GESTION DOCUMENTAL II

PRESENTADO POR: WILLIAM FERNANDO RESTREPO JARAMILLO

TRABAJO DE INVESTIGACIÓN: SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTALGRUPO: 4

PRESENTADO A: LUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ

TUTORA

PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍOFACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

SEPTIEMBRE DE 2013

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

DEFINICIÓN 1:

Es el conjunto de actividades administrativas y técnicas con el objetivo de planificar, el manejo y la organización de la documentación producida y recibida por las diferentes entidades, desde su origen hasta su conservación.

DEFINICION 2:

Según Duchein: “Es un sistema que pretende organizar y racionalizar la gestión de los fondos desde el mismo momento de la producción de los documentos hasta su ingreso a los archivos nacionales, interviniendo tanto en el trabajo de las oficinas y en los servicios administrativos en las distintas etapas del tratamiento de los fondos…”

OBJETIVOS

1. Racionalización y la normalización de la documentación desde su producción hasta su destino final.

2. El manejo integral de los documentos y de la información como base para la toma de decisiones y la preservación de la memoria institucional.

3. La integración de los estamentos institucionales en torno a objetivos comunes y a una política informativa total.

4. La evaluación y valoración de la documentación para evitar la acumulación innecesaria de información y reducir costos en la producción y conservación del acervo documental.

5. La simplificación de trámites en los procesos administrativos con miras al flujo normal y eficaz de la información.

6. La normalización de las tareas archivísticas a la luz de la nueva concepción de Archivo Total.

ETAPAS PARA DESARROLLAR UN PGD

PRIMERA ETAPA: Investigación preliminar sobre la institución y sus fuentes documentales:

Compilación de la Información Institucional

• Historia de la Institución: desde su creación hasta la actualidad.

• Cambios legales y/o administrativos que han regulados sus funciones y la estructura administrativa.

• Normograma tanto interno como externos que afecta el desarrollo de las actividades propias de la Institución.

• Manuales de procedimientos.

Compilación de la Información Documental

• Inventarios documentales.

• Estudio de producción documental para identificar los tipos documentales.

• Cuestionario de recolección de información documental aplicables a todos en la organización, para determinar las series documentales.

Fuente: Archivo General de la Nación, link: http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=7616

SEGUNDA ETAPA: Análisis e Interpretación de la Información Compilada.

• Conformación de equipo interdisciplinario para conceptuar sobre la importancia de los documentos y la información desde el punto de vista legal, fiscal, administrativo, técnico e histórico.

• Identificadas las series documentales se para a elaborar las Tablas de Retención Documental.

• Diseñar un Programa de Transferencia de Archivos. Es necesario para llevar a cabo esta acción la elaboración de un instructivo para todas las unidades administrativas en donde se indique los criterios generales para las transferencias documentales.

Fuente: Archivo General de la Nación. Decreto 2609 de 2012.

GENERALIDADES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL SGD.

DECRETO. 2609 DE 2012

• Garantizar:• Autenticidad,

integridad, confidencialidad y la conservación a largo plazo de acuerdo con las TRD y las TVD.

• Disponibilidad, legibilidad e interpretación

PRESERVACIÓN DE

DOCUMENTOS EN

AMBIENTES ELECTRÓNI

COS

• AGN y MinTic definirán Estándares y protocolos, para la interconexión y la interoperabilidad de los S.I.

INTEROPERABILIDAD DE LOSSGD.

VISITA DE CAMPO A LA GOBERNACIÓN DE ANTIOQUIA: GENERALIDADES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL “MERCURIO”

Software:

DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL MERCURIO

INFORMACIÓN EMPRESA AUTORA DEL SOFTWARE:

NOMBRE: SERVISOFT S.A.

DIRECCIÓN: Cra. 77 B N° 45 G 61, Medellín, Antioquia

TELÉFONO: (574) 4160055

PÁGINA WEB: www.servisoft.com.co

SOPORTE TÉCNICO: servicioalcliente@servisoft.com.co

PRINCIPALES FUNCIONES:

• Mantiene un registro permanente de todos los documentos que entran, salen o se generan en la empresa, por medio del proceso de radicación.

• Controla el flujo de los documentos, teniendo en cuenta las rutas, el tiempo y los procesos.

• Agiliza y controla el envío y recibo de documentos entre las diferentes áreas y su respectivo trámite.

• Permite el rastreo de documentos, identificando su ubicación actual y cada una de las secuencias que tuvo el mismo en la organización.

• Controla el log de auditoria, que indica cada trámite sobre los documentos y las respectivas imágenes.

• Reporta los documentos pendientes de respuesta y con retrasos en devoluciones.

• Suministra la información y asegura las consultas de los diferentes usuarios.

• Mejora la eficiencia y calidad del servicio en la localización y suministro de información.

• Asegura la consulta de documentos en medios de almacenamiento electrónico como CD-ROM, Discos Duros y otros.

• Permite ubicar la información de documentos en medios de almacenamiento como microfilms y cajas.

• Mantiene un control de los documentos inactivos.

• Permite generar expedientes o carpetas de documentos que lleven una relación directa por sus respectivos asuntos.

• Controla los préstamos y devoluciones de los documentos y/o expedientes.

• Controla el nivel de acceso de cada usuarios, sobre los tipos documentales y los expedientes. En este nivel de seguridad incluso se puede llegar a manejar seguridad por cada nivel de carpetas y subcarpetas.

• El sistema contiene un módulo para el mantenimiento de la información básica y administración de la seguridad.

• Con la información manejada en el sistema se generan reportes de consultas de base de datos e imágenes en red local o remota. Además de los reportes de respuestas pendientes y retrasos en devoluciones.

• Sirve en resumidas cuentas, para unificar, estandarizar y mantener los procesos de gestión documental.

GENERALIDADES DEL SISTEMA

ADMINISTRACIÓN

• Trabaja con el sistema de seguridad EUREKA, permite la protección de la información y la administración de accesos a los usuarios.

• Usa una interfaz gráfica de usuarios, utiliza ventanas tipo MDI. El sistema puede trabajar tanto en redes de área local (LAN) como en redes de cobertura amplia (WAN).

• Dispone del módulo de administración, el cual permite estandarizar todas las tablas básicas y entidades que utilizan el sistema para su operación, adaptándose a la estructura organizacional.

Control de Documentos

• Gestiona los documentos de trámites.

• El sistema inicia con un proceso propio del sistema de administración de archivos llamado “Radicación” en donde se captura la información básica en una ficha de control de cada documentos registrado con formalidad plena.

• Adicionalmente existe el diseño y seguimientos de rutas de trabajo por donde circulan los documentos.

Work Flow – Trámite Documentales

Administra el flujo de documentos, permitiendo:

• Administra las rutas que los documentos deben seguir.

• Permite crear rutas libres como desee la organización, para que el radicador de documentos decida por cual de ellas envía el documento.

• Cada uno de los pasos genera alarmas (correo electrónico) para avisar sobre la llegada de un documentos para ser tramitado y/o del vencimiento el tiempo establecido en el diseño inicial.

Expedientes

• Permite que la organización estructure el archivo digital similar al archivo físico basado en el concepto de carpetas.

• Este módulo maneja los datos e imágenes de expedientes en forma dinámica, es decir, permite consultar, adicionar documentos desde y hacia los expedientes. Es utilizado para administrar hojas de vida, expedientes de crédito y cartera, historias clínicas, documentos contables, etc.

Control de Inventario

Controla el cumplimiento de los tiempos de retención para cada una de las series documentales administradas con el sistema.

Procesos Especiales

Hace posible que el usuario cambie su password en cualquier instante de tiempo, configurar los días no hábiles, las alarmas, horarios de oficina.

Sistema de Seguridad

Se usa la aplicación EUREKA, que permite administrar la seguridad del sistema Cliente / Servidor.

El sistema de seguridad EUREKA está diseñado para controlar el acceso a las aplicaciones y para administrar los permisos de acceso otorgados a los usuarios, no reemplaza en ningún momento la seguridad que debe tener los sistemas operativos y la Red.

RESUMEN DE LAS CARACTERÍSTICAS QUE APORTA EL SISTEMA AL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

DE LA GOBERNACIÓN DE ANTIOQUIA

• Controla el ciclo vital de los documentos

• Genera descartes físicos y electrónicos a otros medios magnéticos de menor ocurrencia.

• Genera reportes de estructuras documentales y organizacionales.

• Almacena imágenes digitalizadas en formatos: TIF, GIF, PJG, PDF, etc. Faxes enviados y recibidos, documentos en procesador de texto, mensajes de correo electrónico, hojas de cálculo, reportes, planos digitales, fotografías, entre otros.

• Manipulación, mantenimiento e indexación de documentos digitalizados.

• Permite adicionar índices dinámicos de acuerdo con las necesidades de los usuarios.

• Posee un servicio especial de selección y descarte documental desde el punto de vista electrónico, de acuerdo con las tablas de retención documental.

• Permite administrar anexos con el fin de adicionar información al documento sin afectar su originalidad.

• Por medio del sistema de rutas (WorkFlow) de una manera lógica se puede trasladar un documento de una dependencia a otra, agregando la información requerida, sin alterar el documento original, a través del flujo electrónico.

RESUMEN DE LAS CARACTERÍSTICAS QUE APORTA EL SISTEMA AL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

DE LA GOBERNACIÓN DE ANTIOQUIA

• Posee tanto en el módulo de control de documentos como en el de expedientes, la opción de indexación masiva por lotes documentales.

• Genera radicados electrónicos automáticos como identificación única por cada serie documental.

• Envío y recepción de correo interno con radicado electrónico automático.

• Control y registro de la hora de llegada y hora de salida de datos.

• Recupera los documentos por fecha de recibo, número interno del radicado, asuntos, dependencia destino y demás campos de la base de datos.

FUENTES:

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Mini Manual No. 3. Gestión Documental: Bases para la Elaboración de un Programa de Gestión Documental. Impresión: Editores Gráficos Colombia Ltda. 1996.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. DECRETO 2609 DE 2012.

EMPRESA SERVISOFT LTDA.

GOBERNACIÓN DE ANTIOQUIA.