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  • Finanzbuchhaltung

    Variante: ACC

    Stand: Hamburg, 11. März 2019

  • Tutorial 11. März 2019 ◼ 2

    Tutorial-Inhalt

    1. Allgemeine Hinweise

    2. Ablauf des Finanzbuchhaltungs-Exports

    3. Einstellungen vor dem ersten FiBu-Export

    4. Besonderheiten

    5. FAQs

    Agenda

  • Tutorial 11. März 2019 ◼ 3

    Allgemeine Hinweise

    1. Allgemeine Hinweise

    1. Hinweise zur Finanzbuchhaltung

    2. Lexware oder Datev

    3. Liefer- und Leistungsdatum

    4. Quick-Export oder Standard-Export

    5. Auswirkungen des Exports

    6. Exklusiver Zugriff

    7. Kassenbuchrelevante Zahlungen

    Agenda

  • Tutorial 11. März 2019 ◼ 4

    Allgemeine Hinweise

    Die Finanzbuchhaltung ist ein elementarer Bestandteil Ihres betrieblichen Rechnungswesens. Eine

    ordnungsgemäße Buchführung gibt Auskunft über die wirtschaftliche Lage Ihres Betriebes und

    ist eine gesetzliche Vorgabe, welche stets eingehalten werden sollte. Diese Daten können in

    einem Finanzbuchungs-Export (kurz FiBu-Export) abgerufen werden.

    Der FiBu-Export ermöglicht es Ihnen, Ihre in der Profi-Software gesammelten Daten zur Bearbeitung

    für bestimmte Finanzbuchhaltungsprogramme zu exportieren.

    Um eine fehlerfreie Exportfunktion gewährleisten zu können, sind einige vorgelagerte Einstellungen

    notwendig. Bitte sprechen Sie die benötigten Einstellungen mit Ihrer Steuerberaterin oder Ihrem

    Steuerberater und ggf. mit Hilfe dieser Anleitung genaustens ab.

    Viele der hier genannten Anforderungen und Entscheidungsmöglichkeiten erfordern Absprachen

    innerhalb Ihres Betriebes und ggf. mit Ihrem Steuerberater.

    Hinweise zur Finanzbuchhaltung

  • Tutorial 11. März 2019 ◼ 5

    Allgemeine Hinweise

    Ihre Steuerberaterin oder Ihr Steuerberater verwendet in der Regel eine von der Profi-Software

    losgelöste Finanzbuchhaltungssoftware, mit der Ihre Daten für die Buchhaltung aufbereitet werden

    können.

    Ihre Profi-Software bietet standardmäßig einen Export zu den zwei bekanntesten

    Finanzbuchhaltungsschnittstellen im KFZ-Bereich in Deutschland: Lexware und Datev. Diese

    Schnittstellen verfügen jeweils über eigene, standardisierte Dateiformate.

    Bitte bringen Sie vorab in Erfahrung, welche Software Ihre Steuerberaterin/Ihr Steuerberater einsetzt

    und welches Dateiformat benötigt wird.

    Lexware oder Datev

  • Tutorial 11. März 2019 ◼ 6

    Allgemeine Hinweise

    Jeder in Ihrer Profi-Software angelegte Beleg speichert automatisch viele verschiedene Datumsfelder.

    Die relevantesten Beispiele hierfür sind das Anlagedatum, das Druckdatum, sowie das Liefer- und

    Leistungsdatum.

    Wichtig: Für den FiBu-Export und die gesamte in der Profi-Software angebundene Buchhaltung hat

    hierbei ausschließlich das Liefer- und Leistungsdatum eine steuerliche Relevanz.

    Das Liefer- und Leistungsdatum wird in der Regel automatisch von Profi im Druckprozess gesetzt und

    gleicht dem Druckdatum des Beleges. Sollte das Liefer- und Leistungsdatum abweichend vom

    Druckdatum sein, so kann es manuell vor Druck des entsprechenden Beleges abgeändert werden.

    Sie können das Liefer- und Leistungsdatum des Beleges direkt im Verkauf einsehen. Die

    entsprechende Information befindet sich in der Positionsübersicht unter dem Karteireiter Lief/Leist.

    Liefer- und Leistungsdatum

  • Tutorial 11. März 2019 ◼ 7

    Allgemeine Hinweise

    Im Quick-Export – erreichbar direkt

    im FiBu-Export über die Schaltfläche

    F11 QuickExport – können Sie

    Standardkonten hinterlegen, die

    fortan für alle Marken

    gleichermaßen genommen werden.

    Quick-Export oder Standard-Export

  • Tutorial 11. März 2019 ◼ 8

    Allgemeine Hinweise

    Ein Finanzbuchhaltungs-Export hat direkte Auswirkungen auf viele der in Ihrer Profi-Software

    befindlichen Daten:

    Einkaufsbelege: Sind ggf. nicht mehr stornierbar, können aber weiterhin in weiterführende Belege

    gewandelt oder kopiert werden.

    Verkaufsbelege: Sind ggf. nicht mehr stornierbar, können aber weiterhin in weiterführende Belege

    gewandelt oder kopiert werden

    Kassenbucheinträge: Werden bereits mit dem Kassenabschluss festgeschrieben, der sowohl

    gesetzlich verpflichtend, als auch für einen FiBu-Export unabdinglich ist.

    Offene Posten: Zahlungen, die bereits verbucht worden sind, können ggf. nicht mehr storniert werden.

    Auswirkungen des Exports

  • Tutorial 11. März 2019 ◼ 9

    Allgemeine Hinweise

    Um einen FiBu-Export durchführen zu können, benötigen Sie einen exklusiven Zugriff auf Ihr Profi-

    System. Die Profi-Software und ggf. Teileinformationssysteme (wie Coparts Online) müssen auf allen

    anderen Computern noch vor Start des Exports geschlossen werden.

    Wichtig: Bitte informieren Sie alle Anwender rechtzeitig über den geplanten FiBu-Export und weisen

    Sie darauf hin, dass auch während des gesamten Exportvorgangs kein Zugriff auf die Profi-Software

    besteht.

    Exklusiver Zugriff

  • Tutorial 11. März 2019 ◼ 10

    Allgemeine Hinweise

    Es ist unbedingt notwendig vor einem anstehenden FiBu-Export einen gültigen Kassenabschluss

    durchzuführen.

    Hiermit wird sichergestellt, dass alle relevanten Zahlungen ordnungsgemäß verbucht und

    abgeschlossen worden sind.

    Wie Sie einen gültigen Kassenabschluss vornehmen, entnehmen Sie bitte dem Handbuch oder der

    Online-Hilfe.

    Kassenbuchrelevante Zahlungen

  • Tutorial 11. März 2019 ◼ 11

    Ablauf des Finanzbuchhaltungs-Exports

    2. Ablauf des Finanzbuchhaltungs-Exports

    1. Belege fakturieren

    2. Kassenabschluss durchführen

    3. FiBu-Export starten

    4. Export-Optionen und Zeitraum prüfen

    5. Exportverzeichnis prüfen/anpassen

    6. Export starten

    Agenda

  • Tutorial 11. März 2019 ◼ 12

    Ablauf des Finanzbuchhaltungs-Exports

    Der FiBu-Export berücksichtigt nur gedruckte und zahlungsrelevante Belege:

    • Rechnungen

    • Gutschriften

    • Kassenbarverkäufe

    • Lieferantenrechnungen

    • Lieferantengutschriften

    Achten Sie darauf alle zahlungsrelevanten Belege innerhalb des Exportzeitraums zu drucken oder zu

    buchen. Nur nach erfolgreichem Druck bzw. erfolgreicher Buchung können Belege sachgemäß

    exportiert werden. Hierbei ist es nicht relevant, ob die entsprechenden Belege bereits über die OPOS

    oder über das Kassenbuch ausgebucht worden sind.

    Wichtig: Für einen Export des Kassenbuchs ist ein korrekt geführtes und abgeschlossenes

    Kassenbuch in Ihrer Profi-Software nötig.

    Belege fakturieren

  • Tutorial 11. März 2019 ◼ 13

    Ablauf des Finanzbuchhaltungs-Exports

    Führen Sie vor Start des FiBu-Exports einen ordnungsgemäßen Kassenabschluss durch.

    Hierbei ist nur ein Kassenabschluss nötig, der den Exportzeitraum umfasst.

    Beispiel:

    Heute ist der 04. Februar.

    Sie planen einen FiBu-Export für den letzten Monat (z.B. von 01. Januar - 31. Januar).

    Ihr letzter Kassenabschluss hat gestern Abend am 03. Februar stattgefunden.

    Der Exportzeitraum befindet sich bereits in einem abgeschlossen Kassenzeitraum und kann daher

    problemlos durchgeführt werden.

    Kassenabschluss durchführen

  • Tutorial 11. März 2019 ◼ 14

    Ablauf des Finanzbuchhaltungs-Exports

    Sie gelangen in den FiBu-Export über das Hauptmenü in Ihrer Profi-Software.

    Wählen Sie hierfür den Menüpunkt F8 Buchhaltung.

    Klicken Sie in dem Buchhaltungs-Menü auf den Menüpunkt F4 FiBu-Export.

    Sie befinden sich nun im Fenster Export für die Finanzbuchhaltung.

    FiBu-Export starten

  • Tutorial 11. März 2019 ◼ 15

    Ablauf des Finanzbuchhaltungs-Exports

    Wählen Sie nun zuerst oben links das korrekte Export-Format aus – Datev oder Lexware.

    Grenzen Sie den FiBu-Export auf den gewünschten Zeitraum ein. Die Möglichkeit hierzu befindet sich

    auf der linken Seite mittig unter Alle Buchungen exportieren im Zeitraum von.

    Prüfen Sie die Export-Optionen oben links. Setzen Sie die Haken bei den Optionen, die exportiert

    werden sollen.

    Überprüfen Sie zudem die weiteren Optionen wie Positionen verdichten, Kassenbelege verdichten,

    Differenzkonto sowie die Export Option Wiederholung.

    Export-Optionen und Zeitraum prüfen

  • Tutorial 11. März 2019 ◼ 16

    Ablauf des Finanzbuchhaltungs-Exports

    Die Auswahl des Export-Verzeichnisses befindet sich auf der rechten Seite mittig.

    Mit einem Klick auf die standardmäßig leere Schaltfläche öffnet sich der Windows-Dialog Ordner

    suchen. In diesem Dialog können Sie den Ordner auswählen, in den die Export-Dateien abgelegt

    werden sollen. Sie können den ausgewählten Ordner mit der Schaltfläche OK bestätigen.

    Export-Verzeichnis prüfen/anpassen

  • Tutorial 11. März 2019 ◼ 17

    Ablauf des Finanzbuchhaltungs-Exports

    Um den Export zu starten, gibt es zwei Möglichkeiten.

    Die Schaltflächen Vorschau und Export befinden sich a