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CENTRE NATIONAL D'ETUDES SPATIALES
D:\Utilisateurs\etiennejp\Documents\GDOC_4302_Freeware\GDOC-MU-0-010-CN_15_00-reluJP-modifacceptees.doc - 24/11/14 16:11
18 AV. E.BELIN 31401 TOULOUSE CEDEX 9, TEL. +33 5-61-27-31-31 Tél. 05 61 27 31 31
GDOC
CENTRE NATIONAL D'ETUDES SPATIALES
Direction des Systèmes d'Information
Sous-direction "Support et Développements"
Service "Produits et Logiciels" GDOC-MU-0-010-CN
Edition : 15 Date : 06/10/2014
Révision : 00 Date : 06/10/2014
Réf. : Intentionnellement vide MT : X Code diffusion : E
MANUEL D'UTILISATION
DU MODELE GDOC
Rédigé par :
BONNET Laurent DSI/SD /PL (SOPRA)
le :
Validé par :
DRAPE Julien DSI/SD /PL (SOPRA)
le :
Pour application :
RAULIN Desi DSI/DV /PL
le :
C N E S GDOC-MU-0-010-CN
GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014
Rév. : 00 Date : 06/10/2014
Référence : Intentionnellement vide Page : i.2
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BORDEREAU D'INDEXATION
CONFIDENTIALITE :
P
MOTS CLES : GDOC, Manuel d'Utilisation
TITRE DU DOCUMENT :
Manuel d'Utilisation
du modèle GDOC
AUTEUR(S) :
BONNET Laurent DSI/SD /PL (SOPRA)
Avec la contribution de Cécile BOULAY (EKIS pour DCT/AQ/GP)
RESUME : Ce document constitue le manuel d'utilisation des modèles GDOC
DOCUMENTS RATTACHES : Ce document vit seul. LOCALISATION :
VOLUME : 1 NBRE TOTAL DE PAGES : 180
DONT PAGES LIMINAIRES : 12
NBRE DE PAGES SUPPL. : 0
DOCUMENT COMPOSITE : N
LANGUE : FR
GESTION DE CONF. : NG RESP. GEST. CONF. :
CAUSE D'EVOLUTION : Version 4.3.1.1
Ajout des chemins relatifs à Word 2010
CONTRAT : Néant
SYSTEME HOTE :
C N E S GDOC-MU-0-010-CN
GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014
Rév. : 00 Date : 06/10/2014
Référence : Intentionnellement vide Page : i.3
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DIFFUSION INTERNE
Nom Sigle Bpi Observations
WARROT Thierry DCT/SB /MP 2527
RAULIN Desi DSI/DV /PL 3511
DIFFUSION EXTERNE
Nom Sigle Observations
Les utilisateurs
BOULAY Cecile DCT/AQ /GP (EKIS) (Cecile.Boulay@cnes.fr)
C N E S GDOC-MU-0-010-CN
GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014
Rév. : 00 Date : 06/10/2014
Référence : Intentionnellement vide Page : i.4
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MODIFICATION
Ed. Rév. Date Référence, Auteur(s), Causes d’évolution
15 00 06/10/2014 Intentionnellement vide
BONNET Laurent DSI/SD /PL (SOPRA)
Version 4.3.1.1
Ajout des chemins relatifs à Word 2010
14 00 30/07/2014 Intentionnellement vide
BONNET Laurent
Version 4.3.1.1
Précision sur les champs obligatoires lors de l'ajout de personnes à une base projet
13 00 27/02/2014 Intentionnellement vide
BONNET Laurent
Version 4.3.1.0
Date de déclassification
12 00 12/12/2013 Intentionnellement vide
WARROT Thierry DSI/SD/PL
BONNET Laurent SOPR
Version 4.3.0.2
Modifications sur les tampons, Tableau Word => Excel, DR/DA avec date vide (+ corrections)
11 00 16/10/2011 Intentionnellement vide
WARROT Thierry DSI/SD/PL
Version 4.3.0.0
Astuces (Word, Complétion automatique, Stabilo avec ré-import, Bloc-note GDOC, Punaise automatique, ...)
10 00 05/11/2008 Intentionnellement vide
WARROT Thierry DSI/SD/PL
FUENTES Caroline DSI/SD /PL
Version 4.2.2.2
Nomadisme des bases projet, Etat des DA/DR, Segmentation NOM/Prénom, Auto-complétion, Organisateur d'import, Web Service Baghera...
09 01 22/06/2008 Intentionnellement vide
WARROT Thierry DSI/SD/PL
Corrections 4.2.0.3
Ajout des fonctions de Nomadisme §5.5
09 00 18/10/2007 Intentionnellement vide
WARROT Thierry DSI/SD/PL
LOPEZ-RUFIAN Adrian ASTEK SO
Passage 4.2.0.2
-Mise en place du tutorial FLASH
-Gestion des logos dans la base de données
C N E S GDOC-MU-0-010-CN
GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014
Rév. : 00 Date : 06/10/2014
Référence : Intentionnellement vide Page : i.5
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- Afficher les filigranes "Confidentiel CNES", "Diffusion restreinte", "Confidentiel Défense"... sur toutes les pages.
- Extensibilité du tableau récapitulatif des actions
- Boîte de Dialogue d'insertion d'un nom prénom et sigle
- Pouvoir customiser l'apparence des actions dans les Compte-rendu de Réunion
- Améliorer l'ergonomie du mécanisme de diffusion par Email
- URL vers les DA/DR
- Gérer l'Adresse des Entité
- Nouvelle gestion des envois de mails
- Imprimer en Noir et Blanc ou Couleur
- Couplage a l'annuaire d'entreprise par Web Services (REST POX)
- Pouvoir mettre à jour la base des DA/DR à partir d'un datapackage.xml ou d'un .zip (éventuellement fourni par un WS)
08 07 27/09/2006 Intentionnellement vide
WARROT Thierry DSI/SD/PL
FOURNY Laurent ASTEK SO POUR DSI/SD/PL
LOPEZ-RUFIAN Adrian ASTEK SO POUR DSI/SD/PL
Passage 4.1.8
-Espace d'hebergement des bases, global entreprise
-Verrouillage des pages liminaires
-Info-bulles sur acronymes du glossaire
-Exigences ###DELETED###
-Diffusion par Email
-Datapackage ecss_m_50b a contenus multiples
-Compatibilite Office 2007 (beta 2)
08 06 29/06/2006 Intentionnellement vide
FOURNY Laurent ASTEK SO
LOPEZ-RUFIAN Adrian ASTEK SO
Passage 4.1.7
Implémentation de la protection contre la corruption
Implémentation de l'import d'exigences depuis Excel
08 05 21/03/2006 Intentionnellement vide
FOURNY Laurent lfourny@astek.fr
Précision sur l'utilisation du fichier GDOC.INI.
Ajout FAQ Modèle et Langue anglaise
Ajout Export ECSS M50 B
Nouvelles IHM
Ajout du mode de travail NOMADE
08 03 28/11/2005 -A définir-
FOURNY Laurent ASTEK SO
Prise en compte de remarques de lecture de C. DUPUY, F. MANON et T. WARROT de octobre 2005
08 02 23/11/2005 -A définir-
FOURNY Laurent ASTEK SO
Ajout d'un paragraphe pour présenter le JE et la technique de changement de
C N E S GDOC-MU-0-010-CN
GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014
Rév. : 00 Date : 06/10/2014
Référence : Intentionnellement vide Page : i.6
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modèle, mise à jour de la FAQ
08 01 26/10/2005 -A définir-
ABOAF Alexandra ASTEK SO
FOURNY Laurent ASTEK SO
Ajout d'un paragraphe pour présenter le CRR et la NT
08 00 06/10/2005 -A définir-
ABOAF Alexandra ASTEK SO
FOURNY Laurent ASTEK SO
Version 4.1 du modèle GDOC
07 00 02/09/2003 DTS/MID/VM/MN 2003.79
CHARLOT P. DTS/MID/ICM/EP
Version 3.1.8 du modèle GDOC
06 00 19/08/2002 DTS/MID/ICM/EP 2002.02
CHARLOT P. DTS/MID/ICM/EP
ERLICH I. EXTERNE
Version 3.1.3 du modèle GDOC
05 00 13/02/2002 DTS/MPI/PS/SI/2002-037
CHARLOT P. DTS/MPI/PS/SI
Version 3.0.0 du modèle GDOC.
Voir les évolutions en Annexe D
04 00 10/05/2001 DTS/MPI/PS/SI/2001-117
CHARLOT P. DTS/MPI/PS/SI
Version 2.04 du modèle GDOC.
Voir les évolutions en Annexe D
03 00 08/08/2000 DTS/MPI/PS/SI/2000-196
CHARLOT P. DTS/MPI/PS/SI
La version de ce document correspond à la version 2.0.x du modèle.
Le code émetteur du document a été changé car maintenant le modèle est géré par le CNES.
02 00 10/11/1999 T/CNES/GDOC/T1740
QUINTANE Jean-Pierre CRIL INGENIERIE
Validation par le CNES
01 09 15/10/1999 T/CNES/GDOC/T1740
QUINTANE Jean-Pierre CRIL INGENIERIE
Prise en compte de FA 43
01 08 14/09/1999 T/CNES/GDOC/T1740
BONNOTTE Yann CRIL INGENIERIE
QUINTANE Jean-Pierre CRIL INGENIERIE
Prise en compte des DM5 , DM6 et DM7
01 07 23/06/1999 T/CNES/GDOC/T1740
BONNOTTE Yann CRIL INGENIERIE
QUINTANE Jean-Pierre CRIL INGENIERIE
Prise en compte des DM5 , DM6 et DM7
01 06 06/05/1999 T/CNES/GDOC/T1740
BONNOTTE Yann CRIL INGENIERIE
Prise en compte des FA16, FA20 et des DM1 à 4. (cf. FAX DTS/MPI/PS/MP
C N E S GDOC-MU-0-010-CN
GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014
Rév. : 00 Date : 06/10/2014
Référence : Intentionnellement vide Page : i.7
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EDIT. 01).
01 05 01/04/1999 T/CNES/GDOC/T1740
BONNOTTE Yann CRIL INGENIERIE
Prise en compte des remarques issues du document GDOC-NT-0-015-CN version 03.00 du 23/03/1999
01 04 09/03/1999 T/CNES/GDOC/T1740
BONNOTTE Yann CRIL INGENIERIE
Prise en compte des remarques issues du document GDOC-NT-0-015-CN.
01 03 03/03/1999 T/CNES/GDOC
BONNOTTE Yann CRIL INGENIERIE
Recette site du projet GDOC. Mise à jour du manuel d'utilisation.
01 02 16/02/1999 T/CNES/GDOC
BONNOTTE Yann CRIL INGENIERIE
Modification du modèle GDOC industriel et prise en compte des remarques issues du document GDOC-NT-0-015-CN concernant le manuel d'utilisation.
01 01 08/01/1999 T/CNES/GDOC
BONNOTTE Yann CRIL INGENIERIE
Livraison du 08/01/1999.
01 00 18/12/1998 T/CNES/GDOC
BONNOTTE Yann CRIL INGENIERIE
Création du document.
C N E S GDOC-MU-0-010-CN
GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014
Rév. : 00 Date : 06/10/2014
Référence : Intentionnellement vide Page : i.8
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SOMMAIRE
GLOSSAIRE ET LISTE DES PARAMETRES AC & AD ........................................... 1
1. GENERALITES ................................................................................................... 3
1.1. DOCUMENTS DE REFERENCE .......................................................................... 3
1.2. DOCUMENTS APPLICABLES ............................................................................. 3
2. PRESENTATION GENERALE ............................................................................ 4
2.1. INTRODUCTION .................................................................................................. 4
2.2. SE FORMER A GDOC ET UTILISER GDOC DANS UN PROJET ...................... 6
2.3. CONTRIBUTION DE GDOC A LA SAISIE ET A LA GESTION DE DOCUMENTS CNES ............................................................................................ 7
3. INSTALLATION DE GDOC ................................................................................. 9
3.1. CONFIGURATION NECESSAIRE ....................................................................... 9
3.2. INSTALLER GDOC .............................................................................................. 9
4. CREATION D’UN NOUVEAU DOCUMENT ...................................................... 11
4.1. PRINCIPE ........................................................................................................... 11
4.2. TUTORIAL ANIME DISPONIBLE ...................................................................... 11
4.3. REGLES D’OR D’UTILISATION ........................................................................ 11
4.4. PREMIER LANCEMENT .................................................................................... 12
4.5. MISE EN OEUVRE ............................................................................................. 14
4.6. CHOIX D’UN MODE DE PROTECTION ............................................................ 15
4.7. SAUVEGARDE AVEC VERROUILLAGE DES PAGES LIMINAIRES ............... 16
4.8. PRESENTATION DES BARRES D’OUTILS DE GDOC .................................... 18
5. GESTION DES BASES "PROJETS" ................................................................ 21
5.1. PRINCIPE ........................................................................................................... 21
5.2. CREER UN PROJET .......................................................................................... 21 5.2.1. Créer une base projet ............................................................................... 21 5.2.2. Compléter les références du projet : onglet Personnalisations .......... 23 5.2.3. Saisir les listes de diffusions du projet : onglet Diffusions ................. 25 5.2.4. Saisir les codes du projet : onglet Codes du projet .............................. 30 5.2.5. Définir le format des exigences : onglet Exigences .............................. 32 5.2.6. Saisir les définitions du glossaire du projet : onglet Glossaire ........... 33
5.3. MODIFIER UN PROJET EXISTANT .................................................................. 35
5.4. IMPORTER DES DONNEES .............................................................................. 35
C N E S GDOC-MU-0-010-CN
GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014
Rév. : 00 Date : 06/10/2014
Référence : Intentionnellement vide Page : i.9
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5.5. TRAVAILLER EN MODE NOMADE ET SYNCHRONISER DES BASES .......... 36 5.5.1. Définir le "Répertoire des Bases Nomades" .......................................... 37 5.5.2. Créer une base nomade synchronisable à partir de la base maître .... 39 5.5.3. Consulter l’état de la base nomade ........................................................ 41 5.5.4. Synchroniser une base nomade avec la base maître ........................... 42 5.5.5. Gérer les conflits ...................................................................................... 44
6. GESTION DU DOCUMENT ............................................................................... 47
6.1. CHOISIR UN PROJET POUR LE DOCUMENT ................................................. 47
6.2. RENOMMER LE DOCUMENT SELON LA NORME ECSS_M_50B .................. 49
6.3. SUGGERER DES MOTS ................................................................................... 49
6.4. INSERER UN TABLEAU .................................................................................... 51 6.4.1. Insertion d’un tableau dans GDOC ......................................................... 51 6.4.2. Transformation d’un tableau Word vers un tableau Excel ................... 52
6.5. SELECTIONNER LES AUTEURS, VALIDEURS ET APPLICATION ................ 52
6.6. ENTRER DES AUTEURS EN MODE NON RATTACHE ................................... 55
6.7. SAISIR LES LISTES DE DIFFUSIONS .............................................................. 56
6.8. POUR AJOUTER LES INFORMATIONS D’UNE PERSONNE DANS LE CORPS DU DOCUMENT. .................................................................................. 56
6.9. DIFFUSER LA NOTE TECHNIQUE PAR EMAIL ............................................... 58
6.10. GESTION DES IMPRESSIONS ......................................................................... 59
6.11. GERER LES DA/DR (DOCUMENTS DE REFERENCES ET LES DOCUMENTS APPLICABLES) ......................................................................... 60
6.12. INSERER UN RENVOI DR/DA ........................................................................... 65
6.13. SUPPRIMER UN DOCUMENT EN DA/DR ........................................................ 67
6.14. MODIFIER LE TYPE DE REFERENCE D'UN DA/DR........................................ 68
6.15. GERER LE GLOSSAIRE ................................................................................... 69
6.16. GERER LE DOCUMENT : PAGE DE GARDE ET BORDEREAU D’INDEXATION .................................................................................................. 72
6.16.1. Principe ................................................................................................... 72 6.16.2. Identité ..................................................................................................... 73 6.16.3. Auteurs .................................................................................................... 74 6.16.4. Références .............................................................................................. 75 6.16.5. Nomenclature ......................................................................................... 77 ........................... 79 6.16.6. Bordereau d’indexation ......................................................................... 79 6.16.7. Options .................................................................................................... 82
6.17. IMPORTER LES INFORMATIONS LIMINAIRES D’UN AUTRE DOCUMENT .. 83
6.18. GERER LES ANNEXES ..................................................................................... 84
6.19. INSERER UN A C OU UN A D ........................................................................... 85
6.20. INSERER UN DESSIN WORD ........................................................................... 86
6.21. INSERER UNE TABLE DES ILLUSTRATIONS ................................................. 86
C N E S GDOC-MU-0-010-CN
GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014
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6.22. METTRE A JOUR LES CHAMPS ...................................................................... 87
6.23. VERIFIER LE REMPLISSAGE DU DOCUMENT ............................................... 89
7. ASTUCES .......................................................................................................... 91
7.1. ASTUCES GDOC ............................................................................................... 91
7.2. ASTUCES WORD .............................................................................................. 93
8. MODIFICATION DE LA STRUCTURE DU DOCUMENT .................................. 94
8.1. PRINCIPE ........................................................................................................... 94
8.2. AJOUTER LA PAGE ETAT DES PAGES DU DOCUMENT .............................. 94
8.3. AJOUTER LA CASE "CONTROLE PAR" DANS LA PAGE DE GARDE .......... 95
8.4. MODIFIER L’ORIENTATION DE LA PAGE COURANTE .................................. 95
8.5. INSERER UNE PAGE PAYSAGE ...................................................................... 96
8.6. AJOUTER UNE ANNEXE .................................................................................. 96
8.7. SUPPRIMER UNE ANNEXE .............................................................................. 96
8.8. MODIFIER LA NUMEROTATION DES PAGES ................................................. 97
8.9. RECUPERER UNE FEUILLE DE STYLE EXISTANTE ..................................... 97
8.10. REMPLACER LES STYLES DE TITRES PAR EUX MEMES ............................ 99
8.11. INSERER UN SIGNET MANQUANT ................................................................ 100
8.12. ATTACHER LE MODELE ................................................................................ 102
8.13. DEBRANCHER GDOC ..................................................................................... 104
9. GESTION DES EXIGENCES .......................................................................... 105
9.1. PRINCIPE ......................................................................................................... 105
9.2. INSERER UNE EXIGENCE .............................................................................. 106
9.3. AIDE A LA SAISIE DES EXIGENCES AMONT DANS LE CHAMP REPONSE112
9.4. NUMEROTER LES EXIGENCES ..................................................................... 114
9.5. BLOQUER LA NUMEROTATION DES EXIGENCES ...................................... 114
9.6. CREER DES SOUS-EXIGENCES .................................................................... 115
9.7. LISTER LES EXIGENCES ............................................................................... 115
9.8. CONTROLER LES DOUBLONS ...................................................................... 117
9.9. GERER LES GROUPES D’EXIGENCES ......................................................... 117
9.10. INSERER UN RENVOI SUR UNE EXIGENCE ................................................ 119
9.11. INSERER UNE EXIGENCE AVEC BALISE ..................................................... 119
9.12. IMPORTER DES EXIGENCES DEPUIS UN FICHIER EXCEL ........................ 120
9.13. EXPCCORTER DES EXIGENCES VERS UN FICHIER XML .......................... 121
9.14. EXPORTER DES EXIGENCES VERS UN DOCUMENT EXCEL .................... 122
9.15. CREER UNE MATRICE DE TRAÇABILITE ..................................................... 122
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9.16. EXTRAIRE UNE VUE ....................................................................................... 131
10. LE MODELE DE COMPTE-RENDU ET LA GESTION DES ACTIONS ......... 132
10.1. INTRODUCTION .............................................................................................. 132
10.2. EDITER LA PAGE LIMINAIRE DU COMPTE-RENDU .................................... 134
10.3. DEFINIR LES AUTEURS, PARTICIPANTS ET LA LISTE DE DIFFUSION .... 136
10.4. CHOISIR UN MODELE PERSONNALISE D’ACTIONS ................................... 140
10.5. CREER OU MODIFIER UNE ACTION ............................................................. 141
10.6. RENUMEROTER LES ACTIONS ..................................................................... 143
10.7. CREER LE TABLEAU RECAPITULATIF DES ACTIONS ............................... 144
10.8. CREER UN FICHIER EXCEL DES ACTIONS ................................................. 145
10.9. DIFFUSER LE COMPTE-RENDU PAR EMAIL ................................................ 147
11. CREER UN DATAPACKAGE ECSS_M_50B ................................................. 148
11.1. INTRODUCTION .............................................................................................. 148
11.2. MISE EN OEUVRE ........................................................................................... 148
11.3. EQUIVALENCE NORME ECSS-M_50B AVEC GDOC .................................... 149
11.4. SOCIETE EDITRICE DU DOCUMENT ............................................................ 151
11.5. GENERATION RECURSIVE DE DATAPACKAGES ....................................... 152
12. QUESTIONS FREQUEMMENT POSEES (FAQ) ............................................ 153
12.1. LA BARRE D'OUTIL DE GDOC N'APPARAIT PAS ........................................ 153
12.2. QUELLE EST LA VERSION DE GDOC DE MON POSTE ? ........................... 154
12.3. COMMENT CHANGER DE VERSION DE MODELE GDOC ? ........................ 154
12.4. COMMENT PARTAGER UN DOCUMENT GDOC AVEC DES PARTENAIRES EXTERNES ...................................................................................................... 155
12.5. QUELLE EST LA COMPTABILITE DE GDOC AVEC MON DOCUMENT ? ... 156
12.6. QUELLE EST LA COMPTABILITE DE GDOC AVEC MA BASE ? ................. 156
12.7. GDOC NE TROUVE PLUS LA BASE .............................................................. 156
12.8. LES EN-TETES NE SONT PAS CORRECTES ............................................... 156
12.9. DISQUE SATURE OU TROP DE FICHIERS OUVERTS ................................. 157
12.10. COMMENT UTILISER DES DOCUMENTS NON-CREES AVEC GDOC 157
12.11. MON DOCUMENT N’EST PAS ATTACHE A UNE BASE, COMMENT MODIFIER LA PAGE DE GARDE ? ................................................................. 157
12.12. LE CORRECTEUR ORTHOGRAPHIQUE NE FONCTIONNE PAS POUR MON MODELE ANGLAIS ..................................................................... 158
ANNEXE A : INFORMATIONS STOCKEES DANS LA BASE DE DONNEES ..... A.1
ANNEXE B : LISTE DES CHAMPS D’UN DOCUMENT GDOC............................B.1
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GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014
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ANNEXE C : UTILISATION DE LA FEUILLE DE STYLE .....................................C.1
ANNEXE D : IMPORT DES ACTIONS AVEC BAGHERA .....................................D.1
C N E S GDOC-MU-0-010-CN
GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014
Rév. : 00 Date : 06/10/2014
Référence : Intentionnellement vide Page : 1
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GLOSSAIRE ET LISTE DES PARAMETRES AC & AD
ACCESS Base de Données de MICROSOFT
BAGHERA Système de Gestion de Données Techniques (SGDT) incluant des Documents, des Faits Techniques , des Actions utilisé au CNES.
BT Bilan Technique
CNES Centre National d'Etudes Spatiales
CRE Compte-Rendu d'Essais
Exigence Expression d’un besoin
MICROSOFT Editeur de Logiciels
RID Réseau d’Informations Documentaires
Signet Emplacement ou sélection de texte nommé dans Word afin d’être utilisé comme référence. Un signet peut être utilisé pour créer et numéroter des renvois. Le signet est traduit Bookmark en anglais et dans la documentation technique de WORD.
WORD Logiciel de Traitement de Texte
ECSS_M_50B Norme d'échanges documentaires employée dans le domaine spatial
ECSS The European Cooperation for Space Standardization is an initiative established to develop a coherent, single set of user-friendly standards for use in all European space activities.
XML Extended Markup Language.
NT Note Technique
CR Compte-Rendu
JE Journal d'Essais
BPI Boite Postale Interne
Liste des paramètres AC :
page 6 § 2.1. Exemple d'AC pour les besoins du manuel d'utilisation
page 85 § Exemple d'AC pour les besoins du manuel d'utilisation
page 88 § Cette fonctionnalité n'est pas décrite dans le Manuel Utilisateur
page B1 §B. Cette partie du document n'a pas été mise à jour
Liste des paramètres AD :
page 6 § 2.1. Exemple d'AD pour les besoins du manuel d'utilisation
page 74 § CB : La copie d'écran n'apparait pas dans le PDF.
page 85 § Exemple d'AD pour les besoins du manuel d'utilisation
page 86 § CB : Je n'ai trouvé le chemin correspondant sur Word 2010.
page 87 § CB : Je n'ai trouvé le chemin correspondant sur Word 2010.
CB : Je n'ai trouvé le chemin correspondant sur Word 2010.
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1. GENERALITES
1.1. DOCUMENTS DE REFERENCE
DR1 Draft of Technical Note Mapping ECSS_M_50_B / GDOC Thierry Warrot, 30/01/2006, Édit. 1, Rév. 0
GDOC-NT-ECSS_M_50B-00000-CN
DR2 Manuel Administration L. Fourny, 14/09/2005, Édit. 1, Rév. 0
MA
1.2. DOCUMENTS APPLICABLES
DA1 Spécification Technique de Besoin Logiciel- Evolutions de GDOC 3.1.9SR4 pour BASILES Frédéric Manon; Thierry Warrot, 01/09/2005, Édit. 2, Rév. 1
BASIL-ST-SG_Mgt-59-CN
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2. PRESENTATION GENERALE
2.1. INTRODUCTION
La variété des clients, des fournisseurs et des collaborateurs du CNES, ainsi que la diversité de ses
activités conduisent à la production d’un volume conséquent de documents.
Les contraintes d’utilisation, de suivi et d’archivage des documents ont poussé le CNES à fournir des
standards pour ses documents. Ces standards ont pour but d’homogénéiser l’ensemble des formats de
documents.
GDOC (Gestion de DOCumentation) est une extension de Microsoft WORD réalisée par le CNES pour
aider à la rédaction de documents respectant les standards CNES.
Il contient trois parties bien distinctes :
1. Une base de données permettant de regrouper les informations communes à un projet. GDOC
peut aussi fonctionner sans base de données attachée.
2. Un ensemble de fonctions permettant d'automatiser les tâches documentaires fastidieuses
(gestion des listes de diffusion, gestion des pages avec AC/AD, génération de matrices de
traçabilités d'exigences, tableau récapitulatif d'actions dans un Compte-Rendu de Réunion…).
3. Des mises en page (modèles) capables d'utiliser ces fonctions
Ces mises en page obéissent aux standards documentaires du CNES et peuvent être facilement
modifiées pour s'adapter au besoin de chacun.
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Actuellement, trois types de mise en page sont fournis dans le package GDoc :
la Note Technique, pour écrire des rapports
le Compte-Rendu de Réunion, pour prendre en séance des compte-rendu de réunion.
Le Journal d'Essais, pour effectuer des BT, des Recettes, des CRE…
Note Technique Compte-Rendu de Réunion Journal d'Essai
Ce manuel d'utilisation de GDOC décrit l'ensemble des fonctions GDOC disponibles et comment les
utiliser à partir des deux grandes familles de mises en pages types que sont la note technique et le compte-
rendu.
MISE EN GARDE : On entend parfois dire "Oh, GDoc c'est juste un modèle de document, un .dot
quoi. Il n'y a pas tout un monde !"
En fait, GDoc est souvent confondu, à tort, avec les trois mises en page qui sont
proposées par défaut. Ceci fait oublier que GDoc, c'est avant tout, un ensemble
de fonctionnalités (environ 30 000 lignes de code) applicables à toute mise en
page capable de les appeler.
Du fait du nombre important de fonctions fournies par GDoc, il est nécessaire
d'être formé à l'utilisation de ces fonctions, sous peine de passer à côté de ce
que GDoc peut vous apporter.
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Le tableau suivant liste les grandes parties de document disponibles dans les modèles de document
proposés par défaut.
Parties de Modèle Paragraphe
du Manuel
NT CR JE
Table de Sommaire Cf. Word
Page de Garde et Bordereau indexation 6.16 1
Table des Modifications 6.16.4
DR/DA Documents de Référence et Documents
Applicables
6.11
Table de Glossaire et Liste des paramètres AC & AD 5.2.6
Tableau récapitulatif des actions 10.7
Gestion des Annexes 6.18
Les autres fonctions de GDOC sont accessibles dans tous les modèles à partir de la barre d’outils ou du
menu GDOC. Le tableau suivant indique les fonctions dont le comportement diffère sensiblement.
Paragraphe du Manuel NT CR et JE
Page Liminaire 6.16 10.2
Auteurs, Valideurs, Participants 6.3 10.3
Liste de Diffusion 6.7 10.2
Libre à vous par la suite, si vous le souhaitez, de créer de nouveaux types de documents utilisant les
fonctions GDOC.
2.2. SE FORMER A GDOC ET UTILISER GDOC DANS UN PROJET
Le but de ce document est de permettre une autoformation aux fonctionnalités GDOC à partir des modèles
de document NT et CR. Néanmoins, il existe plusieurs présentations et formations GDOC disponibles
auprès de la DSI.
Une présentation d’environ 2 heures présentant les principaux avantages d’utiliser GDOC,
Une formation d’environ 3 heures comprenant des manipulations, permettant de savoir installer,
utiliser les fonctions de GDOC dans le contexte de WORD.
1 Les modèle de CR et de JE proposent une page de garde simplifiée.
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Une formation avancée d’environ 3 heures permettant de comprendre et manipuler principalement
o la fonction Exigences de GDOC,
o la création de modèles de document personnalisés,
o les fonctions de synchronisation des bases.
Dans ce cadre, des conseils de gestion, et d’organisation sont promulgués aux participants.
2.3. CONTRIBUTION DE GDOC A LA SAISIE ET A LA GESTION DE
DOCUMENTS CNES
Tous les documents CNES sont composés de trois parties :
les pages liminaires,
le corps du document,
les annexes.
Les pages liminaires
Les pages liminaires fournissent toutes les caractéristiques permettant le suivi du document, ainsi que son
archivage.
Les pages liminaires contiennent tous les champs obligatoires exigés par le CNES (nom du projet, type et
titre du document, noms des auteurs et des personnes validant et approuvant celui-ci, listes de diffusion,
type de confidentialité, mots clés, résumé, données de gestion en configuration - nomenclature, édition,
révision et dates associées, causes des évolutions, historique des modifications -).
GDOC permet de remplir et de vérifier la totalité des champs contenus dans ces pages liminaires. Il
permet de stocker et de retrouver aisément dans la base de données associée, le nom et sigle des personnes
pouvant être auteurs, « valideurs » ou approuvant, ainsi que membres des listes de diffusion. Il remplit
alors automatiquement les champs du document avec les noms sélectionnés.
GDOC permet de construire la nomenclature du document en recherchant dans la base : le code du projet,
le type du document, le nœud de l'Organigramme Technique (OT) auquel le document est rattaché.
Le corps du document
Le corps du document contient en général : la liste des documents Applicables et de Référence (DA/DR),
un glossaire ainsi que tout le texte du document où des parties peuvent encore être à définir ou à
confirmer. Les documents de spécifications contiennent aussi des Exigences (expression de besoin).
GDOC permet de remplir les tables des documents Applicables et de Référence en stockant dans la base
la liste des documents utiles au projet. Il permet ainsi d'insérer dans le texte, un renvoi à une référence de
ces documents. La numérotation automatique des DA/DR permet de maintenir ces renvois à jour, même si
le numéro de référence vient à changer. Depuis la version 4.3.0.1 les DA/DR peuvent être insérés sans
spécifier de date en particulier, cela permet de ne pas remplir ce champs si cela n’est pas nécessaire.
GDOC permet aussi d'insérer des marques pour les parties qui restent à définir (A D) ou à confirmer (A C)
en ajoutant un commentaire. Lors de la mise à jour du document, GDOC établit une liste récapitulative
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des éléments A D et A C.
GDOC apporte une assistance au formatage des Exigences, afin de générer automatiquement des matrices
de traçabilité entre plusieurs documents.
GDOC regroupe dans la base de données la liste des acronymes et leur définition afin de générer
automatiquement le Glossaire. Ceci permet d'avoir les mêmes définitions pour tous les documents d'un
même projet.
Les annexes
Il est parfois utile de regrouper des informations en fin de document dans des annexes.
GDOC permet d'insérer très facilement des annexes, de les nommer et de les recenser dans la table des
matières. La numérotation des pages et des légendes prend en compte le numéro de l'annexe.
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3. INSTALLATION DE GDOC
3.1. CONFIGURATION NECESSAIRE
La configuration nécessaire pour utiliser GDOC est la suivante :
PC sous Windows,
128 Méga de RAM conseillés,
Word 97, Word 2000, Word XP, Word 2003, Word 2007 ou Word 2010 2
Remarque : GDOC utilise une base de données Access, mais l’installation d’Access sur le poste de travail
n’est pas nécessaire.
3.2. INSTALLER GDOC
Pour installer GDOC, il suffit de copier l’ensemble des fichiers de la distribution sur votre poste de
travail.
On y trouve les répertoires et fichiers suivants:
Répertoire Fichier Description
MODELES_GDOC Répertoire contenant les mises en page standard
fournies avec GDOC
ModeleGDOC.dot modèle de document CNES français
ModeleGDOC_Indus.dot modèle de document industriel français
ModeleGDOC_en.dot modèle de document CNES anglais
ModeleGDOCIndus_en.dot modèle de document industriel anglais
ModeleCRR.dot modèle de compte rendu
ModeleCRR_en.dot modèle de compte rendu en anglais
ModeleJE.dot modèle de Journal d'Essai
GDOC.ini Dans le cas d’une installation particulière, GDOC.INI
est un fichier de configuration permettant d'indiquer
où se trouvent les répertoires bin et AIDE
bin Répertoire contenant la bibliothèque de fonctions
GDOC.
Les noms des fichiers présents dans ce répertoire ne
doivent en aucun cas être changés.
AIDE Répertoire contenant les fichiers d’aide
MUGDOC.pdf manuel utilisateur au format PDF
Lisez-moi.txt Liste des dernières nouveautés de GDOC
2 A partir de Word 2000 pour les fonctions de synchronisation.
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Règles d’or.txt Des Informations sur la façon d’utiliser WORD avec
GDOC
OUTILS Divers outils permettant l'installation, la migration de
modèle…
Pour installer les modèles et la base Access standard
1. Copiez l’ensemble de la distribution dans le répertoire où sont déjà installés les fichiers modèles de
Word.
2. Lancez Word.
3. Choisissez Outils / Options / Dossiers par défaut (Word 97)
Fichier/Options/Options avancées/Emplacement Fichier (Word 2010)
4. Vérifiez que l’emplacement des fichiers de type « Modèles utilisateur » ou « Modèle Groupe de
travail » est le répertoire dans lequel vous avez copié les modèles de GDOC.
Remarque : Si les modèles de GDOC ne peuvent pas être placés dans le même répertoire que les modèles
de Word (travail en réseau par exemple), vous pouvez tout de même utiliser ces modèles. Dans ce cas,
pour créer un nouveau document GDOC, il suffit de double-cliquer sur un des modèles GDOC.
Utilité du GDOC.INI
GDOC peut fonctionner sans fichier GDOC.INI. La bibliothèque de fonctions GDOC.DOT est alors
recherchée par défaut dans le répertoire « ../bin » par rapport au répertoire où réside le modèle GDOC.
Quand un fichier GDOC.INI existe et que le chemin PATHBIN a été défini, GDOC va alors chercher la
bibliothèque de fonction dans le répertoire indiqué. Cette méthode est employée pour forcer l’utilisation
d’une version précise de GDOC.
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4. CREATION D’UN NOUVEAU DOCUMENT
4.1. PRINCIPE
Pour créer un nouveau document vous devez utiliser un des modèles GDOC suivants :
ModeleGDOC.dot
ModeleGDOCIndus.dot
ModeleGDOC_en.dot
ModeleGDOCIndus_en.dot
ModeleCRR.dot
ModeleCRR_en.dot
ModeleJE.dot
Un document peut :
être rattaché à un projet existant ; dans ce cas, vous pouvez utiliser toutes les informations de la base
du projet et toutes les fonctionnalités de GDOC,
ne pas être rattaché à un projet ; dans ce cas, vous n’avez pas accès à toutes les fonctionnalités de
GDOC mais vous pouvez rattacher le document à un projet ultérieurement.
4.2. TUTORIAL ANIME DISPONIBLE
Vous pouvez dès à présent accéder à un tutorial animé dans GDOC.
Ce tutorial vous présentera les nouvelles fonctions de l’application pour chaque évolution majeure, et
vous préparera à utiliser GDOC grâce à des « Pas à pas » pour les personnes non averties.
Pour accéder au tutorial il suffit de :
-Soit cliquer sur dans la barre d’outil GDOC.
-Soit depuis le menu « ? » sur l’option « Apprendre à utiliser GDOC ».
Attention ! Pour voir le tutorial il faut que le plugin FLASH soit installé sur votre navigateur WEB !
4.3. REGLES D’OR D’UTILISATION
GDOC est une extension de WORD. Aussi, il convient de connaître un tant soit peu la manipulation de
WORD avant d’utiliser les fonctions de GDOC.
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GDOC utilise la technologie SIGNET de Word (voir le terme de glossaire SIGNET ou bookmark) pour
interagir avec le document en cours d’édition. Ces signets sont facilement endommagés si on ne les
manipule pas avec précaution. Si des signets ont été cassés, certaines fonctions de GDOC ne seront plus
disponibles dans le document en cours.
GDOC définit et utilise des « styles » pour stocker et reconnaître des textes dans le document en cours
d’édition. Si les textes du document courant ne sont pas dans les styles attendus par les fonctions de
GDOC, celles-ci ne peuvent plus fonctionner en l’état.
Il convient de respecter quelques règles pour une utilisation optimale de WORD avec les fonctions
GDOC :
Activer l’affichage des signets (voir le terme de glossaire SIGNET) par le menu
Outils/Options/Affichage/ de WORD, cocher la case: Afficher/Signets (Word 97)
Fichier/Options/Affichage de WORD, cocher la case Afficher toutes les marques de mise en
forme. (Word 2010)
Ne pas modifier directement les champs en couleurs (bleu foncé par défaut) qui sont généralement
des signets mais préférer une utilisation de la barre d’outils GDOC.
Eviter la modification des styles standards fournis avec les modèles standards de document
GDOC peut être connecté avec d’autres systèmes. Il convient de respecter des formats de saisie pour
bénéficier d’un meilleur usage. En l’état, il convient :
Remplir la base des personnes en respectant le format : NOM Prénom
4.4. PREMIER LANCEMENT
Lors du premier lancement de d’un modèle GDOC, une nouvelle fenêtre va apparaître présentant la
nouvelle version de GDOC, les modifications apportées et quelques informations utiles.
Cette fenêtre peut être désactivée, à l’avenir, en cochant la case « Ne plus montrer jusqu’à la prochaine
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version de GDOC ». Bien sûr elle réapparaîtra lors d’une nouvelle version de GDOC afin de vous
informer des mises à jour effectuées.
Depuis cette fenêtre vous pouvez accéder au manuel utilisateur informatisé en cliquant sur « Manuel
Utilisateur ».
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4.5. MISE EN OEUVRE
Pour créer un nouveau document
1. Dans Word, choisissez Fichier / Nouveau.
2. Sélectionnez un des modèles de GDOC.
ou
1. Double-cliquez sur un des modèles de GDOC.
La fenêtre Nouveau document s’affiche :
Pour ne pas rattacher le document à un projet
1. Dans la fenêtre Nouveau document, cliquez sur Ne pas rattacher le document à un projet.
2. Cliquez sur Continuer.
Le nouveau document est créé.
Pour rattacher le document à un projet
1. Dans la fenêtre Nouveau document, vérifiez que l’option Rattacher le document à un projet existant
est sélectionnée.
2. Cliquez sur Continuer.
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La fenêtre Choisir le fichier base du projet s’affiche :
3. Cliquez sur Rechercher.
La fenêtre Ouvrir un fichier base projet s’affiche.
4. Sélectionnez un fichier projet (format *.mdb) accessible depuis votre poste de travail.
5. Cliquez sur Ouvrir.
Les références du projet s’affichent dans la fenêtre Choisir le fichier base du projet.
6. Cliquez sur Valider.
4.6. CHOIX D’UN MODE DE PROTECTION
Depuis la version 4.1.7, une nouvelle fonctionnalité est à prendre en compte permettant de protéger les
signets GDOC contre leur corruption intempestive par des utilisateurs inexpérimentés.
Cette protection permet de protéger les informations GDOC du document contre une modification
manuelle (sans passer par les fenêtres de modification). Pour cela on dispose de 3 modes de protection.
Mode Maximale : fournit une protection totale des informations GDOC. Aucune modification
manuelle n’est autorisée, et le fait de cliquer sur une des informations appelle les fenêtres de
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modification.
Mode Partielle : Fournit une protection partielle. Les fenêtres sont bien appelées lors du clic sur
une information GDOC, mais l’édition manuelle est toujours possible.
Mode Aucune : Ne fournit plus aucune protection. Aucune fenêtre n’est appelée lors d’un clic sur
une information GDOC, et la modification manuelle est possible. Il convient de faire attention
quand on utilise ce mode, car des signets peuvent être détruits pas inadvertance.
Pour changer le mode de protection il existe 2 manières de procéder :
Cliquez sur , puis sur et à partir de la choisissez le mode de protection.
Cliquez sur , puis sur . Une nouvelle fenêtre apparaît. Cliquez sur
Options avancées et définissez le niveau de protection adéquat.
Le niveau de protection choisi s’applique aux seuls documents GDOC ouverts dans WORD.
4.7. SAUVEGARDE AVEC VERROUILLAGE DES PAGES LIMINAIRES
L'icône de la barre d’outils GDOC permet d'appeler la fenêtre suivante:
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En cochant la case "Verrouiller les pages liminaires", et en cliquant sur le bouton Sauvegarder, le
document GDOC est sauvegardé en verrouillant les Pages Liminaires.
Ce verrouillage est transparent pour les utilisateurs GDOC, mais interdit à quelqu'un qui n'a pas GDOC de
modifier (et de casser) les pages liminaires (sauf à supprimer la protection du document avec le mot de
passe "gdoc").
En revanche, le corps du document reste modifiable.
Pour déverrouiller les pages liminaires :
Avec Word 97, il suffit de double cliquer sur une page liminaire et de saisir le mot de passe " gdoc ".
Avec Word 2010, il faut aller dans Révision/Restreindre la modification, en bas à droite cliquer sur
« Désactiver la protection » puis dans la pop-up « Ôter la protection » saisir le mot de passe " gdoc ".
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4.8. PRESENTATION DES BARRES D’OUTILS DE GDOC
Lorsque vous ouvrez un document créé avec un des modèles de GDOC via Word 97, deux barres d’outils
sont disponibles :
la barre GDOC qui propose les fonctions principales de GDOC,
la barre GDOC déplacement qui permet de placer des marqueurs et de se déplacer rapidement d’un
marqueur à un autre dans le document.
Si ces barres d’outils ne sont pas affichées, choisissez Affichage / Barres d’outils puis sélectionnez
GDOC et GDOC déplacement.
Avec Word 2010, toutes les fonctions GDOC sont disponibles dans l’onglet « Complément »
Barre GDOC
Cette barre d’outils se présente comme suit 3:
Cette barre comprend les outils suivants :
Outils Fonction
Paramétrage de l'ordinateur de l'utilisateur (donc valable pour tous les
documents ouverts sur cet ordinateur).
Permet de modifier le mode de protection contre la corruption et d’accéder au
menu des options.
Sauvegarde avec Verrouillage des pages Liminaires
permet de créer ou modifier la base projet
Fonctions et paramètres du document en cours.
Affiche les fonctions de gestion des documents, des exigences et les fonctions
avancées
permet de choisir le fichier base projet à associer au document en cours
Afficher/Cacher les Bulles de Suivi de Modifications pour l'impression
Permet d’imprimer en noir et blanc, ou couleur.
permet de définir les auteurs, les" valideurs" et les personnes pour application
permet de gérer le document courant : Edition, Révision, Référence, Nomenclature
Indique si le document est en mode DRAFT (Brouillon) ou non
Un clic sur l'icône ouvre la boîte de dialogue permettant de définir le statut
DRAFT ou non du document.
3 Il est possible que les icônes ne soient pas présentés dans le même ordre que dans la figure et que certains icones soient absents.
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GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014
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permet de définir la liste de diffusion du document
Permet de rajouter les informations d’une personne dans le document.
permet de gérer les documents de références et les documents applicables
permet d’insérer un renvoi à un DA ou à un DR
ajoute une annexe
insère un commentaire A C (à confirmer) ou A D (à définir)
affiche les fonctions de gestion des exigences
vérifie le remplissage du document
met à jour les champs (sommaire, liste AC/AD, etc.)
affecte le style Normal au paragraphe en cours
affecte un style Titre au paragraphe en cours
affecte un style Titre d’annexe au paragraphe en cours
Cree une nouvelle action
Cree un fichier EXCEL des actions
Permet de choisir le modèle personnalisé d’actions.
Affiche l’aide en ligne de GDOC
Affiche le tutorial
Cree un datapackage ECSS_M_50B
Barre GDOC déplacement
Cette barre d’outils se présente comme suit :
Cette barre comprend les outils suivants :
Outils Fonction
Copie la référence du document dans le presse-papier
Coller sans mise en forme
Accès au bloc-note GDOC
Surlignage avec verrouillage du surligneur. Voir 7.1
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Naviguer entre les 2 dernières positions éloignées (de plus d'une page) du curseur
Lorsqu’on se déplace dans le document de plus d'une page et qu’on clique dans le
texte, une punaise est automatiquement positionnée à l'emplacement précédent du
curseur.
Un clic sur ce bouton permet d'y revenir.
Un nouveau clic permet de revenir à l'endroit où l'on était lors du clic.
PIEGE : Lorsqu’on utilise l'explorateur de document, il faut penser à cliquer dans
le texte du document si on souhaite que la marque soit déposée. En effet,
l'explorateur de document affiche le texte en regard, mais ne déplace pas le
curseur. Or c'est lors du déplacement du curseur que la punaise automatique est
déposée.
Lorsqu'un mot est sélectionné, ces boutons permettent de lancer la recherche de
ce mot dans la direction indiquée. On peut cliquer plusieurs fois de suite dans un
sens ou dans l'autre pour continuer à chercher d'autres occurrences.
En cliquant sur le bouton , on peut revenir immédiatement à l'emplacement
initial de la recherche.
Place (si on n'est pas sur une punaise) ou supprime (si on est sur une punaise) un
marqueur (punaise) dans le paragraphe sélectionné
Permet de se déplacer vers le marqueur précédent
Permet de se déplacer vers le marqueur suivant
Supprime tous les marqueurs du document
Remarque : pour visualiser les marqueurs, choisissez :
Outils / Options /Affichage et cochez Texte masqué et Surlignage (Word 97).
Ficher/Options/Affichage et cocher Afficher les marques du surligneur (Word 2010)
Les marqueurs s’affichent en bleu dans le document Word. Ils ne sont pas imprimables.
Barre GCRR
Cette barre d’outils apparaît lors de l’édition d’un Compte-rendu basé sur ModeleCRR.dot et se présente
comme suit :
Outils Fonction
Créer/Editer une Action GDOC
Mettre à jour le document
Exporter les Actions du Compte-Rendu dans un fichier Excel en vue d’un import
dans un Référentiel d’actions
Personnaliser l’apparence des Actions dans un Compte-Rendu.
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5. GESTION DES BASES "PROJETS"
5.1. PRINCIPE
Une des principales tâches dans la réalisation d’un projet CNES, est la rédaction d’un grand nombre de
documents. Ces documents ont toujours des éléments communs comme la liste de diffusion, la liste des
types de documents, les documents de référence et applicables, un glossaire, les codes projet pour
référencer ces documents, un organigramme technique, etc.
GDOC permet de regrouper toutes ces informations au sein d’une base de données de type Access appelée
base projet qui peut être attachée aux documents Word GDoc. Il n'est pas nécessaire d'avoir Microsoft
Access sur son poste pour pouvoir utiliser Gdoc avec une base projet.
Pour gérer une base projet, il est nécessaire d’ouvrir un document Word créé avec GDOC. Par contre, la
gestion des bases projet est indépendante du document ouvert : vous pouvez créer ou modifier une base
même s’il ne s’agit pas de la base à laquelle le document est rattaché.
5.2. CREER UN PROJET
Lors de la création d’une nouvelle base vide, GDOC recopie les informations contenues dans la base de
données standard placée dans le répertoire du modèle (fichier GDOC_std.mdb) vers la nouvelle base.
Vous devez ensuite saisir les informations propres au projet courant, comme le nom du projet, la direction
ou société concernée, la sous-direction, et le service (le cas échéant), les personnes concernées par le
document (auteurs, « valideurs », application et diffusion), les codes associés (codes projet et codes OT),
les logos de l’entité et le logo projet. Vous pouvez aussi définir le format des exigences qui seront
utilisées pour le projet et initialiser le glossaire.
5.2.1.Créer une base projet
Vous pouvez créer une base projet :
soit à partir d’une base vide,
soit à partir d’une base existante en réalisant une copie.
Pour afficher la fenêtre Gestion du projet
1. Cliquez sur .
La fenêtre Gestion du projet s’affiche. Seul l’onglet Personnalisations est disponible.
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Un bandeau situé en haut de la fenêtre signale :
en bleu : la base n’est pas attachée au document
en vert : la base est attachée au document
en rouge : la base est déjà ouverte par un autre utilisateur
Pour créer une base vide
1. Saisissez le nom de la base dans la zone Fichier base.
2. Renseignez obligatoirement les zones Nom du projet, Société.
3. Renseignez éventuellement les zones Direction, Sous-direction, Service, Adresse.
4. Choisir un logo pour le projet et choisir un logo pour l’entité.
5. Cliquez sur Créer une nouvelle base.
1. La fenêtre Enregistrer la base sous s’affiche.
6. Choisissez votre répertoire de travail.
7. Cliquez sur Enregistrer.
2. Tous les onglets de la fenêtre sont disponibles. Vous pouvez compléter les informations du projet.
Signalisation du
rattachement
Onglet
Zone de création de base
Choix des logos
(Entité et projet)
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Pour créer une base par copie
1. Cliquez sur Rechercher une base.
La fenêtre Ouvrir un fichier base projet s’affiche.
2. Sélectionnez la base à copier.
3. Cliquez sur Ouvrir.
4. Cliquez sur Une copie dans la fenêtre Gestion du projet.
5.Cliquez sur Créer une nouvelle base. 4
La fenêtre « Enregistrer la base sous » s’affiche.
7. Saisissez le nom de la nouvelle base.
8. Cliquez sur Enregistrer.
Tous les onglets de la fenêtre sont disponibles. Vous pouvez compléter les informations du projet.
5.2.2.Compléter les références du projet : onglet Personnalisations
Lors de la création de la base projet, les zones Nom du projet et Société sont obligatoirement renseignées
dans l’onglet Personnalisations.
Vous pouvez modifier ces informations et compléter les références du projet.
4 La version 4.2 de GDOC, propose la création de bases nomades synchronisées avec une base maître (celle du service par exemple)
permettant des échanges facilités d’information entre les utilisateurs d’un même projet (Voir le chapitre Erreur ! Source du renvoi
introuvable.)
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Pour compléter les références du projet
1. Cliquez sur .
La fenêtre Gestion du projet s’affiche. L’onglet Personnalisations est sélectionné par défaut.
2. Complétez ou modifiez les zones comme suit :
Zone Description
Nom du projet Apparaît dans le champ PROJET dans la première page liminaire du
document
Services Une même base peut être partagée entre plusieurs projets ou entre
plusieurs structures du CNES ou sociétés. Le nom du projet et de la
structure apparaissent sur la première page liminaire du document.
Pour pouvoir mettre à jour ces informations dans votre document sans
changer de base, vous devez prévoir un service pour chaque structure
partageant un projet ou pour chaque projet partagé par plusieurs
structures.
Les boutons Ajouter et Supprimer permettent respectivement de créer
un nouveau service Projet-Structure ou de supprimer celui affiché.
Société Apparaît dans le champ SOCIETE dans la première page liminaire du
document
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Zone Description
Direction Apparaît dans le champ DIRECTION dans la première page liminaire
du document
Sous-Direction Apparaît dans le champ SOUS-DIRECTION dans la première page
liminaire du document
Service Apparaît dans le champ SERVICE dans la première page liminaire du
document
Adresse Apparaît dans la première page liminaire du document en bas de page.
Logo entité Apparaît en entête
Logo Projet Apparaît à côté du nom projet.
4. Cliquez sur Valider les modifications.
TRUC ET ASTUCE : On peut visualiser le nom complet du fichier représentant la base projet en
déplaçant la souris sur la zone Fichier Base
Astuce
Vous pouvez supprimer les logos de la base projet et les récupérer sur le disque en local.
On peut également récupérer le logo CNES sur le disque pour par exemple le réintégrer en tant que logo
entité dans le document.
5.2.3.Saisir les listes de diffusions du projet : onglet Diffusions
L’onglet Diffusions permet de définir une liste de diffusion par défaut en choisissant des personnes dans
la liste des personnes connues.
Pour afficher l’onglet Diffusions
1. Cliquez sur puis cliquez sur l’onglet Diffusions.
L’onglet comporte deux zones :
Diffusion interne,
Diffusion externe.
Pour chacune des zones, vous devez sélectionner les éléments à utiliser par défaut pour les documents.
Les listes Eléments de diffusion connus contiennent l’ensemble des personnes internes ou externes
déclarées dans le projet. Ces listes doivent être initialisées à l’aide de la fonction Gérer les personnes
connues du projet.
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Pour gérer la liste des personnes connues
1. Cliquez sur Gérer les personnes connues du projet.
La fenêtre Liste des personnes connues du projet s’affiche.
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2. Pour ajouter une personne, compléterez les zones puis cliquez sur Ajouter.
Attention : Le bouton « Ajouter » se grise une fois la saisie commencée et ne réapparait qu’une fois les
champs obligatoires renseignés
Zone Description
Nom Obligatoire.
Prénom Obligatoire.
Sigle Obligatoire. S’il existe déjà dans la Liste des sigles, sélectionnez-le dans la
liste pour éviter de le ressaisir.
Minimum 2 caractères
BPi Boîte postale interne, obligatoire pour un Agent CNES, facultatif pour un
Externe
Email Facultatif. Adresse électronique de la personne.
L’email est employé en remplacement de la BPI pour les personnes externes.
Agent CNES ou
Externe
Type de personne
3. Pour filtrer la liste des personnes, procédez comme suit :
Pour… Alors…
Afficher les personnes correspondant à un sigle Cliquez sur un sigle.
Sélectionnez le bouton radio Sélection
Afficher toutes les personnes Sélectionnez le bouton radio Tous
4. Pour modifier une personne, cliquez sur son nom dans la liste des personnes, modifiez une des zones
puis cliquez sur Modifier.
5. Pour supprimer une personne, cliquez sur son nom dans la liste des personnes puis cliquez sur
Supprimer.
6. Cliquez sur OK.
Pour récupérer les informations depuis l’annuaire du CNES
! Attention ! Cette fonctionnalité ne fonctionne que depuis le réseau du CNES.
Commencez à taper le nom d’une personne dans le champ NOM et cliquez sur « Annuaire ».
GDOC va tenter de retrouver dans l’annuaire d’entreprise le nom de cette personne.
Ensuite les informations comme l’adresse Email sont récupérées depuis l’annuaire et mise à jour dans
l’IHM.
Pour sauvegarder la personne cliquer sur « Ajouter ».
Pour mettre à jour votre liste de personne grâce à l’annuaire
! Attention ! Cette fonctionnalité ne fonctionne que depuis le réseau du CNES.
Si votre liste de personne est ancienne ou que vous n’êtes pas sûr de sa validité vous pouvez la mettre à
jour depuis l’annuaire, en cliquant sur le bouton « Mise à jour ».
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Pour passer des personnes interne<->externe et réciproquement
Le bouton interne<->externe permet de modifier le type de la personne. Cette modification est propre à la
base Gdoc et ne modifie rien dans l’annuaire du CNES.
Pour définir une liste de diffusion
1. Dans l’onglet Diffusions, cliquez sur une personne dans la liste Eléments de diffusion connus.
2. Cliquez sur
Le nom de la personne s’affiche dans la zone Liste par défaut correspondante.
3. Répétez les étapes 1 et 2 pour toutes les personnes à inclure dans une liste.
4. Cliquez sur Enregistrer les listes de diffusion.
Pour définir des alias de liste de diffusion
1. Par le menu Document/Gérer la base, choisir l’onglet Diffusions
2. Cliquez sur le bouton Ajouter.
.
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3. Donner un nom à l’alias
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4. Cet alias peut être choisi comme liste de diffusion en cochant « par défaut ». Attention il faut
ensuite sélectionner une nouvelle fois la liste Défaut et décocher la case pour l’ancienne liste par
défaut.
5. Inclure les personnes dans la liste
6. Cliquez sur Enregistrer les listes de diffusion
5.2.4.Saisir les codes du projet : onglet Codes du projet
L’onglet Codes du projet permet de saisir les listes de codes utilisés dans la nomenclature du document.
Vous devez initialiser les listes :
Codes projets,
Codes OT (Organigramme Technique).
La liste des types de documents est proposée par défaut.
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Pour afficher l’onglet Codes du projet
1. Cliquez sur puis cliquez sur l’onglet Code du projet.
Les codes OT sont définis librement5 pour un projet. Ils peuvent être numériques ou alphanumériques :
5 On peut se référer aux documents du projet pour en obtenir la liste.
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Pour gérer une liste de codes
1. Pour saisir un code, saisissez un code puis cliquez sur Ajouter.
Vous pouvez aussi importer ces codes depuis une GED (telle que Baghera).
2. Pour supprimer un code, sélectionner un code puis cliquer sur Supprimer.
3. Pour annuler tous les ajouts et les suppressions, cliquez sur Recharger. Les listes sont rechargées à
partir de la base projet.
4. Cliquez sur Enregistrer les modifications pour enregistrer les nouvelles listes dans la base projet.
5.2.5.Définir le format des exigences : onglet Exigences
L’onglet Exigences permet de définir au préalable le format du nom des exigences.
Le format des exigences peut être :
contrôlé : le format est imposé,
ou libre.
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Pour afficher l’onglet Exigence
1. Cliquez sur puis cliquez sur l’onglet Exigence.
Pour définir le format des exigences
1. Choisissez Le format est contrôlé.
2. Cliquez sur Ajouter un champ.
3. Choisissez le type : Alphanumérique ou Numérique.
Un champ alphanumérique est identifié par des lettres, un champ numérique est identifié par des
chiffres.
4. Saisissez la longueur Minimum et Maximum du champ.
Si le Minimum et le Maximum sont identiques, la longueur est obligatoire.
5. Saisissez la Description du champ.
6. Recommencez les étapes 2 à 5 pour tous les champs à rajouter.
7. Vous pouvez supprimer le dernier champ saisi en cliquant sur Supprimer le champ.
S’il reste un seul champ, il ne peut pas être supprimé.
8. Cliquez sur Enregistrer les modifications.
5.2.6.Saisir les définitions du glossaire du projet : onglet Glossaire
Afin d’unifier les définitions des termes, un glossaire peut être enregistré dans la base projet et être
rappelé dans les documents.
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Pour afficher l’onglet Glossaire
1. Cliquez sur puis cliquez sur l’onglet Glossaire.
Pour enrichir le glossaire
1. Cliquez sur Ajouter un acronyme.
Une fenêtre de saisie s’affiche.
2. Saisissez l’acronyme ou le terme à définir puis cliquez sur OK.
3. Saisissez la définition dans la zone correspondant à la langue du document.
Remarque : si la définition dans la langue du document est vide, l’autre définition sera utilisée lors de
la mise à jour du document. Cette définition s’affichera en caractères italiques.
4. Cliquez sur Enregistrer le glossaire.
Pour modifier le glossaire
1. Cliquez sur Renommer un acronyme.
Une fenêtre de saisie s’affiche. Entrer la nouvelle définition
2. Cliquez sur Supprimer un acronyme.
Une fenêtre de confirmation s’affiche.
Pour récupérer le glossaire du document
1. Cliquez sur Alimenter à partir du document.
Tous les termes saisis dans le glossaire du document s’affichent automatiquement dans la liste des
acronymes.
2. Cliquez sur Enregistrer le glossaire.
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5.3. MODIFIER UN PROJET EXISTANT
Pour modifier les caractéristiques d’un projet, cliquez sur et procédez comme décrit dans le
paragraphe 5 Gestion des bases "projets.
5.4. IMPORTER DES DONNEES
Pour compléter la base courante, vous pouvez importer les tables déjà renseignées d’une autre base.
Pour importer des bases
1. Cliquez sur
2. Cliquez sur Importer des données….
La fenêtre Ouvrir un fichier base projet s’affiche.
3. Sélectionnez la base que vous souhaitez importer et cliquez sur Ouvrir.
La fenêtre "Organiser les bases GDOC" s’affiche.
4. Sélectionner dans chaque onglet les éléments que vous souhaitez importer.
Cliquez sur le bouton "Fusion intégrale…" pour tout importer
5. Cliquez sur Valider.
Remarque : Les doublons qui pourraient apparaître de la base à lire ne sont pas importés. En d’autres
termes, les valeurs de la base de réception sont prioritaires sur la base à lire dans le cas de doublons.
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5.5. TRAVAILLER EN MODE NOMADE ET SYNCHRONISER DES
BASES
Cette fonction, disponible à partir de la version 4.2 de GDOC, permet une synchronisation des données
entre deux bases GDOC.
une base maîtresse utilisée par le service ou le projet
et une base locale (appelée aussi répliqua) généralement utilisée lors des déplacements avec un PC
nomade.
Cette utilisation correspond au cas d’un utilisateur de GDOC qui part avec son PC portable et sa base
GDOC locale. Il fait des modifications (par exemple : il ajoute une personne) puis souhaite lorsqu'il
revient à son bureau synchroniser sa base avec celle de sa structure ou de son projet. A la fin du processus
de synchronisation, les bases de données maîtresses et répliqua sont identiques, chacune ayant été enrichie
des données de l'autre qu'elle n'avait pas déjà.
Un tel fonctionnement suppose que la base maître ait été configurée. Le document DR2 (Manuel
Administration) explicite les opérations à réaliser pour rendre une base service compatible de ce
fonctionnement.
Remarque : S'il ne vous est pas possible de créer un couple Maître / Réplica (par exemple parce qu’on ne
dispose pas de Microsoft Access 2000 ou supérieur), il vous est néanmoins possible d'emmener une
simple copie de la base de référence, qu'il faudra alors utiliser en "Lecture seule" car elle ne sera pas
synchronisable. Cela vous permettra tout de même d'utiliser toutes les données qu'elle contient. Le §5.5.1
vous indique comment emporter une base Nomade, qu'elle soit synchronisable ou non.
Les bases nomades doivent être créées et synchronisées en respectant la procédure indiquée dans les
paragraphes suivants.
ATTENTION :
On peut utiliser cette fonction lorsque la base service ne peut plus être atteinte par le réseau. Dès le retour
de la communication, il convient de supprimer les bases nomades créées.
Cette fonction ne correspond pas à une fonction de sauvegarde de la base maître et ne doit pas être utilisée
comme telle.
Une suppression malencontreuse dans une base nomade va se répercuter (comme toute autre modification
d’ailleurs) dans la base service et les autres bases nomades synchronisées. Il convient donc d’être prudent
dans le nombre et le déploiement des bases nomades.
Donner des noms explicites aux bases nomades.
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5.5.1.Définir le "Répertoire des Bases Nomades"
Lorsqu’on travaille en équipe, il est fréquent que la base de référence soit hébergée sur le réseau.
Comment faire alors pour utiliser GDOC lorsqu'on dispose d'un PC portable et qu’on n'est plus raccordé
au réseau ?
Il faut avant de débrancher le câble réseau procéder aux deux vérifications suivantes :
1. Vérifier qu’'on dispose d'une version locale de l'outil GDOC. Si ce n'est pas le cas il convient de
l'installer. Deux manières sont possibles :
a. par la fonction Windows "Rendre disponible Hors connexion"6 si on dispose d'une version
hébergée sur le réseau.
ATTENTION, il faut s'assurer que les mises en page, mais également l'ensemble de la
distribution est disponible hors connexion.7
b. par Copie de la distribution GDOC sur un répertoire du PC Portable.
6 Cette fonction recopie dans un "cache Windows" sur le PC les fichiers hébergés sur le réseau. Dès que Windows détecte la disparition du
réseau, ce sont les fichiers du cache local qui sont utilisés pour donner l'illusion que le réseau est encore là. 7 L'emplacement de la distribution est défini dans le fichier GDOC.ini qui se trouve à côté des fichiers de mise en page modeleGDOCxxx.dot.
La partie commune aux deux variables BIN et AIDE indiquent cet emplacement.
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2. Vérifier qu’on dispose d'un "Répertoire des Bases Nomades" et qu'il contient soit un vrai
"Réplica synchronisable", soit une simple copie de la base de référence hébergée sur le réseau
S'il vous manque le "Répertoire des Bases Nomades", voici les étapes à suivre pour le créer :
1. Avec l'Explorateur de fichier Windows, créer sur votre ordinateur portable un répertoire et déposer
dedans les copies locales ou les Réplicas de la base projet de référence (les fichiers .mdb doivent
avoir le même nom que la base de référence).
2. Indiquer à GDOC qu'il s'agit du "Répertoire des Bases Nomades".
3. Eventuellement vérifier "l'Etat du Nomadisme"
Le fonctionnement sera alors le suivant :
Tant que le réseau est là, GDOC utilise la base de référence attachée au document.
Dès que le réseau disparaît, GDOC cherche une base projet ayant le même nom dans les
répertoires suivants :
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Rév. : 00 Date : 06/10/2014
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L'arborescence amont du document
L'arborescence amont du "Répertoire des Bases Nomades"
L'arborescence amont de la distribution GDOC
S'il trouve, il vous indique qu'il va utiliser cette base jusqu'à ce que le réseau revienne.
S'il ne trouve pas, il vous proposera de définir un autre "Répertoire des Bases Nomades" ou de
vous rattacher à une autre Base ou bien encore de travailler momentanément sans base projet.
Dès que le réseau revient, GDOC rebascule sur la base de référence attachée initialement au
document (sauf si vous avez explicitement attaché votre document à une autre base de référence).
5.5.2.Créer une base nomade synchronisable à partir de la base maître
Pour créer une base nomade synchronisable, vous devez choisir une base service préalablement
configurée pour accepter la création de réplica, et disposer au moins de WORD 20008.
Pour créer une base nomade synchronisable
1. Attacher une base service dont vous voulez effectuer une copie nomade.
2. Cliquez sur Gérer la base projet
8 La synchronisation n’est pas possible avec WORD 97
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On peut vérifier que la base service est réplicable parce que le bouton Synchroniser est visible.
3. Choisissez un mode de création Par copie
4. Cliquez sur Créer base projet
La fenêtre Ouvrir un fichier base projet s’affiche.
5. Entrer le nom de la base que vous souhaitez donner au réplica.
Il convient de donner un nom propre au PC ou à la personne propriétaire qui sera synchronisé : Par
exemple : « projet_durand », « dupont_nomade »
6. Cliquez sur Ouvrir. La fenêtre de création de la base apparaît.
Il convient de vérifier les informations affichées
7. Cliquez sur Créer une base nomade. La fenêtre de confirmation finale apparaît.
8. Confirmer la création. Après un laps de temps proportionnel à la taille de la base et aux performances
du système, la fenêtre suivante apparaît, confirmant la création de la base nomade.
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9. Appuyer sur OK. La fenêtre d’attachement de projet est affichée (voir le paragraphe 5.3 Modifier un
projet existant).
A l’issue de cette opération réussie, le fonctionnement de GDOC ne diffère pas de celui avec une base
« normale ».
Il convient d’effectuer immédiatement une synchronisation pour en vérifier le fonctionnement nominal
(voir le chapitre suivant).
5.5.3.Consulter l’état de la base nomade
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5.5.4.Synchroniser une base nomade avec la base maître
Pour synchroniser une base nomade avec la base maître, vous devez pouvoir atteindre la base service
depuis votre PC et disposer au moins de WORD 20009.
Pour synchroniser une base nomade
1. Si vous fonctionnez avec un "Répertoire de Bases Nomades" comme indiqué au §5.5.1, vous devez
passer en "mode Nomade Forcé" comme indiqué sur l'image ci-dessous.
Sinon, vous pouvez également attacher la base nomade dont vous voulez effectuer la synchronisation
via le bouton "Choisir un projet" (mais il vous faudra ensuite attacher la base de référence sur le
réseau, ce qui fait une double manipulation).
En forçant le mode Nomade, GDOC va se rattacher à la base Nomade, bien que le réseau soit présent et
que la base de référence soit atteignable. Vous allez donc pouvoir gérer la base locale pour la synchroniser
avec la base présente sur le réseau.
2. Cliquez sur Gérer la base projet
3. Cliquez sur Synchroniser.
La fenêtre de Synchronisation apparaît.
9 La synchronisation n’est pas possible avec WORD 97
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Il convient de vérifier les informations affichées :
La base maître doit être celle qui a servi à la création initiale de la base nomade.
La base nomade doit être la base locale courante.
4. Vérifier que l’accès à la base maître est possible en cliquant le bouton Parcourir.
5. Le cas échéant, changer la valeur du chemin d’accès à la base maître avec le bouton Parcourir.
6. Choisissez un mode de synchronisation :
Export : Les modifications (y compris les suppressions) sont répercutées de la base Nomade
vers la base Maître.
Import : Seules les modifications de la base Maître sont répercutées dans la base Nomade.
Complète : Toutes les modifications sont répercutées.
7. Appuyer sur le bouton Synchroniser. La fenêtre de confirmation apparaît.
8. Confirmer la synchronisation. Après un court laps de temps, la synchronisation est terminée.
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A ce stade, il peut exister des conflits. Le cas
échéant, il convient d’appliquer la procédure de
résolution des conflits explicitée ci-après
ATTENTION :
Seules deux bases d’un même projet peuvent se synchroniser.
5.5.5. Gérer les conflits
Dans les mécanismes de synchronisation, il peut apparaître des conflits. Par exemple, un utilisateur peut
effectuer une modification d’un élément de GDOC (dans notre exemple la valeur d’un email) qui soit
contradictoire avec la modification effectuée par ailleurs dans le jeu de répliqua. Dans ce cas, GDOC
détecte les conflits lors de la synchronisation et propose de résoudre le conflit au niveau de la base maître.
Pour résoudre un conflit
1. Attacher la base nomade dont vous voulez effectuer la résolution de conflits.
2. Cliquez sur Gérer la base projet puis Synchroniser. La fenêtre de Synchronisation apparaît.
3. Cliquez sur Gérer les conflits. La fenêtre de résolution de
conflit apparaît. Deux cas peuvent se présentés.
1. Cas 1 : Pas de Conflit :
Les deux bases sont identiques et la procédure s’arrête à ce
stade.
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Cas 2 : Des conflits existent !
Les tables de GDOC en conflit sont affichées. Il convient de résoudre les conflits.
4. Cliquer sur le bouton Afficher. La fenêtre de résolution s’affiche.
Elle présente les données en conflits
Sur la partie gauche : La donnée qui est considérée comme bonne
Sur la partie droite : La donnée en concurrence
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On peut se référer au manuel disponible sur le bouton Aide pour de plus amples détails.
5. Choisissez la bonne donnée permettant de résoudre le conflit. Puis cliquer sur Résoudre
Pour le cas de conflit affichée dans l’exemple, on choisit de remplacer la donnée en conflit
(fmanon@cnes.fr) par la donnée en concurrence ( frederic.manon@cnes.fr ). Il convient donc de cliquer
sur Remplacer par la donnée en conflit, puis cliquer sur Résoudre.
6. Effectuer toutes les résolutions de conflits nécessaires de
façon à supprimer tous les conflits de la base.
7. Effectuer une synchronisation finale de façon à
répercuter les modifications liées à la résolution de
conflit (voir le chapitre précédent).
8. Vérifier qu’aucun conflit n’existe avant de quitter la
fenêtre
A ce stade, les conflits ont été résolus et la base est modifiable comme par avant.
Trucs et astuces :
Il convient d’effectuer immédiatement la résolution de conflit dès leur détection de façon à ne pas laisser
s’accumuler des conflits non résolus
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6. GESTION DU DOCUMENT
6.1. CHOISIR UN PROJET POUR LE DOCUMENT
GDOC permet de manipuler les informations d’une base projet indépendamment du document en cours
d’édition (voir le chapitre 5 Gestion des bases "projets). Dans ce chapitre, nous créons un nouveau
document, en le reliant à une base projet existante pour récupérer les informations qui s’y trouvent et
éviter ainsi des recopies de textes fastidieuses et sources d’erreur.
Vous pouvez ainsi à tout moment :
attacher le document à une base projet existante,
changer la base projet de rattachement,
détacher le document de sa base projet.
Si la base est partagée entre plusieurs projets ou structures, vous devez choisir un ensemble Projet-
Structure dans la liste Services.
Attention: Le fait de changer le projet auquel est rattaché un document n’est pas un mode de
fonctionnement nominal. En effet, les champs auront des valeurs qui ne seront pas en correspondance
avec les données du nouveau projet. Dans tous les cas, lors d’un changement de projet en cours de
réalisation d’un document, il est nécessaire de faire une mise à jour du document (voir paragraphe 6.22
Mettre à jour les champs.
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Pour attacher une base projet au document
1. Cliquez sur .
La fenêtre Choisir le fichier base du projet s’affiche.
2. Cliquez sur Parcourir.
3. Sélectionnez le fichier projet et cliquez sur Ouvrir.
Les références du projet s’affichent.
4. Sélectionnez une Entité
5. Cliquez sur Valider.
Pour détacher le document de la base projet
1. Cliquez sur .Choisir un projet pour ce document
La fenêtre Choisir le fichier base du projet s’affiche. Les références du projet s’affichent.
2. Cliquez sur Document sans base Projet.
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6.2. RENOMMER LE DOCUMENT SELON LA NORME ECSS_M_50B
Vous pouvez à tout moment renommer votre document selon la norme ECSS_M_50B.
Pour cela, il faut que la référence (nomenclature CNES ou libre) soit renseigné ainsi que l’édition et la
révision.
Cliquez sur « Document »/ « ECSS_M_50B »/ « Renommer conformément à l’ECSS_M_50B ».
Votre document est renommé.
6.3. SUGGERER DES MOTS
Cette fonction « Document /Suggérer des mots » permet de gérer l’auto-complétion lors de la rédaction.
Le principe est le suivant : Vous saisissez le début d’un mot, puis vous appuyez sur ALT-D. GDOC vous
suggèrera alors dans une fenêtre pop-up, un ensemble de mots commençant par ces lettres.
Par exemple, si vous tapez "doc", puis ALT-D, vous obtiendrez :
Appuyez à nouveau sur ALT-D (ou sur les flèches haut/bas) pour faire descendre la sélection, puis sur
ENTER pour sélectionner ce mot, ou sur une touche quelconque, pour ajouter cette lettre à la suite du mot
sélectionné (pratique pour ajouter un "s" ou un "espace").
GDOC recherche dans tous les documents Word ouverts ainsi que dans le correcteur orthographique, si
bien que cela fonctionne aussi pour des acronymes ou des noms d'exigences.
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Par exemple, dans le fichier 030 Solution_VVF.doc fourni dans les exemples de GDOC, en tapant VOY,
puis ALT-D, on obtient :
VOY_010 est un n° d'exigence trouvé dans le document.
L'auto-complétion de GDOC est sensible aux Majuscules/minuscules. Ainsi :
Si vous tapez que des minuscules (respectivement des majuscules), GDOC suggèrera des mots en
minuscule (respectivement des majuscules) même s'ils sont en majuscules (respectivement en
minuscules) dans le document.
Si vous tapez un mélange de majuscules/minuscules, alors GDOC les préservera.
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6.4. INSERER UN TABLEAU
6.4.1. Insertion d’un tableau dans GDOC
Cette fonction « Document /Astuces/Insérer un tableau » permet d’insérer un tableau GDOC, avec des
styles d'en-têtes et de cellules.
Si vous activez cette fonction alors que votre curseur est dans un tableau, les champs de saisie du nombre
de colonnes et de lignes seront grisés, mais les styles GDOC seront appliqués au tableau.
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6.4.2.Transformation d’un tableau Word vers un tableau Excel
Cette fonction « Document /Astuces/Convertir le tableau courant vers Excel (Expérimental)» disponible
depuis la version 4.3.0.1 de GDOC permet d’exporter un tableau au format Word vers un tableau Excel.
Ceci est particulièrement pratique pour récupérer rapidement un tableau Word et effectuer toutes sortes
d’opérations via les fonctions Excel.
Il suffit donc de sélectionner un tableau dans son document puis de cliquer sur « Document
/Astuces/Convertir le tableau courant vers Excel (Expérimental)» ; Un fichier Excel est généré et contient
les données du tableau Word.
6.5. SELECTIONNER LES AUTEURS, VALIDEURS ET APPLICATION
Pour alimenter la page de garde de votre document, vous pouvez choisir les auteurs, valideurs ou les
personnes pour application dans la liste de toutes les personnes connues pour le projet.
Attention : Les cadres de la page de garde peuvent contenir six noms au maximum dans chaque catégorie.
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Pour gérer la liste des personnes
1. Cliquez sur .
La fenêtre Sélection des Auteurs,… s’affiche
La liste déroulante située en haut de la fenêtre présente toutes les personnes connues du projet et
enregistrées dans la base et celles du document.
Les noms sont classés par ordre alphabétique.
2. Cliquez sur Gérer.
La fenêtre Liste des personnes connues du projet s’affiche.
3. Reportez-vous au paragraphe Pour gérer la liste des personnes connues.
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Pour sélectionner une personne
1. Sélectionnez une personne dans la liste des personnes du projet.
Ou entrez les premières lettres du nom
2. Dans la partie relative à la fonction de la
personne pour le document, cliquez sur Ajouter
La personne sélectionnée disparaît de la liste des personnes du projet et apparaît dans la liste des
Auteurs du document, des Valideurs du document ou des Personnes pour application.
Attention : Si vous souhaitez faire apparaître une même personne dans plusieurs listes, vous devez la
sélectionner une nouvelle fois.
La partie Contrôleur du document devient active lorsque une case « Contrôlé par » est
disposé dans les pages liminaires.
3. Utilisez éventuellement les flèches pour modifier l’ordre des personnes dans une liste.
Pour enlever une personne
1. Sélectionnez la personne dans la partie relative.
2. Cliquez sur Enlever.
La personne apparaît à nouveau dans la liste des personnes du projet.
Pour valider le contenu des listes
1. Cliquez sur OK dans la fenêtre Sélection des auteurs, Valideurs et personnes pour application.
Trucs et Astuces : Pour aller plus vite encore…
Mettez le curseur dans éléments de diffusion connus, tapez les premières lettres du nom de la personne à
mettre en diffusion. Lorsque son nom s'affiche, tapez 2 fois sur la touche Entrée.
on a entré « M », puis
« A » et « N ». GDOC
propose le nom
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6.6. ENTRER DES AUTEURS EN MODE NON RATTACHE
Il est possible de saisir des auteurs alors que le document n’est pas rattaché à une base projet. Cette
fonction permet d’éviter de manipuler la page de garde directement depuis WORD et éviter ainsi de
supprimer des signets par inadvertance.
Pour ajouter une personne
1. Déclencher le menu « Définir les auteurs… » alors que le document n’est pas rattaché à un projet. La
fenêtre suivante apparaît.
2. Saisir la personne dans la partie correspondante en respectant si possible le principe suivant
NOM Prénom <tab> sigle.
- Nom en majuscule
- Prénom en minuscule
- Le sigle séparé par une tabulation.
3. Saisir une nouvelle personne à la ligne suivante.
4. Cliquer sur OK. Le tableau des auteurs est mis à jour.
Trucs et Astuces :
Le respect de la consigne de saisie permet, lors de l’attachement ultérieur à une base de données, d’éviter
des saisies redondantes et d’avoir à déclarer une nouvelle personne fictive.
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6.7. SAISIR LES LISTES DE DIFFUSIONS
Si les listes de diffusion de votre document sont vides :
vous pouvez choisir dans les listes de diffusion définies pour le projet, les personnes à faire apparaître
dans les listes de diffusion du document,
les personnes sélectionnées dans les cadres Auteurs, Valideurs et pour application sont ajoutées
automatiquement aux listes de diffusion,
vous pouvez compléter manuellement les listes de diffusion du document. Dans ce cas, les personnes
saisies ne sont pas ajoutées à la base projet.
A chaque fois que vous utilisez la fonction Liste de diffusion, GDOC propose automatiquement
d’enregistrer les personnes saisies manuellement dans les cadres Auteurs, Valideurs et pour application à
la base projet.
Pour ajouter une personne à partir de la page de garde
1. Saisissez un nom de personne inconnue du projet dans un des cadres Auteurs, Valideurs ou Personne
pour application.
2. Cliquez sur
3. La fenêtre Liste des personnes connues du projet s’affiche.
4. Complétez le Sigle, la Bpi et l’email ou bien cliquez sur le bouton « Annuaire »(cette option suppose
l’accès à un serveur de rebond disposant des accès à l’annuaire).
5. Cliquez sur Ajouter.
6. Cliquez sur OK.
La personne est rajoutée dans la liste des personnes connues du projet.
6.8. POUR AJOUTER LES INFORMATIONS D’UNE PERSONNE DANS
LE CORPS DU DOCUMENT.
Dans la barre d’outils GDOC existe un bouton qui permet de choisir une personne enregistrée dans la
base et de rajouter ses informations dans le corps du document.
Ici, si on clique sur OK, GDOC rajoute : Adrian LOPEZ-RUFIAN (ASTEK SO) .
Il est possible d’utiliser le raccourci clavier « CTRL L » pour insérer une personne.
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Pour ajouter des personnes connues du projet
1. Cliquez sur
La fenêtre Sélection des listes de diffusion s’affiche.
La liste déroulante située en haut de la fenêtre présente
toutes les personnes connues du projet et enregistrées dans
la base.
Les noms sont classés par ordre alphabétique.
Les listes de diffusion contiennent automatiquement toutes
les personnes connues du projet et définies comme Auteur,
Valideur, Controleur ou Pour application dans la page de
garde.
2. Sélectionner une personne ou entrer les premières lettres
3. Cliquez le bouton Ajouter. La personne est
automatiquement déplacée dans la partie Diffusion Interne
pour les agents CNES et la partie Diffusion Externe pour
les autres.
Vous pouvez trier les personnes par Nom ou par Entité en
cliquant sur les boutons respectifs.
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Pour retrouver la liste de diffusion standard
1. Cliquer « Retrouver les listes par défaut », permet de positionner automatiquement les personnes
appartenant à la liste de diffusion par défaut.
Pour ajouter les personnes impliquées dans des actions
1. Cliquer « Personnes en action ».
6.9. DIFFUSER LA NOTE TECHNIQUE PAR EMAIL
Pour diffuser une note technique par Email, il suffit de
renseigner la liste de diffusion comme indiqué au paragraphe
6.7, puis dans la boîte de dialogue de diffusion, cliquer sur le
bouton Diffuser par Email…
ATTENTION : Si vous ajoutez une nouvelle personne en
diffusion, cliquez d’abord sur OK pour que cette personne soit
intégrée dans le document, sauvegardez ensuite votre
document, puis enfin, ouvrez la boîte de dialogue de diffusion
pour lancer la diffusion par Email.
Lors de la diffusion par email plusieurs questions vous seront
posées.
Cette fonction est compatible avec Outlook, Thunderbird,
Outlook express…
Lors du rattachement du fichier, laissez l’application prendre
contrôle de votre PC.
Le corps du mail reste modifiable avant d’être envoyé.
Vous pouvez paramétrer dans GDOC.ini une configuration spéciale de touches permettant à GDOC de
piloter votre client de messagerie, pour insérer un sujet, la pièce jointe…
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6.10. GESTION DES IMPRESSIONS
Le module « Imprimer le document » permet de gérer les impressions couleur ou noir et blanc de votre
document.
Cependant, avant d'imprimer, il est généralement souhaitable de cacher les "bulles" de révision de Word
et de ne faire apparaître que les "nouilles" (un trait vertical dans la marge en regard des lignes modifiées).
Pour basculer du mode "bulles" au mode "prêt à imprimer avec Nouilles", utilisez la commande
Document/Astuces/ Afficher/Cacher les Bulles de Suivi de Modifications pour l'impression.
En appuyant sur vous ferez apparaître cette IHM :
Des informations sur le coût des types d’impressions sont affichées pour vous aider à faire le bon choix.
Il se peut que GDOC ne puisse pas modifier les paramètres de votre impression en noir et blanc, dans ce
cas il affichera la fenêtre de configuration de votre imprimante pour que le réglage soit effectué
manuellement.
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GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014
Rév. : 00 Date : 06/10/2014
Référence : Intentionnellement vide Page : 60
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6.11. GERER LES DA/DR (DOCUMENTS DE REFERENCES ET LES
DOCUMENTS APPLICABLES)
Les règles à respecter pour utiliser les fonctions du modèle, relatives aux documents de référence et aux
documents applicables sont les suivantes :
chaque liste (Référence ou Applicable) doit se trouver dans un paragraphe de style Titre 2 dont le titre
doit contenir respectivement les mots « Reference » ou « Applicable »,
une liste peut être divisée en plusieurs tableaux insérés dans des paragraphes de style Titre 3 ou
inférieur.
Pour afficher la liste des documents
1. Cliquez sur Gérer les documents DA/DR.
La fenêtre « Gestion des documents » de référence et des documents applicables s’affiche.
Par défaut, tous les documents de la base projet sont affichés par ordre alphabétique sur la
Référence/Edition/Révision mais on peut choisir de trier par Auteurs et Titre10 dans un ordre ascendant
ou descendant.
10 Et sur la date à partir de le version 4.2
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GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014
Rév. : 00 Date : 06/10/2014
Référence : Intentionnellement vide Page : 61
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2. Pour filtrer la liste des documents, procédez comme suit :
Pour afficher les documents … Alors…
dont vous connaissez une partie du titre Cliquez sur Restreindre.
Cliquez sur aux titres contenant le texte.
Saisissez une partie du titre.
dont vous connaissez une partie de la
nomenclature
Cliquez sur Restreindre.
Cliquez sur aux références contenant le texte.
Saisissez une partie de la nomenclature.
Le filtre ne tient pas compte des majuscules et des minuscules ; par contre les lettres accentuées sont
significatives.
3. Pour ordonner la liste des documents, procédez comme suit :
Pour afficher les documents … Alors…
pour découvrir les colonnes Nomenclature,
Titre, Auteurs Date
Déplacer la barre horizontale
Pour trier sur ces colonnes Sélectionner la colonne de tri avec la liste
déroulante Par 11.
Sélectionner le type de tri avec la liste déroulante
Ordre : Ascendant (alphabétique pour les textes,
chronologique pour les date) ou Descendant (ordre
inverse)
Ajouter un lien vers le document dans le corps du texte.
Dans l’IHM de gestion des DA/DR vous trouvez le bouton « Insérer hyperlien ».
Cette fonction permet de rajouter dans le corps du texte la référence d’un document, avec un lien
hypertexte pointant vers le document. Pour cela, le document doit comporter une URL, permettant à
GDOC de savoir comment atteindre le document.
Pour ajouter un document à la base projet
1. Cliquez sur Ajouter dans la zone Titre des documents disponibles.
La fenêtre Référence d’un document s’affiche.
2. Complétez les zones de la fenêtre.
Si le document que vous voulez rajouter correspond au document sur lequel vous êtes en train de
travailler, vous pouvez cliquer sur « Doc. en cours ». GDOC va remplir les champs
automatiquement grâce aux informations du document courant.
Si vous souhaitez récupérer les informations d'un autre document GDOC, cliquez sur "Autre
Doc…".
3. Vous pouvez rajouter les auteurs en cliquant sur la liste déroulant (à droite du champ Auteur(s)),
et choisir la personne à rajouter. Les auteurs disponibles dans la liste sont les auteurs du document
11 Le tri sur les dates est disponible à partir de la version 4.2 de GDOC.
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GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014
Rév. : 00 Date : 06/10/2014
Référence : Intentionnellement vide Page : 62
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courant.
4. Les valeurs de l’état sont proposées dans une liste déroulante et ces valeurs sont conformes à la
norme ECSS-M-50B.
L’identifiant est facultatif. Il peut remplacer la numérotation automatique du document.
3. Cliquez sur OK.
Pour supprimer un document de la base projet
1. Sélectionnez un document dans la zone Titre des documents disponibles.
Ses caractéristiques s’affichent dans la zone Description du document.
2. Cliquez sur Supprimer.
Le document est supprimé de la base projet.
Attention : Cette suppression n’est pas réversible.
Pour insérer un document de Baghera en tant que DA/DR
1. Sélectionnez le bouton Baghera
2. Notez le projet, le critère ou les critères, votre login et mot de passe et cliquez sur Import
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GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014
Rév. : 00 Date : 06/10/2014
Référence : Intentionnellement vide Page : 63
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5. Dans l’IHM de confirmation d’un import depuis une GED
6. Choisissez les documents à importer
7. Vos documents sont importés dans la base de données GDOC et peuvent être référencés.
Pour importer un datapackage ECSS_M_50_B
1. Préparez un datapackage avec un ensemble de documents que vous voulez enregistrer dans la base
GDOC.
2. Dans l’IHM de gestion des DA/DR cliquez sur « Importer ».
3. Choisissez le TDP
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GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014
Rév. : 00 Date : 06/10/2014
Référence : Intentionnellement vide Page : 64
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4. Vos documents sont importés dans la base de données GDOC et peuvent être référencés.
Pour ajouter un document à la liste des documents de référence ou des documents
applicables
1. Sélectionnez un document dans la zone Titre des documents disponibles.
Ses caractéristiques s’affichent dans la zone Description du document.
2. Sélectionnez un format de numérotation.
L’identifiant peut remplacer la numérotation automatique des documents.
3. Cliquez sur Ajouter en tant que document de référence ou Ajouter en tant que document applicable.
La référence du document apparaît dans un tableau dans le paragraphe Documents de référence ou
Documents applicables.
Pour changer l’ordre des documents dans le paragraphe Documents de référence ou
Documents applicables
1. Cliquez sur le bouton « Modifier l’ordre ou retirer un DA/DR de ce document »
3. Ensuite dans la nouvelle fenêtre choisissez soit DA soit DR.
4. Les documents apparaissent dans la liste, il ne vous reste plus qu’à sélectionner le document à déplacer
et à utiliser les flèches sur le côté.
Pour remplacer un renvoi par un autre
Depuis l’IHM « DA/DR présents dans le document » vous pouvez modifier tous les renvois vers un
document présents dans le texte par un autre renvoi en cliquant sur « Remplacer Renvois… »
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GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014
Rév. : 00 Date : 06/10/2014
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Par exemple prenons le renvoi DR1 et remplaçons le par DR2. Tous les renvois vers DR1 seront
remplacés par DR2.
Pour transférer un document d’un paragraphe à un autre
1. Sélectionnez la ligne du document à déplacer.
2. Choisissez Edition / Couper.
3. Dans l’autre paragraphe, sélectionnez la ligne avant laquelle le document doit être inséré.
4. Choisissez Edition / Coller les lignes.
5. Changez DR en DA (ou inversement).
6. Ne renumérotez pas manuellement les documents.
6.12. INSÉRER UN RENVOI DR/DA
Si un document de référence apparaît dans le paragraphe Documents de référence comme suit :
DR1 Manuel utilisateur GDOC Charlot P., 13/02/2002, Édit. 05, Rév. 00
DTS/MPI/PS/SI
Vous pouvez insérer un renvoi à ce document en choisissant une des présentations suivantes :
reportez-vous au document DR1
reportez-vous au document "Manuel utilisateur GDOC"
reportez-vous au document DR1 (Manuel utilisateur GDOC)
Remarque : Depuis la version 4.3.0.1 de GDOC, la date d’un DR/DA peut ne pas être spécifiée.
Pour insérer un renvoi
1. Placez le curseur dans le document à l’endroit où vous souhaitez faire apparaître le renvoi.
2. Cliquez sur Insérer un renvoi DA/DR.
La fenêtre DA/DR présents dans le document s’affiche.
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GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014
Rév. : 00 Date : 06/10/2014
Référence : Intentionnellement vide Page : 66
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Liste des documents
Aperçu de la présentation
choisie
Choix d’une présentation
Choix de la liste
3. Choisissez la liste DR ou la liste DA.
Les documents de la liste s’affichent.
4. Cliquez sur un document dans la liste.
5. Choisissez une présentation.
6. Cliquez sur « Insérer un renvoi vers le DA/DR Selectionné »
7. Cliquez sur « Fermer »
Pour supprimer un renvoi
Le renvoi a permis de créer un texte dans le document renvoyant à un élément de la table DA ou de la
table DR. Pour supprimer un renvoi, il suffit de sélectionner le texte incriminé et d’effectuer la
suppression avec WORD.
1. Sélectionner les parties de texte de renvoi.
2. Supprimer le texte.
Pour cacher les bulles de commentaires associés aux renvois DA/DR (ou AC/AD)
A l'aide de la commande "Mon GDOC/Afficher les commentaires GDOC (AC/AD DA/DR et Glossaire)",
vous pouvez cacher/afficher les bulles de commentaires associées aux renvois DA/DR.
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GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014
Rév. : 00 Date : 06/10/2014
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Il peut être utile de cacher les bulles de commentaires associées aux renvois DA/DR (ou aux AC/AD)
lorsqu’on navigue avec les flèches de "Suivi de modification" ( ), pour ne pas s'arrêter sur chaque
commentaire GDOC.
6.13. SUPPRIMER UN DOCUMENT EN DA/DR
On peut vouloir enlever un document de sa table DA ou DR (mais pas de la base projet dans laquelle il
reste utilisable pour d'autres documents).
1. Cliquez sur Gérer les documents DA/DR. La
fenêtre Gestion des documents de référence et des
documents applicables s’affiche.
2. Cliquer sur le bouton Retirer un DA/DR de ce
document (il se trouve en bas et à gauche de la fenêtre).
3. La fenêtre DA/DR présent dans le document s’affiche.
4. Retrouver le document qu’il faut supprimer en sélectionnant la liste d’appartenance DR ou DA
puis le document lui-même dans la liste des documents.
5. Cliquez sur Retirer le DA/DR
sélectionné du document.
GDOC indique s’il existe des
renvois au document
sélectionné dans le texte de
WORD.
6. Vous pouvez soit répondre Non pour annuler la suppression et aller enlever les renvois
manuellement dans le document, soit répondre Oui pour forcer la suppression même s’il reste des
références. Dans ce dernier cas, les renvois non supprimés apparaîtront alors sous la forme
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Rév. : 00 Date : 06/10/2014
Référence : Intentionnellement vide Page : 68
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suivante :
Erreur ! Source du renvoi introuvable
Il conviendra au rédacteur de supprimer depuis WORD directement les textes provoquant les erreurs de
ce type.
6.14. MODIFIER LE TYPE DE REFERENCE D'UN DA/DR
Les DA/DR d'un document peuvent être référencés par une référence numérotée automatiquement (DRn)
ou par un identifiant fixe (défini dans la base de données).
Pour passer d'un mode à l'autre, procédez comme au chapitre 6.14, mais cliquez sur le bouton "Changer
le type de référence".
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Rév. : 00 Date : 06/10/2014
Référence : Intentionnellement vide Page : 69
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6.15. GERER LE GLOSSAIRE
Les termes et acronymes du glossaire sont enregistrés dans la base projet.
Vous pouvez :
vérifier si les acronymes du glossaire du projet sont utilisés dans votre document,
ne sélectionner que les acronymes utilisés dans votre document ou sélectionner tous les acronymes du
glossaire du projet,
faire apparaître les acronymes sélectionnés dans le paragraphe Glossaire de votre document.
Effectuer un calcul de réversibilité sur les termes du glossaire
Pour afficher la fenêtre de gestion du glossaire
1. Choisissez Document / Glossaire.
La fenêtre Gestion du glossaire s’affiche.
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Rév. : 00 Date : 06/10/2014
Référence : Intentionnellement vide Page : 70
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C N E S GDOC-MU-0-010-CN
GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014
Rév. : 00 Date : 06/10/2014
Référence : Intentionnellement vide Page : 71
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Pour vérifier l’utilisation des termes du glossaire
Cliquez sur Vérifier l’utilisation.
Une croix identifie chaque terme du glossaire employé dans le document.
Les termes saisis directement dans le paragraphe glossaire du document sont ajoutés à la liste dans la
fenêtre Gestion du glossaire. Mais ces termes ne sont pas rajoutés au glossaire du projet.
Pour ajouter des termes au glossaire du document
Soit cliquer sur Ne sélectionner que les utilisés : Seuls les termes du glossaire employés dans le
document sont sélectionnés.
Soit cliquer sur Tout sélectionner : Tous les termes sont sélectionnés.
Soit cliquer sur les termes désirés : un clic sélectionne, un autre clic désélectionne.
Soit cliquer sur les termes désirés puis cocher la case Avec Recursivité
Cette case permet de récupérer de la base de données tous les termes définis qui apparaissent dans les
définitions. Par exemple, supposons que le terme MICROSOFTsoit utilisé dans la définition de ACCESS.
Si on sélectionne ACCESS et la case à cocher Récursivité, GDOC va mettre les deux termes ACCESS et
MICROSOFT dans le glossaire.
2. Cliquez sur Valider.
Seuls les termes sélectionnés sont conservés dans le paragraphe Glossaire du document.
Les termes définis dans une autre langue s’affichent en caractères italiques.
Remarque : Sélectionner la cache à cocher Tri sur acronyme ordonne la table de glossaire sur la première
colonne acronyme.
Pour insérer un terme dans le glossaire du document et de la base projet
1. Placez le curseur au milieu d’un terme à rajouter au glossaire.
2. Cliquez sur le bouton droit de la souris.
Un menu contextuel s’affiche.
3. Choisissez Insérer le mot dans le glossaire.
La fenêtre Insertion dans le glossaire s’affiche :
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GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014
Rév. : 00 Date : 06/10/2014
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4. Saisissez une définition et cliquez sur OK.
Le terme et sa définition sont ajoutés au paragraphe Glossaire du document et au glossaire du projet
dans la langue du document.
Pour afficher les info-bulles sur les acronymes dans l’ensemble du document
1. Sauvegardez votre document, car le processus d’info-bulles peut être très long
2. Choisissez Document / Glossaire / Tableau Glossaire et Info-bulles dans le document.
La fenêtre Gestion du glossaire s’affiche.
3. Cocher la case « Afficher » dans la zone « Info-bulles »
4. Cliquez sur le bouton « Mettre à jour »
5. A partir de Word 2000 :
Pour faire apparaître les définitions des acronymes sous forme d'info-bulles, dans le menu
Outils/Options/Modifications/Bulles, décochez la case "Utiliser les bulles d'aide en mode Web
ou Page". La définition apparaît alors, lorsque vous placez la souris au-dessus d'un acronyme de
votre texte".
Pour faire apparaître les définitions des acronymes dans la marge de droite sous forme de
commentaires imprimables, dans le menu Outils/Options/Modifications/Bulles, cochez la case
"Utiliser les bulles d'aide en mode Web ou Page" et choisissez "Largeur préférée : 10cm"
Avec Word 2010, Pour faire apparaître les définitions des acronymes sous forme d'info-bulles, dans le
menu Fichier/Option/Affichage cocher Afficher les info-bulles du document sur pointage
6.16. GERER LE DOCUMENT : PAGE DE GARDE ET BORDEREAU
D’INDEXATION
6.16.1.Principe
GDOC vous permet de mettre à jour la page de garde (titre, type de document et structure) et le bordereau
d’indexation (confidentialité, mots clés, résumé, etc.) de votre document.
Important : Même s’il vous semble plus simple de saisir les informations directement dans le document,
il est fortement conseillé d’utiliser la fonction Gestion du document de GDOC. En effet ces informations
sont repérées par des signets que vous pourriez supprimer par erreur.
Pour afficher la fenêtre Gestion du document
1. Cliquez sur .
La fenêtre Gestion du document courant s’affiche. L’onglet Références est affiché par défaut.
Si certains signets ne sont pas disponibles dans le document, les champs de ces signets seront grisés
dans l’IHM.
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6.16.2.Identité
L’onglet Identité permet de renseigner la page de garde du document, c’est à dire :
le type et le titre du document dans le cas où le document est rattaché à une base,
le nom du projet et la structure dans le cas où le document n’est pas rattaché à une base.
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Rév. : 00 Date : 06/10/2014
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Pour renseigner l’identité du document
1. Cliquez sur puis sur l’onglet Identité. AD)
2. Complétez ou modifiez les zones comme suit :
Zone Description
Projet Apparaît dans le champ PROJET dans la première page liminaire du
document ; à renseigner si le document n’est pas rattaché à une base projet
Type de document Renseigné automatiquement après saisie de la nomenclature ; peut-être
modifié
Titre du document A renseigner librement
Société Apparaît dans le champ SOCIETE dans la première page liminaire du
document ; à renseigner si le document n’est pas rattaché à une base projet
Direction Apparaît dans le champ DIRECTION dans la première page liminaire du
document ; à renseigner si le document n’est pas rattaché à une base projet
Sous-Direction Apparaît dans le champ SOUS-DIRECTION dans la première page
liminaire du document; à renseigner si le document n’est pas rattaché à une
base projet
Service Apparaît dans le champ SERVICE dans la première page liminaire du
document ; à renseigner si le document n’est pas rattaché à une base projet
3. Cliquez sur OK.
6.16.3.Auteurs
L’onglet Auteurs n’est disponible que si le document n’est pas rattaché à une base projet.
Cet onglet permet de renseigner les auteurs, les valideurs et les personnes pour application apparaissant
dans la page de garde du document.
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Pour renseigner les auteurs du document
1. Cliquez sur puis l’onglet Auteurs, Valideurs,….apparaît.
2. Complétez ou modifiez les zones comme suit :
Zone Description
Les auteurs Apparaît dans la zone Rédigé par dans la première page liminaire du
document ; 6 auteurs maximum ; saisir le nom puis le sigle séparés par
une tabulation.
Les Valideurs Apparaît dans la zone Validé par dans la première page liminaire du
document ; 6 valideurs au maximum ; saisir le nom puis le sigle séparés
par une tabulation.
Application Apparaît dans la zone Pour application dans la première page liminaire
du document ; 6 personnes au maximum ; saisir le nom puis le sigle
séparés par une tabulation.
3. Cliquez sur OK.
6.16.4.Références
L’onglet Références permet de renseigner la référence secrétariat et l’édition / révision apparaissant dans
la page de garde du document.
Pour renseigner les références du document
1. Cliquez sur puis, s’il n’est pas sélectionné par défaut, sur l’onglet Références.
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Rév. : 00 Date : 06/10/2014
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2. Complétez ou modifiez les zones comme suit :
Zone Description
Référence secrétariat Apparaît dans la zone Réf sur la première page liminaire du document et sur
chaque en-tête de page.
Bouton Incrémenter Ce bouton permet de donner l'accès à l'incrémentation de l'édition ou de la
révision. Ceci mettra à jour la date de déclassification (si présente).
Bouton Corriger Ce bouton permet de corriger manuellement l'édition, la révision ou les dates.
La première ligne du tableau historique des modifications sera corrigée en
conséquence. Ceci mettra à jour la date de déclassification (si présente).
Bouton Reinit. Cliquer sur Réinit. permet de réinitialiser le tableau des modifications comme
s'il s'agissait d'un nouveau document. Ceci est utile lorsqu’on veut créer un
nouveau document à partir d'un document existant. Ceci réinitialisera la date de
déclassification (si présente).
Bouton "+" (Ligne
Edition)
Avant tout changement d’édition, les auteurs doivent obligatoirement être
définis.
Cliquez sur le bouton "+" pour incrémenter le numéro d’édition de 1.
S’il s’agit d’un nouveau document, le numéro d’édition peut-être soit PR
(provisoire) soit un nombre quelconque. S’il s’agit d’un document existant,
vous ne pouvez augmenter le numéro d’édition que de 1 unité.
Le changement d’édition et l’auteur sont indiqués automatiquement dans le
tableau des modifications dans la quatrième page liminaire. Pour revenir au
numéro d’édition courant, cliquez sur Edition/Révision courante
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Zone Description
Date Edition Ce champ peut être modifié à la main en mode correction. Ceci mettra à jour la
date de déclassification (si présente) si une révision et la date associée ne sont
pas renseignées.
Date Révision Ce champ peut être modifié à la main en mode correction. Ceci mettra à jour la
date de déclassification si la révision est valide.
Bouton "+" (Ligne
Révision)
Avant tout changement de révision, les auteurs doivent obligatoirement être
définis.
Cliquez sur "+" pour incrémenter le numéro de révision de 1.
Le changement de révision et l’auteur sont indiqués automatiquement dans le
tableau des modifications dans la quatrième page liminaire
Pour revenir au numéro de révision courant, cliquez sur Edition/Révision
courante.
Cause de l’évolution Saisissez éventuellement la description de la nouvelle édition ou révision.
Géré en configuration Si le document est géré en configuration, cochez la case puis complétez
obligatoirement la zone Responsable gestion de configuration.
Draft Cliquer sur Activé pour ajouter un filigrane au document.
Cliquer sur Nouvelle Relecture pour créer une nouvelle version de relecture
Modifier la Date de la relecture.
3. Cliquez sur OK.
La date saisie et le tableau des modifications situé en quatrième page liminaire sont mis à jour dans le
document.
Si le mode Draft est activé, un texte filigrane est ajouté aux entêtes de page. Le texte filigrane est
présenté ici.
6.16.5.Nomenclature
L’onglet Nomenclature permet de renseigner la nomenclature du document. La nomenclature apparaît sur
la page de garde et sur les en-têtes des pages du document.
Les informations formant la nomenclature doivent être récupérées dans la base projet à laquelle le
document est rattaché.
Si le document n’est pas rattaché à une base, vous devez saisir ces informations directement dans les
signets correspondants apparaissant dans la page de garde.
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Rév. : 00 Date : 06/10/2014
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Pour renseigner la nomenclature du document
1. Cliquez sur puis sur l’onglet Nomenclature.
2. Complétez ou modifiez les zones comme suit :
Zone Description
Code projet Si le document n’est pas rattaché à une base, saisissez un code.
Si le document est rattaché à une base, cliquez sur pour sélectionner un
code projet. Si le code projet n’est pas dans la liste, cliquez sur Gérer les
codes du projet. Vous obtenez l’onglet Codes du projet de la fenêtre
Gestion de la base. Vous pouvez rajouter les codes manquants au projet.
Type de document Cliquez sur pour sélectionner un code correspondant au type de
document ou cliquez sur Chercher un type de document pour obtenir la
liste des libellés complet des types de documents
Code OT Si le document n’est pas rattaché à une base, saisissez un code.
Si le document est rattaché à une base, cliquez sur pour sélectionner un
code OT. Si le code OT n’est pas dans la liste, cliquez sur Gérer les codes
du projet. Vous obtenez l’onglet Codes du projet de la fenêtre Gestion de
la base. Vous pouvez rajouter les codes manquants au projet.
Num chronologique Saisissez un numéro
Emetteur Saisissez un code émetteur
3. Cliquez sur OK.
4. Cas avec activation de la nomenclature libre
Ce mode permet de tracer les méta données normalisées Code Projet, Type, Code OT et sigle émetteur
en gardant la possibilité d’utiliser une référence totalement libre (non nomenclaturée). Sens de
l’histoire pour les GED.
C N E S GDOC-MU-0-010-CN
GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014
Rév. : 00 Date : 06/10/2014
Référence : Intentionnellement vide Page : 79
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6.16.6. Bordereau
d’indexation
L’onglet Bordereau d’indexation permet de renseigner le bordereau d’indexation situé sur la deuxième
page liminaire du document.
Pour renseigner le bordereau d’indexation du document
1. Cliquez sur puis sur l’onglet Bordereau d’indexation.
2. Complétez ou modifiez les zones comme suit :
C N E S GDOC-MU-0-010-CN
GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014
Rév. : 00 Date : 06/10/2014
Référence : Intentionnellement vide Page : 80
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Zone Description
Code de diffusion Type de diffusion du document : E pour Externe, I pour Interne, Relquat
de gestion interne CNES, n’est plus utilisé en général.
Filigranes Activé et DL par défaut. Affiche un filigrane sur toutes les pages du
document.
Date de déclassification Actif depuis la version GDOC 4.3.1.0. Pour les modèles antérieurs, il faut
insérer le signet Date de déclassification pour que ce champ soit utilisé. Sa
valeur est basée sur une date de référence (date du jour s’il n’y a pas de
date d’édition ou de révision, date d’édition si celle-ci est présente et qu’il
n’y a pas de date de révision, et date de révision si elle est renseignée).
Selon le contexte la valeur de la date de déclassification sera date de
référence + n (+25 pour CD ou SD, +10 pour les autres, excepté Public et
Autre). Il est toutefois possible d’éditer la valeur manuellement. Pour les
modèles de type Compte-Rendu, la date de référence prioritaire est la date
de réunion (ou le cas échéant, la date de révision, puis d’édition et enfin la
date du jour si aucune autre date n’est disponible).
Volume Si le document est découpé en plusieurs volumes, indiquez le numéro de
volume.
Nb Pages Supp : Si le document contient des annexes non électroniques (pages manuscrites,
télécopies ou produites par un logiciel incompatible avec Word), indiquez
le nombre de page total de ces annexes.
Mots clés Mots permettant de rechercher facilement le document lorsqu’il sera inséré
dans la base documentaire.
Résumé Résumé du document
Documents rattachés Documents rattachés au document courant
Langue Langue utilisée dans le document
Contrat Obligatoire uniquement pour les documents industriels
1. Cliquez sur OK.
Trucs et astuces :
Séparer les mots clés par des virgules (‘,’), points-virgules (‘ ;’), deux points (‘:’) pour bénéficier de
l’export des mots clés de la fonction du chapitre 11 Créer un datapackage ECSS_M_50B.
C N E S GDOC-MU-0-010-CN
GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014
Rév. : 00 Date : 06/10/2014
Référence : Intentionnellement vide Page : 81
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En fonction du type du bordereau d’indexation, le « tampon » sera positionné différemment et aura une
couleur spécifique :
Contexte « CIVIL » (configuration du .ini)
o P, pas de tampon
o DL, gris, apparait uniquement en haut de la page
o DLP, gris, apparait uniquement en haut de la page
o DR, rouge, apparait uniquement en haut de la page
o CP, rouge, apparait uniquement en haut de la page
o CC, rouge, apparait uniquement en haut de la page
o CI, rouge, apparait uniquement en haut de la page
Contexte « DEFENSE » (configuration du .ini)
o DR, rouge, apparait uniquement en haut de la page
o CD, rouge, apparait en haut et en bas de la page
o SD, rouge, apparait en haut et en bas de la page
Il y a également la possibilité d’ajouter un tampon personnalisable qui a pour valeur
Autre;70;128;255;7;Haut et Bas. Il est alors possible de modifier la valeur de la liste déroulante pour
correspondre au tampon qu’on souhaite appliquer :
« Autre » correspond au libellé qui sera inscrit dans le cadre
« 70 ;128 ;255 » sont les couleurs RGB modifiables pour définir la couleur du tampon (bleu par
défaut)
« 7 » est la largeur du cadre
« Haut et Bas » correspond au positionnement du tampon, 3 valeurs possibles :
o « Haut », le tampon sera positionné uniquement en haut de la page
o « Bas », le tampon sera positionné uniquement en bas de la page
o « Haut et Bas », le tampon sera positionné en haut et en bas de la page (par défaut c’est le
cas)
C N E S GDOC-MU-0-010-CN
GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014
Rév. : 00 Date : 06/10/2014
Référence : Intentionnellement vide Page : 82
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6.16.7.Options
L’onglet Options permet de définir les options d’utilisation suivantes :
l’enregistrement de la position du curseur,
le niveau maximum des titres à afficher dans le sommaire,
le blocage de la renumérotation des exigences,
la couleur du texte des champs.
Pour renseigner les options du document
1. Cliquez sur puis sur l’onglet Options.
ou
1. Choisissez Documents / Outils avancés / Options.
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GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014
Rév. : 00 Date : 06/10/2014
Référence : Intentionnellement vide Page : 83
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2. Choisissez une ou plusieurs options.
Zone Description
Sauver la position du
curseur …
Si la case est cochée, GDOC enregistre la position du curseur lors de la
fermeture du document afin de vous repositionner automatiquement lors de
l’ouverture.
Niveau maximum des
titres…
Permet de préciser le nombre de niveau de titre pris en compte dans le
sommaire. Par défaut, le niveau est défini à 9
Bloquer la
renumérotation des
exigences
A cocher après la diffusion du document pour éviter que la numérotation
des exigences soit modifiée.
Numéro unique pour
toutes les exigences
Permet une numérotation unique des exigences dans le document, avec des
groupes distincts d’exigences définis et utilisés = case non cochée, chauqe
groupe d’exigence est numéroté indépendemment.
Suivi des modifications Permet de paramètrer le suivi des modif pour tous les relecteurs ou
contributeurs. Evite les effets de bords des paramètrages locaux.
Texte supprimé / texte ajouté : défini la logique
Utilisateur courant : suffixer permet de noter le nom lorsqu’on utilise le
mode draft (relecture).
Réattribution, permet de formaliser un process de relecture.
3.Cliquez sur OK.
6.17. IMPORTER LES INFORMATIONS LIMINAIRES D’UN AUTRE
DOCUMENT
GDOC vous permet d’initialiser les informations liminaires d’un document depuis celles d’un autre.
Pour cela, il faut accéder au menu GDOC « Document »/« Outils avancés »/ « Métadonnées »/
«Récupérer les données d’une page de garde existante ».
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GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014
Rév. : 00 Date : 06/10/2014
Référence : Intentionnellement vide Page : 84
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Vous pouvez choisir les informations à importer du document source.
Une fois les éléments cochés, vous pouvez lancer l’importation des données.
6.18. GERER LES ANNEXES
GDOC vous permet d’insérer des annexes.
La numérotation est automatique et va de A à Z, AA à AZ, ZZ, AAA, etc. Les pages sont numérotées de
A1 à An pour la première annexe, B1 à Bn pour la deuxième annexe, etc…
Selon la position du curseur, l’insertion de l’annexe se fait en fin de document ou entre deux annexes.
Pour ajouter une annexe
1. Cliquez sur
Un paragraphe de style Annexe 1 s’insère à la fin de votre document. La première annexe est
numérotée automatiquement avec la lettre A.
2. Saisissez le titre de l’annexe.
3. Recommencez l’étape 1.
Selon la position de votre curseur, un nouveau paragraphe de style Annexe 1 s’insère soit à la fin du
document soit juste après l’annexe courante.
Pour supprimer une annexe
1. Placez le curseur dans l’annexe à supprimer.
2. Si vous avez créé des sections dans votre annexe, procédez comme suit :
Si vous avez inséré… Alors…
une page en paysage
supprimez manuellement les sauts de section la liste des A C et A D
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GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014
Rév. : 00 Date : 06/10/2014
Référence : Intentionnellement vide Page : 85
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Si vous avez inséré… Alors…
un saut de section manuel
3. Choisissez Document / Outils Avancés / Structure du document / Supprimer l’annexe.
Attention : Si l’annexe contient plusieurs sections, il faut supprimer ces sections avant de supprimer
l’annexe.
6.19. INSERER UN A C OU UN A D
Vous pouvez insérer dans votre document les caractères (A C) : à confirmer 12ou (A D) : à définir ainsi
qu’un commentaire non visible et non imprimable mais consultable en positionnant le curseur de la souris
sur ces caractères. Dans un document anglais, A C devient TBC et A D devient TBD.
La liste des A C et des A D du document et leurs commentaires sont récapitulés dans un tableau du
chapitre Glossaire et Liste des paramètres A C & A D.
Pour insérer un A C ou un A D
1. Placez le curseur dans votre document puis cliquez sur ou . Si vous avez sélectionné un texte
celui-ci ne sera pas effacé.
La fenêtre Insérer un commentaire s’affiche.
2. Saisissez éventuellement un commentaire puis cliquez sur OK.
Exemple : (AC), (AD)
Pour supprimer un A C ou un A D
1. Placez le curseur sur un (AC) ou un (AD),
2. puis cliquez sur ou
Pour récapituler la liste des A C et A D
1. Choisissez Document / Mise à jour (table des matières, A C et A D).
2. Cochez la case Liste des AC/AD.
3. Cliquez sur Lancer la mise à jour.
Exemple : voir le chapitre Glossaire et Liste des paramètres A C & A D du présent document.
12 On peut suggérer aussi AC pour « A compléter »
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Rév. : 00 Date : 06/10/2014
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Remarque : la mise à jour relève la présence des caractères A C ou A D dans le texte. Toutefois ces
caractères ne sont pas pris en compte s’ils se trouvent à l’intérieur d’un mot (ACCORD par exemple).
Pour cacher les bulles de commentaires associés aux AC/AD
A l'aide de la commande "Mon GDOC/Afficher les commentaires GDOC (AC/AD DA/DR et Glossaire)",
vous pouvez cacher/afficher les bulles de commentaires associées aux renvois DA/DR.
Il peut être utile de cacher les bulles de commentaires associées aux renvois DA/DR (ou aux AC/AD)
lorsqu’on navigue avec les flèches de "Suivi de modification" ( ), pour ne pas s'arrêter sur chaque
commentaire GDOC.
6.20. INSERER UN DESSIN WORD
Word possède un puissant outil de dessin. Toutefois, nous vous déconseillons d’utiliser directement la
barre d’outils de dessin. Il est préférable d’insérer préalablement un objet de type Image Microsoft Word.
Pour insérer un dessin
1. Choisissez Insertion / Insérer un dessin Word. (AD)
L’outil de création d’image s’ouvre.
2. Réalisez votre dessin.
3. Cliquez sur Fermer l’image.
6.21. INSERER UNE TABLE DES ILLUSTRATIONS
Les illustrations de votre document peuvent être suivies par un numéro de figure reprenant le numéro du
paragraphe :
Exemple de dessin
Figure 6-1 Exemple de dessin
Vous pouvez également insérer une table des illustrations dans votre document reprenant les numéros de
figure et les numéros de page correspondants :
Table des illustrations Figure 6-1 Exemple de dessin .................................................................................................... 46
Figure 6-2 Autre exemple .......................................................................................................... 48
Pour numéroter automatiquement la légende d’une illustration
1. Créez un dessin Word.
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2. Choisissez Insertion / Légende. AD)
Pour insérer une table des illustrations
1. Créez un paragraphe appelé « Table des illustrations »
2. Sous ce paragraphe, choisissez Insertion / Tables et Index / Table des illustrations. AD)
3. Cliquez sur OK.
La mise à jour du document permet d’afficher une table des illustrations.
6.22. METTRE A JOUR LES CHAMPS
Certaines parties du document sont générées automatiquement (par exemple : le sommaire, les en-têtes,
les numéros de DA/DR, etc.). C’est pourquoi, chaque modification de votre document doit être suivie
d’une mise à jour.
La mise à jour complète permet :
de numéroter les DA/DR,
de générer automatiquement la liste des A C et des A D,
de mettre à jour le sommaire,
de mettre à jour les champs,
de mettre à jour le contenu des en-têtes et du bordereau d’indexation,
de mettre à jour la table des illustrations.
Si vous souhaitez mettre à jour uniquement les en-têtes et le bordereau d’indexation, vous pouvez lancer
une mise à jour partielle.
Pour lancer une mise à jour complète du document
1. Cliquez sur .
La fenêtre Mise à jour du document s’affiche.
Les coches sont affectées en fonction du type de document.
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GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014
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2. Décochez éventuellement certaines options :
Case à cocher Description
Numérotation des
DA/DR
Permet de numéroter automatiquement les DA et les DR
Liste des AC/AD Génère la liste des A C et des A D dans le chapitre Glossaire et Liste des
paramètres A C & A D
Mise à jour de la table
des liaisons
Mise à jour d'une table des matières en fichiers liés(AC)
Mise à jour des
sommaires
Met à jour le sommaire et la table des illustrations
Vérifier les pages Paires
/ Impaires
Teste si le début d'une section est définie en page Paire ou Impaire et
ajoute un saut de page avant pour respecter le choix.
Mise à jour des champs Met à jour les en-têtes et le bordereau d’indexation
Purge des Paragraphes
Exigences Non Utilisés
Supprime du document tous les paragraphes de Style EXIGENCE
vierge (c'est-à-dire sans texte).
Mise à jour du tableau
Récapitulatif des actions
Dans le cas d’un document comprenant des actions met à jour le
tableau des actions (voir le chapitre 10 Le Modèle de Compte-rendu et
la Gestion des Actions ).
Mise à jour de la liste
des exigences
Dans le cas d’un document contenant des exigences et le tableau liste
des exigences
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GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014
Rév. : 00 Date : 06/10/2014
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Case à cocher Description
Mise à jour du glossaire Met à jour le glossaire
Accepter les
modifications dans les
en-têtes/pieds de page
Accepte les modifications dans les en-têtes et pieds de page, sans
toucher aux modifications présentes dans le corps du texte
3. Cliquez sur Lancer la mise à jour.
Pour lancer une mise à jour partielle du document
1. Cliquez sur .
L’aperçu avant impression permet de mettre à jour les en-têtes et le bordereau d’indexation.
2. Fermez l’aperçu.
6.23. VERIFIER LE REMPLISSAGE DU DOCUMENT
Avant d’imprimer ou de diffuser votre document, vous pouvez lancer une vérification automatique du
remplissage des champs.
La vérification automatique contrôle :
la présence des champs,
leur remplissage,
le format des dates.
Pour lancer la vérification
1. Cliquez sur .
Si vous avez oublié de renseigner un des champs, un message s’affiche.
C N E S GDOC-MU-0-010-CN
GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014
Rév. : 00 Date : 06/10/2014
Référence : Intentionnellement vide Page : 90
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2. Renseignez le champ oublié et cliquez à nouveau sur .
Si tous les champs ont été correctement renseignés, un message vous le signale.
C N E S GDOC-MU-0-010-CN
GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014
Rév. : 00 Date : 06/10/2014
Référence : Intentionnellement vide Page : 91
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7. ASTUCES
GDOC apporte un certain nombre d'astuces qui facilitent l'utilisation de Word et la rédaction de
documents.
7.1. ASTUCES GDOC
Les "Astuces GDOC" sont des petites fonctions qui viennent compléter Word.
Les "Astuces GDOC" sont accessibles via le menu "Document/Astuces ".
Menu Intérêt
Astuces Word Voir 7.2
Navigation rapide Voir 4.8
Suggérer des mots
(Auto-Complétion).
[ALT-D] ou [Ctrl-M]
Voir 6.3
Mettre la Référence du document
dans le Presse-papier
Copie la référence du document + édition + révision + date
dans le presse-papier. Il est alors possible de le coller dans
n'importe quelle application.
Ex. GDOC-MU-0-010-CN 11.00 11/09/2011
Renommer le document en
REF_Ed_Rev.doc (Norme ECSS)
Renomme le fichier selon le pattern normalisé par l'ECSS.
Ex. GDOC-MU-0-010-CN_11_00.doc
GDOC peut également ajouter le titre du document à la fin
du fichier.
Insérer un Tableau GDOC... Voir 6.4.1
Convertir le tableau courant vers
Excel (Expérimental)
Voir 6.4.2
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GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014
Rév. : 00 Date : 06/10/2014
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Menu Intérêt
Basculer de/vers le Bloc-Note
GDOC [Ctrl-B]
Cette fonction permet d'ouvrir instantanément un
document Word appelé "Bloc note GDOC" qui sert à noter
des idées, stocker des morceaux de texte ou d'images…
Il s'utilise comme suit :
CTRL-B pour ouvrir le bloc-note
CTRL-B (à nouveau) pour sauvegarder le bloc-
note et revenir au document d'origine.
Remarque : Lors de la toute première utilisation, GDOC
vous demandera où stocker le document Bloc-Note.
Surlignage (STABILO) Fonction standard de Word pour choisir la couleur du
surligneur (i.e. STABILO)
Verrouiller/Déverrouiller le mode
Surlignage
Permet de verrouiller le mode surlignage pour l'utiliser
plusieurs fois de suite :
Si on surligne une zone vierge elle devient
surlignée.
Si on surligne une zone déjà surlignée, le
surlignage s'annule.
Si on étend une zone surlignée, l'ensemble devient
surligné
Remarque : le curseur apparaît comme un point d'insertion
(et non pas comme un surligneur, c'est dû à une limitation
du langage VBA)
Remarque : la barre d'outils de GDOC se verrouille
jusqu'au déverrouillage du mode surlignage.
Importer le Surlignage d'un autre
document...
Permet de récupérer le surlignage réalisé sur une version
précédente du document.
Afficher/Cacher le Surlignage Affiche ou cache le surlignage.
Equivalent à la fonction Word
Outils/Options…/Affichage/Surlignage
Supprimer le surlignage existant
dans le document
Supprime le Surlignage dans le corps du texte
Imprimer… Voir 6.10
Afficher/Cacher les Bulles de Suivi
de Modifications pour l'impression
Voir 6.10
C N E S GDOC-MU-0-010-CN
GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014
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7.2. ASTUCES WORD
Les "Astuces Word" sont de simples raccourcis vers des fonctions très utiles de Word, mais qui sont
"enfouies" si profondément dans les menus de Word, qu'elles ne sont pas souvent utilisées.
Les "Astuces Word" sont accessibles via le menu "Document/Astuces/Astuces Word".
Menu Equivalent Word Intérêt
Forcer ce paragraphe et le suivant à
être sur la même page
Format/Paragraphes/Enchaînements/
Paragraphes solidaires.
Si on veut par exemple qu'un
paragraphe de titre soit toujours sur
la même page que le paragraphe qui
le suit (y compris lorsque le titre
pourrait être sur la page 1 et le
paragraphe suivant sur la page 2), il
suffit d'activer ce menu sur le
paragraphe de titre.
Augmenter l'espace avant le
paragraphe
Format/Paragraphe/Espacement
avant
Augmente l'espacement de 6pt avant
le paragraphe et remet à 0
l'espacement après le paragraphe.
Diminuer l'espace avant le
paragraphe
Format/Paragraphe/Espacement
avant
Réduit l'espacement de 6pt avant le
paragraphe et remet à 0 l'espacement
après le paragraphe.
Insérer un saut de page avant le
paragraphe
Format/Paragraphes/Enchaînements/
Saut de page avant
L'insertion d'un saut de page
(Insertion/Saut…) est "boguée" dans
Word (perte des n° de titre dans
l'explorateur de document).
Mieux vaut lui préférer cette
fonction qui fait la même chose,
mais sans "bug".
Coller texte sans mise en forme
CTRL-D
Edition/collage spécial…/texte sans
mise en forme
Lorsqu’on récupère des informations
en utilisant la fonction Copier
(depuis Internet par exemple), il est
souvent utile de pouvoir coller ce
texte, mais sans modifier la mise en
forme. Cette fonction sert à ça.
Elle est tellement utile qu'elle a été
mappée sur CTRL-D (qui est proche
de CTRL-V)
Ajuster le Zoom à la largeur de la
page
CTRL-E
Zoom/Largeur Page Ajuste le zoom pour que la page
tienne dans la largeur de l'écran.
Cacher/Afficher les En-têtes/Pieds
de page en mode Page
En mode Page, Cliquer sur la zone
grise entre deux pages
Permet de naviguer plus rapidement
dans le document
C N E S GDOC-MU-0-010-CN
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8. MODIFICATION DE LA STRUCTURE DU DOCUMENT
8.1. PRINCIPE
Les modèles GDOC proposent une structure et une feuille de style standard. Vous êtes libres de modifier
cette structure en :
ajoutant une page « Etat des pages du document »,
ajoutant une case "Contrôlé par" dans la première page de garde
modifiant l’orientation d’une page,
insérant une page paysage,
supprimant une annexe
modifiant la numérotation des pages,
récupérant une feuille de style existante.
Les manipulations sur le document peuvent entraîner la perte d’un signet ou du modèle de document.
GDOC vous permet d’insérer un signet manquant ou d’attacher à nouveau le modèle au document.
8.2. AJOUTER LA PAGE ETAT DES PAGES DU DOCUMENT
Vous pouvez ajouter une section dans votre document comportant un tableau permettant de saisir les
numéros de page du document avec leur version/révision.
Pour ajouter l’état des pages du document
1. Placez le curseur à l’endroit désiré.
2. Choisissez Document / Outils avancés / Structure du document / Ajouter «Etat des pages du
document».
Pour compléter le tableau d’état des pages
1. Complétez le tableau manuellement.
Pour supprimer l’état des pages du document
1. Placez le curseur dans la page.
2. Choisissez Document / Outils avancés / Structure du document / Supprimer «Etat des pages du
document».
3. Confirmez la suppression.
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GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014
Rév. : 00 Date : 06/10/2014
Référence : Intentionnellement vide Page : 95
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8.3. AJOUTER LA CASE "CONTROLE PAR" DANS LA PAGE DE
GARDE
Vous pouvez ajouter une case "Contrôlé par" dans la première page de garde entre la case "Auteurs" et la
case "Valideurs".
Pour ajouter la case Contrôlé par
1 Sélectionnez le menu Document /Auteurs, valideurs, pour application / Ajouter la case "Contrôlé
par".
2 Pour remplir la case "Contrôlé par", utilisez les fonctions habituelles pour définir les Auteurs.
Pour supprimer la case Contrôlé par
1 Sélectionnez le menu Document /Auteurs, valideurs, pour application / Supprimer la case "Contrôlé
par".
8.4. MODIFIER L’ORIENTATION DE LA PAGE COURANTE
Le modèle GDOC crée par défaut des pages orientées portrait. Toutefois, vous pouvez modifier
l’orientation de la page courante selon vos besoins.
Pour modifier l’orientation d’une page
1. Placez le curseur dans la page à modifier.
2. Choisissez Document / Orientation des pages / Mettre la page courante en Paysage.
Un message vous permet de préciser si GDOC doit agir sur une seule page ou toutes les pages de la
section.
3. Cliquez sur Oui pour modifier l’orientation de la page courante seulement.
ou
3. Cliquez sur Non pour modifier l’orientation de toute la section courante.
4. Pour orienter à nouveau cette page en portrait, choisissez Document /Orientation des Pages / Mettre
la page courante en Portrait.
C N E S GDOC-MU-0-010-CN
GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014
Rév. : 00 Date : 06/10/2014
Référence : Intentionnellement vide Page : 96
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8.5. INSERER UNE PAGE PAYSAGE
Le modèle GDOC crée par défaut des pages orientées portrait. Toutefois, vous pouvez insérer une page
orientée en paysage.
Pour insérer une page en paysage
1. Placez le curseur avant la page à insérer.
2. Pour orienter cette page en paysage, choisissez Document / Orientation des pages / Créer une
nouvelle page Paysage.
Un message vous permet de préciser le point d’insertion de la page.
3. Cliquez sur Oui pour insérer une page au point d’insertion. Dans ce cas, le texte placé après le point
d’insertion s’affichera sur la nouvelle page.
ou
3. Cliquez sur Non pour créer une nouvelle page à la fin de la page courante.
8.6. AJOUTER UNE ANNEXE
Vous pouvez ajouter une annexe à votre document. Dans ce cas, GDOC ajoute une section à la fin de
votre document possédant un entête particulier et pied de page particulier (avec une numérotation
différente notamment).
Pour ajouter une annexe
1 Choisissez le menu Document / Orientation des pages / Ajouter une annexe.
2 GDOC positionne le curseur d’insertion directement dans l’annexe créée.
8.7. SUPPRIMER UNE ANNEXE
Vous pouvez supprimer une annexe de votre document, à condition que celle-ci soit ENTIEREMENT
contenue dans une seule section.
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GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014
Rév. : 00 Date : 06/10/2014
Référence : Intentionnellement vide Page : 97
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Pour supprimer une annexe
1 Placez le curseur dans une page de l'annexe
2 choisissez le menu Document / Orientation des pages / Supprimer l'annexe.
ATTENTION : Cette option en fait ne supprime que la section contenant le curseur. Si l'annexe est
composée de plusieurs sections, supprimez-les manuellement.
8.8. MODIFIER LA NUMEROTATION DES PAGES
Les modèles de GDOC numérotent toutes les sections du document en suivant. Vous pouvez si vous le
souhaitez affecter une numérotation spéciale à quelques pages du document.
Par exemple si lors d’une mise à jour, vous rajoutez des paragraphes à la page 2, vous pouvez souhaiter
conserver les numéros de pages tels qu’ils étaient lors de la création du document et numéroter les ajouts
comme suit :
page 1
page 2.1
page 2.2
page 2.n
page 3
Pour modifier la numérotation des pages
1. Insérez un saut de section avant et après le paragraphe modifié (choisissez Insertion / Saut, puis Saut
de section).
2. Sélectionnez Affichage / En-tête et pied de page
3. Rajoutez le numéro de page courant devant le champ numéro de page (« 2 » dans notre exemple).
4. Cliquez sur .
5. Choisissez A partir de et saisissez la valeur de numérotation des pages de la section rajoutée (« 1 »
dans notre exemple).
6. Fermez l’en-tête.
8.9. RECUPERER UNE FEUILLE DE STYLE EXISTANTE
GDOC crée des documents avec de nombreux styles. Tous les styles ne sont pas nécessaires au
fonctionnement du modèle : reportez-vous à l’annexe : Utilisation de la feuille de style. Vous pouvez
modifier les styles dans votre document. Vous pouvez également récupérer les styles que vous avez
l’habitude d’utiliser dans vos autres documents. D’autre part, après de nombreuses modifications
infructueuses, il peut être utile de récupérer les styles originaux de GDOC.
C N E S GDOC-MU-0-010-CN
GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014
Rév. : 00 Date : 06/10/2014
Référence : Intentionnellement vide Page : 98
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Pour modifier les styles existant
1. Choisissez Format / Style.
2. Sélectionnez le style à modifier dans la liste Styles.
3. Cliquez sur Modifier.
4. Cliquez sur Format.
5. Modifiez si nécessaire les caractéristiques du format (police, paragraphe, numérotation, etc.).
6. Décochez les cases Ajouter au modèle et Mettre à jour automatiquement.
7. Cliquez sur OK.
8. Recommencez les étapes 2 à 7 pour tous les styles à modifier.
Pour récupérer une feuille de style
1. Choisissez Format / Style.
2. Cliquez sur Organiser.
C N E S GDOC-MU-0-010-CN
GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014
Rév. : 00 Date : 06/10/2014
Référence : Intentionnellement vide Page : 99
D:\Utilisateurs\etiennejp\Documents\GDOC_4302_Freeware\GDOC-MU-0-010-CN_15_00-reluJP-modifacceptees.doc - 24/11/14 16:11
A remplacer
par votredocument ouvotre modèle
habituel
Liste des stylesà copier
Permet defermer le
modèle ouvertpar défaut
3. Cliquez sur le bouton Fermer le fichier situé à droite de la fenêtre.
4. Cliquez sur Ouvrir le fichier.
5. Sélectionnez le document ou le modèle contenant les styles que vous avez l’habitude d’utiliser.
6. Sélectionnez les styles dans la liste située à droite de la fenêtre.
7. Cliquez sur le bouton Copier.
Les styles sont copiés dans votre document GDOC. Ils s’ajoutent aux styles existant ou les écrasent
s’ils portent le même nom.
Pour récupérer les styles par défaut de GDOC.
1. Sauvegarder le document pour bénéficier d’une copie de secours.
2. Déclencher le menu Document/ Outils Avancés/ Structure de Document/ Mettre à jour les styles
de GDOC.
3. Confirmer la récupération.
GDOC vous informe des styles copiés et des styles non-copiés.
8.10. REMPLACER LES STYLES DE TITRES PAR EUX MEMES
Choisissez Document / Outils avancés / Structure du document.
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GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014
Rév. : 00 Date : 06/10/2014
Référence : Intentionnellement vide Page : 100
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8.11. INSERER UN SIGNET MANQUANT
Vous devez insérer un signet dans les cas suivant :
vous avez supprimé un signet de champ par erreur,
vous souhaitez déplacer la liste des AC/AD ou le glossaire.
Pour insérer un signet
1. Positionnez le curseur à l’endroit où vous souhaitez insérer un signet.
ou
1. Sélectionnez du texte qui sera inclus dans le signet.
2. Choisissez Document / Outils avancés / Structure du document.
Le menu permettant de créer des signets s’affiche.
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GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014
Rév. : 00 Date : 06/10/2014
Référence : Intentionnellement vide Page : 101
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3. Sélectionnez l’item du menu correspondant au signet à insérer.
Si vous avez inclus du texte, un message s’affiche.
Depuis la version GDOC 4.3.1.0, il est possible d’ajouter un signet pour la date de déclassification.
Vous le trouverez dans la même section que le signet de confidentialité. Ceci est d’ailleurs obligatoire si
on souhaite utiliser la date de déclassification pour les modèles antérieurs à la version GDOC 4.3.1.0.
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GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014
Rév. : 00 Date : 06/10/2014
Référence : Intentionnellement vide Page : 102
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8.12. ATTACHER LE MODELE
Word enregistre le chemin absolu du modèle dans le document. Si le modèle est placé sur un serveur,
Word enregistre la lettre utilisée pour définir le lecteur réseau. Si le lecteur réseau ou le serveur changent,
Word ne retrouve plus le modèle. Dans ce cas, il est nécessaire d’attacher à nouveau le modèle au
document.
Pour attacher le modèle
1. Choisissez Outils / Modèles et compléments.
2. Cliquez sur Attacher.
3. Indiquez le chemin du modèle comme suit :
1. Choisissez Voisinage Réseau (Windows 98), ou Favoris réseau (à partir de Windows 2000).
2. Choisissez Tout le réseau.
3. Choisissez le nom du serveur sur lequel se trouve le modèle.
4. Choisissez le répertoire dans lequel se trouve le modèle.
De cette façon, le chemin peut être retrouvé à partir de n’importe quel poste. Par exemple :
\\nom_serveur\noms_répertoires\modeleXXX.dot (XXX étant GDOC, CRR…)
4. Sélectionnez le modèle.
5. Cliquez sur OK.
6. Enregistrer le document et quitter.
7. Ouvrir le document. La barre d’outils GDOC devrait apparaître.
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Rév. : 00 Date : 06/10/2014
Référence : Intentionnellement vide Page : 103
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Si la barre d’outils GDOC n’est pas encore visible, lisez et analyser les messages d’erreur et contacter
votre administrateur.
Attention avec le modèle MS Office 2010 – Win 7
1 Cliquer sur Fichier / Options / Compléments
2 Dans la fenêtre compléments menu « Gérer (bas de la pop up), sélectionner « Modèles »
3 Lancer la fonction atteindre
4 Si besoin naviguer vers le répertoire de dépôt des modèles avec « Attacher » et /ou « Ajouter »
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Rév. : 00 Date : 06/10/2014
Référence : Intentionnellement vide Page : 104
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8.13. DEBRANCHER GDOC
Si on ne souhaite plus qu'un document soit considéré comme un document GDOC, utiliser la commande
Document/Outils avancés…/Choisir le modèle et la langue ou débrancher GDOC.
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9. GESTION DES EXIGENCES
9.1. PRINCIPE
Les exigences sont des expressions de besoin. Elles peuvent par exemple se présenter comme suit :
EXEMPLESPEC_MAINT_FFT_0101.2.3 COMMENTAIRE OPTIONNEL
Vérification : dfqqdfdsf
Niveau : qdsfdsfqdsf
EXEMPLEFUN_SEF_EXP1_010
Mettre en place une Base Documentaire
Le Projet doit mettre en place une base documentaire à la disposition des utilisateurs
potentiels pour leur permettre d’accéder aux informations sur le Projet.
Un projet a besoin de partager des documents entre plusieurs auteurs. Répond à : Choix de développement dans : gs-srd
Méthode de vérification: Inspection
Niveau : Recommandation
La syntaxe d’un nom d’exigence est la suivante (Les crochets indiquent une partie optionelle) :
PrefixeGroupeExigence[_000][.0.0.0][\t][Commentaire]
GDOC vous permet au niveau du document :
de choisir le style de présentation de vos exigences,
d’insérer des exigences,
de numéroter les exigences,
de bloquer la numérotation des exigences,
de lister les exigences,
de contrôler les doublons,
d’insérer un renvoi sur une exigence,
GDOC vous permet au niveau du projet :
de fixer le format des d’exigences (voir le chapitre 5.2.5 Définir le format des exigences : onglet
Exigences ),
de gérer les groupes d’exigences,
de créer une matrice de traçabilité,
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d’extraire une vue.
9.2. INSERER UNE EXIGENCE
Format
Si le document n’est rattaché à aucun projet, le format du nom des exigences est complètement libre. Par
contre, si le document est rattaché à une base projet, il est possible de fixer un format qui sera contrôlé à
chaque insertion. Ce format est fixé lors de la gestion du projet (reportez-vous au paragraphe Pour définir
le format des exigences).
Styles
Pour présenter vos exigences, sept styles de paragraphe sont définis dans le modèle. Un style pour le nom,
un pour le titre, un pour le corps de l’exigence, un pour la justification, un pour la réponse de l’exigence,
un pour la vérification et un pour le niveau. Vous pouvez changer les styles définis par défaut.
La reconnaissance des exigences dans le document par GDOC, notamment pour la renumérotation et les
matrices, se fait sur le style du nom de l’exigence.
Groupe d’exigences
Un groupe d’exigences est un ensemble d’exigences identifiées par le même nom. Le nom des exigences
d’un même groupe est suivi d’un numéro incrémenté automatiquement suivant le pas que vous avez
choisi.
Le préfixe
Le préfixe permet d’ajouter des caractères devant la référence de l’exigence. L’avantage est que l’auteur
de l’exigence peut ajouter un classement supplémentaire, propre au document. Par exemple, on peut créer
un code concernant le document ’indiquant sa provenance), ou simplement utiliser le code du projet. Il ne
peut exister qu’un seul préfixe reconnu par document. Le préfixe en cours n’est pas repris lors de la
numérotation et dans les listes d’exigence.
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Pour définir les styles d’une
exigence
1. Choisissez Exigences /
Insérer une exigence.
La fenêtre Insérer une
exigence s’affiche.
2. Cliquez sur l’onglet Styles et
Options.
3. Complétez ou modifiez les zones comme suit :
Zone Description
Style de la référence, du
titre, du corps, du
justificatif, de la
réponse, de la
vérification, pour le
niveau
GDOC propose un style par défaut. Cliquez éventuellement sur Changer pour
sélectionner un autre style dans la feuille de style de votre document.
Le changement de style permet d’éviter la renumérotation des exigences qui
ont été créées dans une version précédente du document. Si vous insérez de
nouvelles exigences, choisissez également un nouveau nom de groupe car la
renumérotation partira de 0.
Inclure la ligne Titre Cochez pour inclure une ligne Titre de l’exigence (Recommandé)
Inclure la ligne Corps Cochez pour inclure une ligne Corps (Recommandé)
Inclure la ligne
Justificatif
Cochez pour inclure une ligne Justificatif
Inclure la ligne Réponse Cochez pour inclure une ligne Réponse après le corps de l’exigence (si votre
document est une réponse à un document de spécifications)
Inclure la Conformité Cochez pour inclure la Conformité dans la ligne Réponse
Inclure la ligne
Vérification
Cochez pour inclure une ligne Vérification après le corps de l’exigence
(méthode de vérification de l’exigence)
Inclure la ligne Niveau Cochez pour inclure une ligne Niveau après le corps de l’exigence (le niveau
peut être par exemple : « obligatoire » ou « facultatif »)
Corps devant le nom Par défaut, le nom de l’exigence est inséré avant le corps. Cochez cette case
pour insérer le corps de l’exigence devant le nom
Format des Exigences
avec balise
Par défaut, l’exigence est copiée dans le document suivant les styles indiqués.
Avec cette coche, chaque élément de l’exigence est entouré de balises de
reconnaissance. Cette fonction est explicitée au paragraphe 9.11 Insérer une
exigence avec balise
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Ordre des lignes
Sélectionnez une ligne puis cliquez sur pour modifier l’ordre d’affichage
des lignes
4. Si vous avez cliqué sur Changer, la fenêtre Sélectionner un style pour l’exigence s’affiche.
Procédez comme suit :
1. Sélectionnez un nouveau style parmi les styles disponibles.
ou
1. Cliquez sur Cloner le style. Ce bouton vous permet de créer un nouveau style possédant toutes les
caractéristiques du style sélectionné et dont le nom est suivi du numéro de version-révision du
document.
2. Cliquez sur Sélectionner.
5. Dans la fenêtre Insérer une exigence, cliquez sur Fermer ou sur l’onglet Saisir les exigences.
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Pour insérer une exigence
1. Choisissez Exigences / Insérer une exigence.
La fenêtre Insérer une exigence s’affiche.
2. Complétez les zones comme suit :
Zone Description
Préfixe Permet d’ajouter des caractères alphanumériques devant la référence de
l’exigence. Vous ne devez définir qu’un seul préfixe dans le document. En
effet, lors de la renumérotation, le préfixe en cours sera inséré devant toutes
les exigences renumérotées.
Exigence Si le document n’est pas rattaché à un projet, saisissez librement un groupe
d’exigence.
Si le document est rattaché à un projet, choisissez un groupe d’exigence dans
la liste ou saisissez un nouveau groupe. Vous pouvez :
cliquez sur Ajouter le groupe dans la base pour enregistrer le nouveau
groupe dans la base,
cliquer sur Gérer les groupes d’exigences (reportez-vous au paragraphe
Gérer les groupes d’exigences.
- (séparateur) La zone comprise entre le nom d’exigence et le numéro est appelée Séparateur
de numérotation. Double-cliquez sur le séparateur pour le modifier. Vous ne
devez définir qu’un seul séparateur dans le document
Numéro d’exigence Le numéro proposé est celui de la dernière exigence du même groupe
augmenté du pas d’incrémentation. Vous pouvez modifier ce numéro.
Suffixe Permet de définir un délimiteur indiquant la fin du numéro, afin de pouvoir
ajouter des caractères alphanumériques après le nom d’exigence. Lors de la
renumérotation des exigences, s’il y a du texte après le suffixe, le numéro de
l’exigence sera le même que la dernière exigence sans suffixe. Cela permet
ainsi d’intercaler des « sous-exigences » de la forme « Exigence_10.1 ».
Vous ne devez définir qu’un seul suffixe dans le document. Le texte après le
suffixe doit être saisi manuellement dans le document. Reportez-vous au
paragraphe Créer des sous-exigences.
Titre de l’exigence Saisissez le titre de l’exigence.
Corps de l’exigence Saisissez le corps de l’exigence
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Rév. : 00 Date : 06/10/2014
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3. Si dans l’onglet Styles et Options, vous avez coché en sus Inclure la ligne Justificatif, Inclure la
ligne Réponse, Vérification ou/et Niveau, complétez les zones suivantes :
Zone Description
Justificatif Insérer un justificatif de l’exigence
Réponse Cochez éventuellement la première case pour insérer une tabulation en
début de ligne.
Remplacez éventuellement « Répond à : » par un autre terme. Par
exemple saisissez « Modifie » si l’exigence en modifie une autre.
Cochez éventuellement la deuxième case à cocher pour insérer
automatiquement le préfixe.
Saisissez ensuite la référence à laquelle l’exigence répond.
Remplacez éventuellement « dans » par un autre terme. Il est fortement
recommandé d’utiliser le même terme pour tout le document car il est
utilisé dans la construction des matrices de traçabilité.
Saisissez le nom du document qui contient l’exigence à laquelle on
répond.
Remplacez éventuellement « Conformité » par un autre terme.
Saisissez la conformité (la conformité peut être par exemple : « partiel »
ou « complet »)
Vérification Cochez éventuellement la première case pour insérer une tabulation en
début de ligne.
Remplacez éventuellement « Vérification : » par un autre terme.
Saisissez la méthode de vérification.
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Zone Description
Niveau Cochez éventuellement la première case pour insérer une tabulation en
début de ligne.
Remplacez éventuellement « Niveau :» par un autre terme.
Saisissez le niveau.
Si vous ne souhaitez pas insérer ces lignes, laissez les zones Référence, Méthode de vérification et
Niveau vides
4. Cliquez sur Insérer.
Trucs et astuces : L’utilisation d’une police WORD cachant les noms d’exigences ne gêne pas les autres
fonctions.
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Rév. : 00 Date : 06/10/2014
Référence : Intentionnellement vide Page : 112
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Pour marquer une exigence comme Inutilisée, réservée ou annulée
Il suffit d'ajouter sur la ligne contenant la référence de l'exigence : une tabulation suivie d'un texte
contenant un marqueur de la forme ### UN TEXTE ###, comme dans les exemples ci-dessous:
FONCT_JUPITER_010 ### SUPPRIMEE ###
La sonde doit pouvoir se poser sur Jupiter
La sonde spatiale devra être capable de se poser sur Jupiter sans dommages
FONCT_MARS_010 ### REPORTEE EN 2013 ###
La sonde doit pouvoir se poser sur Mars
La sonde spatiale devra être capable de se poser sur Mars sans dommages
FONCT_SOLEIL_010 ATTENTION, CETTE EXIGENCE N'EST PAS ### UTILISEE ### A CAUSE
La sonde doit pouvoir se poser sur le Soleil
La sonde spatiale devra être capable de se poser sur le Soleil sans dommages
Le fait d'ajouter un marqueur de suppression a pour effet "d'annuler" cette exigence dans les matrices de
traçabilité, tout en permettant de "réserver" ce numéro d'exigence et d'éviter ainsi de pouvoir créer une
nouvelle exigence qui porterait la même référence. Le texte mis entre les deux ### peut être quelconque.
Le marqueur (###) peut être modifié dans le fichier GDOC.ini, grâce à la directive:
IGNORE_EXIG_PATTERN = ###
9.3. AIDE A LA SAISIE DES EXIGENCES AMONT DANS LE CHAMP
REPONSE
Analyse préalable des documents amonts
Lorsqu’on crée un document de réponse à un document de spécification, GDOC peut faire apparaître la
liste des exigences du document amont dans la boîte de dialogue d’insertion d’une exigence de réponse.
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Pour cela, il faut :
1. Procéder préalablement à l’analyse du document amont. Pour cela, reportez-vous au paragraphe
8.14
2. Insérer l’exigence comme décrit dans les paragraphes précédents. La seule différence réside dans le
fait que la combo-box de la ligne de réponse sera cette fois-ci remplie avec les exigences qui auront
été analysées dans la phase précédente.
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Ajout d'une ligne de réponse supplémentaire à une exigence existante
Si vous souhaitez ajouter plusieurs lignes de réponse à votre exigence, suivez les étapes suivantes:
1. Placer le curseur sur une ligne de réponse existante de votre exigence
2. Insérer l’exigence comme décrit dans les paragraphes précédents, mais uniquement avec une ligne
de réponse (i.e. N° d'exigence, Titre, Corps et Justification vides).
La nouvelle ligne de réponse sera ajoutée juste après la ligne qui contenait le curseur.
9.4. NUMEROTER LES EXIGENCES
Lorsqu’on insère une exigence, le numéro proposé est celui de la dernière exigence du même groupe
augmenté du pas d’incrémentation. L’insertion se faisant à l’endroit du curseur, les numéros peuvent ne
plus être en ordre croissant.
Il peut donc être nécessaire de renuméroter les exigences afin d’obtenir des numéros croissants.
Les exigences sont repérées dans le document par le style de leur paragraphe. Le style « Exigence_Nom »
est utilisé par défaut, mais celui-ci peut être redéfini lors de l’insertion (reportez-vous au paragraphe 9.2
Insérer une exigence)
Attention : Si le style a été changé en cours de rédaction, seul le dernier style défini dans la fenêtre Insérer
une exigence est utilisé.
Pour renuméroter les exigences
1. Choisissez Exigences / Numéroter les exigences.
Les exigences sont renumérotées automatiquement.
9.5. BLOQUER LA NUMEROTATION DES EXIGENCES
Vous pouvez bloquer la numérotation de toutes les exigences : par exemple après la diffusion du
document.
Pour bloquer la numérotation de toutes les exigences
1. Choisissez Document / Outils avancés / Options ou Document / Gestion du document / Options.
La fenêtre Gestion du document courant s’affiche.
2. Cochez la case Bloquer la renumérotation des exigences.
3. Cliquez sur OK.
La fonction Exigences / Numéroter les exigences est maintenant inefficace.
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9.6. CREER DES SOUS-EXIGENCES
Vous pouvez créer des sous-exigences : par exemple lorsque vous insérez une ou plusieurs exigences et
que vous ne souhaitez pas changer la numérotation des exigences suivantes. Vous obtenez alors une
numérotation comme suit :
Exigence_10
Exigence_10.1
Exigence_10.2
Exigence_10.3
Exigence_20
Pour créer des sous-exigences
1. Choisissez Exigences / Insérez une exigence.
2. Saisissez le même numéro que celui de l’exigence précédente du même groupe (« 10 » dans notre
exemple).
3. Saisissez un Suffixe (« . » dans notre exemple).
Le suffixe saisi permet de définir le caractère à saisir manuellement pour définir des sous-exigences.
4. Complétez les autres zones de la fenêtre.
5. Cliquez sur Insérer.
6. Dans votre document, rajoutez manuellement « .1 » après le numéro de l’exigence.
Le numéro avant suffixe est celui de la dernière exigence sans suffixe.
7. Renouvelez les étapes 1 à 6 pour toutes les exigences avec suffixe.
9.7. LISTER LES EXIGENCES
GDOC vous permet de construire automatiquement une liste récapitulant toutes les exigences présentes
dans le document.
Vous pouvez choisir entre deux types de liste :
Une table des matières construites avec la fonction Word en sélectionnant uniquement le style des
exigences. Cette table se place dans une section créée au point d’insertion. Les exigences sont triées
par ordre d’apparition dans le document.
Un tableau contenant les exigences du style sélectionné. La première fois, le tableau est créé au point
d’insertion, mais ensuite vous pouvez choisir de remplacer le tableau existant, ou de le compléter sans
effacer les lignes existantes. Les exigences peuvent être triées sur la première colonne du tableau.
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Pour lister les exigences
1. Choisissez Exigences / Lister les exigences.
2. Complétez les zones comme suit :
Zone Description
Style de table Sélectionnez le type de présentation désiré :
table des matières Word
tableau récapitulatif
Repérées par le style Les exigences sont repérées dans le document par le style de leur
paragraphe. Seules les exigences ayant le style sélectionné seront listées.
Le style par défaut est le dernier style défini dans l’onglet Styles et
Options de la fenêtre Insérer une exigence. Vous pouvez sélectionner un
autre style.
Colonnes du tableau Les colonnes sont créées dans l’ordre : Exigence, Titre, Corps, Page,
Commentaire, selon les cases cochées.
Commentaire est une colonne initialisée avec le texte se trouvant après le
nom de l’exigence. Il est utile de l’insérer dans la liste pour ensuite
pouvoir insérer des remarques.
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Zone Description
Trier le tableau sur la
1ère
colonne
Cochez pour trier le tableau sur la première colonne
Remplacer la table
existante
Permet de remplacer la table existante
Compléter la table
existante
Permet de compléter un tableau
Insérer au point
d’insertion
Seul choix possible lors de la création de la première liste
5. Cliquez sur OK.
9.8. CONTROLER LES DOUBLONS
Vous pouvez contrôler que toutes les exigences insérées dans votre document sont référencées par un nom
différent.
Pour contrôler les doublons
1. Choisissez Exigences / Contrôler les doublons.
Si GDOC localise un nom d’exigence existant déjà, il vous le signale par un message :
9.9. GERER LES GROUPES D’EXIGENCES
Pour gérer les groupes d’exigences
1. Choisissez Exigences / Gérer les groupes exigences ou cliquez sur Gérer les groupes d’exigences
dans la fenêtre Insérer une exigence.
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2. Pour ajouter un groupe, procédez comme suit :
1. Positionnez le curseur dans la zone Nouveau groupe d’exigences.
Le format du groupe peut être libre ou contrôlé. Ce format est défini lors de la gestion du projet. Un
texte explicatif sur le format à respecter s’affiche.
2. Saisissez un nom de groupe.
3. Cliquez sur Ajouter le groupe.
4. Le pas d’incrémentation des numéros est défini à 10 par défaut. Vous pouvez modifier ce pas.
5. Saisissez une brève description du groupe.
6. Cliquez sur Enregistrer et Fermer.
3. Pour récupérer un groupe dans le document, procédez comme suit :
1. Cliquez sur Récupérer du document.
GDOC repère les exigences dont le nom est défini avec le style de paragraphe choisi dans l’onglet
Style et Options de la fenêtre Insérer une exigence. Leur nom s’inscrit dans la Liste des exigences
connues.
Remarque : GDOC vérifie que chaque groupe d’exigence récupéré est conforme au format indiqué
dans la base projet (cf. voir le chapitre Pour définir le format des exigences). Dans le cas d’une
erreur, GDOC affiche le champ en défaut.
2. Sélectionnez un nom d’exigence dans la liste.
3. Saisissez un Pas d’incrémentation et une Description.
4. Cliquez sur Enregistrer et Fermer.
4. Pour supprimer un groupe, procédez comme suit :
1. Sélectionnez un nom d’exigence dans la liste.
2. Cliquez sur Supprimer.
3. Confirmez la suppression.
4. Cliquez sur Enregistrer et Fermer.
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9.10. INSERER UN RENVOI SUR UNE EXIGENCE
Dans votre document, vous pouvez faire référence à une exigence insérée préalablement.
Dans ce cas, n’utilisez pas la fonction copier-coller de Word mais plutôt, les fonctions Copier-coller la
Référence proposées par GDOC.
Pour insérer un renvoi sur une exigence
1. Placez le curseur sur un nom d’exigence.
2. Choisissez Exigences / Copier la référence.
3. Placez le curseur dans le texte à l’endroit où vous souhaitez faire une référence à cette exigence.
4. Choisissez Exigences / Coller la référence.
GDOC insère un renvoi à la référence au point d’insertion.
9.11. INSERER UNE EXIGENCE AVEC BALISE
Il est utile de pouvoir faire reconnaître par un outil tiers comme REQTIFY, les textes qui forment
l’exigence. La reconnaissance est effectuée par des caractères particuliers appelés « balise ». Il existe ainsi
une balise de début et une balise de fin pour le titre de l’exigence, pour le corps la justification et toutes
les parties de l’exigence. GDOC utilise par défaut des balises qui ne correspondent pas à des caractères
souvent employés comme par exemples ‘M£’ et ‘£M’ pour les balises de titre afin de distinguer le texte
réel de ses balises. Vous pouvez cependant définir vos propres balises de reconnaissance. Dans ce cas,
elles sont valables pour l’ensemble du document.
Ce fonctionnement est opérationnel lorsque la coche « Format avec Balises » de l’écran Styles et Option
est renseigné.
Pour insérer une exigence avec un format Balise
1. Insérer une exigence
2. Sur l’onglet Styles et Options, choisissez « Format des Exigences avec balise »
3. Revenir sur l’onglet « Saisir les Exigences ». La fenêtre d’insertion des exigences est alors
complétée par des zones contenant les balises.
4. Le cas
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échéant, changer les balises,
5. Entrer les textes d’exigences,
6. Cliquez sur Insérer puis Fermer.
GDOC a inséré un texte avec les balises.
N£ TEST_FONC_EXIG_010 £N
M£ Mon titre d'exigence avec une balise £M
T£ Mon corps d'exigence balisé £T
La syntaxe d’un nom d’exigence en mode balise est la suivante (Les crochets indiquent une partie
optionnelle) :
BaliseOuvranteAliasDuDoc_GroupeExigence[_000][.0.0.0]BaliseFermante[\t][Commentaire]
Nota Bene :
Ce mode de fonctionnement ne permet pas l’ajout de préfixe. La balise de début du nom de l’exigence est
utilisée dans ce cas.
Pour changer une balise sur un document, appliquer la fonction Remplacer de Word.
Nota Bene :
Même en mode "Balises", il est possible de générer des matrices de traçabilité directement avec GDOC
(donc sans utiliser REQTIFY).
Pour cela, il faut préfixer les noms d'exigence avec l'alias du document suivi d'un "underscore".
Dans l'exemple ci-dessus, l'exigence PERFORMANCE_TEMPERATURE_010 est considérée par GDOC
comme faisant partie du document dont l'alias est SPEC1.
9.12. IMPORTER DES EXIGENCES DEPUIS UN FICHIER EXCEL
GDOC permet de récupérer des exigences listées dans un fichier Excel.
Le fichier doit contenir ce type de lignes :
Référence Titre Corps Justification Répond à dans Conformité Vérification Niveau
Pour importer ce fichier Excel remplie, n’oubliez pas de sauvegarder au préalable puis cliquez sur le
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menu Exigences / Importer des Exigences / Depuis Excel.
Une nouvelle fenêtre apparaît vous permettant de choisir le fichier à importer.
Une fois le fichier choisi, le traitement de création des exigences se lance, récupérant les données depuis
le fichier Excel.
Un fichier EXCEL modèle « ImportExigences.xls » est fourni dans la distribution de GDOC sous le
répertoire Outils/Exigences.
On peut dès à présent importer des exigences en mode balise et le champ remarque est maintenant
importé.
9.13. EXPCCORTER DES EXIGENCES VERS UN FICHIER XML
GDOC permet d’exporter des exigences contenues dans plusieurs documents vers un fichier XML.
Pour cela, il faut :
1. Analyser les documents contenants les exigences comme indiqué au paragraphe 9.3
2. Puis dans le menu Exigences / Exporter des Exigences / En XML
On obtient alors dans le même répertoire que le document courant un fichier XML comme celui-ci :
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REMARQUE : L’export XML peut-être utile pour vérifier que GDOC a correctement analysé l’ensemble
des exigences des documents.
9.14. EXPORTER DES EXIGENCES VERS UN DOCUMENT EXCEL
GDOC permet d’exporter des exigences contenues vers un fichier Excel.
Pour cela, il faut :
Préparer les exigences dans votre document
Puis dans le menu Exigences / Exporter des Exigences / Vers EXCEL
On obtient alors dans le même répertoire que le document courant un fichier Excel. Le corps et les
justifications ne sont pas exportés.
9.15. CREER UNE MATRICE DE TRAÇABILITE
GDOC permet la création de matrices de traçabilité. Deux types de matrices peuvent être produits :
Des Matrices de « couverture ». Il s'agit d'un tableau formé de deux parties:
les colonnes de gauche récapitulent les exigences définies dans un premier ensemble de
documents
Pour chaque exigence des colonnes de gauche, les colonnes de droite contiennent les exigences
qui y répondent (ces exigences étant trouvées dans un sur-ensemble du premier jeu de document).
des Matrices de « réponses ». Il s'agit d'un tableau formé de deux parties:
les colonnes de gauche récapitulent les exigences définies dans un premier ensemble de
documents
Pour chaque exigence des colonnes de gauche, les colonnes de droite contiennent les exigences
auxquelles elles répondent.
Il est également possible de procéder à l’analyse d’un document, sans générer de matrice. Cette
fonction est utile pour initialiser la boîte de dialogue d’insertion d’une exigence (ligne réponse),
comme indiqué au § 9.2
Cette fonction est activée automatiquement à partir du menu Exigences/ Matrice de traçabilité et Analyse
d’Exigences…. Elle permet de créer la matrice dans le document courant. Si vous souhaitez créer les
matrices dans un document à part, vous devez créer un nouveau document Word basé sur le modèle
GDOC.dot. Ce document n’aura pas la forme d’un modèle courant, mais toutes les fonctions des matrices.
Exemples de matrice de couverture
DOC1 Couvert part
Exigences Vérification Exigences Vérification Type Document
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CAD AG FCT 010 Contrôle visuel CAD LB FCT 010
CAD LB FCT 030
CAD CC FCT 010
Contrôle visuel
Contrôle visuel
Contrôle visuel
Répond à : Spécifications2
Spécifications2
Spécifications3
CAD AG FCT 020 Contrôle visuel CAD CC FCT 020 Contrôle visuel Répond à : Spécifications3
CAD AG FCT 030 Test CAD LB FCT 020 Test Répond à : Spécifications2
CAD AG FCT 040 Test
Besoins Couvert par
Exigences Titre Doc Pa
ge
Exigences Titre Doc Pag
e
HFONCT_VERSION_010.1H Gestion des versions
SPEC1 3 HCG_VERSION_010H Gestion des
versions avec un entier long
CG1 3
HGENE_MATERIEL_010H Windows SPEC1 3 HCG_MATERIEL_000.1H
HCG_MATERIEL_010H
Gestion des versions avec un entier long
Gestion des versions avec un entier long
CG2
CG2
3
3
HFONCT_LIVRAIS_020H Datapackage ECSS_M_50B
SPEC1 3
HFONCT_VERSION_020H Gestion des versions étendue 2
SPEC2 3 HCG_VERSION_010H Gestion des
versions avec un entier long
CG1 3
HFONCT_VERSION_030H Gestion des versions étendue 3
SPEC2 3
Tableau 1Exemples de matrices de couverture
Exemples de matrices de réponse Référence Page Type Exigence dans le document
MCA_MCO_OPC_010 26 Répond à : FUN-005 Spécifications1
MCA_MCO_IPC_010 27 Répond à : FUN-065 Spécifications2
MCA_MCO_IPC_020 27 Répond à : FUN-067 Spécifications2
MCA_MCO_IPC_030 27 Répond à : IMP-004 Spécifications2
MCA_MCO_IPC_040 27 Répond à : IMP-005 Spécifications2
MCA_MCO_IPC_050 27 Répond à : IMP-005 Spécifications2
MCA_MCO_IPC_060 27 Répond à : IMP-006 Spécifications2
MCA_MCO_IPC_070 28 Répond à : IMP-007 Spécifications2
MCA_MCO_IPC_080 28 Répond à : IMP-008 Spécifications2
MCA_MCO_IPC_090 28 Répond à : IMP-009 Spécifications2
MCA_MCO_IPC_100 28 Répond à : IMP-010 Spécifications2
MCA_MCO_IPC_110 28 Répond à : FUN-009 Spécifications2
MCA_MCO_IPC_120 28 Répond à : FUN-010 Spécifications1
Conception Répond au besoin
Exigences Titre Doc Page Exigences Titre Doc
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Référence : Intentionnellement vide Page : 124
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Conception Répond au besoin
Exigences Titre Doc Page Exigences Titre Doc
HCG_VERSION_010H Gestion des versions avec un entier long
CG1 3 HFONCT_VERSION_010.1H
HFONCT_VERSION_020H
Gestion des versions
Gestion des versions étendue 2
SPEC1
SPEC2
HCG_VERSION_030H Fonctionnalité en trop
CG1 3
HCG_MATERIEL_000.1H Gestion des versions avec un entier long
CG2 3 HGENE_MATERIEL_010H Windows SPEC1
HCG_MATERIEL_010H Gestion des versions avec un entier long
CG2 3 HGENE_MATERIEL_010H Windows SPEC1
HCG_MATERIEL_010.1H Gestion des versions avec un entier long
CG2 3 GENE_MATERIEL_200 SPEC1
Tableau 2Exemple de matrice de réponse
REMARQUE : Dans l'exemple ci-dessus, on peut voir que dans le document CG2, il est indiqué que
l'exigence HCG_MATERIEL_010.1H répond à l’exigence GENE_MATERIEL_200. Mais l'absence d'hyperlien
nous informe qu'en réalité, dans le document SPEC1, il n'y a aucune exigence qui porte cette référence !
Pour définir la liste des documents à analyser
1. Choisissez Exigences / Créer une matrice de traçabilité.
La fenêtre Créer une matrice de traçabilité s’affiche.
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2. Cliquez sur Ajouter.
3. Saisissez l’alias du document à analyser (c’est à dire le nom utilisé dans d’autres document pour le
référencer) puis cliquez sur OK.
La fenêtre Word Ouvrir s’affiche.
4. Sélectionnez le chemin puis le nom physique du document à analyser.
5. Recommencez les opérations 2 à 4 pour tous les documents à analyser.
6. Si le document à analyser est le document courant cliquer sur Doc. Courant. Il sera automatiquement
rajouté, on vous demandera juste l’alias.
Remarque : Les documents réellement utilisés par GDOC (par rapport à ceux pointés par les alias) sont
déterminés de la manière suivante : Ce sont les documents ayant le même nom de fichier que celui
pointé par l'alias, mais on prendra en priorité le :
1. Doc en cours,
2. Doc situé dans le répertoire du doc en cours
3. Doc pointé par l'Alias
4. Doc dans un répertoire parent du Doc en cours
5. Doc dans un répertoire parent du répertoire DOS courant
Pour charger les documents référencés
1. Sélectionnez un des documents dans la liste Alias des documents à analyser.
2. Cliquez sur Charger.
GDOC ouvre et analyse le document sélectionné.
La liste des documents référencés s’affiche dans la liste Alias des documents à analyser.
3. Sélectionnez les documents un à un et indiquez le chemin et le nom physique de chaque document
dans la zone Nom physique du document.
Pour choisir le type de matrice à créer et les documents des "colonnes de gauche"
1. Cliquez sur Suivant >>.
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2. Choisissez un type de matrice :
Couverture du document,
Réponses : solutions apportées par un document en réponse à des exigences amont.
Aucune : Les documents seront analysés et les exigences chargées en mémoire, mais aucune
matrice ne sera créée. En revanche, dans la boîte de dialogue d'insertion d'une exigence, dans la
section "Répond à", la combobox contiendra toutes les exigences qui auront été chargées en
mémoire, ce qui facilite la saisie des lignes de réponse. Voir 9.3.
3. Sélectionnez les Documents dont les exigences doivent apparaître dans les "colonnes de gauche".
Pour sélectionner les documents à analyser:
Si vous avez référencé de nombreux documents, il est inutile que GDOC les analysent tous pour créer
certaines matrices. Pour cela une fenêtre permet de ne sélectionner que les documents voulus.
1. Cochez les documents à analyser
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1. Cliquez sur Suivant>>
Remarque : Pour que les hyperliens dans les "colonnes droites" des matrices de réponse soient actifs, il
faut demander à GDOC d'analyser les documents qui contiennent les exigences amont.
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Pour choisir les options
1. Cliquez sur Options.
2. Cochez les cases correspondant aux colonnes que vous souhaitez voir apparaître dans la matrice.
3. Cochez éventuellement Inclure les liens hypertexte.
Dans ce cas, en cliquant sur une référence dans la matrice, vous pourrez ouvrir le document référencé
et vous positionner sur cette référence. Mais la création de la matrice prendra beaucoup plus de temps.
Remarque : Si tous vos documents sont dans le même répertoire, décochez la case "inclure le
chemin des fichiers", sinon cochez la.
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Pour définir les paramètres avancés
1. Cliquez sur Avancés.
2. Cliquez sur l’onglet correspondant au type de matrice souhaité.
3. Saisissez le libellé de la première ligne de titre de votre matrice.
Vous pouvez saisir le mot clé $Alias. Dans ce cas le libellé correspondra à l’alias de votre document.
4. Saisissez les libellés des en-têtes des colonnes de votre matrice.
Si vous ne saisissez rien, les en-têtes de colonne s’afficheront vides.
5. Saisissez éventuellement la légende qui s’affichera sous la matrice.
Vous pouvez saisir le mot clé $Alias. Dans ce cas le libellé correspondra à l’alias de votre document.
Vous pouvez saisir le mot clé $Nom. Dans ce cas le libellé correspondra au nom physique de votre
document.
6. Cliquez sur OK.
Remarque : Les variables $Alias et $Nom ne fonctionnent que si il n'y a qu'un seul document utilisé pour
remplir les "colonnes de gauche"
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Pour lancer le traitement
1. Cliquez sur Suivant>>.
2. Saisissez éventuellement une chaîne de caractères dans la zone Filtre. Seules les exigences contenant
ces caractères (dans le nom de l’exigence, dans son corps ou dans les autres lignes) seront affichées
dans la matrice.
3. Cliquez sur Lancer le traitement.
Un sablier indique la progression du traitement.
4. Lorsque le traitement est terminé, cliquez sur Fermer.
La matrice créée est repérée par un signet. Lors de la prochaine création, vous pourrez choisir de
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remplacer la matrice existante.
9.16. EXTRAIRE UNE VUE
Une vue est un extrait de matrice. La matrice est filtrée à l’aide d’une chaîne de caractères. Seules les
lignes de la matrice contenant ces caractères (dans le nom de l’exigence ou dans une des autres colonnes)
seront affichées dans la vue.
Pour extraire une vue
1. Placez le curseur dans un tableau de matrice.
2. Choisissez Exigences / Extraire une vue.
La fenêtre s’affiche.
3. Saisissez une chaîne de caractères dans la zone Filtre. Seules les lignes de la matrice contenant ces
caractères (dans le nom de l’exigence ou dans une des autres colonnes) seront affichées dans la vue.
4. Décochez la case Créer un nouveau document si vous souhaitez créer la vue dans le document
contenant la matrice.
5. Cliquez sur Extraire.
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10. LE MODELE DE COMPTE-RENDU ET LA GESTION DES
ACTIONS
10.1. INTRODUCTION
Le Modèle de Compte-rendu de Réunion permet d’éditer des documents avec une page liminaire
simplifiée et un tableau récapitulatif des
actions décidées lors de la réunion. Ce
modèle est diffusé avec les modèles
GDOC dont il reprend certains panneaux
d’informations. De l’autre côté, il est
possible de créer des actions dans un
modèle de Note Technique.
Pour créer un compte-rendu de réunion,
il convient de créer un document
nouveau à partir du modèle appelé
Modèle CRR.
Lors de l’initialisation du document,
WORD demande si le document doit être
associé à un projet existant déclaré dans
une base de données GDOC. Dans ce
cas, l’utilisateur peut créer, modifier,
récupérer les informations des personnes
déclarées dans la base de données et éviter ainsi des saisies fastidieuses et des erreurs.
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Après ce choix, GDOC demande de choisir la base du projet. La fenêtre suivante est affichée.
Il convient de choisir une base GDOC comme indiqué au chapitre6.1. A ce stade toutes les informations
sont disponibles pour réaliser les activités suivantes à partir du modèle choisi:
- Editer la page liminaire
- Créer & Modifier des Actions
- Créer le tableau récapitulatif des actions
- Créer un fichier EXCEL pour une exportation future vers BAGHERA.
- Choisir un modèle personnalisé d’actions.
Ces activités sont atteignables avec la barre d’outils disponible dans le menu de WORD.
Ajouter une action
Tableau des actions
Fichier Excel
Permet de choisir un modèle
personnalisé d’actions
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10.2. EDITER LA PAGE LIMINAIRE DU COMPTE-RENDU
Le compte-rendu est un document dont la page liminaire est simplifiée. Un assistant permet d’éditer la
page liminaire du compte-rendu.
Pour éditer la Page Liminaire
1. Cliquer sur dans la barre
d’outils principale de GDOC.
La fenêtre suivante s’affiche.
2. Entrer les valeurs concernant la
réunion.
La date de la réunion et la date de la rédaction sont initialisées à la date du jour. Le cas échéant, entrer
les valeurs concernant la date, l’heure et le lieu de la prochaine réunion.
3. Dans l'onglet Nomenclature,
entrer la nomenclature du
document et ses métadonnées
(Code projet, type doc…)
Remarques : La Nomenclature du
document sera utilisée comme
racine pour la création de l’action
lors de son import futur dans
BAGHERA.
4. Cliquer sur OK pour valider
A l’issue de la validation, le
document est automatiquement mis à
jour avec les données renseignées
dans le panneau.
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Pour Modifier la Page Liminaire
Pour modifier les informations entrées, il existe deux possibilités:
1. Editer à nouveau la page liminaire du compte-rendu. Dans ce cas, le panneau s’initialise avec les
données présentes dans le document. Ce choix est recommandé.
2. Renseigner directement les signets du document WORD.
Dans ce cas, il convient de faire attention à ne pas détruire
le signet. Les signets sont indiqués par des marques [ et ]
grisés.
Pour information : Au cas où un signet est détruit, on peut
copier le texte de la zone correspondante à partir d’un
nouveau document vierge Modèle de Compte-rendu puis
coller dans le document endommagé.
En passant par le Menu Document/Gestion du document on se retrouve avec une IHM de gestion
liminaires plus complète :
Vous trouvez les mêmes onglets que la note technique. Seul l’onglet CRR regroupe les informations
liminaires d’un compte rendu sur les données de la réunion (Objet, Ordre du jour, etc.). Il remplace
dans la note technique l’onglet Titre (titre, type de document, etc.…).
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10.3. DEFINIR LES AUTEURS, PARTICIPANTS ET LA LISTE DE
DIFFUSION
Le modèle de compte-rendu possède dans sa page liminaire les informations concernant les auteurs,
participants et le mode de diffusion. Deux assistants permettent d’entrer ces informations.
Pour définir les auteurs, les valideurs
Deux possibilités sont offertes :
1. Cliquer sur Auteurs, Valideurs Application de la page
liminaire.
Ou bien
1. Cliquer sur l’icône Auteurs, Valideurs Application de la
barre de menu.
Dans les 2 cas, la fenêtre suivante s’affiche. Elle est homogène
avec celle du modèle Note Technique et fonctionne de la même
façon.
2. Cliquer sur OK
Les personnes choisies apparaissent alors dans le tableau de validation de la page liminaire.
Trucs et Astuces : Pour aller plus vite encore…en mode expert la protection contre la corruption
Mettez le curseur dans éléments de diffusion connus, tapez les premières lettres du nom de la
personne à mettre en diffusion. Lorsque son nom s'affiche, taper 2 fois sur la touche
On peut entrer directement le nom des personnes dans ce tableau. Dans ce cas, il convient de faire
attention à l’orthographe des personnes pour pouvoir bénéficier de la fonction de recherche de la BPI (ou
de l’email) et de ne pas casser les signets !
En cliquant directement sur le nom d’un auteur vous pouvez le gérer, c'est-à-dire le modifier ou le
supprimer, en mode Maximale
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Pour Sélectionner et Ajouter des Participants
Deux possibilités sont offertes :
1. Cliquer sur Participants et Diffusion de la page
liminaire.
Ou bien
1. Cliquer sur l’icône Liste de Diffusion de la barre
de menu.
Dans les 2 cas, la fenêtre suivante s’affiche. Elle est
homogène avec celle du modèle Note Technique et
fonctionne de la même façon.
La liste déroulante Personne est initialisée avec les
personnes de la base GDOC et toutes les personnes
connues du document :
- auteurs,
- responsables d’action,
- participants et personnes en diffusion,
Vous pouvez sélectionner les personnes ayant participé à la réunion dans la liste proposée.
Pour les ajouter à la liste des participants, on clique
sur le bouton Ajouter. Pour information, les premiers
éléments de la liste sont les personnes apparaissant
dans le compte-rendu comme participants, en
diffusion, et les auteurs et valideurs. Il suffit d’entrer
les premières lettres du nom pour être positionné
directement sur l’élément de liste correspondant.
Il est possible d’ajouter un participant alors qu’il n’est pas déclaré dans la base de données du projet. Il
convient de saisir son nom et prénom dans le champ et d’appuyer sur le bouton Ajouter. Cette personne
est alors automatiquement ajoutée à la liste.
2. Cliquer sur OK. Les personnes choisies apparaissent alors dans le tableau de diffusion présenté ci-
après.
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La diffusion des personnes internes est effectuée avec la BPI, tandis que celle des personnes externes est
réalisée avec l’email quand il est connu.
Pour retrouver la liste de diffusion standard
Cette fonction permet de retrouver automatiquement la liste de diffusion standard du projet. Elle est
automatiquement déclenchée si la liste de diffusion est vide.
1. Cliquer « Retrouver les listes par défaut », permet de positionner automatiquement les personnes
appartenant à la liste de diffusion par défaut.
La liste de diffusion est automatiquement purgée des personnes apparaissant dans la liste des auteurs,
valideurs, et participants à la réunion afin d’éviter des doublons de diffusion.
Pour ajouter les personnes qui sont impliquées dans des actions
Cette fonction permet d’ajouter à la liste de diffusion les personnes qui sont impliquées dans des actions
dans ce document
1. Cliquer «Personnes en action»,
Pour transférer des personnes
Cette fonction permet de transférer de la liste des participants à la
liste de diffusion (et vice-versa), évitant ainsi des clics et des
sélections de personne nombreux.
1. Sélectionner un participant
2. Cliquer Transférer dans la zone Participants. La personne est
transférée dans la liste de diffusion.
3. Sélectionner une personne en Diffusion
4. Cliquer Transférer dans la zone Diffusion. La personne est
transférée dans la liste de Participants.
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Pour ajouter les informations d’une personne dans le corps du document.
Dans la barre d’outils GDOC existe un bouton qui permet de choisir une personne enregistrée dans la
base et de rajouter ses informations dans le corps du document.
Ici si on clique sur OK, GDOC rajoute : Adrian LOPEZ-RUFIAN (ASTEK SO).
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10.4. CHOISIR UN MODELE PERSONNALISE D’ACTIONS
Si on utilise la fonction d’ajout d’actions, on se rend compte que toutes les actions ont la même mise en
page et ne peuvent pas être facilement modifiées.
Pour pallier à ce problème il est désormais possible de charger un document Word contenant une action
préalablement modifiée qui servira d’exemple à GDOC pour créer les prochaines actions du document.
Cliquez sur
Cette IHM apparaît :
Ici GDOC vous demande de choisir le mode de fonctionnement des Actions. En cliquant sur « Modèle
d’action personnalisé présent dans un autre document » vous pouvez choisir le fichier contenant le modèle
d’action.
Créer un modèle d’action :
1) Faites un nouveau fichier Word et copier y une action d’un de vos compte rendus.
2) Modifier l’action en évitant de toucher au signet. Par exemple, modifiez les styles des libellés.
3) Sauvegarder le document.
4) Votre modèle personnalisé est disponible.
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10.5. CREER OU MODIFIER UNE ACTION
Le modèle de Compte-rendu permet de créer des zones de texte correspondant à des actions. Cette
fonction est aussi disponible depuis le menu Document / Action / Créer une action afin d’en bénéficier
dans les modèles NT et JE.
Pour créer une action,
Se positionner dans le document à l’endroit où l’action doit être déclarée.
1. Cliquer sur l’ajout d’Action dans la barre
d’outils Compte-Rendu
Si l’insertion de l’action est possible à l’endroit
indiqué, la fenêtre suivante s’affiche.
Dans le cas contraire, GDOC demande à déplacer
le curseur d’insertion en dehors des signets.
2. Vérifier les informations par défaut de l’action.
L’initiateur de l’action est le premier
auteur du document.
Le n° d’action proposée par le modèle
correspond au nombre d’action du
document.
L’état de l’action est positionné à
« Ouverte »
La date de fin au plus tard est positionnée
dans 15 jours.
3. Entrer les informations concernant l’action
proposée :
Entrer la date échéance : La date
d’échéance peut être saisie à l’aide du
texte et/ou d’un nombre de jours à partir de la date du jour
Le libellé de l’action.
Des remarques éventuelles : Par exemple un élément d’Organigramme Technique
L’initiateur, le responsable de l’action et le responsable de clôture.
Entrer l’état parmi la liste des états possibles BAGHERA.
Pour information, l’initiateur est initialisé avec le premier auteur du document. Les personnes
apparaissant dans le compte-rendu sont proposées en tête de liste. On peut aussi ajouter une personne
non déclarée.
4. Cliquer OK
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A l’issue de l’insertion, l’action est affichée dans le document à l’endroit initial de l’insertion dans les
styles propres aux actions.
Pour information :
Chaque donnée de l’Action est affichée dans WORD avec un style propre basé sur le style
StyleACTION. Par exemple : Le style StyleACTION_ETAT est employé pour représenter l’état des
actions. On peut modifier ce style dans le document.
Il est possible de modifier le style par défaut. Il faut alors se référer à la partie Administration de
GDOC (voir DR2 (Manuel Administration)).
Pour modifier une action,
Vous pouvez modifier une action préalablement enregistrée,
1. Positionner le curseur dans l’action en modification.
Le panneau action est initialisé avec les données de l’action en cours.
ou
1. Cliquer sur le bouton Action.
La fenêtre d’action est affichée, les valeurs sont initialisées avecles boutons du
panneau de modification permettent de se déplacer vers
l’action courante ou précédente.
2. Effectuer les modifications.
Valider la modification par le bouton Appliquer. La mise à jour de l’action est effectuée.
3. Cliquer OK. La mise à jour de l’action est effectuée et la fenêtre est fermée.
Pour information, les opérations suivantes sont possibles sous Word directement
déplacement des textes produits par le panneau. Il faut sélectionner l’ensemble du signet
correspondant et le déplacer.
Changement des textes. Attention : il ne faut pas détruire les signets.
Boutons magnétoscopes
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Remise en forme du texte ou partie de texte.
Cas particulier de la Modification de la référence d’action
Lorsque la référence de l’action est modifiée, GDOC propose d’effectuer la même modification sur
l’ensemble des actions du document.
Cette fonction est utile
lorsque vous souhaitez
initialiser un nouveau
document à partir d’un
ancien document
comportant des actions,
ou lorsque le document
change de référence ou lorsque la référence n’est pas connue au moment de la création du document. Dans
ces trois cas, GDOC propose le changement de référence.
Il n’est pas possible d’annuler les conséquences de cette fonction.
10.6. RENUMEROTER LES ACTIONS
Il est possible de numéroter les actions dans
l’ordre d’apparition dans le document.
Il convient de déclencher le menu Document /
Action/ Renuméroter les actions.
Et dee confirmer puis d’entrer le numéro de la
première action.
Remarque, Seules les actions possédant la
même référence que la nomenclature du
document sont numérotées.
Il n’est pas possible d’annuler les conséquences
de cette fonction.
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10.7. CREER LE TABLEAU RECAPITULATIF DES ACTIONS
Cette fonction permet de lister l’ensemble des actions du document dans un tableau récapitulatif.
1. Cliquer sur qui représente le bouton de mise à jour
du document
2. Choisissez la mise à jour du tableau récapitulatif
3. Cliquer sur Mise à jour
Vous trouverez d’autres informations sur les mises à jour
possibles au chapitre Mettre à jour les champs
A l’issue de l’opération, le tableau récapitulatif a été mis à
jour.
Il est classé par ordre chronologique croissant sur
l’échéance de l’action.
Vous pouvez rajouter des colonnes au tableau récapitulatif des actions.
Ici ajout de la colonne OT
Les informations saisies dans ces colonnes ne seront pas supprimées lors de la mise à jour du tableau des
actions. Si les actions sont renommées et que leurs positions dans le tableau sont modifiées, les
informations dans les colonnes supplémentaires seront déplacées en même temps que les actions.
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10.8. CREER UN FICHIER EXCEL DES ACTIONS
Cette fonction permet de préparer un fichier EXCEL qui contient les données nécessaires à leur
importation dans la base de données BAGHERA, via Baghera Web.
1. Cliquer sur pour produire un fichier Excel. La fenêtre suivante s’affiche.
Cette fonction n’est opérationnelle qu’après avoir donné une référence au document.13
2. Vérifier le nom du fichier de destination proposé.
Par défaut, il correspond à la nomenclature et au suffixe « Action » dans le même répertoire où se
trouve le document en cours d’édition.
Vous pouvez choisir le répertoire d’exportation et un autre nom de destination en cliquant le bouton
Rechercher.
3. Cliquer sur OK
Le fichier EXCEL est produit après la constitution ou la mise à jour du tableau récapitulatif des
actions. Le cas échéant, EXCEL vous avertit s’il faut écraser un fichier existant. Le fichier contient
toutes les données initialisées dans le document précédent.
13 Nota bene : L’import des actions dans BAGHERA sera possible seulement après avoir créé une référence documentaire dans BAGHERA
pour le document..
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Trucs et Astuces :
Ce fichier peut alors être utilisé comme fichier source pour l’importation des actions dans BAGHERA.
On peut se référer au « EC/OPE/BDO/DOC/044 4/8 "BAGHERA DOC – SPECIFICATION
UTILISATEUR POUR BAGHERA WEB V4.8 » pour de plus amples détails sur la fonction de
BAGHERA. Des copies d’écran décrivant le processus sont disponibles en Annexe D : IMPORT DES
ACTIONS AVEC BAGHERA
Remarques :
Seules les actions Ouvertes ayant la même référence que le document, sont créées dans le fichier
EXCEL.
Des messages d’informations sont affichés dans les cas suivants :
Pas de n° local d’Action
Pas d’état
Pas de date d’ouverture
Mauvaise date
Pas de date de Fin prévu
Pas de Libellé
Pas d’initiateur
Pas de Responsable de Clôture
Pour information, les champs de l’action au sens de BAGHERA sont initialisés avec les valeurs
suivantes :
Champ
BAGHERA
Obligatoire Type de
Valeur
Valeur
Transférée
Valeur Initiale
Numéro Local Oui Chaîne14 Reference et n° de l’action Reference du
document
Libellé Oui Chaîne Libellé de l’action
Criticité Non Chaîne Vide
Contexte Non Chaîne Vide
Etat Oui Chaîne Etat de l’action « Ouvert »
Date Ouverture Oui Date Date de la réunion Date du jour
Date Fin prévue Oui Date Date de fin de l’action Date du jour+15
jours
Date Clôture Non Date Vide
Reference de la
documentation
Non Chaîne15 Nomenclature du document
Edition Doc Init Non Nombre Edition du document « 1 »
Révision Doc
Init
Non Nombre Révision du document « 0 »
Responsable Non Personne16 Responsable de l’action
14 Chaine de caractères 15 Chaîne de caractères
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Champ
BAGHERA
Obligatoire Type de
Valeur
Valeur
Transférée
Valeur Initiale
Initiateur Oui Personne Initiateur de l’action Auteur du Compte-
rendu
Responsable
Clôture
Oui Personne Responsable de clôture de
l’action
Remarques Non Chaîne
longue17
Remarques sur l’action
Code projet Oui Chaîne Code du projet
Réponse Non Chaîne Réponse
10.9. DIFFUSER LE COMPTE-RENDU PAR EMAIL
Pour diffuser un compte-rendu par Email, il suffit de
renseigner la liste de diffusion comme indiqué au
paragraphe 9.3, puis dans la boîte de dialogue de
diffusion, cliquer sur le bouton Diffuser par Email…
16 Personne connue de BAGHERA 17 1000 caractères maximum.
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11. CREER UN DATAPACKAGE ECSS_M_50B
11.1. INTRODUCTION
La norme ECSS_M_50B définit la
forme des échanges de document entre
les acteurs du domaine spatial.
La forme principale d’échange est
appelé le DATAPACKAGE, en fait un
fichier compressé comprenant les
documents de l’échange et les
métadonnées décrivant ces documents
échangés. Les métadonnées sont
stockées dans un fichier XML inclut
lui-même dans le datapackage.
Consulter l’adresse http://www.ecss.nl/ pour de plus amples détails sur les normes ECSS.
GDOC permet de créer automatiquement un DATAPACKAGE à la norme ECSS_M_50B incluant les
métadonnées retrouvées depuis les pages liminaires du document en cours d’édition.
11.2. MISE EN OEUVRE
Pour créer un datapackage
1. Dans WORD, choisissez Document/Export ECSS_M_50B
2. Répondez OK
3. Attendez que la fenêtre du compresseur de données ait disparu
4. Vérifiez que le datapackage est correctement produit dans le même répertoire que le document
initial.
Nota Bene :
Tous les contenus ayant le même nom de fichier que le document Word, mais avec une extension
différente seront incorporés dans le datapackage en tant que contenus multiples associés au document
courant.
Les erreurs suivantes peuvent se produire
Le document n’est pas enregistré.
Les numéros d’Edition et de Révision du document ne sont pas corrects.
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Rév. : 00 Date : 06/10/2014
Référence : Intentionnellement vide Page : 149
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La référence du document n’est pas correcte.
Il n’y a pas d’auteur
Pour information :
L’ensemble de ces métadonnées et le datapackage lui-même peuvent être édités avec l’outil BagheraSmart
fourni par le CNES.
On peut aussi visualiser le contenu du datapackage avec un utilitaire de compression/décompression de
données ainsi que le contenu des métadonnées avec Internet Explorer ou tout autre outil de visualisation
ou d’édition XML.
Le chapitre suivant donne les équivalences entre la norme et les signets de GDOC.
11.3. EQUIVALENCE NORME ECSS-M_50B AVEC GDOC
On peut se référer au document DR1 (Draft of Technical Note Mapping ECSS_M_50_B / GDOC) pour
connaître précisément l’équivalence des méta-données ECSS avec le contenu des pages liminaires du
document. Le tableau suivant décrit l’équivalence des métadonnées les plus significatives.
Nom
Norme et Description Equivalence GDOC
title Document title : The title specifies the formal
designation of the specific group of product information
of interest. The title need not be specified for a
particular Element_identification. .
Titre du document
Voir le chapitre 6.16.2 Identité pour la Note
technique et le chapitre 10.2 Editer la page
liminaire du compte-rendu pour le Compte-rendu
status_code Life cycle or working process stage: The status_code
specifies the process stage of the information
Etat du mode DRAFT
OUI => In Preparation
NON => Released
change_level 1st level version level (issue)
The change_level specifies the latest alteration made to
a File, Item, or Tdp_ element as part of a revision. The
change_level need not be specified for a particular
Change_identification.
Edition du document
Voir le chapitre 6.16.4 Références pour la Note
technique et le chapitre 10.2 Editer la page
liminaire du compte-rendu pour le Compte-rendu
date
specific_time
1st level version date (issue) :
The change_date specifies either the date and time that
the change_level was advanced or the date and time of
the change. The change_date need not be specified for a
particular Change_identification.
Date de l’Edition du document
issue_level 2st level version level (revision):
The issue_level specifies the issue number of the File,
Item , or Tdp_element. The issue_level need not be
specified for a particular Change_identification.
Revision du Document
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GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014
Rév. : 00 Date : 06/10/2014
Référence : Intentionnellement vide Page : 150
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Nom
Norme et Description Equivalence GDOC
date
specific_time
2st level version date (revision):
The issue_date specifies the date and time that the
activity issued the File, Item, or Tdp_element. The
issue_date need not be specified for a particular
Change_identification.
Date de la révision du document
document_ab
stract
list of abstracts (in several languages if needed):
The document_abstract specifies a brief overview of the
document or Tdp_element. The document_abstract need
not be specified for a particular Header
Résumé du document
Voir le chapitre 6.16.4 pour la Note technique et
le chapitre 10.2 Editer la page liminaire du
compte-rendu pour le Compte-rendu
authors (list) Specifies the list of authors for the document. :
A Person is an individual with legal rights and duties. A
person shall be uniquely identified for purposes of a data
exchange.
A person must exist in the database section
Toutes les personnes Auteurs, Valideurs,
Contrôleurs et Pour Application.
Voir le chapitre 6.5 Sélectionner les auteurs,
valideurs et application pour la Note
technique et le chapitre 10.2 Editer la page
liminaire du compte-rendu pour le Compte-
rendu. La façon de rentrer les auteurs de GDOC
influe sur le comportement de l’exportation.
Par exemple le fait d’insérer « T. Warrot » va
faire que T soit considéré comme le prénom et
Warrot comme le nom. Alors que « Warrot
Thierry » sera considéré comme Warrot=nom et
Thierry=prénom.
Les auteurs peuvent être séparés par des virgules.
Nota Bene : GDOC considère que les personnes
sont déclarées appartiennent à la société éditrice
du document.
element_code
(list)
Type of document :
The element_code specifies the classification code for a
Tdp_element
Type du document : Sous-Partie de la
Nomenclature du document.
Voir le chapitre 6.16.2 Identité pour la Note
technique
keyword
(list)
Specifies the list of keywords in the document :
The document_keywords specifies words that describe
the main thought or topic of a document or Tdp_-
element. The document_keywords need not be specified
for a particular Header. There may be more than one
keywords for a Header
Les Mots clés du document
Voir le chapitre 6.11.4C
Pour un meilleur résultat, il convient de séparer
les mots par des « virgules ».
Le point ‘.’ n’est pas considéré comme séparateur
de mots clé.
changes_man
aged_by_sen
der
Specifies whether the element is configuration managed
by the TDP issuying company
Indique si le document est géré en configuration
Faux => False
Vrai=> True
Voir le chapitre 6.16.4 Références pour la Note
technique
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Rév. : 00 Date : 06/10/2014
Référence : Intentionnellement vide Page : 151
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Nom
Norme et Description Equivalence GDOC
Company
.design_activi
ty_code
Issuing company code
The design_activity_code specifies a company identifier
code for the Design_authority responsible for the design
content. The design_activity_code need not be specified
for a particular Design_authority.
NOTE Many industry associations and governments
assign unique design_activity_cod es to each company
Société
Voir le chapitre Suivant
Company
.name
Company name
The name specifies the textual label the company is
known by
Company
.address
Company's address
The address specifies the electronic or physical location
where the company can be interfaced with. The address
need not be specified for a particular Company
11.4. SOCIÉTÉ EDITRICE DU DOCUMENT
Il est rappelé que GDOC considère que les auteurs référencés dans le XML sont considérés comme
appartenant à la société éditrice du document. GDOC produit les informations XML correspondant à la
société éditrice du document à partir des règles ci-après. Elles privilégient les informations visibles et
imprimées.
Attribut « Company.Design_activity_code » :
Correspond à la valeur du signet
gECSSM50B_COMPANY_DESIGN puis à défaut le
signet gdocEMETTEUR puis à défaut la propriété
« design_activity_code »
Attribut « Company.name » : Correspond à la
valeur du signet gECSSM50B_COMPANY_NAME
puis à défaut le signet gdocDIRECTION puis à défaut
la propriété « Société » (voir le menu
Fichier/Propriétés du document de WORD).
Attribut « Company.address » : Correspond à la valeur
du signet gECSSM50B_COMPANY_ADDRESS puis à
défaut à la propriété personnallisée « address » (voir le
menu Fichier/Propriétés onglet personnaliser du
document de WORD) puis à défaut la valeur « unknown
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address ».
Remarques : Après chaque mise à jour du document les valeurs XML liées à la norme ECSSM50B sont
recopiées dans les propriétés personnalisées du document. Ainsi on retrouve les valeurs « issue_level »,
« issue_date » etc… Cette fonction permet de visualiser exactement ce qui est produit dans le
datapackage.
Il existe une possibilité de produire un DPT à partir d’un document non GDOC. On peut se référer au
document CDR3C dans son chapitre « Créer un Datapackage ».
11.5. GENERATION RECURSIVE DE DATAPACKAGES
Grâce à la fonction de génération récursive de Datapackage, il est possible de générer les Datapackages
associés à tous les documents GDOC présents dans une arborescence de répertoires.
La fonction est accessible via le menu : Document/ECSS_M_50B/Export ECSS_M_50B Récursif…
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12. QUESTIONS FREQUEMMENT POSEES (FAQ)
12.1. LA BARRE D'OUTIL DE GDOC N'APPARAIT PAS
Ceci peut-être dû aux facteurs suivants:
1. Soit votre document n'est pas ou plus rattaché à une mise en page (modèle) GDOC (Soit le
document a été créé sur un autre poste pour lequel l'emplacement de GDOC est différent, soit une
nouvelle version de GDOC a été mise en place,…)
Pour rattacher votre document à un modèle GDOC, reportez-vous au §12.3.
2. Soit l'exécution de macros n'est pas autorisée sur votre poste.
Dans le menu Outils/Macro/Sécurité, vérifiez que vous avez les paramètres indiqués ci-dessous,
puis cliquez OK, fermez Word complètement et ré-ouvrez votre document.
3. Soit la barre d'outils est cachée.
dans le menu Affichage/Barres d'outils, vérifiez que GDOC ou GCRR est coché (éventuellement
vous pouvez aussi cocher GDOC Déplacement)
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12.2. QUELLE EST LA VERSION DE GDOC DE MON POSTE ?
. On peut visualiser les informations relatives à la version depuis le menu A propos de GDOC.
Une politique de déploiement et de support de GDOC est assurée par la DSI.
Elle favorise la mise à jour permanente (voire automatique) des modèles GDOC au sein du CNES tout en
assurant la compatibilité ascendante.
12.3. COMMENT CHANGER DE VERSION DE MODELE GDOC ?
Pour changer la version du modèle GDOC associée à un document, la démarche à suivre est la suivante:
1. Ouvrir le document avec Word
2. Si le document a les pages liminaires verrouillées (cf. §4.6), il convient de le déverrouiller avec la
commande Word :
Outils/Oter la protection (Word 97) ou Révison/Restreindre la modification (Word 2010)
et de donner le mot de passe "gdoc" (sans les guillemets).
3. Dans le menu Outil/Modèles et compléments, cliquez sur le bouton "Attacher…"
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4. Sélectionner le modèle GDOC que vous souhaitez associer à votre document
5. Sélectionner la ligne GDOC.dot
6. Cliquer le bouton "Supprimer"
7. Cliquer OK
8. Sauvegarder votre document
9. Fermer complètement Word
10. Ré-ouvrez votre document
11. Vérifiez que votre document est bien attaché au modèle que vous souhaitiez
12.4. COMMENT PARTAGER UN DOCUMENT GDOC AVEC DES
PARTENAIRES EXTERNES
De deux choses l'une: soit votre partenaire utilise GDOC et dans ce cas il n'y a rien de spécial à faire, soit
il ne l'utilise pas.
Dans ce deuxième cas, il est prudent de Verrouiller les pages liminaires de votre document pour interdire
à votre partenaire de les modifier sans GDOC, ce qui conduirait à casser les signets des pages liminaires.
Pour activer le verrouillage des pages liminaires, reportez-vous au §4.6.
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12.5. QUELLE EST LA COMPTABILITE DE GDOC AVEC MON
DOCUMENT ?
A priori, la compatibilité est complète puisque les versions de GDOC ont pour but d’améliorer et
d’ajouter des fonctions supplémentaires.
Bien entendu, une régression fonctionnelle peut être détectée et il convient dans ce cas de le signaler
immédiatement via Assistance 56.
12.6. QUELLE EST LA COMPTABILITE DE GDOC AVEC MA BASE ?
Bien entendu, GDOC possède une compatibilité ascendante c'est-à-dire que GDOC V4.1.x fonctionne sur
des bases anciennes après les avoir mises à jour.
La compatibilité descendante de GDOC V3 est assurée jusqu’à la version 4.1.x. En d’autres termes,
GDOC V3.x est compatible avec une base crée ou mise à jour avec une version GDOC V4.1.x).
A partir de la version V4.2.0, la compatibilité descendante n’est plus assurée et les clients antérieurs (par
exemple GDOC V3 et GDOC V4.1) ne pourront plus fonctionner avec des bases crées ou modifiées avec
une version V4.2.
12.7. GDOC NE TROUVE PLUS LA BASE
Si vous partagez un projet avec plusieurs autres utilisateurs, il est possible que la base soit installée sur un
serveur et que GDOC ait perdu son adresse.
Dans ce cas, indiquez le chemin de la base en adresse réseau et pas en adresse absolue (cette adresse
utilise les lecteurs logiques connectés à un répertoire). Le chemin en adresse réseau s’écrit par exemple :
\\nom_serveur\noms_répertoires\nom_base.mdb
1. Cliquez sur .
2. Cliquez sur rechercher une base.
3. Choisissez Voisinage Réseau (Windows 98), ou Favoris réseau (à partir de Windows 2000).
4. Choisissez Tout le réseau.
5. Choisissez le nom du serveur sur lequel se trouve la base.
6. Choisissez le répertoire dans lequel se trouve la base.
7. Sélectionnez la base.
12.8. LES EN-TETES NE SONT PAS CORRECTES
Les informations situées dans les en-têtes ne doivent pas être corrigées manuellement. En effet, les en-
têtes et pieds de page reprennent les informations inscrites sur la page de garde du document.
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Pour mettre à jour les en-têtes, choisissez Document / Mise à jour.
Si le problème persiste, mettez à jour les informations inscrites sur la page de garde du document.
12.9. DISQUE SATURE OU TROP DE FICHIERS OUVERTS
Lorsqu’ un document est partagé sur un réseau entre plusieurs utilisateurs, il arrive que Word perde des
références. Cela se traduit par la création d'un fichier temporaire sur le disque local d'un des utilisateurs,
ce fichier étant référencé dans le document. Un autre utilisateur qui ouvre le document n'aura pas ce
fichier temporaire et lorsqu'il voudra faire un enregistrement il obtiendra le message "Disque saturé ou
trop de fichiers ouverts". Pour remédier à ce problème une fonction a été créée dans GDOC:
1 Choisissez l'option Document / Options avancées… / Système / Supprimer les références manquantes!
Remarque : cette fonction est appelée automatiquement lors de la mise à jour du document.
12.10. COMMENT UTILISER DES DOCUMENTS NON-CREES AVEC
GDOC
Vous pouvez récupérer le contenu d’un document créé avec un modèle quelconque pour l’insérer dans un
document GDOC.
1. Copiez-collez le corps du document existant dans votre document GDOC.
2. Si le document existant comprend des annexes, insérez des annexes dans votre document GDOC,
puis copiez-collez le corps des annexes (sans les titres).
12.11. MON DOCUMENT N’EST PAS ATTACHE A UNE BASE,
COMMENT MODIFIER LA PAGE DE GARDE ?
Avec GDOC, on modifie les pages liminaires avec les panneaux d’information même si le document n’est
pas attaché à une base.
Il convient donc de déclencher les fonctions GDOC correspondantes pour modifier la page d’entête.
Seules exceptions (puisqu’elles appartiennent à la base):
- le nom de projet
- les informations administratives
Il convient d’aller modifier les valeurs
des signets.
On peut aussi atteindre directement les
signets par la fonction Edition/Atteindre
Signet et choisir le signet correspondant.
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Attention : Cette action n’est pas recommandée car vous pouvez détruire le signet par inadvertance.
12.12. LE CORRECTEUR ORTHOGRAPHIQUE NE FONCTIONNE PAS
POUR MON MODELE ANGLAIS
Il peut arriver que des textes dans des modèles anglais de GDOC ne soient pas traités avec la langue
anglaise particulièrement pour les textes mis dans les Exigences ou bien les Actions. Les explications
suivantes vous permettront de comprendre les mécanismes mis en jeu.
Tous les styles utilisés dans GDOC sont basés sur le style normal de WORD. Par exemple le style
« Exigences Titre » est basé sur le style « Exigences Corps » qui est lui-même basé sur le style Normal.
Ici le style exigences Titre
Ici le style exigences Corps
Ici le style Normal
Il n’y a pas de lien entre les styles et la nature de la langue employée. Pour information, lors de
l’utilisation d’un format anglais de GDOC (modèle *_en), le style « Normal » a la langue anglaise par
défaut. La « langue » est alors répercutée sur les styles dérivés.
Plus bas, le texte a une langue française : Le correcteur orthographique signale une erreur au niveau du
mot « title »
Exigence title
Next text is an English text. The orthographical corrector announces an error for the word “Exigence”
(Note that the correct word is “Exigency”).
Exigence title
En principe, le fonctionnement des modèles GDOC est cohérent puisque les formats Anglais ajoutent la
langue anglaise au style « Normal ».
Cependant, lors de l’initialisation des styles dans les modèles *_en, la langue originale a été copiée depuis
le style original au niveau de « Exigences Corps ». WORD fonctionne alors avec une surcharge de la
langue au niveau du style « Exigences Corps ». Les textes d’exigences dans des formats anglais de
GDOC sont vus par WORD comme du français.
Pour changer ce fonctionnement, il convient de
modifier le style au niveau «Exigences Corps »
et d’associer la même langue que la langue du
style Normal (voir la commande WORD
Format/Styles/Modifier/Langue).
Après cette opération, WORD n’effectue plus de
surcharge. Les textes du style « Exigence » sont
alors traités comme des textes dérivant du style
« Normal » donc bénéficiant de la langue
anglaise.
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Le même principe est utilisé pour les Styles Actions . Les styles « ACTION » sont basés par défaut sur le
style « StyleAction_ParAction ». Il convient d’effectuer la même opération que précédemment.
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ANNEXE A : INFORMATIONS STOCKEES DANS LA BASE DE
DONNEES
La base de données permet de stocker toutes les informations partagées par les documents d'un même
projet, d'un ensemble de projets ou d'une même structure. Ces informations sont groupées par catégorie.
Informations Description
Informations de
personnalisation
Caractérisent un ensemble Projet-Structure et contiennent le Nom du projet, le
nom de la Direction ou de la société, le nom de la Sous-Direction, ou Service.
Ces informations sont renseignées à la création d’un projet. La base peut contenir
plusieurs ensembles Projet-Structure ce qui permet de la partager entre plusieurs
projets et/ou structures.
Liste des personnes
connues
Permet de définir les auteurs, les valideurs et approbateurs ainsi que les listes de
diffusion..
Listes de diffusion par
défaut
Ces listes, diffusion interne et externe, sont construites à partir de la liste des
personnes connues. Elles sont utilisées pour initialiser les listes de diffusion des
documents. Elles sont vides à la création de la base.
Liste des codes OT Définition de l’Organigramme Technique du projet et utilisé pour la
nomenclature. Elle est vide à la création de la base.
Liste des codes projets Ces codes sont utilisés pour la nomenclature. La liste est vide à la création de la
base.
Liste des types de
documents
Cette liste contient une liste standard définie à la création de la base.
Format des exigences La base contient la définition du format des exigences quand celui-ci doit être
contrôlé. Ce format n’est pas défini à la création de la base.
Liste des groupes
d’exigences
Cette liste est vide à la création de la base
Liste du Glossaire La base contient tous les acronymes et leurs définitions anglaise et/ou française.
Liste des documents Cette liste permet de définir les documents applicables ou de référence. Elle est
vide à la création de la base. Un champ de cette table permet d’indiquer si le
document a déjà été référencé.
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ANNEXE B : LISTE DES CHAMPS D’UN DOCUMENT GDOC
Le tableau suivant donne la liste de tous les champs d’un document GDOC et le nom des signets associés.
(AC)
Champs Définition Lieu* Type** Stockage*** Signet Oblig.
Titre du
document
A la suite du Type du
Document « Titre du
document »
PG
BI
GDOC
Auto
Document gdocTITREDOCUMENT
Type de
document
Première partie du
titre
PG
BI
GDOC
Auto
Document gdocTITRETYPEDOCCUMENT
Confidentialité Code de classification
de la confidentialité
du document
BI Libre Document gdocCONFIDENTIALITE
Mots clés Liste des mots-clés
caractérisant le
document
BI Libre Document gdocMOTSCLES
Résumé Résumé du contenu
du document
BI Libre Document gdocRESUME
Document
rattaché
Information sur
l'existence de
documents rattachés à
ce document
BI Libre Document gdocDOCRATTACHES
Localisation Lieu ou sigle où est
stockée la référence
du document
BI Auto Document gdocLOCALISATION
Volume Nombre de volumes
ou Tomes composant
le document ou
éventuellement le
numéro ou la lettre du
volume concerné
BI Libre Document gdocVOLUME
Pages
supplémentaires
Nombre total de
pages composites
insérées dans le
document
BI GDOC Document gdocNBPAGESSUP
Langue Langue utilisée pour
ce document
BI Libre Document gdocLANGUE
Gest Config. Niveau de gestion en
configuration
appliquée au
document
BI GDOC Document gdocTYPEGESTIONCONF
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Rév. : 00 Date : 06/10/2014
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Champs Définition Lieu* Type** Stockage*** Signet Oblig.
Responsable Gest
Config
Sigle et/ou Nom du
responsable de la
gestion du document
(documentaliste ou
secrétariat)
BI GDOC Document gdocRESPGESTIONCONF
Code diffusion****
Code de diffusion du
document
PG Libre Document gdocCODEDIFFUSION
MT****
Mémoire Technique PG Fixe Document -
Contrat N° du marché et du
bon de commande
pour lequel le
document est réalisé
(Emetteur # CN)
BI Libre Document gdocCONTRAT
Direction
ou Société
Partie de la définition
de la structure
PG GDOC Base
Document
gdocDIRECTION
Sous-Direction Partie de la définition
de la structure
PG GDOC Base
Document
gdocSOUSDIRECTION
Projet Nom du projet PG
ET
GDOC
Auto
Base
Document
gdocPROJET
Nomenclature
code projet
Zone code projet de la
nomenclature
PG
ET
GDOC
Auto
Document
Base
gdocCODEPROJET
Nomenclature
code type
document
Zone type document
de la nomenclature
PG
ET
GDOC
Auto
Document
Base
gdocCODETYPEDOC
Nomenclature
code OT
Zone code OT de la
nomenclature
PG
ET
GDOC
Auto
Document
Base
gdocCODEOT
Nomenclature n°
chrono
Zone n° chrono de la
nomenclature
PG
ET
GDOC
Auto
Document gdocCODECHRONO
Nomenclature
code émetteur
Zone code émetteur
de la nomenclature
PG
ET
GDOC
Auto
Document gdocCODEEMETTEUR
N° édition N° d'édition de la
version du document
PG
ET-
PM
GDOC
Auto
Document gdocEDITION
Date édition Date de l'édition du
document
PG
ET-
PM
GDOC
Auto
Document gdocDATEEDITION
N° révision N° de révision de la
version du document
PG
ET-
PM
GDOC
Auto
Document gdocREVISION
Date révision Date de le la révision
du document
PG
ET-
PM
GDOC
Auto
Document gdocDATEREVISION
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Rév. : 00 Date : 06/10/2014
Référence : Intentionnellement vide Page : B.3
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Champs Définition Lieu* Type** Stockage*** Signet Oblig.
Référence Référence Secrétariat
: Sigle, Date (aaaa) et
N° d'enregistrement
par le secrétariat
émetteur
PG
ET-
PM
GDOC
Auto
Document gdocREFERENCE
Auteurs et sigles Noms Prénoms et
sigles des auteurs de
la version du
document
PG
BI-
PM
GDOC
Auto
Document
Base
gdocAUTEURS
Valideurs et
sigles
Noms Prénoms et
sigles des valideurs de
la version du
document
PG GDOC Document
Base
gdocVALIDEURS
Application et
sigles
Noms Prénoms et
sigles des personnes
qui autorisent
l'application du
document
PG GDOC Document
Base
gdocPOURAPPLICATION
Causes
d'évolution
Identification des
causes d'évolution du
document - Ligne de
texte
BI
PM
GDOC
Auto
Document gdocCAUSEEVOLUTION
Nombre total de
pages
Nombre total de
pages du document y
compris pages
liminaires, annexes et
dont pages
supplémentaires
BI Auto Document -
dont pages
liminaires
Nombre total de
pages liminaires du
document
BI Auto Document -
Document
composite
Le document est
composé de différents
fichiers
BI Auto Document -
Système hôte Identification du
système ayant servi à
produire le document
(progiciels/noms des
modèles de
documents (.dot))
BI Auto Document -
Documents
Applicables et de
référence
Section contenant la
liste des documents
qui sont applicables
CD GDOC Document
Base
gdocREFERENCEDADR
C N E S GDOC-MU-0-010-CN
GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014
Rév. : 00 Date : 06/10/2014
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Champs Définition Lieu* Type** Stockage*** Signet Oblig.
Table des
modifications
Tableau contenant les
numéros de versions
successives ainsi que
les causes des
évolutions
PL Auto Document gdocTABLEMODIFICATION
Diffusion Interne Tableau contenant la
liste de diffusion aux
agents CNES
PL Libre Document
Base
gdocDIFFUSIONINTERNE
Diffusion Externe Tableau contenant la
liste de diffusion aux
personnes extérieures
PL Libre Document
Base
gdocDIFFUSIONEXTERNE
Listes des AC/AD Liste des éléments à
définir ou à confirmer
CD Auto Document gdocLISTEADAC
Glossaire Tableau contenant les
acronymes et leur
définition
CD Libre Document
Base
gdocGLOSSAIRE
* Lieu : Indique l’emplacement du champ dans le document :
PG : Page de Garde = 1ère page du document
BI : Bordereau d’Indexation : 2ème page du document
CD : Corps du Document
PL : Pages Liminaires = avant le corps du document
ET : Entête de page = cartouche
PM : Page des Modifications
** Type : Type de mise à jour du champ :
GDOC : Le champ doit être mis à jour par les fonctions GDOC pour la bonne cohérence du
document.
Libre : indique que le champ peut être mis à jour directement dans le document mais il existe une
fonction GDOC permettant de le faire et il est fortement conseillé de l’utiliser. Si vous modifiez le
champ directement dans le document, veillez à respecter les signets.
Auto : le champ est mis à jour automatiquement soit par Word, soit par les fonctions GDOC
Fixe : la valeur est fixe et il est recommandé de ne pas la changer.
*** Stockage : indique si les informations sont stockées uniquement dans le document et/ou dans la base.
**** MT et Code Diffusion : ces deux champs sont obligatoires pour que le document soit enregistré dans
le RID.
Remarques :
1. Les champs contenus dans les en-têtes et les pieds de page sont forcément automatiques. Ils sont
rafraîchis à l’activation de la fonction Mise à jour (table des matières, A C et A D, …).
2. La page des modifications est mise à jour en utilisant la fonction Gestion du document.
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Rév. : 00 Date : 06/10/2014
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ANNEXE C : UTILISATION DE LA FEUILLE DE STYLE
Le modèle GDOC crée des documents avec une feuille de style pré-définie.
Les styles utilisés dans les pages liminaires, les annexes, les en-têtes et les pieds de page ne doivent pas
être supprimés. Il est également déconseillé de les modifier.
Les styles Titre, TM, Index et Normal sont des standards de Word et ne peuvent pas être supprimés mais
seulement modifiés pour améliorer la présentation.
Vous pouvez importer vos styles habituels dans le document (reportez-vous au paragraphe 8.9 Récupérer
une feuille de style existante).
Le tableau ci-dessous précise l’utilisation des styles :
Nom du style Usage Peut-être modifié ?
A.1 Annexe… Titre des annexes et sous annexes non
Cellule… Titre et contenu d’un tableau oui
Courant Texte courant oui
CST… Structure du document placée en première page liminaire non
En-tête En-tête de page non
Enum… Tableau des A C et A D et énumération sans puces et sans
numéro dans le corps du document
oui
Exigences…. Ensemble de style correspondant au nom, contenu,
réponse, niveau des exigences
oui
Légende Numéro et titre d’une illustration oui
Glossaire Titre du glossaire oui
ImageEcran Image, dessin, illustration oui
Index… Généré automatiquement lorsque vous insérez un index oui
Liminaire… Ensemble de styles utilisés dans les pages liminaires non
Liste à numéro… Listes numérotées automatiquement oui
Liste à puce… Listes à puce oui
Normal Texte courant oui
Pied de page Nom et chemin du document placé en pied de page non
Titre 1 à Titre 9 Titres dans le corps du document oui
Titre centré Titre des pages liminaires non
TM1 à TM9 Table des matières oui
Tmexigence Liste des exigences oui
Ref de document Tableau des DA et DR non
Les styles non cités dans ce tableau peuvent être supprimés.
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ANNEXE D : IMPORT DES ACTIONS AVEC BAGHERA
Les copies d'écran ci-dessous donnent un aperçu du processus d’import des actions dans BAGHERA
Etape 1: Appel de la fonction d'import
d'action depuis Baghera Web (visible
uniquement si la personne connectée a les
droits d'import d'action)
Etape 2 Désignation du fichier
Excel produit par GDOC à importer
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Etape 3 : Après traitement, la page
récapitulative des actions sur le point
d'être importées
Etape 4 : Après validation, la
confirmation de l'import réussi
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Etape 5 : Vérification, les Actions sont désormais disponibles dans Baghera Web/Action et Baghera
Action