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DISEÑO E IMPLEMENTACION DE METODOLOGIAS PARA LA ACTUALIZACIÓN DEL INVENTARIO DE BIENES ACTIVOS FIJOS EN LA

UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA – SEDE BOGOTA

NELSON MAURICIO SIERRA RINCON

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ESAP FACULTAD DE PREGRADO

PROGRAMA EN CIENCIAS POLÍTICAS Y ADMINISTRATIVAS BOGOTÁ, D.C.

2007

DISEÑO E IMPLEMENTACION DE METODOLOGIAS PARA LA ACTUALIZACIÓN DEL INVENTARIO DE BIENES ACTIVOS FIJOS EN LA

UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA – SEDE BOGOTA

NELSON MAURICIO SIERRA RINCON

Informe Final de Prácticas Administrativas realizadas en cumplimiento del último requisito académico para optar al Titulo de Administrador Público

ASESOR ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Camilo Bautista

ASESOR UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA Hortensia Maldonado Rodríguez

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ESAP FACULTAD DE PREGRADO

PROGRAMA EN CIENCIAS POLÍTICAS Y ADMINISTRATIVAS BOGOTÁ, D.C.

2007

A mis familiares, amigos y compañeros que ofrecieron su apoyo y ayuda para la finalización de la practica culminando así mi estadía en la Esap.

AGRADECIMIENTOS

El desarrollo de la carrera sirvió para conocer muchas personas, entablar amistades con compañeros y profesores; fue una oportunidad además para aprender además de los conceptos del plan de estudios, a trabajar en equipo, asumir responsabilidades en conjunto y sentirse parte de una institución como la Escuela Superior de Administración Pública; en una sola idea a ser profesionales integrales. Ahora es cuando debo agradecer a todas aquellas personas que con su presencia y participación contribuyeron a mi formación profesional y por quienes siempre guardaré, además de profundo respeto, un especial aprecio por compartir juntos los momentos a lo largo más de seis años juntos. Personas que adquieren su relevancia ya cuando uno se va; con las cuales solo a la hora de la despedida se es conciente cuanto falto por realizar, por decir, por apreciar. A todos sin distinción, muchas gracias por hacer parte de una etapa de mi vida y por ofrecerme su amistad y compañía. Me despido seguro que nos seguiremos enterando de los éxitos de cada uno y compartiendo como grupo parte de una institución. Por último quiero agradecer a la Universidad Nacional de Colombia y más precisamente a la Dirección de Gestión de la Sede Bogotá por permitirme realizar la práctica administrativa en mi calidad de empleado público administrativo de su planta de personal.

CONTENIDO

INTRODUCCIÓN

Pág. 1

DIAGNOSTICO 2

I PARTE: LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA 1. DESCRIPCIÓN DE LA ENTIDAD DONDE SE REALIZA LA

PRÁCTICA ADMINISTRATIVA 7

92. OBJETIVOS

92.1. OBJETIVO GENERAL

92.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS 2.3. 3

RESULTADOS ESPERADOS MARCO DE REFERENCIA

10 11

4. METODOLOGIA 15

II PARTE: RESULTADOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA

5. METODOLOGÍA PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL CAMBIO CONTENIDO

11

5.3. Conformación de equipos 20 5.3.1. Objetivos 20 5.3.2. Enfoque Metodológico 21 5.3.3. Premisas 22 5.3.4 Actividades a Desarrollar 22

5.3.5. Aseguramiento de calidad en la conformación de equipos 23 5.3.6. Procedimientos para el control de calidad 23 5.3.7. Edición del informe 23 5.3.8. Procedimiento para la toma de muestras 23 5.3.9. Procedimiento de corrección 24 5.3.10. Formatos e informes 24 5.3.11. Recursos para realizar el control de calidad 24 5.3.12. Capacitación a los funcionarios de inventarios o quien haga sus

veces 25

5.4. Disposición al cambio 25 5.4.1. Enfoque Metodológico 26 5.4.2. Premisas 27 5.4.3. Actividades a Desarrollar 28 5.4.4. Aseguramiento de Calidad en las actividades de disposición al

cambio 29

5.4.5. Procedimientos para el control de calidad 29 5.4.6. Procedimiento de corrección 30 5.4.7. Formatos e informes 30 5.4.8. Recursos para realizar el control de calidad 30 5.5. Manejo de las comunicaciones 30 5.5.1. Objetivos 31 5.5.2. Enfoque metodológico 31 5.5.3. Premisas 32

5.5.4. Actividades a Desarrollar 33 5.5.4.1. Etapa de preparación de levantamiento 33 5.5.4.2. Desarrollo del plan de comunicación 33 5.5.5. Centro de Atención al Responsable CAR 34 5.5.5.1. Aseguramiento de calidad en las comunicaciones 36 5.5.5.2. Procedimientos para el control de calidad 36 5.5.5.3. Procedimiento para la toma de muestras 37 5.5.5.4. Formatos e Informes 37 5.5.5.5. Recursos para el control de calidad de informes 37 5.5.5.6. Procedimientos para el control de calidad 37 5.5.5.7. Procedimiento de corrección 38 5.5.5.8. Recursos para el control de calidad 38 5.6. Forma en que se integra esta metodología con las demás que

tiene relación 39

5.7. Características sobresalientes de la metodología propuesta 40 6. METODOLOGÍA PARA LA TOMA FÍSICA DE BIENES

DEVOLUTIVOS 41

6.2. Equipo de trabajo y materiales 41 6.3. Proceso para el levantamiento de información 42 6.4. Desarrollo de tareas 42 6.4.1. Programación de levantamiento de información 42 6.4.2. Preparación de levantamiento de información 43 6.4.3. Realización de levantamiento de información 43

6.4.4. Digitación y aprobación de levantamiento de información 48 6.4.5. Movimientos de devolutivos durante el levantamiento de

información 48

6.4.6. Actualización reporte de elementos pendientes de grabación 49 6.4.7. Reunión periódica de actualización 49 6.5. Casos particulares de levantamiento 49 6.6. Forma en que se integra esta metodología con las demás que

tiene relación 57

6.7. Características sobresalientes de la metodología propuesta 58 6.8. Control de calidad en la ejecución de la actividad 58 7. METODOLOGÍA PARA LA MARCACIÓN DE BIENES

DEVOLUTIVOS 60

7.3. Tipos de marcación 60 7.3.1. Elementos marcados con etiquetas 61 7.3.2. Elementos marcados directamente con una herramienta

grabadora 62

7.3.3. Elementos sin marca y / o con marcación independiente 63 7.3.3.1. Semovientes 63 7.3.3.2. Colecciones de especimenes 64 7.4. Equipo de trabajo y materiales 64 7.5. Desarrollo de tareas 65 7.5.1. Selección y limpieza del lugar para la marcación 65 7.5.2. Grabación del número 66

7.5.3. Adhesión y fijación de la etiqueta 66 7.5.4. Muestreo de calidad 66 7.6. Forma en que se integra esta metodología con las demás que

tiene relación 67

7.7. Característica sobresaliente de la metodología propuesta 68 7.8. Control de calidad en al ejecución de la actividad 68 7.9. Casos particulares a tener en cuenta en los procesos de

marcación 68

8. METODOLOGÍA PARA LA VERIFICACIÓN DE BIENES

DEVOLUTIVOS 69

8.3. Consideraciones estadísticas en la verificación de inventarios 69 8.4. Verificación física de inventarios 72 8.5. Equipo de trabajo y materiales 73 8.6. Desarrollo de tareas 74 8.7. Indicadores de resultados 75 8.8. Forma en que se integra esta metodología con las demás con

las que tiene relación 81

8.9. Características sobresalientes de la metodología propuesta 81 8.10. Control de calidad en la ejecución de la actividad 81 9. METODOLOGIA PARA EL AVALUO TECNICO DE LOS

BIENES 82

9.3. Procedimiento general de Avalúo Técnico 82 9.4. Procedimiento específico de Avalúo Técnico 82 9.4.1. Captura de información 83

9.4.1.1. Construcciones 83 9.4.1.2. Vehículos 84 9.4.1.3. Maquinaria y equipo 84 9.4.1.4. Muebles y enseres, equipos de oficina, cómputo y

comunicaciones, otros (semovientes, libros, licencias de software)

84

9.4.2. Cálculo del valor a nuevo 85 9.4.2.1. Costos directos 85 9.4.2.2. Costos indirectos 86 9.4.3. Valor de avalúo técnico 87 9.4.3.1. Criterio de “Precio de Mercado” 87 9.4.3.2. Criterio de “Costo de reposición” 88 9.5. Entregables de esta actividad 90 9.6. Forma en que se integra esta metodología con las demás que

tiene relación 90

9.7. Características sobresalientes de la metodología propuesta 91 9.8. Control de calidad en la ejecución de la actividad 91 10. METODOLOGÍA PARA LA RECONSTRUCCIÓN HISTÓRICA

DE BIENES DEVOLUTIVOS 92

10. 3. Requisitos de la base de reconstrucción 92 10. 4. Criterios empleados para la reconstrucción de saldos 93 10. 5. Resultados de la reconstrucción 95 10. 6. Forma en que se integra esta metodología con las demás que

tiene relación 96

10. 7. Características sobresalientes de la metodología propuesta 96 10. 8. Control de calidad en la ejecución de la actividad 96 11. METODOLOGÍA PARA LA CONCILIACIÓN Y AJUSTE DE

BIENES DEVOLUTIVOS 97

11.2. Procedimiento general de conciliación 97 11.3. Fuentes de datos para la conciliación 97 11.3.1. Base de referencia 97 11.3.2. Base de inventario – Toma Física 98 11.4. Criterios de identificación y conciliación de bienes devolutivos 99 11.5. Procedimiento para obtención de fechas de adquisición 100 11.6. Tipos de conciliación 100 11.6.1.1. Conciliación tipo 1. 101 11.6.1.2. Conciliación tipo 2. 101 11.6.1.3. Conciliación tipo 3. 102 11.7. Criterios para la Responsabilidad sobre los bienes. 102 11.8. Resultado de la conciliación 103 11.9. Análisis contable y generación de comprobantes de ajuste 104 11.10. Forma en que se integra esta metodología, con las demás que

tienen relación 106

11.11. Características sobresalientes de la metodología propuesta 106 11.12. Control de calidad en la ejecución de la actividad 106 12. METODOLOGÍA PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LA

INFORMACIÓN 107

12.3. Consideraciones 107 12.4. Parámetros para administrar la información 109 12.4.1. Tablas de datos principales 109 12.4.2. Tablas de datos complementarias 112 12.5. Niveles de seguridad para acceso al Sistema Temporal 115 12.6. Procedimiento para registro de movimientos 116 12.6.1. Verificación existencia del bien en la base de datos. 116 12.6.2. Ingreso de información a la tabla de bienes. 117 12.6.3. Registro de información de movimientos 118 12.7. Actualización del estado de responsables 119 12.8. Reportes de inventario 120 12.9. Observaciones 122 12.10. Forma en la que se integra esta metodología con las demás

que tiene relación 122

12.11. Característica sobresaliente de la metodología propuesta 123 12.12. Control de calidad en la ejecución de la actividad 123 13. METODOLOGÍA PARA EL MANEJO DE LOS BIENES QUE

SE ADQUIERAN O REQUIERAN TRASLADAR Y QUE SE VAYAN DEPURANDO DURANTE EL PROCESO DE TOMA FÍSICA

124

13. 3. Descripción de movimientos 124 13. 3.1. Ingreso de devolutivos 124 13. 3.1.1. Compras 124 13. 3.1.2. Donaciones 125

13. 3.1.3. Transferencias entre sedes 125 13. 3.1.4. Producción 126 13. 3.1.5. Comodato o préstamo de, ó a otra entidad 126 13. 3.2. Traslado de devolutivos 127 13. 3.3. Reintegro de devolutivos 127 13. 3.3.1. Retiro o baja de inventarios 127 13. 3.3.2. Retiro provisional 128 13. 3.4. Baja de devolutivos 128 13. 4. Oportunidad en el inventario y marcación de los bienes 129 13. 5. Actualización sistema de “Inventario” y sistema temporal a

cargo del equipo de levantamiento 131

13. 6. Rastreo de movimientos 131 13. 7. Forma en que se integra esta metodología con las demás con

las que tiene relación 132

13. 8. Característica sobresaliente de la metodología prepropuesta 132 13. 9. Entregables de este proceso y metodología 132 13. 10. Control de calidad en la ejecución de la actividad 133 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 134 BIBLIOGRAFIA 137 ANEXOS 138

LISTA DE TABLAS Tabla 1. Levantamiento de información 43 Tabla 2. Control de calidad al levantamiento de información. 45 Tabla 3. Consecutivos asignados a nivel nacional 61 Tabla 4. Sistema particular de marcación por especie 64 Tabla 5. Montos para la depreciación bienes de menor cuantía. 94 Tabla 6. Base de Datos de Reconstrucción. 95 Tabla 7. Campos tabla de Bienes 110 Tabla 8. Campos para el Registro de Movimientos 112 Tabla 9. Campos de la Tabla Área de responsabilidad 113 Tabla 10. Campos de la tabla Marcas 113 Tabla 11. Campos de la tabla Cuentas Contables 114 Tabla 12. Campos de la tabla Definición de Atributos 114 Tabla 13. Campos de la tabla Localizaciones 115 Tabla 14. Campos de la tabla Responsables 115 Tabla 15. Campos para el rastreo de movimientos 132

Pág.

LISTA DE FIGURAS

Figura 1. Actividades de Manejo de la Tradición 18 Figura 2. Requerimientos manejo de la Transición 19 Figura 3. Etapas Claves manejo de la transición 19 Figura 4. Construcción de Equipos 20 Figura 5 Enfoque metodológico conformación de equipos 21 Figura 6. Enfoque metodológico administración de cambio 26 Figura 7. Manejo de impactados 27 Figura 8. Enfoque metodológico manejo de las comunicaciones 31 Figura 9. Direcciones estrategia de comunicación 32 Figura 10. Organización equipo de trabajo administración de cambio 39 Figura 11. Medidas Frente, Fondo, Alto 51 Figura 12. Diseño para la etiqueta de marcación 61 Figura 13. Formulario de Inicio 116 Figura 14. Formulario ingreso de Información 117 Figura 15. Formulario de adición de Marcas 118 Figura 16. Formulario ingreso de movimientos 119 Figura 17. Formulario actualización estado de responsables. 119 Figura 18. Formulario de reportes 120 Figura 19. Formulario de responsables 122

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LISTA DE ANEXOS

Anexo A. Reporte de Impactados. 139 Anexo B. Acta de toma física por funcionario por edificio. 140 Anexo C. Acta de certificación de toma física. 142 Anexo D. Formato delegación de toma física. 143 Anexo E. Bienes no recibidos, que aparecen en el inventario. 144 Anexo F. Acta de compromiso sobre el cuidado y administración de 145

bienes.

Anexo G. Formato notificación de visitas. 146 Anexo H. Carta de agradecimiento. 147 Anexo I. Formato encuesta efectividad de medios de comunicación. 148 Anexo J. Diagrama de flujo proceso de verificación de bienes. 149 Anexo K. Diagrama de flujo proceso de levantamiento de información. 150 Anexo L. Sugerencias en la aplicación de etiquetas para marcación de 151 bienes. Anexo M. Hoja de identificación. 152 Anexo N. Formato Acta de Verificación por muestreo estadístico. 153 Anexo O. Cuadro de factores de avaluó técnico por cuenta contable. 154

Pág.

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INTRODUCCION

La gestión de los activos registrados en inventario a cargo de los funcionarios (Docentes y Administrativos) y bajo responsabilidad de la Universidad Nacional de Colombia es una consecuencia de las tradiciones administrativas que a lo largo de la historia han marcado en la institución el ejercicio de adquisición, registro y control de los bienes. Bajo esta perspectiva, en la actualidad el sistema de inventarios de la Universidad arroja información imprecisa e incompleta ya que no se registran todos los bienes nuevos, no todas las adquisiciones se legalizan por el Almacén General (para el caso de las donaciones y los comodatos) ni se tiene la certeza de contar con una identificación clara y uniforme para todos los activos. La gestión y el manejo de los bienes públicos se somete a parámetros legales; esta condición infiere en sí misma una serie de deberes para los funcionarios públicos quienes responden penal, fiscal, disciplinaria e incluso patrimonialmente por la custodia de los bienes públicos a su cargo, esto implica que dicha gestión - en términos de procesos administrativos -, se enmarque de manera distinta al sector privado y se vea supeditada a cumplir con una serie de requisitos que resultan en últimas generando traumatismos en las actividades misionales de docencia en la Universidad. La anterior condición desencadena una serie de reacciones negativas en los funcionarios responsables de los bienes quienes se resisten a la asignación de elementos devolutivos en servicio aduciendo sobre los compromisos legales y fiscales que se derivan de dicha aceptación. La situación de control y registro de los bienes varia entre cada una de las Sedes de la Universidad bien sea en las grandes ciudades o en las de frontera o presencia nacional, ya que no se cuenta con una política general referente al tema de la organización del sistema de inventarios a nivel general. Debido a la obsolescencia del sistema de inventarios, la Universidad no cuenta con una herramienta que le permita disponer de informes sobre activos fijos, en forma oportuna y con calidad, evitando la duplicidad de esfuerzos y que se respondan a satisfacción las necesidades de los usuarios internos. Los registros en el sistema de información con el valor contable de los bienes, reflejados en los estados financieros de la Universidad, hacen

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referencia al costo histórico de adquisición. Es por lo anterior que a partir de la valoración y el cruce con la información contable, la Universidad debe incorporar al valor del activo no solo aspectos cuantitativos sino cualitativos y determinar el valor real de los bienes en cada una de las Sedes. Las decisiones entorno a la gestión de activos se basan en información desactualizada y poco confiable ya que solo se cuenta con el registro realizado en el momento de la adquisición y no se refleja la realidad y condiciones actuales de los bienes. (Mejoras, actualizaciones, daños, pérdidas, obsolescencias, Etc). Es necesario contar con información confiable para efectos de adelantar la contratación de mantenimientos y seguros sobre los bienes propiedad de la Universidad. La Universidad no cuenta con soportes relacionados al manejo de los activos fijos, de tal forma que sea posible ejercer posteriormente acciones sobre su administración, (por ejemplo decidir no efectuar una compra de un bien porque ya se tiene en otra dependencia o sede considerándose como innecesario). Los procesos de depuración de inventarios implican dedicación en términos de tiempo que no es necesaria y genera resistencia entre los funcionarios ya que la disponibilidad de determinar y depurar los inventarios a cargo de cada funcionario se entiende como un actividad netamente operativa alejada de la misión de la institución, por lo cual no se le presta la atención requerida y agudiza cada vez mas la problemática en relación al control de los elementos devolutivos. Todas estas situaciones al interior de la administración de la Universidad obligan a la búsqueda de una solución definitiva con la cuál se de un giro radical a la manera que la institución realiza el control de los bienes que adquiere para el desarrollo de las actividades propias de su misión y de la forma en la cuál realiza los procedimientos para el manejo y la gestión de sus activos. Es necesario entonces diseñar un proyecto de manera integral que responda eficientemente a las situaciones descritas anteriormente. La motivación para suscribir el Contrato 028 de 2005 resulta ligada a la necesidad de cumplir con los compromisos adquiridos con la Contraloría General de la Republica, Vale la pena mencionar que el desarrollo del proyecto de bienes es indispensable dado que la contraloría registró el siguiente hallazgo “No existe certeza sobre el saldo de las cuentas del Grupo de Propiedades, Planta y Equipo, diferentes a terrenos y edificaciones, dado que la Universidad no ha efectuado inventario físico de sus bienes, realizó el

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cálculo de la depreciación en forma global, no ha actualizado la valorización y no ha terminado el proceso de depuración de los bienes muebles”. La Universidad dentro del plan de mejoramiento suscrito con esta entidad planteó como acción correctiva “continuar con la ejecución el Proyecto de Mejoramiento de las Funciones de la Cadena de Bienes y Servicios, el cual incluye el levantamiento, marcación, valuación y conciliación de activos fijos y de sistematización de la gestión de la cadena de bienes y servicios y el diseño de la normatividad, así como su implantación”. El proceso de levantamiento, marcación, reconstrucción histórica de saldos contables, avalúo técnico, conciliación y ajuste de activos fijos para las sedes Bogotá, Medellín, Manizales, Orinoquía, Amazonía y Caribe, está enmarcado dentro del “Proyecto de Mejoramiento de las Funciones de la Cadena de Bienes y Servicios” el cual es liderado por la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa de la Universidad. Por lo tanto este proceso debe entenderse como un eslabón adicional en el proceso de Mejoramiento de las Funciones de la Cadena de Bienes y Servicios de La Universidad. En este orden de ideas, cualquier acción resultante de este proyecto debe encuadrarse y debe estar en armonía con la iniciativa principal de Mejoramiento de las Funciones de la Cadena de Bienes y Servicios. Mediante su realización, la práctica administrativa busca ajustar la situación actual de la Universidad en lo que a manejo sus bienes se refiere, con la normatividad vigente aplicable al manejo de bienes públicos emanada desde la Contraloría General de la República, la Contaduría General de la Nación y los demás entes de control con ingerencia en el tema. La disposición legal de los recursos físicos inmersos en su condición de bienes públicos no debe desconfigurar su papel operativo-administrativo que sirve de apoyo a la parte misional de la organización, más aún cuando la Universidad Nacional de Colombia es un ente de carácter especial basado en el principio de autonomía universitaria lo que posibilita contar con ciertas facultades y potestades para regular el manejo de sus bienes de manera autónoma sin que esto implique un detrimento o sea contrario a las disposiciones de los entes de control fiscal. La practica administrativa a través de un diagnostico del contexto general en el manejo de activos realizado por la Universidad y desde allí proponer las soluciones que a través de metodologías posibiliten actualizar la información de la cadena de bienes y suministros con la cual se implementen una serie de practicas tendientes a optimizar la gestión de los activos fijos de propiedad de la Universidad Nacional.

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En marco de los procesos de levantamiento, marcación, reconstrucción histórica de saldos contables, avalúo técnico, conciliación y ajuste de activos fijos, se plantean las siguientes actividades:

• Desarrollo de metodologías técnicas para cada uno de los procesos del proyecto. (Administración del Cambio, Toma Física, Marcación, Verificación, Administración de la Información, Reconstrucción Histórica, Avalúo Técnico, Conciliación y ajuste de Bienes devolutivos)

• Realizar el acompañamiento en los procesos de toma física indicando

los requisitos en la descripción estandarizada de los elementos devolutivos según el catalogo de bienes de responsabilidad de la Universidad Nacional de Colombia dispuesto para tal fin.

• Participar semanalmente por parte de la Universidad en la realización

de los comités del proyecto para la Sede Bogota y en los del Nivel Nacional cuando así se solicite desempeñando el papel de Interventor Sede Bogotá.

• Realizar presentaciones acerca del proyecto en cada ubicación antes

del inicio de la toma física a través de un foro al cual se invitan directivos, docentes y funcionarios con inventario a cargo en cada ubicación. (Facultades e Institutos).

• Desde la experiencia propia de la Universidad y con observancia a los

parámetros legales realizar recomendaciones para el diseño de mejores prácticas para el manejo de bienes especiales.

• Establecer un plan de capacitación dirigido a los funcionarios de la

Sección de Inventarios y Almacén, encargados del control y legalización de los elementos al interior de la Universidad. (Diagnostico y establecimiento de mejores practicas).

Mediante la actualización metodológica y la automatización de procedimientos se pretende suprimir varios trámites que impactan negativamente la gestión de los activos fijos y aunque bajo los parámetros legales, resultan ineficientes e implican una dedicación innecesaria en términos de tiempo para los usuarios. La práctica administrativa en la Universidad Nacional de Colombia busca que a través de un proceso de actualización metodológica, se logre el mejoramiento en la gestión de activos al interior de la institución y de esta manera mayor eficiencia y eficacia en el sistema de registro y control de sus inventarios.

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La importancia de la realización de la práctica radica fundamentalmente sobre la necesidad de actualizar los procesos de una entidad que como la universidad carece de una línea administrativa permanente ya que los directivos de la institución cambian frecuentemente con cada nueva administración y a pesar de contar con mas de 140 años de existencia no logra una clara gestión en el manejo se sus activos como actividad de apoyo a la parte misional.

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I PARTE

LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA

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1. DESCRIPCIÓN DE LA ENTIDAD DONDE SE REALIZA

LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA. Misión1 Como Universidad de la Nación fomenta el acceso con equidad al sistema educativo colombiano, provee la mayor oferta de programas académicos, forma profesionales competentes y socialmente responsables. Contribuye a la elaboración y resignificación del proyecto de Nación, estudia y enriquece el patrimonio cultural, natural y ambiental del país. Como tal lo asesora en los órdenes científico, tecnológico, cultural y artístico con autonomía académica e investigativa. La Universidad Nacional de Colombia es un ente universitario autónomo vinculado al Ministerio de Educación Nacional, con régimen especial y definido como una Universidad Nacional, Pública y del Estado. Su objetivo es el desarrollo de la educación superior y la investigación, la cual será fomentada por el Estado permitiendo el acceso a ella y desarrollándola a la par de las ciencias y las artes para alcanzar la excelencia.

Como Institución Pública se refiere a que tiene un carácter pluralista, pluriclasista y laico. Además, la Universidad no responde a intereses particulares, lo que le permite pensar y proponer soluciones a problemas nacionales por encima de intereses relacionados con una rentabilidad económica.

La Universidad Nacional de Colombia tiene como fines:

• Contribuir a la unidad nacional, en su condición de centro de vida intelectual y cultural abierto a todas las corrientes de pensamiento y a todos los sectores sociales, étnicos, regionales y locales.

• Estudiar y enriquecer el patrimonio cultural, natural y ambiental de la Nación y contribuir a su conservación.

• Asimilar críticamente y crear conocimiento en los campos avanzados de las ciencias, la técnica, la tecnología, el arte y la filosofía.

• Formar profesionales e investigadores sobre una base científica, ética y humanística, dotándolos de una conciencia crítica, de manera que

1 www.unal.edu.co/contenido/sobre_un.

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les permita actuar responsablemente frente a los requerimientos y tendencias del mundo contemporáneo y liderar creativamente procesos de cambio.

• Formar ciudadanos libres y promover valores democráticos, de tolerancia y de compromiso con los deberes civiles y los derechos humanos.

• Promover el desarrollo de la comunidad académica nacional y fomentar su articulación internacional.

• Estudiar y analizar los problemas nacionales y proponer, con independencia, formulaciones y soluciones pertinentes.

• Prestar apoyo y asesoría al Estado en los órdenes científico y tecnológico, cultural y artístico, con autonomía académica e investigativa.

• Hacer partícipes de los beneficios de su actividad académica e investigativa a los sectores sociales que conforman la nación colombiana.

• Contribuir mediante la cooperación con otras universidades e instituciones del Estado a la promoción y al fomento del acceso a educación superior de calidad.

• Estimular la integración y la participación de los estudiantes, para el logro de los fines de la educación superior

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2. OBJETIVOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA

2.1. General Establecer desde el punto de vista documental las metodologías necesarias para estandarizar y depurar la información de los activos fijos en las entidades públicas y ajustar su aplicación para los activos que son responsabilidad de la Universidad Nacional de Colombia.

2.2. Específicos

2.2.1. Lograr un documentar un sistema que permita suministrar información oportuna y de calidad a los entes de control estatales y las distintas dependencias al interior de la Universidad.

2.2.2. Generar conciencia en la comunidad Universitaria para responsabilizarse de los elementos que se usan en desarrollo de las distintas actividades académicas y administrativas.

2.2.3. Identificar el responsable para cada uno de los bienes logrando mediante la firma de un acta de deberes y derechos anexa al reporte individual de elementos devolutivos a cargo, el compromiso de los responsables en la adecuada gestión de los bienes públicos de la Universidad.

2.2.4. Ajustar los procesos administrativos de la Universidad a las disposiciones de la Contraloría General de la Republica, identificando el estado de los bienes devolutivos para que se refleje la realidad de los mismos en los estados financieros.

2.2.5. Servir de apoyo argumentativo y conceptual a la Universidad para la implementación de mejores prácticas en la descripción de procesos tendientes a optimizar el registro, control y manejo en la administración de activos fijos.

2.2.6. Lograr a través de las metodologías el insumo para el sistema de información que como herramienta tecnológica permitirá mejorar todos los procesos relacionados con la adquisición, administración y retiro de elementos devolutivos.

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2.3. Resultados esperados. Al finalizar la práctica administrativa se espera contar con las metodologías desarrolladas como ejercicio de planeación y resultado del ajuste de la evaluación de los procesos llevados a cabo en el avance del proyecto en la Sede Bogotá. Cada una de las metodologías establecidas, describen cuales son los procedimientos y actividades relevantes en cada proceso al interior del proyecto de bienes en la Universidad. Estos documentos se diseñan bajo la perspectiva de cumplir con las necesidades en ubicación, descripción, diversidad, marcación, registro contable, ajustes por inflación, depreciación, y reclamación ante la aseguradora de todos los activos fijos de la Universidad. Además las metodologías constituyen la métrica definida para evaluar cada uno de los procesos acordados y son la carta de navegación ajustada en la realización del proyecto ya que es en ellas que se determinan la forma correcta de realizar las actividades. Los procesos descritos en cada una de las metodologías y sobre los cuales se basa la realización de la práctica son:

• Administración de Cambio. • Toma física de bienes devolutivos. • Marcación de bienes devolutivos. • Verificación de bienes devolutivos. • Avalúo técnico de bienes devolutivos. • Reconstrucción histórica de bienes devolutivos. • Conciliación y ajuste de bienes devolutivos. • Administración de la información. • Manejo de los bienes que se adquieran.

Las metodologías son elaboradas bajo conceptos técnicos que obedecen a un protocolo para cada uno de los procesos del proyecto, es por lo anterior que tienen la misma estructura y en la medida de lo posible cumplen con los mismos requisitos en la descripción de las actividades que se tratan en cada una de ellas.

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3. MARCO DE REFERENCIA

3.1. Marco Teórico. Desde el punto de vista teórico, el desarrollo de la práctica se encuadra en el ámbito de la modernización de las entidades públicas y del papel al cual se debe ajustar la nueva gerencia publica. El desarrollo de las metodologías se enmarca en los parámetros legales propios de los bienes públicos y de manera adicional en la normatividad desarrollada por la propia institución Universitaria referente al manejo de sus elementos devolutivos a lo largo de su existencia Además toda la gestión de los activos fijos obedece teóricamente a las políticas de control fiscal y de utilización de los recursos públicos de cara los aportes que introduce la nueva administración pública La práctica se entiende como un ejercicio basado en el concepto de desarrollo organizacional, concepto que cada vez adquiere mayor significado en la medida que las entidades públicas no se pueden quedar al margen de la competitividad y la modernización de las instituciones como forma organizativa. De manera adicional, se busca argumentar desde el punto de vista de registro contable y control administrativo una serie de especificidades sobre las cuales no se cuenta aún con un concepto claro ni normatividad relacionada al manejo y diseño de mejores prácticas para el control de bienes como Semovientes, Publicaciones, elementos producidos por la Institución, Documentos Históricos, piezas de Museo y hallazgos Paleontológicos para mencionar algunos ejemplos. 3.2. Marco conceptual. La razón fundamental de la realización de la práctica administrativa esta relacionada con el concepto y la necesidad de ajustarse a la nueva gerencia publica de las entidades estatales. El manejo de los activos fijos en general significa toda una serie de actividades de control fiscal, disciplinario, patrimonial y penal y rigurosos procesos legales que en últimas no generan mayor un valor agregado en las actividades misionales de las instituciones.

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Aparte de lograr una definición clara del margen legal dentro del cual es posible mover decisiones administrativas para aumentar la eficiencia de los procesos y procedimientos sin que se altere la intención y el espíritu de las disposiciones. En palabras mas clara los que se busca conceptualmente es observar las relaciones costo beneficio en el control de los elementos devolutivos de una institución para que a partir de allí se pueda realizar un cambio organizacional en el sentido que mejorar la gestión de activos fijos y se ajusten las practicas en torno a éstos. El hablar de la responsabilidad que como funcionarios y entidades públicas se asume frente a los bienes recibidos a cargo, implica entender todos los procedimientos necesarios de control, seguridad, trámites, mantenimiento, registro contable, depreciaciones etc…que se deben aplicar a los recursos físicos entendidos como bienes públicos. La práctica se ubica en la resignificación del concepto de responsabilidad, buscando utilizar los argumentos necesarios (legales y conceptuales) para determinar la mejor forma de trasformar la cultura organizacional y la implantación de medidas de control mas eficientes que -sin olvidar las obligaciones legales-, permitan ejercer mas adecuadamente el control que asiste la responsabilidad de un bien publico pero desde la óptica de costo-beneficio. Lo anterior como idea principal -a posteriori- del diseño e implementación de las metodologías con el fin de brindar la confiabilidad de la información y la transparencia a los responsables y los entes de control para mejorar la eficiencia de la gestión de bienes y del la parte administrativa de la Universidad. 3.3. Marco Geográfico. El sustento teórico y normativo con el cual se desarrollan, los documentos elaborados tienen relevancia de nivel nacional ya que son validos para las distintas sedes de la Universidad en ciudades como Bogotá, Medellín, Manizales, Palmira, además para las sedes de presencia nacional como el caso de Arauca, Leticia y San Andrés y los distintos Centros, Institutos y dependencias adscritas a cada una de las Sedes como la Estación Biológica tropical Roberto Franco en Villavicencio, el Centro de Estudios e Investigaciones del mar CECIMAR en Santa Marta, el Museo Paleontológico de Villa de Leyva… etc.

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3.4. Marco Histórico. A lo largo de los 140 años de existencia, la Universidad Nacional de Colombia se erige como la principal institución de educación pública del país, siendo seguramente una de las entidades públicas con más elementos devolutivos adquiridos a lo largo de su historia. En el manejo de los activos fijos que se adquieren para llevar a cabo las actividades misionales, siendo el tema principal de práctica, la Universidad no cuenta con un sistema de inventarios adecuado que corresponda a la evolución y experiencia que se pueda lograr en más de una centuria. Al contrario el sistema, registro y control de los elementos se entienden como una actividad mecánica y hasta hace tan solo 10 años el sistema se dejó de llevar manual. En el año de 1998 se implantan básicos sistemas de información que hoy día resultan evidentemente obsoletos y escasos para las necesidades de información de la institución como de los entes de control 3.5. Marco Normativo. Toda la normatividad vigente al respecto, vista desde la perspectiva de la responsabilidad fiscal inherente a los funcionarios (Ley 610 de 2000) y la responsabilidad que a nivel disciplinario que de ésta se deriva (Ley 734 de 2002), sumado a los Estatutos de personal de la Universidad, la Resolución 1672 de 1993 de la Rectoría General y las Resoluciones 230 de 2005 y 288 de 2006 de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa. Además el desarrollo de las metodologías se somete a las recomendaciones e instrucciones de los diferentes conceptos de la Contraloría General de la Republica y la Contaduría General de la Nación. Con el diseño de las diferentes metodologías se pretende lograr una valiosa herramienta para la uniformidad y estandarización de la información de los elementos devolutivos que facilite el conocimiento y registro de los mismos a nivel contable, optimizando así las gestiones y el ejercicio del control por parte de la administración y las respuestas a los entes de control. A pesar de ser la Universidad Nacional de Colombia la más importante institución de Educación superior del país y una de las más antiguas, como referencia histórica no existen sino dos o tres recientes disposiciones (año 1993 en adelante) que dictan sobre el tratamiento, registro y control de los elementos devolutivos bajo su responsabilidad. Con lo que si se cuenta es con múltiples secuelas consecuencia de la falta de criterios unificados por parte de la Institución e incluso por parte de los mismos órganos de control debido a que las modificaciones en el Catalogo Único de Bienes repercuten en el registro y control de los inventarios de los funcionarios y las

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reclasificaciones no se ajustan en la Universidad en términos de diferenciar los elementos que son de consumo y los que se consideran devolutivos. Por ultimo, se consideran parte del marco normativo de la práctica todas las resoluciones de reclasificación emanadas desde la División Nacional de Contabilidad y ahora desde la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa y se observan los conceptos que ofrece la Contraloría General de la Republica y la Contaduría General de la Nación respecto de las diferentes condiciones en torno a la administración y el control de elementos devolutivos.

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4. METODOLOGÍA

La metodología empleada en la realización de la práctica administrativa se compone en su estructura de dos fases o etapas a saber como son: Etapa 1. Planeación. La forma para iniciar el diseño de las diferentes metodologías, se nutre del conocimiento adquirido a través de la Sección de Inventarios y Almacén de la Universidad y de la experiencia derivada del día a día de sus funcionarios. Lograr una unificación de criterios que resulte satisfactoria a los distintos actores en la Universidad entorno al registro y control de sus bienes es bastante difícil, a cambio se busca ajustar las practicas al interior de la institución a través de la generación de una información actualizada acorde a las disposiciones vigentes e impulsar un respaldo normativo propio que defina las responsabilidades y los procedimientos necesarios para la gestión, registro y control de los bienes de responsabilidad de la Universidad. Es necesario que el desarrollo de las metodologías se realice en el orden en el que serán implantadas ya que resulta conveniente abrir espacios en la marcha para que se puedan ajustar con base en las experiencias en campo. El orden inicialmente propuesto es el siguiente: Administración de Cambio. Toma Física. Marcación. Verificación. Avalúo Técnico. Reconstrucción Histórica. Conciliación y Ajuste. Administración de la Información. Manejo de Bienes. Etapa 2. Implementación y Ajuste. La implementación de las metodologías en la Universidad contará con la realización de un Comité de seguimiento a nivel nacional y uno en cada una de las Sede en las que se desarrolla el proyecto para que sea a través de ellos que se pueda generar una retroalimentación y se aprenda de las experiencias logradas en las distintas ubicaciones.

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II PARTE

RESULTADOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA

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5. METODOLOGÍA PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL CAMBIO

CONTENIDO En la Universidad se han realizado dos proyectos, en los cuales se involucró la metodología de Administración de Cambio como medio para sensibilizar y facilitar el desarrollo de los objetivos propuestos, lo cual se evidencia en la apropiación de las nuevas formas de trabajar.

• Año 2002: Proyecto Mejoramiento y Normalización de Procesos para las áreas Administrativas, Financieras y del ámbito de proyectos.

• Año 2004: Proyecto de “Mejoramiento y Normalización de procesos del macroproceso de Bienes y Servicios para la Universidad, y Levantamiento, Marcación, Reconstrucción Histórica, Avalúo Técnico, Conciliación y Ajuste de los Activos Fijos.

El proyecto parte del conocimiento de algunos elementos relacionados con la cultura Organizacional, la evaluación del clima Organizacional, la disposición al cambio y la dinámica del proceso de comunicación organizacional: medios y efectividad. En el desarrollo de los proyectos se conformaron grupos de “Agentes de Cambio”, quienes fueron capacitados en la metodología Administración del Cambio y en habilidades específicas que les permitiera desempeñar su rol. Algunas de las lecciones Aprendidas a tener en cuenta para este proyecto son:

• Se requiere que la Alta Dirección reconozca la necesidad del cambio y participe activamente en la comunicación de los avances del proyecto, participe en algunos de los espacios y sea ejemplo para los funcionarios.

• La historia de la Universidad demuestra que hay una brecha entre las áreas administrativas y las áreas docentes. Por tanto se requiere integrar a un representante del cuerpo docente en el equipo de trabajo, quien actuará como “enlace” con sus compañeros.

• El concepto de lo público y de los bienes públicos, es un tema que requiere dedicación para resignificarlo.

• La resistencia al cambio es una reacción común que se debe explicar y sustentar, para que exista colaboración entre los cuentadantes

• Se requiere identificar y reconocer a los “héroes” de las Sedes, quienes en experiencia laboral con la Universidad, han acumulado bienes y cada uno de éstos tiene una historia a rescatar y a compartir con el colectivo.

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• Es importante capacitar al personal en los temas relacionados con Administración del Cambio y en el desarrollo de habilidades a las personas que están en contacto directo con los cuentadantes.

• La comunicación orientada a informar, aclarar dudas en los cuentadantes y el para qué de mantener al día sus cuentas personales, debe ser un trabajo continuo y participativo.

La metodología que se utilizará para el manejo del cambio hace parte de la metodología de cambio integrado, en los aspectos relacionados con las actividades de manejo de la transición. Figura 1. Actividades de Manejo de la Transición2

2 Proyecto mejoramiento de la cadena de bienes y suministros – Proyecto Elemento D Unal-PwC

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Figura 2. Requerimientos manejo de la Transición 3

Figura 3. Etapas Claves manejo de la transición4

3 Proyecto mejoramiento de la cadena de bienes y suministros – Proyecto Elemento D Unal-PwC. 4 Proyecto mejoramiento de la cadena de bienes y suministros – Proyecto Elemento D Unal-PwC.

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5.3. Conformación de Equipos Figura 4. Construcción de Equipos5

5.3.1. Objetivos

• Integrar y desarrollar los equipos de trabajo del proyecto en cada una de las Sedes para que sean efectivos y estén direccionados hacia un mismo objetivo.

• Promover un direccionamiento y enfoque único de trabajo orientado a la consecución de los objetivos claramente definidos para el Proyecto.

• Promover la participación activa y el compromiso con el Proyecto y el proceso de cambio que se genera con la implementación del mismo.

• Fomentar el trabajo en equipo que conlleve a implementar acciones de mejora continua.

• Promover espacios de reflexión donde los integrantes del equipo de proyecto puedan tomar conciencia de la labor realizada, el impacto de ésta y asuman con responsabilidad su rol, procurando construir soluciones y generando iniciativas que beneficien el desarrollo óptimo del proyecto.

• Procurar el aprovechamiento de habilidades identificadas en cada integrante del equipo, como fundamento para lograr la sinergia del mismo.

• Facilitar la asimilación de la información metodológica que se transfiere.

5.3.2. Enfoque Metodológico 5 Proyecto mejoramiento de la cadena de bienes y suministros – Proyecto Elemento D Unal-PwC.

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El Modelo de Equipos Efectivos es una herramienta para desarrollar, implementar y sostener equipos de proyecto efectivos. Como se muestra en la gráfica, el modelo está conformado por 5 factores necesarios para gestionar en un equipo de proyecto, convirtiéndolo en un vehículo para desarrollar cualquier situación que se presente en el transcurso de las actividades. Figura 5. Enfoque metodológico conformación de equipos6

A continuación se describe cada uno:

• Dirección: Alineamiento y Claridad de Dirección; responde a la pregunta ¿Hacia dónde vamos? Se considera esencial establecer claridad en la definición de lineamientos básicos, de objetivos y metas a las que se quiere llegar con el proyecto.

• Responsabilidad: Esquema de gerenciamiento del proyecto con

mecanismos y responsabilidades asignadas en los procesos de toma de decisiones, validación de productos, medición de resultados, control del avance y administración de recursos; la pregunta que surge al trabajar en este factor es ¿Qué tenemos que hacer para llegar allí?.

• Destrezas: Conocimientos, habilidades y actitudes necesarias para el

desarrollo de las tareas y la obtención de resultados; este factor invita a los miembros del equipo a preguntarse ¿Qué tenemos que saber hacer para llegar?

• Cultura: Alineamiento de los procesos de trabajo del equipo con la

cultura necesaria: “Cómo haremos las cosas aquí”. La pregunta principal es ¿Cuáles reglas de juego hay que respetar para llegar?

6 Proyecto mejoramiento de la cadena de bienes y suministros – Proyecto Elemento D Unal-PwC.

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• Infraestructura: Infraestructura organizacional adecuada para dar

soporte a los equipos, este factor responde a la pregunta ¿Qué soporte necesitamos para llegar?

5.3.3. Premisas Para lograr la Conformación de Equipos efectivos se deben cumplir las siguientes condiciones:

• El establecimiento y cumplimiento de reglas claras de juego por parte de los integrantes del equipo.

• La actitud de escucha y la participación activa de todos los miembros del Equipo de Proyecto.

• La toma de conciencia de la necesidad del trabajo en equipo como factor de éxito de proyecto.

• La definición clara y el cumplimiento de roles y responsabilidades de cada uno de los integrantes del Equipo de Proyecto.

5.3.4. Actividades a Desarrollar Para lograr el cumplimiento de los objetivos propuestos, partiendo de la claridad en los roles y responsabilidades, metas del equipo y desarrollo de habilidades, se desarrollarán talleres mensuales dirigidos a los integrantes del equipo de la Universidad teniendo como base la metodología de Equipos Efectivos presentadas previamente. Para desarrollar este modelo se trabajará cada uno de los elementos en una o dos sesiones con el fin de desarrollar y fortalecer cada uno de los aspectos. Las reuniones se realizarán una vez por mes y se profundizará en cada factor a través de reuniones participativas de equipo, aplicación de cuestionarios de auto-evaluación y de evaluación del equipo. Para el control de la asistencia de los miembros del equipo, en cada reunión se diligenciará un listado de asistencia. En cada reunión se orientará a identificar fortalezas, oportunidades de mejora y definir compromisos y planes de acción que conduzcan al desarrollo y funcionamiento efectivo del equipo de trabajo.

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Como producto de las actividades de conformación de equipos se entregará a la Universidad un informe mensual por Sede en el cual se incluirán los siguientes aspectos: resumen ejecutivo, objetivo, metodología, aspectos principales de la reunión, compromisos adquiridos y planes de acción a desarrollar, Formato Informe Conformación de Equipos. 5.3.5. Aseguramiento de calidad en la conformación de equipos El control de calidad de esta actividad se llevará a cabo a través de la revisión durante la ejecución de las reuniones del equipo de trabajo del proyecto y en la edición del documento elaborado a partir de esta actividad. 5.3.6. Procedimientos para el control de calidad: Durante la ejecución de las reuniones: el Responsable de Aseguramiento de la Calidad de los Procesos y los Datos asistirá al desarrollo de una de las reuniones de conformación de equipos por mes, en la sede que a su discreción seleccione. A través de su observación, diligenciará el listado de chequeo. 5.3.7. Edición del informe: Una vez revisado el informe por el Asistente del Responsable de Administración de Cambio este lo firmará y lo remitirá al Responsable de Administración de Cambio quién con su firma dará la aprobación del documento. Para el cierre del proceso el Responsable de Aseguramiento de la Calidad de los Procesos y los Datos verificará que los documentos emitidos como informe de conformación de equipos cuenten con la estructura estándar. 5.3.8. Procedimientos para la toma de muestras: El Aseguramiento de Calidad constará de la revisión mensual tanto de una reunión y de un informe de conformación de equipos en la sede elegida a discreción del Responsable de Aseguramiento de la Calidad de los Procesos y los Datos.

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5.3.9. Procedimiento de corrección: En el momento que el Responsable de Aseguramiento de la Calidad identifique alguna actividad que no se ha realizado de forma efectiva, deberá informar inmediatamente al Asistente y el Responsable de Administración de Cambio, quienes conjuntamente implantarán las acciones correctivas necesarias. En el caso de la verificación del documento, es de aclarar que si éste cuenta con las firmas de revisión y aprobación del Asistente y el Responsable de Administración de Cambio es porque cumple con los criterios descritos en el Procedimiento para el Control de Calidad. En el momento en que el Responsable de Aseguramiento de la Calidad de los Procesos y los Datos encuentre un informe sin las respectivas firmas de verificación y aprobación este será devuelto al frente de cambio para que el documento cumpla con los criterios de calidad establecidos. 5.3.10. Formatos e informes: Para realizar el control de calidad sobre el proceso de Conformación de Equipos el Responsable de Aseguramiento de la Calidad de los Procesos y los Datos diseñará un formato para asegurar de control de calidad revisando aspectos como: cumplimiento de los tiempos, puntualidad, diligenciamiento de las listas de asistencia, habilidades del facilitador, materiales de apoyo, entre otros. Igualmente, se cuenta con un modelo de informe de conformación de equipos que garantiza que el documento cuenta con la misma estructura de presentación. Este documento cumple con el formato establecido para los entregables presentados a la Universidad durante el desarrollo del proyecto, el cual cuenta con un espacio de “firmas y aprobación del documento”. El Responsable de Aseguramiento de la Calidad de los Procesos y los Datos contará con un formato para la verificación de fechas y firmas de realización revisión y aprobación de los informes.

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5.3.11. Recursos para realizar el control de calidad: Para la realización del control de calidad de los informes se contará con las siguientes personas:

• Asistente del Responsable de Administración de Cambio • Responsable de Administración de Cambio • Responsable de Aseguramiento de la Calidad de los Procesos y los

Datos 5.3.12. Capacitación a los funcionarios de inventarios o quien haga sus veces La capacitación se percibe como una herramienta estratégica que influirá ampliamente en el éxito del proyecto ya que permite que las metodologías empleadas en el mismo, se transmitan e interioricen en los funcionarios de la Universidad, facilitando que las técnicas empleadas en el desarrollo del proyecto, puedan ser utilizadas con solvencia por los funcionarios de la Universidad y de esta manera se conviertan en parte de su quehacer. El tema de capacitación se encuentra en, mayor detalle en la ”Metodología para la capacitación en los procedimientos a utilizar y en Administración del Cambio” 5.4. Disposición al cambio Con el fin de lograr la participación y colaboración de los funcionarios tanto del área administrativa como académica de las distintas sedes de la Universidad, se requiere conocer los aspectos que enmarcan la expectativas y percepciones que tienen las personas impactadas por el proyecto, minimizando la resistencia al cambio para resignificar el manejo de los bienes en la Universidad por tanto las actividades de disposición al cambios están orientadas a:

• Comprender el impacto del cambio en el manejo de los bienes por parte del personal administrativo y docente.

• Evaluar el nivel de preparación al cambio de las diferentes sedes, entendiendo las historias y los acontecimientos importantes en cada Sede.

• Identificar los riesgos y oportunidades que existen frente a la apropiación del nuevo procedimiento.

• Generar o mantener en los impactados una actitud positiva y facilitadota

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• Identificar los impactados de cada una de las sedes para lograr su sensibilización, compromiso y apoyo con el proyecto.

• Contar con impactados comprometidos con el cambio y preparados para contribuir con el éxito del proyecto.

5.4.1. Enfoque Metodológico En el siguiente diagrama (Figura 6) se presenta la metodología que se utilizará a lo largo del proyecto para establecer la disposición al cambio: como se observa, esta se orienta a cumplir cuatro objetivos básicos, se describen las actividades a desarrollar, las herramientas a utilizar y los productos a obtener. Las actividades descritas en el diagrama se desarrollan a lo largo del proyecto y de manera reiterativa en cada ubicación porque es necesario realizar diferentes actividades de administración de cambio en cada nuevo abordaje de facultades con el fin de adecuarse más a las necesidades de los usuarios al interior de la cultura y particularidades de cada dependencia. Figura 6. Enfoque metodológico administración de cambio7

Como parte esencial de la disposición al cambio están los impactados, quienes son los sujetos del proceso de levantamiento de inventarios. A


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continuación se explica la metodología que se utiliza en la identificación, análisis y establecimiento de los planes de acción de los impactados por el proyecto: Figura 7. Manejo de impactados8

La intervención del equipo de administración de cambio está dada en un primer momento en la identificación de los impactados por la implementación del proyecto de bienes en cada una de las Sedes, luego se analizará y clasificará cada uno de los responsables de bienes acorde con el impacto y la actitud frente al proyecto y se establecerán planes de acción para lograr la participación y colaboración de los funcionarios tanto del área administrativa como académica de las distintas sedes de la Universidad. 5.4.2. Premisas Durante las diversas etapas del ciclo de vida del proyecto, la estrategia de administración de Cambio en cuanto a Disposición de Cambio permitirá:

• Contar con información actualizada y oportuna sobre la percepción de los implicados hacia el manejo de los bienes

• Asegurar el compromiso de las personas claves en proceso de levantamiento de bienes en cada facultad, núcleo o campus.


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• Apoyar a las personas a visualizar los alcances de proyecto generando compromiso en los funcionarios en el proceso de levantamiento de bienes.

5.4.3. Actividades a Desarrollar Con el fin de realizar una sensibilización a los responsables de los bienes, los Encargados de Administración de Cambio llegarán a cada facultad, núcleo o campus, según Sede, dos semanas antes de la toma física para realizar la preparación para el levantamiento. Durante este tiempo se realizarán las siguientes actividades:

a. Contactar al decano de cada facultad, para determinar las personas a ser entrevistadas, y acordar con el Decano la agenda y el lugar donde se realizarán las entrevistas, garantizando que cuente con las mínimas condiciones de comodidad y privacidad.

b. Se programará una reunión de presentación del proyecto dirigida al

cuerpo docente y administrativo que el Decano haya establecido, en esta reunión se presentarán: los objetivos, el contexto, la metodología a seguir, el cronograma en la Decanatura y los productos a obtener.

c. Adicionalmente se tendrá presente explicar el tema de las

verificaciones internas y definitivas de las calidad de la información haciendo énfasis en la posibilidad de realizar varias visitas en cada edificio/ubicación. Igualmente se recalcara a los funcionarios la necesidad de que se informe cualquier movimiento de bienes para evitar la desactualización de los inventarios. Esta reunión será liderada por el Responsable de Administración de Cambio de la Sede y asistirán también los Coordinadores de la sede de la Universidad y el representante de la Gerencia Administrativa y Financiera en las Sedes y en Bogotá con el Director de Gestión.

d. Se enviarán las invitaciones para las Entrevistas de Disposición al

cambio al Decano, Jefe de Unidad y personal administrativo y docente, según lo acordado en la entrevista inicial con el Decano de la facultad. La entrega de las invitaciones así como la confirmación de la asistencia de la persona se harán con una llamada un día antes de la entrevista y será responsabilidad del Encargado de Administración del Cambio de la Universidad.

e. Se realizarán las entrevistas semi-estructuradas siguiendo una guía y

o instructivo diseñados para tal fin. La información obtenida se categorizará de acuerdo a los siguientes niveles de análisis: Manejo

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actual de bienes, expectativas del proyecto, significados del proyecto para los responsables, experiencias en proyectos similares, Compromiso organizacional, e Iniciativas de participación.

f. Como producto de las actividades de disposición al cambio se

realizará un informe por facultad, cual tendrá en cuenta la siguiente estructura: resumen ejecutivo, alcance y situación actual del proyecto, enfoque metodológico, resultados y planes de acción y recomendaciones generales.

g. Dentro del acompañamiento a la fase de levantamiento y marcación

de bienes, se realizará la identificación y entendimiento de los impactados. En este punto, sí existen casos “críticos”, en los cuales se presenten funcionarios que una vez realizadas las actividades de comunicación, las presentaciones y entrevistas de disposición al cambio, no manifiestan una actitud de participación y colaboración y se rehúsen a firmar alguno de los documentos, el equipo de Administración de Cambio desarrollará las acciones que se consideren oportunas para superar esta barrera, las cuales pueden ir desde hablar con la persona, pasando por comunicarle al superior inmediato o al decano hasta reportarlo al Comité de Sede y / Nacional, esta información será consignada en el reporte de impactados (Ver Anexo A). En este formato se especificará el nombre, las actitudes del funcionario frente al proyecto, las acciones llevadas a cabo y el resultado de las mismas.

5.4.4. Aseguramiento de calidad en las actividades de disposición al cambio El aseguramiento de calidad del proceso de disposición al cambio parte del establecimiento de puntos de control a lo largo del desarrollo de las actividades, esta revisión estará a cargo del Responsable de Aseguramiento de la Calidad de los Procesos 5.4.5. Procedimientos para el control de calidad El control de la calidad se enmarcará en dos actividades esenciales, la entrevista de disposición al cambio y el informe de la disposición al cambio. En las actividades de entrevista de disposición al cambio, el Responsable de Aseguramiento de la Calidad de los Procesos y los Datos tomará una muestra de las personas que fueron entrevistadas y verificará los aspectos relacionados con las etapas de la entrevista (antes, durante y después) tales

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como: oportunidad en la entrega de citación, puntualidad, actitud del entrevistador, uso de la guía de entrevista. Inmediatamente tabulará los resultados e informará al Encargado de Administración de Cambio de la sede para que se generen las correcciones que sean necesarias. 5.4.6. Procedimiento de corrección Una vez el Responsable de Aseguramiento de la Calidad de los Procesos y los Datos, ha realizado la tabulación de la lista de verificación informará a la mayor brevedad al Encargado de Administración de Cambio de la Sede para que efectúe los cambios necesarios en las acciones desarrolladas en las entrevistas de disposición al cambio e informará al Asistente del Responsable de Administración de Cambio con fin de que realice el seguimiento correspondiente. 5.4.7. Formatos e informes Para realizar el control de la calidad de entrevista de disposición al cambio se trabajará con una lista diseñada por el Responsable de Aseguramiento de la Calidad de los Procesos y los Datos. Igualmente, el Equipo de Administración del Cambio elaborará un modelo de informe de disposición al cambio para garantizar que el documento cuente con la misma estructura de presentación para todas las sedes. Este documento debe someterse al formato establecido para los entregables presentados a la Universidad durante el desarrollo del proyecto, el cual cuenta con un espacio de “firmas y aprobación del documento”. El Responsable de Aseguramiento de la Calidad de los Procesos y los Datos contará con un formato para la verificación de fechas y firmas de realización revisión y aprobación de los informes. 5.4.8. Recursos para realizar el control de calidad Para la realización del control de calidad del proceso de disposición al cambio se contará con las siguientes personas:

• Asistente del Responsable de Administración de Cambio • Responsable de Administración de Cambio • Responsable de Aseguramiento de la Calidad de los Procesos y los

Datos

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5.5. Manejo de las Comunicaciones 5.5.1. Objetivos

• Contener la incertidumbre y la ansiedad que implica la falta de información en este proyecto.

• Facilitar que la información llegue a todas las personas involucradas. • Que las personas conozcan, entiendan y adopten los procesos

establecidos para la adecuada gestión de los bienes de la Universidad.

• Acompañar a las diferentes audiencias a lo largo de su curva de asimilación al cambio.

5.5.2. Enfoque metodológico Figura 8. Enfoque metodológico manejo de las comunicaciones9

La metodología consta de tres grandes aspectos el diseño de la estrategia y el plan de comunicaciones, el desarrollo del plan y la implementación del mismo: Dentro del diseño de la Estrategia y el plan de comunicaciones se tienen en cuenta los siguientes aspectos:

• Identificar la audiencia objetivo: Se identifican las audiencias y se segmentan de acuerdo con el impacto del cambio.

• Definir los objetivos de comunicación: Establecer los objetivos y el alcance de las comunicaciones de acuerdo con el proyecto, especificando los hitos de comunicación o acontecimientos más importantes, los cuales orientarán los contenidos de la comunicación.

• Definir los mensajes clave: En la Estrategia se definen los criterios para el diseño de mensajes, los contenidos de los mensajes se establecen en el Plan de Comunicaciones.


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• Definir Plan de Comunicaciones: Conjuga momentos, hitos, responsables, contenidos, objetivos de cada mensaje y la posibilidad de realizar seguimiento a la comunicación a lo largo del desarrollo del proyecto.

Para Desarrollar el Plan de Comunicaciones se requiere:

• Diseñar la táctica: Se analizan las alternativas de medios disponibles y se determinan los medios efectivos de comunicación. Se establecen los contenidos de comunicación, con base en las etapas del proyecto. Adicionalmente se asocian los contenidos según la segmentación de audiencias previamente realizada.

• Se ejecuta, evalúa y ajusta el plan: Definir herramientas de evaluación

de comunicación y establecer los criterios de medición de comunicación que permitan la adecuada retroalimentación de la efectividad de los medios

5.5.3. Premisas

• Para que la estrategia de comunicaciones y el plan sean válidos y eficientes se debe contar con la participación activa de las Vice-Rectorías de Sede, Direcciones Administrativas y Financieras y Decanaturas de la Sedes

• Para ajustar el plan de comunicaciones se deben considerar las diversas culturas de la Universidad en cada una de la Sedes que participan en el proyecto.

• Se desarrollarán estrategias de comunicación en tres direcciones: Figura 4. Direcciones estrategia de comunicación10

• Se propenderá por la comunicación bidireccional 10 Proyecto mejoramiento de la cadena de bienes y suministros – Proyecto Elemento D Unal-PwC

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• El Plan de Comunicación prioriza los hitos a ser comunicados, realizando un análisis detallado de las audiencias y los objetivos deseados para cada una de ellas.

• Los impactados por el proyecto deben tener información, pero no debe ser la misma para todos.

• La diferenciación de audiencias se basa en el nivel de participación e involucramiento, todos participan de diferentes formas.

• Los mensajes emitidos serán honestos y sencillos • Se emplearán los medios/ canales existentes que han demostrado ser

efectivos al interior de la Universidad. 5.5.4. Actividades a Desarrollar 5.5.4.1. Etapa de preparación de levantamiento:

• Elaboración y firma de la invitación a la reunión de “presentación del proyecto” dirigida a los Decanos o a los responsables de bienes en cada ubicación o edificio: el encargado de Administración de cambio por parte de la Universidad apoyará en la distribución de la comunicación a los Decanos o a los responsables de bienes en cada ubicación o edificio, dicha comunicación estará firmada por el Director Administrativo y Financiero de cada Sede o por el Coordinador de Proyecto; en Bogotá por el Director de Gestión. Esta carta deberá ser enviada a más tardar una semana antes

• Reunión presentación del Proyecto: en esta reunión participarán el

responsable de administración de cambio y el Decano, esta reunión tiene como objetivo contextualizar al Decano en el proyecto, presentar el cronograma, identificar las personas a entrevistar y definir el medio más eficiente para comunicar a los docentes y administrativos sobre las actividades que se tienen previstas.

• Se evaluará las condiciones actuales de comunicación en cada

facultad, Núcleo o Campus: el encargado de administración de cambio de en cada Sede se reunirá con el Decano o con quien él delegue para identificar los medios, las audiencias, la segmentación de las mismas y ajustará el plan de comunicaciones de la Sede.

5.5.4.2. Desarrollo del Plan de Comunicación: El encargado de Administración de cambio, ejecutará el plan de comunicaciones acorde con lo establecido.

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Evaluación de la efectividad de los medios: una vez finalizado el proceso de levantamiento por parte del equipo técnico, el encargado de Administración de cambio de la Universidad, aplicará una encuesta que tiene como objetivo evaluar la efectividad del plan de comunicación desarrollado durante el levantamiento de inventario en la facultad, Núcleo o Campus. Esta encuesta evalúa, oportunidad, calidad y claridad en la información divulgada. Esta encuesta se encuentra en el anexo I de este documento. Estas encuestas las tabulará el responsable de administración de cambio de y los resultados obtenidos serán el insumo para realizar los ajustes necesarios al plan de comunicaciones. Mensualmente, el encargado de administración de cambio en cada sede realizará un informe. Como producto de las actividades de comunicaciones, en cada sede se entregará a la Universidad un informe mensual de efectividad de la Estrategia y el Plan de Comunicaciones que contenga como mínimo los siguientes aspectos: resumen ejecutivo, objetivo, alcance, procedimiento. resultados, conclusiones y recomendaciones. Implementar un medio de comunicación que facilite la participación de los responsables de los bienes y aclare sus dudas; para esto se implementará un Centro de Atención al responsable CAR, que permitirá dar respuesta a las inquietudes de los empleados de la Universidad y establecer las preguntas frecuentes las cuales serán consolidadas para publicar las respuestas en la WEB. 5.5.5. Centro de atención al responsable CAR Dentro de la Estrategia de Comunicaciones diseñada para el Proyecto se planteó la necesidad de establecer canales que facilitarán la comunicación bidireccional con los funcionarios de la Universidad y que de esta manera el equipo pueda conocer las inquietudes de los funcionarios y dar respuestas oportunas y efectivas a las mismas. Como respuesta a esta necesidad se ha propuesto implementar un Centro de Atención al Responsable CAR, cuyo objetivo será recibir las inquietudes de los funcionarios y dar respuesta oportuna y efectiva a las mismas. Dada la naturaleza del proyecto, el CAR será liderado por el frente técnico. La estructuración del CAR y el apoyo en el acompañamiento y seguimiento del desempeño para procurar una adecuada orientación al servicio, será responsabilidad del frente de administración de cambio.

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Para el buen desarrollo del proceso de toma física de los bienes y del proyecto en general, es importante contar con la activa participación de los funcionarios de la Universidad para lo cual el CAR tendrá como función principal atender y solucionar a la mayor brevedad las inquietudes que a título personal cada funcionario tenga respecto a los bienes a su cargo, su ubicación y estado, o al contexto general del proyecto. Con la implementación de este medio se busca reducir la incertidumbre que genera el proyecto, brindar claridad acerca del alcance, difundir los beneficios, dar respuesta a las inquietudes respecto a la administración de bienes y promover la participación en las actividades propias del proyecto. Para garantizar la efectividad de este medio de comunicación se contará con una persona, cuya función principal será atender las inquietudes que lleguen a través de este medio. El tipo de inquietudes pueden estar relacionadas con:

• Preguntas acerca de los objetivos y alcance del proyecto • Cronograma de actividades del proyecto • Inquietudes acerca de inconsistencias en los inventarios de los

funcionarios • Inquietudes de los funcionarios acerca de bienes no ubicados

físicamente a cuya búsqueda no se le está dando prioridad. • Reprogramación de citas, entrevistas y reuniones informativas

relacionadas con el Proyecto • Retroalimentación sobre el desempeño de los integrantes del equipo

durante la toma física Aportes y sugerencias para el desarrollo del proyecto.

Adicionalmente el CAR será un canal de retroalimentación constante que permitirá evaluar el desarrollo del proyecto y la efectividad de los medios de comunicación, y en caso que sea necesario tomar acciones correctivas. Es importante aclarar que el CAR está diseñado y construido en función de este Proyecto, en caso de surgir preguntas ajenas a su naturaleza se aclarará explícitamente al interlocutor que el CAR fue diseñado y creado exclusivamente para el proyecto. Para que el CAR cumpla de manera eficiente con el objetivo para el cual fue creado, se hace prioritaria la asignación de una línea telefónica y una cuenta de correo exclusivos.

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5.5.5.1. Aseguramiento de calidad en las comunicaciones El control de calidad se ejercerá al proceso de comunicación que se lleve a cabo durante la ejecución del plan de comunicaciones propuesto y la efectividad de los medios de comunicación utilizados en cada facultad, núcleo o campus según sede. 5.5.5.2. Procedimientos para el control de calidad Para lograr el aseguramiento de la calidad para el proceso de comunicaciones se realizará un seguimiento constante al plan de comunicación de cada sede, el cual, según lo que establece la estrategia de comunicaciones se ajusta a las condiciones dadas en cada Sede. El Responsable de Aseguramiento de la Calidad de los Procesos y los Datos confrontará lo establecido por el plan de comunicaciones y lo efectuado sobre la marcha del proceso de comunicación en cada facultad, núcleo o Campus, identificando los medios utilizados como medios de comunicación como: reuniones de lanzamiento, Internet y Carteleras, CAR, Reuniones de presentación del proyecto o cartas, según sea determinado en el plan de comunicaciones de cada sede. Como herramienta básica de control de calidad del proceso de comunicación se aplicará por parte del Encargado de Administración Cambio de la Universidad en cada sede durante el proceso de la toma física en cada facultad o edificio una Encuesta de efectividad de los Medios (ver anexo I). Los resultados de esta encuesta serán el insumo para la realización de los ajustes necesarios al plan de comunicaciones en cada sede y para la realización del informe mensual de evaluación de estrategia y plan de comunicaciones respetivo. El Encargado de Administración de Cambio consolida los resultados de la encuesta, identifica los ajustes requeridos, propone cambios para asegurar la efectividad de las comunicaciones y elabora el informe mensual. Una vez revisado el informe por el Asistente del Responsable de Administración de Cambio este lo firmará y lo remitirá al Responsable de Administración de Cambio quién con su firma dará la aprobación del documento. Para el cierre del proceso el Responsable de Aseguramiento de la Calidad de los Procesos y los Datos confirmará que el proceso metodológico utilizado cumpla con lo establecido y revisará que los informes mensuales cuenten con las firmas de revisión y aprobación del frente de Administración de Cambio.

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5.5.5.3. Procedimientos para la toma de muestras Para la aplicación de la encuesta se obtendrá una muestra aleatoria estratificada, partiendo de la población de personas responsables por bienes en la sede en relación con la población de la facultad o edificio. Los funcionarios a ser tomados como muestra para la aplicación de la muestra serán elegidos al azar. 5.5.5.4. Formatos e informes Se cuenta con una encuesta diseñada para la evaluación de la efectividad de los medios (ver anexo I) y un plan de comunicaciones base, el cual será objeto de ajustes de acuerdo con retroalimentación obtenida acerca de la efectividad de los medios. Adicionalmente mediante un modelo de informe de evaluación de la estrategia y plan de comunicaciones se garantiza que el documento cuenta con la misma estructura de presentación. Este documento cumple con el formato establecido para los documentos presentados a la Universidad durante el desarrollo del proyecto, el cual cuenta con un espacio de “firmas y aprobación del documento”. El Responsable de Aseguramiento de la Calidad de los Procesos y los Datos contará con un formato para la verificación de fechas y firmas de realización revisión y aprobación de los informes. 5.5.5.5. Recursos para realizar el control de calidad Para la realización del control de calidad de los informes se contará con las siguientes personas: Asistente del Responsable de Administración de Cambio Responsable de Administración de Cambio Responsable de Aseguramiento de la Calidad de los Procesos y los Datos 5.5.5.6. Procedimientos para el control de calidad El responsable del CAR diligenciará de manera permanente una planilla en donde registre las llamadas recibidas (nombre, cargo, dependencia, motivo de la llamada, respuesta emitida y estado de la solicitud: en trámite o cerrada). Esta planilla servirá de insumo para identificar la naturaleza de las preguntas recibidas y categorizarlas. Adicionalmente servirá para revisar la calidad del proceso que se está llevando a cabo en cuanto a calidad de las respuestas y oportunidad de las mismas.

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La revisión de estas planillas y la identificación del indicador de calidad será responsabilidad del Coordinador de la Sede. El Responsable de Aseguramiento de Calidad de los Procesos y los Datos revisará de manera mensual el comportamiento de este indicador. El equipo de cambio apoyará en el seguimiento y retroalimentación al desempeño de la persona encargada de la atención telefónica. Este seguimiento y retroalimentación estará orientado a las habilidades de comunicación, asertividad y actitud de servicio 5.5.5.7. Procedimiento de corrección El mínimo aceptable de este indicador es 0.95. Se motivará a que todos los días mejore este indicador, explorando las razones por las que no se esta dando respuesta a las solicitudes de los funcionarios e implementando las acciones preventivas que se requieran, las cuales van desde el reforzamiento de las capacitaciones hasta el reemplazo de la persona que atiende el CAR. 5.5.5.8. Recursos para realizar el control de calidad Para la realización del control de calidad de los informes se contará con las siguientes personas:

• Coordinador de Sede • Responsable de Aseguramiento de la Calidad de los Procesos y los

Datos • Responsable de Administración de Cambio

La labor de administración de cambio resulta importante en la medida que influye a la hora de implantar cualquier modificación a la cultura organizacional de la entidad y determina la aceptación o el rechazo de la comunidad universitaria frente al procedimiento llevado a cabo. El equipo del frente de Administración del Cambio estaría conformado de la siguiente forma:

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Figura 10. Organización del equipo de trabajo11

Se sugiere el apoyo por parte de la Universidad en cada Sede, de un funcionario Encargado de Administración del Cambio, para que actúen como facilitadores y enlaces en el manejo de los impactados. La cantidad de representantes por cada Sede variará según el tamaño de la misma y su participación será en momentos puntuales del proyecto, esencialmente en la fase de levantamiento de Inventarios. 5.6. Forma en la que se integra esta metodología con las demás con las que tiene relación La administración del cambio será eje fundamental de todo el proyecto, ya que considera las comunicaciones, el manejo de impactados, la conformación de equipos de proyecto y los procesos de transferencia de tecnología y capacitación. Un punto fundamental de esta metodología será la medición del nivel de satisfacción con los productos y por tanto en este y todos los puntos que signifiquen relacionamiento con funcionarios de la Universidad (especialmente docentes), la aplicación de esta metodología será fundamental.


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5.7. Características sobresalientes de la metodología propuesta La metodología propuesta en este documento fue ajustada a los exclusivos requerimientos de la Universidad. Vale la pena mencionar que esta será desarrollada por profesionales, que además de contar con la experiencia y competencias académicas, tienen un conocimiento detallado de la Universidad y cuentan con experiencia específica en administración del cambio en esta institución.

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6. METODOLOGÍA PARA LA TOMA FÍSICA DE BIENES DEVOLUTIVOS

El objetivo de este documento es describir las tareas básicas que se realizan en el proceso de levantamiento (conteo) de los bienes devolutivos y de la información correspondiente. Es necesario tener en cuenta que en el proceso de “Inventario físico” se realizan dos actividades: a) el levantamiento de información y, b) la marcación de los bienes devolutivos objeto de inventario. De un correcto levantamiento de información depende en forma crucial el éxito de todo el proceso. Como es en sí manejo de información, hay que minimizar los factores que involucren riesgos para la uniformidad y coherencia de la información. Así es claro que establecer parámetros disminuye la aparición de distorsiones por variaciones del lenguaje en cuanto a la descripción propia de un elemento, su identificación y ubicación. Entre estos parámetros se encuentran el catálogo de bienes, la lista de ubicaciones y la lista de responsables. 6.2. Equipo de trabajo y materiales Por ser esta una actividad ocasional, es común que involucre personal de origen variado con funciones típicas del área de inventarios. El personal de esta división debe participar en las tareas de programación y logística de las visitas en el campo. Siempre se debe incluir en el equipo de trabajo al personal del área de Inventarios, ya que en la operación cotidiana recaen en ellos la mayoría de las actividades comprendidas en la administración de bienes devolutivos y su reconocimiento es de suma importancia . El equipo de trabajo en el campo debe reducirse en condiciones normales a una pareja de personas. La experiencia indica que ambos deben estar preparados para realizar cualquiera de las tareas sin importar cual sea su papel en el levantamiento de información. Mientras una de las dos personas se encarga de las tareas físicas, como mover los bienes, establecer los factores de calificación aparente y adherir las etiquetas para la marcación, la otra persona debe encargarse de los documentos impresos y de transcribir toda esa información en el “acta de toma física por edificio por funcionario” (ver anexo B), en caso que el funcionario esté presente en el inventario, ó en el “acta de certificación de toma física” que es básicamente el mismo documento pero no sirve para asignar la responsabilidad al momento de la toma física, solo para atestiguar que la labor se realizo. En caso que el funcionario no se encuentre disponible. Entre los materiales y documentos comúnmente usados se encuentran:

• Acta de compromiso responsable (deberes y derechos), (ver anexo I).

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• Metodología para la Toma Física de Bienes Devolutivos • Listado referencial del catálogo de bienes • Listado referencial de emplazamientos y áreas de responsabilidad • Listado referencial de personal • Planos de las ubicaciones • Tabla de inventario tamaño carta u oficio • Bolígrafo • Reporte de inventario por cargo y persona. • Actas de toma física por edificio por funcionario y Actas de

Certificación de toma física (ver anexo B y anexo C) • Flexómetro, y linterna. • Cámara fotográfica (opcional) • Equipo de seguridad, de acuerdo al emplazamiento a visitar • 1 Motor Tool. • Etiquetas para marcar los bienes devolutivos.

6.3. Proceso para el levantamiento de información La actividad de levantamiento de información involucra tres actores principales, la representación de la Universidad en cabeza de la Dirección Administrativa y el área de Inventarios, el grupo encargado de realizar el levantamiento y los responsables de los bienes devolutivos. La interacción de estos actores para esta actividad está definida en el diagrama de flujo (ver anexo K) y descrita paso a paso desde el inicio hasta el final. La finalización de esta actividad se considera que ocurre cuando el responsable acepta efectivamente y firma los documentos finales del levantamiento. Cuando las particularidades no permiten obtener el final deseado para la actividad, se debe reprocesar la actividad hasta conseguir la aceptación y firma de los documentos, consultando la sección VI de este documento y acudiendo a las instancias superiores de la Universidad. 6.4. Desarrollo de tareas 6.4.1. Programación de levantamiento de información En esta tarea se deben concertar una a una las citas con los responsables para hacer el inventario. De nuevo la participación del personal del área de Inventarios en este caso es muy importante, pues ellos tienen un mejor conocimiento y una mejor relación, del y con el personal de la Universidad. Es estratégico anunciar masivamente el inicio de la actividad de inventario y mostrar el compromiso de la dirección de la Universidad por medio de comunicaciones escritas o por correo electrónico.

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Luego, se utiliza como herramienta un cronograma detallado que comprenda los espacios determinados en la Universidad en el nivel de ubicaciones finalmente detallado. Para cada una de estas ubicaciones físicas se debe establecer el personal que labora dentro y confirmar mediante comunicado con cada uno, una cita con fecha para realizar el inventario. De esta forma se puede hacer seguimiento del avance por emplazamientos físicos abarcados y responsables visitados. 6.4.2. Preparación de levantamiento de información Una vez concertada realizada la notificación, se deben alistar todos los materiales necesarios, incluyendo si es el caso, las etiquetas de marcación. Como el inventario se realiza siempre en parejas, una persona se encargará de manipular toda la información impresa (listados de referencia, planillas, etc.) en la tabla de inventario, y la otra persona se encargará de los utensilios para tomar medidas y para la marcación. Al llegar donde el responsable a visitar, se debe hacer una presentación del personal encargado de levantar el inventario y suministrar los datos de los funcionarios del área de Inventarios que podrán resolver las dudas específicas. Se considera indispensable que esta actividad esté a cargo de un representante de la Universidad. 6.4.3. Realización de levantamiento de información

• Ubicar los elementos propiedad de la Universidad a cargo del responsable.

• Haciendo un barrido físico del emplazamiento, completar la información requerida según la tabla siguiente, elemento por elemento.

Tabla 1. Levantamiento de información12 Nombre del

campo Explicación Planilla: Número de la planilla que se va a diligenciar

Fecha Fecha en la cual fue inventariado el devolutivo. Consignar día, mes y año


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Sede

Sede en la que se encuentra el devolutivo. El sentido de esta información es que en un proceso de verificación los devolutivos puedan ubicarse fácilmente. En caso de un elemento portátil o móvil, consignar la ubicación básica del funcionario responsable. Referirse al listado de emplazamientos.

Facultad Facultad en la que se encuentra el devolutivo Programa Programa en el que se encuentra el devolutivo Edificio Edificio en el que se encuentra el devolutivo Piso Piso en el que se encuentra el devolutivo Recinto Recinto en el que se encuentra el devolutivo Código Interno de Recinto

En este campo se relaciona el código interno del recinto que es asignado por el proyecto

Responsable Funcionario responsable del devolutivo. Es la persona que tiene a cargo o usa el devolutivo.

Cédula Número de cédula del funcionario responsable del devolutivo

Empresa Clasificación administrativa de la UN, en donde se encuentra el devolutivo Área de responsabilidad Se asemeja a un centro de costo, pero con connotaciones de presupuesto. Referirse al listado de áreas de responsabilidad.

Placa de Inventario

Placa autoadhesiva de código de barras, con ella son marcados los bienes devolutivos. En caso que el bien devolutivo no sea posible marcarlo por alguna razón, la etiqueta será asignada y se guardará para colocarla en un álbum de devolutivos que no fue posible marcar.

Placa de Inventario del Padre

En caso que un bien devolutivo sea un hijo o haga parte de otro (caso excepcional cuando se trata de muebles y elementos de oficina), en este campo se colocará el número de la etiqueta de inventario del devolutivo padre.

Descripción Este campo se usa para la información no referida a atributos que sea relevante relacionar (nombre alterno o de uso local, etc.).

Nombre del Bien

Esta información se tomará del documento denominado “catálogo de bienes”. En caso que el devolutivo no aparezca relacionado en este documento, se usará el nombre que a criterio del Coordinador de la Sede que esté realizando el inventario y su respectivo responsable, sea el más adecuado.

Marca Marca del devolutivo Modelo Modelo del devolutivo Serie Serie del devolutivo

Atributos (1 al 6)

Son las características técnicas específicas de cada devolutivo. Estos seis campos se diligencian de acuerdo a lo sugerido en el catálogo de bienes. En caso que el elemento no aparezca relacionado en este documento, se consignarán los atributos que de acuerdo al criterio del Coordinador de la Sede que esté realizando el inventario y su respectivo responsable sean los más adecuados.

Observaciones Observaciones del devolutivo. Este campo se usa para la información no referida a atributos que sea relevante relacionar; como las observaciones especiales (alguna situación relevante, etc.).

Antigüedad

Es el valor en años que representa la antigüedad del bien, de acuerdo al juicio de la persona que se encuentra realizando el inventario del devolutivo y de la persona responsable del mismo. A: Más de 20 años; B: Entre 8 y 19 años; C: Entre 4 y 7 años; D: Entre 1 y 3 años; E: menos de 1 año.

Estado Es el porcentaje que representa el estado de conservación del bien, de acuerdo al juicio de la persona que se encuentra realizando el

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inventario del devolutivo y de la persona responsable del mismo. No esta asociado a la antigüedad. F: 0 (Malo No Reparable); G: 1-20 (Malo Reparable); H: 21-50 (Regular); I: 51-90 (Bueno); J: 91-100 (Excelente).

Funcionamiento

Representa la frecuencia de uso del bien, de acuerdo al juicio de la persona que se encuentra realizando el inventario del devolutivo y de la persona responsable del mismo. K: 0 (No se Usa); L: 1-20 (Eventualmente); M: 21-50 (Poco); N: 51-90 (Mucho);O: 91-100 (Siempre).

Obsolescencia

Representa el grado de desactualización tecnológica que presenta el bien, de acuerdo al juicio de la persona que se encuentra realizando el inventario del devolutivo y de la persona responsable del mismo. P: 0 (Obsoleto); Q: 1-20 (Desactualizado); R: 21-50 (Vía Desactualización); S: 51-90 (Actualizado); T: 91-100 (De Punta).

Observaciones Especiales

Observaciones especiales del devolutivo, en este campo están escritas características como: El bien no esta en el listado de referencia W; el bien no esta en el catalogo Y. Dichas observaciones se referenciaran en el campo de Observaciones.

Firma Responsable

Firma del funcionario responsable del devolutivo.

Firma Asistente

Firma del asistente encargado del realizar el inventario del devolutivo.

Firma Supervisor

Firma del Supervisor de Inventarios

De manera adicional es necesario que posteriormente al proceso del levantamiento de información, se incluya en las planillas de toma física la información de algunos campos para ejercer el control de calidad en el levantamiento y el procesa de digitación de la información así: Tabla 2. Control de calidad al levantamiento de información.13

Nombre del campo Explicación

Nº de Errores Campo de uso exclusivo para control de calidad interno. Iniciales Digitador

Campo de uso exclusivo para control de calidad interno.

Nº Errores Dig. Campo de uso exclusivo para control de calidad interno. Preguntar por elementos adicionales pertenecientes a la Universidad a cargo del responsable que no estén presentes en el emplazamiento. Si hay un caso afirmativo, programarlos para inventario. Durante el levantamiento de la información, el responsable de los bienes tiene la obligación de mostrar al equipo de levantamiento los bienes. Cuando 13 Proyecto mejoramiento de la cadena de bienes y suministros – Proyecto Elemento D Unal-PwC

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se encuentren elementos con etiquetas de inventario de otras sedes de la Universidad (transferencias de equipos), se debe confirmar con el responsable y con los funcionarios del área de “Inventarios”, si se trata de un préstamo o de un traspaso definitivo. En caso de confirmarse el préstamo, sólo se registrará la información del bien y su procedencia, pero no se realizará ningún tipo de marcación o asignación de placa. Lo anterior con el fin de tener un control general sobre este tipo de bienes. En caso de ser una transferencia definitiva, se realizará el procedimiento normal de inventario y marcación, destacando en el registro de información la procedencia y fecha de llegada del bien devolutivo. Explicar el procedimiento efectuado al responsable, recolectar todos los documentos relacionados al inventario del responsable y tramitar la firma del inventario y las planillas adicionales, antes de retirarse. Los responsables de bienes devolutivos deben firmar en el momento del inventario por los elementos a su nombre, aún cuando vayan a realizar el traslado de los mismos inmediatamente. Posteriormente deberán legalizar los traslados informando al área de “Inventarios” y esta a la vez al equipo de levantamiento, para actualizar el Sistema Temporal de Control de Movimientos. En las situaciones en que un funcionario tenga a su nombre bienes devolutivos registrados en funciones o cargos diferentes al que está ejerciendo, se realizará un traslado de los bienes devolutivos al cargo actual. Cuando se produzca el cambio de funcionarios en un cargo, y todos los bienes devolutivos a nombre del funcionario saliente vayan a ser entregados al funcionario entrante, se podrá realizar el cambio de responsable en el cargo, excepto en el caso de los bienes devolutivos faltantes. En este caso deberá crearse un código de función para el funcionario entrante, de manera que no se pierda el historial de los bienes devolutivos faltantes. Procesar toda la información levantada en el sistema temporal, actualizar los movimientos realizados por el responsable e imprimir los informes resultantes, reporte de de bienes a cargo del funcionario identificados físicamente en el edificio de referencia y reporte de bienes a cargo del funcionario que a la fecha no han sido identificados físicamente si es el caso. Mostrar el resultado del levantamiento y hacerlo firmar por el responsable y por los asistentes (original y copia) antes de retirarse. El responsable se queda con la copia y el original se guarda en la carpeta del responsable que reposa en el archivo del área de Inventarios.

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En el caso de la firma del reporte de faltantes, primero se debe revisar en la carpeta del responsable, en el área de Inventarios, que existan los documentos que soporten la entrega de los elementos al funcionario. Una vez confirmada esta situación, se puede proceder a solicitar la firma del reporte de faltantes. Se debe hacer conocer a todo el personal de la Universidad, el contenido de la Resolución 1672 de 1993 que trata sobre la obligación que tiene todo empleado de la Universidad de firmar por el inventario a su cargo. Tomar todas las precauciones del caso cuando se trata de mover elementos, por ejemplo si para el levantamiento de información se hace necesario mover o desplazar elementos eléctricos o electrónicos que puedan desconectarse o producir un fallo en la operación, solicitar la ayuda o el permiso adecuado. Igual si se trata de mover algún elemento pesado o peligroso. Como actividad final del levantamiento de información, se enviara un comunicado a los Responsables de los bienes devolutivos, con el fin de que entiendan como se está haciendo el inventario y como se hace el registro de la información que describe los bienes devolutivos. También se le debe indicar a los Responsables sobre los trámites y documentos que deben diligenciar cuando se realicen movimientos de traslados, reintegros o solicitudes de baja de bienes. Una vez realizado el inventario de los bienes devolutivos en el emplazamiento, se realizará el procedimiento de digitación de la información y conciliación de la misma, obteniéndose un “Reporte de bienes a cargo del funcionario identificados físicamente en el edificio de referencia” y un “Reporte de bienes a cargo del funcionario que a la fecha no han sido identificados físicamente”, los cuales se le harán llegar con el comunicado sobre la verificación y firma del inventario de bienes devolutivos y con el “Acta de compromiso sobre el cuidado y administración de los bienes devolutivos a cargo” (ver anexo F). En caso de presentarse el caso que el funcionario tenga en su inventario bienes devolutivos a cargo, pero éstos nunca fueron recibidos, se debe diligenciar el formato “Bienes no recibidos, que aparecen a cargo en el inventario” (ver anexo E). Este formato se validará con la información existente en el Área de Inventarios, con el fin de establecer, en lo posible, la ubicación real y el funcionario responsable de estos bienes. En caso de no encontrarse el funcionario responsable de los bienes devolutivos, este podrá delegar a una persona para que acompañe al equipo de Inventario durante la toma física, mediante el “Formato delegación toma física” (ver anexo D), en el lugar de inventario previamente establecido, se

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utilizará el “Acta de certificación de toma física” (anexo C), la cual contendrá los mismos campos descritos anteriormente en el “Acta de toma física por edificio por funcionario” (anexo B). Una vez realizada la actividad de levantamiento de información, se dejará constancia de dicha actividad, dejando en el lugar el formato de “Volantes notificación visita” (ver anexo G). Aquellos responsables que tengan informe final de inventario y reporte de faltantes aceptados y firmados, recibirán una Carta de agradecimiento de parte del Vicerrector/ Director Administrativo, con el fin de involucrarlos en el proyecto, mostrándoles la importancia de su colaboración con el proyecto y con la Universidad. (Ver anexo H). 6.4.4. Digitación y aprobación de levantamiento de información Una vez recolectada la información, esta debe ser actualizada en una base de datos temporal para llevar el seguimiento. Cada vez que se actualice el inventario de una persona, se debe generar un informe con el detalle de sus devolutivos y enviar un original al responsable y una copia para guardar en las carpetas de cada persona en el área de Inventarios. El informe de inventario debe ir acompañado de un listado de faltantes de inventario en el caso que los hubiese. En los casos en los que los funcionarios no tengan faltantes de inventario, se debe generar un reporte que demuestre esta situación. Es de suma importancia, en cuanto a manejo de información se trata, establecer una rutina para crear y almacenar copias de seguridad de la información digitada. Puede ser tan simple como un procedimiento manual de copia de archivos en carpetas de red o locales, o tan sofisticado como un procedimiento automático con herramientas especializadas liderado por la Dirección nacional de informática y comunicaciones. Para este caso se estableció guardar copias diarias a las 8:00 PM de las bases de datos en carpetas separadas por semana. Estas carpetas reposan en el disco duro de un computador y serán grabadas en un disco compacto cada semana. 6.4.5. Movimientos de devolutivos durante el levantamiento de información Mientras el proyecto esté en ejecución, se debe tener un control simultáneo sobre todos los movimientos de devolutivos en la Universidad. Todos estos movimientos, como son altas de devolutivos, traspasos, traslados, retiros provisionales, bajas y reintegros, deben realizarse exclusivamente por los conductos normales que la Universidad provee. Para este efecto, se debe trabajar coordinadamente con el personal del área de Inventarios, quienes

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facilitarán diariamente los documentos soportes para que dicha información sea digitada en la base temporal y de esta manera mantener la información actualizada. 6.4.6. Actualización reporte de elementos pendientes de grabación Se deberá escoger un día de la semana por parte de todos los grupos de Inventarios, con el fin de actualizar el listado de elementos a los que se les ha asignado placas pero están pendientes de grabación. Ese mismo día debe coordinarse la realización de un barrido por los diferentes emplazamientos de la Universidad, acompañados por la persona delegada para realizar la grabación de los bienes devolutivos. En lo posible, los funcionarios responsables de estos bienes devolutivos deben ser informados de esta actividad, para así facilitar su ejecución. 6.4.7. Reunión periódica de actualización Al finalizar una jornada de levantamiento de información, el equipo de levantamiento debe reunirse y compartir los inconvenientes y particularidades encontradas durante la jornada, para tomar las decisiones entre todo el grupo y divulgarlas de manera uniforme y generalizada. Los casos discutidos en cada reunión serán escritos en una bitácora y puestos a disposición del grupo. Cada descripción en la bitácora debe contener la fecha en que ocurrió, el número del caso (un consecutivo), la descripción del caso y la decisión tomada. Al inicio del proyecto la frecuencia de las reuniones será alta, inclusive cada medio día y a medida que avance el proyecto se podrá disminuir la frecuencia, tomando como indicador el número de casos que se reporten por reunión. 6.5. Casos particulares de levantamiento

Responsables con bienes devolutivos a cargo que ya no están activos dentro de la Universidad. En este grupo se encuentran los funcionarios fallecidos, retirados y los jubilados o pensionados. Los pasos a seguir son:

• Investigar quien reemplazó a la persona o tomó posesión de los bienes devolutivos a su cargo.

• Realizar el inventario a esas personas

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• Los bienes devolutivos encontrados del responsable no activo, trasladarlos al actual.

• Todas las firmas necesarias por parte del responsable no activo las dará por parte de él, un funcionario representante del área de Inventarios.

Personas que no pueden tener a cargo bienes devolutivos de la Universidad. Según la resolución numero 288 de 2006 en la cual se establece el procedimiento a seguir para la asignación de bienes muebles a contratistas, define que las áreas de contratación incluirán en el contrato una cláusula donde se estipule la entrega de bienes a contratistas, así como la persona que autoriza los movimientos de los bienes; en dicha cláusula se establecerán las obligaciones y deberes que tienen los contratistas a los cuales se les designen bienes de la Universidad; de no existir dicha cláusula, se entenderá que el contratista no podrá tener bienes a cargo, sin obviar que a los contratos en marcha se le podrá hacer la inclusión de la cláusula. Bienes devolutivos de terceros en la Universidad En los casos en que existan contratos entre la Universidad y terceros que impliquen la presencia de bienes de éstos en la Universidad, deberán anexarse a los documentos del contrato los listados de los bienes del tercero que ingresan a la Universidad, así como de los bienes de la Universidad que le son entregados para su administración. Previo a la realización de los inventarios en estos casos, deben solicitarse entonces estos anexos. En los casos en que no se cuente con estos anexos, se solicitará por aparte tanto al tercero como a la Universidad los listados de sus bienes para poder cumplir con el correcto desempeño del objeto del contrato. Posterior al levantamiento, el equipo de levantamiento generará los listados correspondientes para ser anexados a la documentación de los contratos.

Personal que no acepta la responsabilidad por bienes devolutivos a su nombre En los casos en los que algún funcionario, conociendo o no la existencia de algún bien que aparezca a su nombre, no quiera aceptar la responsabilidad sobre el mismo, se diligenciará el formato “Bienes no recibidos, que aparecen a cargo en el inventario” (ver anexo E) y se procederá a buscar en las carpetas del área de Inventarios los documentos que demuestren su

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responsabilidad. Si después de este procedimiento no se logra la aceptación por parte del funcionario, se acudirá a instancias superiores de la Universidad. Establecimiento de las medidas para bienes muebles Las medidas usadas como atributos en un grupo numeroso de bienes (armarios, archivadores, repisas, bibliotecas, escritorios y superficies modulares) son ‘FRENTE’ y ‘FONDO’ en centímetros. ¿Cómo establecer cuál es cada una? Se utilizó un parámetro donde el lado a la vista siempre es el ‘FRENTE’. Así, si se ven los bienes desde una perspectiva aérea las medidas quedan definidas de la siguiente forma: Figura 11. (Medidas frente, fondo Alto)14

Organización del inventario de la Planta Telefónica La Planta telefónica fue comprada como un solo bien. Sin embargo, está constituido por otros componentes importantes, que pueden ser actualizados y le dan un mayor valor al bien. Elementos como las tarjetas análogas, “audix”, unidad de poder, y demás dispositivos son considerados devolutivos individuales y se les debe asignar y/o adherir etiqueta a cada uno. Cromatógrafo Este equipo viene compuesto por tres elementos: Cromatógrafo, computador e impresora. Se tomarán y marcarán los tres separadamente. Se ingresará el cromatógrafo como bien padre y el computador y la impresora como bienes hijos, dejando el mismo número de registro para los tres.

14 Proyecto mejoramiento de la cadena de bienes y suministros – Proyecto Elemento D Unal-PwC

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Elementos de acero inoxidable en los laboratorios Los elementos de acero inoxidable en los laboratorios se consideran como devolutivos y serán objeto de inventario y marcación, debido a su duración y al cuidado y control ejercido por los responsables del emplazamiento. Para su marcación se debe tener en consideración que este material es preferible por su acabado superficial y la resistencia para medios asépticos. Entonces no podrán grabarse en las superficies internas o cualesquiera que tenga contacto con cultivos o material orgánico, ya que facilitará la aparición de fuentes microbianas. Entre estos elementos se encuentran bandejas con o sin tapa, ollas, escurridores y toda variedad de recipientes. Gradillas plásticas resistentes al ácido Este tipo de gradillas y sus tapas tienen un valor elevado y a diferencia de los materiales comunes, están hechas para entrar en contacto con vapores y sustancias ácidas y corrosivas. Son considerados como devolutivos y serán grabadas con la herramienta respectiva. Recipientes para contener gases La Universidad se encarga de requerir a sus proveedores de estas materias, que retornen el mismo recipiente a la sede una y otra vez después de cada recarga. Por este tipo de control, La Universidad los considerará como devolutivos y les asignará una etiqueta, pero no la adherirá ni grabará el número al recipiente como precaución y por seguridad. Estantería liviana y/o pesada modular Se asignará una etiqueta para todo el conjunto según emplazamiento detallado. Las partes de las cuales se compone el conjunto, son las estructuras verticales y las estructuras horizontales, respectivamente llamadas, marcos y vigas o entrepaños. Colecciones de especímenes Las colecciones por su tamaño y cantidad de elementos involucran la utilización de numeroso inmobiliario como estantes, vitrinas y archivadores. En estos casos, por cuestiones de tiempo y espacio (dificultad de acceso a

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cada uno de los componentes), se decide tomar toda la colección bajo una sola etiqueta padre y todos sus componentes o grupos de componentes se registrarán como bienes hijos con placa asignada. Semovientes para investigación y sacrificio Aquellos semovientes de cualquier especie, adquiridos para un proyecto y cuya duración en la Universidad no superen los seis meses, después de los cuales serán sacrificados y vendidos, deberán ser considerados como un bien comercial no producido y no un devolutivo. Pupitres de las aulas y butacas de los laboratorios Estos muebles serán considerados como un grupo y se asignará una sola etiqueta para todos, según el emplazamiento detallado. Su inventario si será detallado por pupitre o butaco, asignándole la misma placa padre y especificando la placa anterior y los atributos de cada uno. Aquellos de éstos que no pertenezcan a las aulas o laboratorios, se tratarán como una silla particular. “Cierrapuertas” / Actuadores hidráulicos En los casos en los que estos elementos hagan parte de las puertas de divisiones modulares, se tomarán como componentes de las mismas y no llevarán marcación ni asignación de placa independiente. Si no hacen parte de divisiones modulares, se tomarán en inventario separadamente, se les asignará placa y serán grabados. Soporte de laboratorio Se asigna una etiqueta por cada grupo de soportes con las mismas características en un emplazamiento detallado, y en el registro de inventario se deben describir los accesorios y la cantidad de soportes por grupo. Aire acondicionado Se considerará el aire acondicionado como un grupo o sistema compuesto por la unidad manejadora o difusor, en el caso del tipo “split”, la unidad condensadora y el sistema de control de temperatura. Se le adherirá una sola etiqueta en la unidad manejadora o el difusor si está en campo cubierto. Su

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inventario será detallado al nivel de sus partes con las características técnicas respectivas. Divisiones modulares Se debe entender como divisiones modulares todos los elementos que se utilizan para armar un puesto de trabajo de menor o mayor altura como son divisiones o paneles, superficies, bases, gabinetes, puertas y ventanas entre otros; a cada una de estas clases se les considerará como un grupo y se les asignará una etiqueta por la cantidad encontrada en cada edificio. Su inventario será detallado por tipo de panel y se dejarán en claro los metros cuadrados instalados. Libros15 Solo se consideran los libros que no pertenecen al sistema de Bibliotecas de la Universidad. Se marcarán en la contra cubierta con una etiqueta adherida. Consultar el “catalogo de consumo” para tener en cuenta que tipo de publicaciones no son devolutivos. Publicaciones A las publicaciones para la venta no se les adhiere ni se les asigna placa de inventario. Se realiza el conteo físico de estas publicaciones, agrupándolas por un mismo Título, siendo los atributos de especificación el título, el autor , año, editorial y edición, y adicionalmente la cantidad de las publicaciones deterioradas, las que están en buen estado y el total por título. En el campo de nombre del bien del formato de inventario se coloca publicaciones y en descripción se especifica si es una cartilla, folleto, libro, manual y demás. Kit de Instrumental Quirúrgico u Odontológico A las pinzas, tijeras y demás elementos quirúrgicos y de odontología, se les asigna una placa por cada agrupación que se encuentre en el laboratorio. Los componentes de este instrumental se clasifican por cada tipo de tijera o pinza y se les asigna como placa padre la misma placa del instrumental y se especifica la cantidad y atributos específicos este tipo de instrumento. Las

15 Nota: las ediciones actualizables tipo “Legis” se marcarán también en la contracubierta, pero se anotará la última fecha de actualización, según el registro del libro.

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agrupaciones pueden ser Instrumental de pequeña cirugía, Instrumental de citología, Instrumental para partos, Instrumental para inserción de DIU, Instrumental de episiotomía. Se especifica como atributo el material y la cantidad de componentes. Trípode de teodolitos en topografía Se asigna un trípode a cada teodolito como componente. Los trípodes restantes se agrupan y se les asigna una sola etiqueta. Niveles de precisión Por ser elementos de precisión, sólo se les asigna etiqueta, pero no llevan ningún tipo de marcación física. Jalones de medición Estos bienes devolutivos se considerarán como un grupo, por cada responsable y se les asignará una sola placa, indicando en el registro la cantidad de elementos. Convertidor de fibra óptica Estos elementos son considerados bienes devolutivos y se les debe asignar y adherir etiqueta. Bastidores o “racks” Son armarios con o sin puertas para equipos de comunicación y computación. Son bienes devolutivos y todos los elementos instalados en él se consideran como bienes devolutivos aparte, algunos como devolutivos (concentradores, enrutadores, “switches”, multiplexores) y otros como de consumo (regletas, “patch panel”) Radio teléfonos y bases cargadoras En los casos en los que el radio venga con su cargador, se pueden tomar como un solo devolutivo. En caso contrario, a cada radio y a cada base se le

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asignará una etiqueta separada y serán grabados. Cuando los radios sean muy pequeños, sólo se le asignarán etiqueta, pero no serán marcados. Abreviaturas para la descripción de los componentes de un computador Siempre que se vaya a describir un elemento usando abreviaturas, debe haber consenso sobre el uso de las mismas. Para este caso particular, se definen como las abreviaturas aceptadas para los componentes de los computadores las siguientes: ‘MOU#’ para identificar al ratón y su número de serie, ‘TEC#’ para identificar al teclado y su número de serie, ‘CPU#’ para identificar a la unidad central de procesamiento y su número de serie, ‘MON#’ para identificar al monitor y su número de serie y ‘PAR#’ para identificar a los parlantes y su número de serie. El serial de la CPU es el serial general y la de los dispositivos se colocan en el renglón de observaciones. Aclaración sobre mesas, escritorios y superficies La característica principal para identificar una mesa ya sea una de juntas, de dibujo o de laboratorio, es que es una superficie independiente con soportes y no tienen gavetas, ni “portateclados”. Los escritorios en cambio, por el hecho de tener “portateclado” o entrepaños debajo o gavetas o faldón y porque su estructura es fija e independiente se separan de las mesas. Las superficies modulares pueden ser desarmadas y movidas, pero su principal característica es que no son independientes y comparten componentes como los soportes o pedestales, gavetas y entrepaños. Muebles empotrados a las construcciones Si el mueble utiliza parte del edificio o construcción (dependiente) entonces no es un bien devolutivo. Es importante hacer la anotación que estos elementos se consideran de dotación del edificio (ejemplo: mesones con adecuaciones, estantes empotrados, armarios empotrados, bibliotecas empotradas, etc.). En cambio, se considera bien devolutivos, si el mueble aunque este hecho a la medida, se pueda sacar y volverse independiente de la construcción. Elementos elaborados por estudiantes Usualmente los estudiantes fabrican elementos dentro de sus materias académicas. Estos no serán considerados devolutivos. Si en algún caso la Universidad invirtió recursos económicos en el elemento y/o procederá a

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hacer uso del elemento para la operación normal, este deberá ingresar como devolutivo a los registros de la Universidad con un documento de donación por parte del estudiante. Ayudas didácticas Estos elementos son bienes o grupos de bienes específicos para la enseñanza de un área específica. Por eso existen ayudas didácticas por cada área. Se utiliza esta diversidad para evitar crear numerosas diversidades en el catálogo de bienes cuya cantidad en cada sede muchas veces es uno y para no clasificar erróneamente por descripción un elemento en una cuenta donde ya no cumple su función. Por ejemplo: Un vehículo usado en el taller de maquinaria para prácticas, este elemento no se puede clasificar como vehículo porque ya no presta ese servicio y no sería práctico crear una diversidad llamada vehículo en la cuenta de maquinaria y equipo. A su vez se clasifica como ayuda didáctica del taller de maquinaria tipo vehículo. Criterios para tomar los números de serie Los equipos que tengan en las especificaciones técnicas la serie identificada con las letras S/N, se tomará como primera opción, si no la tiene, se tomará como segunda opción el número identificado con las letras P/N, si no se encuentran las letras S/N ó P/N se tomará como tercera opción el número del código de barras y finalmente el número que se encuentre disponible. Las letras de las series siempre serán tomadas en letra mayúscula. En caso de números se colocará en la planilla una raya por debajo para diferenciarlos de las letras. Por ejemplo para que no se confunda la Z con el 2 o la S y el 5, el 0 y la o, etc. 6.6. Forma en que se integra esta metodología con las demás que tiene relación El proceso de levantamiento es el encargado de proveer la información para que se justifiquen los demás. En algunos casos como en administración del cambio, hay actividades que soportan el levantamiento y en otros casos, como en el de conciliación o de avalúo, se requiere un adecuado levantamiento para que estas metodologías funcionen bien. Por lo tanto, esta metodología tiene que ver con todas las del proyecto, pero de manera mucho más directa con la de conciliación.

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6.7. Características sobresalientes de la metodología propuesta La metodología propuesta considera una integración con temas básicos como el de administración del cambio y considera al responsable de los bienes devolutivos, como el gran protagonista y punto clave del proceso. Esta metodología fue probada y se diseñó con exclusividad para la Universidad. 6.8. Control de calidad en la ejecución de la actividad En la metodología para la verificación se hace una detallada descripción de la forma en la que se controlará la calidad de la información generada en este proceso. Se tendrá especial cuidado en el control de las citas y puntualidad de las personas que desarrollarán esta actividad, ya que como se anotó, estos aspectos son considerados claves en este proceso. Se realizará un intercambio de planillas entre los asistentes de toma física para unificar criterios y así se realice un debido control de la calidad de la información levantada, el supervisor de toma física coordinará esta actividad en la que verificará al menos un 20% de las planillas vs. Lo físico. Se realizará un doble conteo tomando la placa nueva, la placa anterior, nombre, marca, modelo y serie en los equipos de cómputo, equipos de laboratorio, y equipos de oficina, en planillas especialmente diseñadas para este propósito; para los muebles se implementara el doble conteo tomando la placa nueva, placa anterior, nombre, color, frente, fondo, alto y las observaciones, en planillas especiales diseñadas para este propósito. Estas planillas se digitarán en una base de datos aparte, de modo que se comparen con la información de las planillas oficiales haciendo un cruce por placa. Las diferencias arrojadas por este procedimiento se verificarán físicamente para hacer las correcciones. Se hará doble conteo mediante este sistema al 100% de los bienes del tipo señalado. Mediante la toma física un funcionario de Inventarios, que no dependerá del Supervisor de toma física sino directamente del coordinador de la Sede y del Asegurador de Calidad, verificará al menos el 5% de las planillas contra lo físico. Este funcionario retroalimentara con los hallazgos inmediatamente al Supervisor de toma física para que tome las medidas del caso e informará al coordinador del proyecto y al asegurador de la calidad quienes decidirán las acciones a seguir, de acuerdo con los hallazgos reportados y con lo que personalmente puedan verificar. Cuando finalice la toma física de un piso y/o emplazamiento el Supervisor de toma física con las planillas debidamente organizadas y revisadas en coordinación con la aseguradora de calidad, realizará un muestreo aleatorio de calidad siguiendo las consideraciones estadísticas en la determinación de la muestra.

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Procesadas las planillas definitivas, se entregará al Supervisor de toma física un listado con los bienes que presentaron inconsistencias entre el doble conteo y el conteo original. El Supervisor coordinará la corrección de estos errores sobre este listado y los remitirá a Administración de información.

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7. METODOLOGÍA PARA LA MARCACIÓN DE BIENES DEVOLUTIVOS

En el proceso de “Inventario físico” se realizan dos actividades, a) el levantamiento de información y, b) la marcación de los bienes objeto de inventario. De una correcta marcación depende mucho la credibilidad de todo el proceso. Unas etiquetas mal adheridas pueden generar incertidumbre sobre la fiabilidad de todo el proceso. Hay que minimizar los factores que disminuyen la durabilidad de la marcación. Así es claro que establecer parámetros para la marcación, disminuye la aparición de distorsiones por variaciones en la adhesión. Entre estos parámetros se encuentra el lugar y la técnica para la adhesión de la etiqueta. El objetivo general de esta metodología, consiste en establecer las tareas básicas de la actividad “marcación” para los devolutivos susceptibles de, y así documentar el procedimiento para que pueda ser reproducido y adaptado en cualquier otra condición específica y como objetivo específico tiende a realzar puntos clave para el correcto desarrollo de la actividad. 7.3. Tipos de marcación En la estrategia utilizada para este proyecto, se reconoce que son necesarios diferentes tipos de marcación, según la clase de elementos y hasta que hay tipos de elementos que no se pueden marcar. El tipo de marcación adecuado está indicado en un campo dentro del catálogo de bienes. Sin embargo, la intención general es que todos los devolutivos tengan un código de barras asociado, que permita mediante una inspección física leer rápidamente sus números y corroborar la información existente en el sistema. El consecutivo es uno solo para todos los elementos, pero si hay un rango de consecutivos destinado para la sede. En el caso de la sede Bogotá, se asignó una serie de etiquetas que comprenden dos millones de consecutivos (2000000 - 3999999). En el caso de la sede Palmira, el rango destinado es de un millón (1000000 - 1999999). Para las otras sedes debe seguirse asignando series de un millón de etiquetas, aún pensando que son demasiadas, porque visiblemente presentan una mejor diferenciación cuando cambian en el primer ordinal.

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Tabla 3. Consecutivos asignados a nivel nacional16

7.3.1. Elementos marcados con etiquetas Estos elementos serán marcados físicamente por medio de la adhesión de unas etiquetas en poliéster plata de 39 mm por 21 mm, con un consecutivo y su respectivo código de barras, el cual representa al número consecutivo. Adicionalmente, para estas etiquetas se propuso inicialmente protegerlas, cuando fuera necesario, con una película de polipropileno autoadhesiva de iguales medidas a la etiqueta. Al realizar las pruebas de adhesión y durabilidad del material, se comprobó que no ofrecía los requerimientos necesarios para la durabilidad adicional que se buscaba y por el contrario, implicaba un mayor tiempo y dedicación para llevar a cabo la actividad de marcación. Por esta razón y por la durabilidad y calidad de las etiquetas que se van a manejar en el proyecto, se decidió no utilizar este material para protegerlas. Los elementos que usualmente contarán con esta marcación, son los devolutivos no expuestos a la intemperie y que por sus dimensiones físicas, alberguen un espacio adecuado para la etiqueta; por ejemplo, muebles y enseres, equipo de comunicación y cómputo, maquinaria y equipo de uso interior. Figura 12. Diseño para la etiqueta de marcación17


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7.3.2. Elementos marcados directamente con una herramienta grabadora Estos elementos serán marcados físicamente por medio del proceso de grabado en frío, con una herramienta punzante o abrasiva de alta revolución. El número a grabar será el mismo de consecutivo de la etiqueta asignada, pero en los casos que el consecutivo comience en ceros estos no serán tomados en cuenta para la marcación. Dicha marcación tendrá el tamaño que permita la superficie del elemento, mientras sea legible y no sobrepase un centímetro (1 cm.) de altura por letra. Previamente durante el inventario, el número será escrito con marcador permanente negro sobre el elemento para facilitar la identificación temporal. La etiqueta asignada será dispuesta en una hoja de identificación (ver anexo M), y se archivara en la carpeta del funcionario responsable del bien devolutivo. Los elementos que usualmente contarán con esta marcación, son los devolutivos expuestos a la intemperie y los que por sus dimensiones físicas no alberguen un espacio adecuado para la etiqueta autoadhesiva; por ejemplo, maquinaria y equipo de uso exterior. Para la marcación de los elementos que requieren grabación, se requiere realizar un entrenamiento de los funcionarios que llevarán a cabo este proceso. Con la práctica y experiencia adquirida hasta la fecha no se considera necesario el uso de plantillas. En la marcación directa siempre deben anteponerse la letras U y N simulando el logo de la Universidad. El procedimiento para la grabación es el siguiente:

• Escoger el mejor lugar para la marcación. En algunos casos (maquinaria agrícola, jaulas para cerdos, etc.), la grabación se hace en un lugar visible y cerca de la marcación manual.

• Grabar el elemento. • Lijar y/o limpiar el área de marcación para quitar sobrantes.

• La grabación se hace con los siguientes accesorios:

• Un “Rotary Tool” de velocidad variable, para este caso particular

marca Black & Decker, referencia RTX-1. • Una herramienta o punta grabadora usada para materiales tales como:

madera, metal y fibra de vidrio. Comúnmente fabricada en acero rápido.

• Una extensión eléctrica. • Lija, bisturí y marcador indeleble

Para una mejor visibilidad de la marcación en elementos donde la superficie requiera remover pintura o corrosión, es necesario utilizar el accesorio “grata”

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(brocha metálica) que permita limpiar y pulir metales. Para limpiar superficies de madera, está el accesorio piedra de pulir o “sanding stone” Los resultados del proceso de grabación en los diferentes materiales han permitido establecer las condiciones necesarias de velocidad del “Rotary Tool”, las cuales permiten darle un mejor uso y conllevan a una mayor durabilidad de los accesorios a utilizar. Estas son:

a. Velocidad 1 (aprox. 8000 rpm): Madera b. Velocidad 2 (aprox. 12500 rpm): Plástico, material sintético c. Velocidad 3 (aprox. 17000 rpm): Acero inoxidable d. Velocidad 4 (aprox. 21500 rpm): Acero Galvanizado

Para mejorar la grabación, se recomienda usar puntas para grabar fabricadas en tungsteno y una guaya flexible que permita mayor control en la grabación. Si se graban materiales ferrosos, se recomienda cubrir la grabación con laca transparente. 7.3.3. Elementos sin marca y / o con marcación independiente Los elementos comprendidos dentro esta agrupación, son aquellos que no cumplen con las condiciones de las agrupaciones anteriores y aquellos que por sus condiciones de operación no permitan marcación alguna. Si es posible, se identificarán temporalmente con el número de su etiqueta asignada escrito con marcador negro indeleble. También se encuentran aquellos como los semovientes o las colecciones de especimenes que usan marcaciones independientes según la especie. Aún así, deben tener una etiqueta con código de barras asignada y su hoja de identificación respectiva (ver anexo M). 7.3.3.1. Semovientes En el caso específico de los semovientes y debido a las prácticas académicas de marcación para los animales, se mantendrá una asociación entre su marcación numérica específica efectuada por la Universidad y la etiqueta con código de barras. Cada especie animal tiene un momento indicado para efectuar su marcación y usualmente es después que ocurre el destete del animal. Este momento varía de acuerdo a la especie y se usa como factor porque establece la probabilidad de supervivencia del individuo. La Universidad programa prácticas de marcación para semovientes con sus alumnos y es ahí donde éstos son identificados particularmente.

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Tabla 4. Sistema particular de marcación por especie18

7.3.3.2. Colecciones de especimenes Para el caso de las colecciones controladas por el área responsable de la Universidad, se utilizarán las etiquetas asignadas, una por la colección completa y un reporte detallado del contenido de la colección provisto por el área responsable para alimentar la hoja de identificación. Si el reporte detallado no existiese, el responsable de la colección debe comprometerse a presentar una descripción al nivel más indicado de la colección, en el menor tiempo posible. 7.4. Equipo de trabajo y materiales Por ser esta una actividad ocasional, es común que involucre personal de origen variado con funciones típicas de la división de Inventarios. El personal de esta división debe participar en la tarea de definición de parámetros. Siempre se debe incluir en el equipo de trabajo al personal del área de Inventarios, ya que en la operación cotidiana recaen en ellos la mayoría de las actividades comprendidas en la administración de bienes y su experiencia es de suma importancia. El equipo de trabajo en el campo debe reducirse en condiciones normales a una pareja de personas. Una persona debe encargarse de la selección del lugar, preparación del lugar y adhesión de la etiqueta en el lugar. La otra maneja la trascripción de información a los documentos establecidos. En el 18 Proyecto mejoramiento de la cadena de bienes y suministros – Proyecto Elemento D Unal-PwC.

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caso de la grabación, se establece una sola persona responsable de esta tarea que recorrerá las instalaciones, posterior a la visita de inventario, con el objetivo exclusivo de grabar los elementos dispuestos, según los informes de inventario. Entre los materiales y documentos comúnmente usados se encuentran:

• Manual de marcación • Trapo para limpiar superficies • Liquido para limpiar superficies • Etiquetas, y / o equipo grabador

7.5. Desarrollo de tareas Recuerde siempre que la función de la marcación es estandarizar un paso del proceso de inventario de devolutivos. Este paso consiste en identificar que el equipo que cuenta con etiqueta, forma parte ya del inventario de devolutivos. Si existen marcaciones previas de otra índole, el paso a seguir más adecuado es levantar esa información porque es importante para la conciliación contra los registros internos. Antes de realizar la marcación en cualquier superficie, se deben tener en cuenta ciertos pasos para que la durabilidad de ésta, sea la mayor posible. 7.5.1. Selección y limpieza del lugar para la marcación El principal criterio para ubicar la marcación, es encontrar una zona o lugar en el devolutivo, que no obstaculice la operación normal del elemento. Como segundo criterio, la marcación deberá estar ubicada en una parte cercana a los datos de serie del equipo, siempre y cuando estos datos se encuentren en una zona de fácil acceso visual; usualmente, este lugar ideal ya ha sido usado por el fabricante para la marcación particular de sus productos, entonces piense en la labor de verificación de inventario y busque el lugar más conveniente. Procure ser consistente con las marcaciones previas y conservar una uniformidad en la elección del lugar. Para la selección del sitio deberá, consultarse el reporte del catálogo de bienes en el que se especifica el sitio en el que deberá aplicarse la etiqueta. Si no es claro en el catálogo de bienes el sitio en el que debe aplicarse la etiqueta, ésta se colocará preferiblemente en la caras vertical izquierda hacia el frente, en la parte superior ó a media altura, en caso de bienes que midan mas de 1.8 m de altura. Ubicado ya el lugar donde se va a realizar la marcación, proceda a limpiar el polvo, grasa o cualquier otra sustancia que dificulte la marcación en la

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superficie. Esta limpieza se realiza con un trapo humedecido en alcohol industrial. El trapo no debe soltar material de su tela o color. Para el caso de las etiquetas autoadhesivas, la superficie debe tener unos requerimientos mínimos en cuanto a su rugosidad y tamaño del área plana, para que pueda ser leído el código de barras, ver anexo L. 7.5.2. Grabación del número Ahora con la superficie limpia y seca, sostenga el grabador en un ángulo ligero como haría con un lápiz y apoye el brazo cómodamente. Empiece a “escribir” el número. No haga presión fuerte hacia abajo mientras esté grabando. Use un ligero toque guiando el punto de aplicación de la herramienta sobre la superficie designada, algo más despacio de lo que usted normalmente escribe. 7.5.3. Adhesión y fijación de la etiqueta Ahora con la superficie limpia y seca, desprenda la etiqueta del papel protector y adhiérala a la superficie elegida del devolutivo. Posteriormente, con el mismo trapo para limpieza o con una parte que no se encuentre muy sucia, ejerza presión sobre toda el área que cubre la etiqueta. La mayoría de los proveedores de etiquetas recomiendan dar un tiempo para que el adhesivo cure y logre su mayor fuerza de fijación. Por lo tanto es prudente permitir a la etiqueta unas horas (24 a 72 horas) de reposo y no intentar despegarla, moverla o forzarla demasiado. Si por alguna razón se extravía o se daña alguna etiqueta, por favor consigne los datos de esta etiqueta para reportarla como dañada y tener un control completo sobre los números. 7.5.4. Muestreo de calidad Una vez hecha la marcación y de forma periódica, se aconseja hacer verificaciones en sitio del estado de las etiquetas adheridas, las marcaciones grabadas y las hojas de identificación. Si se encuentran marcaciones que no cumplen las condiciones mínimas, se recomienda seguir alguna de estas acciones:

• Reforzar la adhesión y / o el grabado mediante otro material.

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• Si la etiqueta y / o el grabado está severamente deteriorado, cambiarlo tomando nota atenta de los datos del cambio y comunicando al área de Inventarios.

• Desistir de marcar físicamente. Crear una hoja de identificación y

asociarle una etiqueta con código de barras. Control de etiquetas Las etiquetas son entregadas a los equipos de levantamiento y marcación y se hace un seguimiento general a la situación de estas etiquetas por medio de una lista, donde los equipos consignan cuantas etiquetas y qué serie de consecutivos se llevaron. Adicionalmente, se administra una lista donde están todos los consecutivos impresos y su estado (DAÑADA, REIMPRESIÓN, ADHERIDA, ASIGNADA o DISPONIBLE). Cada vez que se presente una novedad, los equipos de levantamiento y marcación deben actualizar esa información en dicha lista. Si una etiqueta es encontrada mal impresa, deteriorada, maltratada o despegada, se deben seguir los siguientes pasos:

• Levantar por completo la etiqueta y guardarla como prueba del evento. Si el evento es mala impresión, debe ser repuesta por el proveedor.

• Reemplazarla por otra nueva si es el caso, y tomar nota de la

novedad.

• Actualizar los cambios en el sistema temporal y en la lista de control de etiquetas.

Cuando una etiqueta no pueda ser adherida correctamente o deba ser despegada por motivos tales como mal estado de la superficie de un bien, error en el manejo de la misma o cualquier otro, se debe anular y no intentar reutilizarla en otro bien, aún cuando parezca que todavía está en buen estado. 7.6. Forma en que se integra esta metodología con las demás que tiene relación Esta metodología está especialmente asociada al proceso de levantamiento y al de control de marcación de elementos. La marcación se realiza simultáneamente con el levantamiento, de acuerdo con un estándar que figura en el catálogo de bienes. De igual forma, uno de los indicares de

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calidad del proceso está asociado a la marcación, de modo que se verifique que ésta fue realizada de acuerdo al estándar establecido. 7.7. Característica sobresaliente de la metodología propuesta La metodología propuesta consideró la apropiación de experiencias desarrolladas en la Universidad. Considera todos los aspectos para identificar los bienes y destaca el compromiso que debe tener el responsable de dichos bienes, sobre la conservación de la marcación de los elementos a cargo. 7.8. Control de calidad en al ejecución de la actividad Uno de los indicadores de calidad del proyecto está relacionado con la calidad de la marcación. Como herramienta adicional, se proveerá un terminal portátil con código de barras para verificar los bienes devolutivos marcados. La evaluación individual de los asistentes del proyecto, contempla la calidad (acuerdo a estándares definidos) con que procedan a realizar la marcación. 7.9. Casos particulares a tener en cuenta en los procesos de marcación Marcación con las etiquetas: si por algún motivo durante le trabajo de campo se encuentra algún bien que no admita la marcación según el estándar establecido en el catalogo de bienes las personas que podrán definir el sitio para marcar serán los supervisores por parte del asistente y el funcionario de Inventarios asignado por la Universidad para el acompañamiento. Las únicas etiquetas que se retirarán son las que se encuentran en los bienes que no admitan otra etiqueta según el estándar de marcación, con el compromiso de entregar el adhesivo retirado a la oficina de Inventarios. Pupitres de las aulas y butacas de los laboratorios Estos muebles serán considerados como un grupo y se asignará una sola etiqueta para todos, según el emplazamiento detallado. Su inventario si será detallado por pupitre o butaco, asignándole la misma placa padre y especificando la placa anterior y los atributos de cada uno. Aquellos de éstos que no pertenezcan a las aulas o laboratorios, se tratarán como una silla particular.

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8. METODOLOGÍA PARA LA VERIFICACIÓN DE BIENES DEVOLUTIVOS La labor de levantamiento y depuración de información es sólo una parte dentro del proceso de administración y control de los bienes. Dentro del proyecto que se está desarrollando es básico llevar a cabo un continuo proceso de verificación de la calidad de la información que está siendo levantada. Por tanto a continuación se expone la metodología para llevar a cabo este proceso de verificación dentro del proyecto. No obstante, los elementos expuestos en esta metodología pueden ser incorporados por la Universidad para llevar a cabo el control de calidad de la información de sus bienes en sus procesos normales. Por tanto esta Metodología tiene dos objetivos fundamentales:

• Definir el procedimiento para llevar a cabo el control de calidad de la información de los procesos de toma física, marcación y digitación detectando fallas e identificando oportunidades de mejora, realizando los ajustes necesarios a la información y procedimientos de modo que se cuente con información de excelente calidad de acuerdo con los estándares definidos.

• Suministrar a los funcionarios del área “Inventarios” los elementos

conceptuales que les permitan implementar los procedimientos para controlar adecuadamente la calidad de la información que se consigna en su sistema de inventarios.

El objetivo general es describir el procedimiento (encuadrado dentro del proyecto de depuración de inventarios) para realizar la verificación de inventarios, así como las herramientas utilizadas para su ejecución y suministrar los elementos conceptuales para que las áreas de Inventarios implementen los procedimientos de control de calidad de la información de bienes devolutivos registrada en sus sistemas. 8.3. Consideraciones estadísticas en la verificación de inventarios Teniendo en cuenta que con esta actividad se busca determinar la confiabilidad y calidad de la información capturada durante el levantamiento, y que la verificación no se hará sobre la totalidad de los bienes inventariados, sino sobre una muestra, es necesario hacer un análisis estadístico de la

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información, previo a la realización de la verificación para así garantizar su efectividad. El análisis estadístico se efectuará usando la teoría y las técnicas de muestreo estadístico más adecuadas para este caso específico y se basa en los siguientes preceptos: La población es finita, conocida y discreta, esto determina una media y desviación estándar de la muestra. A su vez, y debido al tamaño de la misma, el factor de corrección para poblaciones finitas (fpc) no es igual a la unidad (1). La población de la probabilidad presenta una distribución binomial, lo que quiere decir, que los valores provienen de un dominio con dos variables. Para este caso en particular, la información está correcta o no. Y esta distribución puede ser modelada con una distribución de tipo normal. Así que la media y la desviación están dadas por:

n: es el tamaño de la población p: es la proporción o probabilidad de P q: es la proporción o probabilidad de Q La confiabilidad buscada en la muestra es del 95% y a su vez el coeficiente de confiabilidad Z o ζ (α/2) es igual a 1.96 La probabilidad de que la información esté correcta se asumió como 0.5, ya que esto nos lleva al tamaño máximo de la muestra, en cada caso. Entonces, por razones de eficiencia en el muestreo, por la naturaleza física de la población y para aumentar la precisión de la muestra, se decidió usar la metodología para un muestreo aleatorio estratificado. Esta metodología reconoce propiedades y comportamientos distintos entre los elementos de cada estrato y en determinadas circunstancias incrementa la precisión de los resultados en comparación con el muestreo simple aleatorio. Para determinar el tamaño de la muestra se usó el método de asignación proporcional, pues reconoce el tamaño de cada estrato asociando el método del máximo error en la estimación de una proporción, donde hay tres factores que componen el resultado (el nivel de confiabilidad, la probabilidad y el máximo error).

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Cálculo del tamaño de la muestra (n, nh) Con la información inicial y teniendo en cuenta los parámetros anteriormente descritos, si la probabilidad “p” es 0.5, entonces “q” es igual a 0.5, y según las ecuaciones 1, 2 y 3, el tamaño teórico total de la muestra con un error en la estimación “E” igual a 10%, es “n” elementos distribuidos proporcionalmente entre los estratos. Se aclara que para efectos del proyecto de depuración, actualmente en curso, el error en la estimación que se aplicará será “E” igual a 10%. Ecuación 1. Tamaño preliminar de la muestra según el máximo error de estimación

donde: no: Tamaño de la muestra preliminar h: Estrato Z ó ζ(α/2): Coeficiente de confiabilidad, depende del valor “1- α” que es la confiabilidad W: Peso porcentual del estrato en la población P: probabilidad de p Q: probabilidad de q, es igual “1-p” E: máximo error de la estimación Ecuación 2. Tamaño de la muestra

donde: no: Tamaño de la muestra preliminar n: Tamaño de la muestra N: Tamaño de la población

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Ecuación 3. Tamaño de la muestra en el estrato

donde: no: Tamaño de la muestra preliminar n: Tamaño de la muestra W: Peso porcentual del estrato en la población Si la población es pequeña, es decir, menor en cantidad a treinta (30), los preceptos aplicados al muestreo estadístico no son válidos. Para estos casos se recomienda verificar la totalidad de elementos. Este muestreo se aplicará durante el desarrollo del proyecto, sin embargo se le recomienda a la universidad realizar una verificación sobre el 100% de los bienes que ingresen a la Universidad. 8.4. Verificación física de inventarios Dentro del proyecto de depuración, actualmente en curso, se realizarán verificaciones durante el proceso de toma física y marcación en cada Edificio, y al finalizar cada uno, se llevará a cabo una verificación en conjunto con la Universidad a la que asistirá el Interventor de la sede por parte de la Universidad y el Asegurador de la calidad y/o el Coordinador de la sede por parte del proyecto. Dentro de los procedimientos que se han implementado para asegurar la calidad de la información se encuentran los siguientes: Mediante la toma física un funcionario, que no dependerá del Supervisor de toma física sino directamente del coordinador de la Sede y del Asegurador de Calidad, verificará al menos el 5% de las planillas contra lo físico. Este funcionario retroalimentara con los hallazgos inmediatamente al Supervisor de toma física para que tome las medidas del caso e informará al coordinador del proyecto y al asegurador de la calidad quienes decidirán las acciones a seguir, de acuerdo con los hallazgos reportados y con lo que personalmente puedan verificar. Cuando finalice la toma física de un piso y/o emplazamiento el Supervisor de toma física con las planillas debidamente organizadas y revisadas en coordinación con la aseguradora de calidad, realizará un muestreo aleatorio de calidad siguiendo las consideraciones estadísticas en la determinación de la muestra.

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Procesadas las planillas definitivas, se entregará al Supervisor de toma física un listado con los bienes que presentaron inconsistencias entre el doble conteo y el conteo original. El Supervisor coordinará la corrección de estos errores sobre este listado y los remitirá a Administración de información. Procesadas las inconsistencias, y después de llevar a cabo los procesos señalados, se seleccionará una muestra aleatoria estratificada y se llevará a cabo un proceso de verificación interna por parte del grupo de gestión de calidad. En caso de que los resultados del proceso de verificación interno en determinada ubicación no sean satisfactorios, se programarán las actividades de corrección, las cuales van desde revisiones puntuales sobre ciertos tipos de elementos o ciertas ubicaciones, hasta hacer nuevamente todo el edificio. Tomando los elementos conceptuales que brinda esta metodología a los funcionarios de la Universidad, se recomienda que el área de “Inventarios”, realice con periodicidad mínima anual, una verificación de la calidad de la información registrada en sus Bases de Datos con el fin de detectar inconsistencias y generar las acciones correctivas y preventivas que garanticen el mantener una información de calidad. Se recomienda que entre los chequeos anuales (cada dos meses, por ejemplo), se realicen verificaciones de los bienes de un pequeño grupo de funcionarios (X personas) escogidos en forma aleatoria, que permitan detectar las posibles fallas en el control de los inventarios y corregirlas antes del chequeo anual. 8.5. Equipo de trabajo y materiales Las verificaciones periódicas de los bienes, dentro del marco del proyecto de depuración, serán llevadas a cabo por funcionarios independientemente o en conjunto con funcionarios de la Universidad, en coordinación con los responsables de los bienes. Las verificaciones, al finalizar cada ubicación, necesariamente serán llevadas de manera conjunta entre los funcionarios del proyecto y de la Universidad, por parte de ésta asistirá el Interventor de la sede y por parte del proyecto asistirá el asegurador de la calidad y/o el coordinador de la sede. Para la realización de la verificación se debe disponer de los siguientes equipos y materiales:

• Base de datos con la información de los bienes a verificar. • Planillas con información de los elementos de la muestra seleccionada • Flexómetro • Catálogo

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Dentro del proceso de verificación interna, el cual puede desarrollar el proyecto mismo o la Universidad si así lo desea, se puede llevar a cabo la toma de la información de las placas de identificación de los bienes que se ubican en determinada localización. Para llevar a cabo este proceso se pueden usar terminales portátiles con lector de código de barras (láser u óptico). La Universidad cuenta en este momento con dos Terminales Portátiles recolectoras de datos con scanner láser incluido, cuyos programas están disponibles para llevar a cabo esta actividad. Se aclara que esta actividad es opcional dentro del proyecto. 8.6. Desarrollo de tareas Al igual que en el levantamiento de información, la verificación de inventarios involucra tres actores: la representación de la Universidad en cabeza de la Dirección Administrativa de cada Sede, el Interventor de la sede y el área de Inventarios, el equipo de levantamiento y los responsables de los bienes. El equipo de levantamiento en cabeza del Coordinador de la Sede o del Asegurador de Calidad sólo estará presente en la realización de la verificación, que se llevará a cabo al finalizar cada edificio. Si la Universidad desea desarrollar actividades adicionales de verificación podrá hacerlo pero no será obligatoria la asistencia del equipo del proyecto. A continuación se presenta el listado detallado de las tareas de esta actividad. El diagrama de flujo correspondiente se puede ver en el Anexo J.

• Determinación del tamaño de muestra y del grupo de responsables, de acuerdo a la información que se desee verificar (actividad desarrollada por el Asegurador de calidad a la que invitará al interventor de la Sede).

• Informar a los responsables de la fecha en que se realizará la

verificación y citar a los funcionarios de la Universidad que asistirán.

• Preparar listados y materiales para llevar a cabo la verificación.

• Verificación de inventario de acuerdo a la muestra seleccionada calificando la calidad de la información según los parámetros establecidos.

• Evaluar los resultados y suscribir el acta de la verificación (por parte

del proyecto y de la Universidad) consignando los parámetros empleados bajo los que se realizó la verificación e incluyendo las acciones correctivas y preventivas recomendadas. El modelo de acta

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de verificación de inventarios por muestreo estadístico se presenta en el anexo N.

• De acuerdo con los resultados de la verificación, ejecutar las acciones

preventivas y correctivas recomendadas, las cuales en algunos casos implican visitar nuevamente la localización y realizar reposición y cambio de etiquetas caídas y/o deterioradas, corrección de información de bienes, actualización de responsables, marcación y toma datos de bienes sobrantes y registro de bienes faltantes.

• De acuerdo con los resultados de la primera verificación una vez se

constate que se ejecutaron las acciones correctivas y preventivas recomendadas volver a programar una verificación (si se requiere).Como parte de las verificaciones no formales mediante lector de código de barras que puede desarrollar la Universidad o el equipo de toma física se deben seguir los siguientes pasos.

a. Preparar las terminales portátiles e instalar el software de

verificación. b. Mediante el lector tomar todas las placas en determinada

localización c. Bajar el archivo que genera el lector y compararlo con la base

de toma física en la localización seleccionada d. Analizar las inconsistencias (placas que fueron tomadas con el

lector que no aparecen en el listado y placas que aparecen en el listado que no fueron tomadas con el lector)

e. Ir nuevamente al campo y buscar una explicación a las inconsistencias puntuales.

8.7. Indicadores de resultados El proceso de verificación de inventarios en forma estadística, para efectos del proyecto de depuración actualmente en curso, busca realizar un control de la calidad de la información de los bienes en el Sistema de Administración. Por lo tanto, se deben manejar indicadores de resultados que permitan evaluar la calidad de la información y tomar las acciones correctivas necesarias. La acción general para mejorar los indicadores (especialmente en los casos en los que se encuentren por debajo del estándar establecido), consistirá en investigar con el asistente responsable del levantamiento de los bienes que no cumplieron con el estándar, el origen de la situación y definir si se trató de un error (de qué tipo y que sea posible evitar en un futuro) o de la aplicación

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de un criterio incorrecto, o de la aplicación de un criterio que aunque razonable estuvo por fuera del estándar. Una vez investigada la situación, se impartirán las instrucciones respectivas y modificarán los documentos (catálogo de bienes, formatos, instructivos, etc.) para que la situación no siga presentándose en el futuro. Adicionalmente, se rastrearán los registros que presenten el problema detectado para realizar su respectivo ajuste, garantizando de esta forma el aumento del indicador. Indicador 1. Ubicación. Controla si se cuenta con la información necesaria para ubicar los bienes. Datos involucrados: Emplazamiento, Responsable, Etiqueta, Descripción básica. Criterios de calificación: Se considerará error cuando el bien no se pueda ubicar después de hacer una investigación con el responsable. No se considerará error si el bien es ubicado en algún emplazamiento o con responsable distinto. Ejemplo: El bien A figura a cargo del responsable X en el emplazamiento T, en la verificación después de preguntar al responsable X, se constata que el bien fue prestado a un responsable Z, el cual lo tiene en el emplazamiento S, entonces el resultado del indicador 1 es aprobado porque se pudo ubicar el bien. Porcentaje de aceptación mínimo sobre la muestra: 99%. Se trabaja con un porcentaje de aceptación alto, teniendo en cuenta que la información de ubicación del bien es esencial para el control de inventarios. Acciones específicas para mejorar este indicador: Verificar que todos los bienes cuenten con la información de emplazamiento, responsable y etiqueta. Verificar listas de responsables por emplazamiento para detectar responsables con probables emplazamientos inconsistentes Indicador 2. Diversidad. Dato involucrado:

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Diversidad tomada del catálogo de bienes. El hecho de que la diversidad no sea precisa, no significa que se pierda el control del bien, sino que no se cumple con el estándar preestablecido, debido a diversidad de interpretaciones o errores humanos. Criterios de calificación: Se considerará error cuando la diversidad no corresponda completamente con el bien. Ejemplo: Un bien ‘MESA DE CIRUGIA’ catalogado en la diversidad ‘MESA’ del grupo ‘MUEBLES Y ENSERES’, deberá ser catalogado en una diversidad similar asociada a una cuenta o grupo del subgrupo de ‘EQUIPO MEDICO CIENTIFICO’; esto debe llevar a una acción correctiva donde se consultará con el administrador del catálogo y se creará una nueva diversidad si no la hubiere, pero se calificará como error. Porcentaje mínimo de aceptación sobre la muestra: 95%. Acciones específicas para mejorar este indicador: Verificar que todos los bienes cuenten con diversidades consistentes con el catálogo de bienes. Realizar una verificación del catálogo de bienes para detectar aquellas diversidades que se prestan para generar diversidad de criterios y revisar y corregir estos registros. Indicador 3. Atributos prioritarios. Datos involucrados: Marca, modelo y serie. El hecho de que la información no sea precisa, no significa que se pierda el control del bien. En muchos casos se presentan interpretaciones diferentes, ya en que en un bien pueden figurar varios datos válidos como marcas, por ejemplo, distribuidores, elementos integrados, fabricantes, etc.; para el modelo muchas veces existe referencia, lote, número de catálogo o nombre comercial, etc., y para la serie existen patentes, matrícula, licencias, etc. Entonces no es extraño que exista diferencia de datos entre el revisor y el asistente que levantó la información del bien y por eso se recomienda ser muy objetivo en la calificación.

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Criterios de calificación: Para los atributos prioritarios solo se considerará error si hay una evidencia física que difiera de la información requerida por el catálogo de bienes y consignada en los registros del sistema. Ejemplo: Un bien A clasificado en el catálogo en la diversidad H, del cual se requiere solamente el atributo de ‘MARCA’, sin embargo en la verificación, al bien A se le encontró el dato MODELO y el dato SERIE pero no el dato MARCA, entonces como no hay una corroboración física para determinar que el atributo MARCA solicitado por el catálogo, está bien o mal no se puede desaprobar el dato registrado. Adicionalmente como los datos MODELO y SERIE no son requeridos por el catálogo, el que no estén registrados, tampoco puede calificar como error el indicador; estos datos se considerarán como información adicional complementaria y se registrarán como tal, para así mejorar continuamente la información. Se debe consultar con el administrador del catálogo si algún tipo de información adicional se debe considerar como atributo para los ingresos futuros y así incluirlo en el catálogo. Se debe tener en cuenta que si este caso ocurre, se creará un vacío en los registros incluidos hasta el momento y que será necesario empezar un proceso de actualización de la información existente. Porcentaje mínimo de aceptación sobre la muestra: 95%. Acciones específicas para mejorar este indicador: Generar un listado de Marcas y realizar una revisión Generar un listado de aquellos bienes que de acuerdo con su diversidad deberían contar con estos datos y que no fueron registrados Generar un listado de elementos únicos con marca y modelo, para verificar posibles inconsistencias y errores de digitación en estos campos. Indicador 4. Atributos secundarios. Datos involucrados: Atributos del 1 al 6 (Descripción detallada). El hecho de que la información no sea precisa, no significa que se pierda el control del bien. De acuerdo con la información suministrada en el momento del inventario al asistente, es probable que se presente diversidad de criterio con relación a lo conceptuado posteriormente por el revisor. Los atributos secundarios se utilizan para describir con mayor detalle al elemento. En su mayoría corresponden a dimensiones físicas (largo, alto, ancho), materiales, color, y datos técnicos como capacidad, precisión, presencia de componentes, etc.

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Criterios de calificación: Para los atributos secundarios solo se considerará error si hay una evidencia física que difiera de la información requerida por el catálogo y consignada en los registros del sistema. Ejemplo: Un bien B clasificado en el catálogo en la diversidad J, del cual se requiere los atributos de ‘MATERIAL’ y ‘CAPACIDAD’. En la verificación, al bien B se le encontró el dato MATERIAL y el dato COLOR, pero no se le encontró el dato CAPACIDAD, entonces como no hay una corroboración física para determinar que el atributo CAPACIDAD, solicitado por el catálogo y registrado en el sistema, está bien o mal no se puede desaprobar el dato registrado. Adicionalmente, como el dato COLOR no es requerido por el catálogo, el que no esté registrado tampoco puede calificar como error el indicador; este dato se considerará como información adicional complementaria y se registrará como tal, para así mejorar continuamente la información. Se debe consultar con el administrador del catálogo si algún tipo de información adicional se debe considerar como atributo para los ingresos futuros y así incluirlo en el catálogo. Se debe tener en cuenta que si este caso ocurre, se creará un vacío en los registros incluidos hasta el momento y que será necesario empezar un proceso de actualización de la información existente. Porcentaje mínimo de aceptación sobre la muestra: 90%. Acciones específicas para mejorar este indicador: Generar un listado de aquellos bienes que de acuerdo a su diversidad, deberían contar con atributos secundarios y que no fueron registrados, y proceder a levantar esta información y a mejorar el registro. Indicador 5. Marcación Datos involucrados: Marcación de acuerdo al catálogo de bienes Criterios de calificación: Se considerará error cuando el tipo y/o sitio de marcación difiera de las opciones descritas en el catálogo para esa diversidad, siempre y cuando, alguna de esas opciones sea viable, en caso contrario, deberá modificarse el catálogo para que refleje la situación. Porcentaje mínimo de aceptación sobre la muestra: 95%.

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Acciones específicas para mejorar este indicador: Realizar inspecciones físicas para detectar marcaciones por fuera del estándar e investigar la situación, para definir si se trató de un caso aislado o de una situación general. En cualquier caso, corregir inmediatamente la situación. Indicador 6. Bienes no inventariados Datos Involucrados: Controla si los bienes fueron levantados en el momento de la toma física. Criterios de calificación: Se considerara error cuando en el momento de la verificación se detecten bienes que no fueron levantados en la toma física, habiendo estado disponibles para inventariar. Porcentaje mínimo de aceptación sobre la muestra: 99% Acciones especificas para mejorar este indicador: Realizar inspecciones físicas en cada una de las ubicaciones, después de terminado el proceso de toma física, para detectar bienes no inventariados y en dicho caso corregir inmediatamente la situación. Indicador 7. Bienes inventariados no registrados en la base de datos. Datos involucrados: Bienes levantados que no fueron registrados en la base de datos. Inspecciones físicas en cada una de las ubicaciones, después de terminado el proceso de toma física y digitación, para detectar bienes no registrados en la base de datos y en dicho caso corregir inmediatamente la situación. Estos son los indicadores mínimos aceptados para la entrega del proyecto (para las verificaciones posteriores al proyecto, la Universidad podrá ajustar dichos indicadores). Porcentaje mínimo de aceptación sobre la muestra: 99% Acciones especificas para mejorar este indicador:

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Realizar inspecciones físicas en cada una de las ubicaciones, después de terminado el proceso de toma física, para detectar bienes inventariados no registrados en la base de datos y en dicho caso corregir inmediatamente la situación. 8.8. Forma en que se integra esta metodología con las demás con las que tiene relación La verificación de la calidad de la información que finalmente será provista, es fundamental para el adecuado curso del proyecto, ya que esta metodología se integra principalmente con la de levantamiento y marcación. Los resultados de indicadores, en este proceso, serán fundamentales para tener una medición objetiva sobre la calidad de la información provista por el proceso. 8.9. Características sobresalientes de la metodología propuesta La metodología propuesta se desarrolló exclusivamente para la Universidad. Da una medida objetiva sobre la calidad de la información. Permitirá detectar oportunamente deficiencias puntuales. Crea un ambiente de mejoramiento continuo en el equipo de trabajo, ya que entrega una medición de trabajo desarrollado por el grupo e individualmente. 8.10. Control de calidad en la ejecución de la actividad Esta actividad será llevada a cabo por personal de la Universidad. Sus resultados serán revisados al mayor nivel por parte del equipo directivo del proyecto.

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9. METODOLOGIA PARA EL AVALUO TECNICO DE LOS BIENES

Siguiendo los parámetros establecidos en la Circular Externa 060 de 2005 expedida por Contaduría General de la Nación y lo estipulado en el Plan General de Contabilidad Pública (PGCP) en el numeral 2.2. “Instrucciones relativas al reconocimiento y revelación de las Propiedades, planta y equipo” y específicamente el numeral 2.2.4.2 “Actualización”, y como complemento a un proceso de inventario físico se realiza un avalúo técnico de las Propiedades, planta y equipo, con el fin de brindar información exacta sobres sus bienes devolutivos y servir de referencia para determinar el valor de las probables valorizaciones o provisiones expuestas en el PGCP. Por este motivo se ejecutarán los procedimientos que permitan capturar la información necesaria y suficiente para obtener un valor de avalúo técnico preciso sobre los bienes devolutivos. El objetivo general es definir conceptos y procedimientos generales que permitan el buen entendimiento y correcta ejecución del proceso de avalúo técnico de bienes devolutivos. El objetivo específico es establecer los parámetros para la obtención del valor de avalúo técnico de los bienes devolutivos. 9.3. Procedimiento general de Avalúo Técnico La ejecución de un avalúo técnico se puede dividir en 2 etapas principales: Captura de información: Son todas aquellas actividades mediante las cuales se obtiene información relevante sobre los bienes devolutivos a ser avaluados. Incluye actividades de campo para captura de información en sitio, análisis de información suministrada y labores investigativas para determinación de valores a nuevo de los bienes devolutivos. Cálculo de valor de avalúo técnico: Son los procesos de cálculo y análisis que emplean métodos matemáticos aceptados contablemente y que basados en la información capturada, permiten obtener los valores de avalúo técnico de los bienes devolutivos. 9.4. Procedimiento específico de Avalúo Técnico

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9.4.1. Captura de información Como pasos preliminares para la ejecución de esta etapa, es necesario:

• Tener una base de datos de referencia con la información de los bienes devolutivos.

• Analizar la información de la base de datos de referencia para

determinar bienes devolutivos a ser avaluados, realizar el cronograma de actividades teniendo en cuenta ubicaciones, responsables y tipo de bienes devolutivos.

• Generar listas de chequeo necesarias para la inspección física.

• La captura de información para avalúo técnico se basará en los datos

obtenidos en el proceso de inventario. Las listas de chequeo corresponden a las Planillas de inventario de referencia, y como campos importantes para el avalúo, estas planillas deben incluir:

• Estado: se registra el estado aparente del bien, determinado por la

inspección física realizada por el personal del equipo de levantamiento y basándose únicamente en las condiciones de funcionamiento y la información que sobre el historial del bien suministre el responsable. La inspección física no implica el uso de equipos de medición especializados.

• Antigüedad: se registra la antigüedad aparente del bien determinada

en la inspección física. A continuación se presenta un resumen de la información técnica relevante de los diferentes tipos de bienes devolutivos, necesaria para realizar el avalúo técnico: 9.4.1.1. Construcciones Se realizan visitas de inspección a las construcciones para verificar su ubicación física y dimensiones y se toman datos acerca de su forma, materiales de construcción, acabados y fachadas, número de pisos, destinación y uso, servicios públicos, facilidades adicionales - baños, alcobas, zonas comunes, etc. -, estado (construcciones) y las características generales del entorno.

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Para complementar esta información, se estudian y analizan documentos como:

• El boletín catastral del predio. • Los planos existentes. • Escrituras públicas y certificados de tradición y libertad.

9.4.1.2. Vehículos En el caso de los vehículos, se realiza una inspección visual del vehículo con el fin de identificar:

• Tipo de vehículo (campero, automóvil, camión, etc.) • Marca y modelo • Color • Accesorios (radios, cinturones, bolsas de aire, aire acondicionado,

etc.) Adicionalmente, se verifican las tarjetas de propiedad de los vehículos, para determinar:

• Cilindrada • Serie del motor • Serie del chasis • Año de producción • Capacidad (de carga, número de pasajeros)

9.4.1.3. Maquinaria y equipo Para la maquinaria y equipo, durante la inspección física se deben capturar datos de marca, modelo, serie y, de ser posible, características adicionales de capacidades de carga, de proceso, velocidad, potencia, etc., según el bien; estas características servirán de ayuda para avaluar el equipo. Cuando no es posible obtener esta información directamente en campo, se acude a manuales y catálogos, a Internet y/o a los responsables de los equipos. 9.4.1.4. Muebles y enseres, equipos de oficina, cómputo y comunicaciones, otros (semovientes, libros, licencias de software) Usualmente la información necesaria de estos bienes devolutivos se obtiene durante el inventario. En caso contrario, se procede como en maquinaria y

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equipo. En el caso de los muebles y enseres, es necesario determinar características tales como materiales, dimensiones, forma y accesorios. En los equipos de oficina, cómputo y comunicaciones, es necesario determinar el tipo específico de equipo, marca, modelo y demás datos técnicos que lo caractericen: velocidad de procesamiento, capacidad de almacenamiento de información, velocidad de transmisión de datos, entre otros. En el caso de semovientes, se requiere determinar una edad y el uso que tiene. Para las licencias de software, se debe determinar el nombre específico del producto, la versión y el número de licencias que otorga. 9.4.2. Cálculo del valor a nuevo Como paso inicial para el cálculo del valor de avalúo, es necesario obtener un valor a nuevo de los bienes devolutivos a avaluar. De ahí la importancia que en la etapa de captura de información, se realice de la forma más fiel posible para facilitar la obtención de este valor. El valor a nuevo de los elementos se divide en dos partes: 9.4.2.1. Costos directos: Son los que se obtienen a partir de la información técnica recopilada.

• Obras civiles: Del análisis de valores unitarios actuales. • Vehículos: De comparaciones realizadas con vehículos nuevos, de

iguales o similares características. • Maquinaria y equipo: De cotizaciones y/o comparaciones con equipos

funcionalmente similares. En los casos de equipos muy especiales, de los cuales no se facilita conseguir cotizaciones y no se tienen otros equipos similares con qué comparar, se obtiene el valor a nuevo a partir de la proyección de los valores históricos.

• Equipos de cómputo y comunicaciones, muebles, enseres y equipos de oficina: Principalmente de las comparaciones realizadas con elementos equivalentes de los cuales se cuenta con cotizaciones y/o catálogos.

También son fuentes de información importantes:

• Bases de datos del equipo del proyecto provenientes de proyectos anteriores similares.

• Páginas de Internet especializadas.

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• Bases de datos estadísticas del gobierno 9.4.2.2. Costos indirectos: Son todos aquellos generados por gastos de nacionalización e impuestos (elementos importados) y/o que por sus características, requiera de gastos de transporte e instalación. Hasta el momento no ha sido necesario determinar valores o porcentajes de costos indirectos, ya que todos los bienes devolutivos encontrados son de adquisición nacional o de origen internacional con distribuidores locales, donde ellos se encargan del proceso de nacionalización y el valor a nuevo está considerado, incluido el IVA. Elementos producidos por la Universidad Supone el caso de todos aquellos bienes resultado de los diferentes proyectos que se realizan en la Universidad. Generalmente se trata de equipos y maquinaria especiales o de software especializado desarrollado para los diferentes laboratorios de la Universidad. Otro ejemplo son los libros y los semovientes. En algunos casos, son elementos de características similares a los encontrados en el mercado común, de manera que su valor a nuevo se obtiene fácilmente por comparación. Sin embargo, en la mayoría de los casos son elementos de características especiales, que no se encuentran fácilmente en el mercado, diseñados, construidos o desarrollados en la Universidad. Para la determinación del valor a nuevo de este tipo de bienes, se tendrá en cuenta que sus características especiales, las condiciones de construcción (no son elementos de producción masiva), su carácter netamente experimental en algunos casos, y su destinación exclusiva a satisfacer necesidades específicas de la Universidad, no permiten encontrar elementos similares en el mercado ni tampoco una demanda por ellos. En estos casos, para poder estimar un valor a nuevo, se puede establecer el siguiente procedimiento:

• Conocer documentos de los proyectos tales como presupuestos generales y detallados, órdenes y facturas de compra (no olvidar costos de importación de materiales y partes), para así tener un valor inicial del bien, a partir de los materiales y componentes que lo forman.

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• Generalmente la construcción o ensamblaje de estos bienes se hace

dentro y con recursos de la Universidad, por lo que se hace necesario conocer o estimar el tipo de procesos que se utilizaron para su construcción, la duración de esos procesos y el tipo de personal que participó en ellos. Con esta información se pueden comparar valores de procesos similares en el mercado.

• Finalmente, el aspecto más importante y tal vez más difícil de valorar,

es el relacionado con el diseño y desarrollo de los proyectos, pues involucra el trabajo de profesionales, especialmente ingenieros. En esta parte, se debe recurrir a la información documental del proyecto, para estimar el tiempo de participación y labores desarrolladas por los profesionales y de esta manera tratar de hacer una comparación con precios en el mercado común.

La suma de estos valores permite obtener un valor a nuevo aproximado de los equipos o elementos desarrollados por la Universidad. 9.4.3. Valor de avalúo técnico Para realizar el avalúo técnico de los bienes devolutivos, se aplican distintos métodos dependiendo de las características físicas y condiciones comerciales de cada elemento (ver anexo O). De esta forma se tiene que la valuación de los terrenos, construcciones, bienes de arte y cultura y semovientes, se realizará aplicando el criterio de “Precio de Mercado”. La valuación de la maquinaria y equipos, muebles y enseres, equipos de oficina, cómputo y comunicaciones, vehículos y licencias de software, se realizará aplicando el criterio de “Costo de reposición”. 9.4.3.1. Criterio de “Precio de Mercado” El criterio de “Precio de Mercado” considera que el valor de un bien, es aquel que un comprador y un vendedor estarían dispuestos a pagar y a recibir respectivamente, de contado, en una transacción libre de restricciones. La aplicación de este criterio considera la existencia de un mercado activo del bien que se pretende avaluar y de un número significativo de compradores y vendedores potenciales. Este valor, en todos los casos se determina por medio de una investigación de mercado del bien que se está avaluando en el entorno más indicado (regional, nacional o internacional).

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Para el caso de los vehículos, se acudirá al mercado de cada uno de ellos, para obtener tanto el valor a nuevo, como el valor comercial. Este valor considera un desgaste razonable para cada automotor, proporcional a su antigüedad y a su uso. En el caso de los semovientes, se realizarán comparaciones con los precios de mercado, teniendo en cuenta la edad, estado y destinación de los mismos. 9.4.3.2. Criterio de “Costo de reposición” Este método se basa en el principio de sustitución, es decir, cuál es el costo de sustituir un bien nuevo, suponiendo que el tiempo requerido para hacerlo no genere ningún gasto adicional. Las actividades de este método son:

• Establecer el costo de reposición o reproducción de un bien con todas las mejoras realizadas hasta la fecha del avalúo. Lo anterior corresponde a la inversión necesaria para adquirir o construir un bien, con las mismas características del bien a avaluar.

• Se resta a este costo de reposición, una porción establecida por el

porcentaje de salvamento y a este resultado llamado base “depreciable”, se le resta la depreciación generada por el uso.

El cálculo del valor de reposición ya ha sido expuesto en el numeral de cálculo de valor a nuevo. Existen varios métodos de depreciación aceptados. En este caso se manejará el método de la línea recta. Su nombre se desprende del hecho de que el valor del bien decrece linealmente con el tiempo, ya que cada año se tiene el mismo costo de depreciación. La depreciación anual se calcula dividiendo el costo inicial o base del bien, menos su valor de salvamento, por la vida útil del bien.

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Como el bien se deprecia en una misma cantidad cada año, el valor después de un determinado número de años (t) de servicio, será igual al costo inicial del bien, menos la depreciación acumulada (depreciación anual por la edad).

La tasa de depreciación (d) es constante y es la fracción en la cual el valor depreciable (P - VS) decrece cada año.

Cálculo de la vida útil probable La vida útil probable del bien se refiere al período de tiempo en meses, en el cual un elemento funcionará integrado al sistema productivo en forma rentable. Para realizar el cálculo de esta vida para cada bien, se utiliza el método de curvas de supervivencia. Las curvas típicas de supervivencia y de frecuencia describen el comportamiento de supervivencia y retiro de los bienes devolutivos en el tiempo y por lo tanto muestran los bienes devolutivos que permanecen en servicio a través de edades sucesivas y permiten calcular los porcentajes de incremento aplicables a la vida útil media, con el objeto de definir la vida útil probable de cada bien. Dicha vida probable se encuentra en función de la vida útil media, el tiempo de uso (antigüedad) y las condiciones de operación de determinado bien (estado). Para los cálculos de la vida útil probable de los bienes devolutivos de la Universidad, se trabaja con las curvas de supervivencia tipo “Iowa” las cuales hacen parte de los métodos de avalúo de “Anson Marston” y provienen de un estudio de 176 curvas referentes a diversos tipos de bienes devolutivos. Estas curvas, por consiguiente son el resultado de la experiencia y sus aplicaciones han demostrado que la selección original ha sido acertada. A cada grupo de elementos que componen las distintas cuentas y subcuentas, se le asigna una curva tipo Iowa, realizando la selección con

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base en la vida útil media estimada, en la vida máxima de operación estimada y en la naturaleza misma de los elementos del grupo. En resumen, el procedimiento a seguir para calcular la vida útil probable de cada elemento es el siguiente:

• Determinación de la fecha de instalación del bien. • Calificación de los factores de operación del bien, tales como estado

actual, grado de severidad del trabajo al que se somete, mantenimiento a que se somete el elemento y grado de obsolescencia.

• Estimación de la vida útil media del bien. Esta asignación se realizó por grupos, considerando un análisis de la naturaleza de los mismos y el tipo de trabajo que realizan.

• Selección de la curva de supervivencia tipo Iowa. Esta asignación se realiza por grupos, considerando un análisis de la naturaleza de los mismos y el tipo de trabajo que realizan.

• A partir de la curva de supervivencia seleccionada, se halla la ecuación que calcula la probable vida útil de cada bien como función de su edad, factor de operación y vida útil media.

9.5. Entregables de esta actividad Los entregables resultados del proceso de avalúo, corresponden al informe descrito en el punto de productos resultantes del proyecto y están alineados con los requerimientos de los archivos planos solicitados. 9.6. Forma en que se integra esta metodología con las demás que tiene relación Dado que serán objeto de avalúo únicamente los bienes devolutivos que físicamente existan y que además para calcular el valor es necesario tener en cuenta el estado de funcionamiento y conservación de los bienes devolutivos, esta metodología se relaciona estrechamente con la de levantamiento. En el proceso de ajuste contable el avalúo es clave, ya que los bienes devolutivos en la contabilidad figurarán finalmente por este valor.

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9.7. Características sobresalientes de la metodología propuesta La metodología de valuación propuesta, considera los aspectos fundamentales requeridos por las normas contables del sector público y lo establecido en las normas internacionales de valuaciones. 9.8. Control de calidad en la ejecución de la actividad En la fase inicial del proyecto se definirán pruebas para medir la calidad de los insumos que determinan la calidad del resultado final. Esto es valores de reposición, estado de los bienes devolutivos, vidas útiles y vidas útiles remanentes.

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10. METODOLOGÍA PARA LA RECONSTRUCCIÓN HISTÓRICA DE

BIENES DEVOLUTIVOS La reconstrucción de saldos contables se realiza a partir de la base de reconstrucción, resultado del proceso de conciliación. Para ejecutar este proceso, el equipo de proyecto cuenta con las rutinas de software que permiten calcular los saldos contables de manera rápida y confiable, teniendo en cuenta los principios y normas contables aplicables. El objetivo general de este manual, es mostrar los criterios y herramientas básicas para obtener una base de saldos contables reconstruidos. El objetivo específico el realzar puntos clave para el correcto desarrollo de la actividad. 10. 3. Requisitos de la base de reconstrucción Como se menciona en la metodología de Conciliación, el resultado de este proceso es una base unificada de reconstrucción, la cual debe cumplir con los siguientes requisitos de información, que permiten ejecutar el software de reconstrucción sin generar errores:

• Diversidad o tipo de bien: Las diversidades deben estar correctamente asignadas a los bienes, para que el software calcule los saldos sobre vidas contables adecuadas.

• Fecha de adquisición: El orden de los datos en este campo debe ser

día-mes-año. No deben aparecer días mayores a 30 o 31, según el mes, ni meses mayores a 12, ni años superiores a 2006. En el caso de los bienes sobrantes, se acordará fijar una fecha común para todos o asignarla teniendo en cuenta su antigüedad aparente.

• Costo de adquisición: es la cifra base sobre la que se realiza la

reconstrucción de saldos. Para los registros de bienes clasificados como “Sobrantes”, se propone asignarles el valor del avalúo del elemento.

Todos los registros deben presentar la información adecuada en los campos mencionados. No pueden encontrarse registros con alguno de estos campos en blanco.

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10. 4. Criterios empleados para la reconstrucción de saldos Las rutinas de reconstrucción de saldos, se basan principalmente en las recomendaciones del Plan General de Contabilidad Pública (PGCP), así como en las demás normas contables aplicables para el cálculo de las actualizaciones de costos, depreciaciones y ajustes por inflación y la forma en que se aplican. Las rutinas de software empleadas para la reconstrucción de los saldos contables de los bienes devolutivos de la Universidad, se basan en los siguientes criterios:

• Los bienes adquiridos antes del 1 de enero de 1997, no generan ajustes por inflación al costo histórico ni a la depreciación acumulada (para la Universidad). A partir de esta fecha todos los bienes generan ajustes por inflación al costo histórico y a la depreciación.

• A partir del 1 de enero de 2001 se dejan de generar ajustes por

inflación al costo histórico y a la depreciación.

• Los ajustes por inflación al costo histórico y a la depreciación, se calculan teniendo como factor de actualización el Índice de Porcentaje de Ajuste del Año Gravable (PAAG) mensual desde 1992, hasta el 31 de diciembre de 2000.

• El cálculo de la depreciación se realiza empleando el método de

“Depreciación en línea recta”.

• Los “Terrenos” no son depreciables.

• A los bienes que por mantenimiento o reparación se encuentren fuera de servicio temporalmente, se les debe suspender el cálculo de la depreciación hasta tanto no se reintegren plenamente al servicio.

• Bienes reintegrados a almacén se les suspende la depreciación.

• Elementos en stock no reintegrados (nuevos) no se deprecian.

• Elementos intangibles reintegrados al almacén se amortizan.

• Los bienes depreciables adquiridos a partir del 1º de enero de 1999,

cuyo valor total de adquisición sea igual o inferior a $620.000, podrán depreciarse totalmente, para efectos contables, en el mismo año en que se adquieran, sin considerar la vida útil de los mismos. Este valor se modificará anualmente, de acuerdo con el decreto que expida el Gobierno Nacional, relacionado con los reajustes a los valores

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absolutos expresados en moneda nacional referente a esta clase de bienes. Igualmente podrán depreciarse con estos criterios los saldos que figuren en el balance de los bienes adquiridos en años anteriores. Los montos para los años siguientes a 1999 se relacionan en la columna C del cuadro de valores para la depreciación de los bienes de menor cuantía.

• Bienes de cuantía menor a medio (0.5) Salario mínimo legal mensual

vigente. Los bienes adquiridos por un valor inferior o igual a medio (0.5) salario mínimo legal mensual vigente, podrán llevarse directamente al gasto, sin detrimento de adoptar las medidas necesarias para garantizar la gestión del control administrativo y fiscal que deba tenerse sobre ellos, o, al bien como una propiedad, planta y equipo si la entidad así lo determina. Igual procedimiento puede adoptarse en relación con los bienes adquiridos con anterioridad a la entrada en vigencia de esta norma. Los montos para los años siguientes a 1999 se relacionan en la columna B del cuadro de montos para la depreciación de los bienes de menor cuantía.

Tabla 5. Montos para la depreciación de los bienes de menor cuantía.

AÑO CUANTIA PARA AFECTAR EL GASTO DIRECTAMENTE

CUANTIA PARA DEPRECIAR EN EL MISMO PERIODO DE

ADQUISICION 1999 118.230 620.000 2000 130.050 670.000 2001 143.000 730.000 2002 154.500 790.000 2003 166.000 840.000 2004 179.000 898.000 2005 190.750 953.000 2006 204.000 1.001.000

• Los montos para la depreciación de los bienes de menor cuantía para

este año, están relacionados en la Carta circular 067 de 2006, expedida por la Contaduría General de la Nación.

• Las vidas útiles, la equivalencia entre PGCP y el IUI que se utilizarán para la reconstrucción histórica de bienes devolutivos se presentaran y se procederá de común acuerdo con la División Nacional de Contabilidad.

• Los porcentajes de ajustes PAAG, que se utilizarán para la reconstrucción histórica de los bienes devolutivos se presentaran y se procederá de común acuerdo con la División Nacional de Contabilidad.

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10. 5. Resultados de la reconstrucción Como resultado del proceso de reconstrucción, la base de reconstrucción contará con los siguientes campos de información: Tabla 6. Base de Datos de Reconstrucción.

Campo Descripción Item Número asignado automáticamente por la base a cada registro Vida Vida útil contable según diversidad Mes Mes de adquisición Anho Año de adquisición Total Costo de adquisición Cta Número de la cuenta contable

Se_depre Si los registros corresponden a bienes depreciables es igual a “S”. En caso contrarios es igual a “N”

Se_ajusxi Si los bienes deben ser ajustados por inflación es igual a “S”. En caso contrario es igual a “N”

Retiro Se marca con “S” en el caso de bienes devolutivos que han sido reintegrados a almacén

Uso Tiempo de uso calculado en meses a partir de la fecha de adquisición, hasta la fecha de corte de la reconstrucción de saldos.

Vida_rem Meses que le quedan al bien, calculado a partir de la vida útil contable, Menos el tiempo de uso

Retiro_t Indica si el bien ha tenido retiros temporales del servicio, para descontar este tiempo del tiempo total de uso

Mes_r Mes del retiro temporal Anho_r Año del retiro temporal Paag Índice Porcentaje de Ajuste Año Gravable Mes1 Campo temporal para funcionamiento interno del software de reconstrucción Anho1 Campo temporal para funcionamiento interno del software de reconstrucción Mes2 Campo temporal para funcionamiento interno del software de reconstrucción Anho2 Campo temporal para funcionamiento interno del software de reconstrucción Ajustec Ajuste por inflación del costo histórico del último mes calculado

Totajuc Ajuste por inflación acumulado del costo histórico a la fecha de corte de la reconstrucción de saldos

Costof Costo histórico ajustado a la fecha de corte de la reconstrucción de saldos Dgash Depreciación del último mes Dgasth Depreciación acumulada hasta la fecha de corte de la reconstrucción de saldos Dgasaj Ajuste por inflación a la depreciación del último mes

Dgastaj Ajuste por inflación a la depreciación acumulado hasta la fecha de corte de la reconstrucción de saldos

Depreto Depreciación total acumulada del bien a la fecha de corte de la reconstrucción de saldos

Valor_pre Saldo contable neto del bien a la fecha de corte de la reconstrucción de saldos Adicionalmente, estas rutinas permiten generar los archivos planos para el cargue posterior en el sistema de administración. Estos archivos planos

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incluyen, tanto la información contable resultado de la reconstrucción de saldos, como la información del levantamiento de información. Se empleará un código de programación empleado para la reconstrucción de los saldos contables, así como las rutinas opcionales para la generación de los archivos planos para cargue. 10. 6. Forma en que se integra esta metodología con las demás que tiene relación La reconstrucción de saldos está integrada íntimamente con el proceso de conciliación y ajuste de bienes. Requiere como entradas para poder realizar los cálculos, información sobre costo histórico, fecha de entrada en servicio y vida útil. Por tanto, es vital conocer plenamente la normatividad vigente y haber estudiado la información puesta a disposición en bases referenciales y en soportes. La información generada por este proceso será fundamental para cuantificar el valor de los ajustes que sea necesario realizar. 10. 7. Características sobresalientes de la metodología propuesta La metodología propuesta ha sido ampliamente probada en diversos escenarios y está acorde con la normatividad vigente 10. 8. Control de calidad en la ejecución de la actividad Así como se establecieron muestreos para controlar la calidad de los procesos de levantamiento y marcación, en la fase de planeación del proyecto se propondrán pruebas para que se controle la calidad del proceso de reconstrucción, entendiendo que gran parte de las pruebas estarán enfocadas a verificar la calidad de los datos de entrada.

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11. METODOLOGÍA PARA LA CONCILIACIÓN Y AJUSTE DE BIENES DEVOLUTIVOS

El objetivo general de esta metodología, es establecer las premisas básicas, criterios y procedimientos que serán empleados en el procedimiento de conciliación contable, entre la base de referencia y el levantamiento de información de bienes devolutivos realizado por el equipo del proyecto, con el fin de permitir la reconstrucción de saldos contables de los bienes devolutivos. El objetivo específico el realzar los puntos clave para el correcto desarrollo de la actividad. 11.2. Procedimiento general de conciliación Los pasos y requisitos básicos para realizar la conciliación son:

• Tener bases de datos con la información registrada contablemente de los bienes devolutivos y con la información resultado de un inventario.

• Establecer los tipos de conciliación que serán manejados. • Definir criterios para la identificación y conciliación de bienes

devolutivos entre las bases. • Definir los resultados esperados de la conciliación.

11.3. Fuentes de datos para la conciliación Se parte de dos fuentes que contengan la información más completa sobre los bienes devolutivos para realizar la conciliación. Estas dos fuentes son:

• Base de referencia • Base de inventario

11.3.1. Base de referencia Base de referencia suministrada por la Universidad en el inicio del proyecto con la información de los bienes devolutivos. Se utiliza para poblar inicialmente la base de inventario del proyecto. En esta tabla se encuentran los siguientes campos de datos relevantes para la conciliación: Registro: es un número consecutivo que identifica cada bien. No es un número único por bien devolutivo, ya que en algunos casos se repite por las siguientes causas:

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• Un bien puede aparecer desagregado en varios registros, es decir,

cuando se realizó la compra del bien y posteriormente se hacen adiciones o compra de accesorios que hacen parte del mismo. Para mantener la relación, se dejan con el mismo número de registro.

• Cuando se tienen varios bienes devolutivos adquiridos en una misma

compra. El campo “registro” sirve como placa de inventario en el momento de identificar los bienes devolutivos durante el levantamiento de información, puesto que algunos de los bienes devolutivos tienen escrito este número sobre su superficie o en una cinta adherida. Por lo tanto, es el campo que se empleará como llave de conciliación. Número: es el código asignado a cada uno de los funcionarios por cargo. Código: es el número IUI (Índice Universal de Inventarios) asignado a los bienes Detalle: es la descripción de los bienes devolutivos registrados, especificando características tales como marca, modelo y serie, materiales, dimensiones, capacidades etc., según el tipo de bien. Cantidad: indica cuantos ítems del mismo tipo están agrupados en un registro. Precio unitario: Valor de adquisición por ítem, basado en documentos contables. 11.3.2. Base de inventario – Toma Física Es la base que se tiene como resultado del levantamiento de información. La base de inventario presenta los siguientes campos relevantes para la conciliación: PNI: Corresponde al número de registro que aparece en la base de referencia. En este campo se digita el número de registro que tenía el bien cuando se realizó el levantamiento de información. Id_defatrb: Corresponde a la diversidad o nombre del bien, de acuerdo a su clasificación dentro del catálogo de bienes. Permite relacionar internamente cada bien con las cuentas contables y atributos específicos.

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Atr_0 al 6: Corresponden a los campos de atributos que contienen características de los bienes, como marca, modelo y serie, materiales, dimensiones, capacidades etc., tomadas en el levantamiento de información. Resp: Es el número de identificación del responsable del bien en el momento del inventario. Corresponde al campo “código” en la base de referencia. NI - Número Interno: Número interno consecutivo y único del bien, asignado automáticamente por la base de inventario al ingresar la información. Cant: Indica la cantidad de ítems que agrupa el registro en la base de inventario. 11.4. Criterios de identificación y conciliación de bienes devolutivos Como primer paso en la identificación de bienes devolutivos, se tiene los listados de referencia por responsable. Se espera que la mayor parte de los bienes devolutivos en los listados de referencia puedan ser identificados en el levantamiento de información. Durante el levantamiento de información, se procurará realizar la conciliación en sitio, empleando como llave principal para el cruce de bienes devolutivos, el número de Registro. Una vez identificados los bienes devolutivos por su número de registro, se procederá a confirmar que se trata del mismo bien, comparando la información adicional en el siguiente orden:

• Serie • Marca y modelo • Características específicas: color, material, potencia, velocidad,

dimensiones, títulos de libros, volumen, etc. • Cualquier descripción adicional, en ausencia de las anteriores, que

permita identificar plenamente el bien. En aquellos casos en los que no se logre hacer la conciliación directamente en campo por el número de registro, se realizará la comparación por características adicionales, partiendo de la diversidad del bien. La identificación de los bienes en una y otra base, permitirá asignar correctamente la información de costo de adquisición a los registros de inventario. Cuando en la base de referencia suministrada por la Universidad,

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no haya información sobre la fecha de adquisición de los bienes devolutivos, se implementará un procedimiento adicional para la obtención de dicha información. 11.5. Procedimiento para obtención de fechas de adquisición La primera opción es relacionar los registros de la base de referencia con los documentos contables de soporte. De esta manera se puede llegar a la factura de compra del bien devolutivo y se puede obtener esta información. Sólo a partir de 1999 se implementó en Almacén agregar al campo detalle el número de baja de almacén, que a la vez permite relacionar la respectiva alta de almacén y así llegar a la orden de compra y la factura de compra. Los números de las Bajas de almacén son consecutivos que se reinician cada año y por lo tanto, se tienen bajas No 1 por cada año desde 1999 hasta la fecha. Se procede a identificar los documentos soporte para todas las bajas No 1, y luego a realizar una comparación de las descripciones de los bienes devolutivos y los costos de adquisición con los datos de la base de referencia, para determinar cual corresponde al registro. Una vez identificado el documento soporte, se toma la fecha de adquisición en la factura y se anota en un campo fecha, tanto en la base de referencia, como en la base reconstruida. Con los registros de la base de referencia que no tienen números de baja, se procede en forma similar, identificando los documentos soportes anteriores a 1999 y realizando la comparación de información. Se realiza este proceso con cada registro de la base de referencia, hasta cuando todos los registros tengan la fecha de adquisición. Finalmente, en aquellos casos en los que no se logre encontrar un documento soporte con la fecha de adquisición del bien, ésta se estimará a partir del tamaño del número de registro en la base de referencia o de la antigüedad estimada físicamente. 11.6. Tipos de conciliación Dependiendo de la forma en que estén registrados los bienes devolutivos en la base de referencia y en la base de inventario, se pueden presentar tres casos de conciliación:

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11.6.1.1. Conciliación tipo 1. En este caso la conciliación se realiza uno a uno. Es decir, que un registro de la base de referencia corresponde a uno y sólo un registro de la base de inventario. El costo del registro en la base de referencia es el mismo para el registro del inventario. Ejemplo: En la base de referencia aparece una CPU marca Compaq, Modelo Deskpro400, Serie AJDHFB9903J y en el inventario se registró una CPU con las mismas características. El costo de la CPU en la base de referencia será el mismo costo que se le asignará a la CPU encontrada en el inventario. 11.6.1.2. Conciliación tipo 2. Son aquellos casos en los que un registro de la base de referencia corresponde a varios registros en la base de inventario. Se pueden presentar dos situaciones:

• El registro de la base de referencia agrupa varios ítems iguales. En este caso el costo de cada uno de los registros de inventario correspondientes, será igual al costo total del registro en la base de referencia sobre el número de ítems que agrupa. Ejemplo: La base de referencia tiene registrada la compra de 40 extintores por $4.000.000 y en el inventario se encuentran los mismos 40 extintores, pero ubicados en diferentes ubicaciones y con distintos responsables, por lo que cada uno se registra como un bien devolutivo separado y se le asigna un valor de $100.000.

• El registro de la base de referencia describe un bien devolutivo

compuesto por varios elementos, que en el levantamiento de información se registran como bienes separados. En este caso, el costo del registro en la base de referencia debe ser distribuido proporcionalmente en cada uno de los bienes correspondientes en el inventario, basándose inicialmente en los documentos de compra, si estos especifican el valor de las partes individualmente. De lo contrario, se basará en el conocimiento de costos individuales (cotizaciones, experiencia, equipos similares). Ejemplo: La base de referencia registra la compra de un cromatógrafo compuesto por un computador con sus partes, un software especializado, un analizador, un muestreador y una impresora con un costo de $50.000.000; en el inventario se encuentra el mismo bien devolutivo, pero se registra el computador y la impresora aparte del cromatógrafo y del software. El computador deberá tomar el valor de $2.650.000, la impresora el valor

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de $350.000 y el cromatógrafo con su software, el valor restante de $47.000.000.

11.6.1.3. Conciliación tipo 3. Son los casos en los que varios registros de la base de referencia corresponden a un solo registro en la base de inventario. Se presentan dos situaciones similares a la conciliación tipo 2:

• Cuando en la base aparecen varios registros independientes de bienes devolutivos con características similares y en el inventario se registran como un solo ítem agrupado. En este caso el costo que se asignará al registro del inventario, será igual a la suma de los costos individuales de los registros en la base de referencia. Es necesario tener en cuenta que en este tipo de cruce, los registros de la base de referencia deben tener fechas de adquisición y costos similares. La posibilidad de agrupar bienes devolutivos del inventario, depende de la metodología que se establezca previamente. Ejemplo: En la base de referencia aparecen 10 registros correspondientes a sillas. Al realizar el inventario, se encuentran estas diez sillas ubicadas en un comedor a cargo de un solo responsable y se registran en el inventario como un solo ítem, especificando en el campo “cantidad” el valor “10”.

• Cuando en la base de referencia aparece la compra de un bien

devolutivo y registros adicionales correspondientes a accesorios y adiciones, mientras que en el inventario se registra todo como un solo bien devolutivo. El costo que se le asigna al registro del inventario, será igual a la suma de los costos de los registros de la base de referencia. Ejemplo: En la base de referencia se tiene la adquisición de un computador de escritorio y dos registros adicionales por la compra de memoria adicional y un disco duro. En el inventario se registra el computador con sus características con un costo igual a la suma de los tres registros de la base de referencia.

Cuando un bien sea conciliado, se deberá anotar en la base de inventario el número de registro con el que aparece en la base de referencia, para así mantener el control sobre los bienes conciliados. 11.7. Criterios para la Responsabilidad sobre los bienes. Los criterios que se utilizan para establecer el responsable definitivo sobre los bienes devolutivos levantados, serán los siguientes:

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• Responsabilidad por acta de toma física (Anexo B): en caso que el

levantamiento se lleve acabo mediante esta acta y se encuentre firmada por un funcionario, se asumirá que el funcionario que firma es el responsable de los bienes.

• Responsabilidad por Delegado (Anexo D): en caso de existir este

formato totalmente diligenciado y firmado, se asumirá que los bienes que el delegado indique, estarán bajo la responsabilidad del funcionario que firma dicho formato como responsable.

• Responsabilidad por asignación: es la responsabilidad sobre bienes

que imparten los jefes a sus colaboradores, para el desarrollo de sus funciones.

• Responsabilidad por política: para esta responsabilidad se tendrán en

cuenta las políticas para la custodia de bienes. Previamente establecidas o que se establezcan mediante la ejecución del proyecto

• Responsable por Conciliación: esta responsabilidad será la que arroje

el cruce entre la base de referencia y la base de la información de la toma física.

En cada una de las sedes se concertará con la Universidad cual de los anteriores criterios será el de mayor importancia en el momento de establecer el responsable definitivo de los bienes, para la generación y entrega de los listados a los responsables. Se aclara que a todos los bienes de la Universidad se les asignará un responsable teniendo en cuenta los criterios anteriormente descritos. 11.8. Resultado de la conciliación Como resultado del proceso de conciliación, se pueden tener 4 tipos de registros: Registros Conciliados: registros identificados, tanto en la base de referencia, como en la base de inventario, mediante alguno de los tipos de conciliación del numeral anterior. Registros Faltantes: registros de la base de referencia que no fueron identificados en la base de inventario del proyecto.

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Registros Sobrantes: registros de la base de inventario del proyecto que no fueron identificados en la base de referencia. Registro Reclasificaciones: registros de la base de referencia que no se tendrán en cuenta en el levantamiento de información por corresponder a bienes de consumo (según catálogo), o a registros relacionados con gastos y/o valores que no corresponden a bienes. Se dejarán en la base de reconstrucción para que se realice la reclasificación correspondiente en el sistema. Finalmente, se creará una base unificada que incluya los registros Conciliados, Faltantes, Sobrantes y Reclasificaciones, llamada Base de reconstrucción, donde se realizará el procedimiento de reconstrucción de saldos contables de los bienes. 11.9. Análisis contable y generación de comprobantes de ajuste Finalizado el proceso de reconstrucción, se compararán estas cifras con las que figuran en la contabilidad y se propondrán los comprobantes de ajuste respectivos. El proceso de ajuste contable será el producto de comparar los saldos registrados en los estados financieros de la Universidad en las cuentas que consideran bienes, con los saldos resultantes del proceso de toma física, marcación, conciliación, reconstrucción histórica de saldos y avalúo técnico. Por lo tanto, la actividad de ajuste contable consistirá en la generación de los comprobantes contables (con sus respectivos soportes), para llevar los saldos registrados en los estados financieros a los saldos producto del registro de la realidad de cada bien en cuanto a su ubicación, responsable, estado de funcionamiento y conservación y saldos contables y avalúo, de acuerdo con la normatividad contable. El soporte de cada comprobante de ajuste consistirá en un cuadro que compare los saldos registrados en los estados financieros y los saldos producto del trabajo de la depuración, indicando la diferencia que debe ser ajustada. Como resultado de estos procesos, al finalizar el proyecto en cada Sede, se contará con los siguientes productos:

• Listado de bienes conciliados con sus saldos contables reconstruidos y con avalúo y valorización calculada. Por cada Sede, los listados estarán ordenados por Empresa y por clasificación contable. Dentro de cada clasificación contable, los listados se ordenarán por área de responsabilidad y por funcionarios responsables.

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• Listado de bienes faltantes con sus saldos contables reconstruidos en el mismo orden mencionado en el punto anterior. Las investigaciones sobre estos bienes se realizarán como parte del proceso de conciliación. Las responsabilidades se registrarán por el valor de reposición de los bienes faltantes, el cual corresponderá al avalúo de un bien equivalente en capacidad, calidad, obsolescencia y antigüedad que se encuentre en buen estado de conservación.

• Listado de bienes sobrantes con vida remanente y avalúo técnico

estimado en el mismo orden mencionado en los puntos anteriores. La investigación sobre la procedencia de estos bienes se realizará como parte del proceso de conciliación.

• Listado de bienes para reclasificar en el mismo orden mencionado en los puntos anteriores. Se trata de registros de la base de referencia que no se tendrán en cuenta en la toma física y marcación, por corresponder a bienes de consumo o a registros relacionados con gastos y/o valores que no corresponden a bienes.

• Comprobantes de registro contable para: Ajustar los saldos de la Sede

al detalle de bienes depurados; crear la responsabilidad o dar de baja los bienes faltantes; activar los bienes sobrantes; reclasificar los bienes clasificados como consumo. En todos los casos, Se realizará la propuesta del comprobante de ajuste sustentada en los resultados del proyecto y será la Universidad, después de un análisis, quien tome la decisión del registro de los comprobantes. Dependiendo de las decisiones de la Universidad, se realizarán los ajustes que se requiera a los comprobantes y se entregaran firmados por un contador para su registro en el sistema contable de la Universidad. Los comprobantes se elaborarán teniendo en cuenta la normatividad vigente en la materia.

Los programas para realizar el cálculo de los saldos contables, estarán a disposición de la Universidad para que realice las pruebas que requiera y se explicarán en los procesos de capacitación llevados a cabo. Éste, como todos los procesos, será objeto de control de calidad, para lo cual los comprobantes serán verificados antes de ser presentados a la Universidad, revisando su consistencia en relación con los resultados de la toma física, marcación, conciliación y reconstrucción histórica de saldos contables individuales.

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11.10. Forma en que se integra esta metodología, con las demás que tienen relación Esta metodología se asocia íntimamente con el proceso de reconstrucción de saldos y de avalúo, ya que finalmente lo realizado en estas tres actividades, será lo que genere el resultado de los ajustes que se requieran. 11.11. Características sobresalientes de la metodología propuesta La metodología propuesta fue diseñada para soportarse en la herramienta informática diseñada, de modo que antes de concluir sobre los bienes sobrantes y faltantes, pueden presentarse informes para ser analizados en conjunto con los responsables de la Universidad. La flexibilidad brindada por esta herramienta, permitirá que se avance en el proceso de conciliación antes de finalizar el proceso de levantamiento, teniendo como preliminares los cruces realizados. 11.12. Control de calidad en la ejecución de la actividad La actividad en la conciliación se controlará a través de la herramienta informática, a través de rutinas y reportes de integridad, que evitarán las inconsistencias en el proceso.

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12. METODOLOGÍA PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN En el proceso de “Inventario físico”, mientras se realizan las actividades de levantamiento de información y marcación de los bienes objeto de inventario, se hace necesario tener un control simultáneo sobre todos los movimientos de los bienes que tienen lugar. Estos pueden ser ingresos de devolutivos, traspasos, traslados, retiros provisionales, bajas y reintegros y deben realizarse exclusivamente por los conductos normales que se proveen. Para este efecto se trabajará coordinadamente con el personal autorizado, para que la información que generen ellos con los movimientos, sea actualizada permanentemente en ambos sistemas, el oficial y en un sistema temporal administrado por el equipo a cargo del levantamiento, a través de informes con una periodicidad máxima de una semana, que emitirán los funcionarios autorizados y serán entregados al equipo a cargo del levantamiento. Se aclara que para actualizar el sistema de información temporal, se tendrán en cuenta los procedimientos y formatos que actualmente usa el área Inventarios y no los procesos producto del proyecto “Mejoramiento de las funciones de la cadena de bienes y servicios”, ya que estos últimos aún no han sido implantados. El objetivo general de este documento, es exponer la metodología para administrar la información que genere el proyecto de levantamiento, marcación, reconstrucción histórica, avalúo técnico, conciliación, y ajuste para los activos fijos en las sedes Bogotá, Medellín, Manizales, Orinoquía, Amazonía y Caribe, así como de las unidades especiales de Unisalud, Unimedios y Unibiblos. 12.3. Consideraciones Cuando finalice el proceso de depuración en una Sede, es decir, cuando se realicen los ajustes contables, la información que mejor soportará las cifras registradas en los estados financieros, será la que se administrará en el sistema paralelo. Este sistema paralelo será una base de datos con las distintas funcionalidades que se requieren para soportar los procesos mensuales de registros de novedades, de cálculo de depreciaciones y amortizaciones y de generación de comprobantes contables. Las funcionalidades de este sistema paralelo, no serán un entregable del proyecto. Al respecto la Universidad suscribió un contrato con la Firma IT Consultores que es quien se encargara de desarrollar el nuevo sistema (Software) para la gestión, control y administración de los activos fijos. Con relación al sistema paralelo que será utilizado de manera transitoria, los funcionarios de la Universidad tendrán acceso y podrán conocer sus

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funcionalidades, pero no podrán exigir ajustes ni garantía sobre su operación. Solamente podrán exigir los resultados requeridos en los plazos establecidos. Finalizado el proceso de depuración en cada Sede, los funcionarios no continuarán realizando la toma física y marcación de bienes, ya que los únicos elementos objeto de toma física y marcación serán los bienes nuevos, los cuales a partir de la finalización del proceso de depuración, deberán ser inventariados y marcados por los funcionarios de almacén o su equivalente en cada Sede. De este modo, el sistema paralelo se alimentará con los ingresos, traslados y bajas que reporten las áreas de almacén o inventarios o sus equivalentes, hasta finalizar el proyecto. Mensualmente se conciliará la información contenida en el sistema paralelo con las áreas de inventarios o su equivalente, almacén o su equivalente y contabilidad. Las actividades que serán llevadas a cabo en desarrollo de esta actividad de administración de la información, serán las siguientes:

• Registro de altas de devolutivos, traspasos, traslados, retiros provisionales, bajas y reintegros en el sistema paralelo, de acuerdo con los criterios en cuanto a la cuenta contable y la vida útil. Estos criterios se concertarán con las áreas contables de la Universidad. Los soportes para realizar los movimientos serán suministrados por las áreas de inventarios, almacén (o sus equivalentes) y por la persona encargada para controlar los movimientos entre las fronteras en cada sede (conductos normales que la Universidad provee), quien continuará llevando a cabo los procesos normales, pero integrando las instrucciones en cuanto a la forma de describir y marcar los bienes.

• Conciliación de la información registrada en el sistema paralelo con las

áreas de inventarios y almacén o su equivalente, y contabilidad en cada Sede. Este proceso de conciliación deberá ser aprobado por contabilidad y por inventarios o su equivalente. Como resultado de este proceso se suscribirá un acta.

• Cálculo de la depreciación y amortización mensual de los bienes en

cada Sede y generación de los comprobantes contables para registrar la depreciación, amortización y los demás movimientos de bienes. Estos comprobantes serán validados por las áreas contables de la Universidad.

Los procedimientos señalados serán ejecutados en el sistema temporal. Los resultados de estos procesos deberán ser validados por las áreas contables de la Universidad.

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Se aclara que en estos procesos, no se llevarán a cabo actividades de toma física y marcación, ya que estas actividades debieron quedar completadas al finalizar el proceso de depuración en la Sede (para finalizar el proceso, debieron realizarse diversos muestreos de calidad y haber quedado aprobada la toma física y marcación) y por tanto las actividades de toma física y marcación de nuevos elementos, las realizarán los funcionarios de inventario o almacén, o sus equivalentes. 12.4. Parámetros para administrar la información El aplicativo es una base de datos en la que se maneja la información relacionada con los bienes, que integra la información de referencia y aquella capturada en el levantamiento de información. La base de datos está desarrollada sobre la aplicación MS Access y el archivo que se debe ejecutar para acceder al aplicativo es “bdInventario.mdb”. La información contenida en la base de datos se administra empleando las siguientes herramientas:

• Tablas de datos: Se manejan tablas que almacenan la información según sus características, facilitando su administración. Se pueden clasificar en tablas de datos principales y tablas de información complementaria.

• Formularios: Creados para facilitar el ingreso y consulta rápida de

información, así como el acceso a las diferentes herramientas de la aplicación.

• Reportes: Informes que permiten generar las diferentes clases de

documentos manejados en el levantamiento de información, tales como Inventarios de referencia, Reporte de inventario, Reporte de faltantes, Reporte de sobrantes. También se generan informes sobre aspectos específicos del levantamiento de información, tales como Informe de placas utilizadas y listados generales de responsables.

12.4.1. Tablas de datos principales Tabla de bienes: En esta tabla está consignada toda la información de los bienes resultado del inventario físico realizado. Esta información se ingresa al sistema temporal a medida que se desarrolla el inventario. En el sistema el nombre de esta tabla es “tblbienes”. La información de esta tabla es actualizada a través del Formulario de Ingreso de información, que se explicará más adelante.

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La estructura de la tabla es como se muestra a continuación: Tabla 7. Campos tabla de Bienes.19

Equivalencia

IT Campo Descripción Planilla Número de la planilla que se va a diligenciar

Fecha Fecha en la cual fue inventariado el devolutivo. Consignar día, mes y año

Sede

Sede en la que se encuentra el devolutivo. El sentido de esta información es que en un proceso de verificación los devolutivos puedan ubicarse fácilmente. En caso de un elemento portátil o móvil, consignar la ubicación básica del funcionario responsable. Referirse al listado de emplazamientos.

Facultad Facultad en la que se encuentra el devolutivo Programa Programa en el que se encuentra el devolutivo Edificio Edificio en el que se encuentra el devolutivo Piso Piso en el que se encuentra el devolutivo Recinto Recinto en el que se encuentra el devolutivo

Respnsable

Funcionario responsable del devolutivo. Es la persona que tiene a cargo o usa el devolutivo.

Cédula Número de cédula del funcionario responsable del devolutivo

Empresa Clasificación administrativa de la UN, en donde se encuentra el devolutivo

Área de responsabilidad

Se asemeja a un centro de costo, pero con connotaciones de presupuesto. Referirse al listado de áreas de responsabilidad.

Procedencia

Procedencia del bien: Adquisición por contratación (1), Donación (2), Confiscados (3), Sobrantes (4),Comodato (5), Leasing con opción de compra (6), Leasing sin opción de compra (7), Dación de pago (8), Bienes producidos (9), Reposición (10), Obsequio o aprovechamiento (11)

Placa de Inventario

Placa autoadhesiva de código de barras, con ella son marcados los bienes. En caso que el bien no sea posible marcarlo por alguna razón, la etiqueta será asignada y se diligenciará el formato “Hoja de Identificación” (ver anexo M), dicha hoja será archivada en la carpeta del responsable del bien.

Placa de Inventario Del Padre

En caso que un bien sea un hijo o haga parte de otro (caso excepcional cuando se trata de muebles y elementos de oficina), en este campo se colocará el número de la etiqueta de inventario del devolutivo padre.

Descripción

Este campo se usa para la información no referida a atributos que sea relevante relacionar (nombre alterno o de uso local, etc.).

Nombre Esta información se tomará del documento denominado 19 Proyecto mejoramiento de la cadena de bienes y suministros – Proyecto Elemento D Unal-PwC.

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de bien “catálogo de bienes”. En caso que el devolutivo no aparezca relacionado en este documento, se usará el nombre que a criterio del Coordinador de la Sede que esté realizando el inventario y su respectivo responsable, sea el más adecuado.

Marca Marca del devolutivo Modelo Modelo del devolutivo Serie Serie del devolutivo

Atributos (1 al 6)

Son las características técnicas específicas de cada devolutivo. Estos seis campos se diligencian de acuerdo a lo sugerido en el catálogo de bienes. En caso que el elemento no aparezca relacionado en este documento, se consignarán los atributos que de acuerdo al criterio del Coordinador de la Sede que esté realizando el inventario y su respectivo responsable sean los más adecuados.

Observaciones

Observaciones del devolutivo. Este campo se usa para la información no referida a atributos que sea relevante relacionar (alguna situación relevante, etc.).

Antigüedad

Es el valor en años que representa la antigüedad del bien, de acuerdo al juicio de la persona que se encuentra realizando el inventario del devolutivo y de la persona responsable del mismo. A: Más de 20 años; B: Entre 8 y 19 años; C: Entre 4 y 7 años; D: Entre 1 y 3 años; E: menos de 1 año.

Atributos físicos de los activos

Estado

Es el porcentaje que representa el estado de conservación del bien, de acuerdo al juicio de la persona que se encuentra realizando el inventario del devolutivo y de la persona responsable del mismo. No esta asociado a la antigüedad. F: 0 (Malo No Reparable); G: 1-20 (Malo Reparable); H: 21-50 (Regular); I: 51-90 (Bueno); J: 91-100(Excelente).

Funcionamiento

Representa la frecuencia de uso del bien, de acuerdo al juicio de la persona que se encuentra realizando el inventario del devolutivo y de la persona responsable del mismo. K: 0 (No se Usa); L: 1-20 (Eventualmente); M: 21-50 (Poco); N: 51-90 (Mucho); O: 91-100 (Siempre).

Atributos físicos de los activos

Obsolescencia

Representa el grado de desactualización tecnológica que presenta el bien, de acuerdo al juicio de la persona que se encuentra realizando el inventario del devolutivo y de la persona responsable del mismo. P: 0 (Obsoleto); Q: 1-20 (Desactualizado); R: 21-50 (Vía Desactualización); S: 51-90 (Actualizado); T: 91-100 (De Punta).

Estados de Los bienes

Novedades

Clases de Novedades: Activo (A) Retirado del servicio (R) En mantenimiento (N)

Estados de los bienes Proceso Clases de proceso: Conciliado (C) Sobrante (s) Faltante

(F) NI Número interno único del bien dentro del sistema temporal

PNI Número de registro tomado de la base de datos de Bienes y suministros

Cant Cantidad de bienes registrados en el item.

Asignado Tipo de marcación: Etiqueta Adherida(1), Etiqueta Asignada(2), Etiqueta Asignada y grabada(3)

2006 Indica si el bien se encontró físicamente en el inventario.

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verResp Iniciales quien realizó el inventario. Permite llevar un control sobre el trabajo realizado.

Iui Índice universal de inventarios. Clasifica los bienes según su tipo.

Valor Valor de adquisición en pesos del bien, según información suministrada por la Universidad.

Tabla de control de movimientos: En esta tabla se consignan los datos relacionados con los movimientos de los bienes (ingreso, traslado, retiro). En el sistema, esta tabla aparece como “tblMovimientos”. La tabla está conformada por los siguientes campos: Tabla 8. Campos de la tabla para el Registro de Movimientos20

12.4.2. Tablas de datos complementarias Adicionalmente a las tablas principales, el Sistema temporal maneja tablas complementarias con información básica, que permite completar en forma rápida y confiable el registro de los bienes devolutivos inventariados. A continuación se presenta un listado de estas tablas, con la descripción de los campos relacionados con el proceso de Inventario y Control de movimientos. Tabla Áreas de responsabilidad: Información proporcionada por la Universidad. Contiene el listado básico de las diferentes áreas de la Universidad e información adicional sobre las 20 Proyecto mejoramiento de la cadena de bienes y suministros – Proyecto Elemento D Unal-PwC.

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mismas. En el sistema aparece como “tblAreas.”. La información sobre las Áreas es importante para el manejo contable de la información.

Tabla 9. Campos de la Tabla Área de responsabilidad21

Tabla Marcas: Con el fin de minimizar la posibilidad de errores de digitación y ortografía sobre la marca de los bienes al momento de ingresar la información al Sistema Temporal, se creó un listado estándar de las marcas más comunes para toda clase de bienes. Se actualiza paralelamente con el desarrollo del inventario. En el sistema aparece como “tblAtr8”. Tabla 10. Campos de la tabla Marcas22

Tabla Cuentas Contables: Contiene la información relacionada con las diferentes cuentas contables. Esta información es tomada del Plan General de Contabilidad Pública. En el sistema aparece como “tblCtaContable”.


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Tabla 11. Campos de la tabla Cuentas Contables23

Tabla Definición de atributos: Esta tabla contiene información específica de cada tipo de bien, relacionada con los datos que se deben registrar al realizar el inventario. Cumple el papel de intermediario, relacionando las tablas de cuentas contables con la tabla de diversidades. En el sistema aparece como “tblDefAtrb”. Tabla 12. Campos de la tabla Definición de Atributos24

Tabla de Localizaciones: Contiene la información del listado de localizaciones o emplazamientos, suministrado por la Universidad, abarcando desde la


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localización más general hasta la más específica. Aparece en el sistema como “tblLoc”.

Tabla 13. Campos de la tabla Localizaciones25

Tabla de Responsables: Contiene el listado detallado de funcionarios y demás personal de la Universidad para la asignación de inventarios. Existen varios tipos de responsables como nombrados o empleados por contratos. En este listado puede aparecer más de una vez un responsable, ya que la Universidad asigna un código no sólo por responsable sino por cargo. En el sistema aparece esta tabla como “tblResponsables”. Tabla 14. Campos de la tabla Responsables26

12.5. Niveles de seguridad para acceso al Sistema Temporal

25 Proyecto mejoramiento de la cadena de bienes y suministros – Proyecto Elemento D Unal-PwC. 26 Proyecto mejoramiento de la cadena de bienes y suministros – Proyecto Elemento D Unal-PwC

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Se implantó un sistema de seguridad con dos niveles de acceso, para restringir las actividades y posibilidades de cada usuario dentro de la base. Los niveles de acceso son:

• Administrador: tiene acceso a todos los elementos de la base (tablas, consultas, informes, formularios), con posibilidad de consultar, agregar y modificar información, y modificar el diseño, agregar o eliminar elementos. Acceso: Consultor líder equipo de levantamiento.

• Usuario: tiene acceso a todos los elementos de la base, con la posibilidad de consultar, agregar y modificar información, pero no de modificar el diseño de los componentes del aplicativo. Acceso: Personal del equipo de levantamiento de información.

El administrador y cada uno de los usuarios del Sistema Temporal tendrán una clave de acceso al sistema. 12.6. Procedimiento para registro de movimientos 12.6.1. Verificación existencia del bien en la base de datos. Para registrar el movimiento de un bien, primero se debe verificar que el bien se encuentre registrado en la tabla “tblBienes”. Al iniciar el aplicativo, aparece la ventana de inicio, donde se debe escoger la opción Ingreso de información. Ver figura 13. Figura 13. (Formulario de Inicio)27

Aparece un formulario que muestra los campos mencionados en la tabla de bienes. En este formulario, a partir del número de etiqueta o registro del bien, 27 Proyecto mejoramiento de la cadena de bienes y suministros – Proyecto Elemento D Unal-PwC.

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información que debe venir en el documento de almacén que registra el movimiento, se puede buscar si la información ya había sido ingresada y si corresponde al mismo bien relacionado en el documento de Inventarios. De ser así, se puede cerrar este formulario y continuar con el siguiente paso. En caso contrario, se debe ingresar la información correspondiente al bien (Ver figura 2). Cuando se produce algún cambio en la información registrada en la base en alguno de los campos Etiqueta de inventario, Registro y/o Responsable, el sistema genera mensajes de advertencia al usuario para confirmar la validez de estos cambios. Figura 14. (Formulario ingreso de Información)28

12.6.2. Ingreso de información a la tabla de bienes. Para ingresar un bien a la tabla, se hace clic en el botón con el ícono “►*”, junto a los botones de navegación de los registros (Figura 14), con lo cual aparece un nuevo registro con los campos vacíos. Se deben diligenciar todos los campos y selecciones del formulario, teniendo en cuenta que:

• El campo “No. Interno” lo asigna automáticamente el sistema temporal. El sistema no permite su modificación.


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• Los campos que presentan listas desplegables de selección (emplazamientos, áreas, etc.), no permiten el ingreso de información diferente a la contenida en el listado de selección. Por lo tanto, se deben conocer estos listados para evitar ingresar información errónea. La única excepción a este apartado se presenta en el caso del campo marca, en el cual al ingresar una marca no incluida en la base, el sistema da la opción de adicionarla al listado general de marcas. En el formulario de adición de marcas se debe anotar el nombre de la marca, una descripción adicional y, si se conoce, la dirección de Internet de la misma.

Figura 15. (Formulario de adición de Marcas)29

Todos los campos y opciones deben ser diligenciados, para poder pasar a otro registro. Cuando se ha verificado la existencia del bien o se ha registrado la información en la base, se puede continuar con el registro de movimientos. No es necesario cerrar esta ventana. 12.6.3. Registro de información de movimientos Para registrar los movimientos de un bien, en la ventana de inicio se selecciona la opción “Registro de movimientos”, que envía al usuario directamente al formulario de Movimientos.


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Figura 16. (Formulario ingreso de movimientos)30

En esta tabla se diligencian todos los campos solicitados, de acuerdo a lo explicado en la Tabla 2 de este documento. Se puede alternar entre esta ventana y el formulario de ingreso de información para obtener la información de NI y PNI de los bienes. En este formulario también se pueden modificar y/o corregir los datos de movimientos anteriores. Una vez registrado el o los movimientos, se puede cerrar esta ventana y el formulario de Ingreso de información, si aún estaba abierto. 12.7. Actualización del estado de responsables En la ventana de inicio, al pulsar el botón Responsable Check, aparece un formulario que permite consultar y actualizar el estado del proceso de levantamiento de información de los Responsables. Figura 17. (Formulario actualización estado de responsables)31


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Los campos de este formulario son:

• Código cargo: permite acceder a la información del responsable por medio del código asignado por la Universidad.

• Responsable: muestra apellidos y nombres del Responsable, número

del documento de identificación, área y localización.

• OK: este campo marca cuando se ha finalizado satisfactoriamente el proceso de levantamiento de información de un responsable.

• Pendiente: En este campo, en los casos en los que no ha sido posible

finalizar el proceso de levantamiento de información, se registran las observaciones y aclaraciones del caso.

12.8. Reportes de inventario En la ventana de inicio, al pulsar el botón Reportes, aparece una nueva ventana que da la posibilidad de generar los diferentes tipos de reporte especificados en la metodología de toma física. Figura 18. (Formulario de reportes)32


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Inventario de referencia: muestra el reporte con el que se parte para realizar los inventarios físicos, basado en el listado de bienes proporcionado por la Universidad. Inventario de devolutivos: Es el reporte final de inventario por responsable, en el que aparecen los bienes conciliados y sobrantes que quedan bajo responsabilidad del funcionario. Faltantes de inventario: Listado por responsable, de los bienes de la base de referencia que definitivamente no fueron encontrados durante el inventario y que la Universidad decidirá como manejarlos. Etiquetas asignadas: Permite saber cuando una etiqueta ha sido asignada durante el inventario, mostrando toda la información del bien al que fue asignada, ubicación y responsable. Cuando la etiqueta no ha sido asignada, el reporte generado aparece en blanco. Catálogo: Muestra un listado de todas las diversidades presentes en el Catálogo de bienes actualizado, a excepción de todas aquellas diversidades correspondientes a elementos de consumo clasificadas en el grupo 1-15 del IUI (Índice Universal de Inventarios). Etiquetas grabadas: Genera un listado de las etiquetas que han sido asignadas y grabadas, mostrando la información básica del bien, ubicación y responsable. Adicionalmente, permite generar los siguientes reportes: Pendientes por grabar: Genera un reporte para el control de las etiquetas de inventario que han sido asignadas y están pendientes por grabar. Responsable check: Muestra un listado completo de los responsables, con el estado del proceso de levantamiento de información de cada uno y las observaciones sobre el mismo. Responsables: Permite el acceso a un formulario resumen del estado del proceso de información por responsable, permitiendo la rápida actualización del estado de los responsables.

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Figura 19. (Formulario de responsables)33

12.9. Observaciones

• Se debe tener en cuenta que el sistema es temporal y no busca reemplazar en ningún momento el sistema de administración de referencia. Podrá ser ajustado en cualquier momento, de acuerdo a los requerimientos y/o necesidades del Equipo de levantamiento.

• La información sobre movimientos es proporcionada al Equipo de

levantamiento, directamente por los funcionarios del área de Inventarios.

• La información de tablas como Responsables, emplazamientos y

áreas, ha sido suministrada directamente por los funcionarios autorizados.

12.10. Forma en la que se integra esta metodología con las demás que tiene relación El sistema temporal de información se diseño para trabajar de manera consistente todas las fuentes de información. En este sistema igualmente se incluyen las rutinas de generación de muestras. Por tanto los procesos de


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captura, reconstrucción, conciliación y avalúo se integrarán mediante el sistema temporal y la metodología de administración de la información. 12.11. Característica sobresaliente de la metodología propuesta La metodología propuesta y el sistema de información integran las áreas críticas del proyecto, garantizando la integridad y consistencia de la información levantada en el proceso de toma física. 12.12. Control de calidad en la ejecución de la actividad Las principales medidas en el tema de control de calidad en la fase inicial del proyecto se implantarán con las integridades requeridas y los procedimientos de backups y seguridad informática.

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13. METODOLOGÍA PARA EL MANEJO DE LOS BIENES QUE SE

ADQUIERAN O REQUIERAN TRASLADAR Y QUE SE VAYAN DEPURANDO DURANTE EL PROCESO DE TOMA FÍSICA

En el proceso de “Inventario físico”, mientras se realizan las actividades de levantamiento de información y marcación de los bienes objeto de inventario, se hace necesario tener un control simultáneo sobre todos los movimientos de los bienes que tienen lugar. Estos pueden ser ingresos de bienes devolutivos, traspasos, traslados, retiros provisionales, bajas y reintegros y deben realizarse exclusivamente por los conductos normales. Para este efecto se trabajará coordinadamente con el personal de la sección de Inventaros, para que la información que generen ellos con los movimientos, sea actualizada permanentemente en ambos sistemas, el oficial y el temporal administrado por el equipo a cargo del levantamiento, a través de informes con una periodicidad máxima de una semana, que emitirá la sección de Inventarios y serán entregados al equipo a cargo del levantamiento. Se aclara que para actualizar el sistema de información temporal, se tendrán en cuenta los procedimientos y formatos que actualmente usa el área de Inventarios. El objetivo general de esta metodología, es fijar las pautas y establecer las tareas básicas para el “Control de movimientos durante el levantamiento de información de bienes” y así documentar el procedimiento para que pueda ser reproducido y adaptado en cualquier otra condición específica. Objetivo específico: Realzar puntos clave para el correcto desarrollo del control, sin traumatizar el funcionamiento normal de los procesos de administración de bienes en la Universidad 13. 3. Descripción de movimientos 13. 3.1. Ingreso de devolutivos El ingreso de devolutivos se da por varios eventos. 13. 3.1.1. Compras Este es el principal evento para ingresar un devolutivo, está reglamentado dentro del procedimiento llamado igual. El devolutivo entra al almacén mediante un documento llamado “Entrada a almacén” y para que el devolutivo salga del almacén e ingrese al servicio, es decir, al inventario, el

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personal del grupo de “Almacén” debe generar el documento “Salida o baja de almacén” y el personal del grupo “Inventarios” debe generar el documento “Alta de devolutivo”. Es este último documento el que debe ser entregado semanalmente al equipo del proyecto, para que se realicen las actualizaciones correspondientes en el sistema temporal. 13. 3.1.2. Donaciones Debido al carácter académico de la institución, también ocurren ingresos de devolutivos por efecto de las donaciones. En éste caso se genera un proceso específico para que el elemento ingrese al inventario. El elemento donado entra al servicio sin pasar por el almacén y la notificación para tramitar su actualización en el inventario consiste en un oficio (o denuncio para el caso de los semovientes), dirigido a la sección “Inventarios”, grupo “Almacén”, por el responsable del elemento tan pronto éste ingresa. Este documento debe contener como mínimo una descripción general, el responsable y la cantidad de los elementos, un valor de adquisición y la ubicación de dicho elemento. Posteriormente y con ésta notificación, el grupo de “Almacén” procede a ingresar el elemento al almacén. Posteriormente, genera el documento “Salida o baja de almacén” y con éste, el grupo “Inventarios”, el “Alta de devolutivo”. Es este último documento el que debe ser entregado semanalmente al equipo del proyecto, para que se realicen las actualizaciones correspondientes en el sistema temporal. 13. 3.1.3. Transferencias entre sedes Durante este evento un elemento deja de pertenecer a una sede para ser trasladado a otra, por lo cual se deberá realizar el cambio de placa de acuerdo con la numeración correspondiente a cada sede. Hay un procedimiento estipulado que contempla este movimiento y utiliza unas cuentas puente en la contabilidad para ese fin. En la sede Bogotá se realiza la transferencia de bienes, utilizando el acta de entrega y recibo de bienes devolutivos en servicio; adicionalmente la sección de inventarios deja constancia de dicha transferencia mediante notas de traslado, que son enviadas a la sección de contabilidad como soporte de la transferencia para que se realice el movimiento contable. En la sede Medellín este movimiento se realiza utilizando el acta de entrega de bienes devolutivos en servicio y se descarga de la sede realizando una baja por traslado de sedes. En la sede Manizales la transferencia es soportada por el acta de bienes en préstamo a nivel externo. El nuevo responsable del elemento deberá notificar inmediatamente a la sección “Inventarios”, grupo de “Almacén”, mediante el acta que se maneje, en donde contenga la descripción del bien tal como: el responsable, la cantidad de los elementos, el número de la placa, la marca,

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el modelo, la serie. Para que el elemento ingrese al almacén, el grupo “Almacén” gestiona la salida de almacén, y el grupo “Inventarios” genera el documento “Alta de devolutivo” y así le da ingreso al inventario. Estos documentos soporte son los que deben ser entregados diariamente al equipo del proyecto, para que se realicen las actualizaciones correspondientes en el sistema temporal. 13. 3.1.4. Producción Este es el evento por el cual se generan elementos que entrarán al inventario de devolutivos. Comúnmente sucede con los libros y los semovientes y ocasionalmente en muebles y enseres, maquinaria y equipo y software. Acá el responsable debe reportar o denunciar inmediatamente la creación de estos nuevos elementos a la sección “Inventarios”, grupo de “Almacén”, mediante un oficio, el cual debe contener como mínimo una descripción general, el responsable, la cantidad de los elementos, la ubicación y el valor de adquisición / producción estimado de dicho elemento, para que el grupo de “Almacén” ingrese el elemento al almacén, le de la salida y así el grupo “Inventarios” genere el documento “Alta de devolutivo” y le de ingreso al inventario. Este último documento es el que debe ser entregado semanalmente al equipo del proyecto, para que se realicen las actualizaciones correspondientes en el sistema temporal. 13. 3.1.5. Comodato o préstamo de, ó a otra entidad Este evento opera en dos vías. La primera es cuando se entrega respaldado en un contrato o documento, bienes devolutivos ya existentes a un tercero para su operación, sin alterar la propiedad del mismo. Este caso se manejará como un traslado de devolutivos, dejando como soporte el documento de salida de almacén. La segunda es cuando mediante un contrato o documento, se recibe un bien propiedad de un tercero para ser usado sin alterar la propiedad del mismo. Estos bienes ingresarán por almacén, dejando un documento soporte; serán marcados y asignados a un responsable. En este último caso, los bienes son registrados contablemente en cuentas de orden. En los dos casos, para efectos de actualización en el sistema temporal, se entregarán con una periodicidad semanal, los contratos o documentos que soporten estas operaciones en cualquier sentido.

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13. 3.2. Traslado de devolutivos El movimiento de devolutivos entre emplazamientos generales, áreas de responsabilidad o responsables, generarán actas de orden de retiro provisional o actas de entrega y recibo de elementos en servicio, según corresponda. Informar inmediatamente dicho movimiento a la sección de “Inventarios”, es responsabilidad exclusiva de la persona que entrega y de la que recibe el devolutivo (los responsables). Este reporte se hace a través de un oficio donde consta como mínimo una descripción general, el responsable que entrega y el responsable que recibe, la cantidad de los elementos y la ubicación de dicho elemento. Ambos responsables deben firmar el documento. Para este tipo de movimiento, estos documentos son los que deben ser entregados semanalmente al equipo del Proyecto, para que se realicen las actualizaciones correspondientes en el sistema temporal. En los casos de traslados de equipos, se debe buscar al área de “Inventarios”, de manera que se puedan simplificar los trámites. De esta forma se puede establecer que el procedimiento para cualquier tipo instalación, mantenimiento, soporte técnico de equipos de sistemas, se gestione a través del grupo mesa de ayuda y que el documento “Reporte de solicitud mesa de ayuda” que se diligencia, sirva para notificar al área “Inventarios”, sobre el mismo. Este documento también debe ser entregado al equipo de trabajo para soportar el movimiento. La primera instancia del evento “Comodato o préstamo”, debe generar un traslado de emplazamiento y de responsable. Entonces los responsables implicados (el que entrega y/o el que recibe), deben notificar inmediatamente el cambio por medio del documento respectivo a la sección de “Inventarios”. 13. 3.3. Reintegro de devolutivos El reintegro de devolutivos ocurre por dos eventos: El primero es el retiro o baja de inventarios y el segundo es el retiro provisional. 13. 3.3.1. Retiro o baja de inventarios Este es el evento por el cual un elemento se descarga del inventario de un responsable, porque el elemento ha dejado de prestar su servicio de forma normal. Las razones pueden ser múltiples. Entre las más comunes están la obsolescencia, el deterioro irreparable, el hurto y la desaparición por siniestro. Es entonces cuando el responsable debe notificar inmediatamente a la sección de “Inventarios”, mediante el acta de entrega de elementos devolutivos al almacén de inventarios. En dicha acta se especifican las descripciones como el responsable, la cantidad de los elementos, el número

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de la placa, la marca, el modelo, las series, el estado del mismo, valor unitario y el valor total y demás que esta acta contenga. El documento será procesado por el personal de la Universidad y el caso analizado. Para los equipos de sistemas se debe aplicar el mismo procedimiento descrito en el numeral de traslados. Diariamente el grupo de “Inventarios” entregará estas actas soporte al equipo del Proyecto, para que se realicen las actualizaciones correspondientes en el sistema temporal. 13. 3.3.2. Retiro provisional Este evento sucede cuando un elemento va a ser retirado temporalmente. Las razones son múltiples. Por ejemplo, prácticas académicas de campo, investigación, préstamo a profesores y/o estudiantes, etc. El responsable del elemento debe notificar inmediatamente al área de “Inventarios”, el cambio de situación, utilizando una carta u oficio donde aparezca como mínimo el responsable que autoriza el retiro, el responsable temporal del elemento, el área responsable del elemento, el motivo del retiro, la cantidad y la descripción del elemento y la fecha estimada de reintegro del elemento. El grupo de “Inventarios” deberá entregar semanalmente estos documentos al equipo del Proyecto, para que se realicen las actualizaciones correspondientes en el sistema temporal. En los casos de bienes bajo la supervisión del área de sistemas, se aplicará el mismo procedimiento descrito en el numeral 3.2. Cabe aclarar que estos tipos de retiros no involucran el registro contable del bien. Desde la perspectiva contable, estos movimientos se tratan como un traslado de responsable y emplazamiento. 13. 3.4. Baja de devolutivos Este movimiento es un retiro permanente del bien y genera el movimiento contable del bien. Desde la perspectiva del control de movimientos, éstos deben ser notificados por el grupo de “Inventarios” al equipo del proyecto, para eliminar el registro del sistema temporal. Debe constar como una actividad de verificación en la cual se certifique mediante las actas que el bien dejó de pertenecer a la Universidad, dichas actas pueden ser, por motivo destrucción, desmantelamiento, venta, donación o algún otro evento y anular los números de inventario asociados al bien.

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13. 4. Oportunidad en el inventario y marcación de los bienes Aunque se solicita que los documentos soporte de los movimientos sean entregados con una frecuencia semanal, es deseable realizar esta entrega con una frecuencia menor, especialmente cuando se produce la solicitud del o los responsables, con relación al requerimiento de un bien, o a un traslado o un reintegro. Debe existir una comunicación muy fluida entre el equipo a cargo del levantamiento de información y el equipo de “Bienes y Suministros” para que el inventario de referencia se actualice permanentemente. Caso 1. Levantamiento y marcación del bien en el momento en que se produce la entrada al almacén. Considerando que el almacén es el sitio por el que entran la mayoría de devolutivos, se considera muy conveniente realizar el levantamiento de la información y la marcación de los bienes devolutivos en el momento en que ingresen al almacén, ya que en ese momento se cuenta con toda la documentación e información disponible. De esta forma se facilitará mucho el registro de la salida del almacén y la actualización del inventario. Si no fue posible realizar el levantamiento y marcación del bien en el momento de su ingreso al almacén, este levantamiento se realizará dentro de la semana siguiente al suministro del documento respectivo, entrada al almacén. De esta forma el sistema de “Inventarios” y el sistema temporal a cargo del equipo del levantamiento, se mantendrán actualizados con máximo una semana de diferencia. Con esta misma lógica se considera muy conveniente realizar en las primeras instancias el inventario y marcación de los bienes del almacén. Caso 2. Salida de un bien del almacén. Idealmente se debe marcar, inventariar (si no se realizó previamente), asignar el responsable y completar los datos sobre sus características y ubicación del bien en el momento en que se produce la salida del almacén. Si los datos no se registraron en el momento en que se produjo el movimiento salida del almacén, el levantamiento de información y marcación se realizará dentro de la semana siguiente al suministro del documento respectivo. De esta forma el sistema de “Inventarios” y el sistema temporal a cargo del equipo del levantamiento, se mantendrán actualizados con máximo una semana de diferencia. Caso 3. Instalación directa de un bien, sin pasar por el almacén. Cuando un bien se instale sin pasar previamente por el almacén, en el momento de registro por parte del personal de la sección de “Inventarios”,

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idealmente, se levantará la información sobre las características, responsable, ubicación y se marcarán los bienes. Si los datos no se registraron en el momento en que se produjo el movimiento, el levantamiento de información y marcación se realizará dentro de la semana siguiente al suministro del documento respectivo. De esta forma el sistema de Inventarios” y el sistema temporal a cargo del equipo del levantamiento, se mantendrán actualizados con máximo una semana de diferencia. Caso 4. Traslado de un bien de un responsable a otro o de una localización a otra. Cada vez que se solicite al personal de la sección de “Inventarios”, el traslado de determinado bien, el equipo de levantamiento acompañará a los funcionarios del área de Inventarios para inventariar y marcar los bienes a trasladar. Si los datos no se registraron en el momento en que se produjo el movimiento de traslado, el levantamiento de información y marcación se realizará dentro de la semana siguiente al suministro del documento respectivo. De esta forma el sistema de “Inventarios” y el sistema temporal a cargo del equipo del levantamiento, se mantendrán actualizados con máximo una semana de diferencia. Caso 5. Reposición de bienes por el proveedor. Cuando un bien que estaba en periodo de garantía es reemplazado por mal funcionamiento o daño, por parte del proveedor, el personal del equipo de trabajo deberán acompañar a los funcionarios del área de “Inventarios” hasta el sitio donde será reemplazado el bien. Allí deberán remover la etiqueta del bien anterior y anularla, etiquetar con una nueva etiqueta y tomar todos los datos relevantes del nuevo bien. Posteriormente, la información registrada en el sistema temporal deberá ser modificada, actualizando los datos necesarios, así como los números de identificación. Caso 6. Reintegro de un bien a la bodega de devolutivos. Cada vez que se solicite al personal de la sección de” inventarios”, el reintegro de determinado bien, el equipo de levantamiento acompañará a los funcionarios de la sección de “Inventarios”, para inventariar y marcar los bienes a reintegrar. Si los datos no se registraron en el momento en que se produjo el movimiento de reintegro, el levantamiento de información y marcación se realizará dentro de la semana siguiente al suministro del documento respectivo. De esta forma el sistema de “Inventarios” y el sistema temporal a cargo del equipo del levantamiento, se mantendrán actualizados con máximo una semana de diferencia.

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Con esta misma lógica se considera muy conveniente realizar en las primeras instancias, el inventario de la bodega de devolutivos, sin obviamente considerar los bienes que se encuentran ya relacionados para dar de baja. Caso 7. Cualquiera no considerado en los seis anteriores. Cada vez que sea necesario realizar un movimiento de bienes por parte del personal de la sección de “Inventarios”, idealmente, el equipo de levantamiento acompañará a éstos funcionarios para inventariar y marcar los bienes en el momento en que se produzca el movimiento. Si los datos no se registraron en el momento en que se produjo el movimiento, el levantamiento de información y marcación se realizará dentro de la semana siguiente al suministro del documento respectivo. De esta forma el sistema de “Inventarios” y el sistema temporal a cargo del equipo del levantamiento, se mantendrán actualizados con máximo una semana de diferencia. 13. 5. Actualización sistema de “Inventario” y sistema temporal a cargo del equipo de levantamiento Con los documentos soporte de los movimientos el personal de la sección de “Inventarios”, actualizará el sistema a su cargo y de forma análoga con los documentos en referencia, mas la respectiva inspección física, levantamiento de información y marcación, el grupo de levantamiento actualizará el sistema temporal a su cargo. Las dos bases de datos se compararán semanalmente para verificar la consistencia, considerando como parámetros la cantidad de registros y el costo histórico. Si llega a presentarse alguna diferencia, ésta debe ser investigada y se debe hacer el ajuste que resulte en la base de datos que presente la inconsistencia. Es básica una administración estricta y documentada de estas bases de datos, para garantizar la confiabilidad de la información allí almacenada, tanto por parte del personal de la sección de “Inventarios”, como por parte del grupo de levantamiento. 13. 6. Rastreo de movimientos Para tener la posibilidad de investigar a fondo probables inconsistencias, el sistema temporal contemplará una facilidad de investigar hacia el pasado los movimientos de bienes devolutivos. De esta forma se podrán rastrear los movimientos efectuados durante el levantamiento de información, analizando

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para un elemento o un responsable específico, situaciones particulares. La estructura de la tabla creada en el sistema de información temporal para rastrear estos movimientos, será la siguiente:

Tabla 15. Campos para el rastreo de movimientos34

13. 7. Forma en que se integra esta metodología con las demás con las que tiene relación Esta metodología está asociada especialmente a los procesos de administración de información, levantamiento y marcación, entendiendo que todos los bienes nuevos deben quedar depurados en el momento en el que se lleva a cabo su ingreso. Lo anterior significa que deben quedar descritos, marcados y asignada su responsabilidad, en concordancia con los criterios que están siendo usados en el proyecto. 13. 8. Característica sobresaliente de la metodología prepropuesta La metodología propuesta prevé y tipifica las situaciones que comúnmente se presentarán con el ingreso de elementos nuevos y describe los procedimientos que deben aplicarse. 13. 9. Entregables de este proceso y metodología Los bienes correctamente descritos, marcados, asignada su responsabilidad e integrados tanto al sistema temporal, como al sistema de información administrado por la Universidad, será el entregable de esta actividad. 34 Proyecto mejoramiento de la cadena de bienes y suministros – Proyecto Elemento D Unal-PwC.

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13. 10. Control de calidad en la ejecución de la actividad Por tratarse de bienes nuevos, existirá un control evidente por parte de los funcionarios del área de Inventarios de la Universidad. Estos bienes de todos modos estarán incluidos en los muestreos de calidad que se hagan sobre la totalidad de los bienes. Se programarán muestreos especiales únicamente sobre este tipo de bienes, para garantizar que los procesos han sido asimilados y se seguirán ejecutando a futuro.

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CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

El progreso del proyecto y la implementación de las metodologías desarrolladas evidencian que la Universidad Nacional de Colombia debe ajustar sus experiencias en torno al manejo de los activos fijos a las mejores prácticas y las disposiciones relacionadas de los entes de control. Debido a la amplitud de su historia (140 años) y su gran magnitud (alrededor de 10.000 funcionarios sin contar los contratistas y más de 700.000 bienes registrados a nivel nacional), la Universidad como institución cuenta con una de las diversidades más complejas del país teniendo en cuenta las actividades que se desarrollan en su interior. Esta condición complejiza la parametrización de los procesos en la gestión y manejo de bienes, entendiendo las metodologías como una herramienta valiosa para la administración pero a la vez como un implemento imperfecto y sujeto a un ajuste permanente con las particularidades que resultan evidentes con las nuevas adquisiciones o situaciones en el manejo de bienes. La exigencia de cuidado por parte de la Universidad frente al manejo de sus bienes resulta de importancia relevante ya que se evidenció por medio de la implementación de las metodologías que a los largo de la historia de su administración no se prestó la atención necesaria al tema de inventarios y como consecuencia de ello, al inicio del proyecto se diagnosticó un escenario con factores muy negativos cuya salida resulto bastante compleja. Una vez superados los factores identificados, es necesario que mediante la conciencia de la institución sumada al desarrollo de nuevas prácticas, se garantice una citación sostenible para que no se congestiones nuevamente los procesos en el manejo de bienes. El levantamiento de la información de los activos fijos de la Universidad, busca resolver los problemas administrativos de la institución en cuanto a sus inventarios y además frente a sus procesos contables y financieros, como resultado de la información producida a través de la implementación de las metodologías, la Universidad podrá reflejar la realidad contable y financiera de sus activos y resolver de manera mas eficiente los requerimientos de los entes de control al respecto. De igual manera el desarrollo de un nuevo sistema de inventarios en la Universidad a partir de la realización del proyecto de implementación de las metodologías, pretende lograr una mejora significativa en cuanto a supresión de trámites innecesarios y poco eficientes. A través del desarrollo de un nuevo sistema de información, la Universidad Nacional pretende lograr ponerse a la cabeza de las instituciones de educación superior en el país en

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cuanto al manejo de activos sirviendo a la vez, como ejemplo a seguir para las demás instituciones de características afines. Vale la pena mencionar que el desarrollo del presente proyecto es indispensable dado que la contraloría registró el siguiente hallazgo “No existe certeza sobre el saldo de las cuentas del Grupo de Propiedades, Planta y Equipo, diferentes a terrenos y edificaciones, dado que la UNAL no ha efectuado inventario físico de sus bienes, realizó el cálculo de la depreciación en forma global, no ha actualizado la valorización y no ha terminado el proceso de depuración de los bienes muebles” y la Universidad dentro del plan de mejoramiento suscrito con esta entidad planteó como acción correctiva “continuar con la ejecución el Proyecto de Mejoramiento de las Funciones de la Cadena de Bienes y Servicios, el cual incluye el levantamiento, marcación, valuación y conciliación de activos fijos y de sistematización de la gestión de la cadena de bienes y servicios y el diseño de la normatividad, así como su implementación”. El desarrollo de las metodologías contenidas en este documento constituye la base para guiar el levantamiento del inventario y garantizar su ejecución en los plazos establecidos y por tanto es necesario se consignen los acuerdos entre la Universidad Nacional de Colombia y la firma que desarrolla las actividades de inventario, luego de llevar a cabo un proceso de dimensionamiento de la cantidad y distribución de los bienes, de analizar la información de referencia y sistemas en la que se administra, de conocer en detalle los equipos de trabajo y procedimientos mediante los cuales se lleva a cabo la gestión de bienes inmuebles y devolutivos en la Universidad y de estudiar la normatividad vigente aplicable a los procesos de gestión de bienes devolutivos en el sector público y la Universidad. Por tanto se expondrán claramente los entregables del mismo al finalizar en su totalidad los procesos descritos al interior de las metodologías, las actividades que se ejecutarán, indicando su fecha de inicio, duración y recursos asignados, protocolos de comunicación, y los riesgos y los planes de contingencia. El control de movimientos consistirá en la toma física y marcación de todos aquellos elementos que sean trasladados entre responsables, o que ingresen a las bodegas de reintegros, o que retornen al servicio de las bodegas de reintegros, o que sean dados de baja desde las bodegas de reintegros. Al respecto se implementará un sistema de información paralelo para administrar el control de movimientos, de modo que las secciones de inventarios y almacén continúen con sus actividades normales. La manipulación de las bases de datos resultantes de dicha gestión estará a cargo del Administrador de la Información quien a través de consultas puede

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medir el rendimiento y la fiabilidad de la información, todo esto a través de procesos de Pruebas de Error estadísticos. Para la generación de informes se realizan consultas directamente desde el sistema. En lo referente a Planillas de Funcionarios de la Base de Datos de Referencia, Planilla de Asistentes, los informes de cantidades o específicos son generados por el Administrador de Información, previa solicitud.

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BIBLIOGRAFIA

CHIAVENATO, Idalverto, Introducción a la teoría general de la Admisnitracion, McGraw Hill, Mexico 1999. Congreso de la República de Colombia, Ley 610 de 2000. Congreso de la República de Colombia, Ley 734 de 2003, Código Único Disciplinario. Contraloría General de la República, Plan General de Contabilidad Pública (PGCP) Contraloría General de la República, Circular Externa 060 de 2005 Contraloría General de la República, Concepto CGR 3909-02 responsabilidades de los contratistas. Contraloría General de la República, Concepto CGR 1390-03 perdida de bienes investigaciones disciplinarias. Contraloría General de la República, Concepto CGR No. 2406-03 Procedimiento para bajas. Contraloría General de la República, Concepto CGR 58830 – Donaciones. Contraloría General de la República, Concepto CGR 20757 perdida de bienes Contraloría General de la República, Concepto CGR No. 1686-03 manejo de bienes. Contraloría General de la República, Concepto 68922 gestión fiscal Universidad Nacional de Colombia, Estatuto de Personal Académico y Administrativo. Universidad Nacional de Colombia, Resolución 1672 de 1993, Rectoría. Universidad Nacional de Colombia, Resolución 230 de 2005, Gerencia Nacional Financiera y Administrativa. Universidad Nacional de Colombia, Resolución 288 de 2006, Gerencia Nacional Financiera y Administrativa.

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ANEXOS

ANEXO A

ANEXO B

ANEXO C

ANEXO D

FORMATO DELEGACIÓN TOMA FÍSICA (Ciudad) (Fecha) Yo, ______________________________________________ como responsable de los bienes adjudicados por la Universidad Nacional de Colombia para el desarrollo de mis funciones, y en vista de que no estaré presente en el momento de Toma Física de los bienes a mi cargo, cita establecida por la firma PricewaterhouseCoopers encargada de la ejecución del PROYECTO ELEMENTO D, designo a ___________________________ ____________________________como delegado para que en mi ausencia, permita el acceso al equipo de Toma Física para que realice el levantamiento y marcación de los bienes a mi cargo, y así mismo firme por mí las planillas de registro correspondientes a esta labor. Igualmente, declaro que la persona que he designado como Delegado, está en capacidad de indicar al equipo de Toma Física la ubicación de todos y cada uno de los bienes bajo mi responsabilidad. Firma: _________________________ _________________________ REPONSABLE DELEGADO Nombre: Nombre: C. C. C. C.

ANEXO E

ANEXO F

ANEXO G

Respetado señor(a) Fecha _________________ Le informamos que mediante el contrato 028-2005, el inventario de los bienes devolutivos de la Universidad Nacional de Colombia Sede Bogota, se estará llevando a cabo entre el 1 de marzo de 2006 y el 28 de Agosto de 2007. En razón de lo anterior, se había programado realizar el levantamiento físico de los bienes devolutivos a cargo de las personas ubicadas en el edificio, el día de hoy. En el proceso de levantamiento, hemos detectado los bienes a cargo (disponibles para ser inventariados), de cada funcionario por edificio. Dado que en este momento no le es posible atendernos, posteriormente se le harán llegar dos originales del reporte de bienes a cargo del funcionario, identificados físicamente en el edificio de referencia; además de dos originales del reporte de bienes a cargo del funcionario que a la fecha no han sido identificados físicamente. Si tiene alguna observación, la podrá realizar al CAR (Centro de Atención al Responsable), aun correo electrónico y/o una línea telefónica que posteriormente serán divulgadas. Atentamente, Coordinador Sede Bogotá

ANEXO H

Señor(a) <<Nombre>> <<Cargo>> Universidad Nacional de Colombia Sede Bogotá Referencia: Carta de Agradecimiento 24 de abril de 2007 Estimado(a) señor(a) <<apellido>>: Para la universidad Nacional de Colombia es de gran importancia que usted haya finalizado su proceso de levantamiento y marcación de bienes de manera oportuna y exitosa. Por tal razón, el nombre de nuestra institución y del equipo que ha llevado a cabo el proyecto, ofrecemos nuestros más sinceros agradecimientos, por que gracias a personas con compromiso institucional como usted, ha sido posible sacar adelante esta etapa del proyecto. Esperamos igualmente que para el futuro, continuemos contando con su amable colaboración en caso que se requiera, de tal forma que se facilite la gestión de nuestro equipó y se consigan los resultados esperados con la mayor prontitud. De esta manera, se espera que gracias a su colaboración, en un mediano plazo contemos con una mejor administración de los recursos, un mayor cuidado y aprovechamiento de los bienes devolutivos y una seguridad más estricta, lo cual favorecerá la ejecución de las labores de toda la comunidad universitaria. Muchas gracias de nuevo por su apoyo. Cualquier duda o comentario, lo podrá realizar al CAR (Centro de Atención al Responsable), a un correo electrónico y/o una línea telefónica que posteriormente serán divulgadas. Cordialmente, ___________________________ <<nombre>> Vicerrector / Director Administrativo

ANEXO I

La encuesta que tiene en sus manos se utilizará para evaluar y dar seguimiento a los mensajes y canales de comunicación utilizados para informar y transmitir las aspectos mas relevantes del Proyecto ELEMENTO D, sobre el levantamiento, marcación, reconstrucción histórica, avalúo técnico, conciliación, y ajuste para los activos fijos en las sedes Bogotá, Medellín, Manizales, Orinoquía, Amazonía y Caribe, así como de las Unidades Especiales de Unisalud, Unimedios y Unibiblos. La información que usted proporcione será muy importante para establecer un canal bidireccional de comunicación en procura de un mejor entendimiento del proyecto, por lo cual pedimos su colaboración para responder de manera FRANCA Y SINCERA a cada una de las afirmaciones. Termine de leer cuidadosamente el instructivo antes de proceder al diligenciamiento de la encuesta.

INSTRUCTIVO

La encuesta tiene un conjunto de afirmaciones sobre algunos aspectos relacionados con el plan de comunicaciones del Proyecto ELEMENTO D. Cada afirmación presenta cuatro alternativas de respuesta. Lea detenidamente la afirmación y marque con una X la opción con la que usted más se identifica, de acuerdo con los criterios: 1: Total Desacuerdo 2: Desacuerdo 3: Acuerdo 4: Total Acuerdo En cada fila sólo debe marcar una opción. Una vez diligenciada la encuesta, por favor entregado al encargado de Administración de Cambio del Proyecto.

POR FAVOR, NO DEJE DE MARCAR NINGUNA AFIRMACIÓN. MUCHAS GRACIAS POR SU COLABORACIÓN

ENCUESTA EFECTIVIDAD DE MEDIOS DE COMUNICACION

ANEXO J Diagrama de flujo proceso de verificación de bienes

ANEXO K Diagrama de flujo proceso de Levantamiento de

Información

ANEXO L

SUGERENCIAS EN LA APLICACIÓN DE ETIQUETAS PARA LA MARCACION DE BIENES. El material de etiquetas es un poliéster plata mate, con excelente desempeño frente a la abrasión y a todas las exigencias propias de esta aplicación; posee un adhesivo de alta pegajosidad que brinda una excelente adhesión a una amplia variedad de superficies. La vida útil de una etiqueta no solo depende del material, es importante tener en cuenta la siguiente información para garantizar la correcta aplicación y el desempeño del material. 1. No coloque la etiqueta en esquinas, ni áreas curvas. La etiqueta debe colocarse en zonas planas, para poder leer el código de barras. 2. Antes de aplicar la etiqueta, se debe realizar una limpieza en la zona de la aplicación. Generalmente las superficies están sucias, con residuos de grasas, en el mejor de los casos se presentan residuos abundantes de polvo, la unión del adhesivo de la etiqueta no actúa sobre estas contaminaciones y por esto las etiquetas pueden llegar a soltarse. La limpieza debe realizarse con alcohol iso-propílico (IPA), el cual no deja una capa grasa que interfiere la fuerza de adhesión del adhesivo. 3. No se debe aplicar la etiqueta en superficies rugosas, se sugiere aplicarlas en zonas lisas donde el adhesivo de las etiquetas alcanza a humectar toda el área de la superficie. 4. Las etiquetas deben aplicarse a temperatura ambiente, no se recomienda aplicarlas a temperaturas por debajo de 4° C. (El proceso de limpieza tiende a elevar la temperatura de la superficie). Cuando las superficies están a temperaturas bajas, menores a 10° C (50° F), el adhesivo se torna firme y no desarrollará su máximo contacto con la superficie. Para obtener mayores adhesiones iniciales, haga presión con un rodillo sobre el material adherido. 5. Las etiquetas no están recomendadas para aplicación en exteriores (contacto con el medio ambiente). 6. Cuando existen máquinas o equipos que trabajan a temperaturas muy altas (por encima de 100 °C), la etiqueta debe colocarse cerca al tablero de control, donde la temperatura no estará en estas condiciones. 7. Una vez la etiqueta es aplicada, la zona puede limpiarse con agua y jabón, pero no se deben tener exposiciones muy prolongadas con detergentes o blanqueadores. 8. Cuando la etiqueta es necesario aplicarla en un bien expuesto al medio ambiente, es necesario aplicar barnices o selladores translúcidos mate (no alto brillo) sobre la etiqueta para sellar los bordes y permitir una mayor vida útil del material. 9. Las etiquetas que no se apliquen deben permanecer con su “liner” o protector de papel siliconado en condiciones normales de almacenamiento, temperatura no mayor a 22 °C, ambiente fresco, ventilado, humedad relativa no mayor al 50%.

ANEXO M

El uso de esta Hoja de Identificación es para los bienes a los cuales se les asigno la placa o su marcación fue directa. Esta hoja de identificación será archivada en la carpeta del funcionario responsable del bien.

ANEXO N

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