Congres: Ketenregie in Facility Management - Workshop Alliander sourcing the chain

1© Twynstra Gudde | Alliander 29-9-2011

Workshop Ketenregie

Wij heten u van harte welkom bij:

‘Sourcing the chain, bepalen van de facilitaire

strategie bij Alliander Facilities’

#ketenregiefm

Ketenregie in Facility ManagementDonderdag, 29 september 2011

Dick PlompRob Hoek

Amersfoort26 september 2011

Workshop Ketenregie

Sourcing the chain - Alliander Facilities

Amersfoort

29 september 2011

Dick Plomp

Rob Hoek


Workshop Ketenregie

Leeftijdsopbouw Nederland 2010


Workshop Ketenregie

Even voorstellen…

– Wie ben jij? Welke functie heb jij en bij welke organisatie ben jij werkzaam?

– Ben jij het eens met de stelling dat Anders Sourcen (bijvoorbeeld uitbesteden) een oplossing biedt en DE drijfveer gaat zijn voor het vergrijzings-/continuïteitsprobleem?


Workshop Ketenregie

Programma

1. Theorie m.b.t. ‘strategic sourcing’

– De sourcing funnel

– Resultaat van strategische oriëntatie

2. Toelichting case Alliander Facilities

– Introductie

– Doelstelling

– Doorlopen proces

– Lessons learned


Workshop Ketenregie

Theorie


Workshop Ketenregie

Theorie m.b.t. strategic sourcingDe sourcing funnel (1); waarom sourcing?

– Iedere organisatie moet zich periodiek drie fundamentele vragen stellen:

1. Welke activiteiten voer ik zelf uit en welke laat ik uitvoeren door derden?

– Dit is de klassieke ‘make or buy’ beslissing. Inmiddels is ook voor het FM vakgebied een breed scala aan tussenvormen mogelijk (samenwerken, joint venture, integreren in shared service centrum, etc. etc.)

2. Hoe structureer, bestuur en organiseer ik de relaties met dienstverleners/partners waarmee ik zaken doe? Hier gaat het om de vormgeving van de keten.

3. Welke eisen stelt het werken in een netwerk van sourcing partners aan de competenties en het gedrag van management en medewerkers?


Workshop Ketenregie

Theorie m.b.t. strategic sourcingDe sourcing funnel (2); het proces van sourcing


Workshop Ketenregie

Strategische-oriëntatie Uitbestedings-transactie

Analyserenmarkt

Evaluatiebusiness-case

Strategischeoriëntatie

Keuze voor“preffered

bidder”

Overname organisatie

as-is

Bepalenuitbesteding

strategie

OpstellenRequest for

proposal (RFP)

Uitvoerenfinanciëleanalyse

RFI/RFP-fase BAFO-fase

-Analyse onderneming-Analyse FB-Uitbesteedbaarheid-Doelstellingen-Scenario’s-Risico’s -Informatie-

memorandum

Verkenningsfase

-Haalbaarheid-(Financiële) doelstel-lingen

-Geheimhoudings-verklaring

-Letters of interest

Voortzettenproces

- ‘De knip’/de scope- Contractbeheer- Proces

Transitie-fase

Longlist(10 – 20 partijen)

Nee Ja

-Spent-analyse-Transitie kosten-Waardebepaling- Savings

-IFM profiel-Longlist

Stop

UitvoerenRequest for Information Voorlopige

“Duediligence”

-Letter of Intent

-Management presentatie

-Bedrijfsbezoek

ContracteringContracteringContracteringContractering

-Definitieve overeenkomst-Champagne

«qïóåëíê~=dìÇÇÉ=c~Åáäáíó=j~å~ÖÉãÉåí

Contract-beheer

Demand management

Bepalen KPI’sC4 ©

Bepalen KPI’sC4 ©

- Cost-control- Critical Processes- Customer satisfaction- Control Risks

Besprekenperformance rapportage

Meten KPI’s-performance rapportages

Bestuderenverbeter

voorstellen

-verbetervoorstellen

Shortlist(3 à 4 partijen)

Stop

Opstellen Business

cases

-Business cases-Targeted savings

Doorvoeren veranderingen

-RFP

Opstellen en beoordelen

offertes

-Offertes van shortlist partijen

Terugbrengen aantal partijen

tot max. 2

Referentie bezoek

-Data room-Best and Final offer-Guaranteed savings

“Due diligence”

Implementatie

-overeenkomsten leveranciers en medewerkers

Theorie m.b.t. strategic sourcingDe sourcing funnel (3); gedetailleerd stappenplan sourcing

Strategische oriëntatie Ontwerp & transitie Demand management


Workshop Ketenregie

Theorie m.b.t. strategic sourcingResultaat van strategische oriëntatie

– Strategisch kader/uitgangspunt

Extra onderdelen:

– Huidige organisatie/processen in kaart

– Marktanalyse

– Personele consequenties in kaart

– Financiële analyse

– Risicoanalyse

– (Aanbestedings)strategie

� Advies � managementbeslissing


Workshop Ketenregie

Case


Workshop Ketenregie

Case Alliander FacilitiesIntroductie Alliander

– Alliander transporteert gas en stroom naar woningen en bedrijven van klanten. Het netwerkbedrijf beheert de kabels en leidingen onder de grond.

– Achtergrond

– Nuon heeft zich in 2008/2009 opgesplitst in een commercieel bedrijf en een netwerkbedrijf

– Voor de splitsing was het Facilitair Bedrijf van NUON een apart bedrijf van NUON dat op output werd gestuurd

– Alliander ShS Facilities (130 medew.) is nu onderdeel van Shared Services (ShS) van Alliander en verzorgt de facilitaire dienstverlening voor alle onderdelen van Alliander

– Daarnaast verzorgt Alliander ShS Facilities op ‘beperkte’ schaal dienstverlening voor derden

– NUON; een deel van de gebouwen waar NUON gehuisvest is, wordt gehuurd van Alliander. Alliander is verantwoordelijk voor het eigenaarsonderhoud in deze gebouwen en aanvullende dienstverlening

– derde partijen die huurder zijn van gebouwen waarvan Alliander eigendom is


Workshop Ketenregie

Case Alliander FacilitiesKeuze voor inrichtingsprincipe fase 1

– Belangrijkste uitgangspunten bij de keuze voor een inrichtingsprincipe:

– Beheersbaarheid, de mate waarin Alliander ‘in control’ blijft ten aanzien van o.a. risico’s, kwaliteit, kosten & service levels

– Continuïteit, met betrekking tot stabiliteit, voortgang van proces van het product van het sourcingobject (borging kennisoverdracht, personele bezetting)


Workshop Ketenregie

Case Alliander FacilitiesKeuze voor inrichtingsprincipe fase 1

– Keuze: regieorganisatie met een hoge knip

– Maximale compliance met sourcingcriteria

– Relatief hoog besparingspotentieel

– Logische next step voor Alliander ShS Facilities

– Toekomstvast

– Impact is weliswaar aanzienlijk maar door het in verschillende overzichtelijke projecten op te delen welke gefaseerd kunnen worden uitgerold wel realistisch


Workshop Ketenregie

Case Alliander FacilitiesVervolgstap fase 2

– Business case

– Exacte uitbestedingsknip ofwel de uitbestedingsscope

– Besparingspotentieel

– Globale marktverkenning met potentiële marktpartijen

– Risico’s

– Bij positieve business cases start vervolgstappen

– Overleg met OR en bonden

– Aanbestedingen

– Implementatie


Workshop Ketenregie

Case Alliander FacilitiesAanpak fase 2

– Uitgangspunten:

– Medewerkers optimaal betrekken

– Openheid en transparantie

– Invulling:

– Programmaorganisatie

– Stuurgroep

– Klankbordgroep

– Projectmanagement

– Projectgroepen

– Projectmanagement

– Conform Prince II

– Communicatieplan

– Kernboodschap

– Communicatiemiddelen mix

– Toolbox

– Inhoud

– Proces

– Omgang met emoties


Workshop Ketenregie

Case Alliander FacilitiesResultaat fase 2


Workshop Ketenregie

Case Alliander FacilitiesGeleerde lessen

– Communicatie, communicatie, communicatie

– Het belang van het ‘waarom’, wat is de noodzaak


Workshop Ketenregie

Vragen ?

Vragen ?


Workshop Ketenregie

Alle intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot deze presentatie berusten bij Twynstra Gudde. Niets uit deze presentatie mag worden verveelvoudigd of openbaar gemaakt zonder schriftelijke toestemming van Twynstra Gudde.

Dick PlompRob Hoek

DOCSOpen nummer 578318

www.twynstragudde.nl

Congres: Ketenregie in Facility Management - Workshop Alliander sourcing the chain

Business

Transcript of Congres: Ketenregie in Facility Management - Workshop Alliander sourcing the chain