Dokumentenmanagementsysteme | TEKOM | Martin Fichter | PROJECT CONSULT Unternehmensberatung | 2001

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1 Tekom Regionalgruppe Nord DMS MF PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com PROJECT CONSULT 2001 Dokumenten-Management-Systeme (DMS) (Grundlagen und Trends / Vorbereitung, Auswahl und Einfhrung) Martin Fichter tekom Regionalgruppe Nord 18.12.2001 P R O J E C T C O N S U L T Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Slide 2 2 Tekom Regionalgruppe Nord DMS MF PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com PROJECT CONSULT 2001 Agenda Vorstellung PROJECT CONSULT Grundlagen Trends Vorbereitungen zur Einfhrung eines DMS Auswahlverfahren Einfhrung Slide 3 3 Tekom Regionalgruppe Nord DMS MF PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com PROJECT CONSULT 2001 Vorstellung PROJECT CONSULT Positionierung Schwerpunkte Beratungsleistungen Branchen & Projektbeispiele Unternehmensdaten Qualifikation und Projektorganisation Slide 4 4 Tekom Regionalgruppe Nord DMS MF PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com PROJECT CONSULT 2001 Positionierung PROJECT CONSULT ist im Umfeld der DRT Document Related Technologies spezialisiert auf die Beratung zu modernen Informationssystemen und deren organisatorischer Einfhrung PROJECT CONSULT bert produkt- und herstellerneutral Slide 5 5 Tekom Regionalgruppe Nord DMS MF PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com PROJECT CONSULT 2001 Schwerpunkte PROJECT CONSULT belegt im DRT-Umfeld folgende Themenschwerpunkte: Elektronische Archivierung Dokumenten-Management Migration Workflow-Management Knowledge Management Automatische Klassifikation Content Management Portaltechnologien Directory Service Elektronische Signatur Slide 6 6 Tekom Regionalgruppe Nord DMS MF PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com PROJECT CONSULT 2001 Beratungsleistungen Strategieberatung Organisationsberatung Projektberatung Systemberatung Projektmanagement Coaching Qualittssicherung Seminare Slide 7 7 Tekom Regionalgruppe Nord DMS MF PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com PROJECT CONSULT 2001 Beratungsleistungen Analysen Pflichten- und Lastenhefte Ausschreibungen Studien & Gutachten Schulungsentwicklung Verfahrensbeschreibungen Dokumentationen Slide 8 8 Tekom Regionalgruppe Nord DMS MF PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com PROJECT CONSULT 2001 Branchen & Projektbeispiele Versicherungen und Rententrger Albingia, AXA, Bundesanstalt fr Angestellte, Generali Lloyd Service AG, LVA Westfalen... Banken und Finanzdienstleister ADIG, BHF, DSGV, Hamburgische LB, LBBW, SIZ... Industrie und Handel Hochtief, Minol, Ruhrgas, RWE-DEA... Pharma und Chemie Schering... ffentliche Verwaltung Schweizer Bundesverwaltung... Wohnungsbau Internationale Beratungsprojekte (United Nations Environmental Programme UNEP/HEM) Slide 9 9 Tekom Regionalgruppe Nord DMS MF PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com PROJECT CONSULT 2001 Unternehmensdaten Kaufm. Geschftsfhrung:Frau Begemann Strat. Geschftsfhrung:Herr. Dr. Kampffmeyer Grndungsjahr:1992 Stammkapital:DM 100.000,00 Sitz:Hamburg Beteiligungen:PCI Ltd., London Slide 10 10 Tekom Regionalgruppe Nord DMS MF PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com PROJECT CONSULT 2001 Qualifikation und Projektorganisation Mitarbeiterqualifikation und -Einstufung Fortbildung Gemischtes Teamkonzept Slide 11 11 Tekom Regionalgruppe Nord DMS MF PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com PROJECT CONSULT 2001 Grundlagen Definitionswirrwarr DRT Elektronische Archivierung DMS Knowledge Management Content Management Slide 12 12 Tekom Regionalgruppe Nord DMS MF PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com PROJECT CONSULT 2001 Alles nur eine Frage der Definition ? von Groupware zum Knowledge Management vom Dokumenten-Management zum Content Management vom elektronischen Archiv zum Document Warehouse von OCR und ICR zur automatischen Klassifikation vom Workflow zu CRM Costumer Relationship Management und SCM Supply Chain Management von Intranet-Document-Management zum Enterprise Portal von Enterprise-Document-Management-Solutions (EDMS) zu eBusiness und Enterprise Content Management Slide 13 13 Tekom Regionalgruppe Nord DMS MF PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com PROJECT CONSULT 2001 DRT Document Related Technologies Internet, Intranet & Extranet Document, Workflow & Knowledge Management eCommerce & Electronic Signature Document Input, Distribution & Storage OCR, ICR & Pattern Recognition Datenbases, DataWarehouses & Retrieval Imaging & Multimedia Archival & Records Management Secure Communication & Unified Messaging Groupware & Office Automation Solutions Forms & Output Management Middleware & Componentware Content Management, Syndication & Distribution Slide 14 14 Tekom Regionalgruppe Nord DMS MF PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com PROJECT CONSULT 2001 DRT Document Related Technologies Internet, Intranet & Extranet Document, Workflow & Knowledge Management eCommerce & Electronic Signature Document Input, Distribution & Storage OCR, ICR & Pattern Recognition Datenbases, DataWarehouses & Retrieval Imaging & Multimedia Archival & Records Management Secure Communication & Unified Messaging Groupware & Office Automation Solutions Forms & Output Management Middleware & Componentware Content Management, Syndication & Distribution DRT sind a)Systeme, die auf die Verarbeitung un- oder schwachstrukturierter Information (Dokumente) spezialisiert sind b)Dokumenten-orientierte Funktionen, die in beliebige Anwendungen und IT-Infrastrukturen integriert werden Slide 15 15 Tekom Regionalgruppe Nord DMS MF PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com PROJECT CONSULT 2001 Verwaltung von dynamischen und temporren Informationen Standardschnittstellen Dienste DMS Ablage DMS - Komponenten Slide 16 16 Tekom Regionalgruppe Nord DMS MF PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com PROJECT CONSULT 2001 Verwaltung von dynamischen und temporren Informationen Standardschnittstellen Dienste Verwaltung von unvernder- baren, langzeitig zu archivie- renden Informationen Digitale optische Speicher DMS Ablage DMS - Komponenten Revisions- sicheres Langzeit- archiv Slide 17 17 Tekom Regionalgruppe Nord DMS MF PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com PROJECT CONSULT 2001 DMS - Komponenten Ablage-Ebene Alle dynamischen Anpassungen an sich verndernde Umgebungen erfolgen auf der Ablage-Ebene. Slide 18 18 Tekom Regionalgruppe Nord DMS MF PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com PROJECT CONSULT 2001 DMS - Komponenten Archiv-Ebene Das Archiv ist statisch und bleibt langfristig ohne Vernderungen konsistent. Slide 19 19 Tekom Regionalgruppe Nord DMS MF PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com PROJECT CONSULT 2001 Elektronische Archivierung Ursprung des Dokumenten-Managements Slide 20 20 Tekom Regionalgruppe Nord DMS MF PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com PROJECT CONSULT 2001 Elektronische Archivierung Die elektronische Archivierung ist auf die langzeitige Verfgbarkeit von Daten und Dokumenten ausgelegt Im Gegensatz zum hierarchischen Speichermanagement verfgt ein elektronisches Archivsystem ber eine datenbankgesttzte Verwaltungs- und Retrievalkomponente Elektronische Archivsysteme sichern die Vollstndigkeit, Unvernderbarkeit und Verfgbarkeit von beliebigen Informationen unabhngig von der erzeugenden Anwendung Archivsysteme knnen sowohl Online-Bestnde als auch Nearline (Jukebox, Bandspeichersysteme) und Offline (im Regal mit Nachlegen des Mediums auf Anforderung) verwalten Elektronische Archive sollten als nachgeordnete Dienste allen Anwendungen in einem Unternehmen zur Verfgung stehen und Information bergreifend erschliebar machen Elektronische Archive mssen Standard-Schnittstellen und Standard-Formate untersttzen, um den bergreifenden Zugriff und die Migration von Bestnden zu untersttzen Archivsysteme mssen ber effektive Sicherheits- und Schutzmechanismen verfgen Slide 21 21 Tekom Regionalgruppe Nord DMS MF PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com PROJECT CONSULT 2001 Dokumenten-Management "DMS" DMS im engeren Sinn im weiteren Optical Filing Sinn Schriftgut-Verwaltungssysteme Brokommunikation mit Image-Integration Imaging-Systeme Workflow Groupware Elektronische Archivierung etc. Slide 22 22 Tekom Regionalgruppe Nord DMS MF PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich