UNIVERSITATEA CRESTINA DIMITRIE CANTEMIR
PROIECT PRACTICĂ
S.C.ECO MARKET STIL S.R.L
Student
Vacaru Mihaela-Lavinia
Capitolul I. Informații generale privind compania
1.1. Prezentarea companiei
SC ECO MARKET STIL S.R.Leste lider în furnizarea de servicii pentru industria
farmaceutică. Înfiinţată în 1994, compania a devenit parte a grupului Market (Centre de Gestion,
de Documentation, d’Informatique et de Marketing) în 2001. Cegedim România oferă
companiilor farmaceutice informaţii detaliate şi de calitate despre sectorul farmaceutic şi soluţii
de înaltă performanţă pentru eficientizarea forţei de vânzări şi pentru analiza datelor.
Fapte şi cifre esenţiale la nivel internațional:
- Peste 40 de ani de experienţă pe piaţa farmaceutică
- Peste 8.200 de angajaţi în întreaga lume
- Filiale în peste 80 de ţări
- 911 milioane de euro cifră de afaceri în 2011
- Parteneriate cu cele mai importante companii farmaceutice internaţionale
- Peste 600 de clienţi – companii farmaceutice din toată lumea
- Companie listată la Bursa din Paris din 1995
Forma de organizare a companiei: Societate comercială cu răspundere limitată.
Activitatea preponderentă (Cod și denumire CAEN): 7320 „Activități de studiere a pieței și
sondare a opiniei publice”.
1.1.1. Scurt istoric
Înființată în 1994 ca firmă cu capital local privat, sub denumirea de Global Pharma SRL,
ca prestator de servicii pentru domeniul farmaceutic, a evoluat în urmatoarele etape:
- încercarea diverselor servicii potențiale pentru companiile farmaceutice s-a soldat cu
orientarea către cercetarea cantitativă a pieței farmaceutice locale.
- transformarea, în 1996, în joint-venture (50% capital străin) cu Exmarket & Associates
International Ltd, firmă regională specializată în cercetarea pieței farmaceutice în Europa de Est,
schimbarea numelui în Exmarket Global Pharma SRL, separarea activității de editare a revistei
„Lumea farmaceutică” (realizată în cadrul firmei Global Pharma Consult SRL).
- câștigarea poziției de lider pe piața națională la auditarea vânzărilor, prin intermediul
produsului Pharma & Hospital Report, dublată de încercarea de diversificare mai puțin reușită în
alte direcții de cercetare a pieței.
- preluarea, în 2001, a majorității capitalului (75%) de către grupul european MARKET și
schimbarea numelui în Cegedim România SRL;
- optimizarea portofoliului de produse și servicii anterioare, dezvoltarea activității prin
lansarea produselor grupului: Teams (2002) – sistem de management al forței de vânzări,
Infosante (2003) – date de vânzări teritoriale și ICOMED (2006) – date de prescriere.
- menținerea și perfecționarea produselor firmei: Pharma & Hospital Report (date
naționale de vânzări), GeoCube (date teritoriale de distribuție), CAM (date naționale de
promovare), Teams (soluție de management al forței de vânzări), OneKey (bază de date
cuprinzând profesioniștii din domeniul sănătății), Interactiv Marketing (servicii adaptate nevoilor
clienților).
1.1.2. Scurtă prezentare a grupului
Grupul SC ECO MARKET STILa fost înființat în Franța în 1969 și a devenit rapid lider
european în furnizarea de date și servicii de marketing și vânzări pentru industria farmaceutică.
Expertiza Cegedim este prezentă în două divizii: Healthcare and Strategic Data, divizie care
cuprinde servicii specifice pentru companiile farmaceutice, profesioniștii din domeniul sănătății
(medici și farmaciști) și furnizorii de asigurări de sănătate și Technologies and Services, divizie
care cuprinde o varietate de sectoare.
Portofoliul activităților sale este vast, majoritatea produselor și serviciilor fiind adresate
celor peste 200 de clienți mari, grupuri farmaceutice internaționale.
1.1.3. Perspective locale
După optimizarea și integrarea în strategia de afaceri a grupului SC ECO MARKET
STIL este pregătită să ofere produse și servicii de calitate în două direcții majore în următorii ani:
- auditarea vânzărilor pe piața farmaceutică, la nivel național și local;
- eficientizarea forței de vânzări a companiilor farmaceutice.
Portofoliul actual de clienți conține atât companii farmaceutice multinaționale, cât și
companii farmaceutice locale: GlaxoSmithKline, Pfizer, AstraZeneca, Roche, Schering Plough,
Terapia, Biofarm, Labormed etc.
Pe termen mediu, după transformarea în filială 100% deținută de grup, în funcție de
evoluția pieței, va fi dezvoltat sau menținut portofoliul actual de produse.
1.1.4. Tipuri de produse oferite și servicii oferite
1) PHARMA & HOSPITAL REPORT
Este un instrument util pentru analiza pe plan naţional a consumului de medicamente,
oferind astfel o imagine de ansamblu a pieţei farmaceutice. Structurat pe produse, grupe
terapeutice, canale, companii, PHR redă imaginea generală a evoluţiei pieţei. Acesta este necesar
pentru fundamentarea strategiei de marketing şi alocarea de resurse pe termen mediu.
Pharma & Hospital Report presupune:
evoluţia pieţei, companiei şi competitorilor ca cifre de vânzări
evaluarea succesului în vânzări al campaniilor de promovare
evoluţia produselor proprii şi concurente
ciclul de viaţă al produselor
evoluţia grupelor terapeutice de interes
identificarea oportunităţilor de alocare a resurselor
2) INFOSANTÉ (Date de vânzări)
InfoSanté oferă industriei farmaceutice date teritoriale de vânzări. Datele de vânzare a
produselor la nivel de punct de vânzare şi agregate sunt livrate lunar, permiţând personalului din
sediul central, managerilor din teren şi reprezentanţilor medicali să evalueze succesul
iniţiativelor din vânzări şi marketing.
Acest produs care merge în adâncimea fenomenului, structurat pe teritorii din ce în ce
mai mici, mergându-se până la nivel de GSU (Geographical Sales Units – mic teritoriu, având în
medie 10 farmacii). InfoSanté arată exact vânzările produselor proprii şi concurente,
particularizat în funcţie de client și presupune:
monitorizarea vânzărilor proprii vs. concurenţa pe regiuni, judeţe, GSU
evaluarea performanţei reprezentanţilor medicali și a managerilor regionali
răspunsul rapid şi adecvat la schimbările din piaţă
încadrarea în buget prin flexibilitatea definirii pieţelor
3) CAM (Monitorizarea activităţilor globale de promovare şi studii de piaţă)
Produsul CAM se ocupă cu cercetarea pieţei globale cu scopul de a audita activităţile de
promovare şi de marketing din industria farmaceutică. CAM acoperă o gamă variată de canale
media, inclusiv rapoartele reprezentanţilor medicali, întâlniri şi congrese, experienţe clinice,
mostre, poşta directă, reclamă în ziare și activităţi informatizate. Pieţele-ţintă includ medici
generaliști, specialişti şi farmacişti.
4) ICOMED (Date de identificare a profilului medicilor)
Icomed măsoară tendinţele pieţei în industria farmaceutică. Prin studii regulate, Icomed
identifică preferinţele medicilor pentru anumite produse farmaceutice şi specialităţi clinice.
Aceste date sunt utile mai ales în elaborarea de profile de medici şi produse folosite în
determinarea ţintelor strategice pentru personalul din marketing şi vânzări. În plus, instrumentul
Icosurf al Icomed permite managerilor din vânzări din industria farmaceutică să analizeze atât
informaţiile de la nivel naţional, cât şi pe cele de la nivel regional.
1.2. Cadrul legal
Legea 82/1991, Legea Contabilității
Ordinul 3055/29 octombrie 2009
Reglementările contabile conforme cu Directiva a IV–a a Comunităților Economice
Europene
Codul Fiscal
Legea societăților comerciale 31/1990
Legea 15/1994
În cadrul companiei SC Cegedim România SRL, contabilitatea este întocmită în
conformitate cu Legea 82/1991, Legea Contabilității. Potrivit acestei legi, contabilitatea se ține în
limba română și în moneda națională. Situațiile financiare sunt întocmite anual de către
contabilul-șef. Această persoană are studii economice superioare.
Orice operațiune economico-financiară efectuată se consemnează în momentul efectuării
ei într-un document care stă la baza înregistrărilor în contabilitate, dobândind astfel calitatea de
document justificativ. Documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate
angajează răspunderea persoanelor care le-au întocmit, vizat și aprobat, precum și a celor care le-
au înregistrat în contabilitate, după caz. Operațiunile efectuate în valută se țin atât în moneda
națională, cât și în valută, potrivit reglementărilor elaborate în acest sens.
Înregistrarea în contabilitate a elementelor de activ se face la costul de achiziție, sau la
valoarea justă pentru alte intrări decât cele prin achiziție sau producție, după caz. Creanțele și
datoriile se înregistrează în contabilitate la valoarea nominală, iar valoarea acțiunilor emise sau a
altor titluri, precum și vărsămintele efectuate în contul capitalului subscris se reflectă distinct în
contabilitate. Contabilitatea clienților și furnizorilor, a celorlalte creanțe și obligații se ține pe
categorii, precum și pe fiecare persoană fizică sau juridică, iar contabilitatea cheltuielilor se ține
pe feluri de cheltuieli, dupa natură sau destinația lor, după caz. Contabilitatea veniturilor se ține
pe feluri de venituri, dupa natura sau sursa lor, după caz.
Potrivit Legii Contabilității, în cadrul companiei profitul sau pierderea se stabilește
cumulat de la începutul exercițiului financiar. Rezultatul definitiv al exercițiului financiar se
stabilește la închiderea acestuia.
S.C.ECO MARKET STIL S.R.Lnu depășește limitele a 2 dintre criteriile de mărime
prevăzute în Art. 3 (1) din Ordinul 3055/2009 (../../../../Documents and Settings/apopescu/Sintact
2.0/cache/Legislatie/temp/00126814.HTM - #total active: 3.650.000 euro,../../../../Documents and
Settings/apopescu/Sintact 2.0/cache/Legislatie/temp/00126814.HTM - # cifra de afaceri netă:
7.300.000 euro,../../../../Documents and Settings/apopescu/Sintact
2.0/cache/Legislatie/temp/00126814.HTM - # număr mediu de salariaţi în cursul exerciţiului
financiar: 50), astfel că întocmește situaţii financiare anuale simplificate care
cuprind:../../../../Documents and Settings/apopescu/Sintact 2.0/cache/Legislatie/temp/00126814.HTM
- # bilanţ prescurtat,../../../../Documents and Settings/apopescu/Sintact
2.0/cache/Legislatie/temp/00126814.HTM - # cont de profit şi pierdere,../../../../Documents and
Settings/apopescu/Sintact 2.0/cache/Legislatie/temp/00126814.HTM - # note explicative la situaţiile
financiare anuale simplificate.
Contabilitatea firmei este condusă în partidă dublă și sunt respectate principiile contabile:
principiul continuității activității: firma își continuă în mod normal funcționarea într-un viitor
previzibil, fără a intra în stare de lichidare sau reducere semnificativă a activității; principiul
permanenței metodelor: se continuă aplicarea acelorași reguli și norme privind evaluarea,
înregistrarea în contabilitate și prezentarea elementelor de activ și de pasiv și a rezultatelor,
asigurând comparabilitatea în timp a informațiilor contabile; principiul prudenței, principiul
independenței exercițiilor, principiul evaluării separate a elementelor de activ și de pasiv;
principiul intangibilității conform căruia bilanțul de deschidere al unui exercițiu trebuie să
corespundă cu bilanțul de închidere al exercițiului precedent; principiul necompensării conform
căruia valorile elementelor activului nu sunt compensate cu valorile elementelor ce reprezintă
pasive.
Elementele de bilanț sunt încadrate în categoria specifică (ex :Active curente/necurente,
Datorii curente/necurente, capitaluri proprii). Totodată, sunt respectate prevederile privind
contabilizarea activelor imobilizate, activelor circulante, datoriilor, împrumuturilor financiare,
veniturilor, cheltuielilor (înregistrarea facturilor primite de la furnizori/emise către clienți,
evaluarea la intrare, evaluarea la ieșire, reevaluarea conturilor: Creanțe clienți externi, Datorii
furnizori externi, Conturi valută, casarea).
Societatea a încheiat contracte de leasing operațional (proprietarul bunului fiind locatorul
– soc. de leasing), iar amortizarea bunurilor care fac obiectul contractelor de leasing operațional
se efectuează de către locator. Chiria (rata de leasing) reprezintă pentru locatar o cheltuială
deductibilă (conform Codului Fiscal).
Cota de impozit pe profit este de 16% și se aplică la profitul impozabil, calculat astfel:
Profit Impozabil = Venituritotale – Cheltuielitotale – Veniturineimpozabile + Cheltuielinedeductibile
Veniturile neimpozabile sunt: veniturile din dividende de la persoane juridice române,
veniturile din dividende de la persoane juridice străine dintr-un stat membru al UE în cazul în
care societatea îndeplineste cumulativ condițiile: este plătitoare de impozit/profit, deține cel puțin
10% din capitalul social al societății străine, deține acțiunile de cel puțin doi ani la data
înregistrării veniturilor din dividende; veniturile din diferențele favorabile de valoare aferente
tilurilor de participare sau a altor investiții financiare pe termen lung care apar ca urmare a
încorporării rezervelor, primelor sau rezultatelor în capitalul social al societății emitente;
veniturile din anularea sau recuperarea cheltuielilor care au fost considerate nedeductibile la data
înregistrării în contabilitate (ex: cheltuieli datorate minusului constatat în gestiune); venituri din
provizioane și ajustări nerecunoscute din punct de vedere fiscal etc.
Cheltuielile nedeductibile sunt: cheltuielile cu impozit/profit; cheltuielile cu provizioane
și ajustări nerecunoscute din punct de vedere fiscal; cheltuieli aferente veniturilor neimpozabile;
cheltuieli cu amenzile și penalitățile datorate autorităților române și străine, precum și
persoanelor juridice nerezidente dacă sunt prevăzute în contracte; cheltuieli cu lipsurile
constatate la inventar și neimputate la care se adaugă TVA aferentă lipsurilor neimputate;
cheltuielile de sponsorizare și bursele private acordate (acestea diminuează impozitul/profit cu
minimul dintre 3‰*CA și 20%*Imp/Pr); cheltuielile de protocol ce depășesc 2% din (V tot – Chtot
+ Ch Imp/Pr – Vneimp + Chaferente Vneimp + Ch protocol); cheltuielile sociale care depășesc 2% din
cheltuielile cu salariile personalului; cheltuielile cu indemnizația de deplasare (diurna) care
depășește de două ori și jumătate nivelul legal pentru instituțiile publice (2,5 x 13 RON);
cheltuielile cu tichetele de masă peste limita legală; cheltuielile suportate de întreprindere în
numele unui angajat la schemele de pensii facultative care depășesc limita de 200 euro/an/pers;
cheltuielile cu amortizarea înregistrată în contabilitate în cazul în care aceasta este diferită de
amortizarea recunoscută din punct de vedere fiscal etc.
Impozitul pe profit se calculează și se înregistrează trimestrial pe baza datelor cumulate
de la începutul anului și se plătește până pe data de 25 ale lunii următoare trimestrului încheiat.
Sunt considerate venituri din salarii toate veniturile în bani și/sau natură acordate
salariaților în baza unui contract individual de muncă sau a unui alt statut special prevăzut de
lege, indiferent de natura venitului, de forma sub care se acordă sau de perioada la care se referă.
Următoarele venituri intră în categoria veniturilor asimilate salariilor: utilizarea unui bun
(inclusiv a mijlocului de transport din patrimoniul afacerii în scop personal, exclusiv costul
deplasării de la domiciliu la locul de munca și invers); costul abonamentelor telefonice, al
cartelelor telefonice și al convorbirilor telefonice în scop personal atunci cand sunt plătite de
întreprindere; împrumuturile nerambursabile acordate de întreprindere salariaților; cazare, hrana
și alte bunuri acordate salariaților în mod gratuit sau la un cost mai mic decât prețul pieței; orice
avantaj în bani sau natură acordat salariatului; etc. Nu sunt considerate venituri salariale deși sunt
în beneficiul salariaților, următoarele: ajutoare pentru naștere și înmormântare, bilete de
tratament și odihnă acordate salariaților; cadouri acordate salariaților și copiilor minori ai lor cu
ocazia sărbătorilor legale, în limita a 150 lei/persoană și pe sărbătoare legală, bonurile de masă,
cheltuielile privind echipamentele de protecție/lucru și igienico-sanitare de care beneficiază
salariatul la locul de muncă; contravaloarea folosinței locuinței de serviciu; etc.
Contribuțiile salariaților și ale întreprinderii legate de veniturile salariale sunt
următoarele:
Taxa pe valoare adaugată este un impozit indirect datorat bugetului de stat de către
persoanele impozabile, conform legii. Toate societățile private din România sunt plătitoare de
TVA, cu excepția acelora care de la data înființării și până în prezent nu au depășit plafonul de
scutire de TVA, reprezentând echivalentul a 35.000 euro cifra de afaceri într-un exercițiu
financiar. Dacă o persoană scutită de TVA atinge sau depășește plafonul de scutire, trebuie să se
înregistreze ca societate plătitoare de TVA în termen de 10 zile de la sfârșitul lunii în care
plafonul a fost atins sau depășit. O societate, odată înregistrată ca plătitoare de TVA va căpăta
acest statut definitiv, chiar dacă într-un exercițiu ulterior nu mai depășește plafonul de scutire.
Faptul generator reprezintă faptul prin care sunt îndeplinite condițiile legale necesare
pentru exigibilitatea TVA. Exigibilitatea TVA reprezintă data la care autoritatea fiscală devine
îndreptățită în fața legii să ceară plata TVA de la persoanele obligate să înregistreze TVA.
Societățile plătitoare de TVA pot realiza următoarele tipuri de operațiuni:
- operațiuni taxabile cu TVA 24% (majoritatea);
- operațiuni cu cotă redusă de 9% (ex: livrarea de manuale școlare, cărți, ziare, reviste, livrarea
de medicamente de uz uman și veterinar, cazarea în sectorul hotelier sau în alte instituții cu
funcții similare);
- operațiuni scutite de TVA, cu drept de deducere: sunt operațiuni pentru care nu se datorează
TVA înregistrat sau plătit pentru achiziții (ex: exportul, transportul internațional de persoane,
livrările intracomunitare către societățile plătitoare de TVA, livrările de mijloace de transport noi
în cadrul UE);
- operațiuni scutite de TVA și fără drept de deducere: sunt operațiunile pentru care societatea
nu datorează TVA, dar nici nu are dreptul să deducă (ex: spitalizarea, îngrijirile medicale,
jocurile de noroc organizate de persoanele autorizate, concesiunea, etc.)
Livrările intracomunitare de bunuri reprezintă vânzările realizate de o societate din
România către o altă societate dintr-un stat membru UE, altul decât România. Dacă o societate
plătitore de TVA realizează o livrare intracomunitară, va întocmi factura fără TVA dacă sunt
respectate condițiile: există dovada efectuării transportului și societatea străina este plătitoare de
TVA. Dacă o societate din România plătitoare de TVA vinde mărfuri către o societate străină
neplătitoare de TVA, deoarece nu se poate face dovada codului valid de TVA a societății straine,
societatea din România va emite factură cu TVA. Livrările intracomunitare de la o societate
plătitoare de TVA la o societate neplătitoare de TVA poartă denumirea de „vânzare la distanță”.
Vânzările la distanță nu pot depăși plafonul maxim fixat de fiecare stat, plafon cuprins între
35.000 și 100.000 euro.
Achizițiile intracomunitare de bunuri reprezintă cumpărări de bunuri de la o societate
dintr-un stat membru UE, altul decât România. O societate plătitoare de TVA din România va
înregistra achiziția intracomunitară fără TVA, pentru că societatea străină emite factura fără
TVA. De asemenea, societatea va face la cumpărare, taxare inversă (4426 = 4427). În cazul în
care valoarea achizițiilor intracomunitare realizate de o societate neplătitoare de TVA depășește
plafonul de 10.000 euro, societatea din România, societate neplătitoare de TVA, va trebui să se
înregistreze ca plătitoare de TVA pentru achiziții intracomunitare. În acest sens va primi din
partea Administrației Fiscale un cod fiscal de TVA valabil doar pentru achizițiile intracomunitare
pe care îl va furniza societății străine. Astfel, societatea străina emite factura fără TVA.
Conform Legii 15/1994, mijloacele fixe sunt recunoscute la intrare la costul de achiziție,
metoda de amortizare folosită este liniară, iar duratele de amortizare sunt respectate și în
conformitate cu nomenclatorul duratelor de utilizare. Casarea mijloacelor fixe se face cu acordul
administratorului.
Statutul (Actul constitutiv al societății):
Art. 1. Denumirea societății
Denumirea societății este SC MARKET STIL. În orice factură, ofertă, comandă și alte
documente întrebuințate în comerț trebuie să se menționeze denumirea, forma juridică, sediul
social, capitalul social, numărul din registrul comerțului și codul unic de înregistrare.
Art. 2. Forma juridică a societății
Societatea este persoană juridică română, având forma juridică cu răspundere limitată și
își desfășoară activitatea în conformitate cu legile române, prevederile legii nr. 31/1990 privind
societățile comerciale, republicată, cu modificările și completările ulterioare.
În cadrul activității sale, SC ECO MARKET STIL este titulară de drepturi și obligații,
garantate cu patrimoniul social și poate să dobândească drepturi de proprietate și alte drepturi.
Art. 3. Obiectul de activitate al societății
Domeniul principal de activitate:
Cod CAEN 732 Activități de studiere a pieței și de sondare a opiniei publice.
Activitatea principală:
Cod CAEN 7320 Activități de studiere a pieței și de sondare a opiniei publice.
Art. 4. Durata societății
Societatea este constituită pe o durată nelimitată cu începere de la data înmatriculării la
Registrul Comerțului (12 decembrie 1994).
Art. 5. Capitalul social
Capitalul social subscris al societății este de 3000 RON, fiind împărțit în 600 părți sociale
în valoare nominală de 5 RON fiecare, în întregime subscris și vărsat de asociatul unic SC
MARKET STIL. Părțile sociale sunt indivizibile și nu vor putea fi reprezentate prin titluri.
Exercițiul financiar începe la 1 ianuarie și se termină la 31 decembrie al fiecărui an.
Capitolul II. Circuitul informațional
Facturi furnizori:
Toate facturile primite de la furnizori primesc un număr de intrare. Acestea sunt trecute
într-o bază de date la recepția companiei, unde se completează data sosirii și numele furnizorului
respectiv.
Ulterior, facturile sunt distribuite către Business Unit Manageri (BUM) pentru business
unit-urile CCI (Cegedim Customer Information), CRM (Cegedim Relationship Management) și
CSD (Cegedim Strategic Data) sau către șefii departamentelor de suport (Customer Service,
Human Resources, Financiar, Tehnic, Administrativ). Aceștia completează un formular care
însoțește factura la departamentul financiar, unde urmează a fi achitată și înregistrată în
contabilitate. Pe formularul respectiv sunt trecute următoarele informații: nume furnizor, data
facturii, data primirii, data scadentă, semnătura și cum se alocă respectiva cheltuială.
Semnătura unui BUM poate aproba pentru plată facturile a căror valoare nu este mai
mare decat echivalentul a 20.000 RON, iar ceilalți șefi de departamente pot aproba pentru plată
facturi a căror valoare nu depășește 5.000 RON. Pentru facturile care au valori mai mari decât
sumele indicate mai sus este necesară aprobarea General Manager-ului.
Facturi clienți:
Pentru emiterea facturilor către clienți este necesar importul comenzilor de vânzare dintr-
un program colateral softului contabil, și anume: Ascent. Comenzile de vânzare sunt introduse în
Ascent de către persoanele care fac parte din departamentul Customer Service. Prin urmare,
aceștia se ocupă de derularea contractelor, mențin relațiile cu clienții și cunosc foarte bine
produsele companiei.
După ce au fost introduse în Ascent, comenzile de vânzare sunt importate în contabilitate
de către contabilul junior, care face verificarea comenzilor și a facturilor emise. Facturile emise
sunt semnate de către contabilul șef și distribuite ulterior către departamentul Customer Service
pentru a le trimite către clienți (prin poștă cu confirmare de primire sau personal).
Deconturi:
Există patru mari tipuri de deconturi: deconturi card, deconturi cash, deconturi interne
pentru care s-a primit avans spre decontare (dispoziție de plată) și deconturi externe.
Deconturile tip „card” se referă la cheltuielile decontate de către persoanele care au
achitat sumele respective cu cardurile de protocol ale companiei. Angajații introduc documentele
(bon fiscal sau factură) în Ascent folosind un user și o parolă, după o procedura standard (se
alege furnizorul, tipul de cheltuială, cota de TVA și se introduc sumele: baza, valoarea cu TVA
și TVA). Acestea afectează contul Bancă – 5121C.
Deconturile tip „Cash” se referă la documentele care au fost achitate de către angajați fără
ca aceștia să fi primit în prealabil un avans din partea companiei. Acestea afecteaza contul Casa
– 5311.
Pentru cele două tipuri de deconturi este stabilită o procedură standard cu ajutorul căreia
se introduc documentele1. Toate documentele se introduc pornind de la valoarea totală (inclusiv
TVA). Separat, după caz, se trece TVA-ul și după salvare (clic pe save item) apare și baza
(valoarea fără TVA). Când se introduc în decont datele de pe documente, se completează în mod
obligatoriu câmpurile :
1. „Tip document” după care se alege una dintre variante: Factură Fiscală sau Documente
Diverse (bon fiscal, tichet parcare, chitanță, bilet de transport etc).
2. „Furnizor” (excepție fac benzina și diurna).
La nivel de furnizor există o listă predefinită din care se poate alege. Când furnizorul
dorit nu există în listă, se contactează departamentul Financiar (Junior Accountant și la nevoie
Senior Accountant) pentru a se introduce noul furnizor. Furnizorii se introduc numai de către
departamentul financiar.
După apariția furnizorului în listă se reia introducerea documentelor. În acest interval
decontul deschis rămâne în statusul „în lucru”. Există și un număr finit de furnizori cu caracter
general: Parcare, Taxi, Benzină.
1 Prezentate în Anexa 1, Anexa 2 și Anexa 3.
Când se introduc datele documentelor ce aparțin unui decont, nu contează ordinea
completării casuțelor (tip cheltuială, număr document, dată document, cota TVA, valoare cu
TVA, valoare TVA, tip document, furnizor, comentarii). În situația introducerii unei cheltuieli cu
protocolul, cota de TVA apare în mod automat „99-TVA (protocol)” deci nu necesită intervenția
utilizatorului.
TVA-ul se completează numai pentru facturile fiscale. Cheltuielile mai mari de 100 RON
(exceptând combustibilul) se decontează doar pe bază de factură fiscală. De pe documentele cu
sume mai mici de 100 RON (dacă nu sunt însoțite de factură fiscală), chiar dacă TVA-ul este
trecut pe bonul fiscal respectiv, acesta nu trebuie luat în calcul. În acest caz, în Ascent, se trece
suma totală (inclusiv TVA) în casuța „valoare cu TVA”, în căsuța „cota TVA” se alege poziția
nr. 4 din lista de cote de TVA (adică 00, care semnifică Cota TVA 0%), iar în căsuța „valoare
TVA” rămâne valoarea zero).
Explicațiile codurilor cotelor de TVA:
- 19 = TVA 24% - pentru o masă largă de produse și servicii
- 09 = TVA 9% - reviste, medicamente, etc.
- 10 = scutit de TVA – acest procent este folosit pentru facturile externe
- 00 = TVA 0% - pentru documentele care nu sunt purtătoare de TVA
- 99 = TVA (protocol) – pentru facturile de protocol. Cota apare în mod automat
fără intervenția utilizatorului.
Deconturile interne și externe pentru care s-au primit avansuri spre decontare se operează
manual în softul contabil, se întocmeste dispoziție de plată, afectând astfel direct contul 542R
(pentru avansuri RON) și E542 (cont statistic) / 542E pentru avansurile deplasărilor externe.
Societatea aplică o politică de decontare a cheltuielilor rezonabile și legale ale angajaților
atunci când aceste activități și cheltuielile aferente sunt direcționate în îndeplinirea sarcinilor de
serviciu și sunt aprobate conform cerințelor acestei politici.
Categorii de cheltuieli decontabile:
Cheltuielile decontabile sunt acele cheltuieli efectuate în interes de serviciu și care
respectă politicile societății. Societatea recunoaște următoarele categorii de cheltuieli decontabile
efectuate cu titlu individual:
a) Cheltuieli de comunicare (telefonie fixă, telefonie mobilă)
b) Cheltuieli de mobilitate: cheltuieli cu autoturismul societății (benzină, spălat, parcare,
revizie, înlocuiri, reparații, asigurări obligatorii și opționale), taxi.
c) Cheltuieli de deplasare: transport, cazare, masă (diurnă), asigurare medicală, transport
local, comunicații cu ocazia deplasării.
d) Cheltuieli în legătură cu partenerii de afaceri: flori și aranjamente florale (pentru zilele
de naștere sau onomastice), coroane de flori (pentru decese), mese de afaceri și participări la
conferințe.
Aceste categorii sunt tratate uniform, indiferent de modalitatea de angajare (prin numerar
sau cărți de credit, în moneda locală sau străină, anterior sau ulterior facturării lor). Orice altă
cheltuială neîncadrată în categoriile de mai sus, va fi considerată, fie investiție, fie serviciu
suport (administrativ sau tehnic), caz în care necesită avizul șefilor departamentelor respective,
fie ca aparținând costului vânzărilor sau costurilor de personal, caz în care necesită aprobarea
responsabililor de activitate sau, după caz, a directorului general.
Orice cheltuială care nu respectă politicile societății nu va fi decontată. Acest lucru este
valabil și în cazul în care cheltuiala respectivă a fost decontată deja și s-a descoperit ulterior
necorespunderea ei.
Registrele contabile întocmite sunt următoarele:
Nr.crt. Registru/Jurnal Descriere
1Registrul jurnal
Centralizează toate tranzacțiile din lună.
2Registrul inventar
Centralizează rezultatele inventarierii patrimoniului la sfarșitul anului.
3Cartea mare
Centralizează detaliat corespondența între conturi.
4Jurnal de vânzări
Centralizează vânzările de bunuri/servicii ale firmei către clienți.
5Jurnal de cumpărări
Centralizează achizițiile de bunuri/servicii de la furnizori.
6Registrul Fiscal
Conține calculul impozitului pe profit/pierderii fiscale pentru fiecare trimestru.
7Registrul Unic de Control
Se completează de către organele de control care efectuează controlul.
8Registrul de casă
Evidențiază încasările și plățile zilnice în numerar.
9Registrul mijloacelor fixe
Conține detalii ale fiecărui mijloc fix (categorie; durata de viață,
amortizarea curentă, amortizarea cumulată, valoarea contabilă etc.).
Extrasele bancare:
Sunt ridicate de la bancă de către contabilul junior. Înregistrarea în contabilitate se face
de către aceeași persoană. Ulterior înregistrării se verifică soldurile extraselor pe fiecare tip de
monedă (RON, USD, EUR) și pe fiecare tip de extras (pentru cardurile de protocol în RON =
5121C; pentru cardurile de protocol în EUR = E5124C; pentru cardurile de protocol în USD =
U5124C; pentru conturile firmei: RON = 5121T; depozit = 5121TD; EUR = E5124T; USD =
U5124T; salarii = 5121S etc.)
Calculul salarial:
Se realizează de către o societate de consultanță specializată, această operațiune fiind
externalizată. Totuși, de întocmirea situațiilor centralizate pentru prelucrarea salariilor se ocupă
departamentul de resurse umane al companiei. În cadrul acestui departament se ține evidența
orelor suplimentare (la fiecare sfârșit de luna șefii de departamente depun situația orelor
suplimentare la departamentul Resurse Umane), a concediilor medicale, pontajul, evidența
concediilor de odihnă. Aceaste situații sunt predate sub o formă standardizată către compania
care efectuează calculul salarial.
Ulterior, calculul salarial ajunge la departamentul fiananciar unde este verificată
corectitudinea întocmirii salariilor după care se efectuează înregistrările în contabilitate (de către
Senior Accountant). Fluturașii de salarii sunt distribuiți de către departamentul de resurse umane,
iar plata salariilor se efectuează de către Chief Accountant.
Alocarea cheltuielilor:
Se face cu maxim de acuratețe de către cei care aprobă plățile, iar în caz de neclarități se
vor cere lămuriri. Ca reguli generale, cheltuielile se alocă astfel:
1. Pe firmă: cheltuielile generale care trebuie sau este oportun să fie făcute și pe care le suportă
de regulă toate BL (Business Line) și BU (Business Unit), în ponderi variabile. Există doar
următoarele posibilități (ne-negociabile) în ceea ce privește ponderile:
- Headcount: pe număr de persoane (ex: Christmas Party)
- Existing Turnover: menținerea clienților existenți (ex: Client Meeting)
- Total Turnover: dezvoltarea sănătoasă a companiei (ex: Sponsorizare Pharma Business)
- Suprafață: chirie, curățenie etc.
- Număr mașini: parcare etc.
2. Pe BU: Cheltuieli mai specifice, care de regulă se împart pe BL din BU-ul respectiv în funcție
de Total Turnover pe BU (ex: travel for budget meeting)
3. Pe BL: cheltuieli specifice direct alocabile unui BL (ex: advertising etc.)
Raportarea lunară către grup
Pentru raportarea lunară către grup, este necesar ca toate documentele din lună să fie
înregistrate în contabilitate. După ce se verifică balanța de către Chief Accountant și Senior
Accountant, se efectuează alocarea cheltuielilor și veniturilor. Se printeaza Conturile de Profit și
Pierdere pe total companie, pe Business Unit-uri și pe Business Line-uri, după care se efectuează
o verificare a corectitudinii alocării cheltuielilor (de către Senior Accountant și Junior
Accountant).
Informațiile obținute din P&L-uri sunt prelucrate de către Chief Accountant și trimise
spre aprobare către Business Unit Manageri, iar ulterior sunt trimise către grup (tot prin
intermediul Chief Accountant-ului).
Bibliografie:
Legea Contabilității 82/1991
Codul Fiscal
Legea societăților comerciale 31/1990
Legea 15/1994
Top Related