Le système de gestion des inscriptions LUDIK

au service des organismes

Congrès AQLM

Saguenay 2010

LOISIRS, SPORTS ET

DÉVELOPPEMENT

DES COMMUNAUTÉS

Objectifs de la présentation

• Présenter aux collègues notre expérience de l’utilisation de la plate-forme LUDIK comme un outil important de support aux organismes

• Partager notre expérience et nos résultats

Portrait de la ville de Gatineau• Fusion des ex-villes (5)• Population de 242 124 habitants• Territoire de 340 km2, 47 km linéaire• 18 districts électoraux

Le cadre de soutien• Définit les grandes orientations du soutien offert aux

organismes de la communauté

• 3 catégories : grand partenaire, partenaire de soutien, partenaire collaborateur

• Le support LUDIK-IO : un élément clé de notre support offert aux grands partenaires dans une première phase

LUDIK

Carte citoyen

Inscription

Réservation

LUDIK-Biblio

LUDIK-IC

LUDIK-RVI

LUDIK-IO

ApplicationWindows

ApplicationWeb

Équipement

ApplicationACCESS

Tourniquet

La carte Accès-Gatineau

• Nécessaire pour le processus d’inscriptions à la programmation par internet et téléphone

• Gratuit pour la bibliothèque pour tous les groupes d’âge 

• Tarification pour le volet des activités libres • Carte émise dans le réseau bibliothèque (10) • Plus de 65 000 cartes par année • Carte renouvelable à chaque année

Les étapes de fonctionnement

SUPPORT AUX ORGANISMES SOUTENUS PAR LA VILLE DE

GATINEAU

1. Création du compte Organisme dans LUDIK-IO

2. Entrée et mise à jour des différentes activités définis par l’organisme

3. Possibilité d’utiliser le système d’inscription de la Ville• Système téléphonique automatisé (RVI-Bell)• Système LUDIK-Internet Citoyen

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4. La Ville compile les paiements par carte de crédit (Visa – MasterCard) via Internet et par téléphone• Un montant est transféré à chaque organisme pour

tous les paiements (mensuel ou à la fin de chaque période d’inscription)

• Vérification des inscriptions grâce à la carte Accès Gatineau

• Réduction du temps nécessaire à compléter une inscription

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5. Flexibilité des périodes d’inscription en ligne• Périodes prédéterminées en ligne• Périodes flexibles via Internet• Support aux organismes – LUDIK-IO (inscriptions, rapports, etc.)

LUDIK INTERNET CITOYEN• Permet au citoyen ayant un dossier dans LUDIK de s’inscrire via

Internet

LUDIK-IO• Interface Internet permettant aux organisations de gérer leurs

inscriptions

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10

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10

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INSCRIPTIONInscription acceptée

Inscriptionen attente

Payé par Visa

Payé parMC

Non payé

Organismes – par Internet

1 211 91 717 433

Organismes – par téléphone 2 260 122 1 026 624 627

Total des inscriptionsOrganismes 2010

3 471 213 1 743 1 057 627

Statistiques 2010

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TéléphonieAppel enfrançais

Appel en anglais

Appel transféré et traité

44439 3496 6234

Cours offerts

Organismes Nombre d'organismesNombre de groupes

d'activités

Hiver 2010 4 76

Hiver 2010 - Semaine de relâche

1 10

Printemps 2010 9 132

Camp de Jour 2010 5 82

Été 2010 3 17

Automne 2010 9 165

Statistiques 2010

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Inscription par Montant - Visa Montant - MasterCard

Internet 164 370,51 $ 90 965,00 $

Téléphone 626 295,50 $ 338 878,50 $

Total des inscriptions Ville 2010

790 666,01 $ 429 843,50 $

Organismes – Internet 68 148,00 $ 40 603,00 $

Organismes – téléphone 96 078,00 $ 54 073,00 $

Total des inscriptionsorganismes 2010

164 226,00 $ 94 676,00 $

Revenus 2010

Vitrine technologique

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La valeur ajoutée• Un processus de gestion des inscriptions pour un

organisme simplifié, rapide et beaucoup moins exigeant en temps

• Une moins grande pression sur les bénévoles• Une flexibilité pour les parents de gérer leur

inscription à distance• Une base de données de gestion rapide et précise

pour le SLSDC et les organismes

Perspectives de développement• Augmenter le nombre d’organismes qui adhèrent au

système de gestion des inscriptions• Développement de notre base de données• Développement d’indicateurs de gestion• Développement d’un système automatisé de

rétroaction des citoyens sur la qualité de notre offre de service

• Meilleure connaissance de la pratique des activités libres sur le territoire

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