1

Manažerské informační systémy

Pořízení IS

Prof. Ing. Zdeněk Molnár, CSc

zdenek. molnar@fsv.cvut.cz

2

Co se starým systémem?

nedělat nic a čekat až se zhroutí generálkovat (reengineering IS) vyvinout vlastní nový systém zakoupit nový systém přenechat celou problematiku dodavateli

(outsourcing)

3

Varianta ř ešení Pro Proti

Vlastní rozvojexistujícího řešení

maximální využití existuj ícíchzdrojů a i nvestic

z krátkodobého hlediskalacinější a rychlejší

uspokojení okamžitých p otřeb

nemusí odpovídat všem budoucímpožadavkům

celkové náklady mohou být vyšší

výsledným produktem může být méněkvalitní systém

Vývoj nového systémuna míru

přesně odpovídá potřebámpodniku

řízený vývoj

celkově dražší řešení

časově náročné řešení

riziko negarantovaného konečnéhoproduktu a jeho dalšího vývoje

Nákup hotovéhosystému

z dlouhodobého hlediskafinančně méně náročný

rychlejší zavedení

zaručená funkčnost a dalšívývoj

nemusí přesně splňovat všechnypožadavky uživat ele

závislost na dodavateli

Varianty řešení informačních systémů

4

Reengineering IS

1) Definování funkcí, které nejsou ve stávajícím IS uspokojivě plněny

2) Návrh požadovaných nových funkcí IS

3) Analýza modulů stávajícího IS s hlediska- možnosti přejmout modul do nového IS- možnosti modifikovat modul pro nový systém- nutnost náhrady modulu zcela novým modulem- nutnost vyřazení modulu- potřeba zcela nových modulů (nemajících předchůdce)

4) Opětné „sestavení“ IS a testování jeho funkce jako celku.

5

Postup při výběru IS

definování potřeb a požadavků stanovení hodnotících kriterií a jejich důležitosti identifikace vhodných produktů (short list) zpracování nabídek a prezentace produktů expertní vyhodnocení nabídek výběr produktu projednání kontraktu s dodavatelem

6

Složení výběrové komise

Představitel vrcholového managementu (GŘ, majitel) ve funkci

„sponzora“ projektu a předsedy výběrové komise.

Kompetentní zástupci uživatelů (vedoucí odborných útvarů nebo jimi

pověření odborníci)

zástupci útvaru pro IS/IT (ředitel nebo jím pověření IT odborníci).

Externí odborný poradce (nezávislá poradenská firma) ve funkci

„facilitatora“ (moderátora výběrového řízení)

Pozn. Počet členů komise by se měl pohybovat v rozmezí 5 až 10 lidí

7

Hodnotící kriteria pro výběr IS

funkčnost použitá IT dodavatel integrace se stávajícím IS cena

8

RYCHLE?

KVALITNĚ?(funkčnost)

LACINO?

Magický trojúhelník IS/IT

9

Produkt A

Produkt B1

Produkt B

Produkt A1

č a s

úprava provedenáuživatelem/customizace

upgrade provedenýdodavatelem

? ?

?

Problém trvale udržitelného rozvoje

10

Funkční požadavky na systém

Shoda požadovaných funkcí se systémem?

O.K

Přizpůsobení se systému

Úprava systému(customizace)

Schizofrenie

ANO

NE

Problém customizace

11

Cena IS

cena HW (ceník), závislá na potřebném výkonu cena SW (ceník), závislá na počtu licencí cena služeb (školení, úpravy, zavádění), závislá

na rozsahu prací (počet člověkodní) cena údržby (maintenance), závislá na smluvním

vztahu (obyčejně 10 až 20 % ceny SW)

12

Určování počtu licencí(s počtem licencí obyčejně klesá cena za jednu licenci)

Podle počtu modulů (ekonomika, výroba, personalistika apod.)

podle počtu současně pracujících (přihlášených) uživatelů

podle počtu „pojmenovaných“ (autorizovaných) uživatelů a to buď celkově v modulu

13

Srovnání nákladu

1318 1100 1144

25662293

1611

1900

1136 2100

0

1000

2000

3000

4000

5000

6000

7000

SY1 SY2 SY3

IMPLSWHW

14

Určení ceny „projektu“

Pevnou částkou (cena dohodou) s platbou po předání díla nákladovou cenou (kalkulací času, materiálu a režie) tj.

průběžná fakturace dle skutečných nákladů sjednanou částkou s možností následné úpravy v souladu s

připojenou cenovou doložkou (fixní a variabilní částky) částí plateb „vázaných“ na přínosy projektu (kombinace fixní a

variabilní částky)

15

Pohled uživatele

Smluvní cena

- nemusí podrobně sledovat vývoj nákladů

- řešitel zvyšuje zisk snižováním nákladů, což může vést k nekvalitnímu výsledku

- častí změny v požadavcích na projekt dávají řešiteli možnost měnit podmínky dodávky

Nákladová cena

- umožňuje pružnější reakce na změny

- ze strany uživatele je potřebná podrobná kontrola nákladů řešitele.

16

Pohled řešitele

Smluvní cena

- v určitých případech umožňuje získat značný zisk

- naopak dodatečné změny ze strany uživatele mohou být zdrojem značných ztrát

- musí klást velký důraz na kontrolu svých nákladů

Nákladová cena

- má malé riziko a tudíž i malou snahu o kontrolu svých nákladů

- ale má omezený zisk

- některé činnosti se mohou rozběhnout ještě před úplnou specifikací projektu (úspora času) .

17

Formy financování IS/IT

hotově úvěr leasing dodavatelský úvěr (splátkový kalendář) outsourcing (služby) kombinované financování

18

TCO = Total Cost of Ownership (Gartner Group)

Dle TCO se člení náklady na určitou aplikaci IS/IT po

dobu jejího života do čtyř kategorií

- investice spojená se zavedením aplikace,

- technická podpora provozu aplikace,

- řízení provozu (administrace) aplikace

- činnost konečného uživatele

19

Dobré IS jsou MATURE tj.:

Maintainable (snadno se odstraňují chyby) Adaptable (snadno se se promítají nové

požadavky) Transparetnt (snadno se pochopí jeho funkce) User- friendly (snadno se ovládá) Reliable (je odolný proti poruchám a chybám) Efficient (vyžaduje minimum zdrojů)

20

.

Faktory kvality IS

Přesnost t.j. systém se chová tak, jak bylo určeno při specifikaci jeho funkcí

Spolehlivost tj. uživatel se může na IS spolehnout Robustnost t.j. IS se chová „rozumně“ i za podmínek, které

nebyly uvažovány při jeho specifikaci Efektivnost t.j. užívá počítačové zdroje ekonomicky a má

vyvážené náklady s průchodností a dobou odezvy Škálovatelnost t.j. schopnost programu „běžet“ na počítačích s různým výkonem „rozumnou“ dobu.

21

.

Faktory kvality IS (pokračování)

Přenositelnost t.j. program může „běžet“ na různých platformách (HW, SW), aniž by ztratil své funkce

Propojitelnost t.j. schopnost systému existovat a spolupracovat spolu s jinými systémy.

Udržovatelnost t.j. IS může být snadno měněn podle dodatečných požadavků uživatelů.

Verifikovatelnost t.j. vlastnosti IS mohou být snadno ověřeny

22

Organizace a řízení implementace Řídící výbor, který je vrcholným orgánem projektu a zajišťuje aby projektu byla

dána odpovídající priorita a je tvořen členy managementu podniku. V řídícím výboru by měl být i odpovědný zástupce dodavatele – vedoucí projektu u dodavatele

Realizační tým je podřízen řídícímu výboru a je zaměřen na realizaci projektu. Členové realizačního týmu jsou specialisté na jednotlivé funkční oblasti obsažené v implementované aplikaci IS/IT. V čele realizačního týmu je vedoucí projektu a dále kompetentní zástupci příslušných podnikových útvarů a konsultanti dodavatele.

Podle potřeby u složitějších projektů mohou být ještě ustaveny pracovní skupiny, pro řešení dílčích úkolů projektu (číselníky apod.). Tyto pracovní skupiny si obyčejně zřizuje realizační tým dočasně

23

Řízení implementace

Řídící výbor

Realizační tým

Pracovní skupina 1

Pracovní skupina 2

Pracovní skupina N

24

Obsah prací při implementaci

Instalace HW a systémového SW instalace aplikačního SW a nastavení jeho parametrů (přizpůsobení

systému konkrétním požadavkům uživatele) naplnění systému „statickými“ daty (konverze stávajících a vložení

nových) včetně kontroly jejich správnosti, integrity a konsistence školení uživatelů provedení potřebných organizačních změn (reengineering procesů) ověřování chodu systému na „ostrých“ datech předání systému systému do rutinního provozu

Všechny činnosti je třeba naplánovat a dokumentovat (deník)

25

STARÝ SYSTÉM

NOVÝ SYSTÉM

STARÝ SYSTÉM NOVÝ SYSTÉM

STARÝ SYSTEM NOVÝ SYSTEM

STARÝ NOVÝ

Souběžná „bezpečná“

Nárazová „velký třesk“

Pilotní s následným „roll-out“

Postupná podle modulů

Strategie přechodu na nový systém

26

Iniciaceprojektu

Analýzapotřeb

Pořízení (nákup) nového systému

Testovánífunkcí

Předánísystému

„V“ model postupu zavádění ISP

27

Negativní jevy spojené s implementací aplikačních balíků pro řízení podniků

Implementace balíku je chápána jako primární cíl projektu, místo toho, aby byly jako cíl stanoveny změny v oblasti zlepšení fungování podniku

Nedostatečné (nebo žádné) řízení kulturních a lidských aspektů této změny

Pokud jsou tyto cíle zlepšení podnikatelských přínosů stanoveny, pak jejich dosažení není dostatečně sledováno a řízeno

28

Vztah mezi změnami procesů (reengineeringem) a IS (standardním balíkem)

A) Nejprve navrhnout a realizovat ideální nové procesy včetně jejich podpory informačním systémem, což vede často k požadavku vývoje IS na míru. (propagují „čistí“ teoretikové BPR).

B) Přizpůsobení procesů tak, aby odpovídalo nastavení IS (standardního balíku) (propagují dodavatelé IS pod heslem: „Samo zavedení IS přinese potřebnou změnu procesů“)

C) „Zkopírování“ stávajícího stavu fungování procesů do nového IS (nevyužití funkčnosti IS pro zlepšení procesů) s perspektivou dalšího rozšiřování využití „balíku“ a postupného zlepšování procesů (propaguje opatrný management z důvodu minimalizace rizik migrace a snížení rozsahu změny)

29

Akceptační (předávací) procedura

By měla probíhat minimálně ve třech fázích

- série akceptačních testů pro jednotlivé dílčí etapy projektu podle předem dohodnutých akceptačních kriterií (přesně měřitelných ukazatelů)

- závěrečný integrační test, který odzkouší provázanost a funkcionalitu jednotlivých částí

- ověřovací provoz, tj. skutečný provoz s „ostrými“ daty

30

Úrovně vad

Vada první úrovně znamená, že objednatel nemůže systém používat ani ovládat a další akceptační testy jsou nemožné až do odstranění závady

vada druhé úrovně způsobí, že nejsou podporovány některé funkce systému bez rozumné náhrady a způsobují neschopnost zpracovat maximální provozní zátěž systému

vada třetí úrovně způsobí částečný neúspěch akceptačních testů, jinými slovy není ztracena žádná závažná funkce systému, nebo je jí možno překonat nalezením „rozumné“ varianty

vada čtvrté úrovně představuje drobné „kosmetické“ vady, které nenarušují provoz systému.

31

Model změny je tvořen třemi fázemi (LEWIN/SCHEIN) :

uvolněním změnou stabilizací

32

1) musí být vytvořen pocit potřeby změny u všech, u kterých dojde

kezměně, protože jinak by vůbec nevznikla motivace pro změnu.

2) jakmile se ukazuje změna příliš riskantní, je třeba začít vytvářet

atmosféru, že změna nikoho neohrozí (uvolnění napětí). Ti, jichž se

změna týká musí být přesvědčeni, že nijak neutrpí, když se vzdají starých

bezpečných rolí. Úspěšné zvládnutí této fáze je rozhodující pro úspěch

obou následujících fází.

Uvolnění má aspekty

33

1) Zveřejnění informací o potřebných změnách ve funkcích lidí

v novém systému. (Bez toho, aby lidé věděli co se od nich očekává,

není vůbec možné změnu úspěšně provést).

2) Poskytnutí času a vytvoření motivace k tomu, aby tyto nové

požadavky lidé asimilovali. (Tento pohyb směrem k osvojení nových

dovedností a zvládnutí nových funkcí musí být samozřejmě

podporován dostatečným školením a kurzy).

Pohyb (změna) má aspekty.

34

fixuje nové funkce jako akceptovanou běžnou

praxi. Znamená to integraci nových pracovních

funkcí do širšího kontextu pracovních funkcí

v podniku jako něco zcela běžného a nikoliv

výjimečného

Stabilizace

35

Vnímání výhod a nevýhod IS/IT

ekonomického (finančního)

pohodlí při práci

uspokojení z práce

sociálního postavení jistoty práce

možnosti a schopnosti ovlivňovat změny v podniku

36

Vnímání výhod a nevýhod IS/IT z hlediska ekonomického

budu mít vyšší výdělek

mám více příležitostí k

povýšení

nové dovednosti mi umožní

další kariéru

budu mít více práce za

stejný či menší plat

nebudu mít přesčasy

aplikace počítače znamená

méně odborných znalostí,

což může vést ke snížení

mého platu v budoucnosti

37

Vnímání výhod a nevýhod IS/IT z hlediska pohodlí při práci

práce s počítačem je

mnohem snadnější

mám lepší pracovní

prostředí

mám lepší rozložení

pracovního času

potřebují méně úsilí

(energie) k práci

práce s počítačem je pro

mne méně příjemná

nevyhovuje mi nové

prostředí

nevyhovuje mi nový režim

práce (hodiny, cestování)

práce s počítačem je pro

mne obtížnější a vyžaduje

více úsilí

38

Vnímání výhod a nevýhod IS/IT z hlediska spokojení z práce

mám zajímavější a více

povzbudivou práci

mám možnost lépe se

uplatnit

mám více odpovědnosti

mám větší volnost v jednání

pociťuji menší tlak

mám širší přehled o

podniku

práce s počítačem je méně

zajímavá a méně

povzbuzující mám méně

důležitou práci

mám menší nebo žádnou

odpovědnost

mám sníženou autoritu

mám menší přehled o

podniku jako celku

39

Vnímání výhod a nevýhod IS/IT z hlediska sociálního

mám vyšší společenský

status

mám více společenských

kontaktů během práce

skupinová práce mi

vyhovuje, jsem v dobrém

kolektivu

získal jsem dobrého

vedoucího

cítím se isolovaně

ztratil jsem společenský

status

obávám se, ztráty podpory

ostatních pracovníků

práce pro mne znamená

méně práce pro ostatní

odboráři budou proti tomu

40

Vnímání výhod a nevýhod IS/IT z hlediska osobní jistoty práce

Mám důležitější postavení

mám práci vyžadující více

znalostí a dovedností

konkurenceschopnost mého

podniku je v důsledku mé

práce vyšší

jsem schopen se tuto novou

práci vůbec naučit?

nové normy bude pro mne

obtížné splnit

IS/IT vede k propouštění.

Budu to já kdo bude

propuštěn?

41

Vnímání výhod a nevýhod IS/IT z hlediska možnosti ovlivňovat změnu v podniku

jsem brán jako partner,

všechny změny jsou se

mnou konsultovány

jsem informován o

všem co se v podniku

děje od samého

počátku

nikdo se mi na nic neptá

jsem nucen ke změnám příliš

rychle

nemám žádné informace o tom

co se v podniku děje a proto

očekávám to nejhorší

nevidím žádný důvod ke

změnám

když jsem dotázán co se mi

nelíbí, neumím to říci

42

léta

pra

xe v

IS/

IT

léta praxe v odborných funkcích

AB

C

Žádoucí kariérový růst

43

Desatero zásad úspěšné implementace

1) Nutno provozovat hybridní systém řízení

2) Hledat cestu jak to jde a ne důvody proč to nejde

3) Projekční tým musí mít velkou ctižádost

4) Udržovat konsensus mezi řešiteli a uživateli

5) Prosadit výrazné zvýšení discipliny uživatelů

6) Stále překonávat konservatismus uživatelů

7) Změny se často prosadí přirozenou cestou systémem samy

8) Bránit nadměrnému optimismu

9) Dávat zaváděnému systému širokou publicitu

10) Dosažený stav musí být trvale popisován a „uzákoňován“ nově vydávanými organizačními předpisy