DATABASE ANALYSIS & PIVOT TABLE สมทธชย ไชยวงศ (อ.รอง)

smitrong@hotmail.com

หลกสตรนเหมาะส าหรบ • ใหคณเขาใจทวธทถกตองของการจดเกบขอมลใน Excel เพอใชส าหรบ Database รเทคนคตางๆทจะชวยในการจดการขอมลใน Database เพอใหสามารถท างานไดอยางรวดเรว รจกการใชฟเจอรตางๆทจะชวยสราง Report ตามวตถประสงคและผ ทตองการเจาะลกการใชงาน Pivot Table ใหเขาใจอยางลกซง

ลกษณะการออกแบบระบบฐานขอมลในเอกเซล • Column ในแนวตงเรยกวา Field ซงในแตละ Field ใชเกบขอมลเรองเดยวกน เชน ใช Column A เกบขอมลเกยวกบรหสประจ าตว (Id) และใช Column B เกบขอมลเกยวกบชอสนคา (Name)

• Row ในแนวนอนเรยกวา Record หรอ รายการ ซงแตละรายการประกอบดวยเรองทเกยวของกนของรายการหนงๆ เชน รายการแรกประกอบดวย Id : a001, Name : aaa,

และ Amount : 100

ประโยชนจากการออกแบบระบบฐานขอมลในเอกเซล การตดสนใจน า Access หรอ Excel มาใชงานฐานขอมล ไมควรพจารณาแตเพยงวา จะเลอกใช Access หรอ Excel อยางใดอยางหนงดหรอไม หากควรพจารณาจากความเหมาะสมของลกษณะงาน ปรมาณงาน ปรมาณขอมล ความซบซอนของโครงสรางฐานขอมล และความพรอมในแงของบคคลากรนกพฒนาระบบ เพอเลอกใชโปรแกรมใหเหมาะกบกบการพฒนาระบบการจดการฐานขอมลแตละชวง หาทางน า Access และ Excel มาใชงานรวมกนหรอตอเนองกน กลาวค

•Excel ใชกบงานค านวณ สวน Access ใชกบงานเกบขอมล

•Excel ใชกบงานซงยงเปนอย สวน Access ใชกบงานทตายตว

•Excel ใชกบองคกรของผใช สวน Access ใชกบนกพฒนาระบบซงมตวตายตวแทน

การเรยงล าดบขอมล (Sort)

1. คลกในคอลมน (ฟลด) ทตองการจดเรยง เชน จะเรยงตามเงนเดอนพนกงานกคลกตรงฟลด เงนเดอน (ในเซลใดกได)

2. คลกป ม Sort Ascending (เรยงล าดบจากนอยไปหามาก) เพอเรยงขอมลจากนอยไปหามาก คอ ถาเปนฟลดตวเลขกจะเรยง 1, 2 , 3, ... แตถาเปนขอความกจะเรยง A, B,

C, ... ก, ข, ค, ....หรออาจจะคลกป ม Sort Descending (เรยงล าดบจากมากไปหานอย) เพอเรยงขอมลจากมากไปหานอย คอถาเปนฟลดตวเลขกจะเรยง 9, 8, 7, ... แตถาเปนขอความกจะเรยง ฮ, อ, ฬ, ... Z, Y, X, ...

3. ผลการจดเรยงจะปรากฎใหเหนทนท

การเรยงล าดบขอมลแบบงายและแบบซบซอน 1. คลกเมาสภายในลสตทจะเรยงล าดบขอมล

2. เลอกค าสง Data > Sort (ขอมล > เรยงล าดบ)

3. เลอกฟลดแรกทจะจดเรยงจากชอง Sort by

(เรยงล าดบตาม) เชน ต าแหนง

4. คลกป ม Add Level (เพมระดบ) 5. เลอกคอลมนทเรยงเปนอนดบทสอง

การใชเครองมอ การคดกรอง(Filter) 1. คลกเมาสภายในลสตทจะกรองขอมล

2. เลอก Data >Filter (ขอมล > ตวกรอง ) จะมป มลกศรขนทชอฟลดของทก ๆ คอลมน 3. คลกป มลกศร ของฟลดแรกทใชเปนเงอไขในการกรอง จะมขอมลทงหลายทอยในฟลดนน

ปรากฏขน แตเปนรายการแบบยอ คอแสดงเฉพาะคาทไมซ ากนเทานน

การประยกตใชเครองมอการคดกรองกบการค านวณในระบบฐานขอมล

1. คลกเมาสภายในลสตทจะกรองขอมล แลวเลอกค าสง Data > Filter (ขอมล > ตวกรอง )

2. คลกป ม สามเหลยม ของฟลดทเปนเงอนไข (ซงจะตองเปนฟลดตวเลขหรอวนท ) แลวเลอก

• All (ทงหมด) แสดงขอมลทกเรคอรดโดยไมขนกบฟลดน

• Top 10 (10 อนดบแรก) เลอกมาเฉพาะ 10 เรคอรดทมคานอยหรอมากทสด

• Custom (ก าหนดเอง) ใชก าหนดเงอนไขทซบซอนมากขน คอมไดถง 2 เงอนไขตอฟลด และยงเปรยบเทยบแบบ

การสรางรายงานสรป (Subtotals) เพอวเคราะห และจดสรางรายงาน • เรยงขอมลตามลกษณะทตองการ เชน ตองการยอดสรปเกยวกบประเภทสนคา กตองเรยงขอมลดวยขอมลประเภทสนคา , ตองการยอดสรปเกยวกบต าแหนงพนกงาน กตองเรยงขอมลดวยขอมลต าแหนงพนกงาน

• เลอกค าสง Data, Sub-Total จะปรากฏกรอบโตตอบ ดงน • ก าหนดรายการทตองการท ายอดสรป ( At Each Change In)

โดยตองก าหนดตามขอมลรายการทเรยงไวในขอ 1 • ก าหนดลกษณะการหายอดสรป (ผลรวม , จ านวนนบ, คาเฉลย ฯลฯ) ในตวเลอก Use Function

• ก าหนดขอมลทตองการใหสรปยอด ในตวเลอก Add SubTotal To

• เลอก OK กจะปรากฏขอมลใหมเปนรายงานยอดสรปบนจอภาพ

การน าขอมลจากโปรแกรม Access เขามาในโปรแกรม Excel 1. คลกเซลลทคณตองการวางขอมลจากฐานขอมล Access

2. บนแทบ Data ในกลม รบขอมลภายนอก ใหคลก Form Access

3. ในรายการ มองหาใน ใหระบต าแหนงและคลกสองครงฐานขอมล Access ทคณตองการน าเขา

4. ในกลองโตตอบ เลอกตาราง ใหคลกตารางหรอแบบสอบถามทคณตองการน าเขา แลวคลก ตกลง

การน าขอมลจาก Text File เขามาในโปรแกรม Excel 1. คลกเซลลทคณตองการวางขอมลจากฐานขอมล

2. บนแทบ Data ในกลม รบขอมลภายนอก ใหคลก Form Text

3. ในรายการ มองหาใน ใหระบต าแหนงและคลกสองครงฐานขอมล Text ทคณตองการน าเขา 4. ในกลองโตตอบ เลอกตาราง ใหคลกตารางหรอแบบสอบถามทคณตองการน าเขา แลวคลก ตก

ลง

การสงออกขอมลจากโปรแกรม Excel ไปยงPower Point • การ Copy ตารางจาก Excel ไปยง PowerPoint ถาตารางในไฟล Excel มการเปลยนแปลง ตารางทคดลอกมาไวใน PowerPoint จะไมเปลยนตาม เพราะไมไดลงคกนอย เราสามารถก าหนดใหตารางใน PowerPoint ลงคขอมลไปยงตารางหลกใน Excel ได ดงน

1. Copy ตารางใน Excel

2. ใน PowerPoint แทป Home เลอก Paste > Paste Special (PowerPoint 2003 เลอกเมน Edit >

Paste Special)

พนฐานส าหรบการสรางตารางไพวอท • PIVOT TABLE มประโยชนมากส าหรบการวเคราะหขอมลบนแผนงานของ Excel เราสามารถเลอกดขอมลในแงมมตาง ๆ จากใน Sheet ของ Excel โดยการน าขอมลในแผนงานมาไขวกน ชวยใหการวเคราะห เปรยบเทยบดงายขน เชน สมมตวาเรามขอมลเกยวกบ รานทรบสนคาของเราไปจ าหนาย มดงน (ดาวนโหลดไฟลเพอท าตามตวอยางน คลกทน)

• จากขอมลขางบนน เราสามารถจะให Excel วเคราะหขอมล จดรปแบบเสยใหม (โดยใชขอมลชดน) เชน สรปขอมลตามราน และรวมจ านวนสนคาทรบไปจ าหนาย ดงน

• หรออาจจะใหแสดงทงจ านวนทรบไป และรวมเงนทงหมด แยกเปนแตละราน กได ดงน

ประเภทของขอมลทใชในตารางไพวอท

การออกแบบโครงสรางของฟลดทใชในตารางไพวอท • Column ในแนวตงเรยกวา Field ซงในแตละ Field ใชเกบขอมลเรองเดยวกน เชน ใช Column A เกบขอมลเกยวกบรหสประจ าตว (Id) และใช Column B เกบขอมลเกยวกบชอสนคา (Name)

• Row ในแนวนอนเรยกวา Record หรอ รายการ ซงแตละรายการประกอบดวยเรองทเกยวของกนของรายการหนงๆ เชน รายการแรกประกอบดวย Id : a001, Name : aaa,

และ Amount : 100

ลาก Field ทตองการ ลงในชองดานลาง เพอจดเรยงขอมลใหม

การจบกลม

การค านวณและวธการก าหนดฟงกชนภายในตารางไพวอท

Calculated item

Calculated Field

การปรบเปลยนรปแบบและฟลด

การปรบเปลยนฟลด

การเปลยนรปแบบของรายงาน

การจดรปแบบของรายงานโดยใชรปแบบอตโนมต (AutoFormat)

การลบตารางไพวอท

การสรางชารทเพอสรปขอมลของตารางไพวอท

PivotChart

PivotChart

Slicer

Slicer

วธการน าเสนอ PivotTable และ PivotChart บนโปรแกรม PowerPoint Category Beverages

Sum of Quantity Column Labels

Row Labels 1996 1997 1998

Chai 125 304 399

Chang 226 435 396

Chartreuse verte 266 283 244

Côte de Blaye 140 223 260

Guaraná Fantástica 158 421 546

Ipoh Coffee 136 258 186

Lakkalikööri 146 447 388

Laughing Lumberjack Lager 5 65 114

Outback Lager 156 413 248

Rhönbräu Klosterbier 120 630 405

Sasquatch Ale 90 171 245

Steeleye Stout 274 346 263

0

100

200

300

400

500

600

700

1996

1997

1998

ปญหาและการแกไข

ปญหา • ขอมลตองเตม

•แกไขไมแกไขดวย

• เพมไมเพมดวย

เทคนคการท า OFFSET เพอแกปญหาจ านวนขอมลทไมเตม

การแกปญหาจ านวนขอมลทแกไขหรอเพม

การเปลยนแปลงขอมลบน PivotTable ดวยค าสง Macro แบบอตโนมต •Private Sub Worksheet_Activate()

ActiveSheet.PivotTables("PivotTableName").PivotCache.Refresh

•End Sub

การแกปญหาจ านวนขอมลทเพมแบบอตโนมต