Caso práctico 45

7/28/2019 Caso prctico 45

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ESCUELA COLOMBIANA DE INGENIERA

Jessica Daz OrtizVctor Hugo Leguizamn Muoz

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CASO PRCTICO

El Ingeniero Alejandro Ospina Rosas y el licenciado Jorge Gonzlez han trabajado durante diez aosen una empresa fabricante de productos de belleza. El Ingeniero Ospina es gerente de produccin yconoce muy bien el proceso de fabricacin. El licenciado Gonzlez tiene mucha experiencia enventas y es el actual gerente administrativo de la compaa. Los dos son buenos amigos y reunieronun capital de 10 millones de pesos. Adems, el Ingeniero Ospina fabric un champ de manzanillaque tiene un costo muy bajo y de muy buena calidad. Por tanto,, decidieron independizarse yestablecer una empresa a la que llamarn Cosmticos Bella S.A.. Al saber que usted estudiaadministracin y su proceso administrativo, el licenciado Gonzlez y el Ingeniero Ospina lesolicitaron su asesora para:

1. Qu pasos seguir para establecer la empresa?. Explique brevemente las actividades querealizara en cada etapa del proceso administrativo.

a. Planeacin.Se seguirn las etapas de la planeacin:

-Propsitos.El ingeniero Ospina y el licenciado Gonzales, con nuestra ayuda crearan los propsitospara la empresa, que proporcionan las pautas para el diseo de un plan estratgico,adems definen el xito o fracaso de su empresa

-PremisasEsta parte es donde se le brindara ms ayuda, a el ingeniero Ospina y el licenciado

Gonzales, debido a que son suposiciones que se consideran para un futuro en elcamino de la empresa, y estas se dan basndonos en la experiencia y tericamente enel proceso administrativo

-ObjetivosEstableciendo un tiempo especfico, y teniendo en cuenta los propsitos trazados por elingeniero Ospina y el licenciado Gonzales, se determinan las pautas o directrices,bsicas hacia dnde dirigir los esfuerzos y los recursos de la empresa, para alcanzar losresultados que la empresa espera alcanzar

-Estrategias

Con base en los objetivos se crean estrategias puntuales, para ver claramente ladireccin y empleo de loa recursos de la empresa, adems de los esfuerzos para lograrlos objetivos, propuestos.

-Polticas


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Se crearan las guas para orientar la accin de los trabajadores, no son reglas soncriterios generales que ayudan al logro de los objetivos propuestos, no se tienen quecumplir al pie de la letra, permiten una iniciativa del trabajador

-Programas

Con la ayuda del ingeniero Ospina, se elaborara el programa de la produccin delshampoo, se Identifican y determinan las actividades comprendidas, se ordenancronolgicamente la realizacin de actividades, se Interrelacionan las actividades. Sedeterminar qu actividad debe realizarse antes de otra, que actividad se da simultneacon otra y la actividad que deben efectuarse posteriormente y por ltimo se asigna acada actividad la unidad de tiempo de su duracin, as como los recursos necesarios.

-ProcedimientosSe establece el orden cronolgico la secuencia que se debe seguir en la realizacin deun proceso de produccin en este caso el del producto de la bella S.A

-PresupuestosSe crea un presupuesto el cual es un plan integrador que se da en trminos financieros,para buscar llegar a los objetivos fijados por la empresa.

b. Organizacin.Se le dar estructura a la empresa, se organizara de una manera en que, se puedatrabajar mejor y la divisin del trabajo sea equitativa, para una mejor produccin, y llegara los objetivos trazados por los socios. Se pueden hacer departamentaciones, pordiferentes aspectos como por productos, clientela, geografa y por procesos,

c. Direccin.En esta parte, se influye en el trabajador con esto ellos contribuyen con la organizacin,lo principal es la motivacin hacia el grupo de trabajo, aunque se debe dirigir para llegara lo que la empresa quiere, la direccin es la supervisin cara a cara de los empleadosen las actividades diarias del negocio, la eficiencia del gerente en la direccin es unfactor de suma importancia para lograr el xito de la empresa.

d. Control.Se mide y corrige el desempeo individual tanto como organizacional para asegurar quetodo se ajuste a los planes y objetivo de la empresa, se mide el desempeo contra lasmetras y los planes, se corrige absolutamente todo lo que este impidiendo un caminohacia los objetivos y metas de la empresa, porque el objetivo del control, es garantizarque los planes estn por buen camino y los objetivos se cumplan

2. Es una sociedad annima y van a iniciar las operaciones de su negocio:a. Qu recursos considera que necesita Cosmticos Bella para establecerse?

Especifquelos.


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Para lograr cualquier objetivo la empresa deben tener los cuatro recursos masimportantes para poder llegar a las metas.

Recursos materiales: las materias primas para el producto a producir, los mismosproductos, toda la maquinaria que se necesita para hacer el proceso de produccin,

adems de los instrumentos, herramientas e instalaciones de la empresa.Recursos tcnicos: Son los sistemas de produccin que se crearon en la planeacin,adems de la frmula del producto de la empresa.

Recursos humanos: la parte ms importante de la empresa, porque conllevan aldesarrollo, aportan creatividad, habilidades propias, etc.. el nivel jerrquico de estos,est dividido en:1) Obreros: Calificados y no calificados.2) Oficinistas: Calificados y no calificados.3) Supervisores: Se encargan de vigilar el cumplimiento de las actividades.4) Tcnicos: Efectan nuevos diseos de productos, sistemas administrativos,mtodos, controles, etc.5) Ejecutivos: Se encargan de poner en ejecucin las disposiciones de los directivos.6) Directores: Fijan los objetivos, estrategias, polticas, etc.

b. Qu tipo de empresa es? Clasifquela de acuerdo con el capital, giro, tamao y elrgimen jurdico.

GIROIndustrial Extractiva Agropecuaria Manufacturera

NA NA Bienes de consumoX

Bien de produccinNA

Comercial MayoristaX

MinoristaX

ComisionistaNA

Servicios NAORIGEN DEL

CAPITALPublicas NAPrivadas Nacionales

XNacionales-Extranjeros

NA

TransnacionalNA

EconomaMixta

NA

TAMAOMicroempresa

XPequea

NAMediana

NAGrande

NAFINANCIERA

Microempresa Pequea Mediana Grande


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X NA NA NA

PERSONALOCUPADO

MicroempresaX

PequeaNA

MedianaNA

GrandeNA

PRODUCCIONPequea

XMediana

NAGrande

NAVENTAS

PequeaX

MedianaNA

GrandeNA

c. Qu trmites legales, fiscales y administrativos se requieren para instituir una empresa?Antelos en orden.ANTE CAMARA DE COMERCIO:

1. Verificar la disponibilidad del Nombre.2. Diligenciar el formulario de Registro y Matricula.3. Diligenciar el Anexo de Solicitud del NIT ante la DIAN. (Tambin se puede hacer enla DIAN).4. Pagar el Valor de Registro y Matricula.ANTE LA NOTARIA:1. Escritura Pblica. (Esta deber ser presentada ante Cmara de Comercio en el

momento del Registro)ANTE LA DIAN:1. Inscribir el RUT (Registro nico Tributario).2. Obtencin del NIT (Numero de Identificacin Tributaria).

ANTE LA SECRETARIA DE HACIENDA DE LA ALCALDIA:1. Registro de Industria y Comercio

d. Qu reas de actividad deben constituir? Especifique por qu y para qu. Elabore elorganigrama correspondiente.

DIRECTOR

CONTRALOR

GERENTE DE VENTAS GERENTE DE PERSONAL GERENTE DE PLANTA


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-Director: velara por todos los procedimientos y tareas que se hagan en la empresa, no ser un jefe,sino un gua, tendr el cargo de controlar las tres reas, Ventas, Personal y Produccin, paraevidenciar que los objetivos de la empresa se estn logrando.

-Gerente de Ventas: Dirigir el rea de las ventas de la empresa, buscara llegar a las metaspropuestas por el ingeniero Ospina y el Licenciado Gonzales, como es una microempresa, en estarea tambin se realizara, investigacin en esta rea para mejorar los resultados

-Gerente de Personal: Tendr a cargo lo ms importante de la empresa. Los trabajadores, velara porlos derechos de estos y darles todo lo que necesitan para su trabajo,

-Gerente de Produccin: Revisara el proceso de produccin de todos los productos de la Bella S.A ycontrolara la calidad de los mismos. Buscar implementar nuevos procesos para mejorar laproduccin y aumentar la eficiencia de la empresa

El Ingeniero Ospina y el licenciado Gonzlez decidieron iniciar el funcionamiento de la fbrica.Desean obtener utilidades de 10 millones de pesos en los prximos cinco aos y una utilidad netade 300 mil pesos en el primer ao. Por otra parte, decidieron fabricar inicialmente champes paraposteriormente extender sus lneas de fabricacin a otros productos de belleza que superen lacalidad de los existentes en el mercado. Ellos calcularon que obtendran una produccin de 300.000unidades de champes en una presentacin de 500 mililitros; consideran que el mercado y lasituacin econmica del pas permanecern en condiciones estables y que el personal laborar al80% de eficiencia.Despus de realizar una investigacin del mercado, los resultados obtenidos son los siguientes: enlas tiendas de autoservicios existe mucha competencia ya que hay una diversidad de 300 champesde 500 mililitros, que oscilan entre los 4.000 y 10.000 pesos en el precio. De acuerdo con sus costosunitarios, para obtener una utilidad de 35% sobre la inversin deben introducir el producto a unprecio de $4.500 en el interior del pas y en los pequeos establecimientos donde no exista tantacompetencia. Se estima que los gastos mensuales para promocin del producto en un perodo detres meses sern las siguientes:

Sueldo de 10 promotores 30.000 c/u

Propaganda en revistas y peridicos 200.000

Anuncios en radio 300.000

Honorarios para la agencia de publicidad 150.000

Viticos y gastos de representacin 30.000 c/u

Se desea que ocho de los promotores visiten autoservicios y farmacias del interior del pas y unpromotor se encargue de Bogot durante los tres primeros meses. Todas las ventas se realizarn ariguroso contado, y el personal del rea de ventas ser femenino.Con la informacin anterior elabore un plan que contenga:

3. La filosofa de la empresa


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Nos enorgullecemos de hacer productos de belleza de alta calidad y de un precio accesibleNuestra empresa est comprometida a lograr la excelencia y esto es notorio en todosnuestros servicios. Nuestros clientes son nuestra mejor posesin y estamos dedicados aservir sus necesidades.

4.

La misin.Somos una empresa vanguardista orientada en todo momento a lograr que nuestrosproductos cuenten con la calidad esperada por nuestros clientes, siempre con precios bajosy el mejor precio del mercado

5. Los objetivos generales.Producir productos de belleza con la mejor calidad en el mercado, para el 2017 tener ms de7 productos diferentes en el mercado y obtener utilidades de 10000.000.oo de pesos

6. Los objetivos departamentales.Produccin: Producir 300.000 unidades de champes en una presentacin de 500 mililitros

Ventas: vender 300.000 unidades de champes en una presentacin de 500 mililitros en losprximos 5 aos

Se realizara publicidad durante dos meses en radio y revistas.

Se obtendr una utilidad del 35% en la venta de los champues sobre la inversin de lossocios

Personal: tener a todos los trabajadores en el rgimen de salud y ARP adems deproporcionar 1 evento mensual para el esparcimiento e integracion

Se tendr un personal con 20 personas para el rea de produccin. Despus de losprimeros 5 meses

Despues del primer ao 12 mujeres integraran el sector de ventas

7. Las estrategias de mercadotecnia.El mercado al que va dirigida la empresa son mujeres de todas las edades que pueden usar todos losdiferentes productos.

La calidad de los productos es la clave para el posicionamiento de los mismo en el mercado meta, donde cadaproducto tiene un precio accesible en el mercado.

Los productos cuentan con excelente calidad y econmicos precio para satisfacer las necesidades delconsumidor. Adems se cuenta con diferentes promociones en la bsqueda de satisfacer mejor a los clientes.Encontrando los productos tanto al interior del pas como en la capital, donde las campaas publicitariasayudan al posicionamiento del producto con respecto a los otros.


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Los niveles de gasto en mercadotecnia necesitaran aproximadamente $ 2000.000.00 pesos para cubrir con losgastos de promotores, anuncios, propagandas, honorarios para las agencias de publicidad y viticos en lapromocin de los productos.

Objetivos Estrategias Tcticas Controles

Producir productos debelleza con la mejorcalidad en el mercado,para el 2015 tener ms de7 productos diferentes enel mercado y obtenerutilidades de$10000.000.00 de pesos

Crear productos conexcelente calidad yeconmicos precio parasatisfacer las necesidadesdel consumidor. Ademsimplementar diferentespromociones en labsqueda de satisfacermejor a los clientes.Encontrando los productostanto al interior del pascomo en la capital, dondelas campaas publicitariasayudan al posicionamientodel producto con respecto alos otros.

Realizar campaaspublicitarias tanto en radiocomo en peridicos yrevistas exponiendo lautilidad de usar losproductos.Contratar promotores queayuden en los diferentespuntos de venta de losproductos de belleza, con laintencin de atraer msclientes.Ubicar promotores en todaslas partes del pas, en buscade ampliar el rango deventas y de posiblescompradores.

Reportes de ventasPresupuestos en cada puntode ventaRevisin de ventasRevisin de productosRevisin de capitalAnlisis financiero.Anlisis en los cambios enel mercado.

8. Las polticas del rea de ventas.Las polticas son guas para orientar la accin; son criterios, lineamientos generales aobservar en la toma de decisiones.

Cada promotor visitara farmacias y autoservicios en el interior del pas y uno se encargarade Bogot.

El promotor de Bogot se encargara de esta los tres primeros meses

9. Un programa en una grfica de Gantt para el rea de mercadotecnia.


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10. Un presupuesto de promocin.

Presupuesto de la mano de obra de los promotores de los productos por un mes 300.000.00 x 2/25 horas de promotor = 24000 horas promotores

Promotores

ITEMSREQUERIMIENTO

(UNIDADES)SUELDO A PAGAR (PESOS

COLOMBIANOS)TOTAL (PESOSCOLOMBIANOS)

Propagandas en revistas y periodicos 5 200.000.00 1000.000.00

Anuncios en radio 1 300.000.00 300.000.00

Honorarios para la agencia de publicidad 1 150.000.00 150.000.00

Viaticos y gastos de representacin 8 30.000.00 240.000.00

TOTAL 1'690.000.0


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Champ

Produccin requerida (Unidades) 300

Horas requeridas por producto 0.08

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Costo por hora ($) 30.000.00

Total costo mano de obra 720.000.00

Se crearon los cargos de contador, diez agentes de ventas y quince operarios. Debido a la excelentecalidad de los productos y un precio bajo, pronto lograron gran popularidad, de tal forma que elprimer ao las ventas ascendieron a $50.000, con una utilidad neta de $30.000. Las utilidadescontinuaron incrementndose durante los diez aos siguientes, por que los propietarios de laempresa se vieron en la necesidad de ampliar sus oficinas y la planta. De tal manera, laorganizacin es como aparece en el organigrama que se presenta en el anexo 1.

El seor Alberto Ruiz fue nombrado como Gerente General y el seor Pablo Martnez, comocontador de la empresa. El contador Martnez haba iniciado sus actividades con la empresa ysiempre haba demostrado eficiencia y puntualidad, por lo que gozaba de toda la confianza del seorRuiz.

Durante los 6 aos siguientes, el volumen de ventas creci a tal grado, que los productos penetraronen el mercado de todo el interior del pas, para lo que se contaba con 25 agentes viajeros. Por otrolado, los productos se vendan no slo en farmacias sino tambin en tiendas de autoservicio yalmacenes generales. El seor Ruiz, debido a la expansin de la empresa, contrat un despacho deconsultores para reorganizarla; la nueva estructura se muestra en el organigrama del anexo 2.

En el ao 2000, la competencia se agudiz a causa de la crisis econmica del pas y de lacompetencia internacional, y aunque el volumen de produccin y el de ventas permanecieronconstantes, la empresa no oper con prdidas pero si en su punto de equilibrio. Durante los dosltimos aos, los competidores han ganado 50% del mercado de Cosmticos Bella S.A. , debido aque sus precios son ms bajos, adems de que la calidad y el empaque son mejores.

Los seores Ruiz y Martnez se quejan de que estn sobrecargados de trabajo y de que el personales cada vez ms ineficiente. Por otra parte, existe gran rotacin entre los gerentes de planta y elcontador, quienes renunciaron debido a la falta de libertad para tomar decisiones y al tortuguismoadministrativo.

El seor Ruiz, preocupado por la situacin en que se encuentra la empresa, los ha contratado austedes a fin de que lo asesore y le proponga un modelo organizacional en el que:

Se incrementen las utilidades en 50% anual.Se recupere el mercado.Se reduzcan costos en 25%.Las cargas de trabajo se distribuyan adecuadamente.Se mejore la comunicacin y la toma de decisiones.


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No se contrate ms personal del que ya existe (se puede reubicar).La jornada de trabajo sea de 40 horas.

La lista de actividades de cada uno de los ejecutivos es la siguiente:

2.

Gerente General.

Horas / Semana

Acuerdo con sus subordinados 5

Autoriza crditos 10

Trata con clientes 10

Trata con proveedores 5

Autoriza compras 5

Revisa informes financieros 5

Trata con bancos 5

3. Contralor.Horas / Semana

Supervisa reportes 10

Trata con bancos 10

Juntas con el director 5

Junta con vendedores 5

Autoriza crditos 5

Autoriza compras 5Supervisa las cobranzas 2

Trata con el sindicato 5

4. Jefe de ventas.Horas / Semana

Asiste a juntas 10

Trata con clientes 5

Fija precios 5Trata con agencias de publicidad 5

Coordina a su personal 5

Trata con vendedores 5

5. Jefe de planta.


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Horas / Semana

Asiste a juntas 5

Programa y controla produccin 10

Trata con el sindicato 5Coordina a su personal 5

Selecciona personal 10

Elabora programas de mantenimiento ycontrol de calidad

10

6. Contador.Horas / Semana

Elabora estados financieros 10

Autoriza compras 5Trata con bancos 5

Autoriza crditos 5

Supervisa la cobranza 5

Coordina a los jefes de ventas y vendedorespara el clculo de comisiones

2

Elabora la nmina 6

Maneja impuestos 5

Elabora presupuesto de caja 5

Supervisa operador de computador 5

Con base en la informacin anterior, elabore una propuesta de reorganizacin que incluya:

11.Cuadro de distribucin del trabajo (actual y propuesto).Gerente general

Actual Propuesto

Horas / Semana Horas / Semana

Acuerdo con sus subordinados 5 4

Autoriza crditos 10 4Trata con clientes 10 10

Trata con proveedores 5 10

Autoriza compras 5 4

Revisa informes financieros 5 4

Trata con bancos 5 4


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12

Contralor

Actual Propuesto


Supervisa reportes 10 7


Juntas con el director 5 5Junta con vendedores 5 5

Autoriza crditos 5 5


Supervisa las cobranzas 2 2

Trata con el sindicato 5 5

Jefe de ventas

Actual Propuesto


Asiste a juntas 10 10Trata con clientes 5 10

Fija precios 5 5

Trata con agencias de publicidad 5 5

Coordina a su personal 5 5

Trata con vendedores 5 5

Jefe de planta

Actual Propuesto


Asiste a juntas 5 5

Programa y controla produccin 10 8

Trata con el sindicato 5 4

Coordina a su personal 5 5

Selecciona personal 10 10

Elabora programas de mantenimiento y control de calidad 10 8

Contador

Actual Propuesto


Elabora estados financieros 10 10



Autoriza crditos 5 3

Supervisa la cobranza 5 3

Coordina a los jefes de ventas y vendedores para el clculode comisiones

2 2


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13

Elabora la nmina 6 5

Maneja impuestos 5 4

Elabora presupuesto de caja 5 4

Supervisa operador de computador 5 2

12.Organigrama funcional y estructural hasta el 4 nivel (propuesto)

13.Elabore un pequeo anlisis en donde mencione los principios de organizacin que nose aplican y que se deben aplicar.

La especializacin es uno de los principios fundamentales que no aplica la estructuraorganizacional de la empresa, debido a que ms de uno de los jefes de planta manejanasuntos externos a sus funciones especficas, de las cuales se podra encargar unanica persona en un nuevo departamento como se sugiere en el punto anterior con unrea nueva de recursos humanos. Adems en la paridad de autoridad y responsabilidad,hay falta de responsabilidad por parte de los trabajadores que no cumplen eficazmente

con las tareas asignadas; contando que tampoco se cumple con la unidad de mandodebido a que existe gran rotacin entre los gerentes de planta y el contador, quienesrenunciaron debido a la falta de libertad para tomar decisiones y al tortuguismoadministrativo.

14.Elabore un manual de bienvenida para la empresa.Ver anexo 1


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El capital actualmente asciende a 100 millones. Las ventas del ltimo ao fueron de 50 millones y lautilidad de 12 millones. La fbrica en un tiempo contaba con 30 obreros y en la actualidad cuentacon 150. Al inicio de sus operaciones, la empresa estaba organizada de la siguiente manera: gerentegeneral, contador, gerente de planta, jefe de ventas (anexo3).

El contador, adems de encargarse de los aspectos financieros y de cobranza, desempeaba lafuncin de compras. El gerente de planta supervisaba y controlaba la produccin y el jefe de ventasse encargaba de la coordinacin de vendedores y de realizar ventas directas. Desde el principio, algerente le gustaba tomar decisiones en todas las reas y supervisar directamente el buenfuncionamiento de la fbrica. Durante los primero aos la buena posicin en el mercado, magnficasutilidades y crecimiento continuo. Debido a que el contador siempre ha sido la mano derecha delgerente, conforme ha ido creciendo la organizacin el contador ha ocupado puestos de alto nivel,percibiendo buen sueldo. En la actualidad, la organizacin est integrada, as: Director, contralor(planea ventas y produccin, maneja impuestos, estados financieros y autoriza compras); gerente deventas (ventas, publicidad, compras y presupuestos); gerente de personal (trata con el sindicatocontrataciones y nmina); gerente de planta (supervisa produccin, control de calidad, planeaproduccin); y jefe de crdito y cobranza. (anexo 4).

ltimamente la empresa no ha funcionado bien, han descendido las ventas, existe un gran nmerode rechazos, continua rotacin de personal y prdidas de materiales. El gerente se encuentrafrancamente preocupado, por lo que le ha contratado a ustedes para que lo asesore y le ayude amejorar la situacin de la empresa. De acuerdo con las entrevistas realizadas con los gerentes,ustedes obtuvieron la siguiente informacin:

a) El gerente de ventas opina que las ventas han disminuido debido a la mala calidad delproducto, los altos costos, la falta de oportunidad en las entregas y a que los precios sonlos ms caros del mercado.

b) El gerente de personal opina que los altos ndices de rotacin se originan en los bajossueldos, las jornadas excesivas de trabajo y los controles excesivos que impone elgerente; considera que debe aplicarse un programa de prestaciones y mejorar sueldospara motivar al personal.

c) El contralor se queja de que tiene demasiado trabajo, mientras que los dems gerentesse le pasan muy bien, y que es necesario que l supervise a los dems gerentes paraque se realice el trabajo.

d) Todos los gerentes opinan que existe retraso en la toma de decisiones y falta deautonoma, ya que todas las decisiones se deben consultar con el gerente general y/o elcontador.

e) El gerente de planta informa que en su ausencia, los obreros y los supervisoresdescuidan la produccin para dedicarse a jugar domin, adems de que existenprdidas continuas de las herramientas. Muchas veces los supervisores no lo obedecenargumentando que el contralor les dio instrucciones contrarias.

f) El gerente de personal cree que la situacin de la empresa se debe a que el personal esmaoso y flojo, excepto los gerentes y el contralor, a quienes les falta carcter, situacinque origina que l tenga que tratar con obreros y administrativos, para resolver losasuntos.


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g) Todas las reas se quejan de la gran cantidad de papeleo que debe realizarse paracualquier trmite.

h) El Gerente de planta est a punto de renunciar debido a la insubordinacin del personal,a su falta de capacitacin y a dos intentos de sabotaje.

i) El director considera que es necesario aplicar una administracin de mano dura paraque gente trabaje.

En relacin con la informacin anterior, conteste las siguientes preguntas:1. Evale el estilo de liderazgo del equipo directivo.

Investigando arduamente encontramos que el Estilo Cohercitivo. es el estilo que mas seacerca a lo que est ocurriendo en la bella S.A es el menos efectivo en la mayora de lassituaciones. El estilo afecta al clima de la organizacin. La flexibilidad es lo primero en sufrir.La toma de decisin, desde arriba hace que las nuevas ideas nunca salgan a la luz. Laspersonas sienten que no se les respeta; a su vez, el sentido de responsabilidad desaparece:las personas siendo incapaz de actuar por su propia iniciativa, no se sienten "dueos" de sutrabajo, y no perciben que su desempeo laboral depende de ellos mismos.

2. Proponga los principios de direccin y liderazgo que deben aplicarse. Principios de direccin.

Buscar que se ejecuten los planesMotivacin al personalGua y conduccin de los esfuerzosComunicacinSupervisinAlcanzar las metas de la organizacin

Principios de liderazgoComunicar claramente los estandares, metas y objetivosAyudar a alcanzar las metasSeguimiento de los empleados y retroalimentacinGuiar a los empleadosCapacitar a la genteDar ejemplo a los empleadosDelegar tareasSer responsableEvaluar

3. Qu tcnicas de direccin utilizara para resolver el problema de cada rea?REA PROBLEMA TCNICA

Ventas Disminucin de ventas Publicidad intensiva, igualcomo la de los primerosmeses de la empresa pararegresar al nmero de ventas


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obtenidas antes

Produccin Falta de capacitacin Capacitar a los trabajadorespor medio de cursos,seminarios, charlas, etc

Direccin Sobrecarga de trabajo Reorganizacin de la jornada

de trabajo.Produccin Irresponsabilidad Motivacin a los trabajadores

del rea de produccin paraque realicen de mejor manerasu trabajo, premios ydiferentes ayudas monetariaspara que desarrollen unmejor producto

Direccin inflexibilidad Buscar un modelo deliderazgo diferente para que

los trabajadores no sesientan como maquinas sincriterio, y no exista tantopapeleo en la empresa.

Personal Rotacin excesiva depersonal

Buscar en la misma empresatrabajadores con lashabilidades necesarias parael trabajo requerido para queellos asciendan y logrenmetas en su vida personal ylaboral

4. Elabore una propuesta de mejora de la organizacin para subsanar las fallas existentes en elproceso.

FALLA PROPUESTA

Mala calidad de los productos queocasiona menores ventas

Realizar un control ms riguroso de productoterminado, sacando a la venta solo los

productos que pasen el controlAltos costos en matera prima Buscar nuevos proveedores para los elementos

indispensables en los productos y cambiaralgunos de los elementos en busca de reducircostos

Precios ms caros del mercado Buscar otras presentaciones para los productos


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que ayuden a reducir el costo de produccin delos mismos para bajar los costos. Tambin sepueden producir mayores unidades encantidades menores como una nuevapresentacin

Altos ndices de rotacin a nivel interior enla empresa por los bajos sueldos

Utilizar una persona con experiencia en laempresa para que se encargue de manejar alpersonal y motivarlo aumentando su sueldo enuna pequea cantidad

Jornadas de trabajo excesivas Repartir el trabajo de los obreros y trabajadoresde acuerdo a sus rea de especializacin yexperiencia buscando reducir el tiempo detrabajo al dedicarse cada persona a unaactividad especifica

Control excesivo Capacitar a los trabajadores en diferentes reasde especializacin elegidas, con el fin deaumentar la confianza por parte de lossuperiores en el trabajo que realizan

Demasiadas responsabilidades para elcontralor

Contratar asistentes que ayuden en larealizacin de las actividades y que lleguen aocupar cargos permanentes

Gerentes retrasados en la toma dedecisiones y en la autonoma para realizar

las operaciones

Cada jefe de departamento debe recibircapacitacin en liderazgo para mejorar la toma

de decisiones y no tener q consultar cada cosaal gerente general

Ocio en el personal y perdida deherramientas

Para mejorar este tipo de situaciones se debenimplementar sanciones a nivel general en elpersonal, como salariales o con memorandos

Ms de una voz de mando Cada jefe de departamento se debe hacer cargoexclusivo de su rea de trabajo sin intervenir enlas zonas de otros departamentos para evitareste tipo de inconvenientes

Mucho papeleo Contratar asistentes encargados de manejar elpapeleo pertinente en la empresa.

5. Qu principios de direccin se aplican, cules se violan y por que?


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Se viola la impersonalidad de mando, porque los trabajadores aunque deban hacer muchopapeleo, no entienden que la autoridad de los dirigentes se debe respetar para que laempresa salga adelante,

La supervisin directa, no se ve porque todo se maneja por papeles y no hay una orientacin

del lder hacia el trabajador, implantando dudas en este y prefiriendo no tratar de hacer unmejor producto

La va jerrquica se respeta, teniendo canales de comunicacin con los altos mandos parapoder realizar actividades no estipuladas en el proceso de produccin, se respeta el niveljerrquico del organigrama que esta en la empresa

6. Qu opinan ustedes del estilo de liderazgo del Director?El estilo de liderazgo del director no es acorde a la respuesta que desea obtener por parte delos trabajadores, desde el punto de vista de implementar mano dura al personal, no va amejorar las relaciones al interior de la empresa y la motivacin del personal se va a verdisminuida ampliamente por la usencia de confianza y respeto a los superiores.

7. Qu alternativas de solucin sugiere para mejorar la organizacin?

PROBLEMA SOLUCIN

Empresa totalmente jerarquizada Cambiar de organigrama, con ms posibilidadesde surgir en la empresa.

Pocos guas en la empresa No tener nicamente a un gerente en un rea,este puede tener una junta o un equipo de

trabajo muy calificado para tomar decisiones yvelar por la calidad del producto

Pobre seguimiento de la produccin Poner en el sistema de produccin trabajadoresque su trabajo nicamente sea controlar elproceso de produccin y evidenciar que todo serealice bien y de la mejor manera, nopropiamente supervisores, que estos tambinsupervisen a los supervisores

8. Propongan un organigrama funcional. Fundamntelo.Un organigrama funcional es el que se presenta, pues este divide la empresa en partes concisasdonde cada departamento se encarga de controlar una actividad especfica que no presenta relacincon las otras y permite un trabajo especializado en cada rea.


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9. Qu etapas seguiran para implantar su programa de mejoramiento de la empresa, tantopara la organizacin como para la direccin? Elabore un diagrama de Gantt.

DasEntrevista a trabajadores 0 5

Reconstruccion de organigrama 5 12Charlas sobre liderazgo a directivos 12 16Charlas de motivacion a empleados 16 20Implementacion del empleado del mes 20 22Mostrar el organigrama a todos los empleados 22 23Charla con los directores y los empleados 22 24Charla de mejoramiento de la produccion a los empleados 24 25


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10.Qu tcnicas de direccin aconsejan utilizar en cada rea funcional, para qu y por qu?En el rea de ventas se aconseja implementar la bsqueda de la ejecucin de los planes,alcanzar las metas de la organizacin y guiar en la conduccin de los esfuerzo que se puedehacer a travs de motivacin, donde la zona con mayor ventas recibe una retribucin o algopor el estilo; esto para mejorar las ventas a nivel nacional.

En el rea de produccin se debe guiar en la conduccin de los esfuerzos a travs de unasupervisin moderada capacitando al personal, esto para controlar el trabajo de losempleados y porque ayuda en la revisin de la calidad del producto desde la produccin delmismo.

En el rea de finanzas se debe tener un riguroso control en la ejecucin de los planes y enalcanzar las metas propuestas, para cumplir con los objetivos de la empresa y mantener unarenovacin constante de las mismas, buscando superar el nivel actual de la empresa.

En el rea de personal se debe implementar la motivacin y la comunicacin con losempleados para mejorar la calidad del trabajo y el cario de estos por la empresa.

11.Cules son los principales errores en el proceso de direccin actual? Analicen cada etapa.Toma de decisiones.

No se define bien el problema, existe uno y se quiere desistir, no se evalan alternativassimplemente se culpa a otro, no se arregla el problema, es decir en esta etapa existe un errorpor parte del director, que no posee cabeza fria para tomar decisiones con respecto a laempresa que lo necesita y quiere desistir de esta porque se le sale de las manos

Integracin

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Entrevista a trabajadores

Reconstruccion de organigrama

Charlas sobre liderazgo a directivos

Charlas de motivacion a empleados

Implementacion del empleado del mes

Mostrar el organigrama a todos los empleados

Charla con los directores y los empleados

Charla de mejoramiento de la produccion a los


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Como existe una rotacin excesiva de personal el proceso de integracin est mal hecho, sedebera buscar primero dentro de la empresa para que los trabajadores progresen y sesientan bien consigo mismos.

Motivacin

Es la etapa que mas errores tiene, por lo que vemos en la empresa ningn empleado estamotivado con su trabajo por esto la baja produccin y los problemas internos que existen en laempresa, es la etapa ms importante de la direccin pero tambin la mas difcil de lograr,porque se debe estar dentro de los trabajadores para comprender y ver que quieren, pero cncalidad humana rendirn ms, sin maltratos y autoritarismo, hacerlos sentir tiles seria unbuen comienzo adems de las charlas que se implementaran para buscar motivarlos yalgunos de los problemas que se estn presentando se acaben

Comunicacin:Un error grave en esta etapa es el exceso de papeleo, todos se comunican pero es muyimpersonal y la gente se aburre de diligenciar grandes papeles, entonces sera mejor uncontacto ms personal con los trabajadores para obtener mejores resultados, adems demotivarlos y hacerlos sentir especiales para la empresa.

LiderazgoNo existe una gua para los trabajadores, sino un manual para unas mquinas trabajadorasas los trabajadores no rinden, la supervisin debe ser continua pero personal y clida,adems se debe dejar actuar por su propia cuenta a los trabajadores para que se capacitencada da mas ante problemas diversos que pueda acarrear un dia de trabajo, y ellos mismossolucionarlos

12.Qu enfoque de motivacin aplicara y por qu?La motivacin es un proceso psicolgico que activa, mantiene y dirige la conducta humana, elenfoque ms efectivo de esta en la empresa es el conducta, este se fundamenta en incentivosy recompensas, donde el incentivo es lo que nsita a la persona a actuar de cierta manera y larecompensa es la consecuencia de una conducta o accin particular que se desea que eltrabajador repita. As un ejemplo de esto en la empresa puede ser en el rea de ventas, dondela zona con mayores ventas puede recibir un aumento durante el mes de mnima cantidad dedinero en el salario, promoviendo as las ventas en todas las zonas.


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Anexo 1Cosmticos Bella S.A

Jessica Daz Ortiz Vctor Hugo LeguizamnManual de organizacin de la empresa

ndice.

1. Instrucciones2. Objetivos de la empresa3. Organigrama de la empresa4. Gerente general5. Contralor6. Jefe de planta7. Jefe de ventas8. Jefe de personal9. Contador

1. Instrucciones:El siguiente manual explica de manera clara y concisa la estructura organizacional formal a travs dela descripcin de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos, y lasrelaciones.

2. Objetivo de la empresaEl objetivo de la empresa es Producir productos de belleza con la mejor calidad en el mercado, parael 2015 tener ms de 7 productos diferentes en el mercado y obtener utilidades de $10000.000.00de pesos

3. Organigrama de la empresa


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4. Gerente GeneralEs la persona encargada de controlar y dirigir cada uno de los departamentos de la empresatomando las decisiones importantes de la misma, se encarga de direccionar los cursos e accin y

planear nuevas estrategias de mercado y produccin para lograr ser ms competentes en elmercado y obtener mayores utilidades. representar a la sociedad frente a terceros. Vela por todaslas funciones de mercadeo y ventas de una empresa, as como las operaciones del da a da.Frecuentemente, el gerente general es tambin responsable de liderar y coordinar las funciones deplaneamiento estratgico.

5. ContralorEs el ejecutivo principal responsable por los asuntos contable-financieros en la unidad econmica. elcontralor se encarga de todas las cuentas de la empresa, tienes que hacer inventarios de todo lo quehay en la empresa desde el mobiliario hasta el capital contable.

6. Jefe de plantaEl jefe de planta el responsable de la administracin de todos los departamentos que conforman laempresa en el area de produccin, por esto es el encargado de los supervisores de produccinadministrando las metras primas y los recursos disponibles de la empresa.


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7. Jefe de ventasEs la persona encargada del rea de ventas de la empresa, maneja 4 sectores en ventas a nivelnacional en la zona sureste, zona norte, zona metropolitana y zona centro. Tiene que hacer losplanes de trabajo (rutas, clientes a visitar, pronostico de ventas por cliente, por ruta y en total, buscar

nuevos clientes, apoyo a los vendedores) planes de accin para temporadas especiales ya sea pormucha venta o disminucin de estas, planea las promociones de venta (descuentos, bonificaciones,muestras gratis) as como eventos que impulsen la venta (patrocinios, promotora) y su objetivobsico es incrementar las ventas y abrir nuevos mercados.

8. Jefe de personalEl jefe de personal es el encargado de las estrategias, polticas y prcticas relacionadas con losindividuos de la empresa. Este proporciona a la empresa el personal necesario y calificado para eldesarrollo ptimo de los procesos de produccin y servicios de la empresa. Maneja todos losprocesos pertinentes e los empleados desde que entran a formar parte de la empresa hasta quedejan de pertenecer a ella. Es la persona encargada de la elaboracin de contratos, nominas,retenciones, establecimiento de las jornadas de trabajo y sueldas de los empleados; buscando deigual manera la motivacin de los trabajadores en busca de la mejor produccin.

9. ContadorEl contador es la persona encargada de elaborar el estado de cuenta financiero que refleja elresultado de las gestiones de la empresa. Examina y evala los resultados con la finalidad decontrolar los estados financieros diseando sistema de informacin contable y general paradocumentar las finanzas de la empresa.Actualiza los resultados econmicos dirigiendo departamentos como los de crdito y comprarestudiando los problemas financieros que aquejen a la empresa. Creando un banco de informacinbsica que hace posible el seguimiento econmico actualizado de la empresa en sus planes ycumplimiento de metas.


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ESCUELA COLOMBIANA DE INGENIERA JULIO GARAVITOFACULTAD DE INGENIERA INDUSTRIAL

TRABAJO FINALCASO PRCTICO

GESTIN ORGANIZACIONALGRUPO 1

JESSICA DIAZ ORTIZVCTOR HUGO LEGUIZAMN MUOZ

PRESENTADO A:MARA ISABEL ROSAS GONZLEZ

BOGOT DC22 DE MAYO DEL 2012

Caso práctico 45

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