Архіви у сучасному форматі

Про компанію

. MMI Group – перший системний ІТ-ІННОВАТОР, який пропонує та впроваджує найкращі світові ІТ-рішення з урахуванням галузевих, локальних та бізнес особливостей.

. Місія:

. Система менеджменту якості MMI Group відповідає вимогам міжнародного стандарту ISO 9001.

Використовуючи кращий світовий досвід, ми застосовуємо інноваційний підхід, який

забезпечує нашим Клієнтам вихід на якісно новий рівень ведення бізнесу.

Концепції

. Володіючи глибоким досвідом та високим професіоналізмом, ММI Group пропонує ІННОВАЦІЙНІ КОНЦЕПЦІЇ РОЗВИТКУ за допомогою ІТ-технологій:

. Системи управління документами та іншими типами контенту, їх зберігання, обробка і доставка в масштабах підприємства

. Система виявлення та захисту від кіберзагроз нового покоління

. Крос-платформна архітектура у вигляді аналітичних систем обробки структурованих та неструктурованих даних

. Корпоративні комунікаційні платформи

. Хмарні сервіси та оптимізація ліцензійних моделей корпоративного ПЗ

. ІТ право та захист прав інтелектуальної власності

Рішення та послуги з оцифрування і створення Інформаційних ресурсів

Електронні архіви

Доступність архіву 8 годин

З оригіналом

документу може працювати лише

одна людина

Неструктурована інформація

Втрата властивостей

оригіналу документу з часом

Пошук триває годинами/днями

Оперативний пошук

2 хв

Доступність

архіву 24Н

Безліч користува

чів можуть

працювати з одним

і тим самим

документом

Структурованаінформація

Збереження

ідентичності

документу

незалежно від часу

∙Впровадження такої системи дозволить організувати роботу з архівними документами, переведення їх в електронний вигляд та створення на їх основі пошукових баз даних до архівного фонду в повсякденних та кризових ситуаціях, які забезпечать ефективну роботу та допоможуть структурувати інформацію, незалежно від того, текстові це документи, мультимедіа або графіка; договори про постачання/користування електричною енергією, первинна фінансова, а також технічна та проектна документація.

Електронний архів

Експертиза архіву

Сканування документів

Виділення ключових слів документа

Поставка системи

Електронного архіву

Створення Центрів

оцифровки

Повний цикл рішень у сфері створення електронних архівів

. Інвентаризація накопичених документів

. Фізична схоронність цінного або часто затребуваного паперового оригіналу

. Впровадження IT -технологій в архівну сферу

. Для територіально розподілених офісів (філій) створення централізованого

сховища архівних документів

. Оперативне надання відповідей на запити населення, видачу довідок, звітів

для вищестоящих інстанцій

. Підвищення рівня якості прийняття рішень

. Скорочення витрат на обслуговування паперового архіву (оренда площі, час

на пошук документа, штат співробітників)

. Зниження залежності від «людського фактора» при доступі до архівних

матеріалів

. Використання ЕА як нематеріального активу при продажу підприємства ,

злиттях і поглинаннях

Цілі створення Електронного архіву

Керівник

● економія коштів ● спадкоємність, передача накопиченого досвіду; ● виняток загрози витоку інформації; ● отримання об'єктивних даних для

перспективного планування.

Інженер, технолог, конструктор, проектувальник

● швидкий доступ до інформації ● збільшення продуктивності роботи

Кадровое управління● оперативна обробка запитів про персоналії,

пільги

Співробітники віддалених підрозділів і філій

● доступ до актуалізованих документів; ● скорочення витрат на транспортування,

пересилання, створення копій паперових документів.

Співробітник архіву

● збереження паперових оригіналів; ● зниження трудовитрат на пошук і підбір

необхідних документів.

Завдання, які вирішує Електронний архів

Локальні користувачі

Дистанційні користувачі

Потокове введення

Поточне введення

Централізований електронний

архів

Сервер бази даних

Файл-сервер

Програмний продукт

Наповнення системи

Web-клієнт

Архітектура рішення

• модульне побудова системи;

• широта використовуваних СУБД: Mysql, Oracle, Firebird, SQLight;

• кросплатформеність.

Універсальність:

Web-орієнтовність:

. доступ до інформації територіально розподілених філій підприємства.

. Забезпечення можливості подальшого розвитку системи шляхом нарощування кількості технічних і програмних засобів без зміни загальної інформаційної інфраструктури ЕА

Масштабованість:

Переваги системи

. за атрибутами

. за категорiями;

. за період;

. по складеному фільтру (кілька критеріїв одночасно)

Пошук:

Формування звітів, статистика Друк. Відправка по електронній пошті Вивантаження в word, Exсel, xml

Додавання даних Редагування/Видалення

Можливості для користувачів

Інтерфейс користувача: Вікно пошуку

Етапи створення електронного архіву

1. Виконання пілотного проекту

2. Організація виробничої дільниці на території

Замовника;

3. Підготовка фонду першоджерел до оцифрування:

• відбір документів і матеріалів,

• зшивання, розшивання,

• реставрація.

4. Оцифрування на промислових сканерах з урахуванням

формату і якості матеріалів;

5. Обов'язкова перевірка відсканованого матеріалу;

6. Введення ідентифікаційних ознак відповідно до

технічного завдання;

7. Створення електронного каталогу: систематизація

цифрових копій;

8. Завантаження електронного каталогу в наявну

систему (за наявності);

9. Cтворення пошукової системи і веб-інтерфейсу.

Складові вартості проекту

Вартість проекту визначається такими параметрами:

. матеріал першоджерела (папір, калька, мікрофіша тощо);

. формат;

. ветхість;

. можливість розшивки / зшивання / реставрації;

. технологічно необхідним методом сканування;

. потрібним дозволом сканування;

. необхідністю додаткової обробки образів;

. можливістю автоматичного розпізнавання тексту в документі,

. необхідністю застосування ручного введення даних;

. кількістю полів індексації;

. загальною кількістю документів;

. необхідністю розробки програмного забезпечення ЕА.

. Організація виробничого процесу оцифровки архівних документів великих

обсягів (від 1 млн. сторінок) об'єднанням автоматичних + напівавтоматичних

+ ручних засобів обробки інформації, як наслідок, висока швидкість

оцифровки з високою якістю кінцевого продукту (від 100 тисяч сторінок на

місяць).

. Одночасний запуск декількох технологічних процесів для документів різної

якості, форматів, зшитих / розшитих (робота кількома технологічними

лініями).

. Створення аналітичних БД для рукописних документів / документів з

рукописними ідентифікаційними ознаками / документів, оброблюваних за

різними правилами / документів з плаваючими ідентифікаційними ознаками.

. Оцифровка у відповідності з ГОСТами, нормативними документами

(бібліографічний, інструкції з обліку та зберігання музейних фондів, облік і

зберігання конструкторської документації).

Унікальність

. У держустановах, в комерційному секторі, в державних архівах, в установах культури:

. Більше 120 проектів в Україні

. 1,4 млн. сторінок книг

. 3 млн. сторінок документів

. 2,75 млн. карт каталогів і картотек

. 48800 записів музейних інвентарних книг

. 9800 фотодокументів

. 5430 негативів на склі, плівці

. Близько 1000 одиниць ізоматеріалів

. 14 віртуальних турів музеями України

Електронні архіви. Виконані проекти в цифрах

Більше ніж 120 проектів в Україні

Технології

. Сертифіковане ПО

. Автоматизована технологія введення даних

. Багаторівневий контроль якості

Персонал

. Сертифіковані фахівці. Мобільні виїзні бригади

. Фахівці з інвентаризації фондів і створення описів

. IТ-фахівці

. Сервіс-інженери по обладнанню

. Технологи

. Оператори оцифровки

. Оператори контролю якості

Обладнання

. Парк спеціалізованих промислових сканерів для будь-яких форматів.

Гарантії якості

Кейси

Замовник: Фонд держмайна України

Задача: Створення страхового фонду архівних справ (1993-1999 рр.)

Виконання роботи:

• оцифровано 200 справ • документи проіндексовані по 5 атрибутам (за датою, по темі, типу, номеру

документа) • встановлена система електронного архіву Folium.

Результат: • скоротився час на пошук інформації з майнових прав • з'явилася можливість одночасної роботи з архівним документом різних служб без

роботи з фізичним документом.

Особливості: • проект багатоетапний, виконується з 2011 р. • аналітика (виявлення теми документа за його змістом) • робота з рукописним і згасаючим машінопечатним текстом.

Архів відомства

Замовник: ДП «Шахтоуправління« Південнодонбаська № 1».

Промислове підприємство, існує з 1973 р. У складі - 3 шахти. Штат співробітників: 3 500-5 000 співробітників.

Задача: Скорочення часу на підготовку довідок по заробітній платі, трудовому стажу, підтвердженню пільг співробітників, що звільнилися. Кількість запитів до архіву - близько 200 щомісяця.

Виконання роботи:

• проведена зшивання / розшивання 2190 справ • оцифровано - 605 000 стр. Документації • встановлена система електронного архіву Folium

Результат: • знижені трудовитрати на пошук і підготовку інформації за запитами в архів у 24 рази• старі документи виведені з обігу

Особливості: • документи періоду 1973-2012 рр., 30% - дуже старі • рукописний і згасаючий машінопечатний текст • робота проводилася у 2 зміни, на місці працювала мобільна бригада

Шахтоуправління. Кадровий архів

Замовник: Компанія по закупівлі та реалізації сільськогосподарської продукції українським та іноземним замовникам. На ринку - 8 років.

Задача: •організація швидкого пошуку комплекту документів по контрагенту. Число контрагентів - близько 600

•забезпечення безпечного зберігання документів фінансового управління

Виконання роботи:

• сканування 108 000 стор документів А4, що знаходяться в папках типу «Корона» • виділення ідентифікаційних ознак документа (номер, дата, тип документа,

контрагент, код ЄДРПОУ) • встановлена система електронного архіву Folium

Результат: • Бухгалтерія підприємства використовує в роботі електронні документи з індивідуальним доступом і фіксацією всіх дій в системі

• паперові документи вивезені з офісу компанії • час на пошук документа скорочено в 8 разів

Особливості: В процесі виконання робіт були виявлені факти відсутності станиць оригіналів договорів, порушення уніфікації назв контрагентів та інші порушення у веденні бухобліку

Агропідприємство. Архів бухгалтерії

Замовник: Торгово-розважальний комплекс в м. Києві. Загальна площа - 70 000 м².

Задача: Забезпечення оперативного доступу технічним службам комплексу до проектної та робочої документації для проведення ремонтно-технічних, будівельних робіт.

Виконання роботи:

• відскановані документи форматів А4 - 3*А0 • створено реєстр проектної документації комплексу

Результат: • цілодобовий доступ до технічної документації оперативним технічним службам • проведена інвентаризація наявної документації • забезпечена схоронність оригіналів документів за рахунок використання їх

електронних копій

Особливості: поділ документів різного формату однієї папки перед скануванням (за типами застосовуваних сканерів) з подальшим їх об'єднанням.

Торгово-розважальний комплекс

Дякуємо!MMI Group

вул. Іллінська, 8, 3-й під’їзд, БЦ «Іллінський» Київ, 04070тел.: +38 (044) 237-70-81

e-mail: info@mmigroup-it.comwww.mmigroup-it.com

ІТ інновації. Рекомендуємо!