Atelier

Gestion de projets Olivier Dommange

Objectif

Identifier les processus et outils destinés

à la gestion de projets.

Sommaire Qu'est-ce qu'un projet

Évaluation de la faisabilité d'un projet

Planification du projet

La documentation

Le chargé de projets

Pilotage

Quelques chiffres…

En 2009, projets informatiques :

n'ont pas atteints les objectifs (délais, coûts, moins de fonctions)

Source : Standish Group (http://www.projectsmart.co.uk/the-curious-case-of-the-chaos-report-2009.html)

39% 44% 24%

ont rencontrés les objectifs fixés au départ

se sont avérés être un échec (n'ont jamais été terminés)

Projet

[pʀɔʒɛ] n.m.

Concrétisation d'un concept planifié dans le temps selon des moyens et des ressources définis et réalistes.

Passer du stade d'idée à sa réalisation

Limité dans le temps

Avoir les moyens (financiers, temps) de ces ambitions

Compétences, outils et méthodes adéquates

Source : Project cartoon (http://www.projectcartoon.com)

Evaluer les risques

1. Mettre en évidence les problèmes potentiels

2. Définir les risques « contrôlés »

perte de crédibilité, gouffre financier, démotivation

ressources

degrés des compétences

temps

financiers

humains

relationnels

Causes fréquentes d'échec Le projet est mal défini et mal délimité

Le projet repose sur des objectifs mal définis (carte blanche = faire plaisir au client... Mais attention s'il est déçu ! )

Le planning est organisé à la semaine, sans les acteurs ou est trop rigide

Les budgets sont trop verrouillés ou ne sont pas en phase avec le projet

Les responsables et répondants sont mal définis

Les membres de l'équipe ne communiquent pas leurs objectifs et l'avancement de leur travail

Le chef de projet bloque l'information à son niveau

Les enjeux (finance, délais, qualité,... ) bousculent les priorités.

Les ressources sont mal utilisées ou inappropriées

Le pilotage se fait à vue et ne permet pas d'observer l'avancement

En savoir plus : Chef de projet.org (http://www.chef-de-projet.org/facteur-echec/causes_echec.html)

Triangle des contraintes

Délais

Qualité

Coûts

Un rapport incompressible !

Stratégies de réussite Identifier les marges de manoeuvre en début de projet dans l'un des trois axes clés

Intégrer les membres de l'équipe dans la définition des spécificités techniques (fonctionnalités, contenus, graphisme) et les délais qui les concernent.

Impliquer le client dans tous les processus de la conception à la réalisation.

Définir des processus de réalisation validés par des projets antérieurs. Indique les compétences techniques et temps à disposition + Capitaliser sur des développements déjà financés.

Suivi permanent du projet et anticipation des problèmes. Planifier des solutions dans le temps.

Réaliser une audit. Contrôle la faisabilité du projet.

La planification

Planification

L’art de : Conjuguer dans le temps

les ressources humaines et financières

selon une répartition des tâches

qui évolue au rythme du projet.

Planification

La création documentation technique Aussi appelé spécifications techniques (programmes, langages, techniques et technologies) et fonctionnelles (fonctionnalités) et réalisée par le responsable technique des programmeurs. Cette documentation est mise à jour tout au long du projet.

Une période de tests, définie par un protocole.

La conception d'un guide utilisateur est à prévoir.

Dans les projets informatiques…

Diagramme de Gantt

Découpage des tâches

Gestion des livrables

Avancement du projet

Gestion des délais

Gestion de la disponibilité des ressources humaines

Gestion des ressources financières

Niveau d’avancement des tâches

Synthèse (10 à 20 pages) définit le champ opératoire du projet

Rédaction par le client avec l'éventuelle collaboration du prestataire

Accorde le budget, les délais, les objectifs, les livrables et les aspects juridiques

?

Cahier des charges

Société et son secteur d'activité

Stratégie de communication et de la place qu'occupe le projet

Présentation du contexte (concurrence, évolutions technologiques, …)

Les raisons de sa concrétisation (nouveau produit, évolution stratégique, …)

Cahier des charges 1. Contexte

Rappel du mandat

Synthèse du projet

Objectif du projet

Propriété intellectuelle

Le budget (dépenses matériels et services)

Cahier des charges 2. Généralités

Définir le type de contenu et comment il sera obtenu textes, arborescence, données et images

Présenter les outils et leurs fonctionnalités

Présenter les technologies employées

Spécificités techniques utiles complémentaires

Cahier des charges 3. Matière du projet

Délais des livraisons et validations Planning de ce que chaque parti (client et prestataire) doit livrer

Les livrables Chartes graphiques, codes d'accès, fichiers sources, projet fini…

Définir les personnes de contact

Perspectives Futurs développements, les mises à jour

Cahier des charges 4. Logistique

?

L’offre commerciale (devis) Description des phases + temps de réalisation

Experts techniques estiment le temps de production

Taux horaire réaliste en fonction de toutes les charges

Inclure une marge en fonction des risques identifiés

Proposer un forfait, réductions

Étendue de l'offre

Aspects légaux

Dispositions commerciales

Conditions générales

Source : Livre « Gestion de projet informatique » (ISBN : 9782212117523), Pascal Mangold, p. 68

?

Contrat Description de la mission

Documents de référence

Prestation est fournie

Résultats livrés

Modification du contrat

Montant

Mode de règlement

Livraison

Ce qui est exclu de l'offre

Obligations du client

Durée du projet

Dispositions particulières relatives à la collaboration ou au déroulement

Base de travail pour l’équipe de production

Détaille les contenus techniques Les processus interactifs, les formulaires et la structure de la base de données

Langage simple, glossaire, sommaire

Suivra le projet, pas le prestataire.

Informations utiles pour l'analyse des développements futurs ?

Documentation technique et fonctionnelle

Définir une norme et une identité visuelle authentique et cohérente.

Outils concernés :

?

Charte graphique

Corporate (logo, papeterie,... )

Outils promotionnels

Outils de communication

Site Internet / Intranet

Le chargé de projets

Equipe

Budget

Délais

Client

… Tests

Livrables

Motiver une équipe de travail

Négocier avec le client mais également avec ses collaborateurs

Être disponible Assister aux séances d'équipe, épauler les responsables de secteurs (techniques, design) et assister le client dans le travail attendu de sa part

Être communicant

Le chargé de projets Social

Analyser des contenus

Récolter et archiver les informations clés (e-mails, fichiers et versions du projet)

Assurer la disponibilité des contenus et de leurs versions

Valider les versions du projet à présenter au client

Le chargé de projets Méthodologie

Assurer la proximité et la contribution du client tout au long du projet

Coordonner les activités de manière à ce que les périodes d'attente des collaborateurs soient courtes ou combler par d'autres tâches

Avoir un sens pointue de l'organisation

Anticiper les problèmes (financier, délai, technique et humain)

Le chargé de projets Organisationnel

Le pilotage C’est une super idée l’avion en papier !

On en reparlera à l’atterrissage…

Pilotage 1. Maquettes

Maquette technique Validation : arborescence, navigation et organisation du contenu

Interfaces graphiques Validation : ergonomie, composition visuelle et la lisibilité

1er

2e

Pilotage 2. Le prototype

Simulation du produit fini Essai en condition réelle auprès d‘utilisateurs(focus group) Validation : ergonomie, fonctionnalité-clés, interfaces utilisateurs et navigation du front-end et back-end

Pilotage 3. Versions

Version alpha Fonctionnalités et interfaces graphique complètes. Premiers essais en condition réelle Validation : fonctionnalité, aspects techniques et environnement

Version beta Fonctionnalités, interfaces graphiques et contenus complets Validation : produit entier et sécurité

Version en production (v. 1.0)

1er

2e

3e

Tests Définition des fonctions

Tests

Audit Améliorations vs Risques

Développement

Fonctionnalités (bugs)

Utilisabilité et navigation (test utilisateur)

Performance et vulnérabilité (sécurité)

Outils logiciels Synchronisation de fichiers SVN (subversion) : archivage serveur DropBox, iCloud : synchronisation en ligne

Travail collaboratif Lotus Notes, Share point : logiciel serveur Google Docs : logiciel en ligne

Tests BugZilla, Testlink

Pilotage MS Project, Gantt project MS Outlook

Conclusion

L’expérience permet d’anticiper le déroulement d’un projet et son pilotage.

Chaque projet à son histoire et est différent des précédents.

Les turbulences sont des indicateurs

Le client est un membre de l‘équipe

Les collaborateurs sont des consultants