1. Litt om vår IKT-strategiHva jobber vi etterHvordan jobber vi

2. Fylkeskommunalt samarbeid – FOT-prosjektet BakgrunnMetode og organisering av forprosjektetErfaringer og resultater av forprosjektetEtablering og organisering av samarbeidet - hovedprosjektet

Digital forvaltning, samhandling og innbyggerdialog i kommunen.

Lillehammer, 27. januar, 2010

Øystein WindingstadProsjektleder og rådgiver IKT/OU

Oppland fylkeskommune

Først litt skryt

Styrende dokumenter

Politiske føringer for fylkesrådmannens gjennomføring av RHP 2010

En åpen og effektiv organisasjon

1. Åpen organisasjon med høy etisk standard2. Lærende organisasjon med dialog som arbeidsform3. Attraktiv, inkluderende og helsefremmende arbeidsplass4. God og effektiv drift5. Økt deltagelse i internasjonale samarbeidsprosjekter

Fylkesrådmannens gjennomføringsdokument, våre føringer:

IKT-enhetens prioriterte innsats 2010 1. Oppnå god IT-beredskap og stabil tilgjengelighet til IKT infrastruktur og

systemer

2. Bidra til å øke kunnskapen om IKT, slik at alle nivåer i organisasjonen utnytter de muligheter som IKT gir for effektivisering og bedre tjenester

3. Bidra til å etablere flere digitale kanaler for dialog mellom innbyggerne, kommuner, samarbeidspartnere og de folkevalgte

4. Samarbeid med andre fylkeskommuner og kommuner om utvikling og drift av IKT-løsninger skal bidra til effektivisering og bedre ressursutnyttelse

5. Øke bruken av videokonferanser og verktøy for elektronisk samhandling intern og eksternt

6. Innarbeide energi- og miljøtiltak i styringsdokumenter for IKT, samt innarbeide miljøkrav i anskaffelsesdokumenter

Litt om vår IKT-strategi

IKT-strategiplan fra 2005 – 2008 er under fornying

Ny IKT-strategi for Oppland fylkeskommune

2010-2014

Utfordringsområder

Nettverksutfordringer, økende trafikk

Sikkerhetsforståelse hos brukerne

Ressurser og kompetanse i fagenheten

Økende behov for god digital kompetanse hos brukerne

Mer utstyr og økende avhengighet til PC og Internett

Integrasjoner og automatiserte arbeidsprosesser

Det var en gang –noen som hadde så inderlige ønsker om å vinne rådmannen og hele fylkeskommunen.

Eventyret om FOTeladdene….

Hva er FOT

• Fylkeskommunal Optimal Tilpasning

Et fylkeskommunalt samarbeidsprosjekt mellom

Finnmark, Nord-Trøndelag, Hordaland, Vest-Agder, Vestfold, Sør-Trøndelag og Oppland fylkeskommune.

Hvordan startet det hele?

• Vi har alle DocuLive eller P360 som saksbhandler/sak-arkiv-løsning fra Software Innovation

• Første samarbeidsprosjekt var integrasjon skolesystemer, Rett I Mappa, 2005

• Første fylkeskommunale forum på Hurtigruta mai 2006

• På fylkeskommunalt forum i 2008 inviterte Nord-Trøndelag til felles forprosjekt

• Forberedende møte på SI brukerforum 2008• Forprosjekt FOT 4.0 etablert på møte i Stjørdal

1. oktober, 2008

Formålet med forprosjektet – oppgaven

1. Definere en fylkeskommunal bransjeløsning, beste praksis, som ønskes som en fylkeskommunal standard i 360 4.0.

2. Seks områder; arkiv, saksbehandler, møte og utvalg, sikret sone, SOA/integrasjoner og teknisk infrastruktur.I tillegg vurdere nye muligheter

3. Prising av denne bransjeløsningen iforprosjektrapport

Avtaler

En avtale m

ed SI

Oppland ble valgt s

om ”verts

fylke

”.

Likelyd

ende avtaler m

ed alle

samarbeidsfy

lkene

Dilemma

Kort og veldig hektisk prosess – ferdig til jul

- eller ta ”den tida vi trenger”.

Oppstart og Arbeidsmøter Evaluering forberedelse Presentasjon og godkjennelse

Oktober November Desember Januar 1. 5. 6. 11. 12. 18. 19. 26. 27. 2. 8. 22. 23.

Rapport

Oppgaven Nye muligheter - kurs Arkiv - Sb MU – Sikret SOA -Teknisk Evaluering MU2 Pres og godkjennelse sone infrastruktur

Prosjektplan

Prosjektp

lan

Prosjektetorganisering

StyringsgruppeBjørn Sakariassen NtfkSvein Åge Nottveit Hfk

Ann Karin Lien FfkKnut Nerland Ntfk

ProsjektledelseØystein Windingstad FK

Arild Hofland

Arkiv

Stein E

riksen

SaksbehandlingE

vy Bakke

MU

Ann-K

arin Mellingen

Integrasjoner SO

AG

lenn Paulsen

Teknisk InfrastrukturG

lenn Paulsen

DELTAKEREFinnmark fylkeskommuneVest-Agder fylkeskommNord-Trøndelag fylkeskomSør-Trøndelag fylkeskommHordaland fylkeskommuneOppland fylkeskommuneVestfold fylkeskommuneogSoftware Innovation

AM 1 AM 2 AM 3 AM 4 AM 5 AM 6 AM 7 AM 8 AM 9

Nye m

uligheterS

I

Kurs

SI

Sikret sone

Stein E

riksen

AM 10 Ko

ord

ine

ring

og

kvalite

tssikring

MU

2A

nn-Karin M

ellingen

Konsulenter/rådgivereBjørg Rivenes Skogås, SI

Arne Magne Håvardstun, SI

Rapport fra delprosje

ktleder o

g

rådgiver e

tter h

vert a

rbeidsmøte –

Rapporter

6 delrapporte

r og en hove

drapport ved prosje

ktslutt

Sluttrapport k

lar 22. ja

nuar, 2009.

WSFunksjoner /

fylkeskommuneDato og

tidSted Finnmark Nord- Trøndelag Sør-Trøndelag Oppland Hordaland Vest-Agder Vestfold Software

Innovation

1

Nye muligheter

05.11 10-16

SI -Lysaker

Ann Karin Lien

Knut Nerland Solveig Bigset

Ann-Karin Mellingen

Stein Eriksen, Anita Hervik, Gørill Holte

Grethe Stenberg Tormod Palmesen

Siri Velle Segelstad

Bente Leivestad Evy Bakke Mildrid

Bertelsen Ingebjørg Gullbrå

Sølvi T. Wikstøl   Arne Magne Håvardstun Gunnar Wistad

2

Kurs

06.11. 10-16

SI -Lysaker

Ann Karin Lien

Knut Nerland Solveig Bigset

Ann-Karin Mellingen

Stein Eriksen, Anita Hervik, Gørill Holte

Grethe Stenberg Tormod Palmesen

Bente Leivestad Evy Bakke Mildrid

Bertelsen Ingebjørg Gullbrå

Sølvi T. Wikstøl   Bjørg R Skogås Gunnar Gustavsen

3Arkiv 11.11.

10-16Oslo Rica

VictoriaLill-Johanne Eliseussen

Solveig Bigset Knut Nerland Stein Eriksen Grethe Stenberg

Tormod PalmesenEvy Bakke

Ingebjørg Gullbrå

Sølvi T. Wikstøl

Harriet Marie Terjesen

Bjørg R. Skogås Turid Thangstad

4

Saksbehandling 12.11. 10-16

Oslo Rica Victoria

Lill-Johanne Eliseussen

Knut Nerland Solveig Bigset

Stein Eriksen, Gørill Holte

Siri Velle Segelstad Tormod Palmesen Grethe

Stenberg

Evy Bakke Ingebjørg Gullbrå

Sølvi T. Wikstøl Harriet Marie

TerjesenBjørg R. Skogås

Arne M Håvardstun

5

Møte og Utvalg 18.11. 10-16

Oslo Rica Victoria

Else Marie Larsen

Ann-Karin Mellingen

Anita Hervik Gudrun

Kulbotten Sjøvold

Stein Eriksen

Tormod Palmesen Siv Nermoen

Evy Bakke Mildrid Bertelsen

Sølvi T. Wikstøl Steinar Knutsen

Marit KarlsenBjørg R. Skogås

Gunnar Gustavsen

6

Saksbehandling i Sikret sone

19.11. 10-16

Oslo Rica Victoria

Beathe Olsen Ann Karin Lien

Knut Nerland Stein Eriksen Tormod Palmesen Evy BakkeSølvi T. Wikstøl

Atle Johannessen Torkild HelbergArne Magne

Håvardstun Bjørg R Skogås

7

Integrasjoner - SOA/ RIM -

Skjemaløsninger

26.11. 10-16

Oslo Rica Victoria

 Arnstein Eidsmo

Knut Nerland

Glen Paulsen Halvar Bakås Tormod Palmesen

 Sølvi T. Wikstøl Kari B. Kleivset  

Øyvind B Fredriksen

Andreas Wicklund

8

Teknisk infrastruktur Sikret sone

27.11. 10-16

Oslo Rica Victoria

Arnstein Eidsmo Knut Nerland

Glen Paulsen Asle Brustad

Halvar Bakås Tormod Palmesen

Geir Storrø

Sølvi T. Wikstøl Kari B. Kleivset

Atle Johannessen

Nils Krane Thvedt Trond

Holmøy

Gaute Handegard Thor Rudi

9

Gjennomgang av rapporter

02.12. 10-16

SI -Lysaker

Ann Karin Lien

Ann-Karin Mellingen

Bjørn Sakariassen

Stein Eriksen Øystein

Windingstad Tormod Palmesen

Evy Bakke Sølvi T. Wikstøl  Arild Hofland

Bjørg R. Skogås

10

Møte og Utvalg 2 08.01. 08-15

SI -Lysaker Else Marie

Larsen

Ann-Karin Mellingen Knut Nerland

 Tormod Palmesen Siv Nermoen Grethe Stenberg

Evy Bakke Mildrid Bertelsen

Steinar Knutsen

 Bjørg R. Skogås

Gunnar Gustavsen

11

Presentasjon av rapport

22.01. 12-17

Raddiss SAS

GardermAnn Karin Lien

Ann-Karin Mellingen

Bjørn Sakariassen

Knut Nerland Solveig Bigset

Anita Hervik Stein Eriksen

Grethe Stenberg Øystein

Windingstad

Svein Åge Nottveit Evy Bakke

 

Torkild Helberg Harriet Marie Terjesen Marit Karlsen

Arild Hofland Bjørg R. Skogås

Arne Magne Håvardstun

Tore Igelkjønn

12

Evaluering 23.01. 09-13

Raddiss SAS

GardermAnn Karin Lien

Ann-Karin Mellingen

Bjørn Sakariassen

Knut Nerland Solveig Bigset

Anita Hervik Stein Eriksen Glen Paulsen

Grethe Stenberg Øystein

Windingstad

Svein Åge Nottveit Evy Bakke

 

Torkild Helberg Harriet Marie Terjesen Marit Karlsen

 

 Prosjektledelse      

Ann-Karin Mellingen

Stein Eriksen Glenn Paulsen

Øystein Windingstad

Evy Bakke    Arild Hofland

 Referansegruppe     Ann Karin Lien

Bjørn Sakariassen Knut Nerland

   Svein Åge

Nottveit     

Statistikk

136 dagsverk er lagt ned fra samarbeidsfylkene og i tillegg kommer reiser og opphold og arbeid ”hjemme”.

= 19,5 dagsverk/arbeidsmøter/møter pr. fylkeskommune.

Gjennomført 10 rene arbeidsmøter med til sammen 110 deltakere= 11 deltakere i snitt pr arbeidsmøte< 2 deltakere i snitt pr arbeidsmøte fra hver fylkeskommune

Resultater

• FOT 4.0 trinn 1 = SI Core FK v. 1.0

• Til sammen 93 punkter er vedtatt innarbeidet i standarden

• Av disse vil 46 være punkter som innarbeides i SI Core SP3, 4 og X

• 47 punkter må programmeres og har blitt priset

• I tillegg kommer punkter og områder som kommer til behandling inn under et evt. ”FOT 2”

Beregnet nytteverdi

Gevinst forprosjektet: > 600.000

RessurserKvalitetInnhold

Gevinst gjennomføringsprosjekt årlig: > 1.000.000

Enklere brukergrensesnittTilpasset skolenes behovFærre tilpasningerEnklere håndtering endringerFærre kostnader

• Et effektivt og målrettet forum for diskusjon og erfaringsutveksling.

• Felles konfigurasjon/oppsett og implementering og bruk av sak- og arkivsystem

• Bygget uunnværlig og verdifull kompetanse

• Viktig erfaringsutveksling knyttet til arbeidsprosessene og 360 v.4.0

• FK Beste praksis som felles ståsted for videreutvikling og utvidelse av sak- og arkivsystemet

Gevinstområder i samarbeidet

Hva skjedde

Fantastisk innsats fra deltakerne

Fantastisk innsats fra et godt SI-team

Arkiv

Saksbehandler

Møte og utvalg

Sikret sone

SOA Rett i Mappa

Teknisk infrastruktur

Samarbeidsfylkenes deltakelse i samarbeidet er hjemlet i vedtak i de respektive fylkeskommuners administrative ledelse.

Samarbeidet forutsetter at samarbeidsfylkene bidrar så likt som mulig i forhold til ressursbruk og egeninnsats, og de skal ha samme

økonomiske forpliktelser og rettigheter i samarbeidet.

Samarbeidsavtalen

Beslutning om å gå videre med FOT 2 tatt i hver enkelt fylkeskommune, unntatt Hordaland.

Konstituerende møte, 30. mars, i Tromsø;Enighet om;-struktur - organisering og avtaler-framdrift-nye områder for fylkeskommunal standard

Samarbeidsavtalen signert 29. mai.

OrganiseringFOT 2 styret

Nord-Trøndelag

Solveig Bigset

Finnmark

Ann Karin Lien

Sør-Trøndelag

Stein Eriksen

OpplandvertsfylkeØystein

Windingstad

Vestfold Harriet Marie

Terjesen

Vest-AgderSølvi T Wikstøl

LokalStyrings-gruppe

LokalStyrins-gruppe

Sør-Trøndelag

Oppland Vestfold Vest-AgderNord-Trøndelag

Finnmark

Styret

Delp

rosjekter

LokalStyrins-gruppe

LokalStyrins-gruppe

Beslutning i alle 6 fylkeskommuner om å delta i s

amarbeidet om utvikling av versjon 1

- kontraktsforhandlinger er gjennomført og avtale med utvikler (S

I) ble signert

19. juni, 2

009.

FOT delprosjekter og framdrift

FOT DELPROSJEKTER:

septemberoktober novemberdesember januar februar mars april mai juni36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25Delprosjekt Utvikling av Bransjeløsningen

Utvikling v 1.0 Test Ferdigstillelse Verifisering og FAT SAT Godkjenningsperiode

Delprosjekt RIM fase 2

Delprosjekt Arbeidsflater

Delprosjekt Opplæring, e-løsing og kurs

Delprosjekter FOT 2, fylkeskommunal standard v 2.0

NÅ

43 44Mandag 19 Tirsdag 20 Onsdag 21 Torsdag 22 Fredag 23 Mandag 26 Tirsdag 27 Onsdag 28

Administrator

Arkiv

Saksbehandler med Sikret Sone Individuell testing

Møte og Utvalg

Testing uke 43 og 44.

På Lillehammer

Test-team

Administrator: Stein, Knut, Mona, Stig, Harriet, Grethe, TorkildMandag 19. okt. SI: Bjørg, Torleif.

Arkiv: Stein, Solveig, Grethe, Harriet, Torkild, Knut, Stig, Solveig (Lier)SI: Bjørg, Torleif, Arne Magne (Marte og Tore)

Mandag 19. og tirsdag 20. okt.

Saksbehandler Knut, Siri, Ann Karin, Gøril, Harriet, Torkild, med Sikret Sone: Solveig, Tormod, Anita, Stein

SI: Bjørg, Gunnar, Arne MagneTirsdag 20. og onsdag 21. okt.

Møte og Utvalg: Ann-Karin, Anita, Siv, Gudrun, Tormod, Marit, Ann Karin, Knut SI: Bjørg, Gunnar

Onsdag 21. og torsdag 22. okt.

Fylkeskommunalt samarbeid

Oppgaver FOT 2

• Utvikling av SI Core FK v 1.0• Arbeidsflater - Enda enklere Outlook-grensesnitt. 360 og Sharepoint• Integrasjoner – Rett i Mappa fase 2. Venter tilbakemelding fra alle• Sikret sone trinn 2, tilgangsstyring. Øystein sjekker med Petter• Elektronisk avlevering til depot• Opplæring og kompetansebygging. Innhold, metode erfaringer.• Publisering (Offentlig Journal)• Politisk agenda PA – KFI) og publisering på Internet• Forenklet dokumentproduksjon MU • Papirløst byråd - One-note adapter• 360-Prosess - Prosesstøttet saks-behandling/predifinert arbeidsflyt – • MS Workflow• Samhandling/prosjektrom arkivering av prosjektdokumenter• Kontrakter, administrasjon og oppfølging• Dokumentarkiv for styrende dokumenter inkl. revisjonskontroll• Ledelsesrapportering OM(SA)

FOT 2 er i gang

Fylkeskommunal Optimal Tilpasningfase 2

Nettverk fordeling av kompetanse og økt kunnskap,

fokus og utvikling.

”Sammen er vi enda klokere”.