Tecnología de la Información y Transformación OrganizacionalPor: Angie Echevers R.Diciembre 2012

IntroducciónPlanificación de la Información:

Diagnóstico de la EmpresaEstrategias de la empresaControl de RiesgosPlan de Proyecto

RecomendacionesConclusiones

• La Universidad Marítima Americana se dedica a la enseñanza superior en el área marítima específicamente. Aunque muy joven en el ámbito nacional de las universidades, la UMA, tiene un gran futuro por venir en la formación de jóvenes en el sector marítimo.

• Cuenta con un sistema de matrícula diseñado por programadores dentro de la universidad, el cual integra los departamentos de registros académicos, gestión de cobros y caja.

• Este proyecto esta orientado con el fin de mejorar e incluir de forma integral los procesos de matricula a una mejor administración de matricula vinculada a una gestión de cobros efectiva, a través de la web.

• Posicionarse dentro de la región latinoamericana como un centro de enseñanza superior de calidad en el sector marítimo

y sus semejantes, estimulando a nuevos aspirantes a desarrollarse profesionalmente en el ámbito marítimo.

Proporcionar a sus clientes internos y externos un sistema de gestión académica eficaz y veraz, que este acorde con la

nueva tecnología de procesos.

Organización / Equipo de trabajo

Estrategia de Negocios

Necesidad de información

Situación Actual de la

empresa

Organización

Aplicaciones

Estrategia de

Tecnología

Implementación

Plan de proyecto

Diagnostico Implementación

Estrategias Impacto

Encargado Asignación

Gerente del proyecto Coordinará el proyecto en su totalidad, supervisando que se cumpla con las pautas establecidas para lograr las estrategias impuestas

Ejecutivo de Cambio Se encargará de sensibilizar al personal en la nueva propuesta del proyecto, minimizando los riesgos en la implementación del mismo.

Ejecutivo de implementación Técnica Llevará a cabo el control en la ejecución del proyecto

Asistentes y Operativos Organizarán la implementación del proyecto

Analistas de resultados Evaluará los resultados del proyecto en marcha, así como será portavoz de las adecuaciones que se deban realizar en el sistema.

SIAFA

Estudiante regular

Pago y retiro de Paz y salvo

Analista de carrera

Oficial de matrícula

Gestión de Cobros (Arreglo

de Pago)Caja

Admisión estudiante de Primer ingreso

Media-Alta

Baja

Media

Media

Fuerza Evaluación Justificación

Rivalidad entre los competidores Alta -El numero de sus competidores directos es reducido, sin embargo, tiene mucha fuerza en la captación de nuevos estudiantes, ya que el tiempo de duración de la carrera es mas reducido que nuestra empresa.

Amenazas de los nuevos competidores

Media-Alta Existen otras universidades que están desarrollando carreras a nivel de licenciatura en el campo marítimo – logístico, las cuales tienen mejor atractivos que la nuestra.

Amenazas de Productos y Servicios Sustitutos

Media Actualmente se está creciendo en el país centro de enseñanzas a nivel técnico formador de marinos, con cursos más cortos.

Poder de negociación de los clientes

Media Deserciones en los estudiantes de primer ingreso, pues no están de acuerdo con las normas y políticas de la Escuela de Liderazgo.

Poder de negociación de los proveedores

Baja Las visitas a las escuelas y colegios es una buena estrategia para atraer nuevos estudiantes y aumentar el numero de aspirantes para ingresar a las carreras

Puntos diagnosticados Objetivos del Diagnostico Resultado del Diagnostico

Sistema Informático Principal Identificar el sistema informático SIAFA: sistema de administración financiera y académica, el cual realiza tareas contables, registros académicos y expediente digital de estudiante.

Aporte a la empresa Comprobar los beneficios del sistema informático

Llevar a cabo un registro contable y académico de los estudiantes, así como la administración de calificaciones y listas de estudiantes.

Áreas de oportunidad Definir las carencias del sistema No se puede realizar matrícula ni consultas de estado de cuenta en línea.

No se puede agrupar a estudiantes en grupos diferentes.

No ejecuta anulaciones o cancelaciones de matrícula a estudiantes morosos.

No genera reportes estadísticos de estudiantes.

Transformación Organizacional Sugerir cambios para maximizar los objetivos

Se necesita un departamento informático con mayor jerarquía y más personal.

Sensibilizar la cultura empresarial, en la utilización de más aplicaciones tecnológicas.

• Outsourcing: La UMA utilizará el outsourcing para el desarrollo o la adquisición de un Sistema de Gestión Académica, con los siguientes requerimientos:

• Precios• Innovación• Capacitación Inicial• Actualizaciones de aplicaciones o módulos• Servicio de base de datos en la nube• Confiabilidad y respaldo de la información• Soporte técnico

Áreas Pliego de Cargos

Sistema de Gestión Académica Realizar proceso de matrícula en línea. Capacidad de agrupar grupos sin choques de

horarios de acuerdo a las necesidades de los estudiantes.

Consulta en línea de calificaciones Generación de listados, historial académico y

reportes estadísticos. Administración de calificaciones vía digital. Consulta de estados de cuenta en línea. Capacidad de hacer cancelaciones de matrícula a

estudiantes morosos. Reporte de caja diario. Actualización de aplicaciones Respaldo de la información Capacitación inicial y soporte Técnico.

Proyecto Estructura del Proyecto

Nivel Tecnológico

Tamaño del Proyecto

Grado de Riesgo

Herramientas de Administración del Proyecto

Sistema de Gestión Académica

Alta Alto Grande Mediano Alta integración interna

Mejoramiento de Plataforma del Sistema de Información

Alta Alto Mediano Mediano Uso mediando de planeación formal

Examinar Identificar y desarrollar

Evitar Actividades de Rutina

Riesgos del Proyecto

Alto

Bajo

BajoAlto

21

12

Leyenda

Sistema de Gestión AcadémicaMejoramiento de Plataforma Informática

Proyecto Duración Inicio Fin

Sistema de Gestión Académica

12 meses 4 de febrero 2013

3 de enero de 2014

Mejoramiento de Plataforma del Sistema de Información

8 meses 1º de marzo 2013

10 de octubre de 2013

Nombre del Proyecto P D TD PRO T E L O C PROSistema de Gestión Académica 9 7 8 8.0 9 8 6 10 8 8.2Mejoramiento de Plataforma Tecnológica

8 7 8 7.6 7 9 6 9 7 7.6

Factores Estratégicos

P- ProductividadD- DiferenciaciónTD- Toma de Decisiones

Factibilidad

T- TécnicaE- EconómicoL- LegalO- Operacional C- Calendario

• Su requerimiento principal es adquirir una aplicación informática que unifique las funciones de las oficinas de registro académico y contabilidad, con la finalidad de lograr una mejor y eficiente administración económica y académica.

• Sensibilizar y capacitar al personal de las bondades del uso de una aplicación integral, que ayuda a reducir procesos manuales y rutinarios.

• Elaborar un plan estratégico según proyectos, en el área e tecnología determina y beneficia los objetivos de la empresa, es decir que las estrategias representan los medios para alcanzar las metas propuestas.

• Tenemos que considerar que la tecnología actualmente, juega un rol fundamental en las empresas, ya que mucha de las funciones manuales, se pueden disminuir y lograr una amplia optimización de los recurso disponibles, dando como resultados reportes e informes mas veraces.