DIGITALIZACIÓN
Dra. Belén RomeroLV congreso samfyre19-20 mayo 2011
Archivo
Gestión documental
Digitalización
Esquema de la charla, conceptos
Archivo
Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, como fuentes de la historia.
Gestión documental
Conjunto de normas, técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo
Una correcta gestión documental permite:
1. la recuperación de información desde los documentos
2. determina el tiempo que deben guardarse
3. elimina los que ya no sirven
4. asegura la conservación indefinida de los más valiosos
Gestión documentalLa digitalización, se ha convertido en estos últimos años en
el aparato locomotor de las tecnologías documentales. La
necesidad de mantener los documentos corporativos
seguros y fácilmente accesibles, así como la necesidad
de reducir el consumo de papel y de optimizar el tiempo,
han sido las piedras angulares en las que se ha basado
este desarrollo
Definición
Conversión de documentos a formato digital mediante un procedimiento de captura, tratamiento y almacenamiento, con la finalidad de preservar, conservar y difundir la información en ellos contenida
Objetivo
La finalidad principal de la digitalización de documentos es permitir el acceso telemático a los contenidos informativos de los mismos de forma ágil y eficaz , salvarguandando siempre las garantías previstas en la legislación vigente
Proceso de digitalización
1º Preparación de los originales
2º Obtención de las imágenes
3º Tratamiento de las imágenes
4º Creación, validación y conservación de ficheros maestros
5º Creación, validación y conservación de ficheros de consulta
Proceso de digitalización 1º Preparación de los originales
verificar que las unidades documentales no contengan documentos duplicados, copias, borradores, notas de régimen interno y documentos que carezcan de valor informativo
enumerar las página de los documentos seleccionados
2º Obtención de las imágenes
seleccionar el dispositivo de captura para no deteriorar los originales
escáner versus cámara
3º Tratamiento de las imágenes alineadas, sin margen añadidos, legibles y fiel copia del original tratamiento de ajuste y dimensionado
4º Creación, validación y conservación de ficheros maestros
copias fieles de los documentos originales
5º Creación, validación y conservación de ficheros de consulta
formato PDF, así nadie puede cambiar el contenido
formato word, para posterior utilización
libros e imagenes MP3 o WMA.
Guarda y custodia de archivos y documentos
El proceso de gestión documental incluye la guarda y
custodia de archivos y documentos
Una vez terminada la digitalización de los documentos y
cumpliendo siempre con la Ley Orgánica de Protección
de Datos (LOPD) se decidirá la conservación o
destrucción de la documentación en formato papel
La digitalización ofrece la posibilidad alojamiento online
Ventajas de la digitalización
- Agilidad en la búsqueda, Acceso inmediato
- Posibilidad de consulta simultánea
- Optimización del tiempo
- Seguridad de los documentos consultados
- los originales se mantienen en archivos
- Se evita el desgaste
-No hay riesgo de perdida o destrucción
- Reducción de espacio físico de los archivos
- Posibilidad de copia de seguridad de documentos
Propuestas de valor añadido
Estado actual:
Comprobación y clasificación del contenido de los archivadores
Organización y preparación del archivo para su gestión interna
Creación y/o actualización de ficheros
Se propone, pues:
convertir los fondos documentales de SAMFYRE a soporte digital
mejorar la disponibilidad de la información y preservar los
originales
Clasificación de documentación 7 ficheros
Actas y certificados
Correspondencia de entrada
Correspondencia de salida
Programas y convocatorias de las distintas reuniones
Informes de tesorería
Grupos de trabajo y documentación científica
Premios de trabajos científicos
Reconocido y legalizado en Registro
Tras ser dado de alta enviando la primera hoja del Libro de Actas anterior y las hojas del Acta de la asamblea de constitución de la Junta Directiva
Aporta la posibilidad de poder imprimir directamente en sus hojas
Libro de actas con hojas móviles
Muchas gracias