarea activelor fixe se poate face în condiţiile în care acestea au fost amortizate integral sau parţial.

72

STANDARDUL 15 EVALUAREA SISTEMULUI DE CONTROL MANAGERIAL

Direcții de acțiune:

elaborarea procedurii de sistem privind verificarea și evaluarea SCIM; realizarea autoevaluării anuale a subsistemului / sistemului de control intern/managerial la nivelul fiecărei

structuri din organigramă (direcție generală, direcție, serviciu, compartiment); întocmirea Chestionarului de autoevaluare a stadiului de implementare a standardelor de control

intern/managerial, în urma dispunerii demarării operațiunii de către conducătorul entității; întocmirea Situației sintetice a rezultatelor autoevaluării; asumarea responsabilității manageriale, conform SGG nr.400/2015 și întocmirea raportului privind sistemul

de control intern/managerial la data de 31.12.20...; implementarea măsurilor de remediere a deficiențelor în funcționarea controlului intern.

Important!: Evaluarea/autoevaluarea stadiului implementării SCIM deja creat, trebuie să fie realizată printr-un ansamblu de acţiuni care să poată oferi informaţii cu privire la măsura, gradul în care rezultatele (performanţele) obţinute ca urmare a derulării activităţilor necesare atingerii obiectivelor unităţii, sunt identice cu nivelul lor prestabilit, sau cu cele ale diferitelor standarde în domeniu.

În conformitate cu Codul controlului intern aprobat prin OSGG Nr. 400 / 2015, o reprezentare sintetică a

formelor de evaluare / autoevaluare la care este supus sistemul de control intern/managerial poate fi prezentată după cum urmează:

Comp

onen

te al

e eva

luăr

ii / au

toev

aluăr

ii

Forme Demersuri

Auto

evalu

are

Autoe

valua

re

oper

ativă

- se stabileşte în ce măsură rezultatele obţinute ale activităţilor, sunt identice cu nivelul prestabilit, aşteptat al indicatorilor de rezultat sau de performanţă; - se stabilesc măsuri corective pentru optimizarea nivelurilor indicatorilor, la nivelul compartimentelor funcţionale.

Autoe

valua

re

sem

estri

ală - se realizează „Situaţia centralizatoare semestrială privind stadiul

implementării SCIM la data de 30.06.... sau la 31.12....”; - Situaţia întocmită, se transmite în scris şi în format electronic, la inspectoratul şcolar judeţean, sau la primărie, în funcţie de subordonarea entităţii.

Autoe

valua

re a

nuală

- se întocmeşte „Chestionarul de evaluare a stadiului implementării SCM”; - se întocmeşte „Situaţia sintetică a rezultatelor autoevaluării”; - se elaborează „Situaţia centralizatoare anuală asupra stadiului implementării SCIM”; - se realizează „Raportul asupra sistemului de control intern / managerial la data de 31.12.201..”; - documentele întocmite se transmit entităţii publice ierarhic superioare.

Evalu

are

Inte

rnă

Cu pr

ilejul

ev

aluăr

ii an

uale

a pe

rson

alului

- atât fişele postului, cât şi fişele de evaluare a performanţelor profesionale ale personalului, în forma revizuită ca urmare a implementării SCIM, vor conţine şi itemi referitori la implicarea salariatului în dezvoltarea şi aplicarea SCIM.

73

Exte

rnă

De au

ditul

inter

n din

Prim

ărie

sau

I.Ş.J.

- în baza planurilor de audit public intern aprobate conform legii şi cu respectarea metodologiilor, auditorii interni evaluează prin misiuni specifice, stadiul implementării SCIM, funcţionalitatea acestuia, dar şi relevanţa sa în raport cu specificul unităţii de învăţământ preuniversitar;

De au

ditul

exte

rn

(Cur

tea

de

Contu

ri) - Curtea de Conturi a României, prin Camerele de Conturi judeţene,

derulează misiuni de audit extern având ca temă evaluarea auditului intern şi a controlului intern / managerial;

De M

.F.P

. (p

rin

D.J.F

.P,

UCAS

MGC,

sa

u UC

AAPI

) - Ministerul Finanţelor Publice poate efectua evaluări externe ale sistemelor de control intern / managerial, atât prin instituţiile sale deconcentrate din teritoriu (Direcţiile Regionale / Judeţene ale Finanţelor Publice), cât şi prin intermediul structurilor sale specializate: U.C.A.S.M.F.C., respectiv U.C.A.A.P.I.

De A

RACI

P - odată cu acţiunile sale de evaluare, reevaluare sau monitorizările externe pe care A.R.A.C.I.P. le derulează la nivelul unităţilor de învăţământ preuniversitar (în special de nivel liceal, dar nu numai) pot intra în atenţia experţilor săi şi demersurile de implementare şi dezvoltare a SCIM.

Documente – probă cu privire la implementarea standardului: - proceduri operaționale; - ordin de ministru / act administrativ de decizie privind declanșarea activității de autoevaluare a stadiului implementării SCIM; - note de serviciu; - chestionarul de autoevaluare a stadiului de implementare a standardelor de control intern/managerial, elaborate de fiecare direcție generală / direcție / serviciu / compartiment din structura ministerului / instituției subordonate (model Anexa nr. 4.1. la Instrucțiuni aprobate prin OSGG nr. 400 / 2015); -situația sintetică a rezultatelor autoevaluării (model Anexa nr. 4.2. la Instrucțiuni aprobate prin OSGG nr. 400 / 2015); - raportul anual al conducătorului entității (ordonatorul de credite) asupra SCIM (model Anexa nr. 4.3. la Instrucțiuni aprobate prin OSGG nr. 400 / 2015);

74

STANDARDUL 16 AUDITUL INTERN

Direcții de acțiune:

executarea de misiunii de consiliere privind pregătirea procesului de autoevaluare a sistemului de control intern/managerial;

asigurarea evaluării independente și obiective a sistemului de control intern/managerial, de către auditul public intern;

finalizarea acțiunilor auditorului public intern prin rapoarte de audit periodice aprobate, în care se enunță constatări privind cadrul legal, normativ și procedural, punctele slabe identificate în sistem, potențiale riscuri și se formulează recomandări pentru eliminarea acestora sau menținerea lor la un nivel scăzut de impact, în vederea îmbunătățirii sistemului de control intern;

dispunerea măsurilor necesare eliminării punctelor slabe constatate de misiunile de audit public intern, având în vedere recomandările din rapoartele de audit public intern.

Documente – probă cu privire la implementarea standardului: - documentele misiunii de audit public intern; - planul strategic și anual de audit intern; - organigrama entității; - statul de funcții și statele de personal; - informarea managementului de top și a comisiei de monitorizare, cu privire la recomandările neimplementate; - Carta auditului public intern din entitate; - Codul de conduită al auditorilor interni;

75

RAPORTAREA STADIULUI IMPLEMENTĂRII SCIM ÎN CADRUL ENTITĂȚII

Semestrial, se efectuează o autoevaluare a stadiului implementării SCI/M la nivelul entității. Pentru a se realiza acest lucru, fiecare compartiment, respectiv entitate în subordine completează un Chestionar de autoevaluare a stadiului de implementare a standardelor de control intern/managerial în care se oferă răspunsul la întrebarea dacă fiecare dintre standarde se consideră în urma evaluării ca fiind implementat, parțial implementat sau neimplementat. Pentru fiecare dintre acești indicatori calitativi se solicită motivarea răspunsului ales/valorii alocate prin prezentarea elementelor care arată ca respectivul standard se află într-una din cele 3 situații. Astfel fiecare compartiment, respectiv entitate în subordine trebuie să menționeze elementele care arată că un standard este implementat, parțial implementa sau neimplementat. În anexă este prezentat un model de chestionar de autoevaluare care prezintă elementele care pot justifica răspunsul pentru ca fiecare dintre standarde să fie considerat implementat.

Pe baza centralizării răspunsurilor la chestionarele de autoevaluare completate de către fiecare compartiment, entitatea publică realizează o situație centralizatoare la nivelul acesteia cu stadiul implementării fiecărui standard, după modelul prevăzut în Anexa nr. 4.2 la Ordinul Secretarului general al Guvernului 400/2015.

76

SITUAȚIE SINTETICĂ

a rezultatelor autoevaluării (Anexa 4.2)

Denumirea standardului

Numărul compartimentelor în care se aplică standardul

Din care, compartimente la care standardul este:

La nivelul entității standardul este:

I PI NI I/PI/NI 1 2 3 4 5 6

Total compartimente _____

I. Mediul de control Standardul 1 - Etica

…. Standardul 16-Audit intern

!!De reținut!! Evaluarea stadiului de implementare a standardului în urma centralizărilor pe compartimente este diferită față de cea cuprinsă în capitolul II la stadiul implementării standardelor de control intern/managerial care se realizează numai de către ordonatorul principal de credite, nu și de către entitățile aflate în subordine. Pe baza situației centralizatoare realizate la nivelul fiecărei entități subordonate, prezentată mai sus (Anexa 4.2 la Ordinul SGG 400/2015) se elaborează de către structura de implementare a SCI/M de la nivelul entității centrale (care reprezintă, prin conducătorul ei și ordonatorul principal de credite) Situația implementării standardelor de control intern/managerial, conform rezultatelor autoevaluării la încheierea anului în curs.

- (I), dacă numărul compartimentelor specificat în coloana 3, pe rândul corespunzător acelui standard, reprezintă cel puţin 90% din numărul compartimentelor precizate în coloana 2, pe acelaşi rând; - (PI), dacă numărul compartimentelor specificat în coloana 3, pe rândul corespunzător acelui standard, reprezintă între 41% şi 89% din numărul compartimentelor precizate în coloana 2, pe acelaşi rând; de asemenea, un standard se consideră parţial implementat şi în cazul în care raportul coloana 4/coloana 2 = 100%; - (NI), dacă numărul compartimentelor specificat în coloana 3, pe rândul corespunzător acelui standard, nu depăşeşte 40% din numărul compartimentelor precizate în coloana 2, pe acelaşi rând.

77

Situația implementării standardelor de control intern/managerial, conform rezultatelor autoevaluării la

data de ………anul…….. Rezultatele pentru fiecare standard din Anexa 4.2

Rezultatele pentru fiecare standard în urma evaluării compartimentelor proprii

Pe baza informațiilor informațiilor centralizate în tabelul referitor la Situația implementării standardelor de control intern/managerial, conform rezultatelor autoevaluării de la finalul anului în curs se elaborează Raportul annual asupra sistemului de control intern/managerial, întocmit cu datele de la data de 31 decembrie a anului care reprezintă perioada de raportare. Formatul raportului și instrucțiunile de completare sunt prezentate în Anexa nr. 4.3 la OSGG 400/2015. Raportul se transmite de către conducătorul entității central care este, ordonator principal de credite.

Denumirea standardului

Numărul de entități publice

care raportează că standardul este

Din care Observații Aparat propriu

Entități publice

subordonate/în coordonare

I PI NI I PI

NI

I PI

NI

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Mediul de control Standardul 1 - Etica

= (C5+C8)

= (C6+C9)

= (C7+C10

Standardul ….. Standardul 16 – Auditul intern

Gradul de conformitate a sistemului de control intern/managerial cu standardele de control intern/managerial se prezintă astfel: | | - (nr.) entităţi au sisteme conforme; | - (nr.) entităţi au sisteme parţial conforme; | - (nr.) entităţi au sisteme neconforme.

aprecierea gradului de conformitate a sistemului propriu de control intern/managerial se realizează astfel: sistemul este conform dacă sunt

implementate toate cele 16 standarde; sistemul este parţial conform, dacă

sunt implementate între 9 şi 15 standarde;

sistemul este neconform, dacă sunt implementate mai puţin de 9 standarde.

78

Schemă privind raportările referitoare la stadiul implementării sistemului de control intern managerial

79

Bibliografie selectivă

- Boulescu, M., Ghiţă, M., Mareş, V. – Fundamentele auditului, Editura didactică şi pedagogică, Bucureşti, 2001; - Boulescu, M., Ghiţă, M., Mareş, V. - Auditul performanţei, Editura Fundaţiei România de mâine, Bucureşti, 2002; - Cioară, M. – Ghid practic pentru directorii de școli „Autoevaluarea / evaluarea implementării sistemului de control intern / managerial în unitățile de învățământ preuniversitar”, Editura LBW Edituri specializate, Bucuresti, 2015; - Cioară, M. – Ghid practic pentru directorii de școli „Implementarea sistemului de control intern / managerial în unitățile de învățământ preuniversitar”, Editura LBW Edituri specializate, Bucuresti, 2014; - Cummings K. William – Instituţii de învăţământ: un studiu comparativ asupra dezvoltării învăţământului, Editura Comunicare.ro, Bucureşti, 2007; - Dascălu E., Nicolae F. – Auditul intern în instituțiile publice, Editura Economică, București, 2006; - Dogaru I., Ştefan I., Crăsneanu A. – Managementul activităţii de finanţare, control şi audit în unităţile de învăţământ preuniversitar şi alte instituţii publice, Editura Almanahul Banatului, Timişoara, 2003; - Ghiţă M. – Auditul intern, Editura Economică, Bucureşti, 2004; - Ghiţă M. – Auditul intern – Ediția a doua, Editura Economică, Bucureşti, 2009; - Ghiță M. – Guvernanța corporativă, Editura Economică, București, 2008; - Ghiţă M., Popescu M. – Auditul intern al instituţiilor publice: teorie şi practică, Editura C.E.C.C.A.R., Bucureşti, 2006; - Ghiţă M., Briciu S. (et al.) - Guvernanţa corporativă şi auditul intern, Editura Aeternitas, Alba Iulia, 2009; - Ghiţă M., Menu M., Popescu M. (et al.) – Guvernanţa corporativă şi auditul intern, Editura Tehnica Info, Chişinău, 2009; - Gisberto – Chițu A., Ioanăș C. – Auditul în instituțiile publice, Editura CECCAR, București, 2006; - Man Mariana şi colectivul – Eficienţa activităţii manageriale în învăţământul preuniversitar, Editura Arves, Craiova, 2007; - Mareș G., Niculae D., Pitulice G, Costinescu C. – Practica auditului intern privind fondurile publice naționale și ale Uniunii Europene, Editura Contaplus, Ploiești, 2007; - Morariu A., Suciu G., Stoian F. – Auditul intern și guvernanța corporativă, Editura Universitară, București, 2008; - Renard Jacques - Teoria şi practica auditului intern, Editată de Ministerul Finanţelor Publice, Bucureşti, 2003; - Ghid metodic interdisciplinar al cadrelor didactice de la aria curriculară Tehnologii - colectiv de autori, Editura Focus, petroșani, 2010;