17417 Estrutura e Processos Organizacionais Aula 02 Volume 01
CURSO DE CAPACITAÇÃO GESTÃO DE PROCESSOS ORGANIZACIONAIS ...
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CURSO DE CAPACITAÇÃO
GESTÃO DE PROCESSOS ORGANIZACIONAIS NA UFPA
Universidade Federal do Pará (UFPA)Pró-Reitoria de Planejamento e Desenvolvimento Institucional (PROPLAN)
Diretoria de Gestão EstratégicaCoordenadoria de Gestão de Processos
THIAGO GONÇALVESTécnico Administrativo UFPA/PROPLAN/DIGEST
Coordenador de Gestão de Processos
THIAGO GONÇALVESTécnico Administrativo
UFPA/PROPLAN/DIGEST
Coordenador de Gestão de Processos
Engenheiro de Produção
Mestre em Gestão Pública
Unidades do Curso
• Unidade 1: Conceitos básicos
• Unidade 2: Aplicação na UFPA
• Unidade 3: Mapeamento
• Unidade 4: Análise e Controle
• Unidade 5: Melhoria
GESTÃO DE PROCESSOS ORGANIZACIONAIS NA UFPA
Conceitos Básicos sobreGestão de Processos
Organizacionais
O que é um PROCESSO ORGANIZACIONAL?
Agrupamento das atividades
administrativas permanentes de uma
instituição.
“É uma agregação de atividades e comportamentos executados porhumanos ou máquinas para alcançar um ou mais resultados.”
(BPM CBOK, 3ª Edição)
Por exemplo:
Emitir diplomas
Realizarmanutenção
Estabelecer acordos de cooperação
Fluxo do Processo
PROCESSO(transformação)
Entrada Saída
Agregaçãode Valor
FORNECEDOR CLIENTE
Informaçõesprodutosserviços
Informaçõesprodutosserviços
Solução de problemas de rede
de internet
Chamada no SAGITTA
Servidor com problema de rede
de internet
Problema solucionado
Servidor com problema
solucionado
Empresa quer contratar
estagiários
Divulgação de vagas de estágio pela Central de
Estágios
E-mail solicitando a divulgação da vaga
Vaga de estágio divulgada
Discente recebe vagas de estágio
abertas
Benefícios do uso da Visão por Processos
ANÁLISE: Facilitar a análise de forma visual dos fluxos de trabalho.
MELHORIA: enxergar e analisar o processo pode gerar ideias de melhorias.
COMUNICAÇÃO: divulgar para os envolvidos no processo sobre a forma que ele deve ocorrer.
PADRONIZAÇÃO: estabelecimento de padrão a ser seguido de procedimentos.
INTEGRAÇÃO: fica mais claro o papel de cada ator envolvido nas atividades da organização
Quando um processo organizacional é
mapeado...
• Gestores e pessoas envolvidas descobrem coisas que estavam “ocultas”
• Percebem que tinham visão distorcida sobre como o trabalho ocorre
• Registrar como as atividades ocorrem ou devem ocorrer faz com que as pessoas tenham que estruturar na cabeça coisas que elas fazem “no automático”, nem sempre da melhor forma
Isso é perda de tempo!A roda quadrada e o
graveto sempre funcionaram pra mim!
Gestão de Processos Organizacionais
Processos Organizacionais
Projetos / Iniciativas Estratégicas
• Progressão funcional docente• Estabelecimento de acordos de
cooperação
• Implantação do SIGAA• Expansão do Restaurante
Universitário
✓ Fluxogramas ✓ Procedimento Operacional Padrão
✓ Cronograma✓ Termo de Abertura do Projeto
Processos Organizacionais
Processos Administrativos Protocolo SIPAC
Quais atividades devem ocorrer? Quais as opções de fluxos?
POPs e FluxogramasInfraestrutura
Gestão de Processos Organizacionais
Processos Organizacionais
Processos Administrativos Protocolo SIPAC
Gestão de Processos Organizacionais
Processo de Progressão Funcional Docente
Documentos físicos
E-mailsProcesso
Administrativo SIPAC
Sistema de Portarias -
SIRPRO
SIGAC –Governo Federal
Infraestrutura por onde passa o processo organizacional
Hierarquia de Processo
Macroprocesso
Processo
Subprocesso
Atividade
Tarefa
Hierarquia de Processo
Hierarquia de Processo
MACROPROCESSO:
Gestão de Pessoas
PROCESSO:
Contratação de
Docente Efetivo
SUBPROCESSO:
Aplicação de
Concurso Público
PROCESSO:
Contratação de
Docente Temporário
SUBPROCESSO:
Procedimentos de
Admissão de Aprovados
ATIVIDADE:
Divulgação de
Edital
TAREFA:
Publicar Edital no
site do concurso
TAREFA:
Publicar Edital em jornais
de grande circulação
Categorias de Processos
• Processos Finalísticos/Primários:
– É a essência da organização. Está diretamente relacionada ao objetivo da organização.
– Exemplo: Prestar serviços educacionais, emitir certificados, etc.
• Processos de Apoio/Suporte:
– Fornecem suporte aos processos finalísticos. Relacionado a gestão de recursos.
– Exemplo: aquisição e armazenamento de bens e materiais
• Processos de Gerenciamento:
– Visam medir, monitorar, controlar atividades e
administrar o presente e o futuro do negócio.
– Exemplo: gestão de processos, planejamento estratégico
Etapas da Gestão de Processos
Mapear Analisar Melhorar
Etapas Básicas
Gestão de Processos Organizacionais não é somente
“mapeamento de processos”, engloba várias etapas.
Etapas da Gestão de Processos
1. Identificação 2. Priorização3. Coleta de
Informações4. Mapeamento
5. Análise6. Controle/
Monitoramento
7. Melhoria/
Redesenho
Etapas expandidas
FuncionalVertical
FuncionalCom processos em
segundo plano
ProcessualCom funções em segundo
plano
ProcessualHorizontal
Gestão funcional Gestão de processos Gestão por processos
Visão funcional x Visão por Processos
Ferramentas para mapear processos
Ferramentas para mapear processos
• Fluxograma: representação gráfica de um procedimento, problema ou sistema, cujas etapas ou módulos são ilustrados de forma encadeada por meio de símbolos geométricos interconectados.
• Procedimento Operacional Padrão:
documento organizacional que traduz o
planejamento do trabalho a ser
executado. É uma descrição detalhada
de todas as medidas necessárias para a
realização de uma tarefa.
Material de Referência
Áreas de Conhecimento do BPM
1. Gerenciamento de Processos de Negócio
2. Modelagem de Processos
3. Análise de Processos
4. Design de Processos (Redesenho)
5. Gerenciamento de Desempenho de
Processos
6. Transformação de Processos
7. Tecnologias de BPM
8. Organização do Gerenciamento de
Processos
9. Gerenciamento Corporativo de ProcessosBPM CBOK
Versão 3.0
Material de Referência
Manual de Gestão de Processos da UFPA
proplan.ufpa.br/gestaodeprocessos