Download - TechTalk 1/2015

Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia

TECH -TALK

PROJEK GOVERNMENT UNIFIED COMMUNICATION (1GovUC)

SIRI 1 TAHUN 2015 23 JANUARI 2015


ATURCARA MAJLIS

08.30 – 08.45 pagi Pendaftaran

08.45 – 08.50 pagi Bacaan Doa oleh Encik Abdul Mutalib bin Daud

08.50 – 09.00 pagi Aluan oleh Tuan Hj. Mohd Puad bin Zainal Abidin

09.00 – 09.30 pagi Taklimat Mailbox Redistribution oleh Encik Raimi

Sharis bin Ismail

09.30 – 10.00 pagi Taklimat Pakej 1GovUC 2015 oleh En Shaharudin bin

Abdullah

10.00 – 11.00 pagi Taklimat Email Security Gateway oleh Encik Mohd

Faizal bin Che Husin

11.00 – 11.20 pagi Rehat

11.20 – 12.30 tghr Taklimat Identity Provisioning Monitoring System

(IPMS) oleh Encik Hanafiah bin Hassan

12.30 tghr Bersurai


TAKLIMAT MAILBOX REDISTRIBUTION

OLEH ENCIK RAIMI SHARIS BIN ISMAIL

TAKLIMAT PAKEJ 1GOVUC 2015

OLEH ENCIK SHAHARUDIN BIN ABDULLAH

TAKLIMAT EMAIL SECURITY GATEWAY

OLEH ENCIK MOHD FAIZAL BIN CHE HUSIN

TAKLIMAT IDENTITY PROVISIONING AND MANAGEMENT SYSTEM (IPMS)

OLEH ENCIK HANAFIAH BIN HASSAN

TAKLIMAT TECH-TALK


a) Perkhidmatan e-mel 1GovUC menggunakan infrastruktur Microsoft Exchange Server 2010 yang dibangunkan dalam bentuk Database Availability Group (DAG).

b) Jumlah pengguna pada 31 Disember 2014 adalah seramai 215,772 pengguna yang dipecahkan ke dalam 4 DAG.

c) Setiap akaun e-mel pengguna 1GovUC ditempatkan pada sesuatu DAG berdasarkan agensi.

d) Jumlah pengguna adalah berbeza bagi setiap agensi dan jumlah agensi bagi setiap DAG juga berbeza.

e) Oleh yang demikian, jumlah akaun e-mel pengguna bagi setiap DAG adalah tidak sekata.

215,772 pengguna

MAILBOX REDISTRIBUTION

Latar Belakang


• Berdasarkan konfigurasi penempatan semasa bagi setiap akaun e-mel pengguna,terdapat keperluan untuk melaksanakan satu inisiatif bagi mencapai tujuan sepertiberikut:

Mengoptimumkan prestasi pelayan ‘server performance’ serta kapasiti storan sedia ada

Mengoptimumkan jumlah akaun e-mel pengguna bagi setiap DAG agar lebih sekata.

a)

b)

TUJUAN


• Bagi mencapai tujuan tersebut, satu aktiviti ‘Mailbox Redistribution’ akandilaksanakan.

• Aktiviti ini akan melibatkan sejumlah 43,876 pengguna dimana akaun e-melpengguna-pengguna tersebut akan dipindahkan dari ‘source database’ sedia ada ke‘destination database’ di DAG yang berlainan.

• Aktiviti tersebut akan dibahagikan kepada dua (2) fasa seperti dibawah.• Fasa Pertama – Ujian Perintis atau ‘Pilot Test’• Fasa Kedua – Pelaksanaan atau ‘Implementation’

• Jangka masa aktiviti adalah selama lapan (8) minggu yang dijadualkan bermula dari31 Januari 2015 sehingga 28 Mac 2015.

• Ujian PerintisFasa Pertama

• PelaksanaanFasa Kedua

Jangkamasa31 Januari 2015 sehingga

28 Mac 2015.

PERANCANGAN AKTIVITI


Fasa Pertama – Ujian Perintis atau ‘Pilot Test’ Tarikh : 31 Januari 2015 hingga 1 Februari 2015 Masa : 6.00 petang hingga 6.00 pagi Tempoh : 12 jam Jumlah Akaun : 1,000 akaun e-mel pengguna Sasaran: Ujian ini dilakukan bagi mendapatkan gambaran sebenar masa yang diperlukan bagi proses pemindahan 1,000 akaun pengguna dari ‘source database’ ke ‘destination database’.

Tarikh : 7 Februari 2015 hingga 28 Mac 2015 (7 minggu) Masa : 6.00 petang hingga ke 6.00 pagi Tempoh : 12 jam setiap hari Jumlah Akaun : 42,876 akaun e-mel pengguna (secara berperingkat) Sasaran: Pada fasa pelaksanaan ini, aktiviti pemindahan akaun e-mel pengguna akan dilakukan secara berperingkat dengan sasaran sebanyak 1,000 akaun pada setiap hari.

Fasa Pertama – Ujian Perintis atau ‘Pilot Test’

Fasa Kedua – Pelaksanaan atau ‘Implementation’

PERANCANGAN AKTIVITI


• Sepanjang proses pemindahan berlaku, akaun e-mel pengguna yang terlibat akan berstatus ‘offline’.

• Pengguna yang sedang atau cuba mengakses kepada akaun mereka akan mengalami gangguan (minimun 10 minit atau lebih bergantung kepada saiz ‘mailbox’ mereka).

• Antara ‘error message’ yang akan dipaparkan adalah seperti dibawah: 1. Pengguna OWA atau Webmail, https://webmail.1govuc.gov.my

JANGKAAN

https://webmail.1govuc.gov.my/


2. Pengguna Microsoft Outlook

• Sekiranya pengguna menerima paparan tersebut, dinasihatkan agar pengguna

untuk mengakses semula selepas 10 minit.

JANGKAAN


a) Akaun e-mel pengguna VVIP (seperti: Menteri, Timbalan Menteri, Ketua Setiausaha, Timbalan Ketua Setiausaha) tidak akan terlibat dengan aktiviti tersebut.

b) Pengguna adalah dinasihatkan untuk melakukan ‘backup’ bagi e-mel yang penting ke dalam ‘Personal Folder’ atau fail .PST di storan komputer terlebih dahulu seperti di http://www.1govuc.gov.my/Portals/0/Images/pdf/130619-Latihan-IT-Admin-Microsoft-Outlook-2010.pdf.

c) E-mel notifikasi akan dihantar kepada akaun pengguna yang terlibat sebelum aktiviti dilaksanakan oleh pihak VADS.

d) Sekiranya pengguna mengalami sebarang masalah sepanjang tempoh aktiviti dilaksanakan, sila laporkan kepada meja bantuan VADS

iaitu di talian 03-7711 4646.

MAKLUMAN & LANGKAH-LANGKAH PENCEGAHAN

http://www.1govuc.gov.my/Portals/0/Images/pdf/130619-Latihan-IT-Admin-Microsoft-Outlook-2010.pdf















Q & A










TAKLIMAT TECH-TALK

Menerangkan kepada pentadbir UC mengenai pakej dan perkhidmatan baru yang akan ditawarkan untuk

kontrak baru 1GovUC.

TUJUAN



KANDUNGAN - TAKLIMAT PAKEJ 2015

1. Objektif

2. Latar belakang

3. Cadangan Perkhidmatan Baru


OBJEKTIF

1. Mendapatkan anggaran pengguna untuk setiap pakej baru yang ditawarkan.

2. Mendapatkan cadangan saiz mailbox berdasarkan Gred perjawatan.

3. Mendapatkan anggaran pengguna untuk setiap perkhidmatan add-on yang ditawarkan.



1. Objektif

2. Latar belakang


100% Outlook / 0%

OWA

80% Outlook / 20% OWA




( 28% )

( 21% )

( 21% )

( 18% )

( 12% )

± 30% responden menggunakan lebih

banyak OWA berbanding Ms Outlook


DAPATAN PIR 1) KAEDAH MENGAKSES E-MEL 1GOVUC

Penggunaan Faks, SMS dan Portal 1GovUC dalam

seminggu masih di tahap rendah

86%

7% 3% 1% 3%

92%

5% 2% 1% 1%

Tiada Kurang 10 minit

10 - 20 minit 21 - 30 minit Lebih 30 minit

Majoriti penggunaan panggilan/Sidang Audio/Video

dalam seminggu adalah di tahap rendah

Sidang Audio

Sidang video

34%

24%

16%

7%

19%

32%

38%

12%

8% 11%

Tiada 1 - 2 kali 3 - 4 kali 5 - 6 kali Lebih 6 kali

Majoriti penggunaan Instant Messaging (IM) dalam

seminggu adalah di tahap rendah

62%

18%

6% 3%

11%


Faks dan SMS

Portal 1GovUC

93%

5% 1% 0% 0%

87%

8% 2% 1% 2%


Majoriti penggunaan TelePresence, IPMS dan Portal

Kolaboratif adalah di tahap rendah

TelePresence

IPMS

Portal Kolaboratif

Fail kepilan >10MB

Telepresence cuma wujud di MAMPU Cyberjaya, Sabah dan Sarawak sahaja


DAPATAN PIR 2) KEKERAPAN PENGGUNAAN PERKHIDMATAN 1GOVUC

Kemudahan menghantar fail kepilan bersaiz besar melebihi 10Mb dan kemudahan emel storan melebihi 500Mb

merupakan perkhidmatan-perkhidmatan tambahan yang diperlukan di dalam 1GovUC

74 44 30 67 45

2938

1756

1048

2406

1226

2333

1642

972

2196

1151

358

276

144

308

176

33

28

12

35

21

Gred1-16

Gred 17-40

Gred 41-48

Gred 52-54

JUSA

1

Kemudahan menghantar

fail kepilan bersaiz besar

melebihi 10Mb

Kemudahan

Archiving

(Arkib Emel)

Kemudahan

Single Sign On

(SSO)

Kemudahan Emel

Storan melebihi

500Mb

Kemudahan emel

encryption

2

4 5

3


DAPATAN PIR 3) PERKHIDMATAN TAMBAHAN DI DALAM 1GOVUC



1. Objektif

2. Latar belakang


Maklumat

Nama Agensi / Kementerian

Bilangan Akaun E-Mel 1GovUC Sediada

Pakej Butiran Anggaran Bilangan / Peratusan

Pengguna A Web Mail B Webmail + Mobile C Webmail + Mobile + Client D Webmail + Mobile + Client + Lync (1:1)

Gred Perjawatan Saiz Mailbox Sediada Cadangan Saiz Mailbox Baru

Jusa dan ke atas 4Gb Gred 54 4Gb Gred 52-53 500Mb Gred 41-48 500Mb Gred 40 dan ke bawah 500Mb

Perkhidmatan Tambahan Anggaran Bilangan / Peratusan

Pengguna 1. Archiving 2. Big Mail Transfer (BMT) 3. AD Right Management System (RMS) 4. Single Sign On (SSO) Ya / Tidak 5. Multiple – audio & video conferencing 6. Enterprise voice (Panggilan keluar ke talian tetap & Mobile)


SOAL SELIDIK – PAKEJ 1GOVUC 2015

Pakej Butiran Anggaran Bilangan / Peratusan Pengguna

A Web Mail

B Webmail + Mobile

C Webmail + Mobile + Client

D Webmail + Mobile + Client + Lync (1:1)

1. Bilangan Pengguna Untuk Setiap Pakej yang ditawarkan

2. Cadangan Saiz Mailbox Sebelum Menyertai 1GovUC dan Cadangan untuk Kontrak Baru

Gred Perjawatan Saiz Mailbox Sediada Cadangan Saiz Mailbox Baru

Jusa dan ke atas 4Gb

Gred 54 4Gb

Gred 52-53 500Mb

Gred 41-48 500Mb

Gred 40 dan ke bawah 500Mb

CADANGAN PAKEJ BARU DAN SAIZ MAILBOX


3. Perkhidmatan Tambahan (Add-On)

No. Perkhidmatan Anggaran Bilangan /

Peratusan Pengguna

1 Archiving

2 Big Mail Transfer (BMT)

3 AD Right Management System (RMS)

4 Single Sign On (SSO) Ya / Tidak

5 Multiple – audio & video conferencing

6 Enterprise voice


PENGENALAN – SAIZ MAILBOX DAN PERKHIDMATAN TAMBAHAN (ADD-ON)



Q & A










TAKLIMAT TECH-TALK


Kandungan

1. Pengenalan Websense ESG (Email Security Gateway)

2. Aliran Trafik E-mel

3. Konfigurasi Alamat IP dan DNS untuk MX

4. Tapisan E-mel di Websense ESG

5. Tindakan untuk E-mel Melalui Websense ESG

6. Statistik E-mel melalui Websense Inbound & Outbound

7. Top 20 Jenis Virus - Inbound & Outbound

8. Top 20 Domain yang Menghantar Virus dan Berjaya Disekat

9. Domain terbanyak menghantar SPAM

10. Contoh SPAM Outbound /Inbound Email

11. Cara Mengurangkan SPAM

EMAIL SECURITY GATEWAY


a)

• Fungsi Websense ESG adalah untuk menapis e-mel yang disyaki mengandungi virus atau berunsur spamming

b)

• ESG dipasang pada laluan masuk dan keluar sistem e-mel, bermaksud semua e-mel ditapis sebelum sampai kepada penerima

C)

• Rekod MX untuk agensi yang menggunakan 1GovUC akan dihalakan kepada Websense ESG (perkakasan MX).

d)

• Rekod MX 1GovUC disimpan dalam DNS dalaman dan luaran yang diselia oleh pihak GITN

PENGENALAN WEBSENSE ESG EMAIL SECURITY GATEWAY


Inbound

Internet

Exchange

Exchange

Email Security Gateway

Internet

Outbound

Email Security Gateway

2) ALIRAN TRAFIK E-MEL

Alamat IP:

Nama Domain:


MXs

MX

MX2 MX3 MX4

49.236.205.108

mx2.1govuc.gov.my

49.236.205.110

mx.1govuc.gov.my

49.236.205.109

mx3.1govuc.gov.my

49.236.205.105

mx4.1govuc.gov.my

3) KONFIGURASI ALAMAT IP DNS UNTUK MXS


a) Menyekat sambungan melalui alamat IP dan alamat emel

i. Berdasarkan Change Request Form (CRF)

ii. Dapat menjimatkan sumber CPU dan Memori

b) Menyekat melalui semakan RBL ( real-time black list )

Contoh : zen.spamhaus.org* , bl.spamcop.net, psbl.surriel.com, combined.rbl.msrbl.net dan sebagainya

c) Pelepasan IP (Bypass)

i. Alamat IP yang dikenalpasti akan melepasi system tapisan Websense ESG

ii. Dapat menjimatkan sumber CPU dan Memori

d) Menyekat melalui peraturan Websense ESG

i. ESG engine ( Digital Fingerprints Scanning, Lexirules Scanning, Heuristics Scanning )

ii. Peraturan yang telah disesuaikan ( Subjek Emel, Alamat penghantar, Alamat penerima, Saiz e-mel, E-mel Header )

iii. Peraturan di tentukan dari atas ke bawah mengikut susunan peraturan

4) CARA TAPISAN E-MEL DI ESG


• E-mel yang telah melepasi tahap tapisan akan di tentukan melalui 3 cara:

• E-mel yang telah di kuarantin akan di lepaskan jika terdapat aduan atau keperluan dari pengguna

Menyekat (Drop)

Menyekat dan Kuarantin

(Quarantine)

Menghantar ke Exchange

Server/Internet (Delivered)

1 2 3

5) TINDAKAN UNTUK E-MEL YANG MELALUI ESG


0

20000

40000

60000

80000

100000

120000

140000

12 13 14 15 16 17 18

Clean

Filter Scanning Error

Spam

Virus

6) STATISTIK E-MEL YANG MELALUI ESG (INBOUND) 12 JANUARI SEHINGGA 18 JANUARI 2015


0

5000

10000

15000

20000

25000

30000

12 13 14 15 16 17 18

Clean

Spam

6) STATISTIK E-MEL YANG MELALUI ESG (OUTBOUND) 12 JANUARI 2015 SEHINGGA 18 JANUARI 2015


12 Januari 2015 sehingga 18 Januari 2015

7) TOP 20 JENIS VIRUS – INBOUND & OUTBOUND



8) TOP 20 DOMAIN YANG MENGHANTAR VIRUS DAN BERJAYA DISEKAT



9) DOMAIN YANG BANYAK MENGHANTAR SPAM


Masalah : Valid Email being dropped (false positive) Tindakan yang perlu diambil: Jika pengguna mengadu pada e-mel yang drop, Meja Bantuan akan release e-mel dan menghantar e-mel kepada pasukan Sokongan Websense untuk dianalisa dengan lebih lanjut.

10) CONTOH SPAM OUTBOUND E-MEL


Sender Domain: @profesional.nazwa.pl Status: Virus Recipient Domain: @townplan.gov.my Action : Blocked by Websense Type Of Email: Business/BankingEmail

10) CONTOH SPAM INBOUND E-MEL (samb..)


Sender Domain: no sender Status: Spam Recipient: [email protected] Action : Blocked by Websense Type Of Email: Marketing & Advertising

10) CONTOH SPAM INBOUND E-MEL (samb..)


a) Tingkatkan privasi e-mel – Jangan paparkan alamat e-mel di chat room, laman sosial dan sebagainya.

b) Jangan sekali-kali reply kepada penghantar spam

c) Guna nama yang unik pada portal – Ali at 1GovUC dot gov dot my

d) Ambil masa untuk baca Polisi Privacy – Pilihan untuk tidak melanggan iklan dan sebagainya.

e) Jangan terpedaya dengan Scam – Terutamanya berkaitan wang, hadiah, loteri, dan sebagainya.

f) Majukan e-mail yang disyaki sebagai spam kepada [email protected] untuk siasatan lanjut

11) CARA MENGURANGKAN SPAM

mailto:[email protected]



Q & A










TAKLIMAT TECH-TALK


IDENTITY PROVISIONING MANAGEMENT SYSTEM (IPMS)

1. Pengenalan IPMS

2. Portal IPMS

3. Peranan dan tanggungjawab

4. IPMS 2.0

5. Q&A


Onboarding

Urusan penyertaan agensi

dan pengguna ke

perkhidmatan 1GovUC

Manage

Menguruskan identiti dan

perkhidmatan 1GovUC

Provision

Aktiviti pewujudan akaun

agensi dan pengguna di

perkhidmatan 1GovUC

Identity Provisioning and Management System

Sistem Pewujudan dan Pengurusan Identiti

PENGENALAN IPMS

IPMS


16 Kementerian

94 Agensi 215,772

Akaun Emel

1,330 IT Admin

12,483 DL +5%

Interface



IPMS v1.8 Dis 2014

IPMS v1.0

Dis 2012

IPMS v1.6 Feb 2014

IPMS v1.5 Dis 2013

IPMS v1.7 Mac 2014



Paparan Ahli

Kumpulan (Member Of)

Paparan Kuota

Penggunaan

Pengurusan Katalaluan

Pengurusan

Profil

MODUL PENGGUNA


Permintaan

Kod Akses

Pengurusan

Akaun

Pengguna

Baru

MODUL AKAUN PENGGUNA


Penetapan jenis servis

1GovUC

Pengguna biasa dan

Pengguna VIP

Pengurusan Kod Akses

Pengurusan

Contacts

Pengurusan

E-mel

Pengurusan

Groups /

Distribution List

Pengurusan

Pengguna

MODUL PENTADBIR AGENSI


PORTAL IPMS – PENTADBIR IT


PORTAL IPMS - PENGGUNA


PORTAL IPMS – SERVICE DESK


Peranan dan tanggungjawab

pengguna :

• Memberi maklumat yang

benar berdasarkan garis

panduan yang telah

disediakan oleh pihak

Kerajaan.

• Tidak menyalahgunakan

kemudahan sistem yang

diberikan untuk tujuan

peribadi dan melanggar garis

panduan yang telah

disediakan.

Pengguna hendaklah

mematuhi Peraturan yang

telah ditetapkan bagi

memantap dan

memperkasakan pengunaan

Portal IPMS dan seterusnya

mewujudkan

akauntabiliti, integriti dan

responsif di kalangan warga

1GovUC.

&

PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB - PENGGUNA


Bagi memastikan perkhidmatan

dan pengguna sistem Portal

IPMS beroperasi dengan baik,

cekap dan efisien.

Tanggungjawab Pentadbir

adalah:

• Pengurusan Kod Akses

• Penetapan jenis servis

1GovUC

• Pengurusan Pengguna

• Pengurusan E-mel

• Pengurusan Contacts

• Pengurusan

Groups/Distribution List

PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB - PENTADBIR IT

IPMS 2.0


• Responsive layout (desktops, tablets, mobile devices) and mobile application

• Built with new Bootstrap 3.3

• Flat UI with clean aesthetic style

• Boxed View, Fluid view

• Modern Web 2.x technologies

IPMS 2.0 DESIGN CONCEPTS


CHAT GAMIFICATION IDEATION

FORUM NEWS FEED REVIEWS

PUSH NOTIFICATION REAL TIME SUPPORT

IPMS 2.0



TAKLIMAT IDENTITY PROVISIONING MANAGEMENT SYSTEM (IPMS)

Q & A


Sila lengkapkan dan kembalikan Borang Soal Selidik - Pakej Baru

1GovUC kepada Urusetia.


BERSAMA-SAMA MELAKSANAKAN TRANSFORMASI

TERIMA KASIH