Le travail collaboratif à l’heure du...
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Le travail collaboratif à l’heure du réseau
social au Lycée Jean Perrin
Article publié par : M. KAROURI Moneir
Espaces de travail partagés, réseaux sociaux, conférences Web, communications unifiées
: la collaboration professeurs/élèves se met à l'heure du 2.0. Grâce aux outils de travail
collaboratif, plusieurs personnes (élèves et enseignants) peuvent mener à bien une même
tâche, où qu’ils soient sur la planète et tant qu’ils disposent d’une connexion internet.
Ces outils sont devenus les couteaux suisses des travailleurs nomades.
Quel est l’intérêt du travail collaboratif ?
La filière STMG impose dans son programme officiel l’utilisation didactique d’une
plateforme collaborative dans les enseignements technologiques et plus largement généraux.
Les élèves doivent maitriser les outils de base dans ce domaine et doivent pouvoir travailler
entre eux mais également avec leurs enseignants en classe et hors classe afin d’émerger une
certaine intelligence collective. Ces outils doivent également faciliter l’apprentissage des
cours et des travaux pratiques notamment prévus dans le cadre des épreuves d’étude de
gestion en première et de projet en Terminale. Sans parler par ailleurs de la capacité de ces
outils à favoriser et motiver nos élèves dans leurs travaux par un suivi régulier, ludique et actif
en dehors des heures de cours.
Quels outils choisir ?
Après ciblage des offres « Education » ou « Entreprise », nous avons décidé de lister
et analyser un certain nombre d’espaces collaboratifs avant d’établir notre choix :
Open source comme Ovidentia ou Moodle : http://www.ovidentia.org/
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https://moodle.org/
Avantages :
- Open source donc gratuit et libre d’exploitation avec une communauté
d’informaticiens qui travaille pour l’évolution récurrente de ce logiciel (principe de
diffusion du code source à un plus large public) ;
- Connaissance de Moodle car ancienne plateforme collaborative utilisée au LGT Jean
Perrin sous l’impulsion de M. Walter Olivier avant de quitter l’établissement ;
Inconvénients :
- Doit être installé, paramétré, maintenu, mise à jour etc. par un administrateur ;
- Doit être installé, paramétré, maintenu, mise à jour etc. par une SSII qui à terme risque
d’être trop coûteuse (environ 500 € à prévoir chaque année amputés sur la TA ou les
réserves) ;
- Par ailleurs, le réseau de l’établissement doit être capable de supporter (Attention donc
au faible débit !!!). Il faut une installation sereine d’une telle plateforme très lourde à
mettre en œuvre.
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Azendoo : organisation de projets et communication simplifiée
https://fr.azendoo.com/
Avantages :
- Ses outils de communication et son interface conviviale : La plate-forme utilise les
codes des réseaux sociaux : chaque utilisateur crée son profil, ajoute sa photo, ses
coordonnées, etc. Ensuite on peut créer ou rejoindre des « sujets de collaboration » (un
projet, une réunion…) ;
- Pour simplifier les échanges, Azendoo offre une fonctionnalité de messages courts et
enrichis : on peut poster en quelques clics une question, un commentaire, une réponse,
ou demander l’approbation des collaborateurs sur un point précis. Et à chaque
message, on peut joindre des liens ou documents de tout type ;
- L’outil permet également de créer des « to do lists », de les partager, ou d’affecter des
tâches à vos collaborateurs.
- Synchronisation possible avec plusieurs outils nomades comme Google Drive,
Evernote, DropBox, Box et Skype. Donc possibilité de contourner le faible espace de
stockage de la version gratuite grâce aux outils GoogleDocs, DropBox et Box
notamment. On peut dépasser allégrement les 15 Go avec un nombre illimités
d’utilisateurs !
- Ces outils sont en plus accessibles en version tablettes et smartphones.
- Couplé avec FaceYourManga, vous pouvez créer des avatars très sympas et créer une
véritable ambiance de travail chaleureuse avec vos élèves…
Inconvénients :
- En version gratuite, l'espace de stockage est limité à 100 Mo seulement !
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Mindmeister : brainstorming en ligne et gestion de projets par des schémas
http://www.mindmeister.com/fr
Avantages :
- Mindmeister est une plate-forme de gestion de projet à partir de représentations
visuelles. L’outil utilise ce qu’on appelle le « mindmapping », c’est-à-dire les « cartes
mentales ». Tout part d’un premier élément, un mot clé, une idée, le nom d’un projet,
placé au centre de l’écran. Puis chaque collaborateur peut lui associer d’autres
éléments, reliés entre eux : des tâches, un planning, d’autres mots clés… On peut aussi
ajouter des notes, des liens, des fichiers, des icônes ou des images sur l'ensemble de la
cartographie.
- Ce mode de fonctionnement se prête particulièrement au processus de création, par
exemple pour réaliser un brainstorming en ligne, à distance.
- Vrai plus : la plate-forme est également disponible sur smartphones et tablettes Apple
et Android.
Inconvénients :
- Nombre d’utilisateurs très limités en synchronisation : impossibilité de travailler
simultanément sauf à effectif réduit à 3 ou 4. Alternative : A utiliser uniquement pour
un groupe de projet par exemple.
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Wimi : la gestion de projet simple et efficace
http://fr.wimi.pro/
Avantages :
- Wimi est, avec Zoho, l'outil qui s'oriente le plus vers la gestion de projet pure. Sur la
page d'accueil de la plate-forme, on peut voir clairement quels sont les projets en
cours, les tâches, les personnes travaillant dessus, les évènements associés...
- Le logiciel peut se synchroniser avec un agenda Outlook ;
- Enfin, une fonction de partage de fichiers et de calendrier complète l'ensemble. Un
outil bien pensé et pratique pour s'organiser en équipe.
Inconvénients :
- La version gratuite vous permet de gérer jusqu’à 3 projets, et de disposer d’1 Go
d’espace de stockage.
- Le prix pour la version payante : 19 € par mois pour seulement 10 utilisateurs mais par
contre, 100 Go d’espace disque, 49 € par mois pour 30 utilisateurs par exemple malgré
un espace de stockage très important : 300 Go ! Pour 50 utilisateurs, on passe à 89 €
par mois et 600 Go de stockage…
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Zoho Projects : le couteau suisse de la gestion de projets
http://www.zoho.com/
Avantages :
- Zoho Projects propose tout un panel d’outils bien utiles à la gestion de projets et au
travail en collaboration : gestionnaire de tâches, suivi de bugs, calendrier, partage de
documents, timesheets…
- Et pour communiquer facilement avec les autres intervenants du projet, un forum et un
chat dédiés au projet sont à disposition.
- Pour une vue globale de l’état d’un projet, le tableau de bord, recensant toutes les
dernières évolutions, se révèle indispensable.
- La solution proposée par Zoho est simple d’utilisation et très complète.
Inconvénients :
- La version gratuite reste très limitée (possibilité de créer un seul projet, 10 Mo de
stockage).
- Pour profiter au mieux de Zoho Projects, on doit donc investir dans un abonnement,
assez onéreux, à partir de 199$ par an.
- Seul un hébergement US est possible et non français et plus largement, européen…
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Office 365 : la suite Microsoft Office en ligne et en partage
http://office.microsoft.com/fr-fr/
Avantages :
- Office 365 permet de retrouver en ligne tous les outils bureautiques de la suite
Microsoft Office. Bien pratique pour tous ceux qui y ont leurs repères !
- L’intérêt est également de pouvoir accéder à tous les logiciels et documents en cours
depuis n’importe quel terminal, y compris mobile : smartphone, tablette, ordinateur
portable…
- Les documents sont hébergés sur le « Cloud », et partageables entre plusieurs
utilisateurs.
- On peut aussi travailler à plusieurs sur un même fichier, et rester informé des
modifications apportées par d’autres.
Inconvénients :
- Attention, en revanche, Office 365 est payant : la version Petite Entreprise Premium
(jusqu’à 10 employés) est disponible en abonnement mensuel ou annuel ; on paie en
fonction du nombre d’utilisateurs et le prix peut vite augmenter de manière
disproportionnée compte tenu du nombre l’élèves en filière STMG au LGT Jean
Perrin soit 120 approximativement.
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Google : des outils bureautiques collaboratifs
http://www.google.fr/intx/fr/enterprise/apps/business/
Google a multiplié les outils pour offrir la plupart des services d'une suite bureautique et
collaborative. Entre Google Docs (création et édition de documents), Google Drive (stockage
et synchronisation de fichiers), Gmail (messagerie mail), Calendar (calendrier et agenda),
Forms (outil de présentation proche de Powerpoint de Microsoft), on peut créer et partager
des documents facilement, en utilisant un seul compte pour l’ensemble.
Gmail : le premier outil de travail collaboratif
https://mail.google.com/
Les webmails sont les premiers outils collaboratifs sur internet. Ils permettent à 2 personnes
ou plus de travailler sur un sujet avec un fonctionnement questions/réponses. Pour que la
collaboration par email soit efficace et qu’elle ne mène pas à des discussions à rallonge,
bondées de célèbres phrases « Mes réponses en rouge », en bleu ou en vert, il faut respecter
certaines règles d’efficacité. Voici les règles usuelles imposées aux élèves depuis la classe de
Première STMG en Science de Gestion :
- Un email doit toujours correspondre à un sujet ou un objet. Pour traiter plusieurs
sujets, envoyez plusieurs emails ;
- Utilisez des titres explicites et des trigrammes dans vos emails ([MK] pour Moneir
KAROURI par exemple). Cela permet de filtrer automatiquement les emails reçus et
donc de travailler par lots, règle essentielle de productivité ;
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- A moins que ce soit pour traiter un sujet de fond, faites au plus court dans vos emails.
Voici un bon exemple de structure : une introduction, une liste de points importants et
une planification ;
- Utiliser les marqueurs de Gmail pour différencier les emails importants, les emails en
attente de réponse, les emails à ne surtout pas effacer, les emails à traiter en priorité,
… ;
- Organiser intelligemment vos filtres et vos règles de redirection pour ne pas mélanger
les projets et les collaborateurs ;
- Utiliser une messagerie électronique comme Thunberbird ou Outlook afin de
synchroniser vos mails directement sur votre PC ou smartphone et de conserver une
double sauvegarde. L’avantage aussi de Thunderbird est que l’on peut lire ses emails
en mode hors-connexion. Gmail propose un mode hors-connexion, mais il faut
installer un plugin navigateur. Ce n’est pas encore très intuitif comme fonctionnement.
A savoir aussi que Gmail permet d’utiliser 5 autres boîtes email dans sa version
gratuites. Il faut malheureusement passer à Google Apps pour pouvoir gérer plus
d’email.
Google Docs : éditer des fichiers à plusieurs
https://drive.google.com
Google Docs peut vite devenir un incontournable, surtout pour éditer des fichiers au format
tableur : gestionnaire de comptes, de tâches… A titre personnel, mon Google Docs est devenu
une vraie arborescence de fichiers et de dossiers, partagés avec mes élèves selon les projets.
Google Docs est un outil de travail collaboratif gratuit et très surprenant et sous-estimé... Il
est par exemple possible de travailler à plusieurs sur un même fichier, au même moment. Les
utilisateurs « connectés » au fichier sont alors affichés et les modifications sont apportées
dans des couleurs différentes, quasiment en temps réel. Sans avoir réellement utilisé toutes les
possibilités des « spreadsheets », on peut même réaliser des graphiques, des cartes, des
diagrammes, du langage VBA ! Et la réactivité par rapport à Excel (alors que mise en ligne)
est bluffante…
Google Agenda : un agenda collaboratif pour tout le monde
https://www.google.com/calendar/render?pli=1
En plus d’être mon agenda personnel pour l’organisation hebdomadaire de mes travaux et
pour l’enregistrement des rendez-vous, des soirées, des événements à ne pas manquer, …
Google Agenda permet de créer des agendas partagés. Idéal pour partager en 1 clic une
réunion virtuelle ou un événement important (TP, DM, voyage, heure de vie de classe etc.)
avec tous ses élèves.
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Evernote : un outil précieux pour organiser son travail
https://evernote.com/intl/fr/
J’utilise Evernote depuis environ 2 ans maintenant essentiellement sur I-Phone pour des
raisons personnelles (achat des courses par exemple, rappel des RDV…). Je n’ai toujours pas
abandonné mon fameux bloc-notes sur I-phone ou mes post-it mais je l’utilise de manière
différente aujourd’hui. Evernote commence à me faire gagner encore plus en productivité
avec ma classe. Je ne l’ai pas encore adopté dans toutes ses potentialités avec mes élèves et
pourtant, Evernote dispose d’un mode collaboratif.
Ce mode permettrait par exemple de partager la liste des tâches en cours, des tâches
prioritaires et des tâches secondaires, éventuellement rattaché à différents projets ou travaux
(DM à rendre, projets à réaliser, …). On lit souvent sur la toile que de nombreux
entrepreneurs sur internet qui ont réussi ne peuvent plus se passer d’Evernote et qu’il est
devenu un outil indispensable à l’organisation d’une activité sur internet.
EverNote est un Must Have, surtout pour le nomade que je suis, toutes mes données sont
reliées de mon smartphone à mon ordinateur et peuvent être diffusés en temps réel à mes
élèves en fichier texte ou audio ! Un gain de temps énorme.
Dropbox : pour partager tout type de fichier
https://www.dropbox.com/
Dropbox est un service de synchronisation en ligne qui permet en quelques sortes de partager
un dossier avec plusieurs utilisateurs, en toute transparence. Bien mieux pour l’instant que
Google Drive, Dropbox permet d’éditer tout type de fichiers partagés avec mes logiciels
préférés : Pack office certes mais également Opensource comme LibreOffice ou Openoffice.
En utilisant Dropbox, plus besoin d’envoyer des fichiers en pièce jointe par email pour chaque
modification. La modification sera synchronisée directement sur le disque dur de chaque
collaborateur.
Dropbox et Google Drive sont aussi de bons moyens pour partager des fichiers volumineux,
contournant ainsi les limites de tailles des pièces jointes dans les emails (25Mo pour Gmail et
10 Mo sur Hotmail).
DropBox permet de sauvegarder et de partager jusqu’à 2 Go gratuitement.
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Box : partage simple et sécurisé où que vous soyez
https://www.box.com/
Box est un hébergeur gratuit et collaboratif de fichiers. En s’y inscrivant, on peut accéder à 5 Go
d'espace de stockage (beaucoup plus que DropBox !).
Une fois le profil créé, on peut décider de partager chaque dossier avec les élèves sélectionnés. De
cette façon, on peut travailler avec nos contacts sur le même espace.
Par ailleurs, Box compte un marché d'applications appelé "OpenBox". Il permet par exemple
d'intégrer les contacts de réseaux sociaux (FaceBook, Twitter, Linkeldin, Tumblr, Instagram…) pour
travailler avec eux.
Les fichiers peuvent être également édités en ligne grâce au service en ligne "Zoho". Par conséquent,
le collaborateur autorisé peut modifier le document pour remplir des objectifs fixés.
Enfin, Box propose des offres professionnelles qui augmentent l'espace de stockage et donne accès à
des options avancées telles que les applications premiums, le téléchargement accéléré, la sécurité
renforcée, etc. Ces offres ne sont pas utiles pour l’utilisation que nous souhaitons en faire : 12 € par
utilisateur et par mois pour un nombre de collaborateurs illimités avec un minimum de 3…
Miranda : un des meilleurs logiciel de chat
http://www.miranda-im.org/
Miranda est un logiciel de chat multi-protocoles. Grâce à Miranda, on peut chatter avec le
même logiciel sur Gtalk, MSN, Yahoo Messenger, …Bien plus pratique que le Gtalk intégré à
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Gmail, ce logiciel permettra de choisir les créneaux horaires de chat, pour ne pas être perturbé
lors des tâches importantes.
Avec Miranda, on peut chatter avec tous ses élèves, sans se soucier du protocole utilisé. On
peut même utiliser le protocole de chat de Facebook grâce à un plugin très simple à installer.
Inconvénient : La présentation est très spartiate et le maniement est loin d’être aisé
notamment pour les élèves. C’est un bon logiciel pour les habitués mais il faut mettre les
mains dans le cambouis pour l’apprécier avec toutes ses fonctionnalités.
Pidgin : le fameux client de Messagerie multi-protocoles du monde libre !
http://pidgin.im/
Pour la messagerie instantanée, il y a ceux qui ne démordent pas de leur logiciel fétiche (MSN
Messenger, ICQ, Yahoo Messenger...) et ceux qui préfèrent profiter de tous les mondes et
utilisent une messagerie instantanée multi-protocole (Trillian ou Miranda IM (Instant
Messenger) par exemple). Le logiciel libre Pidgin / GAIM se situe dans la seconde catégorie.
Il est compatible avec AIM (protocoles Oscar et TOC), ICQ, MSN Messenger, Yahoo, IRC,
Jabber, Gadu-Gadu, et Zephyr.
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Des fonctions originales sont présentes comme le remplacement automatique de texte ("mdr"
devient "mort de rire"...) ou les actions spécifiques à l'arrivée d'un contact. Développé pour
tourner sur de multiples plateformes, Pidgin / GAIM utilise les bibliothèques GTK ce qui
donne un look très "Linux" au logiciel.
Note importante concernant la version 2.5.0 : En plus de la correction parfaite de certains
bugs, cette nouvelle version apporte la possibilité de recevoir les messages des contacts en
différé lorsque nous sommes hors ligne.
PidGin est plus « lourd » à installer que son concurrent Miranda 9 Mo contre 2.8Mo mais est
plus facile d’accès pour un élève de Terminale dans son paramétrage et dans son utilisation au
quotidien.
Skype : La vidéoconférence par excellence !
http://www.skype.com/fr/
Principe de base : Le logiciel Skype permet de passer des appels internationaux gratuitement.
Il suffit pour cela d'installer Skype sur son ordinateur et bénéficier ainsi de crédits illimités de
communication. Cependant, il est nécessaire que votre interlocuteur ait également un compte
Skype.
L'application offre d'autres perspectives plus intéressantes sur le plan pédagogique,
notamment celle de monter des conférences, d'enseigner à distance, et encore plus grâce à la
dernière innovation Visio-call. Cette dernière permet de réaliser des conversations temps réel
et face à face pour peu que vous et votre interlocuteur disposiez tous deux d'une webcam.
(jusqu’à 10 utilisateurs en simultané néanmoins)
Pour passer un appel vidéo, il suffit d'aller dans les contacts, de vérifier que la personne à
contacter est bien en ligne (une coche verte apparaît à côté de son nom). Notez que votre
contact ne doit pas utiliser Skype depuis un téléphone mobile. Cliquez sur le contact, puis sur
"Appel Vidéo".
Par ailleurs, la conversation peut également se dérouler d'une manière autre que l'appel et la
vidéo. L'utilisateur peut par exemple faire des messages via texto. Enfin, le logiciel peut être
installé sur un smartphone.
L'utilisateur peut également ouvrir son compte Facebook depuis l'application.
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« Feu » Affinitiz : Créez un réseau social à votre image
http://affinitiz.com/
La plate-forme communautaire affinitiz permet de créer son propre réseau social thématique.
Plus de 20 modules personnalisables peuvent être déployés pour répondre précisément aux
besoins d’une audience cible. Couplée avec un outil de CMS performant, la plate-forme
communautaire ainsi créée peut s’intégrer avec un site Internet.
J’ai sélectionné ce type de plateforme il y a deux ans pour son aspect justement
communautaire : j’ai ainsi crée un sentiment d’appartenance pour un groupe d’élèves de
Première STMG avec qui j’échangeais les travaux en simultané, à plusieurs directement par le
biais de cet outil.
L’ergonomie est intuitive et le design totalement personnalisable. Plusieurs fonctionnalités
sont disponibles dans la version gratuite : Publications, Images, Vidéos, Chat, Forum,
Commentaires, Calendrier, mailing, newsletters.
Cependant, l’espace de stockage disponible est quasi-inexistant : 50 Mo et n’autorise que
l’échange et le dépôt de petits fichiers. On peut inscrire jusqu’à 30 utilisateurs dans la version
gratuite.
Par ailleurs, plutôt qu’une plateforme, Affinitiz constitue un blog communautaire fermé qui
est très utile sur le plan coopératif mais pas collaboratif. Les élèves peuvent voir et modifier
les travaux de tous leurs camarades de classe. Il est impossible de travailler en groupe
restreint et séparé.
Pour finir avec les inconvénients et autre problème de taille, Affinitiz est malheureusement
fermé. Tous les comptes gratuits au premier semestre 2014 ont été clôturés car nombre
d’administrateurs n’utilisait que cette version là. L’équilibre financier de cette entreprise étant
compromise, seuls les versions payantes Pro (et non particuliers) sont disponibles dès
aujourd’hui soit 99 €/mois.
En termes de prospective, on pourrait également évoquer Netvibes pour le partage de flux
RSS ou WordPress pour la gestion de contenu.
Les solutions payantes et tout en un comme AgoraProject, Assemblive, EgroupWare,
SalesForce, ScambiaWorkPlace ne seront pas évoqués dans cette analyse comparative soit
parce que les prix sont prohibitifs soit parce qu’ils sont à dimension « Moyenne et Grande
Entreprise » soit parce que l’analyse des plateformes comme Wimi ou Office365 seraient
redondantes avec leurs études respectives (mêmes fonctionnalités proposées, fourchette de
prix identique…).
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Avec tout çà, quelle plateforme choisir ?
Au Lycée Jean Perrin, nous avons privilégié donc uniquement les solutions gratuites
hébergées à l’extérieur quitte à rassembler plusieurs applications pour obtenir une
plateforme collaborative complète et efficace pour les élèves.
AZENDOO semble être le meilleur compromis : gratuit, intuitif, « synchronisable » avec
plusieurs applications nomades comme GoogleDrive, EverNote, DropBox, Box, Skype.
On peut aussi ajouter un client de messagerie multi-protocole comme Pigdin.
Actuellement, l’ensemble de mon équipe d’économie et gestion est convaincu par
AZENDOO et l’utilise couramment avec leurs élèves aussi bien dans les enseignements
de spécialité que pour les autres matières technologiques.