TRABAJO DE INVESTIGACIÓN

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

GESTIÓN DOCUMENTAL II

ELSA OJEDA HERRERA GRUPO 4

DOCENTE: LUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,

BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA CIDBA - A.V.A.

ARMENIA –COLOMBIA

2013

TRABAJO DE INVESTIGACIÓN

Visita una entidad que tenga implementado un Sistema de

Gestión Documental e investigue todo lo relacionado con dicho sistema, si es posible algunos

aspectos importantes desde su proyecto hasta la fase final de

implantación del mismo.

Sistema de gestión documental

CONJUNTO DE ELEMENTOS QUE INTERACTÚAN EN UNA

ORGANIZACIÓN CON LA FINALIDAD DE ALCANZAR POLÍTICAS, OBJETIVOS Y

LOS PROCESOS PARA ALCANZARLOS.

RELACIONADOS CON LOS DOCUMENTOS

SUBSISTEMA INTERNO DE GESTIÓN DOCUMENTAL INTEGRAL Y ARCHIVOS - SIGA

Conjunto de elementos y procesos archivísticos articulados entre si con el objetivo de posibilitar la normalización y la integración con otros subsistemas de la entidad

ESTUDIOS

Diagnóstico del Archivo de la Secretaría General

Diagnóstico de la Gestión Documental del

despacho del alcalde y la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá

NORMATIVIDAD

LEY 594 DE 2000

Por medio de la cual se dicta la ley general de archivos.

ACUERDO 060 DE 2001

Por el cual se establece pautas para la administración de las comunicaciones oficiales.

NORMATIVIDAD

RESOLUCIÓN 410 DE 2004 DE LA SECRETARIA GENERAL

Por la cual se conforma el comité de archivo de la secretaria general de la alcaldía mayor de Bogotá

DECRETO 514 DE 2006

Por el cual se establece que toda entidad publica a nivel distrital debe tener un subsistema interno de gestión documental y archivos (SIGA)

NORMATIVIDAD

DECRETO DISTRITAL 267 DE 2007 ARTICULO 17

Establece las Funciones de la subdirección de gestión documental

ETAPA ANTEPROYECTO

Se realizo el análisis del manejo de los documentos generados por la entidad y en particular su fondo acumulado de 2.500 metros lineales que posee registros de 1932 y un fondo de expedientes judiciales que por su carácter deben permanecer abiertos indefinidamente

Se requiere con carácter urgente dar tratamiento técnico que facilite su consulta y respectiva conservación

Es importante continuar con las mejoras del subsistema interno de gestión documental y archivos. en aspectos relacionados con el manejo de los documentos electrónicos

De no adelantar y concluir el proyecto, se genera una situación que conlleva los siguientes riesgos en la gestión:

- Pérdida de información clave para el funcionamiento y gestión de la Secretaría General.

- Dificultad para conservar la memoria institucional de la Secretaría General.

- Incapacidad para valorar documentación clave para la entidad.

- Incapacidad de responder requerimientos de información.

- Posibles sanciones legales por incapacidad de recuperar y suministrar documentos de archivos.

- Dificultad para disminuir la incertidumbre jurídica ante la limitación en la capacidad probatoria en litigios o reclamos de

terceros.

- Limitaciones para ofrecer información ante una contingencia.

- Pérdida en la confidencialidad de algunos documentos de la entidad.

Las funciones de los sistemas de gestión documental y archivística

es una función transversal que implica a toda la Entidad y afecta sus

procedimientos; además la gestión de documentos es un motor para facilitar la calidad, la eficiencia, la economía y la

toma de decisiones en la actuación de la administración.

Por lo tanto, este proyecto fortalece y consolida la gestión documental para promover la eficiencia de la administración y garantizar la información como un activo, un derecho de la comunidad y un patrimonio de la ciudad.

Modernizar y fortalecer la gestión documental de la Secretaría General, a través de la implementación del sistema de gestión documental y archivos (SIGA) y la organización de los Fondos Documentales Acumulados y los expedientes jurídicos.

Analizar, evaluar y desarrollar el SIGA al interior de la Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

Organizar (identificar, clasificar, ordenar, describir, digitalizar y valorar) las series documentales para su adecuada explotación al servicio de la gestión y la toma de decisiones y adquirir la estantería necesaria para el depósito técnico de la documentación que se organice.

Capacitar al personal responsable del manejo y organización de los documentos de los archivos de las distintas dependencias de la Secretaria General

Estructurar la herramienta tecnológica para almacenar las bases de datos de correspondencia y el manejo y consulta de los documentos de los archivos de la Secretaría General.

Dotar de mobiliario y unidades de conservación (cajas carpetas, tapas separadas y cajas X 200) que

garanticen la conservación de los documentos que conforman el Fondo Documental Acumulado para ser puesto a disposición de la ciudadanía en general.

Sistematización (redes, software, hardware y otros)

Maquinaria y equipos no informáticos