Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Meldal kommune · 2016. 6. 30. · Møteprotokoll -...

Side 1 av1

Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Meldal kommune

Arkivsak: 12/127

Møtedato/tid: 17.10.2012, kl. 08:30

Møtested: Sentrumsbygget

Deltagere: Atle-Ingar Kjelstad, leder

Odd Aa, nestleder

Kjellrun Orre

Tove Krokdal

Stig Ove Olsen

Forfall:

Kopi: 1.vara, ordfører, rådmann, Revisjon Midt-Norge

Sakliste

031/12 Godkjenning av møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 13.juni 2012

032/12 Forvaltningsrevisjon fravær/nærvær - prosjektplan

033/12 Selskapskontroll Meldal næringssenter AS og Meldal Miljøanlegg AS

034/12 Deltagelse i selskapskontroll - Trønderenergi

035/12 Oppfølging av politiske vedtak per oktober 2012

036/12 Budsjettkontroll kontrollutvalget per oktober 2012

037/12 Forslag til økonomiplan 2013 - 2016 og budsjett 2013 for

kontrollutvalget i Meldal kommune

038/12 Rullering av møteplan 2012

039/12 Referatsaker

040/12 Eventuelt

MERK: Møtested er sentrumsbygget.

Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Jan-Åge Sneve

Gundersen på telefon 486 00 014, eller e-post: [email protected]

Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling.

Trondheim, 10.10.2012

Atle-Ingar Kjelstad (sign.)

Leder av kontrollutvalget

Jan-Åge Sneve Gundersen

Rådgiver, KonSek

Godkjenning av møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 13.juni 2012

Saken behandles i Møtedato Saksnr

Kontrollutvalget i Meldal kommune 17.10.2012 031/12

Saksbehandler: Jan-Åge Sneve Gundersen Arkivkode: 033, &17 Arkivsaknr.: 12/127-2

Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Protokollen godkjennes.

Vedlegg MELD 13.06.2012

Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. Protokollen er tidligere utsendt til utvalget.

Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Meldal kommune

Møtedato/tid: 13.06.2012 kl. 08:30 – 11:15

Møtested: Rådhuset, møterom 1, 1. etg.

Møtende medlemmer: Atle Ingar Kjelstad, leder Odd Aa, nestleder Tove Krokdal Stig Erik Olsen Kjellrun Orre

Forfall:

Møtende varamedlemmer:

Andre møtende: Ingjerd Astad-Steen, rådmann (sak 24) Eva J. Bekkavik, kontrollutvalgssekretær, KonSek Midt-Norge IKS

Saker til behandling: 022/12 - 030/12

Arkivsak: 12/87

NB! Møteprotokollen godkjennes i kontrollutvalgets neste møte

Saksliste

022/12 Godkjenning av protokoll fra møte i kontrollutvalget 25.04.2012

023/12 Referatsaker

024/12 Orientering fra rådmannen

025/12 Oppfølging av politiske vedtak pr. 1. juni 2012

026/12 Aktuelt fra utvalgene

027/12 Kontrollutvalget - åpne eller lukkede møter?

028/12 Retningslinjer for kontrollutvalget i Meldal kommune

029/12 Bestilling av selskapskontroll

030/12 Eventuelt

Sakene ble behandlet i følgende rekkefølge: 24 – 22 – 23 – 25 – 26 – 27 – 28 – 29 - 30

Sak 022/12 - Godkjenning av protokoll fra møte i kontrollutvalget 25.04.2012

Saken behandlet i Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Meldal kommune 13.06.2012

Kontrollutvalgssekretariatets innstilling

Protokollen godkjennes.

Protokoll Innstillingen ble enstemmig vedtatt.

Vedtak: Protokollen godkjennes.

Sak 023/12 - Referatsaker



Referatsakene tas til orientering

Protokoll Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker:

1. Generalforsamlinger og representantskap i kommunalt eide selskaper.

2. Status og bruk av foreløpig rapport av forvaltningsrevisjons på høring, brev fra Revisjon

Midt-Norge IKS til alle kontrollutvalgene i IKS-samarbeidet.

3. Forum for Kontroll og Tilsyn, medlemsbrev 1-2012

4. Regjeringen har lagt frem en lovproposisjon med forslag til endringer i bl.a.

kommuneloven.

5. Åpne møter i kontrollutvalg og kommunale foretak. KRD pressemelding 25.05.2012.

6. Mer bevisste skoleeiere. Kommunal Rapports nettavis 10.05.2012.

7. Psykiske problemer årsak til at elever slutter på skolen. Kommunal Rapports nettavis

21.05.2012.

8. Kommunesektorens skatteinntekter i år blir 2,3 milliarder kroner høyere enn antatt, tror

Finansdepartementet. Kommunal Rapports nettavis 15.05.2012

9. Stemmer budsjettet med virkeligheten. Kommunal Rapports nettavis 16.05.2012.

10. Så mye mer får din kommune neste år. Kommunal Rapports nettavis 16.05.2012.

11. To av tre kommuner vokser. Kommunal Rapports nettavis 18.05.2012.

Innstillingen ble enstemmig vedtatt.

Vedtak: Referatsakene tas til orientering

Sak 024/12 - Orientering fra rådmannen



Kontrollutvalget tar saken til orientering.

Protokoll Ingjerd Astad-Steen, rådmann, orienterte om veien Jordhusmoen - Amundmoen og svarte på

spørsmål fra kontrollutvalget.

Anbudsgrunnlaget ligger nå ut på Doffin, frist for anbud 22. juni, oppstart ca. 1. august hvis

det kommer inn tilbud fra entreprenører, ferdigstillelse ca. 1. november. Asfaltering vil bli

gjort i løpet av våren 2013, samtidig med asfaltering av gangvei på Fv701. Vedtak i

formannskapet og kommunestyret må fattes før sommeren når det gjelder fullmakt til

rådmann vedr. låneopptak til dette prosjektet.

Innstillingen ble enstemmig vedtatt.

Vedtak: Kontrollutvalget tar saken til orientering.

Sak 025/12 - Oppfølging av politiske vedtak pr. 1. juni 2012



Kontrollutvalget tar framlagt informasjon til etterretning. På bakgrunn av saksframstilling og

kontrollutvalgets innspill i møtet vedtas plan for videre oppfølging.


Vedtak: Kontrollutvalget tar framlagt informasjon til etterretning. På bakgrunn av saksframstilling og


Sak 026/12 - Aktuelt fra utvalgene

Saken behandlet i Møtedato Saknr

Kontrollutvalget i Meldal kommune 13.06.2012


Saken legges frem uten forslag til vedtak.

Protokoll Formannskapet

Møte 12.06.2012

Det ble orientert om følgende saker:

Sak 49/12 Tjenestesamarbeid i Orkdalsregionen, felles skatteinnkrevertjeneste.

Sak 50/12 Tjenestesamarbeid i Orkdalsregionen, kostnadsfordeling

Sak 53/12 Storåsfestivalen 2012

Hovedutvalg Oppvekst, helse og omsorg

Det ble orientert om følgende:

Møte 15.05.2012

Orienteringssaker: orientering om brukerrådet.

Møte 25.05.2012

Referete skriv: Brev fra Brukerrådet og eldrerådet vedr. tilsynslegeordning på

demensavdelingen og på Heimtun omsorgsbolig.

Vedtak: Ingen vedtak.

Sak 027/12 - Kontrollutvalget - åpne eller lukkede møter?



1. Kontrollutvalget i Meldal kommune vedtar å gjennomføre åpne møter.

2. Møtene kunngjøres på samme måte som for øvrige politiske utvalg i Meldal

kommune.


Vedtak: 1. Kontrollutvalget i Meldal kommune vedtar å gjennomføre åpne møter.

2. Møtene kunngjøres på samme måte som for øvrige politiske utvalg i Meldal

kommune.

Sak 028/12 - Retningslinjer for kontrollutvalget i Meldal kommune



Kontrollutvalget legger reviderte ”Retningslinjer kontrollutvalget i Meldal kommune” frem

for kommunestyret med følgende innstilling:

Kommunestyret vedtar ”Retningslinjer kontrollutvalget i Meldal kommune” slik de fremgår

av saken.


Vedtak: Kontrollutvalget legger reviderte ”Retningslinjer kontrollutvalget i Meldal kommune” frem

for kommunestyret med følgende innstilling:

Kommunestyret vedtar ”Retningslinjer kontrollutvalget i Meldal kommune” slik de fremgår

av saken.

Sak 029/12 - Bestilling av selskapskontroll



1. Kontrollutvalget viser til Plan for selskapskontroll for Meldal kommune 20012 - 2013 og

bestiller en selskapskontroll i form av en ………………………...

2. Selskapskontrollen gjennomføres innenfor en ressursramme på inntil …….. timer.

3. Kontrollutvalget ber om at endelig rapport ferdigstilles med oversendelse til

kontrollutvalgets sekretariat innen ………… 2012.

4. Kontrollutvalget gir sekretariatet fullmakt til å følge opp prosjektet på vegne av utvalget.

Protokoll Kontrollutvalget ønsker en eierskapskontroll knyttet til praktiseringen av kommunens

eierstyring på Meldal Næringssenter AS og Meldal Miljøanlegg AS. Ressursrammen settes til

65 timer. Ferdig rapport oversendes kontrollutvalgets sekretariat innen 31.12.2012.

En forutsetning for en selskapskontroll/forvaltningsrevisjon på Hamos Forvaltning IKS er at

de andre eierkommunene også vil være med på en slik kontroll.

Vedtak: 1. Kontrollutvalget viser til Plan for selskapskontroll for Meldal kommune 2012 - 2013 og

bestiller en selskapskontroll i form av en eierskapskontroll knyttet til praktiseringen av

kommunens eierstyring på Meldal Næringssenter AS og Meldal Miljøanlegg AS.

2. Selskapskontrollen gjennomføres innenfor en ressursramme på inntil 65 timer.


kontrollutvalgets sekretariat innen 31.12.2012.

4. Kontrollutvalget gir sekretariatet fullmakt til å følge opp prosjektet på vegne av utvalget.

Sak 030/12 - Eventuelt



Saken legges fram uten innstilling.

Protokoll FKT-konferansen 6. – 7. juni i Trondheim

Oppsummering fra konferansen legges frem som referatsak på kontrollutvalgets møte i

august.

Vedtak: FKT-konferansen 6. – 7. juni i Trondheim


august.

Forvaltningsrevisjon fravær/nærvær - prosjektplan



Saksbehandler: Jan-Åge Sneve Gundersen Arkivkode: 216, &58, Arkivsaknr.: 12/68-4

Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar prosjektplanen til orientering.

Vedlegg 2012-1010_Oversendelsesbrev p.plan_uavhengihetserkl..pdf

Prosjektplan ekstern_Sykefravær_Meldal.pdf

Saksutredning Revisjonsstandarden RSK001 som benyttes ved forvaltningsrevisjon krever at revisjonen

utarbeider en prosjektplan for hvert prosjekt. Punkt 18 og 19 i revisjonsstandarden sier:

18) For hvert prosjekt skal det utarbeides en skriftlig prosjektplan hvor det redegjøres

for prosjektets problemstilling(er), revisjonskriterier eller grunnlaget for disse, og

metodebruk.

19) Prosjektplanen bør også redegjøre for planlagt tids- og ressursbruk inklusive bruk

av ekstern bistand og milepæler i prosjektet. I tillegg kan det i prosjektplanen

redegjøres for bakgrunn for prosjektet, avgrensinger, formål og annen relevant

informasjon.

Det er ikke et krav at prosjektplanen skal forelegges for kontrollutvalget, og vanlig praksis har

vært at kontrollutvalget kun involveres gjennom en generell orientering om forslag til

innretning på prosjektet. Dersom revisjonen og kontrollutvalgssekretariatet anser

kontrollutvalgets ønsker som tydelige nok er det vanligvis mellom disse to at den videre

oppfølgingen skjer.

I dette tilfellet ble kontrollutvalget i forrige møte forespeilet å få forelagt planen. I tillegg er

det greit at kontrollutvalget får innsikt i hvordan en slik plan ser ut.

Av planen fremgår det, som utvalget bestilte, at ferdig prosjektrapport er ventet levert innen

1. februar.

Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet foreslår at kontrollutvalget tar planen til orientering.

Selskapskontroll Meldal næringssenter AS og Meldal Miljøanlegg AS




Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget viser til Plan for selskapskontroll for Meldal kommune 2012 - 2013

og bestilling av selskapskontroll til praktiseringen av kommunens eierstyring på

Meldal Næringssenter AS og Meldal Miljøanlegg AS i sak 029/12 og bevilger 30 timer

i tillegg til prosjektet fra opprinnelig bestilling.

2. Selskapskontrollen gjennomføres innenfor en ny total ressursramme på inntil 95 timer.

Vedlegg 3540-Meldal.pdf

Bestillnig av selskappskontroll i Meldal

Saksutredning Det ble i kontrollutvalget i Meldal kommunes møte den 13.6.2012 i sak 029/12 vedtatt å

bestille en selskapskontroll i form av en eierskapskontroll i tråd med plan for selskapskontroll

for Meldal kommune 2012-2013.

Kontrollutvalget fattet enstemmig følgende vedtak:

3. Kontrollutvalget viser til Plan for selskapskontroll for Meldal kommune 2012 - 2013

og bestiller en selskapskontroll i form av en eierskapskontroll knyttet til

praktiseringen av kommunens eierstyring på Meldal Næringssenter AS og Meldal

Miljøanlegg AS.

4. Selskapskontrollen gjennomføres innenfor en ressursramme på inntil 65 timer.


kontrollutvalgets sekretariat innen 31.12.2012.

6. Kontrollutvalget gir sekretariatet fullmakt til å følge opp prosjektet på vegne av

utvalget.

Revisjon Midt-Norge ble den 14.juni 2012 på vegne av kontrollutvalget i Meldal kommune,

bedt om å forberede gjennomføringen av en selskapskontroll i form av en eierskapskontroll

knyttet til praktiseringen av kommunens eierstyring på Meldal Næringssenter AS og Meldal

Miljøanlegg AS

Den 18.september 2012 mottok kontrollutvalgssekretariatet bekreftelsesbrev fra Revisjon

Midt-Norge, samt en anmodning om å øke den bevilgede timeressurs med 25 til 30 timer til

selskapskontrollen. Brev fra Revisjon Midt-Norge er vedlagt.

Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon

Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å ta innspillet fra Revisjon Midt-Norge til etterretning,

samt å vedta å øke timeressursen for selskapskontrollen med 30 timer, slik at det totalt blir 95

timer.

Deltagelse i selskapskontroll - Trønderenergi




Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget ønsker å delta i et eventuelt samarbeid om selskapskontroll med eierstyring

og nettvirksomhet i Trønderenergi. Sekretariatet bes å utarbeide en skisse til bestilling av et

slikt prosjekt i samarbeid med andre aktuelle aktører.

Vedlegg Oversikt planer Selskapskontroll

Saksutredning Kommunestyret vedtok plan for selskapskontroll i sak 021/12, med følgende liste over

prioriterte prosjekter:

1. Hamos forvaltning IKS

2. Meldal Næringssenter AS

3. Trønderenergi AS

4. Bomvegselskapet Øysand - Thamshavn AS

Som det fremgår av vedlagte oversikt er også Trønderernergi høyt prioritert i aktuelle

samarbeidskommuner. Gjennomgående blant de kommuner KonSek er

kontrollutvalgssekretariat for synes å være at Trønderenergi er prioritert før

bomvegselskapene. Kontrollutvalgene i Hitra og Skaun kommuner har vedtatt at de ønsker at

et prosjekt knyttet til eierstyring og nettvirksomhet i Trønderenergi igangsettes så snart som

mulig, og har bedt om at det tas kontakt med aktuelle samarbeidskommuner. Flere

kontrollutvalg behandler nå tilsvarende sak som denne.

For flere selskaper er det i planen tatt forbehold om at de først og fremst er aktuelle for

igangsetting dersom en vesentlig andel av øvrige eiere prioriterer prosjektene.

Kontrollutvalget er også gitt myndighet til å gjøre omprioriteringer og/eller endringer i planen

dersom det finnes hensiktsmessig av hensyn til samarbeidet med andre. Med dette som

bakgrunn bør kontrollutvalget derfor vurdere hvorvidt man ønsker å tilslutte seg igangsetting

av en kontroll med Trønderenergi. Dette synes naturlig, da kontrollutvalget og

kommunestyret har prioritert dette selskapet.

Eventuell selskapskontroll med eierstyring og nettvirksomhet i Trønderenergi

Nettvirksomheten til Trønderenergi har fått stor oppmerksomhet etter at Trønderenergi kjøpte

opp nettvirksomheten til Trondheim Energi. Sentrale politikere i eierkommunene har både

stilt spørsmål ved om lovnadene ved oppkjøpet har blitt fulgt opp, og hvorvidt selskapet i

tilstrekkelig grad viser samfunnsansvar. En selskapskontroll kan for eksempel ta

utgangspunkt i hvilke forventninger eierne har i aktuelle spørsmål, hvorvidt disse er

kommunisert til selskapets ledelse gjennom riktige kanaler og hvorvidt de er fulgt opp av

selskapet.

Det er naturlig å se for seg et slikt prosjekt i to deler. Den obligatoriske delen av

selskapskontroll er å vurdere hvordan kommunene følger opp sine eierskap. I et fellesprosjekt

kan det være interessant å vurdere hvordan eierstyringen i Trønderenergi fungerer. Det vil

imidlertid antagelig ikke være naturlig å gå så langt inn i den enkelte kommunes styring.

Dersom man også skal følge opp ønsket om å vurdere nettvirksomheten til Trønderenergi, vil

det være aktuelt å inkludere forvaltningsrevisjon i prosjektet. Dette kan for eksempel medføre

å vurdere hvilke vedtak eierne har gjort angående nettvirksomheten, hvilke føringer som er

gitt gjennom riktige fora for eierstyring og hvordan dette har blitt fulgt opp av selskapet.

Trønderenergi AS har følgende eiere:

Eier Andel

Melhus kommune 14,77 %

Orkdal kommune 11,99 %

Trondheim kommune 10,00 %

Rissa kommune 8,93 %

Bjugn kommune 5,73 %

Hemne kommune 4,98 %

Meldal kommune 4,97 %

Åfjord kommune 4,27 %

Nordmøre Energiverk 3,99 %

Midtre Gauldal kommune 3,51 %

Oppdal kommune 3,25 %

Ørland kommune 2,79 %

Frøya kommune 2,75 %

Malvik kommune* 2,71 %

TrønderEnergi AS 2,63 %

Hitra kommune 2,54 %

Skaun kommune 2,43 %

Selbu kommune 1,58 %

Holtålen kommune 1,49 %

Snillfjord kommune 1,34 %

Agdenes kommune 1,18 %

Roan kommune 1,05 %

Osen kommune 1,02 %

Klæbu kommune 0,10 %

*Før verdien av aksjene en fikk ved salg av Malvik Everk AS.

Nordmøre Energiverk AS eies 51 % av kommunene Kristiansund, Averøy, Aure, Tingvoll og

Smøla, og med 29 % av Trønderenergi AS.

Med 26 kommuner som eiere, derav 13 som deltar i KonSek-samarbeidet vil det være naturlig

å gjennomføre dette som et fellesprosjekt, både av hensyn til effektivisering av ressursbruk,

og for å redusere belastningen med gjentagende kontroller overfor selskapet.

Det kan være hensiktsmessig å søke å inkludere flest mulig av eiernes kontrollutvalg, også de

som ikke har Revisjon Midt-Norge IKS som revisor. Dersom disse ønsker å delta vil det

deretter bli nødvendig å finne en måte å fordele ressurser og kostnader mellom

kontrollutvalgene og revisjonsenhetene, men vi forutsetter at det skal være mulig å løse dette

på en hensiktsmessig måte i dialog mellom kontrollutvalgssekretariater og revisjonsenheter.

Dersom det skal gjennomføres et prosjekt på vegne av en lang rekke kontrollutvalg må det

nok påregnes at muligheten for innflytelse over prosjektet for hvert enkelt kontrollutvalg kan

bli noe redusert. Det er likevel viktig at det er det enkelte kontrollutvalg som selv fatter

beslutning om å bestille et prosjekt.

Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgssekretariatet oppfordrer kontrollutvalget til å vedta at man ønsker å delta i et

samarbeid med fokus på eierstyring og nettvirksomhet i Trønderenergi. Sekretariatet bes å

utrede et forslag til prosjektbestilling i samarbeid med andre involverte parter.

Endelig vedtak om bestilling vil bli fattet når det har blitt avklart hvem som ønsker å delta, og

et konkret forslag til bestilling foreligger.

Oppfølging av politiske vedtak per oktober 2012



Saksbehandler: Jan-Åge Sneve Gundersen Arkivkode: 033 Arkivsaknr.: 12/26-4

Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar framlagt informasjon til etterretning. På bakgrunn av saksframstilling og


Vedlegg Kontrollutvalgets oppfølging av politiske vedtak per oktober 2012

Saksliste kommunestyremøter

Saksutredning I henhold til bestemmelsene om kontroll og tilsyn i kommuneloven skal kontrollutvalget føre

tilsyn med den kommunale forvaltningen på kommunestyrets vegne. Ansvaret for

iverksettelse av vedtak fattet av folkevalgte organer ligger til rådmannen. Dette fremgår av

kommuneloven § 23 2. ledd.

Selv om ansvaret for oppfølgingen tilligger rådmannen, vil kontrollutvalget i tillegg ha til

oppgave å påse at vedtak blir iverksatt, dette ligger i kontrollutvalgets generelle tilsynsansvar.

Som et ledd i vedtaksoppfølgingen fremlegges oppdatert oversikt over saker til overvåkning

av kontrollutvalget og forslag til nye saker fra de siste møter i kommunestyre og formannskap

som kan være aktuelle. Oversikten danner et grunnlag for drøftinger i kontrollutvalgets møte,

med sikte på å vurdere om det er saker utvalget ønsker fulgt opp

Kontrollutvalgets oppfølging av politiske vedtak per 01.06.2012

Kommunestyrets møte 7. oktober 2010

Sak Tittel Vedtak / komm Til oppfølging

KS-

073/2010

Utredning av samfunnsutviklingen

ved endret skolestruktur

Med bakgrunn i kommunestyrevedtak 055/09 iverksetter Meldal kommune en utredning av

samfunnsutviklingen ved ny skolestruktur

Følgende prosess gjennomføres:

Oktober 2010: Utarbeidelse av mandat for samfunnsutredningen. Formannskapet får i

oppdrag å vedta mandatet.

November/desember 2010: Anbudsforespørsel ekstern ressurs – bistand til rådmannen for

å gjennomføre samfunnsutredningen. Vedtatte mandat danner grunnlag for forespørselen.

Januar/juni 2011: Utredningsperiode. Det legges vekt på sterk involvering av ulike

aktører i lokalsamfunnet.

August 2011: Rådmannen legger fram forslag til handlingsplan for politisk behandling.

Dette på bakgrunn av utredningen som er gjennomført

Rådmannen får ansvar for gjennomføringen. Det fastsettes en økonomisk ramme på

kr 200 000 til ekstern bistand i prosessen. Midlene dekkes ved bruk av disposisjonsfond.

Dialogprosjekt “Nye tider,

nye tanker.” igangsatt.

Fortsatt oppfølging(nov11)

.

Kommunestyrets møte 23. juni 2011


KS-

019/2011

Forvaltningsrevisjonsrapport –

omdømme og omdømmebygging

3. Kommunestyret ber rådmannen om på komme tilbake med en vurdering av behovet for en

strategi og konkrete målsettinger i forbindelse med rullering av Kommuneplanens

samfunnsdel

Følg med at dette blir

behandlet.

Kommunestyrets møte 25. august 2011


KS-31/2011 Samhandlingsreformen i

Orkdalsregionen (SiO) – forslag til

framtidig samarbeid

”5. SiO videreføres inntil 1 mnd etter at permanent driftsorganisasjon er på plass (tentativ 1. juli

2012).

Fram til 31.12.2011 finansieres dette innenfor dagens finansielle ramme.

Fra 01.01.2012 setter kommunene samlet av kr 2.000.000 av tildelte samhandlingsmidler til

prosjekt ut 2012. Rådmannskollegiet i SiO gis mandat til å foreslå egnet finansiell

fordelingsnøkkel og presentere dette for styringsgruppen…”

”7. Som styringsstruktur for SiO etableres vertskommunesamarbeid med felles folkevalgt nemnd

etter kommunelovens § 28 c. Valg av vertskommune(r) avgjøres i den videre prosessen.

8. En videre deltakelse i en etableringsfase i SiO forutsetter at kommunene deltar i hele

samarbeidet. Dette forhindrer allikevel ikke lokale tilpassninger i et etablert samarbeid, for

eksempel gjeldende praksis i LiO. ”

KU holdes orientert.

Erstatter oppfølging av KS-

18/2010

KU har blitt informert på

status og framdrift i møte i

2012. Beholdes på

oppfølgingsliste.

KS-30/2011 Tjenestesamarbeid og folkevalgt styring i

Orkdalsregionen

”Meldal kommune ønsker å delta i et forpliktende samarbeid om nye fellestjenester i

Orkdalsregionen, i samsvar med det innstillinga fra arbeidsutvalget datert 17 juni 2011 beskriver. ”

”… Det skal utarbeides forslag til konkrete samarbeidsavtaler, som trenger godkjenning av

departementet og skal vedtas i kommunene før 1. januar 2012.

Forslag til delegering av myndighet fra kommunene til interkommunale folkevalgte organer

legges fram til behandling samtidig med samarbeidsavtale”

KU holdes orientert

Kommunestyrets møte 16.desember 2010


KS-084/10 Handlingsprogram med økonomiplan

for 2011-2014 bed budsjett for 2011

(utdrag pkt 6 og 7 i vedtaket)

6. Følgende investeringstiltak iverksettes i økonomiplanperioden:

(KUN UTDRAG FRA TABELLEN-JÅG)

Tiltak Ø 2011 Ø 2012 Ø 2013 Ø 2014

11-046-4 Ny adkomst og utvielse nærinsarr. Meldal

Næringssenter 3 000 000

(Tabellen viser netto kostnad ekskl. m.v.a. )

7. Finansiering av investeringstiltak i 2011 gjøres som følger:

Tiltak

Finansieringsfor

m Ø 2011 Ø 2012 Ø 2013 Ø 2014

11-046-4 Ny adk.og utv.nærinsarr. Meldal

Næringsse. Bruk av lån

-3 000

000

(Tabellen viser netto finansiering ekskl. m.v.a. kompensasjon)

13. Rådmannen gis fullmakt til mindre, tekniske justeringer av budsjettet

Inn til oppfølging etter KU-

møte 8.februar i sak

007/12.

Rådmannen orienterer

rundt saken i KU-møte

25.april.

Kontrollutvalgets møte 13.06.2012 Orientering fra rådmannen vedr. Jordhusmoen. Saken beholdes på oppfølging til gjennomført, og tilbakerapportert.

MELDAL KOMMUNE

Kommunestyret Møtested: Kommunestyresalen

Møtetid: 28.06.2012,kl. 19:00 – 22.10

Sakliste Saksnr. Saktittel

038/12 07/762

Årsmelding for kontrollutvalget 2011

039/12 05/1318

Retningslinjer for kontrollutvalget i Meldal kommune

040/12 12/688

Tertialrapport for 1. tertial 2012

041/12 10/960

Tjenestesamarbeid i Orkdalsregionen - interkommunal

barnevernsvakt

042/12 10/960

Tjenestesamarbeid i Orkdalsregionen - felles skatteinnkrevertjeneste

043/12 10/960

Tjenestesamarbeid i Orkdalsregionen - kostnadsfordeling

044/12 12/652

Søknad om forlengelse av garanti

045/12 11/1467

Valg av lagrettemedlemmer - meddommere -

jordskiftemeddommere

046/12 12/641

Ny brannmurløsning i datasystemene

047/12 12/669

Kommunens engasjement i regulering - områderegulering.

048/12 07/870

Ordningen med lærlingefondet i Meldal kommune

049/12 09/779

Overtakelse av bygg med tomt for utvikling av Meldal videregående

skole

050/12 12/701

Godkjenning av midlertidig lokaler for Storås barnehage

Informasjon fra Bergmannsteateret

Orientering av rådmannen vedr. drift skole høst 2012.

Ordfører Are Hilstad besvarte i møtet interpellasjonen vedr. miljømessig forsvarlig

destruksjon av militær ammunisjon.

MELDAL KOMMUNE

Kommunestyret

Møtested: Kommunestyresalen

Møtetid: 28.06.2012, Kl. 19:00

Sakliste Saksnr. Saktittel

038/12 07/762

Årsmelding for kontrollutvalget 2011

039/12 05/1318

Retningslinjer for kontrollutvalget i Meldal kommune

040/12 12/688

Tertialrapport for 1. tertial 2012

041/12 10/960

Tjenestesamarbeid i Orkdalsregionen - interkommunal

barnevernsvakt

042/12 10/960

Tjenestesamarbeid i Orkdalsregionen - felles skatteinnkrevertjeneste

043/12 10/960

Tjenestesamarbeid i Orkdalsregionen - kostnadsfordeling

044/12 12/652

Søknad om forlengelse av garanti

045/12 11/1467

Valg av lagrettemedlemmer - meddommere -

jordskiftemeddommere

046/12 12/641

Ny brannmurløsning i datasystemene

047/12 12/669

Kommunens engasjement i regulering - områderegulering.

048/12 07/870

Ordningen med lærlingefondet i Meldal kommune

049/12 09/779

Overtakelse av bygg med tomt for utvikling av Meldal videregående

skole

050/12 12/701

Godkjenning av midlertidig lokaler Storås barnehage

MELDAL KOMMUNE


Møtetid: 06.09.2012, Kl. 19:00

Sakliste

Saksnr. Sakstittel

051/12 12/618

Planstrategi 2012-2016 for Meldal kommune

052/12 12/892

Investeringsbudsjettet 2012, 1. justering

053/12 08/32

Sluttevaluering av prosjektet Løft Meldal Opp og Fram

054/12 10/4

Samarbeidsavtale mellom Meldal kommune, St.Olav Hospital HF og

Rusbehandling Midt-Norge HF

055/12 11/1580

Fritak

056/12 12/933 Unntatt offentlighet

Søknad om permisjon/fritak fra politiske forpliktelser

- Refererte skriv

Orientering:

Samhandlingsreformen

MELDAL KOMMUNE


Møtetid: 04.10.2012, Kl. 19:00

Sakliste

Saksnr. Saktittel

057/12 12/744

Søknad om økonomisk støtte til bygging av ny tennisbane

058/12 11/416

Folkevalgt styring av tjenestesamarbeid i Orkdalsregionen

059/12 12/995

Nye vedtekter for Orkdalsregionen

060/12 12/1021

Næringshagen i Orkdalsregionen - Samarbeidsmodell

061/12 12/1070 Unntatt offentlighet

Søknad om fritak fra politiske verv frem til januar 2013

Budsjettkontroll kontrollutvalget per oktober 2012




Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar saken til orientering.

Vedlegg Meldal budsjettkontroll

Saksutredning Status på regnskapet per 1.oktober 2012 legges fram for kontrollutvalget for å holde oversikt

over økonomien til utvalget, samt kunne vurdere behovet for budsjetterte midler for

kommende år.

Jbiaî hljjrkb * Hlkqoliirqsîdbq ld Obsfpglk

Obdkph^mpo^mmloq mo+ /5+-6+./

Hlkql Qbhpq Qgbkbpqb >kpsô Obdkph+ /-./ ?rapg+ /-./ >ssfhObdkph+

/-...-.- C^pq iªkk ..-. .--- -)-- -)-- -)-- -)--.-5- Dlaqdgªobipb clihbsîdqb ..-. .--- 11+66-)./ .4---)-- */4+66-)./ .6+5--)--.-5/ Dlaqdg+ q^mq ô_+cloqgbkbpqb ..-. .--- 1+53-)-- /----)-- .2+.1-)-- 5+54-)-1.-66 >o_bfapdfsbo^sdfcq ..-. .--- 4+-/5)63 3---)-- *.+-/5)63 1+-1/)15..-. >_lkkbjbkq qfapphofcq ..-. .--- .+42-)-- /---)-- /2-)-- .+42-)--...3 ?bsboqkfkd ..-. .--- 604)/2 1---)-- 0+-3/)42 .+-53)6-../4 Qgbkbpqbcofhgªm ..-. .--- -)-- -)-- -)-- .+031)--../6 >kaob aofcqprqdfcqbo ..-. .--- -)-- .---)-- .+---)-- -)--..2- Hrop) hlkcbo^kpbo %fkhi+ lsbok^qqfkd& ..-. .--- .-+3--)-- .4---)-- 3+1--)-- -)--..3- Phvpp,hlpqdlaqdg+,obfpb %lmmd+mi+& ..-. .--- .+6-0)/- 5---)-- 3+-63)5- 0+-31)12..40 Qo^kpmloqrqd+ %fhhb lmmd+mi+& %_fii+) _lj) môh+& ..-. .--- -)-- .---)-- .+---)-- -)--..64 Hlkqfkdbkqbo ..-. .--- .+.0-)-- .---)-- *.0-)-- .+.--)--./-. BA?*rqpqvo ..-. .--- 603)-- -)-- *603)-- .3+33-).3

Prj Hlkqoliirqsîd 41+.02)20 44+---)-- /+531)14 24+405)-0

.042 Hgªm ^s qgbk+ FHP %_i+^+ obsfpglk& ..-. .--- .-/+---)-- /-1+---)-- .-/+---)-- .64+---)--

.042 Hgªm ^s qgbk+ FHP %_i+^+ obsfpglk& ..-- ..-- 3-0+---)-- 3-0+---)-- -)-- 23-+---)--Prj Obsfpglk ld pbhobqôf^q 4-2+---)-- 5-4+---)-- .-/+---)-- 424+---)--

Forslag til økonomiplan 2013 - 2016 og budsjett 2013 for kontrollutvalget i Meldal kommune




Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget oversender saken til kommunestyret og tilrår at kommunestyret fatter

følgende vedtak:

Kontrollutvalgets forslag til økonomiplan for 2013-2016 og budsjett for 2013 med en netto

ramme på kr. 1.003.000, inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for

kontrollutvalget, vedtas.

Saksutredning Budsjettbehandlingen for kontrollorganene.

I henhold til forskrift om kontrollutvalg (§ 18), går det frem at kontrollutvalget utarbeider

forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets forslag til

budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets budsjettinnstilling

til kommunestyret. Kontrollutvalget fremmer herved en sak om budsjett for kontrollutvalgets

virksomhet og kjøp av revisjons- og sekretariatstjenester for 2013 i Meldal kommune.

Budsjettet for 2013 – med økonomiplan 2013 - 2016

Kontrollutvalgets budsjett vil inneholde utgiftene til selve driften av utvalget, samt utgiftene

knyttet til kjøp av sekretariatstjenester for kontrollutvalget og kjøp av revisjonstjenester.

Kontrollutvalgets egen virksomhet

Når det gjelder kontrollutvalgets egen virksomhet legges det opp til justering av godtgjørelser

folkevalgte og lønn til leder samt arbeidsgiveravgift for å være i tråd med

godtgjøringsreglementet. Det er også enkelte justeringer for å budsjettere realistisk.

Vi har i beregningene av godtgjørelse tatt utgangspunkt i at kontrollutvalget avvikler inntil 6

møter i året. Leders godtgjørelse er nå overflyttet til posten for møtegodtgjørelser, fra posten

for fast lønn. Når det gjelder godtgjørelser og tapt arbeidsfortjeneste har sekretariatet gjort et

anslag basert på reglene i kommunens reglement og ut fra tidligere drift.

Kontrollutvalget må ha mulighet og midler til å skaffe seg kunnskap og kan delta i

erfaringsutveksling og samlinger sammen med andre kontrollutvalg. Kommunal – og

Regionaldepartementet har i sine 85 anbefalinger for styrket egenkontroll i kommunene pekt

på opplæring av kontrollutvalg som et viktig område. Det er derfor viktig at kursbudsjettet

opprettholdes og gjerne styrkes og at kontrollutvalget tar initiativ til å styrke posten ut over

sekretariatets forslag, dersom dette er ønskelig.

På bakgrunn av erfaringstall de siste år, og endringene som er skissert på grunn av endret

reglement for godtgjørelser, foreslår sekretariatet at budsjettet til kontrollutvalgets egen

virksomhet totalt sett øker med kr 119.000 (13,5 %) pga av endringer i godtgjørelser og økt

noe i kursbudsjett, kontingenter og transportutgifter som vist nedenfor nedenfor.

Kjøp av sekretariatstjenester

Meldal kommune kjøper sekretariatstjenester for kontrollutvalget hos

Kontrollutvalgssekretariatet Midt-Norge IKS. Dette er i henhold til den inngåtte avtalen om

interkommunalt samarbeid. Da representantskapet i KonSek behandlet budsjettrammene for

2013 i sitt møte den 27.4.12, ble det lagt til grunn en forventet pris og lønnsvekst på 3,5 % for

2013. Det ble likevel foreslått fra administrasjonen å kun heve honoraret til kommunene med

2 %. Avrundet betyr dette en økning på kr 4.000 for Meldal kommune.

Representantskapet ba styret om å vurdere behovet for innbyrdes justering av honorarene

mellom noen av eierkommunene for å sikre en mest mulig rettferdig honorarfordeling. Daglig

leder har fullmakt til å gå i dialog med enkelte kommuner med henblikk på justering av

honorarene. Meldal kommune har i perioden 2008-2010 fått levert 7 % flere timer enn

budsjettert. For 2011 ble det levert 9 % flere timer enn budsjettert, mens for 2012 er status per

oktober fortsatt - 20% og vil nok komme ut nærme budsjettert. Sekretariatet har ikke foreslått

en økning ut over vedtatt generell økning i honoraret på 2 % for Meldal kommune.

Kjøp av revisjonstjenester

Meldal kommune kjøper sine revisjonstjenester fra Revisjon Midt-Norge IKS. Dette er også i

henhold til inngått avtale om interkommunalt samarbeid. Representantskapet i Revisjon Midt-

Norge IKS behandlet budsjettet for 2013 på møte den 1.10.2012. Det ble enstemmig vedtatt

en økning på 4,8 % fra 2012 til 2013, som avrundet betyr en økning på kr 29.000 for Meldal

kommune.

Den totale rammen for kontrollutvalget, inkludert kjøp av revisjons- og sekretariatstjenester,

blir etter dette kr 1 003.000, som er en samlet økning på kr 119.000 (13,5 %) fra 2012.

Budsjettet kan spesifiseres som følger: Kto Tekst Vedtatt

budsjett 2012

Forslag

budsjett 2013

1080 Godtgjørelse folkevalgte 17.000 88.000

1082 Godtgjørelse tapt arbeidsfortjeneste 20.000 20.000

1099 Arbeidsgiveravgift 6.000 16.000

1101 Abonnement tidsskrift 2.000 2.000

1116 Bevertning 4.000 4.000

1129 Andre driftsutgifter 1.000 1.000

1150 Kurs/konferanser (inkl overnatting) 17.000 20.000

1160 Skyss/kostgodtgj./reise (oppg.pl.) 8.000 8.000

1173 Transportutg. (ikke oppg.pl.) (bill., bom, park.) 1.000 2.000

1197 Kontigenter 1.000 2.000

SUM KU`s egen virksomhet 77.000 163.000

1375 Kjøp sekretariat kontrollutvalg 204.000 208.000

14751 Kjøp Revisjon Midt-Norge IKS 603.000 632.000

SUM Kjøp revisjon og sekretariatstjenester 807.000 840.000

Sum kontrollutvalg, sekretariat og revisjon 884.000 1 003.000

Økonomiplanen for perioden 2013 – 2016:

Med utgangspunkt i ovenstående redegjørelse kan følgende økonomiplan for planperioden

2013-2016 legges frem: (alle tall i 2013 kroner).

Vedtatt

budsjett

2012

Budsjett -

forslag for

2013

Anslag for

2014*

Anslag for

2015*

Anslag for

2016*

Kontrollutvalget

77.000

163.000

163.000

163.000

163.000

Utgifter til sekretariatstjenester for kontrollutvalget

204.000

208.000

208.000

208.000

208.000

Utgifter til revisjon 603.000 632.000 632.000 632.000 632.000

Sum driftsutgifter 884.000 1 003.000 1 003.000 1 003.000 1 003.000

*) I økonomiplanen er budsjettallene for 2013 videreført i planperioden.

Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat tilrår at kontrollutvalget slutter seg til sekretariatets vurderinger

og anbefaler utvalget å be kommunestyret om å vedta kontrollutvalgets forslag til

økonomiplan for 2013 – 2016 og budsjett for 2013. Budsjettet som sekretariatet har satt opp

for 2013 har en netto ramme på kr 1 003.000, inkludert kjøp av revisjonstjenester og

sekretariatstjenester for kontrollutvalget. Dette er en økning på 13,5 % i forhold til 2012.

Kontrollutvalget kan vurdere om midler avsatt til opplæring bør økes mer enn det som ligger

inne i sekretariatets forslag.

Rullering av møteplan 2012




Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget vedtar møteplan for høsten 2012, slik forelagt for behandling i saken i møtet.

Oktober November Desember

Kommunestyret 4. 1. 6.

Formannskapet 4/17. 20./27.

Kontrollutvalget 17. 21.

Saksutredning For å kunne planlegge å gjennomføre kontroll- og tilsynsarbeidet på en best mulig måte er det

nødvendig å fastsette en møteplan for kontrollutvalget. Kontrollutvalgets møter vil fungere

som milepæler, både for gjennomføring og presentasjon av revisjonsarbeid for

kontrollutvalget, og for oppgaver som er sterkere knyttet til kontrollutvalgets egen

virksomhet. Kontrollutvalget kan i tilknytning til saken diskutere tema for de enkelte møter,

dersom det er ønskelig.

I budsjettet for 2012 har kontrollutvalget budsjettert med å gjennomføre 6 møter i 2012, og

det er naturlig å avvikle 3 på våren og 3 på høsten. Kontrollutvalgets møteplan bør tilpasses

møteplanen for kommunestyret.

Utvalget kan løpende gjennom året, vurdere om det er behov for endringer.

Da møtet i august for kontrollutvalget ble avlyst på grunn av liten saksmengde, samt at en

prosjektplan for bestilt forvaltningsrevisjon enda ikke var klar. Herved fremlegges

ny møteplan for resterende del av 2012 fram med intensjon om å avvikle to møter høsten

2012 istedenfor tre, da saksmengden for resten av året ikke ser ut til å kreve mer.

Med bakgrunn i forventninger om saker så langt så kan følgende møteplan antydes:

Oktober November Desember

Kommunestyret 4. 1. 6.

Formannskapet 4/17. 20./27.

Kontrollutvalget 17. 21.

Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler at kontrollutvalget avvikler 2 møter andre halvår 2012.

Forslag til møteplan fremgår av kontrollutvalgssekretariatets innstilling.

Referatsaker




Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering

Vedlegg Bekreftelse på bestilling av forvaltningsrevisjon - Arbeidsmiljø - sykefravær

Melding om politiske vedtak juni 2012

Invitasjon 7.november 2012

Begreper i kommuneøkonomien

Budsjettforslaget

Få fram endringene i budsjettet

Kjenner du etterspørselen

Ni av ti ordførere journalfører ikke sms

Sykefraværet falt i 1.kvartal

Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet:

1. Brev fra Revisjon Midt-Norge, bekreftelse på mottatt bestilling av

forvaltningsrevisjon, mottatt av Kontrollutvalgssekretariatet den 14.juni 2012

2. Budsjettkontroll

3. Kommunestyrets behandling av oversendte saker fra kontrollutvalget

4. FKT-konferansen 6. – 7. juni i Trondheim


august

5. Invitasjon til samling for kontrollutvalgene 7.november 2012 KonSek

6. Øvrige vedlegg til kontrollutvalgets orientering

SAMLING FOR

KONTROLLUTVALGENE 7. november 2012 - Quality Hotell Panorama, Tiller

inviterer til….

09:30 Registrering og kaffe

10:00 VELKOMMEN

10:15 ÅPENHET I KOMMUNENE OG KONTROLLUTVALGENE Innledning ved Ole Petter Pedersen, Utviklingsredaktør, Kommunal Rapport

11:00 Beinstrekk

11:15 ÅPENHET I KOMMUNENE OG KONTROLLUTVALGENE Gruppediskusjoner og plenumsdiskusjoner

12:30 Lunsj

13:30 14:00

SELSKAPSKONTROLL • Plan for selskapskontroll i kommunene ‹ Selskapskontroll i Trønderenergi

Innledning ved Sverre B. Midthjell, KonSek MEDIA

‹ Viktigheten av en mediastrategi ‹ Hvordan kan kontrollutvalgene bruke media ‹ Håndtere media

Innledning ved Jan-Åge Sneve Gundersen, KonSek

14:30 14:40

Beinstrekk Gruppediskusjoner og plenumsdiskusjoner temaene selskapskontroll og media

15:15 HVA SKJER? – INFORMASJON OG DISKUSJON OM NYTT OG NYTTIG ☺☺☺☺

15:30 AVSLUTNING – OG VEL HJEM!

Påmelding: Bindende påmelding til følgende e-post adresse: [email protected], eller pr telefon: 468 51 950

Innen: 18. oktober 2012 Konferanseavgift: Ho+ -)* clo hlkqoliirqsîdpjbaibjjbo fkkbkclo HlkPbh p^jô_bfabq+

Ho+ 5--)* clo abiq^hbob rqbkclo HlkPbh p^jô_bfabq+ Faktura: Sendes direkte fra KonSek til kommunen etter avholdt konferanse. Mer informasjon? Kontakt [email protected] på e-post eller tlf. 468 51 950

Praktiske opplysninger

Program

Vi setter av god tid til spørsmål og diskusjoner, og legger vekt på at dagen skal bli nyttig og interessant for deltakerne. Har du aktuelle problemstillinger eller synspunkter innen de ulike temaene, så ta de gjerne med eller tips oss på forhånd!

Ikke forvirr leseren - bruk begrepene bevisst! «I balanse» og «overskudd» er de to mest forvirrende begrepene i kommuneøkonomien. For vanlige folk betyr dette noe helt annet enn for kommuneøkonomer.

14. september 2012 - 8:49 (Oppdatert: 14. september 2012 - 8:50 ) | Av Ole Petter Pedersen

Fakta

ØKONOMIBLOGGEN

Økonomiredaktør Ole Petter Pedersen skriver hver tirsdag og fredag Økonomibloggen her på Kommunal-Rapport.no.

Pedersen har skrevet om kommuneøkonomi i mange år og har blant annet gitt ut bøkene Kommuneøkonomi for journalister og

Førstehjelp for lokalpolitikere.

Klarer du å være bevisst hvordan du bruker "i balanse" når du nå skal skrive budsjettforslaget?

ØKONOMIBLOGGEN

Hvis du spør en som er utdannet innen kommuneøkonomi, vil «i balanse» bety at kommunen i fjor hadde nok penger, enten i form av inntekter eller hardt oppsparte midler, til å dekke utgiftene. Dermed kan kommuneøkonomien være «i balanse» selv om man har svidd av disposisjonsfondet på to år. For en vanlig innbygger gir slikt ingen mening. Du har ikke balanse i egen økonomi hvis du hvert år må bruke 50.000 kroner av sparekontoen for å dekke utgifter til husly og mat.

Balanse-begrepet er dessverre altfor mye brukt i kommuneøkonomikretser. Konsekvensen er at det blir vanskelig for vanlige politikere og innbyggere å forstå hvor god kommunens driftsøkonomi egentlig er.

Derfor er det viktig at du tar utgangspunkt i netto driftsresultat, helst korrigert for kunstige inntekter – se en økonomiblogg fra forrige uke om nettopp det.

Klarer du å være bevisst hvordan du bruker «i balanse» når du nå skal skrive budsjettforslaget?

Noe av det samme problemet er knyttet til «overskudd» og «underskudd». Mange rådmenn og økonomisjefer kaller mindreforbruk for «overskudd». Men kommunen kan ha mindreforbruk og samtidig ha et netto driftsresultat i minus. Det kan skje hvis summen av årsoppgjørsdisposisjonene er større enn driftsunderskuddet. Det går altså an å drive med mindreforbruk og samtidig tømme kommunen for oppsparte midler på disposisjonsfondet. Dette er helt ulogisk for vanlige velgere, etter mitt syn. En enkel

http://www.kommunal-rapport.no/author/ole-petter-pedersen

http://www.kommunal-rapport.no/artikkel/her_er_grafen_du_ma_ha_med_i_budsjettet

huskeregel kan være: Bruk ikke «overskudd» eller «underskudd» som begrep om annet enn netto driftsresultat! Da er du kvitt det pedagogiske problemet.

Hvordan ubalanse blir balanse

La oss ta Karmøy som eksempel. I fjor gikk kommunen i balanse, ifølge kommuneøkonomterminologien:

De som er vant til å lese slike oppstillinger (dette er fra Kostra) vil umiddelbart se at mer-/mindreforbruk var null – altså «balanse», verken overskudd eller underskudd. Men netto driftsresultat er jo på -52 millioner kroner! Kommunen har brukt over halvparten av sitt disposisjonsfond på å komme «i balanse». Nå kan et dårlig netto driftsresultat ha gode forklaringer, men det vil være helt feil å skulle framstille dette som «balanse».

Jeg understreker at Karmøy er brukt som eksempel fordi tallene er så tydelige, ikke fordi kommunen har presentert sine tall feil!

Den beste presentasjonen av slike tall er å fortelle at kommunen fikk et stort netto driftsunderskudd i fjor, og at den måtte halvere disposisjonsfondet for å dekke inn dette. «Slik kan det ikke fortsette», vil gjerne en ansvarlig rådmann legge til. Det vil vedkommende ha helt rett i, og kommunens eiere – innbyggerne – vil ha en rimelig mulighet til å forstå hovedtrekkene i den økonomiske situasjonen.

Her er grafen du må ha med i budsjettet

ØKONOMIBLOGGEN




Det er viktig å skille mellom budsjettets tekniske funksjon og den pedagogiske funksjonenNår dere legger fram budsjettforslaget i høst, sørg for å ha med denne grafen i

presentasjonen:

Netto driftsresultat i Lillevik kommune

Netto driftsresultat 2008-2011, anslag 2012 og økonomiplan 2013-2016. Korrigert netto

driftsresultat = netto driftsresultat - momskomp. investeringer - premieavvik.

Netto driftsresultat er det viktigste nøkkeltallet i kommunesektoren. Som

Teknisk beregningsutvalg skriver i sin siste rapport:

«Netto driftsresultat er utvalgets hovedindikator for den økonomiske balansen i

kommuner og fylkeskommuner. Netto driftsresultat viser årets driftsoverskudd etter at

renter og avdrag er betalt, og er et uttrykk for hva kommuner og fylkeskommuner har

til disposisjon til avsetninger og investeringer. Over tid bør netto driftsresultat for

kommunesektoren under ett utgjøre om lag 3 prosent av inntektene.»

Nå kan det være gode forklaringer på et dårlig netto driftsresultat, og et godt resultat kan

være resultatet av tilfeldigheter. Likevel er dette et viktig tall, og det er ganske lett å

forklare det overfor dem som ikke er eksperter – nemlig kommunens eiere, innbyggerne.

Så hvorfor er det så mange rådmenn og økonomisjefer som ikke presenterer tallet i

budsjettdokumentet?

En forklaring er selvsagt at kommuneøkonomi som fag ikke er opptatt av «fortjeneste»,

som vi kanskje litt unøyaktig kan kalle netto driftsresultat. Men da er det viktig å skille

mellom budsjettets tekniske funksjon – utgiftene skal fordeles på rett Kostra-art, det skal



http://www.kommunal-rapport.no/innhold/netto_driftsresultat_i_lillevik_kommune







































http://www.regjeringen.no/nb/dep/krd/dok/rapporter_planer/rapporter/2012/rapport-fra-det-tekniske-beregningsutval.html?id=680393









være nok penger til å dekke løpende utgifter og så videre – og den pedagogiske

funksjonen. Budsjettet skal være lett å forstå for kommunens eiere og

kommunestyrerepresentantene – inkludert backbenchere.

Da må netto driftsresultat være med. I tillegg bør man også presentere et korrigert

netto driftsresultat, rett og slett fordi regnskapsreglene i kommunesektoren nå for tiden

fører til fiktivt gode driftsresultater. Heldigvis er det snart slutt på at

momskompensasjon for investeringer skal føres i driftsregnskapet, men fortsatt

står det som en driftsinntekt. I tillegg er det stort sett slik at den regnskapsførte

pensjonskostnaden er til dels altfor lav. Derfor gir et korrigert resultat gjerne bedre

styringsinformasjon.

Korrigert netto driftsresultat = Netto driftsresultat –

momskompensasjon – premieavviket

Du kan lese denne artikkelen fra tidligere i år, der vi har sett på både netto driftsresultat

og korrigert resultat. For 2011 ga disse to indikatorene et litt forskjellig inntrykk av

Kommune-Norge.

Man trenger ikke dvele lenge ved netto driftsresultat i budsjettdokumentet. Men det er

viktig at tallene er lett tilgjengelige. Det skal være lett for politikerne å spørre: «Hvorfor

ligger vi ikke på 3 prosent i netto driftsresultat?» Så får det være opp til en god

administrasjon å ha klare svar.

Presisering: "Premieavvik" i denne artikkelen utgjør årets premieavvik OG det som

kalles "amortisert premieavvik". Jeg bruker premieavvik som samlebegrep for å

forenkle.

http://www.kommunal-rapport.no/artikkel/95_kommuner_gikk_i_minus



Få fram endringene i budsjettet

ØKONOMIBLOGGEN




Dropp desimalene når du regner på prosentvis endring, det gjør det hele enda enklereØKONOMIBLOGGEN

Det typiske i et budsjettforslag er at tabellene inneholder fire kolonner: Regnskap for i

fjor, opprinnelig budsjett i år, justert budsjett og til slutt forslag for neste år.

Jeg etterlyser en femte kolonne, uten at jeg vel skal erklære meg for femtekolonist.

Seriøst: Hvordan skal en vanlig leser klare å forholde seg til disse fire tallrekkene og

forstå hva som er de viktige tallene i tabellen?

En enkel test kan avsløre hvor lett eller vanskelig dette er for leseren. Her er

en enkel tabell, brutto driftsutgifter i Surnadal kommune i fjor og i 2010. Jeg har til og

med halvert mengden informasjon målt mot det som er i en vanlig budsjettoppstilling,

for å gjøre testen så banal som mulig. Hvor lang tid bruker du på å finne ut hvilken av

disse sektorene som økte mest i fjor, i prosent?







Det er ikke så enkelt, er det vel? Eller er du medlem av Mensa og fikser dette lett? La oss

legge til en kolonne som viser endring fra 2010 til 2011, i prosent:

Hvor mange sekunder brukte du nå på å se hvor de store endringene har kommet? Om

du er som meg, var det plutselig åpenbart at barnevern var «vinneren», mens

sosialtjenesten virkelig var det stedet kostnadene ble kuttet.

Så enkelt kan du legge fram en langt mer forståelig styringsinformasjon.

Dropp desimalene når du regner på prosentvis endring, det gjør det hele

enda enklere. Om endringen er på 1,6 eller 2 prosent spiller som regel nærmest ingen

rolle i det store bildet.

Gitt at slik dere jobbet i år er grunnlaget for hvordan dere skal jobbe neste år er det mer

relevant for leseren å vite hvordan endringen er, enn den totale summen som går til

tjenesten.

Tør du innføre femtekolonnen i høst? Jeg garanterer at det et sted i kommunestyresalen

sitter minst én person som vil bli glad.

Kjenner du etterspørselen?

ØKONOMIBLOGGEN


Pedersen har skrevet om kommuneøkonomi i mange år og har blant annet gitt ut bøkene Kommuneøkonomi for

journalisterog Førstehjelp for lokalpolitikere.

Det er talende at det eneste tallet i Kostra som måler etterspørsel, er venteliste på kultur- og musikkskolerDu skal ikke ha hatt mye matematikk på videregående for å ha vært innom teorien om

tilbud, etterspørsel og optimal pris. I det private er det å måle etterspørsel helt naturlig.

Men i det offentlige er det svært fremmed.

Det er talende at det eneste tallet i Kostra som måler etterspørsel, er venteliste på kultur-

og musikkskoler. Ingen har noen nasjonal oversikt over hvor mange 10.-klassinger som

må vente mer enn fire uker eller fire måneder på PP-tjeneste, eller hva som skjer med de

som søker om sykehjemsplass og får avslag.

Dessverre er det lite som tyder på at staten akter å kreve at kommunene måler dette. Så

da må dere gjøre jobben selv. For i dagens velferdssamfunn er det å få innfridd ordinære

rettigheter en selvfølge. Da kan ikke det offentlige behandle sine egne eiere, innbyggerne,

som om de skal være glad for at de i det hele tatt får et tilbud.

Finn fem viktige velferdsgoder og mål etterspørselen over tid. Rapporter utviklingen i

budsjettet og i regnskapet.

Et forslag til fem målepunkter, erstatt gjerne med noe som er mer relevant

for din kommune:

1. Hvor mange søker om forsterket undervisning på hvert trinn i grunnskolen, hvilket

svar får de og hvor lang tid går det fra søknad foreligger til forsterket undervisning er satt

i verk?

2. Hvor lang tid tar det fra det foreligger en søknad om sykehjemsplass, til vedtaket er

fattet – hva er vedtaket, hvilket tilbud får de som ikke får sykehjemsplass – og hvor lang

tid tar det i gjennomsnitt fra man søker om plass, til man faktisk bor på sykehjemmet?






3. Hvor lang tid tar det fra det foreligger en søknad om hjemmehjelp, til vedtaket er fattet

– og får de som søker, den hjelpen de søker om?

4. Hvor mange søker om barnehageplass «utenom tur» i løpet av året, og hvor lenge må

de vente på å få plass?

5. Hvor mange søker om sosialstøtte, hvor lang tid tar det før de får svar, og hvilket tilbud

får de faktisk?

Det er ikke nødvendigvis slik at alle som søker om en kommunal tjeneste har krav på å få

søknaden innfridd. Men om det viser seg at det går seks måneder fra noen ber om

forsterket undervisning og til den faktisk er på plass – da leverer ikke kommunen slik

den bør ut fra den velferdsstandarden vi har satt for oss selv.

Uansett tar du det første, viktigste skrittet ved faktisk å måle det som etterspørres, og

ikke bare det som produseres.

Ni av ti ordførere journalfører ikke sms Dokumentbegrepet har vært teknologinøytralt de siste ti årene. Likevel

journalfører ordførere svært få tekstmeldinger, viser undersøkelse

kommunal-rapport.no har gjennomført.

21. september 2012 - 14:18 | Av Vegard Venli

«Et dokument er en logisk avgrensa informasjonsmengde lagret på et medium for

senere lesing, lytting, fremvisning, overføring eller lignende».

Slik ble dokumentbegrepet definert gjennom en endring av arkivloven i år 2000.

Definisjonen følger også dagens offentlighetslov, og innebærer at innholdet, ikke

formatet, er avgjørende for når journalføringsplikten oppstår.

Ventes drøftet i arkivmeldingen

Kulturdepartementet har foreslått å sidestille sms-meldinger med telefonsamtaler, slik at

journalføring av sms i praksis vil bli frivillig. Forslaget utløste protester fra blant andre

presseorganisasjonene og det kommunale arkivmiljøet. Høringsfristen gikk ut i januar

2011, men departementet har fortsatt ikke konkludert.

Etter hva kommunal-rapport.no får opplyst fra flere kilder, vil spørsmålet drøftes i

stortingsmeldingen for arkiv, som er ventet offentliggjort straks.

Som vi rapporterte tidligere denne uken, ble det på en arkivkonferanse i Kongsberg røpet

at flere utenfor departementet alt har fått tilgang på stortingsmeldingen.

Bare én av ti har journalført sms

Kommunal-rapport.no har sendt ut en spørreundersøkelse til landets ordførere. Vi

mottok 125 tilbakemeldinger. Resultatene viser at:

27 prosent har mottatt informasjon om en pågående sak per sms, men bare 10 prosent

har journalført dette det siste året

96 prosent har journalført innhold mottatt per e-post det siste året

20 prosent har mottatt informasjon om en pågående sak i sosiale medier, men kun 8

prosent har journalført dette.

80 prosent opplever at kommunens saksbehandlingssystem gjør det enkelt å

journalføre innhold som mottas digitalt

Vilde Ronge, leder av Norsk arkivråd, synes det høres lite sannsynlig ut at ni

av ti ordførere ikke har mottatt journalføringspliktig innhold per sms hittil i

år.

http://www.kommunal-rapport.no/author/vegard-venli

http://www.kommunal-rapport.no/artikkel/ulikt_syn_pa_ansvar_for_arkiv

http://www.kommunal-rapport.no/artikkel/ulikt_syn_pa_ansvar_for_arkiv

– Dette bildet føyer seg dessverre inn i rekken av vårt inntrykk av hvordan

journalføringsreglene praktiseres. Når undersøkelsen viser at det ikke er teknikken det

står på, må det være mangel på gode holdninger som gjør at såpass lite journalføres, sier

hun.

Det glipper daglig i Arendal

Under arkivkonferansen på Kongsberg denne uka innrømmet Harald Danielsen,

rådmann i Arendal og leder av rådmannsutvalget i KS, at journalføring av sms glipper

både for ham og ordføreren.

– Personlig mottar jeg sikkert 50 e-poster om dagen. Antallet sms-er har jeg ikke talt.

Bare det å få åpnet og respondert å en såpass stor mengde krever sitt. Når man i tillegg

skal reflektere over hvorvidt innholdet er journalføringspliktig, kan det fort glippe, for å

si det forsiktig, uttalte Danielsen.

Arendals-rådmannen røpet også at ordføreren slurver.

– Han er opptatt av å gjøre alt riktig. I begynnelsen hadde han flakkende blikk hele tiden,

men nå ser han mer avslappet ut. Jeg tror ikke det er fordi rutinene er blitt bedre, men

fordi han har resignert, sa Danielsen.

Han gikk langt i å uttrykke at han mener det er for mye forlangt av kommunene å

journalføre sms-meldinger slik loven krever.

– Går en for langt i å ha fokus på marginalene, risikerer en å glippe på basisen, mener

Danielsen.

Arendal-ordfører Einar Halvorsen (H) kjenner seg ikke helt igjen i beskrivelsen, men

vedkjenner at journalføringsplikten er arbeidskrevende.

– Skulle jeg journalført alt jeg mottar, så kunne jeg sittet hele dagen. Jeg gjør det slik at

sms-er jeg mottar som jeg selv vurderer som viktige, sendes videre til politisk sekretariat

for vurdering, sier ordføreren.

– Må ta arkivdanning på alvor

Vilde Ronge er derimot bekymret over dagens mangel på journalføring, og mener at vår

undersøkelse setter problematikken på spissen.

– En ordfører er kommunens øverste leder. Det gir en utrolig dårlig signaleffekt når det

viser seg at såpass mange dropper lovpålagt journalføring, sier Ronge.

Hun forventer at stortingsmeldingen for arkiv har tatt innover seg lovens

dokumentbegrep, slik at relevant innhold sikres for ettertiden.

– Vi mener det er kunstig å lage egne regler for bestemte typer format. Jo lenger vekk

man kommer fra det gammeldagse dokumentet med kommunens brevhode og signatur,

jo lavere tror jeg terskelen blir for at innholdet ikke journalføres. Her må det

holdningsendringer til, mener Ronge.

Hun er bekymret for fremtidens arkiver, fordi grensene mellom hva som er arkivverdig

og ikke stadig blir mer visket ut etter hvert som nye former for digital kommunikasjon

dukker opp.

– Det er på tide at man innser at arkivdanning er noe annet enn arkivdepot. Skal man få

gode arkiver å deponere for fremtiden, er man først nødt til å gjøre en innsats i

danningsprosessen. Det trengs en innsats for å bevisstgjøre og få folk til å forstå

betydningen av dette. Skal man bare fokusere på depoter i den nasjonale arkivdebatten,

så bommer man kraftig, advarer Ronge.

Sykefraværet falt i 1. halvår Sykefraværet blant kommuneansatte falt til 7,5 prosent i år. I en

snittkommune har 54 ansatte legemeldt fravær hver eneste dag. Her

finner du hele lista.

20. september 2012 - 15:12 (Oppdatert: 20. september 2012 - 15:15 ) | Av Ole Petter Pedersen

Statistisk sentralbyrå (SSB) har på oppdrag fra Kommunal-Rapport.no utarbeidet tall for

legemeldt sykefravær i 1. halvår.

Nederst i saken finner du hele oversikten.

Tallene viser at det var 7,5 prosent fravær i årets seks første måneder, en nedgang fra i

fjor på 0,3 prosentpoeng. Av de siste åtte årene er det bare 2005 og 2010 det er registrert

lavere sykefravær i 1. halvår.

Til sammen forsvant like over 3 millioner dagsverk i legemeldt fravær i kommunene. I

snitt betyr det at 54 ansatte er borte fra jobb hver dag med legeerklæring.

I 250 kommuner har fraværet falt, mens det har gått opp i 176 andre kommuner.

Om vi ser bort fra de aller minste kommunene, der små endringer kan gi store

prosentvise utslag, er det Verran kommune som har det høyeste legemeldte fraværet i 1.

halvår (11,2 %). Øksnes, Narvik, Ballangen, Flesberg, Bjugn og Vardø ligger alle

også over 10 prosent i fravær.

Det er det legemeldte fraværet som i all hovedsak står for sykefraværet i

kommunesektoren. Egenmeldt fravær utgjør omtrent ett prosentpoeng, og varierer lite

fra periode til periode.

Lavest i Østerdalen og Numedal

Sett bort fra de minste kommunene er det Os i Østerdalen og Nore og Uvdal som har

det laveste sykefraværet i første halvår (3,8 %). I 11 andre kommuner er legemeldt fravær

under 5 prosent: Sømna, Tana, Dovre, Skjåk, Hjelmeland, Mandal, Lesja, Austrheim,

Evje og Hornnes, Krødsherad og Gjesdal.




Sykefravær 1. halvår 2012

Knr KOMMUNE Fylke Fravær 2011

Fravær 2012

Endring i prosent

1601 Trondheim Sør-Trøndelag 9.1 8 -12

1612 Hemne Sør-Trøndelag 7.4 7.8 5

1613 Snillfjord Sør-Trøndelag 7.6 7.6 -1

1617 Hitra Sør-Trøndelag 9.9 8.6 -13

1620 Frøya Sør-Trøndelag 7.5 8.7 15

1621 Ørland Sør-Trøndelag 6.5 6.7 3

1622 Agdenes Sør-Trøndelag 5.5 4.2 -24

1624 Rissa Sør-Trøndelag 8.1 9 11

1627 Bjugn Sør-Trøndelag 9.3 10.1 8

1630 Åfjord Sør-Trøndelag 4.6 5.2 13

1632 Roan Sør-Trøndelag 10.6 7.9 -26

1633 Osen Sør-Trøndelag 5.6 8.1 46

1634 Oppdal Sør-Trøndelag 8.4 5.9 -30

1635 Rennebu Sør-Trøndelag 5.6 6.4 13

1636 Meldal Sør-Trøndelag 7.2 7.5 4

1638 Orkdal Sør-Trøndelag 6.7 7.4 11

1640 Røros Sør-Trøndelag 7.4 5.7 -23

1644 Holtålen Sør-Trøndelag 5.4 5.7 6

1648 Midtre Gauldal Sør-Trøndelag 7.4 7.2 -3

1653 Melhus Sør-Trøndelag 6.9 7.4 7

1657 Skaun Sør-Trøndelag 9.1 7.1 -23

1662 Klæbu Sør-Trøndelag 9.3 7.4 -21

1663 Malvik Sør-Trøndelag 10 7.9 -21

1664 Selbu Sør-Trøndelag 8.1 8 -1

1665 Tydal Sør-Trøndelag 4.7 4.6 -2 Viser 1 til 25 av 25 linjer (filtrert fra 429 totalt antall linjer)

Legemeldt fravær 1. halvår 2011 og 2012, endring i prosent. Sykefraværsdagsverk for

arbeidstakere i kommunal sektor med legemeldt sykefravær etter arbeidsstedskommune.

I prosent av avtalte dagsverk (sykefraværsprosent). Kilde: SSB.

http://www.kommunal-rapport.no/innhold/sykefravaer_1_halvar_2012

























Eventuelt




Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram uten innstilling.

Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Meldal kommune · 2016. 6. 30. · Møteprotokoll -...

Documents

Transcript of Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Meldal kommune · 2016. 6. 30. · Møteprotokoll -...