C NATIONAL D'ETUDES SPATIALES - cnes · FOURNY Laurent ASTEK SO LOPEZ-RUFIAN Adrian ASTEK SO...

CENTRE NATIONAL D'ETUDES SPATIALES

D:\Utilisateurs\etiennejp\Documents\GDOC_4302_Freeware\GDOC-MU-0-010-CN_15_00-reluJP-modifacceptees.doc - 24/11/14 16:11

18 AV. E.BELIN 31401 TOULOUSE CEDEX 9, TEL. +33 5-61-27-31-31 Tél. 05 61 27 31 31

GDOC

CENTRE NATIONAL D'ETUDES SPATIALES

Direction des Systèmes d'Information

Sous-direction "Support et Développements"

Service "Produits et Logiciels" GDOC-MU-0-010-CN

Edition : 15 Date : 06/10/2014

Révision : 00 Date : 06/10/2014

Réf. : Intentionnellement vide MT : X Code diffusion : E

MANUEL D'UTILISATION

DU MODELE GDOC

Rédigé par :

BONNET Laurent DSI/SD /PL (SOPRA)

le :

Validé par :

DRAPE Julien DSI/SD /PL (SOPRA)

le :

Pour application :

RAULIN Desi DSI/DV /PL

le :

C N E S GDOC-MU-0-010-CN

GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014

Rév. : 00 Date : 06/10/2014

Référence : Intentionnellement vide Page : i.2


BORDEREAU D'INDEXATION

CONFIDENTIALITE :

P

MOTS CLES : GDOC, Manuel d'Utilisation

TITRE DU DOCUMENT :

Manuel d'Utilisation

du modèle GDOC

AUTEUR(S) :


Avec la contribution de Cécile BOULAY (EKIS pour DCT/AQ/GP)

RESUME : Ce document constitue le manuel d'utilisation des modèles GDOC

DOCUMENTS RATTACHES : Ce document vit seul. LOCALISATION :

VOLUME : 1 NBRE TOTAL DE PAGES : 180

DONT PAGES LIMINAIRES : 12

NBRE DE PAGES SUPPL. : 0

DOCUMENT COMPOSITE : N

LANGUE : FR

GESTION DE CONF. : NG RESP. GEST. CONF. :

CAUSE D'EVOLUTION : Version 4.3.1.1

Ajout des chemins relatifs à Word 2010

CONTRAT : Néant

SYSTEME HOTE :


GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014

Rév. : 00 Date : 06/10/2014



DIFFUSION INTERNE

Nom Sigle Bpi Observations

WARROT Thierry DCT/SB /MP 2527

RAULIN Desi DSI/DV /PL 3511

DIFFUSION EXTERNE

Nom Sigle Observations

Les utilisateurs

BOULAY Cecile DCT/AQ /GP (EKIS) ([email protected])


GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014

Rév. : 00 Date : 06/10/2014



MODIFICATION

Ed. Rév. Date Référence, Auteur(s), Causes d’évolution

15 00 06/10/2014 Intentionnellement vide


Version 4.3.1.1

Ajout des chemins relatifs à Word 2010


BONNET Laurent

Version 4.3.1.1

Précision sur les champs obligatoires lors de l'ajout de personnes à une base projet


BONNET Laurent

Version 4.3.1.0

Date de déclassification


WARROT Thierry DSI/SD/PL

BONNET Laurent SOPR

Version 4.3.0.2

Modifications sur les tampons, Tableau Word => Excel, DR/DA avec date vide (+ corrections)



Version 4.3.0.0

Astuces (Word, Complétion automatique, Stabilo avec ré-import, Bloc-note GDOC, Punaise automatique, ...)



FUENTES Caroline DSI/SD /PL

Version 4.2.2.2

Nomadisme des bases projet, Etat des DA/DR, Segmentation NOM/Prénom, Auto-complétion, Organisateur d'import, Web Service Baghera...



Corrections 4.2.0.3

Ajout des fonctions de Nomadisme §5.5



LOPEZ-RUFIAN Adrian ASTEK SO

Passage 4.2.0.2

-Mise en place du tutorial FLASH

-Gestion des logos dans la base de données


GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014

Rév. : 00 Date : 06/10/2014



- Afficher les filigranes "Confidentiel CNES", "Diffusion restreinte", "Confidentiel Défense"... sur toutes les pages.

- Extensibilité du tableau récapitulatif des actions

- Boîte de Dialogue d'insertion d'un nom prénom et sigle

- Pouvoir customiser l'apparence des actions dans les Compte-rendu de Réunion

- Améliorer l'ergonomie du mécanisme de diffusion par Email

- URL vers les DA/DR

- Gérer l'Adresse des Entité

- Nouvelle gestion des envois de mails

- Imprimer en Noir et Blanc ou Couleur

- Couplage a l'annuaire d'entreprise par Web Services (REST POX)

- Pouvoir mettre à jour la base des DA/DR à partir d'un datapackage.xml ou d'un .zip (éventuellement fourni par un WS)



FOURNY Laurent ASTEK SO POUR DSI/SD/PL

LOPEZ-RUFIAN Adrian ASTEK SO POUR DSI/SD/PL

Passage 4.1.8

-Espace d'hebergement des bases, global entreprise

-Verrouillage des pages liminaires

-Info-bulles sur acronymes du glossaire

-Exigences ###DELETED###

-Diffusion par Email

-Datapackage ecss_m_50b a contenus multiples

-Compatibilite Office 2007 (beta 2)


FOURNY Laurent ASTEK SO

LOPEZ-RUFIAN Adrian ASTEK SO

Passage 4.1.7

Implémentation de la protection contre la corruption

Implémentation de l'import d'exigences depuis Excel


FOURNY Laurent [email protected]

Précision sur l'utilisation du fichier GDOC.INI.

Ajout FAQ Modèle et Langue anglaise

Ajout Export ECSS M50 B

Nouvelles IHM

Ajout du mode de travail NOMADE

08 03 28/11/2005 -A définir-


Prise en compte de remarques de lecture de C. DUPUY, F. MANON et T. WARROT de octobre 2005

08 02 23/11/2005 -A définir-


Ajout d'un paragraphe pour présenter le JE et la technique de changement de


GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014

Rév. : 00 Date : 06/10/2014



modèle, mise à jour de la FAQ

08 01 26/10/2005 -A définir-

ABOAF Alexandra ASTEK SO


Ajout d'un paragraphe pour présenter le CRR et la NT

08 00 06/10/2005 -A définir-

ABOAF Alexandra ASTEK SO


Version 4.1 du modèle GDOC

07 00 02/09/2003 DTS/MID/VM/MN 2003.79

CHARLOT P. DTS/MID/ICM/EP

Version 3.1.8 du modèle GDOC

06 00 19/08/2002 DTS/MID/ICM/EP 2002.02

CHARLOT P. DTS/MID/ICM/EP

ERLICH I. EXTERNE

Version 3.1.3 du modèle GDOC

05 00 13/02/2002 DTS/MPI/PS/SI/2002-037

CHARLOT P. DTS/MPI/PS/SI

Version 3.0.0 du modèle GDOC.

Voir les évolutions en Annexe D

04 00 10/05/2001 DTS/MPI/PS/SI/2001-117


Version 2.04 du modèle GDOC.

Voir les évolutions en Annexe D

03 00 08/08/2000 DTS/MPI/PS/SI/2000-196


La version de ce document correspond à la version 2.0.x du modèle.

Le code émetteur du document a été changé car maintenant le modèle est géré par le CNES.

02 00 10/11/1999 T/CNES/GDOC/T1740

QUINTANE Jean-Pierre CRIL INGENIERIE

Validation par le CNES

01 09 15/10/1999 T/CNES/GDOC/T1740


Prise en compte de FA 43

01 08 14/09/1999 T/CNES/GDOC/T1740

BONNOTTE Yann CRIL INGENIERIE


Prise en compte des DM5 , DM6 et DM7

01 07 23/06/1999 T/CNES/GDOC/T1740



Prise en compte des DM5 , DM6 et DM7

01 06 06/05/1999 T/CNES/GDOC/T1740


Prise en compte des FA16, FA20 et des DM1 à 4. (cf. FAX DTS/MPI/PS/MP


GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014

Rév. : 00 Date : 06/10/2014



EDIT. 01).

01 05 01/04/1999 T/CNES/GDOC/T1740


Prise en compte des remarques issues du document GDOC-NT-0-015-CN version 03.00 du 23/03/1999

01 04 09/03/1999 T/CNES/GDOC/T1740


Prise en compte des remarques issues du document GDOC-NT-0-015-CN.

01 03 03/03/1999 T/CNES/GDOC


Recette site du projet GDOC. Mise à jour du manuel d'utilisation.

01 02 16/02/1999 T/CNES/GDOC


Modification du modèle GDOC industriel et prise en compte des remarques issues du document GDOC-NT-0-015-CN concernant le manuel d'utilisation.

01 01 08/01/1999 T/CNES/GDOC


Livraison du 08/01/1999.

01 00 18/12/1998 T/CNES/GDOC


Création du document.


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Rév. : 00 Date : 06/10/2014



SOMMAIRE

GLOSSAIRE ET LISTE DES PARAMETRES AC & AD ........................................... 1

1. GENERALITES ................................................................................................... 3

1.1. DOCUMENTS DE REFERENCE .......................................................................... 3

1.2. DOCUMENTS APPLICABLES ............................................................................. 3

2. PRESENTATION GENERALE ............................................................................ 4

2.1. INTRODUCTION .................................................................................................. 4

2.2. SE FORMER A GDOC ET UTILISER GDOC DANS UN PROJET ...................... 6

2.3. CONTRIBUTION DE GDOC A LA SAISIE ET A LA GESTION DE DOCUMENTS CNES ............................................................................................ 7

3. INSTALLATION DE GDOC ................................................................................. 9

3.1. CONFIGURATION NECESSAIRE ....................................................................... 9

3.2. INSTALLER GDOC .............................................................................................. 9

4. CREATION D’UN NOUVEAU DOCUMENT ...................................................... 11

4.1. PRINCIPE ........................................................................................................... 11

4.2. TUTORIAL ANIME DISPONIBLE ...................................................................... 11

4.3. REGLES D’OR D’UTILISATION ........................................................................ 11

4.4. PREMIER LANCEMENT .................................................................................... 12

4.5. MISE EN OEUVRE ............................................................................................. 14

4.6. CHOIX D’UN MODE DE PROTECTION ............................................................ 15

4.7. SAUVEGARDE AVEC VERROUILLAGE DES PAGES LIMINAIRES ............... 16

4.8. PRESENTATION DES BARRES D’OUTILS DE GDOC .................................... 18

5. GESTION DES BASES "PROJETS" ................................................................ 21

5.1. PRINCIPE ........................................................................................................... 21

5.2. CREER UN PROJET .......................................................................................... 21 5.2.1. Créer une base projet ............................................................................... 21 5.2.2. Compléter les références du projet : onglet Personnalisations .......... 23 5.2.3. Saisir les listes de diffusions du projet : onglet Diffusions ................. 25 5.2.4. Saisir les codes du projet : onglet Codes du projet .............................. 30 5.2.5. Définir le format des exigences : onglet Exigences .............................. 32 5.2.6. Saisir les définitions du glossaire du projet : onglet Glossaire ........... 33

5.3. MODIFIER UN PROJET EXISTANT .................................................................. 35

5.4. IMPORTER DES DONNEES .............................................................................. 35


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Rév. : 00 Date : 06/10/2014



5.5. TRAVAILLER EN MODE NOMADE ET SYNCHRONISER DES BASES .......... 36 5.5.1. Définir le "Répertoire des Bases Nomades" .......................................... 37 5.5.2. Créer une base nomade synchronisable à partir de la base maître .... 39 5.5.3. Consulter l’état de la base nomade ........................................................ 41 5.5.4. Synchroniser une base nomade avec la base maître ........................... 42 5.5.5. Gérer les conflits ...................................................................................... 44

6. GESTION DU DOCUMENT ............................................................................... 47

6.1. CHOISIR UN PROJET POUR LE DOCUMENT ................................................. 47

6.2. RENOMMER LE DOCUMENT SELON LA NORME ECSS_M_50B .................. 49

6.3. SUGGERER DES MOTS ................................................................................... 49

6.4. INSERER UN TABLEAU .................................................................................... 51 6.4.1. Insertion d’un tableau dans GDOC ......................................................... 51 6.4.2. Transformation d’un tableau Word vers un tableau Excel ................... 52

6.5. SELECTIONNER LES AUTEURS, VALIDEURS ET APPLICATION ................ 52

6.6. ENTRER DES AUTEURS EN MODE NON RATTACHE ................................... 55

6.7. SAISIR LES LISTES DE DIFFUSIONS .............................................................. 56

6.8. POUR AJOUTER LES INFORMATIONS D’UNE PERSONNE DANS LE CORPS DU DOCUMENT. .................................................................................. 56

6.9. DIFFUSER LA NOTE TECHNIQUE PAR EMAIL ............................................... 58

6.10. GESTION DES IMPRESSIONS ......................................................................... 59

6.11. GERER LES DA/DR (DOCUMENTS DE REFERENCES ET LES DOCUMENTS APPLICABLES) ......................................................................... 60

6.12. INSERER UN RENVOI DR/DA ........................................................................... 65

6.13. SUPPRIMER UN DOCUMENT EN DA/DR ........................................................ 67

6.14. MODIFIER LE TYPE DE REFERENCE D'UN DA/DR........................................ 68

6.15. GERER LE GLOSSAIRE ................................................................................... 69

6.16. GERER LE DOCUMENT : PAGE DE GARDE ET BORDEREAU D’INDEXATION .................................................................................................. 72

6.16.1. Principe ................................................................................................... 72 6.16.2. Identité ..................................................................................................... 73 6.16.3. Auteurs .................................................................................................... 74 6.16.4. Références .............................................................................................. 75 6.16.5. Nomenclature ......................................................................................... 77 ........................... 79 6.16.6. Bordereau d’indexation ......................................................................... 79 6.16.7. Options .................................................................................................... 82

6.17. IMPORTER LES INFORMATIONS LIMINAIRES D’UN AUTRE DOCUMENT .. 83

6.18. GERER LES ANNEXES ..................................................................................... 84

6.19. INSERER UN A C OU UN A D ........................................................................... 85

6.20. INSERER UN DESSIN WORD ........................................................................... 86

6.21. INSERER UNE TABLE DES ILLUSTRATIONS ................................................. 86


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6.22. METTRE A JOUR LES CHAMPS ...................................................................... 87

6.23. VERIFIER LE REMPLISSAGE DU DOCUMENT ............................................... 89

7. ASTUCES .......................................................................................................... 91

7.1. ASTUCES GDOC ............................................................................................... 91

7.2. ASTUCES WORD .............................................................................................. 93

8. MODIFICATION DE LA STRUCTURE DU DOCUMENT .................................. 94

8.1. PRINCIPE ........................................................................................................... 94

8.2. AJOUTER LA PAGE ETAT DES PAGES DU DOCUMENT .............................. 94

8.3. AJOUTER LA CASE "CONTROLE PAR" DANS LA PAGE DE GARDE .......... 95

8.4. MODIFIER L’ORIENTATION DE LA PAGE COURANTE .................................. 95

8.5. INSERER UNE PAGE PAYSAGE ...................................................................... 96

8.6. AJOUTER UNE ANNEXE .................................................................................. 96

8.7. SUPPRIMER UNE ANNEXE .............................................................................. 96

8.8. MODIFIER LA NUMEROTATION DES PAGES ................................................. 97

8.9. RECUPERER UNE FEUILLE DE STYLE EXISTANTE ..................................... 97

8.10. REMPLACER LES STYLES DE TITRES PAR EUX MEMES ............................ 99

8.11. INSERER UN SIGNET MANQUANT ................................................................ 100

8.12. ATTACHER LE MODELE ................................................................................ 102

8.13. DEBRANCHER GDOC ..................................................................................... 104

9. GESTION DES EXIGENCES .......................................................................... 105

9.1. PRINCIPE ......................................................................................................... 105

9.2. INSERER UNE EXIGENCE .............................................................................. 106

9.3. AIDE A LA SAISIE DES EXIGENCES AMONT DANS LE CHAMP REPONSE112

9.4. NUMEROTER LES EXIGENCES ..................................................................... 114

9.5. BLOQUER LA NUMEROTATION DES EXIGENCES ...................................... 114

9.6. CREER DES SOUS-EXIGENCES .................................................................... 115

9.7. LISTER LES EXIGENCES ............................................................................... 115

9.8. CONTROLER LES DOUBLONS ...................................................................... 117

9.9. GERER LES GROUPES D’EXIGENCES ......................................................... 117

9.10. INSERER UN RENVOI SUR UNE EXIGENCE ................................................ 119

9.11. INSERER UNE EXIGENCE AVEC BALISE ..................................................... 119

9.12. IMPORTER DES EXIGENCES DEPUIS UN FICHIER EXCEL ........................ 120

9.13. EXPCCORTER DES EXIGENCES VERS UN FICHIER XML .......................... 121

9.14. EXPORTER DES EXIGENCES VERS UN DOCUMENT EXCEL .................... 122

9.15. CREER UNE MATRICE DE TRAÇABILITE ..................................................... 122


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Rév. : 00 Date : 06/10/2014



9.16. EXTRAIRE UNE VUE ....................................................................................... 131

10. LE MODELE DE COMPTE-RENDU ET LA GESTION DES ACTIONS ......... 132

10.1. INTRODUCTION .............................................................................................. 132

10.2. EDITER LA PAGE LIMINAIRE DU COMPTE-RENDU .................................... 134

10.3. DEFINIR LES AUTEURS, PARTICIPANTS ET LA LISTE DE DIFFUSION .... 136

10.4. CHOISIR UN MODELE PERSONNALISE D’ACTIONS ................................... 140

10.5. CREER OU MODIFIER UNE ACTION ............................................................. 141

10.6. RENUMEROTER LES ACTIONS ..................................................................... 143

10.7. CREER LE TABLEAU RECAPITULATIF DES ACTIONS ............................... 144

10.8. CREER UN FICHIER EXCEL DES ACTIONS ................................................. 145

10.9. DIFFUSER LE COMPTE-RENDU PAR EMAIL ................................................ 147

11. CREER UN DATAPACKAGE ECSS_M_50B ................................................. 148

11.1. INTRODUCTION .............................................................................................. 148

11.2. MISE EN OEUVRE ........................................................................................... 148

11.3. EQUIVALENCE NORME ECSS-M_50B AVEC GDOC .................................... 149

11.4. SOCIETE EDITRICE DU DOCUMENT ............................................................ 151

11.5. GENERATION RECURSIVE DE DATAPACKAGES ....................................... 152

12. QUESTIONS FREQUEMMENT POSEES (FAQ) ............................................ 153

12.1. LA BARRE D'OUTIL DE GDOC N'APPARAIT PAS ........................................ 153

12.2. QUELLE EST LA VERSION DE GDOC DE MON POSTE ? ........................... 154

12.3. COMMENT CHANGER DE VERSION DE MODELE GDOC ? ........................ 154

12.4. COMMENT PARTAGER UN DOCUMENT GDOC AVEC DES PARTENAIRES EXTERNES ...................................................................................................... 155

12.5. QUELLE EST LA COMPTABILITE DE GDOC AVEC MON DOCUMENT ? ... 156

12.6. QUELLE EST LA COMPTABILITE DE GDOC AVEC MA BASE ? ................. 156

12.7. GDOC NE TROUVE PLUS LA BASE .............................................................. 156

12.8. LES EN-TETES NE SONT PAS CORRECTES ............................................... 156

12.9. DISQUE SATURE OU TROP DE FICHIERS OUVERTS ................................. 157

12.10. COMMENT UTILISER DES DOCUMENTS NON-CREES AVEC GDOC 157

12.11. MON DOCUMENT N’EST PAS ATTACHE A UNE BASE, COMMENT MODIFIER LA PAGE DE GARDE ? ................................................................. 157

12.12. LE CORRECTEUR ORTHOGRAPHIQUE NE FONCTIONNE PAS POUR MON MODELE ANGLAIS ..................................................................... 158

ANNEXE A : INFORMATIONS STOCKEES DANS LA BASE DE DONNEES ..... A.1

ANNEXE B : LISTE DES CHAMPS D’UN DOCUMENT GDOC............................B.1


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ANNEXE C : UTILISATION DE LA FEUILLE DE STYLE .....................................C.1

ANNEXE D : IMPORT DES ACTIONS AVEC BAGHERA .....................................D.1


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Rév. : 00 Date : 06/10/2014

Référence : Intentionnellement vide Page : 1


GLOSSAIRE ET LISTE DES PARAMETRES AC & AD

ACCESS Base de Données de MICROSOFT

BAGHERA Système de Gestion de Données Techniques (SGDT) incluant des Documents, des Faits Techniques , des Actions utilisé au CNES.

BT Bilan Technique

CNES Centre National d'Etudes Spatiales

CRE Compte-Rendu d'Essais

Exigence Expression d’un besoin

MICROSOFT Editeur de Logiciels

RID Réseau d’Informations Documentaires

Signet Emplacement ou sélection de texte nommé dans Word afin d’être utilisé comme référence. Un signet peut être utilisé pour créer et numéroter des renvois. Le signet est traduit Bookmark en anglais et dans la documentation technique de WORD.

WORD Logiciel de Traitement de Texte

ECSS_M_50B Norme d'échanges documentaires employée dans le domaine spatial

ECSS The European Cooperation for Space Standardization is an initiative established to develop a coherent, single set of user-friendly standards for use in all European space activities.

XML Extended Markup Language.

NT Note Technique

CR Compte-Rendu

JE Journal d'Essais

BPI Boite Postale Interne

Liste des paramètres AC :

page 6 § 2.1. Exemple d'AC pour les besoins du manuel d'utilisation

page 85 § Exemple d'AC pour les besoins du manuel d'utilisation

page 88 § Cette fonctionnalité n'est pas décrite dans le Manuel Utilisateur

page B1 §B. Cette partie du document n'a pas été mise à jour

Liste des paramètres AD :

page 6 § 2.1. Exemple d'AD pour les besoins du manuel d'utilisation

page 74 § CB : La copie d'écran n'apparait pas dans le PDF.

page 85 § Exemple d'AD pour les besoins du manuel d'utilisation

page 86 § CB : Je n'ai trouvé le chemin correspondant sur Word 2010.

page 87 § CB : Je n'ai trouvé le chemin correspondant sur Word 2010.

CB : Je n'ai trouvé le chemin correspondant sur Word 2010.


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Rév. : 00 Date : 06/10/2014




GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014

Rév. : 00 Date : 06/10/2014



1. GENERALITES

1.1. DOCUMENTS DE REFERENCE

DR1 Draft of Technical Note Mapping ECSS_M_50_B / GDOC Thierry Warrot, 30/01/2006, Édit. 1, Rév. 0

GDOC-NT-ECSS_M_50B-00000-CN

DR2 Manuel Administration L. Fourny, 14/09/2005, Édit. 1, Rév. 0

MA

1.2. DOCUMENTS APPLICABLES

DA1 Spécification Technique de Besoin Logiciel- Evolutions de GDOC 3.1.9SR4 pour BASILES Frédéric Manon; Thierry Warrot, 01/09/2005, Édit. 2, Rév. 1

BASIL-ST-SG_Mgt-59-CN


GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014

Rév. : 00 Date : 06/10/2014



2. PRESENTATION GENERALE

2.1. INTRODUCTION

La variété des clients, des fournisseurs et des collaborateurs du CNES, ainsi que la diversité de ses

activités conduisent à la production d’un volume conséquent de documents.

Les contraintes d’utilisation, de suivi et d’archivage des documents ont poussé le CNES à fournir des

standards pour ses documents. Ces standards ont pour but d’homogénéiser l’ensemble des formats de

documents.

GDOC (Gestion de DOCumentation) est une extension de Microsoft WORD réalisée par le CNES pour

aider à la rédaction de documents respectant les standards CNES.

Il contient trois parties bien distinctes :

1. Une base de données permettant de regrouper les informations communes à un projet. GDOC

peut aussi fonctionner sans base de données attachée.

2. Un ensemble de fonctions permettant d'automatiser les tâches documentaires fastidieuses

(gestion des listes de diffusion, gestion des pages avec AC/AD, génération de matrices de

traçabilités d'exigences, tableau récapitulatif d'actions dans un Compte-Rendu de Réunion…).

3. Des mises en page (modèles) capables d'utiliser ces fonctions

Ces mises en page obéissent aux standards documentaires du CNES et peuvent être facilement

modifiées pour s'adapter au besoin de chacun.


GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014

Rév. : 00 Date : 06/10/2014



Actuellement, trois types de mise en page sont fournis dans le package GDoc :

la Note Technique, pour écrire des rapports

le Compte-Rendu de Réunion, pour prendre en séance des compte-rendu de réunion.

Le Journal d'Essais, pour effectuer des BT, des Recettes, des CRE…

Note Technique Compte-Rendu de Réunion Journal d'Essai

Ce manuel d'utilisation de GDOC décrit l'ensemble des fonctions GDOC disponibles et comment les

utiliser à partir des deux grandes familles de mises en pages types que sont la note technique et le compte-

rendu.

MISE EN GARDE : On entend parfois dire "Oh, GDoc c'est juste un modèle de document, un .dot

quoi. Il n'y a pas tout un monde !"

En fait, GDoc est souvent confondu, à tort, avec les trois mises en page qui sont

proposées par défaut. Ceci fait oublier que GDoc, c'est avant tout, un ensemble

de fonctionnalités (environ 30 000 lignes de code) applicables à toute mise en

page capable de les appeler.

Du fait du nombre important de fonctions fournies par GDoc, il est nécessaire

d'être formé à l'utilisation de ces fonctions, sous peine de passer à côté de ce

que GDoc peut vous apporter.


GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014

Rév. : 00 Date : 06/10/2014



Le tableau suivant liste les grandes parties de document disponibles dans les modèles de document

proposés par défaut.

Parties de Modèle Paragraphe

du Manuel

NT CR JE

Table de Sommaire Cf. Word

Page de Garde et Bordereau indexation 6.16 1

Table des Modifications 6.16.4

DR/DA Documents de Référence et Documents

Applicables

6.11

Table de Glossaire et Liste des paramètres AC & AD 5.2.6

Tableau récapitulatif des actions 10.7

Gestion des Annexes 6.18

Les autres fonctions de GDOC sont accessibles dans tous les modèles à partir de la barre d’outils ou du

menu GDOC. Le tableau suivant indique les fonctions dont le comportement diffère sensiblement.

Paragraphe du Manuel NT CR et JE

Page Liminaire 6.16 10.2

Auteurs, Valideurs, Participants 6.3 10.3

Liste de Diffusion 6.7 10.2

Libre à vous par la suite, si vous le souhaitez, de créer de nouveaux types de documents utilisant les

fonctions GDOC.

2.2. SE FORMER A GDOC ET UTILISER GDOC DANS UN PROJET

Le but de ce document est de permettre une autoformation aux fonctionnalités GDOC à partir des modèles

de document NT et CR. Néanmoins, il existe plusieurs présentations et formations GDOC disponibles

auprès de la DSI.

Une présentation d’environ 2 heures présentant les principaux avantages d’utiliser GDOC,

Une formation d’environ 3 heures comprenant des manipulations, permettant de savoir installer,

utiliser les fonctions de GDOC dans le contexte de WORD.

1 Les modèle de CR et de JE proposent une page de garde simplifiée.


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Rév. : 00 Date : 06/10/2014



Une formation avancée d’environ 3 heures permettant de comprendre et manipuler principalement

o la fonction Exigences de GDOC,

o la création de modèles de document personnalisés,

o les fonctions de synchronisation des bases.

Dans ce cadre, des conseils de gestion, et d’organisation sont promulgués aux participants.

2.3. CONTRIBUTION DE GDOC A LA SAISIE ET A LA GESTION DE

DOCUMENTS CNES

Tous les documents CNES sont composés de trois parties :

les pages liminaires,

le corps du document,

les annexes.

Les pages liminaires

Les pages liminaires fournissent toutes les caractéristiques permettant le suivi du document, ainsi que son

archivage.

Les pages liminaires contiennent tous les champs obligatoires exigés par le CNES (nom du projet, type et

titre du document, noms des auteurs et des personnes validant et approuvant celui-ci, listes de diffusion,

type de confidentialité, mots clés, résumé, données de gestion en configuration - nomenclature, édition,

révision et dates associées, causes des évolutions, historique des modifications -).

GDOC permet de remplir et de vérifier la totalité des champs contenus dans ces pages liminaires. Il

permet de stocker et de retrouver aisément dans la base de données associée, le nom et sigle des personnes

pouvant être auteurs, « valideurs » ou approuvant, ainsi que membres des listes de diffusion. Il remplit

alors automatiquement les champs du document avec les noms sélectionnés.

GDOC permet de construire la nomenclature du document en recherchant dans la base : le code du projet,

le type du document, le nœud de l'Organigramme Technique (OT) auquel le document est rattaché.

Le corps du document

Le corps du document contient en général : la liste des documents Applicables et de Référence (DA/DR),

un glossaire ainsi que tout le texte du document où des parties peuvent encore être à définir ou à

confirmer. Les documents de spécifications contiennent aussi des Exigences (expression de besoin).

GDOC permet de remplir les tables des documents Applicables et de Référence en stockant dans la base

la liste des documents utiles au projet. Il permet ainsi d'insérer dans le texte, un renvoi à une référence de

ces documents. La numérotation automatique des DA/DR permet de maintenir ces renvois à jour, même si

le numéro de référence vient à changer. Depuis la version 4.3.0.1 les DA/DR peuvent être insérés sans

spécifier de date en particulier, cela permet de ne pas remplir ce champs si cela n’est pas nécessaire.

GDOC permet aussi d'insérer des marques pour les parties qui restent à définir (A D) ou à confirmer (A C)

en ajoutant un commentaire. Lors de la mise à jour du document, GDOC établit une liste récapitulative


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des éléments A D et A C.

GDOC apporte une assistance au formatage des Exigences, afin de générer automatiquement des matrices

de traçabilité entre plusieurs documents.

GDOC regroupe dans la base de données la liste des acronymes et leur définition afin de générer

automatiquement le Glossaire. Ceci permet d'avoir les mêmes définitions pour tous les documents d'un

même projet.

Les annexes

Il est parfois utile de regrouper des informations en fin de document dans des annexes.

GDOC permet d'insérer très facilement des annexes, de les nommer et de les recenser dans la table des

matières. La numérotation des pages et des légendes prend en compte le numéro de l'annexe.


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3. INSTALLATION DE GDOC

3.1. CONFIGURATION NECESSAIRE

La configuration nécessaire pour utiliser GDOC est la suivante :

PC sous Windows,

128 Méga de RAM conseillés,

Word 97, Word 2000, Word XP, Word 2003, Word 2007 ou Word 2010 2

Remarque : GDOC utilise une base de données Access, mais l’installation d’Access sur le poste de travail

n’est pas nécessaire.

3.2. INSTALLER GDOC

Pour installer GDOC, il suffit de copier l’ensemble des fichiers de la distribution sur votre poste de

travail.

On y trouve les répertoires et fichiers suivants:

Répertoire Fichier Description

MODELES_GDOC Répertoire contenant les mises en page standard

fournies avec GDOC

ModeleGDOC.dot modèle de document CNES français

ModeleGDOC_Indus.dot modèle de document industriel français

ModeleGDOC_en.dot modèle de document CNES anglais

ModeleGDOCIndus_en.dot modèle de document industriel anglais

ModeleCRR.dot modèle de compte rendu

ModeleCRR_en.dot modèle de compte rendu en anglais

ModeleJE.dot modèle de Journal d'Essai

GDOC.ini Dans le cas d’une installation particulière, GDOC.INI

est un fichier de configuration permettant d'indiquer

où se trouvent les répertoires bin et AIDE

bin Répertoire contenant la bibliothèque de fonctions

GDOC.

Les noms des fichiers présents dans ce répertoire ne

doivent en aucun cas être changés.

AIDE Répertoire contenant les fichiers d’aide

MUGDOC.pdf manuel utilisateur au format PDF

Lisez-moi.txt Liste des dernières nouveautés de GDOC

2 A partir de Word 2000 pour les fonctions de synchronisation.


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Règles d’or.txt Des Informations sur la façon d’utiliser WORD avec

GDOC

OUTILS Divers outils permettant l'installation, la migration de

modèle…

Pour installer les modèles et la base Access standard

1. Copiez l’ensemble de la distribution dans le répertoire où sont déjà installés les fichiers modèles de

Word.

2. Lancez Word.

3. Choisissez Outils / Options / Dossiers par défaut (Word 97)

Fichier/Options/Options avancées/Emplacement Fichier (Word 2010)

4. Vérifiez que l’emplacement des fichiers de type « Modèles utilisateur » ou « Modèle Groupe de

travail » est le répertoire dans lequel vous avez copié les modèles de GDOC.

Remarque : Si les modèles de GDOC ne peuvent pas être placés dans le même répertoire que les modèles

de Word (travail en réseau par exemple), vous pouvez tout de même utiliser ces modèles. Dans ce cas,

pour créer un nouveau document GDOC, il suffit de double-cliquer sur un des modèles GDOC.

Utilité du GDOC.INI

GDOC peut fonctionner sans fichier GDOC.INI. La bibliothèque de fonctions GDOC.DOT est alors

recherchée par défaut dans le répertoire « ../bin » par rapport au répertoire où réside le modèle GDOC.

Quand un fichier GDOC.INI existe et que le chemin PATHBIN a été défini, GDOC va alors chercher la

bibliothèque de fonction dans le répertoire indiqué. Cette méthode est employée pour forcer l’utilisation

d’une version précise de GDOC.


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4. CREATION D’UN NOUVEAU DOCUMENT

4.1. PRINCIPE

Pour créer un nouveau document vous devez utiliser un des modèles GDOC suivants :

ModeleGDOC.dot

ModeleGDOCIndus.dot

ModeleGDOC_en.dot

ModeleGDOCIndus_en.dot

ModeleCRR.dot

ModeleCRR_en.dot

ModeleJE.dot

Un document peut :

être rattaché à un projet existant ; dans ce cas, vous pouvez utiliser toutes les informations de la base

du projet et toutes les fonctionnalités de GDOC,

ne pas être rattaché à un projet ; dans ce cas, vous n’avez pas accès à toutes les fonctionnalités de

GDOC mais vous pouvez rattacher le document à un projet ultérieurement.

4.2. TUTORIAL ANIME DISPONIBLE

Vous pouvez dès à présent accéder à un tutorial animé dans GDOC.

Ce tutorial vous présentera les nouvelles fonctions de l’application pour chaque évolution majeure, et

vous préparera à utiliser GDOC grâce à des « Pas à pas » pour les personnes non averties.

Pour accéder au tutorial il suffit de :

-Soit cliquer sur dans la barre d’outil GDOC.

-Soit depuis le menu « ? » sur l’option « Apprendre à utiliser GDOC ».

Attention ! Pour voir le tutorial il faut que le plugin FLASH soit installé sur votre navigateur WEB !

4.3. REGLES D’OR D’UTILISATION

GDOC est une extension de WORD. Aussi, il convient de connaître un tant soit peu la manipulation de

WORD avant d’utiliser les fonctions de GDOC.


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GDOC utilise la technologie SIGNET de Word (voir le terme de glossaire SIGNET ou bookmark) pour

interagir avec le document en cours d’édition. Ces signets sont facilement endommagés si on ne les

manipule pas avec précaution. Si des signets ont été cassés, certaines fonctions de GDOC ne seront plus

disponibles dans le document en cours.

GDOC définit et utilise des « styles » pour stocker et reconnaître des textes dans le document en cours

d’édition. Si les textes du document courant ne sont pas dans les styles attendus par les fonctions de

GDOC, celles-ci ne peuvent plus fonctionner en l’état.

Il convient de respecter quelques règles pour une utilisation optimale de WORD avec les fonctions

GDOC :

Activer l’affichage des signets (voir le terme de glossaire SIGNET) par le menu

Outils/Options/Affichage/ de WORD, cocher la case: Afficher/Signets (Word 97)

Fichier/Options/Affichage de WORD, cocher la case Afficher toutes les marques de mise en

forme. (Word 2010)

Ne pas modifier directement les champs en couleurs (bleu foncé par défaut) qui sont généralement

des signets mais préférer une utilisation de la barre d’outils GDOC.

Eviter la modification des styles standards fournis avec les modèles standards de document

GDOC peut être connecté avec d’autres systèmes. Il convient de respecter des formats de saisie pour

bénéficier d’un meilleur usage. En l’état, il convient :

Remplir la base des personnes en respectant le format : NOM Prénom

4.4. PREMIER LANCEMENT

Lors du premier lancement de d’un modèle GDOC, une nouvelle fenêtre va apparaître présentant la

nouvelle version de GDOC, les modifications apportées et quelques informations utiles.

Cette fenêtre peut être désactivée, à l’avenir, en cochant la case « Ne plus montrer jusqu’à la prochaine


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version de GDOC ». Bien sûr elle réapparaîtra lors d’une nouvelle version de GDOC afin de vous

informer des mises à jour effectuées.

Depuis cette fenêtre vous pouvez accéder au manuel utilisateur informatisé en cliquant sur « Manuel

Utilisateur ».


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4.5. MISE EN OEUVRE

Pour créer un nouveau document

1. Dans Word, choisissez Fichier / Nouveau.

2. Sélectionnez un des modèles de GDOC.

ou

1. Double-cliquez sur un des modèles de GDOC.

La fenêtre Nouveau document s’affiche :

Pour ne pas rattacher le document à un projet

1. Dans la fenêtre Nouveau document, cliquez sur Ne pas rattacher le document à un projet.

2. Cliquez sur Continuer.

Le nouveau document est créé.

Pour rattacher le document à un projet

1. Dans la fenêtre Nouveau document, vérifiez que l’option Rattacher le document à un projet existant

est sélectionnée.

2. Cliquez sur Continuer.


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La fenêtre Choisir le fichier base du projet s’affiche :

3. Cliquez sur Rechercher.

La fenêtre Ouvrir un fichier base projet s’affiche.

4. Sélectionnez un fichier projet (format *.mdb) accessible depuis votre poste de travail.

5. Cliquez sur Ouvrir.

Les références du projet s’affichent dans la fenêtre Choisir le fichier base du projet.

6. Cliquez sur Valider.

4.6. CHOIX D’UN MODE DE PROTECTION

Depuis la version 4.1.7, une nouvelle fonctionnalité est à prendre en compte permettant de protéger les

signets GDOC contre leur corruption intempestive par des utilisateurs inexpérimentés.

Cette protection permet de protéger les informations GDOC du document contre une modification

manuelle (sans passer par les fenêtres de modification). Pour cela on dispose de 3 modes de protection.

Mode Maximale : fournit une protection totale des informations GDOC. Aucune modification

manuelle n’est autorisée, et le fait de cliquer sur une des informations appelle les fenêtres de


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modification.

Mode Partielle : Fournit une protection partielle. Les fenêtres sont bien appelées lors du clic sur

une information GDOC, mais l’édition manuelle est toujours possible.

Mode Aucune : Ne fournit plus aucune protection. Aucune fenêtre n’est appelée lors d’un clic sur

une information GDOC, et la modification manuelle est possible. Il convient de faire attention

quand on utilise ce mode, car des signets peuvent être détruits pas inadvertance.

Pour changer le mode de protection il existe 2 manières de procéder :

Cliquez sur , puis sur et à partir de la choisissez le mode de protection.

Cliquez sur , puis sur . Une nouvelle fenêtre apparaît. Cliquez sur

Options avancées et définissez le niveau de protection adéquat.

Le niveau de protection choisi s’applique aux seuls documents GDOC ouverts dans WORD.

4.7. SAUVEGARDE AVEC VERROUILLAGE DES PAGES LIMINAIRES

L'icône de la barre d’outils GDOC permet d'appeler la fenêtre suivante:


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En cochant la case "Verrouiller les pages liminaires", et en cliquant sur le bouton Sauvegarder, le

document GDOC est sauvegardé en verrouillant les Pages Liminaires.

Ce verrouillage est transparent pour les utilisateurs GDOC, mais interdit à quelqu'un qui n'a pas GDOC de

modifier (et de casser) les pages liminaires (sauf à supprimer la protection du document avec le mot de

passe "gdoc").

En revanche, le corps du document reste modifiable.

Pour déverrouiller les pages liminaires :

Avec Word 97, il suffit de double cliquer sur une page liminaire et de saisir le mot de passe " gdoc ".

Avec Word 2010, il faut aller dans Révision/Restreindre la modification, en bas à droite cliquer sur

« Désactiver la protection » puis dans la pop-up « Ôter la protection » saisir le mot de passe " gdoc ".


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4.8. PRESENTATION DES BARRES D’OUTILS DE GDOC

Lorsque vous ouvrez un document créé avec un des modèles de GDOC via Word 97, deux barres d’outils

sont disponibles :

la barre GDOC qui propose les fonctions principales de GDOC,

la barre GDOC déplacement qui permet de placer des marqueurs et de se déplacer rapidement d’un

marqueur à un autre dans le document.

Si ces barres d’outils ne sont pas affichées, choisissez Affichage / Barres d’outils puis sélectionnez

GDOC et GDOC déplacement.

Avec Word 2010, toutes les fonctions GDOC sont disponibles dans l’onglet « Complément »

Barre GDOC

Cette barre d’outils se présente comme suit 3:

Cette barre comprend les outils suivants :

Outils Fonction

Paramétrage de l'ordinateur de l'utilisateur (donc valable pour tous les

documents ouverts sur cet ordinateur).

Permet de modifier le mode de protection contre la corruption et d’accéder au

menu des options.

Sauvegarde avec Verrouillage des pages Liminaires

permet de créer ou modifier la base projet

Fonctions et paramètres du document en cours.

Affiche les fonctions de gestion des documents, des exigences et les fonctions

avancées

permet de choisir le fichier base projet à associer au document en cours

Afficher/Cacher les Bulles de Suivi de Modifications pour l'impression

Permet d’imprimer en noir et blanc, ou couleur.

permet de définir les auteurs, les" valideurs" et les personnes pour application

permet de gérer le document courant : Edition, Révision, Référence, Nomenclature

Indique si le document est en mode DRAFT (Brouillon) ou non

Un clic sur l'icône ouvre la boîte de dialogue permettant de définir le statut

DRAFT ou non du document.

3 Il est possible que les icônes ne soient pas présentés dans le même ordre que dans la figure et que certains icones soient absents.


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permet de définir la liste de diffusion du document

Permet de rajouter les informations d’une personne dans le document.

permet de gérer les documents de références et les documents applicables

permet d’insérer un renvoi à un DA ou à un DR

ajoute une annexe

insère un commentaire A C (à confirmer) ou A D (à définir)

affiche les fonctions de gestion des exigences

vérifie le remplissage du document

met à jour les champs (sommaire, liste AC/AD, etc.)

affecte le style Normal au paragraphe en cours

affecte un style Titre au paragraphe en cours

affecte un style Titre d’annexe au paragraphe en cours

Cree une nouvelle action

Cree un fichier EXCEL des actions

Permet de choisir le modèle personnalisé d’actions.

Affiche l’aide en ligne de GDOC

Affiche le tutorial

Cree un datapackage ECSS_M_50B

Barre GDOC déplacement

Cette barre d’outils se présente comme suit :

Cette barre comprend les outils suivants :

Outils Fonction

Copie la référence du document dans le presse-papier

Coller sans mise en forme

Accès au bloc-note GDOC

Surlignage avec verrouillage du surligneur. Voir 7.1


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Naviguer entre les 2 dernières positions éloignées (de plus d'une page) du curseur

Lorsqu’on se déplace dans le document de plus d'une page et qu’on clique dans le

texte, une punaise est automatiquement positionnée à l'emplacement précédent du

curseur.

Un clic sur ce bouton permet d'y revenir.

Un nouveau clic permet de revenir à l'endroit où l'on était lors du clic.

PIEGE : Lorsqu’on utilise l'explorateur de document, il faut penser à cliquer dans

le texte du document si on souhaite que la marque soit déposée. En effet,

l'explorateur de document affiche le texte en regard, mais ne déplace pas le

curseur. Or c'est lors du déplacement du curseur que la punaise automatique est

déposée.

Lorsqu'un mot est sélectionné, ces boutons permettent de lancer la recherche de

ce mot dans la direction indiquée. On peut cliquer plusieurs fois de suite dans un

sens ou dans l'autre pour continuer à chercher d'autres occurrences.

En cliquant sur le bouton , on peut revenir immédiatement à l'emplacement

initial de la recherche.

Place (si on n'est pas sur une punaise) ou supprime (si on est sur une punaise) un

marqueur (punaise) dans le paragraphe sélectionné

Permet de se déplacer vers le marqueur précédent

Permet de se déplacer vers le marqueur suivant

Supprime tous les marqueurs du document

Remarque : pour visualiser les marqueurs, choisissez :

Outils / Options /Affichage et cochez Texte masqué et Surlignage (Word 97).

Ficher/Options/Affichage et cocher Afficher les marques du surligneur (Word 2010)

Les marqueurs s’affichent en bleu dans le document Word. Ils ne sont pas imprimables.

Barre GCRR

Cette barre d’outils apparaît lors de l’édition d’un Compte-rendu basé sur ModeleCRR.dot et se présente

comme suit :

Outils Fonction

Créer/Editer une Action GDOC

Mettre à jour le document

Exporter les Actions du Compte-Rendu dans un fichier Excel en vue d’un import

dans un Référentiel d’actions

Personnaliser l’apparence des Actions dans un Compte-Rendu.


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5. GESTION DES BASES "PROJETS"

5.1. PRINCIPE

Une des principales tâches dans la réalisation d’un projet CNES, est la rédaction d’un grand nombre de

documents. Ces documents ont toujours des éléments communs comme la liste de diffusion, la liste des

types de documents, les documents de référence et applicables, un glossaire, les codes projet pour

référencer ces documents, un organigramme technique, etc.

GDOC permet de regrouper toutes ces informations au sein d’une base de données de type Access appelée

base projet qui peut être attachée aux documents Word GDoc. Il n'est pas nécessaire d'avoir Microsoft

Access sur son poste pour pouvoir utiliser Gdoc avec une base projet.

Pour gérer une base projet, il est nécessaire d’ouvrir un document Word créé avec GDOC. Par contre, la

gestion des bases projet est indépendante du document ouvert : vous pouvez créer ou modifier une base

même s’il ne s’agit pas de la base à laquelle le document est rattaché.

5.2. CREER UN PROJET

Lors de la création d’une nouvelle base vide, GDOC recopie les informations contenues dans la base de

données standard placée dans le répertoire du modèle (fichier GDOC_std.mdb) vers la nouvelle base.

Vous devez ensuite saisir les informations propres au projet courant, comme le nom du projet, la direction

ou société concernée, la sous-direction, et le service (le cas échéant), les personnes concernées par le

document (auteurs, « valideurs », application et diffusion), les codes associés (codes projet et codes OT),

les logos de l’entité et le logo projet. Vous pouvez aussi définir le format des exigences qui seront

utilisées pour le projet et initialiser le glossaire.

5.2.1.Créer une base projet

Vous pouvez créer une base projet :

soit à partir d’une base vide,

soit à partir d’une base existante en réalisant une copie.

Pour afficher la fenêtre Gestion du projet

1. Cliquez sur .

La fenêtre Gestion du projet s’affiche. Seul l’onglet Personnalisations est disponible.


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Un bandeau situé en haut de la fenêtre signale :

en bleu : la base n’est pas attachée au document

en vert : la base est attachée au document

en rouge : la base est déjà ouverte par un autre utilisateur

Pour créer une base vide

1. Saisissez le nom de la base dans la zone Fichier base.

2. Renseignez obligatoirement les zones Nom du projet, Société.

3. Renseignez éventuellement les zones Direction, Sous-direction, Service, Adresse.

4. Choisir un logo pour le projet et choisir un logo pour l’entité.

5. Cliquez sur Créer une nouvelle base.

1. La fenêtre Enregistrer la base sous s’affiche.

6. Choisissez votre répertoire de travail.

7. Cliquez sur Enregistrer.

2. Tous les onglets de la fenêtre sont disponibles. Vous pouvez compléter les informations du projet.

Signalisation du

rattachement

Onglet

Zone de création de base

Choix des logos

(Entité et projet)


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Pour créer une base par copie

1. Cliquez sur Rechercher une base.


2. Sélectionnez la base à copier.

3. Cliquez sur Ouvrir.

4. Cliquez sur Une copie dans la fenêtre Gestion du projet.

5.Cliquez sur Créer une nouvelle base. 4

La fenêtre « Enregistrer la base sous » s’affiche.

7. Saisissez le nom de la nouvelle base.

8. Cliquez sur Enregistrer.

Tous les onglets de la fenêtre sont disponibles. Vous pouvez compléter les informations du projet.

5.2.2.Compléter les références du projet : onglet Personnalisations

Lors de la création de la base projet, les zones Nom du projet et Société sont obligatoirement renseignées

dans l’onglet Personnalisations.

Vous pouvez modifier ces informations et compléter les références du projet.

4 La version 4.2 de GDOC, propose la création de bases nomades synchronisées avec une base maître (celle du service par exemple)

permettant des échanges facilités d’information entre les utilisateurs d’un même projet (Voir le chapitre Erreur ! Source du renvoi

introuvable.)


GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014

Rév. : 00 Date : 06/10/2014



Pour compléter les références du projet

1. Cliquez sur .

La fenêtre Gestion du projet s’affiche. L’onglet Personnalisations est sélectionné par défaut.

2. Complétez ou modifiez les zones comme suit :

Zone Description

Nom du projet Apparaît dans le champ PROJET dans la première page liminaire du

document

Services Une même base peut être partagée entre plusieurs projets ou entre

plusieurs structures du CNES ou sociétés. Le nom du projet et de la

structure apparaissent sur la première page liminaire du document.

Pour pouvoir mettre à jour ces informations dans votre document sans

changer de base, vous devez prévoir un service pour chaque structure

partageant un projet ou pour chaque projet partagé par plusieurs

structures.

Les boutons Ajouter et Supprimer permettent respectivement de créer

un nouveau service Projet-Structure ou de supprimer celui affiché.

Société Apparaît dans le champ SOCIETE dans la première page liminaire du

document


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Zone Description

Direction Apparaît dans le champ DIRECTION dans la première page liminaire

du document

Sous-Direction Apparaît dans le champ SOUS-DIRECTION dans la première page

liminaire du document

Service Apparaît dans le champ SERVICE dans la première page liminaire du

document

Adresse Apparaît dans la première page liminaire du document en bas de page.

Logo entité Apparaît en entête

Logo Projet Apparaît à côté du nom projet.

4. Cliquez sur Valider les modifications.

TRUC ET ASTUCE : On peut visualiser le nom complet du fichier représentant la base projet en

déplaçant la souris sur la zone Fichier Base

Astuce

Vous pouvez supprimer les logos de la base projet et les récupérer sur le disque en local.

On peut également récupérer le logo CNES sur le disque pour par exemple le réintégrer en tant que logo

entité dans le document.

5.2.3.Saisir les listes de diffusions du projet : onglet Diffusions

L’onglet Diffusions permet de définir une liste de diffusion par défaut en choisissant des personnes dans

la liste des personnes connues.

Pour afficher l’onglet Diffusions

1. Cliquez sur puis cliquez sur l’onglet Diffusions.

L’onglet comporte deux zones :

Diffusion interne,

Diffusion externe.

Pour chacune des zones, vous devez sélectionner les éléments à utiliser par défaut pour les documents.

Les listes Eléments de diffusion connus contiennent l’ensemble des personnes internes ou externes

déclarées dans le projet. Ces listes doivent être initialisées à l’aide de la fonction Gérer les personnes

connues du projet.


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Rév. : 00 Date : 06/10/2014



Pour gérer la liste des personnes connues

1. Cliquez sur Gérer les personnes connues du projet.

La fenêtre Liste des personnes connues du projet s’affiche.


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Rév. : 00 Date : 06/10/2014



2. Pour ajouter une personne, compléterez les zones puis cliquez sur Ajouter.

Attention : Le bouton « Ajouter » se grise une fois la saisie commencée et ne réapparait qu’une fois les

champs obligatoires renseignés

Zone Description

Nom Obligatoire.

Prénom Obligatoire.

Sigle Obligatoire. S’il existe déjà dans la Liste des sigles, sélectionnez-le dans la

liste pour éviter de le ressaisir.

Minimum 2 caractères

BPi Boîte postale interne, obligatoire pour un Agent CNES, facultatif pour un

Externe

Email Facultatif. Adresse électronique de la personne.

L’email est employé en remplacement de la BPI pour les personnes externes.

Agent CNES ou

Externe

Type de personne

3. Pour filtrer la liste des personnes, procédez comme suit :

Pour… Alors…

Afficher les personnes correspondant à un sigle Cliquez sur un sigle.

Sélectionnez le bouton radio Sélection

Afficher toutes les personnes Sélectionnez le bouton radio Tous

4. Pour modifier une personne, cliquez sur son nom dans la liste des personnes, modifiez une des zones

puis cliquez sur Modifier.

5. Pour supprimer une personne, cliquez sur son nom dans la liste des personnes puis cliquez sur

Supprimer.

6. Cliquez sur OK.

Pour récupérer les informations depuis l’annuaire du CNES

! Attention ! Cette fonctionnalité ne fonctionne que depuis le réseau du CNES.

Commencez à taper le nom d’une personne dans le champ NOM et cliquez sur « Annuaire ».

GDOC va tenter de retrouver dans l’annuaire d’entreprise le nom de cette personne.

Ensuite les informations comme l’adresse Email sont récupérées depuis l’annuaire et mise à jour dans

l’IHM.

Pour sauvegarder la personne cliquer sur « Ajouter ».

Pour mettre à jour votre liste de personne grâce à l’annuaire

! Attention ! Cette fonctionnalité ne fonctionne que depuis le réseau du CNES.

Si votre liste de personne est ancienne ou que vous n’êtes pas sûr de sa validité vous pouvez la mettre à

jour depuis l’annuaire, en cliquant sur le bouton « Mise à jour ».


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Rév. : 00 Date : 06/10/2014



Pour passer des personnes interne<->externe et réciproquement

Le bouton interne<->externe permet de modifier le type de la personne. Cette modification est propre à la

base Gdoc et ne modifie rien dans l’annuaire du CNES.

Pour définir une liste de diffusion

1. Dans l’onglet Diffusions, cliquez sur une personne dans la liste Eléments de diffusion connus.

2. Cliquez sur

Le nom de la personne s’affiche dans la zone Liste par défaut correspondante.

3. Répétez les étapes 1 et 2 pour toutes les personnes à inclure dans une liste.

4. Cliquez sur Enregistrer les listes de diffusion.

Pour définir des alias de liste de diffusion

1. Par le menu Document/Gérer la base, choisir l’onglet Diffusions

2. Cliquez sur le bouton Ajouter.

.


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3. Donner un nom à l’alias


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4. Cet alias peut être choisi comme liste de diffusion en cochant « par défaut ». Attention il faut

ensuite sélectionner une nouvelle fois la liste Défaut et décocher la case pour l’ancienne liste par

défaut.

5. Inclure les personnes dans la liste

6. Cliquez sur Enregistrer les listes de diffusion

5.2.4.Saisir les codes du projet : onglet Codes du projet

L’onglet Codes du projet permet de saisir les listes de codes utilisés dans la nomenclature du document.

Vous devez initialiser les listes :

Codes projets,

Codes OT (Organigramme Technique).

La liste des types de documents est proposée par défaut.


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Pour afficher l’onglet Codes du projet

1. Cliquez sur puis cliquez sur l’onglet Code du projet.

Les codes OT sont définis librement5 pour un projet. Ils peuvent être numériques ou alphanumériques :

5 On peut se référer aux documents du projet pour en obtenir la liste.


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Pour gérer une liste de codes

1. Pour saisir un code, saisissez un code puis cliquez sur Ajouter.

Vous pouvez aussi importer ces codes depuis une GED (telle que Baghera).

2. Pour supprimer un code, sélectionner un code puis cliquer sur Supprimer.

3. Pour annuler tous les ajouts et les suppressions, cliquez sur Recharger. Les listes sont rechargées à

partir de la base projet.

4. Cliquez sur Enregistrer les modifications pour enregistrer les nouvelles listes dans la base projet.

5.2.5.Définir le format des exigences : onglet Exigences

L’onglet Exigences permet de définir au préalable le format du nom des exigences.

Le format des exigences peut être :

contrôlé : le format est imposé,

ou libre.


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Pour afficher l’onglet Exigence

1. Cliquez sur puis cliquez sur l’onglet Exigence.

Pour définir le format des exigences

1. Choisissez Le format est contrôlé.

2. Cliquez sur Ajouter un champ.

3. Choisissez le type : Alphanumérique ou Numérique.

Un champ alphanumérique est identifié par des lettres, un champ numérique est identifié par des

chiffres.

4. Saisissez la longueur Minimum et Maximum du champ.

Si le Minimum et le Maximum sont identiques, la longueur est obligatoire.

5. Saisissez la Description du champ.

6. Recommencez les étapes 2 à 5 pour tous les champs à rajouter.

7. Vous pouvez supprimer le dernier champ saisi en cliquant sur Supprimer le champ.

S’il reste un seul champ, il ne peut pas être supprimé.

8. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

5.2.6.Saisir les définitions du glossaire du projet : onglet Glossaire

Afin d’unifier les définitions des termes, un glossaire peut être enregistré dans la base projet et être

rappelé dans les documents.


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Pour afficher l’onglet Glossaire

1. Cliquez sur puis cliquez sur l’onglet Glossaire.

Pour enrichir le glossaire

1. Cliquez sur Ajouter un acronyme.

Une fenêtre de saisie s’affiche.

2. Saisissez l’acronyme ou le terme à définir puis cliquez sur OK.

3. Saisissez la définition dans la zone correspondant à la langue du document.

Remarque : si la définition dans la langue du document est vide, l’autre définition sera utilisée lors de

la mise à jour du document. Cette définition s’affichera en caractères italiques.

4. Cliquez sur Enregistrer le glossaire.

Pour modifier le glossaire

1. Cliquez sur Renommer un acronyme.

Une fenêtre de saisie s’affiche. Entrer la nouvelle définition

2. Cliquez sur Supprimer un acronyme.

Une fenêtre de confirmation s’affiche.

Pour récupérer le glossaire du document

1. Cliquez sur Alimenter à partir du document.

Tous les termes saisis dans le glossaire du document s’affichent automatiquement dans la liste des

acronymes.

2. Cliquez sur Enregistrer le glossaire.


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5.3. MODIFIER UN PROJET EXISTANT

Pour modifier les caractéristiques d’un projet, cliquez sur et procédez comme décrit dans le

paragraphe 5 Gestion des bases "projets.

5.4. IMPORTER DES DONNEES

Pour compléter la base courante, vous pouvez importer les tables déjà renseignées d’une autre base.

Pour importer des bases

1. Cliquez sur

2. Cliquez sur Importer des données….


3. Sélectionnez la base que vous souhaitez importer et cliquez sur Ouvrir.

La fenêtre "Organiser les bases GDOC" s’affiche.

4. Sélectionner dans chaque onglet les éléments que vous souhaitez importer.

Cliquez sur le bouton "Fusion intégrale…" pour tout importer


Remarque : Les doublons qui pourraient apparaître de la base à lire ne sont pas importés. En d’autres

termes, les valeurs de la base de réception sont prioritaires sur la base à lire dans le cas de doublons.


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5.5. TRAVAILLER EN MODE NOMADE ET SYNCHRONISER DES

BASES

Cette fonction, disponible à partir de la version 4.2 de GDOC, permet une synchronisation des données

entre deux bases GDOC.

une base maîtresse utilisée par le service ou le projet

et une base locale (appelée aussi répliqua) généralement utilisée lors des déplacements avec un PC

nomade.

Cette utilisation correspond au cas d’un utilisateur de GDOC qui part avec son PC portable et sa base

GDOC locale. Il fait des modifications (par exemple : il ajoute une personne) puis souhaite lorsqu'il

revient à son bureau synchroniser sa base avec celle de sa structure ou de son projet. A la fin du processus

de synchronisation, les bases de données maîtresses et répliqua sont identiques, chacune ayant été enrichie

des données de l'autre qu'elle n'avait pas déjà.

Un tel fonctionnement suppose que la base maître ait été configurée. Le document DR2 (Manuel

Administration) explicite les opérations à réaliser pour rendre une base service compatible de ce

fonctionnement.

Remarque : S'il ne vous est pas possible de créer un couple Maître / Réplica (par exemple parce qu’on ne

dispose pas de Microsoft Access 2000 ou supérieur), il vous est néanmoins possible d'emmener une

simple copie de la base de référence, qu'il faudra alors utiliser en "Lecture seule" car elle ne sera pas

synchronisable. Cela vous permettra tout de même d'utiliser toutes les données qu'elle contient. Le §5.5.1

vous indique comment emporter une base Nomade, qu'elle soit synchronisable ou non.

Les bases nomades doivent être créées et synchronisées en respectant la procédure indiquée dans les

paragraphes suivants.

ATTENTION :

On peut utiliser cette fonction lorsque la base service ne peut plus être atteinte par le réseau. Dès le retour

de la communication, il convient de supprimer les bases nomades créées.

Cette fonction ne correspond pas à une fonction de sauvegarde de la base maître et ne doit pas être utilisée

comme telle.

Une suppression malencontreuse dans une base nomade va se répercuter (comme toute autre modification

d’ailleurs) dans la base service et les autres bases nomades synchronisées. Il convient donc d’être prudent

dans le nombre et le déploiement des bases nomades.

Donner des noms explicites aux bases nomades.


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5.5.1.Définir le "Répertoire des Bases Nomades"

Lorsqu’on travaille en équipe, il est fréquent que la base de référence soit hébergée sur le réseau.

Comment faire alors pour utiliser GDOC lorsqu'on dispose d'un PC portable et qu’on n'est plus raccordé

au réseau ?

Il faut avant de débrancher le câble réseau procéder aux deux vérifications suivantes :

1. Vérifier qu’'on dispose d'une version locale de l'outil GDOC. Si ce n'est pas le cas il convient de

l'installer. Deux manières sont possibles :

a. par la fonction Windows "Rendre disponible Hors connexion"6 si on dispose d'une version

hébergée sur le réseau.

ATTENTION, il faut s'assurer que les mises en page, mais également l'ensemble de la

distribution est disponible hors connexion.7

b. par Copie de la distribution GDOC sur un répertoire du PC Portable.

6 Cette fonction recopie dans un "cache Windows" sur le PC les fichiers hébergés sur le réseau. Dès que Windows détecte la disparition du

réseau, ce sont les fichiers du cache local qui sont utilisés pour donner l'illusion que le réseau est encore là. 7 L'emplacement de la distribution est défini dans le fichier GDOC.ini qui se trouve à côté des fichiers de mise en page modeleGDOCxxx.dot.

La partie commune aux deux variables BIN et AIDE indiquent cet emplacement.


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2. Vérifier qu’on dispose d'un "Répertoire des Bases Nomades" et qu'il contient soit un vrai

"Réplica synchronisable", soit une simple copie de la base de référence hébergée sur le réseau

S'il vous manque le "Répertoire des Bases Nomades", voici les étapes à suivre pour le créer :

1. Avec l'Explorateur de fichier Windows, créer sur votre ordinateur portable un répertoire et déposer

dedans les copies locales ou les Réplicas de la base projet de référence (les fichiers .mdb doivent

avoir le même nom que la base de référence).

2. Indiquer à GDOC qu'il s'agit du "Répertoire des Bases Nomades".

3. Eventuellement vérifier "l'Etat du Nomadisme"

Le fonctionnement sera alors le suivant :

Tant que le réseau est là, GDOC utilise la base de référence attachée au document.

Dès que le réseau disparaît, GDOC cherche une base projet ayant le même nom dans les

répertoires suivants :


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L'arborescence amont du document

L'arborescence amont du "Répertoire des Bases Nomades"

L'arborescence amont de la distribution GDOC

S'il trouve, il vous indique qu'il va utiliser cette base jusqu'à ce que le réseau revienne.

S'il ne trouve pas, il vous proposera de définir un autre "Répertoire des Bases Nomades" ou de

vous rattacher à une autre Base ou bien encore de travailler momentanément sans base projet.

Dès que le réseau revient, GDOC rebascule sur la base de référence attachée initialement au

document (sauf si vous avez explicitement attaché votre document à une autre base de référence).

5.5.2.Créer une base nomade synchronisable à partir de la base maître

Pour créer une base nomade synchronisable, vous devez choisir une base service préalablement

configurée pour accepter la création de réplica, et disposer au moins de WORD 20008.

Pour créer une base nomade synchronisable

1. Attacher une base service dont vous voulez effectuer une copie nomade.

2. Cliquez sur Gérer la base projet

8 La synchronisation n’est pas possible avec WORD 97


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On peut vérifier que la base service est réplicable parce que le bouton Synchroniser est visible.

3. Choisissez un mode de création Par copie

4. Cliquez sur Créer base projet


5. Entrer le nom de la base que vous souhaitez donner au réplica.

Il convient de donner un nom propre au PC ou à la personne propriétaire qui sera synchronisé : Par

exemple : « projet_durand », « dupont_nomade »

6. Cliquez sur Ouvrir. La fenêtre de création de la base apparaît.

Il convient de vérifier les informations affichées

7. Cliquez sur Créer une base nomade. La fenêtre de confirmation finale apparaît.

8. Confirmer la création. Après un laps de temps proportionnel à la taille de la base et aux performances

du système, la fenêtre suivante apparaît, confirmant la création de la base nomade.


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9. Appuyer sur OK. La fenêtre d’attachement de projet est affichée (voir le paragraphe 5.3 Modifier un

projet existant).

A l’issue de cette opération réussie, le fonctionnement de GDOC ne diffère pas de celui avec une base

« normale ».

Il convient d’effectuer immédiatement une synchronisation pour en vérifier le fonctionnement nominal

(voir le chapitre suivant).

5.5.3.Consulter l’état de la base nomade


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5.5.4.Synchroniser une base nomade avec la base maître

Pour synchroniser une base nomade avec la base maître, vous devez pouvoir atteindre la base service

depuis votre PC et disposer au moins de WORD 20009.

Pour synchroniser une base nomade

1. Si vous fonctionnez avec un "Répertoire de Bases Nomades" comme indiqué au §5.5.1, vous devez

passer en "mode Nomade Forcé" comme indiqué sur l'image ci-dessous.

Sinon, vous pouvez également attacher la base nomade dont vous voulez effectuer la synchronisation

via le bouton "Choisir un projet" (mais il vous faudra ensuite attacher la base de référence sur le

réseau, ce qui fait une double manipulation).

En forçant le mode Nomade, GDOC va se rattacher à la base Nomade, bien que le réseau soit présent et

que la base de référence soit atteignable. Vous allez donc pouvoir gérer la base locale pour la synchroniser

avec la base présente sur le réseau.

2. Cliquez sur Gérer la base projet

3. Cliquez sur Synchroniser.

La fenêtre de Synchronisation apparaît.

9 La synchronisation n’est pas possible avec WORD 97


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Il convient de vérifier les informations affichées :

La base maître doit être celle qui a servi à la création initiale de la base nomade.

La base nomade doit être la base locale courante.

4. Vérifier que l’accès à la base maître est possible en cliquant le bouton Parcourir.

5. Le cas échéant, changer la valeur du chemin d’accès à la base maître avec le bouton Parcourir.

6. Choisissez un mode de synchronisation :

Export : Les modifications (y compris les suppressions) sont répercutées de la base Nomade

vers la base Maître.

Import : Seules les modifications de la base Maître sont répercutées dans la base Nomade.

Complète : Toutes les modifications sont répercutées.

7. Appuyer sur le bouton Synchroniser. La fenêtre de confirmation apparaît.

8. Confirmer la synchronisation. Après un court laps de temps, la synchronisation est terminée.


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A ce stade, il peut exister des conflits. Le cas

échéant, il convient d’appliquer la procédure de

résolution des conflits explicitée ci-après

ATTENTION :

Seules deux bases d’un même projet peuvent se synchroniser.

5.5.5. Gérer les conflits

Dans les mécanismes de synchronisation, il peut apparaître des conflits. Par exemple, un utilisateur peut

effectuer une modification d’un élément de GDOC (dans notre exemple la valeur d’un email) qui soit

contradictoire avec la modification effectuée par ailleurs dans le jeu de répliqua. Dans ce cas, GDOC

détecte les conflits lors de la synchronisation et propose de résoudre le conflit au niveau de la base maître.

Pour résoudre un conflit

1. Attacher la base nomade dont vous voulez effectuer la résolution de conflits.

2. Cliquez sur Gérer la base projet puis Synchroniser. La fenêtre de Synchronisation apparaît.

3. Cliquez sur Gérer les conflits. La fenêtre de résolution de

conflit apparaît. Deux cas peuvent se présentés.

1. Cas 1 : Pas de Conflit :

Les deux bases sont identiques et la procédure s’arrête à ce

stade.


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Cas 2 : Des conflits existent !

Les tables de GDOC en conflit sont affichées. Il convient de résoudre les conflits.

4. Cliquer sur le bouton Afficher. La fenêtre de résolution s’affiche.

Elle présente les données en conflits

Sur la partie gauche : La donnée qui est considérée comme bonne

Sur la partie droite : La donnée en concurrence


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On peut se référer au manuel disponible sur le bouton Aide pour de plus amples détails.

5. Choisissez la bonne donnée permettant de résoudre le conflit. Puis cliquer sur Résoudre

Pour le cas de conflit affichée dans l’exemple, on choisit de remplacer la donnée en conflit

([email protected]) par la donnée en concurrence ( [email protected] ). Il convient donc de cliquer

sur Remplacer par la donnée en conflit, puis cliquer sur Résoudre.

6. Effectuer toutes les résolutions de conflits nécessaires de

façon à supprimer tous les conflits de la base.

7. Effectuer une synchronisation finale de façon à

répercuter les modifications liées à la résolution de

conflit (voir le chapitre précédent).

8. Vérifier qu’aucun conflit n’existe avant de quitter la

fenêtre

A ce stade, les conflits ont été résolus et la base est modifiable comme par avant.

Trucs et astuces :

Il convient d’effectuer immédiatement la résolution de conflit dès leur détection de façon à ne pas laisser

s’accumuler des conflits non résolus

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]


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6. GESTION DU DOCUMENT

6.1. CHOISIR UN PROJET POUR LE DOCUMENT

GDOC permet de manipuler les informations d’une base projet indépendamment du document en cours

d’édition (voir le chapitre 5 Gestion des bases "projets). Dans ce chapitre, nous créons un nouveau

document, en le reliant à une base projet existante pour récupérer les informations qui s’y trouvent et

éviter ainsi des recopies de textes fastidieuses et sources d’erreur.

Vous pouvez ainsi à tout moment :

attacher le document à une base projet existante,

changer la base projet de rattachement,

détacher le document de sa base projet.

Si la base est partagée entre plusieurs projets ou structures, vous devez choisir un ensemble Projet-

Structure dans la liste Services.

Attention: Le fait de changer le projet auquel est rattaché un document n’est pas un mode de

fonctionnement nominal. En effet, les champs auront des valeurs qui ne seront pas en correspondance

avec les données du nouveau projet. Dans tous les cas, lors d’un changement de projet en cours de

réalisation d’un document, il est nécessaire de faire une mise à jour du document (voir paragraphe 6.22

Mettre à jour les champs.


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Pour attacher une base projet au document

1. Cliquez sur .

La fenêtre Choisir le fichier base du projet s’affiche.

2. Cliquez sur Parcourir.

3. Sélectionnez le fichier projet et cliquez sur Ouvrir.

Les références du projet s’affichent.

4. Sélectionnez une Entité


Pour détacher le document de la base projet

1. Cliquez sur .Choisir un projet pour ce document

La fenêtre Choisir le fichier base du projet s’affiche. Les références du projet s’affichent.

2. Cliquez sur Document sans base Projet.


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6.2. RENOMMER LE DOCUMENT SELON LA NORME ECSS_M_50B

Vous pouvez à tout moment renommer votre document selon la norme ECSS_M_50B.

Pour cela, il faut que la référence (nomenclature CNES ou libre) soit renseigné ainsi que l’édition et la

révision.

Cliquez sur « Document »/ « ECSS_M_50B »/ « Renommer conformément à l’ECSS_M_50B ».

Votre document est renommé.

6.3. SUGGERER DES MOTS

Cette fonction « Document /Suggérer des mots » permet de gérer l’auto-complétion lors de la rédaction.

Le principe est le suivant : Vous saisissez le début d’un mot, puis vous appuyez sur ALT-D. GDOC vous

suggèrera alors dans une fenêtre pop-up, un ensemble de mots commençant par ces lettres.

Par exemple, si vous tapez "doc", puis ALT-D, vous obtiendrez :

Appuyez à nouveau sur ALT-D (ou sur les flèches haut/bas) pour faire descendre la sélection, puis sur

ENTER pour sélectionner ce mot, ou sur une touche quelconque, pour ajouter cette lettre à la suite du mot

sélectionné (pratique pour ajouter un "s" ou un "espace").

GDOC recherche dans tous les documents Word ouverts ainsi que dans le correcteur orthographique, si

bien que cela fonctionne aussi pour des acronymes ou des noms d'exigences.


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Par exemple, dans le fichier 030 Solution_VVF.doc fourni dans les exemples de GDOC, en tapant VOY,

puis ALT-D, on obtient :

VOY_010 est un n° d'exigence trouvé dans le document.

L'auto-complétion de GDOC est sensible aux Majuscules/minuscules. Ainsi :

Si vous tapez que des minuscules (respectivement des majuscules), GDOC suggèrera des mots en

minuscule (respectivement des majuscules) même s'ils sont en majuscules (respectivement en

minuscules) dans le document.

Si vous tapez un mélange de majuscules/minuscules, alors GDOC les préservera.


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6.4. INSERER UN TABLEAU

6.4.1. Insertion d’un tableau dans GDOC

Cette fonction « Document /Astuces/Insérer un tableau » permet d’insérer un tableau GDOC, avec des

styles d'en-têtes et de cellules.

Si vous activez cette fonction alors que votre curseur est dans un tableau, les champs de saisie du nombre

de colonnes et de lignes seront grisés, mais les styles GDOC seront appliqués au tableau.


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6.4.2.Transformation d’un tableau Word vers un tableau Excel

Cette fonction « Document /Astuces/Convertir le tableau courant vers Excel (Expérimental)» disponible

depuis la version 4.3.0.1 de GDOC permet d’exporter un tableau au format Word vers un tableau Excel.

Ceci est particulièrement pratique pour récupérer rapidement un tableau Word et effectuer toutes sortes

d’opérations via les fonctions Excel.

Il suffit donc de sélectionner un tableau dans son document puis de cliquer sur « Document

/Astuces/Convertir le tableau courant vers Excel (Expérimental)» ; Un fichier Excel est généré et contient

les données du tableau Word.

6.5. SELECTIONNER LES AUTEURS, VALIDEURS ET APPLICATION

Pour alimenter la page de garde de votre document, vous pouvez choisir les auteurs, valideurs ou les

personnes pour application dans la liste de toutes les personnes connues pour le projet.

Attention : Les cadres de la page de garde peuvent contenir six noms au maximum dans chaque catégorie.


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Pour gérer la liste des personnes

1. Cliquez sur .

La fenêtre Sélection des Auteurs,… s’affiche

La liste déroulante située en haut de la fenêtre présente toutes les personnes connues du projet et

enregistrées dans la base et celles du document.

Les noms sont classés par ordre alphabétique.

2. Cliquez sur Gérer.

La fenêtre Liste des personnes connues du projet s’affiche.

3. Reportez-vous au paragraphe Pour gérer la liste des personnes connues.


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Pour sélectionner une personne

1. Sélectionnez une personne dans la liste des personnes du projet.

Ou entrez les premières lettres du nom

2. Dans la partie relative à la fonction de la

personne pour le document, cliquez sur Ajouter

La personne sélectionnée disparaît de la liste des personnes du projet et apparaît dans la liste des

Auteurs du document, des Valideurs du document ou des Personnes pour application.

Attention : Si vous souhaitez faire apparaître une même personne dans plusieurs listes, vous devez la

sélectionner une nouvelle fois.

La partie Contrôleur du document devient active lorsque une case « Contrôlé par » est

disposé dans les pages liminaires.

3. Utilisez éventuellement les flèches pour modifier l’ordre des personnes dans une liste.

Pour enlever une personne

1. Sélectionnez la personne dans la partie relative.

2. Cliquez sur Enlever.

La personne apparaît à nouveau dans la liste des personnes du projet.

Pour valider le contenu des listes

1. Cliquez sur OK dans la fenêtre Sélection des auteurs, Valideurs et personnes pour application.

Trucs et Astuces : Pour aller plus vite encore…

Mettez le curseur dans éléments de diffusion connus, tapez les premières lettres du nom de la personne à

mettre en diffusion. Lorsque son nom s'affiche, tapez 2 fois sur la touche Entrée.

on a entré « M », puis

« A » et « N ». GDOC

propose le nom


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6.6. ENTRER DES AUTEURS EN MODE NON RATTACHE

Il est possible de saisir des auteurs alors que le document n’est pas rattaché à une base projet. Cette

fonction permet d’éviter de manipuler la page de garde directement depuis WORD et éviter ainsi de

supprimer des signets par inadvertance.

Pour ajouter une personne

1. Déclencher le menu « Définir les auteurs… » alors que le document n’est pas rattaché à un projet. La

fenêtre suivante apparaît.

2. Saisir la personne dans la partie correspondante en respectant si possible le principe suivant

NOM Prénom <tab> sigle.

- Nom en majuscule

- Prénom en minuscule

- Le sigle séparé par une tabulation.

3. Saisir une nouvelle personne à la ligne suivante.

4. Cliquer sur OK. Le tableau des auteurs est mis à jour.

Trucs et Astuces :

Le respect de la consigne de saisie permet, lors de l’attachement ultérieur à une base de données, d’éviter

des saisies redondantes et d’avoir à déclarer une nouvelle personne fictive.


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6.7. SAISIR LES LISTES DE DIFFUSIONS

Si les listes de diffusion de votre document sont vides :

vous pouvez choisir dans les listes de diffusion définies pour le projet, les personnes à faire apparaître

dans les listes de diffusion du document,

les personnes sélectionnées dans les cadres Auteurs, Valideurs et pour application sont ajoutées

automatiquement aux listes de diffusion,

vous pouvez compléter manuellement les listes de diffusion du document. Dans ce cas, les personnes

saisies ne sont pas ajoutées à la base projet.

A chaque fois que vous utilisez la fonction Liste de diffusion, GDOC propose automatiquement

d’enregistrer les personnes saisies manuellement dans les cadres Auteurs, Valideurs et pour application à

la base projet.

Pour ajouter une personne à partir de la page de garde

1. Saisissez un nom de personne inconnue du projet dans un des cadres Auteurs, Valideurs ou Personne

pour application.

2. Cliquez sur

3. La fenêtre Liste des personnes connues du projet s’affiche.

4. Complétez le Sigle, la Bpi et l’email ou bien cliquez sur le bouton « Annuaire »(cette option suppose

l’accès à un serveur de rebond disposant des accès à l’annuaire).

5. Cliquez sur Ajouter.

6. Cliquez sur OK.

La personne est rajoutée dans la liste des personnes connues du projet.

6.8. POUR AJOUTER LES INFORMATIONS D’UNE PERSONNE DANS

LE CORPS DU DOCUMENT.

Dans la barre d’outils GDOC existe un bouton qui permet de choisir une personne enregistrée dans la

base et de rajouter ses informations dans le corps du document.

Ici, si on clique sur OK, GDOC rajoute : Adrian LOPEZ-RUFIAN (ASTEK SO) .

Il est possible d’utiliser le raccourci clavier « CTRL L » pour insérer une personne.


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Pour ajouter des personnes connues du projet

1. Cliquez sur

La fenêtre Sélection des listes de diffusion s’affiche.

La liste déroulante située en haut de la fenêtre présente

toutes les personnes connues du projet et enregistrées dans

la base.

Les noms sont classés par ordre alphabétique.

Les listes de diffusion contiennent automatiquement toutes

les personnes connues du projet et définies comme Auteur,

Valideur, Controleur ou Pour application dans la page de

garde.

2. Sélectionner une personne ou entrer les premières lettres

3. Cliquez le bouton Ajouter. La personne est

automatiquement déplacée dans la partie Diffusion Interne

pour les agents CNES et la partie Diffusion Externe pour

les autres.

Vous pouvez trier les personnes par Nom ou par Entité en

cliquant sur les boutons respectifs.


GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014

Rév. : 00 Date : 06/10/2014



Pour retrouver la liste de diffusion standard

1. Cliquer « Retrouver les listes par défaut », permet de positionner automatiquement les personnes

appartenant à la liste de diffusion par défaut.

Pour ajouter les personnes impliquées dans des actions

1. Cliquer « Personnes en action ».

6.9. DIFFUSER LA NOTE TECHNIQUE PAR EMAIL

Pour diffuser une note technique par Email, il suffit de

renseigner la liste de diffusion comme indiqué au paragraphe

6.7, puis dans la boîte de dialogue de diffusion, cliquer sur le

bouton Diffuser par Email…

ATTENTION : Si vous ajoutez une nouvelle personne en

diffusion, cliquez d’abord sur OK pour que cette personne soit

intégrée dans le document, sauvegardez ensuite votre

document, puis enfin, ouvrez la boîte de dialogue de diffusion

pour lancer la diffusion par Email.

Lors de la diffusion par email plusieurs questions vous seront

posées.

Cette fonction est compatible avec Outlook, Thunderbird,

Outlook express…

Lors du rattachement du fichier, laissez l’application prendre

contrôle de votre PC.

Le corps du mail reste modifiable avant d’être envoyé.

Vous pouvez paramétrer dans GDOC.ini une configuration spéciale de touches permettant à GDOC de

piloter votre client de messagerie, pour insérer un sujet, la pièce jointe…


GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014

Rév. : 00 Date : 06/10/2014



6.10. GESTION DES IMPRESSIONS

Le module « Imprimer le document » permet de gérer les impressions couleur ou noir et blanc de votre

document.

Cependant, avant d'imprimer, il est généralement souhaitable de cacher les "bulles" de révision de Word

et de ne faire apparaître que les "nouilles" (un trait vertical dans la marge en regard des lignes modifiées).

Pour basculer du mode "bulles" au mode "prêt à imprimer avec Nouilles", utilisez la commande

Document/Astuces/ Afficher/Cacher les Bulles de Suivi de Modifications pour l'impression.

En appuyant sur vous ferez apparaître cette IHM :

Des informations sur le coût des types d’impressions sont affichées pour vous aider à faire le bon choix.

Il se peut que GDOC ne puisse pas modifier les paramètres de votre impression en noir et blanc, dans ce

cas il affichera la fenêtre de configuration de votre imprimante pour que le réglage soit effectué

manuellement.


GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014

Rév. : 00 Date : 06/10/2014



6.11. GERER LES DA/DR (DOCUMENTS DE REFERENCES ET LES

DOCUMENTS APPLICABLES)

Les règles à respecter pour utiliser les fonctions du modèle, relatives aux documents de référence et aux

documents applicables sont les suivantes :

chaque liste (Référence ou Applicable) doit se trouver dans un paragraphe de style Titre 2 dont le titre

doit contenir respectivement les mots « Reference » ou « Applicable »,

une liste peut être divisée en plusieurs tableaux insérés dans des paragraphes de style Titre 3 ou

inférieur.

Pour afficher la liste des documents

1. Cliquez sur Gérer les documents DA/DR.

La fenêtre « Gestion des documents » de référence et des documents applicables s’affiche.

Par défaut, tous les documents de la base projet sont affichés par ordre alphabétique sur la

Référence/Edition/Révision mais on peut choisir de trier par Auteurs et Titre10 dans un ordre ascendant

ou descendant.

10 Et sur la date à partir de le version 4.2


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2. Pour filtrer la liste des documents, procédez comme suit :

Pour afficher les documents … Alors…

dont vous connaissez une partie du titre Cliquez sur Restreindre.

Cliquez sur aux titres contenant le texte.

Saisissez une partie du titre.

dont vous connaissez une partie de la

nomenclature

Cliquez sur Restreindre.

Cliquez sur aux références contenant le texte.

Saisissez une partie de la nomenclature.

Le filtre ne tient pas compte des majuscules et des minuscules ; par contre les lettres accentuées sont

significatives.

3. Pour ordonner la liste des documents, procédez comme suit :

Pour afficher les documents … Alors…

pour découvrir les colonnes Nomenclature,

Titre, Auteurs Date

Déplacer la barre horizontale

Pour trier sur ces colonnes Sélectionner la colonne de tri avec la liste

déroulante Par 11.

Sélectionner le type de tri avec la liste déroulante

Ordre : Ascendant (alphabétique pour les textes,

chronologique pour les date) ou Descendant (ordre

inverse)

Ajouter un lien vers le document dans le corps du texte.

Dans l’IHM de gestion des DA/DR vous trouvez le bouton « Insérer hyperlien ».

Cette fonction permet de rajouter dans le corps du texte la référence d’un document, avec un lien

hypertexte pointant vers le document. Pour cela, le document doit comporter une URL, permettant à

GDOC de savoir comment atteindre le document.

Pour ajouter un document à la base projet

1. Cliquez sur Ajouter dans la zone Titre des documents disponibles.

La fenêtre Référence d’un document s’affiche.

2. Complétez les zones de la fenêtre.

Si le document que vous voulez rajouter correspond au document sur lequel vous êtes en train de

travailler, vous pouvez cliquer sur « Doc. en cours ». GDOC va remplir les champs

automatiquement grâce aux informations du document courant.

Si vous souhaitez récupérer les informations d'un autre document GDOC, cliquez sur "Autre

Doc…".

3. Vous pouvez rajouter les auteurs en cliquant sur la liste déroulant (à droite du champ Auteur(s)),

et choisir la personne à rajouter. Les auteurs disponibles dans la liste sont les auteurs du document

11 Le tri sur les dates est disponible à partir de la version 4.2 de GDOC.


GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014

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courant.

4. Les valeurs de l’état sont proposées dans une liste déroulante et ces valeurs sont conformes à la

norme ECSS-M-50B.

L’identifiant est facultatif. Il peut remplacer la numérotation automatique du document.

3. Cliquez sur OK.

Pour supprimer un document de la base projet

1. Sélectionnez un document dans la zone Titre des documents disponibles.

Ses caractéristiques s’affichent dans la zone Description du document.

2. Cliquez sur Supprimer.

Le document est supprimé de la base projet.

Attention : Cette suppression n’est pas réversible.

Pour insérer un document de Baghera en tant que DA/DR

1. Sélectionnez le bouton Baghera

2. Notez le projet, le critère ou les critères, votre login et mot de passe et cliquez sur Import


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5. Dans l’IHM de confirmation d’un import depuis une GED

6. Choisissez les documents à importer

7. Vos documents sont importés dans la base de données GDOC et peuvent être référencés.

Pour importer un datapackage ECSS_M_50_B

1. Préparez un datapackage avec un ensemble de documents que vous voulez enregistrer dans la base

GDOC.

2. Dans l’IHM de gestion des DA/DR cliquez sur « Importer ».

3. Choisissez le TDP


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4. Vos documents sont importés dans la base de données GDOC et peuvent être référencés.

Pour ajouter un document à la liste des documents de référence ou des documents

applicables

1. Sélectionnez un document dans la zone Titre des documents disponibles.

Ses caractéristiques s’affichent dans la zone Description du document.

2. Sélectionnez un format de numérotation.

L’identifiant peut remplacer la numérotation automatique des documents.

3. Cliquez sur Ajouter en tant que document de référence ou Ajouter en tant que document applicable.

La référence du document apparaît dans un tableau dans le paragraphe Documents de référence ou

Documents applicables.

Pour changer l’ordre des documents dans le paragraphe Documents de référence ou

Documents applicables

1. Cliquez sur le bouton « Modifier l’ordre ou retirer un DA/DR de ce document »

3. Ensuite dans la nouvelle fenêtre choisissez soit DA soit DR.

4. Les documents apparaissent dans la liste, il ne vous reste plus qu’à sélectionner le document à déplacer

et à utiliser les flèches sur le côté.

Pour remplacer un renvoi par un autre

Depuis l’IHM « DA/DR présents dans le document » vous pouvez modifier tous les renvois vers un

document présents dans le texte par un autre renvoi en cliquant sur « Remplacer Renvois… »


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Par exemple prenons le renvoi DR1 et remplaçons le par DR2. Tous les renvois vers DR1 seront

remplacés par DR2.

Pour transférer un document d’un paragraphe à un autre

1. Sélectionnez la ligne du document à déplacer.

2. Choisissez Edition / Couper.

3. Dans l’autre paragraphe, sélectionnez la ligne avant laquelle le document doit être inséré.

4. Choisissez Edition / Coller les lignes.

5. Changez DR en DA (ou inversement).

6. Ne renumérotez pas manuellement les documents.

6.12. INSÉRER UN RENVOI DR/DA

Si un document de référence apparaît dans le paragraphe Documents de référence comme suit :

DR1 Manuel utilisateur GDOC Charlot P., 13/02/2002, Édit. 05, Rév. 00

DTS/MPI/PS/SI

Vous pouvez insérer un renvoi à ce document en choisissant une des présentations suivantes :

reportez-vous au document DR1

reportez-vous au document "Manuel utilisateur GDOC"

reportez-vous au document DR1 (Manuel utilisateur GDOC)

Remarque : Depuis la version 4.3.0.1 de GDOC, la date d’un DR/DA peut ne pas être spécifiée.

Pour insérer un renvoi

1. Placez le curseur dans le document à l’endroit où vous souhaitez faire apparaître le renvoi.

2. Cliquez sur Insérer un renvoi DA/DR.

La fenêtre DA/DR présents dans le document s’affiche.


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Liste des documents

Aperçu de la présentation

choisie

Choix d’une présentation

Choix de la liste

3. Choisissez la liste DR ou la liste DA.

Les documents de la liste s’affichent.

4. Cliquez sur un document dans la liste.

5. Choisissez une présentation.

6. Cliquez sur « Insérer un renvoi vers le DA/DR Selectionné »

7. Cliquez sur « Fermer »

Pour supprimer un renvoi

Le renvoi a permis de créer un texte dans le document renvoyant à un élément de la table DA ou de la

table DR. Pour supprimer un renvoi, il suffit de sélectionner le texte incriminé et d’effectuer la

suppression avec WORD.

1. Sélectionner les parties de texte de renvoi.

2. Supprimer le texte.

Pour cacher les bulles de commentaires associés aux renvois DA/DR (ou AC/AD)

A l'aide de la commande "Mon GDOC/Afficher les commentaires GDOC (AC/AD DA/DR et Glossaire)",

vous pouvez cacher/afficher les bulles de commentaires associées aux renvois DA/DR.


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Il peut être utile de cacher les bulles de commentaires associées aux renvois DA/DR (ou aux AC/AD)

lorsqu’on navigue avec les flèches de "Suivi de modification" ( ), pour ne pas s'arrêter sur chaque

commentaire GDOC.

6.13. SUPPRIMER UN DOCUMENT EN DA/DR

On peut vouloir enlever un document de sa table DA ou DR (mais pas de la base projet dans laquelle il

reste utilisable pour d'autres documents).

1. Cliquez sur Gérer les documents DA/DR. La

fenêtre Gestion des documents de référence et des

documents applicables s’affiche.

2. Cliquer sur le bouton Retirer un DA/DR de ce

document (il se trouve en bas et à gauche de la fenêtre).

3. La fenêtre DA/DR présent dans le document s’affiche.

4. Retrouver le document qu’il faut supprimer en sélectionnant la liste d’appartenance DR ou DA

puis le document lui-même dans la liste des documents.

5. Cliquez sur Retirer le DA/DR

sélectionné du document.

GDOC indique s’il existe des

renvois au document

sélectionné dans le texte de

WORD.

6. Vous pouvez soit répondre Non pour annuler la suppression et aller enlever les renvois

manuellement dans le document, soit répondre Oui pour forcer la suppression même s’il reste des

références. Dans ce dernier cas, les renvois non supprimés apparaîtront alors sous la forme


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Rév. : 00 Date : 06/10/2014



suivante :

Erreur ! Source du renvoi introuvable

Il conviendra au rédacteur de supprimer depuis WORD directement les textes provoquant les erreurs de

ce type.

6.14. MODIFIER LE TYPE DE REFERENCE D'UN DA/DR

Les DA/DR d'un document peuvent être référencés par une référence numérotée automatiquement (DRn)

ou par un identifiant fixe (défini dans la base de données).

Pour passer d'un mode à l'autre, procédez comme au chapitre 6.14, mais cliquez sur le bouton "Changer

le type de référence".


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6.15. GERER LE GLOSSAIRE

Les termes et acronymes du glossaire sont enregistrés dans la base projet.

Vous pouvez :

vérifier si les acronymes du glossaire du projet sont utilisés dans votre document,

ne sélectionner que les acronymes utilisés dans votre document ou sélectionner tous les acronymes du

glossaire du projet,

faire apparaître les acronymes sélectionnés dans le paragraphe Glossaire de votre document.

Effectuer un calcul de réversibilité sur les termes du glossaire

Pour afficher la fenêtre de gestion du glossaire

1. Choisissez Document / Glossaire.

La fenêtre Gestion du glossaire s’affiche.


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Pour vérifier l’utilisation des termes du glossaire

Cliquez sur Vérifier l’utilisation.

Une croix identifie chaque terme du glossaire employé dans le document.

Les termes saisis directement dans le paragraphe glossaire du document sont ajoutés à la liste dans la

fenêtre Gestion du glossaire. Mais ces termes ne sont pas rajoutés au glossaire du projet.

Pour ajouter des termes au glossaire du document

Soit cliquer sur Ne sélectionner que les utilisés : Seuls les termes du glossaire employés dans le

document sont sélectionnés.

Soit cliquer sur Tout sélectionner : Tous les termes sont sélectionnés.

Soit cliquer sur les termes désirés : un clic sélectionne, un autre clic désélectionne.

Soit cliquer sur les termes désirés puis cocher la case Avec Recursivité

Cette case permet de récupérer de la base de données tous les termes définis qui apparaissent dans les

définitions. Par exemple, supposons que le terme MICROSOFTsoit utilisé dans la définition de ACCESS.

Si on sélectionne ACCESS et la case à cocher Récursivité, GDOC va mettre les deux termes ACCESS et

MICROSOFT dans le glossaire.


Seuls les termes sélectionnés sont conservés dans le paragraphe Glossaire du document.

Les termes définis dans une autre langue s’affichent en caractères italiques.

Remarque : Sélectionner la cache à cocher Tri sur acronyme ordonne la table de glossaire sur la première

colonne acronyme.

Pour insérer un terme dans le glossaire du document et de la base projet

1. Placez le curseur au milieu d’un terme à rajouter au glossaire.

2. Cliquez sur le bouton droit de la souris.

Un menu contextuel s’affiche.

3. Choisissez Insérer le mot dans le glossaire.

La fenêtre Insertion dans le glossaire s’affiche :


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4. Saisissez une définition et cliquez sur OK.

Le terme et sa définition sont ajoutés au paragraphe Glossaire du document et au glossaire du projet

dans la langue du document.

Pour afficher les info-bulles sur les acronymes dans l’ensemble du document

1. Sauvegardez votre document, car le processus d’info-bulles peut être très long

2. Choisissez Document / Glossaire / Tableau Glossaire et Info-bulles dans le document.

La fenêtre Gestion du glossaire s’affiche.

3. Cocher la case « Afficher » dans la zone « Info-bulles »

4. Cliquez sur le bouton « Mettre à jour »

5. A partir de Word 2000 :

Pour faire apparaître les définitions des acronymes sous forme d'info-bulles, dans le menu

Outils/Options/Modifications/Bulles, décochez la case "Utiliser les bulles d'aide en mode Web

ou Page". La définition apparaît alors, lorsque vous placez la souris au-dessus d'un acronyme de

votre texte".

Pour faire apparaître les définitions des acronymes dans la marge de droite sous forme de

commentaires imprimables, dans le menu Outils/Options/Modifications/Bulles, cochez la case

"Utiliser les bulles d'aide en mode Web ou Page" et choisissez "Largeur préférée : 10cm"

Avec Word 2010, Pour faire apparaître les définitions des acronymes sous forme d'info-bulles, dans le

menu Fichier/Option/Affichage cocher Afficher les info-bulles du document sur pointage

6.16. GERER LE DOCUMENT : PAGE DE GARDE ET BORDEREAU

D’INDEXATION

6.16.1.Principe

GDOC vous permet de mettre à jour la page de garde (titre, type de document et structure) et le bordereau

d’indexation (confidentialité, mots clés, résumé, etc.) de votre document.

Important : Même s’il vous semble plus simple de saisir les informations directement dans le document,

il est fortement conseillé d’utiliser la fonction Gestion du document de GDOC. En effet ces informations

sont repérées par des signets que vous pourriez supprimer par erreur.

Pour afficher la fenêtre Gestion du document

1. Cliquez sur .

La fenêtre Gestion du document courant s’affiche. L’onglet Références est affiché par défaut.

Si certains signets ne sont pas disponibles dans le document, les champs de ces signets seront grisés

dans l’IHM.


GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014

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6.16.2.Identité

L’onglet Identité permet de renseigner la page de garde du document, c’est à dire :

le type et le titre du document dans le cas où le document est rattaché à une base,

le nom du projet et la structure dans le cas où le document n’est pas rattaché à une base.


GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014

Rév. : 00 Date : 06/10/2014



Pour renseigner l’identité du document

1. Cliquez sur puis sur l’onglet Identité. AD)


Zone Description

Projet Apparaît dans le champ PROJET dans la première page liminaire du

document ; à renseigner si le document n’est pas rattaché à une base projet

Type de document Renseigné automatiquement après saisie de la nomenclature ; peut-être

modifié

Titre du document A renseigner librement

Société Apparaît dans le champ SOCIETE dans la première page liminaire du


Direction Apparaît dans le champ DIRECTION dans la première page liminaire du


Sous-Direction Apparaît dans le champ SOUS-DIRECTION dans la première page

liminaire du document; à renseigner si le document n’est pas rattaché à une

base projet

Service Apparaît dans le champ SERVICE dans la première page liminaire du


3. Cliquez sur OK.

6.16.3.Auteurs

L’onglet Auteurs n’est disponible que si le document n’est pas rattaché à une base projet.

Cet onglet permet de renseigner les auteurs, les valideurs et les personnes pour application apparaissant

dans la page de garde du document.


GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014

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Pour renseigner les auteurs du document

1. Cliquez sur puis l’onglet Auteurs, Valideurs,….apparaît.


Zone Description

Les auteurs Apparaît dans la zone Rédigé par dans la première page liminaire du

document ; 6 auteurs maximum ; saisir le nom puis le sigle séparés par

une tabulation.

Les Valideurs Apparaît dans la zone Validé par dans la première page liminaire du

document ; 6 valideurs au maximum ; saisir le nom puis le sigle séparés

par une tabulation.

Application Apparaît dans la zone Pour application dans la première page liminaire

du document ; 6 personnes au maximum ; saisir le nom puis le sigle

séparés par une tabulation.

3. Cliquez sur OK.

6.16.4.Références

L’onglet Références permet de renseigner la référence secrétariat et l’édition / révision apparaissant dans

la page de garde du document.

Pour renseigner les références du document

1. Cliquez sur puis, s’il n’est pas sélectionné par défaut, sur l’onglet Références.


GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014

Rév. : 00 Date : 06/10/2014




Zone Description

Référence secrétariat Apparaît dans la zone Réf sur la première page liminaire du document et sur

chaque en-tête de page.

Bouton Incrémenter Ce bouton permet de donner l'accès à l'incrémentation de l'édition ou de la

révision. Ceci mettra à jour la date de déclassification (si présente).

Bouton Corriger Ce bouton permet de corriger manuellement l'édition, la révision ou les dates.

La première ligne du tableau historique des modifications sera corrigée en

conséquence. Ceci mettra à jour la date de déclassification (si présente).

Bouton Reinit. Cliquer sur Réinit. permet de réinitialiser le tableau des modifications comme

s'il s'agissait d'un nouveau document. Ceci est utile lorsqu’on veut créer un

nouveau document à partir d'un document existant. Ceci réinitialisera la date de

déclassification (si présente).

Bouton "+" (Ligne

Edition)

Avant tout changement d’édition, les auteurs doivent obligatoirement être

définis.

Cliquez sur le bouton "+" pour incrémenter le numéro d’édition de 1.

S’il s’agit d’un nouveau document, le numéro d’édition peut-être soit PR

(provisoire) soit un nombre quelconque. S’il s’agit d’un document existant,

vous ne pouvez augmenter le numéro d’édition que de 1 unité.

Le changement d’édition et l’auteur sont indiqués automatiquement dans le

tableau des modifications dans la quatrième page liminaire. Pour revenir au

numéro d’édition courant, cliquez sur Edition/Révision courante


GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014

Rév. : 00 Date : 06/10/2014



Zone Description

Date Edition Ce champ peut être modifié à la main en mode correction. Ceci mettra à jour la

date de déclassification (si présente) si une révision et la date associée ne sont

pas renseignées.

Date Révision Ce champ peut être modifié à la main en mode correction. Ceci mettra à jour la

date de déclassification si la révision est valide.

Bouton "+" (Ligne

Révision)

Avant tout changement de révision, les auteurs doivent obligatoirement être

définis.

Cliquez sur "+" pour incrémenter le numéro de révision de 1.

Le changement de révision et l’auteur sont indiqués automatiquement dans le

tableau des modifications dans la quatrième page liminaire

Pour revenir au numéro de révision courant, cliquez sur Edition/Révision

courante.

Cause de l’évolution Saisissez éventuellement la description de la nouvelle édition ou révision.

Géré en configuration Si le document est géré en configuration, cochez la case puis complétez

obligatoirement la zone Responsable gestion de configuration.

Draft Cliquer sur Activé pour ajouter un filigrane au document.

Cliquer sur Nouvelle Relecture pour créer une nouvelle version de relecture

Modifier la Date de la relecture.

3. Cliquez sur OK.

La date saisie et le tableau des modifications situé en quatrième page liminaire sont mis à jour dans le

document.

Si le mode Draft est activé, un texte filigrane est ajouté aux entêtes de page. Le texte filigrane est

présenté ici.

6.16.5.Nomenclature

L’onglet Nomenclature permet de renseigner la nomenclature du document. La nomenclature apparaît sur

la page de garde et sur les en-têtes des pages du document.

Les informations formant la nomenclature doivent être récupérées dans la base projet à laquelle le

document est rattaché.

Si le document n’est pas rattaché à une base, vous devez saisir ces informations directement dans les

signets correspondants apparaissant dans la page de garde.


GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014

Rév. : 00 Date : 06/10/2014



Pour renseigner la nomenclature du document

1. Cliquez sur puis sur l’onglet Nomenclature.


Zone Description

Code projet Si le document n’est pas rattaché à une base, saisissez un code.

Si le document est rattaché à une base, cliquez sur pour sélectionner un

code projet. Si le code projet n’est pas dans la liste, cliquez sur Gérer les

codes du projet. Vous obtenez l’onglet Codes du projet de la fenêtre

Gestion de la base. Vous pouvez rajouter les codes manquants au projet.

Type de document Cliquez sur pour sélectionner un code correspondant au type de

document ou cliquez sur Chercher un type de document pour obtenir la

liste des libellés complet des types de documents

Code OT Si le document n’est pas rattaché à une base, saisissez un code.

Si le document est rattaché à une base, cliquez sur pour sélectionner un

code OT. Si le code OT n’est pas dans la liste, cliquez sur Gérer les codes

du projet. Vous obtenez l’onglet Codes du projet de la fenêtre Gestion de

la base. Vous pouvez rajouter les codes manquants au projet.

Num chronologique Saisissez un numéro

Emetteur Saisissez un code émetteur

3. Cliquez sur OK.

4. Cas avec activation de la nomenclature libre

Ce mode permet de tracer les méta données normalisées Code Projet, Type, Code OT et sigle émetteur

en gardant la possibilité d’utiliser une référence totalement libre (non nomenclaturée). Sens de

l’histoire pour les GED.


GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014

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6.16.6. Bordereau

d’indexation

L’onglet Bordereau d’indexation permet de renseigner le bordereau d’indexation situé sur la deuxième

page liminaire du document.

Pour renseigner le bordereau d’indexation du document

1. Cliquez sur puis sur l’onglet Bordereau d’indexation.



GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014

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Zone Description

Code de diffusion Type de diffusion du document : E pour Externe, I pour Interne, Relquat

de gestion interne CNES, n’est plus utilisé en général.

Filigranes Activé et DL par défaut. Affiche un filigrane sur toutes les pages du

document.

Date de déclassification Actif depuis la version GDOC 4.3.1.0. Pour les modèles antérieurs, il faut

insérer le signet Date de déclassification pour que ce champ soit utilisé. Sa

valeur est basée sur une date de référence (date du jour s’il n’y a pas de

date d’édition ou de révision, date d’édition si celle-ci est présente et qu’il

n’y a pas de date de révision, et date de révision si elle est renseignée).

Selon le contexte la valeur de la date de déclassification sera date de

référence + n (+25 pour CD ou SD, +10 pour les autres, excepté Public et

Autre). Il est toutefois possible d’éditer la valeur manuellement. Pour les

modèles de type Compte-Rendu, la date de référence prioritaire est la date

de réunion (ou le cas échéant, la date de révision, puis d’édition et enfin la

date du jour si aucune autre date n’est disponible).

Volume Si le document est découpé en plusieurs volumes, indiquez le numéro de

volume.

Nb Pages Supp : Si le document contient des annexes non électroniques (pages manuscrites,

télécopies ou produites par un logiciel incompatible avec Word), indiquez

le nombre de page total de ces annexes.

Mots clés Mots permettant de rechercher facilement le document lorsqu’il sera inséré

dans la base documentaire.

Résumé Résumé du document

Documents rattachés Documents rattachés au document courant

Langue Langue utilisée dans le document

Contrat Obligatoire uniquement pour les documents industriels

1. Cliquez sur OK.

Trucs et astuces :

Séparer les mots clés par des virgules (‘,’), points-virgules (‘ ;’), deux points (‘:’) pour bénéficier de

l’export des mots clés de la fonction du chapitre 11 Créer un datapackage ECSS_M_50B.


GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014

Rév. : 00 Date : 06/10/2014



En fonction du type du bordereau d’indexation, le « tampon » sera positionné différemment et aura une

couleur spécifique :

Contexte « CIVIL » (configuration du .ini)

o P, pas de tampon

o DL, gris, apparait uniquement en haut de la page

o DLP, gris, apparait uniquement en haut de la page

o DR, rouge, apparait uniquement en haut de la page

o CP, rouge, apparait uniquement en haut de la page

o CC, rouge, apparait uniquement en haut de la page

o CI, rouge, apparait uniquement en haut de la page

Contexte « DEFENSE » (configuration du .ini)

o DR, rouge, apparait uniquement en haut de la page

o CD, rouge, apparait en haut et en bas de la page

o SD, rouge, apparait en haut et en bas de la page

Il y a également la possibilité d’ajouter un tampon personnalisable qui a pour valeur

Autre;70;128;255;7;Haut et Bas. Il est alors possible de modifier la valeur de la liste déroulante pour

correspondre au tampon qu’on souhaite appliquer :

« Autre » correspond au libellé qui sera inscrit dans le cadre

« 70 ;128 ;255 » sont les couleurs RGB modifiables pour définir la couleur du tampon (bleu par

défaut)

« 7 » est la largeur du cadre

« Haut et Bas » correspond au positionnement du tampon, 3 valeurs possibles :

o « Haut », le tampon sera positionné uniquement en haut de la page

o « Bas », le tampon sera positionné uniquement en bas de la page

o « Haut et Bas », le tampon sera positionné en haut et en bas de la page (par défaut c’est le

cas)


GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014

Rév. : 00 Date : 06/10/2014



6.16.7.Options

L’onglet Options permet de définir les options d’utilisation suivantes :

l’enregistrement de la position du curseur,

le niveau maximum des titres à afficher dans le sommaire,

le blocage de la renumérotation des exigences,

la couleur du texte des champs.

Pour renseigner les options du document

1. Cliquez sur puis sur l’onglet Options.

ou

1. Choisissez Documents / Outils avancés / Options.


GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014

Rév. : 00 Date : 06/10/2014



2. Choisissez une ou plusieurs options.

Zone Description

Sauver la position du

curseur …

Si la case est cochée, GDOC enregistre la position du curseur lors de la

fermeture du document afin de vous repositionner automatiquement lors de

l’ouverture.

Niveau maximum des

titres…

Permet de préciser le nombre de niveau de titre pris en compte dans le

sommaire. Par défaut, le niveau est défini à 9

Bloquer la

renumérotation des

exigences

A cocher après la diffusion du document pour éviter que la numérotation

des exigences soit modifiée.

Numéro unique pour

toutes les exigences

Permet une numérotation unique des exigences dans le document, avec des

groupes distincts d’exigences définis et utilisés = case non cochée, chauqe

groupe d’exigence est numéroté indépendemment.

Suivi des modifications Permet de paramètrer le suivi des modif pour tous les relecteurs ou

contributeurs. Evite les effets de bords des paramètrages locaux.

Texte supprimé / texte ajouté : défini la logique

Utilisateur courant : suffixer permet de noter le nom lorsqu’on utilise le

mode draft (relecture).

Réattribution, permet de formaliser un process de relecture.

3.Cliquez sur OK.

6.17. IMPORTER LES INFORMATIONS LIMINAIRES D’UN AUTRE

DOCUMENT

GDOC vous permet d’initialiser les informations liminaires d’un document depuis celles d’un autre.

Pour cela, il faut accéder au menu GDOC « Document »/« Outils avancés »/ « Métadonnées »/

«Récupérer les données d’une page de garde existante ».


GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014

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Vous pouvez choisir les informations à importer du document source.

Une fois les éléments cochés, vous pouvez lancer l’importation des données.

6.18. GERER LES ANNEXES

GDOC vous permet d’insérer des annexes.

La numérotation est automatique et va de A à Z, AA à AZ, ZZ, AAA, etc. Les pages sont numérotées de

A1 à An pour la première annexe, B1 à Bn pour la deuxième annexe, etc…

Selon la position du curseur, l’insertion de l’annexe se fait en fin de document ou entre deux annexes.

Pour ajouter une annexe

1. Cliquez sur

Un paragraphe de style Annexe 1 s’insère à la fin de votre document. La première annexe est

numérotée automatiquement avec la lettre A.

2. Saisissez le titre de l’annexe.

3. Recommencez l’étape 1.

Selon la position de votre curseur, un nouveau paragraphe de style Annexe 1 s’insère soit à la fin du

document soit juste après l’annexe courante.

Pour supprimer une annexe

1. Placez le curseur dans l’annexe à supprimer.

2. Si vous avez créé des sections dans votre annexe, procédez comme suit :

Si vous avez inséré… Alors…

une page en paysage

supprimez manuellement les sauts de section la liste des A C et A D


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Si vous avez inséré… Alors…

un saut de section manuel

3. Choisissez Document / Outils Avancés / Structure du document / Supprimer l’annexe.

Attention : Si l’annexe contient plusieurs sections, il faut supprimer ces sections avant de supprimer

l’annexe.

6.19. INSERER UN A C OU UN A D

Vous pouvez insérer dans votre document les caractères (A C) : à confirmer 12ou (A D) : à définir ainsi

qu’un commentaire non visible et non imprimable mais consultable en positionnant le curseur de la souris

sur ces caractères. Dans un document anglais, A C devient TBC et A D devient TBD.

La liste des A C et des A D du document et leurs commentaires sont récapitulés dans un tableau du

chapitre Glossaire et Liste des paramètres A C & A D.

Pour insérer un A C ou un A D

1. Placez le curseur dans votre document puis cliquez sur ou . Si vous avez sélectionné un texte

celui-ci ne sera pas effacé.

La fenêtre Insérer un commentaire s’affiche.

2. Saisissez éventuellement un commentaire puis cliquez sur OK.

Exemple : (AC), (AD)

Pour supprimer un A C ou un A D

1. Placez le curseur sur un (AC) ou un (AD),

2. puis cliquez sur ou

Pour récapituler la liste des A C et A D

1. Choisissez Document / Mise à jour (table des matières, A C et A D).

2. Cochez la case Liste des AC/AD.

3. Cliquez sur Lancer la mise à jour.

Exemple : voir le chapitre Glossaire et Liste des paramètres A C & A D du présent document.

12 On peut suggérer aussi AC pour « A compléter »


GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014

Rév. : 00 Date : 06/10/2014



Remarque : la mise à jour relève la présence des caractères A C ou A D dans le texte. Toutefois ces

caractères ne sont pas pris en compte s’ils se trouvent à l’intérieur d’un mot (ACCORD par exemple).

Pour cacher les bulles de commentaires associés aux AC/AD

A l'aide de la commande "Mon GDOC/Afficher les commentaires GDOC (AC/AD DA/DR et Glossaire)",

vous pouvez cacher/afficher les bulles de commentaires associées aux renvois DA/DR.

Il peut être utile de cacher les bulles de commentaires associées aux renvois DA/DR (ou aux AC/AD)

lorsqu’on navigue avec les flèches de "Suivi de modification" ( ), pour ne pas s'arrêter sur chaque

commentaire GDOC.

6.20. INSERER UN DESSIN WORD

Word possède un puissant outil de dessin. Toutefois, nous vous déconseillons d’utiliser directement la

barre d’outils de dessin. Il est préférable d’insérer préalablement un objet de type Image Microsoft Word.

Pour insérer un dessin

1. Choisissez Insertion / Insérer un dessin Word. (AD)

L’outil de création d’image s’ouvre.

2. Réalisez votre dessin.

3. Cliquez sur Fermer l’image.

6.21. INSERER UNE TABLE DES ILLUSTRATIONS

Les illustrations de votre document peuvent être suivies par un numéro de figure reprenant le numéro du

paragraphe :

Exemple de dessin

Figure 6-1 Exemple de dessin

Vous pouvez également insérer une table des illustrations dans votre document reprenant les numéros de

figure et les numéros de page correspondants :

Table des illustrations Figure 6-1 Exemple de dessin .................................................................................................... 46

Figure 6-2 Autre exemple .......................................................................................................... 48

Pour numéroter automatiquement la légende d’une illustration

1. Créez un dessin Word.


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2. Choisissez Insertion / Légende. AD)

Pour insérer une table des illustrations

1. Créez un paragraphe appelé « Table des illustrations »

2. Sous ce paragraphe, choisissez Insertion / Tables et Index / Table des illustrations. AD)

3. Cliquez sur OK.

La mise à jour du document permet d’afficher une table des illustrations.

6.22. METTRE A JOUR LES CHAMPS

Certaines parties du document sont générées automatiquement (par exemple : le sommaire, les en-têtes,

les numéros de DA/DR, etc.). C’est pourquoi, chaque modification de votre document doit être suivie

d’une mise à jour.

La mise à jour complète permet :

de numéroter les DA/DR,

de générer automatiquement la liste des A C et des A D,

de mettre à jour le sommaire,

de mettre à jour les champs,

de mettre à jour le contenu des en-têtes et du bordereau d’indexation,

de mettre à jour la table des illustrations.

Si vous souhaitez mettre à jour uniquement les en-têtes et le bordereau d’indexation, vous pouvez lancer

une mise à jour partielle.

Pour lancer une mise à jour complète du document

1. Cliquez sur .

La fenêtre Mise à jour du document s’affiche.

Les coches sont affectées en fonction du type de document.


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Rév. : 00 Date : 06/10/2014



2. Décochez éventuellement certaines options :

Case à cocher Description

Numérotation des

DA/DR

Permet de numéroter automatiquement les DA et les DR

Liste des AC/AD Génère la liste des A C et des A D dans le chapitre Glossaire et Liste des

paramètres A C & A D

Mise à jour de la table

des liaisons

Mise à jour d'une table des matières en fichiers liés(AC)

Mise à jour des

sommaires

Met à jour le sommaire et la table des illustrations

Vérifier les pages Paires

/ Impaires

Teste si le début d'une section est définie en page Paire ou Impaire et

ajoute un saut de page avant pour respecter le choix.

Mise à jour des champs Met à jour les en-têtes et le bordereau d’indexation

Purge des Paragraphes

Exigences Non Utilisés

Supprime du document tous les paragraphes de Style EXIGENCE

vierge (c'est-à-dire sans texte).

Mise à jour du tableau

Récapitulatif des actions

Dans le cas d’un document comprenant des actions met à jour le

tableau des actions (voir le chapitre 10 Le Modèle de Compte-rendu et

la Gestion des Actions ).

Mise à jour de la liste

des exigences

Dans le cas d’un document contenant des exigences et le tableau liste

des exigences


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Rév. : 00 Date : 06/10/2014



Case à cocher Description

Mise à jour du glossaire Met à jour le glossaire

Accepter les

modifications dans les

en-têtes/pieds de page

Accepte les modifications dans les en-têtes et pieds de page, sans

toucher aux modifications présentes dans le corps du texte

3. Cliquez sur Lancer la mise à jour.

Pour lancer une mise à jour partielle du document

1. Cliquez sur .

L’aperçu avant impression permet de mettre à jour les en-têtes et le bordereau d’indexation.

2. Fermez l’aperçu.

6.23. VERIFIER LE REMPLISSAGE DU DOCUMENT

Avant d’imprimer ou de diffuser votre document, vous pouvez lancer une vérification automatique du

remplissage des champs.

La vérification automatique contrôle :

la présence des champs,

leur remplissage,

le format des dates.

Pour lancer la vérification

1. Cliquez sur .

Si vous avez oublié de renseigner un des champs, un message s’affiche.


GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014

Rév. : 00 Date : 06/10/2014



2. Renseignez le champ oublié et cliquez à nouveau sur .

Si tous les champs ont été correctement renseignés, un message vous le signale.


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Rév. : 00 Date : 06/10/2014



7. ASTUCES

GDOC apporte un certain nombre d'astuces qui facilitent l'utilisation de Word et la rédaction de

documents.

7.1. ASTUCES GDOC

Les "Astuces GDOC" sont des petites fonctions qui viennent compléter Word.

Les "Astuces GDOC" sont accessibles via le menu "Document/Astuces ".

Menu Intérêt

Astuces Word Voir 7.2

Navigation rapide Voir 4.8

Suggérer des mots

(Auto-Complétion).

[ALT-D] ou [Ctrl-M]

Voir 6.3

Mettre la Référence du document

dans le Presse-papier

Copie la référence du document + édition + révision + date

dans le presse-papier. Il est alors possible de le coller dans

n'importe quelle application.

Ex. GDOC-MU-0-010-CN 11.00 11/09/2011

Renommer le document en

REF_Ed_Rev.doc (Norme ECSS)

Renomme le fichier selon le pattern normalisé par l'ECSS.

Ex. GDOC-MU-0-010-CN_11_00.doc

GDOC peut également ajouter le titre du document à la fin

du fichier.

Insérer un Tableau GDOC... Voir 6.4.1

Convertir le tableau courant vers

Excel (Expérimental)

Voir 6.4.2


GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014

Rév. : 00 Date : 06/10/2014



Menu Intérêt

Basculer de/vers le Bloc-Note

GDOC [Ctrl-B]

Cette fonction permet d'ouvrir instantanément un

document Word appelé "Bloc note GDOC" qui sert à noter

des idées, stocker des morceaux de texte ou d'images…

Il s'utilise comme suit :

CTRL-B pour ouvrir le bloc-note

CTRL-B (à nouveau) pour sauvegarder le bloc-

note et revenir au document d'origine.

Remarque : Lors de la toute première utilisation, GDOC

vous demandera où stocker le document Bloc-Note.

Surlignage (STABILO) Fonction standard de Word pour choisir la couleur du

surligneur (i.e. STABILO)

Verrouiller/Déverrouiller le mode

Surlignage

Permet de verrouiller le mode surlignage pour l'utiliser

plusieurs fois de suite :

Si on surligne une zone vierge elle devient

surlignée.

Si on surligne une zone déjà surlignée, le

surlignage s'annule.

Si on étend une zone surlignée, l'ensemble devient

surligné

Remarque : le curseur apparaît comme un point d'insertion

(et non pas comme un surligneur, c'est dû à une limitation

du langage VBA)

Remarque : la barre d'outils de GDOC se verrouille

jusqu'au déverrouillage du mode surlignage.

Importer le Surlignage d'un autre

document...

Permet de récupérer le surlignage réalisé sur une version

précédente du document.

Afficher/Cacher le Surlignage Affiche ou cache le surlignage.

Equivalent à la fonction Word

Outils/Options…/Affichage/Surlignage

Supprimer le surlignage existant

dans le document

Supprime le Surlignage dans le corps du texte

Imprimer… Voir 6.10

Afficher/Cacher les Bulles de Suivi

de Modifications pour l'impression

Voir 6.10


GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014

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7.2. ASTUCES WORD

Les "Astuces Word" sont de simples raccourcis vers des fonctions très utiles de Word, mais qui sont

"enfouies" si profondément dans les menus de Word, qu'elles ne sont pas souvent utilisées.

Les "Astuces Word" sont accessibles via le menu "Document/Astuces/Astuces Word".

Menu Equivalent Word Intérêt

Forcer ce paragraphe et le suivant à

être sur la même page

Format/Paragraphes/Enchaînements/

Paragraphes solidaires.

Si on veut par exemple qu'un

paragraphe de titre soit toujours sur

la même page que le paragraphe qui

le suit (y compris lorsque le titre

pourrait être sur la page 1 et le

paragraphe suivant sur la page 2), il

suffit d'activer ce menu sur le

paragraphe de titre.

Augmenter l'espace avant le

paragraphe

Format/Paragraphe/Espacement

avant

Augmente l'espacement de 6pt avant

le paragraphe et remet à 0

l'espacement après le paragraphe.

Diminuer l'espace avant le

paragraphe

Format/Paragraphe/Espacement

avant

Réduit l'espacement de 6pt avant le

paragraphe et remet à 0 l'espacement

après le paragraphe.

Insérer un saut de page avant le

paragraphe

Format/Paragraphes/Enchaînements/

Saut de page avant

L'insertion d'un saut de page

(Insertion/Saut…) est "boguée" dans

Word (perte des n° de titre dans

l'explorateur de document).

Mieux vaut lui préférer cette

fonction qui fait la même chose,

mais sans "bug".

Coller texte sans mise en forme

CTRL-D

Edition/collage spécial…/texte sans

mise en forme

Lorsqu’on récupère des informations

en utilisant la fonction Copier

(depuis Internet par exemple), il est

souvent utile de pouvoir coller ce

texte, mais sans modifier la mise en

forme. Cette fonction sert à ça.

Elle est tellement utile qu'elle a été

mappée sur CTRL-D (qui est proche

de CTRL-V)

Ajuster le Zoom à la largeur de la

page

CTRL-E

Zoom/Largeur Page Ajuste le zoom pour que la page

tienne dans la largeur de l'écran.

Cacher/Afficher les En-têtes/Pieds

de page en mode Page

En mode Page, Cliquer sur la zone

grise entre deux pages

Permet de naviguer plus rapidement

dans le document


GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014

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8. MODIFICATION DE LA STRUCTURE DU DOCUMENT

8.1. PRINCIPE

Les modèles GDOC proposent une structure et une feuille de style standard. Vous êtes libres de modifier

cette structure en :

ajoutant une page « Etat des pages du document »,

ajoutant une case "Contrôlé par" dans la première page de garde

modifiant l’orientation d’une page,

insérant une page paysage,

supprimant une annexe

modifiant la numérotation des pages,

récupérant une feuille de style existante.

Les manipulations sur le document peuvent entraîner la perte d’un signet ou du modèle de document.

GDOC vous permet d’insérer un signet manquant ou d’attacher à nouveau le modèle au document.

8.2. AJOUTER LA PAGE ETAT DES PAGES DU DOCUMENT

Vous pouvez ajouter une section dans votre document comportant un tableau permettant de saisir les

numéros de page du document avec leur version/révision.

Pour ajouter l’état des pages du document

1. Placez le curseur à l’endroit désiré.

2. Choisissez Document / Outils avancés / Structure du document / Ajouter «Etat des pages du

document».

Pour compléter le tableau d’état des pages

1. Complétez le tableau manuellement.

Pour supprimer l’état des pages du document

1. Placez le curseur dans la page.

2. Choisissez Document / Outils avancés / Structure du document / Supprimer «Etat des pages du

document».

3. Confirmez la suppression.


GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014

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8.3. AJOUTER LA CASE "CONTROLE PAR" DANS LA PAGE DE

GARDE

Vous pouvez ajouter une case "Contrôlé par" dans la première page de garde entre la case "Auteurs" et la

case "Valideurs".

Pour ajouter la case Contrôlé par

1 Sélectionnez le menu Document /Auteurs, valideurs, pour application / Ajouter la case "Contrôlé

par".

2 Pour remplir la case "Contrôlé par", utilisez les fonctions habituelles pour définir les Auteurs.

Pour supprimer la case Contrôlé par

1 Sélectionnez le menu Document /Auteurs, valideurs, pour application / Supprimer la case "Contrôlé

par".

8.4. MODIFIER L’ORIENTATION DE LA PAGE COURANTE

Le modèle GDOC crée par défaut des pages orientées portrait. Toutefois, vous pouvez modifier

l’orientation de la page courante selon vos besoins.

Pour modifier l’orientation d’une page

1. Placez le curseur dans la page à modifier.

2. Choisissez Document / Orientation des pages / Mettre la page courante en Paysage.

Un message vous permet de préciser si GDOC doit agir sur une seule page ou toutes les pages de la

section.

3. Cliquez sur Oui pour modifier l’orientation de la page courante seulement.

ou

3. Cliquez sur Non pour modifier l’orientation de toute la section courante.

4. Pour orienter à nouveau cette page en portrait, choisissez Document /Orientation des Pages / Mettre

la page courante en Portrait.


GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014

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8.5. INSERER UNE PAGE PAYSAGE

Le modèle GDOC crée par défaut des pages orientées portrait. Toutefois, vous pouvez insérer une page

orientée en paysage.

Pour insérer une page en paysage

1. Placez le curseur avant la page à insérer.

2. Pour orienter cette page en paysage, choisissez Document / Orientation des pages / Créer une

nouvelle page Paysage.

Un message vous permet de préciser le point d’insertion de la page.

3. Cliquez sur Oui pour insérer une page au point d’insertion. Dans ce cas, le texte placé après le point

d’insertion s’affichera sur la nouvelle page.

ou

3. Cliquez sur Non pour créer une nouvelle page à la fin de la page courante.

8.6. AJOUTER UNE ANNEXE

Vous pouvez ajouter une annexe à votre document. Dans ce cas, GDOC ajoute une section à la fin de

votre document possédant un entête particulier et pied de page particulier (avec une numérotation

différente notamment).

Pour ajouter une annexe

1 Choisissez le menu Document / Orientation des pages / Ajouter une annexe.

2 GDOC positionne le curseur d’insertion directement dans l’annexe créée.

8.7. SUPPRIMER UNE ANNEXE

Vous pouvez supprimer une annexe de votre document, à condition que celle-ci soit ENTIEREMENT

contenue dans une seule section.


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Pour supprimer une annexe

1 Placez le curseur dans une page de l'annexe

2 choisissez le menu Document / Orientation des pages / Supprimer l'annexe.

ATTENTION : Cette option en fait ne supprime que la section contenant le curseur. Si l'annexe est

composée de plusieurs sections, supprimez-les manuellement.

8.8. MODIFIER LA NUMEROTATION DES PAGES

Les modèles de GDOC numérotent toutes les sections du document en suivant. Vous pouvez si vous le

souhaitez affecter une numérotation spéciale à quelques pages du document.

Par exemple si lors d’une mise à jour, vous rajoutez des paragraphes à la page 2, vous pouvez souhaiter

conserver les numéros de pages tels qu’ils étaient lors de la création du document et numéroter les ajouts

comme suit :

page 1

page 2.1

page 2.2

page 2.n

page 3

Pour modifier la numérotation des pages

1. Insérez un saut de section avant et après le paragraphe modifié (choisissez Insertion / Saut, puis Saut

de section).

2. Sélectionnez Affichage / En-tête et pied de page

3. Rajoutez le numéro de page courant devant le champ numéro de page (« 2 » dans notre exemple).

4. Cliquez sur .

5. Choisissez A partir de et saisissez la valeur de numérotation des pages de la section rajoutée (« 1 »

dans notre exemple).

6. Fermez l’en-tête.

8.9. RECUPERER UNE FEUILLE DE STYLE EXISTANTE

GDOC crée des documents avec de nombreux styles. Tous les styles ne sont pas nécessaires au

fonctionnement du modèle : reportez-vous à l’annexe : Utilisation de la feuille de style. Vous pouvez

modifier les styles dans votre document. Vous pouvez également récupérer les styles que vous avez

l’habitude d’utiliser dans vos autres documents. D’autre part, après de nombreuses modifications

infructueuses, il peut être utile de récupérer les styles originaux de GDOC.


GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014

Rév. : 00 Date : 06/10/2014



Pour modifier les styles existant

1. Choisissez Format / Style.

2. Sélectionnez le style à modifier dans la liste Styles.

3. Cliquez sur Modifier.

4. Cliquez sur Format.

5. Modifiez si nécessaire les caractéristiques du format (police, paragraphe, numérotation, etc.).

6. Décochez les cases Ajouter au modèle et Mettre à jour automatiquement.

7. Cliquez sur OK.

8. Recommencez les étapes 2 à 7 pour tous les styles à modifier.

Pour récupérer une feuille de style

1. Choisissez Format / Style.

2. Cliquez sur Organiser.


GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014

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A remplacer

par votredocument ouvotre modèle

habituel

Liste des stylesà copier

Permet defermer le

modèle ouvertpar défaut

3. Cliquez sur le bouton Fermer le fichier situé à droite de la fenêtre.

4. Cliquez sur Ouvrir le fichier.

5. Sélectionnez le document ou le modèle contenant les styles que vous avez l’habitude d’utiliser.

6. Sélectionnez les styles dans la liste située à droite de la fenêtre.

7. Cliquez sur le bouton Copier.

Les styles sont copiés dans votre document GDOC. Ils s’ajoutent aux styles existant ou les écrasent

s’ils portent le même nom.

Pour récupérer les styles par défaut de GDOC.

1. Sauvegarder le document pour bénéficier d’une copie de secours.

2. Déclencher le menu Document/ Outils Avancés/ Structure de Document/ Mettre à jour les styles

de GDOC.

3. Confirmer la récupération.

GDOC vous informe des styles copiés et des styles non-copiés.

8.10. REMPLACER LES STYLES DE TITRES PAR EUX MEMES

Choisissez Document / Outils avancés / Structure du document.


GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014

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8.11. INSERER UN SIGNET MANQUANT

Vous devez insérer un signet dans les cas suivant :

vous avez supprimé un signet de champ par erreur,

vous souhaitez déplacer la liste des AC/AD ou le glossaire.

Pour insérer un signet

1. Positionnez le curseur à l’endroit où vous souhaitez insérer un signet.

ou

1. Sélectionnez du texte qui sera inclus dans le signet.

2. Choisissez Document / Outils avancés / Structure du document.

Le menu permettant de créer des signets s’affiche.


GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014

Rév. : 00 Date : 06/10/2014



3. Sélectionnez l’item du menu correspondant au signet à insérer.

Si vous avez inclus du texte, un message s’affiche.

Depuis la version GDOC 4.3.1.0, il est possible d’ajouter un signet pour la date de déclassification.

Vous le trouverez dans la même section que le signet de confidentialité. Ceci est d’ailleurs obligatoire si

on souhaite utiliser la date de déclassification pour les modèles antérieurs à la version GDOC 4.3.1.0.


GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014

Rév. : 00 Date : 06/10/2014



8.12. ATTACHER LE MODELE

Word enregistre le chemin absolu du modèle dans le document. Si le modèle est placé sur un serveur,

Word enregistre la lettre utilisée pour définir le lecteur réseau. Si le lecteur réseau ou le serveur changent,

Word ne retrouve plus le modèle. Dans ce cas, il est nécessaire d’attacher à nouveau le modèle au

document.

Pour attacher le modèle

1. Choisissez Outils / Modèles et compléments.

2. Cliquez sur Attacher.

3. Indiquez le chemin du modèle comme suit :

1. Choisissez Voisinage Réseau (Windows 98), ou Favoris réseau (à partir de Windows 2000).

2. Choisissez Tout le réseau.

3. Choisissez le nom du serveur sur lequel se trouve le modèle.

4. Choisissez le répertoire dans lequel se trouve le modèle.

De cette façon, le chemin peut être retrouvé à partir de n’importe quel poste. Par exemple :

\\nom_serveur\noms_répertoires\modeleXXX.dot (XXX étant GDOC, CRR…)

4. Sélectionnez le modèle.

5. Cliquez sur OK.

6. Enregistrer le document et quitter.

7. Ouvrir le document. La barre d’outils GDOC devrait apparaître.


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Rév. : 00 Date : 06/10/2014



Si la barre d’outils GDOC n’est pas encore visible, lisez et analyser les messages d’erreur et contacter

votre administrateur.

Attention avec le modèle MS Office 2010 – Win 7

1 Cliquer sur Fichier / Options / Compléments

2 Dans la fenêtre compléments menu « Gérer (bas de la pop up), sélectionner « Modèles »

3 Lancer la fonction atteindre

4 Si besoin naviguer vers le répertoire de dépôt des modèles avec « Attacher » et /ou « Ajouter »


GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014

Rév. : 00 Date : 06/10/2014



8.13. DEBRANCHER GDOC

Si on ne souhaite plus qu'un document soit considéré comme un document GDOC, utiliser la commande

Document/Outils avancés…/Choisir le modèle et la langue ou débrancher GDOC.


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9. GESTION DES EXIGENCES

9.1. PRINCIPE

Les exigences sont des expressions de besoin. Elles peuvent par exemple se présenter comme suit :

EXEMPLESPEC_MAINT_FFT_0101.2.3 COMMENTAIRE OPTIONNEL

Vérification : dfqqdfdsf

Niveau : qdsfdsfqdsf

EXEMPLEFUN_SEF_EXP1_010

Mettre en place une Base Documentaire

Le Projet doit mettre en place une base documentaire à la disposition des utilisateurs

potentiels pour leur permettre d’accéder aux informations sur le Projet.

Un projet a besoin de partager des documents entre plusieurs auteurs. Répond à : Choix de développement dans : gs-srd

Méthode de vérification: Inspection

Niveau : Recommandation

La syntaxe d’un nom d’exigence est la suivante (Les crochets indiquent une partie optionelle) :

PrefixeGroupeExigence[_000][.0.0.0][\t][Commentaire]

GDOC vous permet au niveau du document :

de choisir le style de présentation de vos exigences,

d’insérer des exigences,

de numéroter les exigences,

de bloquer la numérotation des exigences,

de lister les exigences,

de contrôler les doublons,

d’insérer un renvoi sur une exigence,

GDOC vous permet au niveau du projet :

de fixer le format des d’exigences (voir le chapitre ‎5.2.5 Définir le format des exigences : onglet

Exigences ),

de gérer les groupes d’exigences,

de créer une matrice de traçabilité,


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d’extraire une vue.

9.2. INSERER UNE EXIGENCE

Format

Si le document n’est rattaché à aucun projet, le format du nom des exigences est complètement libre. Par

contre, si le document est rattaché à une base projet, il est possible de fixer un format qui sera contrôlé à

chaque insertion. Ce format est fixé lors de la gestion du projet (reportez-vous au paragraphe Pour définir

le format des exigences).

Styles

Pour présenter vos exigences, sept styles de paragraphe sont définis dans le modèle. Un style pour le nom,

un pour le titre, un pour le corps de l’exigence, un pour la justification, un pour la réponse de l’exigence,

un pour la vérification et un pour le niveau. Vous pouvez changer les styles définis par défaut.

La reconnaissance des exigences dans le document par GDOC, notamment pour la renumérotation et les

matrices, se fait sur le style du nom de l’exigence.

Groupe d’exigences

Un groupe d’exigences est un ensemble d’exigences identifiées par le même nom. Le nom des exigences

d’un même groupe est suivi d’un numéro incrémenté automatiquement suivant le pas que vous avez

choisi.

Le préfixe

Le préfixe permet d’ajouter des caractères devant la référence de l’exigence. L’avantage est que l’auteur

de l’exigence peut ajouter un classement supplémentaire, propre au document. Par exemple, on peut créer

un code concernant le document ’indiquant sa provenance), ou simplement utiliser le code du projet. Il ne

peut exister qu’un seul préfixe reconnu par document. Le préfixe en cours n’est pas repris lors de la

numérotation et dans les listes d’exigence.


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Pour définir les styles d’une

exigence

1. Choisissez Exigences /

Insérer une exigence.

La fenêtre Insérer une

exigence s’affiche.

2. Cliquez sur l’onglet Styles et

Options.


Zone Description

Style de la référence, du

titre, du corps, du

justificatif, de la

réponse, de la

vérification, pour le

niveau

GDOC propose un style par défaut. Cliquez éventuellement sur Changer pour

sélectionner un autre style dans la feuille de style de votre document.

Le changement de style permet d’éviter la renumérotation des exigences qui

ont été créées dans une version précédente du document. Si vous insérez de

nouvelles exigences, choisissez également un nouveau nom de groupe car la

renumérotation partira de 0.

Inclure la ligne Titre Cochez pour inclure une ligne Titre de l’exigence (Recommandé)

Inclure la ligne Corps Cochez pour inclure une ligne Corps (Recommandé)

Inclure la ligne

Justificatif

Cochez pour inclure une ligne Justificatif

Inclure la ligne Réponse Cochez pour inclure une ligne Réponse après le corps de l’exigence (si votre

document est une réponse à un document de spécifications)

Inclure la Conformité Cochez pour inclure la Conformité dans la ligne Réponse

Inclure la ligne

Vérification

Cochez pour inclure une ligne Vérification après le corps de l’exigence

(méthode de vérification de l’exigence)

Inclure la ligne Niveau Cochez pour inclure une ligne Niveau après le corps de l’exigence (le niveau

peut être par exemple : « obligatoire » ou « facultatif »)

Corps devant le nom Par défaut, le nom de l’exigence est inséré avant le corps. Cochez cette case

pour insérer le corps de l’exigence devant le nom

Format des Exigences

avec balise

Par défaut, l’exigence est copiée dans le document suivant les styles indiqués.

Avec cette coche, chaque élément de l’exigence est entouré de balises de

reconnaissance. Cette fonction est explicitée au paragraphe 9.11 Insérer une

exigence avec balise


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Ordre des lignes

Sélectionnez une ligne puis cliquez sur pour modifier l’ordre d’affichage

des lignes

4. Si vous avez cliqué sur Changer, la fenêtre Sélectionner un style pour l’exigence s’affiche.

Procédez comme suit :

1. Sélectionnez un nouveau style parmi les styles disponibles.

ou

1. Cliquez sur Cloner le style. Ce bouton vous permet de créer un nouveau style possédant toutes les

caractéristiques du style sélectionné et dont le nom est suivi du numéro de version-révision du

document.

2. Cliquez sur Sélectionner.

5. Dans la fenêtre Insérer une exigence, cliquez sur Fermer ou sur l’onglet Saisir les exigences.


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Pour insérer une exigence

1. Choisissez Exigences / Insérer une exigence.

La fenêtre Insérer une exigence s’affiche.

2. Complétez les zones comme suit :

Zone Description

Préfixe Permet d’ajouter des caractères alphanumériques devant la référence de

l’exigence. Vous ne devez définir qu’un seul préfixe dans le document. En

effet, lors de la renumérotation, le préfixe en cours sera inséré devant toutes

les exigences renumérotées.

Exigence Si le document n’est pas rattaché à un projet, saisissez librement un groupe

d’exigence.

Si le document est rattaché à un projet, choisissez un groupe d’exigence dans

la liste ou saisissez un nouveau groupe. Vous pouvez :

cliquez sur Ajouter le groupe dans la base pour enregistrer le nouveau

groupe dans la base,

cliquer sur Gérer les groupes d’exigences (reportez-vous au paragraphe

Gérer les groupes d’exigences.

- (séparateur) La zone comprise entre le nom d’exigence et le numéro est appelée Séparateur

de numérotation. Double-cliquez sur le séparateur pour le modifier. Vous ne

devez définir qu’un seul séparateur dans le document

Numéro d’exigence Le numéro proposé est celui de la dernière exigence du même groupe

augmenté du pas d’incrémentation. Vous pouvez modifier ce numéro.

Suffixe Permet de définir un délimiteur indiquant la fin du numéro, afin de pouvoir

ajouter des caractères alphanumériques après le nom d’exigence. Lors de la

renumérotation des exigences, s’il y a du texte après le suffixe, le numéro de

l’exigence sera le même que la dernière exigence sans suffixe. Cela permet

ainsi d’intercaler des « sous-exigences » de la forme « Exigence_10.1 ».

Vous ne devez définir qu’un seul suffixe dans le document. Le texte après le

suffixe doit être saisi manuellement dans le document. Reportez-vous au

paragraphe Créer des sous-exigences.

Titre de l’exigence Saisissez le titre de l’exigence.

Corps de l’exigence Saisissez le corps de l’exigence


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3. Si dans l’onglet Styles et Options, vous avez coché en sus Inclure la ligne Justificatif, Inclure la

ligne Réponse, Vérification ou/et Niveau, complétez les zones suivantes :

Zone Description

Justificatif Insérer un justificatif de l’exigence

Réponse Cochez éventuellement la première case pour insérer une tabulation en

début de ligne.

Remplacez éventuellement « Répond à : » par un autre terme. Par

exemple saisissez « Modifie » si l’exigence en modifie une autre.

Cochez éventuellement la deuxième case à cocher pour insérer

automatiquement le préfixe.

Saisissez ensuite la référence à laquelle l’exigence répond.

Remplacez éventuellement « dans » par un autre terme. Il est fortement

recommandé d’utiliser le même terme pour tout le document car il est

utilisé dans la construction des matrices de traçabilité.

Saisissez le nom du document qui contient l’exigence à laquelle on

répond.

Remplacez éventuellement « Conformité » par un autre terme.

Saisissez la conformité (la conformité peut être par exemple : « partiel »

ou « complet »)

Vérification Cochez éventuellement la première case pour insérer une tabulation en

début de ligne.

Remplacez éventuellement « Vérification : » par un autre terme.

Saisissez la méthode de vérification.


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Zone Description

Niveau Cochez éventuellement la première case pour insérer une tabulation en

début de ligne.

Remplacez éventuellement « Niveau :» par un autre terme.

Saisissez le niveau.

Si vous ne souhaitez pas insérer ces lignes, laissez les zones Référence, Méthode de vérification et

Niveau vides

4. Cliquez sur Insérer.

Trucs et astuces : L’utilisation d’une police WORD cachant les noms d’exigences ne gêne pas les autres

fonctions.


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Pour marquer une exigence comme Inutilisée, réservée ou annulée

Il suffit d'ajouter sur la ligne contenant la référence de l'exigence : une tabulation suivie d'un texte

contenant un marqueur de la forme ### UN TEXTE ###, comme dans les exemples ci-dessous:

FONCT_JUPITER_010 ### SUPPRIMEE ###

La sonde doit pouvoir se poser sur Jupiter

La sonde spatiale devra être capable de se poser sur Jupiter sans dommages

FONCT_MARS_010 ### REPORTEE EN 2013 ###

La sonde doit pouvoir se poser sur Mars

La sonde spatiale devra être capable de se poser sur Mars sans dommages

FONCT_SOLEIL_010 ATTENTION, CETTE EXIGENCE N'EST PAS ### UTILISEE ### A CAUSE

La sonde doit pouvoir se poser sur le Soleil

La sonde spatiale devra être capable de se poser sur le Soleil sans dommages

Le fait d'ajouter un marqueur de suppression a pour effet "d'annuler" cette exigence dans les matrices de

traçabilité, tout en permettant de "réserver" ce numéro d'exigence et d'éviter ainsi de pouvoir créer une

nouvelle exigence qui porterait la même référence. Le texte mis entre les deux ### peut être quelconque.

Le marqueur (###) peut être modifié dans le fichier GDOC.ini, grâce à la directive:

IGNORE_EXIG_PATTERN = ###

9.3. AIDE A LA SAISIE DES EXIGENCES AMONT DANS LE CHAMP

REPONSE

Analyse préalable des documents amonts

Lorsqu’on crée un document de réponse à un document de spécification, GDOC peut faire apparaître la

liste des exigences du document amont dans la boîte de dialogue d’insertion d’une exigence de réponse.


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Pour cela, il faut :

1. Procéder préalablement à l’analyse du document amont. Pour cela, reportez-vous au paragraphe

‎8.14

2. Insérer l’exigence comme décrit dans les paragraphes précédents. La seule différence réside dans le

fait que la combo-box de la ligne de réponse sera cette fois-ci remplie avec les exigences qui auront

été analysées dans la phase précédente.


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Ajout d'une ligne de réponse supplémentaire à une exigence existante

Si vous souhaitez ajouter plusieurs lignes de réponse à votre exigence, suivez les étapes suivantes:

1. Placer le curseur sur une ligne de réponse existante de votre exigence

2. Insérer l’exigence comme décrit dans les paragraphes précédents, mais uniquement avec une ligne

de réponse (i.e. N° d'exigence, Titre, Corps et Justification vides).

La nouvelle ligne de réponse sera ajoutée juste après la ligne qui contenait le curseur.

9.4. NUMEROTER LES EXIGENCES

Lorsqu’on insère une exigence, le numéro proposé est celui de la dernière exigence du même groupe

augmenté du pas d’incrémentation. L’insertion se faisant à l’endroit du curseur, les numéros peuvent ne

plus être en ordre croissant.

Il peut donc être nécessaire de renuméroter les exigences afin d’obtenir des numéros croissants.

Les exigences sont repérées dans le document par le style de leur paragraphe. Le style « Exigence_Nom »

est utilisé par défaut, mais celui-ci peut être redéfini lors de l’insertion (reportez-vous au paragraphe 9.2

Insérer une exigence)

Attention : Si le style a été changé en cours de rédaction, seul le dernier style défini dans la fenêtre Insérer

une exigence est utilisé.

Pour renuméroter les exigences

1. Choisissez Exigences / Numéroter les exigences.

Les exigences sont renumérotées automatiquement.

9.5. BLOQUER LA NUMEROTATION DES EXIGENCES

Vous pouvez bloquer la numérotation de toutes les exigences : par exemple après la diffusion du

document.

Pour bloquer la numérotation de toutes les exigences

1. Choisissez Document / Outils avancés / Options ou Document / Gestion du document / Options.

La fenêtre Gestion du document courant s’affiche.

2. Cochez la case Bloquer la renumérotation des exigences.

3. Cliquez sur OK.

La fonction Exigences / Numéroter les exigences est maintenant inefficace.


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9.6. CREER DES SOUS-EXIGENCES

Vous pouvez créer des sous-exigences : par exemple lorsque vous insérez une ou plusieurs exigences et

que vous ne souhaitez pas changer la numérotation des exigences suivantes. Vous obtenez alors une

numérotation comme suit :

Exigence_10

Exigence_10.1

Exigence_10.2

Exigence_10.3

Exigence_20

Pour créer des sous-exigences

1. Choisissez Exigences / Insérez une exigence.

2. Saisissez le même numéro que celui de l’exigence précédente du même groupe (« 10 » dans notre

exemple).

3. Saisissez un Suffixe (« . » dans notre exemple).

Le suffixe saisi permet de définir le caractère à saisir manuellement pour définir des sous-exigences.

4. Complétez les autres zones de la fenêtre.

5. Cliquez sur Insérer.

6. Dans votre document, rajoutez manuellement « .1 » après le numéro de l’exigence.

Le numéro avant suffixe est celui de la dernière exigence sans suffixe.

7. Renouvelez les étapes 1 à 6 pour toutes les exigences avec suffixe.

9.7. LISTER LES EXIGENCES

GDOC vous permet de construire automatiquement une liste récapitulant toutes les exigences présentes

dans le document.

Vous pouvez choisir entre deux types de liste :

Une table des matières construites avec la fonction Word en sélectionnant uniquement le style des

exigences. Cette table se place dans une section créée au point d’insertion. Les exigences sont triées

par ordre d’apparition dans le document.

Un tableau contenant les exigences du style sélectionné. La première fois, le tableau est créé au point

d’insertion, mais ensuite vous pouvez choisir de remplacer le tableau existant, ou de le compléter sans

effacer les lignes existantes. Les exigences peuvent être triées sur la première colonne du tableau.


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Pour lister les exigences

1. Choisissez Exigences / Lister les exigences.

2. Complétez les zones comme suit :

Zone Description

Style de table Sélectionnez le type de présentation désiré :

table des matières Word

tableau récapitulatif

Repérées par le style Les exigences sont repérées dans le document par le style de leur

paragraphe. Seules les exigences ayant le style sélectionné seront listées.

Le style par défaut est le dernier style défini dans l’onglet Styles et

Options de la fenêtre Insérer une exigence. Vous pouvez sélectionner un

autre style.

Colonnes du tableau Les colonnes sont créées dans l’ordre : Exigence, Titre, Corps, Page,

Commentaire, selon les cases cochées.

Commentaire est une colonne initialisée avec le texte se trouvant après le

nom de l’exigence. Il est utile de l’insérer dans la liste pour ensuite

pouvoir insérer des remarques.


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Zone Description

Trier le tableau sur la

1ère

colonne

Cochez pour trier le tableau sur la première colonne

Remplacer la table

existante

Permet de remplacer la table existante

Compléter la table

existante

Permet de compléter un tableau

Insérer au point

d’insertion

Seul choix possible lors de la création de la première liste

5. Cliquez sur OK.

9.8. CONTROLER LES DOUBLONS

Vous pouvez contrôler que toutes les exigences insérées dans votre document sont référencées par un nom

différent.

Pour contrôler les doublons

1. Choisissez Exigences / Contrôler les doublons.

Si GDOC localise un nom d’exigence existant déjà, il vous le signale par un message :

9.9. GERER LES GROUPES D’EXIGENCES

Pour gérer les groupes d’exigences

1. Choisissez Exigences / Gérer les groupes exigences ou cliquez sur Gérer les groupes d’exigences

dans la fenêtre Insérer une exigence.


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2. Pour ajouter un groupe, procédez comme suit :

1. Positionnez le curseur dans la zone Nouveau groupe d’exigences.

Le format du groupe peut être libre ou contrôlé. Ce format est défini lors de la gestion du projet. Un

texte explicatif sur le format à respecter s’affiche.

2. Saisissez un nom de groupe.

3. Cliquez sur Ajouter le groupe.

4. Le pas d’incrémentation des numéros est défini à 10 par défaut. Vous pouvez modifier ce pas.

5. Saisissez une brève description du groupe.

6. Cliquez sur Enregistrer et Fermer.

3. Pour récupérer un groupe dans le document, procédez comme suit :

1. Cliquez sur Récupérer du document.

GDOC repère les exigences dont le nom est défini avec le style de paragraphe choisi dans l’onglet

Style et Options de la fenêtre Insérer une exigence. Leur nom s’inscrit dans la Liste des exigences

connues.

Remarque : GDOC vérifie que chaque groupe d’exigence récupéré est conforme au format indiqué

dans la base projet (cf. voir le chapitre Pour définir le format des exigences). Dans le cas d’une

erreur, GDOC affiche le champ en défaut.

2. Sélectionnez un nom d’exigence dans la liste.

3. Saisissez un Pas d’incrémentation et une Description.


4. Pour supprimer un groupe, procédez comme suit :

1. Sélectionnez un nom d’exigence dans la liste.

2. Cliquez sur Supprimer.

3. Confirmez la suppression.



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9.10. INSERER UN RENVOI SUR UNE EXIGENCE

Dans votre document, vous pouvez faire référence à une exigence insérée préalablement.

Dans ce cas, n’utilisez pas la fonction copier-coller de Word mais plutôt, les fonctions Copier-coller la

Référence proposées par GDOC.

Pour insérer un renvoi sur une exigence

1. Placez le curseur sur un nom d’exigence.

2. Choisissez Exigences / Copier la référence.

3. Placez le curseur dans le texte à l’endroit où vous souhaitez faire une référence à cette exigence.

4. Choisissez Exigences / Coller la référence.

GDOC insère un renvoi à la référence au point d’insertion.

9.11. INSERER UNE EXIGENCE AVEC BALISE

Il est utile de pouvoir faire reconnaître par un outil tiers comme REQTIFY, les textes qui forment

l’exigence. La reconnaissance est effectuée par des caractères particuliers appelés « balise ». Il existe ainsi

une balise de début et une balise de fin pour le titre de l’exigence, pour le corps la justification et toutes

les parties de l’exigence. GDOC utilise par défaut des balises qui ne correspondent pas à des caractères

souvent employés comme par exemples ‘M£’ et ‘£M’ pour les balises de titre afin de distinguer le texte

réel de ses balises. Vous pouvez cependant définir vos propres balises de reconnaissance. Dans ce cas,

elles sont valables pour l’ensemble du document.

Ce fonctionnement est opérationnel lorsque la coche « Format avec Balises » de l’écran Styles et Option

est renseigné.

Pour insérer une exigence avec un format Balise

1. Insérer une exigence

2. Sur l’onglet Styles et Options, choisissez « Format des Exigences avec balise »

3. Revenir sur l’onglet « Saisir les Exigences ». La fenêtre d’insertion des exigences est alors

complétée par des zones contenant les balises.

4. Le cas


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échéant, changer les balises,

5. Entrer les textes d’exigences,

6. Cliquez sur Insérer puis Fermer.

GDOC a inséré un texte avec les balises.

N£ TEST_FONC_EXIG_010 £N

M£ Mon titre d'exigence avec une balise £M

T£ Mon corps d'exigence balisé £T

La syntaxe d’un nom d’exigence en mode balise est la suivante (Les crochets indiquent une partie

optionnelle) :

BaliseOuvranteAliasDuDoc_GroupeExigence[_000][.0.0.0]BaliseFermante[\t][Commentaire]

Nota Bene :

Ce mode de fonctionnement ne permet pas l’ajout de préfixe. La balise de début du nom de l’exigence est

utilisée dans ce cas.

Pour changer une balise sur un document, appliquer la fonction Remplacer de Word.

Nota Bene :

Même en mode "Balises", il est possible de générer des matrices de traçabilité directement avec GDOC

(donc sans utiliser REQTIFY).

Pour cela, il faut préfixer les noms d'exigence avec l'alias du document suivi d'un "underscore".

Dans l'exemple ci-dessus, l'exigence PERFORMANCE_TEMPERATURE_010 est considérée par GDOC

comme faisant partie du document dont l'alias est SPEC1.

9.12. IMPORTER DES EXIGENCES DEPUIS UN FICHIER EXCEL

GDOC permet de récupérer des exigences listées dans un fichier Excel.

Le fichier doit contenir ce type de lignes :

Référence Titre Corps Justification Répond à dans Conformité Vérification Niveau

Pour importer ce fichier Excel remplie, n’oubliez pas de sauvegarder au préalable puis cliquez sur le


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menu Exigences / Importer des Exigences / Depuis Excel.

Une nouvelle fenêtre apparaît vous permettant de choisir le fichier à importer.

Une fois le fichier choisi, le traitement de création des exigences se lance, récupérant les données depuis

le fichier Excel.

Un fichier EXCEL modèle « ImportExigences.xls » est fourni dans la distribution de GDOC sous le

répertoire Outils/Exigences.

On peut dès à présent importer des exigences en mode balise et le champ remarque est maintenant

importé.

9.13. EXPCCORTER DES EXIGENCES VERS UN FICHIER XML

GDOC permet d’exporter des exigences contenues dans plusieurs documents vers un fichier XML.


1. Analyser les documents contenants les exigences comme indiqué au paragraphe 9.3

2. Puis dans le menu Exigences / Exporter des Exigences / En XML

On obtient alors dans le même répertoire que le document courant un fichier XML comme celui-ci :


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REMARQUE : L’export XML peut-être utile pour vérifier que GDOC a correctement analysé l’ensemble

des exigences des documents.

9.14. EXPORTER DES EXIGENCES VERS UN DOCUMENT EXCEL

GDOC permet d’exporter des exigences contenues vers un fichier Excel.


Préparer les exigences dans votre document

Puis dans le menu Exigences / Exporter des Exigences / Vers EXCEL

On obtient alors dans le même répertoire que le document courant un fichier Excel. Le corps et les

justifications ne sont pas exportés.

9.15. CREER UNE MATRICE DE TRAÇABILITE

GDOC permet la création de matrices de traçabilité. Deux types de matrices peuvent être produits :

Des Matrices de « couverture ». Il s'agit d'un tableau formé de deux parties:

les colonnes de gauche récapitulent les exigences définies dans un premier ensemble de

documents

Pour chaque exigence des colonnes de gauche, les colonnes de droite contiennent les exigences

qui y répondent (ces exigences étant trouvées dans un sur-ensemble du premier jeu de document).

des Matrices de « réponses ». Il s'agit d'un tableau formé de deux parties:

les colonnes de gauche récapitulent les exigences définies dans un premier ensemble de

documents

Pour chaque exigence des colonnes de gauche, les colonnes de droite contiennent les exigences

auxquelles elles répondent.

Il est également possible de procéder à l’analyse d’un document, sans générer de matrice. Cette

fonction est utile pour initialiser la boîte de dialogue d’insertion d’une exigence (ligne réponse),

comme indiqué au § 9.2

Cette fonction est activée automatiquement à partir du menu Exigences/ Matrice de traçabilité et Analyse

d’Exigences…. Elle permet de créer la matrice dans le document courant. Si vous souhaitez créer les

matrices dans un document à part, vous devez créer un nouveau document Word basé sur le modèle

GDOC.dot. Ce document n’aura pas la forme d’un modèle courant, mais toutes les fonctions des matrices.

Exemples de matrice de couverture

DOC1 Couvert part

Exigences Vérification Exigences Vérification Type Document


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CAD AG FCT 010 Contrôle visuel CAD LB FCT 010

CAD LB FCT 030

CAD CC FCT 010

Contrôle visuel

Contrôle visuel

Contrôle visuel

Répond à : Spécifications2

Spécifications2

Spécifications3

CAD AG FCT 020 Contrôle visuel CAD CC FCT 020 Contrôle visuel Répond à : Spécifications3

CAD AG FCT 030 Test CAD LB FCT 020 Test Répond à : Spécifications2

CAD AG FCT 040 Test

Besoins Couvert par

Exigences Titre Doc Pa

ge

Exigences Titre Doc Pag

e

HFONCT_VERSION_010.1H Gestion des versions

SPEC1 3 HCG_VERSION_010H Gestion des

versions avec un entier long

CG1 3

HGENE_MATERIEL_010H Windows SPEC1 3 HCG_MATERIEL_000.1H

HCG_MATERIEL_010H

Gestion des versions avec un entier long

Gestion des versions avec un entier long

CG2

CG2

3

3

HFONCT_LIVRAIS_020H Datapackage ECSS_M_50B

SPEC1 3

HFONCT_VERSION_020H Gestion des versions étendue 2

SPEC2 3 HCG_VERSION_010H Gestion des

versions avec un entier long

CG1 3

HFONCT_VERSION_030H Gestion des versions étendue 3

SPEC2 3

Tableau 1Exemples de matrices de couverture

Exemples de matrices de réponse Référence Page Type Exigence dans le document

MCA_MCO_OPC_010 26 Répond à : FUN-005 Spécifications1

MCA_MCO_IPC_010 27 Répond à : FUN-065 Spécifications2


MCA_MCO_IPC_030 27 Répond à : IMP-004 Spécifications2










Conception Répond au besoin

Exigences Titre Doc Page Exigences Titre Doc

Spec_Tech_1.doc#XGBMJVAZJ207

Conception_1.doc#XFEKIYMPQ238

Spec_Tech_1.doc#XFEKJAZAZ326

Conception_2.doc#XGGTIVQIX208

Conception_2.doc#XGGTIVQJH307

Spec_Tech_1.doc#XGCQJENXI382

Spec_Tech_2.doc#XFEKJBCDW238


Spec_Tech_2.doc#XFEKJIGYJ1


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Rév. : 00 Date : 06/10/2014



Conception Répond au besoin

Exigences Titre Doc Page Exigences Titre Doc

HCG_VERSION_010H Gestion des versions avec un entier long

CG1 3 HFONCT_VERSION_010.1H

HFONCT_VERSION_020H

Gestion des versions

Gestion des versions étendue 2

SPEC1

SPEC2

HCG_VERSION_030H Fonctionnalité en trop

CG1 3

HCG_MATERIEL_000.1H Gestion des versions avec un entier long

CG2 3 HGENE_MATERIEL_010H Windows SPEC1

HCG_MATERIEL_010H Gestion des versions avec un entier long

CG2 3 HGENE_MATERIEL_010H Windows SPEC1

HCG_MATERIEL_010.1H Gestion des versions avec un entier long

CG2 3 GENE_MATERIEL_200 SPEC1

Tableau 2Exemple de matrice de réponse

REMARQUE : Dans l'exemple ci-dessus, on peut voir que dans le document CG2, il est indiqué que

l'exigence HCG_MATERIEL_010.1H répond à l’exigence GENE_MATERIEL_200. Mais l'absence d'hyperlien

nous informe qu'en réalité, dans le document SPEC1, il n'y a aucune exigence qui porte cette référence !

Pour définir la liste des documents à analyser

1. Choisissez Exigences / Créer une matrice de traçabilité.

La fenêtre Créer une matrice de traçabilité s’affiche.


Spec_Tech_1.doc#XGBMJVAZJ207

Spec_Tech_2.doc#XFEKJBCDW238

Conception_1.doc#XGBMJWBTO345

Conception_2.doc#XGGTIVQIX208


Conception_2.doc#XGGTIVQJH307


Conception_2.doc#XGGTIWMMN405

Conception_2.doc#XGGTIWMMN405


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2. Cliquez sur Ajouter.

3. Saisissez l’alias du document à analyser (c’est à dire le nom utilisé dans d’autres document pour le

référencer) puis cliquez sur OK.

La fenêtre Word Ouvrir s’affiche.

4. Sélectionnez le chemin puis le nom physique du document à analyser.

5. Recommencez les opérations 2 à 4 pour tous les documents à analyser.

6. Si le document à analyser est le document courant cliquer sur Doc. Courant. Il sera automatiquement

rajouté, on vous demandera juste l’alias.

Remarque : Les documents réellement utilisés par GDOC (par rapport à ceux pointés par les alias) sont

déterminés de la manière suivante : Ce sont les documents ayant le même nom de fichier que celui

pointé par l'alias, mais on prendra en priorité le :

1. Doc en cours,

2. Doc situé dans le répertoire du doc en cours

3. Doc pointé par l'Alias

4. Doc dans un répertoire parent du Doc en cours

5. Doc dans un répertoire parent du répertoire DOS courant

Pour charger les documents référencés

1. Sélectionnez un des documents dans la liste Alias des documents à analyser.

2. Cliquez sur Charger.

GDOC ouvre et analyse le document sélectionné.

La liste des documents référencés s’affiche dans la liste Alias des documents à analyser.

3. Sélectionnez les documents un à un et indiquez le chemin et le nom physique de chaque document

dans la zone Nom physique du document.

Pour choisir le type de matrice à créer et les documents des "colonnes de gauche"

1. Cliquez sur Suivant >>.


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2. Choisissez un type de matrice :

Couverture du document,

Réponses : solutions apportées par un document en réponse à des exigences amont.

Aucune : Les documents seront analysés et les exigences chargées en mémoire, mais aucune

matrice ne sera créée. En revanche, dans la boîte de dialogue d'insertion d'une exigence, dans la

section "Répond à", la combobox contiendra toutes les exigences qui auront été chargées en

mémoire, ce qui facilite la saisie des lignes de réponse. Voir 9.3.

3. Sélectionnez les Documents dont les exigences doivent apparaître dans les "colonnes de gauche".

Pour sélectionner les documents à analyser:

Si vous avez référencé de nombreux documents, il est inutile que GDOC les analysent tous pour créer

certaines matrices. Pour cela une fenêtre permet de ne sélectionner que les documents voulus.

1. Cochez les documents à analyser


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1. Cliquez sur Suivant>>

Remarque : Pour que les hyperliens dans les "colonnes droites" des matrices de réponse soient actifs, il

faut demander à GDOC d'analyser les documents qui contiennent les exigences amont.


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Pour choisir les options

1. Cliquez sur Options.

2. Cochez les cases correspondant aux colonnes que vous souhaitez voir apparaître dans la matrice.

3. Cochez éventuellement Inclure les liens hypertexte.

Dans ce cas, en cliquant sur une référence dans la matrice, vous pourrez ouvrir le document référencé

et vous positionner sur cette référence. Mais la création de la matrice prendra beaucoup plus de temps.

Remarque : Si tous vos documents sont dans le même répertoire, décochez la case "inclure le

chemin des fichiers", sinon cochez la.


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Pour définir les paramètres avancés

1. Cliquez sur Avancés.

2. Cliquez sur l’onglet correspondant au type de matrice souhaité.

3. Saisissez le libellé de la première ligne de titre de votre matrice.

Vous pouvez saisir le mot clé $Alias. Dans ce cas le libellé correspondra à l’alias de votre document.

4. Saisissez les libellés des en-têtes des colonnes de votre matrice.

Si vous ne saisissez rien, les en-têtes de colonne s’afficheront vides.

5. Saisissez éventuellement la légende qui s’affichera sous la matrice.

Vous pouvez saisir le mot clé $Alias. Dans ce cas le libellé correspondra à l’alias de votre document.

Vous pouvez saisir le mot clé $Nom. Dans ce cas le libellé correspondra au nom physique de votre

document.

6. Cliquez sur OK.

Remarque : Les variables $Alias et $Nom ne fonctionnent que si il n'y a qu'un seul document utilisé pour

remplir les "colonnes de gauche"


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Pour lancer le traitement

1. Cliquez sur Suivant>>.

2. Saisissez éventuellement une chaîne de caractères dans la zone Filtre. Seules les exigences contenant

ces caractères (dans le nom de l’exigence, dans son corps ou dans les autres lignes) seront affichées

dans la matrice.

3. Cliquez sur Lancer le traitement.

Un sablier indique la progression du traitement.

4. Lorsque le traitement est terminé, cliquez sur Fermer.

La matrice créée est repérée par un signet. Lors de la prochaine création, vous pourrez choisir de


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remplacer la matrice existante.

9.16. EXTRAIRE UNE VUE

Une vue est un extrait de matrice. La matrice est filtrée à l’aide d’une chaîne de caractères. Seules les

lignes de la matrice contenant ces caractères (dans le nom de l’exigence ou dans une des autres colonnes)

seront affichées dans la vue.

Pour extraire une vue

1. Placez le curseur dans un tableau de matrice.

2. Choisissez Exigences / Extraire une vue.

La fenêtre s’affiche.

3. Saisissez une chaîne de caractères dans la zone Filtre. Seules les lignes de la matrice contenant ces

caractères (dans le nom de l’exigence ou dans une des autres colonnes) seront affichées dans la vue.

4. Décochez la case Créer un nouveau document si vous souhaitez créer la vue dans le document

contenant la matrice.

5. Cliquez sur Extraire.


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10. LE MODELE DE COMPTE-RENDU ET LA GESTION DES

ACTIONS

10.1. INTRODUCTION

Le Modèle de Compte-rendu de Réunion permet d’éditer des documents avec une page liminaire

simplifiée et un tableau récapitulatif des

actions décidées lors de la réunion. Ce

modèle est diffusé avec les modèles

GDOC dont il reprend certains panneaux

d’informations. De l’autre côté, il est

possible de créer des actions dans un

modèle de Note Technique.

Pour créer un compte-rendu de réunion,

il convient de créer un document

nouveau à partir du modèle appelé

Modèle CRR.

Lors de l’initialisation du document,

WORD demande si le document doit être

associé à un projet existant déclaré dans

une base de données GDOC. Dans ce

cas, l’utilisateur peut créer, modifier,

récupérer les informations des personnes

déclarées dans la base de données et éviter ainsi des saisies fastidieuses et des erreurs.


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Après ce choix, GDOC demande de choisir la base du projet. La fenêtre suivante est affichée.

Il convient de choisir une base GDOC comme indiqué au chapitre6.1. A ce stade toutes les informations

sont disponibles pour réaliser les activités suivantes à partir du modèle choisi:

- Editer la page liminaire

- Créer & Modifier des Actions

- Créer le tableau récapitulatif des actions

- Créer un fichier EXCEL pour une exportation future vers BAGHERA.

- Choisir un modèle personnalisé d’actions.

Ces activités sont atteignables avec la barre d’outils disponible dans le menu de WORD.

Ajouter une action

Tableau des actions

Fichier Excel

Permet de choisir un modèle

personnalisé d’actions


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10.2. EDITER LA PAGE LIMINAIRE DU COMPTE-RENDU

Le compte-rendu est un document dont la page liminaire est simplifiée. Un assistant permet d’éditer la

page liminaire du compte-rendu.

Pour éditer la Page Liminaire

1. Cliquer sur dans la barre

d’outils principale de GDOC.

La fenêtre suivante s’affiche.

2. Entrer les valeurs concernant la

réunion.

La date de la réunion et la date de la rédaction sont initialisées à la date du jour. Le cas échéant, entrer

les valeurs concernant la date, l’heure et le lieu de la prochaine réunion.

3. Dans l'onglet Nomenclature,

entrer la nomenclature du

document et ses métadonnées

(Code projet, type doc…)

Remarques : La Nomenclature du

document sera utilisée comme

racine pour la création de l’action

lors de son import futur dans

BAGHERA.

4. Cliquer sur OK pour valider

A l’issue de la validation, le

document est automatiquement mis à

jour avec les données renseignées

dans le panneau.


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Pour Modifier la Page Liminaire

Pour modifier les informations entrées, il existe deux possibilités:

1. Editer à nouveau la page liminaire du compte-rendu. Dans ce cas, le panneau s’initialise avec les

données présentes dans le document. Ce choix est recommandé.

2. Renseigner directement les signets du document WORD.

Dans ce cas, il convient de faire attention à ne pas détruire

le signet. Les signets sont indiqués par des marques [ et ]

grisés.

Pour information : Au cas où un signet est détruit, on peut

copier le texte de la zone correspondante à partir d’un

nouveau document vierge Modèle de Compte-rendu puis

coller dans le document endommagé.

En passant par le Menu Document/Gestion du document on se retrouve avec une IHM de gestion

liminaires plus complète :

Vous trouvez les mêmes onglets que la note technique. Seul l’onglet CRR regroupe les informations

liminaires d’un compte rendu sur les données de la réunion (Objet, Ordre du jour, etc.). Il remplace

dans la note technique l’onglet Titre (titre, type de document, etc.…).


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10.3. DEFINIR LES AUTEURS, PARTICIPANTS ET LA LISTE DE

DIFFUSION

Le modèle de compte-rendu possède dans sa page liminaire les informations concernant les auteurs,

participants et le mode de diffusion. Deux assistants permettent d’entrer ces informations.

Pour définir les auteurs, les valideurs

Deux possibilités sont offertes :

1. Cliquer sur Auteurs, Valideurs Application de la page

liminaire.

Ou bien

1. Cliquer sur l’icône Auteurs, Valideurs Application de la

barre de menu.

Dans les 2 cas, la fenêtre suivante s’affiche. Elle est homogène

avec celle du modèle Note Technique et fonctionne de la même

façon.

2. Cliquer sur OK

Les personnes choisies apparaissent alors dans le tableau de validation de la page liminaire.

Trucs et Astuces : Pour aller plus vite encore…en mode expert la protection contre la corruption

Mettez le curseur dans éléments de diffusion connus, tapez les premières lettres du nom de la

personne à mettre en diffusion. Lorsque son nom s'affiche, taper 2 fois sur la touche

On peut entrer directement le nom des personnes dans ce tableau. Dans ce cas, il convient de faire

attention à l’orthographe des personnes pour pouvoir bénéficier de la fonction de recherche de la BPI (ou

de l’email) et de ne pas casser les signets !

En cliquant directement sur le nom d’un auteur vous pouvez le gérer, c'est-à-dire le modifier ou le

supprimer, en mode Maximale


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Pour Sélectionner et Ajouter des Participants

Deux possibilités sont offertes :

1. Cliquer sur Participants et Diffusion de la page

liminaire.

Ou bien

1. Cliquer sur l’icône Liste de Diffusion de la barre

de menu.

Dans les 2 cas, la fenêtre suivante s’affiche. Elle est

homogène avec celle du modèle Note Technique et

fonctionne de la même façon.

La liste déroulante Personne est initialisée avec les

personnes de la base GDOC et toutes les personnes

connues du document :

- auteurs,

- responsables d’action,

- participants et personnes en diffusion,

Vous pouvez sélectionner les personnes ayant participé à la réunion dans la liste proposée.

Pour les ajouter à la liste des participants, on clique

sur le bouton Ajouter. Pour information, les premiers

éléments de la liste sont les personnes apparaissant

dans le compte-rendu comme participants, en

diffusion, et les auteurs et valideurs. Il suffit d’entrer

les premières lettres du nom pour être positionné

directement sur l’élément de liste correspondant.

Il est possible d’ajouter un participant alors qu’il n’est pas déclaré dans la base de données du projet. Il

convient de saisir son nom et prénom dans le champ et d’appuyer sur le bouton Ajouter. Cette personne

est alors automatiquement ajoutée à la liste.

2. Cliquer sur OK. Les personnes choisies apparaissent alors dans le tableau de diffusion présenté ci-

après.


GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014

Rév. : 00 Date : 06/10/2014



La diffusion des personnes internes est effectuée avec la BPI, tandis que celle des personnes externes est

réalisée avec l’email quand il est connu.

Pour retrouver la liste de diffusion standard

Cette fonction permet de retrouver automatiquement la liste de diffusion standard du projet. Elle est

automatiquement déclenchée si la liste de diffusion est vide.

1. Cliquer « Retrouver les listes par défaut », permet de positionner automatiquement les personnes

appartenant à la liste de diffusion par défaut.

La liste de diffusion est automatiquement purgée des personnes apparaissant dans la liste des auteurs,

valideurs, et participants à la réunion afin d’éviter des doublons de diffusion.

Pour ajouter les personnes qui sont impliquées dans des actions

Cette fonction permet d’ajouter à la liste de diffusion les personnes qui sont impliquées dans des actions

dans ce document

1. Cliquer «Personnes en action»,

Pour transférer des personnes

Cette fonction permet de transférer de la liste des participants à la

liste de diffusion (et vice-versa), évitant ainsi des clics et des

sélections de personne nombreux.

1. Sélectionner un participant

2. Cliquer Transférer dans la zone Participants. La personne est

transférée dans la liste de diffusion.

3. Sélectionner une personne en Diffusion

4. Cliquer Transférer dans la zone Diffusion. La personne est

transférée dans la liste de Participants.


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Pour ajouter les informations d’une personne dans le corps du document.

Dans la barre d’outils GDOC existe un bouton qui permet de choisir une personne enregistrée dans la

base et de rajouter ses informations dans le corps du document.

Ici si on clique sur OK, GDOC rajoute : Adrian LOPEZ-RUFIAN (ASTEK SO).


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10.4. CHOISIR UN MODELE PERSONNALISE D’ACTIONS

Si on utilise la fonction d’ajout d’actions, on se rend compte que toutes les actions ont la même mise en

page et ne peuvent pas être facilement modifiées.

Pour pallier à ce problème il est désormais possible de charger un document Word contenant une action

préalablement modifiée qui servira d’exemple à GDOC pour créer les prochaines actions du document.

Cliquez sur

Cette IHM apparaît :

Ici GDOC vous demande de choisir le mode de fonctionnement des Actions. En cliquant sur « Modèle

d’action personnalisé présent dans un autre document » vous pouvez choisir le fichier contenant le modèle

d’action.

Créer un modèle d’action :

1) Faites un nouveau fichier Word et copier y une action d’un de vos compte rendus.

2) Modifier l’action en évitant de toucher au signet. Par exemple, modifiez les styles des libellés.

3) Sauvegarder le document.

4) Votre modèle personnalisé est disponible.


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10.5. CREER OU MODIFIER UNE ACTION

Le modèle de Compte-rendu permet de créer des zones de texte correspondant à des actions. Cette

fonction est aussi disponible depuis le menu Document / Action / Créer une action afin d’en bénéficier

dans les modèles NT et JE.

Pour créer une action,

Se positionner dans le document à l’endroit où l’action doit être déclarée.

1. Cliquer sur l’ajout d’Action dans la barre

d’outils Compte-Rendu

Si l’insertion de l’action est possible à l’endroit

indiqué, la fenêtre suivante s’affiche.

Dans le cas contraire, GDOC demande à déplacer

le curseur d’insertion en dehors des signets.

2. Vérifier les informations par défaut de l’action.

L’initiateur de l’action est le premier

auteur du document.

Le n° d’action proposée par le modèle

correspond au nombre d’action du

document.

L’état de l’action est positionné à

« Ouverte »

La date de fin au plus tard est positionnée

dans 15 jours.

3. Entrer les informations concernant l’action

proposée :

Entrer la date échéance : La date

d’échéance peut être saisie à l’aide du

texte et/ou d’un nombre de jours à partir de la date du jour

Le libellé de l’action.

Des remarques éventuelles : Par exemple un élément d’Organigramme Technique

L’initiateur, le responsable de l’action et le responsable de clôture.

Entrer l’état parmi la liste des états possibles BAGHERA.

Pour information, l’initiateur est initialisé avec le premier auteur du document. Les personnes

apparaissant dans le compte-rendu sont proposées en tête de liste. On peut aussi ajouter une personne

non déclarée.

4. Cliquer OK


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Rév. : 00 Date : 06/10/2014



A l’issue de l’insertion, l’action est affichée dans le document à l’endroit initial de l’insertion dans les

styles propres aux actions.

Pour information :

Chaque donnée de l’Action est affichée dans WORD avec un style propre basé sur le style

StyleACTION. Par exemple : Le style StyleACTION_ETAT est employé pour représenter l’état des

actions. On peut modifier ce style dans le document.

Il est possible de modifier le style par défaut. Il faut alors se référer à la partie Administration de

GDOC (voir DR2 (Manuel Administration)).

Pour modifier une action,

Vous pouvez modifier une action préalablement enregistrée,

1. Positionner le curseur dans l’action en modification.

Le panneau action est initialisé avec les données de l’action en cours.

ou

1. Cliquer sur le bouton Action.

La fenêtre d’action est affichée, les valeurs sont initialisées avecles boutons du

panneau de modification permettent de se déplacer vers

l’action courante ou précédente.

2. Effectuer les modifications.

Valider la modification par le bouton Appliquer. La mise à jour de l’action est effectuée.

3. Cliquer OK. La mise à jour de l’action est effectuée et la fenêtre est fermée.

Pour information, les opérations suivantes sont possibles sous Word directement

déplacement des textes produits par le panneau. Il faut sélectionner l’ensemble du signet

correspondant et le déplacer.

Changement des textes. Attention : il ne faut pas détruire les signets.

Boutons magnétoscopes


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Rév. : 00 Date : 06/10/2014



Remise en forme du texte ou partie de texte.

Cas particulier de la Modification de la référence d’action

Lorsque la référence de l’action est modifiée, GDOC propose d’effectuer la même modification sur

l’ensemble des actions du document.

Cette fonction est utile

lorsque vous souhaitez

initialiser un nouveau

document à partir d’un

ancien document

comportant des actions,

ou lorsque le document

change de référence ou lorsque la référence n’est pas connue au moment de la création du document. Dans

ces trois cas, GDOC propose le changement de référence.

Il n’est pas possible d’annuler les conséquences de cette fonction.

10.6. RENUMEROTER LES ACTIONS

Il est possible de numéroter les actions dans

l’ordre d’apparition dans le document.

Il convient de déclencher le menu Document /

Action/ Renuméroter les actions.

Et dee confirmer puis d’entrer le numéro de la

première action.

Remarque, Seules les actions possédant la

même référence que la nomenclature du

document sont numérotées.

Il n’est pas possible d’annuler les conséquences

de cette fonction.


GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014

Rév. : 00 Date : 06/10/2014



10.7. CREER LE TABLEAU RECAPITULATIF DES ACTIONS

Cette fonction permet de lister l’ensemble des actions du document dans un tableau récapitulatif.

1. Cliquer sur qui représente le bouton de mise à jour

du document

2. Choisissez la mise à jour du tableau récapitulatif

3. Cliquer sur Mise à jour

Vous trouverez d’autres informations sur les mises à jour

possibles au chapitre Mettre à jour les champs

A l’issue de l’opération, le tableau récapitulatif a été mis à

jour.

Il est classé par ordre chronologique croissant sur

l’échéance de l’action.

Vous pouvez rajouter des colonnes au tableau récapitulatif des actions.

Ici ajout de la colonne OT

Les informations saisies dans ces colonnes ne seront pas supprimées lors de la mise à jour du tableau des

actions. Si les actions sont renommées et que leurs positions dans le tableau sont modifiées, les

informations dans les colonnes supplémentaires seront déplacées en même temps que les actions.


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Rév. : 00 Date : 06/10/2014



10.8. CREER UN FICHIER EXCEL DES ACTIONS

Cette fonction permet de préparer un fichier EXCEL qui contient les données nécessaires à leur

importation dans la base de données BAGHERA, via Baghera Web.

1. Cliquer sur pour produire un fichier Excel. La fenêtre suivante s’affiche.

Cette fonction n’est opérationnelle qu’après avoir donné une référence au document.13

2. Vérifier le nom du fichier de destination proposé.

Par défaut, il correspond à la nomenclature et au suffixe « Action » dans le même répertoire où se

trouve le document en cours d’édition.

Vous pouvez choisir le répertoire d’exportation et un autre nom de destination en cliquant le bouton

Rechercher.

3. Cliquer sur OK

Le fichier EXCEL est produit après la constitution ou la mise à jour du tableau récapitulatif des

actions. Le cas échéant, EXCEL vous avertit s’il faut écraser un fichier existant. Le fichier contient

toutes les données initialisées dans le document précédent.

13 Nota bene : L’import des actions dans BAGHERA sera possible seulement après avoir créé une référence documentaire dans BAGHERA

pour le document..


GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014

Rév. : 00 Date : 06/10/2014



Trucs et Astuces :

Ce fichier peut alors être utilisé comme fichier source pour l’importation des actions dans BAGHERA.

On peut se référer au « EC/OPE/BDO/DOC/044 4/8 "BAGHERA DOC – SPECIFICATION

UTILISATEUR POUR BAGHERA WEB V4.8 » pour de plus amples détails sur la fonction de

BAGHERA. Des copies d’écran décrivant le processus sont disponibles en Annexe D : IMPORT DES

ACTIONS AVEC BAGHERA

Remarques :

Seules les actions Ouvertes ayant la même référence que le document, sont créées dans le fichier

EXCEL.

Des messages d’informations sont affichés dans les cas suivants :

Pas de n° local d’Action

Pas d’état

Pas de date d’ouverture

Mauvaise date

Pas de date de Fin prévu

Pas de Libellé

Pas d’initiateur

Pas de Responsable de Clôture

Pour information, les champs de l’action au sens de BAGHERA sont initialisés avec les valeurs

suivantes :

Champ

BAGHERA

Obligatoire Type de

Valeur

Valeur

Transférée

Valeur Initiale

Numéro Local Oui Chaîne14 Reference et n° de l’action Reference du

document

Libellé Oui Chaîne Libellé de l’action

Criticité Non Chaîne Vide

Contexte Non Chaîne Vide

Etat Oui Chaîne Etat de l’action « Ouvert »

Date Ouverture Oui Date Date de la réunion Date du jour

Date Fin prévue Oui Date Date de fin de l’action Date du jour+15

jours

Date Clôture Non Date Vide

Reference de la

documentation

Non Chaîne15 Nomenclature du document

Edition Doc Init Non Nombre Edition du document « 1 »

Révision Doc

Init

Non Nombre Révision du document « 0 »

Responsable Non Personne16 Responsable de l’action

14 Chaine de caractères 15 Chaîne de caractères


GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014

Rév. : 00 Date : 06/10/2014



Champ

BAGHERA

Obligatoire Type de

Valeur

Valeur

Transférée

Valeur Initiale

Initiateur Oui Personne Initiateur de l’action Auteur du Compte-

rendu

Responsable

Clôture

Oui Personne Responsable de clôture de

l’action

Remarques Non Chaîne

longue17

Remarques sur l’action

Code projet Oui Chaîne Code du projet

Réponse Non Chaîne Réponse

10.9. DIFFUSER LE COMPTE-RENDU PAR EMAIL

Pour diffuser un compte-rendu par Email, il suffit de

renseigner la liste de diffusion comme indiqué au

paragraphe ‎9.3, puis dans la boîte de dialogue de

diffusion, cliquer sur le bouton Diffuser par Email…

16 Personne connue de BAGHERA 17 1000 caractères maximum.


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Rév. : 00 Date : 06/10/2014



11. CREER UN DATAPACKAGE ECSS_M_50B

11.1. INTRODUCTION

La norme ECSS_M_50B définit la

forme des échanges de document entre

les acteurs du domaine spatial.

La forme principale d’échange est

appelé le DATAPACKAGE, en fait un

fichier compressé comprenant les

documents de l’échange et les

métadonnées décrivant ces documents

échangés. Les métadonnées sont

stockées dans un fichier XML inclut

lui-même dans le datapackage.

Consulter l’adresse http://www.ecss.nl/ pour de plus amples détails sur les normes ECSS.

GDOC permet de créer automatiquement un DATAPACKAGE à la norme ECSS_M_50B incluant les

métadonnées retrouvées depuis les pages liminaires du document en cours d’édition.

11.2. MISE EN OEUVRE

Pour créer un datapackage

1. Dans WORD, choisissez Document/Export ECSS_M_50B

2. Répondez OK

3. Attendez que la fenêtre du compresseur de données ait disparu

4. Vérifiez que le datapackage est correctement produit dans le même répertoire que le document

initial.

Nota Bene :

Tous les contenus ayant le même nom de fichier que le document Word, mais avec une extension

différente seront incorporés dans le datapackage en tant que contenus multiples associés au document

courant.

Les erreurs suivantes peuvent se produire

Le document n’est pas enregistré.

Les numéros d’Edition et de Révision du document ne sont pas corrects.

http://www.ecss.nl/


GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014

Rév. : 00 Date : 06/10/2014



La référence du document n’est pas correcte.

Il n’y a pas d’auteur

Pour information :

L’ensemble de ces métadonnées et le datapackage lui-même peuvent être édités avec l’outil BagheraSmart

fourni par le CNES.

On peut aussi visualiser le contenu du datapackage avec un utilitaire de compression/décompression de

données ainsi que le contenu des métadonnées avec Internet Explorer ou tout autre outil de visualisation

ou d’édition XML.

Le chapitre suivant donne les équivalences entre la norme et les signets de GDOC.

11.3. EQUIVALENCE NORME ECSS-M_50B AVEC GDOC

On peut se référer au document DR1 (Draft of Technical Note Mapping ECSS_M_50_B / GDOC) pour

connaître précisément l’équivalence des méta-données ECSS avec le contenu des pages liminaires du

document. Le tableau suivant décrit l’équivalence des métadonnées les plus significatives.

Nom

Norme et Description Equivalence GDOC

title Document title : The title specifies the formal

designation of the specific group of product information

of interest. The title need not be specified for a

particular Element_identification. .

Titre du document

Voir le chapitre 6.16.2 Identité pour la Note

technique et le chapitre 10.2 Editer la page

liminaire du compte-rendu pour le Compte-rendu

status_code Life cycle or working process stage: The status_code

specifies the process stage of the information

Etat du mode DRAFT

OUI => In Preparation

NON => Released

change_level 1st level version level (issue)

The change_level specifies the latest alteration made to

a File, Item, or Tdp_ element as part of a revision. The

change_level need not be specified for a particular

Change_identification.

Edition du document

Voir le chapitre 6.16.4 Références pour la Note


liminaire du compte-rendu pour le Compte-rendu

date

specific_time

1st level version date (issue) :

The change_date specifies either the date and time that

the change_level was advanced or the date and time of

the change. The change_date need not be specified for a

particular Change_identification.

Date de l’Edition du document

issue_level 2st level version level (revision):

The issue_level specifies the issue number of the File,

Item , or Tdp_element. The issue_level need not be

specified for a particular Change_identification.

Revision du Document


GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014

Rév. : 00 Date : 06/10/2014



Nom


date

specific_time

2st level version date (revision):

The issue_date specifies the date and time that the

activity issued the File, Item, or Tdp_element. The

issue_date need not be specified for a particular

Change_identification.

Date de la révision du document

document_ab

stract

list of abstracts (in several languages if needed):

The document_abstract specifies a brief overview of the

document or Tdp_element. The document_abstract need

not be specified for a particular Header

Résumé du document

Voir le chapitre 6.16.4 pour la Note technique et

le chapitre 10.2 Editer la page liminaire du

compte-rendu pour le Compte-rendu

authors (list) Specifies the list of authors for the document. :

A Person is an individual with legal rights and duties. A

person shall be uniquely identified for purposes of a data

exchange.

A person must exist in the database section

Toutes les personnes Auteurs, Valideurs,

Contrôleurs et Pour Application.

Voir le chapitre 6.5 Sélectionner les auteurs,

valideurs et application pour la Note


liminaire du compte-rendu pour le Compte-

rendu. La façon de rentrer les auteurs de GDOC

influe sur le comportement de l’exportation.

Par exemple le fait d’insérer « T. Warrot » va

faire que T soit considéré comme le prénom et

Warrot comme le nom. Alors que « Warrot

Thierry » sera considéré comme Warrot=nom et

Thierry=prénom.

Les auteurs peuvent être séparés par des virgules.

Nota Bene : GDOC considère que les personnes

sont déclarées appartiennent à la société éditrice

du document.

element_code

(list)

Type of document :

The element_code specifies the classification code for a

Tdp_element

Type du document : Sous-Partie de la

Nomenclature du document.

Voir le chapitre 6.16.2 Identité pour la Note

technique

keyword

(list)

Specifies the list of keywords in the document :

The document_keywords specifies words that describe

the main thought or topic of a document or Tdp_-

element. The document_keywords need not be specified

for a particular Header. There may be more than one

keywords for a Header

Les Mots clés du document

Voir le chapitre ‎6.11.4C

Pour un meilleur résultat, il convient de séparer

les mots par des « virgules ».

Le point ‘.’ n’est pas considéré comme séparateur

de mots clé.

changes_man

aged_by_sen

der

Specifies whether the element is configuration managed

by the TDP issuying company

Indique si le document est géré en configuration

Faux => False

Vrai=> True

Voir le chapitre 6.16.4 Références pour la Note

technique


GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014

Rév. : 00 Date : 06/10/2014



Nom


Company

.design_activi

ty_code

Issuing company code

The design_activity_code specifies a company identifier

code for the Design_authority responsible for the design

content. The design_activity_code need not be specified

for a particular Design_authority.

NOTE Many industry associations and governments

assign unique design_activity_cod es to each company

Société

Voir le chapitre Suivant

Company

.name

Company name

The name specifies the textual label the company is

known by

Company

.address

Company's address

The address specifies the electronic or physical location

where the company can be interfaced with. The address

need not be specified for a particular Company

11.4. SOCIÉTÉ EDITRICE DU DOCUMENT

Il est rappelé que GDOC considère que les auteurs référencés dans le XML sont considérés comme

appartenant à la société éditrice du document. GDOC produit les informations XML correspondant à la

société éditrice du document à partir des règles ci-après. Elles privilégient les informations visibles et

imprimées.

Attribut « Company.Design_activity_code » :

Correspond à la valeur du signet

gECSSM50B_COMPANY_DESIGN puis à défaut le

signet gdocEMETTEUR puis à défaut la propriété

« design_activity_code »

Attribut « Company.name » : Correspond à la

valeur du signet gECSSM50B_COMPANY_NAME

puis à défaut le signet gdocDIRECTION puis à défaut

la propriété « Société » (voir le menu

Fichier/Propriétés du document de WORD).

Attribut « Company.address » : Correspond à la valeur

du signet gECSSM50B_COMPANY_ADDRESS puis à

défaut à la propriété personnallisée « address » (voir le

menu Fichier/Propriétés onglet personnaliser du

document de WORD) puis à défaut la valeur « unknown


GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014

Rév. : 00 Date : 06/10/2014



address ».

Remarques : Après chaque mise à jour du document les valeurs XML liées à la norme ECSSM50B sont

recopiées dans les propriétés personnalisées du document. Ainsi on retrouve les valeurs « issue_level »,

« issue_date » etc… Cette fonction permet de visualiser exactement ce qui est produit dans le

datapackage.

Il existe une possibilité de produire un DPT à partir d’un document non GDOC. On peut se référer au

document CDR3C dans son chapitre « Créer un Datapackage ».

11.5. GENERATION RECURSIVE DE DATAPACKAGES

Grâce à la fonction de génération récursive de Datapackage, il est possible de générer les Datapackages

associés à tous les documents GDOC présents dans une arborescence de répertoires.

La fonction est accessible via le menu : Document/ECSS_M_50B/Export ECSS_M_50B Récursif…


GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014

Rév. : 00 Date : 06/10/2014



12. QUESTIONS FREQUEMMENT POSEES (FAQ)

12.1. LA BARRE D'OUTIL DE GDOC N'APPARAIT PAS

Ceci peut-être dû aux facteurs suivants:

1. Soit votre document n'est pas ou plus rattaché à une mise en page (modèle) GDOC (Soit le

document a été créé sur un autre poste pour lequel l'emplacement de GDOC est différent, soit une

nouvelle version de GDOC a été mise en place,…)

Pour rattacher votre document à un modèle GDOC, reportez-vous au §12.3.

2. Soit l'exécution de macros n'est pas autorisée sur votre poste.

Dans le menu Outils/Macro/Sécurité, vérifiez que vous avez les paramètres indiqués ci-dessous,

puis cliquez OK, fermez Word complètement et ré-ouvrez votre document.

3. Soit la barre d'outils est cachée.

dans le menu Affichage/Barres d'outils, vérifiez que GDOC ou GCRR est coché (éventuellement

vous pouvez aussi cocher GDOC Déplacement)


GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014

Rév. : 00 Date : 06/10/2014



12.2. QUELLE EST LA VERSION DE GDOC DE MON POSTE ?

. On peut visualiser les informations relatives à la version depuis le menu A propos de GDOC.

Une politique de déploiement et de support de GDOC est assurée par la DSI.

Elle favorise la mise à jour permanente (voire automatique) des modèles GDOC au sein du CNES tout en

assurant la compatibilité ascendante.

12.3. COMMENT CHANGER DE VERSION DE MODELE GDOC ?

Pour changer la version du modèle GDOC associée à un document, la démarche à suivre est la suivante:

1. Ouvrir le document avec Word

2. Si le document a les pages liminaires verrouillées (cf. §‎4.6), il convient de le déverrouiller avec la

commande Word :

Outils/Oter la protection (Word 97) ou Révison/Restreindre la modification (Word 2010)

et de donner le mot de passe "gdoc" (sans les guillemets).

3. Dans le menu Outil/Modèles et compléments, cliquez sur le bouton "Attacher…"


GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014

Rév. : 00 Date : 06/10/2014



4. Sélectionner le modèle GDOC que vous souhaitez associer à votre document

5. Sélectionner la ligne GDOC.dot

6. Cliquer le bouton "Supprimer"

7. Cliquer OK

8. Sauvegarder votre document

9. Fermer complètement Word

10. Ré-ouvrez votre document

11. Vérifiez que votre document est bien attaché au modèle que vous souhaitiez

12.4. COMMENT PARTAGER UN DOCUMENT GDOC AVEC DES

PARTENAIRES EXTERNES

De deux choses l'une: soit votre partenaire utilise GDOC et dans ce cas il n'y a rien de spécial à faire, soit

il ne l'utilise pas.

Dans ce deuxième cas, il est prudent de Verrouiller les pages liminaires de votre document pour interdire

à votre partenaire de les modifier sans GDOC, ce qui conduirait à casser les signets des pages liminaires.

Pour activer le verrouillage des pages liminaires, reportez-vous au §‎4.6.


GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014

Rév. : 00 Date : 06/10/2014



12.5. QUELLE EST LA COMPTABILITE DE GDOC AVEC MON

DOCUMENT ?

A priori, la compatibilité est complète puisque les versions de GDOC ont pour but d’améliorer et

d’ajouter des fonctions supplémentaires.

Bien entendu, une régression fonctionnelle peut être détectée et il convient dans ce cas de le signaler

immédiatement via Assistance 56.

12.6. QUELLE EST LA COMPTABILITE DE GDOC AVEC MA BASE ?

Bien entendu, GDOC possède une compatibilité ascendante c'est-à-dire que GDOC V4.1.x fonctionne sur

des bases anciennes après les avoir mises à jour.

La compatibilité descendante de GDOC V3 est assurée jusqu’à la version 4.1.x. En d’autres termes,

GDOC V3.x est compatible avec une base crée ou mise à jour avec une version GDOC V4.1.x).

A partir de la version V4.2.0, la compatibilité descendante n’est plus assurée et les clients antérieurs (par

exemple GDOC V3 et GDOC V4.1) ne pourront plus fonctionner avec des bases crées ou modifiées avec

une version V4.2.

12.7. GDOC NE TROUVE PLUS LA BASE

Si vous partagez un projet avec plusieurs autres utilisateurs, il est possible que la base soit installée sur un

serveur et que GDOC ait perdu son adresse.

Dans ce cas, indiquez le chemin de la base en adresse réseau et pas en adresse absolue (cette adresse

utilise les lecteurs logiques connectés à un répertoire). Le chemin en adresse réseau s’écrit par exemple :

\\nom_serveur\noms_répertoires\nom_base.mdb

1. Cliquez sur .

2. Cliquez sur rechercher une base.

3. Choisissez Voisinage Réseau (Windows 98), ou Favoris réseau (à partir de Windows 2000).

4. Choisissez Tout le réseau.

5. Choisissez le nom du serveur sur lequel se trouve la base.

6. Choisissez le répertoire dans lequel se trouve la base.

7. Sélectionnez la base.

12.8. LES EN-TETES NE SONT PAS CORRECTES

Les informations situées dans les en-têtes ne doivent pas être corrigées manuellement. En effet, les en-

têtes et pieds de page reprennent les informations inscrites sur la page de garde du document.


GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014

Rév. : 00 Date : 06/10/2014



Pour mettre à jour les en-têtes, choisissez Document / Mise à jour.

Si le problème persiste, mettez à jour les informations inscrites sur la page de garde du document.

12.9. DISQUE SATURE OU TROP DE FICHIERS OUVERTS

Lorsqu’ un document est partagé sur un réseau entre plusieurs utilisateurs, il arrive que Word perde des

références. Cela se traduit par la création d'un fichier temporaire sur le disque local d'un des utilisateurs,

ce fichier étant référencé dans le document. Un autre utilisateur qui ouvre le document n'aura pas ce

fichier temporaire et lorsqu'il voudra faire un enregistrement il obtiendra le message "Disque saturé ou

trop de fichiers ouverts". Pour remédier à ce problème une fonction a été créée dans GDOC:

1 Choisissez l'option Document / Options avancées… / Système / Supprimer les références manquantes!

Remarque : cette fonction est appelée automatiquement lors de la mise à jour du document.

12.10. COMMENT UTILISER DES DOCUMENTS NON-CREES AVEC

GDOC

Vous pouvez récupérer le contenu d’un document créé avec un modèle quelconque pour l’insérer dans un

document GDOC.

1. Copiez-collez le corps du document existant dans votre document GDOC.

2. Si le document existant comprend des annexes, insérez des annexes dans votre document GDOC,

puis copiez-collez le corps des annexes (sans les titres).

12.11. MON DOCUMENT N’EST PAS ATTACHE A UNE BASE,

COMMENT MODIFIER LA PAGE DE GARDE ?

Avec GDOC, on modifie les pages liminaires avec les panneaux d’information même si le document n’est

pas attaché à une base.

Il convient donc de déclencher les fonctions GDOC correspondantes pour modifier la page d’entête.

Seules exceptions (puisqu’elles appartiennent à la base):

- le nom de projet

- les informations administratives

Il convient d’aller modifier les valeurs

des signets.

On peut aussi atteindre directement les

signets par la fonction Edition/Atteindre

Signet et choisir le signet correspondant.


GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014

Rév. : 00 Date : 06/10/2014



Attention : Cette action n’est pas recommandée car vous pouvez détruire le signet par inadvertance.

12.12. LE CORRECTEUR ORTHOGRAPHIQUE NE FONCTIONNE PAS

POUR MON MODELE ANGLAIS

Il peut arriver que des textes dans des modèles anglais de GDOC ne soient pas traités avec la langue

anglaise particulièrement pour les textes mis dans les Exigences ou bien les Actions. Les explications

suivantes vous permettront de comprendre les mécanismes mis en jeu.

Tous les styles utilisés dans GDOC sont basés sur le style normal de WORD. Par exemple le style

« Exigences Titre » est basé sur le style « Exigences Corps » qui est lui-même basé sur le style Normal.

Ici le style exigences Titre

Ici le style exigences Corps

Ici le style Normal

Il n’y a pas de lien entre les styles et la nature de la langue employée. Pour information, lors de

l’utilisation d’un format anglais de GDOC (modèle *_en), le style « Normal » a la langue anglaise par

défaut. La « langue » est alors répercutée sur les styles dérivés.

Plus bas, le texte a une langue française : Le correcteur orthographique signale une erreur au niveau du

mot « title »

Exigence title

Next text is an English text. The orthographical corrector announces an error for the word “Exigence”

(Note that the correct word is “Exigency”).

Exigence title

En principe, le fonctionnement des modèles GDOC est cohérent puisque les formats Anglais ajoutent la

langue anglaise au style « Normal ».

Cependant, lors de l’initialisation des styles dans les modèles *_en, la langue originale a été copiée depuis

le style original au niveau de « Exigences Corps ». WORD fonctionne alors avec une surcharge de la

langue au niveau du style « Exigences Corps ». Les textes d’exigences dans des formats anglais de

GDOC sont vus par WORD comme du français.

Pour changer ce fonctionnement, il convient de

modifier le style au niveau «Exigences Corps »

et d’associer la même langue que la langue du

style Normal (voir la commande WORD

Format/Styles/Modifier/Langue).

Après cette opération, WORD n’effectue plus de

surcharge. Les textes du style « Exigence » sont

alors traités comme des textes dérivant du style

« Normal » donc bénéficiant de la langue

anglaise.


GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014

Rév. : 00 Date : 06/10/2014



Le même principe est utilisé pour les Styles Actions . Les styles « ACTION » sont basés par défaut sur le

style « StyleAction_ParAction ». Il convient d’effectuer la même opération que précédemment.


GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014

Rév. : 00 Date : 06/10/2014

Référence : Intentionnellement vide Page : A.1


ANNEXE A : INFORMATIONS STOCKEES DANS LA BASE DE

DONNEES

La base de données permet de stocker toutes les informations partagées par les documents d'un même

projet, d'un ensemble de projets ou d'une même structure. Ces informations sont groupées par catégorie.

Informations Description

Informations de

personnalisation

Caractérisent un ensemble Projet-Structure et contiennent le Nom du projet, le

nom de la Direction ou de la société, le nom de la Sous-Direction, ou Service.

Ces informations sont renseignées à la création d’un projet. La base peut contenir

plusieurs ensembles Projet-Structure ce qui permet de la partager entre plusieurs

projets et/ou structures.

Liste des personnes

connues

Permet de définir les auteurs, les valideurs et approbateurs ainsi que les listes de

diffusion..

Listes de diffusion par

défaut

Ces listes, diffusion interne et externe, sont construites à partir de la liste des

personnes connues. Elles sont utilisées pour initialiser les listes de diffusion des

documents. Elles sont vides à la création de la base.

Liste des codes OT Définition de l’Organigramme Technique du projet et utilisé pour la

nomenclature. Elle est vide à la création de la base.

Liste des codes projets Ces codes sont utilisés pour la nomenclature. La liste est vide à la création de la

base.

Liste des types de

documents

Cette liste contient une liste standard définie à la création de la base.

Format des exigences La base contient la définition du format des exigences quand celui-ci doit être

contrôlé. Ce format n’est pas défini à la création de la base.

Liste des groupes

d’exigences

Cette liste est vide à la création de la base

Liste du Glossaire La base contient tous les acronymes et leurs définitions anglaise et/ou française.

Liste des documents Cette liste permet de définir les documents applicables ou de référence. Elle est

vide à la création de la base. Un champ de cette table permet d’indiquer si le

document a déjà été référencé.


GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014

Rév. : 00 Date : 06/10/2014

Référence : Intentionnellement vide Page : B.1


ANNEXE B : LISTE DES CHAMPS D’UN DOCUMENT GDOC

Le tableau suivant donne la liste de tous les champs d’un document GDOC et le nom des signets associés.

(AC)

Champs Définition Lieu* Type** Stockage*** Signet Oblig.

Titre du

document

A la suite du Type du

Document « Titre du

document »

PG

BI

GDOC

Auto

Document gdocTITREDOCUMENT

Type de

document

Première partie du

titre

PG

BI

GDOC

Auto

Document gdocTITRETYPEDOCCUMENT

Confidentialité Code de classification

de la confidentialité

du document

BI Libre Document gdocCONFIDENTIALITE

Mots clés Liste des mots-clés

caractérisant le

document

BI Libre Document gdocMOTSCLES

Résumé Résumé du contenu

du document

BI Libre Document gdocRESUME

Document

rattaché

Information sur

l'existence de

documents rattachés à

ce document

BI Libre Document gdocDOCRATTACHES

Localisation Lieu ou sigle où est

stockée la référence

du document

BI Auto Document gdocLOCALISATION

Volume Nombre de volumes

ou Tomes composant

le document ou

éventuellement le

numéro ou la lettre du

volume concerné

BI Libre Document gdocVOLUME

Pages

supplémentaires

Nombre total de

pages composites

insérées dans le

document

BI GDOC Document gdocNBPAGESSUP

Langue Langue utilisée pour

ce document

BI Libre Document gdocLANGUE

Gest Config. Niveau de gestion en

configuration

appliquée au

document

BI GDOC Document gdocTYPEGESTIONCONF


GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014

Rév. : 00 Date : 06/10/2014




Responsable Gest

Config

Sigle et/ou Nom du

responsable de la

gestion du document

(documentaliste ou

secrétariat)

BI GDOC Document gdocRESPGESTIONCONF

Code diffusion****

Code de diffusion du

document

PG Libre Document gdocCODEDIFFUSION

MT****

Mémoire Technique PG Fixe Document -

Contrat N° du marché et du

bon de commande

pour lequel le

document est réalisé

(Emetteur # CN)

BI Libre Document gdocCONTRAT

Direction

ou Société

Partie de la définition

de la structure

PG GDOC Base

Document

gdocDIRECTION

Sous-Direction Partie de la définition

de la structure

PG GDOC Base

Document

gdocSOUSDIRECTION

Projet Nom du projet PG

ET

GDOC

Auto

Base

Document

gdocPROJET

Nomenclature

code projet

Zone code projet de la

nomenclature

PG

ET

GDOC

Auto

Document

Base

gdocCODEPROJET

Nomenclature

code type

document

Zone type document

de la nomenclature

PG

ET

GDOC

Auto

Document

Base

gdocCODETYPEDOC

Nomenclature

code OT

Zone code OT de la

nomenclature

PG

ET

GDOC

Auto

Document

Base

gdocCODEOT

Nomenclature n°

chrono

Zone n° chrono de la

nomenclature

PG

ET

GDOC

Auto

Document gdocCODECHRONO

Nomenclature

code émetteur

Zone code émetteur

de la nomenclature

PG

ET

GDOC

Auto

Document gdocCODEEMETTEUR

N° édition N° d'édition de la

version du document

PG

ET-

PM

GDOC

Auto

Document gdocEDITION

Date édition Date de l'édition du

document

PG

ET-

PM

GDOC

Auto

Document gdocDATEEDITION

N° révision N° de révision de la

version du document

PG

ET-

PM

GDOC

Auto

Document gdocREVISION

Date révision Date de le la révision

du document

PG

ET-

PM

GDOC

Auto

Document gdocDATEREVISION


GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014

Rév. : 00 Date : 06/10/2014




Référence Référence Secrétariat

: Sigle, Date (aaaa) et

N° d'enregistrement

par le secrétariat

émetteur

PG

ET-

PM

GDOC

Auto

Document gdocREFERENCE

Auteurs et sigles Noms Prénoms et

sigles des auteurs de

la version du

document

PG

BI-

PM

GDOC

Auto

Document

Base

gdocAUTEURS

Valideurs et

sigles

Noms Prénoms et

sigles des valideurs de

la version du

document

PG GDOC Document

Base

gdocVALIDEURS

Application et

sigles

Noms Prénoms et

sigles des personnes

qui autorisent

l'application du

document

PG GDOC Document

Base

gdocPOURAPPLICATION

Causes

d'évolution

Identification des

causes d'évolution du

document - Ligne de

texte

BI

PM

GDOC

Auto

Document gdocCAUSEEVOLUTION

Nombre total de

pages

Nombre total de

pages du document y

compris pages

liminaires, annexes et

dont pages

supplémentaires

BI Auto Document -

dont pages

liminaires

Nombre total de

pages liminaires du

document

BI Auto Document -

Document

composite

Le document est

composé de différents

fichiers

BI Auto Document -

Système hôte Identification du

système ayant servi à

produire le document

(progiciels/noms des

modèles de

documents (.dot))

BI Auto Document -

Documents

Applicables et de

référence

Section contenant la

liste des documents

qui sont applicables

CD GDOC Document

Base

gdocREFERENCEDADR


GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014

Rév. : 00 Date : 06/10/2014




Table des

modifications

Tableau contenant les

numéros de versions

successives ainsi que

les causes des

évolutions

PL Auto Document gdocTABLEMODIFICATION

Diffusion Interne Tableau contenant la

liste de diffusion aux

agents CNES

PL Libre Document

Base

gdocDIFFUSIONINTERNE

Diffusion Externe Tableau contenant la

liste de diffusion aux

personnes extérieures

PL Libre Document

Base

gdocDIFFUSIONEXTERNE

Listes des AC/AD Liste des éléments à

définir ou à confirmer

CD Auto Document gdocLISTEADAC

Glossaire Tableau contenant les

acronymes et leur

définition

CD Libre Document

Base

gdocGLOSSAIRE

* Lieu : Indique l’emplacement du champ dans le document :

PG : Page de Garde = 1ère page du document

BI : Bordereau d’Indexation : 2ème page du document

CD : Corps du Document

PL : Pages Liminaires = avant le corps du document

ET : Entête de page = cartouche

PM : Page des Modifications

** Type : Type de mise à jour du champ :

GDOC : Le champ doit être mis à jour par les fonctions GDOC pour la bonne cohérence du

document.

Libre : indique que le champ peut être mis à jour directement dans le document mais il existe une

fonction GDOC permettant de le faire et il est fortement conseillé de l’utiliser. Si vous modifiez le

champ directement dans le document, veillez à respecter les signets.

Auto : le champ est mis à jour automatiquement soit par Word, soit par les fonctions GDOC

Fixe : la valeur est fixe et il est recommandé de ne pas la changer.

*** Stockage : indique si les informations sont stockées uniquement dans le document et/ou dans la base.

**** MT et Code Diffusion : ces deux champs sont obligatoires pour que le document soit enregistré dans

le RID.

Remarques :

1. Les champs contenus dans les en-têtes et les pieds de page sont forcément automatiques. Ils sont

rafraîchis à l’activation de la fonction Mise à jour (table des matières, A C et A D, …).

2. La page des modifications est mise à jour en utilisant la fonction Gestion du document.


GDOC Edit. : 15 Date : 06/10/2014

Rév. : 00 Date : 06/10/2014

Référence : Intentionnellement vide Page : C.1


ANNEXE C : UTILISATION DE LA FEUILLE DE STYLE

Le modèle GDOC crée des documents avec une feuille de style pré-définie.

Les styles utilisés dans les pages liminaires, les annexes, les en-têtes et les pieds de page ne doivent pas

être supprimés. Il est également déconseillé de les modifier.

Les styles Titre, TM, Index et Normal sont des standards de Word et ne peuvent pas être supprimés mais

seulement modifiés pour améliorer la présentation.

Vous pouvez importer vos styles habituels dans le document (reportez-vous au paragraphe 8.9 Récupérer

une feuille de style existante).

Le tableau ci-dessous précise l’utilisation des styles :

Nom du style Usage Peut-être modifié ?

A.1 Annexe… Titre des annexes et sous annexes non

Cellule… Titre et contenu d’un tableau oui

Courant Texte courant oui

CST… Structure du document placée en première page liminaire non

En-tête En-tête de page non

Enum… Tableau des A C et A D et énumération sans puces et sans

numéro dans le corps du document

oui

Exigences…. Ensemble de style correspondant au nom, contenu,

réponse, niveau des exigences

oui

Légende Numéro et titre d’une illustration oui

Glossaire Titre du glossaire oui

ImageEcran Image, dessin, illustration oui

Index… Généré automatiquement lorsque vous insérez un index oui

Liminaire… Ensemble de styles utilisés dans les pages liminaires non

Liste à numéro… Listes numérotées automatiquement oui

Liste à puce… Listes à puce oui

Normal Texte courant oui

Pied de page Nom et chemin du document placé en pied de page non

Titre 1 à Titre 9 Titres dans le corps du document oui

Titre centré Titre des pages liminaires non

TM1 à TM9 Table des matières oui

Tmexigence Liste des exigences oui

Ref de document Tableau des DA et DR non

Les styles non cités dans ce tableau peuvent être supprimés.


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Rév. : 00 Date : 06/10/2014

Référence : Intentionnellement vide Page : D.1


ANNEXE D : IMPORT DES ACTIONS AVEC BAGHERA

Les copies d'écran ci-dessous donnent un aperçu du processus d’import des actions dans BAGHERA

Etape 1: Appel de la fonction d'import

d'action depuis Baghera Web (visible

uniquement si la personne connectée a les

droits d'import d'action)

Etape 2 Désignation du fichier

Excel produit par GDOC à importer


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Etape 3 : Après traitement, la page

récapitulative des actions sur le point

d'être importées

Etape 4 : Après validation, la

confirmation de l'import réussi


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Etape 5 : Vérification, les Actions sont désormais disponibles dans Baghera Web/Action et Baghera

Action

C NATIONAL D'ETUDES SPATIALES - cnes · FOURNY Laurent ASTEK SO LOPEZ-RUFIAN Adrian ASTEK SO...

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