Presentasjon Prosjektveiviseren Prosjektmandat ......2013/08/22 · presentasjon eller video, eller...

Prosjektveiviseren.noIntroduksjonsdag Prosjektveiviseren for bruk i

e-handelsprosjekter - 22. august 2013

v/ Seniorrådgiver Arve SandvollAvdeling for offentlige anskaffelser

Seksjon Teknologi og støtte

Prosjektmandat, interessentanalyse, kommunikasjonsplan, prosjekt/aktivitetsplan –

praktiske eksempler

Gode anskaffelser

Prosjektveiviseren for E-handelSom et resultat av regjeringens satsing på e-handel har Direktoratet for forvaltning og IKT lansert prosjektveiviseren med fokus på gjennomføring av vellykkete e-handelsprosjekter

Prosjektveiviseren.no har egne sider knyttet til det å gjennomføre vellykkede e-handelsprosjekter, samt revitalisering av e-handelsprosjekter, for å hente ut de potensielle gevinstene

Prosjektmodellen er basert på den internasjonalt anerkjente prosjektledelsesmetoden Prince2 (PRojects IN Controlled Environments), men med tilpasninger til det å gjennomføre et e-handelsprosjekt

Prosjektveiviseren.no dekker hele prosessen fra konsept til overlevering, og har som formål å styrke planlegging, styring, kvalitet og gevinstrealisering i offentlige digitaliseringsprosjekter. Den nye versjonen fremhever enda tydeligere prosjekteiers rolle og ansvar.

INNFØRING AV E-HANDEL ER KREVENDE

• For å lykkes kreves – Samarbeid mellom en rekke personer– Internt så vel som eksternt– En bevissthet om hva som skal gjøres av hvem, i

hvilken rekkefølge, hvordan og når

• Forutsetningene for å lykkes bedres hvis man har

– En god prosjektmetodikk– Gode verktøy, hjelpemidler, maler– Som et resultat av at noen har gjort dette før

• Derfor har Difi lansert Prosjektveiviseren

Direktoratet for forvaltning og IKT

PROSJEKTVEIVISEREN 2.0

Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

Prosjekt: Start – Stopp

Formål / Mål: Hvilket Formål har vi med

prosjektet Hvordan komme til Mål

Ressursbruk: Ansatte/Menneskene Økonomi

Prosjektgruppe: Leder IT Økonomi Innkjøp

Organisering av prosjektet=

Aktivitetsplan

Behandlet dato: Behandlet av:

03.10.2012 Rådmannens ledergruppeBeslutning: Økonomisjefens innstilling til Rådmannens ledergruppe:Aurskog‐Høland kommune slutter seg til Difi’s e‐Handelsprosjekt med de føringer som dette innebærer.Økonomi: Det avsettes Kr 800 000 for investering i 2013Vedtak i Rådmanns ledergruppe 03.10.2012

Vedtak i Kommunestyre 17.12.2012 Sak 91/12

Signatur

PROSJEKTMANDAT FORINNFØRING OG IMPLEMENTERING AV E-HANDEL IAURSKOG-HØLAND KOMMUNE

Prosjektmandat Utarbeidet av: Versjon Dato AvdelingNan Torill H. Magnesholen 1 Januar 2013 Stab økonomi ‐ Innkjøp

Innføring av e-Handel i Aurskog-Høland kommune

• Beskrivelse av ideAurskog-Høland kommune skal innføre og implementere e-Handel

• Tidsplan og ressursbehovProsjektet skal foregå i perioden 1.1.2013 til 31.12.2014.Prosjektgruppe får mandat til å benytte kommunens ressurser til å innføre e-Handel. Dette blir innstallering av programvarer, bruk av interne ressurser som er naturlig å benytte til riktig tid i prosjektet.

Prosjektgruppe består av:• Prosjektleder: Nan Torill Halseth Magnesholen• IT kompetanse; Marit Kristoffersen• Regnskaps- og økonomikompetanse: Marit Halvorsrud• Innkjøpskompetanse: Jane Brit Løland

• Organisering og ansvarRådmanns ledergruppe er prosjektets styringsgruppe. De skal til enhver tid holdes orientert. Det kan gjøres ved informasjon i ledergruppens møter m.m.Innføring og implementering av e-Handel er delegert til Stab økonomi ved Innkjøpsavdeling

• IT-politiske føringerIT sin kompetanse; Leder for IT er deltager i prosjektgruppe og vil ivareta politiske og administrative føringer.

Hovedmål• Alle enheter i Aurskog-Høland kommune skal fra 1.1.2015 være i drift

via e-handelsplattformen• Min. 80 % av alle bestillinger skal forgå via plattformen per 1.1.2015• Tydelig og merkbar nedgang av papir fakturaer

Delmål 1:Innen 1.7.2013

• IT avdelingen involveres• Alle tekniske installasjoner er gjort• Alle analyser foreligger• Stab økonomi opplæring i eHandel


• Utrulling starter i august 2013• Enhetene/virksomhetene Kommunalteknisk drift og Eiendom skal i drift

innen 31.12.13.

Dette er de to mest krevende virksomhetene som skal implementeres og derfor avsettes det flere måneder. Årsak er at en må ta i bruk alle bestillings-former.

Behandlet dato: Behandlet av:

7. mars 2013 Ben Marius Lundberg, Sidsel Kroken, Wenche Attestog

Beslutning: Rælingen kommune slutter seg til Difi’s eHandelsprosjekt med de føringer som dette innebærer.Økonomi: Det avsettes kr 1.000.000 for investering i 2013‐2014.

Innføring av eHandel i Rælingen kommune. Alle innkjøp i Rælingen kommune skal skje via eHandel eHandel skal benyttes i alle enheter

Bemanning av neste fase Neste fase ferdig dato:Ansvarlig: Ben Marius LundbergAndre: Sidsel Kroken, Wenche Attestog

Signatur

PROSJEKTMANDAT FOR E-HANDEL – RÆLINGEN KOMMUNE

Prosjektmandat

Utarbeidet av: Versjon Dato AvdelingBen Marius Lundberg 1 07.03.13 Økonomi

eHandel i Rælingen kommune

1. Beskrivelse av mandatInnføring av eHandel i Rælingen kommune.

Alle innkjøp i Rælingen kommune skal skje via eHandel eHandel skal benyttes i alle enheter

1. Tidsplan og ressursbehov Innføring av eHandel i samspill med øvrige kommuner

på Nedre Romerike. Oppstart: 01.01.2013 Budsjett: 1.000.000,-

1. Organisering og ansvar Prosjekteier: Lillian Pedersen Prosjektleder: Ben Marius Lundberg Prosjektdeltagere: Sidsel Kroken, Wenche Attestog Ekstra deltagere involveres i prosjektet etter behov

1. IT-politiske føringer Budsjettbeslutning i kommunestyre 17.12.2012. Samarbeidsavtale med øvrige kommuner om felles

innføring av eHandel på Nedre Romerike.

1. Hovedmålo Alle enheter i Rælingen kommune skal fra

1.1.2015 være i drift via markedsplasseno Min. 80 % av alle bestillinger skal forgå

via plattformen per 1.1.2015o Tydelig og merkbar nedgang av papir

fakturaer


o IT avdelingen involvereso Alle tekniske installasjoner er gjorto Alle analyser foreliggero Opplæring av nøkkelpersonell,

prosjektgruppe og evt. andre relevante, utført


o Utrulling starter i oktober

Delmål 3:2014 – Hver virksomhet rulles ut i hovedsak med 14 dagers mellomrom. Det avsettes litt lenger tid for enkelte virksomheter.

o Januar: o Februar:o Mars: o April:o Mai/juni:o August:o September:o Oktober: o November: o Desember:

Prosjektgruppe skriver slutt protokoll og prosjektet avsluttes


Viktige aktiviteter både for oppstart e‐handel eller for revitalisering

Analysefasen - 4 hovedanalyser


Interessenter og rammevilkår

Organisasjon –

utviklingsbehov

Organisasjon –endrings‐ og

utviklingsbehov

Anskaffelser, praksis

Verktøy – IKT og E‐handelsløsning

PlanleggingsfasenFormålet med Planleggingsfasen er å videreforedle Prosjektforslaget og etablere et robust grunnlag for valgt prosjekt slik at virksomhetens organisasjon kan forstå arbeidet som må gjennomføres. De viktigste aktivitetene i denne fasen er:

Analyse av interessenterAnalyse av anskaffelser og praksisAnalyse av e-handelsløsningAnalyse av organisasjons-, endrings- og utviklingsbehovUtarbeide beslutningsgrunnlagPresentere analyse og anbefalingerFå godkjennelse for prosjektoppstart


Dato Direktoratet for forvaltning og IKT


Ide Analyse Gjennomføring Realisering

Interessenter og rammevilkår

Her skal dere kartlegge: Hvem som er prosjektets interessenter og deres interesse - behov og

krav.

Øvrige rammevilkår. Det vil si forhold utenfor prosjektet som kan påvirke prosjektet i positiv eller negativ retning og som prosjektet må ta hensyn til

Analyse av interessenterHvem er prosjektets interessenter og hva er deres interesse - behov og krav?Tidlig involvering av interessenter kan øke sannsynligheten for å få sterk støtte og ressurserInteressenter kan bidra til å forbedre kvaliteten på prosjektetTydelig og hyppig kommunikasjon med interessenter sikrer deres forståelse for prosjektet og gjør det mulig for disse og aktivt støtte prosjektet ved behovGjennom analyse av deres innflytelse på prosjektet kan man i en tidlig fase iverksette tiltak for å sikre interessentens støtteAnalysen er grunnlag for utarbeidelse av plan for involvering og kommunikasjon senere i prosjektetAnalysen vil være et grunnlag for å sette mål for prosjektet og e-handel.


Hvem er dette prosjektet av interesse for?

Hvem er viktige å ha med på «laget»?

Hvem skal vite hva og når?

Hvordan skal vi formidle vår informasjon?

Hvor kan det være kritisk – risikovurdering?

Interessent‐ og kommunikasjonsanalyse


Av disse vil interessentanalysen være viktigste fordi: Prosjektet er helt avhengig av interessentenes ønske om og støtte til

prosjektet, hvor den viktigste interessentgruppen vil være ledelsen som er den som initierer og finansierer prosjektet ut fra virksomhetens behov.

Gjennom interessentanalysen vil man også få frem de viktigste rammevilkårene, som for eksempel at ledelsen er opptatt av lover og regler, etc.

Tidlig involvering av interessenter kan øke sannsynligheten for å få sterk støtte og ressurs-innvolvering

Interessenter kan bidra til å forbedre kvaliteten på prosjektet.

Tidlig og hyppig kommunikasjon med interessenter sikrer deres forståelse for prosjektet og gjør det mulig for disse og aktivt støtte prosjektet ved behov.


Gjennom analyse av interessentenes innflytelse på prosjektet kan man i en tidlig fase iverksette tiltak for å sikre oss interessentens støtte.

Den er grunnlag for utarbeidelse av plan for involvering og kommunikasjon senere i prosjektet.

Interessentanalyse vil være et grunnlag for å sette mål for prosjektet og e-handel.

Ide Analyse Gjennomføring Realisering

NB!!!!Selv om interessentanalysen vil gi svar på mange av spørsmålene om hvilke rammer man skal forholde seg til, bør man i tillegg gå gjennom følgende områder:


Anskaffelsesfunksjonens mål, strategier, planerGjennomgå alle styrende dokumenter for anskaffelsesfunksjonen – planer, politikk, budsjetter etc. for å identifisere forhold, føringer man bør ta inn i prosjektet og dets dokumentasjon

Styrende dokumenter for virksomhetenGjør det samme med virksomhetens styrende dokumenter før samtale, workshop med ledelsen

Politiske rammevilkårDisse vil normalt være adressert i virksomhetens styrende dokumentasjon men for orden skyld bør man kartlegge om det er flere/andre politiske hensyn man bør adressere som rammevilkår

Teknologiske rammevilkårSatsningen på e-handel må ses i sammenheng med virksomhetens egne planer for bruk av teknologi, og utviklingen for øvrig på dette området. For selv om innføring av e-handel ikke er et teknologiprosjekt, så vi ledelsen ofte se det slik

Økonomiske rammevilkårØkonomi vil alltid være et hovedspørsmål i prosjekter – sjekk ut hvilke rammer man må forholde seg til når man skal analysere og anbefale en løsning

Lover og regler Fordi bedre kontroll med lover og regler er et viktig argument for innføring av e-handel bør dette adresseres i prosjektet

Organisatoriske rammevilkårFordi innføring av e-handel får organisatoriske konsekvenser, er det en fordel å få oversikt over planene for bemannings- og kompetansesituasjonen – hvilke rammer man har å forholde seg til på dette området. Som kan få betydning for valg av løsning man anbefaler

Andre rammevilkårKartlegg om det er andre forhold som bør tas inn som rammevilkår. Det kan for eksempel være planer om etablering av innkjøpssamarbeid, hensyn til lokalt næringsliv, og lignende


Argumentasjonsoversikt Hensikten med malen er å gi en oversikt over virksomhetens interessenter og hvilke

argumenter eller interesse de vil ha av resultatene et e-handelsprosjekt kan gi

Argumentasjonsoversikten bør sees i sammenheng med interessentanalysen og danne grunnlaget for den videre kommunikasjonen inn i prosjektfasen.

Virksomhetsleder

Økonomisjef

IKT‐sjef

Personalsjef

Informasjonsansvarlig

Innkjøpssjef/Direktør

Kategoriansvarlige

Budsjetteiere

Innkjøpere

Bestillere

Ansatte

Leverandører

Tillitsvalgte

ENKLERE

BEDRE

SIKRERE

Kjøpt rett vare eller tjeneste – Kjøpt fra riktig leverandør – Sammenlign innen du bestiller – Enklere bestillingsprosess – Færre bestillere – Forenklet oversikt over innkjøp – Redusert administrasjon

Bedre grunnlag for nye anskaffelser – Økt konkurranse – Økt åpenhet/tilpasset informasjon – Eliminere feilaktige bestillinger – Oppfølging og statistikk – Effektivisere innkjøpsprosesser – Økt lojalitet til eksisterende varer

Godkjenning med konterte innkjøp – Økt budsjettkontroll – Sporbarhet – Styr innkjøp mot miljømerkede produkter – Eliminere feilaktige bestillinger – Styr innkjøp etter etiske retningslinjer – Innkjøp i henhold til lovverk


Kommunikasjonsplan

Avsender Budskap Kanal Mottaker

Ulike aktører i forankrings-prosessen, både i og utenfor prosjektet

Hva ønsker vi å kommunisere ?

Muntlig som presentasjon eller video, eller skriftlig som e-post eller via intranett

For eksempel prosjektets interessenter. Disse vil ha en viss mulighet til å gi tilbakemelding eller påvirke, men ikke i samme grad som de som deltar i prosjektet


Formulering av budskapet Det budskapet som skal forankres kan være:

- Begrunnelse for endring eller utfordringsbilde- Analyse av nåsituasjonen - Konkret og motiverende fremtidsbilde - Prosjektets mål, nytteeffekter og sluttleveranser- Beslutninger

Budskapet som skal forankres varierer både mht.- prosjektets faser- hvem som er mottaker av budskapet

Husk: Budskapet må ofte fortelles flere ganger, på ulike måter for at mottaker skal ha en forståelse og aksept for endringen.

NB! Budskapet som skal kommuniseres bør ta utgangspunkt i interessentens fokusområder (kartlagt i interessentanalysen)

Anskaffelser, praksis

Før vi kan komme med en anbefaling om hvilke varer og tjenester (avtaler) som bør anskaffes gjennom e-handel, og en strategi for hvordan dette skal skje, må vi kartlegge dagens situasjon.Denne analysen vil kunne besvare viktige spørsmål som:

Hvilke varer og tjenester, og hvor mye, kan bestille gjennom e-handel?

Hvor stor gevinst (besparelse) vil vi kunne oppnå gjennom bedre avtaler og avtalelojalitet?

Hvordan kan vi implementere e-handel på en måte som gjør at vi når målet vårt om volum på en måte som organisasjonen også er tilfreds med - hvilke avtaler som skal aktiveres når, og avropsmetoder som skal benyttes?

Hvem bør ha hvilke fullmakter?

Hvor moden er organisasjonen i forhold til å ta i bruk et e-handelssystem og innføre en felles praksis som alle skal følge?

Analyse av anskaffelser og praksis

Hva skal kartlegges?Hvem som kjøper (avdelinger)Hva de kjøper av ulike varer og tjenesterHvor mye de kjøper forHvem de kjøper avHva slags avtaler man harHvem som har fullmakterHvordan man anskaffer



Verktøy – IKT og E‐handelsløsning

Her skal dere kartlegg å analysere mulige e-handelsløsninger, og komme med anbefaling om hvilken av disse som vil være mest egnet for å støtte virksomhetens mål og strategi for e-handel.

Hvilke e-handels løsning som vil være mest egnet for å oppfylle mål og krav vil avhenge av flere faktorer som teknologi og modenhet i bruk av denne, økonomi, andre prosjekter, størrelse, etc.

Man må derfor evaluere de ulike løsningene opp mot hverandre slik at man finner den som er mest formålstjenlig for virksomheten.

I en slik evaluering er det viktig å ta med fremtidige behov slik at man ikke velger en løsning som etter kort tid viser seg å være uegnet, dårlig.

Dette vil bare øke kostnadene og redusere motivasjonen

Analyse av e-handelsløsning• Hvilke økonomisystemer

benyttes pt?• Hvilke av disse kan bygges

ut med innkjøpsløsninger?• Hvilket innkjøpssystem

støtter best vår organisering av innkjøpsarbeidet?

• Valg av infrastruktur• Proprietær eller åpen

infrastruktur?


1,59

21,05

8,28

3,82

8,36

15,59

37,79

0,98

1,071,44

% av total oms 2013

Visma Proceedo

Visma Unique

Agresso

Oracle

Merida

Capgemini/IBX

Basware

eOrdre


Men, det finnes unntak!!

Hvis organisasjonen er umoden, det vil si at man må arbeide mye med å få organisasjonen til å bruke systemer og følge rutiner og prosesser, kan det tenkes at man først skal velge en rimelig og enkel løsning for å komme i gang med det som er viktigst i første omgang – bruke systemet.

For så etter hvert anskaffe en mer avansert løsning med for eksempel full integrasjon.

I prosjektveiviseren er det verktøy for analyse av innkjøpsverktøy.

Ved å benytte disse sammen med kunnskap om interessentenes behov, ledelsens ambisjoner og praksis, vil man kunne evaluere hvilken løsning som vil være mest hensiktsmessig.


Organisasjon – endrings‐ og utviklingsbehov

Den siste analysen man skal gjøre er endrings- og utviklingsanalysen. Dette er en analyse hvor man skal kartlegge behov for de organisatoriske endringer og utviklingstiltak som må iverksettes for at organisasjonen skal kunne gjennomføre sin e-handel strategi og nå målene med e-handel

Analyse av endrings- og utviklingsbehov

Kartlegge behov for de organisatoriske endringer og utviklingstiltak som må iverksettes for at organisasjonen skal kunne gjennomføre sin e-handelsstrategi og nå målene for e-handelAnalysere om innføring av e-handel får noen konsekvenser for rollene i prosessen. For eksempel nye roller. Endringer i roller. Hva endringen består av. Og hvordan man skal få til det. Kartlegge hvilke endringer som ledere og støttefunksjoner må gjøre for å få til endring i prosessene



Visjon

Hørt omInteressenten har hørt om endringen

Kjenner til Interessenten kjenner til hovedinnholdet i endringen

Forståelse forInteressenten forstår hvordan endringen vil påvirke egen arbeidshverdag

Vurdering avInteressenten vurderer hvordan endringen vil påvirke egen hverdag

Er motivert(/har en positiv holdning og er villig til å legge ned en innsats for å arbeide med og implementere endringen.

Mestrer/beherskerinnholdet i endringen, og oppfatter dette nå som “normalen”.

Grad av modenhet, evne og forpliktelse til endring

hos interessenter

Tid

Kurve for interessenters modenhet, evne og forpliktelse til endringIndividers modenhet, evne og forpliktelse til endring øker over tid

Tar initiativ og eierskaptil å få innført og optimalisert endringen

ForpliktelseO

pplæring

Informasjon

Er ikke motivert/har en negativ holdningtil endringen, og vil ikke legge ned innsats for å arbeide med og implementere endringen

Motsetter segendringen

Strategi

Graden av modenhet, evne og forpliktelse til endring

Handling

Hvor er Hvor er deres

kommune ??

Aktivitetsplan e-handel – Aurskog-Høland kommune.xlsx

Aktivitetsplan e-handel – Rælingen kommune.xlsx

Praktisk eksempel på prosjekt/fremdriftsplaner fra kommuner/fylkeskommune

Prosjektplan e-handel – Sogn og Fjordane Fylkeskommune

Felles prosjektplan - difi.xlsx

Felles prosjektplan


Det gode innkjøp – Digitalisert

•Strategiverktøy•Maler•Kontrakter•Beste Praksis

•Konkurranse‐gjennomførings‐ verktøy•Doffin

Konkurranse gjennomføring

•E‐handels‐plattformen•Innkjøps‐system•Fakturaflyt‐system•Økonomi‐system

Ordre og kontroll

•Elektronisk faktura•EHF format•Aksesspunkt

Faktura

Anskaffelser.no/ehandel og Prosjektveiviseren.noAnskaffelser.no

•Betaling•Endringer•Rapportering

Historikk og meldingerPlanlegging

Spørsmål ?

Arve SandvollSeniorrådgiver

Avdeling for offentlige anskaffelser Department for Public Procurement

Mobil: +47 91 71 76 96E post: [email protected]

www.difi.no - www.anskaffelser.no – www.prosjektveiviseren.no

Hvis ikke, takk for meg !

Presentasjon Prosjektveiviseren Prosjektmandat ......2013/08/22 · presentasjon eller video, eller...

Documents

Transcript of Presentasjon Prosjektveiviseren Prosjektmandat ......2013/08/22 · presentasjon eller video, eller...