1
APV HANDLEPLAN 2018 – 2019
ARBEJDSMARKED - FAABORG-MIDTFYN KOMMUNE
Godkendt af MED-udvalget gældende fra den 1. maj 2018
Alle notater findes på SB-Sys sagerne: - APV Handleplan 2018 Arbejdsmarked, 87.00.00-G01-2-17 - Trivselsundersøgelse Arbejdsmarked 2017, 87.00.00-G01-2-18
Kontaktpersoner: AMiR Mette Skrøder, Steen Birketoft, Marina Simonsen, Christina Bejlegaard. Arbejdsmiljøleder Brian B. Jørgensen
2
APV Handleplan 2018 - 2019
APV (Arbejdspladsvurderingen) er en lovpligtig proces, som skal gennemføres minimum hvert 3. år, samt hvis der sker væsentlige ændringer i arbejdsforholdene. Arbejdsmarked udarbejdede i 2017 en handleplan, men bl.a. flytningen til Lindevej har ændret forholdene for en stor gruppe af medarbejdere. Derfor er der udarbejdet en APV Handleplan 2018 – 2019 gældende for hele Arbejdsmarked, som du sidder med her. APV’en udarbejdes af arbejdsmiljøgruppen og skal omfatte både det fysiske og psykiske arbejdsmiljø samt sygefravær. APV’en i Arbejdsmarked FMK består af følgende grundelementer:
- En kortlægning af arbejdsmiljøet - En analyse af problemer og potentialer i arbejdsmiljøet - En handlingsplan for opfølgning
Hvordan er APV handlingsplan 2018 - 2019 udarbejdet? APV-handleplanen for Arbejdsmarked 2018-2019, er udarbejdet med baggrund i trivselsundersøgelsen fra efteråret 2017 og en grundig APV-kortlægning gennemført i foråret 2018. Kortlægningen skete ved, at samtlige medarbejdere i januar 2018 elektronisk fik tilsendt et spørgeskema vedr. deres fysiske og psykiske arbejdsmiljø. 79 % svarede på spørgeskemaet. Efterfølgende deltog Arbejdsmiljørepræsentanterne i personalemøder i alle 13 teams i Arbejdsmarked, hvor arbejdsmiljøet og trivsel blev drøftet. Drøftelserne tog udgangspunkt i det enkelte teams besvarelser af APV-kortlægning og med baggrund i trivselsundersøgelsen. Teamlederen udarbejdede herefter i samarbejde med Arbejdsmiljørepræsentanten et notat med temaer og udfordringer i teamet. På den baggrund gennemførte MED-udvalget i Arbejdsmarked den 9. april 2018 den årlige arbejdsmiljø drøftelse. Her identificerede udvalget – på baggrund af oplæg fra arbejdsmiljøgruppen - temaer for arbejdsmiljøindsatsen i 2018 og 2019. Temaerne blev identificeret med baggrund i bl.a.
- APV-handleplan fra 2017. - Nye opgaver i Arbejdsmarked i 2018 og 2019 - APV-kortlægning og trivselsundersøgelse. - Inputs fra ledere og medarbejdere
Implementering af APV-handlingsplanen centralt og lokal forankring Denne handleplan er en strategisk handleplan, som fastsætter nogle overordnede fælles indsatser og initiativer, som skal gennemføres i hele Arbejdsmarked. Det er primært indsatser, som gennemføres fra central plan, og som er forankret i MED-udvalg, Centerledergruppen og Arbejdsmiljøgruppen. Derudover kan der være behov for yderligere indsatser i det enkelte team. Det aftales af ledelse og medarbejdere i det enkelte team, om der er behov for lokale tiltag i det enkelte team. Det kan både være lokale indsatser, som skal bygge videre på de overordnede temaer i handleplanen, men det kan også være lokale udfordringer i teamet, som kræver en specifik indsats. Centrale datoer Planen præsenteres af arbejdsmiljøgruppen for alle teams i perioden maj – juni 2018. Arbejdsmiljøgruppen giver halvårligt status på APV-handleplanen til Centerledergruppen og MED-udvalget. Første gang på Centerledermøde den 22. august 2018 og MED-udvalgsmøde den 3. september 2018. Anden gang på MED-udvalgsmøde den 3. december 2018. Der med fokus på om der er behov for at supplere med yderligere indsatser i 2019 – inden for de 5 temaer.
3
Forandringer
- en paraply over de 5 temaer i APV 2018-2019. Forandringer vil fortsat være et grundvilkår for medarbejdere i Arbejdsmarked. Derfor har MED-udvalget besluttet, at forandringer er et gennemgående tema for APV-handleplanen 2018-19. Det skal danne ”paraply” for de underlæggende temaer. Forandringerne består bl.a. i
• Fortsat implementering af organisationsændring fra 1. januar 2017.
• Indflytning til Lindevej i efteråret 2017.
• M2 analyse, som vil betyde ændrede forhold for medarbejdere på CAI i Gislev og på rådhusene i Ringe og Faaborg.
• Forventninger om en reform af LAB-lov, som også vil medføre ændrede arbejdsgange og muligvis ændrede organiseringer.
Det vil være individuelt, hvordan forandringerne vil påvirke arbejdsdagen, men alle medarbejdere i Arbejdsmarked vil fortsat opleve forandringer eller have kolleger, som oplever det. Forandringer påvirker altid det psykiske arbejdsmiljø og trivslen på arbejdspladsen – positivt eller negativt eller begge dele på en gang. Anbefalinger fra BAR – BrancheArbejdsmiljøRådet - viser at det er særlig vigtigt at være opmærksom på god planlægning, kommunikation, inddragelse og støtte under forandringsprocesser (Fra pjecen ”Skab robuste forandringer – BAR”). Dette er også erfaringen fra de forandringer, som er sket og gennemført i 2016 og 2017. Erfaringerne skal vi tage ved lære af og bruge til fortsat at udvikle organisationens evne til at skabe robuste forandringer. Det er forandringer, der indtænker trivsel og godt arbejdsmiljø. Når vi evner det, øges chancerne for, at der skabes holdbare resultater og samtidig opbygges social kapital til fremtidige forandringer. Forandringerne i Arbejdsmarked i 2018-19 skal derfor være båret af kommunikation, inddragelse og støtte undervejs, og det skal være bærende for alle 5 temaer i handleplanen 2018 – 2019.
TEMAERNE FOR APV 2018 - 2019
• Fleksible arbejdspladser
• Sikkerhed og beredskab – mødet med borgerne
• Støj og indeklima
• IT - Oplæring, instruktion og funktionalitet
• Sygefravær og Stress
ARBEJDSMILJØ-UGE 36
I Uge 36 sættes fokus på arbejdsmiljøet. Arbejdsmiljøgruppen vil
gennemføre flere ”gimmicks”. I 2018 vil arbejdsmiljøugen blive
brugt til at sætte fokus på de 5 temaer fra handleplanen.
4
TEMA: Fleksible arbejdspladser Baggrund: Siden indflytningen på Lindevej i november 2017 har indførelsen af
fleksible arbejdspladser været den forandring, som har fyldt allermest hos
medarbejdere og ledere i Arbejdsmarked. Primært hos dem som var en del af
flytningen til Lindevej, men også medarbejderne i Borgerservice Front på Tinghøj
Alle, som allerede havde fleksible arbejdspladser, og medarbejderne i Gislev, som er
ved at flytte sammen med Sundhed og Omsorg, er optagede af fleksible
arbejdspladser.
APV-kortlægningen fra januar 2018 understøtter, at der er behov for at sætte fokus
på fleksible arbejdspladser. Til spørgsmålet ”I hvilken grad trives du med fleksible
arbejdspladser?” svarer:
• 9 % i meget høj grad
• 17% i høj grad,
• 27% delvist
• 16% I ringe grad
• 22% i meget ringe grad.
Desuden går langt de største del af kommentarerne i kortlægningen på forholdene
omkring fleksible arbejdspladser.
”Der bliver brugt ALT FOR MEGET TID, på at pakke ind og pakke ud. Det værste er at jeg ikke ved
hvor jeg kan finde folk. Jeg bruger for meget energi på at finde en plads. Fysiske arbejdsredskaber
er forsvundet, det kan der være meget tabt værdi i.”
”Flexible seating gavner ikke et bedre arbejdsmiljø.”
”Ikke-eksisterende mulighed for personlig indretning af arbejdsplads og tilrettelægning af arbejdsdag
i forhold til at højne effektivitet og trivsel”
Fra APV Kortlægning 2018
5
Tema: Fleksible arbejdspladser
Indsats Beskrivelse Ansvarlig
Opdeling af
arbejdspladser i
teamområder
Ledelsesmæssigt
fokus på fleksible
pladser og ”clean
desk.”
Der bliver ny organisering af fleksible
arbejdspladser, hvor der indrettes
teamområder jf. oplæg fra den hurtigt
arbejdende arbejdsgruppe.
Alle er stadig velkommen! Det skal være
legitimt, at andre placerer sig i team
områderne – igen med udgangspunkt i – det
skal give mening og skabe værdi for opgaven.
Ledelsen skal opfordre medarbejdere til at
udfordre huset – og være
adfærdsregulerende, hvis nogle teams
og/eller medarbejdere laver ”personlige
kontorer og pladser”.
Status drøftes på MED-udvalgsmøde 3.
september 2018.
Ledergruppen
Kulturgruppe ”livet i
Arbejdsmarked”
Den nedsatte kulturgruppe for Arbejdsmarked
arbejder videre med ideer og indsatser for at
forankre og udvikle arbejdskulturen i
Arbejdsmarked – herunder også brugen af
fleksible arbejdspladser.
Status for gruppens arbejde drøftes på MED-
udvalgsmøde 3. september 2018.
Kulturgruppen
Forbedring af de
fysiske rammer –
borde, stole,
De eksisterende ”drop in” pladser, som ikke
har hæve-sænk funktion, erstattes af hæve-
sænk borde.
Desuden løbende optimering af samtalerum
og venterum til f.eks. til møde i
rehabiliteringsteamet.
Der vil fortsat ske udskiftning af udslidte
kontorstole.
Koncernchef
6
TEMA: Sikkerhed og beredskab - Mødet med
borgerne. Baggrund: Teamet var også et tema i 2017 og der er flere grunde til, at temaet fortsat
prioriteres af MED-udvalget:
- Den 9. juni 2017 besluttede MED-udvalget en ny ”beredskabsplan vedr. borgeres
uhensigtsmæssige adfærd” gældende for hele Arbejdsmarked. Planen blev
evalueret og justeret med ganske få ændringer den 13. marts 2018. Planen har
allerede medført en stigning i andelen af medarbejdere ”som oplever at
arbejdspladsen arbejder med at reducere risikoen for vold, trusler eller krænkelse
fra borgere” - fra 64% i 2016 til 71% i 2018.
Desuden svarer 64% i 2018 at de ”er bekendt med hvordan arbejdspladsen vil
håndtere vold og trusler” mod 52% i 2016. Så der er allerede sket forbedringer.
Tallene viser dog samtidig, at der er brug for fortsat fokus på implementeringen
af beredskabsplanen. Der er således fortsat 1/3 af medarbejderne, som ikke er
bekendt med, hvordan vold og trusler håndteres. Dette skal forbedres.
- Indflytningen til Lindevej gav mulighed for at indrette de fysiske rammer på en
måde som i højere grad end i dag understøtter ”det gode møde med borgeren”.
Den større åbenhed omkring modtagelse og samtalerum betyder dog samtidig,
at der løbende skal være fokus på indretningen og organiseringen omkring
mødet med borgeren, så det understøtter både ”det gode møde” og
medarbejdernes tryghed og sikkerhed.
7
Tema: Sikkerhed og beredskab -mødet med borgeren
Indsats Beskrivelse Ansvarlig
Fortsat
implementering og
justering af
Beredskabsplan vedr.
borgeres
uhensigtsmæssige
adfærd
For at udbrede kendskabet til
beredskabsplanen til alle medarbejdere i
Arbejdsmarked iværksættes yderligere tiltag i
2018:
- Arbejdsmiljøgruppen gennemgår
fremover beredskabsplanen i deres
introduktion til nye medarbejdere.
Det er dog fortsat teamlederens
ansvar at introducere nye
medarbejdere til beredskabsplanen,
og introduktionen skal fremgå af
introduktionsplanen.
- Beredskabsplanen bliver en del af nyt
E-learning undervisning, som alle
medarbejdere skal gennemføre i
2018. Fremadrettet vil alle nye
medarbejdere gennemføre
undervisningen inden for de første 3
måneder af ansættelsen.
Beredskabsplanen skal fortsat, som beskrevet
i planen, gennemgås efter behov på
personalemøder, som minimum en gang
årligt, i januar måned. Desuden har
arbejdsmiljølederen i samarbejde med
Arbejdsmiljørepræsentanterne ansvaret for,
at beredskabsplanen drøftes og bliver
opdateret på MED-udvalgsmøde efter behov,
som minimum en gang årligt i november eller
december måned.
Teamledere og
Arbejdsmiljøgruppen
Kompetenceudvikling
i forebyggelse og
håndtering af vold og
trusler.
Beredskabsplanen er ikke en præcis ”opskrift”
for håndtering af konflikter og trusler. De
episoder som opstår, hvor borgeren har en
uhensigtsmæssig adfærd, vil være forskellig
fra gang til gang. Derfor skal samtlige
medarbejdere klædes på til at vurdere og
håndtere de situationer, som opstår bedst
muligt.
Arbejdsmiljølederen
8
Alle medarbejdere deltager i perioden april –
juni 2018 på et 6 timers internt kursus i at
håndtere trusler og vold.
Fremadrettet fra 2019 afholdes et årligt
kursus, hvor nye medarbejdere skal deltage.
Indretning af
modtagelse og
samtalerum og
organisering omkring
medarbejdere i
modtagelsen.
Der installeres Assistanceknapper på Lindevej
i alle samtalerum og ved modtagelsen, som
sender signal til resten af huset om, at der er
brug for assistance.
I forbindelse med tildeling af teamområder er
det tilstræbt at få flere medarbejdere og
dermed ”liv” omkring borgerområdet.
Der laves akustik forbedringer ved gangareal
ved borgerområdet og ved trappeopgange,
som dæmper støjen fra gangene ind på
kontorerne. Dermed forventes det, at dørene
ind til kontorerne i borgerområdet i højere
grad kan være åbne, og øge oplevelsen af, at
der er kolleger til stede omkring
borgerområdet.
Koncernchef og
arbejdsmiljøleder
10
TEMA: Støj og Indeklima
Baggrund: Støj og indeklima har i APV kortlægningen vist sig som et gennemgående
problem.
- Til spørgsmålet ”Er du fri for lokaler, hvor det er svært at opfatte tale, når der er
flere, der taler?” svarer 66% ”til forbedring”. Til spørgsmålet ” Er du fri for
generende støj fra personer, maskiner eller installationer?” svarer 69 % ”til
forbedring”.
- Flere steder opleves træk fra vinduer og dårligt indeklima. På Tinghøj Alle oplever
medarbejderne store temperatursvingninger om sommeren.
Der opleves forskellige gener i lokalerne på Lindevej. Der beskrives koncentrationsudfordringer,
når kollegaer taler i tlf., på nogle af kontorerne opleves der rungen/når kollegaer taler med
hinanden, der opleves støj fra gangene, hvilket fører til, at dørene til kontorerne lukkes.
Støjniveauet i kantinen opleves som højt.
Team Virksomhedsservice
Svært at koncentrere sig på kontorer, hvor flere taler i telefon samtidig. Akustikken i loungen er
dårlig – det larmer meget
Team Sygedagpenge
Støj Effekt på teamet og opgaveløsningen - Mindre effektivitet. - Fysisk påvirkning, f.eks.
hovedpine. - Bliver irriteret på kollegaer.
Team Jobklar
På Tinghøj Allé opleves en del støj, særligt når andre afdelingen går gennem borgerområdet, så
glemmer de at der sidder borger, som kan høre alt hvad der højlydt bliver diskuteret. Det er
aftalt, at det dels er ok at tysse på en kollega.
Borgerservice Front
11
Tema: Støj og indeklima
Indsats Beskrivelse Ansvarlig
Opsætning af
forskellige
støjdæmpende
elementer på
Lindevej.
På baggrund af input fra kulturgruppen og
arbejdsgruppen vedr. fleksible arbejdspladser
opsættes forskellige støjdæmpende elementer
på Lindevej. F.eks. tæpper på 2. sal og trapperne
samt vægdekorationer, som er
støjabsorberende.
Koncernchef
Gennemførelse af
støjmålinger i
2018 og 2019.
Arbejdsmiljøgruppen vil indkøbe et par
apparater, som kan måle støjen. Støjmålerne vil
på skift blive placeret forskellige steder, og vil
registrere hvor meget støj, der er i lokalerne.
Arbejdsmiljøgrupperne vil løbende præsentere
målingerne for ledergruppen og MED-udvalget
for at drøfte eventuelle tiltag.
Arbejdsmiljøgruppen
Drøftelse i alle
teams om lokale
løsninger på træk
fra vinduer, dårligt
indeklima og støj.
Alle teams skal senest den 20. november 2018
på et personalemøde drøfte om der udfordringer
med træk, dårligt indeklima og støj i
”hjemmeområdet”. Samt drøfte, hvilke
indsatser, der kan iværksættes i teamet for at
undgå disse gener.
F.eks. - kan man undgå at bruge nogle pladser i
visse perioder, - kan man være mere
opmærksom på høje stemmer, eller skal der
luftes mere ud? Teamlederen skal invitere en
AMiR med til denne drøftelse.
Arbejdsmiljøgruppen samler op på drøftelserne
med henblik på, om der skal iværksættes
yderligere indsatser i 2019.
Ledergruppen
12
TEMA: IT – oplæring, Instruktion og
funktionalitet
Baggrund: I flere af de drøftelser, der har været på teammøder, viser det sig, at der er en oplevelse af, at introduktionen til IT-systemer ikke altid fungerer optimalt.
- Til Spørgsmålet ”Oplever du, at du er velinformeret og instrueret, når der på din
arbejdsplads kommer nye hjælpemidler, it-systemer eller metoder?” svarer 41%
”ja” mens 54% svarer ”til forbedring”.
- Der er hos mange medarbejdere en oplevelse af at IT-udstyr ikke er klar til brug,
når der kommer nye medarbejdere. Desuden er der en oplevelse af til tider lange
svartider på opgaver, der oprettes i ”help-desk”
”IT fungerer ikke som arbejdsredskaber, men er en hæmsko, der er alt for mange fejl, både for os
og for borgerne. Borgerne får alt for mange fejludmeldinger fra WFP. Vi mangler oplæring i nye
it-systemer blandt andet WFP, vi får heller ikke oplæring i alle de andre systemer, så det er
learning by doing, og så husker man ikke altid, hvordan man gjorde sidst.
Team Aktivitetsparate
”Kortlægningen peger på fortsatte muligheder for at optimere oplæring og instruktion af nye
medarbejdere, og det er vigtigt for både den nye kollega og arbejdspladsen, at vi får lavet en god
opstart. Det er oplevelsen i Administrationen, at der generelt bliver taget godt imod nye kolleger,
men at det kan halte lidt med introduktion til systemer….”
Administrationen
IT – manglende oplæring i nye programmer og manglende introduktion og opfølgning til nye
tiltag, fx WFP eller jobbarometer og lignende
Team Unge
13
Tema: IT – Oplæring, instruktion og
funktionalitet
Indsats Beskrivelse Ansvarlig
Organisering og
struktur for
implementering af
nye IT-systemer og
understøttelse i
brug af eksisterende
systemer.
Ledelsen orienterer for MED-udvalget, hvordan
der fremadrettet sikres introduktion og
implementering til nye IT-systemer så
medarbejderne i højere grad oplever sig klædt på
til opgaven og bekendt med, hvor de kan få støtte
til brug af IT-systemer.
Koncernchef
Analyse af
udfordringer med
opsætning af nye
medarbejdere til IT
og ventetider på
Help-desk
Der skal skabes overblik over store
udfordringerne med opsætning af nye
medarbejdere til IT-systemer reelt er, samt om
der reelt er problemer med svar-tider med Help-
desk. Dette overblik skal skabes i samarbejde med
IT og tilsvarende skal eventuelle løsninger
udarbejder i samarbejde med IT.
Koncernchef
14
TEMA: Sygefravær og Stress:
Til spørgsmålet Føler du dig udbrændt eller psykisk nedslidt? Svarer 21% ”ja”, svarende
til omkring 50 medarbejdere i Arbejdsmarked. For et enkelt team er det næsten
halvdelen, som svarer ja til spørgsmålet. Derfor har udbrændthed og psykisk nedslidning
også fyldt en del på de afholdte teammøder.
I mål og effektaftalen for Arbejdsmarked, er der også beskrevet indsatser og opfølgning i
forhold til temaet omkring God ledelse. Mange af de indsatser har også til formål at
forbedre det psykiske arbejdsmiljø. Indsatserne beskrevet i handlingsplanen skal ses som
supplement til indsatserne i Mål og effektaftalen.
Vi oplever en øget forventning om at skabe resultater hurtigere end tidligere samtidigt med, at
vores arbejde i højere
grad er fokuseret på andet end borgersager (eksempelvis øget samtalefrekvens med borgere eller
større krav om antal henviste borgere,
men fortsat tunge procedurer).
Team Aktivitetsparate
”Sygefraværs effekt på teamet og opgaveløsningen er 1) Utilfredsstillede arbejdsdag, også
overfor borgerne. 2)Brandslukning. 3) Generel mistrivsel og risiko for domino effekt.”
Team Jobklar
”Arbejdsopgaver VS. tid til opgaven: Her drøftede vi bl.a. tidsforbrug på administrative opgaver,
kvalitet og kvantitet ift. mentors opgave sammen med borger, rammer for opgaven samt brug af
flådebiler/parkering”
Team Mentor
15
Tema: Sygefravær og stres
Indsats Beskrivelse Ansvarlig
En samlet analyse
og fokus på
sygefravær og
stress samt hvilke
indsatser der
allerede er
iværksat. Med
henblik på en
mere målrettet
indsats mod
sygefravær og
stress.
Der er brug for at sætte øget fokus på
sygefraværet, og hvor meget af det som er
stressrelateret. Desuden er der i Arbejdsmarked
sat flere forløb i gang omkring forebyggende
psykolog indsats.
I samarbejde med HR-staben og
Administrationen i Arbejdsmarked iværksættes
en mindre analyse af sygefraværet i
Arbejdsmarked, hvor der også skabes et
overblik over, hvilke indsatser der allerede er
iværksat ift. sygefravær og stress og med
hvilken effekt.
Analysen præsenteres for MED-udvalget inden
udgangen af 2018. Med henblik på at drøfte
eventuelle tiltag.
Arbejdsmiljøgruppen
Fælles
morgensamling
den første onsdag
i måneden for
hele
Arbejdsmarked
For at styrke sammenholdet og kendskabet til
hinandens arbejdsopgaver afholdes der den
første onsdag i måneden - gældende fra juni
2018 – morgensamling på Lindevej.
Morgensamling varer 15 min og består i, at et
team fortæller om sig selv i 10 min., og har valgt
en sang der skal synges. Første gang har
arbejdsmiljøgruppen opgaven og leverer
herefter depechen videre til et team.
Arbejdsmiljøgruppen…
og herefter alle teams.
Afholdelse af
temarrangement
for den samlede
ledergruppe og
MED-udvalg.
Inden sommeren 2019 afholder MED-udvalget
et temaarrangement for den samlede
ledergruppe, hvor fokus er på stress og psykisk
arbejdsmiljø. Til arrangement kan indhentes
inspiration fra f.eks. SPARK
Formand og
Næstformand i MED-
udvalget.
16
Har du spørgsmål til APV-handleplanen eller arbejdsmiljø generelt kan du kontakte din teamleder eller en af de fire arbejdsmiljørepræsentanter (AMiR) eller arbejdsmiljølederen i Arbejdsmarked
-------------------------------------------- Arbejdsmiljørepræsentanter pr 1. maj 2018
• Marina Adele Setzer Simonsen
• Mette Skrøder
• Christina Bejlegaard Hansen
• Steen Birketoft --------------------------------------------- Arbejdsmiljøleder pr. 1. maj 2018
• Brian Birkelund Jørgensen
-----------------------------------------------
Top Related