· Web viewështë institucioni publik përgjegjës për menaxhimin dhe implementimin e shërbimit...

REPUBLIKA E SHQIPËRISËKONTROLLI I LARTË I SHTETIT

DEPARTAMENTI I AUDITIMIT TË PERFORMANCËSAdresa: Bulevardi “Dëshmorët e Kombit”, nr. 3, Tiranë; Tel-Fax: 04-

228485e - mail: [email protected]; web - site: www.klsh.org.al

RAPORT AUDITIMI

“PERFORMANCA E DEPARTAMENTIT TË ADMINISTRATËS PUBLIKE”

SHTATOR 2017

http://www.klsh.org.al/

mailto:[email protected]

2

KONTROLLI I LARTË I SHTETITDEPARTAMENTI I AUDITIMIT TË PERFORMANCËSRAPORT “PERFORMANCA E DEPARTAMENTIT TË ADMINISTRATËS PUBLIKE”

Përmbajtja

1. Rëndësia e Auditimit1.1 Konteksti i problemit social1.2 Strategjia e KLSH-së në auditimet e performancës1.3 Auditime të mëparshme në këtë fushë1.4 Subjektet nën auditim

1.4.1 Hyrje1.4.2 Politikat e institucioneve1.4.3 Pesha në buxhet dhe PBB1.4.4 Risqet e aktivitetit të subjekteve1.4.5 Rëndësia e produkteve të subjekteve1.4.6 Feedback-u i subjekteve në fazën studimore

2. Qasja dhe detajet e auditimit2.1 Objektivi dhe problemi i performancës

2.1.1 Fokusimi dhe përkufizimi i problemit të performancës2.1.2 Objektivi i auditimit

2.2 Përkufizimet dhe terminologjia2.3 Kriteret

2.3.1 Kriteret e politikës2.3.2 Kriteret e monitorimit dhe raportimit2.3.3 Kriteret teknike2.3.4 Kritere të tjera/Praktikat më të mira

2.4 Piramida e pyetjeve audituese2.5 Skema e auditimit

2.5.1 Qasja/metodologjia audituese2.5.2 Metodat & teknikat audituese

2.6 Rezultatet e parashikuara2.6.1 Impakti i mesazhit auditues për Kuvendin dhe

Qeverinë2.6.2 Impakti i mesazhit auditues për publikun dhe palët e

interesit2.6.3 Forma e publikimit

3. A përdoret sistemi HRMIS si burim planifikimi dhe informacioni për pagat dhe kontributet e punonjësve në administratën publike?

3.1 A është plotësuar me të dhëna sistemi HRMIS nga Institucionet e parashikuara në ligj?3.1.1 A është hartuar nga Qeveria një plan veprimi për plotësimin me të dhëna të HRMIS?3.1.2 A ka ushtruar DAP të gjitha funksionet dhe kompetencat e tij për të kompletuar plotësimin me të dhëna të HRMIS?

3.2 A është realizuar ndërveprimi i sistemit HRMIS me sistemet e tjera të parashikuara në ligj dhe aktet nën ligjore?3.2.1 A ka një plan për realizimin e ndërveprimit të sistemit HRMIS me sistemet e tjera?3.2.2 Cilët janë faktorët që pengojnë realizimin e

Faqe56889121414151819

202020212122222222232425252525252525

26

28

32

37

40

4549

5252

ndërveprimit të sistemeve?

4. Përmbledhje e gjetjeve, konkluzioneve dhe rekomandimeve4.1 Përmbledhje Ekzekutive 4.2 Anekse

5. Grupi i punës dhe përgjegjësitë hierarkike

62

70

4


LISTA E SHKURTIMEVE

KLSH Kontrolli i Lartë i ShtetitBE Bashkimi EvropianVKM Vendim i Këshillit të MinistraveIPS Integrated Planning SystemINTOSAI International Organization of Supreme Audit

InstitutionsDAP Departamenti i Administratës PublikeRQP Regjistri Qendror i PersonelitHRMIS Human Resources Management Information

SystemAFMIS Albanian Financial Management Informacion

SystemSIFQ Sistemi Informatik Financiar i QeverisëINSTAT Instituti i StatistikaveAKSHI Agjencia Kombëtare e Shoqërisë së InformacionitNID Numri i Identifikimit PersonalGOVNET Rrjeti qeveritarISSH Instituti i Sigurimeve ShoqëroreSIGMA Support for Improvement in Governance and

ManagementSNRAP Strategjia Ndërsektoriale për Reformën në

Administratën PublikeSMART Specific Measurable Achievable Realistic Time -

Bound

5


1. RËNDËSIA E AUDITIMITKontrolli i Lartë i Shtetit, me qëllim realizimin e misionit të tij, duke u mbështetur në eksperiencat më të mira të vendeve të BE-së dhe respektimin e standardeve ndërkombëtare të auditimit INTOSAI, ka kthyer vëmendjen tek auditimi i performancës, për t'i shërbyer vlerësimit të përgjegjshmërisë në përdorimin me ekonomicitet, eficiencë dhe efektivitet të fondeve publike.KLSH vazhdimisht është angazhuar në evidentimin e çështjeve problematike dhe emergjente që shqetësojnë taksapaguesit shqiptarë me qëllim promovimin e vlerës dhe përfitimeve të punës së institucioneve supreme të auditimit, të cilat kanë si synim kryesor forcimin e llogaridhënies, transparencën dhe integritetin e qeverisjes dhe institucioneve publike. Në linjë me këtë parim të shprehur në Planin Strategjik të INTOSAI-t 2017 – 20221, KLSH tashmë synon të jetë në shërbim të plotë të institucioneve publike, qytetarëve taksapagues dhe palëve të interesit si një burim informacioni i pavarur dhe objektiv për të mbështetur ndryshimet pozitive në sektorin publik.Për gjashtë mujorin e parë të vitit 2017, në përputhje me objektivat strategjike dhe Planin vjetor të punës audituese2, si dhe duke marrë shkas nga rëndësia që ka zbatimi i plotë i ligjit nr. 152/2013 “Për nëpunësin civil”, i ndryshuar, në veçanti për sa i takon menaxhimit të burimeve njerëzore në shërbimin civil nëpërmjet Regjistrit Qendror të Personelit (më tej RQP) dhe sistemit IT të menaxhimit të tij, Human Resources Management Information System (më tej HRMIS), KLSH u fokusua në auditimin e menaxhimit të sistemit të burimeve njerëzore në administratën publike.Departamenti i Administratës Publike (më tej DAP), në cilësinë e institucionit përgjegjës për menaxhimin e këtij sistemi, është thelbësor në përgatitjen dhe mbikëqyrjen e zbatimit të politikave shtetërore dhe legjislacionit të shërbimit civil. Në mbështetje të neneve 17 dhe 69 të ligjit nr. 152/2013 “Për Nëpunësin Civil”, i ndryshuar, me miratimin e VKM nr. 117, datë 05.03.2014, “Për Përmbajtjen, Procedurën dhe Administrimin e Dosjeve të Personelit të Regjistrit Qendror të Personelit”, është plotësuar kuadri nënligjor që ka përcaktuar rregullat e krijimit të RQP/HRMIS dhe ka vendosur DAP në rolin e krijuesit dhe administratorit të vetëm fuqiplotë të tij. RQP/HRMIS është një bazë unike të dhënash ku ruhen, përpunohen dhe menaxhohen informacionet për burimet njerëzore aktive në të gjitha institucionet e administratës shtetërore, institucionet e pavarura dhe njësitë e qeverisjes vendore3.Një menaxhim efiçient dhe efektiv i sistemit të burimeve njerëzore, nën mbikëqyrjen dhe koordinimin e DAP, është i kushtëzuar nga shkalla e bashkëpunimit me institucionet e tjera të shërbimit civil. Këto të fundit

1http://www.intosai.org/fileadmin/downloads/downloads/1_about_us/strategic_plan/ EN_INTOSAI_Strategic_Plan_2017_22.pdf 2 Miratuar me Vendimin nr. 29, datë 27 Janar 2017, të Kryetarit të Kontrollit të Lartë të Shtetit, “Për miratimin e Planit Vjetor të vitit 2017”,3 Për përkufizimet shih ligjin nr. 90/2012 “Për Organizimin dhe Funksionimin e Administratës Shtetërore”.

6


http://www.intosai.org/fileadmin/downloads/downloads/1_about_us/strategic_plan/EN_INTOSAI_Strategic_Plan_2017_22.pdf

http://www.intosai.org/fileadmin/downloads/downloads/1_about_us/strategic_plan/EN_INTOSAI_Strategic_Plan_2017_22.pdf

ndajnë me DAP një pjesë të përgjegjësisë që rrjedh nga menaxhimi i këtij sistemi. Për këtë arsye, nisur nga rëndësia që kanë në mbarëvajtjen e sistemit, u përfshinë si subjekte të këtij auditimi edhe Ministria e Financave, Instituti i Sigurimeve Shoqërore, Agjencia e Prokurimit Publik dhe Bashkia e Tiranës.

Figura 1: Institucionet me të cilat parashikohet ndërveprimi i HRMIS

Sistemi HRMIS është menduar si një sistem, i cili synon së pari plotësimin me të dhëna nga ana e të gjithë institucioneve të administratës shtetërore, institucioneve të pavarura dhe njësive të qeverisjes vendore lidhur me nëpunësit civilë, me qëllim pasqyrimin real të numrave të punonjësve me status të nëpunësit civil në administratë. Së dyti, ai synon ndërveprimin me sistemet e tjera me qëllim përllogaritjen e pagave të nëpunësve në mënyrë të përqendruar, për të realizuar objektivin final, i cili është përdorimi i HRMIS për planifikim financiar dhe menaxhim të burimeve njerëzore të shërbimit civil në shkallë vendi. Vendosja në funksionalitet të plotë e këtij sistemi me të gjitha elementët e tij do të përmbushte edhe kërkesat e parashtruara nga BE në prioritetin nr. 1.4

1.1 Konteksti i problemit social

4 Udhërrëfyesi për pesë prioritetet e rekomanduara nga Komisioni Evropian, miratuar me VKM nr. 330, datë 28.05.2014.

7


Kontrolli i Lartë i Shtetit u orientua drejt kryerjes së një auditimi performance në Departamentin e Administratës Publike dhe institucionet e tjera të përfshira në menaxhimin e burimeve njerëzore, nisur nga ndryshimet ligjore dhe nënligjore në fushën e shërbimit civil, si edhe nga objektivat e përcaktuara në to për funksionimin e plotë të sistemit HRMIS si një burim planifikimi për pagat dhe pagesat e administratës shtetërore, institucioneve të pavarura dhe njësive të qeverisjes vendore. Gjithashtu, kjo tematikë përbën interes për KLSH dhe qytetarët për shkak të mungesës së auditimeve të mëparshme5 në këtë fushë, si dhe për shkak të fenomeneve të përsëritura në historikun e ndryshimeve të shumta në administratë në Shqipëri.Departamenti i Administratës Publike ka qenë institucioni përgjegjës për krijimin dhe administrimin e Regjistrit Qendror të Personelit që prej miratimit të ligjit nr. 8549, datë 11.11.1999, “Statusi i Nëpunësit Civil”, shfuqizuar me ligjin 152/2013 “Për Nëpunësin Civil”, i ndryshuar. Sipas përcaktimeve të ligjit nr. 8549 të sipërcituar, ky regjistër duhej të përmbante të dhënat profesionale dhe të karrierës të nëpunësve civilë, ndërsa Këshilli i Ministrave përcaktonte veçoritë e tij e të dosjeve, si dhe llojin e të dhënave që mbaheshin në të.6 Pavarësisht përcaktimeve ligjore, mungesa e kapaciteteve, fondeve dhe e vullnetit për të kryer një skedim të burimeve njerëzore në shërbimin civil kanë penalizuar realizimin dhe përditësimin e vazhdueshëm të këtij regjistri. Mirë menaxhimi i burimeve njerëzore të shërbimit civil në shkallë vendi është i mundur nëse disponohen të dhëna për popullatën totale të nëpunësve civilë aktivë. Në momentin e hyrjes në fuqi të ligjit të ri për shërbimin civil nuk disponoheshin të dhëna të përditësuara, të cilat ende mungojnë, çka ka përbërë problematikën fillestare të funksionimit të një sistemi informatik për menaxhimin e burimeve njerëzore. Në vendin tonë çështja e përcaktimit të numrit të nëpunësve civilë në shkallë vendi synohet të zgjidhet me plotësimin e sistemit HRMIS. Për të ilustruar rëndësinë e përcaktimit të numrit të nëpunësve civilë në shkallë vendi dhe impaktin ekonomik që do të ketë ky numër në menaxhimin e burimeve njerëzore mund të japim dy shembuj të ndryshëm, të cilët tregojnë vështirësitë që hasen në këtë drejtim.Instituti i Statistikave publikon të dhëna administrative periodike për punësimin në sektorin publik në tërësi në Shqipëri dhe që për periudhën 2012 – 2016, të ndara në tremujorë, paraqiten në tabelën e 5 Si për shembull Auditimet e përputhshmërisë.6 Neni 26 i ligjit nr. 8549, datë 11.11.1999, “Statusi i Nëpunësit Civil”, i shfuqizuar: “1. Departamenti i Administratës Publike ngarkohet me krijimin dhe administrimin e Regjistrit Qendror të Personelit. Ky regjistër përmban të dhënat profesionale dhe të karrierës së nëpunësve civilë. 2. Çdo institucion i administratës publike mban dosjet e personelit për nëpunësit e tij. 3. Dosjet e personelit dhe Regjistri Qendror i Personelit kanë karakter konfidencial dhe çdo nëpunës civil ka të drejtë të njihet me informacionin në lidhje me të. Me këtë informacion mund të njihet edhe Komisioni i Shërbimit Civil si dhe gjykatat për zgjidhjen e mosmarrëveshjeve. 4. Këshilli i Ministrave përcakton veçoritë e këtij Regjistri e të dosjeve, si dhe llojin e të dhënave që mbahen në to. Përdorimi i këtyre të dhënave bëhet në përputhje me ligjin nr 8503, datë 30.6.1999 “Për të drejtën e informimit për dokumentet zyrtare”. 5. Institucionet e pavarura mbajnë regjistrin e personelit me të njëjtat të dhëna.”

8


mëposhtme.7 Informacioni grumbullohet nga INSTAT në përputhje me Programin e Statistikave Zyrtare 2012 - 2016 dhe fotografon gjendjen e punësimit në sektorin shtetëror duke përfshirë në të jo vetëm institucionet qendrore dhe institucionet e pavarura, por edhe njësitë e qeverisjes vendore dhe ndërmarrjet publike.

Tabela 1: Të dhënat sipas INSTAT 2012 2013 2014 2015 2016

Q 1 164.600

164.000

164.000

163.730

164.170

Q 2 164.600

163.800

163.780

164.310

164.300

Q 3 164.400

163.800

163.950

164.190

164.970

Q 4 164.000

164.000

163.810

163.850

165.100

Ndërsa sipas ligjit vjetor të buxhetit8 numrat e të punësuarve në administratën publike në vendin tonë përfshijnë nëpunës civilë, pra të punësuar marrëdhëniet e punës të së cilëve rregullohen nga ligji për shërbimin civil, të punësuar sipas Kodit të Punës9, të punësuar në sistemin arsimor, shëndetësor, forcat e armatosura, policinë e shtetit, por jo njësitë e qeverisjes vendore. Krahasuar me raportimet e INSTAT, numri i të punësuarve sipas ligjit vjetor të buxhetit është më i ulët për arsye se në këtë të fundit nuk përfshihet numri i të punësuarve në njësitë e qeverisjes vendore dhe ndërmarrjet publike.

Tabela 2: Numri total i të punësuarve sipas ligjit të buxhetit

2012201

32014

2015

2016

Total numri i

punonjësve

88.640

87.710

86.350

88.550

81.147

Burimi Grupi i auditimit KLSHKëto të dhëna ilustrojnë në agregat numrat e administratës publike (me diferenca të mëdha ndërmjet tyre10), pa përfshirë numrat e institucioneve të tjera dhe pa specifikuar se ç’ pjesë e tyre i takon shërbimit civil.Deri tani këto janë shifrat e vetme të besueshme që disponohen në shkallë vendi për numrin e të punësuarve në administratën shtetërore, institucionet e pavarura dhe njësitë e qeverisjes vendore dhe vetëm me

7 http://www.instat.gov.al/al/themes/tregu-i-pun%C3%ABs.aspx?tab=tabs-5 8 Ligj nr. 10487, datë 5.12.2011 “Për Buxhetin e Vitit 2012”, Ligjin nr. 119/2012 “Për Buxhetin e Vitit 2013”, Ligjin nr. 185/2013 “Për Buxhetin e Vitit 2014”, Ligjin nr. 160/2014 “Për Buxhetin e Vitit 2015” dhe Ligjin nr. 147/2015 “Për Buxhetin e Vitit 2016”.9 Ligj nr. 7961, datë 12.07.1995 “Kodi i Punës i Republikës së Shqipërisë”, i ndryshuar.10 Diferencat i referohen mënyrës se si këto të dhëna përfitohen, si përdoren, çfarë përfshijnë dhe a ruajnë të dhëna të sakta për secilën nga kategoritë që përbëjnë agregatet që përfaqësojnë.

9


http://www.instat.gov.al/al/themes/tregu-i-pun%C3%ABs.aspx?tab=tabs-5

plotësimin total me të dhëna të sistemit HRMIS nga ana e institucioneve pjesë e shërbimit civil, do të bëhet i mundur evidentimi i numrit të nëpunësve civilë në administratë.Nga ana tjetër në mungesë të këtyre të dhënave në formën e tyre të plotë, ngadalësohet edhe procesi i ndërveprimit të HRMIS me sistemet e tjera të parashikuara në VKM 117, datë 05.03.2014 (sipërcituar), dhe nuk realizohet momentalisht objektivi i synuar i përdorimit të HRMIS si burim planifikimi për pagat dhe pagesat. Duke qenë ky një sistem i cili për vetë natyrën e tij teknike dhe menaxheriale përfshin shumë institucione, me detyra dhe privilegje të ndryshme, funksionimi i plotë i tij varet nga kapacitetet, bashkëpunimi dhe vullneti i palëve.

1.2 Strategjia e KLSH-së në auditimet e performancësKontrolli i Lartë i Shtetit, në kuadër të objektivave të parashtruara në Planin Strategjik të Zhvillimit Institucional 2013 - 2017, në zbatim të standardeve ndërkombëtare të auditimit (ISSAI) dhe praktikave më të mira evropiane, si një ndër sfidat kryesore të tij ka përcaktuar shtimin e numrit të auditimeve të performancës dhe përmirësimin e cilësisë së këtyre auditimeve.Auditimet e performancës në KLSH kryhen duke u bazuar tek Standardet Ndërkombëtare ISSAI dhe Udhëzuesi i Auditimit të Performancës (ISSAI 300, 3000, 3100 & 3200), Manuali i Auditimit të Departamentit të Performancës dhe Indikatorët e Performancës sipas eksperiencës britanike, të cilët shërbejnë si udhërrëfyes për konceptimin, planifikimin, kryerjen, konkludimin dhe ndjekjen e rekomandimeve të këtij auditimi. Këto dokumente përmbajnë një numër udhëzimesh dhe informacionesh, që marrin në konsideratë kushtet specifike dhe karakteristikat e çdo auditimi performance.Kontrolli i Lartë i Shtetit, duke synuar realizimin e misionit të tij, si institucion që ofron një ekspertizë të pavarur në ndihmë të një menaxhimi sa më të përgjegjshëm në shërbim të qytetarëve, jep një informacion shumë më të gjerë mbi ecurinë e të gjitha projekteve dhe programeve të institucioneve dhe enteve publike të audituara. Nëpërmjet auditimit të performancës synohet të analizohet ekonomiciteti, efiçiensa dhe efektiviteti i programeve të ekzekutivit. Ky auditim i ndihmon institucionet e qeverisjes qendrore dhe lokale të masin rezultatet e tyre, të identifikojnë mangësitë në politikat e hartuara dhe të synojnë përdorimin e metodave dhe mjeteve sa më me efektivitet për rritjen e rezultateve me të njëjtën kosto.Standardet Ndërkombëtare të Institucioneve Supreme të Auditimit (ISSAI 300, 3000, 3100 & 3200) nxisin një orientim drejt nevojave të qytetarëve dhe nëpërmjet auditimeve të performancës synohet në çdo rast matja e interesit publik në politikat e hartuara dhe të implementuara nga subjekti që auditohet.

1.3 Auditime të mëparshme në këtë fushë

10


Kontrolli i Lartë i Shtetit nuk ka audituar më parë Departamentin e Administratës Publike, por në vitin 2012 kur DAP ishte pjesë e strukturë së Ministrisë së Brendshme është audituar nga Njësia e Auditimit të Brendshëm të kësaj ministrie sa i takon veprimtarisë ekonomiko – financiare të tij.

Gjithashtu kjo është hera e parë që Kontrolli i Lartë i Shtetit kryen një auditim performance për menaxhimin e burimeve njerëzore në shërbimin civil. Ndërkohë që institucionet e tjera në të cilat u shtri ky auditim, përkatësisht Ministria e Financave, Agjencia e Prokurimit Publik, Instituti i Sigurimeve Shoqërore dhe Bashkia e Tiranës kanë qenë vazhdimisht subjekte të auditimeve të KLSH për sa i takon aktivitetit ekonomiko – financiar të tyre, por edhe në to ishte hera e parë që zhvillohej një auditim performance i koordinuar dhe i orientuar drejt vlerësimit të sistemit informatik të menaxhimit të burimeve njerëzore në shërbimin civil.Raporti Final mbi “Angazhimit në Auditimin e Veprimtarisë Ekonomiko – Financiare në Departamentin e Administratës Publike’’ është hartuar nga njësia e auditimit të brendshëm të Ministrisë së Brendshme dhe ka mbuluar me auditim periudhën 01.01.2009 – 31.12.2011. Ky ka qenë një auditimi i kryer mbi bazë sistemi dhe ka evidentuar disa mangësi sa i takon: - planifikimit të fondeve buxhetore, veçanërisht fondet e prokuruara për vitin 2009; - hyrjen dhe daljen e mallrave nga magazina, dhe;- mos administrimin e inventarit ekonomik të DAP nga vetë institucioni si njësi shpenzuese më vete, por nga magazina qendrore e Ministrisë së Brendshme.

1.4 Subjektet nën auditimDepartamenti i Administratës Publike është institucioni publik përgjegjës për menaxhimin dhe implementimin e shërbimit civil në të gjitha institucionet e administratës shtetërore, institucionet e pavarura dhe njësitë e qeverisjes vendore, hartimin dhe implementimin e politikave në fushën e pagave dhe ndërtimit të institucioneve të administratës publike. Gjithashtu, ai bën hartimin dhe zbatimin e politikave dhe programeve të përgjithshme të trajnimit të zbatueshme për administratën publike në tërësi.Departamenti i Administratës Publike ka për qëllim sigurimin e një shërbimi civil të qëndrueshëm, profesional, të bazuar në meritë, integritet moral dhe paanësi politike. Me strukturën e re të miratuar, DAP ka 58 punonjës.

Figura 2: Organigrama e Pjesshme e DAP

11


Burimi: Grupi i Auditimit të KLSH

Për sa më sipër DAP ka paraqitur observacion lidhur me saktësinë e organikës së prezantuar në këtë skemë. Observacioni nuk pranohet, pasi grupi i auditimit ka shkurtuar organikën e DAP si edhe të Drejtorive të përfshira në skemë duke vendosur në to vetëm ato sektorë të cilët përbëjnë interes për këtë auditim.

Instituti i Sigurimeve Shoqërore është institucioni që administron sigurimet shoqërore në përgjithësi dhe politikat e pensioneve në veçanti. Në qendër të veprimtarisë së këtij institucioni janë personat e siguruar dhe përmirësimi i shërbimit ndaj tyre, mbulimi i popullsisë me elemente të sigurimeve shoqërore në çdo vend dhe kohë kur lind kjo e drejtë, rritja e numrit të kontribuuesve dhe grumbullimi i të ardhurave nga kontributet e fermerëve dhe të siguruarit vullnetar, përmirësimi i efiçiencës në menaxhimin e fondeve të sigurimeve shoqërore, fondeve përkohësisht të lira dhe fondit rezervë.

Figura 3: Organigrama e Pjesshme e ISSH

12



13


Ministria e Financave është institucioni përgjegjës për administrimin e të ardhurave dhe buxhetit të shtetit, menaxhimin e borxhit publik dhe fondeve të Bashkimit Evropian, si dhe hartimin e politikave makroekonomike dhe fiskale të vendit.Misioni i Ministrisë së Financave është arritja e stabilitetit ekonomik nëpërmjet drejtimit me efiçiencë, efektivitet dhe transparencë të financave publike.

Figura 4: Organigrama e Pjesshme e Ministrisë së Financave


Agjencia e Prokurimit Publik është institucioni qendror përgjegjës në vend për mbarëvajtjen e sistemit të prokurimit publik, koncesioneve, partneritetit publik privat dhe ankandit publik. Kjo agjenci ka për detyrë përgatitjen e projekt-propozimeve për rregullat e prokurimit publik, ankandeve publike dhe koncesioneve/partneriteteve publike private, hartimin e Dokumenteve Standarde të Tenderit, nxjerrjen e udhëzimeve të nevojshme në ndihmë të autoriteteve që ndërmarrin këto procedura, verifikimin e zbatimit të procedurave të prokurimit publik, procedurave të koncesionit dhe ankandit publik pas fazës së nënshkrimit të kontratës dhe në rast shkeljesh të dispozitave ligjore dhe nënligjore, vendosjen e gjobave ose propozimin e marrjes së masave administrative.Figura 5: Organigrama e Pjesshme e APP.

14



Bashkia Tiranë është bashkia më e madhe në Republikën e Shqipërisë, si për nga sipërfaqja e territorit, ashtu edhe për nga numri i popullsisë. Ky subjekt është përfshirë në auditim si njësi e qeverisjes vendore, e cila është e detyruar të plotësojë me të dhëna sistemin HRMIS.

Figura 6: Organigrama e Pjesshme e Bashkisë Tiranë


1.4.1 Hyrje Departamenti i Administratës Publike është institucioni kyç për krijimin dhe koordinimin e implementimit të instrumenteve të nevojshme për një sistem efiçient të burimeve njerëzore në institucionet publike. Përpjekjet e para për krijimin e një sistemi informatik për menaxhimin e burimeve njerëzore (HRMIS) datojnë që në fillim të viteve 2000. Ky sistem është zhvilluar fillimisht në vitin 2004 nga Departamenti IT i DAP, si një program i personalizuar. Deri në 2009, DAP u përpoq disa herë ta vinte HRMIS-in në funksionim, megjithatë për shkak të disa problematikave, e vetmja arritje ishte një implementim pilot në qytetin e Tiranës.Në vitin 2009, DAP nënshkroi një kontratë konsulence (financuar nga IPS 1 TF)11 me një kompani për analizimin e sistemit, identifikimin e 11 Burimi CFCU pranë Ministrisë së Financave: Kontrata nr. 01.02 MDTF 090843 (IPS Grant), datë 25.01.2010, “Forcimi i Menaxhimit të Kapaciteteve në Administratën Publike Shqiptare”.

15


problemeve teknike, zhvillimin e specifikimeve teknike për përmirësimin e infrastrukturës dhe hartoi një dokument politikash për përcaktimin e kërkesave të ndërfaqes midis HRMIS dhe Sistemit të Thesarit. Në fund të vitit 2011, DAP nisi migrimin e HRMIS nga Oracle në platformën Microsoft (financuar nga IPA) sipas specifikimeve teknike të kontratës së mëparshme. Paketa software e migruar u instalua tek serverët e rinj të AKSHI dhe ishte e aksesueshme nëpërmjet rrjetit qeveritar GOVNET. Nga shtatori 2011 në prill 2012, DAP koordinoi testimin e shtrirjes e sistemit në pesë institucione.Në kreun II, pika 8 të VKM-së nr. 117, datë 05.03.2014 përcaktohet se kjo bazë të dhënash ndërvepron me bazat e të dhënave të Regjistrit Kombëtar të Gjendjes Civile, Institutit të Sigurimeve Shoqërore, Institutit të Sigurimeve Shëndetësore, Sistemin e Thesarit dhe Drejtorinë e Tatimeve në Ministrinë e Financave. Deri më sot, e vetmja ndërlidhje plotësisht funksionale është ajo me regjistrin e Gjendjes Civile, prej të cilit HRMIS mund të importojë të dhëna në çdo moment. Sistemi përbëhet nga disa module, të cilat janë paraqitur në skemën e mëposhtme.

Figura 7: Modulet e HRMIS

Burimi: Raporti fillestar i IKUBINFO

16


Moduli i institucioneve dhe strukturave organizative përmban listën e institucioneve publike, strukturën dhe organikën e institucioneve shtetërore, institucioneve të pavarura dhe njësive të qeverisjes vendore, si dhe pasqyron historikun e ndryshimeve të strukturave dhe organikave të institucioneve shtetërore. Menaxhimi i listës së institucioneve, strukturave dhe organikave të institucioneve shtetërore bëhet nga DAP, ndërsa menaxhimi i strukturave për institucionet e pavarura, njësitë e qeverisjes vendore dhe gjyqësorit bëhet nga vetë institucionet.Moduli punonjësit përmban dosjen personale të çdo të punësuari në administratën shtetërore, e cila përmban të dhëna profesionale, për marrëdhëniet e punës, arsimimin, rekrutimin etj. Plotësimi dhe përditësimi i të dhënave të përmbajtura në këtë modul bëhet nga vetë institucionet.Moduli i pagave përllogarit në mënyrë të përqendruar ndryshimet e skemave të pagave duke synuar shmangien e gabimeve të mundshme në interpretim, ndihmon në procesin e indeksimit të pagave në linjë me politikat e qeverisë, llogarit pagën e punonjësve në mënyrë elektronike duke synuar eliminimin e gabimeve njerëzore në përllogaritjen e tyre. Hedhja dhe menaxhimi i skemave të pagave bëhet nga DAP. Hedhja e të dhënave në lidhje me sigurimet shoqërore, sigurimet suplementare dhe sigurimet shëndetësore bëhet nga Ministria e Mirëqenies Sociale dhe Rinisë, Ministria e Shëndetësisë, Sigurimet Shoqërore dhe Sigurimet e Kujdesit Shëndetësor. Hedhja e të dhënave në lidhje me legjislacionin për arsimin e lartë, diplomat dhe llojet bëhet nga Ministria e Arsimit.Moduli ‘raporte’ shërben për të gjeneruar raporte në nivel Administratori nga DAP dhe në nivel institucioni.Moduli ‘administrimi’ merret me menaxhimin e përdoruesve dhe çështjeve të sigurisë, të drejtat dhe kufizimet e tyre në sistem.

1.4.2 Politikat e institucioneveMe miratimin e ligjit nr. 152/2013, i ndryshuar, dhe akteve nënligjore në zbatim të tij, në veçanti VKM nr. 117, datë 5.3.2014 “Për Përmbajtjen, Procedurën dhe Administrimin e Dosjeve të Personelit e të Regjistrit Qendror të Personelit”, nisi puna për zhvillimin e një shërbimi civil profesional dhe të bazuar në meritë. Sipas vlerësimeve të partnerëve ndërkombëtare (SIGMA12) tashmë ky legjislacion mund konsiderohet si i plotë, pasi përcakton strukturat përgjegjëse dhe detyrat për menaxhimin e shërbimit civil, por ende paraqet problematika lidhur me zbatimin e tij integral.Udhërrëfyesi për pesë prioritetet e rekomanduara nga Komisioni Evropian, miratuar me VKM nr. 330, datë 28.05.2014, ndër të tjera, ka përcaktuar si thelbësore për Shqipërinë shtrirjen e mëtejshme të sistemit HRMIS (sistemi informatik për menaxhimin e burimeve njerëzore) në të gjithë vendin.

12 SIGMA Monitoring Report Albania 2016.17


Reforma në administratën publike në Shqipëri, nisur me miratimin e këtij ligji dhe zbatimin konkret të tij, ka qenë dhe ende mbetet një proces i domosdoshëm dhe i vazhdueshëm për Shqipërinë, i lidhur ngushtë me procesin e integrimit në Bashkimin Evropian (BE).Kjo reformë ka qenë në vijimësi ndër prioritetet e qeverive shqiptare si një instrument kyç për përmirësimin e cilësisë së shërbimeve ndaj qytetarëve dhe biznesit dhe si kusht për proceset integruese të vendit. Miratimi dhe zbatimi i ligjit për shërbimin civil ka synuar pikërisht të përmirësojë efektivitetin e institucioneve të administratës publike.Për të arritur qëllimin final, i cili është integrimi në BE i Shqipërisë, zbatimi i plotë i legjislacionit të shërbimit civil është një rrugë e detyrueshme për t’u përshkuar dhe për këtë arsye në PKIE13 janë përcaktuar objektiva dhe prioritete të qeverisë në përgjithësi dhe DAP-it në veçanti lidhur me administratën publike. Me realizimin e këtij plani synohet të zhvillohet një administratë publike në përputhje me standardet evropiane, që siguron shërbime transparente, efektive dhe më cilësi të lartë për qytetarët dhe bizneset; të përdoren teknologjitë moderne dhe shërbimet inovative sipas kërkesave të integrimit evropian. SNRAP 2015 - 2020 fokusohet përgjithësisht në zhvillimin e procedurave transparente dhe të paanshme të rekrutimit, menaxhimin e burimeve njerëzore, zhvillimin e karrierës në shërbimin publik, trajnimin e vazhdueshëm, promovimin e etikës në administratën publike si dhe qeverisjen elektronike. Në Objektin nr. 6 të saj “Kapacitete të përmirësuara për zbatimin e legjislacionit të shërbimit civil dhe procedura të lehtësuara për zbatim” synohet, ndër të tjera, vënia në funksionim të plotë e HRMIS dhe zbatimi i planit të veprimit; shtrirja në shkallë të gjerë e tij dhe përmirësimi i sistemit. Departamenti i Administratës Publike pikërisht në cilësinë e institucionit përgjegjës për menaxhimin e shërbimit civil është vendosur në qendër të procesit të reformimit të administratës publike.

1.4.3 Pesha në buxhet dhe PBBVeprimtaria ekonomiko – financiare e Departamentit të Administratës Publike gjatë viteve ka qenë kryesisht e përqendruar për pjesën më të madhe të fondeve të alokuara nga buxheti në paga dhe sigurime shoqërore. Siç mund të konstatohet nga tabela e mëposhtme pagat dhe sigurimet shoqërore për vitin 2012 përbënin 84.5% të buxhetit total të institucionit. Për vitet 2013, 2014, 2015 kjo përqindje ka ndryshuar duke pësuar ulje të ndjeshme.

Tabela 3: Pesha në Buxhet2012 2013 2014 2015

1Paga

24.229.465

24.752.996

30.589.388

33.621.369

13 VKM nr. 404, datë 13.05.15, “Për miratimin e Planit Kombëtar për Integrimin Evropian 2015 – 2020”

18


2 Sig. Shoqërore dhe Shënd. 3.897.131

3.902.687

5.372.508

5.455.568

3Buxheti DAP

33.291.620

52.158.360

63.820.040

92.735.850

Pesha në Buxhet (%) 84.5 54.9 56.3 42.1Burimi Grupi i Auditimit të KLSH

Në mungesë të fondeve buxhetore për realizimin e HRMIS të zhvilluar nga Departamenti IT i DAP, përmes një projekti për financimin e HRMIS me fondet e Bankës Botërore është nënshkruar kontrata e konsulencës nr. 01.02 MDTF 090843 (IPS Grant), datë 25.01.2010, “Forcimi i Menaxhimit të Kapaciteteve në Administratën Publike Shqiptare” me vlerën 104.750,40 Euro falë së cilës u mundësua studimi i zhvillimit të HRMIS dhe u ofruan propozime teknike dhe ligjore për funksionimin e ardhshëm të tij. Në tabelën e mëposhtme paraqiten vlerat e pagesave ndaj konsulentit për çdo dorëzim të produkteve sipas kontratës përkatëse.

Tabela 4: Vlera dhe pagesat sipas IPS 1

Kontrata nr. 01.02 MDTF 090843 (IPS Grant), datë 25.01.2010, Forcimi i Menaxhimit të Kapaciteteve në Administratën Publike Shqiptare

Vlera me TVSH në Euro

1 Lëvrimi dhe Pranimi i Raportit të Parë (Inception Report) 10.475,044 Lëvrimi dhe Pranimi i Raportit të Vlerësimit 20.950,082 Lëvrimi dhe Pranimi i Specifikimeve Teknike 10.475,04

3 Lëvrimi dhe Pranimi i Planit të Biznesit dhe Planit të Veprimit 10.475,04Lëvrimi dhe Pranimi i Draft Legjislacionit për Operimin e HRMIS 15.712,56

3 Lëvrimi dhe Pranimi Propozimeve Teknike për Ndërfaqen 15.712,56Lëvrimi dhe Pranimi Raportit Përfundimtar 20.950,08TOTALI I KONTRATËS 104.750,40

Burimi: IPS 1 nga CFCU pranë Ministrisë së Financave, përpunuar nga grupi i auditimit të KLSH

Me kontratën e datës 15.08.2014 për “Përshtatjen dhe Aktivizimin e Moduleve dhe Ndërfaqes së HRMIS, si dhe Shtrirjen e sistemit në gjithë Institucionet Publike” është financuar aktivizimi i moduleve të HRMIS dhe shtrirja e sistemit në gjithë institucionet publike në vlerën 246,000 euro.

Tabela 5: Vlera sipas IPS 2Kontratë datë 15.08.2014 për Përshtatjen dhe Aktivizimin e Moduleve dhe Ndërfaqes së HRMIS, si dhe Shtrirjen e sistemit në gjithë Institucionet Publike

Vlera me TVSH në Euro

1 Vlera e Kontratës 246.200Burimi: IPS 2 nga CFCU pranë Ministrisë së Financave, përpunuar nga grupi i auditimit të KLSH

1.4.4 Risqet e aktivitetit të institucioneve dhe sistemit HRMISRisqet e aktivitetit të subjekteve të përfshira në këtë auditim kanë të bëjnë me vështirësitë dhe pengesat që institucionet hasin në realizimin

19


e detyrave dhe funksioneve të përcaktuara në ligj sa i takon bashkëpunimit me DAP, plotësimit me të dhëna të HRMIS dhe realizimit të ndërveprimit të sistemeve të ndryshme me të. Për të evidentuar në mënyrë analitike këto risqe, grupi i auditimit ka proceduar përmes analizës SWOT, duke përzgjedhur një trajtim në përputhje me bazën ligjore në fuqi, konciz dhe përmbledhës për të gjitha institucionet e përfshira në auditim.

20


Analiza SWOT e Institucioneve

Risqet e sistemit HRMIS janë analizuar nga grupi i auditimit duke ndjekur Udhëzimet metodologjike të Gjykatës Evropiane të Audituesve “Vlerësimi i Riskut në Auditimet e Performancës”, ku ndër të tjera sugjerohet të ndiqet analizimi i risqeve sipas objektivave të qeverisjes. Për këtë auditim objektivi i vendosur në SNRAP 2015 – 2020 është Objektivi nr. 6 Vënia në funksion të plotë të HRMIS dhe zbatimi i planit të veprimit. Shtrirja në shkallë të gjerë e HRMIS dhe përmirësimi i sistemit, për të cilin janë përmbledhur në një tabelë risqet dhe pasojat e mundshme të tyre.

Tabela 6: Analiza e Riskut për sistemin HRMIS14

Objektivi nr. 6Aktiviteti 6.8: Vënia në funksion të plotë të HRMIS dhe zbatimi i planit të veprimit. Shtrirja në shkallë të gjerë e HRMIS dhe përmirësimi i sistemit

Risqet Pasojat e MosrealizimitMos plotësimi i sistemit HRMIS me të gjitha të dhënat.

Pamundësia e sistemit për të gjeneruar të dhëna gjithëpërfshirëse për nëpunësit civilë në Shqipëri (si p.sh. numri total i nëpunësve civilë)

Mungesa e një Plani të detajuar Veprimi

Nuk garantohet realizimi i qëllimit final të HRMIS, pra një menaxhim i efiçient dhe efektiv i burimeve njerëzore të shërbimit civil.

Mungesa e një afati kohor të detyrueshëm për përfundimin e hedhjes së të dhënave nga të gjitha institucionet

Mos plotësimi në kohë me të dhëna dhe vonesa në zbatimin e plotë të dispozitave ligjore dhe nën ligjore në fuqi.

Mos integrimi i sistemit HRMIS me të gjitha sistemet e tjera të parashikuara

Mos përdorimi i HRMIS si burim planifikimi për pagat dhe kontributet. (p.sh. ndërlidhja funksionale me sistemin e thesarit për gjenerimin e pagave dhe ISSH për kontributet).

Për sa më sipër, DAP ka paraqitur observacion lidhur me mosdakordësinë me analizën e riskut të kryer në fazën e programit të auditimit, si edhe me përdorimin e sistemit HRMIS si burim planifikimi për pagat dhe kontributet, ndryshe nga sa shkruhet në VKM nr. 117, ku citohet pagat dhe pagesat e nëpunësve publikë.Lidhur më këtë observacion sqarojmë se, DAP është bërë me dije lidhur me këto çështe në momentin e marrjes së Programit të Auditimit, i cili është një dokument që programon dhe shërben si plan për drejtimin e 14 Vlerësimi i Riskut lidhur me sistemin HRMIS sipas udhëzimeve metodologjike të Gjykatës Europiane të Audituesve. Për më tepër shih: http://www.eca.europa.eu/Lists/ECADocuments/GUIDELINE_RISK_102013/GUIDELINE_RISK_102013_EN.pdf

http://www.eca.europa.eu/Lists/ECADocuments/GUIDELINE_RISK_102013/GUIDELINE_RISK_102013_EN.pdf

http://www.eca.europa.eu/Lists/ECADocuments/GUIDELINE_RISK_102013/GUIDELINE_RISK_102013_EN.pdf

punës së auditimit në terren dhe analiza e riskut është një nga pjesët e këtij programi. Për sa i takon terminologjisë së përdorur, sqarojmë se ajo i referohet VKM nr, 117 duke specifikuar se një nga llojet e pagesave që përllogariten dhe kryhen për nëpunësit publikë janë kontributet për sigurimet shoqërore dhe shëndetësore apo tatimi mbi të ardhurat nga punësimi, të cilët janë elementë të pagës së përllogaritur të tyre. Për këto arsye observacioni nuk pranohet.

1.4.5 Rëndësia e produkteve të subjekteveNë kuadrin e përfundimit me sukses të fazës së plotësimit me të dhëna të HRMIS nga të gjithë institucionet pjesë e shërbimit civil, marrin rëndësi aktivitetet dhe veprimtaritë e institucioneve si vijon:- DAP është institucioni përgjegjës për përgatitjen, mbikëqyrjen dhe zbatimin e politikave dhe legjislacionit të shërbimit civil15, i cili krijon dhe administron RQP dhe përgatit udhëzime të përgjithshme dhe manuale për të garantuar zbatimin e unifikuar të legjislacionit të shërbimit civil në institucionet e administratës shtetërore. DAP ka të drejtë të kërkojë dhe të marrë nga institucionet e administratës shtetërore, institucionet e pavarura dhe njësitë e qeverisjes vendore çdo informacion të nevojshëm për përmbushjen e përgjegjësive të tij dhe të inspektojë çdo dosje apo dokument, lidhur me një vendimmarrje për marrëdhëniet e punës në shërbimin civil nga institucionet e administratës shtetërore.- Çdo institucion, që punëson nëpunës civilë, si dhe çdo funksionar publik dhe nëpunës civil, që ka kompetenca menaxheriale vendimmarrëse ose ka informacione në këtë fushë, është i detyruar të bashkëpunojnë me DAP-in.16 Me qëllim analizimin e shkallës së plotësimit me të dhëna të HRMIS nga ana e institucioneve të administratës shtetërore, institucioneve të pavarura dhe njësive të qeverisjes vendore janë përfshirë si subjekte të këtij auditimi edhe Ministria e Financave, Agjencia e Prokurimit Publik dhe Bashkia e Tiranës.Për sa i takon aspektit të ndërveprimit të HRMIS me sistemin e thesarit dhe sigurimet shoqërore dhe analizimit të fazës në të cilën ka arritur ky ndërveprim si edhe problematikat e ndryshme lidhur me të, grupi i auditimit ka gjykuar të përfshijë si subjekt auditimi, përveç Ministrisë së Financave, edhe Institutin e Sigurimeve Shoqërore nisur edhe nga përcaktimet e VKM nr. 117, datë 05.03.2014 të sipër cituar, e cila në pikën 8 përcakton se “HRMIS, ndër të tjera, ndërvepron edhe me bazat e të dhënave të Institutit të Sigurimeve Shoqërore, Sistemin e Thesarit dhe Drejtorinë e Tatimeve në Ministrinë e Financave.”

1.4.6 Feedback-u i subjekteveGjatë këtij auditimi, nga subjektet e përfshira në auditim në zbatim të ligjit, grupit të auditimit i janë krijuar kushtet e nevojshme për

15 Neni 7 i ligjit nr. 152/2013 i ndryshuar, “Për Shërbimin Civil”.16 Neni 7, pika 4 i ligjit nr. 152/2013 i ndryshuar, “Për Shërbimin Civil”.

23


realizimin e tij. Subjektet janë treguar të gatshme për t’iu përgjigjur pyetjeve të grupit të auditimit të KLSH.Departamenti i Administratës Publike ka paraqitur observacione të Projektit të Auditimit përcjellë me shkresën nr. Prot nr. 4401/1, datë 03.08.2017, protokolluar në KLSH me nr. Prot. 69/12, datë 04.08.2017.

24


2. QASJA DHE DETAJET E AUDITIMIT

2.1 Objektivi dhe problemi i performancës2.1.1 Fokusimi dhe përkufizimi i problemit të performancësParadigma e këtij auditimi është: Menaxhimi i duhur i hallkave të sistemit të burimeve njerëzore në shërbimin civil vepron si një shtysë thelbësore në drejtim të krijimit të një administrate publike transparente, profesionale, efektive dhe inovative, e bazuar në meritokraci dhe integritet në çdo pjesë përbërëse të saj, duke rritur besueshmërinë e publikut dhe cilësinë e shërbimeve në dobi të qytetarëve taksapagues.Për të arritur në një mirë - menaxhim të sistemit të burimeve njerëzore në shërbimin civil është e nevojshme që institucionet e përfshira të ndërgjegjësohen për detyrat dhe funksionet e tyre, me qëllim realizimin e objektivave të vendosura në ligj për to. Sistemi HRMIS është një nga elementët kyç të mirëqeverisjes elektronike në përgjithësi dhe asaj të shërbimit civil në veçanti. Duke qenë se një sistem elektronik që funksionon në mënyrën e duhur garanton qëndrueshmëri, besueshmëri dhe mundësi analize e menaxhimi të të dhënave, funksionimi i plotë i tij i shërben krijimit të një administrate publike transparente, profesionale, efektive dhe inovative. Për çka më sipër është e nevojshme zgjidhja e ngërçeve dhe vendosja në funksionim të plotë te HRMIS-it.

Figura 8: Modeli INPUT – OUTPUT për procesin

Burimi Grupi i Auditimit të KLSH

Nëse e përfytyrojmë këtë sistem në terma të një modeli input – output, ai paraqitet si një proces, i cili për tu përfunduar kërkon: së pari plotësimin me të dhëna (Inpute) nga ana e të gjithë institucioneve të

25


administratës shtetërore, institucioneve të pavarura dhe njësive të qeverisjes vendore (përdoruesit); së dyti ndërveprimin me sistemet e tjera (ndërvepruesit) për të realizuar përllogaritjen e pagave të nëpunësve në mënyrë të përqendruar. Objektivi final i këtij procesi është përdorimi i output – eve të HRMIS për planifikim financiar dhe menaxhimin e burimeve njerëzore të shërbimit civil në shkallë vendi. Arritja e këtij objektivi përbën një prioritet të Departamentit të Administratës Publike dhe qeverisë shqiptare.

2.1.2 Objektivi i auditimitNjë menaxhim i mirë i sistemit të burimeve njerëzore, nën mbikëqyrjen dhe koordinimin e DAP, është i kushtëzuar nga bashkëpunimi me institucionet e tjera të shërbimit civil dhe aktorët ndërveprues. Objektivi i auditimit të performancës “Performanca e Departamentit të Administratës Publike” është analizimi i dinamikës së zhvillimit të sistemit HRMIS krahasuar me objektivat e vendosura për të në Strategjinë Ndërsektoriale për Reformën në Administratën Publike, shkaqet e mosfunksionimit efektiv të tij si burim planifikimi dhe informacioni për pagat dhe kontributet, si dhe analizimi i veprimtarisë së institucionit përgjegjës për realizimin e tij dhe palëve të tjera të përfshira. Këto të fundit janë përcaktuar në ligjin nr. 152/2013 “Për Shërbimin Civil”, i ndryshuar, dhe VKM nr. 117, datë 05.03.2017.

2.2 Përkufizimet dhe terminologjiaTermat e mëposhtëm kanë këto kuptime:- “Efektivitet” është masa në të cilën arrihen objektivat ose lidhja ndërmjet ndikimit të planifikuar dhe ndikimit aktual për një aktivitet të caktuar. - “Efiçiencë” është raporti më i mirë ndërmjet rezultateve dhe burimeve të përdorura për arritjen e tyre.- “Institucion i administratës shtetërore” është aparati i Këshillit të Ministrave, ministritë, institucionet qendrore në varësi të Kryeministrit apo ministrave, përfshirë degët e tyre territoriale, administrata e prefektit, si dhe agjencitë autonome 17sipas përcaktimit të ligjit nr. 90/2012 ‘Për Organizimin dhe Funksionimin e Administratës Shtetërore’.- “Institucion i pavarur” është administrata e Kuvendit, e Presidentit, e pushtetit vendor, e Gjykatës Kushtetuese, e Gjykatës së Lartë, e Prokurorisë dhe çdo institucion i pavarur, i parashikuar në Kushtetutë apo i krijuar me ligj dhe që i raporton Kuvendit, përfshirë degët e tyre territoriale.- “Njësitë e qeverisjes vendore” janë bashkitë dhe qarqet, të cilat realizojnë vetëqeverisjen vendore në Republikën e Shqipërisë.

17 Agjencitë Autonome shtuar si pasojë e pranimit të observacionit të subjektit me shkresë nr. Prot. 4401/1, datë 03.08.2017.

26


- “Nëpunës civil” është personi që kryen funksionin për ushtrimin e autoritetit administrativ, publik, në bazë të aftësisë dhe profesionalizimit, i cili merr pjesë në formulimin dhe zbatimin e politikave, monitorimin e zbatimit të rregullave dhe procedurave administrative, sigurimin e ekzekutimit të tyre dhe ofrimin e mbështetjes së përgjithshme administrative për zbatimin e tyre.- “Njësi përgjegjëse” është Departamenti i Administratës Publike (DAP) për institucionet e administratës shtetërore dhe njësia e burimeve njerëzore për institucionet e pavarura dhe njësitë e qeverisjes vendore.- “Regjistri Qendror i Personelit” (më tej RQP) është krijohet dhe është një bazë unike shtetërore të dhënash, që përfshin të dhënat profesionale dhe të dhënat e tjera për marrëdhëniet e punës të çdo të punësuari në institucionet e administratës shtetërore, institucionet e pavarura dhe njësitë e qeverisjes vendore, i cili krijohet dhe administrohet nga Departamenti i Administratës Publike- “Human Resources Management Information System” është programi kompjuterik i cili është krijuar dhe administrohet nga Departamenti i Administratës Publike në zbatim të ligjit për nëpunësin civil dhe akteve nënligjore me qëllim menaxhimin e informatizuar të Regjistrit Qendror të Personelit.- “Albanian Financial Management Information System” është sistemi informatik i menaxhimit financiar të qeverisë i cili po financohet nga Banka Botërore në kuadër të IPS 2 (Integrated Planning System) dhe që do të implementohet nga Ministria e Financave duke zëvendësuar sistemin informatik financiar të qeverisë (SIFQ) aktual.- “GOVNET” është një rrjet privat qeveritar me Fibër Optike, prezent në pjesën më të madhe të institucioneve qeveritare, duke shpërndarë Internet dhe Shërbime të tjera të përqendruara.- “Dosja e personelit” është dosja individuale e çdo punonjësi në administratën publike e cila përmban të dhëna të karakterit teknik, profesional, masat disiplinore, të dhëna për vlerësimin periodik të rezultateve individuale në punë, si dhe të dhëna të tjera në përputhje me bazën ligjore në fuqi.- “Strategjia Ndërsektoriale e Reformës në Administratën Publike 2015 – 2020” (më tej SNRAP) është strategjia e miratuar me VKM nr. 319, datë 15.04.2014 ‘Për miratimin e Strategjisë Ndërsektoriale për Reformën në Administratën Publike 2015 -2020’.

2.3 Kriteret2.3.1 Kriteret e politikës- “Strategjia Ndërsektoriale e Reformës në Administratën Publike 2015 – 2020”, miratuar me VKM nr. 319, datë 15.04.2014 ‘Për miratimin e Strategjisë Ndërsektoriale për Reformën në Administratën Publike 2015 -2020’;- “Plani Kombëtar për Integrimin Evropian 2017–2020”, miratuar me Vendim i Këshillit të Ministrave nr. 42, datë 25.1.2017;

27


2.3.2 Kriteret e monitorimit dhe raportimi- Raportet Vjetore të Departamentit të Administratës Publike 2012 – 2016;- Raporti Vjetor i Monitorimit 2015 i SNRAP 2015 -2020;- Raportet e Bankës Botërore;- Raportet e SIGMAS 2015 dhe 2016;- Raportet e Progresit të HRMIS nga 1 deri në 5 hartuar nga IkubINFO.- Raporti Fillestar për HRMIS hartuar nga IkubINFO;- Raporti i Testimit të Sistemit HRMIS nga IkubINFO.

2.3.3 Kriteret teknike- Ligj nr. 152/2013 “Për Nëpunësin Civil”, i ndryshuar;- Ligj nr. 10 325, datë 23.9.2010 “Për bazat e të dhënave shtetërore”- Ligj nr. 90/2012 “Për organizimin dhe funksionimin e administratës shtetërore”- Vendim nr. 116, datë 5.3.2014 (ndryshuar me VKM nr. 532, datë 06.08.2014) Për statusin e nëpunësve dhe punonjësve aktualë që përfitojnë statusin e nëpunësit civil sipas ligjit nr. 152/2013 “Për nëpunësin civil”- Vendim nr. 242, datë 18.3.2015 “Për plotësimin e vendeve të lira në kategorinë e ulët dhe të mesme drejtuese”- Vendim nr. 243, datë 18.3.2015 “Për pranimin, lëvizjen paralele, periudhën e provës dhe emërimin në kategorinë ekzekutive”- Vendim nr. 118, datë 5.3.2014 “Për procedurat e emërimit, rekrutimit, menaxhimit dhe përfundimit të marrëdhënies në shërbimin civil të nëpunësve civilë të nivelit të lartë drejtues dhe të anëtarëve të TND-së”- Vendim nr. 138, datë 12.3.2014 “Për rregullat e organizimit e të funksionimit të shkollës shqiptare të administratës publike dhe trajnimin e nëpunësve civil”- Vendim nr. 142, datë 12.3.2014 “Për përshkrimin dhe klasifikimin e pozicioneve të punës në institucionet e administratës shtetërore dhe institucionet e pavarura” i ndryshuar- Vendim nr. 109, datë 26.2.2014 “Për vlerësimin e rezultateve në punë të nëpunësve civilë” (ndryshuar me VKM nr. 252, datë 30.3.2016)- Vendim nr. 115, datë 5.3.2014 “Për përcaktimin e procedurës disiplinore dhe të rregullave për krijimin, përbërjen e vendimmarrjen në komisionin disiplinor në shërbimin civil”- Vendim nr. 117, datë 5.3.2014 “Për përmbajtjen, procedurën dhe administrimin e dosjeve të personelit e të regjistrit qendror të personelit”- Vendim nr. 1037, datë 16.12.2015 “Për procedurat e vlerësimit të nëpunësve civilë, për përfitimin dhe përditësimin e njohurive shtesë”- Vendim nr. 124, datë 17.2.2016 “Për pezullimin dhe lirimin nga shërbimi civil”- Vendim nr. 125, datë 17.2.2016 “Për transferimin e përkohshëm dhe të përhershëm të nëpunësve civilë”

28


- Rregullorja e Brendshme e DAP

2.3.4 Kriteret e tjera/Praktikat më të mira- Audit of the Human Resources Management Information System, December 2013, Final Audit Report, Health Agency of Canada;- Baseline Measurement Report Albania, The Principles of Public Administration, Sigma, April 2015;- Human Resource Management Information Systems Risks and Controls, Better Practice Guide, Australian National Audit Office, June 2013;- Monitoring Report Albania, The Principles of Public Administration, Sigma, May 2016;

29


2.4 Piramida e pyetjeve audituese

30


2.5 SKEMA E AUDITIMIT2.5.1 Qasja/metodologjia e auditimitPër këtë auditim performance, grupi i auditimit përzgjodhi si qasje më të përshtatshme për arritjen e objektivave të auditimit qasjen pragmatike orientuar kah problemit duke përdorur një ndërthurje midis qasjes sasiore dhe asaj cilësore.Për sa i përket problemit të popullimit me të dhëna të HRMIS, grupi i auditimit përdori qasjen sasiore për të dhënë një panoramë sa më të përafërt me realitetin të shkallës së popullimit. Për këtë problem auditimi, grupi përdori edhe qasjen cilësore për të analizuar shkaqet e vonesave në popullim.Lidhur me problemin e ndërveprimit me sukses të sistemeve të tjera me HRMIS, grupi i auditimit përdori kryesisht qasjen cilësore me qëllim evidentimin e pengesave teknike ose menaxheriale që ka hasur DAP dhe institucionet e tjera, në cilësinë e institucionit përgjegjës për krijimin dhe administrimin e HRMIS.

2.5.2 Metodat/teknikat auditueseMetodat dhe teknikat audituese që u përdoren janë si vijon:- rishikime dhe analiza cilësore të strategjive dhe planeve të veprimit;- rishikimi dhe analizimi i bazës ligjore dhe nënligjore;- intervista gjysmë të strukturuara me drejtues të institucioneve të përfshirë në auditim;- pyetësorë;- analizë sasiore dhe cilësore e të dhënave që do të mblidhen gjatë auditimit;- konsultime me ekspertë të fushës.

2.6 Rezultatet e parashikuaraRezultatet e parashikuara të këtij auditimi synojnë të ofrojnë një vlerësim sa më realist dhe të bazuar në fakte të performancës së sistemit të menaxhimit informatik të burimeve njerëzore, duke venë në pah problematikat dhe duke ofruar rekomandime të vlefshme.

2.6.1 Impakti për Kuvendin dhe QeverinëNisur nga historiku i hershëm dhe aspiratat për implementimin e një sistemi informatik të menaxhimit të burimeve njerëzore në përfitim të institucioneve dhe në funksion të zbatimit të plotë të ligjit të ri për shërbimin civil, impakti i synuar për Qeverinë është dhënia e rekomandimeve vlerë - shtuese përmes një raporti auditimi gjithëpërfshirës lidhur me ecurinë e sistemit HRMIS. Përmes rezultateve dhe rekomandimeve të këtij auditimi synojmë të informojmë Kuvendin e Shqipërisë lidhur me arritjet dhe çka ende mbetet për tu bërë për funksionimin e plotë të HRMIS, në dobi të nëpunësve civilë, institucioneve dhe taksapaguesve me qëllim suksesin e këtij projekti.

2.6.2 Impakti për publikun dhe palët e interesit

31


Falë këtij auditimi, synojmë të informojmë taksapaguesit dhe palët e interesit lidhur me shkallën e implementimit të sistemit të menaxhimit të burimeve njerëzore në vendin tonë, si edhe deri në çfarë mase ky sistem shërben si burim planifikimi, menaxhimi dhe vendimmarrje për titullarët e institucioneve. Gjithashtu, synojmë të shpjegojmë nëse ekzistojnë pengesa të natyrës teknike ose menaxheriale në dy aspektet kyçe të implementimit final të HRMIS, pra në aspektin e plotësimit me të dhëna dhe në atë të ndërveprimit me sistemet e tjera të cilat do ta plotësojnë atë.

2.6.3 Forma e publikimitNë përfundim të auditimit përgatitet Raporti Përfundimtar i Auditimit, i cili i dërgohet subjekteve nën auditim: Departamenti i Administratës Publike, Ministria e Financave, Instituti i Sigurimeve Shoqërore, Agjencia e Prokurimit Publik dhe Bashkia Tiranë.Një përmbledhje e Raportit Përfundimtar të Auditimit publikohet në website-in e KLSH-së dhe rrjetet sociale të Departamentit të Auditimit të Performancës.Raporti Përfundimtar i Auditimit është pjesë dhe e Raportit të veprimtarisë vjetore të KLSH-së.Gjithashtu, gjetjet, konkluzionet dhe rekomandimet do të jenë pjesë e workshop-eve periodike të Departamentit dhe KLSH-së.Pas vendimit të marrë nga Kryetari i KLSH-së për këtë auditim dhe dërgimit të Raportit dhe Rekomandimeve subjekteve të audituara, përgatitet një artikull për në median e shkruar.

SHTJELLIMI I PYETJEVE AUDITUESE

3. A përdoret sistemi HRMIS si burim planifikimi dhe informacioni për pagat dhe kontributet e punonjësve në administratën publike?

Lidhur me pyetjen kryesore të këtij auditimi u arrit në këtë mesazh: ‘‘Departamenti i Administratës Publike - në cilësinë e administratorit të vetëm dhe fuqiplotë të sistemit HRMIS, si dhe institucionit përgjegjës për zbatimin e legjislacionit të shërbimit civil në institucionet e administratës shtetërore - nuk ka hartuar një plan strategjik institucional dhe një plan veprimi për implementimin e sistemit HRMIS si për plotësimin me të dhëna, ashtu edhe për ndërveprimin, me qëllim vendosjen në funksionim të plotë të tij. Sistemi HRMIS nuk është plotësuar ende me të dhëna nga të gjitha institucionet e parashikuara, veçanërisht nga njësitë e qeverisjes vendore. Procesi i ndërveprimit të sistemit HRMIS me sistemet e tjera aktualisht është i pezulluar. Sistemi HRMIS nuk realizon synimin e përcaktuar në pikën 9, kreu II i VKM nr. 117, pra përdorimin e tij si burim informacioni dhe planifikimi, për shkak të nivelit të ulët të plotësimit me të dhëna nga institucionet, si dhe për shkak të mos realizimit të ndërveprimit me sistemin e thesarit

32


pranë Ministrisë së Financave, Drejtorisë së Përgjithshme të Tatimeve, Fondit të Kujdesit të Detyrueshëm Shëndetësor dhe Institutit të Sigurimeve Shoqërore.’’

Sistemi Informatik i Menaxhimit të Burimeve Njerëzore (HRMIS) është një sistem i ndërtuar për të ndihmuar DAP në procesin e menaxhimit të burimeve njerëzore. Sistemi përmban të dhëna dhe informacion të zgjeruar për burimet njerëzore aktive në të gjitha institucionet. Në dosjet personale të të punësuarve reflektohen të dhëna për marrëdhëniet e punës, arsimin, rekrutimin, trajnimet, pagat dhe sigurimet.HRMIS përmban informacion për strukturën dhe organikën e institucioneve. Strukturat e hedhura në sistem plotësohen nga personi përgjegjës në secilin institucion. Këta të fundit kanë akses si përdorues të nivelit të parë për të gjitha të dhënat që i përkasin institucionit, funksion që ushtrohet zakonisht nga titullari apo sekretari i përgjithshëm18. Çdo institucion i përfshirë në HRMIS mund të krijojë edhe përdorues të nivelit të dytë, të cilët zgjidhen zakonisht nga njësitë e menaxhimit të burimeve njerëzore.Gjithashtu, në Vendimin e Këshillit të Ministrave nr. 117, datë 05.03.2014 “Për përmbajtjen, procedurën dhe administrimin e dosjeve të personelit e të regjistrit qendror të personelit” parashikohet se sistemi HRMIS duhet të ndërveprojë me bazat e të dhënave të Regjistrit Kombëtar të Gjendjes Civile, Institutit të Sigurimeve Shoqërore, Sistemit të Thesarit në Ministrinë e Financave etj. HRMIS shërben si burim planifikimi dhe informacioni për pagat dhe kontributet e nëpunësve publikë, nëpërmjet ndërveprimit me Sistemin e Thesarit. Për të pasur një sistem plotësisht funksional është e rëndësishme që ai të jetë i populluar me të dhëna për të gjitha institucionet e administratës shtetërore, institucionet e pavarura dhe njësitë e qeverisjes vendore; dhe një sistem që ndërvepron me sistemet e tjera të parashikuara në VKM 117. Përpjekjet e para për krijimin e një sistemi informatik për menaxhimin e burimeve njerëzore (HRMIS) datojnë që në fillim të viteve 2000. Departamenti IT i DAP e ka zhvilluar atë fillimisht në vitin 2004 si një program i personalizuar. Deri në 2009, DAP u përpoq disa herë ta vinte HRMIS-in në funksionim, megjithatë e vetmja arritje ishte një implementim pilot në qytetin e Tiranës.

Figura 10

18 Vendimi i Këshillit të Ministrave nr. 117, datë 05.03.2014 “Për përmbajtjen, procedurën dhe administrimin e dosjeve të personelit e të regjistrit qendror të personelit”

33


Në vitin 2009, DAP nënshkroi kontratën e konsulencës (financuar nga IPS 1 TF)19 për analizimin e sistemit, identifikimin e problemeve teknike, zhvillimin e specifikimeve teknike për përmirësimin e infrastrukturës dhe hartoi një dokument politikash për përcaktimin e kërkesave të ndërfaqes midis HRMIS dhe Sistemit të Thesarit. Nga shtatori 2011 në prill 2012, DAP koordinoi testimin e shtrirjes e sistemit në pesë institucione.Në vitin 2014 u nënshkrua kontrata në kuadrin e IPS 2 për “Përshtatjen dhe Aktivizimin e Moduleve dhe Ndërfaqes së HRMIS, si dhe Shtrirjen e sistemit në gjithë Institucionet Publike”. Kjo kontratë financoi aktivizimin e moduleve të HRMIS dhe shtrirjen e sistemit në gjithë institucionet publike në vlerën 246,000 euro. Kontrata IPS 2 ende nuk ka përfunduar, pasi procesi i popullimit të sistemit me të dhëna nuk është mbyllur dhe HRMIS nuk ka realizuar një ndërveprim të plotë me të gjitha institucionet e parashikuara në VKM 117.Afati për implementimin e HRMIS brenda vitit 2015 vendosur në SNRAP nuk është respektuar. Kjo do të thotë se kemi një sistem pjesërisht të plotësuar me të dhëna dhe që nuk shkëmben informacione thelbësore me sistemet e tjera.

3.1 A është plotësuar me të dhëna sistemi HRMIS nga

19 Burimi CFCU pranë Ministrisë së Financave: Kontrata nr. 01.02 MDTF 090843 (IPS Grant), datë 25.01.2010, “Forcimi i Menaxhimit të Kapaciteteve në Administratën Publike Shqiptare”.

34


Institucionet e parashikuara në ligj?Bërja plotësisht funksionale e sistemit HRMIS dhe lidhja e tij me Sistemin e Thesarit kanë qenë prioritete të përcaktuara edhe në Progres-Raportet e Komisionit Evropian për Shqipërinë. Gjatë katër viteve të fundit ka pasur zhvillime në këtë drejtim. Deri në Maj 2017, në sistem janë hedhur rreth 16,000 dosje personeli, ku secila prej tyre përmban të dhëna personale të të punësuarve. Plotësimi me të dhëna i sistemit HRMIS është ende në proces dhe numri total i dosjeve që duhet të plotësohen nga institucionet e administratës shtetërore, institucionet e pavarura dhe njësitë e qeverisjes vendore është rreth 29,000.

√ Megjithatë, duke marrë në konsideratë faktin që deri në fund të vitit 2015 numri i rekordeve të plotësuara ishte rreth 6,000, mund të thuhet se sistemi popullohet sistematikisht edhe pse me hapa të ngadaltë.

Tabela nr. 7 Total Pozicionesh Total

PunonjësishInstitucionet e Administratës Shtetërore

15449 10656

Institucionet e Pavarura 1217 898Njësitë e Qeverisjes Vendore 12708 4656Totali 29374 16210

Burimi: Raporti i gjeneruar nga DAP, përpunuar nga Grupi i Auditimit

Nga të dhënat e gjeneruara nga DAP nëpërmjet sistemit HRMIS, situata e plotësimit me të dhëna të tij deri në Maj 2017 paraqitet në Tabelën nr. 1. Për institucionet e administratës shtetërore janë hedhur në sistem të dhëna për 69% të punonjësve, për institucionet e pavarura ka të dhëna për rreth 74% të punonjësve, ndërsa për njësitë e qeverisjes vendore për rreth 36% të tyre.

√ Aktualisht, rezultojnë të jenë plotësuar të dhëna për 55% të punonjësve dhe ngelen ende për tu plotësuar pozicione për të tre kategoritë e institucioneve. Niveli i plotësimit vazhdon të mbetet i ulët, veçanërisht nga njësitë e qeverisjes vendore.

Grafiku nr. 1 – Përqindja e pozicioneve të plotësuara në HRMIS

35


55%

45%

Të PlotësuaraTë Paplotësuara

Burimi: Raporti i gjeneruar nga DAP, përpunuar nga Grupi i AuditimitGrafiku nr. 2 – Numri i pozicioneve të plotësuara në HRMIS sipas llojit të institucioneve

040008000

1200016000 15449

1217

1270810656

8984656

Total PozicioneshTotal Punonjësish

Burimi: Raporti i gjeneruar nga DAP, përpunuar nga Grupi i Auditimit

Departamenti i Administratës Publike, si administrator fuqiplotë i sistemit, ka për detyrë ta bëjë atë funksional, të trajnojë përdoruesit e tij dhe t’i kërkojë institucioneve ta plotësojnë atë me të dhënat e punonjësve, detyra që përcaktohen edhe në VKM-në nr. 117, datë 05.03.2014. Megjithatë për krijimin e një baze funksionale të dhënash elektronike për shërbimin civil, e cila do të shërbejë edhe si burim informacioni, nevojitet bashkëpunimi i disa institucioneve. Popullimi i sistemit HRMIS me të dhënat e punonjësve të institucioneve është një proces që kushtëzohet nga puna e të gjitha palëve pjesëmarrëse, duke qenë se ai plotësohet nga njësitë përkatëse të burimeve njerëzore në institucione. Pikërisht edhe kjo bën edhe që procesi i plotësimit të dosjeve në sistem të jetë kaq i ngadaltë. Departamenti i Administratës Publike ka mundësuar aksesin e përdoruesve në HRMIS përmes shpërndarjes së kredencialeve për burimet njerëzore të institucioneve. Këto të fundit kanë detyrimin që

36


rrjedh nga pika 5 dhe 6, kreu II i VKM nr. 117 për të plotësuar sistemin me të dhënat e punonjësve të tyre. DAP, në ushtrim të kompetencave të përcaktuara në pikën 1, j) dhe k) lidhja 3 e VKM nr. 117, ka të drejtë të monitorojë dhe auditojë procesin e hedhjes së të dhënave të strukturës dhe organigramës së institucioneve të pavarura dhe njësive të qeverisjes vendore, si dhe procesin e hedhjes së të dhënave personale të punonjësve nga institucionet përdoruese të HRMIS.

√ Për sa i takon monitorimit dhe auditimit të procesit të hedhjes së strukturës dhe organigramës nga institucionet e pavarura dhe njësitë e qeverisjes vendore, ky aktivitet nuk është ndërmarrë nga DAP, pasi strukturat dhe organigramat në këtë fazë të plotësimit me të dhëna nuk janë hedhur nga vetë institucionet e sipërpërmendura, por nga DAP.

√ Gjithashtu, deri në momentin e kryerjes së këtij auditimi, Departamenti i Administratës Publike nuk ka kryer monitorime apo auditime të procesit të plotësimit me të dhëna nga ana e institucioneve përdoruese të HRMIS. 20 Nga raportet e inspektimit të vitit 2016 që DAP ka kryer në 8 institucione21 evidentohet se problematikat e vetme të inspektuara në të gjithë këto raporte kanë qenë vlerësimi i rezultateve të punës së nëpunësve civilë, përshkrimet e punës për çdo pozicion të shërbimit civil dhe masat administrative për zbatimin e vendimeve gjyqësore.

√ Evidentohet kështu se DAP nuk ka shfrytëzuar kompetencat që i janë dhënë nga ligji për nëpunësin civil për të inspektuar zbatimin e tij, duke mos përfshirë si objektiv të mundshëm verifikimin e procesit të hedhjes së të dhënave të punonjësve në HRMIS.Me qëllim krijimin e një panorame më të qartë të statusit të plotësimit të sistemit HRMIS, grupi i auditimit hartoi një pyetësor që iu dërgua institucioneve të administratës shtetërore, institucioneve të pavarura dhe njësive të qeverisjes vendore. Popullata e pyetësorit përbëhej nga 89 institucione, nga të cilat u përgjigjën 52 institucione të të tre kategorive ose rreth 60% e popullatës.Nga statistikat e gjeneruara nga DAP në sistemin HRMIS pamë që niveli i plotësimit të sistemit me dosjet e punonjësve është aktualisht në nivelin 55%. Megjithatë, kjo është një shifër që pasqyron një realitet shumë optimist, duke qenë se në këtë bashkësi institucionesh përfshihen edhe ato të cilat nuk i kanë plotësuar të gjitha të dhënat për punonjësit e tyre. Duhet theksuar se për secilin punonjës ka fusha të ndryshme në dosjen e tij personale, të cilat duhet të plotësohen nga njësia përkatëse e burimeve njerëzore. Nga përfundimet e nxjerra nga

20 Intervistë me Drejtorin e Drejtorisë së Teknologjisë së Informacionit dhe Inovacionit dhe Drejtorin e Drejtorisë së Zhvillimit të Institucioneve dhe Politikave të Pagave, zhvilluar më datë 17.05.2017 pranë Departamentit të Administratës Publike.21 Bëhet fjalë për raportet e inspektimit të vitit 2016 në: Ministrinë e Bujqësisë, Zhvillimit Rural dhe Administrimit të Ujërave, Ministrinë e Drejtësisë, Ministrinë e Energjisë dhe Industrisë, Ministrinë e Kulturës, Ministrinë e Mbrojtjes, Ministrinë e Mjedisit, Ministrinë e Arsimit dhe Sportit, Ministrinë e Integrimit Evropian.

37


pyetësori rezulton se në shumë raste nuk janë plotësuar të gjitha fushat e secilës dosje personeli. Fushat e plotësuara më tepër nga institucionet, të cilat i janë përgjigjur pyetësorit, janë të dhëna të tilla si gjeneralitetet dhe edukimi, ndërsa ato më pak të plotësuara janë masat disiplinore dhe vlerësimet e punonjësve.

√ Nga të dhënat e pyetësorit, rezulton se 81% e institucioneve që janë përgjigjur ose 42 prej tyre kanë plotësuar gjeneralitetet e punonjësve. Këto të dhëna plotësohen nga institucionet në mënyrë automatike, duke u importuar nga Regjistri i Gjendjes Civile nëpërmjet numrit personal të identifikimit (NID).

√ Nga 42 institucionet që kanë hedhur të dhëna në sistem, rezulton se 4 prej tyre nuk kanë plotësuar asnjë informacion tjetër përveç gjeneraliteteve. Përqindja e institucioneve që kanë plotësuar fushat përkatëse në sistem janë paraqitur në Grafikun nr. 3.

Grafiku nr. 3 –Përqindja e institucioneve që kanë plotësuar secilën prej fushave në HRMIS

GjeneralitetetEdukimi

KualifikimetGjuhë e Huaj

Përvoja në PunëStatusi NCDokumente

Masa DisiplinoreVlerësimi

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90%

81%73%

65%63%

60%56%

44%37%

31%

Burimi: Pyetësori i Grupit të Auditimit

Në mënyrë që të fillojë plotësimi me të dhëna, për secilin institucion në sistemin HRMIS hidhet edhe struktura organizative e miratuar e vitit përkatës. Institucionet e administratës shtetërore hedhin të dhënat parësore në sistem, ndërsa informacioni për strukturën hidhet nga DAP. Institucionet e pavarura dhe njësitë e qeverisjes vendore kanë detyrimin të hedhin vetë të dhënat parësore, por edhe informacionin për strukturën dhe organikën. Megjithatë, deri tani ka qenë Departamenti i Administratës Publike që i ka hedhur të dhënat e strukturës për të gjitha institucionet, për shkak edhe të mungesës së eksperiencës së përdoruesve të sistemit.

√ Siç shihet në Grafikun nr. 4, strukturat organizative janë hedhur në sistem për 45 institucione që i janë përgjigjur pyetësorit, ndërsa për 7 të tjera ende jo. Vërehet se 3 nga institucionet e anketuara nuk kanë plotësuar asnjë të dhënë në sistem edhe pse struktura organizative e tyre është hedhur. Nga 7 institucionet të cilat nuk e kanë strukturën të

38


hedhur në HRMIS, në 3 raste ajo nuk i është dërguar DAP-it nga ana e vetë institucionit.

Grafiku nr. 4 – Numri i strukturave të hedhura në HRMIS

Struktura të hedhura

Struktura jo të hedhura

0 5 101520253035404550

45

7


Gjetje Sistemi HRMIS është plotësuar me të dhëna në masën 55%,

ndërkohë që ngelet ende për tu plotësuar me të dhëna nga të gjitha institucionet e tjera, veçanërisht nga njësitë e qeverisjes vendore.

DAP nuk ka monitoruar dhe audituar procesin e hedhjes së strukturës dhe organigramës nga institucionet e pavarura dhe njësitë e qeverisjes vendore, sipas përcaktimeve të VKM nr. 117, datë 05.03.2014 ‘‘Për përmbajtjen, procedurën dhe administrimin e dosjeve të personelit e të regjistrit qendror të personelit”.

Strukturat dhe organigramat në këtë fazë të plotësimit me të dhëna nuk janë hedhur nga vetë institucionet e sipërpërmendura, por nga Departamenti i Administratës Publike, pavarësisht faktit që këto institucione janë trajnuar për këtë qëllim, në kundërshtim me VKM nr. 117 (cituar më sipër).

DAP nuk ka kryer monitorime apo auditime të procesit të plotësimit me të dhëna nga ana e institucioneve të tjera përdoruese të HRMIS.

Nga raportet e inspektimit të vitit 2016 që DAP ka kryer në 8 institucione evidentohet se problematikat e vetme të inspektuara në të gjithë këto raporte kanë qenë vlerësimi i rezultateve të punës së nëpunësve civilë, përshkrimet e punës për çdo pozicion të shërbimit civil dhe masat administrative për zbatimin e vendimeve gjyqësore.

DAP nuk ka shfrytëzuar kompetencat që i janë dhënë nga ligji për nëpunësin civil për të inspektuar zbatimin e tij, duke mos përfshirë si objektiv të mundshëm verifikimin e procesit të hedhjes së të dhënave të punonjësve në HRMIS.

Nga të dhënat e pyetësorit, rezulton se 81% e institucioneve që janë përgjigjur kanë plotësuar vetëm gjeneralitetet e punonjësve.

39


Këto të dhëna plotësohen nga institucionet në mënyrë automatike, duke u importuar nga Regjistri i Gjendjes Civile nëpërmjet numrit personal të identifikimit (NID).

Konkluzione Departamenti i Administratës Publike nuk ka kryer monitorime apo

auditime të procesit të plotësimit me të dhëna nga ana e institucioneve përdoruese të HRMIS, proces i cili vazhdon të ecë me ritme të ngadalta veçanërisht për njësitë e qeverisjes vendore.

Niveli i ulët i plotësimit me të dhëna dhe mungesa e strukturave organizative në sistem bllokon procesin e implementimit të plotë të HRMIS dhe shfrytëzimin e tij si burim informacioni, duke penguar punën e institucioneve në përmbushje të objektivave të vendosura për zbatimin e reformës në administratën publike.

Rekomandime Departamenti i Administratës Publike të marrë të gjitha masat e

nevojshme dhe të ushtrojë kompetencat e tij monitoruese dhe audituese për të evidentuar problematikat që ndeshin përdoruesit e sistemit HRMIS gjatë plotësimit me të dhëna, me qëllim adresimin e tyre dhe formulimin e zgjidhjeve efektive dhe efiçiente.

Menjëherë Departamenti i Administratës Publike të marrë të gjitha masat e

nevojshme dhe të ushtrojë kompetencat e tij për të evidentuar institucionet, të cilat ende nuk kanë plotësuar sistemin me të dhëna, duke u kërkuar përmbushjen e detyrimit të tyre ligjor dhe të përfundojë procesin e hedhjes së strukturave për ato institucione të cilat e kanë dërguar atë.

Menjëherë Departamenti i Administratës Publike të ushtrojë kompetencat e tij

duke përdorur të gjithë mekanizmat ligjorë që disponon, për të detyruar institucionet përdoruese të përmbushin detyrimin e tyre ligjor dhe të përfundojnë procesin e popullimit të sistemit me të dhëna.

Menjëherë

3.1.1 A është hartuar nga Qeveria një plan veprimi për plotësimin me të dhëna të HRMIS?Ligji i ri për nëpunësin civil22, i miratuar në vitin 2013, ndryshon në mënyrë të konsiderueshme nga ai i mëparshmi. Punonjësit e njësive të burimeve njerëzore të institucioneve që kanë për detyrë ta zbatojnë atë u gjendën të papërgatitur për përfshirjen e mundshme të tyre në zbatimin e ligjit të ri. Planifikimi i burimeve njerëzore, mbështetur në politikat dhe strategjitë e miratuara nga qeveria, ka qenë gjithmonë një

22 Ligji 152/2013 “Për nëpunësin civil”, i ndryshuar.

40


nga dobësitë e vëna re në të shkuarën. Është e nevojshme të krijohet një kuadër i mirëfilltë planifikimi për burimet njerëzore, qoftë nga ana sasiore, qoftë nga ana e kapaciteteve të kërkuara. Në këtë aspekt, qëllimi final i Departamentit të Administratës Publike është të zbatojë kërkesat e ligjit të ri për nëpunësin civil dhe të korrigjojë mangësitë e identifikuara në sistemin aktual, duke përshtatur module që e bëjnë HRMIS-in funksional, për ta përdorur atë si burim planifikimi dhe informacioni.Reforma në administratën publike ka qenë ndër prioritetet e qeverive shqiptare si një mjet kyç për përmirësimin e cilësisë së shërbimeve dhe si kusht për procesin e integrimit të vendit. Marrja e statusit të vendit kandidat në 24 qershor 2014, shënon një hap të rëndësishëm përpara në procesin e integrimit evropian, proces i cili kërkon një administratë profesionale dhe kapacitete njerëzore e materiale që mundësojnë realizimin e politikave dhe objektivave kombëtare. Në këtë kuadër, qeveria shqiptare miratoi në shtator të 2009 Strategjinë Ndërsektoriale të Reformës në Administratën Publike 2009-201323, e cila synonte rritjen dhe forcimin e kapaciteteve të përgjithshme administrative në Shqipëri, përmes modernizimit të administratës publike. Në vijim, me Vendimin e Këshillit të Ministrave Nr. 319, datë 15.04.2015, u miratua "Strategjia Ndërsektoriale e Reformës në Administratën Publike (SNRAP) 2015 - 2020". SNRAP 2015-2020 është një dokument strategjik i përgatitur përmes angazhimit dhe kontributit të institucioneve të ndryshme publike, institucioneve ndërkombëtare dhe mbështetjes së vazhdueshme të Delegacionit të BE në Tiranë. Ajo ka në fokus shërbimin civil, por edhe elementë të tjerë të rëndësishëm në lidhje me nevojën për përmirësimin e shërbimeve të ofruara, rritjen e transparencës dhe përgjegjësisë apo çështje si inovacioni. Siç përcaktohet në strategji, menaxhimit më të mirë të burimeve njerëzore, por edhe krijimit dhe raportimit të indikatorëve do t’i shërbejë vënia në funksionim të plotë e HRMIS. Sistemi HRMIS është parashikuar në VKM nr. 117, datë 05.03.2014 “Për përmbajtjen, procedurën dhe administrimin e dosjeve të personelit e të regjistrit qendror të personelit” si një bazë unike të dhënash elektronike, në të cilën ruhet, përpunohet dhe menaxhohet informacioni për burimet njerëzore aktive në institucionet e administratës shtetërore, institucionet e pavarura dhe njësitë e qeverisjes vendore24. Ky vendim shërben edhe si baza ligjore e krijimit të sistemit. Në këtë akt përshkruhet mënyra se si funksionon sistemi dhe përcaktohen qëllimet dhe objektivat që ai duhet të arrijë.SNRAP 2015 – 2020 ka parashikuar një sërë objektivash, për të cilat DAP është institucioni përgjegjës për arritjen e tyre. Popullimi i sistemit me të dhënat e punonjësve në masën 100% është një kusht i nevojshëm për të pasur një HRMIS plotësisht funksional në të gjithë elementët. Më 23 Vendimi i Këshillit të Ministrave nr. 1017, datë 18.9.2009, “Për miratimin e strategjisë ndërsektoriale të reformës në administratën publike”24 Në këtë akt, HRMIS referohet si Regjistri Qendror i Personelit

41


konkretisht, ai është përcaktuar në objektivin 6.8 të Planit të Aktiviteteve, i cili parashikon vënien në funksion të plotë të HRMIS, zbatimin e planit të veprimit, shtrirjen në shkallë të gjerë të sistemit dhe përmirësimin e tij. DAP i referohet SNRAP-it si plan strategjik institucional, por në të vërtetë kjo strategji përcakton më tepër një objektiv final drejt të cilit duhet të synohet në nivel qeverie dhe që duhet të zbatohet nga shumë institucione.

√ Është përgjegjësi e DAP hartimi i një plani strategjik institucional, i cili ndër të tjera duhet të përkthejë detyrat e ngarkuara në nivel qeverie përmes SNRAP në objektiva institucionalë25.

√ Mungesës së një strategjie institucionale i shtohet edhe mungesa e një plani operacional që përcakton aktivitetet që duhet të kryhen dhe treguesit që masin progresin e tyre. Më tej, shtrirja e tij në shkallë të gjerë është një proces që varet edhe nga puna e institucioneve që kanë detyrimin për ta plotësuar HRMIS.

√ Sipas planit të aktiviteteve të SNRAP-it, bërja funksionale e sistemit dhe vënia e tij në përdorim për institucionet synohej të bëhej deri në fund të vitit 2015. Ky nuk duket si një afat i realizueshëm, duke marrë në konsideratë që popullimi me të dhëna i sistemit filloi në vitin 2015. Deri në 2017 kemi një sistem pjesërisht të populluar me të dhënat e punonjësve. Për më tepër, edhe në strategji ka mospërputhje me midis afatit të vendosur në planin e aktiviteteve të saj dhe asaj që shtjellohet në të. Plani i aktiviteteve parashikon fundin e vitit 2015 si afat përfundimtar për një HRMIS funksional dhe në përdorim nga institucionet, ndërkohë që më tej në SNRAP thuhet se plani i veprimit do të ekzekutohet në periudhën 2015 – 2017. Aty nuk përcaktohet nëse ky plan veprimi është një plan që duhej të hartohej nga DAP apo përputhet me planin e aktiviteteve të miratuar për strategjinë.Për sa më sipër DAP ka paraqitur observacion si vijon: Sipas planit të aktiviteteve të SNRAP-it, bërja funksionale e sistemit dhe vënia e tij në përdorim për institucionet synohej të bëhej deri në fund të vitit 2015. Ky duket si një afat shumë optimist, duke marrë në konsideratë që popullimi me të dhëna i sistemit filloi në vitin 2015. Deri në 2017 kemi një sistem pjesërisht të populluar me të dhënat e punonjësve. Për më tepër, edhe në strategji ka mospërputhje me midis afatit të vendosur në planin e aktiviteteve të saj dhe asaj që shtjellohet në të. Plani i aktiviteteve parashikon fundin e vitit 2015 si afat përfundimtar për një HRMIS funksional dhe në përdorim nga institucionet, ndërkohë që më tej në SNRAP thuhet se plani i veprimit do të ekzekutohet në periudhën 2015 – 2017. Aty nuk përcaktohet nëse ky plan veprimi është një plan që duhej të hartohej nga DAP apo përputhet me planin e aktiviteteve të miratuar për strategjinë.Departamenti i Administratës Publike pretendon se procesi i bërjes së sistemit plotësisht funksional dhe vënia në përdorim për institucionet 25 VKM nr. 117, datë 5.3.2014 ‘‘Për Përmbajtjen, Procedurën dhe Administrimin e Dosjeve të Personelit e të Regjistrit Qendror të Personelit’’

42


është bërë brenda afateve të përcaktuara26. Megjithatë, në SNRAP nuk përcaktohet qartë se çfarë nënkuptonte “bërja plotësisht funksionale” e sistemit. Edhe pse DAP, brenda vitit 2015 ka ngritur infrastrukturën e sistemit duke e bërë atë të aksesueshëm, funksionet e tij nuk mund të përdoreshin pa u populluar me të dhënat përkatëse. Duke qenë se mungonte një element thelbësor siç janë të dhënat e të punësuarve, sistemi mund të quhej i ngritur, por jo plotësisht funksional me të gjithë elementët e tij.

Aktualisht HRMIS është në funksionim, por popullimi i dosjeve të punonjësve është ende në masën 55%. Ashtu sikurse komunikimi me sistemin e Thesarit është realizuar, por ende nuk shërben si burim informacioni për pagesat e administratës. Funksionimi i plotë i sistemit është një zinxhir procesesh që varen edhe nga palët e tjera të angazhuara.

√ Ndërkohë aktet e miratuara nga qeveria, të cilat rregullojnë funksionimin e HRMIS, nuk përcaktojnë një afat të qartë për bërjen plotësisht funksionale të sistemit. VKM 117 dhe SNRAP 2015-2020, si dokumente përkatësisht rregullatorë dhe strategjike, përcaktojnë Departamentin e Administratës Publike si drejtues të procesit. Megjithatë, mungesa e një plani të detajuar veprimi nga këta të fundit ka bërë që shpeshherë procesi i bërjes plotësisht funksional të HRMIS të pengohet. Fakti që pas rreth 2 vitesh që sistemi funksionon, janë plotësuar vetëm gjysma e dosjeve të punonjësve, tregon që mungesa e një plani konkret menaxhimi që përcakton procedura të detajuara, ka bërë që procesi i popullimit me të dhëna të jetë shumë i ngadaltë. Për më tepër, Departamenti i Administratës Publike nuk i ka ushtruar në mënyrën e duhur kompetencat me të cilat e ka pajisur Vendimi i KM 11727 për të drejtuar procesin e popullimit me të dhëna të sistemit, duke bërë që të mos jetë i aftë ti japë zgjidhje ngërçeve.

Analizimi i popullimit të sistemit HRMIS sipas kritereve SMART

Popullimi i Sistemit HRMIS me të dhëna28

Karakteristikat PO JOSpecifik √

I Matshëm √I Arritshëm √

Realist √Afat i Përcaktuar √

26 Shkresa nr prot. 4401/1, datë 03/08/2017, me anë të së cilës DAP ka paraqitur komentet e tij mbi projekt-raportin e auditimit.27 Pikat 12, 13 Kreu II dhe Lidhja nr. 3 e VKM nr. 117, datë 5.3.2014 ‘‘Për Përmbajtjen, Procedurën dhe Administrimin e Dosjeve të Personelit e të Regjistrit Qendror të Personelit’’28 Analizimi i popullimit të sistemit HRMIS sipas kritereve SMART.

43


Objektivi i përgjithshëm: Një sistem HRMIS plotësisht funksional- SpecifikObjektivi specifik: Popullimi me të dhëna i sistemit- Kush është i përfshirë? Palët e përfshira janë DAP dhe institucionet e administratës shtetërore, institucionet e pavarura dhe njësitë e qeverisjes vendore.- Çfarë synohet të arrihet? Sistemi HRMIS, i cili menaxhohet nga DAP, të ketë informacion të plotë për dosjet e çdo punonjësi.- Cili është afati kohor brenda të cilit synohet të arrihet? Nuk ka një afat të përcaktuar qartë për plotësimin e sistemit me të dhëna. Në aktivitetin 8.6 të planit të aktiviteteve të SNRAP përcaktohet fundi i vitit 2015 si afati për bërjen e sistemit plotësisht funksional.- Cilat janë kërkesat dhe pengesat që shoqërojnë ato? Institucionet kanë detyrimin për të plotësuar të dhënat e punonjësve të tyre në sistem. Pengesat që hasen janë mungesa e një plani konkret veprimi me afate të përcaktuara.- I matshëm- Sa është i matshëm objektivi? Në bazë të strukturave të hedhura për institucionet, rezulton se janë 29374 pozicione që duhet të plotësohen. Aktualisht, në sistem janë hedhur të dhëna për 16210 pozicione. - Kur quhet i plotësuar? Objektivi do të quhet i plotësuar kur dosjet e punonjësve të jenë plotësuar në masën 100%.- I arritshëmPlotësisht i arritshëm, edhe pse procesi i hedhjes së të dhënave deri tani ka qenë i ngadaltë.- RealistPopullimi i sistemit me të dhëna është një objektiv realist dhe i realizueshëm.- Afati kohorÇdo objektiv duhet të ketë afate kohore të përcaktuara qartë. Në mungesë të një afati të tillë, palët priren të shtyjnë më gjatë procesin. Plotësimi i sistemit me të dhëna nuk ka një afat të përcaktuar qartë në dokumentet rregullatorë dhe strategjikë. Kjo ka bërë që të duhen rreth 2 vite për institucionet, vetëm për të plotësuar gjysmën e pozicioneve.Krahas vënies në punë, për një sistem funksional është shumë e rëndësishme edhe pjesa e vazhdimësisë, në mënyrë që të evitohet skenari i ngritjes së sistemit dhe për pak vite të mos përdoret më nga asnjë institucion. Sistemit i nevojiten mirëmbajte dhe investime të vazhdueshme për të garantuar mirëfunksionimin e tij në të ardhmen.

√ Ashtu si në rastin e një plani të detajuar implementimi, mungon edhe plani që përcakton procedura për mbarëvajtjen e sistemit në terma afatmesëm dhe afatgjatë. Plani i vazhdueshmërisë së një sistemi IT është një dokument politikash i miratuar mbi detyrat, përgjegjësitë, qëllimin, kërkesat për trajnim, shërbimet e mirëmbajtjes, planet backup etj. Duke qenë se sistemi HRMIS po zhvillohet në kuadrin e IPS 2, përmirësimet aktuale të sistemit po ndërmerren nga firma zhvilluese në bashkëpunim me DAP-

44


in. Në fund të vitit 2017, kontrata përfundon duke e lënë Departamentin e Administratës Publike me një sistem të përfunduar, por që do të ketë nevojë për përmirësime dhe ndryshime të vazhdueshme. Konkretisht DAP, pavarësisht sfidave të ardhshme që paraqet mirëmbajtja e HRMIS dhe garantimi i shërbimit për të gjithë institucionet, ende nuk ka hartuar një plan vazhdueshmërie.

Gjetje DAP nuk ka hartuar një plan strategjik institucional, i cili duhet të

përkthejë detyrat e ngarkuara në nivel qeverie, përmes Strategjisë Ndërsektoriale për Reformën në Administratën Publike 2014 – 2020 (SNRAP) në objektiva institucionalë.

DAP nuk ka hartuar një plan operacional, i cili të përcaktojë aktivitetet që duhet të kryhen në kuadër të SNRAP 2014 – 2020 për zbatimin e HRMIS dhe treguesit që masin progresin e këtyre aktiviteteve.

DAP nuk ka respektuar afatin e vendosur nga Strategjia Ndërsektoriale për Reformën në Administratën Publike, sipas së cilës bërja funksionale në nivel të plotë e sistemit dhe vënia e tij në përdorim për institucionet synohet të bëhet deri në fund të vitit 2015.

VKM nr. 117 datë 05.03.2014, ‘‘Për përmbajtjen, procedurën dhe administrimin e dosjeve të personelit e të regjistrit qendror të personelit” nuk ka vendosur një afat për plotësimin me të dhëna dhe bërjen plotësisht funksionale të sistemit HRMIS.

DAP nuk ka hartuar një plan të detajuar që përcakton procedura për mbarëvajtjen e sistemit në terma afatmesëm dhe afatgjatë, përmes një plani për vazhdueshmërinë e sistemit IT të HRMIS.

Në fund të vitit 2017, përfundon kontrata me operatorin ekonomik i cili ka krijuar sistemin HRMIS, duke e lënë Departamentin e Administratës Publike me një sistem të përfunduar, por që ka nevojë për përmirësime dhe ndryshime të vazhdueshme.

Konkluzione Mungesa e planit strategjik institucional dhe atij operacional në

DAP nuk lejon menaxhimin e strukturuar të procesit të popullimit me të dhëna të sistemit. Si rrjedhojë, institucionet përdoruese të tij nuk i japin prioritet këtij procesi dhe nuk e perceptojnë veten si pjesë e strategjisë ndërsektoriale për reformën në administratën publike.

Afati i përcaktuar në SNRAP për bërjen plotësisht funksionale të sistemit dhe vendosjen e tij në përdorim nga institucionet nuk është respektuar. Ky afat në vetvete nuk ka qenë i realizueshëm duke marrë në konsideratë edhe mungesën e koordinimit midis DAP dhe institucioneve të tjera të përfshira, në kushtet e mungesës së një planifikimi të mirëfilltë të procesit.

Mungesa e planit të vazhdueshmërisë cenon mirëmbajtjen dhe

45


funksionimin e vazhdueshëm të sistemit HRMIS në të ardhmen.

Rekomandime Departamenti i Administratës Publike të marrë masat e nevojshme

për të hartuar një plan strategjik institucional që të përfshijë si objektiv parësor implementimin e sistemit dhe një plan operacional, ku të përcaktohen qartë aktivitetet dhe proceset, të cilat duhen ndjekur nga vetë DAP për të realizuar objektivin e implementimit të HRMIS.

Brenda Dhjetorit 2017

Departamenti i Administratës Publike të angazhohet për të përcaktuar afate të reja të realizueshme në përputhje me aktivitetet e mbetura për t’u kryer me qëllim plotësimin me të dhëna dhe implementimin e sistemit.


Departamenti i Administratës Publike të angazhohet për t’u përcaktuar institucioneve përdoruese afate të realizueshme me qëllim plotësimin me të dhëna dhe implementimin e sistemit.

Menjëherë Departamenti i Administratës Publike të angazhohet për të hartuar

një plan vazhdueshmërie me qëllim përcaktimin e nevojave për investime, operim, mirëmbajtje dhe përmirësime të sistemit HRMIS në të ardhmen.


Departamenti i Administratës Publike, në cilësinë e administratorit të vetëm dhe fuqiplotë të HRMIS, si dhe institucionit përgjegjës për propozimin e akteve ligjore dhe nënligjore për shërbimin civil, të propozojë pranë Këshillit të Ministrave ndryshime në legjislacionin në fuqi, me qëllim përcaktimin e një afati të kohor të qartë për implementimin e plotë të HRMIS.


3.1.2 A ka ushtruar DAP të gjitha funksionet dhe kompetencat e tij për të kompletuar plotësimin me të dhëna të HRMIS?Departamenti i Administratës Publike është administratori i vetëm i sistemit HRMIS dhe përgjegjës i drejtpërdrejtë për strukturën e databazës, anën funksionale dhe operacionale29. Në këto kushte, krahas veprimeve dhe akteve të qeverisë për krijimin dhe mbarëvajtjen, është edhe roli i DAP që ndikon në bërjen e tij plotësisht funksional. DAP krijon dhe aktivizon kredencialet e përdoruesit për të gjithë institucionet me qëllim plotësimin e dosjeve të punonjësve, si dhe 29 Vendimi i Këshillit të Ministrave nr. 117, datë 05.03.2014, “Për miratimin e strategjisë ndërsektoriale të reformës në administratën publike”

46


trajnon përdoruesit përgjegjës për hedhjen e të dhënave në sistem. Kredencialet e përdoruesit për çdo institucion dhe lidhja për log in në sistem i janë përcjellë çdo përdoruesi me e-mail30, gjë e cila konfirmohet edhe nga përgjigjet e pyetësorit për përdoruesit e sistemit. Departamenti i Administratës Publike ka planifikuar për vitin 2016 të trajnojë rreth 150 institucione.31 Rezulton se gjatë vitit 2016, DAP ka trajnuar mbi 200 nëpunës të sektorëve të burimeve njerëzore në mbi 25 seanca trajnimi të fokusuara te strukturat, organikat dhe hedhja e të dhënave të dosjes individuale të të punësuarve.32

Për vitin 2017 DAP ka planifikuar të realizojë trajnime mbi implementimin e borderosë në sistemin HRMIS për 50 institucione për periudhën prill – dhjetor.33

√ Nga ana e vet, Departamenti i Administratës Publike për vitin 2016 nuk ka shpërndarë ose kërkuar feedback të shkruar nga pjesëmarrësit në trajnime lidhur me cilësinë dhe dobishmërinë e tyre për përdorimin e sistemit.34 Në mungesë të Feedback - ut nga përfituesit e trajnimeve, DAP nuk ka mundur të vlerësojë impaktin e gjeneruar nga informacioni i prodhuar për ta, si dhe nuk ka mundur të vlerësojë problematikat e ardhshme në plotësimin e sistemit me të dhëna.

√ Ai nuk ka raportuar në Raportin Vjetor 2016 lidhur me ndonjë indikator dobishmërie për trajnimin e ofruar ndaj përdoruesve. Kjo qasje do të kishte influencuar pozitivisht edhe aktivitetet e vetë DAP kundrejt institucioneve përdoruese me qëllim zgjidhjen e problemeve të tyre për të rritur sa më shumë nivelin e plotësimit me të dhëna.Pavarësisht trajnimit të përdoruesve nga DAP, fakti që pas rreth 2 vitesh të ngritjes së sistemit, janë plotësuar vetëm rreth gjysma e dosjeve të punonjësve në HRMIS, tregon që mungesa e një plani veprimi që përcakton procedura të detajuara, ka bërë që procesi i popullimit me të dhëna të jetë shumë i ngadaltë.Në Kreun II, pika 5 e VKM-së 117 përcaktohet qartë detyrimi i institucioneve të administratës shtetërore, institucioneve të pavarura dhe njësive të qeverisjes vendore për të plotësuar sistemin me të dhëna.

√ Moszbatimi i detyrimit të institucioneve për të plotësuar sistemin është në kundërshtim me dispozitën e mësipërme, por Departamenti i Administratës Publike, në cilësinë e administratorit të vetëm dhe fuqiplotë, minimalisht në raportimet për vitet 2015 – 2016 mbi nivelin e implementimit të HRMIS, duhet të ishte shprehur nëse niveli i 30 Intervistë me Drejtorin e Drejtorisë së Teknologjisë së Informacionit dhe Inovacionit dhe Drejtorin e Drejtorisë së Zhvillimit të Institucioneve dhe Politikave të Pagave, zhvilluar më datë 17.05.2017 pranë Departamentit të Administratës Publike.31 Burimi: Plani i trajnimit mbi sistemin HRMIS për Institucionet e Administratës Shtetërore në shërbimin civil, Janar - Dhjetor 2016.32 Raporti Vjetor i 2016 i Departamentit të Administratës Publike. 33 Burimi: Plani i trajnimit për implementimin e Borderosë së re në HRMIS, Prill - Dhjetor 2017.34 Problematika të ngritura nga grupi i auditimit gjatë intervistës me Drejtorin e Drejtorisë së Teknologjisë së Informacionit dhe Inovacionit dhe Drejtorin e Drejtorisë së Zhvillimit të Institucioneve dhe Politikave të Pagave, zhvilluar më datë 17.05.2017 pranë Departamentit të Administratës Publike.

47


plotësimit me të dhëna përmbush objektivin e synuar për vitin përkatës dhe nëse ka arsye ose problematika që kanë penguar këtë proces. Në këtë mënyrë DAP nuk ka përmbushur detyrimin e tij për monitorim të procesit të hedhjes së të dhënave në HRMIS nga ana e institucioneve përdoruese.35 Kështu, institucionet që mund të ndërhyjnë për të përmirësuar situatën, nuk marrin dijeni për këto probleme.Në lidhje me problematikat trajtuar më sipër, grupi i auditimit përfshiu në pyetësorin për përdoruesit e sistemit HRMIS disa pyetje vlerësuese për trajnimet e DAP. Nga përgjigjet e tyre rezulton se të gjitha institucionet janë trajnuar nga ana e DAP mbi funksionet e sistemit HRMIS. Përgjithësisht njohuritë e fituara cilësohen si të mjaftueshme nga ana e punonjësve dhe pohojnë se trajnimet e zhvilluara kanë mbuluar të gjitha aspektet e nevojshme për ta. Me një shkallë vlerësuese nga një në pesë, 52 institucionet kanë vlerësuar trajnimet e DAP mesatarisht me 4.3.

Grafiku nr. 5 – Vlerësimi i trajnimeve të DAP


Punonjësit e trajnuar kanë vlerësuar mesatarisht me 4 (në një shkallë nga 1 tek 5) njohuritë e tyre në lidhje me përdorimin e sistemit. Në rastet kur ka pasur vështirësi me një apo disa funksione të sistemit, përdoruesit kanë kontaktuar DAP për të kërkuar asistencë teknike nëpërmjet telefonit ose postës elektronike. Gatishmëria, reagimi dhe cilësia e përgjigjeve të specialistëve të DAP janë vlerësuar mesatarisht me 4.6.

√ Pavarësisht vlerësimit të gatishmërisë së specialistëve të DAP, institucionet që i janë përgjigjur pyetësorit, kanë raportuar problematika të hasura gjatë plotësimit me të dhëna të sistemit. Bllokim i sistemit, pamundësia për të hedhur apo për të fshirë të dhëna në ditë të caktuara janë disa nga problemet me të cilat janë përballur përdoruesit.

√ Një nga problemet e konstatuara më shpesh nga personat përgjegjës për plotësimin e HRMIS është procesi i hedhjes së diplomave të punonjësve, për arsye se shumë universitete dhe institucione arsimore mungojnë në sistem. Në këto raste është dërguar diploma e skanuar pranë DAP dhe këta të fundit kanë shtuar universitetin në sistem në mënyrë manuale, gjë që e ka bërë procesin jo efiçient. Gjithashtu, në disa raste niveli i arsimimit nuk është pasqyruar siç duhet (emërtimi i diplomës, fusha e studimit, periudha e studimit, etj).

√ Një tjetër institucion e gjykon HRMIS-in si një program jo të domosdoshëm, i cili nuk ndihmon në zgjidhjen e problematikave të institucioneve. Ai cilësohet si një barrë e tepërt, duke qenë se ekzistojnë 35 VKM nr. 117, datë 05.03.2014, lidhja 3, pika 1, j) dhe k).

48


edhe dy programe të tjera elektronike të DAP. Nëpërmjet pyetësorit, institucionet kanë shprehur shqetësim edhe për mënyrën se si duhet të ndryshohen të dhënat nëse janë hedhur gabim. Nëse një punonjës hidhet gabimisht në një pozicion pune, nuk mund të transferohet, por duhet të largohet “virtualisht” nga puna dhe të “riemërohet” në pozicionin e duhur.

Gjetje DAP për vitin 2016 nuk ka shpërndarë ose kërkuar feedback të

shkruar nga pjesëmarrësit në trajnime lidhur me cilësinë dhe dobishmërinë e tyre për përdorimin e sistemit.

DAP nuk vlerësuar impaktin e gjeneruar nga trajnimet e zhvilluara, duke mos vlerësuar saktë problematikat e ardhshme në plotësimin e sistemit me të dhëna.

DAP - në cilësinë e administratorit të vetëm dhe fuqiplotë të HRMIS - nuk ka raportuar në Raportet Vjetore 2015 dhe 2016 lidhur me ndonjë indikator dobishmërie për trajnimet e ofruara ndaj përdoruesve të sistemit HRMIS; nuk raporton mbi nivelin e plotësimit me të dhëna të HRMIS; dhe nëse ka arsye ose problematika që kanë penguar këtë proces.

Konkluzione Duke mos evidentuar nivelin vjetor të arritjes së objektivave për

sistemin HRMIS, si edhe shkaqet e mangësive të konstatuara, DAP, përveçse nuk ka bërë transparencën e procesit, duke mos adresuar përgjegjësitë përkatëse, ka penguar zgjidhjen e shpejtë të problemeve dhe vënien në funksionim të sistemit. Një qasje e tillë pasive e DAP, cenon performancën e administratës në terma të objektivave të HRMIS.

Mungesa e feedback - ut të institucioneve të trajnuara nga DAP sa i takon dobishmërisë dhe plotësisë së informacionit të përfituar, e ka penguar atë te vlerësojë impaktin e pritshëm të trajnimeve, si dhe problematikat e ardhshme në plotësimin e sistemit me të dhëna. Kjo prodhon një efekt të drejtpërdrejtë në planifikimin e nevojave për trajnime të tjera.

Vështirësitë dhe problematikat e hasura gjatë popullimit të sistemit HRMIS nga ana e përdoruesve bëjnë procesin e plotësimit me të dhëna të ngadaltë dhe jo efiçient, madje disa herë edhe e bllokojnë atë.

Rekomandime Departamenti i Administratës Publike, në organizimin e trajnimeve

për vendosjen në funksionim të plotë të sistemit HRMIS, të kërkojë nga institucionet Feedback mbi dobishmërinë e informacioneve të prodhuara gjatë tyre, me qëllim evidentimin e sa më herët të problematikave të implementimit.

Në vijimësi

49


Departamenti i Administratës Publike të marrë masat e nevojshme për të përmirësuar funksionet e sistemit HRMIS, duke u bazuar në shqetësimet dhe problematikat e ngritura nga përdoruesit.

Në vijimësi Departamenti i Administratës Publike të marrë masat e duhura për

të përfshirë në raportet vjetore raportime të sakta mbi shkallën e përmbushjes së objektivit krahasuar me parashikimet për të, duke projektuar qartë pritshmëritë dhe arritjen konkrete.

Në vijimësi

3.2 A është realizuar ndërveprimi i sistemit HRMIS me sistemet e tjera të parashikuara në ligj dhe aktet nën ligjore?Vendimi i Këshillit të Ministrave nr. 117, datë 5.3.2014 ‘‘Për përmbajtjen, procedurën dhe administrimin e dosjeve të personelit e të regjistrit qendror të personelit’’, në pikën nr. 9, kreu II parashikon se Regjistri Qendror i Personelit, pra HRMIS, ka për qëllim të shërbejë si burim planifikimi dhe informacioni për pagat dhe pagesat e nëpunësve publikë, nëpërmjet ndërveprimit me Sistemin e Thesarit në Ministrinë e Financave Ndërveprimi është një karakteristikë e sistemeve, ndërfaqet e të cilëve komunikojnë me njëri-tjetrin me qëllim të punojnë me produktet e tyre.36 Ndërveprimi sipas këtij përkufizimi shtjellohet në tre nivele: ndërveprim bazë; struktural; semantik.37 Ndërveprimi bazë lejon shkëmbimin e të dhënave nga një sistem IT dërgues në një marrës i cili nuk kërkon aftësinë e marrësit për të interpretuar të dhënat. Ndërveprimi struktural është një nivel i ndërmjetëm përmes së cilit përcaktohen struktura ose formati e shkëmbimit të të dhënave (d.m.th. standardet e formatit të tyre). Ndërveprimi semantik siguron ndërveprim në një nivel më të lartë duke krijuar aftësinë e dy ose më shumë sistemeve ose elementeve për të shkëmbyer informacion dhe për të përdorur informacionin që është shkëmbyer.Institucioni përgjegjës për implementimin e HRMIS është Departamenti i Administratës Publike në cilësinë administratorit të vetëm dhe fuqiplotë të Regjistrit Qendror të Personelit dhe përgjegjës i drejtpërdrejtë për strukturën e bazës së të dhënave, anën funksionale dhe operacionale. Sipas VKM 117, pika 8, kreu II, baza e të dhënave të Regjistrit Qendror të Personelit duhet të ndërveprojë me bazat e të dhënave të Regjistrit Kombëtar të Gjendjes Civile, Institutit të Sigurimeve Shoqërore, Institutit të Sigurimeve Shëndetësore, Sistemin e Thesarit dhe Drejtorinë e Tatimeve në Ministrinë e Financave.38

36 http://interoperability-definition.info/en/ 37 Instituti i Inxhinierëve Elektrikë dhe Elektronikë. IEEE Standard Computer Dictionary: Një përmbledhje e IEEE Fjalorit të Standardeve Kompjuterike. Nju Jork, NY: 1990.38 VKM nr. 117, datë 5.3.2014 ‘‘Për Përmbajtjen, Procedurën dhe Administrimin e Dosjeve të Personelit e të Regjistrit Qendror të Personelit’’, paragrafi 8.

50


http://interoperability-definition.info/en/

Figura 11 Skema e Ndërveprimit të Mundshëm të HRMIS me Thesarin dhe ISSH


Sipas skemës së mësipërme, çdo institucion do të menaxhojë dy llogari në HRMIS, një do të jetë e burimeve njerëzore dhe një e financës. Deri tani nga ana e DAP janë shpërndarë kredencialet për përdoruesit e burimeve njerëzore të ngarkuar me plotësimin me të dhëna të HRMIS, të cilat do të përdoren në vijim për përllogaritjen e pagave përmes modulit përkatës brenda HRMIS. Kredencialet e tjera janë ato të financës, të cilat shërbejnë për përllogaritjen në sistem të pagës së punonjësve përmes HRMIS, duke gjeneruar njëkohësisht pagën neto për punonjësit si edhe elementët e tjerë të saj si për shembull kontributet.Në kushtet aktuale sistemi HRMIS ndërvepron me Regjistrin e Gjendjes Civile dhe falë këtij ndërveprimi institucioni që hedh të dhëna në HRMIS, përmes numrit të identifikimit personal të shtetasve tërheq gjeneralitetet nga gjendja civile duke i importuar ato në HRMIS.

Institucioni Ndërvepron Nuk ndërvepron

Regjistri i Gjendjes Civile √Ministria e Financave - Sistemi i Thesarit (është pjesë e SIFQ)

√

- DP e Tatimeve √ ISSH √FSDKSH √

√ Sistemi ndërvepron në nivel fizik me sistemin e Thesarit, pra sistemet komunikojnë me njëri tjetrin, por ende nuk ka përfunduar faza e shkëmbimit të të dhënave me qëllim kalimin e listë pagesave përmes HRMIS në sistemin e thesarit, duke mos realizuar qëllimin e përcaktuar në pikën 9, kreu II i VKM 117, pra përdorimin e sistemit HRMIS si

51


burim informacioni dhe planifikimi për pagesat. Në muajin prill të vitit 2016, midis DAP dhe Ministrisë së Financave janë zhvilluar testime teknike për të parë nëse ishte i mundur konkretizimi i ndërveprimit midis dy sistemeve. Sipas shkresës nr. prot. 2815, datë 29.04.2016 të Ministrit së Shtetit për Inovacionin dhe Administratën Publike drejtuar Ministrit të Financave cilësohet se ndërveprimi arrihet nëse:a. standardizohen listë pagesat për institucionet e administratës publike;b. automatizohet transmetimi i listë pagesave nga institucionet në sistemin informatik financiar të qeverisë.

√ Për sa i takon standardizimit të listë pagesave me qëllim përdorimin nga institucionet në HRMIS, është miratuar një udhëzim i përbashkët i Ministrit të Shtetit për Inovacionin dhe Administratën Publike dhe Ministrit të Financave - Udhëzimi nr. 4, datë 13/12/2016 “Për formën, elementët dhe plotësimin e borderosë së pagave për njësitë e qeverisjes së përgjithshme” - në të cilin përcaktohet se duke filluar nga data 1 mars 2017 listë pagesat do të prodhohen sipas borderosë të standardizuar nga të gjitha institucionet dhe se gjithashtu borderoja e standardizuar do të fillojë të prodhohet përmes sistemit HRMIS sipas kalendarit që do të miratohet dhe do të dërgohet në institucione nga DAP. Deri në momentin e kryerjes së këtij auditimi, pavarësisht përcaktimeve të udhëzimit nr. 4, asnjë nga këto aktivitete nuk është realizuar ende. Institucionet ende vazhdojnë të prodhojnë borderotë mujore në Excel dhe ti dërgojnë ato në thesar manualisht për verifikim të numrit total të punonjësve dhe përputhshmërinë e totalit me urdhër shpenzimin përkatës.Lidhur me automatizimin e pagesave përmes sistemit informatik financiar të qeverisë, nga testimet e kryera vitin e shkuar ka rezultuar se në situatën aktuale listë pagesat dhe urdhër shpenzimet përkatëse hidhen manualisht në sistemin e thesarit nga punonjësi i thesarit, i cili verifikon vetëm numrin e punonjësve dhe përputhshmërinë e totalit me urdhër shpenzimin përkatës. Me shkresën nr. prot. 2815, datë 29.04.2016 cituar më sipër për tejkalimin e problematikave janë propozuar dy zgjidhje. Zgjidhja e parë parashikon që falë miratimit të udhëzimit nr. 4, listë pagesat dhe urdhër shpenzimet duhet të prodhohen nga HRMIS, të printohen dhe të dorëzohen manualisht në thesar nga ana e punonjësit përgjegjës të institucionit. Kjo zgjidhje ende nuk është vendosur në praktikë.

√ Nga komunikimet e grupit të auditimit me Drejtorinë e IT pranë Departamentit të Administratës Publike ka rezultuar se ishte parashikuar si afat për të nisur një testim të tillë për disa institucione qendrore muaji prill 2017, por kjo iniciativë nuk është realizuar ende, pasi firma zhvilluese e HRMIS po vazhdon punën me sistemin. Zgjidhja e dytë e propozuar është një zhvillim i mëtejshëm, i cili parashikon kalimin e listë pagesave dhe urdhër shpenzimeve nga

52


HRMIS në sistemin e thesarit në mënyrë krejtësisht të automatizuar. Edhe kjo zgjidhje është ende në fazë diskutimi dhe mbetet e parealizuar në kushtet aktuale.

√ Ndërveprimi me bazën e të dhënave të Institutit të Sigurimeve Shoqërore është realizuar. Ka rezultuar gjithashtu se Instituti i Sigurimeve Shoqërore nuk ishte në dijeni për përfshirjen në VKM nr. 117, si edhe për rolin e tij në procesin e implementimit të HRMIS.39

Lidhur me këtë gjetje është paraqitur observacioni i DAP, ky thuhet se ISSH ka qenë në dijeni dhe është zhvilluar një takim midis Ministrit të Shtetit për Inovacionin dhe Administratën Publike dhe Drejtorit të Përgjithshëm të ISSH në fillim të vitit 2014, por institucion nuk ka paraqitur së bashku me këto observacione gjurmë të zhvillimit të këtij takimi me tematikat dhe problemet e shtruara paraprakisht. Për këtë arsye observacioni nuk pranohet.

√ Për sa i takon ndërveprimit të mundshëm me bazën e të dhënave të Drejtorisë e Përgjithshme të Tatimeve pranë Ministrisë së Financave dhe Fondit të Sigurimit të Detyrueshëm të Kujdesit Shëndetësor (ose siç shprehet ndryshe në VKM nr. 117 Instituti i Sigurimeve Shëndetësore), nga Departamenti i Administratës Publike ende nuk janë ndërmarrë hapa në këtë drejtim.

√ Për vitin 2016, është realizuar ndërveprimi me portalin unik qeveritar e - Albania dhe ndërveprimi me Bazën e të Dhënave së Qendrës Kombëtare të Biznesit. Ky i fundit është i përfunduar vetëm në nivel ndërfaqeje. Këto dy aktivitete nuk janë parashikuara nga VKM 117 dhe nga Strategjia Ndërsektoriale për Reformën në Administratën Publike, por janë realizuar gjithsesi nga Departamenti i Administratës Publike.Përveç institucioneve të mësipërme për të cilat parashikohet ndërveprim në nivel të bazave të të dhënave, VKM 117 parashikon ndërveprim edhe me Ministrinë e Arsimit dhe Sportit, Ministrinë e Drejtësisë, Ministrinë e Punëve të Brendshme, Ministrinë e Punëve të Jashtme dhe Sigurimet e Kujdesit Shëndetësor.Ministritë janë përfshirë në këtë vendim me qëllim që ato të hedhin, përditësojnë dhe administrojnë në HRMIS të dhënat e legjislacionit specifik që lidhen me gjenerimin e pagave e konkretisht:- Ministria e Arsimit dhe Sportit duhet të hedhë të dhenat për emërtimet e diplomave dhe universitetet;- Ministria e Financave duhet të merret me legjislacionin tatimor;- Instituti i Sigurimeve Shoqerore duhet të hedhë legjislacionin për sigurimet;- Fondi i Kujdesit të Detyrueshëm Shendetesor duhet të hedhë legjislacionin për sigurimet shëndëtesore;- Ministria e Drejtësisë, Ministria e Mbrojtjes, Ministria e Brendshme dhe Ministria e Jashtme duhet të merret me legjislacionin sipas klasifikimeve specifike të nëpunësve në sistemet e tyre përkatëse.39 Intervistë me Drejtorin e Përgjithshëm të ISSH zhvilluar më datë 17.05.2017, pranë Institutit të Sigurimeve Shoqërore.

53


Institucioni Legjislacioni i Hedhur nga DAPMinistria e Arsimit dhe Sportit emërtimet e diplomave dhe

universitetetMinistria e Financave legjislacion tatimorSigurimet Shoqerore dhe Sigurimet e Kujdesit Shëndetësor

legjislacion për sigurimet

Fondi i Kujdesit të Detyrueshëm Shendetesor legjislacion për sigurimet shëndëtesore

Ministria e Drejtësisë legjislacion sipas klasifikimeve specifike të nëpunësve

Ministria e Mbrojtjes legjislacion sipas klasifikimeve specifike të nëpunësve

Ministria e Brendshme legjislacion sipas klasifikimeve specifike të nëpunësve

Ministria e Jashtme legjislacion sipas klasifikimeve specifike të nëpunësve

√ Aktualisht, puna e parashikuar të kryhej nga institucionet listuar më lart është kryer nga DAP për shkak të nevojave për të përshpejtuar ecurinë e punës në HRMIS. Pritshmëria në të ardhmen është që këto institucione të jenë aktive në përditësimin e legjislacionit përkatës.

√ Nevoja për të përshpejtuar ecurinë e punës në HRMIS nga ana e DAP lind edhe si pasojë e faktit që këto institucione nuk kanë qenë të përfshira ex ante në procesin e ndërtimit të HRMIS, si në rastin Ministrisë së Arsimit dhe Sportit nga e cila DAP nuk ka mundur të marrë një bazë të dhënash zyrtare të universiteteve të huaja ku janë diplomuar studentët shqiptarë me diploma të njehsuara dhe pjesë të shërbimit civil. Vetë DAP ka krijuar dhe hedhur rast pas rasti universitetet duke krijuar listën e këtyre në HRMIS. Nga intervistat me subjektet e përfshira në auditim ka rezultuar se VKM 117 dhe Strategjia Ndërsektoriale për Reformën në Administratën Publike 2014 – 2020, si edhe vetë Departamenti i Administratës Publike nuk qartësojnë kuptimin e ndërveprimit në kontekstin e zhvillimit dhe implementimit të sistemit HRMIS, si do të kryhet ai dhe në çfarë afatesh.

√ Vetë Departamenti i Administratës Publike nuk ka hartuar një plan strategjik institucional dhe një plan veprimi që të përcaktojë se cilat janë aktivitetet që duhet të kryhen për ndërveprimin në bashkëpunim me institucionet përkatëse sipas një kalendari të dakordësuar, me qëllim arritjen e objektivave strategjike lidhur me vendosjen në funksion të plotë të sistemit HRMIS.

√ Detyrimet ligjore të përcaktuara në VKM nuk janë përkthyer nga ana e institucionit përgjegjës për implementimit e HRMIS në koordinim dhe bashkëpunim me institucionet e tjera të përfshira. Pra, DAP nuk ka pasur një qasje gjithëpërfshirëse kundrejt realizimit të objektivit të ndërveprimit dhe nuk i ka përfshirë në problematikat e ndërveprimit të gjitha institucionet të tjera të përmendura në VKM si Institutin e Sigurimeve Shoqërore, Fondin e Kujdesit të Detyrueshëm Shëndetësor

54


dhe Drejtorinë e Tatimeve pranë Ministrisë së Financave.

Gjetje Departamenti i Administratës Publike nuk ka hartuar një plan

strategjik institucional dhe një plan veprimi për ndërveprimin në bashkëpunim me institucionet përkatëse sipas një kalendari të dakordësuar.

DAP nuk ka pasur një qasje gjithëpërfshirëse kundrejt realizimit të objektivit të ndërveprimit dhe nuk i ka përfshirë në problematikat e ndërveprimit të gjitha institucionet të tjera të përmendura në VKM nr. 117.

Sistemi HRMIS nuk shkëmben të dhëna me sistemin e Thesarit, në kundërshtim me pikën 9, kreu II i VKM 117.

Afati i përcaktuar për prodhimin e listë pagesave përmes sistemit HRMIS duke filluar nga data 1 mars 2017, sipas kalendarit që do të miratohet dhe do të dërgohet në institucione nga DAP, nuk është respektuar, në kundërshtim me Udhëzimin e Përbashkët nr. 4, datë 13.12.2016 të Ministrit të Shtetit për Inovacionin dhe Administratën Publike dhe Ministrit të Financave nr. 4, datë 13.12.2016 “Për formën, elementët dhe plotësimin e borderosë së pagave për njësitë e qeverisjes së përgjithshme”.

Ndërveprimi me bazën e të dhënave të Institutit të Sigurimeve Shoqërore nuk është realizuar.

Instituti i Sigurimeve Shoqërore nuk ka në dijeni për përfshirjen në VKM nr. 117, si edhe për rolin e tij në procesin e implementimit të HRMIS.

DAP ende nuk ka ndërmarrë hapa në drejtim të ndërveprimit me bazën e të dhënave të Drejtorisë e Përgjithshme të Tatimeve pranë Ministrisë së Financave dhe Fondit të Sigurimit të Detyrueshëm të Kujdesit Shëndetësor.

DAP ka realizuar ndërveprimin me portalin unik qeveritar e - Albania dhe me Bazën e të Dhënave të Qendrës Kombëtare të Biznesit, pavarësisht se këto janë aktivitete që nuk parashikohen nga VKM 117 dhe nga SNRAP.

Departamenti i Administratës Publike nuk ka përfshirë në procesin e ndërveprimit me HRMIS Ministrinë e Arsimit dhe Sportit, Ministrinë e Drejtësisë, Ministrinë e Punëve të Brendshme, Ministrinë e Punëve të Jashtme dhe Sigurimet e Kujdesit Shëndetësor, në kundërshtim me VKM nr. 117, Kreu II, pika 10.

Ministria e Arsimit dhe Sportit nuk ka hedhur të dhënat për emërtimet e diplomave dhe universitetet; Ministria e Financave nuk ka hedhur të dhëna me legjislacionin tatimor; Instituti i Sigurimeve Shoqërore nuk ka hedhur legjislacionin për sigurimet; Fondi i Kujdesit të Detyrueshëm Shëndetësor nuk ka hedhur legjislacionin për sigurimet shëndetësore; Ministria e Drejtësisë, Ministria e Mbrojtjes, Ministria e Brendshme dhe Ministria e Jashtme nuk kanë hedhur me legjislacionin sipas klasifikimeve

55


specifike të nëpunësve në sistemet e tyre përkatëse. DAP ka kryer punën e parashikuar të kryhej nga institucionet

listuar më sipër me argumentin e nevojës për të përshpejtuar ecurinë e punës në HRMIS.

Ministria e Arsimit dhe Sportit nuk ka një databazë të universiteteve të huaja bazuar në diploma të njehsuara.

Konkluzione Sistemi HRMIS nuk realizon synimin e përcaktuar në pikën 9, kreu

II i VKM 117. pra përdorimin e tij si burim informacioni dhe planifikimi për pagesat dhe kontributet. Ai ndërvepron në nivel fizik me sistemin e Thesarit, pra sistemet mund të komunikojnë me njëri tjetrin, por ende nuk ka përfunduar faza e shkëmbimit të të dhënave me qëllim kalimin e listë pagesave përmes HRMIS në sistemin e thesarit.

Pavarësisht angazhimit të përbashkët midis Ministrit të Shtetit për Inovacionin dhe Administratën Publike dhe Ministrit të Financave - shprehur në Udhëzimin nr. 4, datë 13/12/2016 - për të hartuar listë pagesat në HRMIS duke filluar nga 1 Marsi 2017, institucionet ende vazhdojnë të hartojnë dhe dorëzojnë në thesar borderotë mujore në Excel, duke cenuar ecurinë e implementimit të borderosë në sistemin HRMIS.

Departamenti i Administratës Publike nuk ka ndërmarrë hapa në drejtim të ndërveprimit me bazën e të dhënave të Drejtorisë e Përgjithshme të Tatimeve pranë Ministrisë së Financave dhe Fondit të Sigurimit të Detyrueshëm të Kujdesit Shëndetësor (ose siç shprehet ndryshe në VKM nr. 117 Instituti i Sigurimeve Shëndetësore). Ndërveprimi me bazën e të dhënave të Institutit të Sigurimeve Shoqërore nuk është realizuar, për arsye se ai nuk ka qenë në dijeni për përfshirjen në VKM nr. 117, si edhe për rolin e tij në procesin e implementimit të HRMIS. Mos përfshirja e institucioneve të ngarkuara me përgjegjësi për ndërveprimin me HRMIS cenon efektivitetin e realizimit të gjithë këtij procesi.

Departamenti i Administratës Publike ka hedhur manualisht të dhëna të legjislacionit specifik që lidhen me gjenerimin e pagave për të përshpejtuar procesin e implementimit të HRMIS, pa përfshirë në kohën e duhur institucionet përgjegjëse për këto veprime. Ministria e Arsimit dhe Sportit, Ministria e Drejtësisë, Ministria e Punëve të Brendshme, Ministria e Punëve të Jashtme dhe Sigurimet e Kujdesit Shëndetësor nuk kanë hedhur vetë në HRMIS të dhënat e legjislacionit specifik duke mos pasur mundësinë për të përmbushur detyrimin e tyre që rrjedh nga VKM 117. Mos përfshirja e këtyre institucioneve në kohën e duhur dhe mos hedhja e të dhënave nga vetë institucionet rezulton në një menaxhim jo efiçient të procesit të ndërveprimit.

Departamenti i Administratës Publike ka realizuar aktivitete të paparashikuara nga VKM 117 dhe nga SNRAP, duke realizuar

56


ndërveprimin e HRMIS me portalin unik qeveritar e - Albania dhe me Bazën e të Dhënave së Qendrës Kombëtare të Biznesit në nivel ndërfaqeje, ndërkohë që nuk janë realizuar ndërveprimet parësore.


për evidentimin e hapave në vazhdim për përfundimin e procesit të gjenerimit të borderove mujore sipas udhëzimit nr. 4, datë 13.12.2016.


Departamenti i Administratës Publike të marrë masat e nevojshme që në bashkëpunim me institucionet e përfshira nga VKM nr. 117, të përcaktojë kontributin dhe përgjegjësitë e gjithsecilit lidhur me aktivitetet e mbetura për konkretizimin e ndërveprimit.


Departamenti i Administratës Publike të evidentojë aktivitetet parësore dhe dytësore që duhet të ndërmerren në mënyrë që të konkretizojë më parë në kohë përdorimin e HRMIS si burim planifikimi për pagat dhe pagesat.

Menjëherë

3.2.1 A ka një plan për realizimin e ndërveprimit të sistemit HRMIS me sistemet e tjera?Në nivel qeverie, implementimi i një sistemi të menaxhimit të burimeve njerëzore elektronik të menaxhuar nga Departamenti i Administratës Publike si objektiv konkret është përcaktuar në Strategjinë Ndërsektoriale për Reformën në Administratën Publike 2014 – 2020 dhe në Planin e Veprimit, në objektivin:- 6.8 Vënia në funksion të plotë të HRMIS dhe zbatimi i planit të veprimit, shtrirja në shkallë të gjerë e tij dhe përmirësimi i sistemit, më konkretisht në nën objektivin 6.8.1: HRMIS funksional dhe në përdorim nga institucionet me afat përfundimtar fundin e vitit 2015.40

Ky objektiv në SNRAP është pasqyrimi i përcaktimeve ligjore të nenit 17, të ligjit nr. 152, datë 30.5.2013 “Për nëpunësin civil”, i ndryshuar, të cilat janë specifikuar me VKM 117.

√ Departamenti i Administratës Publike në cilësinë administratorit të vetëm dhe fuqiplotë të HRMIS nuk ka hartuar një plan veprimit operacional duke përfshirë ndërveprimin me aktivitetet e nevojshme dhe afatet për to me qëllim realizimin e ndërveprimit me Ministrinë e Financave dhe me Institutin e Sigurimeve Shoqërore.

40 Miratuar me VKM nr. 319, datë 15.4.2015 ‘‘Për miratimin e Strategjisë Ndërsektoriale për Reformën në Administratën Publike 2015 – 2020’’

57


√ Për sa i takon ndërveprimit, Departamenti i Administratës Publike41 pohon se për implementimin e këtij procesi, është vepruar hap pas hapi, duke ndërmarrë aktivitete sipas nevojave të momentit dhe pa kërkuar një koordinim më të gjerë dhe gjithëpërfshirës me aktorët e tjerë të përfshirë në këtë proces.Nga ana tjetër nëse konsiderojmë objektivin e ndërveprimit sipas SNRAP dhe VKM 117 dhe e analizojmë atë, vërejmë se në vetvete nuk është një objektiv specifik dhe artikulimi i tij sipas kritereve SMART evidenton mangësi në disa aspekte kyçe për konkretizimin e tij.

Ndërveprimi i Sistemit HRMIS me sistemet e tjera42

Karakteristikat PO JO

Specifik √I Matshëm √I Arritshëm √

Realist √Afat i

Përcaktuar √Burimi: Grupi i Auditimit

√ Konkretisht ndërveprimi nuk rezulton të jetë një objektiv specifik ashtu siç përshkruhet në SNRAP dhe VKM 117, në mungesë të përcaktimeve të tjera nga Departamenti i Administratës Publike, për aq kohë sa nuk shpjegohet mënyra se si do të realizohet.

Ndërveprimi

Kush është i përfshirë?

DAP, MinFIN, ISSH, FSDKSH, MAS, Drejtësia, Mbrojtja, Punët e Brendshme, Punët e Jashtme,

Çfarë aktivitetesh janë planifikuar?

Është planifikuar ndërveprimi me sistemet por nuk janë

planifikuar aktivitete speficike për secilin institucion me qëllim

arritjen e objektivit.

Ku do të zhvillohen?Pranë Departamentit të Administratës Publike.

Kur do të zhvillohen? Brenda vitit 2015.Çfarë pengesash dhe

kërkesash?Të pa identifikuara në nivel

strategjie apo objektiviPërse duhet arritur ky Përfitime për të gjitha

41 Intervistë me Drejtorin e Drejtorisë së Teknologjisë së Informacionit dhe Inovacionit dhe Drejtorin e Drejtorisë së Zhvillimit të Institucioneve dhe Politikave të Pagave, zhvilluar më datë 17.05.2017 pranë Departamentit të Administratës Publike.42 Analizimi i objektivit të ndërveprimit sipas metodologjisë Specific Measurable Achievable Realistic Time - Bound.

58


objektiv?institucionet dhe përdorim i tij

për planifikim dhe pagesa.Burimi: Grupi i Auditimit

√ Departamenti i Administratës Publike, në cilësinë e institucionit përgjegjës për përmbushjen e këtij objektivi, me hartimin dhe miratimin e planit të veprimit duhet të kishte parashikuar dhe dakordësuar aktivitetet e planifikuara për të realizuar ndërveprimin me secilin institucion të përfshirë në këtë proces. Gjithashtu duhet të ishin specifikuar detaje të tjera lidhur me pengesat dhe kërkesat e mundshme nga secila palë me qëllim parashikimin sa më real të ecurisë së të gjithë procesit, duke pasur parasysh edhe risqet.Konkretizimi i ndërveprimit në vetvete mund të kishte qenë një objektiv tepër specifik në këndvështrimin e arritjes së objektivit të përgjithshëm, i cili është përdorimi i HRMIS si bazë për planifikim dhe menaxhim në fushën e burimeve njerëzore, pagave dhe pagesave, por ajo që e pengon atë është mungesa e një plani të detajuar aktivitetesh. Gjithashtu mungojnë edhe afatet e dakordësuara me institucionet e përfshira me qëllim koordinimin e përgjithshëm.

√ Nga analizimi i raportimeve lidhur me ecurinë e zbatimit të SNRAP, raportet vjetore të aktivitetit të DAP për sa i takon ndërveprimit, vërehet se ky objektiv nuk është i matshëm nga ana e DAP, në mungesë të treguesve matës të përcaktuar dhe aktiviteteve të planifikuara për realizimin e tij.

Cilët janë treguesit e vendosur për matjen e progresit të ndërveprimit? Të papërcaktuara

Si matet progresi? Nuk është i matshëm në mungesë të treguesve të përcaktuar

Burimi: Grupi i Auditimit

Në Raportin Vjetor të Departamentit të Administratës Publike për vitin 2015 lidhur me ndërveprimin, thuhet se është realizuar ndërveprimi i sistemit HRMIS me Regjistrin e Gjendjes Civile, për marrjen e të dhënave parësore të punonjësit nëpërmjet numrit të identifikimit dhe ndërveprimi i sistemit HRMIS me sistemin e Thesarit në Ministrinë e Financave.Në këtë raport vendoset si objektiv për vitin 2016 zgjerimi i ndërveprimit të sistemit HRMIS me baza të tjera dhënash dhe sisteme të rëndësishme shtetërore, pa përcaktuar se cilat do të jenë ato dhe nëse realisht ato i shërbejnë ndërveprimit final, i cili synon përllogaritjen e pagës përmes sistemit. Gjithashtu nuk specifikohet se si ky institucion do të masë dhe do të raportojë mbi nivelin e arritur të ndërveprimit me këto baza të tjera dhe sisteme të rëndësishme shtetërore. Në Raportin Vjetor të Departamentit të Administratës Publike për vitin 2016 për arritjen e objektivave të vitit 2016 në lidhje me zgjerimin e

59


ndërveprimit të HRMIS, DAP në bashkëpunim me Agjencinë Kombëtare të Shoqërisë së Informacionit ka realizuar lidhjen e HRMIS me Bazën e të Dhënave së Qendrës Kombëtare të Biznesit; duke bërë të mundur të ofrohet verifikimi i dosjes personale nga nëpunësi civil përmes përdorimit të shërbimeve elektronike të platformës qeveritare e - Albania.Për sa i takon Ministrisë së Financave43 është vënë në dukje se në vijim të miratimit të SNRAP dhe VKM 117, ky institucion është përfshirë në procesin e ndërveprimit në momentin kur lindi nevoja për të kryer testime midis HRMIS dhe sistemit të thesarit. Ndërkohë, në gjykim të këtij institucioni përfshirja duhet të kishte qenë më e hershme, duke nisur nga momenti i hartimit të termave të referencës për integrimin e HRMIS me SIFQ dhe finalizimit të dokumentit të dizenjimit teknik të këtij procesi me qëllim që zgjidhja e dhënë të plotësonte kërkesat e dy sistemeve. Kjo problematikë ende mbetet e pazgjidhur pasi, Ministria e Financave ka nisur së fundmi implementimin e AFMIS (Albanian Financial Management Informacion System), i cili parashikon një modul të veçantë për integrimin me modulin e pagave të HRMIS. Gjithashtu, janë kryer disa testime lidhur me mundësinë për të gjeneruar pagat nëpërmjet sistemit vitin e kaluar për shkëmbimin elektronik të të dhënave ndërmjet dy sistemeve për pagesat e pagave të punonjësve, por nuk rezultuan me sukses, pasi dolën problematika të cilat duhej të ishin marrë parasysh në fazën e dizenjimit të ndërfaqes së sistemit HRMIS. Aktualisht kërkohen zhvillime të reja të nevojshme në HRMIS të cilat do të realizohen nga DAP në të ardhmen.Gjatë procesit të testimeve janë zhvilluar takime, jo gjithmonë të dokumentuara, midis DAP dhe Ministrisë së Financave, përfshirë edhe Drejtorinë e Përgjithshme të Buxhetit me bashkëpunimin e së cilës është hartuar dhe nënshkruar Udhëzimi nr. 4 datë 13.12.2016 “Për formën, elementet dhe plotësimin e borderosë se pagave për njësitë e Qeverisjes së Përgjithshme”, në bazë të të cilit u dizenjua dhe u korrektua formati i listë pagesës së ndërtuar më parë në sistemin HRMIS. Në këto takime ka pasur edhe përfaqësues të Bankës Botërore të cilët ishin të ngarkuar për monitorimin e procesit të integrimit.44

√ Si rezultat i këtyre testimeve DAP kishte parashikuar që listë pagesa e muajit prill 2017 të hartohej në HRMIS me qëllim testimin dhe verifikimin e mëtejshëm të saj. Ky aktivitet ende nuk është kryer, pasi ende vazhdojnë modifikimet dhe korrektimet e modulit të pagave në HRMIS nga ana e firmës Ikubinfo.√ Objektivi në vetvete është i arritshëm dhe realist, por në mungesë të një plani veprimi me afate dhe aktivitete të përcaktuara për secilin

43 Intervistë me Drejtorin e Drejtorisë së Procesimit të Biznesit pranë Ministrisë së Financave më datë 18.05.2017.44 Aide Memoire – in e Bankës Botërore për Vizitën Mbështetëse të Zbatimit të IPS 2, zhvilluar në 24 - 28 Tetor 2016 - “Mbështetja për ngritjen e kapaciteteve për zbatimin e Sistemit të Planifikimit të Integruar (SPI 2)”.

60


institucion të përfshirë në procesin e ndërveprimit, konkretizimi i tij rrezikon shtyrjen e vazhdueshme deri në mos realizimin sipas pritshmërisë së institucioneve.

Gjetje DAP në cilësinë administratorit të vetëm dhe fuqiplotë të HRMIS

nuk ka hartuar një plan veprimit operacional duke përfshirë ndërveprimin me aktivitetet e nevojshme dhe afatet për to.

DAP ka vepruar pa planifikim dhe hap pas hapi për implementimin e ndërveprimit, duke ndërmarrë aktivitete sipas nevojave të momentit dhe pa kërkuar një koordinim më të gjerë dhe gjithëpërfshirës me aktorët e tjerë të përfshirë në këtë proces.

Raportet vjetore të DAP për vitet 2015 dhe 2016 për sa i takon ndërveprimit nuk reflektojnë ecurinë e progresit real të tij.

DAP nuk ka miratuar tregues për të matur ecurinë e progresit të ndërveprimit të HRMIS me sistemet e tjera.

DAP nuk ka të specifikuar se si do të masë dhe do të raportojë mbi nivelin e arritur të ndërveprimit me këto baza të tjera të dhënash dhe sisteme të rëndësishme shtetërore.

Konkluzione Departamenti i Administratës Publike në cilësinë administratorit të

vetëm dhe fuqiplotë të HRMIS nuk ka hartuar një plan veprimit duke përfshirë ndërveprimin me aktivitetet e nevojshme dhe afatet për to me qëllim realizimin e ndërveprimit me Ministrinë e Financave dhe me Institutin e Sigurimeve Shoqërore. Ai ka vepruar pa planifikim, duke ndërmarrë aktivitete sipas nevojave të momentit dhe pa kërkuar një koordinim më të gjerë dhe gjithëpërfshirës me aktorët e tjerë të përfshirë në këtë proces.

Raportet vjetore të DAP për vitet 2015 dhe 2016 për sa i takon ndërveprimit nuk reflektojnë ecurinë e progresit real të tij, për arsye se DAP nuk ka miratuar tregues për të matur ecurinë e progresit të ndërveprimit të HRMIS me sistemet e tjera. Gjithashtu nuk specifikohet se si ky institucion do të masë dhe do të raportojë mbi nivelin e arritur të ndërveprimit me këto baza të tjera dhe sisteme të rëndësishme shtetërore.


nevojshme për të evidentuar hapat dhe aktivitetet e mbetura, me qëllim hartimin e një plani veprimi gjithëpërfshirës, realist dhe specifik për ndërveprimin.

Menjëherë Departamenti i Administratës Publike të përcaktojë treguesit e

përshtatshëm dhe të matshëm që të reflektojnë shkallën reale të progresit të ndërveprimit me sistemet e tjera.

Menjëherë

61


3.2.2 Cilët janë faktorët që pengojnë realizimin e ndërveprimit të sistemeve?

√ Në kushtet aktuale, procesi i ndërveprimit i sistemit HRMIS me thesarin është i pezulluar, pasi Ministria e Financave në kuadër të IPS 2 ka përfunduar procedurat e prokurimit të sistemit AFMIS (Albanian Financial Management Information System), i cili do të zëvendësojë SIFQ. Tashmë procesi i ndërveprimit të HRMIS me thesarin është pjesë e projektit AFMIS, implementimi i të cilit fillon në muajt në vazhdim. Ky proces integrimi është në varësi të plotë të hapave që do të ndërmerren në vazhdim nga Departamenti i Administratës Publike dhe Ministria e Financave. Pavarësisht gatishmërisë së shprehur nga të dy institucionet për të kompletuar procesin e ndërveprimit me qëllim përdorimin e HRMIS si burim informacioni dhe planifikimi për pagesat dhe kontributet, ende nuk janë përcaktuar bashkërisht përgjegjësitë dhe aktivitetet e gjithsecilit për të përfunduar procesin në të ardhmen.

√ Në Aide Memoire – in e Bankës Botërore për Vizitën Mbështetëse të Zbatimit të IPS 2, zhvilluar në 24 - 28 Tetor 2016 - “Mbështetja për ngritjen e kapaciteteve për zbatimin e Sistemit të Planifikimit të Integruar (SPI 2)” – theksohet se aktivitetet kanë qenë të ngadalta që nga vizita e prillit 2016. Hapi i parë i ndërveprimit të sistemeve HRMIS me Thesarin ende nuk ka filluar. DAP pritej të paraqiste një plan të rishikuar në nëntor 2016 për të sqaruar hapat e ardhshëm për përdorimin operativ të sistemeve dhe ndërfaqes së Thesarit. Po në këtë dokument sugjerohet, me qëllim përmirësimin e performancës të implementimit, miratimi i akteve ligjore ose nënligjore përkatëse që lidhen me AFMIS, HRMIS dhe sisteme të tjera për të siguruar përdorimin e detyrueshëm të këtyre platformave dhe për të shmangur sistemet paralele.Për sa i takon Institutit të Sigurimeve Shoqërore rezulton se DAP nuk ka hartuar një plan specifik për të realizuar ndërveprimin me të. Vetë ISSH, sipas VKM 117 është i përfshirë në procesin e ndërveprimit me HRMIS në dy drejtime të ndryshme.

√ Së pari në pikën 10 të VKM 117, nga ISSH DAP duhet të tërheqë në mënyrë elektronike informacione lidhur me vjetërsinë në punë të nëpunësve civil, pra duhet të sigurohet i njëjti nivel ndërveprimi i ngjashëm më Regjistrin e Gjendjen Civile. Aktualisht kjo nuk është e mundur, pasi ISSH disponon të dhëna elektronike të përdorshme duke nisur nga viti 2012. Të dhënat për vitet e mëparshme janë dixhitalizuar në pjesën më të madhe të tyre, por ende nuk janë të disponueshme për përdorim. Të dhënat lidhur me vjetërsinë në punë të nëpunësve civil, në fazën aktuale të mbushjes me informacion të sistemit nga institucionet përdoruese janë kryer manualisht nga personat përgjegjës për llogarinë e përdoruesit të HRMIS në sistemet përkatëse.

√ Së dyti, ISSH është i përfshirë në procesin e ndërveprimit për sa i takon pagesës së kontributeve, por ky institucion këto të dhëna i merr

62


përmes Drejtorisë së Përgjithshme të Tatimeve, pranë Ministrisë së Financave nëpërmjet formularit E – SIG 25, i cili plotësohet on line nga institucionet çdo muaj.

√ Deri në momentin e kryerjes së këtij auditimi Instituti i Sigurimeve Shoqërore nuk kishte dijeni për përfshirjen në procesin e implementimit të HRMIS përmes VKM 117 dhe mënyrën se si duhet të kontribuonte, çka evidenton mungesën e konsultimit me aktorët kryesorë duke nisur që nga momenti fillestar i hartimit dhe miratimit të legjislacionit. Në këto kushte ISSH nuk ka hartuar apo edhe diskutuar mundësinë e një plani për ndërveprim midis sistemit të tij dhe sistemit HRMIS, si dhe nuk është përfshirë në takimet e zhvilluar midis DAP dhe Ministrisë së Financave për të diskutuar mbi këtë tematikë.Duke qenë se ISSH nuk ka pasur asnjë kontakt me DAP për ndërveprimin me sistemin HRMIS, nuk ka diskutuar as për hapat dhe vështirësitë që lindin nga ndërveprimi i sistemeve, dhe si rrjedhojë për ISSH ndërveprimi me HRMIS nuk përbën përparësi.HRMIS duhet të shërbejë jo vetëm menaxhimit të burimeve njerëzore në administratën publike, por edhe për një menaxhim të plotë dhe të saktë të shpenzimeve buxhetore të punonjësve të administratës publike. Ky sistem duhet të sigurojë saktësi në përllogaritjen e shpenzimeve të personelit, duke respektuar të gjitha aktet ligjore dhe nënligjore nën fuqi, raportim dhe monitorim të saktë dhe të besueshëm të informacionit për menaxherët dhe përdoruesit e tij, përputhshmëri të plotë me sistemet e tjera informatike me të cilat ai do të ndërveprojë.

√ Ndërveprimi midis sistemeve HRMIS dhe thesarit duhet të rregullohet përmes një marrëveshjeje midis DAP dhe Ministrisë së Financave ku të përcaktohen saktë të drejtat dhe detyrimet e palëve për sa i takon shkëmbimit të të dhënave mes dy sistemeve.

Gjetje Në kushtet aktuale, procesi i ndërveprimit të sistemit HRMIS me

sistemin e thesarit është i pezulluar, pasi Ministria e Financave në kuadër të IPS 2 ka përfunduar procedurat e prokurimit të sistemit AFMIS (Albanian Financial Management Information System), i cili do të zëvendësojë SIFQ.

Në Aide Memoire – in e Bankës Botërore për Vizitën Mbështetëse të Zbatimit të IPS 2, zhvilluar në 24 - 28 Tetor 2016 - “Mbështetja për ngritjen e kapaciteteve për zbatimin e Sistemit të Planifikimit të Integruar (SPI 2)” – theksohet se aktivitetet kanë qenë të ngadalta që nga vizita e prillit 2016.

o Hapi i parë i ndërveprimit të sistemeve HRMIS me Thesarin ende nuk ka filluar.

o DAP duhej të paraqiste një plan të rishikuar në nëntor 2016 për të sqaruar hapat e ardhshëm për përdorimin operativ të sistemeve dhe ndërfaqes së Thesarit.

o Banka Botërore sugjeron, me qëllim përmirësimin e

63


performancës të implementimit, miratimi i akteve ligjore ose nënligjore përkatëse që lidhen me AFMIS, HRMIS dhe sisteme të tjera për të siguruar përdorimin e detyrueshëm të këtyre platformave dhe për të shmangur sistemet paralele.

DAP dhe institucionet përdoruese të HRMIS nuk mund të tërheqin në mënyrë elektronike informacione lidhur me vjetërsinë në punë të nëpunësve civil nga databaza e ISSH.

o Instituti i Sigurimeve Shoqërore nuk disponon të dhëna elektronike të përdorshme të vjetërsisë në punë të të punësuarve në shkallë vendi për periudhën përpara vitit 2012.

o Të dhënat e sigurimeve shoqërore për vitet e mëparshme janë dixhitalizuar në pjesën më të madhe të tyre, por ende nuk janë të disponueshme për përdorim.

o Të dhënat lidhur me vjetërsinë në punë të nëpunësve civil, në fazën aktuale të mbushjes me informacion të sistemit nga institucionet përdoruese janë kryer manualisht nga personat përgjegjës për llogarinë e përdoruesit të HRMIS në sistemet përkatëse.

o Instituti i Sigurimeve Shoqërore merr përmes Drejtorisë së Përgjithshme të Tatimeve, pranë Ministrisë së Financave të dhënat lidhur me kontributet e punonjësve të shërbimit civil nëpërmjet formularit E – SIG 25, i cili plotësohet on line nga institucionet çdo muaj.

Instituti i Sigurimeve Shoqërore nuk kishte dijeni për përfshirjen në procesin e implementimit të HRMIS përmes VKM 117 dhe mënyrën se si duhet të kontribuonte në këtë ndërveprim.

ISSH nuk ka hartuar apo edhe diskutuar mundësinë e një plani për ndërveprim midis sistemit të tij dhe sistemit HRMIS, si dhe nuk është përfshirë në takimet e zhvilluar midis DAP dhe Ministrisë së Financave për të diskutuar mbi këtë tematikë.

Konkluzione Procesi i ndërveprimit i sistemit HRMIS me thesarin është i

pezulluar, pasi Ministria e Financave në kuadër të IPS 2 ka përfunduar procedurat e prokurimit të sistemit AFMIS (Albanian Financial Management Information System), i cili do të zëvendësojë SIFQ (sistemin informatik financiar të qeverisë). Implementimi i tij fillon në muajt në vazhdim dhe ende nuk janë përcaktuar bashkërisht përgjegjësitë dhe aktivitetet e gjithsecilit për të përfunduar procesin, pavarësisht gatishmërisë së shprehur nga të dy institucionet.

VKM 117 nuk përcakton qartë rolin dhe mënyrën se si Instituti i Sigurimeve Shoqërore duhet të kontribuojë në procesin e ndërveprimit, çka evidenton mungesën e konsultimit me aktorët

64


kryesorë duke nisur që nga momenti fillestar i hartimit dhe miratimit të legjislacionit.

Instituti i Sigurimeve Shoqërore nuk disponon të dhëna elektronike të përdorshme të vjetërsisë në punë të të punësuarve në shkallë vendi për periudhën përpara vitit 2012. Të dhënat për vitet e mëparshme janë dixhitalizuar në pjesën më të madhe të tyre, por ende nuk janë të disponueshme për përdorim. Të dhënat lidhur me vjetërsinë në punë të nëpunësve civil, të cilat duhet të tërhiqen nga databaza e të dhënave të ISSH nuk mund të kryen veçse manualisht nga personat përgjegjës për llogarinë e përdoruesit të HRMIS në institucionet përkatëse.

Instituti i Sigurimeve Shoqërore merr përmes Drejtorisë së Përgjithshme të Tatimeve, pranë Ministrisë së Financave të dhënat lidhur me kontributet e punonjësve të shërbimit civil nëpërmjet formularit E – SIG 25, i cili plotësohet on line nga institucionet çdo muaj.

Rekomandime Departamenti i Administratës Publike, Ministria e Financave dhe

Instituti i Sigurimeve Shoqërore të bashkëpunojnë për të evidentuar dhe përcaktuar bashkërisht përgjegjësitë dhe aktivitetet reciproke me qëllim përfundimin me sukses të procesit të ndërveprimit.

Në vijimësi Departamenti i Administratës Publike, në cilësinë e administratorit

të vetëm dhe fuqiplotë të HRMIS, si dhe institucionit përgjegjës për propozimin e akteve ligjore dhe nënligjore për shërbimin civil, të shohë hapësirat për përmirësime të mundshme në legjislacion me qëllim përcaktimin e qartë të roleve dhe përgjegjësive konkrete të të gjitha institucioneve të përfshira në ndërveprimin me HRMIS.


65


4. Përmbledhje e gjetjeve, konkluzioneve dhe rekomandimeve4.1 Informacion përmbledhës Sistemi Informatik i Menaxhimit të Burimeve Njerëzore (HRMIS) është një sistem i ndërtuar për të ndihmuar DAP në procesin e menaxhimit të burimeve njerëzore. Sistemi përmban të dhëna dhe informacion të zgjeruar për burimet njerëzore aktive në të gjitha institucionet. Në dosjet personale të të punësuarve reflektohen të dhëna për marrëdhëniet e punës, arsimin, rekrutimin, trajnimet, pagat dhe sigurimet.HRMIS përmban informacion për strukturën dhe organikën e institucioneve. Strukturat e hedhura në sistem plotësohen nga personi përgjegjës në secilin institucion. Këta të fundit kanë akses si përdorues të nivelit të parë për të gjitha të dhënat që i përkasin institucionit, funksion që ushtrohet zakonisht nga titullari apo sekretari i përgjithshëm45. Çdo institucion i përfshirë në HRMIS mund të krijojë edhe përdorues të nivelit të dytë, të cilët zgjidhen zakonisht nga njësitë e menaxhimit të burimeve njerëzore.Gjithashtu, në Vendimin e Këshillit të Ministrave nr. 117, datë 05.03.2014 “Për përmbajtjen, procedurën dhe administrimin e dosjeve të personelit e të regjistrit qendror të personelit” parashikohet se sistemi HRMIS duhet të ndërveprojë me bazat e të dhënave të Regjistrit Kombëtar të Gjendjes Civile, Institutit të Sigurimeve Shoqërore, Sistemit të Thesarit në Ministrinë e Financave etj. HRMIS shërben si burim planifikimi dhe informacioni për pagat dhe pagesat e nëpunësve publikë, nëpërmjet ndërveprimit me Sistemin e Thesarit. Për të pasur një sistem plotësisht funksional është e rëndësishme që ai të jetë i populluar me të dhëna për të gjitha institucionet e administratës shtetërore, institucionet e pavarura dhe njësitë e qeverisjes vendore; dhe një sistem që ndërvepron me sistemet e tjera të parashikuara në VKM 117. Përpjekjet e para për krijimin e një sistemi informatik për menaxhimin e burimeve njerëzore (HRMIS) datojnë që në fillim të viteve 2000. Departamenti IT i DAP e ka zhvilluar atë fillimisht në vitin 2004 si një program i personalizuar. Deri në 2009, DAP u përpoq disa herë ta vinte HRMIS-in në funksionim, megjithatë e vetmja arritje ishte një implementim pilot në qytetin e Tiranës.Në vitin 2009, DAP nënshkroi një kontratë konsulence (financuar nga IPS 1 TF)46 me një kompani për analizimin e sistemit, identifikimin e problemeve teknike, zhvillimin e specifikimeve teknike për përmirësimin e infrastrukturës dhe hartoi një dokument politikash për përcaktimin e kërkesave të ndërfaqes midis HRMIS dhe Sistemit të Thesarit. Në fund të vitit 2011, DAP nisi migrimin e HRMIS nga Oracle në platformën Microsoft (financuar nga IPA) sipas specifikimeve teknike të kontratës

45 Vendimi i Këshillit të Ministrave nr. 117, datë 05.03.2014 “Për përmbajtjen, procedurën dhe administrimin e dosjeve të personelit e të regjistrit qendror të personelit”46 Burimi CFCU pranë Ministrisë së Financave: Kontrata nr. 01.02 MDTF 090843 (IPS Grant), datë 25.01.2010, “Forcimi i Menaxhimit të Kapaciteteve në Administratën Publike Shqiptare”.

66


së mëparshme. Paketa software e migruar u instalua tek serverët e rinj të AKSHI dhe ishte e aksesueshme nëpërmjet rrjetit qeveritar GOVNET. Nga shtatori 2011 në prill 2012, DAP koordinoi testimin e shtrirjes e sistemit në pesë institucione.Në vitin 2014 u nënshkrua kontrata në kuadrin e IPS 2 për “Përshtatjen dhe Aktivizimin e Moduleve dhe Ndërfaqes së HRMIS, si dhe Shtrirjen e sistemit në gjithë Institucionet Publike”. Kjo kontratë financoi aktivizimin e moduleve të HRMIS dhe shtrirjen e sistemit në gjithë institucionet publike në vlerën 246,000 euro. Kontrata IPS 2 ende nuk ka përfunduar, pasi procesi i popullimit të sistemit me të dhëna nuk është mbyllur dhe HRMIS nuk ka realizuar një ndërveprim të plotë me të gjitha institucionet e parashikuara në VKM 117.Afati për implementimin e HRMIS brenda vitit 2015 vendosur në SNRAP nuk është respektuar. Kjo do të thotë se kemi një sistem pjesërisht të plotësuar me të dhëna dhe që nuk shkëmben informacione thelbësore me sistemet e tjera. Për sa i takon pyetjes kryesore të këtij auditimi, A përdoret sistemi HRMIS si burim planifikimi dhe informacioni për pagat dhe kontributet e punonjësve në administratën publike?, grupi i auditimit ka arritur në këtë mesazh auditimi: ‘‘Departamenti i Administratës Publike - në cilësinë e administratorit të vetëm dhe fuqiplotë të sistemit HRMIS, si dhe institucionit përgjegjës për zbatimin e legjislacionit të shërbimit civil në institucionet e administratës shtetërore - nuk ka hartuar një plan strategjik institucional dhe një plan veprimi për implementimin e sistemit HRMIS si për plotësimin me të dhëna, ashtu edhe për ndërveprimin, me qëllim vendosjen në funksionim të plotë të tij. Sistemi HRMIS nuk është plotësuar ende me të dhëna nga të gjitha institucionet e parashikuara, veçanërisht nga njësitë e qeverisjes vendore. Procesi i ndërveprimit të sistemit HRMIS me sistemet e tjera aktualisht është i pezulluar. Sistemi HRMIS nuk realizon synimin e përcaktuar në pikën 9, kreu II i VKM nr. 117, pra përdorimin e tij si burim informacioni dhe planifikimi, për shkak të nivelit të ulët të plotësimit me të dhëna nga institucionet, si dhe për shkak të mos realizimit të ndërveprimit me sistemin e thesarit pranë Ministrisë së Financave, Drejtorisë së Përgjithshme të Tatimeve, Fondit të Kujdesit të Detyrueshëm Shëndetësor dhe Institutit të Sigurimeve Shoqërore.’’

Përmbledhje e gjetjeve, konkluzioneve dhe rekomandimeve sipas pyetjeve audituese:

3.1 A është plotësuar me të dhëna sistemi HRMIS nga Institucionet e parashikuara në ligj?

Gjetje Sistemi HRMIS është plotësuar me të dhëna në masën 55%,

ndërkohë që ngelet ende për tu plotësuar me të dhëna nga të

67


gjitha institucionet e tjera, veçanërisht nga njësitë e qeverisjes vendore.

DAP nuk ka monitoruar dhe audituar procesin e hedhjes së strukturës dhe organigramës nga institucionet e pavarura dhe njësitë e qeverisjes vendore, sipas përcaktimeve të VKM nr. 117, datë 05.03.2014 ‘‘Për përmbajtjen, procedurën dhe administrimin e dosjeve të personelit e të regjistrit qendror të personelit”.

Strukturat dhe organigramat në këtë fazë të plotësimit me të dhëna nuk janë hedhur nga vetë institucionet e sipërpërmendura, por nga Departamenti i Administratës Publike, pavarësisht faktit që këto institucione janë trajnuar për këtë qëllim, në kundërshtim me VKM nr. 117 (cituar më sipër).

DAP nuk ka kryer monitorime apo auditime të procesit të plotësimit me të dhëna nga ana e institucioneve të tjera përdoruese të HRMIS.

Nga raportet e inspektimit të vitit 2016 që DAP ka kryer në 8 institucione evidentohet se problematikat e vetme të inspektuara në të gjithë këto raporte kanë qenë vlerësimi i rezultateve të punës së nëpunësve civilë, përshkrimet e punës për çdo pozicion të shërbimit civil dhe masat administrative për zbatimin e vendimeve gjyqësore.

DAP nuk ka shfrytëzuar kompetencat që i janë dhënë nga ligji për nëpunësin civil për të inspektuar zbatimin e tij, duke mos përfshirë si objektiv të mundshëm verifikimin e procesit të hedhjes së të dhënave të punonjësve në HRMIS.

Nga të dhënat e pyetësorit, rezulton se 81% e institucioneve që janë përgjigjur kanë plotësuar vetëm gjeneralitetet e punonjësve. Këto të dhëna plotësohen nga institucionet në mënyrë automatike, duke u importuar nga Regjistri i Gjendjes Civile nëpërmjet numrit personal të identifikimit (NID).

Konkluzione Departamenti i Administratës Publike nuk ka kryer monitorime apo

auditime të procesit të plotësimit me të dhëna nga ana e institucioneve përdoruese të HRMIS, proces i cili vazhdon të ecë me ritme të ngadalta veçanërisht për njësitë e qeverisjes vendore.

Niveli i ulët i plotësimit me të dhëna dhe mungesa e strukturave organizative në sistem bllokon procesin e implementimit të plotë të HRMIS dhe shfrytëzimin e tij si burim informacioni, duke penguar punën e institucioneve në përmbushje të objektivave të vendosura për zbatimin e reformës në administratën publike.


nevojshme dhe të ushtrojë kompetencat e tij monitoruese dhe audituese për të evidentuar problematikat që ndeshin përdoruesit e sistemit HRMIS gjatë plotësimit me të dhëna, me qëllim

68


adresimin e tyre dhe formulimin e zgjidhjeve efektive dhe efiçiente.

Menjëherë Departamenti i Administratës Publike të marrë të gjitha masat e

nevojshme dhe të ushtrojë kompetencat e tij për të evidentuar institucionet, të cilat ende nuk kanë plotësuar sistemin me të dhëna, duke u kërkuar përmbushjen e detyrimit të tyre ligjor dhe të përfundojë procesin e hedhjes së strukturave për ato institucione të cilat e kanë dërguar atë.

Menjëherë Departamenti i Administratës Publike të ushtrojë kompetencat e tij

duke përdorur të gjithë mekanizmat ligjorë që disponon, për të detyruar institucionet përdoruese të përmbushin detyrimin e tyre ligjor dhe të përfundojnë procesin e popullimit të sistemit me të dhëna.

Menjëherë

3.1.1 A është hartuar nga Qeveria një plan veprimi për plotësimin me të dhëna të HRMIS?

Gjetje: DAP nuk ka hartuar një plan strategjik institucional, i cili duhet të

përkthejë detyrat e ngarkuara në nivel qeverie, përmes Strategjisë Ndërsektoriale për Reformën në Administratën Publike 2014 – 2020 (SNRAP) në objektiva institucionalë.

DAP nuk ka hartuar një plan operacional, i cili të përcaktojë aktivitetet që duhet të kryhen në kuadër të SNRAP 2014 – 2020 për zbatimin e HRMIS dhe treguesit që masin progresin e këtyre aktiviteteve.

DAP nuk ka respektuar afatin e vendosur nga Strategjia Ndërsektoriale për Reformën në Administratën Publike, sipas së cilës bërja funksionale në nivel të plotë e sistemit dhe vënia e tij në përdorim për institucionet synohet të bëhet deri në fund të vitit 2015.

VKM nr. 117 datë 05.03.2014, ‘‘Për përmbajtjen, procedurën dhe administrimin e dosjeve të personelit e të regjistrit qendror të personelit” nuk ka vendosur një afat për plotësimin me të dhëna dhe bërjen plotësisht funksionale të sistemit HRMIS.

DAP nuk ka hartuar një plan të detajuar që përcakton procedura për mbarëvajtjen e sistemit në terma afatmesëm dhe afatgjatë, përmes një plani për vazhdueshmërinë e sistemit IT të HRMIS.

Në fund të vitit 2017, përfundon kontrata me operatorin ekonomik i cili ka krijuar sistemin HRMIS, duke e lënë Departamentin e Administratës Publike me një sistem të përfunduar, por që ka nevojë për përmirësime dhe ndryshime të vazhdueshme.

Konkluzione

69


Mungesa e planit strategjik institucional dhe atij operacional në DAP nuk lejon menaxhimin e strukturuar të procesit të popullimit me të dhëna të sistemit. Si rrjedhojë, institucionet përdoruese të tij nuk i japin prioritet këtij procesi dhe nuk e perceptojnë veten si pjesë e strategjisë ndërsektoriale për reformën në administratën publike.

Afati i përcaktuar në SNRAP për bërjen plotësisht funksionale të sistemit dhe vendosjen e tij në përdorim nga institucionet nuk është respektuar. Ky afat në vetvete nuk ka qenë i realizueshëm duke marrë në konsideratë edhe mungesën e koordinimit midis DAP dhe institucioneve të tjera të përfshira, në kushtet e mungesës së një planifikimi të mirëfilltë të procesit.

Mungesa e planit të vazhdueshmërisë cenon mirëmbajtjen dhe funksionimin e vazhdueshëm të sistemit HRMIS në të ardhmen.


për të hartuar një plan strategjik institucional që të përfshijë si objektiv parësor implementimin e sistemit dhe një plan operacional, ku të përcaktohen qartë aktivitetet dhe proceset, të cilat duhen ndjekur nga vetë DAP për të realizuar objektivin e implementimit të HRMIS.


Departamenti i Administratës Publike të angazhohet për të përcaktuar afate të reja të realizueshme në përputhje me aktivitetet e mbetura për t’u kryer me qëllim plotësimin me të dhëna dhe implementimin e sistemit.


Departamenti i Administratës Publike të angazhohet për t’u përcaktuar institucioneve përdoruese afate të realizueshme me qëllim plotësimin me të dhëna dhe implementimin e sistemit.

Menjëherë Departamenti i Administratës Publike të angazhohet për të hartuar

një plan vazhdueshmërie me qëllim përcaktimin e nevojave për investime, operim, mirëmbajtje dhe përmirësime të sistemit HRMIS në të ardhmen.


Departamenti i Administratës Publike, në cilësinë e administratorit të vetëm dhe fuqiplotë të HRMIS, si dhe institucionit përgjegjës për propozimin e akteve ligjore dhe nënligjore për shërbimin civil, të propozojë pranë Këshillit të Ministrave ndryshime në legjislacionin në fuqi, me qëllim përcaktimin e një afati të kohor të qartë për implementimin e plotë të HRMIS.

Brenda

70


Dhjetorit 2017

3.1.2 A ka ushtruar DAP të gjitha funksionet dhe kompetencat e tij për të kompletuar plotësimin me të dhëna të HRMIS?

Gjetje: DAP për vitin 2016 nuk ka shpërndarë ose kërkuar feedback të

shkruar nga pjesëmarrësit në trajnime lidhur me cilësinë dhe dobishmërinë e tyre për përdorimin e sistemit.

DAP nuk vlerësuar impaktin e gjeneruar nga trajnimet e zhvilluara, duke mos vlerësuar saktë problematikat e ardhshme në plotësimin e sistemit me të dhëna.

DAP - në cilësinë e administratorit të vetëm dhe fuqiplotë të HRMIS - nuk ka raportuar në Raportet Vjetore 2015 dhe 2016 lidhur me ndonjë indikator dobishmërie për trajnimet e ofruara ndaj përdoruesve të sistemit HRMIS; nuk raporton mbi nivelin e plotësimit me të dhëna të HRMIS; dhe nëse ka arsye ose problematika që kanë penguar këtë proces.

Konkluzione Duke mos evidentuar nivelin vjetor të arritjes së objektivave për

sistemin HRMIS, si edhe shkaqet e mangësive të konstatuara, DAP, përveçse nuk ka bërë transparencën e procesit, duke mos adresuar përgjegjësitë përkatëse, ka penguar zgjidhjen e shpejtë të problemeve dhe vënien në funksionim të sistemit. Një qasje e tillë pasive e DAP, cenon performancën e administratës në terma të objektivave të HRMIS.

Mungesa e feedback - ut të institucioneve të trajnuara nga DAP sa i takon dobishmërisë dhe plotësisë së informacionit të përfituar, e ka penguar atë te vlerësojë impaktin e pritshëm të trajnimeve, si dhe problematikat e ardhshme në plotësimin e sistemit me të dhëna. Kjo prodhon një efekt të drejtpërdrejtë në planifikimin e nevojave për trajnime të tjera.

Vështirësitë dhe problematikat e hasura gjatë popullimit të sistemit HRMIS nga ana e përdoruesve bëjnë procesin e plotësimit me të dhëna të ngadaltë dhe jo efiçient, madje disa herë edhe e bllokojnë atë.

Rekomandime Departamenti i Administratës Publike, në organizimin e trajnimeve

për vendosjen në funksionim të plotë të sistemit HRMIS, të kërkojë nga institucionet Feedback mbi dobishmërinë e informacioneve të prodhuara gjatë tyre, me qëllim evidentimin e sa më herët të problematikave të implementimit.

Në vijimësi Departamenti i Administratës Publike të marrë masat e nevojshme

për të përmirësuar funksionet e sistemit HRMIS, duke u bazuar në

71


shqetësimet dhe problematikat e ngritura nga përdoruesit.Në vijimësi

Departamenti i Administratës Publike të marrë masat e duhura për të përfshirë në raportet vjetore raportime të sakta mbi shkallën e përmbushjes së objektivit krahasuar me parashikimet për të, duke projektuar qartë pritshmëritë dhe arritjen konkrete.

Në vijimësi

3.2 A është realizuar ndërveprimi i sistemit HRMIS me sistemet e tjera të parashikuara në ligj dhe aktet nën ligjore?

Gjetje Departamenti i Administratës Publike nuk ka hartuar një plan

strategjik institucional dhe një plan veprimi për ndërveprimin në bashkëpunim me institucionet përkatëse sipas një kalendari të dakordësuar.

DAP nuk ka pasur një qasje gjithëpërfshirëse kundrejt realizimit të objektivit të ndërveprimit dhe nuk i ka përfshirë në problematikat e ndërveprimit të gjitha institucionet të tjera të përmendura në VKM nr. 117.

Sistemi HRMIS nuk shkëmben të dhëna me sistemin e Thesarit, në kundërshtim me pikën 9, kreu II i VKM 117.

Afati i përcaktuar për prodhimin e listë pagesave përmes sistemit HRMIS duke filluar nga data 1 mars 2017, sipas kalendarit që do të miratohet dhe do të dërgohet në institucione nga DAP, nuk është respektuar, në kundërshtim me Udhëzimin e Përbashkët nr. 4, datë 13.12.2016 të Ministrit të Shtetit për Inovacionin dhe Administratën Publike dhe Ministrit të Financave nr. 4, datë 13.12.2016 “Për formën, elementët dhe plotësimin e borderosë së pagave për njësitë e qeverisjes së përgjithshme”.

Ndërveprimi me bazën e të dhënave të Institutit të Sigurimeve Shoqërore nuk është realizuar.

Instituti i Sigurimeve Shoqërore nuk ka në dijeni për përfshirjen në VKM nr. 117, si edhe për rolin e tij në procesin e implementimit të HRMIS.

DAP ende nuk ka ndërmarrë hapa në drejtim të ndërveprimit me bazën e të dhënave të Drejtorisë e Përgjithshme të Tatimeve pranë Ministrisë së Financave dhe Fondit të Sigurimit të Detyrueshëm të Kujdesit Shëndetësor.

DAP ka realizuar ndërveprimin me portalin unik qeveritar e - Albania dhe me Bazën e të Dhënave të Qendrës Kombëtare të Biznesit, pavarësisht se këto janë aktivitete që nuk parashikohen nga VKM 117 dhe nga SNRAP.

Departamenti i Administratës Publike nuk ka përfshirë në procesin e ndërveprimit me HRMIS Ministrinë e Arsimit dhe Sportit, Ministrinë e Drejtësisë, Ministrinë e Punëve të Brendshme, Ministrinë e Punëve të Jashtme dhe Sigurimet e Kujdesit

72


Shëndetësor, në kundërshtim me VKM nr. 117, Kreu II, pika 10. Ministria e Arsimit dhe Sportit nuk ka hedhur të dhënat për

emërtimet e diplomave dhe universitetet; Ministria e Financave nuk ka hedhur të dhëna me legjislacionin tatimor; Instituti i Sigurimeve Shoqërore nuk ka hedhur legjislacionin për sigurimet; Fondi i Kujdesit të Detyrueshëm Shëndetësor nuk ka hedhur legjislacionin për sigurimet shëndetësore; Ministria e Drejtësisë, Ministria e Mbrojtjes, Ministria e Brendshme dhe Ministria e Jashtme nuk kanë hedhur me legjislacionin sipas klasifikimeve specifike të nëpunësve në sistemet e tyre përkatëse.

DAP ka kryer punën e parashikuar të kryhej nga institucionet listuar më sipër me argumentin e nevojës për të përshpejtuar ecurinë e punës në HRMIS.

Ministria e Arsimit dhe Sportit nuk ka një databazë të universiteteve të huaja bazuar në diploma të njehsuara.

Konkluzione Sistemi HRMIS nuk realizon synimin e përcaktuar në pikën 9, kreu

II i VKM 117. pra përdorimin e tij si burim informacioni dhe planifikimi për pagesat dhe kontributet. Ai ndërvepron në nivel fizik me sistemin e Thesarit, pra sistemet mund të komunikojnë me njëri tjetrin, por ende nuk ka përfunduar faza e shkëmbimit të të dhënave me qëllim kalimin e listë pagesave përmes HRMIS në sistemin e thesarit.

Pavarësisht angazhimit të përbashkët midis Ministrit të Shtetit për Inovacionin dhe Administratën Publike dhe Ministrit të Financave - shprehur në Udhëzimin nr. 4, datë 13/12/2016 - për të hartuar listë pagesat në HRMIS duke filluar nga 1 Marsi 2017, institucionet ende vazhdojnë të hartojnë dhe dorëzojnë në thesar borderotë mujore në Excel, duke cenuar ecurinë e implementimit të borderosë në sistemin HRMIS.

Departamenti i Administratës Publike nuk ka ndërmarrë hapa në drejtim të ndërveprimit me bazën e të dhënave të Drejtorisë e Përgjithshme të Tatimeve pranë Ministrisë së Financave dhe Fondit të Sigurimit të Detyrueshëm të Kujdesit Shëndetësor (ose siç shprehet ndryshe në VKM nr. 117 Instituti i Sigurimeve Shëndetësore). Ndërveprimi me bazën e të dhënave të Institutit të Sigurimeve Shoqërore nuk është realizuar, për arsye se ai nuk ka qenë në dijeni për përfshirjen në VKM nr. 117, si edhe për rolin e tij në procesin e implementimit të HRMIS. Mos përfshirja e institucioneve të ngarkuara me përgjegjësi për ndërveprimin me HRMIS cenon efektivitetin e realizimit të gjithë këtij procesi.

Departamenti i Administratës Publike ka hedhur manualisht të dhëna të legjislacionit specifik që lidhen me gjenerimin e pagave për të përshpejtuar procesin e implementimit të HRMIS, pa përfshirë në kohën e duhur institucionet përgjegjëse për këto veprime. Ministria e Arsimit dhe Sportit, Ministria e Drejtësisë,

73


Ministria e Punëve të Brendshme, Ministria e Punëve të Jashtme dhe Sigurimet e Kujdesit Shëndetësor nuk kanë hedhur vetë në HRMIS të dhënat e legjislacionit specifik duke mos pasur mundësinë për të përmbushur detyrimin e tyre që rrjedh nga VKM 117. Mos përfshirja e këtyre institucioneve në kohën e duhur dhe mos hedhja e të dhënave nga vetë institucionet rezulton në një menaxhim jo efiçient të procesit të ndërveprimit.

Departamenti i Administratës Publike ka realizuar aktivitete të paparashikuara nga VKM 117 dhe nga SNRAP, duke realizuar ndërveprimin e HRMIS me portalin unik qeveritar e - Albania dhe me Bazën e të Dhënave së Qendrës Kombëtare të Biznesit në nivel ndërfaqeje, ndërkohë që nuk janë realizuar ndërveprimet parësore.


për evidentimin e hapave në vazhdim për përfundimin e procesit të gjenerimit të borderove mujore sipas udhëzimit nr. 4, datë 13.12.2016.


Departamenti i Administratës Publike të marrë masat e nevojshme që në bashkëpunim me institucionet e përfshira nga VKM nr. 117, të përcaktojë kontributin dhe përgjegjësitë e gjithsecilit lidhur me aktivitetet e mbetura për konkretizimin e ndërveprimit.


Departamenti i Administratës Publike të evidentojë aktivitetet parësore dhe dytësore që duhet të ndërmerren në mënyrë që të konkretizojë më parë në kohë përdorimin e HRMIS si burim planifikimi për pagat dhe pagesat.

Menjëherë

3.2.1 A ka një plan për realizimin e ndërveprimit të sistemit HRMIS me sistemet e tjera?

Gjetje DAP në cilësinë administratorit të vetëm dhe fuqiplotë të HRMIS

nuk ka hartuar një plan veprimit operacional duke përfshirë ndërveprimin me aktivitetet e nevojshme dhe afatet për to.

DAP ka vepruar pa planifikim dhe hap pas hapi për implementimin e ndërveprimit, duke ndërmarrë aktivitete sipas nevojave të momentit dhe pa kërkuar një koordinim më të gjerë dhe gjithëpërfshirës me aktorët e tjerë të përfshirë në këtë proces.

Raportet vjetore të DAP për vitet 2015 dhe 2016 për sa i takon ndërveprimit nuk reflektojnë ecurinë e progresit real të tij.

DAP nuk ka miratuar tregues për të matur ecurinë e progresit të

74


ndërveprimit të HRMIS me sistemet e tjera. DAP nuk ka të specifikuar se si do të masë dhe do të raportojë mbi

nivelin e arritur të ndërveprimit me këto baza të tjera të dhënash dhe sisteme të rëndësishme shtetërore.

Konkluzione Departamenti i Administratës Publike në cilësinë administratorit të

vetëm dhe fuqiplotë të HRMIS nuk ka hartuar një plan veprimit duke përfshirë ndërveprimin me aktivitetet e nevojshme dhe afatet për to me qëllim realizimin e ndërveprimit me Ministrinë e Financave dhe me Institutin e Sigurimeve Shoqërore. Ai ka vepruar pa planifikim, duke ndërmarrë aktivitete sipas nevojave të momentit dhe pa kërkuar një koordinim më të gjerë dhe gjithëpërfshirës me aktorët e tjerë të përfshirë në këtë proces.

Raportet vjetore të DAP për vitet 2015 dhe 2016 për sa i takon ndërveprimit nuk reflektojnë ecurinë e progresit real të tij, për arsye se DAP nuk ka miratuar tregues për të matur ecurinë e progresit të ndërveprimit të HRMIS me sistemet e tjera. Gjithashtu nuk specifikohet se si ky institucion do të masë dhe do të raportojë mbi nivelin e arritur të ndërveprimit me këto baza të tjera dhe sisteme të rëndësishme shtetërore.


nevojshme për të evidentuar hapat dhe aktivitetet e mbetura, me qëllim hartimin e një plani veprimi gjithëpërfshirës, realist dhe specifik për ndërveprimin.

Menjëherë Departamenti i Administratës Publike të përcaktojë treguesit e

përshtatshëm dhe të matshëm që të reflektojnë shkallën reale të progresit të ndërveprimit me sistemet e tjera.

Menjëherë

3.2.2 Cilët janë faktorët që pengojnë realizimin e ndërveprimit të sistemeve?

Gjetje Në kushtet aktuale, procesi i ndërveprimit të sistemit HRMIS me

sistemin e thesarit është i pezulluar, pasi Ministria e Financave në kuadër të IPS 2 ka përfunduar procedurat e prokurimit të sistemit AFMIS (Albanian Financial Management Information System), i cili do të zëvendësojë SIFQ.

Në Aide Memoire – in e Bankës Botërore për Vizitën Mbështetëse të Zbatimit të IPS 2, zhvilluar në 24 - 28 Tetor 2016 - “Mbështetja për ngritjen e kapaciteteve për zbatimin e Sistemit të Planifikimit të Integruar (SPI 2)” – theksohet se aktivitetet kanë qenë të ngadalta që nga vizita e prillit 2016.

75


o Hapi i parë i ndërveprimit të sistemeve HRMIS me Thesarin ende nuk ka filluar.

o DAP duhej të paraqiste një plan të rishikuar në nëntor 2016 për të sqaruar hapat e ardhshëm për përdorimin operativ të sistemeve dhe ndërfaqes së Thesarit.

o Banka Botërore sugjeron, me qëllim përmirësimin e performancës të implementimit, miratimi i akteve ligjore ose nënligjore përkatëse që lidhen me AFMIS, HRMIS dhe sisteme të tjera për të siguruar përdorimin e detyrueshëm të këtyre platformave dhe për të shmangur sistemet paralele.

DAP dhe institucionet përdoruese të HRMIS nuk mund të tërheqin në mënyrë elektronike informacione lidhur me vjetërsinë në punë të nëpunësve civil nga databaza e ISSH.

o Instituti i Sigurimeve Shoqërore nuk disponon të dhëna elektronike të përdorshme të vjetërsisë në punë të të punësuarve në shkallë vendi për periudhën përpara vitit 2012.

o Të dhënat e sigurimeve shoqërore për vitet e mëparshme janë dixhitalizuar në pjesën më të madhe të tyre, por ende nuk janë të disponueshme për përdorim.

o Të dhënat lidhur me vjetërsinë në punë të nëpunësve civil, në fazën aktuale të mbushjes me informacion të sistemit nga institucionet përdoruese janë kryer manualisht nga personat përgjegjës për llogarinë e përdoruesit të HRMIS në sistemet përkatëse.

o Instituti i Sigurimeve Shoqërore merr përmes Drejtorisë së Përgjithshme të Tatimeve, pranë Ministrisë së Financave të dhënat lidhur me kontributet e punonjësve të shërbimit civil nëpërmjet formularit E – SIG 25, i cili plotësohet on line nga institucionet çdo muaj.

Instituti i Sigurimeve Shoqërore nuk kishte dijeni për përfshirjen në procesin e implementimit të HRMIS përmes VKM 117 dhe mënyrën se si duhet të kontribuonte në këtë ndërveprim.

ISSH nuk ka hartuar apo edhe diskutuar mundësinë e një plani për ndërveprim midis sistemit të tij dhe sistemit HRMIS, si dhe nuk është përfshirë në takimet e zhvilluar midis DAP dhe Ministrisë së Financave për të diskutuar mbi këtë tematikë.

Konkluzione Procesi i ndërveprimit i sistemit HRMIS me thesarin është i

pezulluar, pasi Ministria e Financave në kuadër të IPS 2 ka përfunduar procedurat e prokurimit të sistemit AFMIS (Albanian Financial Management Information System), i cili do të zëvendësojë SIFQ (sistemin informatik financiar të qeverisë). Implementimi i tij fillon në muajt në vazhdim dhe ende nuk janë përcaktuar bashkërisht përgjegjësitë dhe aktivitetet e gjithsecilit

76


për të përfunduar procesin, pavarësisht gatishmërisë së shprehur nga të dy institucionet.

VKM 117 nuk përcakton qartë rolin dhe mënyrën se si Instituti i Sigurimeve Shoqërore duhet të kontribuojë në procesin e ndërveprimit, çka evidenton mungesën e konsultimit me aktorët kryesorë duke nisur që nga momenti fillestar i hartimit dhe miratimit të legjislacionit.

Instituti i Sigurimeve Shoqërore nuk disponon të dhëna elektronike të përdorshme të vjetërsisë në punë të të punësuarve në shkallë vendi për periudhën përpara vitit 2012. Të dhënat për vitet e mëparshme janë dixhitalizuar në pjesën më të madhe të tyre, por ende nuk janë të disponueshme për përdorim. Të dhënat lidhur me vjetërsinë në punë të nëpunësve civil, të cilat duhet të tërhiqen nga databaza e të dhënave të ISSH nuk mund të kryen veçse manualisht nga personat përgjegjës për llogarinë e përdoruesit të HRMIS në institucionet përkatëse.

Instituti i Sigurimeve Shoqërore merr përmes Drejtorisë së Përgjithshme të Tatimeve, pranë Ministrisë së Financave të dhënat lidhur me kontributet e punonjësve të shërbimit civil nëpërmjet formularit E – SIG 25, i cili plotësohet on line nga institucionet çdo muaj.

Rekomandime Departamenti i Administratës Publike, Ministria e Financave dhe

Instituti i Sigurimeve Shoqërore të bashkëpunojnë për të evidentuar dhe përcaktuar bashkërisht përgjegjësitë dhe aktivitetet reciproke me qëllim përfundimin me sukses të procesit të ndërveprimit.

Në vijimësi Departamenti i Administratës Publike, në cilësinë e administratorit

të vetëm dhe fuqiplotë të HRMIS, si dhe institucionit përgjegjës për propozimin e akteve ligjore dhe nënligjore për shërbimin civil, të shohë hapësirat për përmirësime të mundshme në legjislacion me qëllim përcaktimin e qartë të roleve dhe përgjegjësive konkrete të të gjitha institucioneve të përfshira në ndërveprimin me HRMIS.


77


4.2 Anekse

ANEKSI 1: Pyetësori për përdoruesit e Sistemit HRMIS

KONTROLLI I LARTË I SHTETITDEPARTAMENTI I AUDITIMIT TË PERFORMANCËS

PYETËSOR PËR PËRDORUESIT E SISTEMIT HRMIS

Institucioni _________________________________ Data __________________

Pozicioni i plotësuesit ________________________________________________

Ky pyetësor është hartuar në zbatim të Programi i Auditimit “Performanca e Departamentit të Administratës Publike”, nr. prot. 69/7, datë 03.04.2017, miratuar nga Kryetari i Kontrollit të Lartë të Shtetit. Institucioni juaj ftohet të plotësojë këtë pyetësor duke ndjekur udhëzimet si vijon.

Udh ë zime p ë r plot ë simin e pyet ë sorit Pyetësori do të dërgohet përmes postës elektronike zyrtare.

1. Kontrolli i Lartë i Shtetit do të ruajë anonimatin e personit këtë pyetësor. Rezultatet e pyetësorit do te pasqyrohen sipas llojeve të institucioneve dhe jo individualisht.

2. Ky pyetësor është hartuar për institucionet e administratës shtetërore, institucionet e pavarura dhe njësitë e qeverisjes vendore.

3. Sugjerohet plotësimi i tij nga personi përgjegjës i Institucionit Tuaj për hedhjen e të dhënave në sistemin HRMIS.

4. Jeni te lutur të plotësoni këtë pyetësor brenda dat ës 24.05.2017 dhe ta dërgoni atë në një nga emailet si vijon: [email protected]; [email protected],

78


[email protected]. Për çfarëdo paqartësi apo sqarim gjatë plotësimit të tij

mund të kontaktoni adresat e mësipërme të emailit.

A. Situata Aktuale e Plotësimit të Sistemit HRMIS nga Institucioni Juaj (viti 2017)

1. A e keni dërguar strukturën organizative aktuale pranë Departamentit të Administratës Publike? (përzgjidh përgjigjen)

- Po- Jo

2. A është hedhur struktura aktuale e institucionit tuaj në HRMIS nga Departamenti i Administratës Publike? (përzgjidh përgjigjen)

- Po- Jo

3. Cili është numri total i pozicioneve të strukturës organizative të institucionit tuaj? (përdorni maksimalisht 100 – 200 fjalë)

.

4. Sa pozicione të strukturës janë plotësuar nga institucioni juaj? (përdorni maksimalisht 100 – 200 fjalë)

5. A i keni plotësuar të gjitha fushat për secilin pozicion? (përzgjidh përgjigjen)

- Po- Jo

6. Cilat nga fushat e mëposhtme keni plotësuar? (përzgjidhni fushat që keni plotësuar)

79


- Gjeneralitetet - Edukimi - Kualifikimi

- Gjuhë të Huaj - Masa Disiplinore - Dokumente

- Përvoja në punë - Vlerësimi - Statusin e nëpunësit civil

- Të gjitha fushat

- të tjera (specifiko cilat) ______________________________________________

B. Problematika të hasura gjatë plotësimit me të dhëna të sistemit HRMIS

7. A keni hasur vështirësi gjatë plotësimit me të dhëna të HRMIS?

8. A jeni trajnuar për përdorimin e sistemit HRMIS?

- Po

- Jo

9. A gjykoni se njohuritë e përfituara nga trajnimi kanë qenë të mjaftueshme për të punuar me sistemin HRMIS? (gjykimi nga 1 në 5 ku 1 do të thotë trajnimi nuk ka qenë aspak i mjaftueshëm dhe 5 plotësisht i mjaftueshëm)

1 2 3 4 5

Aspak Plotësisht

10. Çilat kanë qenë aspektet e përdorimit të sistemit që nuk janë prekur nga trajnimi? (përdorni maksimalisht 100 – 200 fjalë)

80


11. Deri në çfarë mase ndiheni i sigurt në përdorimin e të gjithave funksioneve të sistemit HRMIS? (gjykimi nga 1 në 5, ku 1 do të thotë aspak i sigurt dhe 5 shumë i sigurt)

1 2 3 4 5

Aspak Shumë

12. A e keni kontaktuar Departamentin e Administratës Publike për asistencë gjatë hedhjes së të dhënave në HRMIS? (përzgjidh përgjigjen)

- Po disa herë

- Jo asnjëherë

13. Cilat kanë qenë shqetësimet e ndeshura më shpesh nga institucioni juaj gjatë komunikimeve me Departamentin e Administratës Publike?

14. Si e vlerësoni gatishmërinë dhe reagimin e Departamentit të Administratës Publike ndaj kërkesave tuaja për asistencë? (gjykimi nga 1 në 5, ku 1 do të thotë vlerësim negativ dhe 5 vlerësim pozitiv)

1 2 3 4 5

Negativ Pozitiv

15. A jeni i kënaqur me cilësinë e përgjigjeve dhe zgjedhjeve të ofruara nga Departamenti i Administratës Publike? (gjykimi nga 1 në 5, ku 1 do të thotë aspak i kënaqur dhe 5 shumë i kënaqur)

1 2 3 4 5

Aspak i kënaqur Shumë i kënaqur

16. A ka pasur problematika të ndeshura nga institucioni juaj për të cilat Departamenti i Administratës Publike nuk ka ofruar zgjidhje? (përdorni maksimalisht 100 – 200 fjalë)

81


17. A i është përgjigjur Departamenti i Administratës Publike kërkesave tuaja në kohë? (gjykimi nga 1 në 5, ku 1 do të jo në kohë dhe 5 plotësisht në kohë)

1 2 3 4 5

Jo në kohë Plotësisht në kohë

18. A keni komente të tjera lidhur me eksperiencën tuaj si përdorues i sistemit HRMIS?

82


ANEKSI 2: Pyetësor për Ministrinë e Financave


Tiranë më, 12/05/2017

Lënda: Pyetje mbi sistemin HRMIS

Drejtuar: Z. Lavdërim SahitajDrejtor i Përgjithshëm i ThesaritMinistria e Financave

TIRANË

I nderuar z. Drejtor

Bashkëlidhur kësaj shkrese gjeni një listë pyetjesh për të cilën na nevojiten përgjigjet tuaja me shkrim ditën e enjte datë 18.05.2017. Gjithashtu kërkojmë një takim me ju për të diskutuar lidhur me këto pyetje ditën e enjte ora 11:00.

Ju lutemi mbështesni përgjigjet tuaja me dokumentet përkatëse.

Pyetjet:1. A ka një plan për ndërveprimin e HRMIS me sistemin e thesarit?2. Në çfarë mënyre është përfshirë Ministria e Financave në këtë proces ndërveprimi? 3. A i ka HRMIS te gjitha karakteristikat teknike të nevojshme për të ndërvepruar me sistemin tuaj?4. A keni zhvilluar takime të përbashkëta me palët e përfshira në proces?5. A janë analizuar apo diskutuar hapat dhe vështirësitë që lindin nga ndërveprimit i sistemeve?6. Çfarë hapash ka marrë Ministria e Financave për realizimin e këtij ndërveprimi?

Në përputhje me dispozitat e ligjit nr. 154/2014 ‘‘Për Kontrollin e Lartë të Shtetit’’, do të kërkonim nga ana Juaj bashkëpunimin maksimal me qëllim realizimin me sukses të këtij misioni auditimi në përfitim të punës së gjithsecilit.

Për çdo paqartësi mund të na kontaktoni personalisht, ose me anë të adresave e-mail: [email protected], [email protected], [email protected].

83





Duke Ju falënderuar paraprakisht për bashkëpunimin.

Grupi i Auditimit

Xhuljeta ÇelajKrisi AnastasErmira Vojka

84


ANEKSI 3: Pyetësor për Institutin e Sigurimeve Shoqërore


Tiranë më, 12/05/2017Lënda: Pyetje mbi sistemin HRMIS

Drejtuar: Z. Astrit HadoDrejtor i Përgjithshëm i ISSH

TIRANË


Bashkëlidhur kësaj shkrese gjeni një listë pyetjesh për të cilën na nevojiten përgjigjet tuaja me shkrim ditën e mërkurë date 17.05.2017.


Pyetjet:

1. A ka një plan për ndërveprimin e HRMIS me sistemin tuaj IT?2. Në çfarë mënyre është përfshirë ISSH në këtë proces ndërveprimi? 3. A është trajnuar stafi përkatës i ISSH lidhur me karakteristikat e HRMIS sa i takon ndërveprimit me sistemin tuaj?4. A keni zhvilluar takime të përbashkëta me palët e përfshira në proces?5. A janë analizuar apo diskutuar hapat dhe vështirësitë që lindin nga ndërveprimit i sistemeve?6. Çfarë hapash ka marrë ISSH për realizimin e këtij ndërveprimi?




85





Grupi i Auditimit


86


ANEKSI 4: Pyetësor për Departamentin e Administratës Publike


Tiranë më, 12/05/2017

Lënda: Pyetje mbi sistemin HRMIS

Drejtuar: Z. Ened Kërcini

Drejtor IT pranë DAPTIRANË


Bashkëlidhur kësaj shkrese gjeni një listë pyetjesh për të cilën na nevojiten përgjigjet tuaja me shkrim ditën e mërkurë datë 17.05.2017. Gjithashtu kërkojmë një takim për të diskutuar verbalisht pyetjet e mëposhtme ditën e hënë ora 11:00.


Pyetjet:

1. A ka një plan për implementimin e HRMIS dhe për ndërveprimin me sistemet e tjera?2. A ka politika dhe plane për vazhdueshmërinë e HRMIS? 3. A ka procedura të miratuara për të udhëhequr operacionet e sistemit?4. A ka një sistem të organizuar për të analizuar dhe menaxhuar kërkesat e përdoruesve të HRMIS nga ana juaj?5. A keni një strukturë për garantimin e cilësisë dhe procedura për këtë qëllim?6. Si dhe nga kush kryhet monitorimi i progresit të implementimit të sistemit?7. A jeni audituar ndonjëherë nga AKSHI?8. Çfarë masash janë miratuar për të garantuar sigurinë e sistemit?9. Në çfarë faze ka arritur implementimi i HRMIS dhe ndërveprimi me sistemet e tjera?10. A ka një afat të përcaktuar për popullimin me të dhëna dhe integrimin me sistemet e tjera?

87


11. A janë të përcaktuara kriteret minimale (fushat brenda HRMIS) të nevojshme për të proceduar me gjenerimin e pagës përmes sistemit HRMIS?12. Çfarë etapash janë përfunduar për realizimin e ndërveprimit me sistemet e tjera dhe cilat etapa mbeten për tu realizuar?13. Çfarë marrëdhëniesh keni me Bankën Botërore si financues i sistemit dhe a dorëzoni raporte tek ajo?




Grupi i Auditimit


88





5. Grupi i punës dhe përgjegjësitë hierarkike

1. Xhuljeta Çelaj, Audituese e Lartë, Përgjegjëse e grupit të auditimit,2. Krisi Anastas, Auditues i Dytë, anëtar,3. Ermira Vojka, Audituese e Parë, anëtare.

Auditim i pilotuar në kuadër të Projektit IPA me auditues të SAI-t Holandez.

DREJTOR I DEPARTAMENTIT

RINALD MUÇA

89


· Web viewështë institucioni publik përgjegjës për menaxhimin dhe implementimin e shërbimit...

Documents

Transcript of · Web viewështë institucioni publik përgjegjës për menaxhimin dhe implementimin e shërbimit...