(INAC) de compra… · EDWIN RAÚL HERRERA Secretario General DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE...

REPÚBLICA DE PANAMÁ

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FISCALES

PARA REGULAR LAS ADQUISICIONES DE BIENES Y SERVICIOS

DEL INSTITUTO NACIONAL DE CULTURA

(INAC)

Noviembre de 2011

BORRADOR PARA

COMENTARIOS



DIRECCIÓN SUPERIOR

GIOCONDA TORRES DE BIANCHINI

Contralora General

LUIS FELIPE ICAZA

Subcontralor General

EDWIN RAÚL HERRERA

Secretario General

DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y

SISTEMAS DE CONTABILIDAD

DIRECCIÓN GENERAL DE

FISCALIZACIÓN

HARMODIO MADRID G.

Director

ROGER CERRUD

Director

CÉSAR G. CASTRO T.

Subdirector

FERNANDO ARCIA

Subdirector

DEPTO. DE REGULACIÓN DE

FONDOS

Y BIENES PÚBLICOS

LUIS A. VERGARA

Asistente Ejecutivo

PRÓSPERO ROSAS C.

Jefe Departamental.

OREIDA DE CORTEZ

Jefe II - INAC

JOSÉ VARGAS MARTÍNEZ

Analista

CARLOS RAFAEL LASO

Subjefe


INSTITUTO NACIONAL DE CULTURA

MARIA EUGENIA HERRERA

Director General

FARAH LEVY

Subdirector General

RAÚL CASTRO

Secretaria General

ALVINO DE LEÓN

Director Nacional de Administración y Finanzas

JESSICA LEDEZMA

Subdirectora Nacional de Administración y Finanzas

JORGE CEDEÑO

Jefe del Departamento de Compras

BORRADOR PARA

COMENTARIOS

ÍNDICE

INTRODUCCIÓN 1

OBJETIVOS 2

BASE LEGAL 2

I. NORMAS Y REGULACIONES AL PROCESO INSTITUCIONAL 4

Normas de Control Interno Gubernamental 5

1. Área de Presupuesto 5

2. Área de Tesorería 6

2.1 Viático 8

2.2 Gestión de Cobro o Cuenta Institucional 8

2.3 Cheque 9

3. Área de Contabilidad 10

4. Área de Compras y Proveeduría 11

II. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA LA ADQUISICIÓN DE 15

BIENES Y SERVICIOS

A. Procedimiento de la Requisición (compras programadas) 16

B. Procedimiento de la Orden de Compra al Contado 20

C. Procedimiento de la Orden de Compra al Crédito 27

D. Procedimiento para la Gestión de Cobro y Emisión de Cheque 31

E. Procedimiento para la Solicitud y Pago de Viáticos 33

F. Procedimiento para los Contrato por Servicios Especiales 36

G. Procedimiento para los Contratos de Suministros 40

H. Procedimiento para los Contratos de Obras 44

III. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA LA RECEPCIÓN,

ALMACENAMIENTO Y DESPACHO DE BIENES EN EL ALMACÉN 51

A. Procedimiento para la Recepción del Activo Fijo 52

B. Procedimiento para la Recepción de los Bines de Consumo 57

C. Procedimiento para el almacenamiento de los Bienes de Consumo 59

D. Procedimiento para la Distribución o Despacho de los Bienes de Consumo 61

E. Procedimiento para el control y registro del Inventario Perpetuo 62

F. Procedimiento para la Recepción de los servicios prestados por terceros 64

IV. RÉGIMEN DE FORMULARIOS 61

FORMULARIO No. 1 Solicitud de Bienes y Servicios

FORMULARIO No. 2 Requisición

FORMULARIO No. 3 Análisis de Cotizaciones

FORMULARIO No. 4 Orden de Compras

FORMULARIO No. 5 Cheque

FORMULARIO No. 6 Gestión de Cobro

FORMULARIO No. 7 Solicitud de Viático

FORMULARIO No. 8 Recepción de Almacén

FORMULARIO No. 9 Resumen de Recepción de Almacén

FORMULARIO No. 10 Despacho de Almacén

FORMULARIO No. 11 Resumen de Salida de Almacén

FORMULARIO No. 12 Tarjeta Marbete

FORMULARIO NO. 13 Acta de Aceptación de Servicios

ANEXOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FISCALES PARA REGULAR LAS ADQUISICIONES DE BIENES Y

SERVICIOS DEL INSTITUTO NACIONAL DE CULTURA

1

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD

INTRODUCCIÓN

La Contraloría General de la República en cumplimiento del mandato constitucional que

atribuye la facultad para regular los actos de manejo de fondos y bienes públicos y

determinar la aplicación del control previo o posterior, emite el presente documento

titulado “Manual de Procedimientos Administrativos y Fiscales para Regular las

Adquisiciones de Bienes y Servicios del Instituto Nacional de Cultura (INAC)”.

Este documento establece los procedimientos estándares para la ejecución de los programas

y actividades, relacionados con las adquisiciones de bienes y servicios, desarrollados por el

INAC, dentro del marco legal permitido.

Está dividido en cinco (5) capítulos, el primero trata sobre la Normas y Regulaciones al

Proceso Institucional, el segundo detalla los Aspectos Normativos Relativos a la

Adquisición de Bienes y Servicios, el tercero describe los Procedimientos Administrativos

para la Adquisición de Bienes y Servicios, el cuarto establece los Procesos Administrativos

para la Recepción, Almacenamiento y Despacho de Bienes en el Almacén y como quinto

capitulo tenemos los formularios que son necesario para la recopilación de la información

inherente a los actos administrativos necesarios para el archivo, control interno y auditorias.

Además se cuenta con un anexo que describe y plasma los modelos de contratos utilizados

en la administración pública.

Como podemos apreciar, este manual detalla los procedimientos desarrollados en el nivel

auxiliar de apoyo.

Los procesos y controles establecidos, en este manual, no pretenden fijar pautas inflexibles,

están sujetos a los cambios exigidos por nuestro entorno en materia legal, técnica u otra que

exija ajustes en los procedimientos actuales; por consiguiente, estamos anuentes a

considerar las recomendaciones que surjan de su aplicación, las que pedimos, sean enviadas

formalmente a la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad de la Contraloría

General de la Republica, para su respectiva evaluación y posible incorporación.



2


1. OBJETIVOS:

1.1 Optimizar los procedimientos relativos al componente de gasto,

procesados por el nivel auxiliar de apoyo del INAC, en los aspectos

administrativos, financieros y fiscales.

1.2 Lograr el registro oportuno, en el ámbito presupuestario y financiero,

de documentos de afectación fiscal, generados por el INAC.

1.3 Contar con información oportuna y suficiente que permita, a la

administración del INAC, la elaboración de los diferentes informes y

estados financieros exigidos por ley.

2. BASE LEGAL:

Ley Núm. 32 de 8 noviembre de 1984, por la cual se adopta la Ley

Orgánica de la Contraloría General de la República.

Ley Núm. 22 de 27 de junio de 2006, por la cual se regula la

contratación pública y se dictan otras disposiciones.

Ley de Presupuesto Vigente.

Ley Núm. de 6 de junio de 1974, por la cual se crea el Instituto Nacional

de Cultura.

Ley Núm. 14 de 5 de mayo de 1982, por la cual se dictan medidas sobre

custodia, conservación y administración del Patrimonio Histórico de la

Nación.

Ley Núm.16 de 22 de enero de 2003, que modifica el artículo 10 de la

Ley Núm. 63 de 1974, que crea el Instituto Nacional de Cultura.

Decreto Ejecutivo Núm. 366 de 28 de diciembre de 2006, por el cual se

reglamenta la Ley Núm. 22 de 27 de junio de 2006, que regula la

contratación pública y otras disposiciones en esta materia.

Decreto Núm.01 -2007-DGCP, por el cual se reglamenta el

procedimiento para contrataciones menores apremiantes.

Decreto Núm.54-2006 del 14 de marzo de 2006, por el cual se aprueba el

documento titulado Manual de Procedimientos para el Uso y Manejo de

Cajas Menudas en las Entidades Públicas Cuarta Versión.



3


Decreto Núm.420-2005-DMySC de 26 de septiembre de 2005, por el

cual se actualiza el documento titulado Manual General de Contabilidad

Gubernamental, Versión Revisada y Actualizada M.07.09.05.

Decreto Núm.214-DGA de 8 de octubre de 1999, por el que se emiten

las Normas de Control Interno Gubernamental para la República de

Panamá.

Decreto Núm. 234 de 22 de diciembre de 1997, por el cual se adopta las

Normas de Contabilidad Gubernamental.

Normas de Control Interno Gubernamental.

Manual de Normas Generales para el Registro y Control de los Bienes

Patrimoniales del Estado.

Manual de Normas Generales para el Registro y Control de los Bienes

Patrimoniales del Estado.



4


CAPÍTULO I.

NORMAS Y REGULACIONES AL PROCESO INSTITUCIONAL



5


NORMAS DE CONTROL INTERNO GUBERNAMENTAL

1. ÁREA DE PRESUPUESTO

a) Al Presupuesto Ley debe formulársele un marco que refleje el monto autorizado

inicial, las modificaciones y el monto autorizado final.

b) El marco presupuestario deberá mostrar las variaciones ocurridas en las partidas

autorizadas inicialmente, su incidencia en la orientación del gasto y el grado de

relación entre los objetivos y metas aprobados.

c) Establecer procedimientos de control interno para la programación de la ejecución

presupuestaria del gasto, a fin de asegurar la disponibilidad de fondos en las

asignaciones presupuestarias aprobadas.

d) Las unidades de presupuesto deben coordinar con la tesorería de cada entidad para

asegurar: a) si las provisiones por la fuente de financiamiento de recursos son

razonables; b) si los gastos priorizados e ineludibles han sido convenientemente

identificados para su cobertura.

e) Establecer procedimiento de control previo al compromiso de gastos, que permitan

asegurar su correcta aplicación en las partidas presupuestarias relativas a las metas

programadas, así como mantener información actualizada sobre los saldos

presupuestarios.

f) Es importante mantener un nivel de revisión interna que verifique si la operación

que se compromete corresponde a la naturaleza del gasto previsto en el programa,

actividad o proyecto del presupuesto autorizado, al igual que sí la autorización de

dicho gasto emana del nivel pertinente y existe disponibilidad presupuestaria

suficiente para cubrir el monto solicitado.

g) Establecer procedimiento que aseguren la validez y confiabilidad de los datos

incluidos en los informes de evaluación presupuestaria.

h) El propósito de la evaluación de resultados de un programa es proporcionar

información a los niveles responsables de la autorización, financiamiento y

ejecución del programa, sobre su rendimiento en comparación con lo planeado.



6


2. ÁREA DE TESORERÍA

a) El sistema de Tesorería tiene a su cargo la responsabilidad de: determinar la cuantía

de los ingresos (programación financiera), captar fondos (recaudación), pagar a su

vencimiento las obligaciones (procedimiento de pago), otorgar fondos o pagar la

adquisición de bienes y servicios, y recibir y custodiar los títulos y valores

pertinentes.

b) Es necesario centralizar la totalidad de sus recursos financieros para su manejo a

través de Tesorería, con el objeto de optimizar la liquidez y racionalizar la

utilización de los fondos disponibles.

c) El flujo de caja debe tener una proyección temporal similar al ejercicio

presupuestario; su periodicidad puede ser anual, trimestral, mensual o diaria, de

acuerdo con las necesidades.

d) Los saldos contables de la cuenta Bancos deben ser conciliados con los estados de

cuentas bancarios. En el caso de las subcuentas del Tesoro los movimientos

contables deben conciliarse además con el órgano rector del sistema de tesorería.

e) Los saldos de las cuentas bancarias deben ser objeto de conciliación con los estados

de cuentas remitidos por el banco respectivo en forma mensual. Así mismo debe

verificarse la conformidad de los saldos bancarios según Tesorería, con los registros

contables.

f) El personal a cargo del manejo o custodia de fondos o valores debe estar respaldado

por una garantía razonable y suficiente de acuerdo a su grado de responsabilidad.

g) La garantía (fianza) en el ámbito de la tesorería permite que el personal responsable

de la custodia y manejo de fondos y valores este respaldado por un instrumento

aceptable, que garantice su idoneidad para tomar decisiones sobre el uso de recursos

financieros, o para manejar, o custodiar directamente fondos o valores.

h) Implementar medidas de seguridad adecuadas para el giro de cheques, custodia de

fondos, valores, cartas-fianzas y otros, así como respecto a la seguridad física de

fondos y otros valores bajo custodia.

i) Establecer procedimientos y controles adicionales que eviten el retiro no autorizado

de montos importantes de efectivo de las cuentas bancarias.

j) Girar cheques en orden correlativo y cronológico. Usar sellos protectores a los

montos asignados en el cheque. Guardar con cerradura los cheques en cartera y no

utilizados. Registros de cheques apropiados que faciliten la práctica de arqueo y

revisión de conciliaciones.



7


k) La Unidad de Tesorería tiene la responsabilidad, diaria, de entregar el Informe de

Saldo Bancario, de las diferentes cuentas, a los funcionarios responsables de

autorizar los desembolsos. (Dirección de Administración y Finanzas, Dirección

General y Oficina de Fiscalización de la Contraloría General de la República).

l) La compra de bienes o prestación de servicios sujetos a entrega posterior, deben

requerir de los proveedores la presentación de una fianza, no pudiendo la Tesorería

efectuar ningún pago sin el previo cumplimiento de este requisito.

m) La fianza debe ser emitida por una institución financiera debidamente autorizada

por la Superintendencia de Banca y Seguros. Debe organizarse la custodia de la

fianza. Tiene que llevarse un control de vencimiento de fianza.

n) Toda factura que no cuente con los sellos y firmas del funcionario autorizado del

almacén correspondiente, como constancia de recibo de los bienes o servicios, será

rechazada cuando se presente para el pago correspondiente.

o) La Unidad de Tesorería debe proceder a efectuar la revisión del Informe de Caja el

mismo día en el cual se prepara, observando las siguiente normas:

o.1) Verificará el total de efectivo y valores recibidos en caja, contra el total

de recibos de dinero emitidos.

o.2) Confrontará la suma total de los recibos de dinero contra la suma total

del depósito bancario preparado.

o.3) Verificará la correcta preparación del depósito bancario en cuanto a

efectivo, suma, examen de endosos restrictivos en los cheques, etc.

o.4) Verificará la distribución contable de los ingresos.

o.5) Verificará que el Cajero haya firmado en el Informe de Caja como

responsable de su preparación.

o.6) Firmará en el Informe de Caja en señal de haber cumplido con todos los

procedimientos anteriores.

o.7) Examinará las boletas de depósitos bancarios una vez efectuados en

cuanto a sello bancario y firma del cajero del banco.

p) Los comprobantes que sustentan gastos deben llevar el sello restrictivo “pagado”

con el objeto de evitar errores o duplicidades en su utilización.



8


q) Una vez agotado el trámite de pago, los documentos de gastos debidamente

respaldados deben ser marcados con el sello restrictivo, que indique de forma visible

su condición de “documento pagado”, procediéndose luego a su archivo. Este

mecanismo de control interno reduce el riesgo de utilización del mismo documento

para sustentar cualquier otro egreso de fondos, indebidamente, o por error.

2.1 VIATICO

a) Determinar la cantidad de personas y días para realizar la misión.

b) Establecer viáticos según escala utilizada en la entidad o vigente en el sector.

c) Llenar el contenido del viático: nombre de funcionario o beneficiario, cédula,

fecha y hora de salida y regreso de la misión, montos, descripción de la misión a

realizar, departamento que solicita el viático, destino de la misión, firmas del

funcionario que lo solicita y Visto Bueno del Jefe y Dirección de

Administración y Finanzas, especificación del transporte (oficial, particular,

terrestre, aéreo).

d) El viático solo se confección y se tramita a funcionarios de nuestra institución y

personal de apoyo de otras entidades públicas.

2.2 GESTIÓN DE COBRO O CUENTA INSTITUCIONAL

a) Establecer el contenido: (nombre del beneficiario sea igual a la orden de

compra, contrato o endoso, firma legal o delegada, firmas autorizadas para

tramitación, valores, números de registros, timbres fiscales).

b) Definir el porcentaje de retención, cuando así se establezca, indique los valores

y cálculos aritméticos y compruebe con la orden de compra o contrato.

c) Adjuntar los documentos sustentadores en original (Orden de Compra,

Recepción del Bien o Servicio, Contrato, etc.)

d) Indicar en los pagos parciales de obras civiles o adquisición de equipo

especializado la inspección de ingeniería o la certificación por personal idóneo.

e) Indicar en los pagos finales, el Acta de Aceptación Final, suscrita por

funcionarios responsables.

f) Indicar el compromiso presupuestario.



9


g) Sellar y firmar la gestión de cobro o cuenta institucional y documentos

sustentadores.

h) Conocer la disponibilidad bancaria.

i) Prenumeración y fecha del cheque.

j) La emisión debe ser a nombre del beneficiario de la cuenta o gestión de cobro

e identificar el valor y fondo del mismo.

k) Identificar las firmas autorizadas.

l) Identificar los documentos sustentadores y garantizar que estén examinados.

m) Constatar que los cheques impresos coincidan con la programación de pago.

n) Mantener la seguridad de las marquillas de firmas.

o) Levantar un acta después de cada impresión de firmas de cheques.

p) En caso de cesión de crédito, se debe establecer memorial en papel habilitado

para poder emitir cheque.

2.3 CHEQUE

a) El cheque debe tener disponibilidad financiera según cuenta bancaria.

b) Los cheques deben estar prenumerados y fechados según secuencia numérica.

c) El cheque debe estar emitido a favor del beneficiario de la cuenta o documento

oficial, coincidiendo con el valor y fondo correspondiente de la misma. Además

examine que el concepto de la descripción del cheque coincida con el

documento fuente: Orden de Compra, Contrato, Cuenta, etc.

d) Verifique que se usen máquina protectora de cheques para salvaguardar el valor

expresado en letra y número.

e) El cheque debe estar firmado, previamente, por los funcionarios administrativos

correspondiente a la entidad Fiscalizada.

f) Adjunto al cheque debe existir la Gestión de Cobro y demás documentos

sustentadores, debidamente examinados por el Departamento de Fiscalización

respectivo.



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g) Verifique que el tiraje de los cheques coincida con la programación de pagos,

constatando la existencia de autorizaciones, emanadas por los funcionarios

responsables del manejo presupuestario y financiero.

3. ÁREA DE CONTABILIDAD

a) La contabilidad gubernamental debe utilizar principios y normas para el registro de

las operaciones y la preparación de información financiera.

b) Debe organizar e implementar un sistema de contabilidad que le permita

proporcionar con oportunidad información para la toma de decisiones.

c) El sistema de contabilidad se sustenta en principios de contabilidad generalmente

aceptados y comprende un plan de cuentas, procedimientos contables, libros,

registros y archivos de las operaciones.

d) La eficiencia de la organización contable constituye un elemento de control interno,

orientado a:

d.1) Realizar operaciones de acuerdo con las autorizaciones establecidas.

d.2) Contabilizar oportunamente el importe correcto en las cuentas

apropiadas, y en el período correspondiente.

d.3) Controlar los activos mediante registros y salvaguarda.

d.4) Preparar la información financiera conforme a la directriz institucional.

d.5) Producir estados financieros requeridos por las leyes y las necesidades

gerenciales.

e) La Administración financiera requiere procedimientos que aseguren la

existencia de un archivo adecuado para la conservación y custodia de la

documentación sustentadora, durante el período de tiempo que fijan las

disposiciones legales vigentes.

f) Las operaciones deben ser clasificadas, registradas y presentadas con

oportunidad a los niveles de decisión pertinente.

g) El registro inmediato de la información es un factor esencial para asegurar la

oportunidad y confiabilidad de la información. Este criterio es válido para todo

el ciclo de vida de una operación y comprende: inicio y autorización, los



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aspectos de la operación mientras se ejecuta y, anotación final en los registros

contables pertinentes.

h) Organizar y procesar la información contable para producir los informes y los

estados financieros que deberán presentarse en los plazos señalados.

4. AREA DE COMPRAS Y PROVEEDURÍA

Generales

a) El abastecimiento como actividad de apoyo a la gestión institucional, contribuye al

empleo racional y eficiente de los recursos que requiere la entidad. Su actividad se

orienta a proporcionar los elementos materiales y servicios que son utilizados en

desarrollo de las actividades institucionales.

b) Las transacciones de bienes o servicios que se lleven a cabo, así como las demás

actividades de gestión, tendrán presente el criterio de economía.

c) La Administración tiene que impartir políticas necesarias, que permitan al personal

encargado de los procesos de adquisición de bienes o servicios adoptar criterios de

economía en sus actividades.

d) La adquisición económica implica adquirir bienes o servicios en calidad y cantidad

apropiada, y al menor costo posible. Asimismo las actividades deben efectuarse

asegurando los costos operativos mínimos, sin disminuir la calidad de los servicios

brindados.

e) Los bienes que se adquieran deben ingresar físicamente a través de la Unidad de

Almacén.

f) La Unidad de Almacén debe encontrarse con el espacio necesario para la custodia

de los bienes, seguridad y ventilación adecuados a fin de proteger los productos

adquiridos.

g) Los bienes que se adquieran deben cumplir con el principio de Recepción de

Almacén, aún cuando la naturaleza física de los mismos requiera su ubicación

directa en el lugar o dependencia que lo solicita. Ello permitirá un control efectivo

de los bienes adquiridos.

g) El control de los bienes necesita de un sistema adecuado de registro permanente de

los movimientos de éstos, por unidades de igual características.



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h) El personal a cargo del almacén tiene la responsabilidad de acreditar en documentos

su conformidad con los bienes que ingresan, así como los que salen.

i) El personal autorizado debe tener acceso a los bienes de la entidad, el cual debe

asumir responsabilidad por su buen uso, conservación y custodia.

j) Los servidores que laboran en la entidad son los autorizados para utilizar los bienes

asignados, quienes están en la obligación de utilizarlos correctamente, y velar por su

conservación.

k) La responsabilidad de custodia de activo debe ser por escrito, a fin que sean

protegidos del uso indebido o acceso de personas ajenas a la dependencia.

l) Los bienes que son utilizados por varias personas, cabe responsabilidad al jefe

inmediato definir los aspectos relativos a su custodia y verificación.

Específicos

a) Todos los contratos independientemente de su cuantía, se deberán publicar en el

Sistema Electrónico de Contratación Pública “Panamá Compras”.

b) Las entidades contratantes deberán efectuar los pagos correspondientes dentro del

término previsto en el pliego de cargos y en el contrato respectivo.

c) Si la entidad contratante realiza los pagos en una fecha posterior a la acordada, por

causa no imputable al contratista, este tendrá derecho al pago de los intereses

moratorios en base a lo estipulado en el artículo 1072-A del Código Fiscal.

d) Las compras cuyas cuantías no excedan de B/.250,000.00, la entidad contratante

podrá realizar la contratación mediante orden de Compra. En el caso de las ordenes

de compras amparadas por un convenio marco, estas no contarán con ningún tipo de

restricción con respecto al monto.

La entidad podrá optar por la formalización de un contrato, si existe un exceso de

condiciones o especificaciones de índole técnica.

e) Cuando por causas imputables al contratista se retrase la entrega de la obra, bien,

servicio, o proyecto, se le aplicará una cláusula penal, la cual será una multa entre el

uno por ciento (1%) y el cuatro por ciento (4%) dividido entre treinta (30) por cada

día calendario de atraso del valor equivalente a la porción dejada de entregar o

ejecutar por el contratista.



13


Para los efectos del establecimiento de este porcentaje, la entidad tomará en

consideración el impacto que el atraso en el tiempo de entrega de los productos,

bienes o servicios tenga sobre la gestión pública y el interés colectivo.

f) En todas las cuentas y correspondencia que guarden relación con la presente Orden

de Compra se deberá hacer mención del número que se le asigne a la misma.

g) La Orden de Compra que no sea retirada por la persona natural a quien se le haya

adjudicado la presente Orden de Compra, o por el Representante Legal de la

persona jurídica adjudicataria o por la persona expresamente o por escrito

autorizada por esta última para tal evento, dentro de los diez días hábiles

siguientes a la fecha de comunicación respectiva, será anulada y de tal situación se

pondrá en conocimiento a la Dirección General de Contratación, para las sanciones

que correspondan.

h) Cuando se requiera Fianza de Cumplimiento, esta deberá ser entregada por el

proveedor conforme a lo establecido en los Pliegos de Cargos.

i) El proveedor que no pueda cumplir con el plazo de entrega estipulado en la Orden

de Compra, antes del vencimiento de dicho plazo, tendrá que solicitar prórroga ante

la unidad gestora de la Institución que realizó el acto, la cual deberá estar

debidamente fundamentada y refrendada por la persona natural a quien se le haya

adjudicado la presente Orden de Compra, o por el Representante Legal de la

persona jurídica adjudicataria o por la persona expresamente y por escrito

autorizada por esa última para tal evento, adjuntando con ella copia de la presente

Orden de Compra. La citada solicitud de prórroga deberá ser presentada en papel

simple habilitado con timbres fiscales por el valor de B/.4.00.

j) Las solicitudes de prórroga que se presenten después de la fecha de vencimiento del

plazo de entrega contenido en la presente Orden de Compra, será objeto de sanción

pecuniaria, la cual se calculará según lo establecido en el literal (f) antes descrito.

Sólo se concederá una prórroga al proveedor sobre una Orden de Compra. La

entidad se reserva el derecho de extender la vigencia de la prórroga por una sola

vez.

k) En caso de incumplimiento por parte del proveedor del plazo de entrega

determinada en la presente Orden de Compra y no solicitada prórroga alguna o

incumplida esta una vez concedida, y transcurrido diez días luego de tal evento, se

procederá a rescindir la presente Orden de Compra, de existir fianza de

cumplimiento esta pasará a favor de la entidad contratante y se aplicarán las

sanciones, según lo establezca la Dirección General de Contrataciones Públicas.



14


l) En caso que la responsabilidad originada, por la mora de la entrega por parte del

proveedor, sea imputable a la institución solicitante por motivos de espacio, manejo

y otros, no se impondrá multa, siempre que se compruebe la limitación y se deje

plasmado formalmente, a través de nota.

Dicha nota será firmada por el Director de Administración y Finanzas o quien

delegue.

m) Las Órdenes de Compras deben estar prenumeradas secuencialmente.

n) Debe requerirse que todos los Insumos, de una orden de compra respectiva, sean

recibidos y revisados por una sola persona.

o) Debe practicarse una inspección de los artículos en cuanto a su condición, cantidad,

peso y medida, comparándolos con las órdenes de compras por parte del encargado

de recibirlos, quien firmará y Colocará fecha en Formulario de Recepción de

Almacén, como señal de haber recibido a entera satisfacción.



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CAPITULO II

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS



16


A. PROCEDIMIENTO DE LA REQUISICIÓN (Compras Programadas)

El objetivo principal de este procedimiento es el abastecimiento permanente del

Almacén.

Para ello la Dirección de Administración y Finanzas tiene que ser estricta en

cuanto al cumplimiento de la programación en todas sus facetas (elaboración de

un calendario para los pedidos y los despachos por Dirección y Departamento

solicitante) ya que no es recomendable, que por falta de una buena

programación, por parte de las diferentes Direcciones, se estén realizando

despachos fuera de lo programado.

Un almacén abastecido, coadyuva, de manera eficiente, la consecución de las

metas y objetivos programados por la entidad, además de reducir el costo en

papelería y horas hombres.

Este procedimiento es muy útil para adquirir bienes de uso frecuente como son

los “útiles de oficina”.

Para efecto del control interno, todo documento que es elaborado en

cualquier unidad administrativa, debe llevar como mínimo la firma de la

persona que lo prepara y el funcionario que revisa y autoriza.

1. Unidades Solicitantes

Para que se logre una adecuada programación de requerimientos de bienes y

servicios, cada Unidad Solicitante debe formular sus necesidades mensual,

bimensual o por trimestre, dependiendo del movimiento o uso que se le de a los

materiales solicitados. Esta es una decisión que la debe tomar la

administración.

Basado en lo anterior, se elabora el Formulario No. 1 (Solicitud de Bienes y

Servicios) original y una copia, sustentado en un estudio de sus

requerimientos fijos y periódicos. Archiva copia y remite original.

Una vez elaborado, el superior jerárquico lo firma y remite a su Dirección.

2. Director de la Unidad Solicitante

Recibe la Solicitud de Bienes y Servicios, revisa el pedido y de estar de

acuerdo con lo planteado en la solicitud, firma el documento y lo remite a la



17


Sección de Almacén.

3. Sección de Almacén

Recibe las Solicitudes de Bienes y Servicios; procede a ordenarlas por

Departamento o Dirección, consulta con la subsección de Kardex las

existencias en el inventario permanente, para tener una referencia de la cantidad

de bienes que debe solicitar, por renglón, para satisfacer las necesidades

solicitadas y mantener en “stock” una cantidad prudente de artículos, en caso

de urgencias. Procede a despachar los insumos en existencias, tomando en

cuenta los requisitos de agotamiento y frecuencia de uso de los artículos

solicitados.

Se consolida la información en el Formulario No. 2, Requisición original y

una copia lo firma y lo remite a la Dirección de Administración y Finanzas.

Archiva copia y remite original.

Comentario: El Almacén debe guardar copia de la Solicitudes de Bienes y

Servicios y de la Requisición, ya que de esta manera estará conformando el

expediente de la futura compra, además de servirle al momento de realizar los

Despachos, según el calendario respectivo (ver procedimiento de despacho).

La Requisición debe ir con los montos referenciales, para facilitar el bloqueo de

las partidas presupuestarias, previo al Acto de Selección de Contratista.

El Almacén pondrá los precios de referencia o estimado según catalogo o

historial.

Nota: El Almacén debe llevar un registro de los bienes despachados por

unidad solicitante como medida de control para evitar la creación de

pequeños depósitos de materiales, medida esta que afecta el uso eficiente

de los recursos, que como en cualquier entidad son limitados.

4. Departamento de Presupuesto

Recibe la Requisición y verifica la existencia de partidas con suficiencia de

saldo como lo exigen las Normas de Administración Presupuestaria.

De cumplir con este requisito, se colocan las partidas presupuestarias en la

Requisición y el fondo a afectar.



18


5. Dirección de Administración y Finanzas

Recibe la Requisición con sus documentos sustentadores y de no existir

subsanación en el informe y de considerar viable, el gasto, tanto en la parte

financiera como presupuestaria, procede a firmar el documento. La parte

financiera se verificara con el informe de saldo bancario que remite el

Departamento de Tesorería diariamente a las unidades que autorizan y

refrendan los pagos.

De considerarse necesario, la Requisición se elevará a la autorización del

Director General, dependiendo del monto (disposición administrativa).

Comentario:

La Dirección de Administración y Finanzas, debe coordinar, de manera formal

(a través de memorando) con las diferentes Direcciones el período de

preparación, envío y recepción de sus necesidades (Formulario No. 1), ya sea

mensual, bimestral o el período que se decida, en términos de planificar el

abastecimiento de sus bienes cotidianos o de uso frecuente y tomando en

cuenta la capacidad física de la Unidad de Almacén.

6. Departamento de Compras y Proveeduría

Registra la Requisición en el SIAFPA y genera la Solicitud de Compras.


Con los precios de referencia registrado en la Requisición, procede al bloqueo

o reserva de la(s) partidas presupuestaria(s), de esta forma se asegura que exista

el recurso presupuestario al momento que se de el acto público (mandato según

Normas Presupuestarias) y la posterior emisión de la orden de compra, firma

y fecha en la Requisición.

Asegurado el recurso presupuestario remitimos el expediente al Departamento

de Compras y Proveeduría.


Recibe la Requisición y de acuerdo al monto, se escoge el procedimiento de

selección de contratista y registra la Requisición en SIAFPA.

Cuando de la Requisición se producen varias Ordenes de Compras, se anota en

cada una el número secuencial de la Requisición que las originó; de igual



19


manera, se debe adjuntar fotocopia de la misma. De esta forma dejaremos las

pistas de auditorias necesarias a la hora de auditar los documentos.

En caso que el monto de adjudicación sea menor al bloqueo presupuestario o

reserva el Departamento de Proveeduría y Compras deberá contar con el “Rol”

(acción otorgada por las autoridades del SIAFPA) que le permita ajustar los

precios únicos de la Requisición a nivel de la Solicitud de Compras, con la

finalidad que coincida con la porción bloqueada por el Departamento de

Presupuesto.

Si el monto es mayor al bloqueo, la transacción, según el SIAFPA, debe ser

anulada, ya qua no cuenta con la rutina que le permita ajustar los montos

automáticamente.

Comentario:

Después de ejecutado la primera programación, el Almacén, estará en

capacidad de abastecerse, reiniciando el proceso, a través de la consulta

permanente de sus máximos y mínimos registrados en las tarjetas Marbetes

(ver régimen de formulario) de cada artículo.

El siguiente proceso es la elaboración de la orden de compra, a través de sus

dos modalidades Crédito y Contado.



20


B. PROCEDIMIENTO DE LA ORDEN DE COMPRA AL CONTADO

Esta modalidad de adquirir bienes o servicios con frecuencia es utilizadas para

las compras urgentes, que cumplen con el requisito de “No Existencia en el

Inventario de Almacén” o que la entidad tenga la necesidad de contratar un

servicio; en la cual, sus unidades técnicas no la puedan satisfacer.

El hecho de gestionar la compra a través de Convenio Marco, no obliga a la

Entidad a comprar al Contado. Dentro de los acuerdos concertados entre las

empresas y la Dirección de Contrataciones Públicas, este tipo de compras se

pueden hacer al Crédito, situación que ayudaría en gran medida al INAC

con su flujo de caja y la optimización de sus recursos, a través de una

programación de pago.

1. Unidad Solicitante

Elabora el Formulario No. 1 (Solicitud de Bienes y Servicios).

Una vez elaborado, el superior jerárquico lo firma y remite a la Sección de

Almacén.


Este paso es necesario, a pesar que partimos de la premisa, que el Almacén no

tiene en existencia el bien, ya que, por asunto de control interno, se debe dejar

plasmado en la Solicitud de Bienes y Servicio el sello de no existencia, para

los efectos de autorizaciones, refrendo y posteriores auditorias.

Para estos casos el almacén colocará el sello de No Existencia en la Solicitud

de Bienes y Servicios, de tratarse de un bien tangible, de lo contrario(servicio)

este sello lo estampará la Unidad Técnica especializada en el servicio que se

solicita, ya sea Servicios Generales, Informática, el mecánico, otro. (Ver

procedimiento para los servicios).

El Almacén debe elaborar la Requisicion, sin embargo, el SIAFPA instalado en

el INAC no cuenta con el ROL de modificación de montos unitarios, por lo

tanto, hasta que se habilite esta acción en el sistema, la Requisicion la elaborará

el Departamento de Compras y Proveeduría, para evitar anulaciones por

diferencia en el monto estimado, que ha sido bloqueado y adjudicado.

Nota: de tratarse de un servicio, la Requisición debe elaborarse en coordinación

con la unidad técnica especializada (informática, ingeniería, servicios

generales, otro) que cuenta con los conocimientos necesario para evaluar y



21


sugerir un monto estimado, que sirva de referencia para el bloqueo o

apropiación de la partida presupuestaria.


Coloca en la Requisición la partida presupuestaria y el fondo financiero que se

le cargará el gasto.

Nota: Esta información es requerida por el Departamento de Compras y

Proveeduría para dar inicio a la transacción en el SIAFPA.


Recibe la Requisición, de no existir inconveniente alguno con los requisitos

previos y de considerar factible el abastecimiento, procede a firmar la

Requisición y la remite al Departamento de Compras y Proveeduría.


El cotizador debe consultar el Catálogo Electrónico de Productos y Servicios, y

verificar si los productos o servicios que requieren están incluidos. En caso

afirmativo, deberán obligatoriamente adquirirlos de dicho catálogo, salvo que

por razones fundadas la utilización del procedimiento de contratación menor

sea más beneficiosa para la entidad. En este último supuesto, deberán solicitar a

la Dirección General de Contrataciones Públicas la autorización

correspondiente”.

Contar con una partida presupuestaria disponible (suficiencia de saldo).

Se recibe la Solicitud de Bienes y Servicios, elabora la Requisición y

dependiendo de la forma de adquirir el bien (Convenio Marco o Acto de

Selección de Contratista), se procederá de la siguiente manera:

Convenio Marco

El cotizador ingresa al sistema PanamaCompra para buscar las

especificaciones del bien solicitado en la Requisición y la

imprime.

Elabora Cuadro de Cotización (Formulario No. 3) y adjudica.

Ingresa al SIAFPA y registra la Requisición, dando inicio a la

transacción electrónica.

Genera la Solicitud de Compra y remite al Departamento de

Presupuesto.



22


Acto de Selección de Contratista

La Requisición se registra en SIAFPA y se remite al

Departamento de Presupuesto.


Recibe el expediente o documentos sustentadores de la Requisición y

electrónicamente la Solicitud de Compra. Procede al “Bloqueo de la Partida

Presupuestaria” y remite los documentos de manera electrónica y física al

Departamento de Compras y Proveeduría.


Asegurado el recurso presupuestario en el SIAFPA, se tomaran las siguientes

decisiones:

Si es Convenio Marco: Se genera la Orden de Compra (Formulario

No. 4) y remite los documentos al Departamento de Tesorería.

Si es Acto de Selección de Contratista: El cotizador ingresa al sistema

de PanamaCompra la información correspondiente al Acto de

Convocatoria.

Se celebra el Acto de Selección de Contratista correspondiente, se

adjudica, según ordena la Ley de Contratación vigente y se genera la

Orden de Compra. Remite los documentos al Departamento de

Tesorería.

8. Departamento de Tesorería

Elabora Recibo Provisional de la Gestión de Cobro con su respectivo

número secuencial. Este número lo solicita el SIAFPA para el registro

contable de la orden de compra.

9. Departamento de Contabilidad

Recibe la Orden de Compra, con su respectivo recibo de gestión de cobro,

realiza el registro contable (compromiso y devengado) y remite los documentos

vía electrónica y manual al Director de Administración y Finanzas. Sella y

firma como constancia de lo actuado.



23


10. Director Administrativo, Secretario General o Director

General

Dependiendo del monto autorizado, según Resolución vigente, el funcionario

correspondiente firma la Orden de Compra, autoriza el pago (confección de

cheque) en el sistema (firma electrónica).


Emite el Cheque (Formulario No. 5), el mismo sale con la firma electrónica y

lo remite al Departamento de Contabilidad.


Realiza el registro contable del cheque (pagado) y lo remite, junto con su

expediente a la Oficina de Fiscalización.

13. Oficina de Fiscalización de la CGR

El fiscalizador designado, revisa y verifica que los documentos cumplan con

las disposiciones legales vigentes. Realizando de esta forma el Control Previo

del gasto.

Orden de Compra

Verificar que la compra haya sido publicada en el Sistema Electrónico de

Contratación Pública “Panamá Compra”.

Verificar si los productos o servicios requeridos están incluidos en el

Catálogo Electrónico de Productos y Servicios. De ser así verificar que la

entidad adquirió dichos bienes o servicios mediante este sistema.

Examinar que la orden de compra haya sido comprometida

presupuestariamente en la Institución.

En el contenido de la orden de compra debe aparecer la forma de pago,

período y lugar de entrega.

El documento debe especificar la fuente de financiamiento, incluyendo la

descripción del nombre y número del fondo o cuenta bancaria que

sufragará el pago, cuando se trate de programas especiales o fondos de

gestión.



24


La orden de compra debe especificar la descripción de los artículos que

fueron indicados en la propuesta favorecida dado en la adjudicación.

El funcionario no debe aceptar orden de compra con tachones, borrones y

alteraciones.

Verificar que la Orden de Compra esté registrada Contablemente.

Que en el expediente se cuente con el Cuadro de Análisis de Cotizaciones y

verificar que exista la adjudicación.

CHEQUE

El cheque debe tener disponibilidad financiera según cuenta bancaria.

Los cheques deben estar prenumerados y fechados según secuencia

numérica.

El cheque debe estar emitido a favor del beneficiario de la cuenta o

documento oficial, coincidiendo con el valor y fondo correspondiente de la

misma. Además examine que el concepto de la descripción del cheque

coincida con el documento fuente: Orden de Compra, Contrato, Cuenta,

etc.

Verificar que se utilice el tape como protector de los cheques para

salvaguardar el valor expresado en letra y número.

El cheque debe estar firmado, previamente, por los funcionarios

administrativos correspondiente a la entidad fiscalizada.

Adjunto al cheque debe existir la Gestión de Cobro (si es al Crédito) y

demás documentos sustentadores, debidamente examinados por el

Departamento de Fiscalización respectivo.

Verifique que el tiraje de los cheques coincida con la programación de

pagos (si la compra se realiza al crédito), constatando la existencia de

autorizaciones, emanadas por los funcionarios responsables del manejo

presupuestario y financiero.

De encontrar deficiencias en el expediente se elabora el formulario de

subsanación con las anomalías y se remite a la administración para sus

respectivas correcciones.

De lo contrario el Jefe de Fiscalización refrenda la Orden de Compra y Firma



25


el Cheque, siempre y cuando esté autorizado, según monto de la Orden de

Compra; de lo contrario, envía ambos documentos a las instancias superiores

para su refrendo.


Recibe las órdenes de compras refrendadas y la sube al portal informático de

PanamaCompra.


Custodia los cheques de aquellas órdenes de compras que señalan como

lugar de entrega el almacén de la entidad.

Una vez, el proveedor entrega la mercancía a la unidad de almacén, se

procede al acto administrativo de Recepción de Almacén (ver procedimiento

de Recepción de Bienes), en donde se verificará que la factura y la orden de

compra, contenga el sello de recibido en almacén, paz y salvo con el Tesoro

Nacional y Caja de Seguro Social.

“Aquellas compras en la que un funcionario deba desplazarse al

establecimiento comercial, se le notificará al Departamento de Compras

para que retire la documentación (Orden de Compra y Cheque), y se

proceda a la adquisición del bien dentro de un periodo máximo de dos (2)

días hábiles. Si la compra no se ha realizado en este periodo, el cheque se

debe enviar al Departamento de Tesorería para su respectiva custodia.

Este tipo de compra, como podemos apreciar, se realizan fuera de la

entidad, por lo tanto, se debe tener mucho cuidado en el acto de

recepción, en cuanto a la verificación detallada de las especificaciones del

bien a adquirir.

Se recomienda que si se va a comprar un bien que requiera de una

verificación especial, ya sea informático, mecánico, electrónico, u otro, el

colaborador del Departamento de Compras debe solicitar la asistencia de

un funcionario cuya expertis le permita verificar las especificaciones

contractuales.

Una vez, recibido el bien y verificado sus especificaciones contra la orden

de compra, se debe cumplir con el principio de unidad de almacén, lo que

quiere decir que dicho bien debe entrar por la Sección de Almacén de la

entidad para que se confeccione la forma Recepción de Almacén y se

remita posteriormente al Departamento de Contabilidad para su

respectivo registro y copia a la Unidad de Bienes Patrimoniales de

tratarse de un activo fijo”. Si por la naturaleza del bien, no es factible o



26


es muy costoso el trasladar dicho bien patrimonial a la Sección de

Almacén, la administración debe coordinar con el jefe de esta Sección

para que se realice el Acto de Recepción, independientemente del lugar

físico donde se entregará el mismo.


Procede a la compra (adquisición) del bien (al contado) cuya orden de

compra no establezca como lugar de entrega la Sección de Almacén de

la entidad.

Una vez, realizada la compra y recepcionado el bien por el almacén se

procede a remitir el expediente que sustenta la adquisición al Departamento

de Contabilidad para su archivo final.

El Departamento de Compras archivará copia del expediente.



27


C. PROCEDIMIENTO DE LA ORDEN DE COMPRA AL CRÉDITO

El hecho de gestionar la compra a través de Convenio Marco, no obliga a la

Entidad a comprar al Contado. Dentro de los acuerdos concertados entre las

empresas y la Dirección de Contrataciones Públicas, este tipo de compras se

pueden hacer al Crédito, situación que ayudaría en gran medida al INAC

con su flujo de caja y la optimización de sus recursos, a través de una

programación de pago.


Elabora el Formulario No. 1 (Solicitud de Bienes y Servicios).

Una vez elaborado, el superior jerárquico lo firma y remite a la Sección de

Almacén.


Recibe la Solicitud de Bienes y Servicios y verifica el inventario de los

artículos solicitados. De contar en existencia, despacha los mismos, de lo

contrario coloca sello de “No Hay en Existencia” y elabora la Requisicion.

El Almacén elabora la Requisición con su monto estimado o referencial y la

remite al Departamento de Presupuesto.

Nota: De tratarse de un servicio la administración debe cerciorarse que el

mismo no puede darse por las unidades técnicas de la entidad. La Requisición

la elaborara la unidad solicitante en coordinación con la unidad técnica

especializada (informática, ingeniería, servicios generales, otro) que cuenta

con los conocimientos necesario para evaluar y sugerir un monto estimado, que

sirva de referencia para el bloqueo o apropiación de la partida presupuestaria.

Además de los requerimientos o especificaciones técnicas necesarias, a la hora

de elaborar la Orden de Compra.




Nota: Esta información es requerida por el Departamento de Compras para dar

inicio a la transacción en el SIAFPA.



28



Recibe la Requisición, de no existir inconveniente alguno con los requisitos

previos y de considerar factible el abastecimiento, procede a firmar la

Requisición y la remite al Departamento de Compras y Proveeduría.


El cotizador debe consultar el Catálogo Electrónico de Productos y Servicios, y

verificar si los productos o servicios que requieren están incluidos. En caso

afirmativo, deberán obligatoriamente adquirirlos de dicho catálogo, salvo que

por razones fundadas la utilización del procedimiento de contratación menor

sea más beneficiosa para la entidad. En este último supuesto, deberán solicitar a

la Dirección General de Contrataciones Públicas la autorización

correspondiente”.

Debe contar con una partida presupuestaria disponible (con saldo suficiente).

Se recibe la Requisición y dependiendo de la forma de adquirir el bien

(Convenio Marco o Acto de Selección de Contratista), se procederá de la

siguiente manera:

Convenio Marco

El cotizador ingresa al sistema PanamaCompra para buscar las

especificaciones del bien solicitado en la Requisición y la

imprime.

Elabora Cuadro de Cotización (Formulario No. 3) y adjudica.

Ingresa al SIAFPA y registra la Requisición, dando inicio a la


Genera la Solicitud de Compra y remite al Departamento de

Presupuesto.

Acto de Selección de Contratista

La Requisicion se registra en SIAFPA y se remite al

Departamento de Presupuesto.


Recibe el expediente o documentos sustentadores de la Requisición y

electrónicamente la Solicitud de Compra. Procede al “Bloqueo de la Partida

Presupuestaria” y remite los documentos de manera electrónica y física al

Departamento de Compras y Proveeduría.



29



Asegurado el recurso presupuestario en el SIAFPA, se tomaran las siguientes

decisiones:

Si es Convenio Marco: Se genera la Orden de Compra (Formulario

No. 4) y remite los documentos al Departamento de Contabilidad.

Si es Acto de Selección de Contratista: El cotizador ingresa al sistema

de PanamaCompra la información correspondiente al Acto de

Convocatoria.

Se celebra el Acto de Selección de Contratista correspondiente, se

adjudica, según ordena la Ley de Contratación vigente y se genera la

Orden de Compra. Remite los documentos al Departamento de

Contabilidad.


Realiza el registro contable (contingente) de la Orden de Compra.


Recibe la orden de compra, con sus respectivos documentos sustentadores, de

no existir objeción en los procesos de acto público, selección y adjudicación de

proveedor, procede a firmar la orden de compra.


Realiza acciones de control interno tales como:

Verificar que la compra haya sido publicada en el Sistema Electrónico de

Contratación Pública “Panamá Compra”.

Verificar si los productos o servicios requeridos están incluidos en el Catálogo

Electrónico de Productos y Servicios. De ser así verificar que la entidad

adquirió dichos bienes o servicios mediante este sistema.

Examinar que la orden de compra haya sido comprometida

presupuestariamente en la Institución.

Verificar que se utilice el tape como protector de los cheques para

salvaguardar el valor expresado en letra y número.



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En el contenido de la orden de compra debe aparecer la forma de pago, período

y lugar de entrega.

El documento debe especificar la fuente de financiamiento, incluyendo la

descripción del nombre y número del fondo o cuenta bancaria que sufragará el

pago, cuando se trate de programas especiales o fondos de gestión.

La orden de compra debe especificar la descripción de los artículos que fueron

indicados en la propuesta favorecida dado en la adjudicación.

El funcionario no debe aceptar órdenes de compra con tachaduras, borrones y

alteraciones.

Finalizada la revisión de los documentos, el Jefe de Fiscalización refrenda la Orden de

Compra, siempre y cuando esté facultado, según monto de la Orden de Compra; de lo

contrario, envía ambos documentos a la instancia jerárquica correspondiente.

Remite la documentación al Departamento de Compras y Proveeduría.

Nota: Además de estas verificaciones y de ser necesario, la Oficina de

Fiscalización tiene la facultad para realizar otras revisiones y solicitar los

documentos que se requieran para justificar la transacción relacionada con

bienes y fondos públicos.


Refrendada la Orden de Compra la sube al portal de PanamaCompra como lo establece

la Ley de Contratación vigente.

Entrega el original de la Orden de Compra a la Casa Comercial seleccionada para que

inicie el proceso de entrega del bien en el almacén de la entidad.



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D. PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE COBRO Y EMISIÓN DE

CHEQUE

1. Proveedor o Contratista

Luego de la entrega del bien (almacén) o servicio prestado (ver

procedimiento de Recepción de Bienes o Servicios en el Capitulo III),

completa la forma “Gestión de Cobro por Fondo Institucional” (ver

Formulario Nº 6), en original y copia.

Adjunta a la Gestión de Cobro por Fondo Institucional, los originales de la

Orden de Compra o copia del Contrato, y la Factura Comercial original,

debidamente selladas por la Sección de Almacén, de tratarse de un bien

recibido en almacén por Orden de Compra. De tratarse de un contrato, se

deben adjuntar los documentos sustentadores descritos en las diferentes

cláusulas, según el tipo de contrato respectivo, que sustentan el pago, como

lo son: copia del contrato, porcentaje de avance de obra, informe de gestión

para el caso de los servicios especiales, acta de entrega final si la obra está

en su última etapa la cual debe estar suscrita por los funcionarios

responsables de la entidad, incluyendo la Dirección de Ingeniería de la

Contraloría General de la República, el periodo de cobertura de la fianza

debe estar vigente, resolución para otorgar prórroga cuando incurra en

entrega tardía, se debe incluir el calculo de la multa cuando se incurra en

entrega tardía.

Nota: para el caso de los contratos por Servicios Especiales, la Gestión de

Cobro debe contener el monto de la contribución a la seguridad social. Al

momento de la generación del pago, el SAIFPA tiene contemplado la

generación del neto salarial y el cheque que va destinado a la seguridad

social.


Recepción

Revisa la documentación para determinar el cumplimiento de los requisitos en

la presentación. Originales de facturas y orden de compra y demás

documentos especificados anteriormente, cuando se trate de contrato.

Se elabora el Recibo de Gestión de Cobro, con su respectivo numero

secuencial y genera la Gestión de Cobro en el sistema, luego el funcionario

responsable procede a sellar y firmar el documento como muestra de lo

actuado y entrega copia original del Recibo de de Gestión de Cobro al

proveedor o contratista, para su posterior reclamo del pago.



32


Nota: como el devengado se hizo con la Recepción de Almacén de tratarse de

un bien tangible o el Acta de Aceptación de Servicio (Formulario No. 13), la

Gestión de Cobro, se remite a la Dirección de Administración y Finanzas o la

instancia jerárquica respectiva según lo estipulado en la Resolución vigente,

para la autorización de pago. No es necesario enviar la Gestión al

Departamento de Contabilidad.

3. Dirección de Administración y Finanzas o autoridad

competente

Revisa la documentación o expediente de la Gestión de Cobro, coteja en el

sistema y ordena el pago correspondiente.


Genera el cheque, con su respectiva firma electrónica y lo remite con el

expediente de la Gestión de Cobro al Departamento de Contabilidad.


Realiza el registro contable del pago (cheque), firma en el sello de SIAFPA

como muestra de lo actuado.


Realiza el examen fiscal del Pago.

Refrenda la Gestión de Cobro y firma el Cheque, siempre y cuando esté

autorizado, de lo contrario, remite ambos documentos a la instancia

jerárquica correspondiente.

En caso que el documento no cumpla con los controles internos establecidos,

se devuelve la documentación a la Administración, con un detalle de los

motivo (s), para que sean subsanados.

Cumplido con el acto de refrendo se remite la documentación al Departamento

de Tesorería


Mantiene en custodia los Cheques, hasta que sean retirados por el Proveedor

o Contratista, previa presentación de la cédula o un poder especial para los



33


casos en que el beneficiario así lo estipule, copia Gestión de Cobro, Paz y

Salvo Nacional y Paz y Salvo de la Caja del Seguro Social.

E. PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD Y PAGO DE VIÁTICO

Como medida de control y planificación los viáticos deben solicitarse, como

mínimo, con quince (15) días de anticipación.


El funcionario beneficiado o a quien delegue la administración, prepara la

Solicitud de Viático (Formulario No. 7).

En la Solicitud de Viático se debe detallar los datos generales del

funcionario (nombre completo, número de cedula, dirección), se debe

detallar los lugares a realizar la misión, se determinan los costos de la

misión, ya sean parciales o completos por alimentación, transporte y

hospedajes desde la fecha de inicio de la misión hasta la fecha de retorno.

Se debe detallar el transporte a utilizar en la misión ya sea transporte oficial,

particular, bus y avión. y/o gastos internos de transporte en áreas comarcales

(pago de entrada y salida).

Confeccionada la Solicitud de Viáticos con los datos requeridos, el

funcionario asignado o beneficiado y el jefe inmediato firman la Solicitud.


Recibe la Solicitud de Viático y verifica que esté autorizada por el jefe

inmediato y firmado por el funcionario beneficiado. De igual forma se

verifican todos los datos solicitados en dicho formulario, se le da Visto

Bueno para la confección del Memorando dirigido a la Dirección de

Administración y Finanzas donde se autoriza el trámite de cheque para el

pago del mismo.

Nota: Se recomienda una programación de las actividades que

requieran el pago de viáticos, como medida de control interno y

que guarde relación con los saldos presupuestarios y financieros

de la entidad.

De esta forma los directores tendrán una herramienta de control

que los ayudará en la planificación y ejecución de sus actividades.



34



Revisa la Solicitud de Viático para determinar el cumplimiento de los

requisitos de presentación (exactitud de los datos y cálculos económicos).

Cumplida a satisfacción la revisión, se registra la Solicitud de Viático en el

SIAFPA.

Remite la Solicitud de Viático al Departamento de Presupuesto.


Con la solicitud de Viático realiza el bloqueo presupuestario y remite

información al Departamento de Contabilidad.


Realiza el Asiento Contable (compromiso y devengado) y remite el

documento al Departamento de Tesorería.


Se emite el Recibo de la Gestión de Cobro y se genera la misma en el

SIAFPA. El operador encargado firma en el sello SIAFPA.


Autoriza el pago en el sistema, firma electrónica.


Emite el cheque, el mismo sale con la firma electrónica de la autoridad

competente según la Resolución vigente.


Realiza el registro contable del pago (cheque).


El fiscalizador asignado, realiza el examen previo de Fiscalización y lo

remite al jefe inmediato para su referendo.



35



Registra el cheque en el libro de Banco y se custodia hasta el retiro del mismo

por parte del funcionario beneficiado.

El funcionario firma en el libro Record de control de cheques.

El cheque solo puede ser retirado por el beneficiado o dejar una autorización

por escrito de la persona que puede retirarlo, debe anexarle a la nota una copia

de su cédula como documento sustentador.



36


F. PROCEDIMIENTO PARA LOS CONTRATOS POR SERVICIOS

ESPECIALES

Control Interno: Esta modalidad de contrato requerirá de la autorización

e incorporación en el sistema de registro presupuestario bajo la

administración del Ministerio de Economía y Finanzas.

Este tipo de contrataciones deben tener la anuencia y autorización de la

máxima autoridad de la institución, antes de iniciar los trámites

administrativos.

Las Unidades Administrativas que participan en el trámite de

formalización del contrato; específicamente en la elaboración y registro,

deben dejar plasmado en el contrato su “sello: fecha y firma.”

En cuanto a la firma del interesado, autorización y refrendo, están

implícita en el contrato.

INSTITUTO NACIONAL DE CULTURA (INAC)

1. Dirección General

Elabora memorando en donde se solicita la contratación del personal requerido.

Remite dicho memorando a la Dirección de Asesoría Jurídica.


Verifica estructura y disponibilidad de saldo. De no existir inconveniente

alguno con estos requisitos previos se asigna partida y se procede con el

proceso normal de la elaboración y registros del contrato (ir al punto 7).

Si el personal a contratar no está en la estructura presupuestaria se remite el

memorando de solicitud a la Oficina Institucional de Recursos Humanos.

3. Oficina Institucional de Recursos Humanos

Unidad de Personal

Recibe memorando con las generales del personal a contratar por parte de la

máxima autoridad en la institución.



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Verifica los cargos y sus respectivos sueldos vacantes en la estructura para

contratar el personal requerido.

Elabora la estructura de personal a contratar y la remite al Departamento de

Presupuesto.


Realiza un análisis de la situación, en cuanto al tipo de modificación que se

debe realizar a nivel presupuestario (traslado, creación, crédito u otro).

Elabora la documentación sustentadora, de acuerdo al tipo de modificación, y

la remite a la Dirección de Presupuesto Nacional del Ministerio de Economía y

Finanzas, a través de la Dirección General.

MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS

5. Dirección de Presupuesto Nacional

Recibe los documentos y procede a realizar los controles pertinentes y el

registro de la estructura en su sistema.

Remite los documentos fuentes con sus respectivos sellos y firmas de registro a

la Dirección General del INAC.


6. Dirección General

Recibe los documentos y procede a impartir instrucciones a su personal para

que la información sea remitida a la Dirección Nacional de Asesoría Legal.

7. Dirección de Asesoría Jurídica

Elabora el Proyecto de Contrato.

Solicita a la persona a contratar, timbres según monto del contrato, además de

los siguientes requisitos: copia de cedula o pasaporte, hoja de vida, diploma

con créditos, si son extranjeros declaración jurada de medida de retorsión, si

son docentes certificación de dualidad (no labora en otra entidad) y el horario

de trabajo que tendrá el docente.



38


Firma del Proyecto de Contrato por parte del interesado.


Registra en SIAFPA la información concerniente al Proyecto de Contrato.


Realiza el registro presupuestario del Proyecto de Contrato (bloque de partida)

y lo remite al Departamento de Contabilidad.


Registra en el sistema, el contingente o compromiso del Proyecto de Contrato.

Remite el Proyecto de Contrato a la Dirección de Administración y Finanzas.


Examina que el Proyecto de Contrato haya sido comprometido

presupuestariamente y financieramente.

Verifica que el monto del contrato aparezca en letra y número, incluyendo la

exactitud de los valores descritos.

Verifica las generales de los contratantes, timbres, duración y finalidad del

contrato.

Verifica las funciones a desarrollar del contratado.

El contrato debe especificar la fuente de financiamiento y las condiciones de

pago.

Coloca Visto Bueno como muestra de que fue revisado y verificado los

Controles Internos mencionados.

Cumplido a satisfacción el Control Interno del contrato se remite al Despacho

Superior.

12. Despacho del Director General

De no tener objeción, firma el Proyecto de Contrato, autorizando el

nombramiento del personal señalado en el contrato y remite los documentos a la

Dirección de Presupuesto Nacional del Ministerio de Economía y Finanzas.



39


MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS

13. Dirección de Presupuesto Nacional

Recibe el Proyecto de Contrato, realiza registro y lo remite a la Dirección

General del INSTITUTO NACIONAL DE CULTURA.


Recibe el Proyecto de Contrato realiza registro en libro de correspondencia y lo

remite a la Dirección de Asesoría Jurídica.


Se arma el expediente y se folea, se colocan los timbres correspondientes, se

elabora la nota remisoria a la Oficina de Fiscalización Contraloría General.


Recibe el Proyecto de Contrato, el fiscalizador procede a revisar las acciones

previas realizadas por la institución, con la finalidad de verificar que las mismas

se hayan dado de acuerdo a los criterios legales establecidos.

Finalizada la revisión de los documentos y, el Jefe de Fiscalización refrenda el

Contrato, siempre y cuando esté autorizado por el Contralor General, de lo

contrario se remitirán al nivel jerárquico correspondiente.

Remite los documentos a la Dirección de Asesoría Jurídica.


Recibe el Contrato perfeccionado o formalizado.

Notifica del nombramiento al personal contratado. Distribuye original y

copias:

Original Dirección Nacional de Asesoría Legal

1ra. copia Contratista.

2da. copia Departamento de Contabilidad.

5ta. Copia Oficina Institucional de

Recursos Humanos

6ta. Copia: Unidad Administrativa en donde

laborará



40


Abre expediente e incorpora el contrato de la persona beneficiada.

G. PROCEDIMIENTO PARA LOS CONTRATOS DE SUMINISTROS

Definición: Los contratos de suministros, son aquellos relacionados con la

adquisición de bienes muebles, con independencia del tipo de

bien, la modalidad o característica que revista el contrato,

siempre que implique la entrega y/o instalación, y/o

reparación, y/o mantenimiento de bienes en el tiempo y lugar

fijado, de conformidad con las especificaciones técnicas

descritas en el pliego de cargos o en el contrato a un precio

determinado, el cual puede ser pagado total o parcialmente.


Sección de Almacén

Completa la forma Requisición (Formulario No. 2), en original y copia.

Firma la Requisición. Retiene y archiva la copia. Remite la Requisición a

la Administración.







Verifica la necesidad del compra, y de considerarlo viable y factible autoriza

la Requisición con su firma. Remite la Requisición a la Unidad de

Presupuesto, para el Bloqueo (reserva) correspondiente.

Nota: Dependiendo del monto del contrato, según Resolución vigente, el

Director de Administración y Finanzas coordinará una reunión con el

Secretario General y Director General para dar a conocer de manera previa,

el contrato de suministro que se pretende elaborar, en conjunto tomaran la

decisión de la confección o no del contrato.




41


Realiza el registro de la Requisición en el SIAFPA, dando así, inicio a la


Genera la Solicitud de Compras y la remite al Departamento de Presupuesto.


Recibe la Requisicion y la Solicitud de Compras y procede al Bloqueo

(reserva) presupuestario sustentado en la Requisición.


Prepara el Pliego de Cargo, basándose en las “Condiciones generales para

el desarrollo de Pliego de Cargos” establecidas por el Ministerio de

Economía y Finanzas. Establece las especificaciones técnicas requeridas.

Realiza la convocatoria y celebra el acto público, según el método de

selección de contratista escogido (Ver ley de contratación Pública vigente).

Adjudica, previo cumplimiento con el proceso de elaboración de resolución,

los dos días de notificación y los cinco días para que se presente cualquier

reclamo.


Según los resultados de la adjudicación, prepara el proyecto de Contrato en

original y (5) cuatro copias. Consultar: “Guía Técnica para la

Elaboración de Contratos”, G.1.98-Contraloría”. Ver ANEXO, y lo

remite al Departamento de Compras.

Es conveniente que se analicen los siguientes aspectos:

Que hacer cuando el contrato es una renovación

El tiempo de servicio a contratar

Verificar se existen contratos previos

Si existen variaciones

En qué consisten y en qué están basadas

Qué sustenta el hecho que debe variarse lo pactado

Comunica al contratista, para que se apersone a firmar el proyecto de

contrato.

Contratista: firma el Contrato y entrega timbres fiscales según monto del

contrato.



42



Registra el proyecto de contrato en el sistema SIAFPA y lo remite a la



Realiza el registro contable correspondiente al proyecto de Contrato y lo

remite a la Dirección de Administración y Finanzas.


Verifica la correcta presentación y sustentación de la contratación, como

filtro para evitar las subsanaciones detectadas por la Oficina de

Fiscalización. De estar debidamente completada la documentación, registra

su Visto Bueno en el proyecto de Contrato, aprobando la contratación a su

nivel jerárquico.

Remite Proyecto de Contrato al Despacho del Director General.


Firma el proyecto de Contrato, autorizando la Contratación y lo remite a la

Oficina de Fiscalización (Contraloría General).



previas realizadas por la institución, con la finalidad de verificar que las

mismas se hayan dado de acuerdo a los criterios legales establecidos.

Finalizada la revisión de los documentos y el Jefe de Fiscalización refrenda el

Contrato, siempre y cuando esté autorizado, formalmente, con su decreto de

delegación, por parte de la Contralora General.

De lo contrario se enviará al nivel jerárquico correspondiente.

Remite los documentos a la Dirección Nacional de Asesoría Jurídica.



43


13. Dirección Nacional de Asesoría Jurídica

Recibe el Contrato perfeccionado, luego distribuye original y copias:


1ra. copia Contratista Autenticada

2da. copia Departamento de Compras

3ra. copia Departamento de Contabilidad

4ta. copia Oficina de Fiscalización

5ta. copia Departamento de Tesorería



44


H. PROCEDIMIENTO PARA LOS CONTRATOS DE OBRAS



Firma la Requisición. Retiene y archiva la copia. Remite la Requisición a

la Administración.







Verifica la necesidad del compra, y de considerarlo viable y factible autoriza

la Requisición con su firma. Remite la Requisición a la Unidad de

Presupuesto, para el Bloqueo (reserva) correspondiente.

Nota: Dependiendo del monto del contrato, según Resolución vigente, el

Director de Administración y Finanzas coordinará una reunión con el

Secretario General y Director General para dar a conocer de manera previa,

el contrato de suministro que se pretende elaborar, en conjunto tomaran la

decisión de la confección o no del contrato.


Realiza el registro de la Requisición en el SIAFPA, dando así, inicio a la


Genera la Solicitud de Compras y la remite al Departamento de Presupuesto.


Recibe la Requisicion y la Solicitud de Compras y procede al Bloqueo

(reserva) presupuestario sustentado en la Requisición.



45


6. Dirección de Arquitectura y Proyectos de Inversión

Prepara el Pliego de Cargo, basándose en las “Condiciones generales para

el desarrollo de Pliego de Cargos” establecidas por el Ministerio de

Economía y Finanzas. Establece las especificaciones técnicas requeridas.

Remite información al Departamento de Compras y Proveeduría.


Realiza la convocatoria y celebra el acto público, según el método de

selección de contratista escogido (Ver ley de contratación Pública vigente).

Adjudica, previo cumplimiento con el proceso de elaboración de resolución,

los dos días de notificación y los cinco días para que se presente cualquier

reclamo.


Según los resultados de la adjudicación, prepara el proyecto de Contrato en

original y (5) cuatro copias. Consultar: “Guía Técnica para la

Elaboración de Contratos”, G.1.98-Contraloría”. Ver ANEXO, y lo

remite al Departamento de Compras y Proveeduría.

Comunica al contratista, para que se apersone a firmar el proyecto de

contrato.

Contratista: firma el Contrato y entrega timbres fiscales según monto del

contrato.


Registra el proyecto de contrato en el sistema SIAFPA y lo remite a la



Realiza el registro contable correspondiente al proyecto de Contrato y lo

remite a la Dirección de Administración y Finanzas.



46



Verifica la correcta presentación y sustentación de la contratación, como

filtro para evitar las subsanaciones detectadas por la Oficina de

Fiscalización. De estar debidamente completada la documentación, registra

su Visto Bueno en el proyecto de Contrato, aprobando la contratación a su

nivel jerárquico.

Remite Proyecto de Contrato al Despacho del Director General.


Firma el proyecto de Contrato, autorizando la Contratación y lo remite a la

Oficina de Fiscalización (Contraloría General).





Finalizada la revisión de los documentos y el Jefe de Fiscalización refrenda el

Contrato, siempre y cuando esté autorizado, formalmente, con su decreto de

delegación, por parte de la Contralora General.

De lo contrario se enviará al nivel jerárquico correspondiente.

Remite los documentos a la Dirección de Arquitectura y Proyectos de

Inversión.


Emite orden de proceder dentro del plazo establecido en los pliegos de

cargos o dentro de los treinta (30) días siguientes al refrendo o

perfeccionamiento del contrato.

Esta orden de proceder será firmada por el Director General o a quien

delegue.

Se entrega el original al contratista y se archiva en el expediente copia del la

misma.



47









5ta. copia Dirección de

Arquitectura y Proyectos de Inversión



48


I. PROCEDIMIENTOPARA LOS CONTRATOS DE OBRAS



Firma la Requisición. Retiene y archiva la copia. Remite la Requisición

a la Dirección de Administración y Finanzas.

Elabora el Pliego de Cargos, basándose en las “Condiciones generales para

el desarrollo de Pliego de Cargos” establecidas por la Dirección de

Contrataciones Públicas. Incluye las especificaciones técnicas y las

condiciones especiales, referentes al objeto de la contratación.


Verifica la necesidad del servicio, de ser necesaria autoriza la Requisición y

el pliego de Cargos. Remite la Requisición al Departamento de

Presupuesto.

Las adquisiciones de bienes o servicios, a nivel de contrato, deben ser

coordinadas y autorizadas previamente por la máxima autoridad, en donde se

verificará requisitos como: partida presupuestaria, si el contrato es

multianual y el momento de iniciar acciones concernientes al logro del

objetivo planificado.


Realiza el Bloqueo (apropiación del recurso) presupuestario relativo a la

Requisición. De esta forma se cumple con la norma que establece la

existencia de una partida presupuestaria con suficiencia de saldo que

sustente el monto al momento de la celebración del Acto de selección de

contratista.


Realiza la convocatoria a través del Sistema de Panamá Compra y celebra el

acto público, según el método de selección de contratista correspondiente

(Ver ley de Contratación Pública vigente).

Transcurrido el acto público, se procede a la adjudicación del proponente

cuya propuesta es la más ventajosa, con base en la Ley, en los reglamentos y

en el pliego de cargos; poniendo fin, al procedimiento precontractual.



49



Elabora la Resolución Motivada en un plazo no mayor de cinco días hábiles,

con la finalidad de legalizar, a través de este instrumento jurídico, el derecho

adquirido por el contratista, seleccionado, en el acto público respectivo.

Transcurrido el plazo citado y de no existir reclamo o recurso de

impugnación por parte de los oferentes, se procede a la elaboración del

Proyecto de Contrato, el cual es remitido al Departamento de Compras y

Proveeduría. Consultar: “Guía Técnica para la Elaboración de

Contratos”, G.1.98-Contraloría”. Ver ANEXO.

Comunica al contratista, para que se apersone a firmar el contrato.


Registra el Proyecto de Contrato en SIAFPA y lo remite al Departamento de

Contabilidad.


Realiza el registro contable correspondiente al proyecto de Contrato

(precompromiso) y lo remite a la Dirección de Administración y Finanzas.


Verifica la correcta presentación y sustentación de la contratación. De estar

debidamente cumplimentada, registra su Visto Bueno en el proyecto de

Contrato, aprobando la contratación a su nivel jerárquico.

Remite Proyecto de Contrato al Despacho del Director General, dependiendo

del monto.


El Director(a) firma el proyecto de Contrato, autorizando la Contratación y

lo remite a la Oficina de Fiscalización de la Contraloría General.

10. Oficina de Fiscalización de la CGR:






50


Finalizada la revisión de los documentos, el Jefe de Fiscalización refrenda el

Contrato, siempre y cuando esté autorizado formalmente por el Contralor(a)

General.

De lo contrario se enviará al Despacho Superior de la Contraloría General para

su refrendo.

Refrendado el contrato, se remiten los documentos a la Dirección de

Arquitectura y Proyectos de Inversión.


Emite la Orden de Proceder dentro del plazo establecido en los pliegos de

cargos o dentro de los treinta días siguientes a la del refrendo o

perfeccionamiento del contrato. Es firmada por el Director General o quien

delegue. Se entrega original al contratista y se archiva copia en el

expediente del contrato.

12. Departamento de Compras


Original Dirección de Asesoría Jurídica





5ta. copia Sección de Ingeniería y Arquitectura



51


CAPITULO III

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

PARA LA RECEPCIÓN, ALMACENAMIENTO Y DESPACHO

DE BIENES EN EL ALMACÉN



52


A. PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN Y DESPACHO DEL

ACTIVO FIJO

Con la finalidad de fortalecer este trámite aclaramos que los activos fijos o

bienes depreciables, así como los de consumo o no depreciables, constituyen

los denominados “Bienes Patrimoniales”.

Estos dos tipos de bienes, reciben un tratamiento diferente al momento de su

recepción en el almacén, motivo por el cual desarrollamos los controles y

procedimiento que los regulan.

El Ministerio de Economía y Finanzas es el organismo rector en lo referente al

inventario de los bienes patrimoniales del Estado.

A nivel institucional, es responsabilidad de la Dirección General hacer un

diagnostico de la situación patrimonial. Efectuada esta tarea se procederá a

realizar los ajustes periódicos necesarios con el fin de mantener actualizada la

información.

A nivel Institucional, incluir en su estructura orgánica y funcional la Unidad

Administrativa que será responsable de la ejecución de tareas operativas para

el control de los bienes.

Presentar el inventario descriptivo y consolidado al Ministerio de Economía y

Finanzas y a la Contraloría General de la República; utilizando para ello, las

cuentas que, para tales efectos, están contenidas en el plan contable del

Manual General de Contabilidad Gubernamental, aprobado por ésta última.

A nivel Operativo, en cada Institución existirá una Unidad Administrativa que

será la responsable de registrar y mantener actualizados a nivel de detalle, los

Bienes Patrimoniales en el inventario correspondiente.

Esta unidad administrativa pertenecerá a la Dirección Administrativa o de

Administración y Finanzas, según sea el caso, y deberá mantener

comunicación permanente con el Departamento de Contabilidad, los

Almacenes y las oficinas de coordinaciones regionales.

Para ello, el Ministerio de Economía y Finanzas y la Contraloría General de la

Republica han coordinado esfuerzo para la elaboración del Manual de

Normas Generales para el Registro y Control de los Bienes Patrimoniales

del Estado.



53


Herramienta de instrucción que será de beneficio y consulta para todas las

instituciones del sector público, que requieran en un momento dado

profundizar más, sobre esta materia.

CONTROLES INTERNOS PARA EL MANEJO DE LOS ACTIVOS

FIJOS

a) Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada institución, hacer

un diagnóstico de su situación patrimonial, una vez efectuada esta tarea

procederá a realizar los ajustes periódicos necesarios con el fin de

mantener actualizada la información.

b) Presentar el inventario descriptivo y consolidado al ministerio de

Economía y Finanzas y a la Contraloría General de la República;

utilizando para ello las cuentas que, para tales efectos, están contenidas

en el plan contable del Manual General de Contabilidad

Gubernamental, aprobado por esta última.

c) En cada institución existirá una unidad administrativa, que será la

responsable de registrar y mantener actualizados a nivel de detalle, los

bienes patrimoniales.

d) Esta unidad administrativa pertenecerá a la Dirección Administrativa o

de Administración y Finanzas, según sea el caso, y deberá mantener

comunicación permanente con el Departamento de Contabilidad, los

Almacenes y las Oficinas de Coordinaciones Regionales.

e) Todo activo fijo adquirido, debe ingresar, físicamente al Almacén y se

sustentará, a través del documento “Recepción de Almacén

(Formulario No. 8)”.

Es un principio contable, que consiste en el “Registro – Control” de

entrada y salida, aunque en algunos casos, el ingreso del activo fijo se

produzca de manera simbólica, lo que quiere decir, que el bien por

motivo estratégico (transporte, instalación, factibilidad otro) se decida

en la orden de compra, que el lugar de entrega será en una unidad

administrativa diferente al almacén.

Estos procesos (recepción y despacho) deben comunicársele,

simultáneamente, a los Departamentos de Bienes Patrimoniales y

Contabilidad.



54


f) Los activos fijos serán identificado a través de una placa numerada, en

el lugar o sitio donde estarán ubicados. En el caso que los activos sean

para entregar en otros sitios, igualmente, un colaborador de bienes

patrimoniales se debe trasladar al sitio, para Colocar dicha placa.

g) Se debe coordinar tales acciones, con la Unidad de Almacén,

Contabilidad y Auditoria Interna.

h) Los servidores del Almacén tienen la responsabilidad de certificar su

conformidad en la Recepción de Almacén, de acuerdo a las

especificaciones contenidas en la Orden de Compra, (en los casos de

especificaciones técnicas, se apoyará con la unidad técnica

responsable).

i) Periódicamente deben efectuarse auditorias, por partes de la Unidad de

Auditoria Interna, para garantizar la adquisición, traslado, donación y

descarte de activos fijos.

PROCEDIMIENTO

1. Departamento de Compras:

Sección de Almacén (Recepción)

Recibe los Activos Fijos, en base a lo que describe la orden de compra

y factura. Luego, firma y sella la factura como constancia de “recibido

conforme” los bienes.

Elabora (manual) o genera (software) la Recepción de Almacén antes

descrita, sella y firma de “Recibido”.

Esta recepción debe estar acompañada de copias de los documentos

sustentadores: factura y orden de compra, tanto para Bienes

Patrimoniales como para el Departamento de Contabilidad; con la

finalidad, de mantener actualizados el expediente sustentador del

registro y control de los inventarios, tanto físico como contable.

De tratarse de un equipo, que requiera probar su estado funcional

correcto y verificar las especificaciones técnicas, el mismo será

comprobado y revisado por la Unidad Técnica Especializada en el área

de competencia (Informática, electrónica, electricidad, refrigeración,

mecánica, otro).



55


Dicha Unidad deberá emitir su opinión técnica, por escrito, que

certifique su aprobación antes de proceder con el acto administrativo de

recepción.

La institución tiene un plazo, máximo, de cinco (5) días laborables, para

emitir el documento de recepción.

Si el activo fijo es pagado a través del Fondo de Caja Menuda, se

procederá de la siguiente manera:

Se elabora el formulario de de recepción y despacho.

Estos formularios deben remitirse al custodio de la caja menuda

de inmediato, de forma expedita, urgente.

El custodio elaborará un reembolso único, por la cantidad o

monto del activo fijo.

La recepción de insumos adquiridas de caja menuda se recibirá

en el Almacén y se sellará como comprobante de ingreso a la

Institución, se quedará el personal de Almacén con una copia de

la Recepción para archivos de ingresos, posteriormente se

tramitará la inmediata salida de dicha mercancía al

departamento que lo solicita.

Este procedimiento evitará la duplicación del inventario de

activo fijo a nivel contable.

2. Departamento de Contabilidad:

Realiza el registro contable correspondiente.

Contabilidad debe conciliar, mensualmente, con la Sección de Bienes

Patrimoniales, los saldos contables contra el inventario físico.

3. Sección de Bienes Patrimoniales:

Verifica que los activos recibidos sean los descritos en la orden de

compra y factura. De ser así, Coloca el marbete o placa de

identificación a los activos fijos, según la unidad administrativa

responsable del uso y cuidado del bien.



56


Una vez Colocada la placa respectiva, se procede al registro de manera

manual o digitalizada (sistema informático) de los activos fijos.

Posteriormente, se genera el Informe General de los Activos Fijos,

según la necesidad de la entidad y los parámetros exigidos por la

Dirección de Catastro y Bienes Patrimoniales del Ministerio de

Economía y Finanzas.

El mismo debe mantener balance con los registros contables y se

remitirá copia a la Contraloría General de la República y al Ministerio

de Economía y Finanzas.

Bienes Patrimoniales realizará el cálculo de las depreciaciones de los

activos fijos y lo remitirá al Departamento de Contabilidad para su

respectivo registro.



57


B. PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DE LOS BIENES DE

CONSUMO

1. Unidad de Almacén

Recepción

Confrontará los bienes recibidos, por parte del proveedor, con la información

contenida en la orden de compra, factura comercial y estampará el sello de

recibido conforme en esta documentación, si la información es la correcta.

Simultáneamente se confeccionará el documento Recepción de Almacén

(Formulario No.8), en la cual se detallará toda la información inherente a los

bienes que se estén recibiendo.

Toda mercancía adquirida debe ser ingresada físicamente al Almacén y se

sustentará a través de los documentos de recepción de Almacén, factura y

copia de la Orden de Compra para verificar la veracidad de la misma.

Al final de la jornada elabora el informe Resumen de Recepción de Almacén

(Formulario No. 9), el funcionario responsable lo firma y remite al Jefe del

Almacén.

Este informe debe elaborarse diariamente y enviarse, a más tardar, al día

siguiente laborable, con la finalidad de mantener actualizados los registros

contables y evitar complicaciones al final de cada cierre contable.

Recordemos que las Normas de Administración Presupuestaria, establecen que

para facilitar el cierre del presupuesto, las instituciones deberán solicitar al

Ministerio de Economía y Finanzas las denominadas “Reservas de Caja” de

todos los compromisos devengados al 31 de diciembre.

Por lo tanto, es de suma importancia que los jefes de almacén remitan las

recepciones o el resumen diariamente o a más tardar al día siguiente laboral.

El no hacerlo de esta forma y periodicidad afectaría en gran medida el registro

contable de las cuentas por pagar, el cierre fiscal y las metas programadas en

el siguiente presupuesto.

2. Jefe de Almacén:

Al recibir el informe y factura lo revisará, firmará y lo hará llegar al

Departamento de Contabilidad conjuntamente con las copias de las facturas



58


recibidas para el registro contable. Deberá guardar una copia de la factura con

su orden de compra en el Almacén para archivo de la sección.

En caso que haya entregas parciales el personal de Almacén llevará la

documentación de dichas entregas hasta que se realice la entrega final de los

bienes descritos en la orden de compra, esta información deberá reportarse al

Departamento de Contabilidad en la medida en que los bienes se vayan

recibiendo.

Si por alguna razón fundamentada en la orden de compra, los bienes son

entregados en la unidad gestora o solicitante, el recibido conforme debe ser

elaborado por esta unidad y remitido al Almacén, de manera formal, en las

siguientes 24 horas laborables, para facilitar de manera oportuna el registro

contable.



59


C. PROCEDIMIENTO PARA EL ALMACENAMIENTO DE LOS

BIENES DE CONSUMO

1. Funcionario responsable del almacenamiento:

La custodia por almacenamiento consiste en asegurar la conservación y

protección de los bienes, su fácil y segura identificación, su rápido manejo y el

máximo aprovechamiento del espacio.

En la custodia de los bienes a través del almacén, se deberá cumplir con lo

siguiente:

Los artículos de movimiento rápido deberán almacenarse en sitio en los

que se puedan seleccionar y expedir al instante; los de movimiento

lento pueden Colocarse en lugares más lejanos.

Los artículos se deben almacenar conforme al grado de protección que

requiera cada uno de ellos en particular.

La temperatura, la humedad, los riesgos, la caducidad, el costo etc.,

constituyen factores que deben tenerse presente al asignárseles los

lugares respectivos para su custodia.

La disposición ordenada de los artículos deberá contemplarse como un

elemento esencial para los fines de localización, protección y surtido.

Para estibar los bienes voluminosos se deberá utilizar la máxima altura

disponible en el almacén, tomando en cuenta la capacidad del piso y

sobre todo la resistencia del empaque o envase que lo contenga.

Los artículos pequeños deberán ser depositados en anaqueles o

casilleros, los cuales deberán estar enumerados adecuadamente con el

objeto de facilitar su localización.

Para artículos sueltos es aconsejable utilizar accesorios como: gavetas,

cajas, cestos, frascos etc., Colocados en el interior de los anaqueles.

Se deberá tener un manejo delicado en aquellos grupos de artículos que

requieren movilización y custodia especiales, en virtud de alguna de las

siguientes características: baja temperatura, autocombustión,

influencias corrosivas, peligro de envenenamiento (por aspiración o

ingestión), descomposición y explosión.



60


Deberán establecerse obligatoriamente medidas prácticas de

mantenimiento con el objeto de asegurar la higiene y el aseo en todas

las áreas del almacén; evitando la presencia de costales, cartones o

cualquier envase en las áreas de depósito.

En el caso en que el almacén custodie bienes que no sean de propiedad

de la entidad, tales como confiscada, decomisada, embargada,

depositados etc.; deberán ser colocados separadamente de los bienes

propios. El registro deberá llevarse en forma igualmente separada.



61


D. PROCEDIMIENTO PARA LA DISTRIBUCIÓN O DESPACHO DE

LOS BIENES DE CONSUMO.

1. Unidad de distribución:

Tomando como base los pedidos realizados por las diferentes Direcciones o

Unidades Gestoras, prepara un calendario de entrega de bienes a las distintas

unidades administrativas. Este calendario debe contener las fechas y hora en

que se entregarán los bienes.

Se elabora el Resumen de Despachos de Almacén y se remite al Departamento

de Contabilidad.

Para el caso de las compras no programadas (urgentes) se recibe el documento

“Solicitud de Bienes y Servicios (Formulario No.1)”, en original y dos (2)

copias, con la información de los artículos solicitados.

Se procede a despachar los artículos en existencias y se elabora el documento

“Despacho de Almacén (Formulario No. 10).

Se actualizan los tarjetarios representativos de los bienes inventariados en los

diferentes anaqueles.

Al cierre de cada día se deberá preparar en el documento “Resumen de

Despacho de Almacén” (Formulario No. 11), las salidas de bienes del

almacén, tomando como base la información contenida en los formularios No.

11.

2. Jefe de Almacén:

Al recibir la documentación, firmará el informe y hará llegar el documento en

original conjuntamente con las copias de las facturas al Departamento de

Contabilidad para el registro.

Se archivará copia del expediente como sustento de lo actuado.



62


E. TRÁMITE DEL CONTROL Y REGISTRO DE INVENTARIO

PERPETUO.

1. Funcionario responsable del registro de bienes del almacén:

El sistema de registro puede llevarse de forma manual (tarjetas) o en un

sistema de informático (software).

La unidad de Kárdex, debe abrir una tarjeta por cada bien que administre el

almacén, en las que se anotarán la siguiente información:

o Número de tarjeta.

o Nombre del artículo.

o Código del artículo.

o Descripción del artículo.

o Unidad de medida del artículo.

o Ubicación del artículo.

o Fecha de ingreso del artículo.

o Número de orden de compra del artículo.

o Número de factura que proviene el artículo en la orden de compra.

o Número de recepción del artículo.

o Cantidad de entrada de artículo.

o Saldo de artículos disponible.

Los documentos fuentes que se utilizarán para el registro serán: entradas

“Recepción de Almacén”, y para las salidas “Despacho de Almacén”.

Los registros en las tarjetas de inventario deberán mantenerse actualizados.

Simultáneamente a los controles descritos anteriormente y con el propósito de

conocer rápidamente la cantidad existente de un determinado artículo, se abrirá

una “Tarjeta Marbete” (ver formulario No.12), que será colocada en el

anaquel del artículo correspondiente.

Este mecanismo facilitará detectar de manera ágil el movimiento de cada bien,

facilitando la necesidad, en términos de existencias (máximos y mínimos),

requeridos para mantener la cantidad adecuada de bienes en inventario.

También, ayudará a la administración a trabajar de manera desahogada, ya que

la cantidad de órdenes de compras, gestiones de cobros, cheques, recepciones y

otros trámites subsecuentes de registros, autorizaciones y refrendos, se

reduciría notablemente si mantenemos el control del inventario perpetuo.



63


En la medida que el almacén detecte que se están agotando los artículos, según

los niveles permitidos, debe generar la Requisición respectiva.

De esta forma el inventario en el almacén se fortificará y tendrá la capacidad

de dar respuesta, a las unidades administrativas, de manera expedita.

Se debe generar mensualmente o según el periodo acordado por la

administración, un informe, en donde refleje el movimiento por artículo que

administra el almacén.

Este informe debe balancear con los registros contables.

Este método facilitará la toma del inventario físico y las auditorias operativas

que se realicen por parte del Departamento de Auditoria Interna y la

Contraloría General.



64


F. PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DE LOS SERVICIOS

PRESTADOS POR TERCEROS

Este procedimiento de recepción es aplicado a cualquier tipo de servicio que se

brinde al INAC, ejemplo: servicio de alimento preparado para consumo

humano, mantenimiento y reparación, instalación, servicios comerciales (peaje,

encomiendas, lavado de auto, lavandería, otro).

También se dan servicios por alimentación (banquetes, festejos, brindis) y

pasajes aéreos con sus respectivos cargos por manejo de documentos que

realiza el Banco local autorizado.

1. Departamento de Mantenimiento o Unidad Técnica

respectiva(informática, mecánico, protocolo, arquitectura,

otro) :

Concluido el proceso de contratación (orden de compra o contrato), se recibe

copia de la misma, la cual será archivada temporalmente, como medida de

control de los servicios que prestará el proveedor en la fecha acordada en la

orden de compra.

De ser necesario y dependiendo del servicio a prestar, esta Unidad debe

coordinar con la Unidad Solicitante o Gestora, el momento o el día en que el

proveedor brindará el servicio. De esta forma la Unidad Técnica tendrá

todos los elementos de juicio para dar fe que el servicio fue dado a

satisfacción.

Nota: Cuando nos referimos a la Unidad Técnica, es aquella que cuenta,

dentro de la Institución, con los conocimientos técnicos para dar fe o avalar

el servicio prestado por el proveedor, ejemplo: taller de mecánica, unidad de

informática, servicios generales, mantenimiento, protocolo u otra unidad que

represente la actividad operativa de la institución.


Realiza su labor en los términos y condiciones establecidas en la orden de

compra o contrato. Presenta al Departamento de Servicios Generales o la

Unidad Técnica respectiva, el original de la orden de compra o contrato y

original y copia de la factura comercial.



65


3. Departamento de Mantenimiento o Unidad Técnica

respectiva:

Verifica el cumplimiento del servicio contratado en los términos y

condiciones pactados en la contratación, completa y firma la “Acta de

Aceptación de Servicios (Formulario No. 13) en original y dos copia.

La orden de compra o contrato es el documento que acuerda la forma de

entrega, fecha y pago del servicio solicitado.

Si en ella se establece una entrega parcial del servicio, no es impedimento

para que se elabore el Acta de Aceptación del Servicio por el avance

alcanzado y acordado en el documento contractual.

Esto permitirá que el Departamento de Contabilidad pueda registrar el

devengado y la Administración mantener un control de sus cuentas por

pagar de manera expedita, sin necesidad que el proveedor entregue la

Gestión de Cobro. Además, el registro del Acta de Aceptación de Servicio,

ayudará en el proceso de Cierre Presupuestario, ya que permitirá el traslado

de esos compromisos al devengado y crear la Reserva de Caja en

coordinación con el Ministerio de Economía y Finanzas. De esta forma

evitaremos castigar el siguiente presupuesto con las denominadas vigencias

expiradas.

Como se trata de un Acta, debe llevar la firma de los participantes

(responsable por parte de la unidad técnica, proveedor del servicio u otra

persona involucrada). El formulario N°14 solamente contempla dos firmas;

de existir otras que sean de interés para la institución, podrá anexarla(s).

Sella:

El original y la copia de la factura comercial, presentadas por el

proveedor. El sello debe decir que el servicio se recibió a satisfacción.

El original y copia de la orden de compra.

Original y copias del Acta de Aceptación de Servicios.

Retiene la copia de la factura comercial, copia de la orden de compra y

original y copia del Acta de Aceptación de Servicios.



66


Entrega al proveedor:

Original de la factura comercial, debidamente sellada.

Original de la orden de compra, debidamente sellada.

Copia del Acta de Aceptación de Servicios, sellada.

Adjunta al Acta de Aceptación de Servicios, las copias de la Factura

comercial y la orden de compra o contrato, al Acta de Aceptación de

Servicios y remite expediente al Departamento de Contabilidad.

Archiva copia del expediente.


Recibe expediente y realiza el asiento contable respectivo (devengado).

Imprime, firma y archiva el comprobante de diario, con su respectivo

expediente.


Presenta su Gestión de Cobro en el Departamento de Tesorería, para

solicitar el pago por el servicio prestado.



67


V. REGIMEN DE FORMULARIOS



68


Formulario Nº 1



SOLICITUD DE BIENES Y SERVICIOS

Día____Mes__________año_____ Solicitud de Materiales Núm.:______

Unidad o Sección:____________________________________________

Renglón Cantidad Unidad Código

Artículo

Descripción Importe

Unitario Total

Observaciones:

Preparado por: __________________________________Fecha:______________

Jefe inmediato:__________________________________ Fecha:______________



69


Formulario Nº 2


REQUISICIÓN

PARA LA ADQUISICION DE MATERIALES Y SERVICIOS

Unidad de Almacén

Fecha: ____/____/____ No.__________

Partida Presupuestaria:_________________________________

Fondo Financiero:______________________________________

Precios de Referencia

Renglón Cantidad Unidad Descripción

Unitario Total

OBSERVACIONES: ____________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________

Certifico que los materiales solicitados aquí son estrictamente

Necesarios para llevar a cabo las funciones del Almacén

Elaborado por Fecha Firma del Jefe de Almacén Fecha

Firma del Jefe de Presupuesto Fecha Director de Administración y Finanzas Fecha

Firma del Jefe de Compras Fecha

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FISCALES PARA REGULAR LAS ADQUISICIONES DE BIENES Y SERVICIOS DEL INSTITUTO NACIONAL DE CULTURA

70


Formulario Nº 3


CUADRO DE ANÁLISIS DE COTIZACIONES SOLICITUD Nº________________

PANAMÁ, _______ DE ___________ DE ___________

PROVEEDOR

PROVEEDOR

PROVEEDOR

RENGLON

CANTIDAD

UNIDAD

DESCRIPCIÓN

MARCA

UNIDAD

TOTAL

UNIDAD

TOTAL

UNIDAD

TOTAL

OBSERVACIONES: ____________________________________________________________________________________________________

___________________ ___________________________ ___________________________

SOLICITADO POR REVISADO POR APROBADO POR


SERVICIOS DEL INSTITUTO DE NACIONAL DE CULTURA

71


Día Mes Año


Requisición Nº________

INAC

ORDEN DE COMPRA

Sírvase entregar en _________________________________________________________________

(Indicar Lugar y Fecha)

Pagada a través del _________________________________________________________________

Renglón

Nº

Cantidad

Descripción

Precios

Unitarios Total

Subtotal

ITBM

Descuento

Total

____________________ _________________________ _____________________

UNIDAD DE COMPRAS DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR EJECUTIVO

UNIDAD DE PRESUPUSTO________________________

TOTAL__________________________

CONTRALORÍA GENERAL

FISCALIZACIÓN_____________________

REGISTRO _________________________

RECIBIDO POR: _____________________________________ FECHA __________________

NOMBRE DEL ALMACENISTA

REVISADO POR: __________________________________ FECHA __________________

NOMBRE DEL JEFE DE ALMACÉN

PROVEEDOR: _______________________________________________________________________

FECHA RECIBIDO_________________________ FECHA DE VENCIMIENTO_____________________

Señores:

GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO:

Valor:_________________ Vencimiento:___________ Endoso:_______________

Vencimiento:___________

CÓDIGO PRESUPUESTARIO CÓDIGO FINANCIERO IMPORTE

ALMACÉN

Formulario No. 4



72


Formulario Nº 5

Cheque Nº__________

Panamá, _________________ de 20__

Páguese a la

Orden de_________________________________________________________B/.__________________

_______________________________________________________________BALBOAS O DOLARES (E.U.A.)

BANCO NACIONAL DE PANAMÁ

01-CASA MATRIZ

PANAMÁ, REP. DE PANAMÁ

CTA. N0. ____________________________ ______________________________

INAC CONTRALORÍA

SEPARE ESTE COMPROBANTE ANTES DEDEPOSITAR EL CHEQUE

Nº 0000

NOMBRE_______________________________________FECHA________________________DE 20__

DETALLE

CUENTA

FINANCIERA

DEBITO

CREDITO

PARTIDA PRESUPUEASTARIA ________________________________________________

DIRECTOR DE FINANZAS

_____________________________________________ AUDITORÍA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

________________________________ DIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN

__________________________ ________________________ DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DEPARTAMENTO DE TESORERÍA

RECIBIDO POR: ________________________

CÉDULA:_______________________________ FECHA:________________________________

INAC



73


Formulario N° 6



74


Formulario N° 7

Forma N.8

Dia mes año

Area Min. Planilla Pos.

Misión:

Del al

Fecha Des. Alm. Cena Hosp. Monto

Monto $0.00

$0.00

$0.00 $0.00 $0.00

Monto

De: A:

De: A:

De: A:

De: A:

De: A: $0.00

Monto

De: A:

De: A:

De: A:

De: A: $0.00

$0.00

Monto

B/.

B/.

TERRESTRE

Para uso del Departamento de Tesorería

Direcion Departamento

M O V I L I Z A C I O N

Origen Destino

Origen

Pago Completo Pagos Parciales

Rata X dia

Subtotales

Destino

AÉREO


AUTORIZACION DE VIATICOS, TRANSPORTE Y MOVILIZACIÓN

Nº de ChequeNombre del Beneficiario

Para uso del Departamento de Presupuesto

Total................

Fecha


Institucion

A favor de (funcionario beneficiario) Cédula

Vo. Bo. Director:

Firma del Jefe:

Códigos Presupuestarios

Monto

Revisado (Departamento de Tesorería)

Prara uso de la Unidad Solicitante

$0.00Total Transporte mas movilización:

Preparado por:

TOTAL.........

Firma

T R A N S P O R T E

MARÍTMO

PerÍodo:

V I Á T I C O S



75



RECEPCIÓN DE ALMACEN No. ______

ORDEN DE COMPRA No.: _________

PROVEEDOR: _________________________________ FACTURA No.:__________

Código

Valor

Cantidad Unidad del Descripción

Artículo Unitario Total

Total B/.

AFECTACIÓN CONTABLE

Código Nombre de la Cuenta Debe Haber

OBSERVACIONES_______________________________________________________

___________________________________________________________

_____________________ _________________________

Revisado por Recibido por

Fecha: ___/___/___ Fecha: ___/___/___

PARA USO DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

Formulario Nº 8

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FISCALES PARA REGULAR LAS ADQUISICIONES DE BIENES Y SERVIVIOS DEL INSTITUTO NACIONAL DE CULTURA

- -

76


Formulario Nº 9


ALMACÉN

RESUMEN DE RECEPCIÓN DE ALMACÉN

Recepción

Nº

O/Compra

Descripción

15-INVENTARIO

TOTAL

151

152

153

154

156

TOTALES

Observaciones _____________________________________________________________________________________________________________________

Preparado por: ________________________ Revisado por: _____________________________

JEFE DE ALMACEN

DÍA MES AÑO

RESUMEN Nº 000 .

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FISCALES PARA REGULAR LAS ADQUISICIONES DE

BIENES Y SERVIVIOS DEL INSTITUTO NACIONAL DE CULTURA

- -

77


DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD



UNIDAD DE COMPRAS

DESPACHO DE ALMACÉN

Día Mes Año

Núm.:

Unidad Solicitante:_____________________________ Solicitud Núm.::_________________

Cantidad Unidad Código Descripción Valor

Unitario Total

Total

Observaciones:________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

____________________________ ________________________________

Recibido por Entregado por

Formulario N° 10

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FISCALES PARA REGULAR LAS ADQUISICIONES DE BIENES Y SERVIVIOS DEL INSTITUTO NACIONAL DE CULTURA

- -

78


Formulario Nº 11


ALMACÉN

RESUMEN DE DESPACHOS DE ALMACÉN

Salida

Nº

O/Compra

Descripción

15-INVENTARIO

TOTAL

151

152

153

154

156

TOTALES

Observaciones _____________________________________________________________________________________________________________________

Preparado por: ________________________ Revisado por: _____________________________

DÍA MES AÑO

SALIDA Nº 000 .



79


Formulario Nº 12


ALMACEN

TARJETA MARBETE

Código: ___________________________ Unidad: _________________________

Descripción: ________________________________________________________

Cantidad Máxima: __________________ Cantidad Mínima: _________________

Fecha

Referencia

Entrada

Salida

Saldo

Firma



80


Formulario Nº 13


ACTA DE ACEPTACIÓN DE SERVICIOS

Nº__________

Por la presente aceptamos a satisfacción el

servicio_______________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

__________________

En los términos y condiciones establecidas en Orden de Compra o Contrato

Nº________________________

______________________ _____________________

El Contratista Por la Institución

(Técnico especialista)

Dado en la ciudad de Panamá a los______días del mes de _____de ______.



81


VI. ANEXOS


BIENES Y SERVICIOS DEL INSTITUTO NACIONAL DE CULTURA

82


República de Panamá

_______________________________

Institución

Contrato por Servicios Especiales

CONTRATO Nº__________

Entre los suscritos, a saber:___________________________________________,de

nacionalidad panameña, mayor de edad, portador/a de la Cédula de Identidad Personal

Nº_________________, en su condición de ( Ministro, Rector, Gerente, Director

General, etc.) _____________________________________________________,

en representación de EL ESTADO, (o indicar el nombre de la Institución, en caso de

Entidades Descentralizadas o Municipales) por una parte y por la otra

___________________________________, de nacionalidad

_________________________, mayor de edad, portador/a de la cédula de Identidad

Personal o Pasaporte Nº___________________, con domicilio en

_________________________, (indicar lugar de la residencia, avenida, calle, casa o

apartamento), actuando en nombre propio, quien en adelante se denominará EL (LA)

CONTRATISTA, se ha convenido en suscribir el presente Contrato de Servicios

Especiales, cuya autorización corresponde al Acto Público o Excepción Nº________

(indicar__________________________, de conformidad con las siguientes cláusulas:

CLAUSULA PRIMERA:

EL (LA) CONTRATISTA se obliga estrictamente a cumplir mediante el presente

contrato, a prestar sus servicios profesionales

como__________________________________________________________________

________________________________________________________

______________________________________________________________________

________________________________________________________.

Queda entendido que todo el servicio prestado por EL (LA) CONTRATISTA será de

beneficio absoluto de EL ESTADO.

CLAUSULA SEGUNDA:

El término de duración del presente contrato será de____________________________,

contados a partir del________, de _________, 20__ al ______ de ________ del año

___. EL (LA) CONTRATISTA no se está sujeto a horario, subordinación jerárquica,

deducciones legales, ni adquirirá derecho a ninguna prestación laboral, como

consecuencia del presente contrato, toda vez que no es considerado servidor público y

sólo presta sus servicios profesionales, de acuerdo a lo establecido en la Ley de

Presupuesto vigente y el Manual del Gasto Público.

CLAÚSULA TERCERA:

EL ESTADO se compromete a pagar a EL (LA) CONTRATISTA, la suma total de

(_________________________) B/. __________, mediante pagos



83


____________________ de B/. ________, cuya erogación corresponde a

____________________________________( indicar las partidas presupuestarias o

cuenta bancaria, año y monto respectivo).

CLAÚSULA CUARTA:

Se siente que del presente contrato no se derivarán relaciones obreros patronales y EL

(LA) CONTRATISTA, se compromete a cancelar por su cuenta los impuestos que

contempla la Legislación Fiscal de la República.

CLAÚSULA QUINTA: (Informes)

Durante la ejecución de los servicios, EL (LA) CONTRATISTA entregará a El

ESTADO, cada __________________, un informe del progreso de su gestión, el cual

contendrá:______________________________________________________________

______________________________________________________________________

_________________________________________________

CLAÚSULA SEXTA:

EL ESTADO se reserva el derecho de resolver este contrato, en cualquier tiempo sin

causa justificada y sin pago de indemnización alguna, previo aviso

de________________ días de antelación a EL (LA) CONTRATISTA.

CLAÚSULA SÉPTIMA:

Serán causales de Resolución Administrativa del presente contrato las contenidas en el

Artículo 99 de la Ley 22 de 27 de junio de 2006 que reglamenta la Contratación

Pública, a saber:

1. El incumplimiento de las cláusulas pactadas.

2. La muerte del contratista, en los casos en que debe producir la extinción del contrato

conforme a las reglas del Código Civil si no se ha previsto que puede continuar con

los sucesores del contratista, cuando sea una persona natural.

3. La quiebra o el concurso de acreedores del contratista, o por encontrase éste en

estado de suspensión o cesación de pagos sin que se haya producido la declaratoria

de quiebra correspondiente.

4. La incapacidad física permanente del contratista, certificado por médico idóneo, que

le imposibilite la realización de la obra, si fuera persona natural.

5. La disolución del contratista, cuando se trate de persona jurídica, o de alguna de las

sociedades que integran un consorcio o asociación accidental, salvo que los demás

miembros del consorcio o asociación puedan cumplir el contrato.

PARÁGRAFO:

Las causales de resolución administrativa del contrato se entienden incorporadas a éste

por ministerio de esta Ley, aún cuando no se hubiesen incluido expresamente en el

contrato.

Y demás las que establezca la institución, las cuales detallamos a continuación:

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

_________________________________________________



84


CLAÚSULA OCTAVA:

EL (LA) CONTRATISTA se obliga a cumplir fielmente con todas las leyes, decretos,

ordenanzas provinciales, acuerdos municipales, disposiciones legales vigentes y asumir

todos los gastos que esta establezca, sin ningún costo adicional para EL ESTADO.

CLAÚSULA NOVENA:

EL (LA) CONTRATISTA, renuncia a intentar reclamación diplomática en lo tocante a

los derechos derivados del presente contrato.

CLAÚSULA DÉCIMA:

EL (LA) CONRATISTA se obliga a pagar los timbres Fiscales que deben adherirse al

presente contrato, por un valor de (____________________) B/._________. (Código

Fiscal, Art.967, Lib. IV. Título VIII, Cap. III).

Para constancia de lo convenido se firma el presente contrato en la ciudad de Panamá, a

los__________ días del mes de ______________________ del año ______________.

POR EL ESTADO EL (LA) CONTRATISTA

(DE SER NECESARIO

INDICAR LA INSTITUCIÓN)

___________________________ __________________________

Cédula de I. Personal o

Pasaporte Nº

REFRENDO

Contraloría General de la República

Texto Recomendado por la Contraloría General de la República



85



Institución

CONTRATO Nº

Contrato por Servicio de Consultoría Persona Jurídica Nacional

Entre los suscritos a saber , de nacionalidad panameña, mayor de

edad, portador/a de la Cédula de Identidad Personal Nº , en su condición de

(Ministro, Contralor, Gerente, Director General, etc.)

actuando en nombre y representación de EL ESTADO (o indicar el nombre de la

Institución, en caso de Entidades Descentralizadas o Municipales), por una parte y por la

otra , de nacionalidad , mayor de edad, profesión

, portador/a de la Cédula de Identidad Personal o Pasaporte Nº , domicilio

(indicar lugar de la residencia, avenida, calle, casa o apartamento), quien actúa en nombre

y representación de , sociedad panameña, debidamente

inscrita por las leyes panameñas a Ficha , Rollo , Imagen del Registro Público,

Sección de , quien en adelante se llamará EL (LA) CONSULTOR/A,

celebramos un Contrato de Consultoría, cuya autorización corresponde al Acto Público o

Excepción Nº. , (indicar) , de conformidad con las siguientes

cláusulas:

CLÁUSULA PRIMERA:

EL ESTADO, contrata los servicios de consultoría para:

Para los fines de este Contrato, la palabra Servicios significa el conjunto de actividades que

deberá desarrollar EL(LA) CONSULTORIA, para el cabal cumplimiento del Pliego de

Cargos, el cual para todos los efectos se considera como parte integrante de este Contrato.

CLÁUSULA SEGUNDA: (Obligaciones Generales de EL (LA) CONSULTOR/A)

Además de las obligaciones enumeradas en el Pliego de Cargo y en el texto de este

Contrato EL (LA) CONSULTOR/A, se compromete a:

1. Desarrollar los servicios en su totalidad de acuerdo a lo establecido en el Pliego de

Cargos, Términos de Referencia y en la Propuesta Formal y Técnica presentada.

2. Ejecutar las funciones y responsabilidades inherentes a la materia de este Contrato,

actuando conforme a las disposiciones emanadas de EL ESTADO.

3. Cuando fuere el caso suministrará el/los profesional/es (idóneo/s), en la calidad y

cantidad necesaria según aparecen en la Propuesta Formal y Técnica presentada y

lo detallado en este Contrato, para llevar a cabo los servicios establecidos.



86


Si por alguna razón debidamente justificada, EL (LA) CONSULTOR/A, tuviera

que sustituir uno/s de los profesional/es, durante la ejecución de este Contrato debe

manifestarlo por escrito a EL ESTADO, para su aprobación. El (LA)

CONSULTOR/A se compromete a reemplazar al/los profesional/es de igual o

mayor preparación académica e igual o mayor experiencia, mediante presentación

de documento (currículo vitae), mientras dure la causa de la imposibilidad o por el

resto de la duración de la prestación de los servicios.

4. Cumplir con el cronograma de trabajo consignado en

(transcribir o anexo complementario).

5. (Obligaciones Adicionales de EL (LA) CONSULTOR/A necesaria para el

cumplimiento de este contrato)

CLÁUSULA TERCERA: (Obligaciones Generales de EL ESTADO)

Además de las obligaciones enumeradas a lo largo del texto del presente Contrato, EL

ESTADO se compromete a:

1. Emitir los permisos y autorizaciones necesarias para la realización de los servicios,

tal como aparece establecido en el Pliego de Cargos y los Términos de Referencia,

de este Contrato.

2. Si lo estima conveniente, dispondrá del espacio físico apropiado en las

Instalaciones involucradas en el servicio a desarrollar en , (lugar)

para que el/los consultor/es puedan realizar los trabajos.

3. Suplir las facilidades de apoyo para la ejecución de sus responsabilidades.

4. Dispondrá de un mínimo de ( ) profesional/es, para darle

seguimiento en las diferentes etapas a la administración del proyecto/obra/otros

servicios.

5. Debe extender una orden de proceder a EL (LA) CONSULTOR/A para iniciar los

servicios. La fecha de esta orden será la fecha oficial, a partir de la cual se dará

seguimiento al mismo.

6. (Obligaciones adicionales que considera la Institución necesaria para el

Cumplimiento de este Contrato)

.

CLÁUSULA CUARTA: (Domicilio y Notificación de las partes)

1. Cualquier solicitud o notificación requerida entre las partes debe constar por

escrito, y será considerada como debidamente efectuada cuando sea enviada por

memorando, nota, por correo, cable o fax a la Dirección específica de las partes,

que a continuación se describen:



87


EL ESTADO

(Institución)

Apartado Postal

EL (LA) CONSULTOR/A

(Nombre)

Apartado Postal

CLÁUSULA QUINTA:

El ESTADO, pagará a EL (LA) CONSULTOR/A por los servicios objetos de este

Contrato descritos en la Cláusula , la suma de ( ) B/.

, lo que incluye honorarios y todos los gastos incurridos por razón de los servicios

contratados, mediante pagos , con cargo a (indicar

las partidas presupuestarias o cuenta bancaria, año/s y monto respectivo)

Los pagos de este servicio por parte de EL ESTADO, se efectuarán en la siguiente forma:

CLÁUSULA SEXTA: (Informes)

Durante la ejecución de los servicios, EL (LA) CONSULTOR/A, entregará a EL

ESTADO, los informes del progreso de su gestión, los cuales contendrán:

.

CLÁUSULA SÉPTIMA: (Término del contrato)

El presente Contrato tendrá una duración de: , contados a partir de la orden

de proceder.

CLÁSULA OCTAVA: (Daños y Perjuicios en general)

El (LA) CONSULTOR/A será responsable por los daños y perjuicios que ocasione a EL

ESTADO, o a terceras personas con motivo de actos u omisiones en que incurra por culpa

o negligencia y cualquier demanda será sometida a los Tribunales panameños.



88


Por cada día calendario que EL (LA) CONSULTOR/A se demore en entregar a EL

ESTADO, el informe final, deberá pagar multa que establezca la institución a razón de (

) B/. .

CLÁUSULA NOVENA: (Reclamaciones Contractuales)

1. Cualquiera reclamación que surgiera con motivo de la interpretación o ejecución

del presente Contrato será solucionada por acuerdo mutuo de las partes y si no

procediera así, será dilucidada de conformidad con lo que al respecto dispongan las

leyes panameñas vigentes en materia de arbitraje.

2. Este contrato no podrá ser cedido en todo, ni parcialmente sin la previa aprobación

de EL ESTADO, de acuerdo a lo establecido en el artículo 67 de la Ley 22 de 27

de junio de 2006.

CLÁUSULA DÉCIMA:

El ESTADO declara que EL (LA) CONSULTOR/A, ha presentado una Fianza de

Cumplimiento por la suma de ( ) B/. , que representa el

por ciento (%) del valor total de este contrato, para garantizar el fiel cumplimiento del

objeto de este contrato más el término de para responder por vicios redhibitorios.

CLÁUSULA DÉCIMA PRIMERA:

Serán causales de Resolución Administrativa del presente contrato, las contenidas en el

Artículo 99 de la Ley 22 de 27 de junio de 2006, que reglamenta la contratación pública a

saber:


2. La muerte del contratista, en los casos en que debe producir la extinción del

contrato conforme a las reglas del Código Civil, si no se ha previsto que puede

continuar con los sucesores del contratista, cuando sea una persona natural.

3. La quiebra o el concurso de acreedores del contratista, o por encontrarse éste en



4. La incapacidad física permanente del contratista, certificado por médico idóneo,

que le imposibilite la realización de la obra, si fuera persona natural.




PARÁGRAFO:



89


Las causales de resolución administrativa del contrato se entienden incorporadas a éste por

ministerio de esta Ley, aún cuando no se hubiesen incluido expresamente en el contrato.

Y además las que establezca la Institución, las cuales detallamos a continuación:

.

CLÁUSULA DÉCIMA SEGUNDA: (Timbres Fiscales)

EL (LA) CONSULTOR/A se obliga a cumplir fielmente con todas las leyes, decretos,


todos los gastos que estas establezcan, sin ningún costo adicional para EL ESTADO.

CLÁUSULA DÉCIMA TERCERA:

El (LA) CONSULTOR/A se obliga a pagar los timbres Fiscales que deben adherirse al

presente contrato por un valor de ( ) B/. . (Código Fiscal,

Art.967, Lib IV. Título VIII, Cap.III)

Para constancia de lo convenido se firma el presente contrato en la ciudad de Panamá, a los

días del mes de del año .

POR EL ESTADO POR EL (LA) CONSULTOR/A (DE SER NECESARIO

INDICAR LA

INSTITUCIÓN) ______________________ _______________________

REPRESENTANTE LEGAL

Cédula de Identidad Personal

o Pasaporte

REFRENDO

Contraloría General de la República

Texto Recomendado por la Contraloría General de la República de Panamá



90



Institución

Contrato por Servicio de Consultoría Persona Jurídica Extranjera

CONTRATO Nº

Entre los suscritos a saber , de nacionalidad panameña, mayor de

edad, portador/a de la Cédula de Identidad Personal Nº , en su condición de


actuando en nombre y representación de EL ESTADO, (o indicar el nombre de la

Institución, en caso de Entidades Descentralizadas o Municipales) por una parte y por la

otra parte , de nacionalidad , mayor de edad,

profesión , portador/a de la Cédula de Identidad Personal o Pasaporte

, quien actúa en (nombre propio o nombre y representación de

, sociedad , domicilio (indicar lugar de la residencia, avenida,

calle, casa o apartamento), quien actuando en nombre propio o en nombre y

Representación de la Empresa , sociedad

debidamente inscrita conforme a las leyes (país de origen), quien en

adelante se llamará EL (LA) CONSULTOR/A, celebramos un Contrato de Consultoría,

cuya autorización corresponde al Acto Público o Excepción Nº (indicar)

, de conformidad con las siguientes cláusulas:

CLÁUSULA PRIMERA:


.


deberá desarrollar EL(LA) CONSULTOR/A, para el cabal cumplimiento del Pliego de


CLÁUSULA SEGUNDA: (Obligaciones Generales de EL (LA) CONSULTOR/A

Además de las obligaciones enumeradas en el Pliego de Cargo y en el Texto de este

Contrato, EL (LA) CONSULTOR/A se compromete a:


Cargos, Términos de Referencia y en la Propuesta Formal y Técnica presentada.





91


3. Cuando fuere el caso suministrará el/los profesional/es (idóneo/s), en la calidad y

cantidad necesaria según aparecen en la Propuesta Formal y Técnica presentada y

lo detallado en este Contrato, para llevar a cabo los servicios establecidos.



manifestarlo por escrito a EL ESTADO, para su aprobación. El (LA)




resto de la duración de la prestación de los servicios.



5. (Obligaciones adicionales de EL (LA) CONTRATISTA necesaria para el

cumplimiento de este contrato)


Además de las obligaciones enumeradas a lo largo del texto del presente Contrato, EL

ESTADO se compromete a:


tal como aparece establecido en el Pliego de Cargos y los Términos de Referencia,

de este Contrato.


Instalaciones involucradas en el servicio a desarrollar en , (lugar)

para que el/los consultor/es puedan realizar los trabajos.


4. Dispondrá de un mínimo de ( ) profesional/es, para

darle seguimiento en las diferentes etapas a la administración del

proyecto/obra/otros servicios.

5. Debe extender una orden de proceder a EL (LA) CONSULTOR/A para iniciar los

servicios. La fecha de esta orden será la fecha oficial, a partir de la cual se dará

seguimiento al mismo.





92


CLÁUSULA CUARTA: (Domicilio y Notificación de las Partes)



memorando, nota, por correo o cable o fax a la dirección específica de las partes,


EL ESTADO

(Institución)

Apartado Postal

EL (LA) CONSULTOR/A

(Nombre)

Apartado Postal

CLÁUSULA QUINTA:

El ESTADO, pagará a EL (LA) CONSULTOR/A por los servicios objetos de este

Contrato descritos en la Cláusula , la suma de ( ) B/.

, lo que incluye honorarios y todos los gastos incurridos por razón de los servicios

contratados, con cargo a (indicar las partidas presupuestarias o cuenta

bancaria, año/s y monto respectivo).


Durante la ejecución de los servicios EL (LA) CONSULTOR/A, entregará a EL

ESTADO, cada , un informe del progreso de su gestión, el cual contendrá:

.



93


CLÁUSULA SÉPTIMA: (Término del Contrato)


de proceder.

CLÁSULA OCTAVA: (Daños y Perjuicios en general)

El (LA) CONSULTOR/A será responsable por los daños y perjuicios que Ocasione a EL

ESTADO, o a terceras personas con motivo de actos u omisiones en que incurra por culpa



ESTADO, el informe final, deberá pagar multa que establezca la institución a razón de (

) B/. .







de EL ESTADO.

CLÁUSULA DÉCIMA:



por ciento (%) del valor total de este contrato, para garantizar el fiel cumplimiento del

objeto de este contrato más el término de (tiempo) para responder por vicios

redhibitorios.



Artículo 104 de la Ley 56 de 27 de diciembre de 1995, que reglamenta la contratación

pública a saber:







94










PARÁGRAFO:



Y además las que establezcan la Institución, las cuales detallamos a continuación:

________________________________________________________________________

__________________________________________________________

CLÁUSULA DÉCIMA SEGUNDA:

EL/LA CONSULTOR/A se obliga a cumplir fielmente con todas las leyes, decretos,




EL (LA) CONSULTOR/A, renuncia a intentar reclamación diplomática en lo tocante a los

trabajos derivados del presente contrato.



95


CLÁUSULA DÉCIMA CUARTA: (Timbres Fiscales)

El (LA) CONSULTOR/A adherirá a este documento timbres Fiscales por un valor de B/.

( .

(Código Fiscal, Art.967, Lib IV. Título VIII, Cap.III)

Para constancia de lo convenido se firma el presente contrato en la ciudad de

, a los días del mes de del año .

POR EL ESTADO POR EL (LA) CONSULTOR/A (DE SER NECESARIO INDICAR LA INSTITUCIÓN

_______________________ _______________________

REPRESENTANTE LEGAL


o Pasaporte

POR EL (LA) CONSULTOR/A

REFRENDO

CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA




96



Institución

Contrato por Servicio de Consultoría Persona Natural Panameña o Extranjera

CONTRATO Nº

Entre los suscritos a saber , de nacionalidad panameña,

mayor de edad, portador/a de la Cédula de Identidad Personal , en su condición de


actuando en nombre y representación de EL ESTADO (o indicar el nombre de la

Institución en caso de Entidades Descentralizadas o Municipales) por una parte y por la

otra, , de nacionalidad , mayor de edad,

profesión portador/a de la Cédula de Identidad Personal o

Pasaporte Nº , actuando en nombre propio, domicilio

(indicar lugar de la residencia, avenida, calle, casa o apartamento), quien en adelante se

llamará EL (LA) CONSULTOR/A, celebramos un Contrato de Consultoría, cuya

autorización corresponde al Acto Público o Excepción Nº. (indicar)

, de conformidad con las siguientes cláusulas:

CLÁUSULA PRIMERA:


.


deberá desarrollar EL (LA) CONSULTOR/A, para el cabal cumplimiento del Pliego de


CLÁUSULA SEGUNDA: (Obligaciones Generales de EL (LA) CONSULTOR/A)

Además de las obligaciones enumeradas en el texto de este Contrato EL (LA)

CONSULTOR/A, se compromete a:


Cargos, en los Términos de Referencia y en la Propuesta Formal y Técnica

presentada.



3. Cuando fuere el caso suministrará profesional/es (idóneo/s), en la calidad y

cantidad necesaria según aparecen en la Propuesta Formal y Técnica presentada

por EL (LA) CONSULTOR/A, y lo detallado en este Contrato, para llevar a cabo

los servicios establecidos.



97




manifestarlo por escrito a EL ESTADO para su aprobación. EL (LA)




resto de la duración de la prestación de los servicios si ello fuera necesario previa la

aprobación escrita de EL ESTADO.



5. (Obligaciones Adicionales de el (LA) CONSULTOR/A necesaria para el

cumplimiento de este Contrato)

.



98



Además de las obligaciones enumeradas a lo largo del texto del presente Contrato EL

ESTADO, se compromete a:


tal como aparece establecido en los Términos de Referencia, de este Contrato.


Instalaciones involucradas en el servicio a desarrollar en

(lugar), para que el/los consultor/es puedan realizar los trabajos.


4. Dispondrá de un mínimo de , profesional/es, para darle seguimiento en las

diferentes etapas a la administración de los proyecto/obra/otros servicios.

5. Debe extender una orden de proceder a EL (LA) CONSULTOR/A para los inicios

de los servicios, la fecha de esta orden será la fecha oficial, a partir de la cual se

dará seguimiento al mismo.



CLÁUSULA CUARTA: (Domicilio y Notificación de las Partes)



memorando, nota, por correo, cable o fax a la dirección específica de las partes,


EL ESTADO

(Institución)

Apartado Postal

EL (LA) CONSULTOR/A

(Nombre)

Apartado Postal



99


CLÁUSULA QUINTA:

El ESTADO, pagará a EL (LA) CONSULTOR/A por los servicios objeto de este Contrato

descritos en la Cláusula , la suma de ( )

B/. , lo que incluye honorarios y todos los gastos incurridos por razón de los

servicios contratados, con cargo a (indicar las partidas presupuestarias o

cuenta bancaria, año/s y monto respectivo).

Los pagos de este servicio por parte de EL ESTADO, se efectuarán en la siguiente forma:

________________________________________________________________________

__________________________________________________________


Durante la ejecución de los servicios, EL (LA) CONSULTOR/A entregará a EL ESTADO

cada , un informe del progreso de su gestión, el cual contendrá lo siguiente:

________________________________________________________________________

__________________________________________________________

CLÁUSULA SÉPTIMA: (TERMINO DEL CONTRATO)


de proceder.

CLÁUSULA OCTAVA: (DAÑOS Y PERJUICIOS EN GENERAL)

El (LA) CONSULTOR/A será responsable por los daños y perjuicios que Ocasione a EL

ESTADO o a terceras personas con motivo de actos u omisiones en que incurra por culpa



ESTADO el informe final, deberá pagar multa que establezca la institución a razón de: (

) B/. .







de EL ESTADO.

CLÁUSULA DÉCIMA:





100


por ciento (%) del valor total de este contrato para garantizar el fiel cumplimiento del

objeto de este contrato más el término de (tiempo) para responder por vicios

redhibitorios.




saber:













PARÁGRAFO:



Y además las que establezca la Institución, las cuales detallamos a continuación:

________________________________________________________________________

__________________________________________________________


EL (LA) CONSULTOR/A, renuncia a intentar reclamación diplomática en lo tocante a los

trabajos derivados del presente contrato.



101


CLÁUSULA DÉCIMA TERCERA: (Timbres Fiscales)

El (LA) CONSULTOR/A se obliga a pagar los timbres Fiscales que deben adherirse al

presente contrato, por un valor de ( B/.

. (Código Fiscal, Art.967, Lib IV. Título VIII, Cap.III)

Para constancia de lo convenido se firma el presente contrato en la ciudad de Panamá, a los

______ días, del mes de __________________ del año _______.

POR EL ESTADO POR EL (LA) CONSULTOR/A (DE SER NECESARIO

INDICAR LA

INSTITUCIÓN)

_______________________ __________________________

Nombre


o Pasaporte

REFRENDO





102



____________________

INSTITUCIÓN

Contrato de Suministro

CONTRATO Nº______

Entre los suscritos a saber: , de nacionalidad panameña, mayor de

edad, con Cédula de Identidad Personal Nº , actuando en su condición de

(Ministro, Contralor, Gerente, Director General, etc.) , actuando en nombre

y representación de EL ESTADO, (o indicar el nombre de la Institución, en caso de

Entidades Descentralizadas o Municipales) por una parte y por la otra ,

nacionalidad , mayor de edad, portador/a de la Cédula de Identidad Personal o

Pasaporte Nº , con domicilio (indicar lugar de la

residencia, avenida, calle, casa o apartamento), quien actúa en (nombre propio o en nombre

y representación) de , debidamente inscrito en el Registro Público, a Ficha

, Rollo , Imagen , de la Sección de , que en adelante se denominará EL

(LA) CONTRATISTA, hemos convenido en celebrar un Contrato de Suministro, cuya

autorización corresponde al Acto Público o Excepción Nº , (indicar)

de conformidad con las siguientes cláusulas:

CLÁUSULA PRIMERA:

EL (LA) CONTRATISTA se compromete a suministrar, transportar, entregar y descargar

en el Almacén de , los siguientes bienes (bien

mueble - especifique generalidades del mismo), a favor de EL ESTADO, con las

características y eficiencias señaladas en:

CLÁUSULA SEGUNDA:

El orden de precedencia de los documentos del Contrato, en caso de contradicciones o

discrepancias, entre ellos, es el siguiente:

1. Este contrato.

2. Las Especificaciones establecidas en el Pliego de Cargo .

(Referirse al Acto Público).

3. La Oferta presentada por EL (LA) CONTRATISTA junto con las cartas y

documentos que complementan el alcance de (Referirse al

Acto Público).



103


CLAÚSULA TERCERA:

EL (LA) CONTRATISTA se obliga formalmente a iniciar y concluir el suministro a que

se refiere este contrato dentro de los días calendarios siguientes, contados a partir de la

fecha de la orden de proceder.

CLÁUSULA CUARTA:

EL (LA) CONTRATISTA cancelará los impuestos correspondientes al

(describir el bien objeto de este contrato).

CLÁUSULA QUINTA:

EL ESTADO se reserva el derecho de ordenar pruebas o exámenes adicionales a los

especificados, de los materiales y/o equipos que haya de suministrar EL (LA)

CONTRATISTA, en cualquier tiempo y lugar. Los gastos y las pruebas e inspecciones

serán a cargo de EL ESTADO, pero si los materiales y/o equipos resultan de calidad

inferior a la exigida en las especificaciones, ello será motivo para que EL ESTADO

rechace los mismos y exija el reemplazo de estos, sin que incurra por ello en gastos o

responsabilidad alguna.

CLÁUSULA SEXTA:

EL (LA) CONTRATISTA garantiza los materiales y/o equipos suministrados por el

período de un (1) año adicional, contado a partir de la Aceptación Final por parte de EL

ESTADO. EL (LA) CONTRATISTA se obliga para con EL ESTADO a reemplazar con

materiales y/o equipos nuevos, aquellos que resulten deficientes o defectuosos y a

someterlos a las pruebas de aceptación por parte de EL ESTADO.

En este caso, todos los gastos en que se incurra serán por cuenta de EL (LA)

CONTRATISTA.

CLÁUSULA SÉPTIMA:

EL ESTADO se compromete a pagar a EL (LA) CONTRATISTA, la suma total de (

) B/. , mediante pagos de ( )B/. , cuya erogación corresponde

a (indicar las partidas presupuestarias y/o cuenta bancaria, año/s y monto

respectivo).

Los pagos a EL (LA) CONTRATISTA se harán de la siguiente manera:

CLÁUSULA OCTAVA:

EL (LA) CONTRATISTA conviene en pagar a EL ESTADO, en concepto de multa por

incumplimiento, el monto tasado entre el uno por ciento (1%) y el cuatro (4%) dividido

entre 30 (treinta) por cada día calendario de atraso del valor equivalente a la porción dejada

de entregar o ejecutar por el contratista. El valor total de la multa no será en ningún caso



104


superior al diez por ciento (10%) del valor del contrato y deberá ingresar al Tesoro

Nacional.

El incumplimiento está dado en función de las solicitudes de prorrogas que se presenten

después de la fecha de vencimiento del plazo para la entrega del suministro o servicio o

para la ejecución de la obra.

CLÁUSULA NOVENA:

EL (LA) CONTRATISTA, deberá someter a consideración de EL ESTADO el (los)

subcontratista(s) que vaya a utilizar en la ejecución de suministro, si éste fuese el caso, los

cuales tienen que ser previamente autorizados por EL ESTADO.

CLÁUSULA DÉCIMA:

EL (LA) CONTRATISTA exonera y libera expresa y totalmente a EL ESTADO respecto

a terceros, de toda responsabilidad, civil, laboral, Fiscal o de cualquier naturaleza que

pudiese surgir con motivo de la ejecución del presente Contrato.


EL (LA) CONTRATISTA asegurará contra todo riesgo los materiales y/o equipos durante

el transporte marítimo, aéreo y/o terrestre hasta su descarga en el lugar de entrega, por una

suma no menor del cien por ciento (100%) del valor total de la entrega. Estas pólizas de

seguro deberán ser suscritas a favor de EL (LA) CONTRATISTA y copia de estas

entregadas a EL ESTADO.




saber:











sociedades que integran un consorcio o asociación puedan cumplir el contrato.



105


PARÁGRAFO:



Y además las siguientes que establezca la Institución, las cuales detallamos a continuación:

________________________________________________________________________

__________________________________________________________


EL (LA) CONTRATISTA conviene en que los materiales y/o equipos tendrán las

características técnicas indicadas en la lista de materiales y precios y documentos

complementarios de

(Referirse al Acto Público), el cual forma parte de este Contrato.

CLÁUSULA DÉCIMA CUARTA:

La cesión de los derechos que emanan de este Contrato se ajustará a las normas

específicamente contenidas en el Artículo 67 de la Ley 22 de 27 de junio de 2006.

CLÁUSULA DÉCIMA QUINTA:

EL ESTADO declara que EL (LA) CONTRATISTA, ha presentado una Fianza de

Cumplimiento por la suma de ( )B/. , que representa el

% (por ciento), para garantizar el fiel cumplimiento del objeto de este contrato más el

término (tiempo), para responder por vicios redhibitorios.

CLÁUSULA DÉCIMA SEXTA:

EL (LA) CONTRATISTA se obliga a cumplir fielmente con todas las leyes, decretos,



CLÁUSULA DÉCIMA SÉPTIMA:

EL (LA) CONTRATISTA, renuncia a intentar reclamación diplomática en lo tocante a los

derechos derivados del presente contrato.



106


CLÁUSULA DÉCIMA OCTAVA:

EL (LA) CONTRATISTA se obliga a pagar los timbres Fiscales que deben adherirse al

presente Contrato. (Código Fiscal, Art.967, Lib IV. Título VIII, Cap.III)

Para constancia de lo conveniente se firma el presente contrato en la ciudad de Panamá, a

los días, del mes de del año .

POR EL ESTADO POR EL (LA) CONTRATISTA

(DE SER NECESARIO

INDICAR LA

INSTITUCIÓN)

Nombre


o Pasaporte

REFRENDO



(INAC) de compra… · EDWIN RAÚL HERRERA Secretario General DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE...

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