Aude. administrativa

1

UNIVERSIDAD VERACRUZANA

Facultad de Contaduría y Administración

AUDITORIA ADMINISTRATIVA: MODELARTE

TESINA

Para obtener el Título de:

Licenciado en Administración

Presenta:

RAMIREZ ALVARADO DANIEL AARON

Asesor:

M.A. CARLOS SANGABRIEL RIVERA

Xalapa-Enríquez, Veracruz. Marzo 2009.

2

INDICE

RESUMEN

Resumen

INTRODUCCIÓN

Introducción

CAPITULO I: PLANEACIÓN

1.1 Marco conceptual de la organización

1.1.1 Antecedentes

1.2 Situación de empresa

1.2.1 Estructura

1.2.3 Organigrama

1.2.4 Clientes

1.2.5 Productos

1.2.6 Ubicación

1.2.7 Ciclo de vida

1.2.8 Misión

1.2.9 Visión

1.2.10 Valores corporativos

1.2.11 Objetivos

1.2.13 Políticas y procedimientos

1.2.14 Código de conducta

1.3 Pregunta de la investigación

1.4 Indicadores

1.5 Justificación

1.6 Objetivo general de la investigación

1.7 Objetivos específicos de la investigación

1.7.1 Etapa de planeación

1.7.2 Etapa de instrumentación

1.7.3 Etapa de examen

1.7.4 Etapa de informe

1.8 Alcance

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1.9 Fuentes de estudio

1.9.1 Internas

1.9.2 Secundarias

1.9.3 Externas

1.10 Técnicas de investigación

1.11 Instrumentación

1.12 Escalas de medición

1.13 Presupuesto

1.14 Programa de trabajo

1.15 Fases de auditoria

1.15.1 Primera fase

1.15.2 Segunda fase

1.15.3 Tercera fase

1.15.4 Cuarta fase

1.16 Diagnostico preliminar

1.16.1 Pregunta de investigación

1.16.2 Acciones a seguir

1.16.3 Criterios para el manejo de papele s de trabajo

1.16.3.1 Tipos de evidencias

1.16.3.2 Características de la s evidencias

1.16.3.3 Características de lo s papeles de trabajo

1.16.4 Diseño y aplicación del examen

1.16.5 Elaboración del informe

1.16.6 Mecanismos de seguimiento

CAPITULO II: INSTRUMENTACIÓN

2.1 Instrumentación

2.1.1 Técnicas de recolección

2.1.2 Instrumentos de medición

2.1.3 Cuestionario

2.2 Graficas de los resultado arrojados del aplicación del

CAPITULO III: EXAMEN

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II

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3.1 Examen de las escalas de medición

3.1.1 Instrumentos de medición

3.2 Problemas detectados

3.2.1 Planeación

3.2.2 Organización

3.2.3 Dirección

3.2.4 Control

3.3 Examen del cuestionario aplicado al perso nal

administrativo de ModelArte

3.4 Cedula de análisis documental del cuestio nario aplicado al

personal administrativo.

CAPITULO IV: INFORME

4.1 Informe

4.2 Informe dirigido a MODELARTE

CONCLUSIONES

CONCLUSION

FUENTES DE INFORMACION


ANEXOS

Tabulación de las respuestas obtenidas d el cuestionario aplicado al personal administrativo Tabulación de las respuestas obtenidas d el cuestionario aplicado al personal administrativo INDICE DE FIGURAS

INDICE DE FIGURAS

INDICE DE TABLAS

INDICE DE TABLAS

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III

1

RESUMEN

2

RESUMEN

La tesina a continuación expone la aplicación de una auditoria administrativa a la

agencia ModelArte, consiste en una revisión sistemática y evaluatoria de la

empresa que de forma especifica examinará el área administrativa de la

organización, que se lleva a cabo con la finalidad de determinar si la Agencia

ModelArte está operando eficientemente y busca localizar los problemas relativos

a la eficiencia dentro de la organización. La auditoría administrativa abarca una

revisión de los objetivos, planes y programas de la empresa; su estructura

orgánica y funciones; sus sistemas, procedimientos y controles; el personal

administrativo de la empresa y el medio en que se desarrolla, en función de la

eficiencia de operaciones, actividades y funciones. Todo esto con el fin de localizar

oportunidades de mejora que aumenten de manera directa la eficiencia y eficacia

de su administración logrando con esto proporcionar las herramientas para

alcanzar un nivel competitivo.

3

INTRODUCCIÓN

4

INTRODUCCIÓN.

La Auditoria administrativa provee una evaluación objetiva, imparcial y competente

de las actividades administrativas y es un medio para reorientar continuamente los

esfuerzos de la empresa hacia planes y objetivos en constante cambio. También

ayuda a descubrir deficiencias o irregularidades en aquellas partes de la empresa

que fueron examinadas. De esta manera a la dirección se le facilita lograr una

administración más eficaz y eficiente. (Franklin Fincowsky, Enrique Benjamín,

2007)

En la actualidad, es cada vez mayor la necesidad de examinar y valorar la calidad

de los administradores y de los procesos mediante los cuales opera una

organización. Esto se logra a través de la Auditoria administrativa. Por otra parte

también es necesario evaluar lo adecuado de la información administrativa que se

provee a la alta dirección para la planeación (estratégica y operacional), la

organización, la toma de decisiones, el control y demás funciones administrativas

de alto nivel.

Cualquier tipo de organización, sea pública o privada, grande, mediana o pequeña

tiene la necesidad de examinar su situación, para saber si los sistemas bajo los

cuales trabaja son los óptimos de acuerdo a su realidad.

La Auditoria administrativa sirve para comprobar la capacidad de la administración

en todos los niveles. Es un servicio especializado proyectado para la

administración, que determina los puntos donde hay un peligro potencial y por otro

lado, resalta las oportunidades de mejorar, de reducir costos, de eliminar

desperdicios y pérdidas de tiempo, así como también evalúa la eficacia de los

controles, observa si se sigue en todos los niveles la dirección de las políticas y

objetivos y determina si la empresa está operando con las utilidades que debería,

entre otros. (Franklin, Benjamín, 2007)

El objetivo del presente trabajo es evaluar el desempeño, la eficacia y la

eficiencia con la que se realizan las actividades y operaciones de MODELARTE,

empresa situada en la ciudad de Xalapa en la Avenida Villahermosa #207, Col.

5

Progreso, la cual se dedica a la prestación de servicios profesionales de

marketing, promoción y publicidad. La auditoria administrativa dada la naturaleza

de la investigación se concentrara tanto en áreas y departamentos administrativos,

como en los operativos. Pretendiendo identificar, estudiar y analizar las causas y

situaciones que intervienen en el ejercicio de la empresa.

Para poder obtener la información necesaria y así llevar a cabo la auditoria, se

realizará un marco metodológico que permita establecer un diagnostico situacional

de la empresa, para determinar así, las causas y efectos que influyen en el logro y

alcance de los objetivos institucionales, así como las alternativas y propuestas que

pretenden solucionar y mejorar los procesos de MODELARTE, con el fin de

cumplir con el objetivo de esta auditoría.

Existen dos enfoques dentro de la metodología de la investigación, el cualitativo y

el cuantitativo. La investigación cualitativa se utiliza para describir y depurar

preguntas de investigación, las hipótesis son generadas en el proceso y se van

conformando durante la obtención de los datos y los resultados de la

investigación. A diferencia de ésta, la investigación cuantitativa es más objetiva, en

cuanto que utiliza la lógica y el razonamiento deductivo, a través del empleo de

instrumentos de medición y procedimientos estadísticos. No obstante hoy día

ambos pueden ser utilizados de forma simultánea. (Franklin, Benjamín, 2007)

Debido a los objetivos perseguidos la orientación de este trabajo se dirigirá

principalmente a la investigación cuantitativa, ya que con esta se lograra obtener

una perspectiva de la realidad más amplia a partir de la cual se pueden identificar

los problemas que presenta la organización. Sin embargo, debido al tipo de

instrumentos de medición que serán utilizados, también se podrá considerar en

dicho trabajo el enfoque cualitativo.

Como ya se ha mencionado en este trabajo, se aborda la auditoría administrativa

aplicada a la empresa MODELARTE ubicada en la ciudad de Xalapa, Veracruz,

México, en todas sus áreas. El desarrollo de todos los contenidos de la auditoría

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se engloban en cuatro fases: En la primera (Planeación de la auditoria

administrativa), que se refiere a los lineamientos generales que garantizan la

cobertura de los factores necesarios para el logro del propósito de la auditoria

administrativa, además se presenta el primer paso a desarrollar en toda auditoria:

la idea para investigar. En la segunda fase (Instrumentación), se muestran las

técnicas seleccionadas y su aplicación, así como los papeles de trabajo y

evidencias que contribuirán a la eficacia de la auditoria. En la tercera fase

(Examen), se le aplican técnicas de análisis a los factores arrojados en los

instrumentos, con la finalidad de obtener un diagnostico que nos permita tomar

decisiones para lograr los fines propuestos. Por último, en la cuarta fase (Informe),

se presentan los resultados obtenidos en la auditoria a través de un documento

donde se señalan los hallazgos, conclusiones y recomendaciones a la empresa. Y

al final se presenta la conclusión, anexos y fuentes de información. (Franklin,

Benjamín, 2007)

7

CAPÍTULO I

PLANEACIÓN

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1.1 MARCO ACTUAL DE LA ORGANIZACIÓN

1.1.1 ANTECEDENTES

En enero de 2004 MODELARTE surge a partir de la realización de un proyecto

iniciado por la señorita Gabriela Cano Contreras, es en este momento en el que el

plan logra los alcances de la ejecución dejando atrás los preparativos y la

organización para solidificar la empresa.

Este evento resulta de de un largo proceso de reflexión y estudio del mercado

local el cual se caracterizaba por no brindar productos y servicios de calidad que

alcanzaran un nivel competitivo, lo cual ofrecía una gran oportunidad de trabajo.

Dado que Xalapa representaba un mercado de mediano tamaño, las necesidades

de las empresas por servicios promoción y publicidad eran cubiertos por dos

agencias que controlaban la mayor parte de la demanda de la plaza, las cuales

satisfacían esas necesidades pero no brindaban un servicio de alto nivel, logrando

con esto la inconformidad de sus clientes.

MODELARTE surge con la ambición de ser la agencia líder en la provisión de

servicios de promoción y marketing a estas empresas, aportando productos de

excelencia y mejorando el nivel de calidad de los mismos, pretendiendo con esto

transformar el concepto del servicio en el mercado local.

Modelarte se registra como una persona física con actividad empresarial, bajo el

régimen de pequeño contribuyente, todo esto ante la Secretaría de Hacienda y

Crédito Público, logrando así obtener el reconocimiento y validez fiscal para

comenzar con sus operaciones.

MODELARTE inició operaciones en la ciudad de Xalapa, ubicando su centro de

actividades en el edificio Macuiltepetl “c” departamento 303 en la colonia Nuevo

Xalapa, inmediato a su apertura la agencia logra firmar un contrato con la empresa

José cuervo S.A de C.V. la cual abarcaba 8 de los 10 centros comerciales de

9

mayor importancia en la ciudad, logrando el reconocimiento y empuje que dio

arranque a su éxito.

A partir de este momento MODELARTE logra penetrar en el mercado y por lo

consiguiente adquirir cada ves un mayor numero de clientes, desplazando así a

una de las agencias mas fuertes de la ciudad posicionándose en los primeros

lugares entre los proveedores de servicios de esa naturaleza.

Es en el año de 2005 en el que MODELARTE integra un nuevo miembro al

equipo, el Sr. Daniel Aarón Ramírez Alvarado, el cual reestructura la agencia

abriendo sus oportunidades a través de una nueva gama de servicios, aunados a

los que ya se ofrecían anteriormente. Proponiendo ideas claras y estructuradas de

un nuevo plan de trabajo que más adelante proporcionarían mayores rendimientos

a la empresa.

Este movimiento dentro de la compañía represento nuevos enfoques y procesos

los cuales le dieron mayor alcance a los objetivos estratégicos de MODELARTE

entre los cuales sobresalía el crecimiento de la empresa.

Transcurrido el tiempo y con un continuo ritmo de trabajo, MODELARTE logra

satisfacer aproximadamente el 35% del mercado total de la ciudad de Xalapa. Es

este el momento en el que, a través de una adecuada planeación y administración

financiera, la empresa cuenta con la capacidad de expansión y crecimiento

planificada.

En el mes de Octubre de 2008 la asociación traslada su centro de operaciones a

las nuevas oficinas de MODELARTE ubicadas en la Av. Villahermosa # 207 en la

colonia progreso, lo cual aumenta sus oportunidades administrativas y operativas

que ocasionarían un crecimiento organizacional y estructural de la agencia.

En la actualidad MODELARTE se encuentra operando bajo nuevos objetivos y con

una capacidad mucho mayor a la de sus inicios y cuenta con una plantilla de 5

puestos administrativos y 7 puestos operativos los cual genera 120 empleos

directos y aproximadamente 30 indirectos.

10

1.2 SITUACIÓN ACTUAL DE LA EMPRESA

1.2.1 ESTRUCTURA

MODELARTE es una sociedad anónima con capital variable. Sus socios tienen un

puesto en la dirección general de la empresa para la toma de decisiones y

planeación estratégica.

La administración de la empresa se lleva a cabo por los miembros del consejo

directivo de modelarte. Este consejo tiene la función de garantizar la buena

operatividad y adecuada administración de MODELARTE con el fin de lograr el

alcance de los objetivos. El consejo directivo se compone de dos socios los cuales

tienen propiedad del 50% del total de la empresa cada uno. (Bohlander George,

2008

El siguiente nivel del organigrama es ocupado por los departamentos

administrativos, los cuales se encargan de la ejecución de los planes establecidos

para que en conjunto se logren los objetivos propuestos. Cada departamento tiene

independencia entere si, pero al mismo tiempo existe la coordinación entre

diferentes áreas.

El tercer nivel se encuentra compuesto por los puestos operativos encargados de

la prestación de los servicios que ofrece la empresa, ellos colaboran con las

actividades y acciones operacionales de la agencia.

Además MODELARTE mantiene alianzas estratégicas con diferentes empresas, lo

cual le ofrece la capacidad de ampliar y complementar sus servicios.

11

1.2.2 ORGANIGRAMA

FIGURA: 1.1 ORGANIGRAMA

12

1.2.3 CLIENTES

Los clientes actuales y potenciales de MODELARTE son todas las empresas,

físicas y morales, instituciones públicas y privadas, organismos, asociaciones,

grupos y personas, marcas, productos y servicios que requieren de servicios de

promoción, publicidad, animación así como planeación y logística de eventos en

general además del recurso humano para su ejecución.

1.2.4 PRODUCTOS

MODELARTE ofrece una gran diversidad de servicios para cubrir las demandas

de sus clientes, lo que brinda una variedad de herramientas para lograr satisfacer

las necesidades de las empresas. Los servicios que se ofrecen en MODELARTE

se engloban en 6 áreas principales, pero a la vez estas áreas comprenden

múltiples elementos los cuales mencionaremos a continuación:

� Promoción

o Get Up de productos Nuevos

o Promotores

o Botargas

o Volanteros

� Publicidad

o Edecanes

o Demos

o Presentaciones

� Animación

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o Gios

o Animadores

o Equipo técnico de sonido

� Modelaje

o Modelos

o Pasarelas

� Coordinación de eventos

o Exposiciones

o Conferencias

o Ferias

o Ruedas de Prensa

o Conciertos

o Eventos deportivos

o Banquetes

o Eventos en general

� Staff

o Hostess

o Porteros

o Seguridad

o Acomodadores

o Taquilleros

14

o Personal de escenario y backstage

o Acompañantes de artistas

o Escenógrafos

o Coreógrafos

o Performance

o Ambientación y decoración

1.2.5 UBICACIÓN

Oficinas de MODELARTE.

AV. Villahermosa #207 Col.

Progreso C.P. 91130

Xalapa Veracruz.

Tel. (228) 1-68-48-76

1.2.6 CICLO DE VIDA

La empresa tiene 4 años en el mercado de la ciudad de Xalapa, Veracruz, México

y la podemos ubicar en la etapa de desarrollo, por que en estos momentos se

encuentra en constante crecimiento y aumentando sus capacidades y servicios.

Actualmente se está buscando aumentar el porcentaje de cobertura del mercado

loca. (Thompson, Arthur, 2003.)

Etapa de Crecimiento

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1.2.7 MISIÓN

Somos una empresa joven e innovadora, dedicada al manejo de personal, que

busca cubrir cualquier tipo de necesidades publicitarias, promocionales y

directivas de eventos de cualquier naturaleza, de la mejor manera y

comprometidos con la satisfacción de nuestros clientes a través de un servicio de

calidad, con el fin de que sus eventos sean exitosos; de igual forma promueve la

imagen del producto o servicio proyectándolo a grandes escalas, con el propósito

de incrementar las ventas de éste; todo a través del competente personal con el

que nos valemos para lograrlo.

1.2.8 VISIÓN

Consolidarnos como una de las mejores agencias de modelos, edecanes y

promotoras, logrando una imagen exclusiva e innovadora; manteniendo el buen

servicio y la calidad de éste.

1.2.9 VALORES CORPORATIVOS

MODELARTE trabaja bajo los siguientes valores:

� Ética profesional

� Excelencia en el servicio

� Transparencia y honestidad

� Confianza

� Responsabilidad Social

� Eficiencia y Calidad

� Satisfacción total

16

1.2.10 OBJETIVOS

Aumentar los servicios y productos que ofrece MODELARTE para convertirse en

una empresa integral con altas capacidades, intentando satisfacer cada vez más

necesidades que demandan nuestros clientes. Todo esto siempre bajo estrictos

niveles de alta calidad.

Posicionarla como una agencia de servicios integrales, con un enfoque moderno y

gran proximidad a sus clientes y que cuenta con un alto nivel de calidad.

Aumentar sus alcances en cuanto a su capacidad de servicio geográfico buscando

incursionar en mercados no solo locales si no foráneos. (Raia, Anthony, (2008)

1.2.11 POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

MODELARTE cuenta con políticas y procedimientos que establecen parámetros

para su operación y administración. Las políticas determinan el curso de acción

que debe ser continuamente seguido bajo determinadas circunstancias en todas

las áreas de negocio para asegurar la eficiencia, la calidad y control

Las políticas y procedimientos de MODELARTE se encuentran organizadas en

diferentes manuales. Dependiendo de las actividades realizadas por las personas,

deberán conocer las políticas y procedimientos relacionados con su trabajo.

Estos manuales son estudiados y analizados por los departamentos

administrativos con el fin de instruir a los empleados acerca de ellos, los manuales

se encuentran generalizados para cada área de la empresa, ya que cada una

representa actividades independientes, pero existen políticas y procedimientos

que engloban a toda la empresa. (Koontz Harold, 2000)

17

1.2.12 CÓDIGO DE CONDUCTA

MODELARTE cuenta con un condigo de conducta reconoce en su personal una

ventaja competitiva y promueve el ambiente apropiado para su desarrollo integral.

Quienes forman parte de esta empresa deben contribuir al logro de su misión, a

través de un comportamiento que refleje consistentemente los principios y valores

que se imparten en la empresa.

De manera sistemática, MODELARTE busca propiciar un ambiente de trabajo

saludable y productivo, que canalice el potencial y la creatividad de su personal, al

tiempo que fomente la colaboración y el trabajo en equipo. En esta misma

dirección, la empresa se preocupa de lo siguiente:

Dar cumplimiento a las leyes y regulaciones laborales

Respetar y propiciar el respeto absoluto por las diferencias y opiniones de los

demás, con la consecuente prohibición de todo tipo de acoso y forma de

discriminación.

Su código de conducta contiene:

I. Relación con el personal

II. Relacion con los proveedores

III. Relación con el gobierno

IV. Relación con la comunidad

V. Conflicto de intereses

VI. Responsabilidad ambiental

VII. Antidiscriminación

VIII. Información confidencial y/o privilegiada

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1.3 PREGUNTA DE LA INVESTIGACIÓN

¿Existe una adecuada administración dentro de la organización, en función de su

estructura, para una eficiente productividad de los puestos y el logro se sus

objetivos?

1.4 INDICADORES

VARIABLES

1.- Estructura Organizacional 2.- Metas y Objetivos

Indicadores de gestión :

- Línea de mando

- Tipo de autoridad

- Tipo de organización

- Tipo de departamentalización

- Tipo de decisiones

- Antecedentes

- Personalidad del líder

- Personalidad del personal

- Iniciativa

Indicadores productivos:

- Ventas

- Clientes

Indicadores de Gestión:

- Metas

- Procedimientos

- Políticas de ventas

- Programas de capacitación

- Cultura organizacional

- División y distribución de

funciones

- Estilo de liderazgo

- Motivación

- Creatividad e innovación

- Niveles

- Servicios al cliente

- Servicios generales

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1.5 JUSTIFICACIÓN

Los motivos por los que se emprende esta investigación, están ampliamente

justificados, ya que busca realizar una aportación de carácter teórico, con

evidencia empírica, ayudando a esclarecer el clima organizacional; a partir de dos

puntos de impacto: el Conceptual y el Operacional. El conceptual que consiste en

el análisis de las razones por las que se crea dicha empresa, por su parte el

operacional investiga la extensión para su análisis.

La auditoría administrativa, es muy importante para el desarrollo de las empresas,

ya que por medio de esta, se puede evaluar a la organización en todos sus

ámbitos: productivo, administrativo, recursos humanos, estructural, financiero y

tecnológicos desde una perspectiva objetiva; tomando en cuenta que la auditoria

será externa, con lo que facilitara a la empresa su crecimiento competitivo a partir

de la detección de oportunidades de mejoras en los ámbitos ya mencionados.

Además es necesario realizar una revisión sistemática de la estructura

organizacional ya que el crecimiento de MODELARTE ha representado un

aumento en las dimensiones de su organigrama y es fundamental comprobar la

eficiencia con la que se administra esta organización. (Amador Alfonso, 2008)

1.6 OBJETIVO GENERAL DE LA INVESTIGACIÓN

Llevar a cabo una auditoria administrativa en MODELARTE evaluando las

actividades a ejecutar de forma cronológica y ordenada, basándose en las etapas

que integran la metodología de la auditoría administrativa y el proceso

administrativo para analizar todas las áreas de MODELARTE con el fin de

identificar las fallas y oportunidades de mejora y analizar posibles causas y

corregirlas, presentando una propuesta de mejora. (Amador Alfonso, 2008)

20

1.7 OBJETIVOS ESPECÍFICOS DE LA INVESTIGACION

1.7.1 ETAPA DE PLANEACIÓN.

Realizar un análisis FODA de la empresa MODELARTE con el fin de determinar la

situación actual de la empresa.

Plantear la problemática identificada en MODELARTE, para enfocar la

investigación.

Identificar y establecer el alcance de la investigación, las fuentes de estudio, la

instrumentación que se utilizara, los presupuestos y el programa de trabajo; con el

objetivo de ordenar y estructurar la auditoria a la organización.

1.7.2 ETAPA DE INSTRUMENTACIÓN.

Identificar y recopilar los medios y fuentes de información más viables, a fin de

profundizar y adquirir un mayor conocimiento de la empresa.

Investigar las técnicas más apropiadas a las necesidades de información para

obtener elementos de juicio

Elaborar papeles de trabajo y registros para ordenar, agilizar e imprimir coherencia

al trabajo.

1.7.3 ETAPA DE EXAMEN

Realizar un análisis profundo de la estructura organizacional de MODELRATE

aplicando una revisión de su organigrama y administración.

Estudiar los manuales de procedimientos de los puestos de modelarte con el fin de

identifica todos los elementos que intervienen en el puesto para un eficiente

desempeño.

21

Determinar desviaciones en la aplicación de políticas y procedimientos en

MODELARTE como principio en la búsqueda del origen del problema.

Aplicar los formatos de cuestionario, formatos de entrevistas, cédulas y reportes

de avances, para localizar las desviaciones que represente un mal funcionamiento

de la estructura organizacional.

Analizar los formatos aplicados para diagnosticar los supuestos de la investigación

y comprender las causas podría originar la problemática.

Enfocar el análisis de acuerdo a los resultados obtenidos y de esta manera

determinar los factores vulnerables y estudiar las medidas que aseguren la

practica efectiva en la evaluación.

1.7.4 ETAPA DE INFORME.

Preparar un informe, que precise los resultados de la auditoria, así como describir

la metodología utilizada para la realización de esta. Contendrá las averiguaciones,

las conclusiones y recomendaciones manifestando la periodicidad y su

dimensión.

1.8 ALCANCE

Para un adecuado análisis y estudio de la organización, es preciso establecer el

alcance que la auditoria busca cubrir. Para esto, es necesario detallar las áreas

donde se aplicara la auditoria.

En el caso de la auditoria administrativa que se llevara a cabo a MODELARTE

Xalapa, se examinarán todas las el áreas administrativas y operativas. Una vez

analizada la información se podrán detectar algunas deficiencias dentro de la

organización. (Amador Alfonso, 2008)

22

1.9 FUENTES DE ESTUDIO

1.9.1 INTERNAS.

PRIMARIAS.

� Entrevistas aplicadas al personal de la empresa.

� Entrevista a los departamentos administrativos.

� Observación directa.

1.9.2 SECUNDARIAS

� Los manuales del proceso

� Las políticas

� Metodologías y procedimientos

� Sistemas de información y certificación.

� Estadísticas de trabajo.

� Organigramas

� Plantilla de personal.

1.9.3 EXTERNAS.

� Libros:

- Auditoria Administrativa: Gestión estratégica del cambio, FRANKLIN F., Enrique

Benjamín, Edit. Pearson Educación, Segunda Edición, México. 2007.

23

- Sinopsis de auditoría administrativa, RODRIGUEZ Valencia, Joaquín, Edit.

Trillas, 8ª edición México 2003.

-La auditoría administrativa: texto básico FERNANDEZ Arena, José Antonio. Edit.

Diana, Segunda edición, México 1992.

� Apuntes escolares.

1.10 TÉCNICAS DE INVESTIGACIÓN

Observación directa: Consiste en la revisión del área física donde se desarrolla el

trabajo de la organización, y se realiza con la finalidad de conocer las condiciones

laborales y el clima organizacional.

Entrevistas: Consiste en obtener información a partir de la aplicación de

cuestionarios a una o varias personas de la organización. (Lattuca, Antonio; Mora,

Cayetano, 1991)

1.11 INSTRUMENTACIÓN

� Formato de entrevista.

� Formato de cuestionarios: Estos instrumentos se emplean de manera

homogénea para obtener información a través de una serie de preguntas

escritas, predefinidas y secuenciadas.

� Cédulas: Con esta herramienta se obtiene información que va de acuerdo

con el objeto y alcance de la auditoria. Están integradas con formularios.

� Reportes de avances: Son formularios que forman parte de las cédulas.

� Instrumentos de medición: La medición se llevara a cabo a través de

indicadores cualitativos y cuantitativos. (Lattuca, Mora, 1991)

1.12 ESCALAS DE MEDICIÓN

24

Cualitativos Cuantitativos

Estructura

Organizacional

• Precisión con que se

determina los niveles de

autoridad y

responsabilidad

Áreas descentralizadas/total

de áreas

División y

Distribución de

Funciones

• Forma en que delimita

áreas de influencia

• Grado que determina

cargas de trabajo

• Delegación de

autoridad

Empleados/núm. De tareas

Tareas realizadas/empleados

Total de tareas/total de

empleados

Recursos

Humanos

• Precisión con que

determina el sistema

formal de

administración de las

personas

Personal de nivel directivo/

total de personal

Personal de nivel operativo/

total de personal

Personal capacitado/cursos

de capacitación

Sueldos de nivel

directivo/sueldos

Sueldos de nivel operativo /

sueldos

En las preguntas de los cuestionarios se aplicaran los siguientes métodos de

medición:

Scaling semántico y Selección múltiple.

25

1.13 PRESUPUESTO

PRESUPUESTO Concepto Cantidad Precio Importe Total

Equipo de transporte

Automóvil Gasolina 100 Ltrs. $7.10 $710.00 Subtotal de Equipo de Transporte $710.00 Equipo de Computo Computadora 1 Impresora 1 Cartuchos para impresora 1 $250.00 $250.00

Internet 2 renta mens.

$250.00 $600.00

Memorias USB 2 Scanner 1 Subtotal de equipo de computo $850.00 Equipo de Oficina Papel Bond T/carta 2 paquetes $45.00 $100.00 Carpetas de trabajo 7 $20.00 $200.00 Lapiceros 15 $5.00 $75.00 Folders 10 $2.00 $20.00 Marcadores 7 $7.00 $49.00 Engargolados 10 $14.00 $140.00 Gafetes 7 $10.00 $70.00 Copias 500 $0.30 $150.00 Subtotal de equipo de oficina $804.00 Gastos de oficina Luz 2 meses $180.00 $400.00 Agua 2 meses $90.00 $200.00 Teléfono 2 meses $1,050.00 $2,100.00 Subtotal de gastos de oficina $2,700.00 Total de gastos $5,064.00

TABLA 1.1 EL PRESUPUESTO

26

1.14 PROGRAMA DE TRABAJO

IDENTIFICACIÓN: AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

RESPONSABLES:

� Director de auditoría.

� Líder del Proyecto

� Analista.

� Coordinador de la Auditoria.

Daniel Aarón Ramírez Alvarado.

1.15 FASES DE AUDITORIA

De acuerdo a los requerimientos de información y actividades que se deben

realizar para la integración de la auditoria a MODELARTE se considero pertinente

seguir el proceso de auditoria administrativa en sus 4 fases ya que de esta forma

el auditor trabajara de manera ordenada evitando cargas de trabajo, mezcla o

pérdida de información y repetición de actividades. (Amador Alfonso, 2008)

1.15.1 PRIMERA FASE

PLANEACIÓN DE LA AUDITORÍA.

El objetivo de esta etapa es determinar el enfoque de auditoría a aplicar, su

consecuencia inmediata y la selección de los procedimientos particulares a

ejecutar.

27

Se elaborará, el plan de auditoría, donde se programarán las fechas, objetivos y

alcances de esta para verificar la aplicación y cumplimiento de los controles

considerados en los manuales de operación.

Se debe seguir el proceso de auditoria administrativa para llevar a cabo la

elaboración del plan de auditoría de MODELARTE. Se debe tener en

consideración las auditorías que ya hayan sido realizadas con anterioridad en la

empresa.

1.15.2 SEGUNDA FASE

INSTRUMENTACIÓN DEL PLAN DE AUDITORÍA.

La instrumentación del plan de auditoría se traduce en los papeles de trabajo que

constituyen la documentación y cuestionarios que evidencian el desarrollo de la

auditoría realizada, así como las escalas de medición que serán utilizadas en el

mismo.

1.15.3 TERCERA FASE.

EXAMEN DE LA AUDITORIA.

Una vez que se ha finalizado la fase de instrumentación se prosigue a elaborar el

examen, en donde deberá apegarse a ciertas normas de operación:

En todo momento deberá cumplir con las normas y Procedimientos de la auditoría.

Los informes emitidos por el departamento de auditoría incluirán los objetivos, el

alcance del trabajo, así como los hallazgos detectados y conclusiones, siempre

que sea posible, el auditor deberá referirse a los procedimientos establecidos en la

Institución.

El Director de auditoría deberá solicitar por escrito la información que considere

necesaria para el desarrollo del trabajo.

28

Cuando existan eventos extraordinarios se podrán realizar cancelaciones,

modificaciones o reprogramaciones al programa de auditoría, las cuales se

informarán oportunamente.

El auditor, en casos fortuitos, se reserva el derecho de solicitar información

adicional.

Todas las observaciones que no sean aclaradas durante la revisión, serán

plasmadas en el informe de auditoría.

Una vez que haya sido concluida la auditoría, se deberá revisar después de su

finalización para permitir analizar los siguientes elementos:

� Los papeles de trabajo estén organizados en forma lógica y estén

adecuadamente referenciados para facilitar la revisión.

� Las decisiones sobre alcance continúan siendo apropiadas, que se haya

obtenido suficiente evidencia y que el trabajo haya sido completado.

� Las conclusiones preliminares sobre los hallazgos de auditoría.

Después de revisar los resultados de los trabajos de auditoría, se preparará un

informe preliminar para el área auditada. El informe preliminar incluirá las

observaciones y es en este momento cuando podrá comentársele al encargado

del área las desviaciones encontradas y hacer un breve comentario acerca de sus

correcciones. El auditor deberá tomar en consideración la importancia relativa de

los hallazgos de los trabajos de auditoría, para así terminar las actividades con la

entrega de un informe final.

29

1.15.4 CUARTA FASE

INFORME DE LA AUDITORÍA.

En la entrega del informe de la auditoria, el auditor de ésta, deberá evaluar todas

las evidencias obtenidas durante la etapa de examen y la respuesta del área

auditada. Este informe deberá contener un resumen con los hallazgos más

importantes y además deberá incluir el desglose de los hallazgos con los

siguientes elementos:

� Descripción de los hallazgos: se deben comentar las desviaciones u

omisiones detectadas.

� Descripción del impacto de las desviaciones u omisiones detectadas.

� Conclusiones y recomendaciones para subsanar las deficiencias. El Auditor

debe proponer un plan de acción que ayude a revertir los problemas

detectados.

En esta fase el auditor debe comunicar los resultados del trabajo oportunamente a

la empresa. Es preferible emitir el informe tan pronto como sea posible después de

haber completado la auditoría, particularmente cuando puedan ser necesarios un

seguimiento y una acción rápida.

El informe deberá presentarse de forma neutral y referirse a la auditoría por su

título o su posición en lugar de su nombre. Las comunicaciones deben ser

precisas, objetivas, claras, concisas, constructivas, completas y oportunas. La

brevedad alienta a la administración y a la dirección a estudiar cuidadosamente el

informe.

Las críticas deben ser constructivas y sugerir soluciones razonables, de esta

manera se obtendrá cooperación para la resolución de los asuntos detectados en

el trabajo. Siempre que sea posible, el auditor deberá referirse a las normas y a

los procedimientos específicos de la empresa para apoyar sus conclusiones.

30

1.16 DIAGNOSTICO PRELIMINAR

1.16.1 PREGUNTA DE INVESTIGACIÓN.

¿Existe una adecuada administración dentro de la organización, en función de su

estructura, para una eficiente productividad de los puestos y el logro se sus

objetivos?

1.16.2 ACCIONES A SEGUIR. (Amador Alfonso, 2008)

� Evaluar de forma permanente el funcionamiento del sistema de control

interno de MODELARTE y recomendar las medidas que signifiquen mejorar

su efectividad. Por ejemplo evalúan los procedimientos, los métodos, los

sistemas de información, línea de mando y tipo de autoridad, etc.

� Examinar el grado de cumplimiento de los objetivos estratégicos y políticas,

así como, las metas de corto, mediano y largo plazo, señalados por el

Consejo directivos y/o que emanen del proceso de planificación. Para

cumplir este propósito, se requiere que los indicadores se encuentren

claramente establecidos, que permitan conocer oportunamente los avances

y ejecuciones.

� Evaluar, cualitativa y cuantitativamente, los medios y formas de generación

de información para el proceso de toma de decisiones y de seguimiento de

las actividades administrativas.

� Determinar el grado eficiencia con que se utilizan los recursos de la

empresa, considerando aspectos técnicos, criterios económicos, sociales y

culturales existentes entre el personal que labora MODELARTE.

� Promover un mayor control mediante la adopción de instrumentos de

autocontrol (seguimiento de metas e indicadores) en las unidades

operativas.

� Verificar la existencia de adecuados sistemas de información, registro y

control, que generen productos oportunos y confiables.

31

� Establecer el grado de implementación de las medidas preventivas y/o

correctivas provenientes de las evaluaciones realizadas al personal.

� Analizar la percepción externa (público, clientes, etc.) mediante un estudio y

seguimiento de comentarios y opiniones que incidan en el funcionamiento

de la empresa, sobre aspectos que se espera que la agencia pueda

otorgar.

� Coordinar esfuerzos con agencia, mediante la celebración de reuniones

periódicas para comentar asuntos de mutuo interés y el acceso mutuo a los

planes, programas e informes.

� Reportar al consejo directivo los resultados de la auditoría realizada.

� Ajustarlas políticas y procedimientos vigentes en MODELARTE de acuerdo

a los resultados de las revisiones realizadas.

� Detectar que tipo de liderazgo se lleva dentro de la MODELARTE

� Analiza el tipo de organización así como su tipo de departamentalización

con el fin de identificar el desempeño de cada departamento.

(Amador Alfonso, 2008)

1.16.3 CRITERIOS PARA EL MANEJO DE PAPELES DE TRABAJO.

1.16.3.1 TIPOS DE EVIDENCIAS

� Física

� Documental

� Analítica

32

1.16.3.2 CARACTERÍSTICAS DE LAS EVIDENCIAS:

� Competente.- en cuanto que sea conforme a la realidad

� Relevante.- Que cumpla con los objetivos de la auditoría

� Suficiente.- Contar con la necesaria para poder dar validez de los hallazgos

de auditoría

� Oportuna.- Debe ser recopila en el período que abarque la auditoría y debe

ser actual

1.16.3.3 CARACTERÍSTICAS DE LOS PAPALES DE TRABAJO:

� Contener el programa de auditoría original y las modificaciones sucesivas

� Contener índices y referencias cruzadas relacionadas con el programa de

auditoría

� Estar fechados, revisados y firmados por el auditor

� Deben ser completos y precisos para apoyar los hallazgos, conclusiones y

recomendaciones.

� Deben demostrar la naturaleza y alcance del trabajo realizado

� Tienen que ser comprensibles, legibles, claros y limpios

� Limitados, a los asuntos que sean significativos y relevantes para los

objetivos de la auditoría.

33

1.16.4 DISEÑO Y APLICACIÓN DEL EXAMEN

Entrevista con los responsables de MODELARTE con objeto de indicarles el

seguimiento a la atención de las áreas de problemática relevante.

Aplicación de técnicas de Auditoría Administrativa.

Captación de documentación necesaria.

Revisión, complementación y depuración de la información captada.

Captación de opiniones y sugerencias.

1.16.5 ELABORACIÓN DEL INFORME

En la elaboración y presentación del informe final, el auditor, deberá evaluar todas

las evidencias obtenidas durante la etapa de ejecución y la respuesta de las áreas

auditadas. El informe final deberá contener un resumen con los hallazgos más

importantes y además deberá incluir el desglose de los hallazgos con los

siguientes elementos:

� Descripción de los hallazgos: se deben comentar las desviaciones u

omisiones detectadas.

� Descripción del impacto de las desviaciones u omisiones detectadas.

� Conclusiones y recomendaciones para subsanar las deficiencias. El Auditor

debe proponer un plan de acción que ayude a revertir los problemas

detectados.

Después de concluidas las labores de auditoría, el auditor debe comunicar los

resultados del trabajo oportunamente al consejo directivo. Es preferible emitir el

informe tan pronto como sea posible después de haber completado la auditoría,

particularmente cuando puedan ser necesarios un seguimiento y una acción

rápida.

34

Los informes deberán presentarse de forma neutral y referirse a los auditados por

su título o su posición en lugar de su nombre. Las comunicaciones deben ser

precisas, objetivas, claras, concisas, constructivas, completas y oportunas. La

brevedad anima a la administración y a la dirección a estudiar cuidadosamente el

informe.

Las críticas deben ser constructivas y sugerir soluciones razonables, de esta

manera se obtendrá cooperación para la resolución de los asuntos detectados en

el trabajo. Siempre que sea posible, los auditores deberán referirse a las normas y

a los procedimientos específicos de la empresa para apoyar sus conclusiones.

1.16.6 MECANISMOS DE SEGUIMIENTO

En la ejecución de los trabajos de auditoría, el auditor deberá apegarse a las

siguientes normas de operación:

� En todo momento deberá cumplir con las normas de ejecución del trabajo

señaladas en las Normas y Procedimientos de Auditoria emitidas por el

IMCP o las Normas internacionales de auditoría.

� Cuando existan eventos extraordinarios se podrán realizar cancelaciones,

modificaciones o reprogramaciones al programa de auditorías, las cuales se

informarán consejo directivo.

� El auditor deberá solicitar por escrito la información que considere

necesaria para el desarrollo de su trabajo.

� El auditor, en casos fortuitos se reserva el derecho de solicitar información

adicional.

� Todas las observaciones que no sean aclaradas durante la revisión, serán

plasmadas en el informe de auditoría y tendrán que apegarse a lo que

marca el procedimiento de acciones preventivas y correctivas.

35

� El auditor deberá informar al Consejo directivo, cuando menos

mensualmente, los resultados de las revisiones, reportándoles

oportunamente si hubiere alguna deficiencia o desviación.

� Los informes emitidos por el auditor incluirán los objetivos, el alcance del

trabajo, así como los hallazgos detectados y conclusiones, siempre que

sea posible el auditor deberá referirse a los procedimientos establecidos en

la Institución.

Una vez que haya sido concluida la auditoría, se deberá revisar el trabajo

realizado. La revisión inmediata del trabajo después de su finalización permite

analizar los siguientes elementos:

Las decisiones sobre alcance continúan siendo apropiadas, que se haya obtenido

suficiente evidencia y que el trabajo haya sido completado.

Las conclusiones preliminares sobre los hallazgos de auditoría.

Los papeles de trabajo estén organizados en forma lógica y estén adecuadamente

referenciados para facilitar la revisión.

Después de revisar los resultados de los trabajos de auditoría, Auditor deberá

preparar un informe preliminar para el área auditada. El informe preliminar incluirá

las observaciones. A partir de la entrega de los resultados preliminares, el área

auditada tendrá un plazo de 5 días hábiles para comentar y subsanar las

deficiencias encontradas o generar acciones correctivas.

Una vez concluido el plazo de 5 días, auditor preparará el informe final. En caso

de que el área auditada no se subsane las deficiencias encontradas el auditor

informará los resultados a efecto de que se tomen las medidas necesarias para

corregir las deficiencias u omisiones. El auditor deberá tomar en consideración la

importancia relativa de los hallazgos de los trabajos de auditoría.

36

CAPITULO II

INSTRUMENTACION

37

2.1 INSTRUMENTACION

2.1.1 TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN

Formato de entrevista

Formato de cuestionarios: Estos instrumentos se emplean de manera homogénea

para obtener información a través de una serie de preguntas escritas, predefinidas

y secuenciadas. (Amador Alfonso, 2008)

Cédulas: Con esta herramienta se obtiene información que va de acuerdo con el

objeto y alcance de la auditoria. Están integradas con formularios.

Reportes de avances: Son formularios que forman parte de las cédulas.

2.1.2 INSTRUMENTOS DE MEDICIÓN

La medición se llevara a cabo a través de indicadores cualitativos y cuantitativos.

Proceso

Administrativo. Cualitativos Cuantitativos

Planeación.

Visión. • Manera en que eleva la

moral y el espíritu del equipo.

• Empleados que conocen

la visión / Total de

empleados.

Misión. • Forma en que fomenta el

nivel de compromiso


la misión/ Total de

empleados.

Objetivos. • Grado en que orienta los

esfuerzos.

• Objetivos alcanzados /

Objetivos definidos.

Metas. • Nivel en que se determina

la eficacia de las acciones.

• Metas alcanzadas /

Metas establecidas.

38

Estrategias • Modo en que emplea los

recursos para lograr las metas

• Empleados que aplican

las estrategias de la

empresa/ Total de

Empleados.

Políticas. • Determinar si los ejecutivos

analizan correctamente la

información de los prospectos

• El número de empleados

que siguen las políticas /

Total de empleados.

Procedimientos. • Forma en que sistematizan

y ordenan el trabajo.

• Número de empleados

que aplican los

Procedimientos de la

empresa / total de

empleados

Organización.

Estructura

organizacional.

• Precisión en que

determinan los niveles de

autoridad y responsabilidad

• Áreas

descentralizadas / Total de

áreas.

Recursos

humanos.

• Grado de inversión en el

capital intelectual de los

recursos humanos.

• Medir el grado de

empowerment que se aplica en

la empresa.

• Personal reclutado /

Personal contratado.

• Personal de nivel

directivo / Total de personal.


operativo / Total de personal.

• Personal al que se le

ha tribuido facultades de

decisión / Total de personal.

39

Dirección.

Liderazgo. • Capacidad del líder para

lograr que las acciones se

implementen de la mejor

manera posible.

• Personal que

aceptan el estilo de

liderazgo/ total de

empleados

Motivación. • Grado en que la

motivación que ofrece la

organización representa la

facultad para transmitir energía

para sostener y dar sentido al

esfuerzo del personal.

• Personal que percibe

estímulos por su

trabajo / Total de

personal.

Toma de

decisiones.

• Medida en que la

organización maneja de

manera adecuada el riesgo y la

incertidumbre, así como la

generación y evaluación de

alternativas para seleccionar e

implementar la idónea.

• Total de personas a

cargo de tomas de

decisiones / total de

personal

• Total de personas

que participan en

una decisión / total

de personal que

toma decisiones

Control.

Procesos. • Medir el cumplimiento de

los procesos

• Numero de personal que

sigue los Procesos

diseñados por la empresa/

Total de personal.

Herramientas. • Grado de vigilancia que

establece para asegurar el

cumplimiento de las metas.

• Personal que reporta

resultados bajo alguna

herramienta de control /

Total de empleados

40

2.1.3 CUESTIONARIO

Auditoria Administrativa

Personal Administrativo de ModelArte

Fecha: ___________________ Clave del encuestador: _____________________

El siguiente cuestionario tiene como propósito determinar la situación del personal

administrativo de ModelArte, dentro de la organización, es por ello que se solicita

de su colaboración, recordando que su participación es valiosa y será de gran

apoyo para la auditoria Administrativa que se está realizando.

INSTRUCCIONES:

Marca con una X la respuesta con la que estés de acuerdo, se te pide no dejes

ninguna pregunta sin calificar.

PLANEACIÓN. Totalmente

de acuerdo

De

acuerdo Indiferente

En

desacuerdo

Totalmente

desacuerdo

1. ¿Conoce la Misión y visión de

ModelArte?

2. La misión y visión de ModelArte

me motivan como integrante de

la organización.

3. La visión de la organización se

relaciona con sus valores,

aspiraciones y metas.

4. La misión de la organización

representa el nivel de calidad y

productividad.

5. Existe una correlación entre el

enunciado de la misión y el

41

comportamiento de la

organización.

6. La misión de ModelArte se

puede llegar a convertir en

objetivos específicos.

7. La empresa cuenta con objetivos

definidos.

8. Los objetivos son claros,

alcanzables y medibles.

9. Las metas de la empresa

coinciden con los objetivos

establecidos.

10. Las metas son coincidentes con

la capacidad de la organización.

11. Son acordes las estrategias con

los objetivos y metas trazados.

12. Las estrategias establecidas por

la empresa son las que sigo para

el alcance y logro de mis metas y

objetivos

13. La empresa cuenta con políticas

establecidas.

14. Las políticas se pueden traducir

en liderazgo imperante

15. Las políticas se aplican de forma

general y no para áreas

especificas

16. Sigo las políticas que la empresa

señala para realizar mis

42

actividades y funciones

17. Las políticas sientan las bases

para el trabajo en equipo

18. Se supervisa la correcta

aplicación de políticas

19. Se toman acciones cuando no se

cumplen las políticas

20. Están definidos los

procedimientos para realizar sus

actividades

21. Están documentados los

procesos

22. Aplico los procedimientos

establecidos por la empresa

23. Recibo capacitación especifica

para su aplicación

24. Las herramientas otorgadas para

la realización de sus actividades

son eficientes

25. Los procedimientos son útiles

para mejorar el capital intelectual

de la organización

26. La empresa se muestra

indiferente ante los

procedimientos derivados de tu

iniciativa.

ORGANIZACIÓN.

27. La empresa cuenta con un

organigrama actualizado.

28. La estructura actual permite

43

cumplir los objetivos de la

organización.

29. El nivel que ocupa dentro de la

estructura organizacional de la

empresa conlleva una alta

responsabilidad.

30. Recibo capacitación de acuerdo

al puesto.

31. El puesto que ocupa es de base

32. Recibo diferentes tipos de

capacitación.

33. Las actividades asignadas a

cada área son adecuadas para el

cumplimiento de las funciones.

34. La empresa cuenta con un

sistema de análisis de puestos.

35. Se realiza la valuación de

puestos

36. Es frecuente la valuación de

puestos.

37. El análisis y valuación de

puestos ha permitido mejorar las

deficiencias en la organización.

38. Después de implementar la

capacitación en el desarrollo de

las actividades, se evalúa el

resultado de estas.

39. En la evaluación del desempeño

se considera el desempeño

44

individual.

40. Repercute la capacitación y

desarrollo en los procedimientos

de las actividades.

41. La empresa ha desarrollado una

iniciativa que fomenta el nivel de

decisión de los empleados.

42. Esta atribución de facultades de

decisión afirman un alto nivel de

confianza.

DIRECCIÓN.

43. El estilo de liderazgo que ejerce

la dirección se inclina al

cumplimiento de las tareas.

44. Su jefe directo usa la motivación

como método de liderazgo.

45. El estilo de liderazgo ejercido por

la dirección inspira y motiva al

personal.

46. La comunicación se lleva acabo

a nivel interpersonal de manera

directa.

47. Los canales de comunicación

formales de la empresa son los

adecuados.

48. Se ha implementado alguna

iniciativa para enriquecer los

45

canales de comunicación.

49. La motivación es una prioridad

para la organización.

50. El tipo de motivación ofrecida por

la empresa satisface mis

expectativas personales y

laborales.

51. Su nivel de autoridad es el

necesario para la toma de

decisiones cuando se presentan

situaciones de contingencia.

52. Me siento motivado al tomar

decisiones.

53. Las actividades que usted realiza

van de acuerdo al nivel de

autoridad que se le confiere.

54. La estructura organizacional

influye en la toma de decisiones.

CONTROL.

55. El proceso de control contempla

elementos básicos como tu

rendimiento actual.

56. De los procesos que establece la

empresa, los implementa en su

totalidad.

57. La empresa cuenta con sistemas

de control.

58. La responsabilidad de supervisar

tus actividades recae en alguna

46

¡Gracias por su tiempo!

persona.

59. La evaluación de tu desempeño

se basa en el numero de

objetivos logrados

60. Los mecanismos de control

afectan tu desempeño laboral.

61. Los mecanismo de control

valúan tanto la eficacia como la

eficiencia de tus actividades.

62. La empresa toma medidas de

acción en caso de que no

cumplas de manera productiva

las actividades.

47

2.2 GRAFICAS DE LAS RESPUESTAS OBTENIDAS EN LOS CUESTIONARIOS APLICADOS AL PERSONAL ADMINISTRATIVO DE LA AGENCIA MODELARTE .

1.- ¿Conoce la Misión y visión de ModelArte?

Interpretación.- Con los resultados de esta pregunta se observa que ModelArte ha

puesto énfasis en que sus empleados conozcan la misión y visión, sobresaliendo

la importancia que la organización otorga a este sentido, sin embargo una notable

proporción del personal la desconoce lo que significa que por parte del personal

existe desinterés por conocer los principios de la empresa.

2.- ¿La misión y visión de ModelArte me motivan como integrante de la

organización?

Interpretación.- La organización ha procurado que los empleados se sientan

solidarizados con la razón de ser y rumbo de ésta, y tengan interés en participar

con ella, resaltando su ciudadanía organizacional que se traduce en la fidelidad

que se tiene con la empresa y el compromiso personal y laboral con la misma,

pero por otro lado, también notamos que para algunos es indiferente, lo cual

48

ocasiona una falta de interés por parte de ellos a la empresa, además de la

motivación necesaria para que estos empleados las adopten como parte de su

vida dentro de la organización orientándolo hacia un propósito común con

ModelArte, por ultimo al igual encontramos una proporción de empleados que no

se identifican con ellas, haciendo necesario un acercamiento para lograr identificar

cuales son los aspectos que no logran apropiar a su estilo de trabajo .

3.- ¿La visión de la organización se relaciona con sus valores, aspiraciones y

metas?

Interpretación.- Aunque el personal administrativo siente una compatibilidad

laboral con la visión de ModelArte, no ha logrado que todos sientan una

correspondencia con su formación personal ya que un importante numero de

empleados no se muestran interesados por lograr sus aspiraciones y metas dentro

de la empresa, aunado a esto otro tanto no ve similitud entre las características

que presenta la organización y las que ellos pretenden.

49

4.-¿La misión de la organización representa el nivel de calidad y productividad?

Interpretación.- Se observa que el propósito de la organización es acorde con los

atributos corporativos con los que cuenta, y la mayoría de los empleados lo notan

y aplican, sin embargo el resto del equipo de trabajo no lo hace así, sino que una

importante parte nunca ha considerado esta característica y otra mas pequeña

aun cree lo contrario debido a su nula empatía con la misión de la empresa.

5.- ¿Existe una correlación entre el enunciado de la misión y el comportamiento de

la organización?

Interpretación.- Existe un contraste en la opinión del personal administrativo

conforme a la actuación de la organización para lograr los objetivos concretos

deseables que habrá de alcanzar como financieros, sociales y estructurales, ya

que un porcentaje considera que el camino seguido por la organización es

adecuado a su misión como empresa, pero por otro lado, varios no ve una relación

concreta, lo cual desorienta a el personal a no seguir un mismo rumbo

unánimemente.

50

6.- ¿La misión de ModelArte se puede llegar a convertir en objetivos específicos?

Interpretación.- Debido a la relación existente entre la misión de ModelArte con su

comportamiento organizacional, no se percibe que ésta pueda transformarse en

fines que persigue alcanzar desde la planeación, la organización, la integración

de personal, la dirección y el control. A pesar de que algunos empleados

consideran la capacidad de plasmar metas y objetivos a partir de la misión de la

organización otro tanto no cree en esta capacidad, además existen quienes ni

siquiera se han percatado de la relación que existe entre sus actividades y

funciones con las metas y objetivos a largo plazo.

7.-¿La empresa cuenta con objetivos definidos?

51

9.- ¿Las metas de la empresa coinciden con los objetivos establecidos?

Interpretación.- A pesar de que las metas están enfocadas al logro de objetivos,

la organización no ha logrado por completo esto, ya que varios empleados no

coinciden con esta afirmación, y aunado a esto otros, desconocen su relación

debido a la falta de orientación

10.- ¿Las metas son coincidentes con la capacidad de la organización?

Interpretación.- La mitad de los ejecutivos de crédito consideran que las metas

de trabajo que la organización establece son coherentes con la capacidad que

presenta la empresa. Sin embargo el resto de los ejecutivos de crédito percibe que

no hay coherencia entre la estructura organizacional y las metas planteadas a

futuro.

52

11.- ¿Son acordes las estrategias con los objetivos y metas trazados?

Interpretación.- Las objetivos y las metas fueron realizados en base a las

estrategias de la empresa, sin embargo no existe una relación total entre estos.

ModelArte debió establecer metas al iniciar el proyecto. Esto se ve reflejado ya

que la mitad del personal administrativo no está de acuerdo en la concordancia de

las estrategias. Esto se debe a que el programa de acción define los objetivos,

metas, políticas y prioridades a mediano y largo plazo, para cada uno de los

niveles de decisión de la empresa. Los objetivos son fines específicos, medibles,

planteados a corto plazo y su consecución previa es precisa para poder alcanzar

las metas de la organización. Los objetivos deben ser desafiantes, relevantes y

bien enfocados.

Las metas hacen referencia a los que es importante para una organización y dan

al personal de plantilla un sentido de propósito.

12.- ¿Las estrategias establecidas por la empresa son las que sigo para el alcance

y logro de mis metas y objetivos?

53

Interpretación.- Las estrategias establecidas por la empresa no son cumplidas en

su totalidad por el personal administrativo, ya que sienten que estas no son afines

con los procedimientos que marca la empresa. Por ello incidimos en que es

importantísimo para la empresa el controlar y evaluar constantemente los

resultados obtenidos por las estrategias establecidas, puesto que, tanto el

mercado como el entorno, experimentan constantes cambios y fluctuaciones.

13.- ¿La empresa cuenta con políticas establecidas?

Interpretación.- Las políticas de ModelArte son conocidas en su totalidad por el

personal administrativo, ya que la empresa se preocupado por difundirlas entre

sus empleados. Por otra parte, nos daremos cuenta que los empleados

demandan tiempo y políticas de conciliación de la vida laboral y personal que les

permitan mejorar su calidad de vida sin cambiar significativamente de costumbres

y aprovechar mejor su tiempo sin minimizar sus responsabilidades profesionales.

ModelArte tiene políticas que están claramente definidas generalmente y son

comunicadas y entendidas por los integrantes de la empresa además están

alineadas con la visión de la empresa y de objetivos claros que son revisados

periódicamente para adecuarlas a los cambios.

54

14.- ¿Las políticas se pueden traducir en liderazgo imperante?

Interpretación.- Las políticas son percibidas por la mitad del personal

administrativo, poco importantes en la realización de sus objetivos y metas a

lograr. Esta situación, a la que toda organización espera no llegar, es

esencialmente, una situación de difícil o imposible que se manifiesta, por lo

general, en términos de una coyuntura de crisis o inestabilidad, y puede

convertirse en apremiante desafío para el liderazgo. El desarrollo y vigencia de

ModelArte depende la calidad del liderazgo y ésta a su vez depende del tipo de

políticas y del tipo de cultura gerencial que predomina en la organización.

15.- ¿Las políticas se aplican de forma general y no para áreas especificas?

55

Interpretación.- Más de la mitad del personal administrativo, considera poco

importantes las políticas debido a que estas, están establecidas de forma general

y no por áreas. Por ser estos elementos tan obvios en el trabajo diario, insistir en

ellos podría parecer común para ModelArte pero no deja de ser importante

recordarlo, deben de tener muy claro que la iniciativa personal es la base del

trabajo colectivo y que solamente personas bien capacitadas, creativas y

comprometidas y que se encuentren satisfechas dentro de la compañía, pueden

contribuir en forma eficiente a lograr los resultados propuestos y las metas

señaladas

16.- ¿Sigo las políticas que la empresa señala para realizar mis actividades y

funciones?

Interpretación.- No todo el personal administrativo sigue la realización de las

políticas de forma constante, ya que las consideran inconsistentes para la

ejecución de sus actividades. Las políticas indican el grado de compromiso de los

empleados con la organización. Estas no deben de ser una obligación de los

empleados debe ser más que un esquema de deberes. Existen muchas

diferencias de forma y contenido de las políticas corporativas. Su estilo, sin

embargo, no es tan importante como la claridad con la cual se identifican

responsabilidades funcionales sobre la autoridad.

56

17.- ¿Las políticas sientan las bases para el trabajo en equipo?

Interpret

ación.- En la realización del trabajo en equipo las políticas no influyen en su

totalidad en el personal administrativo. En el desarrollo del trabajo las políticas se

encuentran, pues, no tanto en las estructuras formales e informales de la empresa,

como en lo que la gente cree en relación con esas estructuras y comportamientos.

Son esas creencias las que dan al comportamiento del personal administrativo,

sentido para sí y para los demás, porque apreciamos que las políticas que

desarrolló ModelArte no tienen credibilidad. Los miembros de un equipo se

conocen entre sí; aprenden y fijan las reglas del equipo; y comparten los valores

en los que el grupo se sustentará. ModelArte deberá formular políticas para

normar la actuación del grupo, los miembros deberán designar un líder-moderador

para el mejor desempeño del grupo. Los integrantes establecerán fronteras y

objetivos.

18.- ¿Se supervisa la correcta aplicación de políticas?

57

Interpretación.- La poca importancia de las políticas por parte del personal

administrativo, se debe a la falta de supervisión en su aplicación, por parte de la

empresa. Una política es una guía predeterminada que se establece para

proporcionar dirección a la toma de decisiones. Deben de ser guiadas, y flexibles y

su uso exige interpretación y buen juicio. Pueden ejercer una influencia

significativa sobre la forma en que los gerentes desarrollan sus puestos.

19.- ¿Se toman acciones cuando no se cumplen las políticas?

Interpretación.- Por parte de la empresa existe un desinterés por el

incumplimiento de las políticas, por lo que las acciones aplicadas a esta

inconsistencia son casi nulas. Este aspecto es especialmente importante cuando

se descubre la importancia de dirigir tomando como base un conjunto de valores

claves compartidos por quienes forman parte de la organización. Desarrollo de la

excelencia humana de los empleados. La calidad de la empresa depende, en

último término, de la calidad humana de quienes la integran y esto exige no sólo

asumir valores, sino auténticos valores humanos y convertirlos en un hábito de

conducta. En la medida en que las políticas puedan favorecer el desarrollo de la

excelencia humana, ése será también un motivo para su implantación.

58

20.- ¿Están definidos los procedimientos para realizar sus actividades?

Interpretación.- Los procedimientos para el cumplimiento de funciones que debe

seguir el personal administrativo, están establecidos, sin embargo no todos los

conocen en su totalidad. ModelArte en el proceso de diseñar e implementar el

sistema de control interno, tiene que preparar procedimientos integrales, los

cuales son los que forman el pilar para poder desarrollar adecuadamente sus

actividades, estableciendo responsabilidades a los encargados de todas las áreas,

generando información útil y necesaria, estableciendo medidas de seguridad,

control y autocontrol y objetivos que participen en el cumplimiento con la función

empresarial.

La evaluación del sistema de control interno por medio de los manuales de

procedimientos afianza las fortalezas de la empresa frente a la gestión.

En razón de esta importancia que adquiere el sistema de control interno para

cualquier entidad, se hace necesario hacer el levantamiento de procedimientos

actuales, los cuales son el punto de partida y el principal soporte para llevar a

cabo los cambios que con tanta urgencia se requieren para alcanzar y ratificar la

eficiencia, efectividad, eficacia y economía en todos los procesos.

21.- ¿Están documentados los procesos?

59

Interpretación.- A pesar de que la empresa formalizo los procesos para cada una

de las funciones administrativas, a través de la documentación pertinente, esta es

desconocida por la mitad de la empresa; lo cual muestra un importante

desconocimiento por parte del personal administrativo de los procesos que deben

seguir para llevar a cabo sus labores.

22-¿Aplico los procedimientos establecidos por la empresa?

Interpretación.- Los procedimientos establecidos por la empresa, son aplicados

por el personal administrativo de forma empírica, ya que un porcentaje importante

desconocen los manuales de procedimientos y estos son el cauce formal de la

serie de actos en que se concreta la actuación administrativa para la realización

de un fin. El procedimiento tiene por finalidad esencial la emisión de un acto

administrativo; por lo tanto este factor obstruye el buen funcionamiento de la

empresa.

60

23.- ¿Recibo capacitación especifica para su aplicación?

Interpretación.- A pesar de que todos los ejecutivos de crédito reciben la

capacitación para la aplicación de los procedimientos, existen inconsistencias en

su aplicación; ya que existe un porcentaje importante dentro de la empresa a

quienes la capacitación les fue indiferente del todo, lo que podría provocar un serio

problema dentro de la organización.

24.- ¿Las herramientas otorgadas para la realización de sus actividades son

eficientes?

Interpretación.- El personal administrativo recibe las herramientas para la

ejecución de sus actividades, sin embargo son ineficientes durante la realización

de este proceso. Es por ello que existe un serio problema dentro de de la

organización ya que al no contar con las herramientas eficientes para llevar a cabo

sus actividades, el trabajo de mas de la mitad del personal administrativo es

ineficaz, lo que repercute directamente en la productividad de la empresa.

61

25.- ¿Los procedimientos son útiles para mejorar el capital intelectual de la

organización?

Interpre

tación.- Los procedimientos que sigue la empresa no son eficaces para el

desarrollo personal de los empleados. Lo cual muestra un gran desinterés de la

organización para sus empleados ya que un porcentaje muy importante considera

que su iniciativa no es tomada en cuenta lo que provoca una apatía hacia los

procedimientos que la misma empresa establece.

26- ¿La empresa se muestra indiferente ante los procedimientos derivados de tu

iniciativa?

Interpretación.- La iniciativa por parte del personal administrativo en la realización

de sus labores no es tomada en cuenta por la empresa de forma general. Lo que

repercute de forma directa en estos, mostrándose de forma indiferente hacia la

organización, limitando se a ellos mismos en cuanto a su creatividad y la empresa

por su parte pierde la oportunidad de contar con un equipo mas competitivo.

62

27.- ¿La empresa cuenta con un organigrama actualizado?

Interpretación.- La empresa actualiza de forma constante su organigrama. Sin

embargo existe personal dentro de la empresa que parece no estar enterado de

los cambios que se hacen en el organigrama dentro de la organización. Este

factor puede influir de forma directa en la mala toma de decisiones, es por ello que

cada ves que se modifique de alguna forma, deberían de notificarle a todo el

personal, para que cuenten con la información necesaria para conocer la

estructura organizacional para la que trabajan.

28.- ¿La estructura actual permite cumplir los objetivos de la organización?

Interpretación.- Debido a que el organigrama se mantiene actualizado, es posible

cumplir los objetivos generales por parte de los empleados, sin embargo un

63

porcentaje importante considera que la estructura organizacional, no le permite

cumplir con los objetitos ni ayudar a lograr las metas que establece la

organización.

29.- ¿El nivel que ocupa dentro de la estructura organizacional de la empresa

conlleva una alta responsabilidad?

Interpretación.- No se le ha otorgado suficiente responsabilidad al personal

administrativo dentro de la empresa. Ya que un porcentaje importante dentro de la

organización se siente con poca responsabilidad de a cuerdo a la estructura

organizacional de la que forma parte, siendo esto un factor determinante para el

gran desinterés que muestran ante algunas políticas, normas y procedimientos

que la empresa establece.

30.- ¿Recibo capacitación de acuerdo al puesto?

64

Interpretación.- A pesar de que el personal administrativo recibió una

capacitación pertinente de acuerdo a su puesto, estos no logran percibir la

responsabilidad que trae consigo. En su mayoría el personal se siente

suficientemente capacitado para contar con las competencias necesarias para su

óptimo desempeño laboral; no obstante existe un pequeño porcentaje de

ejecutivos de crédito que consideran que su capacitación no fue la óptima y que

esta no les permite desarrollar su trabajo de forma eficaz.

31.- ¿El puesto que ocupa es de base?

Interpretación.- Una de las razones por la cual el personal administrativo se

muestran de forma indiferente a los procedimientos y los objetivos de la

organización, se debe a que solo a la mitad de las personas que recluta la

empresa se encuentran contratadas de forma permanente, mientras que la otra

mitad se encuentra, ya sea contratada solo por un mes o tres meses, esperando

ser contratados de forma permanente.

65

32.- ¿Recibo diferentes tipos de capacitación?

Interpretación.- La empresa aplica diferentes tipos de capacitación para motivar

a sus empleados a que realicen su mejor esfuerzo en el desarrollo de sus

actividades, sin embargo solo es aprovechado por un 55%, ya que el restante no

le es relevante el llevar a cabo el desarrollo de la capacitación de manera que no

se sientan comprometidos con los procedimientos.

33.- ¿Las actividades asignadas a cada área son adecuadas para el cumplimiento

de las funciones?

Interpretación.- La empresa establece funciones específicas por cada área, las

cuales son seguidas solo por la mitad del personal administrativo durante la

realización de sus actividades, los demás no consideran que estas funciones

estén establecidas adecuadamente, por lo que no las consideran durante la

realización de sus actividades.

34.- ¿La empresa cuenta con un sistema de análisis de puestos?

66

Interpretación.- Una de las actividades que establece ModelArte es la correcta

aplicación del análisis de puestos con el fin de encontrar las características

óptimas necesarias para la persona que pretende cubrir un puesto, ya que esto

facilita al el desempeño laboral del personal administrativo; no obstante la mitad

de los empleados desconocen la existencia de tal análisis, y los que lo conocen

solamente saben de su existencia sin embargo desconocen el contenido de los

mismos.

35.- ¿Se realiza la valuación de puestos?

Interpretación.- Aunque ModelArte aplica un análisis de puestos en el cual se

valúan las actividades que realizan cada uno de los empleados con la finalidad de

que el sueldo sea justo, esto no es de conocimiento para todo el personal

administrativo solo por el 45%, mientras que el restante ignora la existencia de tal

valuación o piensan que no se realizan debido a que consideran que el sueldo

que perciben no va de acuerdo a las actividades que realiza.

67

36.- ¿Es frecuente la valuación de puestos?

Interpretación.- Solo algunos del personal administrativo logran percibir la

realización de la valuación de puestos y la consideran efectiva, mientras que la

mayoría consideran insuficiente e irregular la valoración de su trabajo, ya que a

pesar de ser evidentes los cambios necesarios dentro de la organización, no

contempla acciones inmediatas que sean apreciadas por ellos; y otros

simplemente no se dan cuenta que se lleva a cabo la valuación de puestos.

37.- ¿El análisis y valuación de puestos ha permitido mejorar las deficiencias en la

organización?

Interpretación.- Cuando ModelArte realiza un estudio para valuar los puestos, su

objetivo es corregir los aspectos negativos de la organización, el 55% de los

empleados creen que este aspecto se ha logrado a través de la mejora de sus

condiciones laborales para incrementar la satisfacción y eficiencia, sin embargo el

resto consideran que las deficiencias siguen latentes pese a los esfuerzos de la

empresa.

68

38.- ¿Después de implementar la capacitación en el desarrollo de las actividades,

se evalúa el resultado de estas?

Interpretación.- ModelArte realiza solo una evaluación después de implementar la

capacitación, es decir que no emplea un seguimiento adecuado, ya que después

de capacitar a los empleados, no verifica como ejecutan las funciones que se les

instruyeron por lo tanto no todo el personal administrativo realiza sus actividades

de manera adecuada, el 85% desconoce si llevan a cabo correctamente sus

actividades provocando que estos las implementen de acuerdo a su criterio y no al

establecido por la empresa. Y solamente unos cuantos las llevan a cabo de una

manera que consideran adecuada, sin embargo no se sabe si es la correcta.

39.- ¿En la evaluación del desempeño se considera el desempeño individual?

69

Interpretación.- ModelArte examina a la mayoría del personal administrativo de

manera individual, a través de criterios que califican su desempeño por medio de

la supervisión directa de las actividades que se ejecutan. Por lo tanto el personal

administrativo está consciente de que su productividad será evaluada conforme al

alcance de sus metas individuales, sin embargo esto no fomenta la competencia

interna del personal por alcanzar sus objetivos como se desearía, ya que un 35%

de las personas les es indiferente esta evaluación de manera que pese a la

evaluación siguen realizando sus actividades de la misma forma.

40.- ¿Repercute la capacitación y desarrollo en los procedimientos de las

actividades?

70

Interpretación.- ModelArte, una vez que contrata al personal le ofrece la

capacitación adecuada para que sus empleados al comenzar sus labores, lleven a

cabo los procesos de la mejor manera, pero esto solo repercute en la ejecución de

las actividades de manera positiva en la mitad de los empleados, ya que la otra

mitad piensan que la capacitación que recibieron no influye en su rendimiento y

productividad.

41.- ¿La empresa ha desarrollado una iniciativa que fomenta el nivel de decisión

de los empleados?

Interpretación.- La organización, ha procurado implementar técnicas que

desarrollen la habilidad del personal administrativo en la toma de decisiones, a

través del otorgamiento de facultades que propicien la autonomía de los

empleados en la realización de sus actividades.

Aunque se recibió respuesta positiva en cuanta esta implementación de iniciativa

en la toma de decisiones, debido a que algunos la han apreciado, es muy poca la

diferencia que existe entre los que no se han sentido en la libertad de hacerlo y a

71

los que simplemente la situación no les genera incomodidad o no relacionan el

desempeño de sus actividades con las decisiones que toman.

42.- ¿Esta atribución de facultades de decisión afirman un alto nivel de confianza?

Interpretación.- Algunos del personal administrativo encuentran seguridad en sus

acciones, gracias a que la organización ha procurado brindarles autoridades en las

decisiones que deben tomar, esto ha fomentado la percepción del control que

tienen dentro de su puesto, favoreciendo la ejecución de sus actividades. Debido a

que no todos sienten la libertad en la toma de decisiones que la empresa ha

tratado de otorgarles, algunos consideran que éstas no tienen relevancia dentro de

la organización disminuyendo su confianza y su aportación de opiniones.

43.- ¿El estilo de liderazgo que ejerce la dirección se inclina al cumplimiento de las

tareas?

72

Interpretación.- ModelArte ha tratado que los empleados encuentren satisfacción

en el desempeño de las actividades que realizan, algunos del personal

administrativo perciben que el tipo de liderazgo ejercido, se enfoca únicamente en

el cumplimiento de las tareas realizadas y los resultados que de estas se

obtengan, dando como consecuencia, que se consideren de poca importancia

para la empresa. Sin embargo los restantes, consideran que son valiosos para

ModelArte como elementos y que la empresa se preocupa por ellos, de este

modo, responden interesándose por el cumplimiento de los objetivos de la misma.

44.- ¿Su jefe directo usa la motivación como método de liderazgo?

Interpretación.- Aunque la mayoría del personal administrativo asegura que su

jefe inmediato emplea técnicas motivacionales para que se sientan parte de la

organización y desempeñen de manera correcta y agradable su trabajo, existen

73

algunos que opinan que la motivación recibida no es relevante dentro del

desempeño de las actividades que llevan acabo.

45.- ¿El estilo de liderazgo ejercido por la dirección inspira y motiva al personal?

Interpretación.- El estilo de liderazgo que se ha desarrollado dentro de la

empresa, ocasiona que la mayor parte del personal administrativo sienta

motivación por llevar acabo sus actividades debido al modo en que ha

encaminado sus acciones, por otra parte el resto considera que el su jefe

inmediato conlleva al logro de objetivos a través de su autoridad, no ejerciéndose

como un guía con el cual se puedan sentir identificados.

46.- ¿La comunicación se lleva acabo a nivel interpersonal de manera directa?

Interpretación.- Existe dentro de la empresa un buen grado de compañerismo

entre el personal administrativo, por consiguiente la mitad de los empleados creen

que existe la confianza de expresarse de manera informal, debido a la cultura y el

74

ambiente organizacional que se vive en ella, debido a esto consideran adecuado

establecer relaciones interpersonales y de trabajo en equipo. La otra mitad opina

que la comunicación es exclusivamente para tratar temas relevantes y propios del

desarrollo de las actividades y para acordar asuntos que competen a la

organización.

47.- ¿Los canales de comunicación formales de la empresa son los adecuados?

Interpretación.- En la empresa, es mayor el número de empleados que cree que

los medios a través de los cuales mantienen comunicación con su supervisor y

jefe inmediato, se encuentran establecidos de forma adecuada; sin embargo es

poca la diferencia entre los que opinan que, aunque estos existen, no son lo

suficientemente acordes a las necesidades de todos, teniendo como resultado

ciertas carencias en los canales de comunicación formales lo cuales al ser

rediseñados, incrementarían la capacidad productiva de estos.

48.- ¿Se ha implementado alguna iniciativa para enriquecer los canales de

comunicación?

75

Interpretación.- Es considerable el número de empleados administrativos que

opinan que dentro de ModelArte no se llevan acabo iniciativas que promuevan la

optimización de los canales de comunicación organizacional, que no se han

efectuado acciones que mejoren su eficiencia; lo cual trae como consecuencia

deficiencias en la transmisión de información entre los empleados, además de

afectar de forma directa su productividad. La minoría percibe que los canales

establecidos son los óptimos para el funcionamiento de la empresa.

49.- ¿La motivación es una prioridad para la organización?

Interpretación.- Son pocas las personas piensan que para ModelArte es de suma

relevancia la motivación que se ejerce para el desempeño de las actividades. A

pesar del esmero de la organización por brindar una motivación adecuada, la

mayor parte del personal administrativo no cree que sea una de sus principales

preocupaciones, piensan que en los objetivos de la empresa existen factores que

requieren mayor atención.

76

50.- ¿El tipo de motivación ofrecida por la empresa satisface mis expectativas

personales y laborales?

Interpretación.- Es mínima la diferencia que existe entre el personal que

considera que el sistema de motivación establecido es eficiente, logrando

satisfacer su nivel de desempeño tanto en el ámbito laboral como en el personal,

debido al propósito que ha tenido la empresa en desarrollar y cumplir las

expectativas del empleado dentro de la misma; sin embargo es importante

mencionar que el número restante no ha logrado percibir interés por parte de

ModelArte en sus logros como persona y actividades que realiza para mejorar la

calidad de la empresa.

51.- ¿Su nivel de autoridad es el necesario para la toma de decisiones cuando se

presentan situaciones de contingencia?

77

Interpretación.- En ModelArte, el personal administrativo ante una situación

confusa cuenta con la capacidad y con un nivel de autoridad según su puesto

suficiente para encontrar solución que se adapte en esos momentos a la

problemática a la que se enfrente. Esto fomenta la participación del personal

administrativo en la toma de decisiones de la organización. Sin embargo existe

todavía un porcentaje mínimo de personal que no tiene la suficiencia para lidiar

con situaciones que no se encuentran establecidas en sus manuales de

procedimientos, puesto que pueden sentir inseguridad al tomar decisiones no

programadas y no se les ha brindado la confianza para actuar bajo esas

condiciones.

52.- ¿Me siento motivado al tomar decisiones?

Interpretación.- Las actividades que lleva a cabo el personal administrativo de

ModelArte, para su logro, implica seguir procesos y a su vez procedimientos que

ya han sido fundados por la organización, esto no significa que tomen en cuentan

totalmente las variantes del mercado al que se enfrentan al realizarlas, además

implicaría estarlos cambiando constantemente, por ello, tienen que adaptarlos a la

forma de trabajo que mejor les convenga y a la actitud, es en estas situaciones en

donde se deben tomar decisiones que saquen a flote el cumplimiento de las metas

tanto personales como organizacionales, esto motiva a la mitad del personal pues

así los resultados de sus actividades son beneficiosas y la otra parte no siente que

el tomar decisiones en sus tareas sea motivante llegando a considerar que esto no

forma parte fundamental en el logro de sus objetivos ni de la organización.

78

53.- ¿Las actividades que usted realiza van de acuerdo al nivel de autoridad que

se le confiere?

Interpretación.- La opinión del personal administrativo en cuanto al acorde que

existe entre la autoridad con la que cuentan y las actividades que debe realizar

conforme a su puesto se encuentra dividida en dos partes iguales pero

contrastantes ya que unos creen que el grado de mando que confiere ModelArte,

interviene en sus actividades ya que les otorga la independencia necesaria para la

realización de sus labores, y la otra parte piensa que es necesaria una

restructuración que fomente la autonomía con respecto a la toma de decisiones

en las actividades que tienen a su cargo.

54.- ¿La estructura organizacional influye en la toma de decisiones?

79

Interpretación.- La forma en que se constituye la empresa, es decir su

organigrama, jerarquización, puestos, autoridad, etc. Están diseñadas en función

de la toma de decisiones. Aun así poco más de la mitad del personal

administrativo basan su rumbo de acción de acuerdo a los aspectos

organizacionales que establece ModelArte, el resto del personal administrativo se

siente en la plena libertar de tomar decisiones sin importar que correspondan o no

a las actividades que su puesto delimita, tornándose para ellos un ambiente de

indiferencia ante la estructura organización que rige a ModelArte.

55.- ¿El proceso de control contempla elementos básicos como tu rendimiento

actual?

Interpretación.- Analizando las respuestas obtenidas, se confirma que gran parte

del personal administrativo tiene conocimiento de que los resultados de

desempeño en sus actividades es tomado en cuenta en el momento en que la

empresa lleva acabo sistemas de control, por lo anterior es más factible que haya

énfasis y persistencia en lograr buenos resultados de sus actividades que los

lleven a obtener incentivos remunerantes. Esto se debe a la importancia que le ha

dado ModelArte en el seguimiento de resultados del personal administrativo. No

se debe ignorar que por lo obtenido en las respuestas, un segmento del personal

que aun no tiene información de los factores que se miden en estos controles,

como su desempeño, quizá por falta de acercamiento a lo que sucede en la

organización es decir falta de integración a ModelArte.

80

56.- ¿De los procesos que establece la empresa, los implementa en su totalidad?

Interpretación.- De acuerdo al análisis de ModelArte, se puede observar que la

empresa cuenta con procesos bien definidos, pero estos no se aplican es su

mayoría. Ya que los procedimientos que adoptan gran parte del personal

administrativo son modificados por ellos mismos, adaptándolos a sus necesidades

particulares, son muy pocos los que en realidad siguen al pie de la letra todo lo

establecido en los manuales de procedimientos, esto se relaciona muy

estrechamente con uno de los hallazgos anteriores que indicaban la falta de toma

de decisiones en situaciones de contingencia. Sin embargo la actitud de estos no

está del todo mal pues realmente la empresa tiene fundamentados los procesos

de manera que se logren las metas organizacionales implicando que el que se

modifiquen para su aplicación lleve a desviar la ruta correcta para lograr los

objetivos y con ellos las metas que la empresa se planteó.

81

57.- ¿La empresa cuenta con sistemas de control?

Interpretación.- Para ModelArte, es muy importante contar con un sistema que

regule todo lo concerniente con respecto al desempeño y alcance de objetivos de

su personal administrativo, esto es evidente ya que siendo una empresa de

servicios, es necesario un estricto control en estos aspectos. Es elevado el

número de empleados que tienen conocimiento de que la empresa cuenta con

este tipo de controles, infiriendo así que ModelArte es una organización que trata

dar suficiente información a los trabajadores sobre la conformación de la

estructura de la organización haciéndolos participes de ella. Un mínimo de

trabajadores no se encuentra relacionado con la información que la empresa

maneja haciendo débil a su recurso humano para que se identifique con ella.

58.- ¿La responsabilidad de supervisar tus actividades recae en alguna persona?

82

Interpretación.- El seguimiento de las actividades del personal administrativo es

responsabilidad de una sola persona, esta se encarga de vigilar el desempeño

laboral de estos. Un alto número del personal administrativo tiene conocimiento

del compromiso y obligación de rendir cuentas a la organización a través de su

supervisor, sin embargo existe un bajo porcentaje de que no saben de quien

dependen y a quien deben acudir para reportar sus resultados y actividades.

Este es un punto crucial en el que la organización debe enfatizar las líneas de

mando que le corresponden al directivo para que no se pierda el nivel de autoridad

con el que cuenta cada uno y se caiga en una situación desmoderada de

descentralización de autoridad, o en el que los empleados que no tienen

conocimiento que deben ser o son supervisados, contagien al resto del grupo una

actitud de desobligación al rendir informe de sus actividades.

59.- ¿La evaluación de tu desempeño se basa en el número de objetivos

logrados?

Interpretación.- Todo el personal administrativo de ModelArte, ya sean de base o

por temporada sabe que en ModelArte valoran de forma muy significativa la

productividad. Ya que entre mejor sea el servicio, mejor es su rendimiento laboral,

pudiendo obtener incentivos por parte de la empresa que los motive a continuar

logrando resultados relevantes y que por otra parte estos resultados pudieran

representar el alto rendimiento del personal.

83

60.- ¿Los mecanismos de control afectan tu desempeño laboral?

Interpretación.- ModelArte no ha conseguido que todo el personal administrativo,

en lugar de sentir a los Mecanismos de control como una presión, que interfieren

en el desenvolvimiento normal, cómodo y adecuado de su labor, lo sientan como

mecanismos de retroalimentación que les exponga las deficiencias que están

resultando de sus actividades de manera que las tomen en cuenta para mejorar

sus logros. Solo una cuarta parte del personal administrativo, sienten a los

procesos de control como un conjunto de actividades amenazantes que no les

permite actuar de manera relajada teniendo como consecuencia un desempeño

rígido y no deseado perjudicando el cumplimiento de objetivos de la empresa.

61.- ¿Los mecanismo de control valúan tanto la eficacia como la eficiencia de tus

actividades?

84

Interpretación.- Una fracción0 del personal administrativo no siente que los

mecanismos de control afecten su trabajo, están de acuerdo que solo ModelArte

los aplica para medir la productividad del desempeño de sus actividades. Siendo

esto bueno para ellos pues por medio de estos mecanismos pueden decidir si

continuar con la forma en que realizan sus actividades o necesitan aplicar

correcciones a todos aquellos procedimientos que les están implicando

deficiencias. La otra parte del personal administrativo afirma que los controles que

aplica la empresa a sus actividades no están valuando por completo la

productividad que tienen. Existen en la empresa herramientas que controlan de

forma adecuada, el cumplimento del trabajo, ya que los criterios de medición,

evalúan correctamente e las actividades.

62.- ¿La empresa toma medidas de acción en caso de que no cumplas de manera

productiva las actividades?

85

Interpretación.- A través de esta pregunta, podemos concluir que ModelArte no

pone énfasis en el cumplimiento de las actividades de su personal administrativo,

a pesar de aplicar mecanismos de control no hay interés por parte de la

organización para establecer y documentar acciones correctivas en el desempeño

de las actividades, al menos esta es la opinión de un poco menos de la mitad de

los trabajadores, el resto de los ejecutivos opinan que si hay medidas de acción ya

que estos cuando no realizan adecuadamente su trabajo llevan a cabo medida

correctiva, sin embargo ya se menciono que ModelArte no tiene documentadas

estrategias a seguir para modificar las actividades que están llevándose a cabo

incorrectamente, así que se puede suponer que a este numero de empelados se

le hace correcciones de forma vaga y no estructuradas, pensando entonces que

para ellos esas son las adecuadas medidas de acción.

FIGURAS 2.1. GRAFICAS DE RESPUESTAS

86

CAPITULO III

EXAMEN

87

3.1 EXAMEN DE LAS ESCALAS DE MEDICION

3.1.1 INSTRUMENTOS DE MEDICIÓN

La medición se llevara a cabo a través de indicadores cualitativos y cuantitativos.

Proceso

Administrativo.

Cualitativos

Cuantitativos

Planeación.

Visión. • El 75% de los empleados

que conocen la visión tienen

alta moral y un elevado

espíritu de equipo.


la visión / Total de

empleados

• 15 / 20= 0.75

Misión. • El 85% de los empleados

que conocen la misión,

demuestran su compromiso

con la empresa.


la misión/ Total de

empleados

• 17/20= .85

Objetivos. • El Grado en que orienta los

esfuerzos es del 66%

• Objetivos alcanzados /

Objetivos definidos.

• 2/ 3=.66

Estrategias • El 55% de los empleados

siguen las estrategias.

• Empleados que aplican

las estrategias de la

empresa/ Total de

Empleados.

• 11/ 20= 0.55

Metas. • El Nivel de la eficacia del

personal administrativo es del

25%

• Metas alcanzadas /

Metas establecidas

• 5/ 20=.25

Políticas. • 40% del personal

administrativo analizan

• El número de empleados

que siguen las políticas /

88

correctamente la información

de los prospectos

Total de empleados.

• 8 / 20= .4

Procedimientos. • El 65% de los empelados

sistematizan y ordenan el

trabajo.

• Número de empleados

que aplican los

Procedimientos de la

empresa / total de

empleados

� 13/20=.65

Organización.

Estructura

organizacional.

� El 71% de las áreas son

descentralizadas.

• Áreas

descentralizadas / Total de

áreas.

• 5 / 7= .71

Recursos

humanos.

• El Grado de inversión

en el capital intelectual

de los recursos

humanos es en

promedio de un 95%.

• el grado de

empowerment que se aplica en

la empresa es del 3%

• Personal reclutado /

Personal contratado.

• 50 / 20= 2.5


directivo / Total de personal.

• 1 / 27=.03

• Personal de base /

Total de personal.

• Numero de

empleados evaluados/ total

de ejecutivos.

• 12 / 20= .60

• empleados a los que

se le ha tribuido facultades

de decisión / Total de

empleados

• 16/20= .8

89

Dirección.

Liderazgo. • La Capacidad para

lograr que las acciones se

implementen de la mejor

manera posible es del 46%

• Personal que

aceptan el estilo de

liderazgo/ total de

empleados

• 12/26= .46

Motivación. • El 11% de los

empleados son motivados.

• Personal que percibe

reconocimientos /

Total de personal

• 3 / 26= .11.

Toma de

decisiones.

• El 4% del personal

administrativo piensa que las

decisiones del directivo son

acertadas.

• Total del personal

administrativo que

piensan que las

decisiones del

directivo son

acertadas / Total de

ejecutivos de crédito.

• 8 / 20= .40

Control.

Procesos. • El 35% de los empleados

siguen los procesos.

• Numero de empleados

que siguen los Procesos

diseñados por la empresa/

Total de empleados.

• 7/ 20=.35

Herramientas. • Al 75% del personal

administrativo se les

vigila el cumplimiento de

sus metas.

• Total del personal

administrativo que se le

aplican Mecanismos de

vigilancia / total de personal

administrativo.

• 15/20= .75.

90

3.2 PROBLEMAS DETECTADOS

3.2.1 PLANEACION:

• La mayoría de los empleados no conocen la misión y visión de la empresa.

• Los objetivos no orientan suficientemente los esfuerzos del personal

administrativo.

• El personal administrativo en su mayoría no siguen las estrategias de la

empresa y su eficiencia es muy baja.

• No se lleva a cabo un adecuado análisis de los prospectos de objetivos.

• No hay una buena sistematización y orden del trabajo.

3.2.2 ORGANIZACIÓN

• La mayoría de las áreas son descentralizadas

• Modelarte invierte en el capital intelectual de sus empleados.

• No hay delegación de la autoridad.

3.2.3 DIRECCION

• El estilo de liderazgo no es el adecuado para lograr las acciones.

• Los empleados no se sienten motivados.

• El personal administrativo no está de acuerdo con las decisiones del

directivo.

3.2.4 CONTROL

• El personal administrativo no siguen los procesos diseñados por la

empresa.

• No hay suficiente vigilancia del cumplimiento de las metas del

personal administrativo.

91

3.3

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AM

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DE

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159

201

203

216

197

92

3.4 CEDULA ANÁLISIS DOCUMENTAL DEL CUESTIONARIO

APLICADO AL PERSONAL ADMINISTRATIVO

Fecha: 20 de Diciembre de 2008. Responsab

le: Daniel Aaron Ramírez Alvarado

Función: Director de auditoria

Cédula de Análisis documental.

Área: Administrativa Documento Etapa Resultado de análisis Propuesta.

Misión y Visión.- El personal administrativo reconocen hacia donde va y la razón de ser de la empresa. Además se identifican con la misión y visión, elevando su moral y el trabajo en equipo esto demuestra el compromiso que tienen con la organización. Sin embargo no consideran que la misión se pueda llegar a convertir en objetivos.

Comprometiéndose cada día mas con la organización y con ellos mismos para no desviar la línea por donde la empresa se dirige, de esta forma los resultados serán de forma bidireccionales al mismo tiempo proponer y participar en la reestructuración de la misión y visión.

Objetivos.- ModelArte tiene objetivos establecidos que el personal administrativo no consideran tan alcanzables al mismo tiempo creen que no conllevan al cumplimiento de meta que la empresa exige.

Establecer objetivos operativos, claros y accesibles, en cuanto a tiempo, cantidad y forma para que el personal administrativo logren mediante estos alcanzar las metas de forma exitosa.

Cuestionario aplicado al personal administrativo

Planeación

Metas.- Aunque las metas son coincidentes con la capacidad y magnitud de la organización, la definición de los objetivos son un factor clave para que el personal administrativo no orienten sus acciones al cumplimiento de la metas.

Replantear las metas sin perder de vista la magnitud de la empresa, para que los objetivos que se deriven se encuentren alineados con las acciones del personal administrativo.

93

Estrategias.- Actualmente para el cumplimiento de objetivos el personal administrativo se basa en establecer sus propias estrategias y combinarlas con las que la empresa sugiere ya que estas últimas no están establecidas y no consideran ciertas situaciones que los ejecutivos de crédito se pueden enfrentar.

El personal administrativo debe sugerir a sus directivos que se establezcan estrategias para el área operativa y que exista flexibilidad al implementarlas para que exista una base estratégica de acción al realizar sus actividades en función de sus objetivos.

Políticas .- El personal administrativo cree que la políticas de la empresa, reflejan mas que marco en el cual se deben desarrollar las actividades, imperativos que no permiten moldear sus acciones de acuerdo a su criterio, por lo cual no optan en su mayoría por omitirlas, sin temor de que la empresa tome acciones de control sobre estos comportamientos.

Ajustar las políticas con las que cuenta la organización de manera que no se confundan con normas, así será mas factible que el personal administrativo las lleven acabo y de no ser a crear mecanismos de control para evitar desviaciones.

Procedimientos. - A pesar de que el personal administrativo recibe capacitaciones constantes para la correcta aplicación de los manuales de trabajos que la empresa tiene documentados en donde se establecen los procesos y procedimientos adecuados a su actividad ellos los complementan con los derivados de su iniciativa para lograr un trabajo mas ordenado, situación en donde la empresa se torna indiferente, disminuyendo el desarrollo del capital intelectual del personal.

Seguir mostrando disposición para recibir las constantes capacitaciones y atender al aprendizaje que se recibe para poder hacer uso correcto de los procedimientos que dictan los manuales de la empresa.

94

Documento Etapa Resultado de análisis Propuesta Estructura organizacional.- Es del conocimiento del personal administrativo la ubicación que sus puestos ocupan dentro del organigrama de la empresa, sin embargo la mayoría de ellos no tiene claro el nivel de responsabilidad que conlleva sus puestos, de esto se deriva la desviación de las actividades de cada uno.

Procurar el interés por revisar los manuales de organización con los que cuenta la empresa para identificar que tan alto es el grado de responsabilidad con el que cuentan sus actividades.

Funciones.- El personal están de acuerdo que la división y distribución de las funciones definidas para su puesto son acordes a su área, esto los lleva al cumplimiento de sus actividades.

Si bien las división y distribución de las funciones de los ejecutivos de crédito, estos deben procurar el cumplimiento de las mismas para alcanzar las metas, objetivos tanto organizacionales como personales.

Capacitación.- L os ejecutivos tienen acceso a diferentes programas de capacitación y desarrollo personal de acuerdo al puesto que ocupan. Sin embargo ellos no reciben evaluaciones de desempeño en la realización de sus actividades por los que fueron capacitados.

Seguir impulsando el desarrollo de sus actividades mediante la asistencia a los programas de capacitación y desarrollo personal viéndolo como una inversión para incrementar su capacidad intelectual además de sugerir que se realicen evaluaciones pertinentes para pobrar el nivel de productividad con la que cuentan.

Cuestionario aplicado al personal administrativo

Organización

Empowerment.- La organización no ha fomentado iniciativas para que los ejecutivos de crédito se sientan con la libertad y capacidad de tomar decisiones cuando están en situaciones de contingencias, esto ha logrado que ellos no sientan que se les tiene confianza y acuden en todo

Desarrollar en los ejecutivos de crédito la capacidad de tomar decisiones referentes a la actividad que desarrollan, eliminando en cierto grado la centralización de la organización.

95

problema al directivo haciéndolos incompetentes e inconsciente de sus responsabilidades.

Etapa Resultado de análisis Propuesta Liderazgo.- Los ejecutivos de crédito identifican el estilo directivo, se sienten motivados y en confianza de desarrollar sus actividades. Sin embargo el estilo de liderazgo ejercido se enfoca únicamente en el desarrollo de las tareas.

Implementación de un estilo directivo preocupado por los resultados de la empresa y por los ejecutivos de crédito.

Comunicación.- Los canales de comunicación tanto formal como informal son los adecuados.

Mantener la manera en que se lleva acabo la difusión de la información.

Motivación.- Los ejecutivos de crédito percibe una motivación completamente vaga tanto en aspectos personales como laborales.

Establecer un acercamiento con el personal para elevar su autoestima y darle la sensación de que es algo más que un empleado, además se pueden dar incentivos económicos más elevados.

Dirección.

Toma de decisiones.- Los ejecutivos de crédito de MicroCred cuentan con la capacidad y autoridad necesaria en la toma de decisiones de las actividades que realiza, pero son los directivos los que deciden si pueden llevarse acabo.

Descentralizar la toma de decisiones de los directivos, dando mayor libertad a los ejecutivos de crédito.

Procesos.- Los ejecutivos de crédito de ModelArte no llevan acabo los procesos según lo establecido por la empresa.

Implementar un sistema de control de procesos, que verifique que las actividades se desarrollan según lo indicado en los manuales de procesos.

Control. Herramientas.- El proceso de control se basa únicamente en el otorgamiento de créditos de los ejecutivos y algunas observaciones realizadas por los directivos. No existen reportes de control sobre el desempeño de los ejecutivos de crédito.

Implementar y formalizar el uso de controles reglamentarios, además de llevar acabo auditorías administrativas y de estados financieros con mayor frecuencia.

96

CAPITULO IV INFORME

97

4.1 INFORME.

Al término de la auditoria aplicada a ModelArte por el auditor Daniel Aaron

Ramírez Alvarado, se concluyo que los hallazgos más relevantes para

subsecuente operación de la empresa son los siguientes:

a) Planeación

La planeación y definición de la misión, visión y los objetivos establecidos por la

alta dirección son conocidos, sin embargo no se ha podido lograr que todos el

personal administrativo tengan un conocimiento de la relación e identificación con

los mismos disminuyendo su interés por participar con el propósito que se busca.

Hay una falta de planeación estratégica y mecanismo de control por parte de la

organización, debido a que hay desviaciones en las actividades del personal

administrativo

b) Organización

Los manuales y procedimientos administrativos han sido desarrollados de

acuerdo a la estructura organizacional, pensando en que haya una buena

definición y división de las funciones de cada puesto, a pesar de ello el personal

administrativo no procura la realización por completo de estas actividades

establecidas pues en su mayoría creen que no se adaptan a las situaciones a las

que ellos se enfrenta en el momento de realizar sus funciones.

c) Dirección

Es fundamental mencionar que el departamento directivo no delega suficiente

autoridad el personal administrativo, favoreciendo la participación de estos en la

98

toma de decisiones, no obstante éstas son aplicadas empíricamente, de esta

forma se elimina en cierto grado la totalidad de la centralización.

Por otra parte los canales de comunicación establecidos por la empresa se han

estableció estrictamente de manera formal, lo cual no benefician el intercambio de

experiencias, conocimientos y opiniones del personal administrativo y el directivo.

d) Control

La empresa no tiene establecidos los mecanismos de control que llevan para

medir el desempeño, actividades y logro de metas del personal administrativo

según lo establecido en los manuales de procedimientos.

Las siguientes recomendaciones prácticas ayudarán a propiciar un ambiente

adecuado para lograr la efectividad del factor humano en las organizaciones:

a) Planeación

Es pertinente determinar de manera clara, sencilla y objetiva: visión, misión,

valores y objetivos de la empresa; la organización obtiene resultados cuando

centra la acción de mejoría en una filosofía que rige su diario desarrollo.

b) Organización

Verificar la elaboración y actualización constante de normas, políticas y

procedimientos de las áreas vitales de la organización e implementar un sistema

claro de definición de responsabilidades por departamentos y puestos; para ello es

importante concientizar al líder de la organización que para mandar no se requiere

únicamente la autoridad, es necesario un liderazgo eficaz. Así como vigilar

constantemente la congruencia entre los manuales de procedimientos y las

actividades ejecutadas por el personal, para ello es importante, capacitar sobre

necesidades reales que apoyen a los objetivos de la empresa bajo un programa y

99

una evaluación constante; para con ello, fomentar programas de desarrollo

humano o superación personal, si el empleado o trabajador crece como persona,

propiciará el crecimiento de la empresa.

c) Dirección

Es necesario diagnosticar el estilo del personal con mando dentro de la

organización y evaluar si éste es acorde con la filosofía de la misma, de ser

necesario mejore, modifique, cambie o fortalezca los estilos. Respecto a los

subordinados, mantenga un adecuado y congruente equilibrio entre autoridad y

responsabilidad; así como dar instrucciones claras y precisas a los subordinados,

pero al mismo tiempo fomentar la creatividad y la iniciativa de los mismos. Es

fundamental mantener un programa de revisión y actualización constante de los

reportes mensuales y establecer un sistema de reconocimiento que sirva para

resaltar comportamientos que evidencien el compromiso con los objetivos de la

empresa, que reconozca esfuerzos y premie resultados.

Mantener como cultura organizacional en la empresa, auditorias periódicas en

todas las áreas de la misma (no sólo las contables), con el objetivo de señalar

posibles desviaciones a normas, políticas y procedimientos

d) Control

Es necesario que los controles se lleven acabo de acuerdo a lo establecido por la

empresa en sus manuales y se formalice para llevar acabo un mejor seguimiento

se estos y determinar con exactitud donde se da el incumplimiento de los

procesos, permitiendo mejorar los controles reglamentarios y continuos, lo cual

llevara a la eficiencia y eficacia del personal administrativo que los impulsara a que

se esfuercen por el logro de las metas que la empresa les asigna.

100

4.2 INFORME DIRIGIDO A MODELARTE

Fecha: 2 de Enero de 2009

L.A. Gabriela Cano Contreras

Directora General.

Av Villahermosa # 207.

Presente.

Como resultado de la revisión practicada a la empresa ModelArte, al amparo y en

cumplimiento de la orden de auditoría, envío el informe con las observaciones

determinadas y recomendaciones propuestas, que fueron comentadas por los

auditores comisionados a realizar dicha auditoría.

De las observaciones que se consignan en las cédulas, se destacan por su

importancia las siguientes:

• A causa de la toma de decisiones centralizada, existe una deficiencia en la

ejecución de las actividades.

• Se cuenta con una deficiente planeación estratégica y mecanismos de

control.

Al respecto, le solicito gire sus instrucciones a fin de que se implementen las

medidas preventivas y correctivas acordadas conforme a los términos y plazos

establecidos.

Atentamente.

Daniel Aaron Ramírez Alvarado.

Director de auditoría.

101

CONCLUSIONES

102

CONCLUSION

A lo largo de esta auditoría y según los resultados arrojados por los papeles de

trabajo, en donde se valúan aspectos relevantes en el desempeño de las

actividades del personal administrativo, resulta que a pesar de que la empresa

cuenta con una misión y visión establecidas no se ha podido lograr que todo el

personal administrativo tenga un conocimiento de la relación de estas con los

objetivos que la empresa plantea, llevando a que sólo se sientan identificados

laboralmente con lo que quieren difundir dejando atrás la importancia que tienen

sus valores, costumbre, sus aspiraciones y sus metas como participantes de

ModelArte disminuyendo su interés por participar con el propósito que se busca.

Pese a que la empresa utiliza una teoría del aprendizaje basado en la fijación de

metas para motivar a todo el personal administrativo estos no sienten que el

desempeño de sus actividades contribuya con el logro de los objetivos, ya que

estos no son en su totalidad alcanzables, ni se encuentra relacionados con la

capacidad de la empresa para lograrlos, pues estos deben estar en forma clara y

precisa en cuanto a tiempo y cantidad, para que en el momento de que se quiera

llegar al as metas los objetivos sean una línea de acción para que los empleados

orienten sus acciones al éxito de la empresa.

Otro factor que influyen en el desvió de las metas es la falta de estrategias

establecidas que indician a que todo el personal administrativo utilice estrategias

de iniciativa propia, que muchas veces no se adaptan a las capacitaciones que

ellos reciben, en las que se dan las pautas para la realización de su trabajo de

manera correcta y eficiente. Es importante mencionar que ellos muestran una

iniciativa en seguir recibiendo esas capacitaciones aunque no las apliquen. Esto

demuestra la falta de mecanismo de control por parte de la organización en estos

aspectos lo que no evita las desviaciones en las actividades del personal

administrativo.

Es por eso que se plantea que la empresa utilice programas de retro alimentación

de 360 grados los cuales son procesos que consisten en la realización de un

103

sistema de información sobre las habilidades, capacidades y conductas de una

persona en diferentes ambientes, con la finalidad de detectar problemas en uno o

más grupos, ya que a partir de este se detectan las deficiencias podrás corregir las

actividades que están deteriorando el desempeño del grupo.

ModelArte cuenta con manuales de procedimientos documentados, que han sido

desarrollados de acuerdo a la estructura organizacional, pensando en que haya

una buena definición y división de las funciones de cada puesto, a pesar de ello el

personal administrativo no procura la realización por completo de estas

actividades establecidas pues en su mayoría creen que no se adaptan a las

situaciones a las que ellos se enfrenta en el momento de realizar sus actividades y

funciones, este forma de realizar las actividades benefician en parte ya que ellos

inician el camino de toma de decisiones pero al mismo tiempo distorsionan los

procedimientos organizacionales. Por lo tanto ModelArte debe impulsar a los

empleados mediante una capacitación adecuada, pertinentes, formales, reales y

consistentes que se adapten a los conocimientos, necesidades tanto personales

como laborales y circunstancias a las que se enfrentan, permitiendo así el

aumento en su productividad y desarrollo personal que contribuya de mejor

manera a los fines que la empresa pretende alcanzar mediante el trabajo de ellos.

Aunque no se han establecidos programas en los que se fomente la libertad y

capacidad de los empleados en la toma de decisiones, ellos aplican

empíricamente esta facultad, logrando que se sientan motivados puesto que sus

jefes directos apoyan estas condiciones laborales logrando que perciban la

confianza que se les tiene, haciéndolos competentes y consientes de la

responsabilidad que conllevan sus actividades, debido a que están impulsados a

cumplir los objetivos para ascender en la escala del éxito. De esta forma se

elimina en cierto grado la totalidad de la centralización que abarca en la

organización. La empresa no debe dejar vaga la posibilidad de implementar

programas formales de facultamiento o empowerment con los que se obtendrían

beneficios estructurales, económicos y principalmente personales.

104

La empresa ha pretendido que desde sus políticas no se perciba una dirección

imperante, en donde la flexibilidad del desarrollo de las actividades que tienen a

cargo del personal administrativo sea aceptable, sin embargo éstos no coinciden

con lo que la organización afirma. Ya que piensan que el enfoque de liderazgo que

se aplica dentro de la empresa es únicamente para llevar a cabo las actividades

eficientemente, logrando así el cumplimiento de objetivos organizacionales.

Debido a este estilo de dirección por parte de la organización, los canales de

comunicación se han estableció estrictamente de manera formal y ascendente –

de arriba hacia abajo- por lo menos así lo mencionan una parte del personal

administrativo. Debiendo existir una difusión de información más amplia en la que

las ideas y pensamientos, así como las necesidades personales y

organizacionales de los empleados pueda ser escuchada, apoyada y tomada en

cuenta por los directivos haciéndolos sentir a ellos como parte importante o

esencial dentro de ModelArte. De lo anterior se pueden desprender

recomendaciones que incrementarían la relación entre organización y trabajador,

ya que habría un acercamiento más personalizado, que eleve la autoestima en

general, haciendo así que el personal administrativo se sienta motivado e

interesados en un mayor nivel por aportar sus mejores habilidades,

comportamientos y aptitudes conjuntamente a las metas de la empresa. Como un

extra a la relevancia que tiene el personal administrativo para ModelArte, se podría

incentivar de manera económica a los empleados, apoyando su desenvolvimiento

laboral.

De lo anterior se puede desprender el incremento de la ciudadanía organizacional

que representara fuera de la empresa una actitud de fidelidad y compromiso frente

a la competencia y a los clientes, de manera que estos, vean identificadas sus

necesidades con las oportunidades que le brinda la empresa.

105

ModelArte no debe olvidar establecer sistemas de control tanto en los procesos,

que permitan el desempeño de las actividades del personal administrativo, según

lo establecido por los manuales de procedimientos sin caer en la supervisión

extrema que dificulte el buen desempeño de las tareas, pudiendo tomar como

referencia lo que se puntualiza en la Teoría de las Relaciones Humanas en donde

se presenta el Experimento en donde se separa a una parte de las trabajadoras y

se les asigna supervisión y vigilancia pensando que con ellos aumentara su

productividad, mas sin embargo paso de ser así a una desmotivación por el

trabajo; debiendo utilizar herramientas que permitan al personal administrativo

expresar sus inconformidades para atender al cliente con mayor eficiencia. Según

la motivación que se desprenda con base a la forma de dirigir que tiene ModelArte

se eliminaría el incumplimiento de los procesos, permitiendo así implementar de

manera formal controles reglamentarios y continuos.

106


107


Amador Sotomayor, Alfonso (2008) Auditoría administrativa: proceso y aplicación

México: McGraw-Hill

Bohlander, George W. Administración de recursos humanos (2008) México, D. F.

International Thomson,

Franklin Fincowsky, Enrique Benjamín. (2007) Auditoría administrativa: gestión

estratégica del cambio México : Pearson/Educación.

Koontz, Harold, (2000.) Administración: una perspectiva global y empresarial.

Tercera edición. México. McGraw-Hill

Lattuca, Antonio; Mora, Cayetano (1991). "Manual de Auditoría". Segunda Edición.

Buenos Aires: Consejos Profesionales de Ciencias Económicas

Raia, Anthony P. (2008) Administración por objetivos. México : Trillas.

Thompson, Arthur A. (2003.) Administración estratégica: teoría y casos. Segunda

edición México : McGraw-Hill

108

ANEXOS I

109

TABULACION DE LAS RESPUESTAS OBTENIDAS DEL CUESTIONARIO APLICADO AL PERSONAL

ADMINISTRATIVO

ELEMENTOS PUNTOS ESTABLEC

IDOS

PUNTOS OBTENIDOS

PORCENTAJES

PLANEACIÓN VISIÓN Y MISIÓN OBJETIVOS METAS ESTRATEGIAS POLITICAS PROCEDIMIENTOS TOTAL

6 6 3 3 3 9

30

6 6 3 1 3 3

22

25.66%

ORGANIZACIÓN

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DIVISION Y DISTRIBUCION DE FUNCIONES RECURSOS HUMANOS TOTAL

6 12 9

27

6 10 7

23

12.77%

DIRECCIÓN LIDERAZGO COMUNICACIÓN MOTIVACIÓN TOTAL

12 9 6

27

11 7 6

24

31.11%

CONTROL NATURALEZA HERRAMIENTAS TOTAL

9 15

24

9 13

22

13.75%

TOTAL

108

91

83.29%

110

TABULACION DE LAS RESPUESTAS OBTENIDAS DEL CUESTIONARIO APLICADO AL PERSONAL

ADMINISTRATIVO

Respuesta

No. Pregunta

Totalmente de acuerdo De acuerdo Indiferente

En Desacuerdo

Totalmente En Desacuerdo

1 11 4 3 2 2 4 9 4 2 1 3 4 5 4 5 2 4 5 9 3 3 5 6 5 6 2 1 6 3 4 8 4 1 7 7 5 4 1 3 8 4 8 3 4 1 9 3 2 8 4 3 10 4 6 4 4 2 11 3 7 4 4 2 12 6 5 1 5 3 13 9 11 14 2 8 4 5 1 15 4 7 4 4 1 16 4 4 4 4 4 17 4 5 3 7 1 18 4 3 4 5 4 19 1 8 7 1 3 20 9 6 1 3 1 21 6 4 1 5 4 22 7 7 2 4 23 8 10 2 24 2 7 4 4 3 25 3 4 9 1 3 26 2 6 5 6 1 27 17 3 28 3 8 6 3 29 1 4 4 5 6 30 12 7 1 31 9 1 3 7 32 5 6 9 33 4 6 5 4 1 34 2 12 2 3 1 35 4 5 6 3 2 36 5 2 5 7 1 37 6 5 1 4 4 38 1 2 2 10 5 39 5 8 6 1 40 4 6 6 2 2 41 6 5 5 3 1

111

Respuesta

No. Pregunta

Totalmente deacuerdo Deacuerdo Indiferente

En Desacuerdo

Totalmente En Desacuerdo

42 7 5 1 4 3 43 10 10 44 4 8 2 4 2 45 7 7 3 1 2 46 2 8 4 4 2 47 2 6 6 6 48 4 1 5 6 4 49 4 3 2 7 4 50 3 6 7 4 51 10 8 1 1 52 4 4 5 4 3 53 4 6 5 3 2 54 11 9 55 8 6 6 56 3 4 7 4 2 57 8 8 4 58 6 9 2 2 1 59 8 12 60 4 4 7 2 3 61 10 4 4 2 62 1 2 9 8

112

INDICE DE FIGURAS

113

INDICE DE FUGURAS

1.1. ORGANIGRAMA 11

2.2 GRAFICAS DE RESPUESTAS 47

114

INDICE DE TABLAS

115

INDICE DE TABLAS

1.1. ELPRESUPUESTO 25

Aude. administrativa

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