“ TALLER GESTION ADMINISTRATIVA DE LOS

TRIBUNALES ”

Dr. Francisco Antonio Jerez MenaLicda. Sennia Marmolejos Gutierrez

TALLER GESTION ADMINISTRATIVA DE LOS TRIBUNALES está distribuido bajo una Licencia Creative Commons Atribución-NoComercial-SinDerivar 4.0 Internacional.

OBJETIVO GENERAL DEL TALLER

Que los participantes puedan desarrollar una mayor productividad, mediante la adecuada planificación, organización y cumplimiento de sus responsabilidades.

En este taller se verán los contenidos de liderazgo, trabajo en equipo y las competencias necesarias para desarrollar un servicio eficiente.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Dotar a los participantes de las herramientas necesarias para realizar el trabajo en equipo.

Desarrollar habilidades y competencias sobre el liderazgo en una organización.

Presentar las pautas principales para dirimir los conflictos interlaborales.

Promover la Motivación y Calidad, en los equipos de Trabajo.

CONCEPTO DE GESTION Del latín gestĭo, el concepto

de gestión hace referencia a la acción y al efecto de gestionar o de administrar.

Gestionar es realizar diligencias conducentes al logro de un negocio o de un deseo cualquiera.

Administrar, por otra parte, consiste

en gobernar, dirigir,  ordenar,  disponer u 

organizar.

“ GESTION ADMINISTRATIVA DE LOS TRIBUNALES ”

Los Tribunales administrativamente están dirigidos por el secretario, quien a su vez está bajo el control del juez que preside el tribunal.

EL SECRETARIO DEL TRIBUNAL Es el responsable de prever, planear,

organizar, dirigir y controlar los asuntos administrativos y de organización del despacho judicial o tribunal a su cargo.

Así mismo, hacer más eficiente el servicio a los usuarios y administrar los recursos materiales, humanos y financieros que le sean asignados.

1

PERFIL DEL SECRETARIO a) Ser licenciado o doctor en Derecho,

preferiblemente, administración de empresas, psicología industrial o carreras afines.

b) No haber sido condenado a pena

aflictiva o infamante, o por falta a la ética.

c) Aprobar las pruebas generales de ingreso para ser empleado del Poder Judicial

c) Aprobar las pruebas específicas de

capacidad para el desempeño del cargo previstas por el Poder Judicial.

2

CONOCIMIENTOS FUNDAMENTALESLos secretarios de los tribunales deben

poseer: conocimientos generales de la normativa

de su tribunal. dominio al máximo sobre administración

de personal, estadística básica a los fines de

elaboración de informes, dominar las técnicas de archivo conocer al máximo todos los procesos

administrativos del tribunal en que ha sido designado.

HABILIDADES Y DESTREZAS

Habilidades de Liderazgo Gerencial

De organización y control

dar seguimiento a procesos y procedimientos

destrezas de comunicación por escrito y verbalmente con sus superiores, subordinados, usuarios internos y externos

capacidad para resolver situaciones

difíciles y sobre todo para trabajar en equipo.

CONDUCTAS PSICO-SOCIALES

Liderazgo personal, Manejarse bajo presión Manejo de sí mismo, Ser discreto, Tener iniciativa y creatividad, Honestidad, Responsabilidad, Disciplina, Compromiso con la Institución Disposición de servicio.

MANEJO DE TECNOLOGÍA

FUNCIÓN, DIRECCIÓN Y RESPONSABILIDAD DE LOS

SECRETARIOSSegún la Ley 821 de Organización Judicial:

Art. 71.- Los Secretarios Judiciales tienen fe pública en el ejercicio de sus funciones.

Art. 72.- Los Secretarios están obligados:1°. A asistir puntualmente a su oficina y a permanecer en

ella en las horas de servicio.2°. A mantener en orden y conservar con toda seguridad el

archivo a su cargo.3°. A dar cuenta al Tribunal, Juez o funcionario del

Ministerio Público, de quien dependan, de la correspondencia y demás documentos que se le entregan para aquellos, dentro de las veinticuatro horas de haberlos recibido.

4°. A tener al día los libros de la oficina.5°. A velar porque los empleados de su dependencia

desempeñen fielmente sus deberes, y a poner en conocimiento del superior las faltas que tales empleados cometan en el ejercicio de sus funciones.

3

La resolución 1734-2005, de Gestión Administrativa de los Tribunales Penales, amplia ese abanico de responsabilidades:

1. El ejercicio de la fe pública judicial, al amparo de lo dispuesto por el artículo 71 de la Ley de Organización Judicial. En el ejercicio de esta función levantarán las actas que correspondan en la realización de los actos procesales de que se trate. En aquellos casos en que se utilicen medios técnicos de reproducción o grabación, el secretario dará fe de la autenticidad e integridad de lo reproducido o grabado.

2. Expedirán certificaciones de las actuaciones judiciales y desgloses de documentos a requerimiento de parte interesada, indicando su destinatario y el fin por el cual se solicitan.

3. Cumplirán con todas las decisiones que adopten los jueces o tribunales en el ámbito de su competencia, de todo lo cual darán fe y conformarán el correspondiente registro.

4. Serán responsables de la organización, gestión, inspección y dirección del personal auxiliar del despacho judicial en aspectos administrativos, asegurando en todo caso el mantenimiento de la disciplina y la realización eficiente del trabajo en un marco de armonía y respeto.

5. Llevarán al día los libros y registros de las actuaciones del despacho judicial ante el cual ejercen sus funciones, así como de las estadísticas del tribunal.

6. Facilitarán a las partes interesadas y al público en general que lo requiera la información que soliciten sobre el estado de las actuaciones judiciales que cursen por ante el tribunal donde ejercen sus funciones.

7. Serán responsables del archivo del tribunal, de conformidad con el artículo 77 del Código Procesal Penal y el numeral 2do. del artículo 72 de la Ley de Organización Judicial.

8. Responderán del depósito de los bienes u objetos pertenecientes a los procesos bajo su jurisdicción, así como de las piezas de convicción o medios de prueba de las causas penales que se sigan en el tribunal y que se encuentren bajo su custodia.

9. Dispondrán las citaciones, notificaciones y comunicaciones judiciales que correspondan.

10. Recibirán y despacharán la correspondencia y demás documentos que se le entreguen para aquellos sin demora alguna.

11. Solicitarán a las autoridades correspondientes el traslado de reclusos que deban comparecer por ante el tribunal ante el cual ejercen sus funciones.

12. Recibirán el pago o recibo de los impuestos y costas judiciales asignados por la ley a los actos procesales a su cargo a través de la entrega de los recibos y sellos que correspondan y remitirán mensualmente un informe a las autoridades correspondientes, dando el detalle de los recibos percibidos y del monto de lo recaudado.

13. Liquidarán las costas y honorarios sometidas a su consideración por los abogados que hubieren llevado procesos por ante el tribunal donde ejerce sus funciones.

14. Dentro del ámbito de su competencia, gestionarán en forma oportuna y eficiente las peticiones de los jueces de su sede y colaborarán con éstos en el suministro de transporte para las diligencias judiciales.

15. Tramitarán el servicio de fotocopiado de los documentos y actuaciones judiciales, con sujeción a los procedimientos administrativos que se hubieren dispuesto.

16. Rendirán informes mensuales relacionados con sus funciones administrativas a las autoridades correspondientes.

17. Controlarán el uso de la sala de audiencias.

EL ARTÍCULO 35 DEL REGLAMENTO DE LOS TRIBUNALES SUPERIORES DE TIERRAS Y DE JURISDICCIÓN ORIGINAL, ESTABLECE LAS SIGUIENTES OBLIGACIONES

a) Publicar y comunicar las decisiones y resoluciones del Tribunal en los medios y plazos establecidos en la Ley.

b) Dar ingreso y salida oportuna a los documentos relativos a casos del Tribunal.

c) Recibir y tramitar las acciones y recursos interpuestos ante la misma.

d) Tramitar oportunamente cualquier actuación requerida por el Tribunal.

e) Asistir al Tribunal en la celebración de las audiencias.

f) Ofrecer la debida información a los usuarios sobre los procesos judiciales y/o administrativos del Tribunal.

g) Emitir las certificaciones sobre actuaciones del Tribunal, previa aprobación del juez correspondiente.

EL PERSONAL AUXILIAR

Son los demás empleados administrativos del tribunal o despacho judicial, según

el caso, cuyas funciones consisten en apoyar y

auxiliar a los funcionarios judiciales en la gestión

procesal de los tribunales.

4

FUNCIONES DEL PERSONAL AUXILIAR

Oficinistas 1. Organizar y jerarquizar el trabajo que le es

asignado. 2. Digitar autos, certificaciones, oficios y otros

documentos expedidos por el tribunal. 3. Registrar en los libros correspondientes la

condición de los expedientes en proceso. 4. Preparar las audiencias. 5. Registrar en los libros correspondientes, los

expedientes fallados y los que tienen sentencias pendientes.

6. Transcribir las incidencias de las audiencias. 7. Atender las llamadas telefónicas. 8. Coordinar trabajo con su superior inmediato y

con otros oficinistas. 9. Mantener informado a su superior de cualquier

situación anómala que se presente en el proceso de trabajo.

10. Realizar otras tareas afines y complementarias a su puesto.

FUNCIONES DEL PERSONAL AUXILIARArchivistas 1. Organizar y jerarquizar el trabajo que le es asignado. 2. Registrar en el sistema establecido los documentos

que integraran el expediente. 3. Registrar la condición o estado de los expedientes en

proceso. 4. Controlar el movimiento de los expedientes a los

funcionarios autorizados para manejarlos. 5. Registrar en los libros correspondientes, los

expedientes fallados y los que tienen sentencias pendientes.

6. Integrar al expediente los documentos que le sean remitidos con las instrucciones pertinentes.

7. Atender la solicitud de expedientes de las áreas autorizadas y dar seguimiento a los controles establecidos.

8. Cumplir con los mecanismos establecidos para el movimiento de los expedientes.

9. Mantener informado a su superior de cualquier situación anómala que se presente en el proceso de trabajo.

10. Realizar otras tareas afines y complementarias a su puesto.

EL PROCESO ADMINISTRATIVO “ La administración se refiere al proceso

de que las cosas se hagan efectiva y eficientemente”.

El término proceso, en la definición de

administración, representa las actividades primarias desempeñadas por sus supervisores, llamamos a esas actividades funciones administrativas.

Eficiencia, significa hacer la tarea correctamente y efectividad, hacer la tarea correcta y el logro de la meta.

LAS CUATRO FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

5

Planeación Estratégica: Que, quien, como, cuando, donde,

responsable y medición.

Para lograr los más altos niveles de eficiencia y efectividad a que nos referíamos en la primera parte, los secretarios como administradores de los tribunales y en consenso con su superior inmediato, deben elaborar una planeación estratégica a corto plazo, centrándose en programar la carga de trabajo por ejemplo a un mes, distribuyéndolos en su personal auxiliar y los grupos de trabajo de forma organizada y calendarizada.