1 29 september 2011

Het FB van RIVM in regie

Seminar ketenregie

september 2011

Connie Brouwer

Pauline Jansen

29 september 20112

Agenda

1. De context

2. De reorganisatie

3. Het organisatieontwerp

4. De verandering naar regie

5. Ervaringen tot nu toe

29 september 20113

RIVM

Hoe houden we onszelf en onze leefomgeving gezond?

Het Rijksinstituut voorVolksgezondheid en Milieu verrichtonderzoek, adviseerten ondersteunt de overheid op dit bredegebied.

29 september 20114

Hoe doet het RIVM dat?● Effectief bestrijden van infectieziekten

● Bieden goede zorg

● Mensen gezond houden

● Veiligheid van consumenten bewaken

● Onderzoek bij milieu ongevallen

● Een gezonde leefomgeving bevorderen

29 september 20115

Over RIVM

59 gebouwen

148.000 m2

kantoorof

laboratorium-

ruimte

215.000 m2

Ca. 1.600 mw

29 september 20116

● Een doorsnee huishouden gebruikt in 10 jaar evenveel aardgas als het RIVM (ALT) per dag

● Een doorsnee huishouden gebruikt in 21 jaar evenveel elektriciteitals het RIVM (ALT) per dag

● Een doorsnee huishouden gebruikt in 3 jaar evenveel water als het RIVM per dag

En qua verbruik?

29 september 20117

Agenda

1. De context

2. De reorganisatie

3. Het organisatieontwerp

4. De verandering naar regie

5. Ervaringen tot nu toe

29 september 20118

Aanleiding reorganisatie

RIVM

● Krimp RIVM vanwege taakstellingen

– Krimp FB vanwege taakstellingen (-80 fte!)

● Mogelijke verhuizing naar de Uithof

Aansluiten op de Rijksoverheid

● SSO

● VWS/Rijksbrede regie op facilitaire dienstverlening

29 september 20119

Doelen reorganisatie

● Kleine, flexibele, toekomstgerichte facilitaire organisatie

● Opdrachtgevers beter betrekken

● Samen bepalen van de (gestandaardiseerde) dienstverlening

● Werken met efficiënte interne processen

29 september 201110

Fasering reorganisatie

Activiteiten per fase Activiteiten per fase Activiteiten per fase

- Programma-aanpak - Plaatsingsproces - O&F structuur

- Organisatiestructuur - Voorbereiden regie - Plaatsingsproces

- Organisatie&Formatie rapport - Ontwikkelen regie

- Missie/visiebepaling

Ontwerp Veranderingnaar regie

HerinrichtingAfdeling uitvoering

mei 2009 – juli 2010 mei 2011 – oktober 2011aug 2010 - 2011

29 september 201111

Agenda

1. De context

2. De reorganisatie

3. Het organisatieontwerp

4. De verandering naar regie

5. Ervaringen tot nu toe

29 september 201112

Inrichtingsprincipes

Regieorganisatie

● Managen van vraag en aanbod van facilitaire diensten

● Beleid, lange termijn planning en kaderstelling (strategische taken)

● Plannen, coördineren en controleren van de dienstverlening (tactische taken)

Uitvoering

● Operationele coördinatie (samen met externen)

● Aansturing onderaannemers

29 september 201113

Veranderingen op hoofdlijnen - structuur

29 september 201114

Nieuwe organisatiestructuur per 01-03-2011

29 september 201115

Agenda

1. De context

2. De reorganisatie

3. Het organisatieontwerp

4. De verandering naar regie

5. Ervaringen tot nu toe

29 september 201116

Bestanddelen van geplande verandering

ZakelijkeInterne

verhoudingen

Communicatie

Fasering

Rollen/actoren

Sturing/reflectie

Interventies

Planmatig werken

Veranderaanpakhoe van A naar B

Historie

Omgeving

Aanleiding

Filosofie

Verander-strategie

Veranderanalysewaar zit veranderkracht

ProfessioneelLeveranciersmanagement

Klantgerichte processen en

informatie

Resultaatgerichtsturen

Veranderuitkomst‘functionerende afdeling regie’

29 september 201117

Veranderkundige analyse

● Met relevante binnen- en buitenstaanders kijken naar

– Hoe werkt het FB nu?

– Wat willen we behouden, wat niet?

– Hoe ervaren klanten het FB?

– Wat zijn veranderervaringen tot nu toe?

– Waar zitten krachten en remmende factoren?

● Komen tot de essentie van wat er anders moet in de regieorganisatie.

29 september 201118

Uitkomsten veranderkundige analyse● Complexe relaties met de klantorganisatie

● FB-diensten verkopen zichzelf (niet)

● Nut en noodzaak verandering niet overal helder

● Vakkennis, maar ook eilandvorming tussen facilitaire disciplines

● Veel managementaandacht op dagelijkse operatie

● Grote veranderinspanning gevraagd bij medewerkers en managers

29 september 201119

Hoofdlijnen veranderstrategie

● Samen met de klant veranderen

● Benutten van diversiteit en sturen op samenhang

● Veranderingen verankeren in de dagelijkse werkpraktijk

● Verbinden van verandering en going concern

● Werken aan profilering en communicatie

29 september 201120

Fasering veranderen naar regie

Fase 1: Voorbereiden op regie (augustus 2010 – december 2010)

– Werken aan nieuwe afspraken met de klant

– Managementsturing herijken

– Ontwerp nieuwe organisatie detailleren

Fase 2: Ontwikkelen naar regie (2011)

– FB brede interventies

– Interventies afdeling Regie

29 september 201121

Fase 1: Ontwikkelen naar regie (1/3)

Werken aan nieuwe afspraken met klant

● Instellen en werkend krijgen FB-raad en gebruikerspanels

● Herijken facilitaire kaders (spelregels besturing)

● Ontwerpen proces voor integrale dienstverleningsplanning

● Bepalen (versoberd) dienstverleningspakket

● Optimaliseren klantcommunicatie

29 september 201122

Fase 1: Ontwikkelen naar regie (2/3)

Managementsturing herijken: intensiever sturen op keten van vraagen aanbod

● Minder op operationele zaken

● Meer integraal

Door

● Workshop met leidinggevenden

● Ontwikkelen stuurinformatie via KSF en KPI’s (hoofdlijnen)

● Managementrapportages aanscherpen

29 september 201123

Fase 1: Ontwikkelen naar regie (3/3)

Organisatieontwerp detailleren

● Detailleren processen

– Klantmanagement

– Leveranciersmanagement en inkoop

– Huisvesting en onderhoud

● Werksessies met gemengde teams

– Onteilanden

– Benutten diverse expertise

– Werken aan veranderbewustzijn

29 september 201124

Fase 2: Ontwikkelen naar regie (1/2)

Werken aan beeldvorming binnen FB

● Profielbrochure FB

● Centrale kernboodschappen

● Uitdragen kernboodschappen via communicatiemiddelen en leidinggevenden

Stimuleren samenhang Regie en Uitvoering

● Uitwisseling tussen afdelingen

● Teambuilding FB breed

● Cases

● Leerprogramma leidinggevenden

29 september 201125

Fase 2: Ontwikkelen naar regie (2/2)

Toerusten leidinggevenden voor begeleiden verandering

● Leer- en ontwikkelkaart

● Kort leerprogramma voor begeleiden verandering

● Toolbox

Afdelings- en teamplannen door teams

● Versterken sturing op plannen en resultaten

● Werken aan ontwikkeling van teams

Teambuilding

29 september 201126

Agenda

1. De context

2. De reorganisatie

3. Het organisatieontwerp

4. De verandering naar regie

5. Ervaringen tot nu toe

29 september 201127

Mijn ervaringen tot nu toe…

● Wat viel me op in mijn eerste weken als hoofd Regie?

● Waar focus ik nu op?

– Verdere implementatie Regie/Uitvoeringsmodel

– PDC 2012, maar ook vast die van PDC 2018

29 september 201128

Wat gaat goed

● Verschillende disciplines aan tafel � gedeeld beeld

● Enthousiaste discussies leveren nuttige informatie op

● Interactie op kleine schaal, informeren op grote schaal

● Leidinggevenden als ambassadeurs

● Enthousiasme over leerprogramma

● Opdrachtgever goed geïnformeerd en betrokken

● Stimuleren ondernemerschap en expertrol afdeling uitvoering

29 september 201129

Wat gaat nog minder goed

● Werken vanuit opdrachtgevers-/opdrachtnemersrol

● FMIS optimaal gebruiken

– geen meldsysteem voor openstaande werkzaamheden

● Spanning tussen going concern en daadwerkelijke veranderingen

● Invulling beoogde formatieplaatsen

29 september 201130

Vragen