Earned Value Concept

CONTROL SHEET Project:

BARRO ALTO PROJECTGENERAL

GERENCIAMENTO DA ENGENHARIA Nº AABR: PBAII–000-000-PD-804 Rev.: 1

PROCEDIMENTO Nº SL Miner: 527-11-000-007-801

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PAGE REVISION CONTROL

PAGE REV. PAGE REV. PAGE REV. PAGE REV. PAGE REV.01 1 21 1 41 1 61 8102 1 22 1 42 1 62 8203 1 23 1 43 1 63 8304 1 24 1 44 1 64 8405 1 25 1 45 1 65 8506 1 26 1 46 66 8607 1 27 1 47 67 8708 1 28 1 48 68 8809 1 29 1 49 69 8910 1 30 1 50 70 9011 1 31 1 51 71 9112 1 32 1 52 72 9213 1 33 1 53 73 9314 1 34 1 54 74 9415 1 35 1 55 75 9516 1 36 1 56 76 9617 1 37 1 57 77 9718 1 38 1 58 78 9819 1 39 1 59 79 9920 1 40 1 60 80 100

REVISION CONTROL - DOCUMENT RELEASE

REV. EXEC. SUP. QUA. COORD. ISSUE DATE MODIFICATION DESCRIPTION0 SDS CLU ADN AFS D 10/10/07 First Issue – For Project Use1 FLO CLU ADN TNW D 21/01/08 Portuguese Version Included

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Discipline InitialsTo see:Yes/No

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Project Man MAFMining JESProcess VOFEngineering EJPControls CAC

A) PRELIMINARY (E) QUOTATION (I) CERTIFIED

(B) FOR INFORMATION (F) RELEASED FOR CONSTRUCTION (J) AS BUILT

(C) FOR COMMENTS AND APPROVAL (G) RELEASED FOR PURCHASE K) CANCELLED/ REPLACED

(D) APPROVED (H) AS PURCHASED

AR

QU

IVO

Distrib

Total:

Project:




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SUMÁRIO

1.0 INTRODUÇÃO......................................................................................................2

1.1 Geral....................................................................................................21.2 Responsabilidades...............................................................................2

2.0 FINALIDADE........................................................................................................2

3.0 GERAL.................................................................................................................2

3.1 Definição..............................................................................................23.2 Sistema de Gerenciamento de Projeto (PM+)......................................43.3 A Interface Controladoria de Projetos / Engenharia.............................4

4.0 METODOLOGIA...................................................................................................5

4.1 Introdução............................................................................................54.2 Metodologia..........................................................................................5

5.0 PROCEDIMENTOS............................................................................................13

5.1 Geral..................................................................................................135.2 Sumário dos Procedimentos Gerais de Gerenciamento de Engenharia14

6.0 MONITORAMENTO DO PROGRESSO DOS PRODUTOS EXECUTÁVEIS.....23

Project:




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1.0 INTRODUÇÃO

1.1 Geral

Este Procedimento inicia técnicas de Gerenciamento de Engenharia padrão à serem usadas avaliar e reportar o progresso real e desempenho das atividades de engenharia para o Projeto.

A metodologia do Gerenciamento da Engenharia é descrita neste documento. As técnicas de implementação correspondentes são descritas em detalhes no Sistema de gerenciamento de Projeto (PM+), Gerenciamento de Engenharia (EM) Guia do Usuário.

1.2 Responsabilidades

É da responsabilidade do Coordenador da Engenharia, Gerentes de Área, Engenheiros Líderes das Disciplinas e do Gerente da Controladoria do Projeto de assegurar que estas normas são lidas e compreendidas.

O Gerente da Controladoria do Projeto é responsável pela administração e manutenção desta norma e para asseverar o gerenciamento que o mesmo está sendo seguido.

2.0 FINALIDADE

A finalidade desta norma é para definir a padronização de fundamentos, metodologia e exigências para o Gerenciamento da Engenharia de Projeto necessárias para que se possa gerenciar baseado em informações reais no progresso e desempenho da Engenharia no Projeto.

Os objetivos são:

a. Executar praticas eficientes de Gerenciamento de Engenharia padronizadas;

b. Enfatizar um método padrão de medir e reportar progresso e o desempenho da engenharia e de orientar todos os funcionários do projeto para este método padronizado de avaliação;

c. Definir as responsabilidades de gerenciamento da engenharia dos funcionários do projeto no uso do Módulo de Engenharia do PM+;

d. Para habilitar o desempenho da engenharia e auditorias progresso para que sejam apresentadas.

3.0 GERAL

3.1 Definição

O gerenciamento da engenharia é estreitamente relacionado com Planejamento e Cronograma.

O grupo de Engenharia no projeto (Gerente de Engenharia, Gerentes de Área e Engenheiros Lideres de Disciplina):

Detalhes o escopo do trabalho no documento de escopo máster;

Project:




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Desenvolve e atualiza, à medida que for necessária, a lista de equipamento para cada disciplina;

Elabora um plano de execução da engenharia que é coordenado com os planos de execução da construção e suprimentos;

Elabora e periodicamente atualiza a lista de produtos executaveis pela engenharia, por exemplo, os documentos de engenharia (critérios de design, padrões de projeto, especificações técnicas para equipamento e instalação, desenhos de engenharia, etc.) a serem apresentados pelas disciplinas de engenharia para a realização do escopo do projeto;

As estimativas de homem/hora exigidas para a produção de cada produto entregável área da engenharia e periodicamente proporciona uma previsão das horas exigidas para completar os produtos executáveis da engenharia que estão em progresso;

Estabeleça para cada tipo de disciplina e documento os (modelos) de padrões de avaliação contra o qual o progresso e desempenho da engenharia serão avaliados;

Identifique alterações de design emita uma notificação de alteração de design para informar ao gerenciamento e para requisitar aprovação para as revisões correspondentes do projeto (DCN´s);

Especifique os documentos requeridos ao fornecedor (desenhos, manuais, etc.) para cada pacote de equipamento.

O grupo de Controle em um projeto (gerente de controladoria de projeto e seu planejamento, cronograma e o pessoal de controle de documento):

Desenvolve as instruções de projeto;

Detalha os pacotes de trabalho inclusive todo o produto entregável de engenharia listado e refletindo a filosofia indicada na Engenharia, Planos de execução, suprimentos e Construção e com a participação dos engenheiros de projeto;

Desenvolva a lógica e seqüência do trabalho para ser executado baseado na listagem de produtos executáveis da engenharia e distribuir para os pacotes de trabalho apropriados com a participação dos engenheiros de projeto e os engenheiros lideres de disciplina;

Desenvolva os parâmetros iniciais do Gerenciamento de Engenharia (estrutura de codificação, horários de trabalho de projeto, curva básica de progresso, formatação de apresentação, atualização de cronograma e freqüência relacionando idiomas e distribuição para os relatórios);

Fixar datas para atividades de engenharia com a participação dos engenheiros do projeto;

Prepara e emite os relatórios de gerenciamento de engenharia.

Este procedimento é uma instrução passo-a-passo esboçando todas as fases de gerenciamento de engenharia em um projeto como também definindo os

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produtos executáveis do gerenciamento de engenharia (definição, estimativa, planejamento, monitoramento, previsões, atualizações e relatórios).

3.2 Sistema de Gerenciamento de Projeto (PM+)

O Módulo de Gerenciamento de Projeto é parte integral do Sistema de Gerenciamento de Projeto (PM+) da SL-Miner. O PM+ combina uma moderna tecnologia de computação, interativa e com metodologia de gerenciamento de projeto aprovado. O PM+ é usado para compilar uma listagem de equipamento, produtos executáveis de engenharia, documentação e pacotes de trabalho. O Modulo de Gerenciamento de Projeto também está acostumado a compilar a estimativa, preparar um plano, registrar atividades e despesas reais alcançadas, indicar previsões e adicionar novos artigos e atividades que eles são encontrados. Em resumo, esta ferramenta dinâmica é usada para monitorar e controlar trabalhos de engenharia, suprimentos, construção e comissionamento para projetos de qualquer natureza e complexidade.

O modulo de Engenharia, que será usado pela engenharia e o Controle de Projetos que serão usados para o cumprimento pratico desta norma, contem os seguintes sub-módulos:

a. Materiais SLI;

b. Materiais do Projeto;

c. Equipamento;

d. Materiais;

e. Exigências da Engenharia.

3.3 A Interface Controladoria de Projetos / Engenharia

O Gerente de Projeto, os Gerentes de Área e a equipe da Controladoria do Projeto são responsáveis pela definição do “o que" é para ser feito (a declaração de escopo que é detalhada na Estrutura Analítica do Projeto) e o "quando" é para ser feito (o cronograma mestre e EPCM cronograma detalhado por pacote).

Os Engenheiros Líderes de Disciplina, sob a direção do Gerente de Engenharia complementa este objetivo “o que/quando" pelo detalhamento de produtos executáveis e fornecendo os requisitos homem/hora para cada trabalho executável como também um sumário do perfil da equipe para fornecer o escopo de engenharia indicada do trabalho como foi indicado no cronograma.

4.0 METODOLOGIA

4.1 Introdução

O progresso de engenharia e avaliação de apresentação e relatórios, que é o assunto e objeto do Gerente de Engenharia, é baseado nos seguintes dados e elementos:

Project:




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Produtos executáveis de Engenharia;

Tarefas de Engenharia;

Pacotes de Trabalhos de Engenharia;

Pacotes de Comprometimento;

Notificações de Alteração do Design (DCN);

Valor Adquirido e Análise de Desempenho;

Modelos;

Equipamentos Tagueados e Materiais.

A combinação destes dados e elementos num conjunto de normas e seu gerenciamento no Modulo de Gerenciamento de Engenharia (EM) do PM+ resulta nos seguintes produtos executáveis principais:

Status dos Pacotes de Trabalho;

Resumo e Distribuição do DCN;

Resumo do Valor Adquirido;

Desenhos Internos/Status dos Documentos;

Cronograma dos Pacotes de Comprometimento;

Lista dos Equipamentos Tagueados.

4.2 Metodologia

4.2.1 Produtos executáveis da Engenharia

Os produtos executáveis típicos incluem:

Critério de Design;

Padrões de Projeto;

Especificações e requisições técnicas de equipamentos;

Pacotes de construções técnicas que inclui todas as especificações técnicas e desenhos de engenharia requeridos para a adjudicação eventual de um contrato;

Pacotes de comissionamento como os de manuais de operação, programas de controle de sistema, etc.

A lista de produtos executáveis tem que ser apurada e mantida através do projeto para refletir:

As clarificações de escopo acontecendo, geralmente, entre o começo do projeto e a conclusão da básica ou o preliminar (dependendo do tipo de projeto e tamanho) fase de engenharia, que responde por 15-25% (novamente, dependendo, no tipo de projeto e tamanho) do orçamento homem/hora;

Project:




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As mudanças de escopo do projeto, devido a qualquer requisito adicional da AABR, ou para técnico, econômico, cronograma, etc. considerações que desenvolvem durante a execução de projeto;

A Adição ou remoção de documentos/desenhos que tornaram necessários durante o detalhamento da Engenharia.

4.2.2 Pacotes de Trabalhos de Engenharia

Pacotes de Trabalhos de Engenharia (EWP´S) é o conjunto de documentos requeridos para o cumprimento de uma determinada tarefa de engenharia ou suprimento de equipamento num espaço de tempo pré-determinado imposto pelo cronograma geral do projeto.

EWP´S são definidas pelo Planejador do Projeto em estrita colaboração com os Gerentes de Área e os Engenheiros Lideres de Disciplina, baseado na Estrutura Analítica do Projeto com a aprovação do Gerente do Projeto.

Dependendo do nível da Estrutura Analítica do Projeto, um EWP pode ser:

Um critério de design;

Uma especificação geral;

Um pacote de processo, por exemplo; folha de fluxograma, P&ID, lista de linhas, lista de equipamentos, lista de instrumentos;

Um suprimento de equipamento ou pacote de fabricação, que são especificações, folha(s) de dados, documentos e desenhos de referencia, documentos revisados e aprovados do fornecedor, etc;

Informação da disciplina inserida a um pacote complexo de suprimento de equipamento em sua maior parte elétrico ou instrumentação mecânica.

Um pacote de construção ou instalação, que são especificações de instalações e desenhos.

No caso de produtos executáveis de engenharia, os EWP´s tem que ser apurados e mantidos durante o curso do projeto para refletir:

Esclarecimentos de escopo ou desenvolvimento de design;

Alterações de escopo;

Alterações ao plano de execução;

Planejamento prático e considerações ao cronograma que foram se desenvolvendo durante a execução do projeto;

Situações inesperadas no canteiro de obras.

4.2.3 Pacotes de comprometimento

O agrupamento de um Pacote de Engenharia de Trabalho com todos os documentos comerciais para formar um pacote de oferta de licitação para o suprimento de material ou equipamento, ou para a adjudicação de um contrato de construção é chamado de um Pacote de Comprometimento.

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O propósito do pacote de comprometimento é para planejar e rastrear o progresso do trabalho usando um conjunto de marcos e modelos globais de projeto e para a execução do cronograma das diferentes fases de cada Pacote de Comprometimento.

4.2.4 Eventos significantes do EPCM

Os eventos significantes, que são as fases de trabalho, são estabelecidos no principio do projeto como uma função do escopo de trabalho e o tipo de pacote de comprometimento.

Num projeto EPCM típico, os eventos principais são:

A data de início da engenharia;

A data do início do suprimento;

As datas de início e término de fabricação e construção.

Os eventos intermediários típicos são:

Emissão para observações dos clientes;

As observações dos clientes são incorporadas e as revisões “Para Licitação” de documentos liberados pela engenharia;

Data de emissão da licitação;

Data da licitação;

Data de recebimento das licitações;

Datas de avaliação da licitação (comercial e técnico);

Recomendação emitida ao cliente;

Ordem de Compra/Data(s) de emissão de adjudicação;

Data de recebimento dos desenhos dos fornecedores;

Data de aprovação dos desenhos dos fornecedores;

Data inicial de Fabricação/Construção;

Data final de Entrega/Construção.

Com o intuito de facilitar a definição dos cronogramas, um conjunto de modelos englobando todo projeto chamado Modelos de Pacote de Compromisso, que define as durações padrões para as diferentes fases de trabalho possa ser estabelecido. Estas durações dependeriam do tipo de Pacote de Compromisso (pedidos secundários, pedidos importantes, contratos de empreitada completa (turnkey), etc.). O sub-módulo do Pacote de Compromisso do Módulo de Engenharia automaticamente calcula as datas de eventos principais para cada Pacote de Compromisso baseado nas datas iniciais e o modelo correspondente das durações. Porém, ambas as datas e as durações podem ser anuladas pelos planejador/programador de cronogramas para refletir situações reais (tarefas de pessoal, etc.).

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4.2.5 Valor Ganho e Análise de Desempenho

4.2.5.1 Valor Ganho

O conceito de Valor Ganho é à base do progresso de engenharia e método de avaliação de apresentação e consiste no seguinte:

Um orçamento é estabelecido e concordado antes do começo da engenharia. À medida que o trabalho é executado, o orçamento é ganho. As quantias de horas que são feitas podem ou não podem corresponder às horas que são gastas, porém uma indicação é fornecida sobre que deveria ter sido alcançado pelo tempo que foi gasto. A avaliação do progresso alcançado é simplificada repartindo o trabalho em pequenos grupos de elementos o suficiente para serem um grupo de trabalho, também chamados como produtos executáveis, de maneira tal que o escopo de cada elemento e seu orçamento correspondente de homem/hora possa facilmente ser verificado. À medida que cada elemento é completado, seu orçamento de homem/hora são ganhos. O registro de ganho parcial de orçamentos, enquanto o trabalho nos produtos executáveis está em andamento, exige que o trabalho nos produtos executáveis seja partido em fases pré-definidas onde o progresso real pode ser visto o que é alcançado por Modelos de Engenharia;

O escopo de orçamento de homem/hora dos produtos executáveis pode ser relacionado ao objetivo do cronograma (chamado de cronograma de base) e um cronograma real;

A integração do cronograma e o orçamento para a finalidade de avaliação do progresso desempenho da engenharia é efetuada na definição de:

Custo Orçamentário do Cronograma de Trabalho, que representa o orçamento de homem/hora destinado para trabalhos de engenharia para serem concluídos de acordo com o cronograma da linha de base para cada produto entregável;

O custo orçamentário de um trabalho executado que representa o orçamento de homem/hora destinado aos trabalhos de engenharia que realmente foram executados em cada produto entregável de acordo com cada cronograma;

O custo real do trabalho executado, que é a quantidade de horas cobradas nas folhas de horário e destinadas progressivamente para os períodos mensais de tempo.

4.2.5.2 Análise de Desempenho

O Custo Orçamentário do Cronograma de Trabalho, o Custo Orçamentário do trabalho completado e o Custo Real do trabalho Executado são usados para o calculo dos dados de progresso e desempenho da engenharia:

Variância do Cronograma = Custo Orçamentário do Trabalho Executado menos o Custo Orçamentário do Trabalho Programado, o que proporciona uma avaliação da variância do cronograma em termos de

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homem/hora.

Está variância é uma avaliação de desempenho do cronograma, que é a diferença entre o trabalho que foi realmente realizado de acordo com o cronograma real e o trabalho a ser realizado de acordo com o cronograma de base.

É um indicador de progresso, mas não de produtividade. Os valores negativos são considerados que refletem progresso abaixo do objetivo do cronograma e valores positivos indicam que mais trabalho está sendo realizado que era esperado. Uma variância igual à zero mostra que o progresso está de acordo com o objetivo do cronograma.

Custo de Variância = Custo Orçamentário do Trabalho Executado menos o Custo Real do Trabalho Executado, que provê uma avaliação de variância de custo em termos de homem/horas.

Isto é uma avaliação do desempenho do projeto em completar o trabalho exigido dentro do orçamento medida de apresentação de projeto em realizar o trabalho exigido dentro do orçamento alocado para executar aquele trabalho; quer dizer, ele indica produtividade. As variâncias negativas são consideradas para refletir o desempenho abaixo do qual era esperada e variâncias positivas são consideradas como exibição de bom desempenho.

Recursos de variância = O Custo do Trabalho Real Executado menos O Custo Orçamentário do Cronograma de Trabalho, que provê uma avaliação se o projeto está ou não está sendo adequadamente supridos de funcionários a fim de executar o trabalho. Isto responde a pergunta "Os recursos estão sendo aplicados em uma taxa consistente com que foi pedido no plano orçamentário?" As variâncias negativas indicam que o projeto não está sendo suprido com funcionários em relação ao plano orçamentário, e variâncias positivas indicam excesso de funcionários.

Uma amostra das curvas do status do projeto em andamento é mostrada para mostrar exemplos de situações hipotéticas. A primeira curva (figura 6.1) ilustra um projeto em bom andamento, enquanto a segunda curva (figura 6.2) mostra uma situação típica de um projeto com problemas.

Nestas figuras:

BCWS representa a curva do Custo Orçamentário do Cronograma de Trabalho;

BCWP representa a curva do Custo Orçamentário do Trabalho Completo;

ACWP representa a curva do Custo Real do Desempenho do Trabalho.

Os mesmos dados básicos podem ser usados para a monitoração do desempenho e progresso da engenharia calculando-se os índices de desempenho, como foram descritas e ilustradas na metodologia do PM+ na seção de Gerenciamento de Engenharia. Um exemplo da representação gráfica dos Fluxos dos valores indexados dos Custos de Desempenho e Cronogramas

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na (Figura 6.3). Esta curva provê uma indicação rápida ao gerente da linha do desempenho de seu pessoal em um projeto.

Figura 6.1

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Figura 6.2

Project:




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Figura 6.3

4.2.5.3 Modelos de Engenharia

Os modelos de engenharia são para avaliar o progresso da engenharia enquanto os trabalhos nos produtos executáveis estão em progresso.

Os vínculos de metodologia do relacionamento por itens do trabalho nos produtos executáveis em várias fases verificáveis, chamados pontos de controle, e a distribuição para cada uma destas fases expressadas em porcentagem do valor cumulativo do progresso do valor ganho do trabalho.

A definição e o número de fases ou pontos de controle, como também a porcentagem do progresso distribuído a eles dependem do tipo de documento, a disciplina de engenharia e os requisitos específicos do projeto.

Os pontos de controle típicos e o conteúdo de trabalho correspondente para a maior parte dos produtos executáveis da engenharia são:

Project:




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Ponto de Controle Porcentagem de Avanço

Engenharia é iniciada 10%

Primeira Emissão para Coordenação 45%

Coordenação completa 60%

Aprovado pelo Cliente – RFI - RFQ 70%

Reunir dados do Fornecedor 75%

Emitido para Construção/Fabricação 90%

Emissão de Revisões como requerido 95%

Completo (Como foi construído) 100%

5.0 PROCEDIMENTOS

5.1 Geral

5.1.1 Introdução

As principais atividades de Gerenciamento de Engenharia de ambos, dos funcionários da controladoria do projeto e dos funcionários de engenharia são delineadas na Seção 5.2. Embora estas atividades sejam listadas em sua seqüência lógica, eles podem ser executados, em prática, ou simultaneamente ou em uma seqüência um pouco diferente, dependendo de quem é responsável por sua execução, como também no tipo de projeto e nas informações disponíveis nas fases iniciais do projeto.Os procedimentos detalhados para cada atividade são fornecidos ou referenciados para os correspondentes documentos, se já descrito em outro lugar.

5.1.2 Documentos de Referência

PM+ Módulo de Gerenciamento de Engenharia (Engineering Management Module) - Guia do Usuário

PM+ - Guia do Usuário Geral (General User Guide)

PBAII-000-002-PD-801 - Procedimento Para Controle de Alterações de Escopo (Scope Change Control Procedure)

PBAII-000-000-PD-810 - Interfaces da Equipe do Projeto (Project Team Interfaces Procedure)

PBAII-000-000-BP-801 - Manual de Instruções do Projeto (Project Instructions Manual)

Project:




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5.2 Sumário dos Procedimentos Gerais de Gerenciamento de Engenharia

Passo Lógico

Descrição Referências Responsabilidade Ajudado por Resultado

1 Lista os itens prontos a serem entregues da engenharia

4.2.15.3.2

Engenheiro de Disciplina Líder do

Projeto

Engenheiro do Projeto, Gerente de Engenharia

do Projeto

Entrada ao EM (Modulo de Engenharia)

2 Desenvolve modelos de engenharia para o projeto

5.3.1 Engenheiro de Disciplina Líder do

Projeto

Eng. do Proj., Gerente de

Engen. do Proj.

Modelos da Engenharia de Projeto

3 Prepara o Sistema de Gerenciamento de Engenharia (EMS)

5.3.2 Controlador do Projeto

- Modulo de Engenharia (EM) Estrutura de arquivos do projeto

4 Desenvolve a Estrutura Analí-tica do Projeto e define e codifique os Pacotes de comprometimento Correspondentes

PBAII-P-000-000-210

Controlador do Projeto

Engenheiro do Projeto

Estrutura Analítica do Projeto, Lista do Pacote de Comprometimento.

5 Desenvolve os Pacotes de Trabalho da Engenharia e Estabelece o Custo Orçamentário do Cronograma de trabalho

5.3.3 Engenheiro do Projeto

Engenheiro de Disciplina Líder

do Projeto., Engenheiro do

Projeto

Resumos produtos executáveis da

Engenharia

6 Emite o Pacote Preliminar de Trabalho da Engenharia e Rela-tórios do Status da Documentação Interna


- Pacotes de Trabalho da Engenharia e Relatórios do Status Orçamentário

dos Documentos Internos

7 Desenvolve os cronogramas dos Pacotes de Comprometimento

Mod. de Eng. (EM) Guia do

Usuário



Cronograma dos Pacotes de

Comprometimento

8 Inicia e processa Notificações de Alterações de Projeto

5.3.5 Engen. de Disciplina Líder do Proj., Engen. Do

Projeto.


Distribuição do DCN e PCN; resumos do DCN

e PCN

9 Atualiza os Pacotes de trabalho da Engenharia ou Status dos Documentos Internos


Projeto


Relatório do Resumo de Valores Ganhos;

Relatório do Cronograma do Pacote de Comprometimento

10 Relatórios de Controle dos processos de Documentação da Engenharia, Dados de Suprimentos e emissão do Periódico do Módulo de Engenharia (EM)


- Relatórios do Modulo de Engenharia (EM) e

Status da Documentação Interna

11 Desenvolve e mantém a lista de Equipamentos tagueados.


Projeto


Lista de equipamentos tagueados para cada

Disciplina.

Project:




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5.2.1 Procedimentos Detalhados

Modelos

Informações a serem inseridos:

Divisão de Produtos/Unidade de Negócio/Modelos Padrões do Escritório Geográfico.

Informações a serem fornecidas:

Modelos da Engenharia do Projeto.

Procedimento:

a. Selecionar a partir do conjunto de Modelos Padronizados Escritório Regional/Divisão de Produtos/Unidade de Negócio aqueles que são aplicáveis para os produtos executáveis da engenharia do projeto. (pelo chefe de disciplina da engenharia do projeto);

b. Revisar cuidadosamente todos os componentes dos trêss modelos, por exemplo, ponto de controle, conteúdo de trabalho e percentagem do avanço dividido, e discutir e concordar com o Gerente da Engenharia do Projeto qualquer alteração solicitada para acomodar a natureza específica ou requisitos do projeto ou resultando de experiências passadas, e submeter os mesmos para aprovação ao Gerente de Engenharia do Projeto2 (pelo Chefe de Disciplina da Engenharia do Projeto);

c. Aprovar e encaminhar para o gerente de controle do projeto os modelos da engenharia do projeto para todas as disciplinas. (pelo gerente da engenharia do projeto);

d. Incorporar os modelos da engenharia do projeto nas instruções do projeto. (pelo de controle do projeto);

e. O número dos pontos de controle dos Modelos da Engenharia do Projeto deve igualar o número dos marcos disponíveis nos relatórios do Pacote negociado.

5.2.2 Preparação do EM – Módulo de Gerenciamento de Engenharia Software:

Preparação do sub-módulo do EM – Módulo de Gerenciamento da Engenharia;

Sub-módulo de controle da homem/hora do EM – Módulo de Gerenciamento da Engenharia;

Sub-módulo dos documentos/desenhos internos do EM – Módulo de Gerenciamento da Engenharia.

Inputs:

Dados e parâmetros do Projeto;

Modelos da Engenharia do Projeto;

Plano de execução da engenharia;

Project:




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Lista de produtos executáveis da engenharia.

Outputs:

Sumários dos produtos executáveis da Engenharia.

Procedimento1

Qualificar o EM - Gerenciamento da Engenharia (Engineering Management Module do PM+) e usar os comandos e telas apropriadas para definir e/ou dar entrada:

a. Parâmetros do Projeto, por exemplo:

Datas de início e término da linha de base; Modo de entrada nos cálculos das horas atuais (disciplina ou nível do

Pacote de Trabalho da Engenharia); Método de programação (automático/manual); Método de Transmissão (automático/manual); Língua dos relatórios (Francês ou Inglês).

b. Tabelas de Codificação (status do documento, tipo de desenho, grupo de disciplina, etc.);

c. Formato de codificação de documento (tamanho, apresentação, figura e estrutura)2 de acordo com as instruções do projeto;

d. Disciplinas e sua ordem de aparecimento nos diferentes relatórios da Gerencia de Engenharia3;

e. Modelos da Engenharia.

5.2.3 Pacotes de Trabalho da Engenharia e Custo do Orçamento do Cronograma de Trabalho

Inputs:

Cronograma do Controle CPM de Base;

Desmembramento da estrutura de trabalho;

Lista de Pacotes Negociados;

Instruções do Projeto (codificação; modelos).

Outputs:

Sumários dos produtos executáveis da engenharia.

Procedimento:

a. Preparar uma tabela com os seguintes títulos:

Número do documento/desenho;

Título do documento/desenho;

Código do Modelo da Engenharia;

O orçamento, isto é, a homem/hora solicitada para a produção do documento/desenho.

a. Registrar nesta tabela o código e descrição dos Pacotes negociados identificados na lista e desenvolver o Pacote de Trabalho da Engenharia correspondente, isto é uma listar para cada pacote todos os documentos e/ou desenhos solicitados para sua conclusão1, 2,3.

NOTAS:

1. Deve haver uma correspondência de um para um ou um para muitos entre os Pacotes de comprometimento (como definido Modulo de planejamento & Modulo de Cronograma) e a engenharia e o número dos Pacotes de Trabalho dos Serviços a que se relacionam. Isto significa que dentro da disciplina os Pacotes de Trabalho da Engenharia devem ter o mesmo código que o número do Pacote de comprometimento. Isto é necessário para estabelecer uma ligação aos cronogramas do Pacote de comprometimento e para comparar o progresso nos pacotes de trabalho ao progresso projetado (como refletido nas datas “programadas do cronograma” dos Pacotes de Comprometimento);

2. Cada disciplina irá listar cada Pacote de Comprometimento pela qual é responsável ou ao qual a entrada de dados das mesmas é requerido. Por exemplo, as disciplinas de Eletricidade e Automação deverão listar os Pacotes de Mecânica se as informações das disciplinas são requeridas para a especificação, avaliação de licitação, revisão de desenhos dos fornecedores, etc. deste pacote.;

3. Durante a fase inicial de planejamento do projeto, os funcionários da controladoria, trabalhando com o Gerente do Projeto irão adicionar uma lista de pacotes de trabalho que ainda não foram identificados na lista do Pacote de Comprometimento mas que são requeridos para a realização do escopo do projeto. Os controladores do projeto irão incluí-los na lista do Pacote de Comprometimento. Depois da conclusão da linha de base do cronograma de controle do Modulo do Pacote de Comprometimento, adições/remoções para/da lista do Pacote de Comprometimento que envolve alterações no orçamento de homem/hora deverá ser coberto pelas Notificações de Design e Projeto (DCN's e PCN's) (veja seção 7.3.5);

b. Designar e dar entrada para cada documento/desenho um (a):

Número de acordo com as instruções e o documento do escopo master;

Um código de modelo da engenharia para cada disciplina;

A homem/hora solicitada para sua produção4.

c. Submeter a lista de Pacotes de Trabalho da Engenharia (sumários de produtos executáveis da engenharia) para o controle do Projeto dar entrada nas bases de dados da Gerência da Engenharia.

NOTAS

4. O Custo Orçamentário do Cronograma de Trabalho de cada Pacote de Trabalho da Engenharia também devera incluir todas as homem/horas exigidas pelas atividades de engenharia que não resultam em produtos executáveis palpáveis ou que não podem ser repartidas em fases de progresso facilmente avaliadas, por exemplo, tempo para reuniões e atividades administrativas. Estas horas serão distribuídas dentro das horas indicadas pelos produtos executáveis da engenharia.

5.2.4 Pacote Preliminar de Trabalho da Engenharia e Relatório do Status do Documento Interno

Software:

EM Sub-módulo de controle da homem/hora;

EM Sub-módulo dos documentos/desenhos internos.

Inputs:

Definições dos Pacotes de Trabalho;

Sumários dos produtos executáveis da Engenharia.

Outputs:

Relatório do Status do Pacote de Trabalho da Engenharia;

Relatório do Status do Documento Interno.

Procedimento1:

a. Introduzir as definições dos pacotes de trabalho de acordo com os Procedimentos do Planejamneto e Cronograma e seus códigos correspondentes usando a tela EWWP do sub-módulo de controle da homem/hora2;

b. Introduzir os dados fornecidos nos sumários de produtos da engenharia na base de dados EM usando a tela INTD do sub-módulo dos desenhos internos/documentos;

c. Emitir e distribuir, de acordo com as instruções do projeto, o Relatório Preliminar do Status dos Documentos Internos por disciplina e o Relatório do Status do Pacote de Trabalho da Engenharia3.

NOTAS:

1. Refira ao guia do usuário do Módulo de Engenharia para a descrição detalhada das telas e dos diferentes comandos dos sub-módulos de EMM usados para a execução prática das etapas esboçadas neste procedimento.

2. Se as definições e os códigos do Pacote de Trabalho da Engenharia já tiverem sido inseridos no PM+ durante o processo de planejamento ou durante a instalação do EMS, salte esta etapa e prosiga diretamente à etapa "b". Também veja a nota (1) em 7.3.3.

3. A soma das homem/horas do orçamento de todos os produtos executáveis listados para cada Pacote de Trabalho da Engenharia no Status Interno do Desenho é calculada pelo sistema é mostrada no visor/impresso automaticamente na parte inferior da lista dos produtos executáveis para cada Pacote de Trabalho da Engenharia no Status Interno do Desenho como também na coluna do Orçamento Original do relatório do Pacote de Trabalho da Engenharia.

5.2.5 Notificação de Alteração do Projeto

Software:

Sub-módulo do controle da homem/hora da EM – Módulo da Gerência da Engenharia.

Inputs:

Notificação de Alteração no Design (DCN);

Notificação de Alteração no Projeto (PCN).

Outputs:

Distribuição da Notificação de Alteração no Design;

Sumário da Notificação de Alteração no Design;

Distribuição da Notificação de Alteração no Projeto;

Sumário da Notificação de Alteração no Projeto.

Procedimento:

a. O Engenheiro chefe de disciplina do projeto ou qualquer membro do time de design que anota a solicitação de alteração de design preenche o formulário DCN com as informações solicitadas e transmite o mesmo através do engenheiro chefe de disciplina para a aprovação do engenheiro do projeto;

b. O engenheiro do projeto determina se o trabalho deve proceder com a alteração proposta no design e se for adverte o iniciador do DCN. Se o trabalho tiver de continuar, então o gerente do projeto tem de determinar se o trabalho é uma alteração de escopo1, se o trabalho é uma alteração no escopo e não uma alteração, mas uma variância que deveria ser registrada.

NOTAS:

1. De maneira a facilitar as atualizações periódicas dos documentos e relatórios do EMM, todos os PCN´s emitidos durante o período do relatório tem que ser processados antes da atualização do documento para este período.

5.2.6 Atualizando, Processando e Relatando

Software:

Sub-módulo do controle de homem hora do EM – Módulo de Gerência da Engenharia;

Sub-módulo dos documentos internos do EM – Módulo da Gerência da Engenharia.

Inputs:

Sumário dos registros das folhas de ponto;

Relatório do status do documento interno do período anterior.

Procedimento:

a. Para os relatórios de status dos documentos internos para o período corrente:

Atualizar o status do documento1 e da previsão para completar as colunas2 para os produtos listados da engenharia (pelo engenheiro chefe de disciplina do projeto);

Revisar, quando solicitado, o número do documento e/ou descrição dos produtos listados da engenharia3,4 (pelo engenheiro chefe de disciplina do projeto);

Adicionar ou remover documentos/desenhos dentro dos Pacotes de Trabalho da Engenharia3,4 (pelo engenheiro do projeto e pelo controle do projeto);

NOTAS:

1. Em um projeto típico, à exceção dos projetos pequenos em que o sub-módulo interno não é utilizado, o engenheiro líder de disciplina do projeto tem que atualizar somente a coluna do status do documento que ainda não foram circulados (internamente ou externamente) através do grupo de controle, por exemplo, status para o "documento já iniciado". Para os documentos já em circulação, o status do documento será incorporado pelos controladores do projeto através do documento de transmissão do próprio documento, ou será afixado automaticamente à tela de INTD da tela da transmissão do ITRM do módulo de controle de documentos do PM+ (ver o guia do usuário do EMM).

As horas ganhadas correspondentes ao novo status serão calculadas e inseridas automaticamente.

2. A previsão para horas terminadas é incorporada pelo Engenheiro Líder de Disciplina do projeto e deveria refletir a situação real do documento/desenho e pode ser mais baixa ou mais alta do que a diferença aritmética entre o orçamento e as horas ganhadas (que é o valor pré-definido para esta coluna).

3. Os produtos executáveis da engenharia não serão adicionados nem serão suprimidos ao EMM ou transferidos a um pacote de trabalho diferente da engenharia sem a preparação e a introdução de uma Notificação de Alteração do Design (DCN) pelo Gerente Líder de disciplina do Projeto. Os desenhos adicionados geralmente são adicionados com um orçamento “0” a menos que uma Notificação de Alteração do Design (DCN) ou uma Notificação de Alteração do Projeto (PCN) aprovado forem obtidos. Os desenhos correspondentes que são suprimidos permanecem na lista com uma previsão “o” de horas para completar sem meios de remover as horas do orçamento até uma Notificação de Alteração do Design (DCN) ou uma Notificação de Alteração do Projeto (PCN) aprovado forem obtidos. (as horas não podem ser ganhas) Transferência dos produtos executáveis entre os Pacotes de Trabalho da Engenharia tem que ser manuseados pelos controladores de projeto e pelo Engenheiro do Projeto.

4. Os originais não serão adicionados nem não serão suprimidos por causa de uma alteração no escopo tendo por resultado revisões do orçamento (se atribuível ao cliente ou não) sem uma Notificação de Alteração do Projeto (PCN) aprovada. O procedimento para a adição/remoção dos produtos executáveis que resultam de tal mudança do escopo quando uma Notificação de Alteração do Projeto (PCN) aprovada é recebida e processada administrativamente como processado no 7.3.5 e como segue abaixo: Para documentos adicionados, entre com as horas orçamentárias aprovadas,

porcentagem do progresso e horas completadas nas colunas correspondentes da Notificação de Alteração do Projeto (PCN);

Para documentos removidos que ainda não foram iniciados (horas ganhadas = zero) insira:- o código do "documento cancelado", na coluna de status;- 0 (zero) nas colunas de “orçamento” e "previsões a serem concluídas”.

Para documentos removidos que já foram iniciados, insira:- o código de "documento cancelado" na coluna de “status”;- o valor não ganho como uma PCN negativa no “orçamento” da PCN e identifque o progresso como 100%;

- 0 (zero) para previsões para completar as horas.

Adicionar ou remover Pacotes de Trabalho da Engenharia3,4 (pelo engenheiro do projeto e controle do projeto).

b. Usando a tela INTD de definição de documento, editar os dados a mostra conforme apresentado nos destacados relatórios de status do documento interno pelo engenhrieo chefe de disciplina do projeto para o período anterior (pelo controle do projeto).

c. Usar a tela ENWP para codificar e definição dos novos pacotes, se houver algum, (pelo controle do projeto).

d. Usando a atualização do orçamento pelo pacote BUPD ou, opcionalmente, a atualização do orçamento pela tela BUPF, entrar no modelo do estágio e previsão para completar as horas a partir da mesma cópia destacada do relatório do período anterior5.

e. Emitir o relatório do status do documento periódico.

f. Usando a tela EDI, entrar os dados atuais de homem hora, compilados com o nível da disciplina, e executa o valor ganho (EVAL) e finaliza (EPND) o cálculo.

g. Emitir o Sumário do Valo Ganho e os Relatórios de Status dos Pacotes de Trabalho, e plotagens (se for solicitado).

NOTAS:

1. Em um projeto típico, à exceção dos projetos pequenos em que o sub-módulo interno não é utilizado, o engenheiro líder de disciplina do projeto tem que atualizar somente a coluna do status do documento que ainda não foram circulados (internamente ou externamente) através do grupo de controle, por exemplo, status para o "documento já iniciado". Para os documentos já em circulação, o status do documento será incorporado pelos controladores do projeto através do documento de transmissão do próprio documento, ou será afixado automaticamente à tela de INTD da tela da transmissão do ITRM do módulo de controle de documentos do PM+ (ver o guia do usuário do EMM).

As horas ganhadas correspondentes ao novo status serão calculadas e inseridas automaticamente.

2. A previsão para horas terminadas é incorporada pelo Engenheiro Líder de Disciplina do projeto e deveria refletir a situação real do documento/desenho e pode ser mais baixa ou mais alta do que a diferença aritmética entre o orçamento e as horas ganhadas (que é o valor pré-definido para esta coluna).

3. Os produtos executáveis da engenharia não serão adicionados nem serão suprimidos ao EMM ou transferidos a um pacote de trabalho diferente da engenharia sem a preparação e a introdução de uma Notificação de Alteração do Design (DCN) pelo Gerente Líder de disciplina do Projeto. Os desenhos adicionados geralmente são adicionados com um orçamento “0” a menos que uma Notificação de Alteração do Design (DCN) ou uma Notificação de Alteração do Projeto (PCN) aprovado forem obtidos. Os desenhos correspondentes que são suprimidos permanecem na lista com uma previsão “o” de horas para completar sem meios de remover as horas do orçamento até uma Notificação de Alteração do Design (DCN) ou uma Notificação de Alteração do Projeto (PCN) aprovado forem obtidos. (as horas não podem ser ganhas) Transferência dos produtos executáveis entre os Pacotes de Trabalho da Engenharia tem que ser manuseados pelos controladores de projeto e pelo Engenheiro do Projeto.

4. Os originais não serão adicionados nem não serão suprimidos por causa de uma alteração no escopo tendo por resultado revisões do orçamento (se atribuível ao cliente ou não) sem uma Notificação de Alteração do Projeto (PCN) aprovada. O procedimento para a adição/remoção dos produtos executáveis que resultam de tal mudança do escopo quando uma Notificação de Alteração do Projeto (PCN) aprovada é recebida e processada administrativamente como processado no 7.3.5 e como segue abaixo: Para documentos adicionados, entre com as horas orçamentárias aprovadas,

porcentagem do progresso e horas completadas nas colunas correspondentes da Notificação de Alteração do Projeto (PCN);

Para documentos removidos que ainda não foram iniciados (horas ganhadas = zero) insira:- o código do "documento cancelado", na coluna de status;- 0 (zero) nas colunas de “orçamento” e "previsões a serem concluídas”.

Para documentos removidos que já foram iniciados, insira:- o código de "documento cancelado" na coluna de “status”;- o valor não ganho como uma PCN negativa no “orçamento” da PCN e identifque o progresso como 100%;

- 0 (zero) para previsões para completar as horas.

5.2.7 Listas de Equipamentos Tagueados

Software:

Listas de Excel;

Sub-módulo das Dedifinições dos Materiais do Módulo de Gerenciamento da Engenharia (EM);

Ordem de compra do suprimentos e listas de equipamentos tagueado.

Inputs:

Listas de equipamentos tagueado no documento do escopo mestre;

Listas de equipamentos da mecânica, elétrica e automação;

Índice de instrumento preparado e mantido pelo grupo de automação.

Procedimento:

a. As disciplinas de engenharia preparam listas de equipamentos tagueados como parte do documento do escopo mestre;

b. As disciplinas da engenharia mantêm as listas dos equipamentos atualizadas durante o andamento do detalhamento do design;

c. O controle do projeto e os gerentes de área transferem os dados dos equipamentos tagueados apropriados para o sub-módulo de Definição dos Materiais do Módulo de Gerenciamento da Engenharia – EM e alocam o equipamento para o apropriado pacote de trabalho da engenharia, suprimentos ou construção;

d. O Departamento de Suprimentos dá entrada aos dados do equipamento tagueado apropriado e as informações das ordens de compra associadas no Módulo de Gerenciamento do Suprimentos.

6.0 MONITORAMENTO DO PROGRESSO DOS PRODUTOS EXECUTÁVEIS

Os produtos executáveis da engenharia são monitorados usando ambos os sistemas, o PM+ da SNC-Lavalin e o sistema sisdoc da Minerconsult.

O Gerente da Engenharia e o Chefe de Disciplina da Engenharia são responsáveis pela manutenção do Sisdoc, e por advertir o Controle do Projeto de qualquer produto executável novo ou cancelado/substituído.

Uma pessoa designada do controle de documentos mantém o sistema PM+ usando as infomações do Sisdoc. Uma lista com todos os produtos executáveis é gerada a partir dos dois sistemas semanalmente e checada para verificar a coerência.

O progresso dos produtos executáveis é reportado mensalmente no Relatório Mensal do Projeto usando os relatórios gerados pelo PM+.

Project:


ENGINEERING MANAGEMENT Nº AABR: PBAII–000-000-PD-804 Rev.: 1

PROCEDURE Nº SL Miner: 527-11-000-007-801

Issuer: Page: 24

TABLE OF CONTENTS

1.0 INTRODUCTION.................................................................................................25

1.1 General.................................................................................................251.2 Responsibilities.....................................................................................25

2.0 PURPOSE...........................................................................................................25

3.0 GENERAL...........................................................................................................25

3.1 Definition...............................................................................................253.2 Project Management System (PM+).....................................................273.3 The Project Controls / Engineering Interface........................................27

4.0 METHODOLOGY................................................................................................27

4.1 Introduction...........................................................................................274.2 Methodology.........................................................................................28

5.0 PROCEDURES...................................................................................................35

5.1 General.................................................................................................355.2 General Engineering Management Procedure Outline.........................36

6.0 MONITORING PROGRESS OF DELIVERABLES.............................................44

Project:




Issuer: Page: 25

1.0 INTRODUCTION

1.1 General

This procedure sets forth the standard engineering management techniques to be used for the measurement and reporting of the actual progress and performance of the engineering activities for the Project.

The methodology of engineering management techniques is described in this document. The corresponding implementation technique is described in detail in the Project Management System (PM+), Engineering Management, (EM) user guide.

1.2 Responsibilities

It is the responsibility of the Engineering Coordinator, Area Managers, Lead Discipline Engineers, and the Project Controls Manager to ensure that this procedure is read and understood.

The Project Controls Manager, is responsible for the administration and maintenance of this procedure and for assuring management that it is being followed.

2.0 PURPOSE

The purpose of this procedure is to define the standard principles, methodology and requirements for project engineering management, necessary to provide management with factual feedback on the engineering progress and performance on the Project.

The objectives are:

a. To implement standardized efficient engineering management practices;

b. To emphasize a standard method of measuring and reporting engineering progress and performance and to orient all project personnel towards this standard method of measuring;

c. To define the engineering management responsibilities of project personnel in the use of the PM+ Engineering Module;

d. To enable engineering performance and progress audits to be performed.

3.0 GENERAL

3.1 Definition

Engineering Management is closely interrelated with Planning and Scheduling.

The Engineering group on the project (Engineering Manager, Area Managers and Lead Discipline Engineers):

Details the scope of work in the master scope document;

Develops and updates, as required, the equipment lists for each discipline;

Produces an engineering execution plan which is coordinated with the

Project:




Issuer: Page: 26

procurement and construction execution plans;

Prepares and periodically updates the list of engineering deliverables, e.g. the engineering documents (design criteria, project standards, technical specifications for equipment and installation, engineering drawings, etc.) to be produced by the engineering disciplines for the achievement of the project scope;

Estimates the manhours required for the production of each of the engineering deliverables and periodically provides a forecast of the hours required to complete the engineering deliverables which are in progress;

Establishes for each discipline and document type the measurement standards (templates) against which the engineering progress and performance will be measured;

Identifies design changes and issues design change notices to inform management and to request approval for corresponding budget revisions (DCN's);

Specifies the vendor document requirements (drawings, manuals, etc.) for each equipment package.

The Control group on a project (project controls manager and his planning, scheduling and document control personnel):

Develops the project instructions;

Details the work packages including all of the listed engineering deliverables and reflecting the philosophy indicated in the Engineering, Procurement and Construction execution plans with the participation of the project engineers;

Develops the logic and sequence of the work to be executed based on the listing of engineering deliverables and allocated to the appropriate work packages with the participation of the project engineers and the lead discipline engineers;

Develops the initial EM parameters (coding structure, project schedule, baseline progress curve, presentation format, update frequency and schedule, reporting language and distribution for the reports);

Sets target dates for engineering activities with the participation of the project engineers;

prepares and issues the engineering management reports.

This procedure is a step-by-step instruction outlining all phases of engineering management on a project as well as defining the management of engineering deliverables (definition, estimating, planning, monitoring, forecasting, updating and reporting).

Project:




Issuer: Page: 27

3.2 Project Management System (PM+)

The Engineering Management Module is an integral part of SNC-Lavalin Project Management System (PM+). PM+ combines modern, interactive computer technology with proven project management methodology. PM+ is used to compile a listing of equipment, engineering deliverables, documentation and work packages. It is also used to compile the estimate, to prepare a plan, to record achieved activities and actual expenditures, to indicate forecasts and to add new items and activities as they are encountered. In short, this dynamic tool is used to monitor and control engineering, procurement, construction and commissioning work for projects of any nature and complexity.

The Engineering Module, which will be used by Engineering and Project Controls for the practical implementation of this procedure, contains the following submodules:

f. SLI Materials

g. Project Materials

h. Equipment

i. Materials

j. Engineering Requirement

3.3 The Project Controls / Engineering Interface

The Project Manager, the Area Managers and the Project Controls staff are responsible for the definition of "what" is to be done (the scope statement that is detailed in the Work Breakdown Structure) and the "when" it is to be done (the master schedule and detailed EPCM schedule by package).

The Lead Discipline Engineers, under the direction of the Engineering Manager complements these "what/when" objectives through the detailing of deliverables and providing the manhour requirements for each deliverable as well as summary staffing profile to provide the indicated engineering scope of work as indicated on the schedule.

4.0 METHODOLOGY

4.1 Introduction

The engineering progress and performance measurement and reporting, which is the subject and object of the EM, is based on the following data and elements:

Engineering Deliverables;

Engineering Tasks;

Engineering Work Packages;

Commitment Packages;

Design Change Notices (DCN);

Earned Value and Performance Analysis;

Templates;

Project:




Issuer: Page: 28

Tagged Equipment and Materials.

The combination of these data and elements in a set of procedures, and their management in the Engineering Management Module (EM) of the PM+, results in the following main deliverables:

Work Packages Status;

DCN Summary and Distribution;

Earned Value Summary;

Internal Drawings/Documents Status;

Commitment Packages Scheduling;

Tagged Equipment Lists.

4.2 Methodology

4.2.1 Engineering Deliverables

Typical deliverables include:

Design criteria;

Project standards;

Equipment technical specifications and requisitions;

Construction technical packages, which include all technical specifications and engineering drawings required for the eventual award of a construction contract;

Commissioning packages, such as operating manuals, control system programs, etc.

The list of deliverables must be refined and maintained throughout the project to reflect:

The scope clarifications occurring, generally, between the start of the project and the completion of the basic or the preliminary (depending on the project type and size) engineering phase, which accounts for 15-25% (depending, again, on the project type and size) of the manhour budget;

The project scope changes, due to either additional Client requirements, or to technical, economic, schedule, etc. considerations developing during the project execution;

The addition or deletion of documents/drawings becoming necessary during the detailed engineering.

4.2.2 Engineering Work Packages

Engineering Work Packages (EWP’s) are the ensemble of documents required for the accomplishment of a certain engineering or equipment procurement task in a predetermined time frame dictated by the overall project schedule.

Project:




Issuer: Page: 29

EWP’s are defined by the project planner in close collaboration with the Area Manaagers and the Lead Discipline Engineers based on the Work Breakdown Structure and with the approval of the Project Manger.

Depending on the Work Breakdown Structure level, an EWP can be:

A design criteria;

A general specification;

A process package, e.g. flow sheet, P&ID, line list, equipment list, instrument list;

An equipment procurement or fabrication package, i.e. specification, data sheet(s), reference documents and drawings, vendor document review and approval, etc;

A discipline input to a complex equipment procurement package, mostly electrical or instrumentation to mechanical;

A construction or installation package, i.e. installation specification and drawings.

As in the case of the engineering deliverables, the EWP's must be refined and maintained throughout the project to reflect:

Scope clarifications or design development;

Scope changes;

Changes to the execution plan;

Practical planning and scheduling considerations developed during project execution;

Construction site situations.

4.2.3 Commitment Packages

The grouping of an Engineering Work Package with all of the commercial documents to form a bid package for the procurement of either material or equipment, or for the award of a construction contract is referred to as a Commitment Package.

The purpose of the commitment packaging is to plan and track the progress of the work by using a global project set of standard milestones and templates for the scheduling of the different phases of each Commitment Package.

4.2.4 EPCM Milestones

The milestones, i.e. work phases, are established at the start of the project, as a function of the project scope and of the commitment package type.

On a typical EPCM project the main milestones are:

Engineering start date;

Procurement start date;

Fabrication/construction start and finish dates.

Project:




Issuer: Page: 30

Typical intermediate milestones are:

Issue for Clients comments;

Clients comments incorporated and "For Bids" revision of documents released by engineering;

Bid issue date;

Tender date;

Bids received date;

Bid evaluation (commercial and technical) dates;

Recommendation issued to Client;

Purchase Order/Award issue date(s);

Vendor drawings received date;

Vendor drawings approval date;

Fabrication/construction start date;

Delivery/Construction end date.

In order to facilitate the definition of schedules, a set of project-wide templates called Commitment Package Templates, which define standard durations for the different work phases, can be established. These durations would depend on the type of Commitment Package (minor orders, major orders, turnkey contracts, etc.). The Engineering Module Commitment Package sub-module automatically calculates the milestone dates for each Commitment Package based on the starting date and the corresponding template durations. However, both the dates and the durations can be overridden by the planner/scheduler so as to reflect real situations (staff assignments, etc.).

4.2.5 Earned Value and Performance Analysis

4.2.5.1 Earned Value

The concept of Earned Value is the cornerstone of the engineering progress and performance measurement method and consists of the following:

A budget is established and agreed upon prior to the start of engineering. As the work is carried out, the budget is earned. The amount of hours that are earned may or may not correspond to the hours that are expended, however an indication is provided as to what should have been achieved for the time which has been spent. The measurement of achieved progress is simplified by breaking the work into small enough elements, referred to as deliverables, such that the scope of each element and its corresponding manhour budget can easily be verified. As each such element is completed, its budget manhours are earned. The recording of partial earning of budgets, while the work on the deliverable is in progress, requires that the work on the deliverables be broken down into pre-defined stages where tangible progress can be perceived, which is achieved through Engineering Templates;

Project:




Issuer: Page: 31

The scope and manhour budgets of the deliverables can be related to a target schedule (called the baseline schedule) and an actual schedule;

The integration of the schedule and the budget for the purpose of engineering progress and performance evaluation is accomplished in the definition of:

Budget Cost of Work Scheduled, which represents the budget manhours allocated to the engineering work to be accomplished according to the baseline schedule for each deliverable;

Budget Cost of Work Performed, which represents the budget manhours allocated to the engineering work actually performed on each deliverable according to the actual schedule;

Actual Cost of Work Performed, which is the amount of hours charged from the time sheets, and allocated progressively into the monthly time periods.

4.2.5.2 Performance Analysis

The Budget Cost of Work Scheduled, the Budget Cost of Work Performed and the Actual Cost of Work Performed are used for the calculation of the following engineering progress and performance data:

Schedule Variance = Budget Cost of Work Performed less Budget Cost of Work Scheduled, which provides a measurement of schedule variance in terms of manhours.

This variance is a measure of schedule performance, i.e. the difference between work actually accomplished according to the actual schedule and work scheduled to be accomplished according to the baseline schedule.

It is an indicator of progress, but not productivity. Negative values are considered to reflect progress below the scheduled target and positive values indicate that more work is being accomplished than was expected. A variance equal to zero shows progress is right on target.

Cost Variance = Budget Cost of Work Performed less Actual Cost of Work Performed, which provides a measurement of cost variance in terms of manhours.

This is a measure of project performance in accomplishing the required work within the budget allocated to perform that work; that is to say it indicates productivity. Negative variances are considered to reflect performance below what was expected and positive variances are regarded as showing good performance.

Resource Variance = Actual Cost of Work Performed less Budget Cost of Work Scheduled, which provides a measurement of whether or not the project is being adequately staffed in order to carry out the work. It answers the question "Are the resources being applied at a rate consistent with that called for in the budget plan?" Negative variances indicate that the project is being understaffed in comparison with the budget plan, and positive variances indicate overstaffing.

Project:




Issuer: Page: 32

Sample mid-project status curves are provided to show hypothetical example situations. The first curve (Fig 6.1) illustrates a healthy project, while the second curve (Fig 6.2) shows the situation typical of a problem project.

On these figures:

BCWS represents the Budget Cost of Work Scheduled curve;

BCWP represents the Budget Cost of Work Performed curve;

ACWP represents the Actual Cost of Work Performed curve.

The same basic data may be used for the monitoring of engineering performance and progress, by calculating performance indexes, as described and illustrated in the PM+ methodology in the section on Engineering Management. A sample plot of the Schedule and Cost Performance Index values follows in (Fig 6.3). This curve provides a quick indication to the functional line manager of the performance of his staff on a project.

Figure 6.1

Project:




Issuer: Page: 33

Figure 6.2

Project:




Issuer: Page: 34

Figure 6.3

4.2.5.3 Engineering Templates

Engineering templates are to measure engineering progress while work on deliverables is in progress.

The methodology entails breaking down the work on the deliverables into a number of verifiable phases, called control points, and to allot to each of these phases a progress percentage expressed in percent of the cumulative earned value of the work.

The definition and number of phases or control points, as well as the progress percentage allotted to them depend on the document type, the engineering discipline and the specific project requirements.

Typical control points and the corresponding work contents for most engineering deliverables are:

Control Point Percent Earned

Start Engineering 10%

First Issue for Coordination 45%

Project:




Issuer: Page: 35

Coordination Complete 60%

Approved by Client – RFI - RFQ 70%

Incorporate Vendor Data 75%

Released for Construction/Fabrication 90%

Issue Revisions as Required 95%

Complete (As-builts) 100%

5.0 PROCEDURES

5.1 General

5.1.1 Introduction

The main Engineering Management activities of both the project control personnel and engineering personnel are outlined in Section 5.2. Although these activities are listed in their logical sequence, they may be executed, in practice, either simultaneously or in a slightly different order, depending on who is responsible for their execution, as well as on the project type and on the information available in the early stages of the project.

Detailed procedures for each activity are given in section 5.3 or referenced to the corresponding documents, if already described elsewhere.

5.1.2 Reference Documents

PM+ Engineering Management Module - User Guide

PM+ General User Guide

PBAII-000-002-PD-801 Scope Change Control Procedure

PBAII-000-000-PD-810 Project Team Interfaces Procedure

PBAII-000-000-BP-801 Project Instructions Manual

Project:




Issuer: Page: 36

5.2 General Engineering Management Procedure Outline

Project:




Issuer: Page: 37

Logical Step

Descripton References Responsible Assisted by Output

1 List engineering deliverables 4.2.15.3.2

Pr. Lead disc. eng.

Pr. EngineerPr. Eng. manager

Input to EM

2 Develop engineering templates for the project

5.3.1 Pr. Lead disc. eng.

Pr. EngineerPr. Eng. manager

Project engineering templates

3 Set up the EMS 5.3.2 Pr. Controls - EM project file structure

4 Develop the Work Breakdown Structure and define and code the corresponding Commitment Packages

PBAII-xxx-xxx-PD-xxx

Pr. Controls Pr. Engineer Work Breakdown Structure,

Commitment Package list

5 Develop the Engineering Work Packages and establish the Budget Cost of Work Scheduled

5.3.3 Pr. Engineer Pr. Lead disc. Eng.

Pr. Engineer

Engineering deliverables summaries

6 Issue the Preliminary Engineering Work Package and Internal Document Status reports

5.3.4 Pr. Controls - Engineering Work Packages and

Internal Document Status budgets and

reports

7 Develop the Commitment Packages schedules

EM User’s Guide

Pr. Controls Pr. Engineer Commitment Package schedules

8 Initiate and process design and Project Change Notices

5.3.5 Pr. Lead disc. Eng.

Pr. Engineer

Pr. Controls DCN an PCN distribution; DCN

and PCN summaries

9 Update the Engineering Work Packages or Internal Document Status


Pr. Engineer Earned alue Summary report;

Commitment Package Schedule

report

10 Process the Engineering Document Control and Procurement Data and issue the periodical EM reports

5.3.6 Pr. Controls - EM and Internal Document Status

reports

11 Develop and maintain the tagged equipment lists


Pr. Engineer Tagged equipment list for each discipline

Project:




Issuer: Page: 38

5.2.1 Detailed Procedures

Templates

Inputs:

Product Division/Business Unit/Geographic Office Standard Templates.

Outputs:

Project Engineering Templates.

Procedure:

a. Select from the set of Product Division/Business Unit/Geographic Office Standard Templates the ones which are applicable to the deliverables of the project1. (by project lead discipline engineer);

b. Review carefully all three template components, e.g. control point, work content and allotted progress percentage, and discuss and agree with the project engineering manager any changes required to accommodate the specific nature or requirements of the project or resulting from past experience, and submit them for approval to the project engineering manager2. (by project lead discipline engineer);

c. Approve and forward to the project controls manager the project engineering templates for all disciplines. (by project engineering manager);

d. Incorporate the project engineering templates into the project instructions. (by project controls manager);

e. The number of control points in the Project Engineering Templates must match the number of milestones available in the Commitment Package reports.

Project:




Issuer: Page: 39

5.2.2 EM Set-Up

Software:

EM Set-up submodule;

EM Manhour control submodule;

EM Internal drawings/documents submodule.

Inputs:

Project parameters and data;

Project engineering templates;

Engineering execution plan;

List of engineering deliverables.

Outputs:

Engineering deliverables summaries.

Procedure1

Call up the EM (Engineering Management Module of the PM+) and use the appropriate screens and commands to define and/or enter the:

a. Project parameters, e.g.:

Baseline starts and finish dates;

Actual hours calculation entering (discipline or Engineering Work Package level) mode;

Scheduling (automatic/manual) method;

Transmittal (automatic/manual) method;

Reporting language (French or English).

b. Coding (document status, drawing type, discipline group, etc.) tables;

c. Document coding format (size, presentation, picture and structure)2 as per project instructions;

d. Disciplines and their order of appearance in the different EM reports3;

e. Engineering templates.

NOTES:

1. Refer to EM user guide for the detailed description of the different screens and commands of the EM sub-modules used for the practical implementation of the steps outlined in this procedure.

2. The internal document coding format shall be identical with the document/drawing numbering system developed by the project lead discipline engineer.

3. Disciplines shall appear in the different reports in alphabetical order of their code letter, if not stated otherwise in the project instructions.

Project:




Issuer: Page: 40

5.2.3 Engineering Work Packages and Budget Cost of Work Scheduled

Inputs:

Baseline CPM control schedule;

Work Breakdown Structure;

List of Commitment Packages;

Project instructions (coding; templates).

Outputs:


Procedure:

a. Prepare a table with the following headings:

Document/drawing number;

Document/drawing title;

Engineering template code;

Budget, i.e. manhours required for the production of the document/drawing.

b. Enter in this table the code and description of the Commitment Packages identified in the list and develop the corresponding Engineering Work Packages, i.e. list for each package all documents and/or drawings required for it’s completion1,2,3;

NOTES:

1. There should be a one to one or one to many correspondences between the Commitment Packages (as defined from the Planning & Scheduling Module) and the Engineering and Services Work Packages number to which they relate. This means that within the discipline the Engineering Work Packages must carry the same code as the Commitment Package number. This is necessary to establish a link to the Commitment Package schedules and to compare the progress on the work packages to the planned progress (as reflected by the Commitment Packages 'scheduled' dates).

2. Each discipline will list all Commitment Packages for which it is responsible or for which its input is required. For example, the Electrical and Automation disciplines shall list mechanical packages if their input is required for the specification, bid evaluation, vendor drawings review, etc. of this package.

3. During the initial planning phase of the project, the project controls personnel working with the project engineer will add and list work packages not yet identified in the Commitment Package list, but required for the achievement of the project scope. Project controls will include them in the Commitment Package list. After the completion of the baseline CPM control schedule, additions/ deletions to/from the Committment Package list which implies manhour budget changes shall be covered by design and project change notices (DCN's and PCN's) (see section 7.3.5).

Project:




Issuer: Page: 41

c. Assign and enter for each document/drawing a:

number as per project instructions and master scope document;

an engineering template code as per discipline;

the manhours required for its production4;

d. Submit the Engineering Work Package list (Engineering deliverables summaries) to Project controls for entering into the EM database.

NOTES

4. The Budget Cost of Work Scheduled of each Engineering Work Package shall also include all manhours required for engineering activities which do not result in tangible deliverables or which cannot be broken down into measurable progress phases. eg, time for meetings and administrative activities. These hours shall be distributed into the hours indicated for engineering deliverables.

Project:




Issuer: Page: 42

5.2.4 Preliminary Engineering Work Package and Internal Document Status Reports

Software:


EM Internal drawings/documents submodule.

Inputs:

Work packages definitions;


Outputs:

Engineering Work Package status report;

Internal Document Status report.

Procedure1:

a. Enter the work packages definitions as per Planning and Scheduling procedures and their corresponding codes using the EWWP screen of the Manhour Control submodule2;

b. Enter the data provided in the engineering deliverables summaries into the EM database using the INTD screen of the Internal Drawing/Document submodule;

c. Issue and distribute in accordance with the project instructions, the preliminary Internal Documents Status report by discipline and Engineering Work Package Status report3.

NOTES:

1. Refer to EM user's guide for the detailed description of the different screens and commands of the EMM sub-modules used for the practical implementation of the steps outlined in this procedure.

2. If the Engineering Work Package definitions and codes have already been entered into the PM+ during the planning process or during the set-up of the EMS, skip this step and proceed directly to step "b". See also Note (1) in 7.3.3.

3. The sum of the budget manhours of all deliverables listed for each Engineering Work Package in the Internal Drawing Status is calculated by the system and displayed/printed automatically at the bottom of the deliverables list for each Engineering Work Package in the Internal Drawing Status as well as in the Original Budget column of the Engineering Work Package report.

Project:




Issuer: Page: 43

5.2.5 Project Change Notices

Software:

EM manhour control submodule.

Inputs:

Design change notices (DCN);

Project change notices (PCN).

Outputs:

Design Change Notice distribution;

Design Change Notice summary;

Project Change Notice distribution;

Project Change Notice summary.

Procedure:

a. Project lead discipline engineer or any design team member that notes the requirement for a design change notice completes the DCN form with required information and transmits it via the project lead discipline engineer to the project engineer for approval;

b. The project engineer determines if the work should proceed on the proposed design change and so advises the initiator of the DCN. If work is to proceed, then the project engineer must determine if the work is a change in scope1, the work is an in scope change or the change is in scope and not a change but is a variance which should be recorded.

NOTES:

1. In order to facilitate the periodical updating of the EMM documents and reports, all PCN's issued during the reporting period must be processed before the document updating for this period.

Project:




Issuer: Page: 44

5.2.6 Updating, Processing and Reporting

Software:


EM Internal document submodule.

Inputs:

Time sheets record summary;

Previous period internal document status reports.

Procedure:

a. For the internal document status report issued for the current period:

Update the document status1 and forecast to complete columns2 for the listed engineering deliverables (by project lead discipline engineer);

Revise, where required, the document number and/or description of the listed engineering deliverables3,4 (by project lead discipline engineer);

Add or delete documents/drawings within the Engineering Work Packages3,4 (by project controls and project engineer);

Add or delete Engineering Work Packages3,4 (by project controls and project engineer);

NOTES:

1. In a typical project, except for small projects on which the internal document submodule is not utilized, the project lead discipline engineer must update only the document status column for documents not yet circulated (internally or externally) through the document control group, e.g. status for "documents started". For documents already in circulation, the document status will be entered by the project controls from the document transmittal, or will be posted automatically to the INTD screen from the transmittals ITRM screen of the Document Control Module of the PM+ (See EMM user's guide).

The earned hours corresponding to the new status will be calculated and entered automatically.

2. The forecast to complete hours are entered by the project lead discipline engineer and should reflect the real situation of the document/drawing and may be lower or higher than the arithmetic difference between the budget and earned hours (which is the default value for this column).

3. Engineering deliverables shall not be added or deleted to the EMM or transferred to a different Engineering Work Package without the preparation and issue of DCN by the project lead discipline engineer. Added drawings generally are added with a '0' budget unless an approved DCN or PCN is obtained. Correspondingly drawings that are deleted remain on the list with a forecast of 'o' hours to complete with no means of removing the budget hours until an approved DCN or PCN is obtained. (hours can not be earned) The transfer of deliverables between Engineering Work Packages must be handled by the project controls and the project engineer.

4. Documents shall not be added or deleted because of a change in scope resulting in budget revisions (whether attributable to the client or not) without an approved PCN. The procedure for the addition/deletion of deliverables resulting from such a scope change when an approved PCN is received is administratively processed as indicted in 7.3.5 and as follows: For added documents enter the approved budget hours, percentage

progress and forecast to complete hours in the corresponding PCN columns. For deleted documents not yet started (zero earned hours) enter:

- the "document cancelled" code, in the "status" column- 0 (zero) in the "budget" and "forecast to complete" columns.

For deleted documents already started, enter:- the "document cancelled" code in the "status" column - the unearned value as a negative PCN into the PCN "budget" and identify the progress as 100%- 0 (zero) for forecast to complete hours.

Project:




Issuer: Page: 45

b. Using the document definition INTD screen, edit the displayed data as shown on the internal document status report marked-up by the project lead discipine engineer for the previous period (by project controls);

c. Use the ENWP screen for coding and definition of new packages, if any, (by project controls);

d. Using the budget update by package BUPD or, optionally, the budget update by document BUPF screen, enter the template stage and forecast to complete hours from the same marked up copy of the previous period report;

e. Issue the periodic document status report;

f. Using the EDI screen, enter the data for actual manhours, compiled (from the time sheet record report) at the discipline level, and run the earned value (EVAL) and period end (EPND) calculations;

g. Issue the Earned Value Summary and Work Package Status reports, and plots (if required).

5.2.7 Tagged Equipment Lists

Software:

Excel lists;

EM Materials Definition submodule;

Procurement Purchase Order and tagged equipment lists;

Inputs:

Tagged equipment lists in the master scope document;

Mechanical, electrical and automation equipment lists;

Instrument index prepared and maintained by the automation group.

Procedure:

a. Engineering disciplines prepare tagged equipment lists as part of the master scope document;

b. Engineering disciplines maintain equipment lists current during the course of detailed design;

c. Project controls and Area Managers transfer appropriate tagged equipment data to the EM Materials Definition submodule and allocate the equipment to the appropriate engineering, procurement or construction work packages;

d. Procurement enters the appropriate tagged equipment data and the associated purchase order information into the Procurement Management Module.

6.0 MONITORING PROGRESS OF DELIVERABLES

Engineering deliverables is monitored using both the SNC-Lavalin PM+ system and the Minerconsult Sisdoc system.

Project:




Issuer: Page: 46

The Engineering Manager and Lead Discipline Engineers are responsible for maintaining Sisdoc, and advising Project Controls of any new or cancelled/superceded deliverables.

A designated Document Controller maintains the PM+ system using information from Sisdoc. A list of all deliverables is generated from both systems on a weekly basis and checked for consistency.

Progress of deliverables is reported on a monthly basis in the Monthly Project Report using reports generated from PM+.

Earned Value Concept

Documents

Transcript of Earned Value Concept