Archivierungsmodell für Personalakten

Dr. Elke-Ursel Hammer 26.04.23 1

Das Modell zur Archivierung von Personalakten

Bild: Sebastian Wilhelmi

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Archivfähig:

Personalhauptakten

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Nicht anzubieten:

PersonalnebenaktenBesoldungsakten

BeihilfeaktenUrlaubsakten

KindergeldaktenAusbildungs- und Prüfungsakten

Versorgungsakten

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Grundsatz:

Eine Akte bleibt immer als Ganzes erhalten.

Wenn nur eine z.B. fadengeheftete Personalakte existiert, werden die nicht archivwürdigen Teile natürlich nicht entnommen.

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Bild: Sebastian Wilhelmi

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Auswahlverfahren:

1. Aussonderung der anbietungsreifen Personalakten.

2. Prüfung hinsichtlich der Archivwürdigkeit durch die personalaktenführende Stelle

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Auswahlkriterien:

-Besoldung / Tarifgruppe-Geburtsdatum -„Besondere Biographie“

Nur eines dieser Kriterien muss erfüllt sein.

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Besoldung / Tarifgruppe:

-ab A 14 / A 16 aufwärts-ab R 2 aufwärts-BAT 1 / TO: A I / TVöD A 4

Ausführlicher: s. Infoblatt

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Geburtsdatum:

Jahrgänge bis 1851, 1873, 1880, 1895, 1900, 1905, 1910, 1915, 1920, 1925, 1927 = jeweils vollständig

Jahrgänge 1930, 1935, 1940, 1945, 1950 usw. = jeweils Geburtsmonat Juni

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„Besondere Biographie“:

-Aktive Teilnahme an beiden Weltkriegen-Offiziersrang im Ersten oder Zweiten Weltkrieg-Mitgliedschaft in der NSDAP-Mitgliedschaft in SA, SS, SD, Gestapo-Beschäftigung bei Reichsministerien-Verurteilung wegen Spionagetätigkeit-Strafprozess aus dienstlichen oder außerdienstlichen Gründen-Inhaber von Patenten / Erfindungen-presse- oder öffentlichkeitsbekannte Persönlichkeit

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„Besondere Biographie“

-Widerstandstätigkeit in der NS-Zeit-Entlassung aus politischen Gründen-Frauen in besonderen Positionen-schwere Dienstunfälle, v.a. bei Todesfolge-Verfasser wichtiger Publikationen / Forschungen

Ausführlicher: s. Infoblatt

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Sonderfälle:

-von unabhängigen Forschergruppen o.ä. bereits eingesehene und zitierte Akten -auffällige, nicht näher erklärbare Markierungen auf dem Aktendeckel (z.B. rotes Dreieck)

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Bild: Sebastian Wilhelmi

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Auswahlgrundsatz:

Bitte geben Sie im Zweifelsfall lieber einige Personalakten mehr an uns ab.

Setzen Sie sich wegen der Definition der „Besonderen Biographien“ gerne mit uns in Verbindung.

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Behandlung nicht archivwürdiger Personalakten:

1. Bitte die Personalbögen entnehmen und ohne detaillierte Abgabeverzeichnisse an das Bundesarchiv übersenden.

2. Die nicht archivwürdigen Akten können anschließend vernichtet werden.Bitte die Anzahl der vernichteten Akten dem Bundesarchiv für statistische Zwecke mitteilen.

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Abgabe an das Bundesarchiv:

1.Ausfüllen des Abgabeverzeichnisses (Excel-Tabelle) und Übersendung per E-Mail

2.Übersendung der Akten

3.Eingangsbestätigung und Mitteilung der konkreten Archivnummern (Signaturen)

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Ihr Ansprechpartner:

Sebastian Wilhelmis.wilhelmi@bundesarchiv.de

Tel. 0261/505-466