1PEKELILING PERBENDAHARAAN (1PP):
PENGURUSAN ASET KERAJAAN
1
B A H AG I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E TK E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L AY S I A
2
http://www.treasury.gov.my/
B A H AG I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E TK E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L AY S I A
3
http://www.treasury.gov.my/
B A H AG I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E TK E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L AY S I A
4
KP 2.3/2013
KP 2.1/2013
KP 2.2/2013
KP 2.4/2013
KP 1.1/2013
KP 2.5/2013
Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan - Pendaftaran
Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan - Pendahuluan
Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan - Penerimaan
Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan – Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan
Pendahuluan Pengurusan Aset
Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan – Penyelenggaraan
KP 2.6/2013 Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan – Pelupusan
KP 2.7/2013 Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan – Kehilangan Dan Hapuskira
KP 2.0/2013 – TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN
B A H AG I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E TK E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L AY S I A
5
Tujuan
Menjelaskan peraturan berkaitan pengurusan Aset Alih, Aset Hidup dan Stor Kerajaan
5
Tanggungjawab Pegawai Pengawal Tanggungjawab Ketua Jabatan
Penubuhan Unit Pengurusan Aset (UPA) peringkat Kementerian & Jabatan PTJ (jika perlu)Penubuhan & pelaksanaan JKPAKPelantikan JK PenyiasatKawalselia pengurusan stor di bawah UPAPenyediaan Laporan Tahunan
Melantik pegawai khusus sepenuh masa untuk pengurusan stor ( Stor Pusat dan Stor Utama)Melantik pegawai khusus berasas beban tugas untuk stor unit jika perluMelantik Pegawai Pemeriksa StorPenyediaan Laporan Suku TahunPenyediaan Laporan Tahunan
UNIT PENGURUSAN ASET (UPA)
B A H AG I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E TK E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L AY S I A
6
Bilangan dan gred yang perlu diwujudkan adalah tertakluk kepada beban tugas, nilai serta bilangan aset yang terdapat di sesebuah Kem/Jab/PTJ.
UPA diletakkan di Bahagian Pengurusan Aset atau Bahagian-Bahagian lain yang difikirkan sesuai.
Jab yang ada Caw/Agensi/Institut bukan bertaraf PTJ boleh menubuhkan UPA mengikut kesesuaian.
UNIT PENGURUSAN ASET (UPA)
B A H AG I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E TK E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L AY S I A
7
Bahagian / Seksyen / Unit Pengurusan Aset (UPA) adalah bertanggungjawab untuk menguruskan semua Aset Alih, Aset Hidup dan Stor di Kem/Jab di bawahnya kawalannya meliputi:
Penerimaan
Pendaftaran
Penggunaan, Penyimpanan
dan Pemeriksaan
Penyelenggaraan
Pelupusan
Kehilangan dan Hapuskira
UNIT PENGURUSAN ASET (UPA)
B A H AG I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E TK E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L AY S I A
8
Menguruskan pelantikan Pegawai Aset, Pegawai Pemeriksa, Lembaga
Pemeriksa Pelupusan, Jawatankuasa Penyiasat dan Pemverifikasi Stor
Menjadi Urus Setia Kepada Mesyuarat
JKPAK
Menyelaras Laporan Suku Tahun daripada Kem/Jab/PTJ setiap 3
bulan sekali
Mendapat Laporan Tahunan Pengurusan
Aset Alih, Aset Hidup dan Stor daripada Kem/Jab/PTJ
Menyedia dan mengemukakan Laporan
Eksekutif Pengurusan Aset ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun
berikutnya
UNIT PENGURUSAN ASET (UPA)
B A H AG I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E TK E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L AY S I A
9
Kuasa Lantikan
• Ketua Setiausaha Kementerian; atau• Ketua Pengarah; atau• Pengerusi JKPAK Kementerian atau Ibu Pejabat
Jabatan• Luar Negara (dilantik oleh Ketua Perwakilan /
Jabatan di negara berkenaan)
Gred Jawatan
• Daripada mana-mana skim perkhidmatan;• Seboleh-bolehnya Kumpulan Pengurusan &
Profesional;• Gred 17 ke atas (jika tiada P&P atau terhad)
Bilangan • 1 orang
PELANTIKAN PEGAWAI ASET
B A H AG I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E TK E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L AY S I A
10
Pegawai Aset
Urus Setia Mesyuarat JKPAK
Pengurusan Pelupusan,
Kehilangan & Hapuskira
Pengurusan Aset Alih Kerajaan
Urus Setia Laporan Suku Tahun &
Tahunan
Urus Setia Penerimaan Hadiah
Pengurusan Pelantikan
TUGAS PEGAWAI ASET
B A H AG I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E TK E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L AY S I A
11
Kekerapan:4 Kali setahun
Pengerusi: Pengarah / Pegawai Pendidikan Daerah /
Pengetua / Guru Besar
Setiausaha: Pegawai Aset
Ahli: Ketua-ketua Unit / Audit Dalam / Pegawai-pegawai
lain yang bersesuaian
Agenda: Laporan Peruntukan Perolehan Aset / Kedudukan Semasa Aset Alih / Laporan
Pemeriksaan Aset / Kedudukan Stok Suku Tahun dan Tahunan / Laporan Pemeriksaan dan Verifikasi Stok / Kedudukan Aset Hidup / Laporan Pemeriksaan
Aset Hidup / Hal-hal lain
MESYUARAT JKPAK
B A H AG I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E TK E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L AY S I A
12
Pegawai Aset Pegawai Pemeriksa
Lembaga Pemeriksa Pelupusan
Sistem Pelantikan
Pegawai Aset (SPPA)
PENGURUSAN ASET
B A H AG I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E TK E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L AY S I A
13
KP 2.3/2013
KP 2.1/2013
KP 2.2/2013
KP 2.4/2013
KP 1.1/2013
KP 2.5/2013
Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan - Pendaftaran
Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan - Pendahuluan
Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan - Penerimaan
Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan – Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan
Pendahuluan Pengurusan Aset
Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan – Penyelenggaraan
KP 2.6/2013 Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan – Pelupusan
KP 2.7/2013 Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan – Kehilangan Dan Hapuskira
KP 2.0/2013 – TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN
1414
Aset Awam adalah semua aset termasuk Aset Tak Alih serta Barang-Barang Awam yang mempunyai pengertian yang diberi kepadanya di bawah seksyen 3 Akta Acara Kewangan 1957 [Akta 61] yang dibeli, disewa beli atau dibina dengan wang Kerajaan, yang diterima melalui
sumbangan atau hadiah, yang diperolehi melalui proses perundangan dan yang dimiliki secara pajakan atau
warisan.
TAFSIRAN ASET AWAM DI BAWAH ARAHAN PERBENDAHARAAN (AP)3
B A H AG I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E TK E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L AY S I A
1515
Fizikal wujudBoleh disentuh / dipegangUntuk kegunaan, bekalan, pengeluaran, sewaan dllContoh infrastruktur, hartanah, loji & peralatan
Aset bukan kewangan Dapat dikenalpasti tanpa kewujudan fizikalContoh perisian komputer, hak cipta, paten dll
Aset atau peralatan yang boleh dipindahYang boleh dialih dari satu tempat ke tempat lain secara mudahTermasuk aset dibekal bersekali dengan penyediaan bangunan atau infrastruktur
Aset
Ketara Tidak Ketara Aset Alih
DEFINISI ASET
B A H AG I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E TK E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L AY S I A
16
Aset Alih
Harta Modal (aset alih dipermodalkan)
Aset Alih Bernilai Rendah (aset alih tidak
dipermodalkan)
Aset Alih yang harga perolehan asalnya
RM2,000 atau
lebih setiap satu unit
Aset Alih yang harga perolehan asalnya
kurang RM2,000 setiap unit
NOTA: PELAKSANAAN BERMULA 1 JANUARI 2015, SURAT BERTARIKH 4 JULAI 2014
KUMPULAN ASET ALIH
B A H AG I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E TK E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L AY S I A
17
Menyemak maklumat mengenai kod melalui laman sesawang
http://knowledgebase.treasury.gov.my
Jika kod tidak wujud dalam Knowledgebase, kemuka permohonan kod baharu menggunakan Lampiran A kepada
Perbendaharaan melalui [email protected]
KATEGORI ASET ALIH
B A H AG I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E TK E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L AY S I A
18
KP 2.3/2013
KP 2.1/2013
KP 2.2/2013
KP 2.4/2013
KP 1.1/2013
KP 2.5/2013
Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan - Pendaftaran
Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan - Pendahuluan
Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan - Penerimaan
Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan – Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan
Pendahuluan Pengurusan Aset
Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan – Penyelenggaraan
KP 2.6/2013 Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan – Pelupusan
KP 2.7/2013 Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan – Kehilangan Dan Hapuskira
KP 2.0/2013 – TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN
B A H AG I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E TK E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L AY S I A
19
Pegawai Penerima
▪ Pegawai yang diberi tanggungjawab untuk terima dan periksa aset yang diterima
▪ Bagi aset teknikal, Pegawai Penerima hendaklah memiliki kepakaran
▪ Dilantik oleh Ketua Jabatan
Objektif▪ Spesifikasi aset▪ Kualiti / Kuantiti▪ Keadaan aset
PENERIMAAN ASET ALIH
B A H AG I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E TK E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L AY S I A
20
Semak butiran Periksa (kira/ukur) Terima bersyarat*
KEW.PA-1 – isi**KEW.PA-1 – sah***
Pengesahan Pegawai Penerima (Surat Jaminan &
Manual Pengguna)
* “Diterima dengan syarat ia disahkan kemudian secara diperiksa, dikira, diukur, ditimbang dan diuji”** Jika terdapat kerosakan atau perselisihan*** Pengesahan KEW.PA-1 – KJ/Bahagian/Seksyen/Unit/ Pegawai Aset
PERATURAN PENERIMAAN ASET ALIH
B A H AG I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E TK E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L AY S I A
21
KP 2.3/2013
KP 2.1/2013
KP 2.2/2013
KP 2.4/2013
KP 1.1/2013
KP 2.5/2013
Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan - Pendaftaran
Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan - Pendahuluan
Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan - Penerimaan
Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan – Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan
Pendahuluan Pengurusan Aset
Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan – Penyelenggaraan
KP 2.6/2013 Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan – Pelupusan
KP 2.7/2013 Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan – Kehilangan Dan Hapuskira
KP 2.0/2013 – TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN
B A H AG I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E TK E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L AY S I A
22
Database
Kesan & Pantau
Keadaan aset
Selenggara, Lupus &
Ganti
PENDAFTARAN ASET ALIH
Dua (2) Minggu
B A H AG I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E TK E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L AY S I A
23
Aset Tanpa Penempatan• Daftar Dalam Kew.PA-2 atau Kew.PA-3• Tandatangan Pegawai Aset di ruang penempatan• Kemaskini penempatan bila berkenaan
Aset Dibekal Bersekali Dengan Bangunan• Daftar Ikut Tatacara 1PP
Aset Lucut Hak• Jika hendak guna perlu kelulusan MOF• Tertakluk kepada akta tertentu
PENDAFTARAN ASET ALIH
B A H AG I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E TK E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L AY S I A
24
ASET YANG DISEWA
• Tidak perlu didaftar• Buat kawalan dalaman
ASET YANG DISEWA BELI
• Daftar waktu terima jika :• Dalam perjanjian dinyatakan jadi milik agensi
sewaktu penerimaan• Penyelengaraan dilaksana oleh agensi• Kos penyelenggaraan ditanggung oleh agensi
• Daftar selepas tamat tempoh perjanjian jika:• Dalam perjanjian dinyatakan jadi milik agensi
selepas tamat tempoh• Penyelenggaraan dibuat oleh pembekal (ada
dalam perjanjian)• Kos ditanggung oleh pembekal
PENDAFTARAN ASET ALIH
B A H AG I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E TK E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L AY S I A
25
BeliDokumen Kontrak Invois LO Kad
jaminanNota
Serahan Lain-lain
Sewa BeliIkatan perjanjian Lain-lain
Sumber LainSalinan daftar Surat kelulusan Sijil Lucut Hak
* Aset belum daftar dan tiada punca maklumat – rujuk fizikal atau maklumat lain yang berkaitan
DOKUMEN RUJUKAN PENDAFTARAN
B A H AG I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E TK E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L AY S I A
26
PERKARA HARTA MODAL ASET ALIH BERNILAI RENDAH
Tanggungjawab Pegawai yang dilantik oleh Ketua Jabatan
Pegawai yang dilantik oleh Ketua Jabatan
Borang DigunaKEW.PA-2 – Daftar Harta ModalKEW.PA-4 – Senarai Daftar Harta Modal
KEW.PA-3 – Daftar Aset Alih Bernilai RendahKEW.PA-5 – Senarai Daftar Aset Alih Bernilai Rendah
Maklumat Diisi dengan lengkap berdasarkan maklumat yang adaJika tiada boleh buat anggaran berdasarkan fizikal aset
PENDAFTARAN ASET ALIH
B A H AG I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E TK E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L AY S I A
27
PERKARA HARTA MODAL ASET ALIH BERNILAI RENDAH
Pengesahan Pendaftaran
Dibuat oleh dan dicop pada dokumen berkaitanTELAH DIREKOD PADA……NO.SIRI PENDAFTARAN….
Pelaksanaan Pendaftaran
Secara Berpusat atauSecara Berpusat ikut jenis (ICT dan Bukan ICT) atauDilaksanakan oleh Bahagian/Cawangan/PTJ masing-masing
CatatanJika berpusat salinan perlu serah kepada cawangan dllKew.PA-4 & Kew.PA-5 simpan ikut tahunKemaskini jika ada pelupusan dll
PENDAFTARAN ASET ALIH
B A H AG I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E TK E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L AY S I A
28
PENEMPATAN ASET ALIH
PTJ/agensi Pembeli• Daftar KEW.PA-2
atau KEW.PA-3• Salinan serah
kepada Penerima
PTJ/agensi Penerima• Tidak perlu daftar
semula• Buat penempatan• Sediakan KEW.PA-7
berasingan
Tanggungjawab kitaran aset masih pada PTJ/Agensi
Pendaftar
Aset yang dibeli oleh PTJ untuk ditempatkan kepada PTJ yang lain di bawah satu Pegawai Pengawal yang tidak melibatkan pertukaran hak milik:
B A H AG I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E TK E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L AY S I A
ASET BAHARU
Tujuan perolehan untuk PTJ lain ( PTJ laksana perolehan tidak perlu daftar)
PTJ Penerima perlu daftar bedasarkan punca maklumat
ASET LAMAKew.PA-2 & Kew.PA-3 dibatalkan dan dicap “DIPINDAHKAN KEPADA …. dan ditarikhkan”
Pemberi• Kew.PA-2 @ Kew.PA-3 salinannya serah kepada
penerima• Kemaskini Kew.PA-4, Kew.PA-5 & Kew.PA-7
Penerima• Daftar semula aset (maklumat ikut daftar asal)• Kemaskini Kew.PA-4, Kew.PA-5 & Kew.PA-7
29
PINDAHAN ASET ALIH
B A H AG I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E TK E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L AY S I A
30
PINDAHAN ASET ALIH
Perlu mendapat kelulusan Ketua Jabatan
Aset yang dipindahkan bagi tujuan latihan dan pameran hendaklah
didaftarkan oleh PTJ Penerima dan hendaklah digunakan bagi maksud
tersebut sahaja.
Pindahan dengan Badan Berkanun / PBT / SUK – Pelupusan secara hadiah
31
Ubah Penempatan
Ubah Pegawai Penempatan
Tambah/Naik Taraf Aset
Pemeriksaan Aset
Pelupusan/ Pindahan
Hapus Kira
PENGEMASKINIAN DAFTAR
B A H AG I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E TK E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L AY S I A
32
Pelabelan
Umum Label No. Daftar
Semua hendaklah dilabel Hak Kerajaan Malaysia dan nama Kem/Jabatan/PTJLabel pada tempat yang sesuai di asetJana melalui SPA jika telah gunapakai
Aset risikan/ penyamaran label di tempat tidak mudah dilihatAset kecil/ kerap dicuci/ disteril dikecualikanNo. Siri Pendaftaran catat pada lokasi penyimpanan aset
Berdasarkan Kod Dictionary Sektor Awam (DDSA)Dikeluarkan oleh MAMPUUntuk tujuan keseragamanNo. daftar unik untuk satu tahunKomponen / aksesori catat dalam Bahagian B Kew.PA-2
PELABELAN ASET ALIH
B A H AG I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E TK E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L AY S I A
33
Pergerakan Aset
Bagi tujuan pinjaman
Bagi penempatan sementara
Rekod dalam Kew.PA-6
Penyimpanan
Fail kulit keras
Simpan dalam kabinet
berkunci
Disimpan oleh Pegawai Aset
Aset di Lokasi
Disediakan oleh Pegawai
Aset
1 (Pegawai Aset / pamer di
lokasi)
Kew.PA-7 mesti
dikemaskini
Laporan Tahunan
Kew.PA-8 perlu serah
kepada induk
Maklumat sentiasa
kemaskini
PERGERAKAN, PENYIMPANAN & SENARAI ASET DI LOKASI
B A H AG I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E TK E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L AY S I A
34
KP 2.3/2013
KP 2.1/2013
KP 2.2/2013
KP 2.4/2013
KP 1.1/2013
KP 2.5/2013
Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan - Pendaftaran
Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan - Pendahuluan
Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan - Penerimaan
Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan – Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan
Pendahuluan Pengurusan Aset
Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan – Penyelenggaraan
KP 2.6/2013 Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan – Pelupusan
KP 2.7/2013 Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan – Kehilangan Dan Hapuskira
KP 2.0/2013 – TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN
B A H AG I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E TK E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L AY S I A
35
Jangka hayat Jimat kos Elak salahguna
Elak hilang Elak membazir
PENGGUNAAN DAN PENGENDALIAN ASET ALIH
B A H AG I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E TK E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L AY S I A
36
Tujuan rasmi sahaja
Ikut fungsi aset
Pengendalian oleh pegawai mahir sahaja
Penggunaan mesti direkod
Bawa keluar dari Jabatan – Kebenaran KJ / Pegawai Aset
Lapor kerosakan (KEW.PA-9 @ 9A)
Jika telah ada sistem aduan lain (boleh guna)
PENGGUNAAN DAN PENGENDALIAN ASET ALIH
B A H AG I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E TK E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L AY S I A
LOKASI
Tempat selamat
Sentiasa bawah kawalan
Patuhi Arahan Keselamatan
Kerajaan
TANGGUNGJAWAB
Rosak atau hilang
Tanggungjawab pegawai
ASET MENARIK DAN NILAI TINGGI
Mudah terdedah kepada risiko
hilang
Kawalan maksimum
38
PENYIMPANAN ASET ALIH
B A H AG I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E TK E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L AY S I A
PEMERIKSAAN ASET ALIH
39
Apa diperiksa?
Siapa?
▪ Fizikal▪ Rekod▪ Penempatan
Kenapa?
▪ Semak keadaan & prestasi▪ Pastikan aset ada didaftar dengan lengkap, tepat
dan terkini▪ Pastikan lokasi aset betul
Bila?▪ Sekurang-kurangnya sekali setahun▪ Lapor dalam Kew.PA-10 & 11 dalam tempoh 1
bulan
▪ Pegawai Pemeriksa▪ Dilantik oleh KSU/ Ketua Pengarah / Pengerusi
JKPAK Kementerian
Catatan ▪ KJ mesti ambil tindakan pada hasil pemeriksaan▪ Dilapor dalam Mesyuarat JKPAK
B A H AG I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E TK E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L AY S I A
PTJ mengemukakan kepada UPA Jabatan/ Ibu Pejabat.
UPA Jabatan/Ibu Pejabat hendaklah menyenaraikan semua PTJ di bawahnya dan mengemukakan kepada UPA Kementerian sebelum 15 Februari tahun berikutnya.
UPA Kementerian menyediakan Ringkasan Laporan Tahunan Pemeriksaan Aset Alih Kerajaan dan mengemukakan ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.
Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal Dan Aset Bernilai Rendah KEW.PA-12 hendaklah dikemukakan bersama-sama KEW.PA-10 dan
KEW.PA-11 seperti berikut:
SIJIL TAHUNAN PEMERIKSAAN
DILAKSANAKAN OLEH KETUA JABATAN DARI SEMASA KE SEMASA
&UTAMAKAN ASET BERNILAI TINGGI(*Laporan menggunakan AP309)
PEMERIKSAAN MENGEJUT
* Maklumat daripada Kementerian Kewangan (tiada dalam 1PP)
B A H AG I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E TK E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L AY S I A
42
KP 2.3/2013
KP 2.1/2013
KP 2.2/2013
KP 2.4/2013
KP 1.1/2013
KP 2.5/2013
Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan - Pendaftaran
Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan - Pendahuluan
Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan - Penerimaan
Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan – Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan
Pendahuluan Pengurusan Aset
Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan – Penyelenggaraan
KP 2.6/2013 Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan – Pelupusan
KP 2.7/2013 Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan – Kehilangan Dan Hapuskira
KP 2.0/2013 – TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN
B A H AG I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E TK E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L AY S I A
43
Aset berfungsi Jangka hayat aset Kurangkan rosak
Tingkat keupayaan Jimat belanja Keselamatan
pengguna
Suasana kerja Imej Kerajaan
PENYELENGARAAN
B A H AG I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E TK E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L AY S I A
44
PENYELENGGARAAN PENCEGAHAN (PREVENTIVE MAINTENANCE)
Kerja penyelenggaraan mengikut jadual/program untuk memeriksa, menservis, membaiki atau mengganti komponen bagi memastikan aset berfungsi dengan dengan baik dan mengelakkan berlakunya kerosakan besar.
PENYELENGGARAAN PEMULIHAN (CORRECTIVE MAINTENANCE)
Tindakan membaiki atau mengganti komponen apabila berlaku kerosakan/kegagalan supaya aset dapat berfungsi semula mengikut piawaian yang ditetapkan.
MANUAL PENYELENGGARAANManual/buku panduan pengguna berkaitan aset hendaklah disimpan
sebagai rujukan untuk tujuan penyelenggaraan.
JENIS PENYELENGARAAN
B A H AG I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E TK E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L AY S I A
Dilaksana bila berlaku kerosakan Direkod dalam Kew.PA-14(A)
45
Kenalpasti & senaraikan (KEW.PA-13)
Rancang penyelenggaraan
Laksana penyelenggaraan
Rekod penyelenggaraan (KEW.PA-14)
Nilai program penyelenggaraan
Selia & pantau penyelenggaraan
PEGAWAI ASET
Bagi Aset Alih Bernilai Rendah
PANDUAN PENYELENGARAAN
B A H AG I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E TK E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L AY S I A
46
Menentukan matlamat program penyelenggaraan tercapai.
Memastikan penyelenggaraan yang dijalankan berkualiti, bersesuaian dan munasabah dari segi kos dan masa.
Mengenal pasti penyelenggaraan yang seterusnya.
Membantu pihak pengurusan membuat keputusan tindakan yang sesuai ke atas aset berkenaan.
Menyelia dan memantau penyelenggaraan oleh pihak swasta bagi memastikan syarat-syarat dalam perjanjian dipatuhi.
PENILAIAN PENYELENGARAAN
B A H AG I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E TK E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L AY S I A
47
PenyelenggaraanMembawa Keluar
Kebenaran bertulis dari KJ/PAset
Direkod dalam Kew.PA-6
PenggantianPenggantian oleh syarikat jika
Ada perjanjian
Tanpa PerjanjianDipersetujui oleh syarikat
Aset lama TEB
Aset ganti lebih baik
Ada kebenaran KJ
No siri aset kekal
Kemaskini pada Lampiran B
PENGGANTIAN ASET ALIH (PENYELENGGARAAN)
B A H AG I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E TK E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L AY S I A
PTJ mengemukakan kepada UPA Jabatan/ Ibu Pejabat.
UPA Jabatan/Ibu Pejabat hendaklah menyenaraikan semua PTJ di bawahnya dan mengemukakan kepada UPA Kementerian sebelum 15 Februari tahun berikutnya.
UPA Kementerian menyediakan Ringkasan Laporan Tahunan Pemeriksaan Aset Alih Kerajaan dan mengemukakan ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.
LAPORAN TAHUNAN PENYELENGGARAAN HARTA MODAL DAN ASET ALIH BERNILAI RENDAH KEW.PA-14(B)
LAPORAN TAHUNAN PENYELENGARAAN
B A H AG I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E TK E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L AY S I A
49
KP 2.3/2013
KP 2.1/2013
KP 2.2/2013
KP 2.4/2013
KP 1.1/2013
KP 2.5/2013
Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan - Pendaftaran
Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan - Pendahuluan
Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan - Penerimaan
Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan – Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan
Pendahuluan Pengurusan Aset
Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan – Penyelenggaraan
KP 2.6/2013 Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan – Pelupusan
KP 2.7/2013 Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan – Kehilangan Dan Hapuskira
KP 2.0/2013 – TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN
50
Proses mengeluarkan aset dari milikan, kawalan, simpanan dan rekod
mengikut kaedah yang ditetapkan
TUJU
AN • Elak simpan aset rosak & tidak diperlukan
• Jimat ruang• Hasil pulangan• Gunasama
PELUPUSAN
51
Tidak Ekonomi Dibaiki
ObseleteTotal lostLuput tempoh
Keupayaan tidak
optimum
Tiada alat ganti
Syor Pemeriksa
Aset
Perubahan teknologi
Tidak diperlukan
Kenalpasti aset yang hendak dilupuskan
Obselete
JUSTIFIKASI PELUPUSAN
B A H AG I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E TK E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L AY S I A
52
Borang ▪ KEW. PA-16▪ Perakuan pelupusan (PEP)
Keperluan
▪ Aset mekanikal, teknikal, elektrikal & elektronik yang NPA lebih RM 5,000
▪ Perkakasan komputer NPA lebih RM1,000▪ Selain itu tidak perlu PEP dengan syarat capai
jangkahayat dan diperakukan Lembaga Pemeriksa▪ Rujuk JKR atau lain-lain Jabatan Teknikal.▪ Rujuk Jabatan yang ada bengkel sendiri▪ Rujuk pegawai berkemahiran▪ Peralatan keselamatan – sila rujuk Pihak Berkuasa
berkenaan
Dapatkan Perakuan Pelupusan (PEP) – KEW.PA-16 (Jika berkenaan)
PERAKUAN PELUPUSAN
B A H AG I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E TK E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L AY S I A
53
Penyedia
▪ 2 orang (P&P dan Sokongan 1 ke atas)▪ Jika tiada P&P kedua-dua boleh Sokongan 1▪ Ada kepakaran bidang berkaitan▪ Bagi peralatan ICT, jika tiada PTM/PPTM, KJ boleh lantik
mana-mana pegawai yang ada kelayakan dalam bidang ICT
▪ Jabatan Luar Negara tidak perlu PEP▪ Dapatkan perakuan pakar aset Tidak Ekonomi Dibaiki▪ Jika tiada, kemukakan salinan Kad Daftar, rekod
selenggara dan gambar kepada Kuasa Melulus
Keperluan
Tempoh
▪ PEP sah dalam tempoh 1 tahun▪ Selepas setahun jika tidak laksana pelupusan perlu buat
semula▪ Selepas setahun jika pelupusan telah bermula tidak perlu
PEP baru
Dapatkan Perakuan Pelupusan (PEP) – KEW.PA-16 (Jika berkenaan)
PERAKUAN PELUPUSAN
B A H AG I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E TK E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L AY S I A
54
Pelantikan
Nationally and Internationally benchmarked
▪ Kuasa melantik oleh KSU/KP/Pengerusi JKPAK Kementerian▪ Borang Kew.PA-15▪ Ketua Pewakilan/Jabatan boleh lantik mana-mana pegawai yang
sesuai sebagai LPP bagi aset di luar negara
Bilangan & Tempoh
▪ Sekurang-kurangnya dua (2) orang▪ Dilantik berdasarkan jawatan ▪ Tempoh lantikan dua (2) tahun▪ Jika tamat tempoh – perlu mohon pelantikan baru
Dapatkan Laporan Lembaga Pemeriksa Pelupusan (LPP)– KEW.PA-17
LEMBAGA PEMERIKSA PELUPUSAN
B A H AG I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E TK E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L AY S I A
55
Syarat Keanggotaan
Bidang tugas
▪ Sediakan jadual pelupusan▪ Periksa aset yang hendak dilupus (dalam tempoh 1 bulan dari
tarikh arahan)▪ Pastikan maklumat sulit pada aset dikeluarkan sebelum
pelupusan▪ Pastikan aset keselamatan dilupus ikut Peraturan ditetapkan▪ Sediakan Laporan Lembaga Pemeriksa (KEW.PA-17)▪ Syor kaedah pelupusan & t/tangan KEW.PA-17▪ Kemukakan kepada Jabatan/UPA
▪ Tidak terlibat secara langsung dengan Aset ( Penempatan Aset bukan di bawah tanggungjawab LPP yang
dilantik) ▪ Ada kepakaran untuk periksa aset (bila perlu)▪ Pegawai P&P dan Sokongan 1 atau setaraf▪ Jika tiada P&P kedua-dua boleh Sokongan 1▪ Pegawai dari luar boleh dilantik jika perlu
(3) Dapatkan Laporan Lembaga Pemeriksa Pelupusan (LPP)– KEW.PA-17Dapatkan Laporan Lembaga Pemeriksa Pelupusan (LPP)– KEW.PA-17
LEMBAGA PEMERIKSA PELUPUSAN
B A H AG I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E TK E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L AY S I A
Tambahan
▪ Maklumat Kew.PA-17 mesti lengkap :▪ Keterangan aset▪ Kuantiti aset▪ Tarikh perolehan aset▪ Tempoh diguna atau disimpan▪ Nilai Perolehan Asal▪ Nilai semasa
▪ Rujuk Garis Panduan Susut Niai Jabatan Akauntan Negara Malaysia (JANM) untuk nilai semasa (kadar susut nilai)
(3) Dapatkan Laporan Lembaga Pemeriksa Pelupusan (LPP)– KEW.PA-17Dapatkan Laporan Lembaga Pemeriksa Pelupusan (LPP)– KEW.PA-17
LEMBAGA PEMERIKSA PELUPUSAN
B A H AG I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E TK E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L AY S I A
57
Tarikh lantik & periksa
• Pastikan tempoh lantikan masih terpakai
• Semak tarikh pemeriksaan dibuat
Nilai Perolehan Asal (NPA)
• NPA per item• NPA
keseluruhan dalam satu permohonan
• Tujuan penentuan Kuasa Melulus
Penyedia PEP
• Semak siapa sediakan PEP (jika berkenaan)
• Mesti penuhi syarat pelantikan
Semak dan pastikan dokumen lengkap (Tanggungjawab UPA/Urus Setia)
SEMAKAN DOKUMEN PELUPUSAN
B A H AG I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E TK E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L AY S I A
58
Urus Setia pelupusan hendaklah kemukakan dokumen Kew.PA-17 dan sesalinan Kad Pendaftaran Aset beserta dokumen tambahan seperti berikut kepada Kuasa Melulus:
Aset untuk dilupus Dokumen Yang Dihantar Kepada Kuasa Melulus
Kenderaan KEW.PA-17KEW.PA-16 oleh JKR
Peralatan ICT KEW.PA-17KEW.PA-16 oleh PTM/ PPTM/Pegawai Mahir
Hadiah KEW.PA-17Surat permohonan hadiah daripada penerima
Peralatan mekanikal, teknikal, elektrikal, elektronik
KEW.PA-17KEW.PA-16 oleh pakar
Sesalinan Kew.PA-17 setiap permohonan hendaklah dikemukakan kepada Perbendaharaan
Serah kepada Kuasa Melulus
DOKUMEN KEPADA KUASA MELULUS
B A H AG I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E TK E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L AY S I A
59
KEMENTERIANTidak lebih RM400,000 bagi
tiap-tiap satu barang dan tidak lebih RM4juta nilai
agregatnya.
BAHAGIANTidak lebih RM200,000 bagi
tiap-tiap satu barang dan tidak lebih RM2 juta nilai
agregatnya.
IBU PEJABAT• Tidak lebih RM300,000
bagi tiap-tiap satu barang dan tidak lebih RM3 juta nilai agregatnya.
• BAHAGIAN• Tidak lebih RM100,000
dan tidak lebih RM1 juta
NEGERITidak lebih RM50,000 bagi
tiap-tiap satu barang individu dan tidak lebih
RM500,00 nilai agregatnya.
KUASA MELULUS PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAANSila rujuk pegawai-pegawai yang diagihkan kuasa di Jadual A di bawah
AKTA PEWAKILAN KUASA 1956 P.U. (B) 485 BERTARIKH 27 OKTOBER 2014
Serah kepada Kuasa Melulus
KUASA MELULUS PELUPUSAN
B A H AG I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E TK E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L AY S I A
60
KUASA MELULUS PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAANSila rujuk pegawai-pegawai yang diagihkan kuasa di Jadual A di bawah
AKTA PEWAKILAN KUASA 1956 P.U. (B) 485 BERTARIKH 27 OKTOBER 2014
Kuasa Melulus Nilai Perolehan Asal (NPA) satu aset Nilai Agregat Catatan
Perbendaharaan > RM 400,000.00 > RM 4,000,000.00
Kementerian(KSU / TKSU)
> RM 200,000.00hingga
RM 400,000.00
> RM 2,000,000.00Hingga
RM 4,000,000.00
Kementerian(SUB BPPA)
> RM 50,000.00hingga
< RM 200,000.00< RM 2,000,000.00
Semua Bahagian/Jabatan di KPMSemua sekolah direct dengan Bahagian/JabatanSekolah/agensi yang induknya di KPM, kuasa melulus terus kepada Kementerian
Negeri(Pengarah / Timbalan Pengarah JPN)
< RM 50,000.00 < RM 500,000.00 Semua sekolah harian di bawah kendalian JPN
Serah kepada Kuasa Melulus
KUASA MELULUS PELUPUSAN
B A H AG I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E TK E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L AY S I A
61
Agensi di Bawah Seliaan JPN
Pejabat Pendidikan Daerah
Sekolah-sekolah Harian
Semua Kuasa Melulus pelupusan pada Pengarah atau Timbalan
Pengarah JPN kecuali:
Serah kepada Kuasa Melulus
Nilai Perolehan Asal (NPA) per item aset melebihi RM50,000.00;
Nilai NPA agregat dalam satu permohonan melebihi
RM500,000.00
atau
KUASA MELULUS PELUPUSAN DI KPM
B A H AG I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E TK E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L AY S I A
62
Agensi di Bawah Seliaan Bahagian
Sekolah (SBT/SMT&KV/SMKA/Sekolah
Pendidikan Khas/Sekolah Sukan/Sekolah Seni)
Institusi Pendidikan (JNJK Negeri/BAS Negeri/IPG
Kampus/ Kolej Matrikulasi/BPG)
Semua Kuasa Melulus pelupusan pada Setiausaha Bahagian (Pengurusan Aset)
atau TKSU atau KSU (tertakluk kepada NPA per item serta secara agregat dalam satu
permohonan)
Serah kepada Kuasa Melulus
KUASA MELULUS PELUPUSAN DI KPM
B A H AG I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E TK E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L AY S I A
63
Jualan (tender / sebut harga / lelong)
Jualan sisaTukar barang(barter trade)
Tukar beli (trade in)
Tukar ganti (cannibalize) E-waste
Hadiah
Musnah (tanam/ bakar/ buang / tenggelam)
Lain-lain
Terima dan laksanakan pelupusan
KAEDAH PELUPUSAN
B A H AG I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E TK E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L AY S I A
64
Kaedah Pelupusan Dokumen Kepada Kuasa Melulus
Jualan secara tender / sebutharga / lelong / jualan sisa
KEW.PA-19Resit
Tukar barang (barter trade) / Tukar beli (trade in) / Tukar ganti (Cannibalize) KEW.PA-19
Hadiah KEW.PA-19Surat Akuan Penerimaan
Musnah secara tanam / bakar / buang / tenggelam
KEW.PA-19KEW.PA-18 (Sijil Penyaksian)
Kemaskini pada ruang Pelupusan / Hapuskira / Pindahan di KEW.PA-2 / KEW.PA-3 / KEW.PA-4 / KEW.PA-5 & KEW.PA-7
Kemukakan laporan pelupusan (KEW.PA-19) kepada Kuasa Melulus dan sesalinan kepada Perbendaharaan
Kemaskini rekod
LAPORAN PELUPUSAN
65
Enam (6) bulan dari tarikh kelulusan
TEMPOH
Pelanjutan Tempoh:
Mohon dua minggu sebelum tempoh kelulusan tamat
Pelanjutan satu (1) bulan
Sekali sahaja
Tamat tempoh - permohonan baru
B A H AG I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E TK E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L AY S I A
66
PINDA KAEDAH PELUPUSAN
Mohon sebelum tempoh kelulusan tamat
Kelulusan tambahan tiga (3) bulan
Jika tamat - permohonan baru
B A H AG I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E TK E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L AY S I A
67
KP 2.3/2013
KP 2.1/2013
KP 2.2/2013
KP 2.4/2013
KP 1.1/2013
KP 2.5/2013
Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan - Pendaftaran
Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan - Pendahuluan
Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan - Penerimaan
Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan – Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan
Pendahuluan Pengurusan Aset
Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan – Penyelenggaraan
KP 2.6/2013 Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan – Pelupusan
KP 2.7/2013 Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan – Kehilangan Dan Hapuskira
KP 2.0/2013 – TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN
B A H AG I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E TK E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L AY S I A
KehilanganBermaksud kehilangan aset kerajaan disebabkan oleh kecurian, kebakaran, kemalangan , bencana alam, kesusutan, penipuan atau kecuaian pegawai awam
HapuskiraProses membatalkan rekod bagi aset yang hilang
DEFINISI KEHILANGAN DAN HAPUSKIRA
B A H AG I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E TK E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L AY S I A
69
Laporan Polis
LAPORAN KEPADA KETUA JABATAN & LAPORAN POLIS
Laporan kepada Ketua Jabatan• Pegawai bertanggungjawab lapor kepada Ketua Jabatan• Laporan serta merta (makluman telefon / sms / whatsapp
dll)
Laporan Polis• Ketua Jabatan / pegawai bertanggungjawab / penjaga aset /
yang mengetahui mengenai kehilangan aset buat laporan polis dalam tempoh 24 jam jika disyaki ada unsur jenayah
• Kehilangan alat keselamatan / strategik buat laporan polis
B A H AG I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E TK E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L AY S I A
70
PENYEDIAAN LAPORAN AWAL KEW.PA-28
Disediakan oleh Ketua Jabatan
Ketua Jabatan dalam tempoh dua (2) hari bekerja serah Laporan Awal dan Laporan Polis kepada Pegawai Pengawal dan Ketua Setiausaha Perbendaharaan.• s.k. kepada Akauntan Negara, Ketua Audit Negara & wakil
tempatan Ketua Audit Negara• Pastikan semua maklumat dipenuhi:
i. Butiran asetii. Tarikh/masa/tempat kejadianiii. Cara kehilangan (berikan perincian)iv. Pegawai bertanggungjawabv. Laporan Polis dll
Sekiranya kehilangan baru disedari – perlu buat anggaran bila kejadian berlaku
B A H AG I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E TK E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L AY S I A
71
PELANTIKAN JAWATANKUASA PENYIASAT
Lantikan oleh Pegawai Pengawal dalam tempoh dua (2) minggu Laporan Awal disediakan
Keanggotaan JK Penyiasat :i. Pegawai tidak terlibat dengan kehilangan dan bukan dari Bahagian/Unit
yang sama;ii. Sekurang-kurangnya dua (2) orang dengan ketuanya dari kumpulan
Pengurusan dan Profesional; daniii.Ada pengetahuan dalam pengurusan aset dan kewangan (jika perlu).
Kehilangan di luar negara, Pegawai Pengawal boleh lantik pegawai bersesuaian dari agensi lain di negara terbabit
Bagi anggota keselamatan, pelantikan ikut akta atau peraturan agensi keselamatan berkenaan
B A H AG I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E TK E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L AY S I A
72
TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB JAWATANKUASA PENYIASAT
Jalankan siasatan dengan segera dengan ambil tindakan berikut:
Mengenal pasti pegawai-pegawai yang bertanggungjawab ke atas kehilangan.
Menyoal siasat pegawai-pegawai terlibat atau mana-mana pegawai yang difikirkan perlu.
Meneliti rekod-rekod aset, Laporan Polis (jika ada) dan Laporan Awal
Melawat dan memeriksa tempat kejadian
Mendapatkan bukti bergambar sekitar tempat kejadian, salinan dokumen-dokumen yang berkaitan sebagai bahan
bukti (sekiranya perlu).
Tindakan lain yang difikirkan bersesuaian
B A H AG I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E TK E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L AY S I A
73
TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB JAWATANKUASA PENYIASAT
Mengenal pasti sama ada Arahan Perbendaharaan dan peraturan-peraturan berkaitan Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA), Tatacara Pengurusan Stor (TPS) dan Arahan
Keselamatan dipatuhi.
Mendapatkan keterangan sama ada kehilangan berkenaan berpunca daripada kecuaian pegawai, kegagalan mematuhi
peraturan yang tidak disengajakan, kegagalan penyeliaan atau tidak mempunyai pengetahuan dalam pengurusan aset dan stor
Kerajaan
Mendapatkan penjelasan terhadap kelemahan sehingga berlakunya kehilangan
Mengenal pasti risiko keselamatan serta mengesyorkan langkah-langkah kawalan dan pencegahan
Menyediakan laporan siasatan dan menandatangani Laporan Akhir serta mengemukakan kepada Pegawai Pengawal untuk ulasan dan syor
B A H AG I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E TK E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L AY S I A
74
PENYEDIAAN LAPORAN AKHIR KEW.PA-30
JK Penyiasat serah kepada urus setia dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh pelantikan
KEW.PA-30 diserah bersekali dengan dokumen sokongan:
i. Salinan KEW.PA 2 / 3 / 6ii. Keterangan bertulis daripada pegawai terlibat
termasuk pegawai bertanggungjawabiii. Gambar lokasi kejadianiv. Lain-lain
75
SYOR & ULASAN PEGAWAI PENGAWAL
Diangkat kepada Pegawai Pengawal oleh urusetia dalam tempoh dua (2) bulan dari tarikh Laporan Awal
PP boleh buat keputusan atau minta semakan semula
Keputusan PP:i. Syor Hapus kira dengan surcaj atau tatatertib atau kedua-duanyaii. Syor Hapus kira tanpa surcaj atau tatatertibiii. Luluskan hapus kira (tertakluk kepada Kuasa Melulus)
Tandatangan syor dan Kew.PA-30
B A H AG I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E TK E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L AY S I A
76
PELAKSANAAN KELULUSAN / KEPUTUSAN
HAPUSKIRA
Urus Setia / JPN / PPD maklumkan kepada sekolah
Kemaskini KEW.PA-2 atau 3.
Kemukakan Sijil Hapus Kira Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-31) dalam tempoh satu (1) bulan kepada Kuasa Melulus
dan salinan ke Perbendaharaan
SURCAJ / TATATERTIB
Syor surcaj / tatatertib bawa kepada Pihak Berkuasa Tatatertib
Dalam tempoh 3 bulan dari kelulusan Perbendaharaan
Keputusan surcaj / tatatertib dipanjangkan kepada
Perbendaharaan
Dalam tempoh 6 bulan dari kelulusan Perbendaharaan
B A H AG I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E TK E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L AY S I A
Sila rujuk pegawai-pegawai
yang diagihkan kuasa di
Jadual B di bawah
AKTA PEWAKILAN KUASA 1956
P.U.(B)485 BERTARIKH
27 OKTOBER 2014
KUASA MELULUS HAPUSKIRA ASET ALIH KERAJAAN
PENERIMAAN HADIAH
B A H AG I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E TK E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L AY S I A
79
PENERIMAAN HADIAHRujuk Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 3 Tahun 1998 – Garis Panduan Pemberian Dan Penerimaan
Hadiah Di Dalam Perkhidmatan Awam
Kemuka Lampiran A kepada Kuasa Melulus
Nilai per item kurang RM10,000.00
Nilai per item lebih RM10,000.00
Pengarah JPN / SUB Bahagian / Pengarah Bahagian
KSU
Rujuk Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2008 – Pihak Berkuasa Meluluskan Penerimaan Hadiah Oleh Jabatan Kerajaan
Rujuk Surat JPA/(S)TT(11)343 JLD.4(67) bertarikh 12 September 2008 – Penurunan Kuasa Penerimaan Hadiah Oleh Jabatan Kerajaan Daripada KSU KPM/ Pegawai Pengawal Kepada Setiausaha Atau Pengarah
Bahagian Dan Pengarah JPN
B A H AG I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E TK E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L AY S I A
SEKIAN, TERIMA KASIH
80
B A H AG I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E TK E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L AY S I A
81
Unit Pengurusan Aset AlihBahagian Perolehan dan
Pengurusan AsetKementerian Pendidikan
MalaysiaAras 5, Blok E2, Kompleks EPusat Pentadbiran Kerajaan
Persekutuan62604 Putrajaya
Fax : 03 – 88846894
[email protected] – 88849400
(KEHILANGAN)[email protected]
03 – 88846836
(SPA)[email protected]
03 – 88846873
(PERLANTIKAN) [email protected]
03 – 88846995
(OS35000) [email protected]
03 – 88849214
(PELUPUSAN/HADIAH) [email protected]
B A H AG I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E TK E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L AY S I A
82
JUALAN SISA
Aset selain daripada Buangan Terjadual atau Sisa Pepejal
Untuk aset tidak boleh guna dalam bentuk & fungsi asal
NPA satu atau keseluruhan < RM50K @ berat <1000 kg – jualan terus kpd syarikat berdaftar dengan MOF (keutamaan Bumiputra)
NPA satu atau keseluruhan >RM50K @ berat >1000kg – tender/sebut harga (keutamaan Bumiputera setempat yang berdaftar dengan MOF)
Sabah/Sarawak – mana-mana Syarikat berdaftar dengan Perbendaharaan Malaysia Sabah/Sarawak
Kem/Jab yang mempunyai jumlah aset hendak dilupus yang banyak dalam jangkamasa panjang boleh wujudkan Kontrak Panel dengan kelulusan Perbendaharaan
Jika kenderaan – tidak boleh didaftar semula dan perlu lapor kpd JPJ
B A H AG I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E TK E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L AY S I A
83
Pilihan terakhir serta aset tiada nilai jualan/nilai sisa @ berunsur keselamatan
Kaedah : tanam / bakar / buang / tenggelam / letup / lebur
Pastikan dapat kebenaran PBT, JAS, Jab.Laut (mana berkenaan)
Mematuhi peraturan ditetapkan pihak berkuasa berkenaan
Jika ada komponen boleh diguna sebagai alat ganti perlu diambil dahulu
Pastikan diketuk / digelek / dirincih / di’extract’ maklumat rahsia sebelum musnah
Sijil Penyaksian Pemusnahan disediakan (KEW.PA-18) oleh pegawai yang dilantik oleh Ketua Jabatan atau Pegawai Pengawal
MUSNAH
B A H AG I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E TK E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L AY S I A
84
Rujuk Peraturan Kualiti Alam Sekeliling (Buangan Terjadual) dan Akta Pengurusan Sisa Pepejal
E-waste – Barang elektrik dan elektronik seperti komputer & aksesorinya (termasuk pencetak) / mesin fotostat / TV / peti sejuk / penyaman udara / telefon bimbit dan aksesori / bateri
Minyak terpakai / bateri kenderaan / bahan mudah dibakar dalam bekas dibenarkan (duit / pakaian / rokok) / bahan buangan makmal, ubat atau buangan farmaseutikal, bahan gas berkait CFC, bahan binaan asbestos dll
Lain-lain Bahan Buangan Terjadual
E-WASTE & BAHAN BUANGAN TERJADUAL
B A H AG I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E TK E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L AY S I A
85
Rujuk Akta Pengurusan Sisa Pepejal DAN Pembersihan Awam 2007
Apa-apa bahan sekerap atau benda lebihan yang tidak dikehendaki atau keluaran yang ditolak dari apa-apa proses
Benda yang hendak dilupuskan kerana sudah pecah, lusuh, tercemar atau selainnya rosak
Lain-lain yang ditakrifkan atau dikehendaki mengikut akta ini
BAHAN SISA PEPEJAL
B A H AG I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E TK E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L AY S I A
86
Untuk aset Tidak Ekonomi Dibaiki (TED) tapi ada bahagian / komponen masih boleh diguna
Asas tukar ganti : aset sama jenis kegunaan
Asas tukar ganti : diperiksa dan disahkan oleh Pegawai Teknikal
Asas tukar ganti : tujuan baik pulih dan penjimatan
Aset penerima perlu rekod dalam Bahagian B KEW.PA-2
TUKAR GANTI
B A H AG I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E TK E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L AY S I A
87
Aset boleh guna tapi tidak diperlukan agensi @ aset TED tapi boleh dijadikan bahan latihan/pameran
Agensi kepada mana-mana organisasi, pertubuhan sukarela atau badan-badan lain yang dianjurkan dan diiktiraf oleh Kerajaan
Dilaksana berasaskan : permohonan / keperluan penerima & kos pengendalian ditanggung penerima
Surat Akuan Penerimaan serah kepada Kuasa Melulus bersama Sijil Pelupusan KEW.PA-19
Jika kenderaan – tukar milik kepada penerima
HADIAH
B A H AG I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E TK E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L AY S I A
88
Aset masih boleh diguna dalam bentuk asal tapi tidak diperlukan oleh agensi atau tiada agensi lain berminat• Aset sama jenis• Keluarkan aset lama sebelum gantian dipasang• Penggantian disahkan oleh Jabatan Teknikal (jika perlu)• Perlu ada rundingan harga antara agensi / pembekal• Nilai semasa ditaksir oleh Jabatan Teknikal atau ikut nilai pasaran• Peruntukan cukup untuk membiayai harga penuh aset yang akan diganti• Harga jualan dikredit dalam hasil Kerajaan dan tidak boleh tolak harga aset
dibeli• Cadangan tukar ganti dalam syarat dokumen tawaran tender / sebutharga
dan dalam perjanjian kontrak perolehanHanya pembekal asas minat atau dari peniaga yang khusus untuk aset tersebut
Asas tukar beli:
TUKAR BELI
B A H AG I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E TK E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L AY S I A
89
Pertukaran aset dari jenis sama atau berbeza; atau pertukaran dengan perkhidmatan
Berasaskan kos terbaik tanpa libatkan kos tambahan
Nilai aset dibuat oleh pakar
Pertukaran berasas keperluan agensi
Pembekal aset baharu bertanggungjawab beri khidmat selepas jualan
TUKAR BARANG ATAU PERKHIDMATAN
B A H AG I A N P E R O L E H A N DA N P E N G U R U S A N A S E TK E M E N T E R I A N P E N D I D I K A N M A L AY S I A
90
Kedah-kaedah Lain
Selain daripada dinyatakan
Perlu dapatkan kelulusan
Perbendaharaan
Pelupusan Aset Milik Kerajaan Kepada
Swasta
Akibat penswastaan
dan seumpamanya
Laksana pelupusan yang
sesuai dan kuasa melulus
di Perbendaharaa
n
Pelupusan Melalui Kontrak Pusat
Jika ada di Kem /Jabatan
Perlu guna peraturan berkenaan
LAIN-LAIN KAEDAH
Top Related