Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Tydal kommune · Side 1 av1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget...

Side 1 av1

Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Tydal kommune

Arkivsak: 11/264Møtedato/tid: 29.09.2011, kl. 09:00

Møtested: Storkleppen, rådhus 2

Deltagere: Reidar Kjøsnes, leder

Toralf Øverås

Astrid Jensen

Frode Singstad, Revisjon Midt-Norge IKS

Rådmannen

Ordfører

Arvid Hanssen, KonSek Midt-Norge IKS

Forfall: Ingen.

Kopi: Varamedlemmer, Postmottak RMN og Postmottak Tydal kommune.

Sakliste

016/11 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte den 10.06.2011.

017/11 Referatsaker til kontrollutvalgets møte den 29.09.2011.

018/11 Forvaltningsrevisjonsrapport - anskaffelser ved bygging av flerbrukshus.

019/11 Kontrollutvalgets rapport om virksomheten i valgperioden 2007-2011.

020/11 Forslag til økonomiplan 2012-2015 med forslag til budsjett for 2012 for

kontrollutvalget.

021/11 Eventuelt.

Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Arvid Hanssen på

telefon 915 82 102 eller e-post: [email protected] Varamedlemmer møter etter

nærmere innkalling.

Trondheim, 22.09.2011.

Reidar Kjøsnes (sign.)

Leder av kontrollutvalget

Arvid Hanssen

Daglig leder, KonSek

1

Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte den 10.06.2011.

Saken behandles i Møtedato Saksnr

Kontrollutvalget i Tydal kommune 29.09.2011 016/11

Saksbehandler: Arvid Hanssen Arkivkode: Arkivsaknr.: 11/264-1

Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Protokollen fra kontrollutvalgets møte den 10.juni godkjennes.

Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. Protokollen er tidligere utsendt til utvalget og ligger på

www.konsek.no kontrollutvalgene/tydal.

2

http://www.konsek.no/

http://www.konsek.no/

Referatsaker til kontrollutvalgets møte den 29.09.2011




Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering

Vedlegg Oppsummering fra FKT-konferanse 2011.doc

Brev av 4.7.2011 fra KRD - KUs adgang til bedr.fors. og gen.fors,.pdf

11-43-2 Kommunevalg høsten 2011 - valg av kontrollutvalg..doc

Høringsuttalelse fra kontrollutvalget i Tydal kommune.pdf

Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet:

1. Notat fra KonSek vedrørende samling for kontrollutvalg 7.-8.juni. Arrangør Forum for

Kontroll og Tilsyn, FKT.

2. Brev fra KRD til K-sekretariat IKS, datert 04.07.11, vedrørende kontrollutvalgets

adgang til bedriftsforsamling og generalforsamling.

3. Brev fra KonSek, datert 30.06.11, til eierkommunene vedrørende kommunevalget

høsten 2011 – valg av kontrollutvalg.

4. Kontrollutvalgets innspill til Forum for Kontroll og Tilsyn sin høringsuttalelse til

endringer i kommuneloven m.m. (FKT sender samlet høringsuttalelse til KRD)

3

Notat

Til: Kontrollutvalgene Fra: Sverre B. Midthjell ([email protected]) Dato: 21.06.2011 Arkivsaknr: 11/232-1

Oppsummering av fagkonferanse og årsmøte i Forum for kontroll og tilsyn 7.-8.6.2011

Forum for kontroll og tilsyns årlige fagkonferanse og årsmøte ble gjennomført 7.-8.6.2011.

Følgende personer deltok fra KonSek og våre kunder:

Alf Lystad Agdenes Mary Dahl Malvik

Per Ervik Hitra Gunnar Lohse Malvik

Jomar Aftret Klæbu John Geir Stølan Snillfjord

Bjørn Lervold Klæbu Hanne D. Søttar STFK

Eva J. Bekkavik KonSek

Hanne Kongsvik KonSek

Sverre B.

Midthjell

KonSek

Her følger en oppsummering av fagkonferansen og årsmøtet.

Betydningen av tilsyn og kontroll i offentlig sektor

Anders Anundsen, leder av Stortingets kontroll- og konstitusjonskomité var innleder. Han

gikk inn på den rollen kontroll- og konstitusjonskomiteen har, og den generelle viktigheten av

kontroll og tilsyn som en forutsetning for et fungerende demokrati. Et viktig premiss er at den

som vet man kan bli utsatt for kontroll jobber bedre enn den som vet at han ikke blir det. For

Stortingets del er kontroll med den utøvende makt en av de viktigste oppgavene man har.

Blant annet viste han også til at det har vært en vesentlig utvikling innenfor dette arbeidet fra

å bare fokusere på kontroll av bilag og regnskap til kontroll av oppgaver (herunder

forvaltningsrevisjon). Det som nå kommer er at vi går over til systemkontroll – kontroll av

systemet for en hel sektor av gangen, med fokus på om vi får det vi bestiller.

Han gikk også inn på komiteens praksis med åpne høringer som kontrolltiltak. For deres del

er dette et veldig viktig virkemiddel for effektiv kontroll. Det er en styrke både for

kontrolløren og den som blir kontrollert. Muligheten for direkte kontradiksjon gir

rettssikkerhet og sørger for at de berørte får muligheten til å bli hørt med sin versjon.

Hva er det med Halden?

Først i denne bolken redegjorde journalist Marte Danbolt fra Kommunal rapport for avisens

dekning av kommunen. Hun fortalte at hun aldri hadde vært borti en kommune med så lite

4

tillit mellom posisjon og opposisjon, og om et kontrollutvalg som etter hennes vurdering ikke

fungerte etter hensikten. Hun viste til at saker behandles uten saksframlegg eller med

framlegg som kommer direkte i møter, møter som flyttes på kort varsel, generell mangel på

offentlighet og ulovlige fullmakter.

Ordfører i Halden, Per-Kristian Dahl, fikk deretter ordet. Han uttrykte at tok til motmæle mot

det han mener er feil framstillinger av kommunen i media. Han mente det var et utslag av

”…journalister som ikke lar seg forvirre av fakta dersom de tror de har en god historie.” Han

innrømte at det gjøres feil i Halden som i andre kommuner, men at det ikke er riktig framstilt i

avisen og at de i stor grad baserer seg på uriktige opplysninger. I følge ordføreren er dette et

eksempel på ”kampanjejournalistikk uten sidestykke.”

Etter innleggene var det paneldebatt med Dahl, Danbolt og Kommunal Rapports redaktør Ole

Peder Pedersen. Pedersen tilbakeviste påstander om lemfeldig omgang med fakta, og påsto de

hadde vært svært nøye med dette, særlig når anonyme kilder var opprinnelse til sakene.

Debatten kom også inn på saken om Dahls egen ansettelse i Halden ASVO, der han var

styreleder, innser han at det kunne stilles spørsmål, men mente selv han ikke hadde gjort noe

som juridisk sett var galt.

Kommunale tenester på anbud – i kjølvatnet av ”Adecco-saka”

Ole Hilmar Storli fra kontrollutvalget i Fredrikstad var første innleder i denne bolken. Han

delte erfaringer fra kontrollutvalgets arbeid med en sak angående lønnsvilkår for innleide

vikarer. Kontrollutvalget hadde tatt tak i saken etter tips fra en leverandør som hadde tapt en

anbudskonkurranse. Undersøkelser fra revisjonen viste at Adecco betalte vikarer langt under

tarifflønn på områdene. Dette var etter overenskomst med rådmannen som mente at det ikke

var noen selvfølge at vikarer skulle ha samme lønn som kommunens egne ansatte. Dette

hadde også ført til at pristilbudene i anbudet ikke ble sammenlignbare. Det viste seg også at

det var problemer med å skaffe tilstrekkelig med faglærte vikarer. Storli mente det ikke var

Adecco som var problemet i denne saken, men kommunens håndtering. Mange kommuner

driver slik han ser det bevisst sosial dumping. Fagbevegelsen var også lite engasjert i saken

før den kom ut i pressen. Ved ny utlysning av kontrakt etter det opprinnelige anbudets utløp

var det fortsatt utfordringer med anbudsrunnlaget. Kontrollutvalget ble ikke oppmerksomme

på dette før etter at det var gått ut.

For å oppsummere hva kontrollutvalget kunne gjort i saken, trakk han særlig frem at det måtte

sjekkes at det ble gjennomført kontroll av fakturaer opp mot minstelønnstabeller og

påslagsprosenter i avtaler, samt lønnsslippene til vikarene.

Avdelingsdirektør i KS, Anne-Cathrine Hjertaas hadde neste innlegg, over temaet

”Samfunnsansvar ved kommunale anskaffelser”. Kommunene må ta et slikt ansvar som

innkjøper. Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår §5 sier også tydelig at oppdragsgiver i

kontrakter skal stille krav om at både leverandører og underleverandører har arbeidsvilkår

som ikke er dårligere enn landsomfattende tariffavtaler. Dette er leverandørenes ansvar, men

kommunen har ansvar for å kontrollere. KS ønsker forenklinger av anskaffelsesregelverket for

å gjøre det lettere å praktisere. Det må heller ikke være slik at regelverket stikker kjepper i

hjulene for interkommunalt samarbeid. KS har satt i gang et FoU-prosjekt angående sosial

dumping ved anskaffelser i kommunesektoren. Arbeidsministeren har nedsatt en

partssammensatt gruppe for å se på mye av det samme.

I påfølgende paneldebatt med innlederne presiserte Hjertaas at det ikke er slik at det er ulovlig

for kommuner å kjøpe tjenester. Det er opp til kommunene selv å velge hvordan man vil

organisere tjenesteproduksjon. Det må også være grenser for hva kommunene skal kontrollere

i forholdet mellom leverandører og deres arbeidstakere. Noe må være opp til arbeidslivet.

5

Auka bevisstgjering om rollar og ansvar i eigenkontrollen.

Første innleder under denne overskriften var Birte Byrkjelo fra Deloitte som orienterte om

den nye Kontrollutvalgsboken, en veileder i kontrollutvalgsarbeid bestilt av Kommunal- og

regionaldepartementet. Denne har bakgrunn i ”85 anbefalingar for styrkt eigenkontroll”, og er

rettet mot kontrollutvalg, kommunestyrer, administrasjon, revisorer og

kontrollutvalgssekretariat. Målet er å skape større forståelse for kontrollutvalgets oppgaver,

og å bidra til et godt samspill mellom aktørene som er involvert i egenkontrollen. Byrkjelo

viste blant annet til at kontrollutvalgene selv er med på å skape et handlingsrom for god

egenkontroll. Gode kontrollutvalg jobber med de viktige sakene, og stiller de riktige

spørsmålene. De har også fokus på kontinuerlig læring og utvikling. Risiko- og

vesentlighetstankegang bør ligge til grunn for alt arbeidet kontrollutvalget gjør.

Ole Willy Fundingsrud fra KPMG, som har jobbet med prosjektet ”Styrking av

administrasjonssjefens internkontroll og risikovurdering” på vegne av KRD og KS var neste

innleder. Dette prosjektet går i to faser. Første går på å sammenstille eksempler, praksiser og

pragmatiske rutiner for arbeidet med internkontroll. Andre del vil gå på å lage et kortfattet og

praktisk idéhefte. Fundingsrud trakk frem at det er viktig at god internkontroll ikke handler

om å arrangere NM i dokumentasjon, men at men at man lager seg rutiner som dekker

områder der det er størst sannsynlighet for å gjøre alvorlige feil. De fleste kommuner har

begrensede ressurser, så det er viktig at kontrollen er effektiv. Erfaringen er at arbeidet i

mange tilfeller er for fragmentert og usystematisk. Det gode løsningene er uavhengige av

størrelsen på kommunen, og kjennetegnes blant annet av at de går på tvers av sektorer, er

integrert i daglige prosesser og styring, at det jobbes systematisk og jevnt, og at de er knyttet

til kvalitet og håndtering av risiko. Internkontrollen er summen av kommunens styringssystem

og kvalitetssystem.

Digital kvardag i kommunenorge – muligheter og fallgruver

Høyskolelektor Cecilie Staude fra BI innledet med temaet ”Sosiale media. Å dele og delta

med ny teknologi.” Hun pekte på sosiale medier er, og kommer til å forbli en viktig måte å

kommunisere med mange målgrupper. Det handler om å nå folk i farta der de er. Folk går

ikke lenger inn på nettsider og leser seg opp på det som skjer, nå må man nå ut til dem dersom

man har et budskap. Det er imidlertid viktig å ha en formål med hva man vil oppnå i sosiale

medier. Mange begår feilen å velge plattform før man har tatt valget om hva man vil. I sosiale

medier vil man også kommunisere med folk, ikke en statisk merkevare. Det er en utfordring å

finne grensen mellom å være privat og profesjonell. Beveger man seg bort fra

profesjonaliteten kan man risikere å svekke tilliten til merkevaren. Det er også viktig å ha med

seg at kontinuerlig oppdatering er ressurskrevende. KS har fått utarbeidet en rapport om bruk

av sosiale medier i kommunesektoren, som kan finnes her:

http://www.ks.no/tema/Innovasjon-og-forskning/fou/Bruk-av-sosiale-medier-vokser-i-

kommunesektoren/

Neste innleder på temaet var Morgan Lillegård, kommunikasjonssjef i Tromsø kommune.

Han var opptatt av at det er avgjørende for kommunen å være til stede der innbyggerne er.

Tromsø kommune hadde gjort det dårlig på omdømmeundersøkelser og hadde behov for å

gjøre noe. De utarbeidet en omdømmeplattform, på 107 ord, som fikk plass på én A4-side.

Deretter kan den enkelte enhet selv fylle inn baksida. Tromsø kommune bruker sosiale medier

både som en lyttekanal og dialogkanal i forhold til innbyggerne, og behandler mange

spørsmål via Facebook. Det folk benytter nettsidene til er stort sett når de har et konkret

ærend (søknadsskjema, åpningstidene til biblioteket). Det er også viktig å huske

mobiltelefonen. Viktige ting bør varsles på SMS. Her finnes det løsninger for å nå

innbyggerne med særlig viktig info. Til slutt hadde han en oppfordring til alle om å diskutere

KS-rapporten. Den er ikke en fasit, og bør kommenteres og gi grunnlag for debatt.

6

http://www.ks.no/tema/Innovasjon-og-forskning/fou/Bruk-av-sosiale-medier-vokser-i-kommunesektoren/









I påfølgende debatt ble det blant annet stilt spørsmål ved sporbarheten når man svarer på

spørsmål i sosiale medier. Lillegård presiserte at offentlighetslova må følges også her. Derfor

må chat-meldinger noen ganger journalføres. ”Information overload” var også et begrep som

kom opp. Det er viktig å dele opp og differensiere budskap når man jobber med sosiale

medier. Ikke kommuniser det samme til alle, etter som folk er interesserte i forskjellige ting.

Korrupsjon – ser vi snart slutten?

Guro Slettemark, generalsekretær i Transparency International innledet om korrupsjon i

norske kommuner og fylkeskommuner. TIs ”Corruption Perception Index” måler folks

oppfatning av korrupsjon i landene. Norge scorer høyt, men er ikke på topp. TI ønsker å satse

mer mot offentlig sektor i Norge. Der forvaltes store verdier for fellesskapet, og dette fordrer

åpenhet og integritet i alle ledd. Kommunesektoren har spesielt stor makt i lokalsamfunn og

over enkeltpersoners liv. Det er ikke alltid vi opplever korrupsjon i juridisk forstand, men det

finnes mange korrumperende prosesser: Interessekonflikter, rolleblanding, kameraderi,

inhabilitet, mangel på åpenhet og uklar forvaltningspraksis. TI har startet et prosjekt med KS

og to prosjektkommuner (Oslo og Grimstad) for å sette antikorrupsjonsarbeid i bred forstand

på dagsorden og utvikle egne antikorrupsjonsverktøy for kommunal sektor.

Andre innleder var Rødt-politiker i Oslo komune, Erling Folkvord. Han pekte på at norske

kommuner ikke tør å snakke om korrupsjon. Fram til midt på 90-tallet var imidlertid Oslo

preget av mye tjenestemanns-korrupsjon. Politikerne forsømte sin overvåkningsplikt, og dette

ble aldri skikkelig ryddet opp i. Nå har man gått over til politiker-initiert korrupsjon.

Politikere har helt åpenbart favorisert enkelte næringsinteresser, men dette har ikke blitt

etterforsket før sakene er foreldet. Når man kan oppnå monopol eller enerett gjennom

hemmelig saksbehandling så er det korrupsjon. Offentlige anskaffelser er sårbare, og

offentligheten må få større innsyn i regnskapsføring, saksdokumenter og timelister når man

gjør slike. Kommunerevisor må også få en mer uavhengig stilling – kontrollutvalget i Oslo

stoppet initiativet fra revisor til å undersøke bruk av bemanningsfirmaet Azor.

I debatten etterpå ble det blant annet stilt spørsmål ved om det kan kalles korrupsjon dersom

kommunen får penger for å gå med på en avtale med en privat partner eller utbygger.

Slettemark var i tvil. Folkvord mente det ikke kan kalles korrupsjon dersom det foregår over

bordet, men at kommuner bør vokte seg for å bli lurt av gode forhandlere. Noe som er veldig

viktig er å sørge for å skaffe seg rett til innsyn i selskaper som blir opprettet sammen med

private velgjørere. Et annet punkt som ble trukket fram i diskusjonen var at e-handel er blant

de viktigste virkemidlene for å bekjempe korrupsjon i offentlig sektor, fordi alt da blir

sporbart.

Skråblikk

Det siste innlegget kom fra politisk redaktør i Aftenposten, Harald Stanghelle, som kom med

et skråblikk på kommunesektoren. Han stilte spørsmål ved om norske kommuner tør å ta i

bruk de virkemidlene som skal til for å bli rene, og besvarte det med at han er sterkt i tvil.

Dagens ”modernisering” av offentlig sektor har også ført med seg ”lojalitetskrav” som i

mange tilfeller fører til et ledelsesmonopol på informasjon. Kommuneledelsen skjønner også,

etter Stanghelles mening, sjelden meningen med åpenhet. Han mener det er lite korrupsjon i

Norge, men det er mye operering i gråsoner, og en kultur for å ta snarveier. Han mener også at

å bruke testen ”tåler vi at dette kommer på framsida av VG?” ikke er tilstrekkelig, for da er

man motivert av faren for å bli oppdaga – ikke av om det man gjør er rett eller galt.

Årsmøte i Forum for kontroll og tilsyn

Årsmøtet ble avviklet på konferansens dag 1, og behandlet vanlige årsmøtesaker. Årsmelding,

regnskap og budsjett ble godkjent. Medlemskontingenter for 2012 ble vedtatt økt med 2,7 %.

KonSek utfordret på årsmøtet organisasjonen til å vurdere hvordan man kan styrke

7

økonomien for å skape en mer slagkraftig organisasjon. På sikt bør det være et mål å få et

selvstendig sekretariat som kan fungere som en ressurs for medlemmene.

Det ble valgt nytt styre. Hanne Kongsvik fra KonSek ble gjenvalgt til styret for 2 år og valgt

som ny nestleder av organisasjonen. Øvrige medlemmer av styret er Martin Engeset (KU

Sarpsborg, leder), Rolleiv O. Lind (KU Tromsø), Astri Furumo (KU Haugesund) og Wenche

Sissel Olsen (Rogaland KU-sekretariat).

Valgkomiteen består av Per Ervik (Hitra, leder), Einar Ulla (KU-sekretariatet Sogn og

Fjordane FK) og Toril Bakken (Kontrollutvalg Fjell IKS).

Lysark fra innleggene kan lastes ned her: http://ffkt.no/?div_id=40&pag_id=40

8

http://ffkt.no/?div_id=40&pag_id=40






Besøksadresse: Kongensgt. 9, 4.etg. 7013 Trondheim

Postadresse: Kongensgt. 9, 4. etg. Postuttak 7004 Trondheim

Telefon: +47 468 51 950 Telefaks: + 47 73 86 60 34

Bank: 8601.13.04038 Org.nr: 988 799 475

Til

Alle eierkommunene i KonSek

Midt-Norge IKS

v/ ordfører og rådmann

Vår saksbehandler: Hanne Kongsvik, tlf. 924 50 368

E-post: [email protected]

Deres ref.: Vår ref.: 11/43-2

Oppgis ved alle henvendelser

Vår dato: 30.06.2011

Kommunevalget høsten 2011 - valg av kontrollutvalg

Høstens kommune- og fylkestingsvalg nærmer seg. Vi regner med at forberedelsene allerede

er godt i gang i kommunene og at det er oppmerksomhet rundt bestemmelser som har

betydning for valgbarhet og sammensetning av utvalg og komitèer. Med bakgrunn i erfaringer

fra valget i 2007 ønsker vi likevel å minne kommunene på en del forhold som angår

kontrollutvalgene spesielt.

Kommunestyret velger selv kontrollutvalg, som skal utøve kontroll- og tilsynsfunksjonen på

deres vegne. Kommunelovens § 77 og forskrift om kontrollutvalg gir bestemmelser om

sammensetning av kontrollutvalget og hvem som kan velges som medlem. Utover dette har

mange av kommunene utarbeidet egne retningslinjer for kontrollutvalget, som utfyller

kommunelovens bestemmelser.

Mange kommuner velger kontrollutvalg på det konstituerende møtet, samtidig med ordfører

og formannskap. Dette kan være et viktig bidrag til at sammensetningen av kontrollutvalget

har gode betingelser, og til at utvalget kommer raskt i gang med sitt virke. Vi anbefaler

kommuner som ikke tidligere har hatt en slik praksis om å vurdere dette etter høstens valg.

Det kan for øvrig her nevnes at det i Kommunal-og regionaldepartementets høringsforslag til

endringer i kommuneloven er lagt fram forslag om at kommunene skal pålegges å velge

kontrollutvalgene på det konstituerende møtet.

Det pekes her på noen forhold vi anbefaler kommunene å være spesielt oppmerksomme på

når kontrollutvalgene settes sammen.

Minimum èt medlem i kommunestyret/fylkesting

Kommunestyret velger selv medlemmer og varamedlemmer til kontrollutvalget, og blant

disse leder og nestleder. Av kontrollutvalgets faste medlemmer må minimum èn person være

representant i kommunestyret. Den personen fra utvalget som sitter i kommunestyret behøver

ikke være leder. Valgt leder og nestleder vil uansett ha møte- og talerett i kommunestyrets

møter.

13

Side 2 of 2

Antall medlemmer

Kontrollutvalget skal i henhold til kommuneloven ha minimum tre medlemmer. I mange

kommuner er det vedtatt eget reglement for kontrollutvalget, der antall medlemmer er fastsatt

til flere enn tre. Er dette tilfellet må kommunestyret naturligvis ta hensyn til dette.

Utelukket fra valg til kontrollutvalg

Ordfører, varaordfører og medlemmer av formannskap eller nemnd/utvalg/komitè med

beslutningsmyndighet kan ikke velges til kontrollutvalget. Det samme gjelder personer som er

ansatt i kommunen, enten det er sentraladministrasjonen eller i noen av de kommunale

enhetene. I etterkant av valget i 2007 viste det seg at flere kommuner ikke hadde vært

tilstrekkelig oppmerksom på dette, og dermed valgt inn i kontrollutvalg personer som hadde

kommunen som arbeidsgiver. Dersom dette skjer må det foretas omvalg, og det vil ta unødig

lang tid før kontrollutvalget kommer i virksomhet.

Husk valg til representantskap

Vi vil også minne om at kommunen må velge eierrepresentant til representantskapet i

KonSek. Det er ønskelig at våre eierkommuner får valgt representanter på et tidlig tidspunkt

etter valget, slik at representantskapet kan avholdes og nytt styre for selskapet velges.

Nåværende styre vil fungere inntil nytt styre velges, men det er hensiktsmessig at det ikke går

for lang tid etter kommunevalget til nytt styre trer i kraft.

Dersom det er andre spørsmål eller problemstillinger rundt kontrollutvalgenes virke må dere

gjerne ta kontakt med oss, så bistår vi så langt vi kan.

Vi ønsker lykke til med høstens valg.

Med hilsen

Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS

Arvid Hanssen

Daglig leder

14

TYDAL KOMMUNE

KONTROLLUTVALGET

Eªofkdprqqîbipb co^ hlkqoliirqsîdbq f Qvaî hljjrkb

Hlkqoliirqsîdbq f Qvaî hljjrkb eô abk .-+-3+.. f p^h .1,..) Obqkfkdpifkgbo clo hlkqoliirqsîdbq) aoªcqbq � Eªvofkd � clop i^d qfi bkaofkdô f hljjrkbils^ ld bkhbiqb ^kaob ilsbo %bfdbkhlkqoliibk f hljjrk^kb j+j&�) pbkaq rq /3+2+/-..) jba eªofkdpcofpq .2+6+/-..+ Rqsîdbq ªkphbo â hljjb jba cªidbkab fkkpmfii qfi bk bsbkqrbii eªofkdprqqîbipb qfi abmôqbjbkqbq7

Hlkqoliirqsîdbq abibo f îi elsbap^h abmôqbjbkqbqp sroabofkdbo fkkbkclo ab mol_ibjpqfiifkdbo plj f pqªopq doâ sbaoªobo rqsîdbq) ld pqfiibo pbd mlpfqfs qfi ab cibpqb bkaofkdbo plj bo clobpiâqq+

Rqsîdbq lmmcloaobo Clorj clo hlkqolii ld qfipvk â ^sdf bk eªofkdprqqîbipb f qoâa jba abqqb) jbk rqovhhb rbkfdebq mâ cªidbkab mrkhq7

>iqbok^qfsq clopi^d ^kdâbkab ^kqîi jbaibjjbo f hlkqoliirqsîdbq7 F clo_fkabipb jba pmªopjâibq lj bkaofkd ^s hljjrkbilsbkp °44 ko+ . lj jfkfjrjpho^sbq qfi ^kqîi jbaibjjbo f rqsîdbq) abibo rqsîdbq fhhb abmôqbjbkqbqp sroabofkd+ Dbkbobiq pbo rqsîdbq cloabibk ^s â e^ bq rqsîd jba 2 jbaibjjbo) jbk ^s mo^hqfphb ebkpvk jbkbo rqsîdbq abqqb _ifo bk clo pqlo rqcloaofkd clo pjâ hljjrkbo) jba bq jfkaob obhorqqbofkdpdorkki^d qfi mlifqfphb sbos+ Hlkqoliirqsîdbqp sîd_ôebqphofqbofbo dgªo abq clo afppb hljjrkbkb psµoq rqcloaobkab â cfkkb bq pâ pqloq ^kqîi jbkkbphbo jba qfipqobhhbifd bkd^pgbjbkq clo sbosbq plj ldpâ phî sµob rkkq^qq co^ jrifdebqbk qfi sîd qfi ^kaob hljjrkîb kbjkabo+ Rqsîdbq clobpiâo aboclo ^q _bpqbjjbipbk _beliabp plj f a^d+

Qvaî) abk .1+-6+/-..

Obfaô Hgªpkbp) ibabo ^s hlkqoliirqsîdbq %Pfdk&

Hlmf7 Qvaî hljjrkb s,loacªobo+

15

Forvaltningsrevisjonsrapport - anskaffelser ved bygging av flerbrukshus.



Saksbehandler: Arvid Hanssen Arkivkode: 216, &58 Arkivsaknr.: 11/145-5

Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar rapporten til etterretning, og legger den frem for kommunestyret med

følgende innstilling:

1. Kommunestyret tar rapporten til etterretning.

2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp revisjonens anbefaling om å sikre

konkurranse ved fremtid kjøp av arkitekttjenester.

3. Kommunestyret ber rådmannen om å gi kontrollutvalget en orientering om hvordan

Tydal kommune sikrer at regelverket knyttet til offentlige anskaffelser følges.

Orienteringen gis i løpet at 1.halvår 2012.

Vedlegg: Forvaltingsrevisjonsrapport Anskaffelser ved bygging av flerbrukshall. (Eget dokument)

Saksutredning Det anslås at offentlig sektor i Norge årlig anskaffer varer, tjenester og bygge- og anleggs-

arbeider for opp mot 400 milliarder kroner. Offentlige anskaffelser har derfor stor betydning

for effektiviteten og ressursbruken i offentlig sektor, og utgjør samtidig et meget viktig

marked for næringslivet.

En effektiv innkjøpsforvaltning har vært en viktig målsetting i både offentlig og privat sektor i

mange tiår. I næringslivet har man fått standarder for håndteringen av innkjøp. I det offentlige

er regelverket nedfelt i lov, og har gradvis utviklet seg etter hvert som behovet for

etterrettelighet og ønske om likebehandling og konkurranse er blitt mer fokusert.

Lov og forskrift om offentlige anskaffelser

Lov og forskrift om offentlig anskaffelser er implementering av EU’s prinsipper om fri flyt av

varer og tjenester gjennom EØS - avtalen i norsk rett. Formålet med regelverket kan kort

oppsummeres som følger:

Bidra til økt verdiskaping i samfunnet

Sikre effektiv ressursbruk ved offentlige anskaffelser

Skape forretningsmessighet ved offentlige anskaffelser

Sørge for likebehandling mellom leverandørene

Sikre at det offentlige opptrer med stor integritet

16

Skape tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte

Sørge for at anskaffelsen er basert på konkurranse

Sikre forutberegnelighet i anskaffelsesprosessen

Skape gjennomsiktighet i anskaffelsesprosessen

Sikre etterprøvbarhet

For at alle disse hensynene skal ivaretas er det utarbeidet et nokså detaljert og stringent

regelverk, noe som kan være en utfordring for innkjøper. Ulike deler av regelverket får

anvendelse på innkjøpet, alt etter anskaffelsens art og verdi.

Med forbehold om at bygging av flerbrukshus i Tydal ble vedtatt av kommunestyret, tok

kontrollutvalget oppfølgingen av byggeprosjektet inn i planene for forvaltningsrevisjon

allerede i 2009. Kommunestyret sluttet seg til - og vedtok forvaltningsrevisjonsplanen i sak

19 i juni 2009. Prioriteringen ble foretatt ut fra at dette var en stor investering for Tydal

kommune innenfor et område med komplisert regelverk.

Kontrollutvalgets bestilling

Med bakgrunn i planen for forvaltningsrevisjon foretok kontrollutvalget den endelige

bestillingen av prosjektet hos Revisjon Midt-Norge IKS på møte den 9.september 2010 i sak

25/2010.

Vedtak:

1. Kontrollutvalget bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt som omhandler oppfølging

av byggeprosjekt flerbrukshall.

2. Prosjektet gjennomføres innenfor den årlige ressursrammen som er avsatt til

forvaltningsrevisjon.

3. Delrapport og endelig rapport leveres kontrollutvalgets sekretariat ihht prosjektplan,

som må tilpasses fremdriften i byggeprosjektet.

4. Kontrollutvalgets sekretariat inngår avtale med Revisjon Midt-Norge IKS om

gjennomføring av prosjektet og følger opp prosjektet på vegne av utvalget.

Som det fremgår ovenfor ble det lagt opp til en delrapportering. I forståelse med

kontrollutvalget skulle delrapportering skje etter at hovedtyngden av kontrakter var inngått.

Revisjonen foreslo og fikk aksept for at undersøkelsene knyttet til anskaffelsesprosessen

kunne gjennomføres som et selvstendig forvaltningsrevisjonsprosjekt og den øvrige

bestillingen tas inn i egen forvaltningsrevisjonsrapport når byggeprosjektet er fullført.

Resultater fra undersøkelsen

Revisjon Midt-Norge IKS har avgitt sin forvaltningsrevisjonsrapport den15.08.2011.

Med bakgrunn i kontrollutvalgets bestilling, og senere avgrensing, har Revisjon Midt-Norge

IKS formulert problemstillinger for prosjektet. Problemstillingene, revisjonens konklusjoner

etter gjennomgangen, samt revisjonens anbefaling på bakgrunn av konklusjonene, følger

gjengitt nedenfor og fremgår av rapportens kapittel 7.

17

Hovedproblemstillingen, som ble delt opp i 3 delproblemstillinger, var om regelverket for

offentlige anskaffelser er fulgt for byggeprosjektet Tydal flerbrukshus.

Utdrag fra revisjonsrapporten:

”7 Konklusjon og anbefalinger

Her følger konklusjon på problemstillingene og våre anbefalinger.

7.1 Konklusjon Delproblemstilling 1: Er regelverket fulgt for anskaffelse av arkitekttjenester? Regelverket for offentlige anskaffelser er ikke fulgt ved anskaffelsen av arkitekttjenester. Anskaffelsen er et ulovlig direktekjøp. Delproblemstilling 2: Er regelverket fulgt for anskaffelse av totalentreprisen? For anskaffelsen av totalentreprise er det anvendt et tildelingskriterium som etter vår vurdering er ulovlig. Utover dette er regelverket i all hovedsak fulgt for anskaffelsen. Delproblemstilling 3: Har rådmannen ivaretatt sitt ansvar ved oppfølging av den eksterne konsulenten i anskaffelsesprosessen? Rådmannen har ivaretatt sitt ansvar ved kvalitetssikring av dokumenter og vurderinger fra konsulenten. Vi finner ikke grunnlag for å kritisere rådmannen for at anskaffelsene likevel var beheftet med feil. Hovedkonklusjon: Vår hovedkonklusjon blir etter dette at regelverket om offentlige anskaffelser ikke er fulgt for byggeprosjektet Tydal flerbrukshall.

7.2 Anbefaling I og med at rådmannen etter vårt syn har oppfylt sitt ansvar for oppfølging av Eggen, er det ikke grunn til å komme med anbefalinger for å følge opp konklusjonene i delproblemstillingene 2 og 3. Vår anbefaling er derfor at kommunen må sikre konkurranse ved framtidige kjøp av arkitekttjenester.”

Kontrollutvalgssekretariatets vurdering Revisjon Midt-Norge IKS har gjennomført en relevant undersøkelse ut fra bestillingen og

senere avklaringer om å levere en særskilt rapport etter at kontrakter var inngått. Som det

fremgår av rapporten og problemstillingene foran er undersøkelsene begrenset til få punkter,

hvor revisjonen har foretatt relativt detaljerte undersøkelser særlig knyttet til totalentreprisen.

Hovedkonklusjonen i rapporten er at regelverket for anskaffelser ikke er fulgt for

byggeprosjektet. Som det fremgår av rapporten gjelder dette manglende konkurranse ved

anskaffelse av arkitekttjenester og bruk av ulovlig tildelingskriterium ved totalentreprisen.

18

Disse er hver for seg alvorlige brudd på regelverket. Det er positivt at det ut over dette

konkluderes med at regelverket i all hovedsak er fulgt.

Rådmannens oppfølgingsansvar overfor ekstern konsulent er vurdert særskilt i rapporten. Det

fremgår av rapporten at rådmannen har gjennomført oppfølging og at han iflg revisor ikke kan

klandres for ulovlig bruk av tildelingskriterium. Sekretariatet er av samme oppfatning, selv

om det formelle ansvaret tilligger kommunen.

Rapporten viser at regelverket knyttet til offentlige anskaffelser krever høy kompetanse. Det

avdekkes områder hvor det kan oppstå avvik, selv ved innleie av konsulent. Rådmannen har i

sin høringsuttalelse uttrykt enighet i de faktiske forhold som beskrives i rapporten. Dette,

sammen med at rapporten beskriver kravene til ulike prosesser knyttet til større innkjøp, gjør

at rapporten kan komme til nytte også i forhold til fremtidige anskaffelser.

Selv om rapporten ikke omhandler innkjøpsprosessene for varer og tjenester i Tydal

kommune generelt, mener sekretariatet at kommunen må ha løpende fokus på bestemmelsene

knyttet til alle typer innkjøp, og sørge for å ha/ha tilgang til nødvendig kompetanse.

Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anser forvaltningsrevisjonsrapporten ”Anskaffelser ved bygging

av flerbrukshall” for å gi en relevant tilbakemelding på håndtering av anskaffelsesprosesser

knyttet til dette prosjektet. Rapporten viser at det har forekommet brudd på 2 vesentlige

områder. Det er viktig at kommunen følger opp revisjonens anbefaling om å sikre

konkurranse ved fremtidige kjøp av arkitekttjenester.

Sekretariatet anbefaler også at eventuelle andre områder med innkjøp av større omfang

vurderes særskilt, i forhold til kravene knyttet til direkte innkjøp.

Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å ta rapporten til etterretning og legge den frem for

kommunestyret med innstillingen som følger saken.

19

Kontrollutvalgets rapport om virksomheten i valgperioden 2007-2011.



Saksbehandler: Arvid Hanssen Arkivkode: 200 Arkivsaknr.: 11/105-3

Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget slutter seg til framlagt forslag til rapport for utvalgets virksomhet i

valgperioden 2007-2011. Rapporten legges fram for kommunestyret med følgende innstilling:

Kommunestyret tar framlagt rapport fra kontrollutvalget om virksomheten i valgperioden

2007-2011 til orientering.

Vedlegg Kontrollutvalgets virksomhet i valgperioden 2007-2011.doc

Saksutredning Kontrollutvalget utøver tilsynsfunksjonen på vegne av kommunestyret. Av de mest sentrale

føringene som ligger til grunn for utvalgets arbeid er kommuneloven og forskrift om

kontrollutvalg.

Kontrollutvalget rapporterer løpende til kommunestyret om arbeidet de utfører, både gjennom

årsmeldinger og ved framleggelse av rapporter om forvaltningsrevisjon. I tillegg legges

protokoller fra kontrollutvalget frem for kommunestyret som referatsaker fortløpende.

Kommunestyret har dermed muligheten til å stille spørsmål til kontrollutvalgets medlemmer i

kommunestyret.

Ved overgangen til ny valgperiode er utvalgets virksomhet i årene 2007-2011 oppsummert i

en egen kort rapport. Rapporten er utformet på en måte som kan gjøre den egnet til å bli brukt

som et grunnlag for informasjon om tilsyn og kontroll til nytt kontrollutvalg og eventuelt også

nytt kommunestyre.

Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Vedlagte rapport om virksomheten i inneværende periode anbefales drøftet i kontrollutvalget,

med sikte på framleggelse for nyvalgt kommunestyret.

20

(Utkast)

Tydal kommune

Kontrollutvalgets rapport til

kommunestyret

Om virksomheten i perioden 2007-2011

Vedtatt av kontrollutvalget i sak /11 på møte den

29.09.2011.

21

2

Innhold

1. Om kontrollutvalget – mandat og ressurser ………………………………3

Kontrollutvalgets sammensetning i perioden

Rammer for utvalgets arbeid

Kontrollutvalgets ressurser

2. Arbeidet i utvalget ……………………………………………………………………5

Møter

Saker

Deltakelse i relevante fora

3. Regnskapsrevisjon ……………………………………………………………………5

4. Forvaltningsrevisjon …………………………………………………………………6

5. Selskapskontroll ……………………………………………………………………….8

6. Påse-ansvar overfor revisjonen………………………………………………...8

7. Erfaringer fra arbeidet i denne valgperioden …………………………..9

Forhold til politisk ledelse

Forhold til administrativ ledelse

Informasjon om – og fra kontrollutvalget i Tydal kommune.

Til slutt

22

3

1. Om kontrollutvalget – mandat og ressurser

1.1. Kontrollutvalgets sammensetning ved utgangen av

valgperioden

Leder: Reidar Kjøsnesl

Nestleder: Toralf Øverås

Medlem: Astrid Jensen

Varamedlemmer: Odd Svelmoe

Vigdis Opphaug

Arne Lien

1.2. Rammer for utvalgets arbeid

Kontrollutvalget er et lovpålagt organ, hvis mandat har grunnlag i kommunelovens

bestemmelser om internt tilsyn og kontroll § 77:

”4. Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en

betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske

forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført

systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra

kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon).

5. Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller

fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. ”

Utvalgets ansvar og oppgaver er nærmere beskrevet i forskrift om kontrollutvalg.

• Regnskapsrevisjon – påse at kommunens regnskaper revideres på at betryggende måte,

avgi uttalelse om årsregnskapet og påse at revisors påpekninger til årsregnskapet blir

fulgt opp.

• Forvaltningsrevisjon – utarbeide plan for forvaltningsrevisjon, basert på en overordnet

analyse, følger og rapporterer resultatene fra forvaltningsrevisjonsprosjekter til

kommunestyret.

• Gransking eller undersøkelser – på eget initiativ eller etter vedtak i kommunestyret ta tak

i forhold som kan oppfattes som uønskede eller i strid med mål om en effektiv og

forsvarlig forvaltning av kommunens ressurser.

• Selskapskontroll – utarbeide plan for selskapskontroll og føre kontroll med forvaltningen

av kommunens interesser i selskaper.

• Valg av revisjonsordning – kontrollutvalget avgir innstilling om valg av revisjonsordning til

kommunestyret og eventuelt innstiller på valg av revisor.

• Budsjett – utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen

23

4

Innen disse rammene skal kontrollutvalget utøve tilsynsrollen på vegne av kommunestyret,

for å bidra til god tjenestekvalitet, effektiv ressursutnyttelse og å sikre at politiske vedtak blir

fulgt opp.

1.3. Kontrollutvalgets ressurser

Sekretariat

Kontrollutvalget har sekretariatsbistand fra KonSek Midt-Norge IKS. Selskapet ble etablert i

2005 og har siden da levert tjenester til kommunens kontrollutvalg og kontrollutvalgene i 13

andre kommuner i Sør-Trøndelag samt fylkeskommune. Tidsressursene i selskapet fordeles i

proporsjonalt med de årlige honorarene hver deltakerkommune betaler.

Sekretariatet utreder saker, bistår kontrollutvalget i praktisk tilrettelegging og oppfølging av

møter, utarbeider forslag til planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll,

vedtaksoppfølging. I det løpende arbeidet er sekretariatet bindeledd mellom utvalg og

revisjonsselskap, og utfører oppgaver på vegne av kontrollutvalget.

Revisjon

Kommunen er medeier i og har avtale om levering av revisjonstjenester med Revisjon Midt-

Norge IKS. Selskapet ble etablert i 2005 og leverer revisjonstjenester til fylkeskommunen og

13 andre kommuner i fylket i tillegg til Tydal. Revisjonsselskapet fordeler ressursene sine i

forhold til årlige honorarer som betales av eierkommunene. Selskapet utfører

regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for kommunen. Til

regnskapsrevisjon benyttes det timetallet selskapet hvert år finner nødvendig for å kunne

bekrefte kommunens årsregnskap. Ressursene til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll

brukes på bakgrunn av kontrollutvalgets bestillinger av prosjekter, basert på plan for

forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll.

Økonomi

Kontrollutvalget er i henhold til kommuneloven pålagt å utarbeide budsjettforslag for

kontroll- og tilsynsvirksomheten i kommunen. Forslagene som er fremmet av

kontrollutvalget har hvert år fått tilslutning fra kommunestyret.

Mens den samlede kontroll- og tilsynsvirksomheten i 2007 hadde et budsjett på kr 338 000

kroner, er tilsvarende for 2011 kroner 456 000,-. Av dette utgjør i 2011 ca 63 % honorar til

Revisjon Midt-Norge IKS, 22 % honorar til KonSek Midt-Norge IKS og 15 % benyttes til

aktivitet (inkl lønn) i kontrollutvalget.

Kontrollutvalget oppfatter dette som en økonomisk situasjon som setter dem i stand til å

ivareta oppgavene sine, men likevel innen nøkterne rammer. Budsjetter til revisjons- og

sekretariatsselskapene har fulgt innstillinger gjort i de respektive representantskapene. Selv

om kommunestyret vedtar endelig også disse budsjettpostene ligger det sterke føringer i

representantskapenes vedtak, noe kommunestyret har valgt å følge. Rapportering av

tidsforbruk til representantskapet i KonSek våren 2011 viste at Kontrollutvalget i Tydal

kommune har fått levert 21 % flere timer enn budsjettert til sekretariatsarbeid i perioden

2008-2010. Dette har så langt ikke medført økte kostnader for Tydal kommune. Styret og

24

5

daglig leder fikk gjennom vedtak i representantskapet fullmakt til å ta opp

ressursfordelingen med kommuner som over år ”avviker” mye i forhold til budsjettert

timeforbruk. Dette er berørt ifm sekretariatets saksfremlegg til kontrollutvalget om

budsjettforslag for 2012.

2. Arbeidet i utvalget

2.1. Møter

Det har gjennom hele perioden vært avholdt ca 5 møter pr år. En slik møtefrekvens viser seg

passende i forhold til omfanget saker som behandles i utvalget og samtidig ha kontinuitet i

arbeidet.

Møtene legges i hovedsak til rådhuset. Rådmannen og ansatte har gitt nyttig informasjon til

utvalgets arbeid gjennom hele perioden. Ordfører har også deltatt i noen møter.

2.2. Saker

I perioden valgperioden 2007 - 2011 har kontrollutvalget behandlet 119 saker.

En stor del av kontrollutvalgets saksbehandling omfatter forhold utvalget er pålagt å arbeide

med, gjennom kravene i kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg. Kontrollutvalget i

Tydal har som det fremgår av årsmeldinger fra kontrollutvalget i liten grad behandlet saker

etter henvendelser fra kommunestyret, andre politiske utvalg eller innbyggere i siste

periode. Henvendelser som kommer behandles imidlertid seriøst uavhengig om det er et

forhold som blir undersøkt videre eller om kontrollutvalget finner at dette ikke er en sak som

hører til deres funksjon å se nærmere på.

Kontrollutvalgets saksbehandling er ikke sammenfattet i noe årshjul, men det er likevel et

visst mønster fra år til år i hvilke saker som kommer opp til ulike tider.

2.3. Deltakelse i relevante fora

For å holde seg oppdatert om forhold knyttet til utvalgets ansvarsområde deltar

medlemmene på konferanser og samlinger, når det vurderes som relevant og mulig.

Utvalget har i perioden prioritert samlinger arrangert av KonSek. Dette er årlige

arrangement for kontrollutvalgene i de 15 kommunene KonSek er sekretariat for.

Kontrollutvalget er medlem i forum for Kontroll og Tilsyn, og kan delta på årsmøtene der.

Disse arrangeres i tilknytning til en større konferanse, men kontrollutvalget i Tydal har ikke

valgt å delta på disse arrangementene i denne valgperioden.

25

6

3. Regnskapsrevisjon ” Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller

fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte,(…)

Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om

årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget.

Når revisor påpeker forhold i årsregnskapet, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner §

4, skal kontrollutvalget påse at dette blir fulgt opp.”

Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 4

Kontrollutvalget behandler saker om regnskapsrevisjon på flere måter gjennom året.

Kontrollutvalget avgir hvert år uttalelse til kommunens årsregnskap. Uttalelsen vedlegges

regnskapssaken til kommunestyret. Formannskapet for kopi av uttalelsen før de gir sin

innstilling til kommunestyret. God informasjon fra oppdragsansvarlig revisor og rådmannen

er sterkt vektlagt, slik at kontrollutvalget gis relevant og nødvendig kunnskap for å avgi

uttalelsen. Det er i tillegg etablert rutiner for orienteringer fra oppdragsansvarlig revisor om

planlegging og status i arbeidet med regnskapsrevisjon

Kommunen har gode rutiner som sikrer avleggelse av regnskap og årsberetninger innen

formelle frister. Videre har presentasjonen av hovedinnholdet i regnskapet, samt

årsmeldingen for kommunen, i flere år hold en høy standard. Brukerne trenger ikke å være

”regnskapskyndige” for å forstå regnskapet og hvordan kommunen har forvaltet ressursene.

Kontrollutvalget har gitt positive uttalelser til kommuneregnskapet i valgperioden. Når det

gjelder uttalelser til regnskapene til Tydal Kommunale Energiverk KF, har kontrollutvalget

påpekt at det er viktig at fremtidige regnskaper avlegges innen formelle frister.

4. Forvaltningsrevisjon ”Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for

forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i dette kapittel.

Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at

kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av

forvaltningsrevisjon

Kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets eller fylkestingets vedtak i tilknytning til behandlingen

av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp.”


Frekvensen for utarbeidelse av planer for forvaltningsrevisjon skal i henhold til

kommuneloven være minimum èn gang i hver valgperiode. Tydal har hatt rutiner for årlig

utarbeidelse av slike planer. Erfaringene med så vidt kortvarige planer var blandet, spesielt i

forhold til ressursene brukt til utarbeidelse av planene og til muligheten for fleksibilitet over

tid. Aktualitet var nok det argumentet som ble framhevet som fordelaktig i forhold til

ettårige planer. Etter en del avveininger er det nå vedtatt å innføre toårige planer for

26

7

forvaltningsrevisjon. Ved kommunestyrets behandlinger av planforslagene har

kontrollutvalgets valg av prosjekter i hovedsak fått tilslutning. Kontrollutvalget har gjort

grundige forberedelser til planforslagene og ser det som positivt at kommunestyret har vist

tillit til utvalget gjennom å slutte seg til de prioriteringene og vurderingene som er gjort i

forkant.

Kontrollutvalget har fulgt opp de vedtatte planene og bestilt forvaltningsrevisjoner i den

rekkefølge de har vært vedtatt. Ved bestilling av de enkelte forvaltningsrevisjonsprosjektene

har utvalget lagt mye arbeid i å få innrettet bestillingene slik at de skal ha fokus på de

forholdene utvalget mener er viktig. Samarbeidet og dialogen med revisor har vært av stor

betydning.

Alle forvaltningsrevisjonsrapportene legges fram for kontrollutvalget etter hvert som de

avlegges og revisor foretar en gjennomgang av revisjonsarbeidet og konklusjonene. Samtlige

rapporter i denne perioden er sendt/vil bli sendt videre til kommunestyret. Etter

kommunestyrets behandling og vedtak følges rapportene opp med henblikk på å se til at

vedtakene blir realisert og arbeidet videre med i administrasjonen.

Det er i perioden gjennomført følgende forvaltningsrevisjoner:

• -Gjennomgang av sosialtjenesten: forebygging, samarbeid og økonomisk støtte.

• -Kompetansestrategi for grunnskolen- oppfølging og resultat.

• -Kvalitetssikringsarbeidet i Tydal Kommunale Energiverk KF.

• -Tydal Flerbrukshus – offentlige anskaffelser. (Behandles av KU 29.09.11)

For å vise bredden i forvaltningsrevisjonen gjengis også prosjektene som ble gjennomført i

forrige valgperiode:

• - Får innbyggerne i Tydal svar på sine henvendelser til Tydal kommune

• - Overformynderiets rolle i forhold til hjelpevergen

• - Har Tydal kommune fått et hensiktsmessig plansystem?

• - Kostnadseffektivitet innen sektor for vann, avløp og renovasjon.

Vedtak som er fattet av kommunestyret i tilknytning til rapportene er fulgt opp av

rådmannen, der det er vedtatt konkrete pålegg. Kontrollutvalget har rapportert dette

tilbake til kommunestyret i tilknytning til årsberetninger fra utvalget eller gjennom konkrete

saker. Kontrollutvalget etterspør også hvordan anbefalinger som er gjort i tilknytning til

rapporter blir behandlet internt i kommunen.

27

8

5. Selskapskontroll ”Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller

fylkeskommunens interesser i selskaper m.m.

Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at

kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av

selskapskontroll.”


Oppgaver knyttet til selskapskontroll ble innført med endringen i kommuneloven i forrige

valgperiode. Kontrollutvalget er pålagt å utarbeide plan for selskapskontroll minimum èn

gang pr valgperiode. Slik plan er vedtatt i kommunestyret.

Det er ikke gjennomført selskapskontroll i perioden. Kontrollutvalget har, etter vedtak i

kommunestyret, holdt fokus på at eierskapsstrategi for Tydal kommune skal utarbeides.

Kommunestyret opphevet i desember 2010 sitt tidligere vedtak om å utarbeide en

eierstrategi i forhold til selskaper de har eierandeler i.

På vegne av kontrollutvalgene har KonSek lagt ned betydelig arbeid i framskaffelse av

relevant informasjon om selskaper som eies av kommunene tilsluttet sekretariatsselskapet.

Ut fra signalene fra kommunestyret og kontrollutvalget i Tydal vil det bare unntaksvis, hvis

det oppstår spesielle forhold, bli aktuelt å gjennomføre selskapskontroll i virksomhet som er

organisert utenfor kommunen.

6. Påseansvar overfor revisjon Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale

forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller

fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning.


Når det gjelder regnskapsrevisjonen gir kontrollutvalgsforskriften mer innhold til hva som

ligger i begrepet forsvarlig revisjonsordning:

”Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller

fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg

løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som

følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler

med revisor.”

Forskrift om kontrollutvalg § 6

28

9

For forvaltningsrevisjon og selskapskontroll sier ikke kontrollutvalgsforskriften noe bestemt

om hvilke kvalitetskrav som skal ligge til grunn for arbeidet. Forskrift om revisjon peker

imidlertid på at

”Gjennomføring og rapportering av forvaltningsrevisjon skal skje i henhold til god kommunal

revisjonsskikk og etablerte og anerkjente standarder på området, og det skal etableres

revisjonskriterier for det enkelte prosjekt”

Forskrift om revisjon § 7

Det er i forskriftene gitt en del bestemmelser om formelle krav som skal stilles til valgt

revisor, herunder krav til utdanning, vandel, uavhengighet og objektivitet. Disse forholdene

hviler det et ansvar på revisor å dokumentere, og det er etablert rutiner for at dette skjer.

Fra januar 2011 har Revisjon Midt-Norge IKS inngått årlige avtaler med hver

kommunes/fylkeskommunens kontrollutvalg, for henholdsvis regnskapsrevisjon og

forvaltningsrevisjon. Avtalene spesifiserer ressurser, rammer for samarbeidet og

kommunikasjon mellom revisjonsselskap og kontrollutvalg. Avtalene stedfester også hvilke

dokumenter som skal framlegges for kontrollutvalget. Dette er forhold som har stor

betydning for kontrollutvalgets mulighet til å ha tilstrekelig informasjon om hvordan

revisjonsordningen fungerer, og dermed for kontrollutvalgets oppfølging av sitt påse-ansvar.

Avtalene vil forhåpentligvis bli en god ramme for forholdet mellom utvalg og

revisjonsselskap.

For regnskapsrevisjon er det innarbeidet rutine med at oppdragsansvarlig revisor orienterer

på en del av møtene, for å gi informasjon om planer, status i arbeidet og områder det

arbeides spesielt med.

For forvaltningsrevisjon foregår dialogen i hovedsak knyttet til prosjekter og til forberedelser

til planer for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget har lagt stor vekt på at kommunikasjon

med revisor må bidra til at undersøkelsene får det fokus utvalget ønsker. Utover planlegging

og framleggelse av prosjektrapporter deltar forvaltningsrevisor i møter på forespørsel fra

utvalget.

Kontrollutvalget mener å ha funnet gode samarbeidsordninger og etablert rutiner som setter

dem i stand til å ha nødvendig informasjon om revisjonsarbeidet til å ha trygghet for at

kommunen har en forsvarlig revisjonsordning.

7. Erfaringer fra arbeidet i denne valgperioden

7.1. Forholdet til politisk ledelse

Kontrollutvalget utfører tilsynsfunksjonen på vegne av kommunestyret, som har det

overordnede ansvaret for kontroll og tilsyn.

29

10

I all hovedsak har kontrollutvalget en oppfatning av å ha god kontakt med kommunestyret

og deres behov. Det har vært liten formell kontakt med poliske utvalg ut over dialogen med

kommunestyret i deres møter. Ordfører informeres løpende gjennom kopi av innkallinger til

kontrollutvalgets møter, og benytter muligheten til dialog når dette er ønskelig. Det er å

håpe at kommunestyret signaliserer de ønsker de har med kontrollutvalget, slik at utvalget

oppleves som deres eget organ og en ressurs for kommunestyrets tilsynsansvar.

7.2. Forholdet til administrativ ledelse

Kontrollutvalget opplever å ha gode relasjoner til administrativ ledelse og stor nytte av

positiv dialog om generelle forhold i kommunen og i forbindelse med konkrete prosjekter og

oppgaver. Administrasjonen gir informasjon og deltar i møter når kontrollutvalget ber om

deres tilstedeværelse, og gir uttrykk for en forståelse for kontrollutvalgets rolle og arbeid.

Utvalget har lagt vekt på å lytte til signaler fra administrasjonen blant annet ved å ha

samtaler og åpne for innspill i arbeidet med planer for forvaltningsrevisjon. Denne

informasjonen har vært nyttig i kontrollutvalgets utvelgelse av prosjekter, når de har lagt

vekt på å gjøre prioriteringer ut fra mest mulig tilgjengelig informasjon.

Når det gjelder kommunikasjonen i forbindelse med de enkelte prosjektene eller

revisjonsarbeidet for øvrig er det revisorenes område, og ikke noe kontrollutvalget

involverer seg i.

Kontrollutvalget har ansvar for oppfølgingen av kommunestyrets vedtak i kontroll- og

tilsynssaker. I de tilfellene der vedtakene gir krav til administrasjonens oppfølging

overholdes frister for oppfølging og rapportering.

Informasjon om – og fra kontrollutvalget i Tydal kommune

Oversikt over medlemmer i kontrolutvalget, retningslinjer for kontrollutvalget,

møteinnkallinger og protokoller fra og med 2007, samt alle forvaltningsrevisjonsrapporter

for perioden 2006-2011 finnes på KonSek sine hjemmesider: www.konsek.no

kontrollutvalgene/tydal

Til slutt

Kontrollutvalget takker for godt samarbeid gjennom valgperioden, og for kommunestyrets

tillit til arbeidet som er utført. Erfaringer tas med videre og nye mål vil bli satt i neste

periode.

30

Forslag til økonomiplan 2012-2015 med forslag til budsjett for 2012 for kontrollutvalget.



Saksbehandler: Arvid Hanssen Arkivkode: 200 Arkivsaknr.: 11/105-4

Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalgets forslag til økonomiplan for 2012 – 2015 og budsjett for 2012 med en netto

ramme på kr 486.000, inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for

kontrollutvalget, vedtas.

Saksutredning

Budsjettbehandlingen for kontrollorganene.

I henhold til forskrift om kontrollutvalg (§ 18), går det frem at kontrollutvalget utarbeider

forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets forslag til

budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets budsjettinnstilling

til kommunestyret. Kontrollutvalget fremmer herved en sak om budsjett for kontrollutvalgets

virksomhet og kjøp av revisjons- og sekretariatstjenester for 2012 i Tydal kommune.

Budsjettet for 2012 – med økonomiplan 2012 - 2015

Kontrollutvalgets budsjett vil inneholde utgiftene til selve driften av utvalget, samt utgiftene

knyttet til kjøp av sekretariatstjenester for kontrollutvalget og kjøp av revisjonstjenester.

Kontrollutvalgets egen virksomhet

Når det gjelder kontrollutvalgets egen virksomhet legges det opp til liten økning på noen

poster. Vi har i beregningene av godtgjørelse tatt utgangspunkt i at kontrollutvalget avvikler

inntil 5 møter i året, etter satsene som gjelder i 2011. Når det gjelder tapt arbeidsfortjeneste

har sekretariatet gjort et anslag basert på reglene i kommunens reglement ut fra tidligere drift.

Da det nye kontrollutvalget ikke er valgt når budsjettforslaget fremmes, kan det bli aktuelt å

endre posten.

Kontrollutvalget må ha mulighet og midler til å skaffe seg kunnskap og kan delta i

erfaringsutveksling og samlinger sammen med andre kontrollutvalg. Kommunal – og

Regionaldepartementet har i sine 85 anbefalinger for styrket egenkontroll i kommunene pekt

på opplæring av kontrollutvalg som et viktig område. Det er derfor viktig at kursbudsjettet

opprettholdes og gjerne styrkes og at kontrollutvalget tar initiativ til å styrke posten ut over

sekretariatets forslag, dersom dette er ønskelig. Nytt kontrollutvalg kan ha behov for økt

opplæring i 2012.

På bakgrunn av erfaringstall de siste år, og endringene som er skissert, foreslår sekretariatet at

budsjettet til kontrollutvalgets egen virksomhet totalt sett øker med kr 5.000 (7,3%) pga av

økt kursbudsjett og økt godtgjørelse til tapt arbeidsfortjeneste, jf nedenfor.

31

Kjøp av sekretariatstjenester

Tydal kommune kjøper sekretariatstjenester for kontrollutvalget hos KonSek Midt-Norge

IKS. Dette er i henhold til den inngåtte avtalen om interkommunalt samarbeid. Da

representantskapet i KonSek behandlet budsjettrammene for 2012 i sitt møte den 29.04.11,

ble det lagt til grunn en forventet pris og lønnsvekst på 3,5 % for 2012. Avrundet betyr dette

en økning på kr 4.000 for Tydal kommune.

Representantskapet ba styret om å vurdere behovet for innbyrdes justering av honorarene

mellom noen av eierkommunene for å sikre en mest mulig rettferdig honorarfordeling. Daglig

leder har fullmakt til å gå i dialog med enkelte kommuner med henblikk på justering av

honorarene. Tydal kommune har i perioden 2008-2010 fått levert 21 % flere timer enn

budsjettert. Sekretariatet har ikke lagt inn en økning ut over lønns- og prisstigning, men

kontrollutvalget kan vurdere om dette bør gjøres. Det er i så fall viktig at dette gjøres i

forståelse med ordfører/rådmann, da det ikke er foretatt drøftinger rundt honorarene.

Kjøp av revisjonstjenester

Tydal kommune kjøper sine revisjonstjenester fra Revisjon Midt-Norge IKS. Dette er også i

henhold til inngått avtale om interkommunalt samarbeid. Representantskapet i Revisjon Midt-

Norge IKS behandler budsjettet for 2012 på møte den 06.10.2011. I beregningene er det

innarbeidet en økning på 7,8 % fra 2011 til 2012, som avrundet betyr en økning på kr 21.000

for Tydal kommune. Storparten av økningen skyldes at selskapet har fått økte

husleiekostnader.

Den totale rammen for kontrollutvalget, inkludert kjøp av revisjons- og sekretariatstjenester,

blir etter dette kr 486.000, som er en samlet økning på kr 30.000 (7,2 %) fra 2011.

Budsjettet kan spesifiseres som følger:

Kto Tekst Budsjett 2012 Budsjett 2011

1080 Godtgjørelse leder 15.000 15.000

1080 Godtgjørelse folkevalgte (5 møter) 5.000 5.000

1082 Godtgjørelse tapt arbeidsfortjeneste 15.000 13.000

1099 Arbeidsgiveravgift 3.000 3.000

1103 Abonnement tidsskrift (kontorutgifter) 3.000 3.000

1116 Bevertning 2.000 2.000

1150 Kurs, konferansen inkl overnatting 18.000 15.000

1160 Skyss, kostgodtgj. reise 10.000 10.000

1196 Kontingent 2.000 2.000

Sum kontrollutvalgets egen virksomhet 73.000 68.000

1475 Kjøp tjenester Revisjon Midt-Norge IKS 307.000 286.000

1475 Kjøp tjenester KonSek Midt-Norge IKS 106.000 102.000

Sum kjøp revisjon og sekretariatstjenester 413.000 388.000

Sum kontrollutvalg, sekretariat og revisjon

486.000

456.000

32

Økonomiplanen for perioden 2012 – 2015:

Med utgangspunkt i ovenstående redegjørelse kan følgende økonomiplan for planperioden

2012-2015 legges frem: (alle tall i 2012 kroner).

Vedtatt

budsjett

2011

Budsjett -

forslag for

2012

Anslag for

2013*

Anslag for

2014*

Anslag for

2015*

Kontrollutvalget

68.000

73.000

73.000

73.000

73.000

Utgifter til sekretariatstjenester for kontrollutvalget

102.000

106.000

106.000

106.000

106.000

Utgifter til revisjon 286.000 307.000 307.000 307.000 307.000

Sum driftsutgifter 456.000 486.000 486.000 486.000 486.000

*) I økonomiplanen er budsjettallene for 2012 videreført i planperioden.

Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat tilrår at kontrollutvalget slutter seg til sekretariatets vurderinger

og anbefaler utvalget å be kommunestyret om å vedta kontrollutvalgets forslag til

økonomiplan for 2012 – 2015 og budsjett for 2012. Budsjettet som sekretariatet har satt opp

for 2012 har en netto ramme på kr 486.000, inkludert kjøp av revisjonstjenester og

sekretariatstjenester for kontrollutvalget. Dette er en økning på 7,2 % i forhold til 2011.

Kontrollutvalget kan, som det fremgår foran, vurdere å øke honoraret til sekretariatstjenester,

slik at det blir bedre samsvar mellom honorar og ressursbruk til de enkelte eierkommuner, slik

representantskapet har lagt opp til gjennom vedtak. Videre kan utvalget vurdere om midler

avsatt til opplæring bør økes mer enn det som ligger inne i sekretariatets forslag.

33

Eventuelt.




Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram uten innstilling.

34

Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Tydal kommune · Side 1 av1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget...

Documents

Transcript of Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Tydal kommune · Side 1 av1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget...