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  • 8/16/2019 Mpat Self Ass Edit 14 Nov

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    THE PRESIDENCY

    REPUBLIC OF SOUTH AFRICA

    DEPARTMENT: PERFORMANCE MONITORING AND EVALUATION 

    Self ‐Assessment Module of  the 

    Management Performance 

    Assessment Tool (MPAT) 

    Version 1.1 

    15 November 2011 

  • 8/16/2019 Mpat Self Ass Edit 14 Nov

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    CONTENTS 

    ACRONYMS AND ABBREVIATIONS .................................................................................................  5 

    INTRODUCTION .............................................................................................................................  6 

    1.  STRATEGIC MANAGEMENT ......................................................................................................  8 

    Regulatory documents and evidence .....................................................................................................  8 

    Self ‐Assessment Statements for KPA Strategic Management ................................................................  9 

    1.1  Performance Area:  Strategic Planning ............................................................................................  9 

    1.1.1  Indicator name:  Strategic Planning Alignment ................................................................  9 

    1.1.2  Indicator name: Annual Performance Plans ...................................................................  10 

    1.2  Performance Area:  Programme Management .............................................................................  11 

    1.2.1  Indicator name: Programme Management Alignment ...................................................  11 

    1.3  Performance Area: Monitoring and Evaluation .............................................................................  12 

    1.3.1  Indicator name: Use of  monitoring and evaluation outputs ..........................................  12 

    2.  GOVERNANCE AND ACCOUNTABILITY ...................................................................................  13 

    Regulatory documents and evidence ...................................................................................................  13 

    Self  ‐ Assessment

      Statements

      for

      KPA

      Governance

      and

      Accountability

      ................................................

      14

     

    2.1  Performance Area: Service Delivery Improvement .......................................................................  14 

    2.1.1  Indicator name:  Service delivery improvement mechanisms ........................................  14 

    2.2  Performance Area: Management structure ...................................................................................  15 

    2.2.1  Indicator name:  Functionality of   management structures ...........................................  15 

    2.3  Performance Area: Accountability .................................................................................................  16 

    2.3.1  Indicator name:  Annual reporting ..................................................................................  16 

    2.3.2   Indicator

      name:

      Assessment

      of 

      accountability

      mechanisms

      (Audit

      Committee)

      ..........

      17

     

    2.4  Performance Area: Ethics ...............................................................................................................  18 

    2.4.1  Indicator name:  Assessment of  policies and systems to ensure professional ethics .... 18 

    2.4 Performance Area: Ethics................................................................................................................  19 

    2.4.2  Indicator name :  Fraud prevention ...............................................................................  19 

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    2.5  Performance Area: Internal Audit ..................................................................................................  20 

    2.5.1  Indicator name:  Assessment of  internal audit arrangements....................................... 20 

    2.6  Performance Area: Risk Management ...........................................................................................  21 

    2.6.1  Indicator name:  Assessment of  risk management arrangements ................................. 21 

    2.7  Performance Area: Delegations .....................................................................................................  22 

    2.7.1 Indicator name:  Approved EA and HOD delegations for public administration in terms 

    of  the Public Service Act, available in prescribed format and audited ..................................... 22 

    2.7.2  Indicator name:  Approved HOD delegations for financial administration in terms of  the 

    PFMA .........................................................................................................................................  23 

    3.   HUMAN

      RESOURCE

      AND

      SYSTEMS

      MANAGEMENT

      ................................................................

      24

     

    Regulatory documents and evidence ...................................................................................................  24 

    Self ‐Assessment Statements for KPA Human Resource and Systems Management ........................... 26 

    3.1  Performance Area: Human Resource Strategy and Planning ........................................................  26 

    3.1.1  Indicator name: Human Resource Planning ....................................................................  26 

    3.1.2  Indicator name:  Organisational Design ..........................................................................  27 

    3.1.3  Indicator name: Assessment of  Human Resources Development .................................. 28 

    3.2  Performance Area: HR Practices and Administration ....................................................................  29 

    3.2.1  Indicator name:  Assessment of  Personnel Administration Systems.............................. 29 

    3.2.2 Indicator name: Application of  recruitment practices .....................................................  30 

    3.2.3  Indicator name:  Staff  retention .....................................................................................  31 

    3.2.4  Indicator name: Management of  diversity .....................................................................  32 

    3.3  Performance Area: Management of  Performance ........................................................................  33 

    3.3.1  Indicator name: Implementation of  Level 1‐12 Performance Management System ..... 33 

    3.3.2. Indicator name: Implementation of  SMS Performance Management System (excluding 

    HODs)   ........................................................................................................................................

      34

     

    3.3.3  Indicator name: Implementation of  Performance Management System for HOD ........ 35 

    3.4.  Performance Area:  Employee Relations ......................................................................................  36 

    3.4.1  Indicator name :  Employee Relations ‐Functional departmental chamber ................... 36 

    3.4.2  Indicator name: Management of  the disciplinary cases .................................................  37 

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    3.5  Performance Area:  IT Systems and equipment ............................................................................  38 

    3.5.1  Indicator name: IT Governance Framework ...................................................................  38 

    3.  FINANCIAL MANAGEMENT ....................................................................................................  39 

    Additional Self ‐Assessment Statements for Supply Chain Management .............................................  40 

    4.1 Performance Area: Supply Chain Management .............................................................................  40 

    4.1.1 Indicator name: Demand management ...........................................................................  40 

    4.1.2  Indicator name: Acquisition management ......................................................................  41 

    4.1.3 Indicator name : Logistics management ..........................................................................  42 

    4.1.4  Indicator name : Disposal management ........................................................................  43 

    Summary list of  KPAs, Performance Areas and Indicators .............................................................  44 

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