GESTIÓN DOCUMENTAL II

SISTEMA GESTION DOCUMENTAL

DILSA LAITON GALEANO

DOCENTE

LUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

CIDBA - A.V.A.

ARMENIA –COLOMBIA

2013

INTRODUCCIÓN

OBJETIVOS

ACTIVIDADES:

Visita Prindel

Entrevista Juan Camilo Hernández

Presentación del sistema

INTRODUCCION

La finalidad de este trabajo es

entender e identificar un Sistema de

gestión documental dentro de una

entidad, siendo especifico y

plasmando los datos obtenidos de la

visita logrando entender la dinámica

institucional y las funcionalidades del

sistema.

OBJETIVO GENERAL Conocer de forma integra un Sistema de Gestión Documental en

funcionamiento y documentar toda sus historia, sus orígenes y las

dificultades presentadas en la implementación como también

quienes lo elaboraron y como se encuentra en funcionamiento en

la actualidad.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Visitar una organización que tenga en funcionamiento un SGD.

Documentar de manera detallada la visita.

Verificar el funcionamiento del SGD.

Realizar prueba Funcional.

Conjunto de operaciones y de

técnicas, integradas en la

gestión administrativa general,

basadas en el análisis de la

producción, la tramitación y los

valores de los documentos, que

se destinan a la planificación, el

control, el uso, la conservación y

la eliminación o la transferencia

de los documentos a un archivo,

con el objetivo de racionalizar y

unificar su tratamiento y

conseguir una gestión eficaz y

rentable.

PRINDEL , se constituye el 5 de Octubre de 2.005, como

respuesta a la necesidad sentida del mercado por disponer de un

servicio integral para los procesos de impresión, alistamiento y

distribución de documentos para mensajería.

El 13 de Octubre de 2.011, mediante la resolución 2532 el

Ministerio de Comunicaciones nos entrego la licencia de

Mensajería Expresa para la distribución a nivel urbano, nacional e

internacional y en Julio de 2.007 creamos nuestro centro de

impresión y acabados con tecnología de ultima generación y una

robusta infraestructura física, financiera y humana.

ENTREVISTA GERENCIA GENERAL

En el año 2011 Prindel conoce la Gestión

Documental e inicia una carrera por el

mejoramiento de la administración de su

producción documental.

SUCESOS

1. Contratación de expertos en el área.

2. Elaboración de cuadros de

Clasificación

3. Elaboración de TRV – TRD

4. Creación de un PGD

5. Implementación de PGD.

En 2013 ante la necesidad de administrar y controlar nuestra

producción Documental y con el aprovechamiento de nuestro

PGD decidimos invertir y adquirir con ayuda de los expertos

un Sistema de Gestión Documental el cual contribuyera al

mejoramiento de nuestros procesos documentales.

• Estudios y determinación del sistema

• Análisis de las funciones

• Validación de la concordancia con objetivos, metas, misión y visión de la organización

• Estudio de viabilidad, análisis de sistemas. revisar, analizar y documentar.

• Sensibilización humana y de hardware .

• Pruebas piloto

Sistema gestión documental

SOFTWARE FOLLOW UP: Es el mismo

SOFTWARE Utilizado en nuestra tarea diaria

pero con desarrollo con enfoque

documental, cumple con los requisitos y

controles establecidos en la norma y es

controlado desde el área de calidad por un

especialista en Gestión Documental, es una

herramienta que gestiona la recepción,

distribución, seguimiento, trazabilidad y

fácil recuperación de información contenida

en los documentos, tiene capacidad de

desarrollar nuevas tareas que se requieran

y habla perfectamente con los otros

sistemas integrados en la compañía.

ADMINISTRACION TOTAL

TECNOLOGICA –

HUMANA Y FISICA

VENTAJAS

Construcción de metadatos y bases de

datos confiables, administración de

procesos y procedimientos

documentales, con cada una de las

dependencias logrando entendimiento

y aceptación del cambio.

Costo – Beneficio

EFICACIA

La inversión realizada no es medible frente

a la solución somos mas productivos y

asertivos en los movimientos y en la misión

misma de la empresa.

Este trabajo fue un gran aporte para el aprendizaje

como estudiante C.I.D.B.A. fortalecen conocimientos

teóricos con prácticos y reflejan la importancia de

ser asertivo y conocer de manera minuciosa la

verdadera información que se desea obtener.

CONCLUSIONES

http://www.cienciadelainformacion.edu.co/mod/resource/view.php?id=51966

http://www.ever-team.com/es/productos-ecmfuncionales/solucion-conte

http://www.prindel.com.co/index.php?option=com_content&view=article&id=6&Itemid=8

http://www.cienciadelainformacion.edu.co/course/view.php?id=1078

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WEBGRAFIA