www.landspitali.is

UMHYGGJA • FAGMENNSKA • ÖRYGGI • FRAMÞRÓUN

Kanban-vörustjórnun á LSH

Halldór Ó. Sigurðssondeildarstjóri innkaup og vörustjórnun 4. mars. 2011

Landspítali – tölfræði 2010

Fjöldi einstaklinga sem leituðu til LSH 103.384 (-1,2%)

Meðafjöldi inniliggjandi 555 (-4,4%)

Fjöldi starfsmanna (fækkun um 627 frá jan. 2009) 4.640 (-4,2%)

Stöðugildi (fækkun um 250 árið 2010) 3.648 (-6,4%)

Fjöldi lega sérgreina 27.146 (-5,1%)

Fjöldi legudaga sérgreina 202.605 (-4,4%)

Meðallengd sjúkralegu 6,7 dagar (-3,6%)

Komur á dag- og göngud. og sjúkr.húst. vitjanir 352.842 (-0,6%)

Fjöldi koma á slysa og bráðamóttökur 91.482 (-3,2%)

Fæðingar 3.420 ( 2,3%)

Skurðaðgerðir 13.698 (-1,9%)

Rannsóknir 1.737.740 (-16,7%)

Árlegur fjöldi nemenda 1.100

Landspítali – umfang vörstjórnunar 2009 - 2010 án lyfja

Fjárh. í m. kr. Vörunotkun

2010 2009

Lækninga- og hjúkrunarvörur ... 2.744 2.896

Rannsóknavörur ....................... 710 890

Matvæli ................................... 443 560

Orkugjafar ............................... 247 256

Tímarit, bækur, skrifst.vörur ..... 182 220

Byggingavörur .......................... 77 111

Lín, fatnaður, hreinl.vörur ........ 141 156

Samtals 4.544 5.089

Umfangsmiklir flutningar milli deilda s.s. með með ýmsar vörur, sýni, blóð o.fl.

17 staðir á Stór-Reykjavíkursvæðinu

282 staðsetningar í vörukerfinu þ.e. hinar ýmsu deildir

19.000 vörunúmerí vörukerfi

Nokkrar innkaupatölur 2010

Nálar af ýmsum gerðum 1.508.684 stk.

Panodil/Paratabs 496.400 “

Vökvasett 270.359 “

Plástur af ýmsum gerðum 180.585 “

Blóðprufuglös 164.939 “

Sterilir hanskar 138.490 “

Kreppappír sótthreinsunar 111.000 “

Krani, þriggjarása á æðaleggi 99.054 “

Sogleggir 82.277 “

Epli 73.586 “

Appelsínur 69.012 “

Drykkjarglös frauðplast 50.149 “

Armband sjúklinga, fullorðnir 31.050 “

Súrefnis gleraugu 29.164 “

Ósterilir hanskar 28.686 “

Einnota skurðstofuhnífar 12.630 “

Útgjöld ríkisins til heilbrigðismála á mannhlutfallsleg þróun frá 2001, á föstu verðlagi ársins 2009

-8,00

-4,00

0,00

4,00

8,00

12,00

2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009*

%

Útgjöld til Landspítala Heilbrigðisútgjöld hins opinbera án Landspítala

Heimild: Þjóðhagsreikningar - Fjármál hins opinbera 2009, bráðabirgðauppgjör (Hagstofan, mars 2010)

* Árið 2009 leiðrétt m.v. tilfærslu fjármuna frá LSH til Sjúkratrygginga vegna S-merktra lyfja

LSH útgjöld Útgjöld til annarra heilbrigðismála

Helstu sparnaðaraðgerðir 2010

1. Vörustjórnun; dregið úr kostnaði vegna birgðahalds, vörunúmerum fækkað,verkferlar einfaldaðir o.fl.

2. Lækkun lyfjakostnaðar vegna útboða, reglugerðarbreytinga og sérstakra aðgerða

3. Endurskoðun birgðahalds vegna lyfjamála

4. Dregið úr kostnaði vegna úrvinnslu rannsókna erlendis

5. Miðlæg prentun; útboð á prentumsjón á LSH

6. Kostnaður vegna verktaka lækkaður

7. Endurskipulagning og bætt innheimta á göngudeildum

8. Launakostnaður stoðsviða lækkaður

9. Rekstrarkostnaður stoðsviða lækkaður

10. Endurskoðun vakta allra starfsstétta um nætur og helgar

11. Önnur útboð

12. Bókasafnsáskriftir að tímaritum minnkaðar og starfsemi endurskipulögð

13. Endurskoðun á mönnun vakta ýmissa starfshópa

14. Tímabundnu átaki í menntun hjúkrunarfræðinga og lækna í bráðafræðum að ljúka

15. Sjúkrahústengdri heimaþjónustu hætt

16. Annað Samtals 730 milljónir króna með baráttukveðjum frá forstjóra

Nýr spítali 2010 – til stóraukins hagræðis

Mannauðs-svið 38

Fjármálasvið 69

Eignasvið 304

FramkvæmdatjóriLækninga

74 + 48

VerkefnastofaAlmannatengsl

Læknaráð Hjúkrunarráð

Lyf-lækninga-

svið

959

Skurð-lækninga-

svið

698

Geðsvið

448

Kvenna-og

barna-svið

355

Rann-sóknar-

svið

342

Bráða-svið

200

Framkvæmdastjóriækninga

58

Vísinda- mennta-, og gæðasvið 28

Forstjóri24

Skipurit LSHog stöðugildi Landspítali – í fremstu röð

Öryggi sjúklinga í öndvegi

Umhyggja - Fagmennska – Öryggi - Framþróun

Aðstoðarforstjóri

Skipulag I&V

Innkaup ogvörustjórnun (21)

Halldór Ó. Sigurðsson

deildarstjóri

BirgðastöðNanna Ólafsdóttir

birgðastjóri

Guðrún Hanna SchevingSteingrímur Jóhanness.Kristinn PéturssonGunnar JónssonRúdolf G. FlekkensteinHarpa PétursdóttirLaufey AðalsteinsdóttirBrynja B. MagnúsdóttirIngibjörg ViggósdóttirÓsk M. S. Guðlaugsdóttir

VörustýringBjörn K. Magnússon

verkefnastjóri

Björg AradóttirHanna Ósk Rögnvaldsd.

InnkaupKristján Valdimarsson

verkefnastjóri

Helga Helgadóttir

Jóhann Marinósson

Kristín Jónsdóttir

Pétur J. Jónasson

Jóhann Ólafsson

Tunguhálsi 2, 550 m2 lager- og skrifstofuhúsnæði

Kanban-konurstaðsettar í Árm.1a

Ármúla 1a

Fjármálasvið

Hag- og upplýsingadeild

Fjárreiður og innheimta

Reikningshald

Innkaup og vörustjórnun

Innkaup ogvörustjórnun FMS

Eignasvið

Þjónustumiðstöð

og vörustjórnun

(öryggismál og

flutningar)

Skipulag flutninga,

hleðsla á vagna,

merkingar, dreifing til

deilda

Samþætting verkefna I&V milli deilda LSH með samstarfs- og upplýsingafundum

Framkvæmda-

stjóri lækninga

Heilbrigðistækni-

deild

Kaup á

lækningatækjum og

gerð útboðsgagna

Framkvæmda-

stjóri lækninga

Upplýsingatækni-

deild

Samstarf um

innleiðingu

apótekskerfis

og fl.

Framkvæmda-

stjóri lækninga

Deild lyfjamála

Samráðsfundir um

útboðs, verklag, frávik,

birgjasamskipti og

erlent samstarf

Ferlaskráning vöru á skurðstofusviði

Hlutverk

Ber ábyrgð á innkaupum LSH :

– að farið sé eftir lögum um opinber innkaup og að unnið sé í samræmi við innkaupastefnu ríkisins,

• Vörukaup yfir 6,2 millj.kr. eru útboðsskyld innanlands og þjónustukaup yfir 12,4 millj.kr.

• Öll vöru- og þjónustukaup yfir 16,75 millj.kr. eru útboðsskyld á EES svæðinu

– að starfsmenn fylgi innkaupastefnu og innkaupareglum LSH

– að innkaup séu í samræmi við verklagsreglur

• innkauparáðgjöf og –þjónusta

– undirbúningur fyrir verðfyrirspurnir, útboð og frágang samninga

• Umsjón og ráðgjöf v ORACLE vörukerfis

• Vörumóttaka, dreifing vara

• Kanban-endalagerar

– Uppsetning, rekstur, ráðgjöf

18.03.2011

Þjónusta

Þjónusta frh

• Upplýsingagjöf

– t.d. um innkaupasamninga LSH og rammasamninga Ríkiskaupa, innkaupagreiningar

• Verðlagseftirlit

– samningsvara og umsjón með samningakerfi LSH

• tengiliðir við

– Skýrr vegna vörukerfisvandamála, Ríkiskaup vegna útboða og rammasamninga,

birgja m.a. vegna samninga, kvartana og frávika

Áhersla á ferlavæðingu og vörustjórnun

Stefna Landspítala til 2016

STARFSÁÆTLUN 2010-2011

Markmið 2010-2011

Rekstur innan fjárheimilda

Öryggi sjúklinga

Skilvirkir verkferlar

Góður vinnustaður

Stöndum vörð um mennta- og vísindastarf

Áhersla á ferlavæðingu og vörustjórnun

Framkvæmd – stefna I&V frá 2010Rekstur innan fjárheimilda Öryggi sjúklinga Skilvirkir verkferlar Góður vinnustaður

Staðan í

ársbyrjun

2010

Upplýsingastreymi ófullnægjandi

Margar sparnaðar- og

hagræðingarhugmyndir

Aukin þörf fyrir aðkeypta sérfræðiaðstoð v. útboðsmálaAukin mannaflaþörf fyrirsjáanleg

Aukin tækifæri í sölu utan LSH

Ófullnægjandi frávikaskráning og eftirfylgni Vantar flokkun vöruskrár í samræmi við lífsnauðsyn og viðbragðsáætlun LSH (A-flokkur, rauðar vörur)

Nokkra vinnuferla má einfaldaOf margir panta utan Orra, óvissa með reikningaskil og biðreikninga Húsnæði birgðastöðvar óhentugtInnleiðing rafrænna pantana gengur hægt

Ímynd innkaupa- og vörustjórnunar má efla Mikið vinnuálag á deildinniGóður vinnuandi

Áherslur

2010-

2011

Rekstur í jafnvægi 2010 og 2011Betri innkaupaupplýsingar til stjórnenda Kostnaðargreining Minnka útgjöld með útboðum, verðfyrirspurnum og beinum samningumMikilvægi innkaupasamningaEndurskoðun vöruskrárAukin tekjuöflun frá ytri viðskiptavinum

Nýta gagnreynda þekkingu og vísindi til að efla öryggi sjúklinga

Tryggja aðföng, réttar vörur séu á réttum stað og tíma fyrir sjúklingaFlokkun vöruskrár m.t.t öryggis sjúklingaÖryggisbirgðir tryggðarMikilvægi vöruþekkingar og færni starfsmannaVirk gæðahandbók

Burt með bið, tafir og óþarfa. Höfum þverfaglega sýn á þjónustuna

Efla samstarf við klínískar deildir, birgja og eignasvið

Bæta afgreiðslu/þjónustu frá

birgðastöð

Veita birgjum aðhald Hraða innleiðingu rafrænna innkaupa.

Umsjón með samningakerfi LSH

Auka starfsánægju og vinna í samræmi við stefnu og gildi LSH.

Áhersla á þjónustulundHafa öfluga liðsheild og góðan starfsandaVerkefni séu krefjandi og áhugaverð fyrir hvern og einn starfsmannAukin tengsl og samskipti við innri og ytri viðskiptavini

AÐGERÐIR

2010-

2011

Aðgengilegri upplýsingara) Greina og gera mikilvægustu

innkaupa- upplýsingar aðgengilegar stjórnendum

b) Kynning og fræðsla til stjórnenda um gildi innkaupasamninga

c) Senda upplýsingar um nýja innkaupasamninga á markhópa

d) Fækkun vörunúmera með árlegri úttekt á vöruskrá

Kostnaðargreining innkaupaferla s.s. veltuhraða, pöntunar- og birgðahaldskostnaðar Setja nýja vöruflokka í útboð og verðfyrirspurnir Aðgerðir hvers starfsmanns til að stýra kostnaði í sínu starfiSemja um lögfræðiaðstoð v. útboðsmálaÞjónusta aðrar heilbrigðisstofnanir

Koma á reglulegri frávikaskráningu, árlegu birgjamati og eftirfylgni Skilgreina og tryggja öryggisbirgðir fyrir allar vörur í samræmi við lífsnauðsyn og viðbragðsáætlun LSH hjá birgðastöð og birgjum (A-flokkur, rauðar vörur)Gæðahandbók aðgengileg fyrir starfsmenn

Úttekt á heildarferli innkaupa frá skilgreindri þörf til afhendingar vöru eða þjónustu Samstarfsverkefni FMS og ES um ferli vöru frá birgðastöð til innri viðskiptavina Bæta vörustýringu og afhendingaöryggi með rýni verkferla á birgðastöðAðstoða rannsóknarsvið við að innleiða að fullu Orra-vörustjórnunarkerfiðInnleiða rafrænar pantanir til birgja, skipuleggja vinnubrögð og gera tímaáætlun innleiðingarSetja deildinni verklagsreglur um samningsstjórnun Skilvirkja ferla fyrir biðreikninga

Heimsækja alla innri viðskiptavini 1x áriEfla starfsmenn með þjálfun, markmiðasetningu og mati a frammistöðuGera úrbætur í samræmi við niðurstöður viðhorfskannana á starfsánægjuStarfsmannaviðtölum lokið 01. 07. ár hvertLjúka gerð starfslýsinga fyrir 30.09.10Auka tengsl við önnur svið spítalans og ytri viðskiptavini

Hagræðing til að ná fram hagkvæmni stórinnkaupa

Kanban-væðingin

Algengt ferli pantanna fyrir Kanban-væðingu og vefverslun

Deild 1

Deild 2

Deild 3

Deild 4

Deild 70

Birgir 1

Birgir 2

Birgir 3

Birgir 4

Birgir n

Birgðastöð LSH

Pantanir sendar frá deildum til margra birgja, hærri kostnaður, meira flækjustig og meiri heildarfyrirhöfn

695 virkir notendur vefverslunar

Pantanir og endurpöntunartímifyrir breytingar

P = PöntunarmarkM = Hagkvæmasta pöntunarmagnA = Afgreiðslutími

A

M

P

Tími

Fjöldieiningaá lager

Meðalbirgðastaða 4

0

10

Sóunfjár-muna

Búmannshugsun “að eiga örugglega nóg”öryggi sjúklinga í fyrirrúmi

Kanban-birgðastjórnunarkerfið

Kanban (kan = “sjónar-” og ban = “kort/spjald”)

Þegar vöru vantar er vöruspjaldi (sjónarkortinu) “flaggað”

• Kanban er tengt “lean” eða straumlínustjórnun og just-in-time birgðastýringu.

• Taiichi Ohno, er eignað þróun á Just-in-time hugmyndinni, kanban er ein af mörgum leiðum til að reyna að afhendarétta vöru á réttum tíma.

• Viðskiptavinirnir Landspítala, sjúklingarnir, toga vöruna í gegnum ferlið. Starfsmenn deilda flagga spjaldi þegar þörf myndast.

• Kanban er ein leið til að eyða sóun í birgðahaldi og pantanaferli

Nokkur skref straumlínustjórnunar

1. Skilgreining virðis frá sjónarhóli sjúklings (viðskiptavinar). (Specify value from the standpoint of the end customer by product family)

2. Kortlagning virðisstraums (As value is specified, value streams are identified, wasted steps are removed, and flow and pull are introduced, begin the process again and continue it until a state of perfection is reached in which perfect value is created with no waste)

3. Stöðugt flæði. (Make the value-creating steps occur in tight sequence so the product will flow smoothly toward the customer. )

4. Framköllun samkvæmt eftirspurn. JIT (As flow is introduced, let customers pull value from the next upstream activity).

5. Leit að fullkomnun og útrýming sóunar. Núllgalla hugsun. (Identify all the steps in the value stream for each product family, eliminating whenever possible those steps that do not create value)

6. Staðlaðar vinnuaðferðir og stöðugar framfarir (Kaizen og 5S). Teymisvinna – transparancy)

2005 Pétur Arason hjá ParX © Copyright 2009 Lean Enterprise Institute,

Árangur

"Það skiptir í raun ekki máli hvort leitað er í smiðju fræðimanna-, ráðgjafa- eða til sjálfra fyrirtækjanna sem unnið hafa með

Lean [straumlínustjórnun], allir þessir aðilar eru að gefa upp sömu tölur:

• Framleiðni tvöfaldast • Þjónusta (skilatími vöru) verður allt að 99% • Gegnumstreymistímar og stopptímar minnka 30-75% • Aukin sala vegna aukins gegnumstreymis 10-50% • Birgðir minnka allt að 90%, en algengt 25-75% • Tíðni vörugalla minnkar um 50% • Vinnuslysum fækkar um 50% • Kostnaður vegna yfirvinnu, sóunar o.s.frv. minnkar 10-50%."

2005 Pétur Arason hjá ParX

Eftirspurnin dregur til sín vöruna á réttum tíma eða JIT

Sjúklingur Umpökkunhjúkrunarvöruog ýmissrarannarrar vöru

Birgðastöð LSH

Samsetningdauðhreinsi-pakkninga

Dauðhreinsun LSH

Klínískar deildir

Birgir

Birgir

Birgir

Birgir

Framl.

Framl.

Framl.

Framl.

Þróun Kanban-væðingar hjá LSH

Samanlagður

Ár fjöldi deilda

2002 2

2003 2

2004 2

2005 3

2006 12

2007 24

2008 47

2009 63

2010 71

Áfyllingarhringur á Kanban-lager

1. Tómt hólf með

strikamerkja-spjaldi

2. Spjaldið sett á slá fyrir

það sem þarf að pantað

3. Kanban starfsmaður skannar og

flytur spjald slá

fyrir vörur sem eru í pöntun

4. Hæfilegur viku-

skammtur móttekin og

settur í autt hólf

5. Spjald sett á hólfið sem varan fer í

Merkingar og litakerfi

Deild Líkn

Herb. Skáp. Hilla Hólf Vörunr. Vörulýsing Ein. MagnFj

.

102 02 04 01 1000814Nál, sprautu, 19Gx1,5, hvít [pk; 100stk] stk. 100 2

102 02 04 02 1000813Nál, sprautu, 18Gx1,5, bleik [pk; 100stk] stk. 100 2Deild Líkn

Herb. Skáp. Hilla HólfVörulýsing

102 02 04 01 Bakki, ál [stk]

102 02 04 04 Bakki, pappa, nr.12, Sho-pack [stk]

102 02 04 05 Bakki, skipti, nr.1 [stk]

102 04 01 03 Bursti, uppþvotta, mjór [pk; 30stk]

102 04 01 04 Bursti, WC, statíf [pk; 10stk]

Kanban- og vefinnkaup lámarka bindingu fjármagns á endalagerum

P = PöntunarmarkM = Hagkvæmasta pöntunarmagnA = Afgreiðslutími

A A

M MM

P

Tími

Fjöldieiningaá lager

Meðalbirgðastaða 2

0

5

Meiri afsláttur með stórinnkaupum og samningum LSH

Birgða-minnkun,sparaðir fjár-munir

Ferli pantana með vefverslun og Kanban-pöntunum

Deild 1

Deild 2

Deild 3

Deild 4

Deild 70

Birgir 1

Birgir 2

Birgir 3

Birgir 4

Birgir n

Birgðastöð LSH

Færri pantanir og afgreiðslur í miðlægu vöruflæði,

Árlegur fjöldi pantannafrá deildum

25.000 - - > 5.000 til birgja (2009)18.000 (2010)

Fjöldi vörunúmera> 10.000

Nokkrir kostir innleiðingar Kanban á LSH

• Sparar geymslupláss

• Betra skipulag sparar tíma

• Áfyllingar auðveldari án þess að hætta sé á vöruþurð vegna tvíhólfa kerfis

• Pöntunarkostnaður lækkar verulega

• Minni líkur á vöntun og rýrnun, betri stjórnun lagera

• Fækkun vörunúmera

• Eftirspurn jafnari => birgðastýring auðveldari

• Veltuhraði birgða á endalagerum eykst og birgðahaldskostnaður lækkar.

• Hjúkrunarfólk hefur meiri tíma til að einbeita sér að umönnun sjúklinga.

• Aukin ánægja starfsfólks ...... eða hvað?

Umsagnir um Kanban• “.. Kanban-kerfið er hrein snilld. ... Þetta sparar mér

heilmikla vinnu bæði við að panta og móttaka reikninga sem ég slepp alveg við í Kanbaninu. Það sparar pláss þar sem mjög gott er að raða í skápana. Við erum sem sé mjög ánægðar með þetta kerfi. Gallana hef ég ekki fundið enn.

• “ég er með 1 starfsmann sem fer yfir lagerinn og gengur frá og hún eyðir ca 2-3 vinnustundum á viku við þetta. Áður voru allir að panta og skipta sér af þannig að birgðir söfnuðust upp”

Umsagnir um Kanban• “Lauslega áætlað höfum við sparað um 4 klst á viku”

• ”ca. 1 klst. per viku hafa sparast”

• “Það sparast um 4 klst á viku hjá okkur”

• “vön að eyða 1 klst í hvert skipti við að fara yfir lagerinn. Núna tekur það 10 mín”

• “Nú á hver hlutur sinn stað á deildinni og "aldrei" þarf að leita að neinu

• “ég sé að við eyðum nær engum tíma í pantanir, því það tekur aðeins örfáar sekúndur að setja spjaldið á pöntunarslána!”

Ferli pantana fyrir Kanban var flókið

Deild 1

Deild 2

Deild 3

Deild 4

Deild 70

Birgir 1

Birgir 2

Birgir 3

Birgir 4

Birgir n

Birgðastöð LSH

Ferli pantana eftirupptöku Kanban

Deild 1

Deild 2

Deild 3

Deild 4

Deild 70

Birgir 1

Birgir 2

Birgir 3

Birgir 4

Birgir n

Birgðastöð LSH

Dæmi um sparnað að lokinni innleiðingu Kanban 2010

• 70 deildir spara 2 t. á viku = 6.500 t/ár

• 1 starfsmaður Birgðastöðvar er 15 tíma á viku = 780 t/ár

• metinn sparaður launakostn. 22 mkr. á ári.

• Verðmæti lagers á einni deild lækkaði úr 13 mkr. í 8 mkr.

• Helmings minnkun magns úr 8.000 einingum í 4.000

Margar tegundir merkjakerfis

Kanban í Akerhus