Gestion des ressources - Catalogage rapide (quick cataloging)

Alma @ ULg - Acquisitions

Quick cataloging-

Catalogage rapide

Version d’octobre 2015

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néesQuick cataloging

Introduction

Quick cataloging : en pratiqueOption ExistingOption New

Après le Quick cataloging : en pratique Finaliser le processus

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Quick cataloging - Introduction

Pour accéder au Quick cataloging et donc ajouter des exemplaires physiques à l’inventaire existant ou créer de nouvelles notices avec inventaire,l’utilisateur doit avoir le rôle suivant :

PHYSICAL INVENTORY OPERATOR

Ce rôle est associé à un périmètre qui correspond à la (les) bibliothèque(s) dans laquelle l’utilisateur travaille.

L’utilisateur ne peut donc créer des exemplaires / des notices minimales & inventaire que pour sa bibliothèque.

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Quick cataloging - IntroductionLe formulaire de saisie Quick cataloging se retrouve à différents endroits, dans différents menus ALMA, sous différentes désignations :

Þ Dans le processus de prêt de documents :Fulfillment >> Check in/Check out > Manage patron services > (après idenfication du lecteur)

Þ Dans les opérations de fulfillment liées aux Requests : Fulfillment >> Resource Requests > Scan in Items

Þ Dans les procédures suivant la Réception dans le cadre des AcquisitionsAcquisitions >> Post-Receiving Processing > Scan in Items

ÞPour alimenter l’Inventaire physique dans le cadre de la gestion des ressources imprimées :

Resource management >> Create inventory > Add physical items 4

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RôlesCIRCULATION DESK OPERATOR LIMITED

CIRCULATION DESK OPERATOR+

PHYSICAL INVENTORY OPERATOR

RôlePHYSICAL INVENTORY OPERATOR

RôleRECEIVING OPERATOR LIMITED

+PHYSICAL INVENTORY OPERATOR

Quick cataloging - IntroductionÀ partir du menu Resource management >> Create Inventory > Add Physical Item, le quick cataloging pourra être utilisé dans les cas suivants :

Création de notices minimales de commandes de monographies Permet à des utilisateurs n’ayant pas un rôle de catalogueur de créer des notices et leur

inventaire puis la ligne de commande associée Création de notices minimales avec inventaire

Permet de gérer des opérations de rétrocatalogage Permet de gérer rapidement l’enregistrement d’ensembles importants dans le

répertoire (dons…)

Ajout d’un nouvel exemplaire d’une monographie à un HOL existant

Exemplarisation de collections de périodiques

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Quick cataloging - IntroductionMAIS

Les notices nouvelles créées à partir du menu RM sont automatiquement liées au

traitement interne ‘Acquisitions & Catalogage’

Les exemplaires qui ont un traitement (process type) en cours ne peuvent pas être prêtés

Pour rendre possible les opérations de prêt7

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=> En pratique : FINALISER LE PROCESSUS

Quick cataloging - IntroductionÀ partir du menu Fulfillment >> Manage Patron services, le quick cataloging devra être utilisé pour pouvoir mettre en prêt un document qui n’est pas encore enregistré dans le catalogue informatisé de la bibliothèque

Monographies enregistrées uniquement sur fiches papier Fascicules de périodique non exemplarisés

Le document est mis en prêt automatiquement dès que la notice du Quick cataloging est enregistrée (bouton )

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Les notices créées à partir du prêt passent du process type ‘Loan’ au process type ‘Transit’ dans le processus général

‘Acquisitions & Catalogage’ lors du retour du document

Pour les notices créées à partir du prêt, l’exemplaire qui revient est en Transit, c’est-à-dire indisponible, et ne peut pas être prêté

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=> En pratique : FINALISER LE PROCESSUS

Pour rendre l’exemplaire disponible et rendre possible une nouvelle opération de prêt


MAIS

Si l’ouvrage existe déjà dans le catalogue, on est limité à l’ajout d’un exemplaire au HOL existant

qui n’est peut être pas votre bibliothèquequi contient déjà une information de cote de rangement en 852$j

Créer une notice ‘doublon’ dans le catalogue !?

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La notice Marc21 générée est de qualité médiocre :Les informations encodées dans certaines zones proposées par le

formulaire arrivent dans de mauvaises zones Marc21Les points d’accès sont liés automatiquement aux autorités

(LCNAF) sans contrôleNombreux messages d’erreurEt des erreurs sans messageLa zone Call number ne se retrouve nulle partLe champ Marc 008 n’est pas crééAvant la mise à jour de novembre 2015, il est impossible de fournir

l’information de COTE de RANGEMENT 11

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Introduction



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Quick cataloging – En pratiqueLe formulaire de Quick cataloging est identique à partir des différents menus

ÞIntégrer un exemplaire physique à une ressource déjà présente (MMS + Inventaire) dans la bibliothèque : option EXISTING

ÞIntégrer un exemplaire physique de livre ou un article (dépouillement) dans le répertoire en créant une notice MMS et un inventaire : option NEW

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Afin d’éviter les doublons, le quick cataloging doit toujours être précédé d’une recherche

dans le répertoire.

Quick cataloging – En pratiqueOption Existing

Entrez le début du titre dans la section Resource information et choisissez-le dans la liste déroulante OU cliquez sur la flèche qui vous renvoie vers la repository search où vous pouvez lancer votre recherche et choisir le bon titre dans la liste de résultats.

ATTENTION À LA LISTE DÉROULANTE QUI EST UN PEU FARFELUE (recherche par ‘tous les mots’ du titre, et non par ‘browse’)

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Cette option permet d’ajouter un exemplaire supplémentaire à un HOL déjà existant. Cet exemplaire aura donc même la même bibliothèque, la même localisation, et la même cote.

Quick cataloging – En pratiqueOption Existing

Une fois le titre choisi, compléter la section Item information :• Library • Location• Barcode

• Description : pour les fascicules de périodiques ; pour une monographie en plusieurs volumes

• Material type : utiliser la loupe pour accéder à la liste « physical inventory material » et choisir le bon support

• Item policy : à ne compléter que si un statut de type Exception est requis15 - Non empruntable18 - Non consultable30 - S'adresser au service (XXX90)

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automatiquement remplis

Enregistrer la notice et retourner à l’écran d’accueil d’Alma ou prêt pour une nouvelle opération

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Quick cataloging – En pratiqueOption New

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La création d’une notice (New) doit toujours être précédée d’une recherche dans le catalogue.

=> s’il existe déjà une notice dans le MMS, un rôle Catalogueur est alors nécessaire pour éditer la notice dans le Metadata editor et ajouter une notice HOL + exemplaire.


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Pour ouvrir la page du quick cataloging, choisir New, sélectionnez livre ou article et validez en cliquant sur Choose. En fonction du Citation type choisi, les paramètres seront différents.

Pour que la notice soit affichée dans Primo, décochez la case Suppress from discovery.


Créer l’Inventaire : remplir les Item information et enregistrer la notice en cliquant sur save .

[À partir de la fonctionnalité Add Physical Item, le formulaire Quick cataloging se ferme et ouvre la page de résultat dans la repository search avec comme seul résultat la notice dans le MMS et son inventaire qui viennent d’être créés.]

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La bibliothèque est celle définie par le rôle de l’utilisateur

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Après le Quick cataloging – En pratique

Finaliser le processus

1) RÉTROCATALOGAGE

ÞEditer l’exemplaire pour supprimer le process type

ÞContrôler la qualité de la descriptionÞAjouter les champs manquantsÞCorriger les étiquettes Marc erronéesÞAméliorer la description pour pouvoir attribuer à la notice un autre

niveau d’encodage (pour lequel le ‘tag brief’ pourra être décoché)21

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RôleCATALOGER

RôlePHYSICAL

INVENTORY OPERATOR

Après le Quick cataloging - En pratique


2) COMMANDES

ÞCréer la ligne de commande à partir du lien d’action Order

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FormationACQUISITIONS


Finaliser le processus3) NOTICES CRÉÉES LORS DU PRÊT : Au retour du document : SCÉNARIO 1

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Cliquer sur le lien du code-barres pour ouvrir les informations de l’exemplaire dans le PHYSICAL ITEM EDITOR


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SUPPRIMER LE PROCESS TYPE

L’EXEMPLAIRE EST DÉSORMAIS DISPONIBLE

Attention : si l’exemplaire est localisé dans une réserve distante avec bureau de prêt indépendant,

il est toujours en transit après cette opération

Éditer la notice BIB

Éditer la notice HOL


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gingL’exemplaire est désormais disponible

MAIS- SA DESCRIPTION BIBLIOGRAPHIQUE EST DE MAUVAISE

QUALITÉ- IL EST IDENTIFIÉ COMME NOTICE ABRÉGÉE- IL EST PEUT-ÊTRE TOUJOURS EN TRANSIT (MAL)&- VOUS N’AVEZ PAS LE TEMPS DE COMPLÉTER LA

DESCRIPTION - VOUS N’AVEZ PAS LE RÔLE NÉCESSAIRE POUR

COMPLÉTER LA DESCRIPTION

L’exemplaire est intégré au processus de traitement interne (Work order) ‘Acquisitions & Catalogage’ ; il est donc pris en charge par le Département ‘Acquisitions & Catalogage’ de votre bibliothèque



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FORMATION Work orders : traitements internes

http://www2.libnet.ulg.ac.be/bao/docs/alma/workorders/WorkOrdersrevuVF5.pptx



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Des questions?Sur le fonctionnement dans les divers contextesSur les limites de la fonctionnalitéSur l’utilisation qui peut en être faiteDes propositions d’amélioration

[email protected]

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mailto:[email protected]

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