Seminario de Administración

Índice

Resumen Ejecutivo 2

Introducción 3

Metodología para el análisis y diseño de sistemas administrativos.

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Antecedentes 4

Misión 4

Visión 4

Planeación del Estudio 5

Determinación de la problemática organizacional 5

Definición del Objetivo de Estudio 5

Investigar las opciones que se tienen para solucionarlo y crear una

hipótesis. 5

Realizar un plan de trabajo para la solución del problema 5

Recopilación de Datos y Documentos 5

Registro de Datos 5

Determinar la técnica más adecuada para la recopilación de los datos

6

Análisis de Datos 6

Propósito de Análisis 6

Procedimiento del Análisis 7

Técnicas e Instrumentos de Análisis 8

Diagnostico y formulación de conclusiones y recomendaciones

10

Conclusiones 10

Recomendaciones 10

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Seminario de Administración

Informe y presentación del sistema administrativo propuesto 11

Bibliografía 11

Anexos 12

Resumen Ejecutivo

La empresa a la cual se analiza es la productora de arroz con leche Rice &

Milk Co. Esta empresa surge por la necesidad de satisfacer un mercado

muy amplio: las escuelas primarias. Hoy en día la preocupación por la

alimentación sana es lo primordial, es por eso que esta empresa se dio a la

tarea de crear un producto saludable, que a la vez fuera agradable al

paladar de sus clientes potenciales sin descuidar su buena alimentación.

Durante el análisis que se efectuó a esta empresa se puedo observar que

tiene un muy buen sistema administrativo, pero donde se detecto la falla es

en la organización, ya que la empresa no cuenta con descripciones de

puestos ni un sistema de contratación de personal. Es por eso que el

objetivo de estudio se centra en esta problemática organizacional. Las

técnicas utilizadas para la recolección de la información van desde

cuestionarios hasta entrevistas a los trabajadores de la empresa, para

conocer detalladamente sus actividades diarias y de esta manera poder

especificar de una mejor manera los requisitos del puesto, habilidades,

capacidades y aptitudes necesarias para ocupar determinada vacante

dentro de la organización.

La empresa actualmente tiene ventas de $31,000 mensuales

aproximadamente y un retorno sobre la inversión de un 65.25%, por lo cual

queda claro que la empresa es rentable, y con esfuerzo y perseverancia

puede llegar a prosperar, es por eso que es de vital importancia que su

sistema administrativo sea perfeccionado, para que en un futuro cuando la

empresa prospere, y requiera de nuevo personal, este sea reclutado de una

manera eficiente, pero sobre todo que se haga llegar a los mejores y mas

idóneos candidatos para que apoyen y contribuyan con el logro de los

objetivos organizacionales.

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Introducción

En el presente trabajo se muestra el análisis de una empresa, resultando de

este análisis un defecto en su sistema administrativo. Con el fin de apoyar a

esta empresa, se le recomendó la mejor solución a dicho problema,

estudiando su proceso administrativo, centrándose el problema en la etapa

de la organización. El principal problema es que no cuenta con

descripciones de puestos por lo que se le recomendaron ciertos pasos y

técnicas para que el análisis de puesto se elabore de una manera eficiente,

para que la organización conozca exactamente los requerimientos

necesarios para los distintos puestos dentro de la misma. También se

hicieron recomendaciones de implementar un diagrama de flujo de proceso

de selección, para que a la hora de necesitar ocupar una vacante, esto se

haga de una manera sistematizada y ordenada. Por ultimo se sugirió

modificar su etapa de organización para beneficio no solo del personal si no

para el beneficio organizacional.

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Metodología p ara el análisis y diseño de sistemas administrativos.

Antecedentes

Rice and Milk Co. es una empresa preocupada por el bienestar y

crecimiento de las familias ensenadenses, por lo cual ha creado un

producto que desea conquistar el paladar de los niños y niñas de la

localidad, a través de un postre natural y saludable como lo es el arroz con

leche. El producto es creado sin conservadores y con el toque casero que lo

distingue de los demás, además de los ingredientes que les gustan a los

pequeños consumidores como lo es la lechera, canela y pasas. El slogan

que caracteriza a la empresa es “sabor y delicia al alcance de tu paladar”,

ya que se sabe de los problemas que se tienen, en nuestro país, como lo

son la economía y la salud de las personas, por ello se busca mantener un

balance entre ellos, además de ofrecer la mejor calidad para la satisfacción

de los clientes. Sobre todo la salud de los niños, porque se ocupa los

primeros lugares en obesidad infantil en México, por ello el producto se

lanzará en las escuelas primarias, donde los niños pasan la mayor parte del

tiempo, y sobre todo se alimentan.

Misión

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Satisfacer el gusto de los clientes ofreciendo productos de repostería de

calidad a un precio accesible, basando el servicio en plena satisfacción del

cliente.

Visión

Ser la mejor empresa local innovadora en productos de repostería

obteniendo el reconocimiento de los consumidores por medio del sabor de

nuestros productos.

1.Planeación del Estudio.

Determinación de la problemática organizacional.

Como es una empresa de nueva creación, no se cuenta con un sistema de

contratación de nuevo personal. Frecuentemente la selección es informal

por motivos de rapidez y economía, aunque esta forma es peligrosa porque

se pone en manos del azar la contratación de empleados capaces,

responsables e idóneos.

Definición del objetivo de estudio: observar el problema y revisar las

condiciones que tiene.

La organización cuenta con un organigrama establecido, en donde se

especifica los puestos ocupados actualmente y los que en un futuro cuando

la empresa prospere, se necesitarán ocupar con una nueva vacante. Pero

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no cuenta con un análisis de puesto ni un diagrama de flujo del proceso de

selección así como tampoco los criterios que se tomaran en cuenta a la

hora de elegir al nuevo personal.

Investigar las opciones que se tiene para solucionarlo y crear una

hipótesis, afirmándola en una oración sencilla y clara.

Crear un sistema de selección de personal efectivo, para que el nuevo

personal este altamente capacitado y ayude a cumplir los objetivos

organizacionales e individuales.

Realizar un plan de trabajo para la solución del problema.

Lo más recomendable es iniciar con el análisis de puesto en base al

organigrama, posteriormente en base al análisis de puesto elaborar el

diagrama de flujo, de este manera se tendrá de una forma mas ordenada y

sistematizada el proceso de selección de personal.

2.Recopilación de datos y Documentos.

Registro de datos.

Se tomará en cuenta el organigrama de la empresa, ya que en éste se

muestran los puestos ocupados y los posibles puestos a ocupar dentro de la

misma, para proceder a elaborar el análisis de puesto, la información que

brinda proporciona la descripción de las tareas, las especificaciones

humanas y los niveles de desempeño que requiere cada puesto; los planes

de recursos humanos a corto y largo plazo permiten conocer las vacantes

futuras con cierta precisión y conducir el proceso de selección en forma

lógica y ordenada; y los candidatos, que son esenciales para disponer de un

grupo de personas entre las cuales se pueda escoger. Estos tres elementos

determinan la efectividad del proceso de selección.

Hay otros elementos adicionales que también deben ser considerados:

La oferta limitada de empleo,

Los aspectos éticos,

Las políticas de la organización y

El marco legal en el que se inscribe toda la actividad.

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Determinar la técnica mas adecuada para la recopilación de los

datos.

La persona que se encarga de reclutar al personal identificó las vacantes

mediante la planeación de recursos humanos. Si no se cuenta con un plan

de recursos humanos lo más recomendable es entrevistar directamente al

personal que actualmente desempeña las actividades dentro de la

organización, ya que no hay nadie mejor que conozca el proceso, o en su

defecto acudir con el supervisor y entrevistarlo acerca de lo que el necesita

de el personal, que es lo que espera así como también de la preparación

académica que requiere del personal de nuevo ingreso.

Se debe considerar también el entorno de la organización. Los límites de

ese entorno se originan en la organización, el reclutador y el medio externo,

de los cuales los elementos más importantes son:

Disponibilidad interna y externa de recursos humanos.

Políticas de la compañía.

Planes de recursos humanos.

Prácticas de reclutamiento.

Requerimientos del puesto.

3.Análisis de datos.

Propósito del análisis.

Para utilizar la técnica de análisis de puesto es necesario:

a) Recabar todos los datos referentes al puesto, con integridad y

precesión.

b) Separar los elementos objetivos que constituyen el trabajo, de los

subjetivos que debe poseer el trabajador y ordenar ambos grupos

con los datos correspondientes.

c) Establecer por escrito los datos obtenidos de manera clara y

sistemática.

d) Organizar el conjunto de los resultados del análisis.

Procedimientos de análisis.

1. Aprobación por parte de la gerencia.

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Obtener cualquier aprobación de la gerencia es el punto de partida para

llevar a cabo cualquier procedimiento administrativo. Para lograr esto, es

necesaria una implantación del sistema como una inversión y hacer el

presupuesto de su costo de manera clara, precisa y justificable. Se

deben mencionar también los beneficios que se obtendrán.

2. Fijar objetivos.

Es indispensable determinar los objetivos del análisis para conocer el

tipo de factores que van a ser investigados, la manera de estructurar los

datos que se obtengan, entre otros, esto es, responder a las preguntas:

¿Qué es los que va a servir? Y ¿Para qué?

3. Establecimiento de un programa de acción.

Esto servirá para determinar en que secuencia se realizará el análisis,

calcular el tiempo aproximado que tomará llevarlo a cabo, comprobar si

se están cumpliendo los objetivos planeados.

4. Seleccionar al personal que relazara el análisis.

Las bases para la selección de personal adecuado para realizar el

análisis deben fundarse en ciertas cualidades como pueden ser

capacidad de observación, mente analítica y facilidad para expresarse

de una manera clara y objetiva; además debe especificarse si estas

personas serán de la empresa o si el análisis lo realizarán personas que

no pertenezcan a ella.

5. Entrenar a los analistas.

Después de haber seleccionado al personal que llevará a cabo el

análisis, es necesario que éste posea una preparación adecuada;

entrenarlo en manejo de técnicas, situaciones, etc. Por ello es

conveniente que estas personas realicen un recorrido de la empresa

para obtener información con que puedan apreciar más detalladamente

los elementos de cada puesto, como se mencionó anteriormente.

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6. Definir métodos de trabajo y diseñar instrumentos de recopilación de

datos.

Los métodos de trabajo son la entrevista, los cuestionarios y la

observación directa. El diseño se refiere a la elaboración de

instrumentos adecuados en cuanto al orden, secuencia y nivel de

aplicación.

7. Campaña de información y motivación a los trabajadores.

Para realizar un análisis de puestos eficiente se necesita contar con la

cooperación de los trabajadores. Con esta finalidad se debe informar al

personal involucrado acerca de lo que se va a hacer. Esta información

puede transmitirse a través de folletos, carteles, boletines, conferencias,

etc., que indiquen las finalidades y beneficios que persigue el análisis.

8. Selección de los titulares del puesto de quienes se obtendrá la

información.

Para garantizar un análisis eficiente, un requisito importante es

seleccionar a los trabajadores adecuados, de acuerdo con las siguientes

características:

Experiencia en el puesto

Rendimiento adecuado

Facilidad para comunicarse

Responsabilidad

Tipo de relaciones con otros trabajadores.

Técnicas e instrumentos de análisis.

En cuanto a las técnicas que se utilizaran para la recabación de la

información, los principales medios para conocer los elementos que

integran cada puesto son:

La observación directa.

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Se lleva a cabo en el lugar en que se desarrolla el trabajo y es

conveniente tomar datos por escrito. Su realización requiere que el

trabajador no se sienta incómodo por la presencia del analista, a fin de

que el primero realice sus actividades de la manera más natural posible.

Este método permite recabar información directa; pero no debe

emplearse de manera exclusiva, puesto que no resulta suficiente; como

ocurre en los casos en que el trabador realiza actividades periódicas o

eventuales que no lleva a cabo en el momento de la observación.

Es necesario observar todas las operaciones que el empleado realiza;

conviene conversar con él de manera informal, mostrándose amistoso

durante la observación, con objeto de que la presencia del analista no le

moleste.

Se sugiere que, con el fin de que la observación sea más confiable,

durante ella se utilice un registro anecdótico, pues éste permitirá

establecer el antecedente y el consecuente de la ejecución de una tarea

en un momento determinado.

La entrevista.

La observación puede ser complementada con explicaciones verbales

del trabajador y el supervisor inmediato. De esta manera, el trabajador

podrá hablar mas sobre sus actividades y la forma en las que las realiza;

se debe permitir hacerlo exhaustivamente, pero cuidando que sea de

manera ordenada. Las preguntas que el analista puede utilizar para

escoger los datos con integridad y precisión son:

¿Qué es lo que hace?

¿Cómo lo hace?

¿Con qué fin lo hace?

¿Cuándo lo hace?

¿Dónde lo hace?

Cuestionarios.

Para que el registro de los datos sea los más confiable y válido posible,

es necesario establecer con claridad cuál es la información que se desea

obtener. Deben tomarse en cuenta los objetivos para los cuales se

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pretende aplicar, ya que dependiendo de éstos serán las preguntas que

se van a abordar. Una vez que se han examinado de manera minuciosa

las preguntas que contendrá el análisis de puestos, deberá descartarse

aquellas que sean innecesarias o resulten obvias.

Una vez recopilados, analizados y verificados los datos, se elaborara el

análisis de puestos definitivo, describiendo de manera detallada y

sistemática los elementos que lo integran. Este informe deberá hacerse

en términos claros y precisos, utilizando un lenguaje accesible que evite

dudas.

Ya que se elaboró el análisis de puestos se puede proceder a elaborar el

diagrama de flujo de proceso de selección de personal, teniendo como base

el análisis de puestos se sabe que es lo que se requiere para el puesto, la

fuente de reclutamiento y las pruebas a aplicar al aspirante para llenar la

vacante dentro de la organización.

4.Diagnóstico y formulación de conclusiones y recomendaciones.

Conclusiones.

Lo que resulta al final del proceso de selección es nuevo personal

contratado, si cuidadosamente se tomaron en cuenta los elementos

anteriores y se llevaron a cabo los pasos en forma adecuada lo mas

probable es que el empleado de nuevo ingreso se convierta en el mas

idóneo y desempeñe sus actividades productivamente. Para tomar siempre

la mejor decisión los gerentes de personal deben comprender el proceso y

utilizarlo de la misma manera. Un sistema de contratación bien diseñado

aumenta las probabilidades de contratar a las personas idóneas, las

decisiones de personal son mas uniformes en toda la organización y reduce

los costos del proceso.

Recomendaciones.

Para el análisis de puestos es conveniente señalar la posibilidad de que los

objetivos de una gerencia sean cambiados por necesidades específicas de

la organización, lo cual traerá como resultado la revisión o rediseño de los

puestos que forman parte de ésta. Por lo que se dice que un puesto no es

estático; es por eso que se recomienda que el análisis en general, se

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actualice anualmente o cada dos años antes de la revisión del contrato

colectivo de trabajo.

Para la elaboración del diagrama de flujo de proceso de selección de

personal se recomienda que para estar seguros de que tanto el candidato

de nuevo ingreso como el proceso de selección son efectivos se requiere de

una retroalimentación. Una retroalimentación efectiva produce

promociones, un desempeño adecuado, ausencia de conflictos, entre otros,

por el contrario una retroalimentación negativa puede resultar en renuncia

antes de tiempo, entre otros.

También se recomienda que los criterios en los que se basan para

seleccionar al personal sean basados en el desempeño, ya que la mayoría

de las veces las decisiones se toman en base en las emociones, opiniones y

prejuicios personales y muchas veces esto crea descontento entre los

trabajadores y puede llegar a crear conflictos organizacionales. Otro punto

es desarrollar un plan proactivo de contratación, para ver hacia el futuro y

maximizar los recursos de la organización y debe responder a las siguientes

preguntas: ¿Cuántos nuevos empleados van a necesitarse durante el año

que viene? ¿Para qué o por qué serán necesarios esos empleados? ¿Cuándo

serán necesarios? ¿Cuánto le costará a la compañía contratarlos? ¿Qué

beneficio traerán a los clientes y a la organización?

Los cambios no se logran rápidamente e inmediatos pero si gradualmente,

solamente es necesario ponerlos en practica y así se marcarán los

parámetros de conducta y los estándares de cada puesto de la

organización.

5. Informe y presentación del sistema administrativo propuesto.

En los anexos se muestran los elementos que debe contener un análisis de

puesto básico así como también una propuesta de un diagrama de flujo de

proceso de selección.

Bibliografía

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Seminario de Administración

Milkovich, G. (1994). Dirección y Administración de recursos humanos.

(6ª ed.) México: McGraw - Hill Interamericana de México, S.A.

Reyes, A. (1971). Administración de Personal.

Leal, E. (1998). Reclutamiento y Selección.

America Management Association International. (1998). Como

entrevistar y Seleccionar, México.

Grados, J. (2001). Reclutamiento, selección, contratación e inducción de

personal. (2 ª ed.) México: El Manual Moderno.

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ANEXOS

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