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Geistes-, Natur-, Sozial- und Technikwissenschaften – Transcending Boundaries

SAP Projekt Zeitwirtschaft

Benutzeranleitung für die SAP-Zeitwirtschaft

04/2016


Allgemeine Informationen zur SAP-Zeitwirtschaft Seite 3

Anmelden an SAP-Zeitwirtschaft Seite 5

Startbildschirm der Weboberfläche Seite 6

Der persönliche Kalender Seite 8

Der Teamkalender Seite 10

Die persönlichen Zeitkonten Seite 11

Übersicht über Abwesenheitsanträge Seite 12

Beantragen und Stornieren von Abwesenheitsanträgen Seite 13

Buchen von Dienstgang oder Telearbeit Seite 20

Das Zeitnachweisformular Seite 21

Zeitbuchungskorrekturen Seite 23

Ansprechpartner Seite 25

FAQs – Fragen und Antworten Seite 26

Inhaltsverzeichnis

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Wozu braucht es eine Zeitwirtschaft in SAP?

o Derzeit werden für die Zeiterfassung eine stark veraltete Software und ebenfalls veraltete

Terminals genutzt. Spätestens durch die Bauphasen müssen die Terminals gegen neue

ausgetauscht werden. Die alte Software ist nicht an das SAP-Personalsystem angebunden,

sodass die relevanten Beschäftigtendaten (Name, Zuordnung zu einer Einrichtung,

Arbeitszeitmodell) in beiden System parallel erfasst werden müssen.

o Die Integrierung der Zeitwirtschaft in SAP vereinfacht die Datenpflege und auch die

Handhabung für die Beschäftigten. Etliche hunderte Beschäftigte arbeiten mit SAP

(Bestellwesen, Berichte...) und können mit den gleichen Zugriffsrechten ihre persönlichen

Zeitwirtschaftsdaten einsehen (Zeitnachweis, Resturlaub...) bzw. Abwesenheits- und

Korrekturanträge online stellen.

Allgemeine Informationen zur SAP-Zeitwirtschaft

3


o Die Umrechnung von Kommen-Gehen-Zeiten in ein Tagessaldo erfolgt nachts im SAP-System.

Die Saldoinformation wird somit auch nachts an die Terminals geschickt. Wenn man sich also

zu Dienstende ausstempelt, zeigen die Terminals das Saldo vom Vortag an!

o Bei den neuen Terminals werden die Stempelkarten nicht mehr in das Gerät eingeführt sondern

nur vorgehalten. Die Buchung wird mit einem akustischen Signal bestätigt.

Allgemeine Informationen zu den neuen Terminals

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Über folgenden Link kommen Sie auf die SAP-

Webseite der Universität:

http://www.uni-bielefeld.de/sap/

Dort finden Sie im rechten Menü den Link zur

SAP-Zeitwirtschaft:

https://sap-p01.uni-bielefeld.de:8203/nwbc/

Auf der SAP-Anmeldeseite sind Benutzername

und Kennwort anzugeben.

Sind Sie bereits SAP-Nutzer, gelten hierfür Ihre

bisherigen SAP-Anmeldedaten.

Sind Sie erstmalig SAP-Nutzer, haben Sie Ihre

Anmeldedaten per Mail oder Brief erhalten.

Anmelden an SAP-Zeitwirtschaft

Über den Link zur SAP-Zeitwirtschaft können alle dezentralen SAP-Module (SRM, Berichtswesen)

erreicht werden, je nach Berechtigung. Die bisherigen Links werden mittelfristig entfernt.

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http://www.uni-bielefeld.de/sap/

https://sap-p01.uni-bielefeld.de:8203/nwbc/


Startbildschirm Ihres SAP-WebzugangsÜbersicht der SAP-Funktionen, je nach Berechtigungen (SRM, Zeitwirtschaft, Berichtswesen…

Anwendermenü

Oberer Teil mit den 4 Karteireitern

Unterer Teil zum Buchen von Abwesenheiten

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Sämtliche SAP-Berechtigungen, über die Sie verfügen, werden in der Kopfzeile über

verschiedene Reiter angezeigt und Sie können in die Funktionen wechseln.

Lediglich die Rechnungsbearbeitung im „X-Flow“ ist hierüber nicht erreichbar (kein SAP-Modul

sondern ein Dritt-Programm).

Der Karteireiter „SAP-Zeitwirtschaft“ (red. Anmerkg.: heißt jetzt noch Employee Self-Service)

führt zu den Funktionen der Zeitwirtschaft.

Das Anwendermenü links enthält die 4 Oberpunkte „Zeiterfassung“, „Abwesenheitsantrag“,

„Zeitnachweis“ und „Zeitbuchungskorrekturen“. Die Menüoberpunkte enthalten zum Teil

Unterpunkte. Als Startbildschirm dient die Maske „Abwesenheitsantrag“.

Startbildschirm Ihres SAP-Webzugangs

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Die Seite „Abwesenheitsantrag“ ist in zwei Abschnitten dargestellt. Im oberen Abschnitt finden

sich die vier Reiter „Kalender“, „Teamkalender“, „Zeitkonten“ und „Abwesenheitsanträge“.

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Der persönliche Kalender

Im persönlichen Kalender der/des

Beschäftigten werden die

arbeitsfreien Tage sowie

bestimmte Abwesenheiten

angezeigt. Dabei wird der aktuelle

+ 2 Folgemonate dargestellt. Über

die Pfeile links und rechts neben

der Monatsangabe kann geblättert

werden.

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Der Teamkalender zeigt u.a. die arbeitsfreien Tage sowie bestimmte Abwesenheiten der/des

Beschäftigten und der Kolleginnen/Kollegen der selben Organisationseinheit (Abteilung,

Fachbereich, Lehrstuhl…) an. Abwesenheiten werden vom jeweils aktuellen Tag an einen Tag in

die Vergangenheit, ansonsten vollständig in die Zukunft gerichtet angezeigt. Als

Abwesenheitsgrund wird nur „abwesend“ angegeben.

Der Teamkalender

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Die persönlichen Zeitkonten

Hier wird dargestellt, über welche Ansprüche an Abwesenheiten (Erholungsurlaub, Zusatzurlaub

gem. SGB IX, Stunden für Gesundheitskurse) die Beschäftigten verfügen. Diese Ansprüche werden

jährlich systemisch anhand der Vertragsdaten errechnet. Die Spalte „Anspruch abzgl. geplant“ zeigt

den jeweiligen Restanspruch abzüglich aller bereits genehmigter und beantragter Abwesenheiten

an.

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Die bisher gestellten Abwesenheitsanträge

Alle gestellten Abwesenheitsanträge der/des Beschäftigten werden an dieser Stelle dargestellt, incl.

des aktuellen Bearbeitungsstatus. Bei noch nicht genehmigten Anträgen wird angezeigt, beim wem

die Anträge derzeit zur Genehmigung liegen. Abwesenheitsanträge werden nach erfolgter

Genehmigung systemisch verarbeitet und gebucht.

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Stornierung von Abwesenheitsanträgen

Im Menüpunkt „Anwesenheitsübersicht“ können beantragte oder bereits genehmigte Anträge

korrigiert (Stiftsymbol) oder storniert (Mülltonne) werden. Eine Stornierung von z. B. bereits

genommenem Urlaub führt zu einer entsprechenden Minus-Buchung im Gleitzeitstundenkonto für

die betreffende Zeit. Stornierungen und Korrekturen sind bis zu max. 6 Monate rückwirkend möglich.

Einige Abwesenheiten lassen sich nur vom Sachbearbeiter in Dez. III korrigieren, z. B. Buchungen

für „Krankheit untertägig“ oder „Arztbesuch untertägig“. Hier fehlt die entsprechende

Bearbeitungsmöglichkeit.

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Das Buchen von Abwesenheiten

Unterer Teil zum Buchen von Abwesenheiten

Buttons „Senden“ und„Senden und neu“

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Unabhängig von der Reiterauswahl wird

im unteren Teil dieser Seite die Funktion

zum Buchen von Abwesenheiten

angezeigt. Die hier gelisteten

Abwesenheiten können unter Angabe

der betr. Tage gebucht werden. Falls für

eine Abwesenheit konkrete Uhrzeiten

erfasst werden müssen, werden

entsprechende Felder eingeblendet.

Mit dem Button „Senden“ schicken Sie Ihren Abwesenheitsantrag ab und werden auf die Sicht der

Abwesenheitsanträge weitergeleitet.

Mit „Senden und neu“ bleiben Sie nach dem Senden eines Abwesenheitsantrags auf der Startseite

und könnten direkt einen neuen, weiteren Antrag beantragen.


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Vor dem Senden der Buchung kann über den Button „Prüfen“ sichergestellt werden, dass z. B.

die Kontingente nicht überzogen werden oder dass sich Abwesenheiten überschneiden.

Im Feld „Neuer Hinweis“ können Informationen an die/den Genehmiger/in mitgegeben werden.

Diverse Abwesenheiten wie „Arztbesuch untertägig“, „Teiltag krank“, „Gesundheitskurs“,

„Dienstreise“, „FoBi Zwischentage“, „FoBi 1tägig + An-/Abreise“ sowie die

„Geburtstagsgutschrift“ können nur rückwirkend gebucht werden, nicht am jeweils aktuellen

Tag.

Wichtig: Für volle Krankheitstage muss wie bisher über das jeweilige Sekretariat (oder

ähnlich) der Papierbeleg (ggf. incl. Attest vom Arzt) an Dez. III gesandt werden, dies deckt der

Webservice nicht ab.

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Das Buchen von Abwesenheiten -Infos zu einzelnen Abwesenheitsarten

• Bei „Arztbesuch untertägig“ prüft das System, ob die Buchung innerhalb der Kernzeit liegt

(Regelung gem. der Dienstvereinbarung zur Gleitenden Arbeitszeit). Andernfalls kommt es zu

einer Hinweismeldung und die Angaben sind anzupassen.

• Bei „Krankheit untertägig“ müssen keine Uhrzeiten erfasst werden. Es erfolgt systemisch eine

Gutschrift des gesamten Tages.

• Für den Gesundheitskurs stehen pro Jahr 8 Stunden zur Verfügung. Während der Teilnahme

sollen sich die Beschäftigten ausstempeln und über die Webbuchung die Teilnahme nachträglich

buchen. Um Wegezeiten, insbes. bei externen Kursstandorten, zu kompensieren, wird das

Kontingent erhöht. Das gesamte Jahreskontingent für den Gesundheitskurs beträgt somit 9

Stunden.

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• Bei Dienstreisen werden Reisezeiten vor 06:45 und nach 20 Uhr mit 50% der Zeit angerechnet,

da diese Zeiten außerhalb der regulären Rahmenarbeitszeit liegen.

• Für das Buchen von Fortbildungszeiten gibt es zwei Arten:

o FoBi 1tägig bzw. An-/Abreise -> hier zählt die Teilnahme- bzw. Reisezeit (analog zu

Dienstreisen)

o FoBi Zwischentage -> hierfür wird unabhängig von der persönlichen Arbeitszeit ein voller

Arbeitstag gutgeschrieben (auch bei Teilzeitkräften)

• Sonstige Abwesenheit: Wenn eine Abwesenheit, die zu keiner der auswählbaren Arten passt,

gebucht werden soll, kann dies über „Sonstige Abwesenheiten“ gebucht werden. Dabei öffnet

sich ein neues Feld zur (zwingenden) Angabe einer Begründung.

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• Bei der Geburtstagsgutschrift wird systemisch geprüft, ob die/der Beschäftigte an dem Tag, für

den die Gutschrift gebucht werden soll, Geburtstag hat und ob sie/er an dem Tag anwesend war.

Trifft beides zu werden max. 50% der Sollarbeitszeit dieses Tages gutgeschrieben bzw. nur so

viel, dass max. die Sollarbeitszeit erreicht wird.

Bsp. 1: Bei einer Sollarbeitszeit von 8 Std. ist die/der Beschäftigte am Geburtstag von 07:15 –

12:30 Uhr anwesend und bucht später die Gutschrift. Der/dem Beschäftigte werden für den Tag

insgesamt 8 Std. gutgeschrieben, wovon 5 Std. 15 Min. Arbeitszeit und der Rest die Gutschrift

darstellen.

Bsp. 2: Bei einer Sollarbeitszeit von 8 Std. ist die/der Beschäftigte am Geburtstag von 08:30 –

12:00 Uhr anwesend und bucht später die Gutschrift. Der/dem Beschäftigte werden für den Tag

insgesamt 7 Std. 30 Min. gutgeschrieben, wovon 3 Std. 30 Min. Arbeitszeit und 4 Std. die

Gutschrift darstellen.

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Das Buchen von Dienstgang oder Telearbeit

Im Menü „Zeiterfassung“ können die Buchungen „Beginn/Ende Dienstgang“ und „Beginn/Ende

Telearbeit“ (sofern man über Telearbeit verfügt) benutzt werden. Es wird dann die SAP-Serverzeit

als Beginn- bzw. Endezeit herangezogen.

Der Link „Zeit korrigieren“ führt, wie auch der Menüpunkt „Zeitbuchungskorrekturen“, zur

Funktion der Zeitbuchungskorrektur.

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Der Zeitnachweis (für die letzten 3,

6, 12 oder alle Monate) enthält pro

Monat eine Anzeige aller An- und

Abwesenheiten incl. der tatsächlich

gebuchten Arbeitszeiten sowie die

berechneten Zeitsalden.

Das Zeitnachweisformular

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• Wichtig: Neben einer Pop-Up-Blocker-Ausnahme für die SAP-Webseite muss ein Plug-In

für die Darstellung von PDF-Dokumenten im Browser (Mozilla, Firefox, IExplorer…) aktiv

sein, damit das Formular genutzt werden kann, sonst bleibt das Anzeigefenster grau (fragen Sie

Ihre IT bzw. den ServiceDesk).

• Im Zeitnachweis sind die erfassten An- und Abwesenheitsstunden („erf. Std.“) dargestellt. Hinweis:

Gleittage werden nicht als z. B. –7,97 Anwesenheitsstunden angezeigt sondern als +7,97

Abwesenheitsstunden.

• Neben der vertraglichen Sollarbeitszeit („Sollz“) wird in der Spalte Rahmenzeit („Rahmz“)

angezeigt, welche der erfassten Zeit in die Berechnung übernommen wird. So werden z. B.

Pausenzeiten abgezogen oder Zeiten außerhalb der Rahmenarbeitszeit, die in den meisten Fällen

06:45 Uhr bis 20:00 umfasst.

• Die Spalte „Glz“ zeigt das für den jeweiligen Tag errechnet Gleitzeitsaldo an, die Spalte „Glz kum“

zeigt die aufgerechnete Gleitzeit insgesamt bis zu dem jeweiligen Tag.

• Im untersten Abschnitt des Zeitnachweises werden die Gleitzeitsalden des Vormonats, des

laufenden Monats sowie das aktuelle Gesamtsaldo angezeigt.

Das Zeitnachweisformular

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Zeitbuchungskorrekturen

Zeitkorrekturen anlegen/ändern/löschen

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Zeitbuchungskorrekturen

• In den Zeitbuchungskorrekturen können sämtliche gebuchten Zeitereignisse (Kommen/Gehen,

Abwesenheiten) eingesehen werden.

• Hauptsächlich dient dieser Menüpunkt dem nachträglichen Buchen von Dienstzeiten, wenn z. B.

die Stempelkarte oder das Kommen-/Gehen-Buchen vergessen wurde. An der gleichen Stelle

können Buchungen, die über diese Funktion ausgelöst wurden, korrigiert oder gelöscht werden.

• Sämtliche Zeitkorrekturbuchungen müssen durch die/den Genehmiger/in bestätigt werden, bevor

sie zu einer abschließenden Buchung im System führen.

• WICHTIG: Das Buchen einer Zeitkorrektur muss mit dem Button „Sichern“ (oben auf der Seite)

abgeschlossen werden.

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Ansprechpartner

• Bei fachlichen oder rechtlichen Fragen zum Thema Zeitwirtschaft, Arbeitszeit, Urlaub etc.

wenden Sie sich bitte wie bisher an die/den zuständigen Sachbearbeiter/in für Zeitwirtschaft (s.

Homepage Dez. III)

• Bei Fragen zur Bedienung der Weboberfläche der SAP-Zeitwirtschaft, die Sie aus dieser

Anleitung nicht beantworten können, wenden Sie sich bitte an die Key-User Herrn Niemann oder

Herrn Kelsner im Dez. III.

• Bei technischen Fragen zu Ihrem SAP-Account, Ihrem Passwort oder bei technischen Problemen

mit der Weboberfläche (z. B. Plug-Ins/Pop-Ups) wenden Sie sich bitte an den ServiceDesk (Tel.

6000)

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FAQs - Fragen und Antworten

• Mein Zeitnachweisformular wird nur grau dargestellt!

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Nach Updates der Internetbrowser kann es

passieren, dass die Formularfunktion deaktiviert

ist. Wenn man per rechtem Mausklick in das

graue Formular klickt, in dem Kontextfenster auf

„Plugin aktivieren“ klickt und diese Einstellung

„speichern“ bzw. „merken“ lässt, wird das

Formular wieder normal angezeigt.


FAQs - Fragen und Antworten

• Ich muss meine UniCard tauschen, da sie defekt ist!

• Ihre UniCard können Sie am InfoPunkt gegen eine neue austauschen. Sie bekommen

zudem eine Bescheinigung ausgestellt, mit der Sie ein eventuelles Geldguthaben auf der

UniCard am Servicepoint des Studentenwerk (im Gebäude X vor der Mensa)

zurückerhalten. Sobald Sie am Infopunkt Ihre neue UniCard erhalten haben, wird nachts die

UniCard-Nummer an das Zeitwirtschaftssystem übertragen und Sie können ab dem

Folgetag mit der neuen Karte stempeln.

• Der Tausch einer defekten UniCard light (reine Zeitstempelkarte) erfolgt in Dez. III bei Herrn

Niemann bzw. in Vertretung bei Herrn Kelsner.

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