SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL

TEMA 4SISTEMA DE GESTION

DOCUMENTALLeonor Sandoval Gómez

Luz Marina AriasDocente

Universidad del QuindíoPrograma Ciencias de la Información, Documentación,

Bibliotecología y ArchivísticaSeptiembre de 2015

INTRODUCCIONEl trabajo que se presenta a continuación es el fruto de investigación de la fuentes bibliográficas suministradas

por la ´Docente y otras, así como un trabajo por fuera del campo académico; un escenario laboral.

El trabajo realizado pone de manifiesto que ya tenemos unas bases sólidas para formular un proyecto de gestión

documental, y de igual manera, monitorear la implementación de una sistema de gestión documental. Se amplia nuestro accionar académico con la salida a la

“vida real”, en donde interactuamos el material didáctico con una situación real, y recogemos los frutos

de la formación impartida por el Programa CIDBA.

1. Investigue y defina  que es un  SISTEMA DE 

GESTIÓN DOCUMENTAL y que requisitos se deben de tener en cuenta para

su implementación.

AntecedentesUn sistema en un conjunto de elementos que interactúan entre si, con el fin de apoyar las

actividades de una empresa o negocio.Componentes

Equipo computacional, recurso humano, datos, información, fuente, programas ejecutados por las

computadores, las telecomunicaciones, procedimientos, políticas y reglas de operación

SISTEMA DE GESTION DOCUMENTALEs un sistema que permite la automatización, la creación, el mantenimiento y la consulta de fuentes de información constituidas por documentos, y por

lo tanto sirven para explotar el conocimiento que contienen los documentos, con el fin de ponerlos al alcance de los usuarios del sistema (Codina 1994)

Se utilizan en el seno de las organizaciones públicas y privadas con el objetivo de controlar e incrementar la eficiencia del flujo de documentos que

soportan sus negocios o actividades.Un sistema de gestión documental permite tener una visión exacta y

completa de las políticas, funciones , programas y servicios de una entidad, lo cual se ve reflejado en un sistema institucional de archivos plenamente

organizados y definidos que garantizan el flujo y disposición de la información en forma ágil y oportuna.

BENEFICIOS DE UN SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL Normalización o estandarización de la documentación

desde su producción hasta su destino final Normalización acertada en los procedimientos para la

producción, radicación y distribución de los documentos mediante la utilización de sistemas eficientes.

Organizar el sistema de administración de documentos y archivos a partir de la noción de Archivo Total y los

enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad.

Definición e implementación de los procesos para la aplicación de la tabla de retención documental,

transferencia primarias, recuperaciones, preservación, conservación y disposición final de los documentos

Recuperación rápida y oportuna de la información para lograr mejores tiempos de respuestas y calidad del servicio.

Los archivos se convierten en centros de información, útiles para la administración y toma de decisiones.

Evaluación y valoración de la documentación para evitar la acumulación innecesaria de información y reducción de

costos en la producción y conservación. Mejora la comunicación entre los elementos que interviene

en el proceso.

REQUISITOS DE UN SISTEMA DE GESTION DOCUMENTALLa norma ISO 15489-1 Información y documentación. Gestión de documentos. Parte 1: Generalidades,

publicada en 2001 y considerada la norma internacional relativa a la gestión de documentos más influyente en este ámbito de actuación, establece una relación de requisitos generales que afecta a la gestión de

documentos:Determinar los documentos que deberían ser creados en cada proceso de negocio y la información que

necesario incluir en dichos documentosDecidir la forma y la estructura en que los documentos se deberían crear e incorporar al sistema, y las

tecnologías que tienen que usarseDeterminar los metadatos que deberían crearse junto al documento y a lo largo de los procesos relacionados

con el mismo, y como se vincularán y gestionarán dichos metadatos a lo largo del tiempoDeterminar los requisitos para recuperar, usar y trasmitir documentos durante los procesos de negocio o por

otros posibles usuarios y los plazos de conservación necesarios para cumplirlosDecidir cómo organizar los documentos de manera que se cumplan los requisitos necesarios para su uso

Evaluar los riesgos que se derivan de la ausencia de documentos que testimonien las actividades realizadasConservar los documentos y permitir el acceso a los mismos a lo largo del tiempo, con objeto de satisfacer las

necesidades de la organización y las expectativas de la sociedadCumplir los requisitos legales y reglamentarios, las normas aplicables y la política de la organización

Garantizar que los documentos se conserven en un entorno seguroGarantizar que los documentos sólo se conserven durante el periodo de tiempo necesario o requerido, eIdentificar y evaluar las oportunidades para mejorar la eficacia, eficiencia o calidad de los procesos, las

decisiones y las acciones que puedan derivarse de una mejor creación o gestión de los documentos. 

2. Indague y explique cada una de las generalidades del sistema de Gestión Documental de acuerdo

con el Decreto 1080 de 2015 en su PARTE VIII. TÍTUTO II, capítulo VI.

AntecedentesAsí como el cuerpo humano requiere de una sincronización de todos sus órganos, para un perfecto funcionamiento, de igual manera un sistema de gestión documental, requiere de

una generalidades para ser efectivo.

GENERALIDADES DE UN SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL

Según el Decreto 1080 de mayo de 2015, artículo 2.8.2.6.1a) Organizar los documentos físicos y electrónicos, incluyendo sus

metadatos a través de cuadros de clasificación documental. Lo anterior, es aplicar en el amplio sentido la organización de documentos, que esta englobada en: clasificar, ordenar y describir, lo que nos llega a la construcción de la elaboración de los cuadros de clasificación documental (esquemas que reflejan la jerarquización y clasificación de los documentos

producidos por una institución

GENERALIDADES DE UN SISTEMA DE GESTION DOCUMENTOS

b) Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y los documentos electrónicos de archivo en tablas de retención documental

(TRD) y tablas de valoración documental (TVD). Con base a que una gestión documental administra el flujo de

documentación, permitiendo la recuperación, y determinación del tiempo en que los documentos deben guardarse, eliminarse, asegurando la

conservación permanente de los más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.

d) Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la información conexa (metadatos) a lo largo del ciclo de vida del documento

Con esto se logra que los documentos de acuerdo con sus valores, pueden conservarse y consultarse durante las etapas de los archivos

GENERALIDADES DE UN SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL

e) Mantener la integridad de los documentos, mediante agrupaciones documentales, en series y subseries.

Con la aplicación de los Cuadros de Clasificación documental, se garantiza la integridad de la jerarquía de un fondo documental

f) Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de archivo por parte de la ciudadanía y de la propia entidad, cuando sean requeridosEste el fin de una eficaz gestión documental y por ende de un sistema de gestión, el que los archivos de constituyan en fuentes de información y

conocimiento

Las mínimas características que deben disponer un Sistema de Gestión Documental, las expongo en la tabla que despliego en la siguiente

diapositiva:

3. Usted está en una entidad en la cual se va a implementar un Sistema de 

Gestión Documental, y es llamado(a) a dar su opinión sobre cuáles son las características que debe reunir dicho Sistema. Indague y elabore una tabla en la cual incluya las características mínimas que debe reunir el sistema y explique

en qué consiste cada una de ellas.

Característica ExplicaciónSeguridad En cualquier circunstancia de la

vida, se apunta al aseguramiento del éxito, de igual manera en un sistema de gestión documental, debe apuntar que la información requerida este asegurada para su consulta en cualquier momento.

Metadescripción Se entiende que un sistema es la articulación de un conjunto de elementos para producir un fin esperados, así con la metadescripción normalizamos la búsqueda y contribuimos a la integridad de la información a consultar para una toma de decisión.

Interoperabilidad La búsqueda de mejoras de los sistemas de gestión documental, radica en que estos se integren u operen con los demás sistemas de información de las instituciones, como por ejemplo el Sistema del Conocimiento, y que no existan barreras de tipo tecnológico para su interoperabilidad.

Característica Explicación

Disponibilidad y AccesoEs el gran reto y la máxima seguridad que debe tener un sistema de gestión documental, que garantice con el paso del tiempo la autenticidad, integridad, inalterabilidad y accesibilidd en la información.

Diseño y funcionamientoLos procesos y la interface con los usuarios, deben ser en ambientes interactivos y amigables.

4.Visite una entidad que tenga implementado un Sistema de Gestión Documental e investigue  todo lo relacionado con dicho

sistema.Visité la entidad:

Servicio Nacional de Aprendizaje Sena, Regional Antioquia Centro de Tecnología de la Manufactura Avanzada

Barrio Pedregal, MedellìnAtendió la visita; Ana Santiago Castañeda, Tecnóloga en Admon.

Documental

Sistema de Gestión Documental del SENA

El SENA, tiene implementado el Sistema de Gestión Documental llamado ONBASE, de la empresa Tecnoimagenes S.A.

El Sistema Onbase es una herramienta que sirve para la administración de documentos, permite digitalizar, indexar y consultar documentos, también

controla el proceso del documento desde el momento que ingresa al sistema y todas las actividades realizadas tales como: traslado a

dependencias o funcionarios, creación de respuestas electrónicas, archivo.A través de este sistema se puede llevar un control de los documentos que

tiene relación entre sí, es decir el antecedente con la respuesta, el expediente de un derecho de petición, una tutela o una queja

SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL DEL SENACon base a la estructura de la radicación de la correspondencia interna y

externa, se realiza todos los procesos con que cuenta el software:Modulos

Pantalla de recuperación de documentosEsta compuesta por:

Grupo de tipos de documentosTipos de Documentos

Descripción de la estructura de los documentoÍndice o campo de consulta

Calendario

SISTEMA GESTION DOCUMENTAL DEL SENA

ModuloVisualización de Documentos

Compuesto porLista de Documentos

Formularios o formas electrónicasDocumentos relacionados

Generación de respuestas electrónicasRadicación electrónica

Envíos a través de correo electrónico

5. indague  en la misma entidad lo siguiente:¿Cuáles son los criterios que se han tenido en cuenta para la

selección del sistema de Gestión de documentos?Los criterios para la selección del Sistema Onbase en el SENA, se establecieron

en el diseño del mismo sistema: Identificación de las necesidades de información orientadas a determinar una

adecuada mejora del sistema de comunicación que incluyera formatos, los navegadores o interfaces amigables

Permitir la interactividad usuario sistema Definición de los documentos a gestionar

Definición de tipos documentales Ciclos de vida, estructura, formato, medio físico

Presentación de documentos Producción de documentos

5. indague  en la misma entidad lo siguiente:¿De qué manera logran garantizar la integridad de la información en

el sistema?

Tomaron de referente la norma ISO 15489-1-2001, y utilizan :La conversión, proceso que consiste en hacer un cambio de formato del

documento, pero se garantiza que el documento mantenga la mismo información primario (contenido). Ejemplo: la conversión en microfilm de

documentos en papel, el escaneado, o el cambio de los juegos de caracteres.La migración, empaque un conjunto de tareas organizadas concebidas para

transferir periódicamente material digital de una configuración de hardware / software a otras, o de una generación tecnológica a otra.

El objetivo de la migración consiste en preservar la integridad de los documentos y mantener la recuperación, visualización y cualquier otro uso. La migración puede darse cuando el hardware o software caen en desuso, o

bien para trasladar los documentos electrónicos de un formato a otro.

BIBLIOGRAFIALos Sistemas de Gestión Documental en el ámbito del trabajo. Consultado en sept. 05 de 2015.

Disponible en: revistas.ucm.es/index.php/RGID/article/viewFile/.../10920COLOMBIA. MINISTERIO DE CULTURA. DECRETO 1080 DE 2015. "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura”. Bogotá D.C., 26 de mayo de 2015 [En línea].

[Citado julio 15 de 2015]. Disponible en http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/

DECRETO_10802015.pdf Norma ISO 15489-1-2001

Gestión Documentalhttp://es.slideshare.net/josealbalat/gestion-documental-14736045?related=1

 Metodología para implantar un sistema de Gestión Documental en una organización

http://www.revistasbolivianas.org.bo/pdf/rb/v10n15/v10n15a11.pdf

SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL DEL SENAModulos

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Ayuda de códigos de dependenciasCobro documentos por dependencias

Creación de reportesConsulta de campos

Consulta de documentos producidosCorrespondencia recibida externaCorrespondencia recibida interna

SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL DEL SENA

Modulo deIngreso al Workflow o proceso del documento

Compuesto por:Bandeja o carpeta de recepción de documentos

Correspondencia recibida externaCorrespondencia recibida interna

Correspondencia trámite respuesta electrónicaQuejas y reclamos