Presentacion Gestion Documental
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Transcript of Presentacion Gestion Documental
June 29, 2010
Todos los derechos reservados para XM S.A E.S.P.
CENTRO DOCUMENTAL XM
RADICACION XM
ARCHIVO
NUMERACION XM
CORRESPONDENCIA
2
CORRESPONDENCIANUMERACION XM
Digitalización imágenes
Numerar Documento
Envió de documentos por vías asociadas
Documentos respondidos
Revisión consecutivo y entrega archivo
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3
CORRESPONDENCIANUMERACION XM
Numerar Documento
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4
Envío de documentos por vías asociadas
CORRESPONDENCIANUMERACION XM
Sobre correo certificado
Reporte Fax
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5
CORRESPONDENCIANUMERACION XM
Digitalizacion imágenes
Digitalización en orden consecutivo ascendente, utilizando debidamente plantillas de confidenciales
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6
Documentos respondidos
CORRESPONDENCIANUMERACION XM Documento a
responder
Documento respuesta
Fecha del cítese respuesta
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7
CORRESPONDENCIANUMERACION XM
Revisión consecutivo y entrega archivo
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•Se Verifica:
Firmas Sello sin anexo Vías Consecutivo ascendente Faltantes Cantidad de hojas enviadas vía fax Números correctos
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8
CORRESPONDENCIARADICACION XM
Radicar Documento
Ingresar en domino
Digitalización de imágenes
Righfax
Cruce documento
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9
Righfax
Imagen que llega por righfax y es guardada en el servidor que alimenta al SIAD
CORRESPONDENCIARADICACION XM
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10
Radicar DocumentoCORRESPONDENCIARADICACION XM
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11
CORRESPONDENCIARADICACION XM
Digitalización de imágenes
Digitalización a medida que llegan los documentos utilizando debidamente las plantillas de confidenciales
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12
CORRESPONDENCIARADICACION XM
Ingresar en domino
De acuerdo al tema tratado se ingresa la comunicación a la ventana respectiva
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13
CORRESPONDENCIARADICACION XM
Cruce documento Verificar ubicación del documento
Si el documento esta en el área, el cruce se realiza en Acuse de recibo en el campo de observaciones
Si el documento esta en el archivo, el cruce se realiza en documentos archivados en el campo de observaciones
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14
ARCHIVO XM
Recepción
Clasificación
Archivo
Descripción
Consultas
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15
Recepción
Existen dos tipo de recepción de documentos: la documentación que va autoarchivada y la que es entregada directamente por los usuarios del centro documental.
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ARCHIVO XM
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16
Clasificación
Se clasifica la información según asunto y basados en el cuadro de clasificación
ARCHIVO XM
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17
Descripción
El documento debe tener unos requisitos según el procedimiento; de no ser así se devuelve al área para su respectivo tramite.
ARCHIVO XM
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18
Archivo
Ordenar documentos según procedimientosgarantizando su preservación
ARCHIVO XM
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19
Consultas
vía mail, telefónicas, personales, prestamos.
ARCHIVO XM
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20
ARCHIVO XM
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BD Archivo